MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM

MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM

SISTEM INFORMASI BISNIS JOKO SETIAWAN, SE., MM.

UNTUK KALANGAN SENDIRI




Bab I Proses Bisnis

MATERI Definisi Bisnis Definisi Proses Definisi System Pengertian Proses Bisnis TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari topik ini mahasiswa diharapkan dapat: Menjelaskan pengertian bisnis Menjelaskan pengertian Proses Bisnis

Pengenalan Proses Bisnis Definisi Bisnis untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang konsumen yang membutuhkan hasil tersebut. Definisi Proses sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang



diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas.

Proses Bisnis adalah Sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisas





Diagram Skenario Proses Bisnis



Keterangan :

Evaluasi : Jelaskan yang dimaksud dengan Bisnis Jelaskan yang dimaksud dengan proses Jelaskan yang dimaksud dengan proses bisnis



Bab II Sistem Informasi MATERI 1. Definisi sistem 2. Definisi informasi 3. Definisi sistem informasi TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari topik ini mahasiswa diharapkan dapat: 1. Mengetahui fungsi system 2. Mengetahui fungsi informasi 3. Mengetahui system informasi

2.1. Konsep Dasar Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya. a. Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah : suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

b. Suatu prosedur adalah : suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.



c. Definisi lain dari prosedur adalah : Urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Definisi sistem yg lebih menekankan pada konponen/elemen adalah : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

d. Karakteristik sistem yaitu : mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah/proses, dan sasaran atau tujuan.

Tujua n



2.2. Konsep Dasar Informasi Didalam organisasi sangat penting dalam mengelola sumberdaya-sumberdaya utama seperti buruh, dan bahan mentah, tapi saat ini informasi juga merupakan sumberdaya yang tidak kalah pentingnya harus dikelola. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang sedang berjalan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Sehingga informasi merupakan salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuan. a. Definisi informasi adalah : data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. b. Data adalah : kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah : representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. c. Siklus informasi : Data yang masih merupakan bahan mentah yang harus diolah untuk menghasilkan informasi melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi).



d. Kebutuhan informasi didasarkan pada : 1. kegiatan bisnis yang semakin komplek. 2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat. Output komputer berupa informasi dapat digunakan oleh manager, non manager ataupun perorangan dalam suatu perusahaan.

e. Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi : - Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagiansebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. - Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. - Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan. 2. Tepat waktu


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

4. Ekonomis informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. a. Definisi sistem informasi adalah : suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. b. Definisi lain sistem informasi adalah : kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaransasaran perusahaan.



2.4. Komponen Sistem Informasi Komponen sistem informasi yang disebut blok bangunan yaitu : blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. a. Blok masukan mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar. b. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok keluaran produk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi yang berkualitas. d. Blok teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya beroperasi (operator komputer, pemrogram, operator pengolah data, spesialis telekomunikasi, analis sistem). Teknologi perangkat lunak berupa aplikasiaplikasi perangkat lunak (program). Teknologi perangkat keras berupa teknologi masukan (semua perangkat yang digunakan untuk menangkap data seperti : keyboard, scanner, barcode), teknologi keluaran (perangkat yang dapat menyajikan informasi yang dihasilkan seperti : monitor, printer), teknologi pemroses (komponen CPU), teknologi penyimpanan (semua peralatan yang digunakan untuk menyimpan data seperti : magnetik tape, magnetik disk, CD) dan teknologi telekomunikasi (teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh seperti internet dan ATM) e. Blok basis data


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. f. Blok kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.

2.5. Jenis-jenis Sistem Informasi Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian (gambar1) 1. Transaction Processing Systems (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS) OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi

sedemikian

rupa

untuk

mentransformasikan

data

atau

memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat. 3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data). 4. Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. 5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna. 6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semiterstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan. 7. Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor. tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.



Contoh sistem informasi antara lain : 1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket. 2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data. 3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester. 4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo. 5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.



Kemampuan utama sistem Informasi 1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi. 2. Menyediakan kominukasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah. 3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses. 4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah. 5. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi. 6. Mengotomatisasikan proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual. 7. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan. 8. Pembiayaan yang lebih murah daripada pengerjaan secara manual

Evaluasi : 1. Apa yang dimaksud dengan system 2. Berikan contohnya system 3. Apa yang dimaksud dengan informasi 4. Berikan contoh informasi sebanyak 5 5. Apa yang dimaksud dengan system informasi



Bab III Analisa Sistem MATERI 1.

Mengidentifikasikan masalah

2.

