Modul Pelatihan 1 Oracle Fix Asset

Modul Pelatihan 1 Oracle Fix Asset 1.

Sekilas tentang Fix Asset Modul Fix Asset digunakan untuk mencatat transaksi penambahan aset baru, perubahan asset, penghapusan, schedule maintenance asset serta untuk memaintain depresiasi. Sehingga memungkinkan anda untuk melakukan pencarian berdasarkan kategori asset, nilai aset, dan lokasi dimana aset tersebut ditempatkan. Selain itu, anda dapat juga memperoleh informasi mengenai detail invoice bila asset tersebut dibeli melalui modul Account Payables.

2.

Akses ke modul Fix Asset Untuk mengakses aplikasi Oracle Fix Assets ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Buka Internet Explorer minimal versi 7. 2. Ketik alamat http://ebs.itb.ac.id:8000 untuk server kerja atau http://ebs.itb.ac.id:8001 untuk server pelatihan. Hati-hati jangan sampai tertukar. 3. Setelah muncul tampilan untuk login, masukkan user: po_inv_(namaunit), password: (sesuai password masing2 unit)

Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 1

3.

Menambahkan Kategori Asset Kategori Aset digunakan untuk mengelompokkan aset berkenaan dengan depresiasi dan hal-hal lain yang terkait dengan informasi financial, seperti halnya post anggaran yang dikenakan untuk biaya asset, biaya depresiasi dll. Kategori Asset ITB terdiri dari 4 segment berurut yaitu : Bidang, Kelompok, Pemilik dan Umur depresiasi. 1. (N) Modul FA > Fix Asset ITB > Asset Category

i.

Masukkan Kelompok, Bidang, Pemilik dan Umur Ekonomis pada field ‘Category’ ii. Ketikkan Deskripsi Kategori Asset pada ‘Description’ iii. Isi Category Type dengan NON LEASE iv. Isi Ownership dengan OWNER v. Klik Enabled agar kategori ini bisa digunakan vi. Klik Capitalize bila kategori ini digunakan untuk depresiasi vii. Klik in Physical Inventory bila kategori ini termasuk dalam persediaan barang. 2. Isi Book dengan ASSET ITB 3. Masukkan kombinasi akun pada Tab General Ledger Account i. Isi Asset Cost dengan “1-ZZ-1301-Sub Account sesuai dengan kelompok barang-ZZ-ZZZ-15-Z-ZZZZZ” ii. Isi Asset Clearing dengan “1-ZZ-1302-Sub Account sesuai dengan kelompok barang-ZZ-ZZZ-15-Z-ZZZZZ” Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 2

4. 5. 6. 7. 8.

4.

iii. Isi Depreciation Expense dengan “1-ZZ-5550- Sub Account sesuai dengan kelompok barang-ZZ-ZZZ-15-Z-ZZZZZ” iv. Isi Accumulated Depreciation dengan “1-ZZ-1901- Sub Account sesuai dengan kelompok barang-ZZ-ZZZ-15-Z-ZZZZZ” v. Klik Bonus Expense akan terisi secara otomatis termasuk kombinasi akun untuk Bonus Reverse. Klik Button atau tombol Default Rules Ketik ITB% pada Method dan pilih metode depresiasi yang sesuai. Klik Life Years, Isi Prorate Convention dengan ITB CONV Simpan dengan klik Icon Save pada menu toolbars.

Menambahkan Lokasi Asset Lokasi asset digunakan untuk mendefinisikan tempat atau lokasi dimana barang aset tersebut akan ditempatkan. Lokasi aset di ITB terdiri dari tiga segment berurut yaitu unit kerja (sampai dengan level fakultas), gedung dan ruang. 1. Menambahkan Lokasi Gedung : (N) Modul FA > Flexfields > Key > Values

i. ii. iii. iv. v.

