Studievereniging Machiavelli Halfjaar ALV 20/02/2012 19-21u OMHP, zaal C3.23
Aanwezig: Yke Ntoane, Irene Kruijsen, Daan Dijkstra, Daan Bossuyt, Ewout Hasken, Luuc Brans, Loeki Tervoert, Bart van Bruggen (vice-voorzitter Presidium), Joep Wessels (voorzitter Presidium), Yael Aartsma (secretaris Presidium),Steven Hannink, Eddy van Uffelen, Sara Rubingh, Iris du Pon, Kirsten van Kaathoven, Vincent Breedeveld, Mara van Waveren, William Tuls, Anneleen Doornebal, Maarten Ketelaar, Sam van Noort, Eddy John van Uffelen, Jasper Groot, Marit van Piggelen, Lennart Eendebak, Yinneke de Hoop, Sara Rubingh, Heleen Knol, Rosa Douw, Joost Lina, Joris Melman, Teun Dominicus, Isabelle van Elzakker, Joia Buning, Tariq Sewbaransingh, Tobias de Graaf, Maarten Remeijn (kascontrolecommissie), Bart de Soet (kascontrolecommissie). Machtigingen: Bas Ruesen machtigt Irene Kruijsen Tom Fabri machtigt Yke Ntoane Emiel Willms machtigt Ewout Hasken Steven de Jong machtigt Sam van Noort Mathijs Vastenburg machtigt Kirsten van Kaathoven Aeola Bruin machtigt Iris du Pon
1. Opening Joep opent de ALV om 19.12 uur, presentielijst gaat rond.
2. Ingekomen stukken Motie inzake het eren van de Swaen van Eer en Gleurie. Deze zal meegenomen worden in de vergadering. 3. Vaststellen agenda Motie zal tussen agendapunt 11 en 12 behandeld worden.
4. Vaststellen notulen Op pagina 2 moet achter Bart van Brugge een n. Verder geen op- of aanmerkingen.
5. Toelichting vertrek Loeki Loeki Tervoert krijgt het woord. Loeki is sinds januari uit het bestuur. Het is niet helemaal goed gelopen omdat ze eisen aan zichzelf had gesteld die ze niet waar kon maken. Om dit niet tot een bom te laten komen hebben ze besloten dat ze tussentijds weg zou gaan. Dit was de beste oplossing voor iedereen. Iris du Pon aan Loeki: Had je je eisen niet naar beneden kunnen bijstellen? Loeki: Nee, die verhouden was al scheef gegroeid. Jasper Groot aan Loeki: Wat waren de eisen? Loeki: Het evenement niet waar kunnen maken zorgt voor onenigheid, en dat zorgt voor minder plezier en niet fijn in bestuur. Jasper: Is hier alles aan gedaan door het bestuur? Loeki: Ja, we hebben het met zijn allen besloten. Yke Ntoane: we hebben in november 2011 met de raad van advies gezeten, toen zouden we het nog verder aanzien. In januari zaten we weer met de raad van advies en toen kwamen ze gezamenlijk tot het definitieve besluit.
Yke aan het woord. Ze geeft uitleg over hoe het bestuur om zal gaan met het vertrek van Loeki. Ze zullen met zijn zessen alles eraan doen om de sociale activiteiten toch een succes te maken. De oplossing is om in het vervolg ad hoc te werken. Er zijn taken verdeeld onder leden en onder het bestuur. Iedere activiteit zal door een ad hoc commissie worden georganiseerd. Loeki: Klopt het dat er een feest geschrapt is? Yke: ja, Political Science Got Talent (PSGT) werd te kort dag, namelijk binnen een maand na het vertrek van Loeki, dus dit is verplaatst. Aan PSGT zal nu ook een feest geplakt worden. Een andere reden hiervoor is dat er ook nog een faculteitsfeest aankomt. Mara van Waveren: waarom hebben jullie niet gekozen voor één iemand voor de sociale activiteiten? Yke: We wilde dit graag met zijn allen doen en de balans in het bestuur is heel goed. Het is ook lastig om iemand halverwege het jaar in te werken en goed in te laten voegen in het bestuur.