Memahami kerja system

3.

Analisa system

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari topik ini mahasiswa diharapkan dapat: 1.

Dapat mengidentifikasikan masalah

2.

Memahami kerja system

3.

Dapat menganalisa system

3.1

Pendahuluan

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan

maksud

untuk

mengidentifikasikan

dan

mengevaluasi

permasalahan-

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.



3.2 Analisis Sistem a. Langkah-langkah Analisis Sistem Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.



Identify Understand

•Stock •SDM •Keuangan •Laporan •dll •Memahami keluar masuk barang •Memahami dokumen barang

Analyze

•Apakah sistem sudah berjalan dengan baik •apakah sistem masih terdapat kekurangan

Report

•Laporan penemuan analisis •membuat rekomendasi untuk perbaikan

1. Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini : _ mengidentifikasi penyebab masalah _ mengidentifikasi titik keputusan _ mengidentifikasi personil-personil kunci a. Mengidentifikasi penyebab masalah. Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat. Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut jalannya tersendatsendat? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidakbenar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat. Pekerjaan analisis dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendat sendat ? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM biaya persediaan meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah karena : _ persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan _ pembelian barang tidak ekonomis.

b. Mengidentifikasi titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang sempurna. Contoh bagan alir formulir untuk prosedur penjualan adalah sebagai berikut :





Penjelasan dari titik-titik keputusan adalah antara lain sebagai berikut : 1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah : a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan proses pertama kali menerima order dari langganan. b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa : - tembusan untuk membuat faktur - tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy) - tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy) - tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) - tembusan otorisasi kredit (credit copy) -

tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima (acknowledgement copy atau advice copy)

c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-belit. d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pengambilan barang lama.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses ini tidak termasuk dalam ruanglingkup sistem pengendalian penjualan dan pemasaran (masuk dalam sistem distribusi). f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat faktur lama.

2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah : a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di faktur bila faktur salah. b. “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan pengiriman. 3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit. 4. Penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses pembuatan laporan” di bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Memahami Kerja Sistem Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari system yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum

mencoba

untuk

menganalisis

permasalahan-permasalahan,

kelemahankelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel. Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini : a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan jadwal penelitian  Mengatur jadwal wawancara  Mengatur jadwal observasi  Mengatur jadwal pengambilan sampel c. Membuat penugasan penelitian d. Membuat agenda wawancara e. Mengumpulkan hasil penelitian

a. Menentukan jenis penelitian Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.

b. Merencanakan jadwal penelitian Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi : - dimana penelitian akan dilakukan; - apa dan siapa yang akan diteliti; - siapa yang akan meneliti; - kapan penelitian dilakukan. Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal wawancara dapat diatur yang terdiri dari : - tanggal wawancara akan dilakukan; - jam wawancara untuk tiap-tiap harinya; - yang melakukan wawancara; - yang diwawancarai; - lokasi letak wawancara akan dilakukan; - topik dari wawancara yang akan dilakukan.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.

c. Membuat penugasan penelitian Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.

d. Membuat agenda wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

e. Mengumpulkan hasil penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini : 1.

Membantu kelengkapan (aid to completeness) Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. . Membantu analisis (aid to analysis) Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis 3. Membantu komunikasi (aid to communication) Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai system 4. Membantu pelatihan (aid to training) Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis.

5.

Membantu keamanan (aid to security) Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakankerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan. Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai berikut ini : 1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu kegiatan. 2. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama 3. Pengambilan sampel 4. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama. 5. Elemen-elemen data


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 6. Teknologi yang digunakan di sistem lama 7. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen

3. Analisis Sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis system yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

MENGANALISIS KELEMAHAN SISTEM Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam : Apa yang dikerjakan ? Bagaimana mengerjakannya ? Siapa yang mengerjakannya ? Dimana dikerjakannya ? Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Mengapa dikerjakan ? Perlukah dikerjakan ? Apakah telah dikerjakan dengan baik ? Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas. Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari asaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan criteria penilaian sebagai berikut :


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Relevance (sesuai kebutuhan) Capacity (kapasitas dari sistem) Efficiency (efisiensi dari sistem) Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi) Accessibility (kemudahan akses) Flexibility (keluwesan sistem) Accuracy (ketepatan nilai dari informasi) Reliability (keandalan sistem) Security (keamanan dari sistem) Economy (nilai ekonomis dari sistem) Simplicity (kemudahan sistem digunakan) Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis system akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.

