MOŽNOST ÚČASTI ČESKÝCH SPOLEČNOSTÍ NA PROGRAMECH ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE EVROPSKÉHO SPOLEČENSTVÍ
MOŽNOST ÚČASTI ČESKÝCH SPOLEČNOSTÍ NA PROGRAMECH ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE EVROPSKÉHO SPOLEČENSTVÍ
Vydalo: Ministerstvo zahraničních věcí České republiky Autor textu: Direkta group s.r.o. Brožura je aktuální k dubnu 2005 Foto na titulní straně pochází z European Commission Audiovisual Library Neprodejné
2
Evropská unie je největším poskytovatelem rozvojové pomoci na světě, každoročně se na ní podílí více než polovinou, což představuje přibližně 30 mld. EUR. Vstup do EU umožnil České republice aktivně se do této rozvojové pomoci zapojit. Velmi významnou a pro subjekty z České republiky zajímavou část rozvojové pomoci Evropské unie tvoří rozvojová pomoc Evropského společenství, které na tuto činnost ročně vynaloží zhruba 9 mld. EUR. Pomoc je realizována prostřednictvím regionálně a tématicky zaměřených programů, které spravuje Evropská komise. Česká republika jako členská země Evropské unie začala přispívat na financování rozvojové pomoci Evropského společenství, získala právo na spoluúčast při rozhodování o její alokaci a podílí se také na obsahové přípravě programů této rozvojové pomoci. Zapojení českých subjektů do realizace těchto programů je naším přednostním zájmem. Tato publikace představuje českým podnikatelským subjektům nové příležitosti, vyplývající z programů rozvojové pomoci Evropského společenství, a především poskytuje praktický návod pro zapojení do těchto programů. Názorně provází zájemce jednotlivými typy výběrových řízení v rámci programů rozvojové pomoci Evropského společenství od jejich vypsání, přes zpracování potřebné dokumentace, až po podmínky vyhodnocení a uzavření výběrových řízení. Autoři brožury čerpali ze zkušeností podnikatelů z členských států, kteří jsou na poli rozvojové pomoci Evropského společenství aktivní již delší dobu. Věřím, že tato brožura pomůže českým firmám při hledání nového prostoru pro uplatnění. Počátky mohou být těžké, vynaložená energie se nemusí vždy setkat s úspěchem, přesto však doporučuji poučit se z chyb a nevzdávat úsilí. České firmy mohou navázat na zkušenosti z bilaterální rozvojové pomoci, v níž má Česká republika dlouhou tradici. Kromě toho mohou využít i nemalé zkušenosti z čerpání předvstupní pomoci Evropské unie, např. prostřednictvím programu Phare, neboť současné rozvojové programy se řídí obdobnými pravidly. Přeji nám všem, aby v zapojování se do programů rozvojové pomoci Evropského společenství uspělo co nejvíce českých firem. Nasazení potenciálu v této společensky prospěšné, humánní oblasti s významnou budoucností se bezpochyby vyplatí, a to v mnoha ohledech. Neuvažujeme zde totiž jen v prostých termínech jako výnosy nebo zisk. Podstatnými kategoriemi jsou odstraňování chudoby, hospodářský rozmach a posilování Evropské unie v postavení globálního partnera; v neposlední řadě potom šíření dobrého jména České republiky, které je nepochybně zájmem spojujícím všechny občany naší země.
JUDr. Cyril Svoboda Ministr zahraničních věcí České republiky 3
Evropská komise je v současnosti jedním z nejvýznamnějších činitelů rozvoje. Je po Spojených státech a Japonsku třetím největším dárcem rozvojové pomoci a prvním dárcem pomoci humanitární (s 513,3 miliony eur v roce 2004). Evropská unie, Komise a členské státy poskytují více než polovinu z celkové veřejné rozvojové pomoci. Jen za rok 2004 dosahují nové závazky v oblasti rozvojové pomoci, hospodářské spolupráce a humanitární pomoci řízené Evropskou komisí výše 8,5 miliardy eur. Této pomoci, kterou Evropská komise spravuje za pomoci 130 delegací po celém světě, využívá více než 150 zemí, území a regionálních organizací. Zásadní roli při uskutečňování těchto akcí hraje soukromý sektor. Většina prostředků, které Evropská komise vyčlení na rozvojovou pomoc, je totiž uvolňována prostřednictvím smluv či subvencí přidělovaných podnikům soukromého sektoru. Akce na pomoc potřebným zemím počínají vyhlášením veřejné soutěže či nabídkového řízení, které představují významné tržní příležitosti pro evropský soukromý sektor a zároveň jedinečný příliv zdrojů pro potřebné země. Od 1. května 2004 se mohou občané i společnosti nových členských států Evropské unie včetně České republiky zúčastnit všech veřejných soutěží či nabídkových řízení v rámci vnější pomoci financované z rozpočtu EU. Od roku 2007 se budou moci zúčastnit i soutěží/řízení na projekty financované z Evropského rozvojového fondu ve prospěch afrických, karibských a tichomořských zemí. Komise je přesvědčena, že nástup nových podnikatelů bude znamenat nejen posílení konkurence, ale také nové možnosti pomoci těm nejchudším zemím. Komise proto vybízí podniky soukromého sektoru nových členských států, aby se co nejaktivněji zapojily do soutěží a nabídkových řízení. Seznam těchto mezinárodních výběrových řízení, včetně veškerých pokynů pro účast v nich, je dostupný na webové adrese: http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/tender. Evropská Komise je velmi potěšena, že mohla vzniknout tato příručka, která zajisté ještě více posílí odhodlání českých podniků zapojit se plnou měrou do uskutečňování evropské politiky vnější pomoci.
Louis Michel Komisař pro rozvojovou a humanitární spolupráci
4
OBSAH SEZNAM ZKRATEK ...........................................................................................................6 ÚVOD ...................................................................................................................................7 KAPITOLA 1.........................................................................................................................8 CO JE TO ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÁ SPOLUPRÁCE ES? .............. 8 JAKÝ JE SYSTÉM IMPLEMENTACE ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE ES? ..........................................................................10 JAK SE MOHOU DO PROGRAMŮ ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE ES ZAPOJIT ČESKÉ FIRMY? ...................................11 CO JE POTŘEBA ZNÁT K ÚČASTI NA PROGRAMECH ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE ES? .............................. 11 KDE JE MOŽNÉ ZÍSKAT VÍCE INFORMACÍ? ................................13 KAPITOLA 2 ...................................................................................................................... 15 PŘEHLED PROGRAMŮ ..................................................................15 CARDS: STÁTY ZÁPADNÍHO BALKÁNU ................................................... 15 TACIS: VÝCHODNÍ EVROPA A STŘEDNÍ ASIE ........................................ 16 MEDA: STÁTY STŘEDOMOŘÍ A BLÍZKÉHO VÝCHODU .......................... 16 ALA: STÁTY ASIE A LATINSKÉ AMERIKY ............................................... 17 PROGRAMY PŘEDVSTUPNÍ POMOCI PHARE A ISPA PŘEDVSTUPNÍ STRATEGIE PRO TURECKO ...................................................................... 17 EVROPSKÝ ROZVOJOVÝ FOND: STÁTY AFRIKY, KARIBSKÉ OBLASTI A TICHOMOŘÍ ................................................................................................ 18 REFORMA ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE ............................. 19
ZPŮSOBY ÚČASTI: VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ........................................ 20 PODMÍNKY ÚČASTI: MANUÁL POSTUPŮ .....................................22 VŠEOBECNÁ PRAVIDLA PLATNÁ PRO VŠECHNA VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ..........................................................................................23
KAPITOLA 3 ......................................................................................................................26 POSTUPY PLATNÉ PRO VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ................................26 SMLOUVY NA SLUŽBY .................................................................. 27 POSTUP V RÁMCI MEZINÁRODNÍHO DVOUKOLOVÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ ..................................................................28 PŘÍLEŽITOSTI PRO PORADENSKÉ SPOLEČNOSTI V RÁMCOVÝCH SMLOUVÁCH ............................................................................................... 50
SMLOUVY NA DODÁVKY .............................................................. 50
POSTUP V RÁMCI MEZINÁRODNÍHO OTEVŘENÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ......................................................................................................... 51 POSTUP V RÁMCI MÍSTNÍHO OTEVŘENÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ .. 58
SMLOUVY NA STAVEBNÍ PRÁCE .................................................. 59
POSTUP V RÁMCI MEZINÁRODNÍHO OTEVŘENÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ......................................................................................................... 59
GRANTY ........................................................................................60 POSTUPY V RÁMCI GRANTŮ ..................................................................... 60
ZKUŠENOSTI Z OSTATNÍCH ČLENSKÝCH STÁTŮ EU .................62
ZÁVĚR................................................................................................................................66
5
Seznam zkratek ACP
Státy Afriky, Karibiku a Tichomoří (African, Carribean and Pacific states)
ALA
Program pro státy Asie a Latinské Ameriky
CARDS
Program pro státy Západního Balkánu
ČR
Česká republika
DEK
Delegace Evropské komise
EAR
Evropská agentura pro obnovu (European Agency for Reconstruction)
EK
Evropská komise
EDF
Evropský rozvojový fond (European Development Fund)
ES
Evropské společenství
EU
Evropská unie
FPA
Rámcová dohoda o partnerství (Framework Partnership Agreement)
GŘ
Generální ředitelství
ISPA
Program na podporu infrastruktury kandidátských států
MEDA
Program pro státy Středomoří a Blízkého Východu
MSP
Malý a střední podnik
OSN
Organizace spojených národů
PCM
Řízení fází projektu (Project cycle management)
PHARE
Program na podporu kandidátských států
SAPARD
Program na podporu zemědělství a rozvoje venkova kandidátských států
SZ
Stálé zastoupení
TACIS
Program pro státy Východní Evropy a Střední Asie
TED
Tenders Electronic Daily
6
ÚVOD Evropská unie (EU) jako celek1 každoročně poskytuje 55% celosvětové zahraniční rozvojové pomoci, tzn. přibližně 30 mld. EUR. Na realizaci této pomoci se významně podílí také Evropská komise, která spravuje programy v hodnotě téměř 9 mld. EUR2 ročně. Realizace zahraniční rozvojové spolupráce Evropského společenství (ES) probíhá prostřednictvím konkrétních projektů, do kterých se mohou zapojovat firmy, nevládní neziskové organizace a další typy subjektů ze všech členských států EU. Pro české podnikatelské subjekty se jedná o zcela novou obchodní příležitost, se kterou nejsou dosud dostatečně seznámeny. Tato publikace poskytuje úvodní přehled příležitostí, které pro firmy v rámci zahraniční rozvojové spolupráce ES existují a praktickou informaci o podmínkách a postupech účasti v jednotlivých programech. První kapitola obsahuje základní informace o zahraniční rozvojové spolupráci ES, systému její realizace a možnosti zapojení firem. Druhá kapitola podává přehled vybraných3 programů, kterých se mohou české firmy účastnit, způsobů zapojení a hlavních podmínek a kritérií účasti. Třetí kapitola představuje hlavní postupy platné pro výběrová řízení a výzvy k předkládání projektů, vzory používaných dokumentů a praktická doporučení pro firmy. V této kapitole jsou také uvedeny zkušenosti členských států, jejichž subjekty se již delší dobu do výběrových řízení zapojují. V tematicky strukturované příloze jsou uvedeny kontakty a odkazy na oficiální internetové zdroje informací a dokumentů, které poskytují velmi detailní informace o jednotlivých programech a postupech. Hlavním cílem publikace je informovat firmy o možnostech, které se pro ně v rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce se vstupem do EU otevřely, posílit jejich znalost toho, co účast ve výběrových řízeních obnáší, a především vzbudit zájem o tuto novou příležitost.
1
Tzn. včetně prostředků poskytovaných z národních rozpočtů jednotlivých členských států V roce 2003 bylo z rozpočtu Evropských společenství na aktivity v rámci zahraniční rozvojové spolupráce proplaceno 6,52 mld. EUR. Z Evropského rozvojového fondu bylo proplaceno 2,43 mld. EUR. (zdroj: Annual Report 2004 on the European Community´s development policy and external assistance, EuropeAid) 3 Zahraniční rozvojová spolupráce je velmi různorodá a je realizována prostřednictvím velkého množství programů a procedur. České subjekty se mohou do všech těchto programů zapojovat – s výjimkou Evropského rozvojového fondu. Pro účely této publikace byly k podrobnějšímu popisu vybrány ty programy, které představují nejvýznamnější zdroje pomoci pro třetí státy a jejich uskupení. 2
7
KAPITOLA 1 Zahraniční rozvojová spolupráce ES: úvod do problematiky
Tato kapitola poskytuje základní úvod do problematiky zahraniční rozvojové spolupráce ES, systému její realizace a možností zapojení do programů. Jedná se o obecný p ř ehled, který informuje o: •
podstatě zahraniční rozvojové spolupráce ES
•
typech a zaměření programů
•
způsobech realizace
•
možnostech účasti firem na programech
•
hlavních zdrojích podrobnějších informací CO JE TO ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÁ SPOLUPRÁCE ES?
Zahraniční rozvojová spolupráce ES je poskytována ze zdrojů společného rozpočtu Evropských společenství a z tzv. Evropského rozvojového fondu. Tyto prostředky každoročně dosahují výše téměř 9 mld. EUR, tzn. přibližně 279 mld. Kč. Realizace zahraniční rozvojové spolupráce ES probíhá na základě širokého spektra regionálně nebo tematicky zaměřených programů, které spravuje Evropská komise (EK). Programy se mezi sebou liší v závislosti na cílové zemi či regionu nebo v závislosti na problematice, na kterou jsou zaměřeny. Jako příklad této různorodosti je možné uvést následující typy programů: V rámci rozvojové politiky je poskytována rozvojová pomoc nejchudším státům Afriky, Karibské oblasti a Tichomoří (ACP), která je financována z Evropského rozvojového fondu. Cíle politiky rozšíření jsou podporovány finančními nástroji na podporu kandidátských států Phare, ISPA a Sapard a strategií pro Turecko, jejichž cílem je provedení reforem potřebných pro plánovaný vstup do EU. Další programy, jako např. CARDS, TACIS, MEDA a ALA, podporují vztahy mezi EU a skupinami třetích států a posilují jejich kapacitu provádět žádoucí ekonomické a politické reformy. Dále existuje velké množství tematicky zaměřených programů, které se soustředí na řešení akutního problému společného více státům (např. program proti nášlapným minám, ochrana deštných pralesů, otázky rovnoprávnosti žen a mužů v rozvojových programech, atd).
8
Obr. 1: Schematická mapka geografického vymezení hlavních programů zahraniční rozvojové spolupráce ES
CARDS
ALA
TACIS
EDF
MEDA
Předvstupní programy
Zdroj: DIREKTA GROUP, s.r.o. Specifickou formou pomoci, která se liší od výše uvedených programů, je humanitární pomoc. Evropská komise ji řídí prostřednictvím úřadu ECHO. Úřad ECHO neposkytuje pomoc přímo, ale prostřednictvím sítě vybraných partnerů, kterými se mohou stát nevládní neziskové organizace, agentury Organizace spojených národů nebo mezinárodní organizace. Spolupráce s partnery probíhá na základě tzv. Rámcových dohod o partnerství (Framework Partnership Agreement, FPA), které stanoví základní principy spolupráce mezi úřadem ECHO a jeho partnery. Současná FPA je v platnosti od roku 2004. Seznam partnerů4 a informace o tom, jak se partnerem stát, jsou uvedeny na internetových stránkách. Implementace humanitární pomoci neprobíhá z důvodu její naléhavosti na základě výběrových řízení, nicméně partneři úřadu ECHO mohou zakázky subkontrahovat firmám.
4
Z ČR jsou partnery pouze sdružení CARITAS a Člověk v tísni.
