Module Leidinggeven en uitvoeren van beheerstaken
Serienummer:
Licentie:
Voor het activeren van de licentie kijk je op de volgende pagina.
Te activeren tot:
Inloggen op de website www.fd-okay.nl Voor in dit boek vind je de licentie voor FD Okay. De licentie biedt toegang tot de website www.fd-okay.nl. Op deze website vind je aanvullende artikelen, bronnen en films. Als je voor het eerst wilt inloggen op www.fd-okay.nl, moet je eerst de licentie activeren. De licentie is 24 maanden geldig vanaf het moment waarop je deze hebt geactiveerd. Hoe moet ik de licentie activeren? • Open je browser en ga naar licentie.edu-actief.nl. • Op deze pagina staan vier lege vakken. Vul hier de licentiecode in. De licentie bestaat uit 4 maal 6 tekens en is niet hoofdlettergevoelig. • Klik op de knop ‘Activeren’ en volg de verdere instructies op de website. Met behulp van je gebruikersnaam en wachtwoord kun je inloggen op www.fd-okay.nl. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord rechtsboven op de website in. Vervolgens krijg je toegang tot de bronnen op deze website.
Colofon Edu’Actief b.v. Postbus 1056 7940 KB Meppel 0522-235235
[email protected] www.edu-actief.nl Auteurs: Met medewerking van: Eindredactie: Titel:
Daniëlle Bennenk, Kees Faas, Hans Veelers Ruud Voogd Edu’Actief b.v. Meppel Leidinggeven en uitvoeren van beheerstaken
ISBN: 978 90 3721 241 9 Copyright ©2014 Edu’Actief b.v. Eerste druk/tweede oplage Met dank aan: FAMAS Facility Management Solutions B.V. Tilburg; Wärtsilä Netherlands B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.
Inhoud 13.
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team
5
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5
Personeelsplanning Personeelsbehoefte en personeelsplanning Werving en selectie Aanstelling en introductie Functioneren van personeel
8 10 19 33 39
14.
Leidinggeven aan en begeleiden van personeel op de werkvloer
51
14.1 14.2 14.3
Het plannen en verdelen van de werkzaamheden Het begeleiden en aansturen van medewerkers Het motiveren en stimuleren van de samenwerking in het team
54 66 78
15.
Opstellen van rapportages: begrotingen, budgetten en afdelingsplan
87
15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.6 15.7 15.8 15.9 15.10 15.11
Het opstellen van rapportages Het berekenen van de winst De begroting De balans Omzetbelasting Budgetteren Het afdelingsplan Afschrijving op duurzame productiemiddelen De break-evenomzet Beoordeling van de jaarrekening Het vaststellen van de kostprijs
90 93 98 103 105 106 109 111 113 114 116
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team
13.
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team Inleiding op de GOE Als facilitair leidinggevende heb je leidinggevende taken en verantwoordelijkheden. Zo ben je verantwoordelijk voor personele zaken in het bedrijf waar jij werkt. De leidinggevende draagt bij aan de invulling van het personeelsbeleid en moet dit beleid bij iedere stap binnen het personeelsproces toepassen. Belangrijk is dat je jouw rol kent binnen het personeelsproces, de route die iedere medewerker van a tot z doorloopt. Het bepalen van de personeelsbehoefte, het werven en selecteren van nieuwe medewerkers, de introductie van de nieuwe medewerker, maar ook de groei in de functie en/of het bedrijf tot het moment van afscheid. Het is erg belangrijk dat je als leidinggevende ook de arbeidsvoorwaarden kent en dat je weet hoe je deze moet toepassen. Door het creëren van de juiste werksfeer en motivatie weet je iedere medewerker met plezier en in goede gezondheid bij jou aan de slag te krijgen.
