Moderators Versie 3.1

webportal Handleiding voor

Moderators Versie 3.1

Auteur: drs.ing. J.A. de Pree, Datum: 21 juni 2011 Versie: 3.1 Build: 11 Contactinformatie: De Pree e-Consult Oosthavenstraat 2 4486 AR Colijnsplaat Algemeen: (0113) 693311 Helpdesk: (0113) 693388 [email protected] www.depree.nl Vermenigvuldiging van deze handleiding: De inhoud van dit rapport mag niet worden overgenomen in andere uitingen en/of publicaties, tenzij schriftelijk anders overeengekomen met De Pree e-Consult. Het is niet toegestaan om dit rapport als geheel te reproduceren of te verspreiden in welke vorm dan ook, voor gebruik buiten de eigen organisatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen met De Pree e-Consult. Actualiteit handleiding: De informatie in deze handleiding is gebaseerd op de stand van de technologie en bedrijfskundige inzichten anno 2011. Het vakgebied rondom webportals en communicatie met internettechnologie is sterk in ontwikkeling en de handleiding zal dan ook van tijd tot tijd worden aangepast. Als nieuwe versies beschikbaar zijn, dan wordt u hierover geïnformeerd. Copyright 2011 De Pree e-Consult

Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 2 van 84

Inhoudsopgave 1. Inleiding........................................................................................................................................ 6 2. Een Webportal van De Pree e-Consult.......................................................................................7 3. Globale structuur......................................................................................................................... 9 3.1 Autorisatiesysteem................................................................................................................ 11 3.1.1 Algemeen................................................................................................................... 11 3.1.2 Verschillende beheer- en autorisatieniveau's..............................................................11 3.2 Veelgebruikte termen en afkortingen....................................................................................12 4. Realisatie webportal.................................................................................................................. 15 4.1 Planning................................................................................................................................ 15 4.2 Layout................................................................................................................................... 18 4.2.1 Algemeen................................................................................................................... 18 4.2.2 Randvoorwaarden layout............................................................................................ 18 4.2.3 Theme als onderdeel van de layout............................................................................19 5. Beheer webportal type Xoops.................................................................................................. 20 5.1 Modulair portalsysteem......................................................................................................... 20 5.1.1 Algemeen................................................................................................................... 20 5.1.2 Inloggen in het systeem.............................................................................................. 20 5.1.3 Voorkant en achterkant van het portalsysteem...........................................................20 5.1.4 Leren werken met de modules....................................................................................20 5.1.5 Redactiemenu............................................................................................................. 21 5.1.6 Direct wijzigen vanaf de voorkant van de website.......................................................21 5.2 System Admin....................................................................................................................... 22 5.2.1 Blokkenbeheer............................................................................................................ 22 5.2.2 Afbeelding Manager.................................................................................................... 23 5.2.3 Registratie- en activeringsproces................................................................................23 5.2.4 Zoek gebruiker............................................................................................................ 24 5.3 Invoerschermen.................................................................................................................... 25 5.3.1 Algemeen................................................................................................................... 25 5.3.2 Autorisaties................................................................................................................. 26 5.3.3 Notificaties.................................................................................................................. 26 5.3.4 Commentaarmogelijkheden........................................................................................ 26 6. Basismodules............................................................................................................................ 27 6.1 Smart Section....................................................................................................................... 28 6.2 Extgallery.............................................................................................................................. 30 6.2.1 Watermerk en afmetingen.......................................................................................... 30 6.2.2 Indeling in categorieën en albums..............................................................................30 6.2.3 Wijzigen van foto's per stuk........................................................................................ 32 6.2.4 Wijzigen van foto's in batch........................................................................................ 33 6.2.5 Foto's invoeren........................................................................................................... 34 6.2.6 Random foto's tonen................................................................................................... 34 6.3 Contact us............................................................................................................................ 36 6.4 XF-guestbook....................................................................................................................... 36 6.5 Liaise.................................................................................................................................... 37 6.5.1 Aanmaken nieuw formulier......................................................................................... 38 6.5.2 Toevoegen formulier-elementen.................................................................................39 6.6 Polls...................................................................................................................................... 40 6.7 Content................................................................................................................................. 40 6.8 Multimenu............................................................................................................................. 41 Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 3 van 84

7. Optionele Modules..................................................................................................................... 42 7.1 PD-downloads...................................................................................................................... 42 7.1.1 Invoeren van nieuwe downloads.................................................................................44 7.2 Pical...................................................................................................................................... 46 7.2.1 Invoeren van nieuwe evenementen............................................................................46 7.3 mX-Directory......................................................................................................................... 48 7.4 Catads.................................................................................................................................. 49 7.5 Meertaligheid met Xlanguage............................................................................................... 51 7.6 Tiny Editor............................................................................................................................. 51 8. Overige modules........................................................................................................................ 54 8.1 Xhelp.................................................................................................................................... 54 8.2 BM-Survey............................................................................................................................ 54 8.3 Mypuzzel............................................................................................................................... 54 8.4 Myquiz.................................................................................................................................. 54 8.5 VideoTube............................................................................................................................ 54 8.6 Eguide.................................................................................................................................. 54 8.7 News..................................................................................................................................... 55 8.8 Sitemap................................................................................................................................ 55 8.9 System Admin....................................................................................................................... 55 8.10 Uservisit.............................................................................................................................. 55 8.11 aChat.................................................................................................................................. 55 9. Fotografie................................................................................................................................... 56 9.1 Fotobewerking...................................................................................................................... 56 9.1.1 Algemeen................................................................................................................... 56 9.1.2 Resolutie..................................................................................................................... 56 9.1.3 Foto's kleiner maken................................................................................................... 56 10. PhotoFiltre................................................................................................................................ 57 10.1 Verbeteren zwart/wit-punten van een foto...........................................................................58 10.2 In batch foto's verkleinen.................................................................................................... 59 11. Tips & trucs.............................................................................................................................. 60 11.1 Toetscombinaties computer................................................................................................ 60 11.2 Teksten schrijven................................................................................................................ 60 11.2.1 Algemeen................................................................................................................. 60 11.2.2 Maak de tekst eerst op de computer.........................................................................60 11.2.3 Verwijder geen nieuwsartikelen!...............................................................................61 11.3 Mini-enquêtes..................................................................................................................... 61 11.3.1 Algemeen................................................................................................................. 61 11.3.2 Spelregels................................................................................................................. 61 11.4 HTML-codes....................................................................................................................... 62 11.4.1 Universele taal.......................................................................................................... 62 11.4.2 Verbeteren leesbaarheid........................................................................................... 62 12. Promotie van de webportal..................................................................................................... 63 12.1 Zoekmachines.................................................................................................................... 63 12.1.1 Geen trukendoos...................................................................................................... 63 12.1.2 Veel zelf aan te doen................................................................................................ 63 12.2 Linken uitwisselen............................................................................................................... 63 12.3 Persberichten versturen...................................................................................................... 64 Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 4 van 84

13. Bezoekersstatistieken............................................................................................................. 65 13.1 Algemeen............................................................................................................................ 65 13.2 PIWIK................................................................................................................................. 65 13.2.1 Inloggen.................................................................................................................... 65 13.2.2 Structuur................................................................................................................... 67 13.2.3 Helpfunctie................................................................................................................ 67 13.2.4 Bezoekers afkomst................................................................................................... 69 13.2.5 Samenvatting belangrijkste cijfers............................................................................70 13.2.6 Zoektermen.............................................................................................................. 71 13.2.7 Websites................................................................................................................... 72 13.2.8 Bezoekerslogboek.................................................................................................... 73 13.2.9 Bezoeker landen....................................................................................................... 74 13.2.10 Rapporten per e-mail laten versturen......................................................................75 13.3 Gebruikersinstellingen........................................................................................................ 76 13.4 Conversiemetingen............................................................................................................. 77 14. Mail............................................................................................................................................ 78 14.1 Uitlezen E-mailaccounts..................................................................................................... 78 14.2 Forwarding (doorsturen)..................................................................................................... 78 14.3 Webmail............................................................................................................................. 78 14.4 Professioneel e-mailgebruik................................................................................................ 78 14.5 Spambestrijding.................................................................................................................. 79 14.5.1 Algemeen................................................................................................................. 79 14.5.2 SPAM-filter via de webserver van De Pree e-Consult...............................................79 15. Helpdesk................................................................................................................................... 80 15.1 Verschillende beheerniveaus.............................................................................................. 80 15.2 Webhosting en Helpdesk door De Pree e-Consult.............................................................80 15.3 Redactionele ondersteuning............................................................................................... 80 15.4 Helpdesksysteem............................................................................................................... 80 15.4.1 Voordelen voor de klant............................................................................................ 80 15.4.2 Een ticket invoeren in ons Helpdesksysteem............................................................81 15.4.3 Een ticket inzien........................................................................................................ 81 15.4.4 Tickets sluiten........................................................................................................... 82 15.4.5 Responstijden........................................................................................................... 82 15.4.6 Afhandeltijden........................................................................................................... 82 15.4.7 Automatische mailtjes en reacties............................................................................83 Bijlage I Versiebeheer.................................................................................................................. 84


blad 5 van 84

1.

Inleiding Onze dienstverlening draait vooral om een stuk begeleiding, service en ondersteuning naar onze klanten toe. Zowel voor onze klanten als voor onszelf is het erg belangrijk dat we dit heel efficiënt organiseren, want alleen daardoor kunnen we dit tegen een scherp tarief doen en een hoge prijs/kwaliteitverhouding bieden. Om efficient te kunnen werken hanteren we een aantal uitgangspunten, zoals: ● We hosten de internetsites en webshops uitsluitend op onze eigen webserver ● De domeinnamen die in de projecten worden gebruikt zijn bij ons in beheer ● We nemen geen projecten over met (voor ons) onbekende software ● Het afhandelen van helpdeskmeldingen en redactionele ondersteuning loopt via ons Helpdesksysteem. ● Klantafspraken plannen we bij voorkeur bij ons op kantoor, waar we alle hulpmiddelen bij de hand hebben en niet worden gestoord. ● Voor specialistische taken worden door ons of door de opdrachtgever specialisten ingeschakeld, zoals voor copywriting en vertalingen Deze handleiding is exclusief bestemd voor onze klanten met een portalwebsite. Niet alleen de werking en het beheer worden uitgelegd, maar ook worden diverse tips gegeven om de webportal tot een succes te maken. Alle tips, suggesties en aanvullingen om deze handleiding verder te verbeteren worden door ons zeer gewaardeerd.


blad 6 van 84

2.

Een Webportal van De Pree e-Consult:

Algemene specs.

Communicatie met de doelgroep Een webportal van De Pree e-Consult is méér dan een gewone website. Het betekent een moderne en efficiente manier van communicatie met uw doelgroep. Onze opdrachtgevers maken een optimaal gebruik van de diverse mogelijkheden van internetmarketing, waaronder het actief promoten van de produkten en diensten, het benutten van de bezoekersgegevens en verbeteren van de zoekmachineposities. Het type webportal dat wij aanbieden is zeer zoekmachinevriendelijk en met onze uitgebreide handleiding en door advisering en training helpen wij u om het gewenste resultaat te bereiken. Onze professionele begeleiding op het gebied van internetmarketing onderscheidt ons in de markt van aanbieders van internetsites. Rendement Veel van onze klanten zijn gespecialiseerd in bepaalde vakgebieden en nemen daarmee in de regio of de brache een unieke positie in. Ook op internet moeten deze bedrijven een vergelijkbare unieke positie krijgen. Dit betreft zowel een professionele presentatie als een grote vindbaarheid in de zoekmachines. Zoals alle bedrijfsmiddelen moet ook de internetsite een bepaald rendement op de investering opleveren. Dat kan uitgedrukt worden in bijvoorbeeld méér leads/klanten, meer omzet op bepaalde produkten/diensten, door toenemende vraag een mogelijkheid voor prijsverhogingen, een beter imago of bijvoorbeeld minder telefonische belasting. De website als Leadgenerator Een goede positie op belangrijke trefwoorden in Google is van groot belang, doch het is niet het enige dat noodzakelijk is. Er zijn veel factoren die bepalen of een bezoeker uiteindelijk klant gaat worden en omzet genereert. In vaktermen is dit het vakgebied van de “conversies”. Zodra een bezoeker een klant wordt, spreekt men van een geslaagde conversie. Veel van de door ons gebouwde internetsites fungeren als “Lead-generator”, waarbij een hoog conversiepercentage essentieel is. Om te weten en te begrijpen wat bezoekers precies doen op uw internetsite, bouwen wij professionele bezoekersstatistieken in. Hiermee kunnen we de webportal nauwkeurig finetunen, zodat het conversiepercentage omhoog gaat. Opvolging belangrijk Door goede informatieve en sfeervolle informatie op een professionele internetsite moet de bezoeker overtuigd worden dat het om een deskundige en betrouwbare aanbieder gaat en dat het de moeite waard is om contact te leggen of tot aankoop over te gaan als het om een webshop gaat. Het is erg belangrijk om de doelgroep(en) op de juiste manier aan te spreken en de homepage vervult daarbij een belangrijke rol. Omdat bezoekers ook graag telefonisch contact opnemen moet het telefoonnummer meestal prominent worden gepresenteerd. Een andere contactoptie is vaak een laagdrempelig contactformulier. De vraag en interesse van de klant moet vervolgens op een correcte manier worden opgevolgd, door een goed advies, een afspraak, het toesturen van een brochure, het geven van prijsindicaties etc. Kwaliteit van de orderportefeuille Minstens zo belangrijk als de kwantiteit van klanten cq klantprojecten is de kwaliteit daarvan. Met andere woorden: Ook al is er veel aanbod van werk, het blijft altijd interessant om te sturen op de inhoud van de orderportefeuille met aandacht voor zaken als continuïteit en rendement/marge. Met een goede internetsite kan daarop worden gestuurd door met name dié doelgroepen aan te spreken die voor uw bedrijf belangrijk zijn. Eén van de manieren is het noemen van referenties en in beeld brengen van referentieprojecten. Het tonen van het vakmanschap door bijvoorbeeld detailfotografie en goede beschrijvingen zal bij de doelgroep de juiste sfeer oproepen. Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 7 van 84