9
JAKÝ JE SYSTÉM IMPLEMENTACE ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE ES? Programy zahraniční rozvojové spolupráce ES podléhají systému víceletého programování, který je založen na následujících fázích: Právním základem každého programu je zvláštní Nařízení Rady ES, které stanovuje cíle, priority, příjemce, prostředky a způsob implementace programu (např. Nařízení Rady ES č. 2666/2000 pro program CARDS). Strategické dokumenty definují priority každého programu na úrovni státu (např. Národní strategický dokument pro Albánii na období 2002 – 2006) nebo regionu (např. Regionální strategický dokument pro Střední Asii 2002 – 2006). Důležitým doplňkem strategických dokumentů jsou víceleté indikativní programy, které stanoví podrobnosti ohledně zaměření programu a finančních alokací na období cca 2-3 let. Na základě priorit stanovených ve strategických dokumentech a víceletých indikativních programech se sestavují roční akční plány, které se zabývají konkrétními cíli pro daný rok a stát či region. Pro realizaci každého ročního akčního plánu je z celkového rozpočtu programu vyčleněna finanční alokace. Ve spolupráci s institucemi přijímajícího státu jsou připravovány konkrétní projekty a grantová schémata, jejichž realizace přispěje k naplnění cílů akčního plánu. Na realizaci projektů jsou prostřednictvím výběrových řízení najímány firmy; grantová schémata jsou implementována prostřednictvím výzev k předkládání projektů. Za stanovení priorit, přípravu programů a strategických dokumentů odpovídají Generální ředitelství (GŘ) Evropské komise, která patří do skupiny „RELEX“, tzn. skupiny pro vnější vztahy: GŘ Rozvoj (rozvojová spolupráce se státy ACP a potravinová pomoc) GŘ Zahraniční vztahy (programy ALA, MEDA, TACIS, CARDS, lidská práva a podpora demokracie) GŘ Rozšíření (předvstupní program Phare, předvstupní instrument pro Turecko)5 Úřad ECHO (humanitární pomoc) Implementace zahraniční rozvojové spolupráce ES je zajišťována Úřadem pro spolupráci – EuropeAid. Ten odpovídá za řízení zahraniční rozvojové spolupráce ES financované ze všeobecného rozpočtu ES i z Evropského rozvojového fondu s výjimkou programů předvstupní spolupráce, humanitární pomoci, makroekonomické finanční pomoci a prostředků vynaložených v rámci Společné zahraniční a bezpečnostní politiky. V jeho odpovědnosti je příprava ročních akčních plánů, jejich realizace a evaluace. Realizace výběrových řízení a uzavírání smluv je delegováno na instituce států přijímajících pomoc, tzv. zadavatele. Velkou roli hrají vždy místní Delegace Evropské 5
Nástroj ISPA je implementován GŘ Regionální politika a program Sapard GŘ Zemědělství.
10
komise (DEK), které se podílí především na přípravě konkrétních projektů, realizaci výběrových řízení a uzavírání smluv. JAK SE MOHOU DO PROGRAMŮ ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE ES ZAPOJIT ČESKÉ FIRMY? Programy zahraniční rozvojové spolupráce ES nejsou nástrojem k prosazení evropských firem na trzích třetích zemí. Jejich cílem je dosažení rozvoje vybraného regionu nebo státu. Nicméně firmy se mohou uplatnit při realizaci konkrétních projektů, které jsou v rámci zahraniční rozvojové politiky ES připravovány a přispívají k jejím cílům. V rámci projektů je nakupován materiál a vybavení (např. vybavení pro policii v Albánii), poradenské služby různého druhu (např. poradenství v oblasti reformy systému sociálního zabezpečení na Ukrajině nebo poradenství v oblasti daňové reformy v Rusku), prováděny práce a stavby (např. stavba hraničního přechodu v Rusku nebo rekonstrukce dálnice v Ázerbájdžánu) nebo podporována spolupráce mezi firmami a jinými institucemi z členských a třetích států (např. podpora obchodu mezi EU a státy Asie v rámci programu Asia-Invest nebo podpora kontaktů mezi univerzitami z EU a Asií v rámci programu Asia-Link). Evropská komise tyto služby poptává prostřednictvím výběrových řízení a výzev k předkládání projektů, kterých se mohou za rovných podmínek účastnit firmy i jiné organizace ze států EU a některých dalších oprávněných států (viz Kapitola 3). S výjimkou programů a projektů financovaných z EDF se mohou české subjekty od vstupu ČR do EU účastnit všech výběrových řízení i výzev k předkládání projektů. Prostřednictvím výběrových řízení jsou poptávány přesně definované služby, dodávky a práce, které jsou potřebné k realizaci konkrétního projektu. Firmy, které ve výběrových řízeních uspějí, získají smlouvu na realizaci služeb, dodávek či prací. V případě výzev k předkládání projektů poskytovatel (např. Evropská komise) stanoví rámcové cíle a podmínky a formou grantů podporuje projekty, které těmto podmínkám a cílům vyhovují nejlépe. Jedná se o projekty, kterých se účastní neziskové organizace a jejichž cílem je vytváření a posilování možností spolupráce v určité oblasti. Podrobnosti o postupech platných pro výběrová řízení a předkládání návrhů projektů jsou detailně popsány v Kapitole 3 - Průběh výběrových řízení: Standardní dokumenty a jejich zpracování. CO JE POTŘEBA ZNÁT K ÚČASTI NA PROGRAMECH ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE ES? Pro účast ve výběrových řízeních není nutné znát podrobnosti obsahu všech programů a dokumentů. V případě zájmu o konkrétní stát je však dobré se seznámit s příslušným národním strategickým dokumentem.
11
Strategické dokumenty lze nalézt na internetových stránkách Evropské komise – GŘ Zahraniční vztahy. (Podrobný seznam strategických dokumentů, víceletých indikativních programů i dalších materiálů a kontaktů je také uveden v Příloze této publikace.) Důležité je nicméně přesně znát pravidla implementace a podmínky účasti, které jsou v obecné rovině identické pro všechny programy (viz Kapitola 2 a 3). Je nutné sledovat aktuální příležitosti v podobě připravovaných a vypsaných výběrových řízení a výzev k předkládání projektů. Tyto informace jsou velmi jednoduše a přehledně dostupné na speciálních internetových stránkách provozovaných Evropskou komisí – Úřadem pro spolupráci EuropeAid (viz níže). V případě českých firem, které uvažují o účasti ve výběrových řízeních poprvé, bude nicméně nejdůležitější postupně získat praktické zkušenosti. Příprava konkurenceschopné nabídky je časově, administrativně a v některých případech i finančně náročný proces. Je nutné přesně zpracovat veškerou dokumentaci a vyvarovat se administrativních chyb, seznámit se s problematikou v přijímajícím státě, často je potřeba zemi navštívit ještě před podáním nabídky. Nabídky a veškerá související dokumentace musí být většinou zpracovány v angličtině6. Evropská komise klade na účastníky výběrových řízení velké nároky, které představují záruku, že vybraná firma bude schopna zakázku realizovat. Jedná se o nároky na prokázání finanční, technické nebo odborné kapacity a relevantních zkušeností. Velký důraz je kladen na předchozí úspěšnou účast na projektech ES a na jiných mezinárodních projektech. Vzhledem k tomu, že české firmy neměly do vstupu ČR do EU možnost se těchto výběrových řízeních v plné míře účastnit, budou pro ně přísná kritéria představovat zpočátku problém. Výhodou může být účast na realizaci projektů Phare a ISPA v ČR v předvstupním období. Malé zkušenosti českých firem však v žádném případě nejsou nepřekonatelnou překážkou pro jejich úspěch v rámci výběrových řízeních ES. Běžné je, že firmy do výběrových řízení vstupují v konsorciích několika subjektů. V případě českých firem se tedy může jednat o zkušenější partnery z členských států, kteří již mají s výběrovými řízeními velkou zkušenost.7 Zkušenosti a reference je nicméně možné získat také prostřednictvím účasti na českém bilaterálním programu zahraniční rozvojové spolupráce. V roce 2004 byla zahájena jeho reforma, jejímž cílem je především zvýšení efektivity a transparentnosti poskytované pomoci. Dosavadní systém realizace zahraniční rozvojové spolupráce byl ve své podstatě responzivní a navrhovatelé jednotlivých projektů byli také jejich realizátory. Jedním z hlavních cílů reformy je zavedení principu zahraniční rozvojové spolupráce vedené poptávkou. Tento aspekt s sebou nese nejen potřebu koncentrace a programování, ale především zavedení systému výběrových řízení.
6
V případě některých států programu MEDA ve francouzštině a pro státy Latinské Ameriky ve španělštině; platný jazyk je stanoven v zadávací dokumentaci 7 Více informací o zkušenostech členských států viz Kapitola 3.
12
Pro jednotlivé prioritní země české zahraniční rozvojové spolupráce jsou zpracovávány programy, v jejichž rámci budou vypisována výběrová řízení na realizaci konkrétních rozvojových projektů; doplňkově budou vypisována výběrová řízení také na projekty v tzv. neprioritních zemích. Implementace reformy přiblíží systém české zahraniční rozvojové spolupráce praxi běžné ve vyspělých dárcovských státech a zvýší jeho efektivitu. Především ale umožní českým podnikatelským i jiným subjektům získat zkušenosti a reference tolik potřebné pro účast na výběrových řízeních v rámci zahraniční rozvojové spolupráce ES.8 Základní informace o zahraniční rozvojové spolupráci ČR je možné získat na internetových stránkách Ministerstva zahraničních věcí věnovaných této problematice. Další informace o české zahraniční rozvojové spolupráci lze nalézt na internetových stránkách Rozvojového střediska Ústavu mezinárodních vztahů: I přes pravděpodobné počáteční obtíže však účast na projektech zahraniční rozvojové spolupráce ES představuje pro české podnikatelské subjekty velkou příležitost k rozšíření svých aktivit. KDE JE MOŽNÉ ZÍSKAT VÍCE INFORMACÍ? Evropská komise zajišťuje přístup k veškerým informacím a dokumentům na svých internetových stránkách. Informace o spolupráci s třetími státy včetně strategických dokumentů lze nalézt na internetových stránkách relevantních GŘ EK: GŘ Zahraniční vztahy GŘ Rozšíření GŘ Rozvoj Humanitární pomoc - ECHO Internetové stránky úřadu EuropeAid poskytují informace o programech a jejich realizaci v jednotlivých státech, o aktuálních pravidlech a postupech platných pro účast ve výběrových řízeních, o otevřených, ale i již ukončených výběrových řízeních. Podrobnější informace je možné získat také na internetových stránkách Delegací Evropské komise v přijímajících státech. Nařízení Rady ES a jiné legislativní dokumenty ES je možné nalézt prostřednictvím vyhledavače na internetové stránce Eur-Lex.
8
Kromě programů zahraniční rozvojové spolupráce spravovaných Evropskou komisí a bilaterálního programu ČR existují ještě další programy, do kterých mají české subjekty možnost vstoupit. Jedná se především o programy mezinárodních organizací jako je například OSN a Světová banka. Informace o příležitostech v rámci výběrových řízení vypisovaných těmito organizacemi je možné nalézt ve speciální sekci internetové stránky Rozvojového střediska. Dále mají české subjekty možnost účasti na bilaterálních programech ostatních členských států EU.
13
Eur-Lex také umožňuje vyhledávání v Úředním věstníku ES9: Český překlad některých legislativních dokumentů ES lze nalézt v Informačním systému pro aproximaci práva (ISAP) Seznam důležitých dokumentů, institucí a dalších zajímavých odkazů je uveden v tematicky členěné Příloze této publikace.
9
V Úředním věstníku jsou zveřejňovány veškeré legislativní dokumenty ES, včetně oznámení o výběrových řízeních.
14
KAPITOLA 2 Aktuální možnosti zapojení českých podnikatelských subjektů do programů zahraniční rozvojové spolupráce ES
Geograficky vymezené programy p ř edstavují největší část zahraniční rozvojové spolupráce ES. Vzhledem ke své tematické různorodosti poskytují možnost uplatnění širokému spektru firem i dalších subjektů. Tato kapitola se zabývá následujícími tématy: p ř ehled programů otev ř ených pro účast českých f i rem způsob účasti na těchto programech, tzn. systém výběrových ř ízení podmínky účasti na těchto programech, tzn. všeobecně platné podmínky pro všechny programy a účastníky (detaily o podmínkách a postupech v rámci různých typů výběrových ř ízení jsou uvedeny v Kapitole 3) PŘEHLED PROGRAMŮ Nejdůležitějšími programy, kterých se české firmy mohou účastnit, jsou čtyři regionální programy (CARDS, TACIS, MEDA, ALA), předvstupní nástroje Phare a ISPA a předvstupní strategie pro Turecko. Tato kapitola podává také stručnou informaci o Evropském rozvojovém fondu, kterého se české subjekty mohou účastnit pouze jako subdodavatelé. CARDS10: STÁTY ZÁPADNÍHO BALKÁNU11 Program CARDS je finančním nástrojem k realizaci tzv. procesu stabilizace a přidružení, který je zaměřen na podporu sociálních a ekonomických reforem a na přípravu cílových států na možné budoucí členství v EU. Zaměřuje se na posílení institucí, podporu demokratické stabilizace a ekonomické a sociální reformy. Právním základem programu CARDS je Nařízení Rady ES č. 2666/2000. Alokace programu CARDS pro období 2000 – 2006 byla stanovena na 4,65 mld. EUR12. Informace o programu CARDS, včetně příkladů projektů, je možné nalézt především na těchto internetových stránkách: GŘ Zahraniční vztahy EuropeAid
10
Community assistance for reconstruction, development and stabilisation Albánie, Bosna a Hercegovina, Chorvatsko, Srbsko a Černá Hora, Bývalá jugoslávská republika Makedonie 12 EuropeAid 11
15
TACIS13: VÝCHODNÍ EVROPA A STŘEDNÍ ASIE14 Program TACIS vznikl v roce 1991 jako nástroj pro technickou asistenci zaměřenou na transformaci ekonomik států Východní Evropy a Střední Asie. V současnosti se soustředí také na oblasti institucionální, právní a administrativní reformy, rozvoj soukromého sektoru a hospodářský rozvoj, infrastrukturální sítě, ochranu životního prostředí, rurální ekonomiku, jadernou bezpečnost a sociální dopady transformace. Právním základem programu TACIS je Nařízení Rady ES č. 99/2000. Pro období 2000 – 2006 bylo programu TACIS alokováno 3,138 mld. EUR15. Program TACIS se zaměřuje na podporu realizace ekonomických a institucionálních reforem, posilování institucí a demokracie a zmírnění sociálních následků ekonomické transformace. Speciální pozornost je věnována jaderné bezpečnosti. Informace o programu TACIS, včetně příkladů projektů, je možné nalézt především na těchto internetových stránkách: GŘ Zahraniční vztahy EuropeAid MEDA: STÁTY STŘEDOMOŘÍ A BLÍZKÉHO VÝCHODU16 Program MEDA je finančním nástrojem k realizaci cílů euro-středomořského partnerství, které vzniklo v roce 1995 na konferenci v Barceloně. Jeho hlavním cílem je podpora míru a stability v regionu a vytvoření zóny volného obchodu do roku 2010. Právním základem programu MEDA je Nařízení Rady ES č. 2698/2000. Alokace pro období 2000 – 2006 byla stanovena na 5,35 mld. EUR.17 Program MEDA se zaměřuje na ekonomické reformy podporující zavedení zóny volného obchodu, zmírnění sociálních následků reforem a problematiku bezpečnosti v regionu. Informace o programu MEDA, včetně příkladů projektů, je možné nalézt především na těchto internetových stránkách: GŘ Zahraniční vztahy EuropeAid
13
Technical assistance for the Commonwealth of independent states Arménie, Ázerbájdžán, Bělorusko, Gruzie, Kazachstán, Kyrgyzstán, Moldavsko, Ruská federace, Tádžikistán, Turkmenistán, Ukrajina, Uzbekistán, Mongolsko (Mongolsko od roku 2004 čerpá pomoc z programu ALA. Vzhledem k víceletému programování však stále probíhá realizace projektů pro Mongolsko v rámci programu TACIS) 15 EuropeAid 16 Alžírsko, Egypt, Izrael, Jordánsko, Libanon, Maroko, Sýrie, Tunisko, Západní břeh Jordánu a pásmo Gazy 17 EuropeAid 14
16
ALA: STÁTY ASIE A LATINSKÉ AMERIKY18 Vzhledem k velkým rozdílům mezi jednotlivými státy Asie i Latinské Ameriky je program ALA velmi různorodý a spolupráce s jednotlivými státy se liší v závislosti na jejich stupni rozvoje a konkrétních potřebách. Právním základem programu ALA je Nařízení Rady ES č. 443/1992. Pro období 2003 – 2006 bylo programu alokováno 2,523 mld. EUR. Priority programu ALA se liší podle situace v každém přijímajícím státě. Zároveň se liší míra a forma spolupráce s jednotlivými státy v závislosti na stupni jejich rozvoje. V případě některých států Asie a Latinské Ameriky se pomoc soustředí na boj s chudobou, šíření lidských práv, demokratizaci, řešení konfliktů a zajištění základních infrastruktur. Naopak jiným státům není poskytována bilaterální pomoc a mohou se účastnit pouze spolupráce v rámci tzv. horizontálních programů. Tyto programy se soustředí na posilování spolupráce mezi různými druhy organizací z členských států EU a států Asie a Latinské Ameriky. Zaměřují se především na oblast obchodních vztahů, podporu kontaktů mezi institucemi vyššího vzdělávání, oblast životního prostředí, městského rozvoje a informační technologie. Jejich seznam, podmínky účasti, aktuální výzvy i veškeré formuláře k předkládání projektů a pokyny uchazečům lze nalézt na těchto internetových stránkách: Asie Latinská Amerika Všeobecné informace o programu ALA, včetně příkladů projektů, je možné nalézt především na těchto internetových stránkách: GŘ Zahraniční vztahy - Asie GŘ Zahraniční vztahy - Latinská Amerika EuropeAid - Asie EuropeAid - Latinská Amerika PROGRAMY PŘEDVSTUPNÍ POMOCI PHARE A ISPA19 PŘEDVSTUPNÍ STRATEGIE PRO TURECKO Programy předvstupní pomoci jsou finančním nástrojem k naplnění předvstupních strategií kandidátských států. Jejich cílem je realizace reforem potřebných pro členství v Evropské unii a vybudování kapacity těchto států pro využívání povstupní, tzn. strukturální pomoci. Právním základem převstupních programů jsou Nařízení Rady ES č. 3906/89 (Phare), Nařízení Rady ES č. 1267/1999 (ISPA) a Nařízení Rady ES č. 1268/1999 (Sapard). 18
V současné době se ALA týká níže uvedených států: ASIE: Afghánistán, Bangladéš, Bhútán, Čína, Filipíny, Hongkong, Indie, Indonésie, Irák, Írán, Jemen, Severní Korea, Kambodža, Laos, Macao, Malajsie, Maledivy, Mongolsko, Myanmar, Nepál, Pákistán, Singapur, Srí Lanka, Thajsko, Vietnam, Východní Timor; LATINSKÁ AMERIKA: Argentina, Bolívie, Brazílie, Ekvádor, Guatemala, Honduras, Chile, Kolumbie, Kostarika, Mexiko, Nikaragua, Panama, Paraguay, Peru, Salvador, Uruguay, Venezuela. 19 Bulharsko, Rumunsko a Chorvatsko
17
Speciální program finanční spolupráce související s přípravou na vstup do Evropské unie existuje také pro Turecko. Řídí se Nařízením Rady ES č. 2500/2001. Pro období 2004 – 2006 bylo pro Rumunsko a Bulharsko v programu Phare alokováno 2,47 mld. EUR, v nástroji ISPA bylo na stejné období alokováno 1,36 mld. EUR a v programu Sapard 680,1 mil. EUR. Program Phare podporuje priority spolupráce stanovené v Asociačních dohodách s jednotlivými státy. S ohledem na situaci v každé kandidátské zemi se soustředí na podporu reforem potřebných pro vstup do Evropské unie. Projekty se zaměřují na aktuální problémy spojené s plánovaným vstupem do Evropské unie a na splnění požadavků acquis communautaire. Jedná se především o projekty posilování institucí, tzn. poradenství a související dodávky. Nástroj ISPA se zaměřuje na priority v oblasti životního prostředí a dopravy. V letech 2000 – 2006 financuje velké infrastrukturální projekty (stavební práce) v uvedených sektorech. Za jeho implementaci odpovídá GŘ Regionální politika. V rámci předvstupní pomoci existuje také program Sapard, který se zaměřuje na problémy zemědělství a rozvoje venkovských oblastí. Program je realizován prostřednictvím malých projektů předkládaných místními podniky v zemědělství anebo municipalitami. Program Sapard proto neposkytuje možnosti pro firmy z jiných členských států EU. Informace o programu Phare je možné nalézt především na těchto internetových stránkách. Programu ISPA se věnují internetové stránky GŘ Regionální politika. Implementaci předvstupních programů nezajišťuje úřad EuropeAid, nicméně výběrová řízení jsou na jeho internetových stránkách zveřejňována.