6. Halfjaarverslag Yke neemt het halfjaarverslag door. In het begin van het jaar zijn er vier pijlers opgesteld. Vorig weekend was er een bestuursweekend naar Volendam. Dit was een succes, er werd teruggeblikt op het afgelopen halfjaar. De eerste pijler Kwaliteit is goed gelukt. Voorbeelden hiervan zijn de Vila Politica, het eurocrisisdebat en het zesjescultuurdebat. Deze activiteiten sloten ook goed aan op de actualiteit. Naast in de activiteiten is de kwaliteit in dienstverlening ook verbeterd. Samenvattingen en de webwinkel zijn verbeterd en uitgebreid. In de toekomst kunnen er ook reizen en kaartjes van feesten verkocht worden met de nieuwe webwinkel. De tweede pijler is Zichtbaarheid. De activiteit met Halbe Zijlstra was het eerste grote succes. Ook is site opengesteld voor opmerkingen, en aan de Facebook wordt ook veel aandacht besteed. Daarnaast zijn de commissies verbeterd: betere structuur, meer mengen, meer nutsfunctie. Het voorgaande sluit aan bij de pijler Samenwerking. Samenwerking met leden gaat goed door de verbeterde commissies. Ook met de opleiding is verbeterd, een voorbeeld hiervan is de samenwerking met Sara de Lange bij de evaluatie van het 8-8-4 systeem. De vierde pijler Ledenbinding verloopt ook goed. In de commissies zitten meerdere jaarlagen. Commissies zijn minder vrijblijvend, er is veel inbreng van leden mogelijk.
Yke over zichzelf: eenheid binnen het bestuur was een doel, dat is goed gelukt door persoonlijke gesprekken en bestuursvergaderingen. Naar de leden ook toe spreekt het bestuur ook met één stem. Samenwerkingverband met Voorzitter, Secretaris en Penningmeester is ook goed. Dit zou wel verbeterd kunnen worden door nog meer met elkaar spreken. Yke houdt zich met betrekking tot de externe verbanden vooral bezig met de faculteit en Luuc Brans met de opleiding. Zij komt samen met de vereniging FV-FMG, PvP en LOB. Daan Dijkstra (penningmeester) is druk bezig geweest met de opschoning van het ledenbestand. Aan het proces van het maken van de De Derde Dinsdag en diens inhoud is niet veel veranderd. De opmaak en het productieproces zijn wel veranderd. Daan had als doel dat de ALV drukker bezocht zou worden. Er is daarvoor veel aan promotie gaan en over de huidige opkomst zijn ze tevreden. De samenvattingen gaan goed, er zijn er veel verkocht en ze zijn verbeterd. Op de websites is vaak up to date. Alleen het vullen van de persoonlijke pagina's is lastig. Daan is ook tevreden over de samenwerking met commissies.
Irene Kruijsen (penningmeester) had een moeizame start. De rekening stond lange tijd nog niet op haar naam wat voor vertraging zorgde. Wel zijn de nieuwe declaratieformlieren succesvol ingevoerd. Er is een nieuw plan met betrekking tot begrotingen en afrekeningen wat overzichtelijkheid moet bieden. De eerste boekenverkoop is niet helemaal goed verlopen door miscommunicatie tussen StudyStore en Machiavelli. Daardoor is Machiavelli een aantal studenten kwijtgeraakt voor de tweede boekenverkoop. Desondanks ging de tweede boekenverkoop goed.
Luuc Brans (onderwijs) wilde graag zijn rol binnen de vereniging vergroten. Hier heeft hij hard aan gewerkt middels promotie en een klachtenpagina. Ook is hij in samenwerking met Sara de Lange bezig met een evaluatie van het nieuwe 8-8-4 systeem. De resultaten zullen aan de opleiding worden gepresenteerd als advies. Luuc is blij met de nieuwe structuur van zijn commissie, wel vind hij het lastig om taken over te dragen. Door miscommunicatie gaat er soms wat fout. De PA-raad en de Masterclass-commissie werken ook goed. De Biecht was een succes. Toch gaat de Biecht nu van opzet veranderen, alle docenten waren namelijk al geweest. Er daarom in plaats van de Biecht binnenkort het eerste Kroegcollege plaatsvinden. Er heeft daarnaast nog een informatiemiddag over promoveren plaatsgevonden en er wordt nu met de LSVB en de ASVA gesproken om te overleggen over een eventuele actie tegen de bezuinigingen op het hoger onderwijs.
Ewout Hasken (PAC) is druk bezig met vinden van nieuwe externe locaties omdat CREA weg is. Het positieve hieraan is dat evenementen nu in leuke nieuwe locaties plaatsvinden, er is bijvoorbeeld goed contact met externe partijen zoals studio K en Perdu, het negatieve hieraan is dat dit een extra kostenpost is. Ewout is ook blij met functioneren van zijn commissie. Meer bevoegdheden voor leden zorgt voor meer betrokkenheid. Activiteiten gaan over het algemeen goed, interactieve evenementen worden voortgezet. Er zal misschien nog een villa politica plaatsvinden en hij is druk bezig met de politiek en media maand.