Mogelijkheden modern webportalsysteem In vergelijking met oudere internetsites heeft een modern webportalsysteem naast de zoekmachinevoordelen - nog veel meer mogelijkheden en vooral veel meer flexibiliteit. Zo is de layout volledig gescheiden van de “content” van de site. Dat betekent dat de site een compleet ander uiterlijk gegeven kan worden zonder dat hij volledig herbouwd moet worden. Het portalsysteem dat wij hanteren laat zich het beste vergelijken met een grote “blokkendoos”. Het systeem kan worden uitgebreid met zogenaamde modules, die continu worden doorontwikkeld. Het autorisatiesysteem zorgt er voor dat gebruikers meer of minder taken kunnen uitvoeren op het systeem. Zo kunt u bijvoorbeeld bepaalde klanten (tijdelijk of permanent) toegang geven tot gedetailleerde informatie, zoals prijsinformatie, handleidingen etc. Redactioneel beheer door de klant zelf Onze klanten kunnen de informatie in de webportals zelf onderhouden en om die reden heeft dit soort systemen ook wel een “Content Management Systeem”. Wij leveren de op maat gemaakte portal en instrueren onze klanten hoe ze de informatie vervolgens zelf kunnen aanpassen en uitbreiden. Dat kan vanaf iedere computer met een internetaansluiting, dus tijden locatieonafhankelijk en zonder speciale programma's. Deze aspecten zijn een wens van vele ondernemers/organisaties en onze dienstverlening is hier nauwkeurig op afgestemd. Op de achtergrond vervullen wij een ondersteunende rol en indien klanten dat wensen bieden wij aanvullende diensten. Open Source software Een ander kenmerk van de portalsoftware is de Open Source licentie. Dit betekent dat de broncode vrij beschikbaar is en dat gebruikers niet afhankelijk zijn van leveranciers. Klanten betalen dus niet voor de ontwikkeling van de software of voor programmeerwerk. In ons concept betalen klanten alleen voor de toegevoegde waarde in de vorm van bedrijfskundige kennis, internetmarketingconcepten, installatievaardigheden, ontwerpen/structureren, training, talenkennis, digitale fotografie, webhosting en helpdesk. Continue innovatie Een voordeel van de Open Source Software zijn de grote wereldwijde gebruikerscommunities. Ook wij participeren in deze communities, met name door de modules te vertalen naar de Nederlandse taal. Nieuwe technologieën en ideeën worden continu verwerkt en in de vorm van nieuwe "releases" en modules beschikbaar gesteld. Indien een klant hiervan gebruik wil maken, dan kan de bestaande site worden opgewaardeerd of de nieuwe module worden geïnstalleerd. Aldoende kan de website meegroeien met de nieuwste ontwikkelingen, waardoor de economische levensduur van de site veel langer is dan bij statische websites. Helpdesk Wij hechten veel waarde aan de periode nadat de webportal online is gegaan. Vanaf dat moment is het namelijk belangrijk om te weten en te begrijpen wat er op de webportal gebeurt en hoe daarop actief kan worden ingespeeld. Voor dit doeleinde dient onze webhosting/helpdesk op maandbasis. Naast de webhosting bieden wij u ondersteuning bij het beheer, analyseren van het bezoekersgedrag, het beantwoorden van vragen en het structureren van het e-mailverkeer.


blad 8 van 84

3.

Globale structuur De globale structuur van onze webportals ziet er als volgt uit: Kop In de kop (of vaandel) wordt meestal het logo en de titel verwerkt en is een vast onderdeel van de layout. De layout kan alleen door ons worden aangepast, want dit vereist andere tools en een andere toegang tot de webserver. Linker- en rechterkolom In de linkerkolom staan meestal de navigatiemenu's. Surfers zijn gewend dat die aan de linkerkant staan en tevens is de plaats linksboven het meest prominente deel van een website waar het meest wordt gekeken. De rechterkolom wordt in onze webportals vaak gebruikt voor informatieve informatie of promotie, zoals banners, foto's, een peiling etc. Middenkolom De middenkolom bevat de informatie die via de menu's wordt opgevraagd, zoals informatie over een bedrijf of haar diensten. Deze informatie brengen we onder in een artikelsysteem, waarmee we alle informatie ordelijk kunnen structureren. In de middenkolm hebben we de keuze voor centrale middenblokken, maar ook voor linker- en rechtermiddenblokken.


blad 9 van 84

Logo

Titel en Slogan

Kop of vaandel

Midden middenblokken

Navigatie menu's

Rechter middenblokken

Linker middenblokken Nieuwsrubriek

Artikelen Leesverders voor meer info over een artikel

Linkerkolom

Het onderste deel van de layout heet de Footer met daarin het copyrightstatement


Middenkolom

Eventueel een rechterkolom

blad 10 van 84

3.1

Autorisatiesysteem

3.1.1 Algemeen Het beheer van de webportal kan plaatsvinden vanaf iedere computer met toegang tot internet, 24 uur per dag. Dat is mogelijk omdat de portalsoftware op een centrale webserver draait en voor de beheerder toegankelijk is met een gebruikersnaam en password. Zodra de beheerder heeft ingelogd in het systeem, krijgt deze een aantal extra beheertaken ter beschikking. De autorisaties voor deze taken worden door ons ingesteld. Onze opdrachtgevers kunnen zelf bepalen hoe hoog hun autorisatie moet zijn, per slot van rekening zijn onze opdrachtgevers eigenaar van hun eigen systeem. In de praktijk is het echter gebruikelijk om de autorisaties in te stellen aan de hand van de taken die onze opdrachtgevers willen uitvoeren en de instructie/training die ze daarvoor hebben ontvangen. Té hoog ingestelde autorisaties makt het namelijk minder overzichtelijk en geeft ook kans op fouten.

3.1.2 Verschillende beheer- en autorisatieniveau's Uit een jarenlange ervaring met communities op internet zijn een aantal verschillende beheer/autorisatieniveaus ontstaan. Deze worden wereldwijd gebruikt en de grote lijnen (incl. benamingen) worden ook door ons gehanteerd. Naam

Taken

Administrator

Installatie software en plugins

(Admin)

Ontwerp structuur, layout en navigatie

Wie? Wij (De Pree e-Consult)

Complexere beheertaken (gebruikersbeheer, pluginbeheer etc.) Hulp aan de moderators Moderator (Redactionele beheerders)

Schrijven, actueel houden van artikelen, evenementen, linken en polls

Opdrachtgever

Actief volgen wat er op de portal gebeurt (ook met statistieken) Uitwisselen linken met andere sites Actueel houden van de informatie Afhandelen berichten/mail

Geregistreerde bezoeker

Aanbieden (aan de moderators) van artikelen, evenementen en linken

In de meeste zakelijke projecten werken we niet met dit niveau.

Bijdrage aan forumdiscussies Eventueel andere toegestane taken Anonieme bezoeker

Lezen van informatie Downloaden bestanden Stemmen via Peilingen/Polls.

Alle overige bezoekers op de webportal die niet inloggen. Deze kunnen behoren tot de doelgroepen van de opdrachtgever, maar kunnen ook toevallige bezoekers zijn.

Het zijn de zogenaamde “Moderators” die de webportals actueel houden en als een spin in het web feeling houden met wat er op de webportal gebeurt. Om deze taak goed te volbrengen kunnen zij een beroep doen op de diverse hulpmiddelen in de webportal, maar ook op de “Admins” voor backup. Daarnaast kunnen zij eventueel een aantal taken doorschuiven naar geregistreerde bezoekers die bereid zijn om een bijdrage te leveren aan het succes van de webportal. Daarbij kan gedacht worden aan het beheer van de evenementenkalender of het schrijven van artikelen. Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 11 van 84

3.2

Veelgebruikte termen en afkortingen In dit vakgebied wordt veel jargon gebruikt en ook nog vaak Engelstalig. In de praktijk is het niet handig om alle termen koste-wat-het kost te vertalen naar het Nederlands, want dat levert soms nog vreemdere termen op en leidt alleen maar tot verwarring. Wel lijkt het ons goed om een aantal veelgebruikte vaktermen in een lijst te verzamelen met daarbij een korte toelichting en/of een verwijzing. Term

Toelichting

Admin

Een afkorting van de Administrator. Iemand met de bevoegdheden van een Admin heeft de allerhoogste beheerrechten op een website. Zie hoofdstuk 3.1

Bezoekersgegevens

Informatie over het gedrag van bezoekers op uw website, zoals de aantallen bezoekers, de herkomst etc. Dit betreft algemene statistische informatie, bedoeld voor verdere verbetering van de website en de promotie.

Backend

De frontend van de site is het gedeelte van de site dat bedoeld is voor de bezoekers, ofwel de voorkant van de site. De backend is het beheer- ofwel administratiegedeelte van de site.

Comment

Commentaar dat vaak bij artikelen geplaatst kan worden door bezoekers. Wordt voor zakelijke toepassingen meestal niet gebruikt.

Domeinnaam

De naam waaronder de website gevonden kan worden op internet.

Editor

Hiermee wordt meestal een programma bedoeld om teksten op een makkelijke manier te kunnen aanpassen en opmaken.

FAQ

Frequently Asked Questions ofwel: Veel gestelde vragen

Frontend

De frontend van de site is het gedeelte van de site dat bedoeld is voor de bezoekers, ofwel de voorkant van de site. De backend is het beheer- ofwel administratiegedeelte van de site.

Google

De belangrijkste zoekmachine (meer dan 90% marktaandeel in Nederland) voor uw zoekmachinemarketing.

Homepage

Hiermee wordt meestal de eerste (en belangrijkste) pagina van de website bedoeld

HTML-code

Dit is de code die gebruikt wordt om webpagina's mee weer te geven op een beeldscherm. Deze kan instructies bevatten voor de opmaak, maar ook bijvoorbeeld om tabellen mee te maken of linken in te stellen.

Layout

De totale layout van een site bestaat uit een samenstel van teksten, blokken, navigatiemenu's, foto's, logo, grafische onderdelen en achtergrondkleuren. Dit tesamen geeft een bepaalde indruk en sfeerbeleving en bepaalt het uiterlijk van de website.

Linkmanager

Een plugin of module waarin uitgaande linkjes ondergebracht kunnen worden.

Linknetwerk

Het netwerk van linken op andere sites dat verwijst naar uw eigen site. Het totaal van deze linken bepaalt de zogenaamde linkpopulariteit en die is maatgevend voor de posities in Google.

Moderator

Iemand die op een (interactieve) webportal de redactievoering voor zijn rekening neemt en/of andere taken als begeleiding van forums etc. De Moderators houden de webportal actueel. Zie verder hoofdstuk 3.1

Notificatie

Bij het instellen van een bepaalde notificatie krijgt de gebruiker automatisch een berichtje toegestuurd (per mail) als zich een bepaalde gebeurtenis voordoet. Bijvoorbeeld een nieuw artikel dat wordt gepubliceerd of een bericht in een gastenboek.


blad 12 van 84

Term

Toelichting

Navigatiemenu

Een set linken naar de diverse onderdelen van een website, meestal netjes geordend aan de linkerkant van een website.

Open Source Community

Groepen mensen die - in dit geval - gezamenlijk software gebruiken en (door)ontwikkelen.

Open Source Software

Open-sourcesoftware (Nederlands: openbronsoftware) is computerprogrammatuur waarvan de broncode in te kijken en te veranderen is. Bron: Wikipedia

Plugin of module

Een extra toevoeging aan de basiswebsite, zoals een fotoalbum of chatbox

Poll

Ook wel mini-enquête of peiling genoemd. Een manier om bezoekers naar hun mening te vragen door middel van een stemming. Zie hoofdstuk 11.3

Publiceren

Een artikel/tekst publiceren betekent het online brengen daarvan. Vanaf dat moment is het openbare informatie dat door iedereen op internet is in te zien, tenzij het bestemd is voor bepaalde groepen en afgeschermd is met een wachtwoord.

Resolutie

In de digitale beeldverwerking geeft de resolutie het aantal beschikbare pixels van een apparaat weer. Bron: Wikipedia Zie ook hoofdstuk 9.1.2 In ons vakgebied gaat het meestal om de reolutie van fotomateriaal. Een digitale foto van 2500 x 1800 pixels heeft bijvoorbeeld een veel hogere kwaliteit dan een foto van 300 x 200 pixels.

Rotatiebannersysteem

Een systeem om op een website (of meerdere websites) banners te tonen voor promotie/reclamedoeleinden.

SIDN

Stichting Internet Domeinregistratie Nederland.

SPAM

E-mail die op grote schaal ongevraagd wordt toegestuurd. Bron: Wikipedia

SPAM-filter

Een systeem dat SPAM zo goed mogelijk tegenhoudt. SPAM-filters worden o.a. toegepast in e-mailprogramma's, maar ook onze webserver bevat een uitstekend SPAM-filter.

Surfen

Met surfen over het internet wordt bedoeld dat van de ene pagina naar de andere pagina gesprongen wordt via links en zo al dwalend over het internet surft. ( deze naam werd vroeger veel gebruikt maar nu is het een beetje taboe geworden ) Bron: Wikipedia

Theme

Een theme is in dit soort webportalsystemen een onderdeel van de layout en bestaat uit een set achtergrondkleuren, lettergroottes en -kleuren, grafische elementen en de breedte van de website en de kolommen. Door een andere Theme te kiezen kan de website een geheel ander uiterlijk krijgen. Zie hoofdstuk 4.2.3

Thumbnail

Een foto in verkleind formaat ofwel een miniatuurtje.

URL

Een URL, voluit een Uniform Resource Locator, is een label, een etiket, dat aan een specifieke informatiebron, zoals een webpagina, een bestand of een plaatje op internet is toegewezen. Hij bestaat uit diverse onderdelen. De meeste URL's beginnen met http://. Bij een gewone website zal de URL hiermee starten. Door het gedeelte voor de :// (in dit geval http) weet je webbrowser welk protocol te gebruiken. Bron: Wikipedia In het dagelijkse spraakgebruik zal met de URL bedoeld worden de exacte locatie van bijvoorbeeld een bepaalde webpagina, zoals http://www.noordbevelandtoerisme.nl/modules/wiwimod/index.php? page=hotelspensions


blad 13 van 84

Term

Toelichting

Webhosting

De website wordt ondergebracht op een computer (de webserver) die in verbinding staat met internet. Dit proces heet webhosting.