EVROPSKÝ ROZVOJOVÝ FOND: STÁTY AFRIKY, KARIBSKÉ OBLASTI A TICHOMOŘÍ20 Evropský rozvojový fond (European Development Fund, EDF) je nástrojem pomoci pro státy Afriky, Karibské oblasti a Tichomoří (African, Carribean and Pacific states, ACP). Přispívá na projekty, které podporují ekonomický, sociální a kulturní rozvoj vybraných států. Právním základem spolupráce se státy ACP je Dohoda z Cotonou. 20
Angola, Antigua a Barbuda, Bahamy, Barbados, Belize, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cookovy ostrovy, Čad, Dominika, Dominikánská republika, Džibuti, Eritrea, Etiopie, Fidži, Gabon, Gambie, Ghana, Grenada, Guinea, Guinea-Bissau, Guyana, Haiti, Jamajka, Kamerun, Kapverdy, Keňa, Kiribati, Komory, Kongo (Brazzaville), Kongo (Kinshasa), Lesotho, Libérie, Madagaskar, Malawi, Mali, Marshallovy ostrovy, Mauretánie, Mauricius, Mikronésie, Mosambik, Namibie, Nauru, Niger, Nigérie, Niue, Palau, Papua Nová Guinea, Pobřeží slonoviny, Rovníková Guinea, Rwanda, Samoa, Senegal, Seychely, Sierra Leone, Somálsko, Středoafrická republika, Súdán, Surinam, Sv. Kryštof a Nevis, Sv. Lucie, Sv. Tomáš a Princův ostrov, Sv. Vincenc a Grenadiny, Svazijsko, Šalamounovy ostrovy, Tanzanie, Togo, Tonga, Trinida a Tobago, Tuvalu, Uganda, Vanuatu, Východní Timor, Zambie, Zimbabwe
18
EDF není financován prostřednictvím rozpočtu ES, ale disponuje vlastním rozpočtem tvořeným přímými příspěvky jednotlivých členských států, které jsou pravidelně negociovány a stanoveny v pětiletém Finančním protokolu. V současné době je v rámci EU diskutována možná reforma EDF, která by spočívala v jeho začlenění do všeobecného rozpočtu ES. Vzhledem k tomu, že nové členské státy včetně ČR nepřispívají do aktuálního devátého EDF, nemají dosud možnost plného zapojení do projektů financovaných z tohoto fondu. Přímé zapojení českých subjektů do implementace EDF je možné očekávat až na počátku nového finančního období, tedy v roce 2007. V současné době nicméně mohou participovat jako subdodavatelé. REFORMA ZAHRANIČNÍ ROZVOJOVÉ SPOLUPRÁCE Systém poskytování zahraniční rozvojové spolupráce ES se postupem času stal velmi složitým a rozmanitým. Proto byla v roce 2000 zahájena jeho komplexní reforma. V současné době existuje přes 30 geografických rozpočtových položek a více než 50 tematických rozpočtových položek, které se týkají zahraniční rozvojové spolupráce ES. Pomoc je poskytována množstvím odlišných procedur, které snižují efektivní řízení pomoci, způsobují zpožďování implementace a proplácení projektů. Důsledkem je snížený pozitivní dopad programů na přijímající státy. Hlavním cílem reformy je představení efektivního a racionálního systému programování a řízení zahraniční rozvojové spolupráce a zvýšení pozitivního dopadu programů. V rámci reformy byl v roce 2001 vytvořen Úřad pro spolupráci EuropeAid a bylo zahájeno předávání velké části odpovědnosti za řízení programů DEK v přijímajících zemích. Do budoucnosti se má pokračující reforma zaměřovat na zjednodušení a snížení počtu procedur poskytování pomoci a snížení počtu programů. Evropská komise v září 2004 vydala rozhodnutí o nahrazení současných programů jednodušším systémem. Místo současných geografických a tematických programů bude vytvořeno pouze šest nástrojů zahraniční spolupráce ES: Nástroj pro předvstupní pomoc (Instrument for Pre-Accession Assistance) Evropský sousedský a partnerský nástroj (European Neighbourhood and Partnership Instrument) Nástroj pro rozvojovou a hospodářskou spolupráci (Development Cooperation and Economic Cooperation Instrument) Nástroj pro stabilitu (Instrument for Stability) Makroekonomická finanční pomoc (Macro Financial Assistance) Humanitární pomoc (Humanitarian Aid) V současné době je návrh nových nástrojů diskutován a v případě jeho odsouhlasení nabude účinnosti 1. ledna 2007.
19
Tato reforma nicméně nepředpokládá žádnou radikální změnu procedur platných pro výběrová řízení. Firmy, které se budou ucházet o zakázky v rámci výše uvedených nástrojů, budou tedy postupovat podle stejných nebo velmi podobných pravidel a postupů jako v současné době.
ZPŮSOBY ÚČASTI: VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Programy zahraniční rozvojové spolupráce ES jsou realizovány prostřednictvím výběrových řízení a výzev k předkládání projektů, které jsou zveřejňovány v Úředním věstníku ES a na internetu. Úřad EuropeAid provozuje vyhledávací nástroj, tzv. QUICK TENDER SEARCH pro veškerá výběrová řízení a výzvy k předkládání projektů a to v rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce CARDS, TACIS, MEDA, ALA, EDF, předvstupních programů a nástrojů i některých dalších programů. Všechna výběrová řízení probíhají na základě závazných postupů, které jsou detailně popsány v Manuálu postupů při zadávání veřejných zakázek financovaných ze společného rozpočtu ES v rámci aktivit vně Evropských společenství.
Obr. 2: Vzhled internetové stránky EuropeAid, na které se nachází vyhledávací nástroj:
20
Vyhledávání probíhá na základě předem definovaných kategorií: Prvním krokem je definování programu (Phare / ISPA / SAPARD, CARDS, TACIS, MEDA, ALA, EDF, EAR, ostatní), na jehož základě jsou zobrazena další nabídková menu týkající se následujících kategorií: •
Stav kontrahování: je možné vyhledávat připravovaná řízení (FORECAST), vypsaná řízení (OPEN) anebo již uzavřená řízení (CLOSED). V případě již uzavřených řízení je u každého zápisu zveřejněno jméno úspěšného uchazeče (award).
•
Typ projektu: vyhledávají se výběrová řízení podle typu smlouvy, tzn. služby (SERVICES), dodávky (SUPPLIES) a práce (WORKS). Dále je také možné zadat volbu granty (GRANTS) , která zobrazí výzvy k předkládání projektů.
•
Region: vyhledávají se výběrová řízení nebo výzvy k předkládání projektů v rámci horizontálních programů zaměřených na určitý region (např. asijské horizontální programy spolupráce, regionální spolupráce v rámci programu MEDA, atd).
•
Stát: vyhledávají se výběrová řízení pro jednotlivé státy.
Po odeslání dat se zobrazí seznam výběrových řízení, který odpovídá zadané kombinaci. Je nutné mít na paměti, že každý odkaz na určité výběrové řízení je průběžně aktualizován a jsou přidávány jednotlivé dokumenty platné pro různé fáze výběrového řízení. Implementaci výběrových řízení v rámci programu CARDS pro Srbsko, Černou Horu a Makedonii zajišťuje Evropská agentura pro obnovu (European Agency for Reconstruction, EAR) se sídlem v Soluni. V případě vyhledávání výběrových řízení pro uvedené země je tedy ve vyhledavači nutné zvolit program „EAR“. V rámci vyhledavače výběrových řízení a výzev k předkládání návrhů projektů EuropeAid je také k dispozici nástroj QUICK SEARCH (LATEST OPPORTUNITIES), který zobrazí přehled nejaktuálnějších výběrových řízení v rámci všech programů. Jedná se o výběrová řízení zveřejněná během posledních 10 kalendářních dnů. Informace o příležitostech v rámci výběrových řízení zpracovává a publikuje také CzechTrade – česká agentura na podporu obchodu.
Prostřednictvím vyhledavače výběrových řízení je možné se seznámit s příklady konkrétních výběrových řízení, s tematickým zaměřením výběrových řízení pro jednotlivé státy nebo regiony a také prostudovat skutečné příklady zadávací dokumentace vztahující se ke skutečným projektům!
21
PODMÍNKY ÚČASTI: MANUÁL POSTUPŮ Postupy, vztahující se na výběrová řízení a uzavírání smluv, jsou stanoveny v dokumentu MANUÁL POSTUPŮ PŘI ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK FINANCOVANÝCH ZE SPOLEČNÉHO ROZPOČTU ES V RÁMCI AKTIVIT VNĚ EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ (dále jen Manuál postupů). Závazná verze tohoto dokumentu je k dispozici v anglickém jazyce pod názvem Practical Guide to Contract Procedures financed from the EC General Budget in the context of External Actions na internetové stránce úřadu EuropeAid. Nebo jako příloha k tomuto dokumentu, která je aktuální k dubnu 2005. Český překlad Manuálu postupů je zveřejněn na internetové stránce Centra pro zahraniční pomoc Ministerstva financí v sekci DOKUMENTY pod názvem PRAG –
Manuál postupů při zadávání veřejných zakázek financovaných ze společného rozpočtu ES v rámci aktivit vně Evropských společenství (květen 2003). Jedná se pouze o pracovní překlad, který může firmám sloužit pro informaci. V žádném případě nelze českou verzi používat pro účast ve výběrových řízeních!
Manuál postupů se vztahuje na zadávání veřejných zakázek v rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce CARDS, TACIS, MEDA, ALA, programy předvstupní pomoci PHARE, ISPA a SAPARD v současných kandidátských státech a předvstupní strategii pro Turecko.21 Manuál postupů určuje: •
obecné podmínky účasti ve výběrových řízeních platné pro všechny uvedené programy zahraniční rozvojové spolupráce ES
•
postupy výběrových řízení platné pro různé druhy smluv ve stanovených finančních limitech
•
standardní formáty dokumentů, které musí být ve výběrových řízeních a výzvách k předkládání projektů použity
Ustanovení Manuálu postupů a standardní dokumenty jsou závazné pro zadavatele i účastníky výběrových řízení.
21
Projekty rozvojové spolupráce financované prostřednictvím Evropského rozvojového fondu se řídí tzv. Manuálem postupů při zadávání veřejných zakázek v rámci aktivit financovaných z 9. Evropského rozvojového fondu (Practical Guide to contract procedures financed from the 9th European Development Fund), který je přílohou Dohody z Cotonou.