Daan Bossut (internationaal) is naar in het begin van het jaar naar Berlijn geweest. Dit is goed verlopen, wel vind hij het soms lastig om verantwoordelijkheden te hebben. De reis naar Brussel verliep ook goed. Dit was nog een verbetering ten opzichte van Berlijn, daar had hij van geleerd. De samenwerking met SPIL voor de reis naar Brussel verliep wel moeizaam. Komende jaar zal er nog een grote reis plaatsvinden, zullen ze nog met delegatie naar het IAPSS gaan en wordt er nog een King of the Road georganiseerd. Ook Daan is blij met zijn commissies.
Het deel van de SAC is door het gehele bestuur geschreven. De belangrijkste verandering van dit jaar is verplaatsing van de borrel naar de dinsdagavond. Voor de binding met de eerstejaars is dit goed geweest. Voor ouderejaars minder omdat zij nog moesten wennen. Themaborrels zouden moeten helpen de borrel alsnog druk en aantrekkelijk te maken. Helaas werd de eerste themaborrel door omstandigheden verplaatst, waardoor het idee daarvan in de soep viel. Daarna verliep het ook niet perfect waardoor er nu andere concepten uitgeprobeerd worden. Het Eerste Feest, het Gala en het Eerste Weekend waren een groot succes. Het sporttoernooi was een nieuw idee voor eerstejaars. Helaas is deze niet door gegaan omdat er door een miscommunicatie niet genoeg inschrijvingen waren. Na de afzegging moest er helaas alsnog een aanbetaling aan het bowlingcentrum betaald worden. Iris: Ik vind het redelijk opvallend als je zegt dat het intern een geslaagd half jaar vond terwijl een van je bestuursleden is gestopt. Hoe kan dit? Yke: Met zijn zessen gaat het wel goed. Met Loeki erbij waren er ook nooit echt strubbelingen, alleen met het organiseren van activiteiten lukte niet.
Iris: Ja, maar dan is het intern niet goed en dan is het goed om dat meer te benoemen in het halfjaarverslag. Yke: Ja ik snap wat je bedoeld.
Jasper: Een van de pijlers was samenwerken met de verenigingen, hoe is het met Virtu en Synthese? Yke: Virtu staat op een laag pitje, ik doe veel maar twee van de bestuursleden hebben al aangegeven dat ze willen stoppen. Ik ben in afwachting want ze willen het zelf oplossen. Daarnaast schrijft Luuc voor de Synthese en het Synthesebestuur ligt ook overhoop. Luuc: Synthese heeft niet echt een bestuur. Jasper: En wat is het plan voor alumni dingen? Yke: Ik heb goed contact met de alumni vereniging. Ik heb Virtu gevraagd of ze mee willen doen, maar daar heb ik nog geen antwoord op. Jasper: Is het dan geen idee om het geld voor Virtu terug te vorderen? Yke: Dat is aan de ALV. Loeki: Zou je aan de eerstejaars uit kunnen leggen wat de Virtu is? Yke: Virtu was een borrelstichting, nu is het een vereniging voor oud Machiavellianen. Joep: Ik weet niet in hoeverre de ALV kan beslissen over het geld, dit vergt uitzoekwerk. Jasper: Plegen ze geen contractbreuk? Yke: Daar moeten we naar kijken. Irene: ik durf het niet met zekerheid te zeggen, maar volgens mij is er niet veel geld naartoe gegaan. Mara: Ik merk zelf dat het moeilijk is om actief te laten blijven. Ik denk dat jullie een kans laten liggen omdat veel ouderejaars Machiavelli geweldig vinden, maar niet naar activiteiten komen omdat ze de binding niet voelen. Yke: Volgens mij komen er wel meerdere jaren. Bij borrels verschilt het wanneer er meer of minder ouderejaars zijn. Ik denk dat het ook wel een soort generatie-gat is. Kirsten: Je zegt dat de commissies strakker georganiseerd zijn. Bedoel je dan vroeger? Of dan andere jaren? Yke: Commissielidmaatschap was erg vrijblijvend. Er wordt nu veel meer aan de commissieleden overgelaten. Alles gaat via de coördinator, maar veel verantwoordelijkheden.
Steven Hannink: Ik heb een vraag over IAPSS. Waarom gaan jullie niet naar de ALV van IAPSS? Daan Bossuyt: Door het nieuwe rooster met 884-systeem is onmogelijk om meer lessen te missen. Er was vanuit de leden meer animo voor de andere activiteit, daarom hebben we besloten daar naartoe te gaan. Yke: Het is ook een rommelige organisatie. Er is eerder geprobeerd contact met ze op te nemen, maar werkte niet. Daarom trok de General Assembly hen ook niet. Steven: Jasper en ik zijn bij de vorige IAPSS naar de GA geweest. Wij kwamen er daar achter dat we internationaal een goede reputatie hebben. Gaat het imago dan niet achteruit als we niet gaan? Yke: Ik heb wel contact met de voorzitter, ik wil wel een afspraak met hem maken om te kijken of we input kunnen leveren. Voor mij persoonlijk was het niet mogelijk om naar de GA te gaan. Joep: Misschien willen jullie leden machtigen om daar naartoe te gaan? Yke: Ja, dat is een idee. Afspreken met de voorzitter. Iris: Waarom delen jullie het bestuur niet op? Dan kan een deel naar GA en een deel naar de Academic Conference. Het is zonde om de kans te laten lopen om onze reputatie hoog te houden. Zijn er echt geen andere opties?