Webportal

Een bepaald type website.

Webserver

De computer waarop de websites worden ondergebracht (gehost). Zie ook “webhosting”. De webserver van De Pree e-Consult staat in een datacenter in Amsterdam.

WYSIWYG-editor

De term WYSIWYG staat voor: What You See Is What You Get. Met dit type editor kunnen webpagina's op een word-achtige manier worden opgemaakt en ziet men geen HLML-codes.


blad 14 van 84

4.

Realisatie webportal

4.1

Planning Voordat de webportal voor publicatie geschikt is, moeten er een aantal stappen worden genomen. Als vervolg op het intakegesprek is dit een gezamenlijk proces met de opdrachtgever, waarbij de communicatie grotendeels online of via de mail gebeurt. Deze handleiding helpt de opdrachtgever om vertrouwd te raken met de webportal en om te begrijpen hoe het proces tot aan de oplevering verloopt. In de onderstaande planning zijn een aantal algemene acties beschreven die in de juiste volgorde uitgevoerd moeten worden. Per webportal kunnen er verschillende afspraken zijn gemaakt over wie wat doet. Dit is in het projectvoorstel terug te vinden. Verder is het zo dat er door ons projectmatig aan de webportals wordt gewerkt. Dat betekent dat er soms veel stappen achter elkaar worden gezet en dat er op andere momenten geen veranderingen plaatsvinden, omdat er aan andere projecten wordt gewerkt. Wij werken vooral aan de projecten waarbij we beschikken over voldoende inbreng vanuit onze klanten en daarmee wordt het tempo vooral door onze opdrachtgevers bepaald. Daarbij gaat het vooral om het aanleveren van fotomateriaal, logo's en teksten.

Actie

Wie?

Hoe?

Verkennend gesprek, tevens intakegesprek

Gezamenlijk

Op afspraak

Offertetraject

Gezamenlijk

Schriftelijk projectvoorstel met specificaties van de te leveren webportal.

Acceptatie projectvoorstel

Opdrachtgever Goedkeuring via e-mail of mondeling.

Keuze domeinnaam

Gezamenlijk

Soms is er al een domeinnaam, die vervolgens verhuisd moet worden. In andere situaties kan een nieuwe domeinnaam worden aangevraagd of een tijdelijke domeinnaam worden gebruikt.

Verhuizing domeinnaam

Gezamenlijk

Als een domeinnaam verhuisd dient te worden, dan wordt door de opdrachtgever de zogenaamde “token” opgevraagd bij de partij waar de domeinnaam tot dan toe in beheer is.

Aanmaken webhostingspakket met domeinnaam Checken lopende contracten

Installatie software en oplevering van het eerste concept. Aanbrengen grove structuur.

Tijdelijke homepage

Wij

Dit wordt aangemaakt op onze eigen webserver.

Opdrachtgever Bij de leverancier en/of de hostingsprovider van de oude website (als die er is) dient te worden gecontroleerd tot wanneer de contracten lopen, zodat deze tijdig opgezegd kunnen worden. Wij

Nadat dit is gebeurd kan de opdrachtgever continu meekijken met de ontwikkeling van de webportal. Tevens worden alle toegangsgegevens aangeleverd en kan de handleiding worden gedownload in PDF-formaat. Tijdelijk wordt een aankondiging van de nieuwe webportal op de homepage geplaatst die zichtbaar wordt als bezoekers de domeinnaam opvragen.


blad 15 van 84

Actie Internetconcurrentieanalyse

Wie? Wij

Hoe? Afhankelijk van de offerte. Als een concurrentieanalyse onderdeel van de opdracht uitmaakt, dan levert dit belangrijke informatie op die gebruikt wordt bij het ontwerpen en invullen van de webportal.

Voorselectie basisthemes

Wij / Op het nieuwe systeem kunnen basisthemes makkelijk Opdrachtgever worden uitgetest. De voorselectie vindt meestal door ons plaats a.h.v. het intakegesprek. De opdrachtgever kan echter ook basisthemes selecteren om uit te testen.

Kiezen voor passende basistheme.

Opdrachtgever In overleg met ons. Zie hoofdstuk 4.2 voor tips en aandachtspunten.

Fotoreportage

Wij / Afhankelijk van de afspraken. Opdrachtgever

Op maat maken van de layout (kleurstellingen, logo's, fotomateriaal)

Wij

In overleg met de opdrachtgever.

Aanbrengen definitieve structuur met menublokken, vaste pagina's en artikelsysteem.

Wij


Aanbrengen elektronische formulieren

Wij


Aanmaak voorbeeldartikel

Wij

Dit dient vooral als voorbeeld voor de layout van de artikelen. Als in de artikelen dezelfde structuur wordt gehanteerd, dan komt dit rustiger en professioneler over.

Instructie voor het beheer van de webportal

Wij

De toekomstige beheerder krijgt bij ons op kantoor een instructie om het redactionele beheer voor de webportal te kunnen uitvoeren.

Aanmaken vervolgartikelen

Wij Afhankelijk van de taakverdeling volgens de offerte. /Opdrachtgever Indien de opdrachtgever de artikelen schrijft, dan kijken wij mee en geven aanwijzingen. Als wij de teksten verwerken of informatie overzetten, dan kijkt de opdrachtgever mee en kan aanwijzingen geven.

Vertalingen

Opdrachtgever/ Als het een meertalige internetsite betreft, kan het Vertaler/Wij vertaalwerk pas worden uitgevoerd nadat de hoofdtaal (meestal Nederlands) definitief is afgerond en goedgekeurd. Deze volgorde wordt gehanteerd om onnodig herstelwerk te voorkomen als de Nederlandse teksten nog niet zijn afgerond. De opdrachtgever huurt zelf iemand in voor het vertaalwerk. Wij kunnen desgewenst redactionele ondersteuning bieden bij het integreren van de vertaalde teksten.

Webportal wordt openbaar toegankelijk gemaakt ofwel “online” gezet.

Wij

In overleg met de opdrachtgever. Vanaf dat moment worden de websites in de zoekmachines opgenomen. Ook start vanaf dat moment onze webhosting en ondersteuning via de helpdesk. Eventuele restpunten worden door ons in het helpdesksysteem geplaatst en afgewerkt zodra dat mogelijk is.


blad 16 van 84

Actie Uitwisselen linken

Wie?

Hoe?

Opdrachtgever Het opbouwen van een goed linknetwerk door het uitwisselen van linken (vanaf andere websites) is de belangrijkste promotieactie om goede posities te krijgen in de zoekmachines en bezoekers naar de nieuwe webportal te leiden.

Aanleveren linksuggesties

Wij

Wij meten de linknetwerken door van de belangrijkste branchegenoten en leveren een gesorteerde lijst met linksuggesties aan waarmee gestructureerd linken uitgewisseld kunnen worden.

Meting posities in de zoekmachines op belangrijke trefwoorden

Wij

Ca. 1 maand nadat de internetsite online is gezet.

Actief volgen en zonodig bijsturen op alles wat er op de webportal plaatsvindt

Wij

Gedurende het eerste half jaar volgen wij actief hoe de bezoekersstromen en de posities in de zoekmachines zich ontwikkelen. Een belangrijke bron hiervoor zijn de uitgebreide bezoekersstatistieken.

Actief promoten van de webportal door gerichte advertenties, uitwisselen linken, eventueel mailings etc.

Opdrachtgever Dat kan aan de hand van tips in deze handleiding, zie hoofdstuk 12. Eventueel is de promotie op redactionele basis of offertebasis aan ons uit te besteden als de opdrachtgever hiervoor onvoldoende tijd of kennis/ervaring heeft.

Ondersteuning

Wij

Tegen het afgesproken maandelijkse tarief bieden wij webhosting en ondersteuning via de helpdesk. Daarin wordt de technische werking van het systeem gewaarborgd, vragen over het beheer beantwoord, de email ingesteld etc. meldingen voor de helpdesk kunnen gericht worden aan [email protected]

Redactionele ondersteuning

Wij

Als de opdrachtgever er voor kiest om niet zelf het systeem bij te houden, dan kunnen wij dat doen. In dat geval mailt de opdrachtgever teksten en foto's ed. naar ons door en verwerken wij deze informatie in het systeem. Wij doen dit op uurbasis. Alle werkzaamheden worden in minuten geregistreerd en ieder kwartaal of eenmaal per jaar gefactureerd. Alle meldingen worden gericht aan [email protected] en verwerkt via ons helpdesksysteem.


blad 17 van 84

4.2

Layout

4.2.1 Algemeen In ons webportalsysteem staan de inhoud, de structuur en de layout volledig los van elkaar. Dat betekent bijvoorbeeld dat de inhoud alvast gevuld kan worden terwijl de layout nog in ontwikkeling is. Ook kan later op een relatief eenvoudige manier de layout worden aangepast zonder dat alle inhoudelijke informatie moet worden overgezet naar een nieuwe website. Het structureren van alle informatie doen we meestal in het systeem zelf als een groot deel van de informatie is ingevoerd. We kunnen op dat moment de homepage netjes structureren en de navigatiemenu's samenstellen. Het systeem is uiterst flexibel en ook op latere momenten kunnen we eenvoudig aanpassingen in de structuur aanbrengen.

4.2.2 Randvoorwaarden layout Een goede layout moet voldoen aan een aantal randvoorwaarden. De belangrijksten zijn: Niet te druk. Zeker als er veel met fotomateriaal wordt gewerkt, moet de layout zelf erg rustig zijn. Niet te veel kleuren. Vaak zijn 2 of 3 basiskleuren voldoende en kan er daarnaast met bijvoorbeeld grijstinten worden gewerkt. Om teksten goed leesbaar te maken moet er gewerkt worden met donkere letters op een lichte achtergrond of lichte letters op een donkere achtergrond. De eerste combinatie wordt over het algemeen als het prettigst ervaren. De te gebruiken kleuren zijn meestal afkomstig uit het logo of de huisstijl. Alle webportals zijn scrollbaar, dat wil zeggen dat de informatie naar beneden doorloopt en eenvoudig te lezen is door naar beneden te scrollen. In de breedte kan echter een keuze worden gemaakt tussen een vaste breedte of een variabele breedte. In de eerste situatie bedraagt de breedte meestal ca. 970 pixels en kan daardoor ook op de kleine 17” beeldschermen (1028 x 768 pixels) volledig worden getoond. Op grote beeldschermen ontstaat aan de linker- en de rechterzijde een ongebruikte strook. Variabele layouts passen zichzelf aan de schermgrootte aan. De middelste kolom varieert daarbij in de breedte. Hieronder nog even de belangrijkste voor- en nadelen. Tegenwoordig maken we uitsluitend nog layouts met een vaste breedte, omdat de beeldschermen tegenwoordig erg groot en breed zijn geworden. Bij een variabele breedte zou dit dan betekenen dat er hele langgerekte teksten ontstaan.

Basislayout Vaste breedte

Voordelen Altijd dezelfde opmaak. Is vooral handig als veel gewerkt wordt met combinaties van foto's en teksten.

Nadelen Bij gebruik grotere schermen ontstaan loze ruimten

Mogelijkheid van een vaste foto of samengestelde “graphic” in de kop. Variabele breedte

Optimale benutting van de schermruimte.

Opmaak afhankelijk van de schermgrootte De kop kan niet bestaan uit 1 foto, want die kan niet meeveren. Bij grote beeldschermen ontstaan langgerekte en daardoor moeilijk leesbare teksten.


blad 18 van 84

4.2.3 Theme als onderdeel van de layout De totale layout van een site bestaat uit een samenstel van teksten, blokken, navigatiemenu's, foto's, logo, grafische onderdelen en achtergrondkleuren of – afbeeldingen. Dit tesamen geeft een bepaalde indruk en sfeerbeleving. Als een keuze is gemaakt voor bepaalde teksten, foto's, blokken en navigatiemenu's dan staat de de structuur van de site grotendeels vast. Nog steeds is het dan echter mogelijk om het uiterlijk van de site behoorlijk te beïnvloeden door het variëren van: ●

achtergrondkleuren of -afbeeldingen

●

lettergroottes en -kleuren

●

grafische elementen van de layout

●

breedte van de website en de kolommen

De bovengenoemde onderdelen worden vastgelegd in zogenaamde Themes. Voor de portalsoftware waarmee wij werken zijn vele (meer dan 1500) basisthemes beschikbaar. Deze basisthemes kunnen worden bekeken en geselecteerd. Daarna kunnen ze als test worden geïnstalleerd op het portalsysteem van de opdrachtgever, waarna ze in de praktijk uitgeprobeerd kunnen worden. Na de definitieve selectie van een bepaald Theme wordt deze - voor zover mogelijk - verder op maat gemaakt en aangepast aan de laatste wensen. Vaak betreft dit het aanpassen van de kop of vaandel en de footer (onderste deel van de site). Verder zijn op onze eigen site voorbeelden beschikbaar van eerdere opgeleverde projecten. Deze kunnen dienen voor het opdoen van ideeën.


blad 19 van 84

5.

Beheer webportal type Xoops

5.1

Modulair portalsysteem

5.1.1 Algemeen Dit portalsysteem bestaat uit een basisinstallatie dat wordt aangevuld met zogenaamde modules. Bijvoorbeeld modules om informatieartikelen te managen, modules om fotoreportages te ontsluiten, modules om electronische formulieren te maken, navigatiemenu's te maken etc. De modules worden door ons geïnstalleerd, waarna ze door de opdrachtgever gebruikt kunnen worden, eventueel na een aanvullende training. De meest gebruikte modules worden in deze handleiding op hoofdlijnen besproken. Iedere module heeft zijn eigen beheersysteem dat via de administratiekant (backend) van de webportal bereikt kan worden.