Ketikkan Assets pada isian Application Ketikkan Location Flexfield atau Ketik Location kemudian tekan tombol tab pada isian Title Ketikkan ITB Location Flexfield atau Ketik ITB kemudian tekan tombol tab pada isian Structure Ketikkan Kode Gedung pada isian Segment Klik Tombol Find dibagian kanan bawah, kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini.


Hal 3

vi.

vii.

Letakkan kursor anda pada salah satu description yang telah ada, kemudian klik Icon Add dan ketik kode gedung yang baru pada kolom isian Value dan Nama Gedung pada kolom isian Description. Klik Icon Save untuk menyimpan. (Catatan : Kode Gedung yang sudah dientry dan disave tidak bisa dihapus dari system. Bila gedung tidak digunakan lagi maka untick pada kolom ‘Enabled’ atau isi batas akhir waktu pemakaian gedung per tanggal tertentu pada kolom ‘To’)

2. Menambahkan Lokasi Ruang pada Gedung : (N) Modul FA > Setup > Financial > Flexfields > Key > Values


Hal 4

i. Ketikkan Assets pada isian Application ii. Ketikkan Location Flexfield atau Ketik Location kemudian tekan tombol tab pada isian Title iii. Ketikkan ITB Location Flexfield atau Ketik ITB kemudian tekan tombol tab pada isian Structure iv. Ketikkan Kode Lantai Ruang pada isian Segment v. Pilih Kode Gedung pada Isian Independent Value vi. Klik Tombol Find dibagian kanan bawah, kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini.

vii.

viii.

Letakkan kursor anda pada salah satu description yang telah ada, kemudian klik Icon Add dan ketik kode ruang yang baru pada kolom isian Value dan Nama Ruang pada kolom isian Description. (Catatan : format penulisan kode ruang adalah XXYYYY, dimana XX adalah kode lantai dan YYYY adalah kode ruang). Klik Icon Save untuk menyimpan. (Catatan : Kode Lantai Ruang yang sudah dientry dan disave tidak bisa dihapus dari system. Bila lantai ruang tidak digunakan lagi maka untick pada kolom ‘Enabled’ atau isi batas akhir waktu pemakaian Lantai Ruang per tanggal tertentu pada kolom ‘To’)

3. Mendaftarkan ruang untuk lokasi Barang Asset : (N) Modul FA > Setup > Asset System > Location i. Buka window location


Hal 5

ii. iii.

iv. v. vi.

5.

Letakkan posisi kursor pada kolom Locations Tekan Tombol F11 kemudian tekan tombol Ctrl-F11 untuk menampilkan semua ruang yang sudah didaftarkan. Untuk menampilkan ruang pada unit tertentu yang sudah didaftarkan, maka setelah menekan tombol F11, ketikkan kode gedung diikuti tanda titik dan persen (misal ’21.%’) dan eksekusi dengan menekan tombol Ctrl+F11. Tekan icon Add untuk mendaftarkan ruang baru. Pilih Kode Unit, Kode Gedung dan Kode Lantai Ruang. Kemudian klik icon Save untuk menyimpan. (Catatan: Ruang yang telah didaftarkan dan disimpan maka selanjutnya tidak dapat dihapus dari system. Bila ruang yang didaftarkan tidak digunakan lagi maka untick pada kolom ‘Enabled’ atau isi batas akhir waktu pendaftaran Ruang per tanggal tertentu pada kolom ‘To’)

Menambahkan Asset Secara Manual, yaitu penambahan asset yang tidak melalui mekanisme penerbitan PO atau Invoice. (N). Untuk kasus-kasus tertentu seperti halnya perolehan barang aset melalui hibah dapat menggunakan fasilitas ini. 1. Masuk ke menu Asset Workbench : (N) Modul FA > Assets > Assets Workbench


Hal 6

2. 3. 4. 5. 6.