Yke: Er waren problemen door het 884-systeem. Alleen Daan Bossuyt en ik konden weg in verband met toetsmomenten van de anderen. Maar ik zal zeker met de voorzitter in debat gaan over hoe het zal gaan en of wij daar nog een rol in kunnen spelen. Jasper: Ik miste ook nog het fotoboek op de website. Yke: Er waren technische problemen, Ewout en Daan Dijkstra zijn bezig met het op te lossen. Jasper: Suggestie: haal dan het kopje fotoboek van de website.
7. Financieel halfjaar Irene aan het woord over de halfjaarrekening. Het is het afgelopen half jaar is best goed gegaan. Het begin was lastig omdat ze met de boekhouding pas later kon beginnen, maar dit is uiteindelijk goedgekomen. De gemaakte winst is niet volledig kloppend. Een aantal dingen staan er nog niet bij. Er moeten nog een aantal subsidies en sponsoringen binnenkomen.
De investering was voor een nieuwe spiegelreflexcamera en een nieuwe webwinkel. De kosten voor de nieuwe webwinkel vielen uiteindelijk zelfs lager uit dan was verwacht en dus is er zelfs nog geld over. Qua acquisitie is er tot nu toe nog maar één inkomstenbron binnengekomen hoewel de acquisitiecommissie hard bezig is. Daan Dijkstra: de 150 euro op de halfjaarrekening is slechts wat er echt betaald is op het moment van opstellen, we verwachten nog meer. Irene: De eerste boekenverkoop was moeilijk, toch hebben we daar nog winst uitgehaald. Omdat we daar een aantal studenten zijn kwijtgeraakt is er bij de tweede boekenverkoop minder verkocht, daarmee zal die eerste winst rechtgetrokken worden. DDD lijdt geen verlies want daar krijgen we subsidie voor. Die subsidie staat alleen nog niet op de halfjaarrekening.
Wat betreft de reizen is er uit Berlijn winst behaald. Dit was niet de bedoeling maar dit kwam door onverwachte subsidie en goedkoper uitgevallen activiteiten. Op reis naar Brussel is een klein verlies geleden, voornamelijk doordat er uiteindelijk 1 deelnemer minder mee ging en omdat de samenwerking met SPIL moeizaam ging. Wij moesten alles doen terwijl er later pas werd overlegd. Onderwijs is nooit echt een grote kostenpost geweest. De kosten zijn eigenlijk allemaal voor de UvA. Uitschieter is kosten voor de commissie omdat er een commissie-uitje is geweest. Ook hier krijgen we gewoon subsidie voor.
In het begin van het jaar is al genoemd dat PAC meer geld zou gaan kosten omdat CREA weg ging waardoor er uit moet worden geweken naar andere locaties en zalen nu eenmaal redelijk wat geld kosten. De activiteit Vila Politica leverde zelfs een beetje winst op door de inkomsten uit de entree van niet-Machiavellianen. Ook is er winst gemaakt op PiP, dit komt bij het budget van de volgende PiP. Het Eerste Feest van SAC was redelijk snel na de zomer waardoor het moeilijk was om hier een locatie voor te vinden. De locatie werd daardoor prijzig waardoor er een klein verlies is geleden. Op het gala is wel winst gemaakt doordat er veel meer kaartjes verkocht zijn dan verwacht en doordat de kosten voor de locatie relatief laag zijn gebleven. Op het Eerste Weekend is ook een kleine winst gemaakt wat ook niet de bedoeling was. Deze winst wordt gebruikt voor het Tweede Weekend. Het debiteuren crediteuren lijstje loopt op, dit is niet de bedoeling is.
Heleen Knol: Suggestie: Misschien kun je in de het halfjaarverslag verwachte en gerealiseerde inkomsten en uitgaven aangeven, dan kun je namelijk zien of je je aan je begroting hebt gehouden. Irene: Ja, dat is lastig maar is wel een idee. Ik heb het wel gemaakt met de begroting in mijn achterhoofd en de begroting is ook online te vinden.