22
VŠEOBECNÁ PRAVIDLA PLATNÁ PRO VŠECHNA VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Podmínky a kritéria účasti na výběrových řízeních a výzvách k předkládání projektů jsou v obecné rovině stanoveny přímo v Manuálu postupů. Nicméně konkrétní způsob prokázání splnění těchto kritérií a z toho plynoucí požadavky na účastníka výběrových řízení jsou stanoveny různě v každé zadávací dokumentaci. Jejich konkrétní nastavení závisí na typu smlouvy, obsahu projektu a jeho rozpočtu. Obecné podmínky účasti jsou následující: •
Oprávněnost účasti
Účast ve výběrových řízeních je za rovných podmínek otevřena zájemcům ze všech členských zemí EU a ze zemí, které jsou v rámci daného programu příjemci pomoci. Seznam oprávněných států je uveden v příloze A2 Manuálu postupů. Stejné pravidlo platí také pro případné subdodavatele a všechny experty navržené do realizačního týmu. •
Pravidlo o původu zboží
Všechny dodávky a zboží zakoupené v rámci realizace projektu musí mít původ v EU nebo jiné oprávněné zemi v rámci daného programu. •
Důvody pro vyloučení
Uchazeč se nesmí účastnit výběrových řízení ani předkládat projekty v případě, že: o společnost je v konkurzu nebo v likvidaci o zástupci společnosti byli pravomocně odsouzeni nebo se dopustili vážného profesionálního provinění o firma má nevypořádané finanční závazky v oblasti daní, sociálního nebo zdravotního pojištění atd. o zájemce v minulosti závažným způsobem porušil smlouvu nebo nedodržel smluvní ustanovení v rámci jiného výběrového řízení financovaného ze společného rozpočtu ES o zájemce se dopustil střetu zájmů, tzn. on nebo některý jím navrhovaný expert nebo partner se podíleli na přípravě projektu nebo na přípravě zadávací dokumentace o zájemce poskytl zkreslené, nepravdivé nebo neúplné informace Zjištění některé z výše uvedených skutečností vede k okamžitému vyloučení uchazeče z výběrového řízení a dalším případným postihům. V případě předložení nepravdivé informace nebo porušení smluvních závazků v dřívějším výběrovém řízení může být udělen finanční nebo administrativní postih v jedné z následujících forem: o vyloučení z přidělování veškerých smluv a grantů financovaných ze všeobecného rozpočtu ES, a to na dva až tři roky o v případě předložení nepravdivých informací bude uložena finanční pokuta ve výši 2 - 10 % z celkové hodnoty předmětné smlouvy 23
o v případě dřívějšího porušení povinností plynoucích ze smlouvy, bude uložena finanční pokuta ve výši 2 - 20 % z celkové hodnoty předmětné smlouvy K okamžitému vyloučení z účasti na výběrovém řízení vede také každý pokus některého z uchazečů o ovlivnění procesu hodnocení nabídek. •
Prokázání finanční a ekonomické kapacity uchazeče
Každý uchazeč musí prokázat, že je dostatečně ekonomicky silný, aby realizoval takovou zakázku, o kterou se v rámci výběrového řízení uchází. Důkaz lze podat prostřednictvím jednoho nebo několika následujících dokumentů: o příslušnými bankovními výpisy nebo důkazem o pojištění odpovědnosti za škody způsobené při výkonu činnosti o předložením rozvah nebo výtahů z rozvah za alespoň dva předchozí roky, pro které bylo uzavřeno účetnictví o prohlášením o celkovém obratu a obratu z provedení stavebních prací, dodávek zboží nebo poskytování služeb většinou za tři předchozí finanční roky •
Prokázání technické a odborné kapacity
Uchazeč musí prokázat, že má odborné a technické zázemí a dostatečné zkušenosti v oboru, aby mohl zakázku realizovat. V závislosti na povaze, množství nebo rozsahu a účelu projektu lze důkaz takové kapacity poskytnout například prostřednictvím následujících dokumentů: o kvalifikace (vzdělání a praxe) zájemce a jím navržených expertů o seznam referenčních projektů předem stanoveného charakteru nebo objemu o popis technického vybavení, nástrojů a závodů, které budou společností zapojeny do poskytování služeb a dodávek nebo provádění stavebních prací dle smlouvy o a další formy, jako např. vzorky, certifikáty atd. Zájemce může být požádán, aby prokázal, že je podle vnitrostátních právních předpisů oprávněn plnit smlouvu, což je dokázáno zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, nebo místopřísežným prohlášením či osvědčením, členstvím v určité organizaci, atd. Zadavatel musí určit v oznámení o vyhlášení veřejné zakázky, která kritéria byla zvolena pro ověření způsobilosti zájemců. Konkrétní kritéria výběru jsou v závislosti na typu smlouvy, obsahu zakázky a hodnotě stanovena v zadávací dokumentaci jako zákadní úroveň požadavků. Pokud tato úroveň není zájemcem dosažena, je z výběrového řízení vyřazen. •
Dodržení standardních postupů a použití předepsané dokumentace
24
V případě účasti ve výběrovém řízení je nutné přesně dodržovat všechny administrativní požadavky, zahrnout do dokumentace k nabídce požadované přílohy, doručit nabídku nejpozději v určený den a hodinu zadavateli v požadovaném počtu originálů a kopií. Nedodržení některého z obdobných formálních požadavků vede k okamžitému vyřazení nabídky z posuzování. Stejně důležité je také používání standardní dokumentace ve formátu, který je požadován v zadávací dokumentaci. Standardní dokumenty k výběrovým řízením jsou v přílohách B – E Manuálu postupů (viz Kapitola 3).
25
KAPITOLA 3 Průběh výběrových řízení: standardní dokumenty a jejich zpracování
Postupy platné pro výběrová řízení se liší podle typu a hodnoty předmětné smlouvy. Každý postup vyžaduje použití standardní dokumentace, jejíž vzory jsou uvedeny v přílohách Manuálu postupů. Tato kapitola je připravena v podobě průvodce hlavními postupy používanými pro výběrová řízení na každý typ smlouvy. V rámci této kapitoly jsou uváděna důležitá upozornění a doporučení. Čtenář se také seznámí se zkušenostmi ostatních členských států a doporučeními, která z těchto zkušeností plynou pro české podnikatelské subjekty. POSTUPY PLATNÉ PRO VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Postupy pro přidělení zakázky a jejich použití jsou stanoveny v závislosti na typu a výši smlouvy. Postupy určují povinnosti zadavatelů zakázky i zájemců o její přidělení. Hlavními postupy jsou následující: •
Otevřené zadávací řízení (Open Procedure), tzn. procedura otevřená za stejných podmínek všem zájemcům o účast, která spočívá v jednorázovém zveřejnění zadávací dokumentace a vypracování kompletní nabídky. Oznámení o výběrovém řízení je široce publikováno a každý zájemce může získat zadávací dokumentaci. Obdržené nabídky jsou poté posouzeny a je rozhodnuto o výherci. Otevřené řízení je podle hodnoty předmětné smlouvy oznamováno mezinárodně nebo lokálně22. V každém případě je však otevřeno subjektům ze všech oprávněných států.
•
Dvoukolové zadávací řízení (Restricted Procedure), tzn. zadavatel do samotného výběrového řízení pozve pouze omezený počet kandidátů. Tento proces sestává ze dvou fází. V první fázi je zveřejněno oznámení o výběrovém řízení, které obsahuje jen velmi stručný popis projektu a kritéria, která musí uchazeč splnit. Zájemci na základě těchto podmínek vyplní a zadavateli zašlou tzv. přihlášku na zakázku, která podává informace o jejich profesní, finanční a ekonomické způsobilosti a zkušenostech. Na základě obdržených přihlášek vytvoří zadavatel užší seznam kandidátů, kteří jsou vyzváni k účasti na samotném výběrovém řízení.
•
Zjednodušené zadávací řízení bez zveřejnění (Competitive Negotiated Procedure), tzn. zadavatel konzultuje kandidáty dle svého výběru a na základě
22
Oznámení o otevřeném zadávacím řízení je zveřejňováno v závislosti na očekávané hodnotě smlouvy mezinárodně, tzn. v Úředním věstníku ES a na internetu, nebo pouze místně, tzn. v zemi příjemce. V případě místního oznámení musí být publikováno v národním úředním věstníku; na internetu zveřejňuje EK pouze upozornění na toto zadávací řízení.
26
těchto konzultací stanoví smluvní podmínky. Vybrána je ekonomicky nejvýhodnější nabídka. •
Rámcová smlouva (Framework Contract) je uzavřena mezi zadavatelem a poskytovatelem služeb s cílem stanovení rámcových podmínek pro realizaci většího množství možných budoucích smluv malé hodnoty, tzn. do 200 000 EUR (viz tabulka níže).
Smlouva na PRÁCE
Smlouva na DODÁVKY Smlouva na SLUŽBY
Tabulka postupů používaných v rámci různých typů a hodnot smluv: ≥ 200 000 EUR
5 000 – 200 000 EUR
Rámcová smlouva Mezinárodní dvoukolové zadávací (příp. Zjednodušené řízení řízení bez zveřejnění)
≥ 150 000 EUR
≤ 5 000 EUR Výzva jednomu dodavateli zadávací
30 000 – 150 5 000 – 30 000 ≤ 5 000 EUR 000 EUR EUR
Místní otevřené Zjednodušené Mezinárodní otevřené Výzva jednomu zadávací řízení zadávací řízení zadávací řízení dodavateli bez zveřejnění
≥ 5 000 000 EUR
300 000 – 5 5 000 – 300 ≤ 5 000 EUR 000 000 EUR 000 EUR
Místní otevřené Zjednodušené Mezinárodní otevřené Výzva jednomu zadávací řízení zadávací řízení zadávací řízení dodavateli bez zveřejnění (příp. Mezinárodní zadávací dvoukolové řízení)
Z d r o j : Manuál postupů při zadávání veřejných zakázek financovaných ze společného rozpočtu ES v rámci aktivit vně Evropských společenství SMLOUVY NA SLUŽBY Služby se týkají využívání externího know-how a jsou většinou realizovány formou zpracování studií nebo poskytování dlouhodobější odborné pomoci (technical assistance). Smlouvy na zpracování studií zahrnují projektové studie, studie proveditelnosti, studie trhu, technické studie, hodnocení a audity.
27
Smlouvy na technickou pomoc zahrnují poradenství, řízení projektu nebo dohled nad ním a poskytování odborníků. V rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce ES jsou smlouvy na služby nejčastější formou pomoci. Manuál postupů se procedurám platným pro výběrová řízení na služby věnuje v části 3 (str. 2 – 75), standardní vzory dokumentů jsou uvedeny v Přílohách B Manuálu postupů. Používané procedury zadávacích řízení se liší podle maximální výše smlouvy: •
≥ 200 000 EUR
Mezinárodní dvoukolové zadávací řízení
•
5 000 – 200 000 EUR řízení bez zveřejnění)
Rámcová smlouva (event. Zjednodušené zadávací
•
≤ 5 000 EUR
Výzva jednomu dodavateli
POSTUP V RÁMCI MEZINÁRODNÍHO DVOUKOLOVÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ Mezinárodní dvoukolové zadávací řízení se na první pohled může jevit jako poměrně administrativně náročné23. Veškeré pokyny pro zpracování dokumentů jsou nicméně velmi přehledně a jasně uvedeny v zadávací dokumentaci. 1. Zveřejnění individuálního oznámení o připravované veřejné zakázce na služby (Individual Service Contract Forecast - Příloha B2 Manuálu postupů) Oznámení o připravované veřejné zakázce slouží jako upozornění pro potenciální zájemce o účast. Obsahuje stručný popis předmětu, obsahu a hodnoty plánované zakázky. Je publikováno v Úředním věstníku Evropských společenství, na internetu a v jiných vhodných médiích (např. místní tisk, internetové stránky místní Delegace Evropské komise, internetové stránky zadavatele). Oznámení o připravované veřejné zakázce na služby musí být zveřejněno minimálně 30 dní před samotným vyhlášením veřejné zakázky. V této fázi je možné se zaměřit především na hledání možného partnera, který by měl zájem se výběrového řízení po jeho zveřejnění účastnit v konsorciu.
23
Smyslem dvoukolového zadávacího řízení je ušetřit žadatelům, kteří nesplňují základní kritéria a nebyli by schopni ve výběrovém řízení uspět, náklady a čas na přípravu úplné nabídky. V prvním kole vyplňují proto zájemci pouze stručný formulář, na jehož základě je vybrán omezený počet zájemců, kteří jsou poté vyzváni k předložení úplné nabídkové dokumentace.
28
V této fázi se nepodává žádná přihláška ani dokumentace!
Zveřejnění oznámení o připravované veřejné zakázce na služby nezavazuje zadavatele toto výběrové řízení skutečně vyhlásit. Individuální oznámení o připravované veřejné zakázce na služby je možné nalézt na internetové stránce EuropeAid ve vyhledávači výběrových řízení při zadání termínu
FORECAST.
Dále jsou uvedeny vzory některých dokumentů, které jsou používány ve výběrových řízeních. Vzory jsou uvedeny v originální, anglické verzi, ale byly doplněny o české komentáře: •
MODRÝ TEXT vkládá zadavatel
•
ČERVENÝ TEXT vkládá účastník výběrového řízení
29
Public document to be completed by the Contracting Authority Compulsory use for service tender procedures of EUR 200,000 or more
INDIVIDUAL SERVICE CONTRACT FORECAST
< region / stát > 1. Publication reference < referenční číslo projektu, které se používá po celou dobu průběhu výběrového řízení > 2. Procedure Restricted 3. Programme < název programu: Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ jiný > 4. Financing < zdroj financování: Rozpočtová položka / Finanční dohoda / ostatní > 5. Contracting Authority •
EITHER < Evropská komise, ve prospěch země příjemce > (centralised tender procedures)
•
OR < zadavatel ze země příjemce > (decentralised tender procedures)
6. Nature of contract < druh smlouvy: založena na celkové ceně / založena na jednotkových cenách > 7. Contract description < stručný popis smlouvy na cca 5 řádků > 8. Indicative maximum budget [pro centralizované smlouvy rozpočet v: EUR nebo Pro decentralizované smlouvy rozpočet v: EUR / ] < maximální rozpočet > 9. Intended timing of publication < předpokládané datum zveřejnění Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > 10. Additional information < dle potřeby je zde uvedena jakákoliv doplňující informace týkající se veřejné zakázky > 11. Legal basis < nařízení či jiný nástroj, na jehož základě má být smlouva financována – viz příloha A2 Manuálu postupů > Remarks: There must be a minimum period of 30 calendar days between the publication of this contract forecast and the publication of the corresponding procurement notice. No applications or requests for information should be sent at this stage.
30
2. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby (Service Procurement Notice Příloha B3 Manuálu postupů) Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby obsahuje již jasné, přesné a úplné vymezení předmětu smlouvy a obsahuje veškeré údaje, které zájemce potřebuje k posouzení své schopnosti účasti na výběrovém řízení a plnění zakázky. Je publikováno v Úředním věstníku Evropských společenství, na internetu a v jiných vhodných médiích. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby obsahuje především kritéria výběru, na základě kterých bude zadavatel sestavovat užší seznam uchazečů, tzv. shortlist. Kritéria musí být úplná a konečná (není možné je během řízení měnit), jasná a jednoznačná (musí umožňovat předložení konkrétních důkazů o jejich splnění a jednoznačné posouzení jejich splnění). Kritéria se musí týkat pouze předmětu projektu a musí být přiměřená jeho tématu a hodnotě. Kritéria se dělí na odborná a finanční a jejich přesné nastavení závisí na konkrétním výběrovém řízení. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby dále obsahuje informace o termínu podání přihlášky (min. 30 dnů po zveřejnění), uvádí adresu zadavatele, rozpočet, referenční číslo, informace o možnosti subdodávek, předpokládaný harmonogram výběrového řízení i projektu samotného, termín a způsob podání přihlášek. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby je možné nalézt na internetové stránce EuropeAid ve vyhledávači výběrových řízení při zadání termínu OPEN.
K podání přihlášky je nutné použít standardní dokumentaci, na kterou oznámení odkazuje a jejíž vzor je uveden v přílohách B Manuálu postupů! Je nutné dbát na dodržení formálních požadavků. Jejich nesplnění vede k automatickému vyřazení nabídky! Přihláška – stejně jako samotná nabídka – se vždy podává v jazyce uvedeném v oznámení. V naprosté většině případů se jedná o angličtinu, pouze v některých zemích MEDA se používá francouzština a v některých zemích Latinské Ameriky španělština.
31
Public document to be completed by the Contracting Authority Compulsory use for service tender procedures of EUR 200,000 or more
SERVICE PROCUREMENT NOTICE 1. Publication reference < referenční číslo projektu, které se používá po celou dobu průběhu výběrového řízení > 2. Procedure Restricted 3. Programme < název programu: Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ jiný > 4. Financing < zdroj financování: Rozpočtová položka / Finanční dohoda / ostatní > 5. Contracting Authority EITHER < Evropská komise, ve prospěch země příjemce > (centralised tender procedures) OR < příjemce > (decentralised tender procedures) CONTRACT SPECIFICATION 6. Nature of contract < druh smlouvy: založena na celkové ceně / založená na jednotkových cenách > 7. Contract description < stručný popis smlouvy na cca 5 řádků > 8. Numbers and titles of lots < v případě, že se smlouva skládá z dílčích dodávek, které jsou nasmlouvány odděleně, jsou zde uvedeny jejich čísla a názvy > 9. Maximum budget [pro centralizované smlouvy rozpočet v: EUR nebo Pro decentralizované smlouvy rozpočet v: EUR / ] < maximální rozpočet > 10. Scope for additional services < informace o možnosti dodatečných služeb souvisejících s kontraktem, které bude moci úspěšný uchazeč vykonávat > CONDITIONS OF PARTICIPATION 11. Eligibility Participation is open on equal terms to all natural and legal persons of the EU Member States, < seznam oprávněných zemí pro každý program je uveden v Příloze A2 manuálu postupů >.
12. Candidature
32
All eligible natural and legal persons (as per item 11 above) or groupings of such persons (consortia) may apply.