Ketik ASSET ITB pada Book Klik button QuickAdditions Isikan No Asset pada Asset Number Pilih Asset Category dan Asset Description pada isian Category dan Description Set Asset Type ke Capitalized jika ingin depresiasi (otomatis diisi oleh system sesuai asset category yang dipilih) 7. Ketik ASSET ITB pada Book 8. Ketikkan nilai atau biaya Asset pada isian Cost. 9. Lengkapi Assignment i. Isi jumlah unit ii. Isi Employee sebagai penanggung jawab asset iii. Isikan kombinasi akun pada Expense Account (natural account sudah otomatis terisi dan tidak perlu diubah) iv. Masukkan lokasi ruang pada location dimana asset tersebut akan ditempatkan. Modul Fix Asset merupakan sub modul dari modul Oracle Financial, maka dari itu beberapa fungsi yang terkait termasuk penambahan asset secara manual akan menghasilkan subledger-subledger yang kemudian akan diposting kedalam modul General Ledger sebagai modul induk transaksi jurnal yang terjadi didalamnya.

Berikut ini adalah transaksi jurnal yang dihasilkan di modul Fix Asset saat terjadi proses penambahan barang asset yaitu: Dr Aktiva / CIP (Cost ) Cr Asset/ CIP Clearing Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 7

Sedangkan jurnal untuk menentukan darimana penambahan asset tersebut, maka perlu dilakukan penjurnalan di modul General Ledger. Dr Asset/ CIP Clearing Cr Account xxx ( akun tertentu untuk asset) Jurnal dari modul FA dan GL setelah di posting di GL akan saling eliminasi sehingga jurnal akhir yang terbentuk adalah : Dr Asset /CIP ( Asset Cost ) Cr Account xxx ( akun tertentu untuk asset)

6.

Menampilkan Report 1. Jalankan Request, (M) View> Request 2. Tekan button “Submit New Request” 3. Pilih Single Request dan klik OK 4. Ketik jenis laporan yang anda inginkan i. Untuk menampilkan Daftar Barang Asset per Unit tertentu • Ketik Asset Inventory Report pada Name • Klik Submit dan Klik OK untuk mengisi parameter • Ketik ASSET ITB untuk Book • Pilih kode unit kerja terkecil sampai dengan kode unit kerja terbesar yang akan ditambilkan • Klik OK, Klik Submit kemudian Klik No bila tidak ada permintaan lagi. • Kemudian Klik Find hingga status Phase Completed • Klik View Output


Hal 8

ii.

Untuk menampilkan Daftar Asset Category • Ketik Asset Category Listing pada Name • Klik Submit dan Klik OK untuk mengisi parameter • Ketik ASSET ITB untuk Book • Klik OK, Klik Submit kemudian Klik No bila tidak ada permintaan lagi. • Kemudian Klik Find hingga status Phase Completed • Klik View Output • Pilih Menu Copy to File


Hal 9

iii. • • • • •

Untuk menampilkan Daftar Mass Addition per Unit Kerja Pilih Name : ITB - Daftar Posted Mass Addition (per Unit Kerja) Submit dan Klik OK Klik Submit kemudian Klik No bila tidak ada permintaan lagi. Kemudian Klik Find hingga status Phase Completed Klik View Output


Hal 10

Coba tampilkan report berikut : a. ITB - Daftar Lokasi Ruangan b. ITB - Daftar Kategori Asset c. ITB - Daftar Inventarisasi Asset d. ITB - Daftar Antrian Asset ITB 7.

Import Asset dari Account Payables Melakukan transfer journal entries ke modul GL sekaligus mengambil atau mengimport data Asset dari modul Account Payables. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Klik (M) View > Request Klik Button submit New Request Pilih Request Set kemudian Klik OK Ketik Transfer To GL Then FA pada isian Request Set Isi Parameter untuk Transfer Journal Entries to GL Isi tanggal dan Book pada isian parameter Mass Additions Create Isi Book pada isian Mass Additions Create Report Klik Submit, Klik button No dan kemudian Find hingga phase status menjadi complete 9. Klik View Output hingga tampil tampilan seperti berikut 10. Klik (M) Tools > Open File

Pekerjaan ini dilakukan oleh user Account Payables dan hendaknya dapat dilakukan secara periodik sesuai kebutuhan kerja di Direktorat Keuangan. Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 11

Menyiapkan Aset tambahan 1. Klik (N) Modul FA > Mass Additions > Prepare Mass Additions

2. Isi Book dengan isian ASSET ITB. Jika perlu anda dapat menambahkan informasi lain yang dibutuhkan untuk mencari barang asset tertentu.