Eddy: Ik schrik van de nog te ontvangen bedragen. Hoeveel moeite wordt er gedaan om deze te ontvangen? Er staan zelfs nog bedragen open uit 2006. Irene: Het blijkt dat het bij sommige bedrijven moeilijk is om contact te maken. Ook mijn voorgangers hebben daar al veel moeite voor gedaan. Eddy: Suggestie: incassobureau inschakelen? Irene: Sommige zaken zijn zo oud dat ik het ook niet precies weet. Bart de Soet van de kascontrolecommissie: Het is verstandig om sommige bedragen af te schrijven. Het gaat hier om grote bedragen die er op zijn blijven staan in de hoop dat ze uiteindelijk wel betaald zouden worden. Dit is helaas niet gebeurd.
Jasper: Ik ben voorzitter van de Acquisitie Commissie en ik vraag me af waarom er nog maar 150 euro geïnd is terwijl ik half december al voor 3000 euro opgehaald heb. Irene: Deze halfjaarrekening komt uit half januari. Tot nu toe is er alleen nog geld van Pax Christi binnen gekomen. De rest in ieder geval niet voor 31 januari. Daan Dijkstra: Ik heb er vertrouwen in dat veel wel betaald is, alleen het contact met de Atlantische Commissie verloopt stroef. Ewout: Onze contactpersoon van de Atlantische Commissie Bram Boxhoorn is op vakantie en hij heeft geen vervanger. Joep: Suggestie voor bestuur: meer aandacht aan de grote bedragen. Mara: Op het eerste feest ging er bijna 100 euro op aan drankjes voor de dj. Zijn daar regels voor? Irene: De dj die we geboekt hadden zei op de laatste dag af. Uiteindelijk hebben we uit onze eigen kennissenkring een dj gevonden terwijl zij daar dingen moesten afzeggen. Daarom hebben wij gezegd dat ze op onze kosten mochten drinken. Het was niet zo bedoeld dat dit 100 euro zou worden. Mara: Ik wil graag een toezegging dat er een kolom komt met begroot en uiteindelijk. Irene: Dat is goed.
Tariq Sewbaransingh: Kan Machiavelli het ledengeld wel later innen dan oktober? Staat dat niet in de regels? Irene: Daan Dijkstra en ik waren het vergeten omdat dit de eerste keer was dat met via een automatische incasso zou gaan. Heel stom, maar volgens mij is het niet ergens vastgesteld dat het per se in oktober moet gebeuren. Tariq: ik geloof dat er op het formulier dat ik getekend heb om lid te worden dat het in oktober geïnd zou worden. Daan Dijkstra: Er staat ook in het contract dat mensen dan lid zijn, wat ze ook zijn geworden. Tariq: Ja, maar misschien kan je dit wel even vermelden en nakijken. Irene: Ja gaan we doen. Iris: Het Eerste Feest was in de Odeon en daarom was het duur. Is het wel verstandig om zo'n dure locatie te kiezen als je een lage verwachting hebt? Irene: Dit was inderdaad een groot risico, maar dat kon niet anders omdat alles al vol zat. Alle studieverenigingen geven rond die tijd feesten waardoor er geen andere optie overbleef. Woord aan Bart de Soet (Kascontrolecommissie).
Wij hebben de penningmeester gecontroleerd. Er zijn twee dingen die we controleren. Ten eerste of het netjes is gebeurd, representatief e.d.. Dat is het geval. Met uitzondering dat een aantal grote bedragen op basis van schatting zijn. Een kritische noot hierbij is dat het kasboek een stuk beter kan,. Het is hier en daar slordig en moeilijk te controleren. Een ander punt is dat de samenwerking tussen penningmeester en de rest van de bestuursleden ook beter kan. Bestuursleden kunnen meer moeite doen om de penningmeester te helpen. Ten tweede controleren wij of de vereniging er goed voor staat. Dit is het geval, we hebben veel geld. Kritische noot: staat veel geld open, grote bedragen. UvA e.d. zijn instellingen die je kan vertrouwen dat ze betalen, toch verantwoordelijkheid van de penningmeester om te innen. 8. Decharge sollicitatiecommissie Er waren drie leden, ze zijn er allemaal niet, Tobias de Graaf komt wel iets later. Het bestuur bedankt deze drie. Bij deze gedechargeerd.
9. Installatie sollicitatiecommissie Er zijn twee kandidaten, Eddy John van Uffelen en Emiel Willms. Eerst zal Eddy zich voorstellen en vervolgens zal er een filmpje van Emiel afgespeeld worden, hij kon helaas niet aanwezig zijn. Daarna zal er tot stemming over gegaan worden. Er zijn zes machtigingen.