Menganalisis Distribusi Pekerjaan Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini : _ apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? _ apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ? dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini :


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM _ apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? _ apakah produktifitas karyawan memuaskan ? _ apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ? _ apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ? _ apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ? _ seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ? _ apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ? _ apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? _ apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?

Menganalisis Keandalan Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut : _ Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ? _ Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?

Menganalisis Dokumen Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : _ seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? _ apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? _ apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?

Menganalisis Laporan Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM _

dapatkah

laporan-laporan

dipersiapkan

dengan

mudah

dari

file

dan

dokumendokumen yang ada ? _ apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?

Menganalisis Teknologi Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : _ apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

4. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah : _ pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan _ meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen _ meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen _ meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM EVALUASI 1. Sebutkan dan jelaskan definisi analisis sistem menurut persepsi anda ! 2. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem di dalam tahap analisis sistem ? 3. Mengapa identifikasi penyebab masalah merupakan tahap yang paling penting dalam tahap analisis sistem ? jelaskan dengan ilustrasi ? 4. Mengapa memahami kerja dari sistem yang ada/berjalan diperlukan ? jelaskan ! 5. Mengapa penelitian harus direncanakan jadwalnya ? jelaskan !



Bab IV Desain Sistem Secara Umum MATERI 1. 2. 3. 4. 5.

Desain output Desain input Desain database Desain control Desain teknologi

TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. 2. 3. 4. 5.

Dapat mengenal desain output Dapat mengenal desain input Dapat mengenal desain database Dapat mengenal desain control Dapat mengenal desain teknolog

4.1 Pendahuluan Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk system tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (systems design). Desain system dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems design) dan desain sistem terinci (detailed systems design) desain sistem secara umum disebut juga dengan desain secara makro (macro design). Desain sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain internal (internal design).



4.2. Arti Desain Sistem Dari sekian banyak yang memberikan pengertian mengenai arti desain sistem, akhirnya desain sistem dapat diartikan sebagai berikut : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implentasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk 5. Sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi 6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system

4.3. Tujuan Desain Sistem Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan progam komputernya. Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut :


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem. 3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer. 4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras,perangkat lunak dan pengendalian intern.

4.4. Personil Yang Terlibat Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian (controls specialists), personil penjamin kualitas (quality assurance personil), spesialis komunikasi data (data communications specialists) dan lain sebagainya. Bagaimana dengan pemakai-pemakai sistem (users) ? apakah pemakai system juga harus terlibat dalam tahap ini ? banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan pemakai sistem sangat penting selama tahap analisis sistem. Akan tetapi bagaimana di tahap desain sistem ini ? banyak analis sistem yang mendesain sistem informasi tanpa partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara system bekerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai). Oleh karena alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem. Pemakai sistem paling tidak


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM dapat mengkaji ulang komponen-komponen system informasi yang didesain, seperti misalnya : - pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua laporanlaporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal. - Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog layar terminal. - Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan dari data tersebut dan distribusi informasinya.

4.5. Desain Sistem Secara Umum Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponenkomponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah arsitek selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyurinsinyur teknik sispil yang akan membangun rumah ini. Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuran-ukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah. Arsitek belum akan menggambar detail bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum bentuk dan susunan rumah itu sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah. Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical systems. Simbol-simbol bagan allir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, laporan-laporan. Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM fungsi di sistem informasi ecara logika akan bekerja. Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Arus dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data (data dictionary). Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model prosedur) yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan. Suatu prosedur merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan suatu metode. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Seringkali gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi juga dapat digabung dengan bagan alir formulir dalam perusahaan untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem informasi dengn sistem-sistem lainnya di perusahaan. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah :

Desain Output Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macammacam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar video.

TIPE OUTPUT


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu : 1. Output Intern (internal output) Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya. 2. Output Ekstern (external output) Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagianbagian tertentu yang masih harus diisi.

FORMAT OUTPUT Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas.

LANGKAH-LANGKAH DESAIN OUTPUT SECARA UMUM Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, system baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya. 2. Menentukan parameter dari output Setelah output-output yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusinya dan periode output.

Desain Input Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk).

PROSES INPUT Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu : 1. Penangkapan data (data capture) Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi. 2. Penyiapan data (data preparation) Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk magnetik) 3. Pemasukan data (data entry) Merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer. Contoh proses input :



TIPE INPUT Input dapat dikelompokkan ke dalam : 1. Input ekstern (external input) Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi.