Oriëntatie op de GOE Als er een nieuwe medewerker is aangenomen, zal deze medewerker zo snel mogelijk zelfstandig zijn werkzaamheden moeten kunnen uitvoeren. Dit geldt ook voor invalkrachten van bijvoorbeeld een uitzendbureau. Daarom is het belangrijk dat nieuwe medewerkers op een efficiënte manier ingewerkt worden. Als leidinggevende speel je hier ook een belangrijke rol in. Meestal zal de leidinggevende de nieuwe medewerker introduceren in het bedrijf. De opdrachten bij deze GOE zijn een mix van theoretische en praktische oefeningen met als doel jou een duidelijk en overzichtelijk beeld te geven van alle handelingen en werkzaamheden die komen kijken bij het managen van en communiceren met personeel. Tijdens deze GOE werk je aan de volgende werkprocessen: • 3.5 Stuurt medewerkers aan • 3.7 Voert formele gesprekken met medewerkers • 3.8 Motiveert en stimuleert de samenwerking in het team. Na het werken in deze GOE:
weet je als facilitair leidinggevende: • • • •
wat personeelsbeleid en personeelsmanagement inhouden hoe je zelf personeelsadvertenties kunt opstellen hoe je medewerkers kunt werven en selecteren hoe je nieuwe medewerkers op de juiste wijze in het bedrijf kunt introduceren
5
• •
wat een functionerings- en een beoordelingsgesprek is wat een kwantitatieve en een kwalitatieve personeelsbehoefte is.
kun je zelfstandig: • • •
een sollicitatiegesprek voeren met een sollicitant zelf selectiegesprekken voeren zelf functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren.
Hoe sluit je deze GOE af? De prestaties die je levert in deze GOE resulteren in ieder geval in de volgende producten:
1. Theorie •
Je hebt alle opdrachten uit deze GOE gemaakt. Alle opdrachten die je uitwerkt op een apart papier, kun je in je portfolio bewaren. Bijgewerkte vaktermenlijst.
•
2. Praktijk • • •
uitgewerkte rollenspelen van de verschillende gesprekken ingevulde en afgetekende beoordelingsschema’s uitgewerkte reflectieverslagen.
Tips voor werken en leren • • • • •
Maak zo veel mogelijk gebruik van jouw ervaringen in de praktijk. Gebruik zo veel mogelijk de procedures en gegevens van jouw praktijkbedrijf om aan de opdrachten te voldoen. Maak goede afspraken met je praktijkbegeleider. Maak een goede planning (stappenplan/afsprakenlijst) waarin staat wanneer je wat gaat doen en bij wie je eventueel hulp kunt vragen. Stem dit af met je docent. Je kunt gebruikmaken van je bronnenboek, het internet of andere informatiebronnen voor het opzoeken van informatie en het uitwerken van opdrachten.
Planning Door het maken van een planning houd je controle over je werkzaamheden. Daarom maak je een planning voor deze GOE. Je maakt een planning voor zowel de praktijk als de theorie (workshops, hoorcolleges enzovoort). Geef in je planning aan wanneer je wat gaat uitvoeren, hoeveel tijd je eraan denkt te besteden en wanneer je iets af wilt hebben.
Opdracht Maak deze planning.
6
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team
Planning opdrachten/technieken GOE 13 Beschrijving opdrachten/technieken
Geplande tijd
Geplande datum uitvoeren op school/stagebedrijf
Datum werkelijke uitvoering
Reflectie Aan het eind van deze GOE kijk je terug op hoe je jouw werk hebt aangepakt. Het reflectieformulier achter in deze GOE kan je hierbij helpen. Het formulier heb je nodig tijdens een coachingsgesprek. Op het formulier komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde: • Heb je het handig aangepakt? • Wat ging er goed en wat ging er fout? • Wat ga je de volgende keer anders doen? • Wat neem je mee naar de volgende GOE om te verbeteren? • Heb je je aan je planning/afspraken gehouden? Leg uit waarom je er eventueel van afgeweken bent. • Wat heb je aan je portfolio toegevoegd?
Aan de slag Het is de hoogste tijd om met de opdrachten te beginnen. Voor het beantwoorden van een groot aantal opdrachten kun je het bronnenboek gebruiken. Ook je stagebedrijf zal een goede bron van informatie zijn.
7
13.1
Personeelsplanning Zoek in bronnenboek Deel 4 Leidinggeven en uitvoeren van beheerstaken paragraaf 3.1 ‘Inleiding’ en 3.3 ’Forecast’ op en lees deze goed door.