Hal 12

3. Klik button Find, maka akan muncul window seperti gambar dibawah ini yang memuat daftar antrian barang-barang asset yang akan masuk ke dalam daftar barang asset ITB. Ada tiga jenis status antrian yang perlu diperhatikan yaitu : • Status antrian NEW artinya barang asset baru saja diambil dari modul account payables dan perlu dilakukan pengecekan ulang seperti asset category dan lokasi penempatannya sebelum di-posting sebagai asset ITB. • Status antrian POST artinya barang asset sudah di-posting sebagai asset ITB. • Status antrian HOLD artinya asset tersebut masih perlu dikonformasi ulang sehingga belum bisa diposting sebagai asset ITB.


Hal 13

4. Pilih Status Queue sama dengan NEW 5. Klik Open, ubah isian menjadi post dan lengkapi isian terutama field yang berwarna kuning. 6. Masukkan data kombinasi kategori 7. Ubah Date of Service jika perlu untuk menentukan start awal depresiasi barang asset tersebut. 8. Cari dan masukkan Nama Pegawai atau Nama unit pada isian employee Name sebagai penanggung jawab barang asset tersebut. 9. Masukkan lokasi barang asset pada isian location. 10. Masukkan COA yang sesuai untuk Expense Account. 11. Cek cost asset yang tertera.


Hal 14

12. Pindahkan tab form Mass Additions dari Source ke Asset Detail


Hal 15

13. Lengkapi isian Asset Number dan Asset Key. 14. Bila barang asset tersebut akan ditempatkan di beberapa lokasi yang berbeda maka, klik button Assignments dan lengkapi isian Employee Name dengan nama pegawai atau unit kerja yang bersangkutan sebagai penanggung jawab barang asset dan masukkan lokasi ruang pada isian location. Perhatikan jumlah unit harus sama dengan jumlah barang asset yang akan ditempatkan.


Hal 16


Hal 17

8.

Menghapus Asset dari Antrian Mass Additions (Delete Mass Additions) Ada kalanya data yang disiapkan sebagai asset tidak memenuhi syarat sebagai asset sehingga perlu dihapuskan dari daftar antrian calon asset. Sebelum data mass additions dihapuskan anda diminta untuk mencatat No Invoice Mass Additions yang akan dihapuskan dan melaporkan daftarnya ke Direktorat keuangan. Langkah-langkah untuk Delete Mass Additions adalah sebagai berikut” 1. Buka (N) Modul FA > Mass Additions > Prepare Mass Additions 2. Pilih data mass additions yang akan dihapuskan dari daftar calon asset. 3. Klik Button Open.

4. Periksa kembali apakah benar data tersebut akan anda hapuskan dari daftar calon asset. Jika benar, ubah isian queue menjadi Delete. 5. Klik Button Done.


Hal 18

6. Jalankan (N) Modul FA > Mass Additions > Delete Mass Additions 7. Isi Parameter Mass Additions Delete dengan ASSET ITB dan Klik Ok 8. Klik Button Submit.


Hal 19

9. Lihat status Request : (M) View > request 10. Klik Button Refresh Data hingga Phase menjadi Completed dan Status menjadi Normal.

11. Lihat Mass Additions Delete Report dan Klik Button View Output


Hal 20

12. Klik (M) Tools > Copy Files. 13. Print Out View Output Delete Mass Additions Report.

9.