A consortium may be a permanent, legally-established grouping or a grouping which has been constituted informally for a specific tender procedure. All members of a consortium (ie, the leader and all other partners) are jointly and severally liable to the Contracting Authority. The participation of an ineligible natural or legal person (as per item 11) will result in the automatic exclusion of that person. In particular, if that ineligible person belongs to a consortium, the whole consortium will be excluded. 13. Number of applications No more than one application can be submitted by a natural or legal person (including legal persons within the same legal group), whatever the form of participation (as an individual legal entity or as leader or partner of a consortium submitting an application). In the event that a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) submits more than one application, all applications in which that person (and legal persons within the same legal group) has participated will be excluded. 14. Shortlist alliances prohibited Any tenders received from tenderers comprising firms other than those mentioned in the short-listed application forms will be excluded from this restricted tender procedure. Shortlisted candidates may not form alliances or subcontract to each other for the contract in question. 15. Grounds for exclusion As part of the application form, candidates must submit a statement to the effect that they are not in any of the exclusion situations listed in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions (available from following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm). 16. Sub-contracting < informace o možnosti použití subdodávek při realizaci smlouvy; v případě umožnění subdodávek je zde specifikována maximální percentuálně vyjádřená část rozpočtu, která může být pokryta subdodávkami > 17. Number of candidates to be short-listed On the basis of the applications received, at least 4 and at most 8 candidates will be invited to submit detailed tenders for this contract. PROVISIONAL TIMETABLE 18. Provisional date of invitation to tender < předpokládané datum vyzvání k předložení nabídky > 19. Provisional commencement date of the contract < předpokládané datum zahájení plnění smlouvy > 20. Initial period of execution and possible extension of the contract < předpokládaná délka plnění smlouvy a údaje o možnosti prodloužení smlouvy >
33
SELECTION AND AWARD CRITERIA 21. Selection criteria The following selection criteria will be applied to candidates. In the case of applications submitted by a consortium, these selection criteria will be applied to the consortium as a whole: 1) Economic and financial standing of candidate [založeno na bodu 3 přihlášky na zakázku
na služby financovanou ze strany ES]
Zde jsou uvedena kritéria, která slouží k posouzení ekonomické a finanční kapacity uchazeče. Cílem je ověřit zda uchazeč (tzn. v případě předkládání přihlášky konsorciem firem, celé konsorcium): Nebude ekonomicky závislý na smlouvě v případě jejího udělení; a Je dostatečně finančně stabilní, aby byl schopen smlouvu plnit. Nastavení konkrétních kritérií se liší v každém výběrovém řízení; je závislé na charakteru a rozpočtu smlouvy. Příklady nastavení kritérií: Průměrný roční obrat uchazeče musí pětkrát překročit roční rozpočet smlouvy (tzn. maximální rozpočet uvedený v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby dělený počtem roků trvání smlouvy); a / nebo Průměrné hodnoty hotovostních prostředků a jejich ekvivalentů na začátku a na konci roku jsou pozitivní. Pro prokázání splnění kritérií slouží hodnoty uvedené v tabulce 3 ECONOMIC AND FINANCIAL STANDING standardní přihlášky. (a) < kritérium> (b) < kritérium> 2) Professional capacity of candidate [založeno na bodu 4 a 5 přihlášky na zakázku na služby
financovanou ze strany ES]
Cílem tohoto kritéria je zjistit, zda uchazeč (tzn. v případě předkládání přihlášky konsorciem firem, celé konsorcium): Má dostatečně trvalé zdroje pracovníků a odborné zázemí k tomu, aby byl schopný realizovat navrhovanou smlouvu Není zájemcem, který nemá skutečnou odbornou kvalifikaci v oblasti, jíž se smlouva týká, a který pouze vyhledává a navrhuje odborníky odpovídající popisu projektu Nastavení konkrétních kritérií se liší v každém výběrovém řízení; je závislé na charakteru a rozpočtu smlouvy. Příklady nastavení kritérií: Uchazeč má osvědčení o kvalifikaci, která odpovídá smlouvě < typ dokumentu>; Nejméně < číslo vyjadřující požadovaný počet > pracovníků pracuje v současné době pro zájemce v oblastech, ke kterým se vztahuje smlouva; Nejméně 20% všech pracovníků, kteří v tomto roce pracují pro zájemce v oblastech, které se vztahují k této smlouvě, jsou s ním v trvalém pracovním poměru. Pro prokázání splnění kritérií slouží hodnoty uvedené v tabulkách 4 STAFF RESOURCES a 5 FIELDS OF SPECIALISATION standardní přihlášky.
34
(a) (b) 3) Technical capacity of candidate [založeno na bodu 5 a 6 přihlášky na zakázku na služby
financovanou ze strany ES] Cílem tohoto kritéria je zjistit, zda zájemce (tzn. v případě předkládání přihlášky konsorciem firem, celé konsorcium): Má dostatečnou odbornou znalost a má dostatečné zkušenosti, aby byl schopný zrealizovat navrhovanou smlouvu Nastavení konkrétních kritérií se liší v každém výběrovém řízení; je závislé na charakteru a rozpočtu smlouvy. Příklady nastavení kritérií: Zájemce v posledních třech letech úspěšně pracoval nejméně na < uvést požadovaný počet projektů > s rozpočtem přinejmenším takovým, jaký je rozpočet navrhované smlouvy (a) (b) If more than 8 eligible candidates meet the above selection criteria, the relative strengths and weaknesses of the applications of these candidates must be reexamined to identify the eight best applications for the tender procedure. The only factors which will be taken into consideration during this re-examination are:
V případě, že výše uvedeným kritériím bude vyhovovat více než 8 zájemců, budou posuzovány slabé a silné stránky přihlášek; jediné faktory, které budou při tomto přezkoumání brány v úvahu, jsou: [příklady těchto kritérií jsou: zkušenosti se smlouvami financovanými z rozpočtu ES v rámci aktivit vně ES, preference mezinárodních konsorcií před individuálními zájemci, velikost a význam realizovaných mezinárodních projektů, atd] 1) 2) 22. Award criteria As specified in the tender dossier annexed to the letter of invitation to tender which will be sent to short-listed candidates. APPLICATION 23. Deadline for receipt of applications < čas a datum předložení přihlášky > Any application received after this deadline will not be considered. 24. Application format and details to be provided Applications must be submitted using the standard application form (available from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm), whose format and instructions must be strictly observed. Any application which does not observe these provisions will be automatically eliminated. Any additional documentation (brochure, letter, etc) sent with an application will not be taken into consideration. 25. How applications may be submitted
35
Applications must be submitted in English exclusively to the Contracting Authority: •
EITHER by recorded delivery (official postal service) to: (for decentralised tender procedures)
< adresa zadavatele >
OR (for centralised tender procedures)
< adresa Evropské komise >
•
OR hand delivered (including courier services) directly to the Contracting Authority in return for a signed and dated receipt to: (for decentralised tender procedures)
< adresa zadavatele >
OR (for centralised tender procedures) < adresa Evropské komise > The Contract title and the Publication reference (see item 1 above) must be clearly marked on the envelope containing the application and must always be mentioned in all subsequent correspondence with the Contracting Authority. Applications submitted by any other means will not be considered. 26. Operational language All written communications for this tender procedure and contract must be in English. 27. Additional information < další informace dle potřeby > 28. Date of publication of contract forecast < datum zveřejnění oznámení o připravované veřejné zakázce na služby > 28. Legal basis < nařízení nebo jiný nástroj, na jehož základě bude smlouva financována >
36
3. Přihláška na zakázku na služby financovanou ze strany ES (Application for ECFunded Service Contract - Příloha B4 Manuálu postupů) Přihláška na zakázku na služby je vyplňována zájemcem, popřípadě konsorciem zájemců. Veškeré v ní uvedené informace musí odpovídat pravdě, musí vycházet z instrukcí obsažených v této přihlášce a musí obsahovat informace, které jednoznačně dokáží splnění kritérií stanovených v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. Přihláška se skládá ze dvou částí. Jejich rozdělení je podstatné především v případech, kdy přihlášku podává konsorcium více firem. První částí je přihláška samotná, která identifikuje zájemce a všechny partnery konsorcia, uvádí údaje o ekonomické a finanční situaci, lidských zdrojích, oblastech specializace a relevantních zkušenostech celého konsorcia. Druhou částí je Prohlášení každého partnera. Prohlášení obsahuje informace o ekonomické a finanční situaci a lidských zdrojích každého partnera. Podpisem prohlášení se dále každý partner zavazuje, že se na něj nevztahuje žádná ze situací, které by ho vylučovaly z účasti na zakázkách (viz oddíl 2.3.3. Manuálu postupů). Prohlášení se poskytuje na hlavičkovém papíře každého z partnerů a je zasíláno dle uvedených pokynů. Formát standardní přihlášky není možné měnit! Posuzovány jsou pouze údaje v přihlášce. K dalším zaslaným podpůrným materiálům není přihlíženo. Všechny údaje uvedené v přihlášce musí být pravdivé a ověřitelné! Je nutné dbát na splnění formálních požadavků. V případě jejich nesplnění nebude obsah přihlášky posuzován!
37
APPLICATION FOR EC-FUNDED SERVICE CONTRACT Procurement notice: < referenční číslo projektu, které je možné nalézt na Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > < název kontraktu z Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > < vložit čísla a názvy dílčích dodávek, pokud jsou uvedeny > One signed original application must be supplied (for each lot, if the tender procedure is divided into lots), together with three copies. The application must include a signed declaration using the annexed format from each legal entity making the application. All data included in this application must concern only the legal entity or entities making the application. Any additional documentation (brochure, letter, etc) sent with an application will not be taken into consideration. Applications being submitted by a consortium (ie, either a permanent, legally-established grouping or a grouping which has been constituted informally for a specific tender procedure) must follow the instructions applicable to the consortium leader and its partners. 1
SUBMITTED by [ie, the identity of the Candidate] Name(s) of legal entity or entities making this application
Nationality+
Leader*
Jméno vedoucího partnera
národnost
Partner 2*
Jméno dalšího partnera
národnost
Etc … *
Jméno dalšího partnera…
národnost…
*add / delete additional lines for consortium partners as appropriate. Note that a sub-contractor is not considered to be a consortium partner for the purposes of this application form. If this application is being submitted by an individual legal entity, the name of that legal entity should be entered as 'Leader' (and all other lines should be deleted). Any change in the identity of the Leader and/or any consortium partners between the deadline for receipt of applications indicated in the Procurement Notice and the award of the contract (other than for reasons of changes to the legal structure of the individual entities concerned) will result in the immediate exclusion of the Candidate from the tender procedure. +
Country in which the legal entity is registered
38
2
CONTACT PERSON (for this application)
Name
Jméno kontaktní osoby, nejlépe statutární zástupce firmy, která je vedoucím partnerem – v případě konsorcia firem
Organisation
Jméno firmy
Address
Adresa firmy
Telephone
Telefonní číslo
Fax
Fax
E-MAIL
E-mail
3
ECONOMIC AND FINANCIAL STANDING
< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o finanční a ekonomické situaci
uchazeče, tzn. v případě konsorcia firem se jedná o souhrnné údaje za celé konsorcium. Údaje musí odpovídat kritériím k prokázání finanční a ekonomické kapacity stanoveným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. >
Please complete the following table of financial data* based on your annual accounts and your latest projections. If annual accounts are not yet available for this year or last year, please provide your latest estimates, clearly identifying estimated figures in italics. Figures in all columns must be on the same basis to allow a direct, year-on-year comparison to be made (or, if the basis has changed, an explanation of the change must be provided as a footnote to the table).
Financial data
Year before last
Last year This year Next year Average
€
€
Annual revenueβ, excluding this contract Cash and cash equivalentsβ at beginning of year Net cash from / (used in) operating, investing & financing activitiesβ excluding future contracts Net forecast cash from/ (used in) future contracts, excluding this contract
39
€
€
€
α
Cash and cash equivalentsβ at end of year [ie, the sum of the above three rows] * if this application is being submitted by a consortium, the data in the table above must be the sum of the data in the corresponding tables in the declarations provided by the consortium partners – see point 7 of this application form. α
Amounts entered in the 'Average' column must be the mathematical average of the amounts entered in the four preceding columns of the same row. β
Please refer to the International Accounting Standards (relevant extracts of which are included in the attached Declaration format) for definitions of the information required. 4
STAFF RESOURCES
< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o lidských zdrojích uchazeče, tzn. v případě konsorcia firem se jedná o souhrnné údaje za celé konsorcium. Údaje musí odpovídat kritériím stanoveným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. > Please provide the following personnel statistics* for the current year and the two previous years.
Average manpower
Year before last Overall
Last year
This year
Total for Overall fields related to this contract ε
Total for Overall fields related to this contract ε
Total for fields related to this contract ε
%
%
%
Permanent staff φ
Other staff γ Total Permanent staff % as a proportion of total staff (%)
%
%
* if this application is being submitted by a consortium, the data in the table above must be the sum of the data in the corresponding tables in the declarations provided by the consortium partners – see point 7 of this application form. ε
corresponding to the relevant specialisms identified in point 5 below
φ
staff directly employed by the Candidate on a permanent basis (ie, under indefinite contracts)
γ
other staff not directly employed by the Candidate on a permanent basis (ie, under fixed-term contracts)
40
5
FIELDS OF SPECIALISATION
< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o oblastech specializace uchazeče, tzn. v případě konsorcia firem se jedná o souhrnné údaje za celé konsorcium. Uváděné specializace by měly vycházet ze zkušeností získaných prostřednictvím referenčních projektů vyjmenovaných v části 6. EXPERIENCE této přihlášky. Uvedené specializace musí odpovídat kritériím k prokázání technické kapacity uvedeným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > Please use the table below whose objective is to indicate the relevant specialisms related to this contract of each legal entity making this application, by using the names of these specialisms as the row headings and the name of the legal entity as the column headings. Show the relevant specialism(s) of each legal entity by placing a tick (9) in the box corresponding to those specialisms in which the legal entity has significant experience. [Maximum 10 specialisms] Leader
Partner 2
Etc …ε
Partner 3
Relevant specialism 1 Relevant specialism 2 Etc …ε ε
add / delete additional lines and/or rows as appropriate. If this application is being submitted by an individual legal entity, the name of the legal entity should be entered as 'Leader' (and all other columns should be deleted)
EXPERIENCE údaje o zkušenostech v tematické oblasti.< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o referenčních projektech, které musí odpovídat kritériím k prokázání technické kapacity uvedeným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. Uváděné projekty musí svým zaměřením a výší rozpočtu dokázat schopnost uchazeče (celého konsorcia) realizovat smlouvu. >
6
Please complete a table using the format below to summarise the major relevant projects related to this contract carried out in the course of the past 3 years Ref # (maximum 15) Name of legal entity
Project title Country
…
…
Overall project value (EUR)
… Proportion carried out by legal entity (%)
…
…
No of staff provided
Name client
…
…
of
Origin funding
…
of
Dates (start/end)
Name of partners if any
…
…
Detailed description of project
Type of services provided
…
…
by the legal entity or entities making this application. The number of references to be provided must not exceed 15 for the entire application.
7
DECLARATION(S)
As part of their application, each legal entity identified under point 1 of this application, including every consortium partner, must submit a signed declaration using the attached format. For consortia, the declaration of the Leader must be a signed original but those of other partners may be faxed copies. 8
STATEMENT
I, the undersigned, being the authorised signatory of the above Candidate (including all consortium partners, in the case of a consortium), hereby declare that we have examined the procurement notice for the restricted tender procedure referred to above. If our application is short-listed, we fully intend to submit a tender to provide the services requested in the tender dossier. We recognise that our tender will be excluded if we propose key experts who have been involved in preparing this project or engage such personnel as advisers in the preparation of our tender and that we may also be subject to exclusion from other tender procedures and contracts funded by the EC. We are fully aware that, in the case of a consortium, the composition of the consortium cannot be modified in the course of the tender procedure. We are also aware that the consortium partners would have joint and several liability towards the Contracting Authority concerning participation in both the above tender procedure and any contract awarded to us as a result of it. Signed on behalf of the Candidate
Name Signature Date
42
FORMAT OF THE DECLARATION REFERRED TO IN POINT 7 OF THE APPLICATION FORM To be submitted on the headed notepaper of the legal entity concerned
Níže uvedené prohlášení vyplňuje každý zájemce. V případě konsorcia ho vyplňuje samostatně každý jeho člen. < datum > < Jméno a adresa zadavatele – podle bodů 5 a 25 Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > Your ref: < referenční číslo dle Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > Dear Sir/Madam In response to your procurement notice < referenční číslo dle Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby >, we confirm that we intend to submit a tender for the contract for [vložit čísla a názvy “lotů”, pokud jsou uvedeny]* the above if we are invited to do so. We hereby declare that we: are making this application [ on an individual basis ]* / [ as partner of the consortium led by <
jméno vedoucího partnera v případě konsorcia > ]* for this contract. We confirm that we are not participating in any other application for the same contract, whatever the form of the application (as a partner - including leader - in a consortium or as an individual Candidate); are not in any of the situations excluding us from participating in contracts which are listed in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions (available from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm); agree to abide by the ethics clauses in Section 2.4.11 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions, have not been involved in the preparation of the project which is the subject of this tender procedure, and, in particular, have no potential conflict of interests or any equivalent relation with other Candidates or other parties in the tender procedure at the time of the submission of this application; [ have attached a current list of the enterprises in the same group or network as ourselves ] / [ are not part of a group or network ]* and have only included data in the application form concerning the resources and experience of our legal entity; will inform the Contracting Authority immediately if there is any change in the above circumstances at any stage during the implementation of the contract; and fully recognise and accept that if we participate in spite of being in any of the situations listed in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions, we may be excluded from tender procedures and contracts in accordance with the Section 2.3.4 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions. Furthermore, we acknowledge that, should we provide any inaccurate or incomplete information deliberately in this application, we shall also be subject
43
to financial penalties representing 10% of the total value of the contract being awarded. This rate may be increased to 20% in the event of a repeat offence within five years of the first infringement.