2. Input intern (internal input) Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order penjualan dan lain sebagainya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM LANGKAH-LANGKAH DESAIN INPUT SECARA UMUM Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan dan bentuk dari tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data. 2. Menentukan parameter dari input Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi : - bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar terminal) - sumber input - jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya - alat input yang digunakan - volume input - periode input

Desain Database Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu system informasi yang


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam macam di dalam suatu organisasi. Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh system informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain database secara umum adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. 2. Menentukan parameter dari file database Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi : - tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya - media file : hard disk, diskette atau pita magnetik - organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan. - Field kunci dari file.

Desain Kontrol Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangankecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahankesalahan atau kecurangankecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahankesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi. Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu system yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila system tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga halhal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control).

PENGENDALIAN SECARA UMUM Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data yang terdiri dari : 1. Pengendalian organisasi Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities) yang tegas. 2. Pengendalian dokumentasi Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut : a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem b. Sebagai bahan training c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut d. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari e. Materi acuan bagi pemeriksa system

Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa : a. Dokumentasi prosedur


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya. b. Dokumentasi sistem Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data. c. Dokumentasi program Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program sangat

dibutuhkan

oleh

programmer

bila

akan

memodifikasi

atau

mengembangkan program.

d. Dokumentasi operasi Berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator. e. Dokumentasi data Berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk kamus data. Dokumentasi data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan pemeriksa sistem.

3. Pengendalian perangkat keras Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware mulfunction). Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), pemeriksaan


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas (validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check). 4. Pengendalian keamanan fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat mengakibatkan : - menurunnya operasi kegiatan - membahayakan sistem - hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan - hilangnya harta kekayaan milik perusahaan 5. Pengendalian keamanan data Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan untuk maksud ini, diantaranya : - dipergunakan data log - proteksi file - pembatasan pengaksesan (access restriction) - data backup dan recovery 6. Pengendalian komunikasi Jika

sistem

informasi

menggunakan

suatu

network

komunikasi

untuk

mentransmisikan data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus memikirkan pengendalian untuk ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. Pengendalian ini ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan keamanan data sewaktu transmisi.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM PENGENDALIAN APLIKASI Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat dikategorikan ke dalam :

1. Pengendalian masukan (input control) Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya.

2. Pengendalian pengolahan (processing control) Tujuan

dari

pengendalian

pengolahan

ini

adalah

untuk

mencegah

kesalahankesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan.

3. Pengendalian keluaran (output control) Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar terminal.

Desain Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu engendalian


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware).

TEKNOLOGI PERANGKAT KERAS Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari : 1. Alat masukan Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program. 2. Alat pemroses Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output. Alat pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory. 3. Alat output Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam : a. Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain b. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar c. Suara, dalam bentuk musik atau omongan d. Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form), dalam bentuk simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer.

4. Simpanan luar. Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct-access storage device (DSSD) atau alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential-access storage device (SASD) atau alat simpanan pengaksesan urut.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM TEKNOLOGI PERANGKAT LUNAK Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam : a. Perangkat lunak sistem operasi (operating system) Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer b. Perangkat lunak bahasa (language sofware) Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer c. Perangkat lunak aplikasi (application software) Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

TEKNOLOGI KOMUNIKASI DATA Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat komunikasi membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat menggunakan data di komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer komputer yang lain, dapat memberi berita ke komputer yang lain walaupun berlainan area. Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya yang diperlukan oleh sistem informasi. a. Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam system informasi. Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu jenis kebutuhan dari system software dan application software. b. Menentukan jumlah dari teknologi


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan darai waktu yang tersedia dan waktu standar masing-masing operasi yang akan menggunakan teknologi ini. Untuk perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan dari jumlah perangkat keras yang dibutuhkan.

Tekanan-tekanan Desain Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan (forces) yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek system informasi. Ambilah contoh desain suatu mobil sebagai analoginya. Semua mobil terdiri dari blokblok bangunan yang sama, yaitu sebuah bodi mobil, interiornya, instrumen-instrumennya, kendali kemudi (kemudi, pedal rem, pedal gas dan lain sebagainya), roda-roda, gandargandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit tenaga, sumber energi, transmisitransmisi dan gear-gear. Akan tetapi karena adanya sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini telah berubah dari waktu ke waktu. Sebagai misalnya, pengendalian polusi, keamanan yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa mobil untuk didesain kembali keseluruhannya.

Beberapa

industri

mobil

beberapa

tahun

yang

lalu

kurang

memperhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrikpabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali dengan memperhatikan design forces, mereka mendapatkan kembali jalur pemasarannya. Kesadaran akan design forces dan mengikutinya dengan pasti telah mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan. Perancang sistem informasi juga harus memperhatikan sejumlah design forces yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :

Integrasi (integration)


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi. Suatu sistem informasi yang ada di antara unit-unit organisasi atau departemen departemen harus dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi ini perlu, karena organisasi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi multilevel, cross-functional, tepat waktu, akurat, relevan kepada semua komponen organisasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi. Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua data yang ada dalam suatu simpanan yang tunggal untuk keperluan semua orang atau departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database dalam direct access storage device (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum.