Melakukan Koreksi Metode / Umur Depresiasi 1. (N) Modul FA > Assets> Assets Workbench


Hal 21

2. Masukkan Asset Number atau Description dari Asset yang akan anda koreksi 3. Klik tombol Find,


Hal 22

4. Pilih asset number yang diinginkan dan kemudian klik Book.

5. Klik pilihan Amortize Adjustment, supaya didistribusikan merata sesuai dengan sisa umur

selisih

NBV-nya

akan

6. Pada bagian Method, ubah informasi depresiasi sesuai dengan kebutuhan transaksi (Method,Life Years dan atau Months) 7. Lengkapi kolom isian yang berwarna kuning.


Hal 23

8. Klik (B) Done

10.

Melakukan Koreksi Unit Asset 1. Masuk ke (N) Modul FA > Assets > Assets Workbench


Hal 24

2. Masukkan Asset Number atau Description dari Asset yang akan anda koreksi

3. Klik tombol Find Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 25

4. Klik Tombol Open

5. Edit field unit misal ubah dari 1 menjadi 2. Klik Done. Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 26

6. Kemudian klik Assignment Window, edit jumlah unit di tiap assignment employee sehingga jumlahnya sama.

7. Klik icon save untuk menyimpan data.

11.

Menjalankan Depresiasi 1. Jalankan proses Depreciation : (N) Modul FA > Depreciation > Run Depreciation 2. Isi Book dengan ASSET ITB

3. Parameter Period akan terisi otomatis dengan periode yang paling baru Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 27

4. Klik Button Run hingga menampilkan nomor Concurrent Request nya. Tick Close Period bila sudah tidak ada perubahan atau penambahan transaksi pada asset. (Catatan: bila close period dipilih, maka anda tidak bisa lagi melalukan pembatalan depresiasi pada bulan atau periode tersebut)

5. Lihat status Request Depreciation : (M) View > Request 6. Pilih Specific Request dan Ketik Nomor Concurrent Request jika ingat no concurrent request nya, jika tidak maka pilih All My Request


Hal 28

7. Klik Button Find dan Klik Refresh Data hingga phase menjadi completed dan Status berubah Normal.

8. Untuk melihat hasil depresiasi, jalankan single request : (M) View > Request 9. Submit New Request.


Hal 29

10. Pilih Single Request, klik Ok 11. Ketikkan Form 4562 – Depreciations and Amortization Report 12. Masukkan ASSET ITB untuk Parameter Book 13. Masukkan Tahun Fiscal Year.

14. Klik OK. Refresh Data hingga Phase Completed dan Status Normal Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 30

15. Klik Button View Output

16. Klik Menu (M) Tools > Copy to Files 17. Print Out Depreciations and Amortization Report 12.

Melakukan Transfer Asset untuk Pindah Cost Center / Lokasi 1. Buka Form Asset Workbench : (N) Modul FA > Assets > Asset Workbench 2. Ketikkan Asset Number atau Description dari aset yang akan anda pindahkan cost center ataupun lokasinya


Hal 31

3. Kemudian klik button Assignment

4. Pada baris ke-satu, isi tanda minus misal -2 yang menandakan jumlah unit yang akan dikurangi dari lokasi tersebut 5. Pada baris ke-dua, isi tanda plus misal +2 yang menandakan jumlah unit yang akan ditambah pada lokasi baru.


Hal 32

6. Bila ada perubahan segment cost centernya, maka isi Expense account di baris ke-dua. 7. Kemudian isi lokasi pada baris ke-dua dengan lokasi baru. 8. Klik Done hingga muncul pesan transaction completed.