Opdracht 1: In de tekst staat: “Personeelsbeleid is een strategisch middel om de doelen van de onderneming te kunnen halen.” 1. Leg in je eigen woorden uit wat hiermee bedoeld wordt.
2. Wat heeft personeelsmanagement te maken met personeelsbeleid? Motiveer je antwoord.
3. Welke stappen kent het personeelsproces?
4. Noem vier onderwerpen die thuishoren bij personeelsmanagement. 1. 2. 3. 4.
8
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team
Opdracht 2: 1. Leg in je eigen woorden uit wat het paternalisme inhield.
2. In de tekst staat dat bij scientific management “het draaide om het optimaliseren van de productie”. Leg in je eigen woorden uit wat hiermee wordt bedoeld.
3. Zoek op internet en geef een duidelijke beschrijving van de Piramide van Maslow.
9
13.2
Personeelsbehoefte en personeelsplanning Hoeveel personeel heeft een ondernemer nodig? Deze vraag moet de facilitair leidinggevende snel kunnen beantwoorden. Misschien heeft hij wel helemaal geen personeel nodig. Maar te weinig medewerkers kan betekenen dat op bepaalde tijden niet de maximale omzet wordt behaald. En te veel medewerkers zorgt voor een ongewilde kostenstijging, terwijl er geen omzet tegenover staat. Dus een goede personeelsplanning is van groot belang voor een gezonde bedrijfsvoering. Daarnaast is personeelsplanning een onderdeel van het personeelsbeleid. Zoek in bronnenboek Deel 4 Leidinggeven en uitvoeren van beheerstaken paragraaf 3.1 ‘Inleiding’ en 3.2 ‘Top-down en bottom-up’ op en lees deze goed door.
Opdracht 3: 1. Wat is het verschil tussen een top-down en een bottom-up organisatie?
2. Sinds een week ben je aangesteld als facilitair leidinggevende bij Korfhoeve Werktuigbouw. Het bedrijf gaat binnenkort verhuizen van Amsterdam naar Almere en komt daar in een geheel nieuw pand. Jij moet daar van je directeur een compleet nieuwe bedrijfskantine inrichten. Er werken 250 personen in het gebouw. Hoe zou je dit aanpakken als er sprake is van een bottom-up organisatie? Denk erom: Het gaat niet alleen om de inrichting, maar ook om het soort eten dat geserveerd wordt, de eisen die aan het personeel gesteld worden enzovoort.
10
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team
3. Welke van de onderstaande eigenschappen heeft een facilitair medewerker in jouw nieuwe bedrijfskantine volgens jou nodig? Motiveer je keuze. – De medewerker kan een verkoopgesprek voeren. – De medewerker kan met bepaalde computerprogramma’s omgaan. – De medewerker is klantgericht. – De medewerker kan zelfstandig werken. – De medewerker kan leidinggeven. – De medewerker mag zelfstandig artikelen ruilen. – De medewerker bepaalt zelfstandig de presentatie van het eten.
4. Je wilt dat de bedrijfskantine open is van maandag tot en met vrijdag van 8.00 uur tot 16.00 uur. Hoeveel fte’s heb je dan nodig?
5. Kijk naar de uitkomst van je antwoord bij 4. Is dan voor het aannemen van kantinepersoneel alleen het aantal uren dat de kantine open moet zijn bepalend voor het aantal fte’s? Motiveer je antwoord.
Opdracht 4: 1. De personeelsplanning heeft te maken met de behoefte aan personeel op korte en lange termijn. Noteer wat het verschil is tussen de kwalitatieve personeelsbehoefte en de kwantitatieve personeelsbehoefte.
2. Welke factoren binnen een onderneming bepalen de kwantitatieve personeelsbehoefte?
11
3. Welke informatie over het bedrijf zorgt ervoor dat een sollicitant sneller solliciteert?
Opdracht 5: 1. Wat bedoelt men met de afkorting fte?
2. Wanneer neemt een bedrijf volgens jou tijdelijk personeel aan? Geef in je antwoord ook een voorbeeld.
3. Waarom kan een flexcontract leiden tot lagere kosten?
4. Een flexcontract gebruik je bij wisselende personeelsbehoefte. Op welke andere manieren kun je die wisselende personeelsbehoefte invullen?