Jalur pemakai/sistem (user/system interface) Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain system ini adalah jalur pemakai (user interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output dengan mesin. Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu sistem harus fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM user. Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain untuk memenuhi user interface :

1. Query Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya.

2. Desain Layar Suatu desain layar yang baik harus jelas, tidak melompat-lompat dan tidak berisi dengan informasi yang tidak relevan.

3. Umpan balik Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasukkan data dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi adalah response time yang lama, sehingga user menjadi jemu dan kehilangan konsentrasinya. Jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya ditampilkan secara periodik yang menunjukkan kepada user bahwa sistem sedang bekerja. Sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang cukup lama, katakanlah 50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita “Tunggu sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik”, sehingga user mengetahui bahwa sistem sedang bekerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang).

4. Bantuan Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana user dapat meminta bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Context sensitive help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang, yaitu system akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada posisi-posisi tertentu di layar. 5. Pengendalian kesalahan Pengendalian kesalahan (control error) juga merupakan aspek yang penting dalam user interface. Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut :

a. pencegahan kesalahan sedapat mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada user tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan kesalahan yang seharusnya tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat menampilkan instruksi “Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu user memasukkan unit barang yang dijual. b. pendeteksian kesalahan jika suatu kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan kesalahannya dengan jelas dan dapat menampilkan berita kesalahan ini, seperti misalnya “Fatal error, sistem diberhentikan” atau berita “kode salah!!!”. c. pembetulan kesalahan jika suatu data yang dimasukkan salah sebelum data ini diolah, maka system harus dapat memberi kesempatan kepada user untuk dapat mengkoreksinya. Demikian juga bila data yang salah terlanjur direkamkan ke database, maka sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk membetulkannya. 6. Desain workstation Banyak penelitian ergonomics (ergo = kerja, nomics = studi tentang, ergonomics = studi tentang kerja) yang berhubungan dengan menggunakan sistem computer yang dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak kantor, suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu dipertimbangkan, yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar terminal, ukuran-ukuran


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation ini akan mempengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user.

Tantangan-tantangan persaingan (competitive forces) Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam. Organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang harus memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus mempertimbangkan lingkunganlingkungan persaingan (competitive environments) yang ada. Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka ragam produk dan jasa, dan produktifitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan informasi bagi manajemen untuk melakukan kegiatannnya. Aneka ragam produk dan jasa (product and service differentiation) dapat berupa inovasi baru, harga produk atau jasa, kualitas, garansi purna jual dan jasa-jasa lainnya. Sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan sistem informasi untuk dapat menguasai aneka ragam dan jasa yang dibutuhkan oleh pasar. Organisasi yang tidak mengambil bagian dari adaptasi persaingan ini akan tertinggal oleh pesaingnya. Sebagai contohnya adalah organisasi bank. Desain sistem informasi untuk organisasi ini harus memikirkan aneka ragam jasa yang dapat diterapkan, misalnya apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih memuaskan kepada para nasabahnya untuk memenangkan persaingan. Sistem informasi juga harus dapat membantu dalam hal produktivitas organisasi baik produktivitas bagi manajemennya dan produktivitas bagi para pekerja lainnya. Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat ditingkatkan, misalnya dengan menyediakan cara penjadwalan yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja teknis dan ketidak-efisienan lainnya. Produktivitas ulang laporan-laporan secara manual kembali, bagi personil-personil akuntansi dapat lebih produktif dengan menggunakan komputer dan lain sebagainya.



Kualitas dan kegunaan informasi (information quality and usability) Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu tepat pada waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance). Untuk dapat menghasilkan hal ini, maka informasi tersebut haruslah berguna bagi yang akan memakainya.

Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem informasi adalah :

a. Keandalan (reliability) Menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan. b. Ketersediaan (availability) Berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user c. Keluwesan (flexibility) Menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang berubah. d. Skedul instalasi (installation schedule) Terdiri dari periode waktu antara saat organisasi sadar untuk membutuhkan dan saat sistem informasi ini diterapkan. Selama waktu ini, analis sistem harus dapat mendesain sistem terbaik dalam batas waktu yang dibutuhkan. e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and growth potential) Beberapa sistem tidak mempunyai umur yang diperkirakan, karena pada saat diterapkan sistem ini sudah usang. Seringkali juga sistem telah berhasil di instalasi dan berjalan dengan baik, tetapi karena sistem tidak mempunyai potensi untuk bertumbuh, maka sistem juga akan lekas usang. Sistem harus didesain


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem, misalnya dikehendaki umur sistem harus paling sedikit 5 tahun dan mampu bertumbuh bila terjadi perubahanperubahan yang cukup signifikan. f. Kemudahan dipelihara (maintainability) Setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara (misalnya hal-hal yang tidak

berfungsi

dipertemukan

harus

dan

dikoreksi,

permintaan-permintaan

peningkatan-peningkatan

sistem

secara

khusus

harus

umum

harus

dilakukan). Kemudahan sistem untuk dirawat tergantung dari desainnya. Untuk mudah dirawat, desain harus menggunakan nama data dan bahasa pemrograman yang standar, pemrograman terstruktur dan moduler, konfigurasi sistem yang standar dan dokumentasi standar yang lengkap. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) Kebutuhan- kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat terdiri sebagai berikut ini : a. Volume Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan lewat banyaknya transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat dilihat dari banyaknya suatu fungsi pengolahan harus dilakukan, misalnya suatu fungsi harus mengupdate 5 file serentak dengan jumlah record-nya sebanyak 100 record. b. Hambatan waktu pengolahan Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan. c. Permintaan perhitungan Permintaan perhitungan merupakan model-model matematik yang harus


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user.

Faktor-faktor organisasi (organizational factors) Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem, yaitu :

1. Sifat organisasi Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan tansportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut.

2. Tipe organisasi Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini : - organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungjawab untuk area fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau keuangan. - Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab terhadp semua fungsi dalam divisinya - Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggungjawab


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan informasinya juga berbeda.

3. Ukuran organisasi Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.

4. Struktur organisasi Struktur internal organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Sebagai misalnya, tanggungjawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen pembelian di organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat ditentukan departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah departemen produksi atau departemen pembelian. Departemen produksi biasanya lebih membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan informasi mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok. Pengendalian mutu sebagai contoh yang lainnya untuk suatu organisasi dapat berupa tanggungjawab departemen produksi, tetapi untuk organisasi lainnya dapat berada pada tanggungawab departemen yang terpisah.

5. Gaya manajemen (management style)


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Gaya manajemen juga mempunyai pengaruh terhadap bentuk dari system informasi. Gaya manajemen yang otokratik (autocratic) lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang demokratik (democratic), lebih senang pada sistem informasi yang tersebar (decentralized).

Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas (cost-effectiveness requirements) Jika membeli suatu encyclopedias atau misalnya membeli buku ini, maka yang dibeli tidak hanya sekadar bukunya saja, tetapi adalah informasi yang terkandung di dalamnya. Suatu sistem informasi dikembangkan dengan biaya yang tidak sedikit. Suatu organisasi mengembangkan sistem informasi bukan hanya menginginkan mendapatkan fisik dari sistem informasi itu saja, tetapi lebih dari itu yaitu informasi yang dihasilkan darinya. Dengan demikian desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan.

Faktor-faktor manusia (human factors) Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saj. Untuk maksud ini, sistem informasi harus dapat bersahabat dengan semua pemakainya, tidak sebaliknya menyulitkan pemakai. Perlu diingat bahwa pada awalnya tidak semua manusia dalam organisasi tertarik dan mendukung pengembangan sistem informasi. Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapatkan sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat meningkatkan produktivitas pemakainya.

Kebutuhan-kebutuhan kelayakan (feasibility requirements) Lima macam kelayakan harus tetap diperhitungkan dalam desain system informasi. ima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik (technical feasibility), kelayakan ekonomi


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM (economic feasibility), kelayakan hukum (law feasibility atau legal feasibility), kelayakan operasi (operatioanl feasibility), dan kelayakan skedul (schedule feasibility). Walaupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetap dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan system mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.

EVALUASI 1. Jelaskan arti dari desain sistem ! 2. Jelaskan maksud dan tujuan dari desain sistem ! 3. Jelaskan tujuan dari desain sistem secara umum ! 4. Langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan pada saat desain output secara umum ? jelaskan ! 5. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan proses dari input ! 6. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain input secara umum ! 7. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain database secara umum ! 8. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain teknologi secara umum ! 9. Jelaskan secara singkat jenis-jenis pengendalian secara umum ! 10. Jelaskan secara singkat tekanan-tekanan desain yang nantinya mempengaruhi kerja sistem apabila telah selesai !