Untuk melihat transaksi jurnal yang terjadi ketika terdapat perubahan cost center maka kita perhatikan studi kasus berikut ini: Misalkan sebuah lemari dengan manfaat 4 tahun dibeli dengan nilai 480,000.00 disusutkan dengan menggunakan cost center STEI 1-30-5550-70504-ZZ-ZZZ-15Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 33

Z-ZZZZZ. Kemudian pada bulan ke 13, akan ditransfer ke cost center FTI 1-215550-70504-ZZ-ZZZ-15-Z-ZZZZZ. Maka perhitungannya adalah: AKUMULASI di bulan 12 Æ 12/48 x 480.000 = 120.000 DEPRESIASI per bulan 120.000 / 12 = 10.000 Sehingga jurnal yang terjadi adalah Jurnal Transfer = Db Asset Cost 480000 Cr Asset Cost 480000 Db Akumulasi Cost 120000 Cr Akumulasi Cost 120000 Jurnal Depresiasi dibulan 13 = Db Depresiasi-Cost Center FTI 10000 Cr Akumulasi-Cost Center FTI 10000 13.

Melakukan Reklasifikasi Asset 1. 2. 3.

Buka Form Asset Workbench : (N) Modul FA > Assets > Asset Workbench Ketikkan Asset Number atau Description dari aset yang akan anda reklasifikasi. Klik button Find, pilih dan klik button Open

4.

Ubah field category kemudian klik icon Save untuk menyimpan data.


Hal 34

Untuk melihat transaksi jurnal yang terjadi maka perhatikan studi kasus berikut ini: Asset berupa drum air dengan category peralatan rumah tangga dibeli dengan biaya atau cost sebesar 480.000 dan memiliki masa manfaat 4 tahun dengan metode STL. Pada tahun ke-1 dan bulan ke-3 (bulan ke 15) di reklasifikasi menjadi category peralatan bangunan. Sehingga jurnal yang terjadi adalah sebagai berikut: Jurnal Reclass = Dr. Asset Cost – Peralatan Bangunan 480.000 Cr. Asset Cost – Peralatan Rumah tangga 480.000 Dr. Accum. Depr. – Peralatan Rumah Tangga 20.000 Cr. Accum. Depr. – Peralatan Bangunan 20.000 Jurnal Current Depreciation Drum Air = Dr. Depr Expense – Peralatan Bangunan 10.000 Cr. Accum. Depr. – Peralatan Bangunan 10.000 14.

Penjualan Asset

1. Buka Form Asset Workbench : (N) Modul FA > Assets > Asset Workbench 2. Ketikkan Asset Number atau Description dari aset yang akan dijual.


Hal 35

3. Klik button Find, kemudian klik Retirement yang akan secara otomatis mengisi buku dari asset yang akan di retirement

4. Masukkan Cost Retired, yaitu nilai asset yang akan dihapuskan. Jika retire penuh, maka isi dengan nilai yang sama dengan nilai saat pembelian asset


Hal 36

5.

6. 7. 8. 9.

tersebut atau nilai perolehan asset. Jika retire parsial, maka isi dengan nilai yang ditentukan (tentunya nilainya lebih kecil dari nilai perolehan asset) Atau anda dapat mengisi field Unit Retired. Jika dalam satu asset number terdapat beberapa unit dan hanya sebagian unit saja yang akan dihapuskan, maka retirement akan membagi secara rata nilai perolehan asset dengan jumlah unit yang akan diretirement. Masukkan nilai atau harga jual asset pada isian Proceed of Sale Masukkan biaya (bila ada) atas proses penjualan barang asset ini kedalam isian Cost of Removal. Klik button Continue (jika total unit retirements lebih kecil dari total unit assignment per barisnya). Masukkan Unit Change minus unit yang akan diretirement. Klik Button Done.

Selanjutnya anda diminta untuk menjalankan proses Gain and Losses dengan cara: 1. Jalankan Calculate Gain And Losses : (N) Modul FA > Depreciation > Calculate Gain and Losses 2. Klik Book dan ketikkan ASSET ITB.