5.1.2 Inloggen in het systeem Inloggen in het systeem is alleen nodig voor beheertaken van de Moderator en de Admin. Om die reden staat er aan de voorkant van de website voor de bezoekers geen link om in te loggen. Dat zou namelijk alleen maar verwarrend zijn. Inloggen kan door achter de domeinnaam in te toetsen /user.php De link is dus: www.uwsite..nl/user.php Vervolgens kunt u de Gebruikersnaam en het bijhorende Wachtwoord invullen die u van ons heeft ontvangen.

5.1.3 Voorkant en achterkant van het portalsysteem Dit portalsysteem heeft een zogenaamde frontend en backend. De frontend van de site is het gedeelte van de site dat bedoeld is voor de bezoekers, ofwel de voorkant van de site. De backend is het beheer- ofwel administratiegedeelte van de site en alleen bedoeld voor de Admins en de Moderators. Aan de hand van de autorisaties krijgt een moderator de beschikking over meer of minder beheerfuncties. In de backend staat aan de linkerzijde een overzicht van alle geïnstalleerde modules. Door op deze modules te klikken komt men terecht in het beheergedeelte van deze modules. Rechtsboven in het Adminscherm staat een link terug naar de homepage.

5.1.4 Leren werken met de modules De beheersystemen van de modules zijn vaak erg uitgebreid. Dat is handig bij het ontwerpen en structureren van de webportals, maar bij het dagelijks beheer wordt (gelukkig) slechts een klein deel van alle opties gebruikt. De opbouw van de meeste modules is vaak herkenbaar. Als men met een aantal modules heeft gewerkt, dan heeft men de volgende modules ook snel door. Vaak bevat het beheer van een module een aantal algemene instellingen die reeds bij de realisatie van de webportal zijn ingesteld. Dit geldt ook voor de blokken. De meeste modules beschikken over één of meerdere blokken die op de homepage verwerkt kunnen worden, zoals blokken


blad 20 van 84

voor de aankondiging van evenementen, blokken met miniatuurfoto's, blokken met nieuwsartikelen etc. Dit soort blokken maken onderdeel uit van de complete layout van de site en hoeven slechts bij uitzondering te worden aangepast. Meestal gebeurt dit door de Admin die hiermee de meeste ervaring heeft.

5.1.5 Redactiemenu De moderator beperkt zich meestal tot het toevoegen van artikelen, evenementen, foto's en teksten. In een speciaal menublok voor de redactie zijn deze meest gebruikte functies verzameld. Dit blok is alleen zichtbaar voor de moderator, wanneer deze is ingelogd in het systeem. In het submenu “Blokken aanpassen” staan alle beschikbare blokken voor de homepage. Deze kunnen aan/uit worden gezet en ook de positie op de homepage kan worden ingesteld. Daarnaast kunnen de blokken andere opties bevatten die ingesteld kunnen worden, zoals het aantal random foto's dat wordt getoond op de homepage of het aantal nieuwsartikelen. In het submenu “Toevoegen” staan een aantal keuzes voor het toevoegen van bepaalde items, zoals nieuwsartikelen, foto's in het fotoalbum, downloads voor de downloadmanager etc. Welke items precies toegevoegd kunnen worden hangt af van de gebruikte modules. Onder Analyses treft men een aantal linken naar de uitgebreide bezoekersstatistieken van de website en de uservisits van de geregistreerde bezoekers. Link naar de homepage van de Video-module. Dit is een rechtstreekse link naar de Adminkant van het fotoalbum dat vaak wordt gebruikt.

Algemene link naar de Backend van het systeem

Afhankelijk van de toegepaste modules en functionaliteit van het systeem kunnen in dit redactiemenu ook andere rechtstreekse linken zijn ondergebracht om het beheer wat efficienter en makkelijker te maken.

5.1.6 Direct wijzigen vanaf de voorkant van de website Een aantal veelgebruikte modules heeft de mogelijkheid om direct aan de voorzijde van de webportal aanpassingen te maken in artikelen, berichten, foto's etc. Nadat men is ingelogd verschijnen dan bij deze items een wijzigingsicoontje, meestal in de vorm van potlood en een verwijderingsicoontje, meestal in de vorm van een kruisje. Wanneer men op het potloodje klikt verschijnt het wijzigingsscherm en kan met aanpassingen aanbrengen en weer opslaan. Wijzigingsmogelijkheid


blad 21 van 84

5.2

System Admin Met de System Admin worden de basisinstellingen van het systeem vastgelegd, zoals de gebruikers, de diverse blokken en afbeeldingen. De meeste instellingen worden bij de realisatie van de webportal vastgelegd, maar ook later kan het nodig zijn om instellingen aan te passen.

5.2.1 Blokkenbeheer Een veelgebruikte tool is bijvoorbeeld de blokkenmanager. Daarmee wordt bepaald of bepaalde blokken wel of niet worden weergegeven en zo ja op welke plaats in de site. Vaak gebeurt dit door de Admin bij de realisatie van de webportal.

Positie op de homepage Positie t.o.v. andere blokken In het redactiemenu van de moderator staan rechtstreekse linken naar de instelschermen van de belangrijkste blokken, zoals het blok “Upcoming Events” van de module AMevents. In deze schermen kunnen de instellingen van de blokken worden opgegeven, zoals de positie op de homepage, het wel/niet tonen en met name de specifieke instellingen.


Blok aan of uit zetten Opgave wanneer het blok zichtbaar is.

blad 22 van 84

Een deel van de blokken is gepositioneerd op de homepage van de webportal. Dat zijn meestal blokken met het laatste nieuws en de eerstvolgende evenementen. Ook staan er vaak blokken in de linkerkolom en in de rechterkolom als deze aanwezig is. Dat zijn blokken met bijvoorbeeld random foto's uit het fotoalbum, menu-opties, etc. In de meeste situaties richten wij deze blokken netjes in bij het structureren van het project en hoeven ze daarna niet meer vaak te worden aangepast. Soms kunnen blokken het beste tijdelijk worden uitgezet, bijvoorbeeld als er tijdelijk geen evenementen zijn om te tonen op de homepage.

5.2.2 Afbeelding Manager Een andere veelgebruikte tool is de afbeeldingsmanager. Hierin worden de foto's ondergebracht die later op de diverse webpagina's worden gebruikt. Bij de realisatie van de webportal zijn bepaalde categorieën reeds ingevoerd. De moderator kan zelf nieuwe categorieën toevoegen om foto's overzichtelijk te managen. Let wel, het gaat hier niet om een fotoalbum, maar om een fotoarchief voor de redactie voor het gebruik van foto's in artikelen. Ook kunnen door de Moderator foto's worden toegevoegd in de diverse categorieën. Hoe de foto's worden toegepast in de artikel is te vinden in hoofdstuk 5.3

5.2.3 Registratie- en activeringsproces Het laten registreren van bezoekers is in de meeste situaties niet van toepassing. Slechts in bepaalde projecten is het handig dat bezoekers zich registreren, bijvoorbeeld binnen de sites van grote verenigingen, waarbij bepaalde informatie niet publiekelijk toegankelijk mag zijn, zoals verslagen van vergaderingen. In die situaties kunnen bepaalde modules of bepaalde artikelen achter een Wachtwoord worden bewaard, zodat alleen de leden er bij kunnen. Het registratieproces wordt in deze handleiding dan ook niet verder beschreven, dit komt dan uitgebreid aan de orde bij de instructie/training.


blad 23 van 84

5.2.4 Zoek gebruiker Met deze optie kan gericht worden gezocht naar bepaalde gebruikers of groepen gebruikers die op het portalsysteem zijn geregistreerd. Vooral bij portals met erg veel gebruikers is dit een handig instrument. Bovenaan het scherm staat direct al vermeld hoeveel actieve gebruikers er zijn en hoeveel inactieve. Deze laatste groep heeft hun account op het systeem niet geactiveerd en derhalve nog nooit als geregistreerde bezoeker op het systeem ingelogd.

Handig om te weten welke gebruikers berichten accepteren van de Webmaster en welke niet.

Door op Verstuur te klikken gaat het systeem op zoek naar de gevraagde gebruikers.


blad 24 van 84

5.3

Invoerschermen

5.3.1 Algemeen De invoerschermen van de diverse modules zien er vaak hetzelfde uit. Bovenaan het invoerveld bevindt zich een rijtje knoppen om de invoer te vergemakkelijken. Veel gebruikt wordt de afbeeldingsmanager, waarmee foto's toegevoegd kunnen worden aan de teksten. Door op de button van de afbeeldingmanager te klikken opent een nieuw pop-upvenster. Hierin kan de juiste categorie worden geslecteerd en de juiste foto worden opgezocht. Achter de foto's staan icoontjes met 3 verschillende iutlijningsmogelijkheden. Door in de rechterkolom te klikken op de gewenste uitlijning wordt de afbeelding ingevoerd in de tekst. De afbeeldingen zijn meestal van te voren ingevoerd in de afbeeldingsmanager, maar kunnen ook vanuit het pop-up-venster worden toegevoegd.

Aanbrengen linken

Foto invoegen vanuit afbeeldingsmanager

Vette tekst

Schuine tekst Onderstreept

Na het klikken op de afbeeldingsmanager verschijnt een popscherm en kan een bestaande foto worden toegevoegd of desgewenst eerst een foto worden geupload in de afbeeldingsmanager en daarna worden ingevoegd.


Nieuwe afbeelding toevoegen aan de afbeeldings manager

blad 25 van 84

5.3.2 Autorisaties Onderaan de invoerschermen zijn vaak de autorisaties geregeld, waarbij ingesteld kan worden welke groepen toegang krijgen tot een bepaald artikel, document etc. Als u als Moderator bepaalde uitbreidingen op de webportal doet, dient u na afloop ook altijd even te checken hoe andere groepen - zoals annonieme bezoekers - dit zien en of u geen vergissingen heeft gemaakt bij de autorisaties. Als uw website alleen bestemd is voor anonieme bezoekers, dan is dit vaak geen probleem. Als uw website echter bestemd is voor meerdere groepen met verschillende rechten, dan is dit aandachtspunt des te belangrijker.

5.3.3 Notificaties Geregistreerde gebruikers kunnen zich abonneren op zogenaamde “notificaties”. Per module zijn er een aantal notificaties beschikbaar. Bij het instellen van een bepaalde notificatie krijgt de gebruiker automatisch een berichtje toegestuurd (per mail) als zich een bepaalde gebeurtenis in deze module voordoet, zoals een nieuw artikel dat wordt gepubliceerd. Ook dit wordt in zakelijk toepassingen slechts zelden gebruikt. Tenzij bezoekersregistraties, notificaties ed. nadrukkelijk binnen het project zijn besproken, staan deze standaard uitgeschakeld en zijn dus niet zichtbaar voor gebruikers.

5.3.4 Commentaarmogelijkheden Op bijna alles items is door bezoekers commentaar te leveren. Dit is erg handig als de webportals gebruikt worden voor communities/verenigingen etc. Echter voor het normale zakelijke gebruik zijn de commentaarmogelijkheden uitgezet. Namelijk, hoe meer interactie mogelijk is, hoe meer controle- en redactietaken de Moderator heeft. Daarnaast komt het opduiken van commentaar op de vreemdste plekken niet ten goede aan de structuur en layout van een website. Het commentaar kan dan beter geconcentreerd worden in een gastenboek, een contactformulier of op een Forum. Ook deze optie staat standaard uitgeschakeld en is derhalve niet zichtbaar voor de bezoekers.


blad 26 van 84

6.

Basismodules Zoals gezegd is het systeem modulair opgebouwd en zijn er tal van modules beschikbaar of in ontwikkeling. Wat betreft de functionaliteit van de modules maken we onderscheid in 3 verschillende categorieën, te weten: ●

Basismodules

●

Uitgebreide Modules

●

Overige modules

Zoals de naam al aangeeft vormen de basismodules met elkaar de basis van de webportal. Daarin valt bijvoorbeeld de module SmartSection met het artikelensysteem en de module Extgallery voor het fotoalbum. Deze modules installeren wij standaard in het systeem en zijn – mits toegepast – onderdeel van de training. De uitgebreide modules worden minder vaak toegepast en zijn bedoeld voor specifieke taken op de website, zoals de Module Catads voor vraag- en aanbodfaciliteiten en de module PD-downloads voor het uploaden en downloaden van documenten. Deze modules zijn wat complexer dan de basismodules en vergen dan ook wat extra installatietijd om ze voor de gebruiker op maat te maken en wat extra trainingstijd.


blad 27 van 84

6.1

Smart Section Smartsection is een module om artikelen te ordenen en te beheren. Dat kunnen bijvoorbeeld produkten of diensten van uw bedrijf/organisatie zijn. Deze module vormt het hart van het systeem en door middel van artikelen, categorieën en blokken structureren we met deze module het grootste deel van de informatie.

Alle artikelen worden ongebracht in categorieën en – als er veel informatie ondergebracht moet worden – ook in subcategorieën. Het opzetten en indelen van de categorieën is een activiteit die wij voor ons rekening nemen bij de realisatie en het op maat maken van het systeem. Kies hier de juiste categorie voor het artikel. Geef een korte duidelijke titel op. Deze is erg belangrijk voor de zoekmachines


blad 28 van 84

De artikelen uit dit systeem bestaan uit een intro en een body. In artikelenoverzichten op de site wordt namelijk vaak alleen de intro getoond. Zodra een bezoeker besluit om het artikel verder te lezen klikt hij op de “lees verder” knop waarna de rest van de tekst verschijnt, de body. wordt niet gebruikt wordt niet gebruikt

Met deze optie is het is mogelijk om bijlages te koppelen aan artikelen, zoals een PDF-bestand.

Geef desgewenst een datum in de toekomst op als het artikel pas op een later moment automatisch gepubliceerd dient te worden Zet met deze optie desgewenst een artikel offline als deze tijdelijk niet zichtbaar moet zijn.

Stel hier het gewicht van een artikel in als de volgorde een rol speelt bij het structureren van de informatie.

Op nee zetten

Bevoegdheden alleen aanpassen als het nodig is om artikelen af te schermen voor bepaalde groepen gebruikers. Anders gewoon laten staan.