Eddy: Ik ben 29 jaar, lid van de Acquisitie Commissie en van daaruit betrokken bij Machiavelli. Bij het aandienen voelde ik me geroepen om me verantwoordelijk te stellen voor een nieuw verantwoordelijk bestuur. Ik vind het belangrijk dat bestuur representatief is en goed gemêleerd. Ik ben zelf al 6 jaar lang actief geweest bij besturen, nu vicevoorzitter Politiek en Voorlichting van de JOVD Amsterdam, en een belangenvereniging. Daarvan ken ik veel verschillende kneepjes van besturen waardoor ik weet wat ik moet zoeken. Ook vind ik chemie in een bestuur belangrijk. Dan kan je doeltreffend werken en afsluiten met een goed gevoel dat je mooi wordt herinnerd. Steven: Wat voor belangenvereniging had je het over? Eddy: Ik woonde in een wijk met 7 flats. Die hadden ook een belangenvereniging waarbij ik deel uitmaakte van het dagelijks bestuur. Iris: Je zegt dat je actief lid bent, dus heb je hier ook vrienden. Hoe ga je er mee om als zij dan solliciteren? Eddy: Ik kan me kritisch en onafhankelijk opstellen. Mara: En je bent ouder. Bart: Krijgen we een rechts bestuur? Eddy: Nee, zo werkt dat niet. Ik zal niemand selecteren op politieke voorkeuren. Tobias komt binnen. Yke geeft Tobias een cadeautje als bedankje voor de Sollicitatiecommissie. 5 minuten pauze
Hervatting met filmpje van Emiel.
Yke: Daan Dijkstra zal deel uitmaken van de sollicitatiecommissie omdat hij goed afstand kan nemen. Ik zal ook deel uit maken van de commissie omdat ik wat ouder ben, wat minder vrienden van mij zullen solliciteren en omdat ik als voorzitter ben overzicht heb wat verschillende functies inhouden. Joep: Degene die nu gekozen wordt wordt voorzitter. William: Wat is de reden dat Emiel er niet is? Dat helpt mij om een goede afweging te maken.
Yke: Hij had een training bij een bedrijf die al een half jaar geleden gepland is. Hij vond het wel erg jammer. Joep: Er zijn zes machtigingen. Bart deelt de stembriefjes uit, twee aan de mensen met een machtiging. Stemming vind plaats. Joep haalt de stembriefjes op. De stemmen worden geteld terwijl Jasper meekijkt. Joep leest de stemmen één voor één voor. Twee zijn ongeldig, twee onthoudingen, twee blanco, 12 voor Emiel en 18 voor Eddy. Eddy is aangenomen. Joep: Dan stel ik voor per acclamatie nog eenmaal te stemmen over Eddy met Yke en Daan Dijkstra als sollicitatiecommissie. Zij worden per acclamatie geïnstalleerd.
10. Presentatie nieuw huishoudelijk reglement Jasper aan het woord over het HR. Daan Dijkstra, Sara Ham en Steven Hannink zitten ook in de evaluatiecommissie. Steven doet de algemene toelichting, daarna doe lever ik artikelsgewijs commentaar. Steven: Sara was voorzitter, die kon er vanavond helaas niet bij zijn dus daarom presenteren wij. Wij hebben eerst de statuten gewijzigd en zijn toen aan het HR begonnen. Er zijn een aantal principes gehanteerd. Voornamelijk dat de huidige HR heel oud is, en daarnaast een motie van Wander een jaar geleden in de ALV om de sollicitatiecommissie eerlijker te maken. De sollicitatiecommissie wordt in het nieuwe HR aangepast, maar deze aanpassing zal pas volgend jaar gelden en dus niet voor de sollicitatiecommissie die net geïnstalleerd is. Jasper: Artikel 1 is uitgebreid om het doel van de HR te verduidelijken. Artikel 2 is gesplitst op basis van de samenstelling en de taken. Artikel 3 bevat persoonsgebonden en algemene taken. Daaronder valt alumni beleid, samenwerking met Virtu en Synthese, de algemene taak van de acquisitiecommissie en het opstellen en actualiseren van witboeken. Artikel 4 en 5 zijn gesplitst in taken van een coördinator en van een contactpersoon. Daar zijn een aantal commissies van uitgezonderd omdat er verwacht wordt dat zij op eigen houtje wel contact opnemen met het bestuur. Artikel 6 omvat dus veranderingen voor volgende sollicitatiecommissie-aanstelling.. Artikel 10 is een verdere specificatie van de taken van het Presidium. In Artikel 12 is de Raad van Advies ook nog iets helderder geformuleerd. We zouden als evaluatiecommissie het HR en het RVO gedaan te hebben, door tijdgebrek hebben we alleen het HR gedaan. Er is vrij recent om feedback gevraagd, die is er gekomen maar we hebben nog niet veel tijd gehad om dit te gebruiken. Daarnaast staat in artikel 15.4 staat dat dit reglement vandaag in werking zal treden. Dit kan echter niet omdat de sollicitatieprocedure nog even duurt.