Bab V Data Flow Diagram ( DFD ) MATERI 1.

Pengertian DFD

2.

Diagram Nol

3.

Diagram Konteks

4.

Diagram Detil

TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1.

Menjelaskan mengetahui DFD dan symbol-simbolnya

2.

Dapat membuat diagram Nol

3.

Dapat membuat diagram konteks

4.

Dapat membuat diagram Detil

5.1 Konsep Perancangan Terstruktur Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh dari konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM (bebas kesalahan). Salah satu tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur adalah menggunakan DFD (Data Flow Diagram = Diagram Arus Data, DAD).

5.2. Data Flow Diagram (DFD) Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model system matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 5.2 Komponen DFD Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili : 1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) 2. data flow (arus data) 3. process (proses) 4. data store (simpanan data) KESATUAN LUAR Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini : a. Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang sedang dikembangkan b. Orang atau sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan c. Suatu organisasi atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok d. Sistem infromasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan e. Sumber asli dari suatu transaksi f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh system Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal, juga dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil di ujung kiri atas sehingga berbentu sebagai berikut :



ARUS DATA Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini : a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem d. Masukan untuk komputer e. Komunikasi ucapan f. Surat-surat atau memo g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.



Di dalam menggambar arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep penggambarannya sebagai berikut : 1. Konsep paket dari data (packet of data) Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yangsama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Mengapa ? karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama sebagai suatu paket.Data yang mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen. Contoh penggambaran arus data yang tidak benar

Dua buah arus data ini, yaitu order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal, yaitu sebagai arus data order langganan dan pembayaran sebagai berikut ini


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Bila dua buah data ini akan ditangani oleh dua proses yang berlainan, berarti mempunyai tujuan yang berbeda, walaupun sumbernya sama, maka dapat digambarkan sebagai berikut ini :

2. Konsep arus data menyebar (diverging data flow) Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.



Pada gambar terlihat bahwa arus data order penjualan mempunyai sebanyak 3 tembusan, yaitu tembusan untuk jurnal yang mengalir ke proses pembuatan faktur, tembusan permintaan barang yang mengalir ke kesatuan luar gudang dan tembusan kredit yang mengalir ke proses verifikasi kredit. Konsep arus data yang menyebar ini menunjukkan bahwa arus data tembusan jurnal, tembusan permintaan barang dan tembusan kredit merupakan arus data yang mempunyai struktur elemen yang sama, karena merupakan hasil dari tembusan arus data order penjualan.

3. Konsep arus data mengumpul (converging data flow) Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama



Arus data pengiriman merupakan hasil dari gabungan arus data faktur dan slip pengepakan. Arus data mengumpul ini jarang dibuat di DFD dan sebagai penggantinya dapat digambarkan sebagai berikut ini

Konsep sumber dan tujuan arus data Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu proses.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 5.4 Symbol-simbol DFD No 1

Simbol

Keterangan Proses

Fungsi Fungsi yang mentransformasi informasi, berada di dalam lingkup sistem yang dimodelkan

2

Entitas

Penghasil atau pengguna informasi yang berada diluar lingkup sistem yang dimodelkan

3

Alur data

Objek data, anak panah menunjukkan arah aliran informasi

4

Data Store

Tempat penyimpanan data yang digunakan oleh Proses

Proses turunan

Tanda (+) berarti menandakan di dalam sebuah proses terdapat turunana proses baru

Proses

Data Store

5 1

+



Bab VI Kamus Data MATERI 1.

Pengertian kamus data

2.

Mengidentifikasikan Struktur data


Menjelaskan pengertian kamus data

2.

Menggunakan kamus data

6.1 Pendahuluan Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporau-laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan hubungam antara DFD dengan KD.



2

1

KD berisi striktur data yang mengalir dari proses 1 ke proses 2

6.2 Isi Kamus Data Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka KD harus memuat hal-hal berikut ini. 1. Nama arus data. Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD.

2. Alias


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

3. Bentuk data. Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir : - dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau formulir; - hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer; - hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; - hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel; - dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data). Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: • dokumen dasar atau formulir; • dokumen hasil cetakan computer • laporan terecetak; • tampilan di layar monitor; • variabel; • parameter; • field.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.