Alle opties aangevinkt laten. Alleen het accepteren van de regelafbreking dient soms uitgevinkt te worden om een artikel goed te laten weergeven op het scherm. Dat is voornamelijk het geval bij tabellen.


blad 29 van 84

6.2

Extgallery Dit is de fotomodule die wordt toegepast om fotoreportages te integreren in de webportal. De module heeft een aantal nuttige opties, zoals het tonen van random foto's (Thumbnails) op de homepage. Dit geeft steeds een afwisselend en sfeervol beeld voor de bezoekers. Als men op een Thumbnail klikt komt de bezoeker in het fotoalbum terecht en kan daar de andere foto's uit de reportages bekijken. De module wordt bij de realisatie van de webportal door ons zo goed mogelijk ingericht. Dat betreft bijvoorbeeld de afmetingen van foto's en thumbnails, het watermerk en de authorisaties. Voor het redactinele beheer is voornamelijk van belang om goed te kunnen werken met categorieën en het bewerken van de titels en beschrijvingen die bij het fotomateriaal horen. Maken en aanpassen van categorieën en subcategorieën.

Bewerken van foto's, zoals aanpassen van titels en omschrijvingen

6.2.1 Watermerk en afmetingen Bij het invoeren van nieuwe foto's in het systeem wordt dit fotomateriaal automatisch door de module bewerkt. Zo wordt de foto verkleind tot een bepaalde breedte (zodat deze mooi in de layout past) en wordt een watermerk op de foto geplaatst. Het watermerk helpt mee aan de promotie van de webportal, bijvoorbeeld als mensen de foto's kopiëren of aantreffen via Google Afbeeldingen zoeken. Het watermerk en de breedte van de foto dienen vooraf (bij de realisatie van het systeem) nauwkeurig te worden ingesteld. Later kunnen deze namelijk niet meer automatisch worden aangepast.

6.2.2 Indeling in categorieën en albums Om de foto's overzichtelijk voor de bezoekers in te delen is een goede structuur noodzakelijk. Gaat het om slechts één serie foto's dan volstaat wellicht één categorie waarin deze worden ondergebracht. Gaat het om grotere hoeveelheden fotomateriaal, met 10-tallen reportages, dan kunnen het beste een aantal hoofdcategorieën worden aangemaakt met eventueel daaronder subcategorieën. De termen “Categorie” en “Album” worden soms door elkaar gebruikt en lijkt wat verwarrend. Maar eigenlijk is het vrij eenvoudig. Foto's kunnen alleen worden geupload naar een categorie. Zodra er in een categorie foto's staan wordt dit automatisch een Album. Zodra in een categorie één of meerdere subcategorieën (of albums) zijn aangemaakt, dan blijft het een Categorie. Een nieuwe categorie kan worden aangemaakt door te klikken op de tab Categorie/Albums. Er verschijnt vervolgens een optie om Categorieën te wijzigen of verwijderen. Let op: Alvorens een categorie verwijderd wordt dienen eerst alle foto's in die categorie te zijn verwijderd! Dat kan via de tab “Foto's” door in het betreffende album alle foto's aan te vinken en daarna te verwijderen.


blad 30 van 84

Selecteer de juiste categorie en klik op “verstuur” om deze te wijzigen.

Selecteer vervolgens de juiste Categorie of Album en klik op de verstuur-button. Er verschijnt nu een wijzigingsscherm waarin een aantal zaken kan worden aangepast, zoals de Thumbnail die op de indexpagina van deze module verschijnt. Als u een bepaalde volgorde wilt aanbrengen in de categorieën/albums, dan kan hier het “gewicht” worden opgegeven. In oplopende volgorde worden ze dan getoond op de indexpagina. Kies hier de bovenliggende categorie als de te wijzigen categorie een subcategorie moet worden

Voeg desgewenst een beschrijving van de categorie /album in.

Wordt niet gebruikt en kan leeg blijven

Selecteer hier de meest geschikte Thumbnail voor de categorie of het album. Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 31 van 84

6.2.3 Wijzigen van foto's per stuk

Verwijderen van een foto

Wijzigen van een foto

Het verwijderen van foto's en het aanpassen van titels en omschrijvingen kan op twee manieren. Per stuk via de voorkant de internetsite of in batch (meerdere tegelijk) via de achterkant. Als u bent ingelogd in het systeem ziet u in het fotoalbum een aantal icoontjes staan waarmee u deze taken kunt uitvoeren. Nadat u op het wijzigingsicoontje hebt geklikt, verschijnt een schermpje voor het aanbrengen van de aanpassingen. Verplaatsen van de foto naar een ander album.

Eventueel een omschrijving. Ook erg belangrijk voor de zoekmachines

Volgorde van de foto in het album

Titel van de foto. Erg belangrijk voor de zoekmachines!


blad 32 van 84

6.2.4 Wijzigen van foto's in batch Als u uitgebreide reportages heeft en de foto's met meerdere tegelijk wilt aanpassen, dan kunt u dat doen vanuit de beheerkant van de module. Klik dan op de tab “foto's”, waarna een mogelijkheid verschijnt om een album te selecteren om daarin de foto's aan te passen.

Foto's in batch invoegen is alleen door ons mogelijk, omdat het op een andere manier toegang tot de webserver vereist

Selecteer het album waarin de foto's aangepast moeten worden

Het goedkeuren van foto's is alleen aan de orde als andere foto's kunnen uploaden. Meestal is dat niet aan de orde.

Let op: Bij het maken van aanpassingen ook de foto's aanvinken om ze op te kunnen slaan!


blad 33 van 84

6.2.5 Foto's invoeren Als het een nieuwe reportage betreft, maak dan eerst een nieuw album aan via de tab “Categorie/Albums” aan de beheerkant van deze module. Het invoeren van nieuwe foto's gebeurt vervolgens vanaf de voorkant van de webportal. In het redactiemenu hebben we daartoe een link gezet bij Toevoegen → Foto in album. Alvorens foto's kunnen worden geupload dienen ze gereed te staan in een map op de lokale computer of het lokale netwerk. In principe kan een foto op de originele grootte worden geupload, want de module maakt deze foto zelf op de juiste grootte en zet er ook een watermerk op. Bij het invoeren van vele foto's achter elkaar kunnen ze het beste wat kleiner worden gemaakt, bijvoorbeeld 1000 pixels breed. Dan verloopt het uploaden van de foto's wat sneller. Bij grote hoeveelheden foto's/reportages kunnen we een projectmatige aanpak van het vullen van het fotoalbum kiezen, waarbij wij de foto's in batch op de server zetten en in de albums plaatsen. Selecteer het juiste album

Klik op bladeren om de juiste foto op te halen vanaf de lokale computer.

Geef de titel en de omschrijving op

6.2.6 Random foto's tonen Vanuit het fotoalbum is het mogelijk om random (willekeurig) foto's te tonen. Bijvoorbeeld in de linker- of de rechterkolom. Dit blok bevat dan zogenaamde Thumbnails waarop geklikt kan worden. Bij het navigeren over de website krijgt de bezoekers steeds nieuwe thumbnails te zien en krijgt zo een gevarieerd en sfeervol beeld van de produkten/diensten waarop de internetsite betrekking heeft.


blad 34 van 84

Hier kan worden gekozen uit welke albums de thumbnails worden geselecteerd


Afhankelijk van de positie in de layout kan worden gekozen voor verticale of horizontale presentatie van de thumbnails.

blad 35 van 84

6.3

Contact us

Dit betreft een relatief eenvoudige module om electronische contactformulieren te maken. Een nuttige optie in dit systeem is de anti-spam-mogelijkheid. Door het verplicht laten invullen van een beveiligingscode kan men voorkomen dat geautomatiseerde spammers dit formulier misbruiken. Spamrobots kunnen namelijk de moeilijk leesbare beveiligingscodes (nog) niet ontcijferen.

6.4

XF-guestbook Ook wel bekend onder de Franse naam Livre d'or. Deze module is een uitstekend gastenboek met veel instelopties en mogelijkheden. Hét grote nadeel van gastenboeken is tegenwoordig SPAM. Deze module heeft de optie om aangeboden berichten eerst ter goedkeuring via de Moderator te laten lopen. Daarnaast zijn er diverse opties om berichten van bepaalde gebruikers/IPadressen automatisch te weigeren ofwel “in de ban te doen” en Captcha-controle toe te passen. Hierbij moeten bezoekers een code overnemen en invoeren. Pas daarna wordt het bericht verwerkt.

Vanuit de berichtenmanager kunnen berichten worden aangepast of verwijderd als dat nodig is.

Met de landenmanager kunnen de meest voorkomende landen worden opgegeven. De module houdt de herkomst netjes bij. De overige landen vallen in de rubriek overig.

Als de module zodanig staat ingestelt dat een bericht eerst goedgekeurd moet worden voordat deze wordt geplaatst, ga dan als volgt te werk: 1. Log in de website in, na ontvangst van een e-mail met de melding van een nieuwe bericht. 2. Ga naar de voorkant van het gastenboek. Daar staat bovenin een melding voor de Moderator dat er een aantal berichten op goedkeuring wacht. 3. Klik op het aantal berichten, vink het nieuwe bericht (of meerdere berichten) aan en keur ze goed (of af).


blad 36 van 84

6.5

Liaise De Liaise-module is een uitgebreidere variant op de Contact-us module. Met de Liaise-module kunnen uitgebreidere electronische formulieren worden gemaakt, zoals voor offerteaanvragen, vragenformulieren en uitgebreide contactformulieren. Meestal worden deze complexere formulieren door ons gemaakt bij de realisatie van een webportal, maar als een opdrachtgever voornemens is om veel met electronische formulieren te werken en deze ook zelf aan wil kunnen maken, dan nemen we dat mee in de training.


blad 37 van 84

6.5.1 Aanmaken nieuw formulier Om een nieuw formulier in gebruik te nemen dient eerst een nieuw formulier te worden aangemaakt via de optie “Create new form”. Daarna dient het formuier te worden gevuld met velden via “Create form elements”. Aanmaken/wijzigen formulier

Allemaal aanvinken

Kiezen voor email Kies hier de groep waar de ingevulde formulier naar verzonden moeten worden. Meestal maken we daar een aparte groep voor aan, zodat we dit precies kunnen instellen.

Leeg laten

Een eventuele toelichting die direct boven het formulier verschijnt.

De webpagina waar de bezoeker uitkomt nadat het formulier is verzonden. Hier staat doorgaans een bedankje voor het versturen van het bericht en een melding dat dit zo spoedig mogelijk in behandeling wordt genomen.


blad 38 van 84

6.5.2 Toevoegen formulier-elementen Er zijn diverse elementen beschikbaar om in het formulier toe te passen. Zo worden in het eenvoudige contactformulier twee tekstvelden en een Tekst Area toegepast, maar er kunnen met deze module ook uitgebreidere formulieren ontworpen worden, waarbij bezoekers items kunnen aanvinken, uploaden etc. Meestal maken wij de electronische formulieren op maat bij de realisatie van de internetsite. Maar ook op een later moment kunnen wij – op redactionele basis – formulieren toevoegen aan de hand van de wensen van de opdrachtgever.

Deze codes laten staan omdat ze een functie hebben in de reply-adressen van de emailberichten

Geef aan of het een verplicht veld is of niet. Als een bezoeker een verplicht veld niet invult, dan kan het formulier niet worden verstuurd en zal hierover aan de bezoekers een melding worden gegeven.

Dit bepaalt de volgorde van de formulier-elementen

Een element kan tijdelijk worden uitgezet door het vinkje weg te halen. Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 39 van 84

6.6

Polls Met Polls kunnen kleine mini-enquêtes opgezet worden, ook wel bekend onder de naam “Polls” of “Peilingen”. Voor het aanmaken van een nieuwe Poll, ga naar de backend van het systeem en kies bij de Poll-module voor de optie “Toevoegen Poll”. Opgave datum tot wanneer de Korte duidelijke vraag

Poll actief is. Bij bestaande Poll is dit een optie om de poll te herstarten.

Normaal is bij een Poll slechts één keuze mogelijk, maar indien “Ja” is aangevinkt kunnen bezoekes meerdere keuzes maken.

Mogelijkheid voor finetunen van de kleuren in de grafieken

Zie voor het maken van goede polls de tips uit paragraaf 11.3

6.7

Content Dit is een relatief eenvoudig module die soms wordt toegepast voor bepaalde informatie die we niet in het artikelensysteem willen onderbrengen, zoals Google Maps en Filmpjes.


blad 40 van 84

6.8

Multimenu De multimenu-module is een belangrijke basismodule voor het maken van flexibele menu's. De autorisaties voor het kunnen zien van deze menus kunnen nauwkeurig worden ingesteld. Zo kan een bepaalde groep gebruikers extra menus tot zijn beschikking krijgen om extra taken op de webportal te kunnen uitvoeren of extra informatie te kunnen inzien. Ook in de menu's zelf kan per menukeuze het autorisatieniveau worden ingesteld. Als men de beheerkant van de module opent ziet men twee delen.

In het bovenste deel kunnen de menu's inhoudelijk worden aangepast. Zo kunnen nieuwe menulinken worden toegevoegd of verwijderd, de volgorde worden veranderd of linken worden aangepast.

De meest toegepaste link, de mainlink. De verschijnt direct in het menu.

Een “Permanent Sublink” verschijnt in een pop-up-menu als bezoekers met de muis over de mainlink bewegen

De navigatielink wijzigen

De navigatielink naar boven of naar onderen verplaatsen De navigatielink verwijderen

In het tweede gedeelte kan het uiterlijk van het menublok worden aangepast, zoals de titel, de vormgeving etc. In de meeste situaties zijn de menus reeds bij de realisatie van de webportals ingericht en hoeft de Moderator deze niet zelf aan te passen.


blad 41 van 84

7.