[* Dle potřeby vymazat] [v případě, že přihlášku zasílá konsorcium firem, každý z partnerů vyplní následující část:] The following table contains our financial data as included in the consortium’s application form. These data are based on our annual audited accounts and our latest projections. Estimated figures (ie, those not included in annual audited accounts) are given in italics. Figures in all columns have been provided on the same basis to allow a direct, year-on-year comparison to be made <except as explained in the footnote to the table> < Do níže uvedené tabulky vložit dle instrukcí údaje o finanční a ekonomické kapacitě
každého individuálního partnera; z těchto údajů je poté složena tabulka č. 3 ECONOMIC AND FINANCIAL STANDING přihlášky, která podává údaje za celé konsorcium. >
Financial data
Year before Last year This year Next year last €
€
€
€
Annual revenue β, excluding this contract Cash and cash equivalentsχ at beginning of year Net cash from / (used in) operating, investing & financing activitiesδ excluding future contracts Net forecast cash from/ (used in) future contracts, excluding this contract Cash and cash equivalentsχ at end of year [ie, the sum of the above three rows] β
The gross inflow of economic benefits (cash, receivables, other assets) arising from the ordinary operating activities of the enterprise (such as sales of goods, sales of services, interest, royalties, and dividends) during the year.
χ
Cash and cash equivalents comprise cash on hand and demand deposits, together with short-term, highly liquid investments that are readily convertible to a known amount of cash, and that are subject to an insignificant risk of changes in value. An investment normally meets the definition of a cash equivalent when it has a maturity of three months or less from the date of acquisition. Equity investments are normally excluded, unless they are in substance a cash equivalent (e.g. preferred shares acquired within three months of their specified redemption date). Bank overdrafts which are
44
repayable on demand and which form an integral part of an enterprise's cash management are also included as a component of cash and cash equivalents. δ
Operating activities are the main revenue-producing activities of the enterprise that are not investing or financing activities, so operating cash flows include cash received from customers and cash paid to suppliers and employees. Investing activities are the acquisition and disposal of long-term assets and other investments that are not considered to be cash equivalents. Financing activities are activities that alter the equity capital and borrowing structure of the enterprise. Interest and dividends received and paid may be classified as operating, investing, or financing cash flows, provided that they are classified consistently from period to period. Cash flows arising from taxes on income are normally classified as operating, unless they can be specifically identified with financing or investing activities.
The following table contains our personnel statistics as included in the consortium’s application form: < Do níže uvedené tabulky vložit dle instrukcí údaje o lidských zdrojích každého
individuálního partnera; z těchto údajů je poté složena tabulka č. 4 STAFF RESOURCES přihlášky, která podává údaje za celé konsorcium. >
Average manpower
Previous year Overall
Last year
Total for Overall fields related to this contract ε
This year Total for Overall fields related to this contract ε
Total for fields related to this contract ε
Permanent staff φ
Other staff γ
ε
corresponding to the relevant specialisms identified in point 5 below
φ
staff directly employed by the Candidate on a permanent basis (ie, under indefinite contracts)
γ
other staff not directly employed by the Candidate on a permanent basis (ie, under fixed-term contracts)
Yours faithfully < podpis odpovědné osoby > < jméno a pozice >
45
4. Vytvoření užšího seznamu zájemců – smlouva na služby (Shortlist Notice Příloha B7 Manuálu postupů) Hodnotící komise vybraná zadavatelem posoudí přihlášky a sestaví užší seznam zájemců, kterým je poté zaslána úplná zadávací dokumentace a jsou vyzváni k předložení nabídky. Výběr je prováděn na základě posouzení splnění kritérií stanovených v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. Jsou vyloučeni zájemci, kteří nejsou oprávněni k účasti, nebo se na ně vztahuje jeden z důvodů pro vyloučení. Dále jsou vyloučeni zájemci nesplňující finanční a ekonomická kritéria a zájemci nesplňující technická kritéria. Cílem je sestavení užšího seznamu o 4 až 8 zájemcích. Pokud je vyhovujících zájemců méně než 4, výběrové řízení je zrušeno. Pokud je zájemců více než 8, jsou posuzovány silné a slabé stránky přihlášených zájemců tak, aby bylo vybráno 8 nejlepších. V takové situaci se přihlíží např. k následujícím faktorům: zkušenost s předchozí realizací zakázek pro Evropskou komisi, zapojení do významných velkých mezinárodních projektů souvisejících s tématem aktuálního projektu, upřednostnění mezinárodního konsorcia před individuálním zájemcem. Cílem tohoto posouzení a důvodem, pro který se přihlíží k uvedeným faktorům, je snaha o minimalizování rizika, že zájemce v případě udělení smlouvy nebude schopen zakázku realizovat. Důraz je kladen na zkušenosti s implementací projektů financovaných z rozpočtu ES a ostatních tematicky příbuzných mezinárodních projektů a na spolupráci v rámci konsorcií. Vstupování do výběrových řízení jako jeden z partnerů konsorcia navíc českým firmám umožní budovat svoji kapacitu, zkušenosti, referenční projekty a celkově schopnost uspět ve výběrových řízeních.
5. Zaslání Výzvy k účasti a Úplné zadávací dokumentace (Standard Tender Dossier Příloha B9 Manuálu postupů) Zájemcům, kteří postoupili do užšího seznamu, je zaslána Výzva k účasti v zadávacím řízení (Příloha B9-A Manuálu postupů) a zároveň Zadávací dokumentace. Zvací dopis uvádí termín pro podání nabídky. Zadávací dokumentace je souborem dokumentů, které obsahují všechny informace, které zájemci vyzvaní k účasti v zadávacím řízení potřebují znát k podání svých nabídek. Obsahuje také vzory všech formulářů, které bude muset účastník pro vypracování nabídky použít. •
Pokyny pro uchazeče (Instruction to Tenderers - příloha B9-B Manuálu postupů)
Pokyny pro uchazeče obsahují časový harmonogram výběrového řízení, pokyny ohledně umožnění subdodávek, požadovaný obsah a formát technické a finanční nabídky, pokyny pro umožnění variantních řešení, ustanovení o platnosti nabídek, 46
možnost získání doplňujících informací před termínem podání nabídek včetně kontaktní osoby pro dotazy, požadavky na termín, způsob a místo předložení nabídek, ustanovení ohledně možných pohovorů, hodnocení technických i finančních nabídek, informace o etických zásadách, podpisu smlouvy, případech zrušení zadávacího řízení a možnosti odvolání. Jedná se o velmi důležitý materiál, který uvádí závazné pokyny a vysvětlivky vztahující se k chápání jednotlivých částí nabídky a postupů pro jejich vyplnění. Uchazeči jsou vázáni svými nabídkami po stanovený počet dnů, aby mohl zadavatel nabídky posoudit. Toto období činí 90 dnů od termínu pro podání nabídek, s možností prodloužení o dalších max. 40 dnů. Úspěšný uchazeč musí svou nabídku ponechat v platnosti dalších 60 dnů. •
Zvláštní a Všeobecné podmínky pro smlouvy na služby (Special Conditions příloha B9-C Manuálu postupů a General Conditions - příloha B9-D Manuálu postupů).
Všeobecné podmínky jsou společné pro všechny smlouvy na služby financované v rámci aktivit vně ES a jejich obsah nesmí být měněn. Uchazeč se s nimi musí seznámit, protože budou tvořit součást smlouvy v případě jeho úspěchu. Zvláštní podmínky jsou stanoveny zadavatelem vzhledem k charakteru smlouvy a jsou také závazné. •
Zadání projektu (Terms of Reference - příloha B9-E Manuálu postupů)
Zadání projektu je klíčové pro sestavení technické nabídky, protože obsahuje informace o náplni projektu. Jeho součástí jsou všeobecné informace o zemi přijemce pomoci, zadavateli, aktuální situaci v sektoru, do kterého projekt spadá, souvisejících aktivitách a programech v daném sektoru. Dále jsou uvedeny cíle smlouvy a očekávané výsledky, předpoklady a rizika projektu, rozsah prací, požadavky na personál a vybavení, vypracování zpráv o průběhu projektu a monitorování a hodnocení projektu. •
Organizace a metodika (Organisation and Methodology - příloha B9-F Manuálu postupů)
Formulář stanovuje strukturu, ve které má být zpracována metodická část nabídky, to znamená hlavní část technické nabídky. Je požadováno, aby obsahovala přístup k zadání projektu (poznámky k zadání projektu a očekávaným výsledkům, aby uchazeč prokázal, že porozuměl zadání, názory na klíčové otázky týkající se splnění cílů smlouvy, vysvětlení rizik a předpokladů, které mohou ovlivnit plnění smlouvy), strategii (nástin přístupu k realizaci smlouvy, výčet klíčových aktivit, dílčí vstupy a výstupy dle členů konsorcia a rozdělení odpovědností, popis podpůrných činností, které bude dodavatel zajišťovat pro experty, popis předpokládaných subdodávek), harmonogram činností (načasování, posloupnost, 47
trvání jednotlivých fází, specifikace dílčích stěžejních úkolů, měsíční počet pracovních dnů expertů), logický rámec (lze jej nalézt na webových stránkách EuropeAidu v Manuálu řízení jednotlivých fází projektu Project cycle management, PCM):
http://europa.eu.int/europeaid/evaluation/methods/pcm.htm •
Klíčoví experti a jejich životopisy (Key Experts - příloha B9-G Manuálu postupů)
V této příloze je uveden formát tabulky pro uvedení klíčových expertů a pro jejich životopisy. •
Rozpočet a finanční identifikace uchazeče (Budget for Global price Contract příloha B9- H Manuálu postupů, Budget Breakdown for a Fee-Based Contract příloha B9-I Manuálu postupů a Bank Account Notification - příloha B9-J Manuálu postupů)
Zadávací dokumentace stanovuje formát pro prezentaci rozpočtu v závislosti na tom, zda se jedná o rozpočet založený na celkové ceně nebo jednotkové ceně. Každý uchazeč dále poskytuje informace o svém bankovním spojení ve formuláři finanční identifikace. Součástí zadávací dokumentace je také zveřejnění užšího seznamu zájemců, tabulka pro hodnocení splnění administrativních požadavků a hodnotící tabulka. Nabídka je zasílána v příloze Formuláře pro podání nabídky na služby (Tender Submission Form - příloha B9-P Manuálu postupů). Tento formulář obdrží účastník výběrového řízení spolu se zadávací dokumentací. 6. Vypracování nabídky Nabídka musí být vypracována v souladu s pokyny zadávací dokumentace a na předepsaných formulářích. Každá nabídka na služby zadávané v rámci dvoukolového řízení musí obsahovat tyto součásti: •
Formulář pro podání nabídky na služby a Prohlášení každého z partnerů
•
Organizace a metodika
•
Tabulka klíčových expertů a jejich životopisy
•
Prohlášení o exkluzivitě a dostupnosti každého klíčového experta
•
Rozpočet
•
Jakékoliv další dokumenty specificky vyžádané v zadávací dokumentaci k prokázání odborné a technické kapacity realizovat zakázku (např. certifikáty, výpisy z obchodního rejstříku, atd).
48
7. Faktory rozhodující o úspěchu a z nich plynoucí doporučení českým společnostem •
Kritéria pro posouzení odborné a finanční kapacity bývají velmi náročná. Zadavatel běžně požaduje zkušenost s implementací projektů obdobného zaměření a rozpočtu. Přitom typická výše smlouvy na služby dosahuje 0,5 – 1,5 mil. EUR. Poměrně finančně náročná je také tvorba nabídky. Často je nutné realizovat cestu do země příjemce za účelem získání informací anebo v rámci samotného výběrového řízení. Vhodné je proto tvořit konsorcia pokud možno s firmami z ostatních členských států, které mají již zkušenost z obdobných výběrových řízení. Takový přístup je běžný i v případě zkušených firem, protože usnadňuje splnění stanovených kritérií. Mezinárodní konsorcia bývají také při hodnocení nabídek často preferována před individuálními zájemci.
•
Je nutné předem prostudovat procedury výběrového řízení, do kterého hodlá firma vstoupit. Každý zájemce musí znát pravidla výběrového řízení, jehož účastníkem se má zájem stát. Účast ho zavazuje například k předložení úplné nabídky, pokud k tomu bude vyzván, nebo k ponechání své nabídky v platnosti po dobu minimálně 90 dnů. Dále je nutné znát všeobecné i zvláštní podmínky, které stanoví pravidla implementace smlouvy, včetně platebních podmínek. Z nich vyplývají některé povinnosti, které nesmí uchazeče v případě úspěchu překvapit, jedná se např. o finanční záruky anebo povinnosti auditu a další ustanovení.
•
Je naprosto nezbytné, aby každý zájemce během zpracování dokumentace plně vycházel ze zadání a splnil formální požadavky. Poskytnuté informace musí být úplné, jednoznačné a pravdivé.
49
PŘÍLEŽITOSTI PRO PORADENSKÉ SPOLEČNOSTI V RÁMCOVÝCH SMLOUVÁCH Smlouvy v hodnotě do 200 000 EUR se zadávají prostřednictvím systému tzv. rámcových smluv. Rámcové smlouvy umožňují rychlý a jednoduchý výběr poskytovatele takových služeb. Rámcové smlouvy uzavírá úřad EuropeAid s poradenskými společnostmi členských států na dobu, která nesmí překročit čtyři roky. Takto vybrané společnosti pak EuropeAid oslovuje k podání nabídek na realizaci smluv v hodnotě do 200 000 EUR a s maximální dobou trvání do 12 měsíců. V rámcových smlouvách jsou uvedeny základní podmínky, za kterých budou tyto krátkodobé služby vykonávány, např. doba trvání rámcové smlouvy, oblast poskytování služeb, ceny služeb, podmínky realizace, atd. Rámcové smlouvy se řídí vlastním manuálem postupů. Rámcové smlouvy jsou uzavírány na poskytování poradenství v několika okruzích, např. se jedná o životní prostředí, ekonomický rozvoj, energetiku a jadernou bezpečnost, telekomunikace a informační technologie, rozvoj venkova a bezpečnost potravin, atd. Seznam oblastí a jejich konkrétní vymezení je uvedeno na této internetové stránce. Rámcové smlouvy jsou uzavírány prostřednictvím výběrových řízení. Zájemci musí prokázat svou odbornou kapacitu v oblasti, ve které chtějí rámcovou smlouvu získat. Poslední výběrové řízení proběhlo v roce 2004. Další bude organizováno pravděpodobně na počátku roku 2006. Informace o aktuálních rámcových smlouvách, včetně seznamu vybraných firem, jsou uvedeny zde. Jakékoliv informace o plánovaném výběru nových rámcových kontraktorů budou zveřejňovány také na internetové stránce EuropeAid. SMLOUVY NA DODÁVKY Smlouvy na dodávky zahrnují nákup, leasing, pronájem nebo koupi na splátky s možností následného odkupu zboží. Dodávky většinou zahrnují také umístění, instalaci a údržbu, případně jiné poprodejní služby. Manuál postupů se procedurám platným pro výběrová řízení na dodávky věnuje v části 4 (str. 76 – 119), standardní vzory dokumentů jsou uvedeny v Přílohách C Manuálu postupů. Používané procedury zadávacích řízení na dodávky se liší podle očekávané výše smlouvy: •
≥ 150 000 EUR
Mezinárodní otevřené zadávací řízení
•
30 000 – 150 000 EUR
Místní otevřené zadávací řízení
•
≤ 30 000 EUR
Zjednodušené zadávací řízení bez uveřejnění
50
POSTUP V RÁMCI MEZINÁRODNÍHO OTEVŘENÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ Mezinárodní otevřené zadávací řízení je přístupné za stejných podmínek všem zájemcům o účast. Spočívá v jednorázovém zveřejnění zadávací dokumentace a vypracování úplné nabídky. 1. Zveřejnění oznámení o připravované veřejné zakázce (Individual Supply Contract Forecast - příloha C1 Manuálu postupů) V oznámení o připravované veřejné zakázce jsou uvedeny stručné údaje o předmětu a obsahu příslušné veřejné zakázky. Struktura oznámení je stejná jako v případě smluv na služby, pouze neobsahuje maximální rozpočet projektu a naopak obsahuje počet a popis jednotlivých dílčích zakázek. Oznámení o připravované veřejné zakázce není pro zadavatele závazné a má pouze informativní charakter, tzn. zájemci v této fázi na oznámení nereagují. V případě výběrových řízení na dodávky není v oznámení ani zadávací dokumentaci zveřejněn maximální rozpočet projektu. Cena je stanovena účastníkem podle uvážení a v závislosti na dodávaném zboží, jehož přesný technický popis je uveden v zadávací dokumentaci.