Opdracht 6: 1. Wat wordt er verstaan onder personeelsplanning?
2. Wat zijn de voordelen van het inschakelen van een uitzendbureau voor het opvangen van variërende personeelsbehoefte?
12
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team
Opdracht 7: 1. Wat is de betekenis van de volgende begrippen? a. vaste medewerker
b. tijdelijke medewerker
2. Geef een korte uitleg van de volgende drie soorten contracten: a. nul-urencontract
b. minimumurencontract
c.
min-maxcontract
Opdracht 8: Leg in je eigen woorden uit wat bij personeelsbehoefte het verschil is tussen het ‘pushsysteem’ en het ‘pullsysteem’.
13
Opdracht 9: Je werkt als facilitair leidinggevende bij hotel Cinema. Om te controleren of het aantal medewerkers bij de receptie voldoende is, moet jij een weekrooster maken waaruit blijkt dat de afdeling Receptie voldoende personeelsbezetting heeft.
Let op! Alle fulltime medewerkers hebben recht op twee dagen vrij per week. Een werkdag bij hotel Cinema is maximaal acht uur.
Houd bij het maken van het weekrooster rekening met: • het aantal werknemers Er werken vijf fulltime en twee parttime medewerkers (0,5 fte) bij de receptie van hotel Cinema. Een fulltime werkweek is bij hotel Cinema gebaseerd op veertig uur. • een optimale urenbezetting, rekening houdend met piekuren Om deze te krijgen, mag je in een werkdag van een medewerker een onderbreking opnemen voor een pauze of een gebroken dienst. Probeer de gebroken diensten zo beperkt mogelijk te houden. Maak het rooster met behulp van het volgende schema. De eerste werkdag heb je al ingevuld. Medewerkers
Ma
Ingrid (1,0 fte)
09.00 – 17.00
Di
Wo
Do
Vr
Za
Zo
Veerle (1,0 fte) Fenna (1,0 fte) Maurice (1,0 fte) Kees (1,0 fte) Rachid (0,5 fte) Femke (0,5 fte)
Nu je hebt bepaald wat de kwantitatieve personeelsbehoefte is, moet je gaan kijken naar de kwalitatieve personeelsbehoefte. Want aan één goede medewerker heb je meestal meer dan aan twee minder goede. Dus kwaliteit van personeel is iets waar jij als leidinggevende goed over moet nadenken. Moeten de nieuwe medewerkers beschikken over een diploma of niet? Zo ja, welk diploma? Moeten ze ervaring hebben of niet? Zo ja, hoeveel ervaring? Dit zijn allemaal vragen die jij van tevoren moet beantwoorden.
14
Begeleiden, aansturen, motiveren en stimuleren van medewerkers binnen een team
Opdracht 10: Overleg met een klasgenoot wat volgens jullie de kwalitatieve personeelsbehoefte is bij de receptie van hotel Cinema. Bepaal samen met je klasgenoot wat de opleidingseisen zijn per functie en hoeveel ervaring de medewerker in die functie moet bezitten.
Let op! Bij het bepalen van de kwalitatieve behoefte kun je gebruikmaken van internet door bijvoorbeeld het beroepsprofiel van een hotelreceptionist (ook wel frontofficemedewerker genoemd) op te zoeken.
Opdracht 11: Wat is de relatie tussen de bedrijfsformule van een bedrijf en de kwalitatieve personeelsbehoefte?
Het verloop van personeel Zoals je hebt gelezen in de tekst over personeel, krijgt ieder bedrijf te maken met verloop doordat medewerkers het bedrijf verlaten. Het verlooppercentage zegt veel over een bedrijf. Bij een hoog verlooppercentage kan het bedrijf een slechte reputatie krijgen als werkgever. Bij een laag verloop kan het zijn dat een bedrijf met zijn personeel vastroest en dat hierdoor velen op de automatische piloot gaan werken. Verder kan men ook nog onderscheid maken tussen oud en nieuw verloop. Bij oud verloop vertrekken medewerkers die al langere tijd bij het bedrijf werken, bij nieuw verloop vertrekken nieuwe medewerkers al vrij snel na hun aanname.
15