Optionele Modules

7.1

PD-downloads Dit is de downloadmanager van het systeem. De Moderator kan bestanden in de downloadmanager plaatsen die de bezoekers vervolgens kunnen downloaden, zoals folders, algemene voorwaarden, artikelen, rapporten etc. Desgewenst kan deze module ook zo worden ingericht dat bezoekers of bepaalde groepen bezoekers bestanden kunnen uploaden. Dit kan nuttig zijn bij het delen van informatie en kennis. Als u als Moderator van deze mogelijkheid gebruik maakt, dan is het belangrijk om op de hoogte te blijven van aanmeldingen voor de downloadmanager. U dient dan ook voor alle belangrijke gebeurtenissen in deze module de notificaties in te stellen zodat u automatisch een e-mail met een bericht ontvangt als er een document wordt aangeboden of als er een fout is geconstateerd. Vink alle notificatieopties aan en druk op “Update Nu”.

Op de Adminpagina van deze module treft u bovenin een overzicht van de stand van zaken:

Als u in de rubriek “Ingezonden” een getal ziet staan, dan weet u dat er ingezonden bestanden zijn die nog goedgekeurd dienen dte worden alvorens ze op de webportal worden gepubliceerd. Standaard is de maximale bestandsgrootte ingesteld op 2 Mb. Op verzoek kunnen wij dit opwaarderen naar 6 Mb. Op de Adminpagina treft u verder diverse Tabs aan voor het inrichten van deze module. Meestal is dit bij reeds gedaan bij de oplevering, maar u kunt natuurlijk altijd bepaalde zaken aanpassen.


blad 42 van 84

Overzicht van alle downloads

Managen categorieën

Opgave tekst indexpagina

Nieuwe downloads toevoegen

Opgave van het soort bestanden dat geupload mag worden

Uitgebreide rapportages over de downloadactiviteiten

Wat soms aangepast dient te worden zijn de zogenaamde “Mimetypes”. Uit veiligheidsoogpunt is namelijk nauwkeurig vastgelegd welke type bestanden bezoekers en Admins kunnen oploaden. Meestal zijn dit bestanden met de extenties .PDF en .DOC maar het kan ook zijn dat bepaalde extenties aan het lijstje toegevoegd moeten worden. Dit kan het beste in overleg met ons gebeuren.


blad 43 van 84

7.1.1 Invoeren van nieuwe downloads Invoeren van nieuwe downloadbestanden kan via de tab “Downloads”. Als de Downloadmanager is geïntegreerd in de webportal staat er ook een rechtstreekse link vanuit het Redactiemenu → Toevoegen → Bestand in de downloadmanager Let op: Gebruik géén leestekens bij het invoeren van de Titel van de Download, want dan wordt het bestand bij het downloaden niet herkend. De titel wordt namelijk ook gebruikt als bestandsnaam. Kies het bestand om te uploaden

Voer de titel in. Gebruik daarbij géén leestekens!

Kies de juiste categorie

Geef desgewenst een toelichting op


blad 44 van 84

De overige velden zijn meestal niet van toepassing. Zo is het mogelijk om bepaalde data op te geven dat een downloadbestand wordt gepubliceerd of juist verloopt. Ook kan een bestand tijdelijk “offline” worden gezet en zijn er combinaties te maken met de Newsmodule om gepubiceerde downloaddocumenten op te nemen als een nieuwsbericht.


blad 45 van 84

7.2

Pical Pical is een uitgebreid evenement-managementsysteem met veel mogelijkheden voor het structureren van de evenementen in categorieën instellen van permissies op categorieniveau. In de meeste projecten wordt slechts een klein deel van de functionaliteit gebruikt en wordt de module ingezet als een evenementenkalender, waarbij op de homepage een blok met de eerstkomende evenementen worden gepubliceerd. Dit blok kan zodanig worden ingesteld dat steeds de meest actuele evenementen worden getoond.

7.2.1 Invoeren van nieuwe evenementen

Opgave van het aantal evenementen dat wordt getoond in het blok op de homepage

Het invoeren van nieuwe evenementen kan via het redactiemenu → Toevoegen → Evenement. Het invoerscherm ziet er vrij complex uit vanwege de vele mogelijkheden. In de praktij echter gebruiken we maar een deel van alle velden. Vul de datums en de tijden correct in, evenals de titel, omschrijving en plaats. Dit zijn ook de velden die worden getoond in de detailweergave. De andere opties in het invoerscherm zijn vooral bedoeld om terugkerende evenementen te managen, zodat periodiek terugkerende evenementen niet steeds opnieuw opgegeven hoeven te worden.


blad 46 van 84

Opgave begin- en einddatum inclusief de tijden


blad 47 van 84

7.3

mX-Directory Dit is de Gouden Gids module van dit portalsysteem en bevat nogal wat mogelijkheden op het gebied van internetmarketing en eventueel het genereren van extra omzet. Bij de integratie van deze uitgebreide module in de webportal wordt de module helemaal ingericht, zoals categorieën, benamingen, uploadformulieren etc. Voor de Moderator bestaat het beheer hooguit uit het aanmaken van extra categorieën, maar ook dat kan het beste in overleg met ons. De belangrijkste taak voor de Moderator is een actieve redactievoering op deze module. In dit voorbeeld gaan we er even van uit dat deze module is ingericht als een bedrijvendatabase. Zodra nieuwe bedrijven zich aanmelden is het belangrijk dat de aanmeldingen snel worden bekeken en goedgekeurd, zodat men de aanmelding snel terugziet op de webportal. Bij voorkeur dient dit te gebeuren binnen 24 uur. Als een reactie een week duurt, dan werkt het niet. Dit geldt ook voor aanpassingsvoorstellen, want aangemelde bedrijven kunnen voorstellen indienen om hun eigen gegevens aan te passen. Ook deze voorstellen komen ter beoordeling terecht bij de Moderator. Om dit allemaal goed te kunnen volgen dient de Moderator 3 notificaties in te stellen, zodat automatisch een e-mailtje wordt gestuurd bij belangrijke gebeurtenissen in de module. Bij het goedkeuren van aanmeldingen dient men te controleren of het bedrijf in de juiste categorie is geplaatst en zonodig dient dit aangepast te worden. Bij het goedkeuren van aanpassingsvoorstellen dient men op de volgende punten te letten: 1. Is het aanpassingsvoorstel ingediend door iemand die daarvoor bevoegd is? Dit is bijvoorbeeld de geregistreerde gebruiker van het bedrijf. 2. Staan er geen vreemde zaken in het aanpassingsvoorstel. Bij het beoordelen van het voorstel wordt aan de ene zijde het origineel getoond en aan de andere zijde het voorstel. Als de Moderator zelf wijzigingen wilt doorvoeren dan kan dat het beste rechtstreeks via het wijzigingsicoontje in de betreffende bedrijvenpresentatie en niet via een aanpassingsvoorstel. Die laatste mogelijkheid is alleen bedoeld voor geregistreerde bezoekers.


blad 48 van 84

7.4

Catads Met deze module (ook wel bekend onder de Franse benaming P'tites annonces) kunnen kleine advertenties worden beheerd. Advertenties die door de Moderator worden ingevoerd of advertenties die door gebruikers worden ingevoerd.

De invoergegevens bestaan uit een advertentiegedeelte en een contactgedeelte. In het advertentiedeel worden alle gegevens vermeld met betrekking tot hetgeen wordt aangeboden, zoals prijs, omschrijving, foto's.


blad 49 van 84

In het contactgedeelte volgt de informatie van de aanbieder

Voor de aanbieders van advertenties is een blok beschikbaar waarin hun eigen advertenties allemaal bij elkaar zijn verzameld. Het Admingedeelte van deze module heeft uitgebreide mogelijkheden om de module per website te finetunen. Zo kunnen er bijvoorbeeld advertentietypes worden bijgemaakt, looptijden van de advertenties worden aangepast of bijgevoegd etc. etc.


blad 50 van 84

7.5

Meertaligheid met Xlanguage Indien uw systeem meertalig is uitgevoerd, dan is de module Smartlanguage geïnstalleerd. Met deze module kan worden ingesteld welke talen gebruikt kunnen worden, met welke codes (de zogenaamde tags) en met welke standaardtaal. Het instellen van de talen en het aanbrengen van de vertalingen van alle modules zijn acties die wij uitvoeren bij realisatie of de uitbreiding van webportal. Daarna wordt de meertaligheid in de gewenste talen ondersteund en kan de Moderator teksten aanbrengen in meerdere talen. Modules die de meertaligheid ondersteunen maken gebruik van de tags om de talen te herkennen. Een tekst in een dergelijk module ziet er dan als volgt uit: [nl]Aan de noordkust van Noord-Beveland ligt halverwege tussen Wissenkerke en Colijnsplaat de Oesterput een stil en verlaten haventje. Het heeft zijn naam te danken aan het kortstondige gebruik zo’n 100 jaar geleden als oesterput[/nl][de]An der Nordküste von Nord-Beveland liegt auf halbem Wege zwischen Wissenkerke und Colijnsplaat der Oesterput ein stiller und verlassener kleiner Hafen. Vor ca. 100 Jahren wurde dieser kurzzeitig als Austernbank genutzt[/de] De teksten dienen dus steeds te starten met de begintag van de betreffende taal en weer te eindigen met de eindtag. Een 4-talige titel zal er dus als volgt uitzien: [nl]Titel Nederlands[/nl][en]Titel Engels[/en][de]Titel Duits[/de][fr]Titel Frans[/fr] Indien geen codes worden aangebracht, dan zal de tekst in alle talen worden getoond. Indien een tekst slechts één set taalcodes bevat zal in de andere talen géén tekst worden getoond.

7.6

Tiny Editor Tiny Editor is een module om WYSIWYG-editing te kunnen toepassen. Deze term staat voor What You See Is What You Get. Teksten kunnen dan op een Word-achtige manier worden opgemaakt, zonder dat HTMLcodes zichtbaar zijn. Deze methode heeft zowel voor- als nadelen. De belangrijkste worden hieronder vermeld. Voordelen WYSIWYG

Bij het opmaken van teksten is direct zichtbaar hoe het eindresultaat er uit ziet en dit wordt door een deel van de opdrachtgevers ervaren als gebruiksvriendelijker. Diverse plugins beschikbaar, bijvoorbeeld voor het integreren van Youtube-filmpjes.

HTML-codes

Mits de HTML-codes goed worden toegepast kun je nauwkeurig het gewenste resultaat bereiken en de broncode wordt niet onnodig “vervuild”.

Nadelen De editor zet zelf de diverse opmaakelementen om in HTML-code. In de broncode komen daardoor vaak veel meer HTML-codes te staan dan noodzakelijk en dit kan tot vervuiling van de broncode leiden.

Het eindresultaat is niet direct zichtbaar en men moet enige kennis van HTML-codes hebben om de teksten te kunnen opmaken.

In zijn algemeenheid zullen gebruikers met enige kennis van HTML-codes de voorkeur geven aan het rechtstreeks invoeren van de teksten en de HTML-codes. Mensen met wat minder kennis van HTML-codes zullen eerder geneigd zijn om met een WYSWIG-editor te werken. Als Tiny Editor is ingeschakeld zien de knoppen in het invoer/wijzigingsscherm er iets anders uit en wordt de opgemaakte tekst getoond op de manier zoals het er ook uitziet op de webpagina aan de voorzijde van de site. Dat wil zeggen: Zonder html-codes en met de Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 51 van 84

foto's in beeld. Er zijn 3 taakbalken die diverse tools bevatten. De volgorde van de tools in uw installatie kan wat verschillen ten opzichte van deze handleiding. De meeste buttons spreken voor zich, omdat ze vaak worden toegepast in tekstverwerkers. Een aantal bijzondere tools zijn hieronder toegelicht. Mist u bepaalde tools of wilt u een taak uitvoeren maar weet niet hoe, neem dan even contact op met de helpdesk. Wij kunnen de taakbalken voor u op maat maken. Invoeren van nieuwe foto's via de afbeeldingenmanager Instellen van de eigenschappen van afbeeldingen. Klik eerst op de afbeeldingen en dan op deze button.

Invoeren van link

Bekijk de broncode en maak daar desgewenst aanpassingen in.

Instellen van de eigenschappen van afbeeldingen. Klik eerst op de afbeeldingen en dan op deze button.

Integratie van Youtube filmpjes Integratie van Wordbestanden inclusief de opmaak.

Aanpassingen in de broncode Het is nog steeds mogelijk om de broncode te bekijken en daar aanpassingen in te maken. Klik in dat geval op de button HTML, waarna een pop-up-scherm opent. Verander desgewenst bepaalde zaken, bijvoorbeeld in de HTML-code en klik op de Update-button. De veranderingen worden daarna verwerkt in de WYSIWYG-editor en getoond. Vergeet niet om daarna nog een keer de wijzigingen in het artikel op te slaan, onderaan de pagina.


blad 52 van 84

Integratie Youtube-filmpjes Een handige optie is de integratie van Youtube-filmpjes. Klik op de Youtube-button, waarna een pop-up-schermpje opent. Hierin kan de juiste link van het filmpje worden geplakt en de afmetingen worden ingesteld van het venster waarin het filmpje wordt getoond. Klik op de Invoegen-button om het filmpje daarna te integreren in het artikel.

Invoeren link Selecteer eerst de tekst waaraan de link gekoppeld dient te worden en klik daarna op de link-button. Er opent dan een pop-up-schermpje waarin de Link-URL kan worden ingevoerd. Er is verder een mogelijkheid om een bij het aanklikken van de link een nieuw venster te laten openen of de link te laat openen in het huidige scherm. Dit kan worden opgegeven bij “Doel”.


blad 53 van 84

8.

Overige modules Binnen het Xoops-portal systeem zijn er honderden modules ontwikkeld. Een aantal van deze modules hebben wij geselecteerd en passen we in onze projecten vaak toe. Dat zijn de modules die in deze handleiding staan beschreven. Daarnaast zijn er modules die we minder vaak hebben toegepast en in dit hoofdstuk kort noemen, maar niet verder hebben uitgewerkt. Ook zijn er modules die we pas selecteren aan de hand van de wensen van onze opdrachtgevers. In dat geval wordt de module door ons uitgebreid getest, vertaald naar het Nederlands (als dat nog niet is gebeurd) en geïntegreerd in het systeem.