51
Public document to be completed by the Contracting Authority Compulsory use for supply tender procedures of EUR 150,000 or more (C 01)
INDIVIDUAL SUPPLY CONTRACT FORECAST 1. Publication reference < referenční číslo projektu> 2. Procedure Open 3. Programme < program Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF / jiný > 4. Financing < zdroj financování: Rozpočtová položka / Finanční dohoda / ostatní > 5. Contracting authority < příjemce > (v případě decentralizovaných výběrových řízení) 6. Contract description < stručný popis smlouvy na cca 5 řádků > 7. Indicative number and titles of Lots < v případě, že se dodávka skládá z částí, bude zde uveden jejich počet a názvy > 8. Intended timing of publication < předpokládané datum zveřejnění Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > 9. Additional information < další informace dle potřeby > 10. Legal basis < Nařízení či jiný nástroj, na jehož základě má být smlouva financována – viz příloha A2 Manuálu postupů > Remarks: There must be a minimum period of 30 calendar days between the publication of this contract forecast and the publication of the corresponding procurement notice. No applications or requests for further information should be sent at this stage.
52
2. Zveřejnění oznámení o vyhlášení veřejné zakázky (Supply Procurement Notice příloha C2 Manuálu postupů) Struktura a obsah oznámení o vyhlášení veřejné zakázky jsou opět téměř identické s formátem oznámení na služby. Oznámení věnuje prostor popisu obsahu smlouvy, včetně definování dílčích dodávek, uvádí podmínky účasti, možnost informační schůzky, variantních řešení a počtu předložených nabídek a odkazuje na standardní postupy, které musí být při přípravě dodrženy. Oznámení na dodávky navíc upozorňuje na povinnost složení finanční záruky při podání nabídky (tzv. jistota), která představuje 1 – 2% předpokládané hodnoty smlouvy. Dále stanovuje výši finanční záruky na plnění smlouvy v případě úspěchu, která představuje maximálně 10% hodnoty uzavřené smlouvy.
Uvedena jsou také kritéria hodnocení a výběru. Při splnění technických specifikací uvedených v zadávací dokumentaci bývá kritériem výběru nabídnutá cena. Jakákoliv další kritéria musí být výslovně uvedena v oznámení. Současně je připravena a zveřejněna zadávací dokumentace, která bývá zveřejněna na internetu, popř. si lze její zaslání vyžádat od zadavatele.
53
Public document to be completed by the Contracting Authority Compulsory use for supply tender procedures of €150 000 or more (C02)
SUPPLY PROCUREMENT NOTICE < název smlouvy > < region / stat > 1. Publication reference < referenční číslo > 2. Procedure Open 3. Programme < název programu: Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ jiný > 4. Financing < zdroj financování: Rozpočtová položka / Finanční dohoda / ostatní > 5. Contracting authority < příjemce > (decentralizovaná výběrová řízení) CONTRACT SPECIFICATIONS 6. Description of the contract < stručný popis smlouvy na cca 10 řádků > 7. Number and titles of lots < dle potřeby je uveden počet a předmět dílčích dodávek, které lze poptávat odděleně > TERMS OF PARTICIPATION 8. Eligibility and rules of origin Participation is open on equal terms to all natural and legal persons [participating either individually or in a grouping (consortium) of tenderers] of the Member States and the countries and territories of the regions covered and/or authorised by the Regulation or other specific instruments applicable to the programme under which the contract is financed (see also item 21 below). All goods supplied under this contract must originate in these countries. 9. Grounds for exclusion Tenderers must submit a statement to the effect that they are not in any of the situations listed in point 2.3.3 of the Practical Guide to contracts procedures financed by the general
budget of the European Communities in the context of external actions.
10. Number of tenders Tenderers (including firms within the same legal group, other members of the same consortium, and sub-contractors) may submit < pouze jednu nabídku / více než jednu nabídku> tender(s) for one or more lots. Tenders for parts of a lot will not be considered. Any tenderer may state in its tender that it would offer a discount in the event that its tender is accepted for more than one lot. Tenderers < mohou / nemohou > submit a tender for a variant solution in addition to their tender for the supplies required in the tender dossier. 11. Tender guarantee
54
Tenderers must provide a tender guarantee of < specifikovaná částka v hodnotě 1 – 2% rozpočtu projektu, možné specifikovat podle dílčích dodávek > when submitting their tender. This guarantee will be released to unsuccessful tenderers once the tender procedure has been completed and to the successful tenderer(s) upon signature of the contract by all parties. This guarantee will be called upon if the tenderer does not fulfil all obligations stated in its tender. 12. Performance guarantee The successful tenderer will be asked to provide a performance guarantee of no more than 10% of the amount of the contract at the signing of the contract < specifikovaná percentuálně vyjádřená částka ze smlouv >. This guarantee must be provided no later than 30 days after the tenderer receives the contract signed by the Contracting Authority. If the selected tenderer fails to provide such a guarantee within this period, the contract will be void and a new contract may be drawn up and sent to the tenderer which has submitted the next best compliant tender. 13. Information meeting and/or site visit
EITHER No information meeting is planned
OR < povinná / dobrovolná > information meeting and/or site visit will be held on < datum, místo a kontakt pro potvrzení účasti > 14. Tender validity Tenders must remain valid for a period of 90 days after the deadline for submission of tenders. 15. Period of execution < doba realizace smlouvy > SELECTION AND AWARD CRITERIA 16. Selection criteria < dle potřeby specifikovat kritéria výběru, např. úspěšná realizace obdobných zakázek, atd > 17. Award criteria Price < a, dle potřeby, posouzení kombinace kvality a ceny > TENDERING 18. How to obtain the tender dossier The tender dossier is available from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_en.htm. The tender dossier is also available for collection from the Contracting Authority. Tenders must be submitted using the standard tender form included in the tender dossier, whose format and instructions must be strictly observed. Tenderers with questions regarding this tender should send them in writing to < e-mail a poštovní adresu pro dotazy > (mentioning the publication reference shown in item 1) at least 21 days before the deadline for submission of tenders given in item 19. The Contracting
55
Authority must reply to all tenderers' questions at least 11 days before the deadline for submission of tenders. 19. Deadline for submission of tenders < čas a datum – nejméně 60 dní od zveřejnění tohoto oznámení >. The deadline for submission of tenders must be combined with the public opening. Any tender received after this deadline will not be considered. 20. Tender opening session < datum a místo otevírání obálek > 21. Legal basis <
Nařízení či jiný právní nástroj, na jehož základě bude smlouva financována >
56
3. Zadávací dokumentace a technická specifikace (Standard Tender Dossier a Technical Specifications - příloha C4 Manuálu postupů) Zadávací dokumentace obsahuje veškeré informace potřebné k předložení úplné nabídky na samotné zboží i případné doprovodné služby (např. instalace, školení, poprodejní servis atd). Zadávací dokumentace dosahuje běžně několika desítek stran a je zveřejněna na internetu současně s oznámením o vyhlášení výběrového řízení, popř. je zájemci zaslána na vyžádání. Obsah zadávací dokumentace je následující: •
Pokyny pro uchazeče (obsahují definici dodávek, které mají být v rámci smlouvy realizovány, časový harmonogram výběrového řízení, oprávněné uchazeče, ustanovení o původu zboží, měnu pro předložení finančních nabídek, ustanovení o době platnosti nabídek, jazyk pro zpracování nabídek, požadovaný obsah a struktura nabídek, možnost získání dodatečných informací a informačních schůzek, informace k finančním zárukám, etickým pravidlům, postupu hodnocení a podpisu smlouvy)
•
Návrh smlouvy a zvláštní podmínky včetně příloh (všeobecné a zvláštní podmínky smlouvy, technické přílohy vztahující se k dodávkám, technické specifikace a časový harmonogram plnění smlouvy, formát finanční nabídky, finanční záruky na plnění smlouvy)
•
Jakékoliv další informace, např. hodnotící tabulky
•
Formulář pro podání nabídky na smlouvu na dodávky, formulář záruky na splnění podmínek zadávacího řízení (tzv. jistota), finanční identifikace uchazeče o smlouvu
Zadávací dokumentace je zveřejňována na internetu. V rámci již proběhlých výběrových řízení lze na internetu nalézt příslušnou zadávací dokumentaci pro prostudování konkrétního případu. 4. Vypracování nabídky Při vypracování nabídky je bezpodmínečně nutné přesně a úplně splnit požadavky zadávací dokumentace. Žádná ustanovení zadávací dokumentace není možné měnit, je nutné používat předepsané postupy a standardní dokumentaci. Je 0potřeba znát všechna ustanovení zadávací dokumentace, včetně všeobecných a zvláštních smluvních a platebních podmínek. Také na nabídky na dodávky se vztahuje stejná doba platnosti, jako je tomu v případě služeb. Nabídky jsou posuzovány podle schopnosti uchazeče realizovat obdobné zakázky. V určitých případech, kde smlouva zahrnuje stavební práce a instalační služby, zadávací dokumentace může zahrnovat také kritéria výběru týkající se technických schopností uchazeče, popř. oprávněnosti dané úkony vykonávat.
57
Kritériem rozhodujícím o přidělení zakázky (při prokázání finanční a odborné kapacity a splnění technických specifikací) je nabídková cena. V případech, kdy jsou požadovány návrhy na poprodejní servis nebo školení, rozhoduje také kvalita těchto návrhů. Zástupci uchazečů se mohou účastnit otevírání obálek. Během vypracování nabídky je vhodné využít všech možností získání dodatečných informací a účasti na případných informačních schůzkách. Písemné dotazy mohou uchazeči zasílat na určenou adresu do 21. dne před termínem podání nabídek. Zadavatel musí dotazy zodpovědět do 11. dne před tímto termínem. Doplňující informace podané zadavatelem jednomu uchazeči musí být zveřejněny na internetu v rámci informace o dané zakázce, proto je dobré tuto internetovou stránku průběžně kontrolovat. Informační schůzky na místě nebo prohlídky místa realizace se organizují v případech mimořádně složitého obsahu zakázky. Schůzka slouží především k zodpovězení technických dotazů. Schůzka musí být zmíněna v zadávací dokumentaci a musí se konat minimálně 21 dnů před termínem pro podání nabídek. Náklady na tuto schůzku si hradí uchazeči. 5. Faktory rozhodující o úspěchu a z nich plynoucí doporučení českým společnostem Pro smlouvy na dodávky platí stejná doporučení, jako pro smlouvy na služby. Kritéria jsou vzhledem k technické složitosti a vyšší ceně přinejmenším stejně přísně nastavena. Zájemci ze strany českých firem by měli i v těchto případech zvážit možnost účasti na výběrových řízeních v rámci konsorcií se zkušenějšími partnery z ostatních členských států, případně v konsorciích s firmami z přijímající země. Výhodnější postavení budou mít české společnosti, které se účastnily dodávek v rámci programu Phare nebo ISPA, kdy byla příjemcem Česká republika. Nutné je – stejně jako v případě služeb – dbát na přesné splnění zadání nejen po obsahové stránce, ale také po formální a administrativní stránce. Každé formální opomenutí, např. nedostatečný počet kopií nabídky, vede k automatickému vyloučení nabídky z posuzování. V případě nejasností je vhodné ve stanovené lhůtě kontaktovat zadavatele s dotazy. Tato možnost je důležitá především vzhledem k technické povaze většiny dodávek. Také z tohoto důvodu je pořádání informačních schůzek zadavatelem častější, než je tomu v případě služeb. POSTUP V RÁMCI MÍSTNÍHO OTEVŘENÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ Místně vyhlašované otevřené zadávací řízení se užívá pro smlouvy na dodávky v očekávané hodnotě 30 000 – 150 000 EUR. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky je zveřejňováno pouze místně v zemi příjemce. Na internetu zveřejní Evropská komise pouze upozornění na toto řízení s uvedením adresy, kde lze získat další informace. Oznámení musí být uveřejněno minimálně v oficiálním věstníku přijímající země. I místní otevřené řízení musí poskytnout rovnou příležitost všem zájemcům ze všech oprávněných zemí. Do těchto výběrových řízení se proto mohou hlásit firmy ze všech členských států EU i ostatních států oprávněných v daném programu. 58
Postupy a dokumentace použité v rámci místního otevřeného řízení jsou totožné s mezinárodním otevřeným řízením. Pouze lhůta mezi datem zveřejnění oznámení o vyhlášení veřejné zakázky v místním tisku a konečným termínem pro obdržení nabídek je zkrácena na nejméně 30 dní. SMLOUVY NA STAVEBNÍ PRÁCE Smlouvy na stavební práce se týkají provedení nebo přípravy a provedení stavebních nebo inženýrských činností, které jsou dodány jako úplný celek připravený k plnění svých funkcí podle projektu. Manuál postupů se procedurám platným pro výběrová řízení na stavební práce věnuje v části 5 (str. 120 – 161), standardní vzory dokumentů jsou uvedeny v Přílohách D Manuálu postupů. Používané procedury zadávacích řízení na dodávky se liší podle maximální výše smlouvy: •
≥ 5 000 000 EUR zadávací řízení
•
300 000 – 5 000 000 EUR Místní otevřené zadávací řízení
•
≤ 300 000 EUR
Mezinárodní otevřené zadávací říz., příp. dvoukolové
Zjednodušené zadávací řízení bez uveřejnění
POSTUP V RÁMCI MEZINÁRODNÍHO OTEVŘENÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ Postupy a standardní dokumentace v rámci mezinárodního otevřeného zadávacího řízení na stavební práce jsou stejné, jako v případě otevřených výběrových řízení na dodávky. Existuje pouze pár výjimek, které jsou dané především složitostí projektů. Doba mezi zveřejněním oznámení o vyhlášení veřejné zakázky a termínem podání nabídek musí činit minimálně 90 dnů. Dalším podstatným rozdílem je způsob poskytování zadávací dokumentace. Zadávací dokumentace je zasílána pouze na písemné vyžádání a vzhledem k její obsáhlosti a technické náročnosti je často požadován poplatek, který může činit až několik stovek EUR. Pořádání informačních schůzek je pravidlem. Zájemci o předložení nabídky mají možnost seznámit se s lokalitou, kde bude stavba realizována, případně s aktuálním stavem objektu nebo infrastruktury, které mají být rekonstruovány. Smlouvy na práce jsou nejméně častou formou projektů. Nicméně se jedná o atraktivní zakázky. Z českých firem budou mít výhodu ty, které se podílely na realizaci projektů ISPA v České republice. Ale i v jejich případě bude třeba se spojit s větším zkušeným partnerem a případně také s místní firmou.
59
GRANTY Granty jsou přímé platby nekomerční povahy, které uděluje poskytovatel příjemci za účelem realizace konkrétního navrženého projektu. Grantová smlouva se podstatně liší od výše popisovaných smluv na služby, dodávky nebo práce. Hlavní odlišnosti jsou následující: •
Granty jsou udělovány na základě výzvy k předkládání návrhů projektů, nikoliv na základě výběrového řízení. Tzn. zadavatel definuje rámcové podmínky a uchazeč předloží projekt, který těmto rámcovým podmínkám vyhovuje a naplňuje cíle programu.