Kirsten: Kunnen we er niet later over stemmen? Nu hebben we weinig tijd om te lezen. Joep: Misschien eerst duidelijk aangeven wat er aangepast moet worden. Steven: Alleen de datum waarop deze in werking treedt moet veranderd worden. Iris: Ja, maar ook weinig tijd voor de feedback. Steven: Klopt, we kunnen alsnog hierover discussiëren. Joep: We stellen de stemming uit, want er moet over gediscussieerd worden. Steven: Maar dan kan er daarna ook gestemd worden. Joep: In principe mag dat, maar er is dan ook een kans dat mensen tegen stemmen. Er kan ook feedback gegeven worden via mail en dan stemmen we op de volgende ALV. Jasper: Nee ALV-ers moeten recht hebben om hier feedback op te geven.
Iris: Toelichting op de sollicitatiecommissie ? De motie van Wander Engbers was dat er meer afstand zou komen tussen het bestuur en de sollicitatiecommissie, dat is volgens mij nu niet het geval. Er zijn 3 uit het bestuur en maar 2 onafhankelijk. Mara: Waarom is er gekozen voor 2 notulisten? Als je dat niet doet is het makkelijk op te lossen.
Steven: Dat is voortgekomen uit de feedback. Het is heel moeilijk om bij elke sollicitatie aanwezig te zijn, dus daarom 2 notulisten. Iris: Ja, maar waarom dan niet veel minder bestuursleden? Dan is er veel meer scheiding. Steven: Dat wilden wij eerst ook, alleen uit de feedback kwam dat dat niet te doen zou zijn. We hoorden van verschillende kanten dat er niet zoveel mensen gevonden zouden kunnen worden omdat deze taak zo intensief is. Daan Dijkstra: Ik wil wijzen op artikel 6.4, daarin staat dat bij een gesprek maar 1 notulist aanwezig moet zijn. Iris: Maar dan is het onduidelijk wanneer ze kunnen stemmen. Joep: Oké, dus tekstvoorstel: notulist geen stemrecht, Tobias: ik zat ook in de sollicitatiecommissie, maar één notulist is echt te zwaar. Één iemand uit het bestuur is wel nodig. Joep: Oké voorstel: 1 bestuurslid, ad hoc lid en ALV-lid die de commissie maken. Notuleren wordt dan afgewisseld tussen ad hoc en ALV-lid. Ad hoc lid geen stemrecht. Teriq: Zijn er dan 2 leden van de sollicitatiecommissie aanwezig plus een ad hoc? Tobias: Ja, klopt. Jasper: Het lijkt ons een goed idee om het laatste voorstel te volgen. Iris stemt daarmee in en trekt daarmee haar tekstvoorstel in. Steven: Dank voor de input. Hebben jullie nog meer feedback? Tobias: Misschien kan het in het HR dat er een witboek opgesteld moet worden voor de sollicitatiecommissie? Joep: Maar een bestuur is iets anders dan een commissie. Jasper: Die beslissing is deels voor de sollicitatiecommissie. Tobias: Je laat ze helemaal vrij, maar het is wel fijn om ze kennis mee te geven. Jasper: we waren ervan overtuigd dat er een witboek was. Joep: Tobias jij wilt een subartikel in het HR dat een witboek opneemt? Dit wordt een tekstvoorstel. Terniq: Wat is een witboek? Jasper: Er staat in wat je moet doen en hoe het werkt. Het bestuur en commissies houden dat bij. Joep: Andere feedback op dit artikel? Op andere artikelen? Tobias: Staat het aanstellen van een nieuw Presidium-lid in de HR? Joep: Dat is een tekstvoorstel.
Iris: Heeft het ad hoc lid ook nog een adviserende rol? Jasper: Het ad hoc lid is bestuurslid en heeft daarmee als heel bestuur een stem. Bestuur en sollicitatiecommissie overleggen als bestuur. Joep: Dit is iets wat nog uitgezocht moet worden. Steven: wat we hebben vastgelegd is dat het bestuur een stemadvies kan doen op een ALV. De sollicitatiecommissie legt het voor aan de ALV. Joep: Het is niet meer voor iedereen duidelijk wat er gebeurd. Verdere feedback per mail. Dan opnieuw stemmen op de volgende ALV. Zijn er nog andere vragen? Even de punten langslopen. Geen vragen, dan hiermee aan de slag buiten de ALV om. Nu stemmen voor mandaatverlenging. 11. Mandaatverlenging evaluatiecommissie Per acclamatie mandaatverlenging aan de zittende commissie. Steven: nog een oproep, iedereen die denkt feedback te hebben, mail dit door naar de secretaris van Machiavelli! Irene gaat weg, het café voor de ALA is om 21.30 uur gereserveerd en leden moeten niet voor een dichte deur komen te staan.