4. Arus data. Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.

5. Penjelasan. Untuk lebih memperjelas lagi tentang Anakna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan ten-tang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

6. Periode. Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 8. Struktur data. Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa saja. Contoh: KD untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat dibuat dari DFD sebagai berikut:

Gudang

Faktur tembusan kredit

Tembusan permintaan persediaan

1.4 Membuat Faktur penjualan

Kamus data Nama arus data

: Tembusan permintaan persedian

Alias

: Faktur


Pengiriman

MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Tembusan Jurnal Tembusan Krediat Bentuk data

: Dokumen cetakan computer

Arus data

: Proses 1.4

- gudang

Proses 1,4 - Pengiriman Penjelasan

: Tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang

Periode

: Setiap kali terjadi penjualan

Volume

: Volume rata-rata tiap hari adalah 100 dan volume puncak 150

Struktur data

: Kode langganan Nama langganan Tanggal penjualan Nomor faktur Satu sampai dengan maksimal 10 kali Kode barang Nama barang Unit jual Harga satuan Total harga Total penjualan Potongan penjualan Pajak penjualan Total dibayar Jenis penjualan

EVALUASI 1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari Kamus Data !


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Jelaskan hal-hal yang harus dimuat dalam Kamus Data ! 3. Buat ilustrasi penggunaan kamus data untuk menjelaskan arus data di DFD !



Bab VII Flowchart MATERI 1.

System flowcart

2. Dokumen flowchart

TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Menjelaskan pengertian flowchart 2. Dapat menggunakan system flowchart

7.1 Pedoman-pedoman dalam Membuat Flowchart Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini. 1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya. 4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: - "Persiapkan" dokumen - Hitung gaji 5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

7.2 Jenis-jenis Flowchart Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini. 1. Bagan alir sistem (systems flowchart). 2. Bagan alir dokumen (document flowchart). 3. Bagan alir skematik (schematic flowchart). 4. Bagan alir program (program flowchart). 5. Bagan alir proses (process flowchart).

7.3 Systems Flowchart Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.









7.4 Document Flowchart Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir ( f o rm flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem. Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen suatu prosedur pembelian :





Bab VIII DESAIN SISTEM TERINCI MATERI 1.

Desain output

2.

Desain input


Mendesain output

2.

Mendesain input

8.1 Desain Output Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari outputoutput tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya.

Macam-macam Bentuk Laporan Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.

Laporan Berbentuk Tabel Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :



NOTICE REPORT Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani.

EQUIPOISED REPORT Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan Contoh dari laporan ini adalah :



VARIANCE REPORT Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :



COMPARATIVE REPORT Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebclumnya. Contoh dari comparative report adalah sebagai berikut:



Laporan Berbentuk Graf-ik Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagan garis (line chart ), bagan batang (bar chart ) dan bagan pastel (pie chart)


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Pedoman Desain Laporan 1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : • Judul laporan. • Tubuh laporan. • Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal. 2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor. 3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya. 4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca. 5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau digaris-bawahi. 6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti. 7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "- ". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting. 8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari informasi detail tersebut. 9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada. 10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci. 11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya. 7 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) 12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya. 14. Isi laporan harus akurat. 15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya. 16. Laporan harus berguna 17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan

Alat-alat Desain Output Terinci Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut ini. 1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di printer. 2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan di laporan.

Mengatur Tata Letak Isi Output Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai system maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 8.2 Desain Input Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk input.

Dokumen Dasar Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut ini. 1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. 2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. 3. Dapat mendorong lengkapnyg data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya. 4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemendepartemen yang membutuhkannya. 5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan). 6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back up) dari file-file data di komputer.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini. 1. Kertas yang dipergunakan. Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu sebagai berikut ini. a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan. b. Penampilan dari dokumen dasar. c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani. d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya). e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam). f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dicetak dengan mesin. g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar. 2. Ukuran dari dokumen dasar. Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x 11") dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3, dibagi 4 dan sebagainya. 3. Warna yang digunakan. Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM ini adalah warna yang cerah. Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua, hijau tua, merah tua, coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya dihindari untuk digunakan. 4. Judul dokumen dasar. Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan. 5. Nomor dokumen dasar. Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan (jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar). Nomor dokumen dasar ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen dasar PJ-FO1 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari departemen penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1 (ditunjukkan oleh kode FOl). 6. Nomor urut dokumen dasar. Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masing-masing dokumen dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan. 7. Nomor dan jumlah halaman. Bila dokumen dasar terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Misainya halaman pertama dapat diberi nomor halaman 1-3 (menunjukkan halaman pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 8. Spasi. Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhatikan, terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin. Untuk spasi di dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi yang dibuat oleh mesin. 9. Pembagian area. Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data. Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan area nomer.


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM REFERENSI 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5.

I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991

6.

Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of ComputerBased

7. Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979


MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM

Recommend Documents