•
Granty jsou neziskové, tzn. kryjí stanovenou výši uznatelných nákladů projektu a v žádném případě nesmí příjemci přinášet přímý finanční zisk.
•
Žadateli o grant mohou být pouze neziskové subjekty.
•
Granty ve většině případů vyžadují spolufinancování ze strany příjemce.
•
Příjemce grantu odpovídá za realizaci projektu a výstupy projektu jsou jeho vlastnictvím.
V rámci grantových programů existují příležitosti především pro neziskové organizace, které zastupují zájmy firem. Mohou to být například hospodářské komory, profesní komory, sdružení podnikatelů, atd. Jako příklady grantových programů, kterých se mohou účastnit organizace relevantní zájmům firem, je možné uvést především program Asia-Invest, který se soustředí na podporu obchodní spolupráce mezi EU a Asií. Program přispívá na projekty, které posilují oboustranně výhodná partnerství mezi firmami, především malými a středními podniky (MSP) a které usnadňují obchod a investice mezi oběma regiony. Aktuální informace lze nalézt na internetové stránce programu Asia- Invest: Manuál postupů se procedurám platným pro granty věnuje v části 6 (str. 162 – 211), standardní vzory dokumentů jsou uvedeny v Přílohách E Manuálu postupů. Postupy platné pro granty jsou identické, pouze se liší způsob výzvy k předkládání projektů: •
místní výzva: celkový rozpočet programu je menší než 2 mil. EUR max. výše grantu je 100 000 EUR výhradními žadateli mohou být jen subjekty země, která je příjemcem pomoci
•
pro všechny ostatní případy je používána mezinárodní výzva
POSTUPY V RÁMCI GRANTŮ Postupy vyhlašování výzev k předkládání projektů jsou stejné v případě místního i mezinárodního vyhlášení. 1. Roční pracovní program (Annual Work Programme for Grants - příloha E1 Manuálu postupů) 60
Roční pracovní program je zveřejňován na internetových stránkách EuropeAid a podává informace o plánovaných výzvách pro daný rok. Dále roční pracovní program stanoví právní základ, cíle, harmonogram výzev k předložení návrhů, zaměření a alokace pro jednotlivé výzvy. 2. Oznámení o výzvě k předložení návrhů projektů (Call for Proposals Notice příloha E2 Manuálu postupů) a Směrnice pro žadatele (Guidelines for Applicants - příloha E3 Manuálu postupů) Oznámení o výzvě k předkládání návrhů projektů je zveřejňováno na internetu. Jedná se o stručný text, který pouze uvádí poskytovatele grantu a účel výzvy. Veškeré informace potřebné k předložení návrhu jsou uvedeny v tzv. Směrnici pro žadatele. Směrnice je zveřejňována současně s oznámením na internetu. Směrnice popisuje účel výzvy, pravidla oprávněnosti žadatelů, typy financovatelných projektů a uznatelných nákladů a kritéria hodnocení. Směrnice také obsahuje formulář žádosti a veškeré přílohy pro sestavení návrhu projektu a podrobné instrukce k vyplnění formuláře žádosti a jeho příloh. 3. Návrh projektu Směrnice pro žadatele obsahuje všechny přílohy, které žadatel vyplňuje a které se stávají součástí návrhu projektu: •
Formulář žádosti o grant (Grant Application Form - příloha E3A Manuálu postupů)
•
Formulář předběžného návrhu (Preliminary Proposal Form - v případě dvoukolové výzvy - příloha E3F Manuálu postupů)
•
Rozpočet (Budget - příloha E3B Manuálu postupů)
•
Logický rámec (Logical Framework - příloha E3C Manuálu postupů)
•
Denní diety (Per Diem - příloha E3D Manuálu postupů)
•
Standardní smlouvy (Standard Grant Contract for External Actions příloha E3E Manuálu postupů)
•
dále jsou pro informaci přiloženy dokumenty, které vyplňuje pouze úspěšný žadatel o grant před nebo po podpisu smlouvy, např. finanční identifikace, žádost o platbu, finanční záruka, atd.
Předložené návrhy projektů musí plně vycházet z pokynů pro vyplnění výše uvedené dokumentace uvedených ve Směrnici pro žadatele. Oprávněnost návrhů je posuzována ze tří hledisek: •
Oprávněnost žadatele, pro kterou platí pravidla již uváděná pro všechny ostatní typy smluv
61
•
Oprávněnost projektu se týká toho, zda návrh odpovídá druhu činnosti, sektoru, tématu a geografické oblasti, na něž se výzva k předkládání návrhů projektů vztahuje
•
Uznatelnost nákladů se týká druhů nákladů, které mohou být v rámci dané výzvy financovány
Návrhy jsou hodnoceny z pohledu kapacity žadatele implementovat navrhovaný projekt a z pohledu toho, zda projekt odpovídá stanoveným cílům a prioritám výzvy. Všechna kritéria hodnocení musí být uvedena ve Směrnici pro žadatele a návrhy jsou posuzovány výhradně podle takových kritérií. Kritéria pro přidělení grantu se týkají především relevantnosti projektu a jeho kompatibility s cíli grantového programu, v jehož rámci je výzva k předložení návrhů financována, dále se týkají kvality, očekávaného dopadu a udržitelnosti a efektivity nákladů projektu. V některých případech může být přijímání projektů dvoukolové. Zájemci o předložení projektů v prvním kole vyplní pouze formulář předběžného návrhu (příloha E3F Manuálu postupů). Vybraní zájemci jsou zařazeni na užší seznam a jsou poté vyzváni k předložení úplných návrhů (formuláře žádosti o grant, příloha E3A Manuálu postupů). Termín pro předložení návrhů musí činit minimálně 90 dnů od data zveřejnění oznámení o výzvě k předkládání návrhů. Z administrativních důvodů je možné stanovit dva i více termínů pro předkládání návrhů. ZKUŠENOSTI Z OSTATNÍCH ČLENSKÝCH STÁTŮ EU Všechny členské státy EU do určité míry sledují účast firem na výběrových řízeních a snaží se podpořit jejich úspěšnost. V některých případech se jedná o dlouhodobě a úspěšně fungující systémy podpory firem, v jiných případech se jedná spíše o organizaci ad-hoc seminářů a školení. V každém případě se však zástupci členských států EU, kteří mají delší zkušenost s problematikou účasti firem na výběrových řízeních v rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce ES shodují na faktorech, které rozhodují o úspěchu nebo naopak odsuzují k neúspěchu. Jejich zkušenosti jsou pro české firmy, které se snaží začít aktivně využívat této nové možnosti, velmi relevantní. Sledování úspěšnosti firem je poměrně složitá záležitost, protože neexistuje žádná centrální databáze nebo oznamovací povinnost. Informace lze získat z internetových stránek EuropeAid, které v případě uzavřených výběrových řízení uvádí jméno vítězného uchazeče. V rámci databáze TED lze vyhledat udělené veřejné zakázky podle vedoucího partnera konsorcia. V mnoha případech provozují členské státy pro firmy zajímající se o vstup do výběrových řízení informační systémy, které spočívají v zasílání pravidelných informací. Běžnou službou je také pořádání informačních setkání, seminářů a konferencí. Firmám jsou dostupné manuály a brožury, které je informují o požadavcích v rámci jednotlivých postupů výběrových řízení. 62
Zajímavou příležitostí, jak se informovat o možnostech a novinkách v zahraniční rozvojové spolupráci ES, jsou tzv. sektorové semináře. Tato setkání jsou pořádána dvakrát ročně v Bruselu Stálými zastoupeními jednotlivých členských států. Zaměřují se tematicky na jednotlivé oblasti spolupráce (např. ekologie, doprava, posilování institucí) a jejich účelem je nejen informovat o vývoji a aktuálních možnostech v rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce ES. Dávají také velký prostor firmám k tzv. networkingu, tzn. navazování kontaktů s potencionálními partnery z ostatních členských států. Systémy sledování úspěšnosti firem a jejich podpora nejsou jednotné a zdaleka nejsou vyčerpávající. Shoda ovšem panuje v otázce faktorů, které rozhodují o úspěchu či neúspěchu ve výběrových řízeních. Ze zkušeností členských států lze vypozorovat, že pro úspěch jsou nezbytné následující faktory: •
Znalost „trhu“, tzn. možností, které v rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce ES existují a zdrojů relevantních a pravidelných informací
•
Podrobná znalost procedur výběrových řízení, která zajišťuje schopnost podat formálně i odborně správně sestavenou nabídku, tzn. znalost procedur Manuálu postupů a standardní dokumentace, která je ve vzorech obsažena v jeho přílohách. Je naprosto nezbytné postupovat přesně v souladu se stanovenými pravidly. Jakákoliv snaha o ovlivnění výběrového řízení nebo snaha obejít postupy a pravidla je bedlivě sledována a velmi přísně penalizována!
•
Vytváření partnerství se zkušenými firmami a experty. Většina nabídek, především na služby a práce, je předkládána konsorcii firem. Vytváření konsorcií firem usnadňuje splnění požadavků na finanční i odbornou kapacitu. Významným faktorem rozhodujícím o úspěchu jsou také místní partneři, se kterými lze vstoupit do výběrového řízení. Tento faktor hraje velmi důležitou roli také v případě předkládání návrhů projektů v rámci grantových programů, kdy lze očekávat, že trvalejší a fungující partnerství žadatelů bude výhodou
•
Vytváření partnerství a kontaktů v přijímajících státech. Je nezbytné, aby zájemci o účast ve výběrových řízeních v určitém státě měli k dispozici spolehlivé místní partnery, kteří zajistí při implementaci projektu znalost místních poměrů. Mnoho českých společností a expertů se nacházelo v postavení místního partnera v rámci výběrových řízení Phare a ISPA v ČR
•
Zkušenost s tematicky i finančně obdobnými projekty financovanými z rozpočtu ES. Vybudování referenčních projektů bude velmi náročným procesem a jediným způsobem, jak toho dosáhnout, je vstupovat do výběrových řízení s partnery, kteří tyto zkušenosti již mají a posilovat tak vlastní kapacitu
•
Výběr regionu a státu, kde se má zakázka realizovat. Všeobecně lze říci, že šance na úspěch se zvyšují v případě geograficky blízkých regionů a států a v případě teritorií, která mají se státem původu dané firmy tradiční vazby. Důvodem je znalost teritoria, jeho problematiky, jazykové znalosti, atd.
63
Na druhou stranu je nutné zmínit také nejčastější problémy, které způsobují selhávání firem při podávání nabídek do výběrových řízení: •
Chyby v nabídkách, které jsou většinou formálního charakteru, ale pro které je nabídka automaticky vyřazena z posuzování. Tyto nedostatky jsou nejčetnějším důvodem pro neúspěch a vyplývají především z nedostatečné znalosti postupů a požadavků kladených na účastníky výběrových řízení, které jsou popsané v Manuálu postupů a jeho přílohách
•
Neschopnost vyhovět technickým nebo finančním kritériím, např. počtu zaměstnanců, ročnímu obratu, atd.
•
Malá zkušenost s realizací adekvátních projektů financovaných z rozpočtu ES
•
Nevhodnost nebo absence partnerů
•
Příliš vysoká nabídková cena
Je zřejmé, že české firmy budou muset zpočátku překonávat většinu výše uvedených problémů. Vážnou překážku úspěšné účasti ve výběrových řízeních bude představovat především okruh problémů, které lze společně charakterizovat jako nedostatečnou kapacitu pro úspěšnou účast ve výběrových řízeních. Týká se to nejen nedostatečné finanční a technické kapacity, ale především nedostatku zkušeností a referenčních projektů. V první řadě je nutné, aby si zájemci o účast prostudovali Manuál postupů a seznámili se s procedurami a požadavky v rámci výběrových řízení, ale i se smluvními a platebními podmínkami, kterým podléhá implementace projektu. To je první krok k posouzení zájmu o vstup do výběrových řízení a schopnosti vyhovět podmínkám. České firmy budou ale muset především posílit své předpoklady k účasti a úspěchu ve výběrových řízeních. Jedná se zejména o nutnost získat zkušenosti s implementací projektů financovaných z rozpočtu ES, které mohou sloužit jako reference. Jedinou cestou je intenzivní vyhledávání zkušenějších partnerů mezi evropskými firmami. Vstup do výběrových řízení v konsorciích je běžný a žádaný a pro české společnosti obzvláště výhodný vzhledem k tomu, že minimální kritéria jsou při posuzování nabídky vztahována na celé konsorcium. Společný vstup do výběrových řízení je možné diskutovat s již existujícími partnery z ostatních členských států EU anebo vyhledat nové partnery, se kterými by bylo možné navázat spolupráci speciálně za účelem tvorby konsorcií. Tyto kontakty je možné navazovat například prostřednictvím účasti na seminářích a informačních dnech. Velmi vhodným fórem pro navazování kontaktů jsou již výše zmiňované sektorové semináře pořádané Stálými zastoupeními členských států dvakrát do roka v Bruselu. Dále je možné na internetové stránce EuropeAid vyhledat vhodné firmy, které již uspěly ve výběrových řízeních. Pro navazování kontaktů na místní partnery je nutné pečlivě identifikovat cílové země, kde může mít firma z jakéhokoliv důvodu kompetitivní výhodu a do které jsou ochotni vstoupit i partneři z ostatních členských států a např. mají v daném státě již zkušenost.
64
Je třeba zdůraznit, že v případě neúspěchu v kterékoliv fázi výběrového řízení je nutné zajímat se o jeho příčiny. Informace o důvodu pro vyřazení nabídky nebo nepřidělení zakázky jsou v obecné rovině uvedeny v dopise pro neúspěšné účastníky výběrového řízení. Nicméně firmy mohou oslovit zadavatele s žádostí o konkretizaci důvodů jejich neúspěchu. V mnoha případech je příčinou neúspěchu pouze drobná administrativní chyba. Bylo by škoda ji opakovat v dalších výběrových řízeních. České firmy musí nejprve posoudit svou schopnost a zájem účastnit se programů zahraniční rozvojové spolupráce ES. V případě zájmu musí pečlivě vybírat výběrová řízení, kterých se budou účastnit. Není možné očekávat, že ve velké konkurenci okamžitě uspějí. Příprava každé nabídky je administrativně a do určité míry také finančně náročná. Proto by nedostatečně připravená účast na výběrových řízeních představovala značné plýtvání finančním i časovým potenciálem firmy. Dalším faktorem je střízlivé posouzení schopností a zvážení, zda by nebylo vhodnější zapojit se do výběrových řízení prostřednictvím subkontraktů nebo konsorcií se zkušenými firmami.
65
Závěr Programy zahraniční rozvojové spolupráce představují pro české firmy velkou příležitost. Účast na nich je však náročná a bude od českých zájemců vyžadovat velké úsilí. Co lze tedy českým firmám doporučit? Nejprve je nutné seznámit se podrobně s logikou výběrových řízení, procedurami a požadavky, které jsou během výběrových řízení kladeny na účastníky a požadavky, které jsou během realizace projektu kladeny na realizátora. Na základě těchto znalostí je nutné posoudit svůj zájem a schopnost se výběrových řízení účastnit. Dalším krokem musí být identifikace vlastní specializace, kterou může firma nabídnout a ve které má velké zkušenosti. Je nutné si uvědomit, že úspěšná účast ve výběrových řízeních EU neznamená pouze schopnost podat dokonalou nabídku, ale především schopnost získaný projekt bezchybně realizovat! Poté může zájemce přistoupit k identifikaci regionu nebo státu, na který se bude soustředit. Je vhodné vybírat stát nebo region, kde má firma zkušenosti, kontakty, nebo který je z nějakého důvodu blízký realitě a zkušenostem České republiky. Následuje získávání kontaktů v daném státě nebo regionu, a to jak mezi místními firmami, které mohou v případě účasti na výběrovém řízení plnit roli místního partnera, tak také v místních institucích a na Delegaci Evropské komise. Dále je potřeba hledat partnery mezi zkušenými evropskými firmami, se kterými bude možné do konkrétního výběrového řízení vstoupit. Tato partnerství mohou být trvalejšího charakteru. Na druhou stranu je možné vyhledávat partnery ad-hoc, tzn. účelově pro konkrétní výběrové řízení. Teprve poté je možné vyhledávat odpovídající výběrové řízení a v souladu se zadávací dokumentací vytvořit kompetitivní nabídku.
66