11.5 Motie inzake het eren van de Swaen van Eer en Gleurie. Iris geeft een korte toelichting. Het is niet de meest serieuze motie, maar ingediend om meerdere redenen. Reden één: Weet iedereen wat de Swaen is? Het is de Swaen van Eer en Gleurie die door een vorig bestuur gestolen met lef en heldenmoed uit het Atrium. Deze is vervolgens aan ons cadeau gedaan op de COBO als een Machiavelliaans actie om een moedig en lef het bestuursjaar in te gaan. Zo is de Swaen van bestuur op bestuur doorgegeven. Er is ook weer over gestreden nadat deze gestolen was op een COBO, later wel weer teruggekregen. Het is dus een symbool waarvan we hebben het gevoel hebben dat deze niet meer helemaal gewaardeerd wordt.
Joep: we gaan naar de motie. Iris leest de motie voor. Steven: ik dacht dat het de Gulden Swaen was… Joep: Tekstvoorstel: het wordt de Gulden Swaen. Jasper: Waarom is deze motie slechts voor dit jaar en niet voor altijd? Joep: Dat is een tekstvoorstel. Teriq: Kan dit niet alleen op de COBO? Joep: Tekstvoorstel? Iris: Nee, want daar zijn weinig leden. Yke: Wat is de functie voor de rest van de leden? Iris: Het gaat erom dat de Swaen gehuldigd wordt. Wiliam Tuls: Ik wil de jägermeister best sponsoren voor een jaar. Joep: Bij deze over tot het stemmen. Er wordt met handen gestemd aangezien het niet om personen gaat. 14 voor, 17 tegen, 1 blanco. Motie met meerderheid verworpen.
12. Update commissie-uitjes Yke krijgt het woord. Er was de vorige ALV om een update gevraagd. Over het algemeen is er sprake van het idee dat het heeft bijgedragen aan de eenheid. Vooral in het begin van het jaar leerde iedereen elkaar beter kennen. Het is ook een blijk van waardering en binding. Ewout stemt daarmee in. Inderdaad goede band en goede samenwerking. Vooral door dat etentje. Luuc sluit zich daar ook bij aan. Mara: Moet dit zoveel geld kosten? Yke: Het is 10 per persoon. Het is nuttig en zeker het geld waard.
Iris: Een vraag over de timing. Het gaat erom om de commissie bij elkaar te brengen, waarom dan ook nog een uitje aan het eind? Yke: Zodat mensen terugkomen in nieuwe september. Er is een groot verschil tussen de ALA en commissieuitjes. Je leert elkaar beter kennen en op de ALA zijn er ook mensen met een andere functie waardoor het een andere dimensie heeft. Tobias: Is er een maximum bedrag? Yke: Nee, het gaat om het aantal personen dat in een commissie zit. Tobias: Mag elke commissie op uitje? Yke: Nee, alleen de organiserende lange termijn commissies. 13. WVTTK Geen.
14. Rondvraag Jasper: Waar is het bier? Yke: In de Heffer, in het Baantjer Museumcafé
15. Sluiting Vergadering gesloten om 21.30 uur.
Actiepunten voor de volgende ALV: 1. Kijken of Virtu contractbreuk pleegt. Ze ondernemen niet veel maar ontvangen waarschijnlijk wel geld van Machiavelli. Kan de ALV hier iets over beslissen? (Zie blz. 4) 2. Overleggen met de voorzitter van het IAPSS over hoe de samenkomst zal verlopen en of Machiavelli daar nog een rol in kan spelen. Tevens kijken of er nog andere opties zijn zodat Machiavelli wel vertegenwoordigd kan worden op de ALV van de IAPSS. (Zie blz. 4 en 5) 2. Het kopje “fotoboek” van de website halen. (Zie blz. 5) 3. Geldzaken in het vervolg noteren door de verwachte en gerealiseerde inkomsten en uitgaven aan te geven zodat iedereen gemakkelijk kan zien of Machiavelli zich aan de begroting heeft gehouden. Dit geld voor zowel de begroting van feesten als voor de halfjaarsbegroting. (Zie blz. 6) 4. Sommige zeer oude bedragen afschrijven van de lijst debiteuren crediteuren. (Zie blz. 6) 5. Met de boekhouding meer aandacht besteden aan de grote bedragen van de Acquisitie Commissie. (Zie blz. 6) 6. Nakijken of Machiavelli het ledengeld later mag innen dan oktober. Tevens aan de leden melden dat het later afgeschreven wordt. (Zie blz. 6) 7. Opnieuw stemmen over de HR. (Zie blz. 9)