8.1

Xhelp Xhelp is een compleet helpdesksysteem dat ingezet kan worden voor bijvoorbeeld 1e-lijns en 2e-lijns ondersteuning. Door de efficiente manier van werken kan er veel tijd bespaard worden bij het afhandelen van klantvragen/storingsmeldingen etc. Daarnaast biedt het systeem een goed overzicht op openstaande meldingen en prioriteiten. Deze uitgebreide module vereist een aparte training/handleiding.

8.2

BM-Survey Zeer uitgebreide enquete module voor het maken van online enquetes. Kan handig zijn voor onderzoeken onder de doelgroep. Is inclusief analyse-instrumenten.

8.3

Mypuzzel Een module om schuifpuzzels te maken, bijvoorbeeld met fotomateriaal dat betrekking heeft op de produkten/diensten van de internetsite. Het is een interactieve toepassing die toegepast kan worden om bijvoorbeeld het jeugdige publiek te bereiken. De snelheid waarmee een puzzel wordt opgelost wordt vastgelegd en zo kan ook een competitie-element worden ingebouwd.

8.4

Myquiz Een module om interactieve quizen te maken. De scores worden geregistreerd en ookmet deze module kan een competie-element worden ingebouwd.

8.5

VideoTube Module voor het integreren en managen van Youtube-filmpjes. Net als bij het fotoalbum kan een selectie van deze filmpjes worden weergegeven op de homepage of in de zijkolommen.

8.6

Eguide Event Guids, of kortweg Eguide is een reserveringsmodule, voor het regelen van alle communicatie rondom evenementen en het beheren van de inschrijvingen. Met deze module is het mogelijk dat bezoekers zich via de website aanmelden voor evenementen. Bezoekers hoeven zich daarvoor niet op het systeem te registreren. Men kan zich aanmelden door opgave van een


blad 54 van 84

e-mailadres. Het systeem verstuurt daarna automatisch een ontvangstbevestiging. Ook houdt het systeem zelf bij wanneer wanneer een bepaald maximum inschrijvingen is bereikt. Ook is het mogelijk dat bezoekers kunnen zien wie zich reeds eerder heeft ingeschreven en dat kan een stimulerende werking hebben. Verder biedt de module de mogelijkheid om groepen inschrijvers een bericht te sturen.

8.7

News De nieuwsmodule is een eenvoudige module voor het beheren van nieuwsartikelen, met een interessant blok met een spotlightfunctie. Daarbij krijgt één nieuwtje extra aandacht en staan er directe linken naar andere recente nieuwtjes. Nieuws kan worden ingevoerd door te kiezen voor de optie: Post/Verander Berichten. De module wordt door ons niet vaak toegepast. Meestal gebruik we de module Smart Section voor het opzetten van een nieuwsrubriek.

8.8

Sitemap Module om op de website een Sitemap te laten zien.

8.9

System Admin De systeemmodule met daarin de belangrijkste basisfuncties.

8.10

Uservisit Een module om de ingelogde gebruikers te volgen. Dit is met name handig bij het beheer van de webportal als er storingen zijn. We kunnen dan beter analyseren wat de laatste handelingen zijn geweest door onszelf, de opdrachtgever of anderen met een beheerfunctie.

8.11

aChat aChat is een eenvoudige chatmodule. Wordt weinig toegepast omdat dit soort interactieve tools altijd gevoelig zijn voor Spam of andere ongewenste reacties. Daarnaast zijn er tegenwoordig tal van andere mogelijkheden om makkelijk met elkaar te communiceren via de “social media”


blad 55 van 84

9.

Fotografie Voor de meeste webportals is het belangrijk dat er regelmatig nieuwe artikelen worden geschreven. Dat houdt een webportal up-to-date en stimuleert de bezoekers om regelmatig terug te keren. Foto's zijn vaak een belangrijk onderdeel en het is dan ook belangrijk dat de opdrachtgever vertrouwd is met het maken en bewerken van foto's. Het maken van foto's valt buiten het bestek van deze handleiding. Leer in ieder geval uw digitale camera goed kennen, zodat u in staat bent om uw digitale foto's op uw computer over te zetten. In grote lijnen zijn de onderstaande stappen nodig om een foto op uw website te zetten. 1. Foto's maken 2. Foto's op uw computer overzetten 3. Foto's kleiner maken met Photofiltre of een ander fotobewerkingsprogramma 4. Foto's in artikel zetten Bij de meeste camera's worden de foto's opgeslagen op een geheugenkaart. Om de foto's vanaf de geheugenkaart over te zetten op de computer is het vaak het handigst om daarvoor een universele cardreader aan de computer te koppelen of te laten koppelen.

9.1

Fotobewerking

9.1.1 Algemeen Digitale foto's kunnen nooit rechtstreeks op de webportal worden geplaatst. Ze dienen eerst te worden bewerkt zodat ze de juiste afmetingen hebben. Van alle fotobewerkingsmogelijkheden is het kleiner maken van digitale foto's dan ook de belangrijkste en die wordt in deze handleiding wat verder uitgewerkt. Eventueel kunnen ook andere bewerkingen worden uitgevoerd, zoals aanpassing van de kleuren of het maken van een uitsnede. Het is aan de opdrachtgevers / Moderators zelf om te bepalen hoever ze zich hierin willen bekwamen. Er zijn tal van boeken en workshops die hierin kunnen ondersteunen. Een gratis eenvoudig programma waarmee dit soort bewerking gemakkelijk (en ook voor meerdere foto's tegelijkertijd) uitgevoerd kan worden is Photofiltre. Het is “freeware” en gratis beschikbaar voor niet-commercieel gebruik. Een groot voordeel van het programma is onder andere dat foto's in batch bewerkt kunnen worden, dus b.v. met 100 tegelijk. Vanaf onze website is het programma te downloaden. De downloadinstructies staan er bij vermeld. Installeer ook de Nederlandse vertaling, zodat het programma overeenkomt met deze handleiding.

9.1.2 Resolutie Op internet wordt standaard de resolutie 72 dots/inch (dpi) gehanteerd. Dat is voldoende om op het beeldscherm een mooie afbeelding te laten zien. Met digitale camera's worden vaak foto's gemaakt op een veel hogere resolutie, zodat deze foto's ook geschikt zijn om af te drukken. Dit vereist namelijk een resolutie van ca. 300 dpi. In het fotobewerkingsprogramma wordt de resolutie van de originele foto's aangepast en geschikt gemaakt voor internet. Ook worden de foto's op maat gemaakt wat betreft de juiste afmetingen.

9.1.3 Foto's kleiner maken Klanten die bedreven zijn met een eigen fotobewerkingsprogramma kunnen dat gewoon blijven gebruiken. Vaak wordt een dergelijk programma bijgeleverd bij de digitale camera. Controleer wel of de kwaliteit van de verkleinde foto's voldoende is en of de omvang (in Kb.) van de foto's niet te groot is. Dat maakt de website namelijk trager. Foto's van 300 x 225 pixels (72 dpi) mogen maximaal ca. 40 Kb. bedragen. Op eigen programma's kan geen Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 56 van 84

ondersteuning gegeven worden. Het is voor ons onmogelijk om deze allemaal te kennen. Klanten die een eenvoudig programma willen hanteren en van onze ondersteuning gebruik willen maken kunnen met PhotoFilter werken.

10. PhotoFiltre PhotoFiltre is een handig fotobewerkingsprogrammaatje om eenvoudig foto's te bewerken. Er bestaat een gratis versie en een Studioversie van ca. € 29,- Wij adviseren deze versie te gebruiken en deze kan worden gedownload via http://www.photofiltre-studio.com Een gratis versie kan eventueel, te downloaden via http://www.photofiltre.com Op deze sites staat ook goed uitgelegd hoe het programma werkt en welke tools er beschikbaar zijn. De belangrijkste functies die we gebruiken bij het redactionele beheer zijn hieronder kort toegelicht Via Image Size en Canvas Size het verkleinen van de afbeelding of het Canvas.

Bewerking zwart/wit punten voor verhoging kwaliteit Batchverwerking van aanpassingen


blad 57 van 84

10.1

Verbeteren zwart/wit-punten van een foto Meestal kan de kwaliteit van de foto nog behoorlijk worden verbeterd ten opzichte van het origineel. Dat kan door middel van het verbeteren van de zogenaamde wit/zwartpunten. De helderheid en de intensiteit van de kleuren neemt daarmee toe. Deze bewerking is niet hetzelfde als de helderheid of het contrast van een foto veranderen! Als u op het histogramicoontje klikt ziet in in één oogopslag of een foto nog verder is te verbeteren. Als het histogram ruimte vertoont aan de linker of de rechterzijde (in ons voorbeeld is dat het geval), dan kan het zwarte en/of het witte driehoekje naar het histogram worden verschoven. PhotoFiltre laat direct het effect zien op de foto en u kunt dan zelf besluiten of het resultaat beter is.

Resultaat na verschuiving van de zwart-wit-punten Door het verschuiven van het zwartpunt naar het eind van het histogram verbeteren de donkere kleuren van de foto


Door het verschuiven van het witpunt naar het eind van het histogram verbetert de helderheid van de foto

blad 58 van 84

10.2

In batch foto's verkleinen Een veelgebruikte tool in PhotoFiltre is het automatisch verkleinen (of andere bewerkingen) van meerdere foto's tegelijkertijd. In vaktermen heet dit “batch-verwerking”. Deze optie is beschikbaar via Tools → Automate / Batch Er volgt dan een pop-venstertje waarin alle bewerkingen en locaties opgegeven kunnen worden. Map met de te bewerken foto's

Tab om de afmetingen van het fotomateriaal te veranderen

Map waarin de bewerkte foto's worden opgeslagen

Aanvinken als de afmetingen van het fotomateriaal aangepast moet worden.

Opgave kwaliteit van de bewerkte foto's. Wij kiezen meestal JPG 90%

Ga naar Action om de bewerkingen te starten

Opgave breedte van de bewerkte foto's Aanvinken om de verhoudingen van de foto's te behouden! Anders worden ze vervormd. Als de breedte een vaste breedte moet worden (hetgeen meestal aan de orde is), dan kan voor de hoogte een flinke waarde worden ingevuld.


blad 59 van 84

11. Tips & trucs 11.1

Toetscombinaties computer Bij het beheer van de webportal is een beetje computerkennis wel handig. Hieronder volgen enkele tips. In windows kunnen meerdere programma's tegelijkertijd openstaan. Door middel van de toetsencombinatie Alt +Tab kan tussen deze programma's snel worden gewisseld. Veel gebruikte programma's kunnen het beste als een pictogram op het bureaublad geplaatst worden. Ze zijn dan snel te starten. Het snel kunnen plakken en knippen van teksten en foto's is erg handig. Dat kan natuurlijk vanuit de menu's of vanuit snelmenu's onder de rechtermuistoets, maar er is nog een snellere manier. Een geselecteerde tekst of foto wordt met de toetscombinatie Ctrl +X geknipt, met Ctrl + C gekopieerd en met Ctrl + V geplakt. Een handigheidje om dit te onthouden is: X heeft de vorm van een schaar, C staat voor Copy en V voor een pijl naar beneden die het plakken symboliseert. Met Ctrl + F kan snel worden gezocht naar een bepaald woord en met Ctrl + H kan snel een reeks woorden worden vervangen. Met Ctrl + A kan een complete tekst in één keer worden geselecteerd. Starten van windows verkenner kan met START + E Er zijn natuurlijk nog veel meer handige toetscombinaties. In de menu's staan ze vaak vermeld, maar ook in de computerbladen is er vaak meer over te lezen. De bovengenoemde combinaties zijn er er in ieder geval een aantal die we zelf heel vaak gebruiken bij het beheer van de sites.

11.2

Teksten schrijven

11.2.1 Algemeen Het schrijven van goede webteksten is een vak apart. Een goede webtekst verschilt wezenlijk van een goede gedrukte tekst. Hierbij een aantal tips: Maak korte kernachtige teksten en gebruik HTML-codes om ze nog beter leesbaar te maken. Webteksten worden eigenlijk niet gelezen maar continu door de ogen van de bezoekers afgescand op zoek naar aanknopingspunten. Dat kan een link zijn of een vetgedrukt woord, een foto of een opsomming. Pas als er voldoende interessante aanknopingspunten zijn, wordt de volledige tekst door de bezoeker gelezen. Hanteer één schrijfstijl. Let op spel- en grammaticafouten, ze zijn voor iedereen zichtbaar.

11.2.2 Maak de tekst eerst op de computer Voor startende beheerders is het aan te raden om de teksten eerst te schrijven in het tekstverwerkingsprogramma op de eigen computer en goed op te slaan. Daarna kan de tekst worden gekopieerd naar het artikel door te knippen en te plakken. Dit voorkomt dat door teksten verloren gaan door een verkeerde handeling, de originele tekst blijft altijd beschikbaar op de eigen computer. Ook kan op die manier spellingscontrole plaatsvinden.


blad 60 van 84

11.2.3 Verwijder geen nieuwsartikelen! Verwijder geen nieuwsartikelen uit het systeem, want dat heeft nadelige effecten. Ten eerste is het niet nodig om nieuwsartikelen te verwijderen, want er is ruimte genoeg om deze te bewaren. Ze zijn voor bezoekers beschikbaar via het nieuwsoverzicht. Als een nieuwsartikel niet langer actueel is, dan kan besloten worden om dit niet meer te tonen op de homepage. Maar daarvoor is het niet nodig om het te verwijderen! Als een artikel echt is verwijderd, dan heeft dat nadelen, die hieronder even kort worden genoemd: Bezoekers zullen denken dat er weinig gebeurt bij de betreffende webportal cq het bedrijf/organisatie, omdat er maar weinig nieuws is te vinden. De zoekmachines waarderen het erg als op een webportal regelmatig nieuws wordt gepubliceerd. Dit is belangrijk voor de zoekmachineposities. Het nieuwsartikel is opgenomen in de zoekmachines en als het artikel wordt verwijderd, dan levert dit een doodlopende link op vanuit de zoekmachines. En dat is uiteraard geen goede reclame. Bezoekers kunnen soms op zoek gaan naar artikelen of informatie die ze eerder hebben gelezen. Als ze dit niet meer kunnen vinden, dan kan dat (na lang zoeken) erg frustrerend zijn. Kortom, wie schrijft die blijft en vooral alles laten staan!