Hal 37

3. Klik button Submit dan cek status request sampai dengan berstatus COMPLETED NORMAL. 4. Lihat hasil request.


Hal 38

Berikut adalah jurnal transaksi yang terjadi saat terjadi retirement Dr Akumulasi Penyusutan Dr NBV Retired * Cr Aktiva Dan jurnal transaksi ketika Proceed of Sale diisi Dr Proceed Clearing Cr Proceed of Sale * Dan jurnal transaki ketika Cost of Removal diisi Dr Cost of Removal * Cr Cost of Removal Clearing NBV Retired *, Proceed of Sales * dan Cost of Removal * jika diisi kode perkiraan yang sama pada setup perkiraan Gain atau Loss Retirements Account, karena itu jika Laba atau adanya pemasukan (balance di sisi CR) maka akan masuk ke perkiraan Gain. Sedangkan jika rugi atau ada pengeluran dana maka akan masuk ke perkiraan Loss. Berikut ini adalah contoh kasus dimana ada satu unit Asset seharga 24 juta dengan akumulasi depresiasi nya adalah 6.5 juta. Asset tersebut kemudian dijual seharga 20 juta dengan biaya penjualannya sebesar 500 ribu. Maka proses input data yang terjadi adalah: COST RETIRED = 24 juta UNIT RETIRED =1 PROCEEDS OF SALE = 20 juta COST OF REMOVAL = 500 ribu Dengan perhitungan sebagai berikut: NBV saat retired = 24 Juta – 6,5 Juta = 17,5 Juta Dan transaksi jurnal yang terjadi adalah: Jurnal Nilai / Cost Asset yang bertambah Db Akumulasi Depresiasi 6,5 Juta Db NBV Retired 17,5 Juta Cr Aktiva 24 Juta Bilamana POS (Proceeds of Sale) diisi, maka jurnal nya adalah : Db Proceeds Of Sale Clearing 20 Juta Cr Proceeds of Sale 20 Juta Untuk jurnal transaksi penerimaan dana hasil penjualan barang aset dilakukan dengan membuat faktur penjualan atau bukti masuk kas bank di modul Account Receivables. Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 39

Kemudian bila Cost of Removal diisi maka jurnal yang terjadi adalah: Db Cost of Removal Clearing 500 Ribu Cr Cost of Removal 500 Ribu Untuk transaksi pengeluaran kas untuk biaya yang dibebankan atas proses penjualan barang asset tersebut dilakukan dengan membuat invoice pengeluaran biaya atau bukti kas keluar pada modul Account Payables. 15.

Kehilangan Asset Langkah-langkah proses ini sama dengan proses penjualan asset, namun disini Proceed of Sale nya diisi nol. 1. Buka Form Asset Workbench : (N) Modul FA > Assets > Asset Workbench 2. Ketik Asset Number atau Description dari barang asset yang hilang 3. Klik button Find, kemudian klik Book yang akan secara otomatis mengisi buku dari asset yang akan di retirement 4. Masukkan Cost Retired, yaitu nilai asset yang hilang. 5. Atau anda dapat mengisi field Unit Retired yang hilang. 6. Masukkan nilai 0 (nol) pada isian Proceed of Sale 7. Masukkan biaya atas kehilangan barang ini bila ada kedalam isian Cost of Removal. 8. Klik button Done. Selanjutnya anda diminta untuk menjalankan proses Gain and Losses dengan cara: 1. Masuk ke menu Depreciation dan klik sub menu Calculate Gain And Losses 2. Klik Book dan ketikkan ASSET ITB. 3. Klik button Submit dan cek status request sampai dengan berstatus COMPLETED NORMAL. Proses calculate ini akan menghasilkan jurnal : Dr Akumulasi Penyusutan Dr NBV Retired * Cr Aktiva Dan bila ada biaya atas kehilangan maka jurnal yang terjadi adalah Dr Cost of Removal * Cr Cost of Removal Clearing

16.

Penghapusan Asset

Langkah-langkah proses ini sama dengan proses penjualan asset, namun disini Proceed of Sale dan Cost of Removal nya nya diisi nol. Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 40

1. Buka Form Asset Workbench : (N) Modul FA > Assets > Asset Workbench 2. Ketik Asset Number atau Description dari barang asset yang akan dihapuskan. 3. Klik button Find, kemudian klik Book yang akan secara otomatis mengisi buku dari asset yang akan di retirement 4. Masukkan jumlah unit yang akan dihapuskan pada isian Unit Retired. 5. Masukkan nilai 0 (nol) pada isian Proceed of Sale 6. Masukkan nilai 0 (nol) kedalam isian Cost of Removal. 7. Klik button Done. Selanjutnya anda diminta untuk menjalankan proses Gain and Losses dengan cara: 1. Masuk ke menu Depreciation dan klik sub menu Calculate Gain And Losses 2. Klik Book dan ketikkan ASSET ITB. 3. Klik button Submit dan cek status request sampai dengan berstatus COMPLETED NORMAL. Proses calculate disini akan menghasilkan jurnal sebagai berikut: Dr Akumulasi Penyusutan Dr NBV Retired * Cr Aktiva

17.

Kapitalisasi Asset dalam Penyelesaian 1. Masuk ke menu Capitalize CIP Asset 2. Cari Asset dengan mengetik ASSET ITB kedalam Book Asset dan ketik CIP pada Asset Type 3. Klik button Find 4. Klik Asset yang akan di kapitalisir 5. Klik Button Capitalize 6. Masuk ke menu Asset Workbench 7. Cari Asset dengan mengetikkan Asset Number atau Description nya. 8. Klik button Find. Jurnal yang terjadi saat kapitalisasi Asset dalam penyelesaian adalah: Dr Asset Cost Cr CIP Cost

18.

Membuat Jurnal Entries 1. Submit Request Create Journal Entries 2. Isi Book dengan ASSET ITB 3. Masukan bulan yang akan di Create Journal Entry nya kedalam isian Period Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 41

19.

Koreksi Jurnal Entries Setelah Create Jurnal Entries Di GL 1. Masuk ke menu Modul GL> Journal > Enter 2. Klik Source dan isi dengan Asset 3. Masukkan bulan yang akan di Create Journal Entriesnya kedalam isian Period. 4. Delete Journal Asset yang ditransfer dari Asset 5. Masuk ke menu Modul FA > Journal Entries > Rollback Journal Entries 6. Klik Book : ASSET ITB dan period akan terisi secara otomatis. 7. Klik button Submit. 8. Kemudian masuk ke modul FA> Depreciation > Roll Back Depreciation. 9. Klik Book ASSET ITB dan period akan terisi secara otomatis 10. Klik button Submit. Jika diperlukan anda dapat melakukan koreksi asset di menu Modul FA> Asset serta menjalankan proses penyusutan untuk keseluruhan asset dengan menjalankan Run Depreciation di menu Depreciation. Setelah itu baru anda dapat melakukan transfer journal ke GL.

20.

Menutup Periode Fix Asset 1. Jalankan Depreciation : (N) Modul FA > Depreciation > Run Depreciations 2. Masukkan isian Book dengan ASSET ITB dan period akan terisi secara otomatis.

3. Check Close Period apabila sudah tidak ada lagi perubahan atau penambahan asset pada periode tersebut. (Catatan : Jika Periode FA telah diclosed maka tidak akan bisa dibuka lagi jika ada koreksi di periode tersebut) 4. Klik button Run. 5. Lihat status Request Depreciations Run, refresh data hingga phase completed dan status Normal.


Hal 42

6. Klik Button View Output, maka akan tampil report seperti berikut:

7. Kemudian anda baru bisa melakukan transfer ke modul GL dengan cara Submit Request Create Journal Entries. (Dilakukan oleh User Modul GL) 8. Isi Book dengan ASSET ITB 9. Pilih periode bulan yang akan anda buat Journal Entries nya. Institut Teknologi Bandung – Copyright 2008

Hal 43

Modul Pelatihan 1 Oracle Fix Asset

Recommend Documents