11.3

Mini-enquêtes

11.3.1 Algemeen Mini-enquêtes ofwel "peilingen" of "polls" kunnen gebruikt worden om bezoekers naar hun mening te vragen. Voor het verzamelen van informatie kan dit erg nuttig zijn. Mits goed toegepast is de bezoeker graag bereid om zijn stem uit te brengen.

11.3.2 Spelregels Houd de vraag kort en simpel, evenals de antwoordmogelijkheden. Bezoekers zijn alleen bereid om te stemmen als dit slechts een paar seconden in beslag neemt en uiterst eenvoudig verloopt. Vraag niet iets wat al bekend is of direct uit de bezoekersstatistieken is af te leiden. Maak de antwoordcategorieën volledig, zodat de bezoeker altijd zijn/haar stem kwijt kan. Neem desnoods een categorie “anders” op. Als een bezoeker zijn/haar stem heeft uitgebracht duurt het 3 weken alvorens hij/zij opnieuw mag stemmen. In die periode ziet deze bezoeker slechts de percentages van de verschillende uitgebracht stemmen en kan zelf niet meer stemmen. Dit geldt alleen als een bezoeker over een vast IP-adres beschikt en door de software “herkend” kan worden. Bezoekers die surfen via een inbelverbinding kunnen niet herkend worden en kunnen in principe keer-op keer een nieuwe stem uitbrengen. Houd hiermee rekening bij de interpretatie van de verkregen informatie. Het kan een goede indicatie geven, maar hecht niet te veel waarde aan de betrouwbaarheid. Vervang de peiling regelmatig door een nieuwe peiling. Bij de nieuwe peiling wordt een vinkje gezet bij "verschijnt op homepage", bij de oude peiling wordt het vinkje weggehaald. De oude peiling gaat daarna automatisch het archief in en kan nog steeds door bezoekers worden opgevraagd. Ook kan er op de oude peilingen nog steeds worden gestemd. Plaats niet meer dan 1 peiling tegelijkertijd op de homepage.


blad 61 van 84

11.4

HTML-codes

11.4.1 Universele taal Op internet wordt een "universele taal" gebruikt, die het mogelijk maakt om websites overal ter wereld op eenzelfde manier te kunnen presenteren. We hebben het hier over de zogenaamde HTML-codes.

11.4.2 Verbeteren leesbaarheid Uiteraard willen we onze klanten niet belasten met ingewikkelde programmeertalen en dat is voor het beheer van onze webportals dan ook niet nodig. Wel kunnen onze klanten maken van enkele eenvoudige HTML-codes om de teksten beter leesbaar te maken, bijvoorbeeld door vette koppen aan te brengen of opsommingen te maken. De codes hiervoor kunnen gebruikt worden in de artikelen, vaste pagina's en de blokken. Hieronder volgt een overzicht van de meest gebruikte codes. In de webportals is een artikeltje geplaatst waarin deze codes worden gedemonstreerd. De "begin-tag" staat voor het woord of de zin, de "eind-tag" er na. Doel

Begin-tag

Eind-tag

Vette tekst

Schuine tekst

Link

(zie voor een voorbeeld hieronder) Link naar website Als de andere website moet openen in een nieuw scherm dan wordt de code: Link naar website

Ongenummerde lijst

Genummerde lijst

Lijstitem

Voorbeeld lijst

item nummer 1

item nummer 2

item nummer 3>/li>

Koptekst 1

Koptekst 2

Doorgetrokken lijn

Break (volgende regel)

Nieuwe paragraaf

Centreren

In sommige situaties wordt met zogenaamde Smartycodes gewerkt, die herkenbaar zijn aan de vierkante haakjes. Het gebruik daarvan hangt af van de toegepaste editor. Doel

Begin-tag

Eind-tag

Vette tekst

[b]

[/b]

Schuine tekst

[i]

[/i]


blad 62 van 84

12. Promotie van de webportal 12.1

Zoekmachines

12.1.1 Geen trukendoos Binnen 3 tot 6 weken nadat de webportal online is gegaan, zal de webportal in de belangrijkste zoekmachines te vinden zijn. De robots van de zoekmachines speuren constant internet af op zoek naar nieuwe en gewijzigde websites. Er is echter 1 belangrijke voorwaarde! Er moeten voldoende linken naar de nieuwe webportal zijn geplaatst, anders wordt hij niet gevonden en niet in de zoekmachines opgenomen. Het hoog scoren in de zoekmachines op belangrijke termen is niet een kwestie van een enorme trukendoos, maar vooral van eerlijke informatie. Websites worden vaak gevonden doordat er goede beschrijvingen op voorkomen en omdat er goede titels zijn gebruikt en veel linken zijn uitgewisseld. De basis van dit type portalwebsites voor de zoekmachines is uitstekend. Alle pagina's worden door de "zoekrobots" geïndexeerd en verwijzingen vanuit de zoekmachines leveren hoogwaardige dieptelinken op rechtstreeks naar het artikel dat de zoektermen bevat.

12.1.2 Veel zelf aan te doen Om de scores (aantal en kwaliteit) in de zoekmachines verder te verhogen zijn de volgende acties mogelijk: Artikelen plaatsen over uw specialiteiten/kenmerken met daarin verwerkt de belangrijkste trefwoorden (levert zeer hoogwaardige verwijzingen op). In principe geldt: Hoe meer tekst op de website hoe beter, mits het uiteraard gestructureerd is ingedeeld. Let er op dat de belangrijke trefwoorden ook in de titels voorkomen. Verwijder nooit nieuwsartikelen als ze niet meer actueel zijn, maar laat ze rustig staan in het nieuwsarchief. Als een artikel wordt verwijderd, dan werken de verwijzingen vanuit de zoekmachines niet meer en dat werkt niet goed voor de bezoekers. Eventueel artikelen plaatsen over de omgeving en de bezienswaardigheden. Ook linken op dit gebied toevoegen. Evenementen toevoegen in de evenementenkalender en automatisch laten publiceren op de homepage. Dit werkt zeer sterk door in de zoekmachines! Op grote schaal linken uitwisselen (eventueel dieptelinken) met andere websites, brancheorganisaties etc. (ook weer zeer hoogwaardige verwijzingen). Zo veel mogelijk gratis linken laten plaatsen en prijsbewust omgaan met commerciële advertenties. Bestudeer regelmatig de statistische bezoekersinformatie op de site en hou daardoor feeling met bezoekers.

12.2

Linken uitwisselen Veel linken uitwisselen is de beste promotie voor uw webportal. Behalve een directe stroom bezoekers naar uw webportal levert dit ook hogere posities in de zoekmachines op. Hieronder volgen enkele tips en aandachtspunten bij het uitwisselen van linken. Start pas met het uitwisselen van linken zodra de webportal online en gereed is. Een webportal die nog maar half af is geeft geen goede indruk. Als u foto's of teksten wilt overnemen (voor een promotietekst) vanaf de site waarmee u wilt linken, vraag dan eerst toestemming aan de beheerder. Als u toestemming heeft, dan kunt u foto's vanaf deze sites downloaden door te “rechtsklikken” op een foto en


blad 63 van 84

deze op te slaan op uw eigen computer. Vervolgens kunt u de foto's bewerken en in uw verwijzingsartikeltje verwerken. Om efficient te werken kunt u in uw mailprogramma een standaardmail aanmaken die u steeds opnieuw gebruikt voor het uitwisselen van linken. Als u benieuwd bent vanaf welke sites uw branchegenoten zijn gelinkt, dan kunt u in de zoekmachines zoeken op www.sitenaamvanuwbranchegenoot.nl of op link:www.sitenaamvanuwbranchegenoot.nl Dit levert binnen enkele seconden soms verrassende resultaten op en kan u veel tijd besparen bij het zoeken naar interessante websites. De beste websites om vanaf te linken zijn branchegerelateerde websites, zoals verzamelwebsites, websites van leveranciers etc.

12.3

Persberichten versturen Uitleg hoe het beste persberichten te versturen: ●

Direct leesbaar

●

Technisch niet te moeilijk

●

Kort en krachtig en link voor meer informatie


blad 64 van 84

13. Bezoekersstatistieken 13.1

Algemeen Op de webportals die door ons worden ondersteund met een basisabonnement wordt continu statistische bezoekersinformatie verzameld. Deze informatie is erg belangrijk bij het continu verder verbeteren en uitnutten van de webportals. Zo is bijvoorbeeld na te gaan via welke zoekmachines en trefwoorden de webportal wordt gevonden. Als een bepaald trefwoord goed scoort, dan kan hier wellicht een (commercieel) voordeel mee behaald worden. Als de webportal daarentegen juist niet wordt gevonden op belangrijke trefwoorden, dan kan dat een reden zijn om daarop actie te nemen.

13.2

PIWIK PIWIK is ons uitgebreid systeem om bezoekersgegevens te verzamelen en te analyseren met betrouwbare en overzichtelijke resultaten. Betrouwbaarheid van de resultaten is voor ons erg belangrijk. Standaardstatistieken die vaak door de webhosters worden bijgeleverd zijn niet betrouwbaar genoeg, omdat die geen onderscheid maken tussen echte (menselijke) bezoekers en robots van de zoekmachines die continu internetsites afspeuren en doorzoeken. Piwik is een programma dat wél betrouwbaar genoeg is én overzichtelijk. Ook sluiten wij in Piwik onze eigen bezoeken aan de internetsites van onze klanten uit om de gegevens niet te verstoren. Per slot van rekening behoren wij niet tot de doelgroep van de internetsites, maar voor ondersteuning bij het beheer. Met Piwik is uitstekend te analyseren waar de echt interessante bezoekers vandaan komen. Komen zij via de zoekmachines en zo ja via welke trefwoorden? Of komen zij via andere websites en hoe lang blijft men op de site? Ook is uitstekend mogelijk om bijvoorbeeld het effect te meten van een advertentiecampagne, zodat betere kosten/baten beslissingen genomen kunnen worden.

13.2.1 Inloggen Om gebruik te kunnen maken van de statistieken moet u eerst inloggen in het programma via http://www.depree.nl/piwik Daarvoor heeft u de toegangsgegevens ontvangen of kunt u deze aanvragen via de helpdesk.

Zodra u bent ingelogd kunt u de uitgebreide statistieken bekijken van uw webportal. De startpagina (ofwel het Dashboard) van Piwik is een verzameling van de belangrijkste informatie. De meeste statistieken spreken voor zich en behoeven geen aparte uitleg. Hieronder zal echter een korte toelichting worden gegeven op de structuur van het programma en per rubriek enkele tips om het maximale er uit te halen.


blad 65 van 84

Instelling periode waarover de statistieken bekeken kunnen worden

Bezoekersaantallen over de opgevraagde periode

Bij meerdere webportals kan hier een selectie worden gemaakt

Meerdere webportals globaal vergelijken

Navigatiemenu Verdeling herkomst van de bezoekers

Samenvatting belangrijkste resultaten over de opgevraagde periode

Linken naar andere websites waarop de bezoeker heeft geklikt

De belangrijkste linken vanaf andere websites

Mogelijkheid om te zoeken naar bepaalde termen

De belangrijkste zoektermen waarop de webportal is gevonden

Opties om de gegevens anders te bekijken en om meer detail-informatie te zien


blad 66 van 84

13.2.2 Structuur Standaard opent het programma met de statistieken van de vorige dag en doet dat in de vorm van een “dashboard” waarop de belangriijkst informatie is samengevat. De periode waarover de statistieken worden getoond is echter aan te passen. U kunt linksboven op een andere dag klikken of kiezen voor een week, maand- of jaarindeling. Als het gaat om het effect van een advertentie te analyseren, dan kan het beste worden gekeken naar een trendanalyse in dagen. Gaat het om het algemene effect van de inspanningen om de bezoekersaantallen te vergroten (zoals uitbreiding van het linknetwerk) dan kan het beste een trendanalyse in weken of maanden worden bekeken. Om betrouwbare overzichten te bekijken van bijvoorbeeld de gemiddelde bezoekersduur of de verdeling over de dag, dan moeten voldoende gegevens in de statistieken betrokken worden, bijvoorbeeld over een maand of een jaar. Het dashboard is door u zelf aan te passen als u dat wenst. Om bepaalde tabellen of grafieken te verwijderen van het dashboard kunt u rechtsboven op het kruisje van de zogenaamde “widgets” klikken. Daarmee wordt slechts het overzicht van het dashboard verwijderd, doch blijft het betreffende overzicht gewoon opvraagbaar via het navigatiemenu. Om een widget toe te voegen kunt u op de button “Voeg een widget toe...” klikken en de gewenste tabellen/grafieken bekijken en selecteren. De widgets zijn ook te verplaatsen door ze verslepen naar andere plaatsen op het dashboard.

13.2.3 Helpfunctie Piwik bevat een ingebouwde helpfunctie. Als bij een bepaald overzicht een helptekst beschikbaar is, dan verschijnt een vraagteken zodra u met de muis rechts van de Titel van het overzicht beweegt. De meeste helpteksten zijn nu og in het Engels, maar zullen in de loop der tijd naar het Nederlands worden vertaald. Let op: De helpteksten zijn niet beschikbaar in het dashboard, maar op de pagina's van de diverse overzichten. Deze zijn beschikbaar via het menu. Beweeg rechts van de titel, waarna de vraagteken verschijnt. Door op de vraagteken te klikken verschijnt de helptekst.


blad 67 van 84

De helpteksten zijn meestal ook aanwezig voor het verklaren van de kolomkoppen.

Beweeg met de muis over de kolomtitels, waarna de helpdtekst verschijnt

Als uw vragen over Piwik niet worden beantwoord in deze handleiding of in de helpteksten, maak dan een ticket aan in onze helpdesk of stuur een email aan [email protected]


blad 68 van 84

13.2.4 Bezoekers afkomst Eén van de belangrijkste overzichten is de afkomst van de bezoekers dat laat zien hoe bezoekers op de webportal terecht zijn gekomen. Alle inspanning die zijn gepleegd om de doelgroepen te bereiken kunnen in deze rubriek worden beoordeeld op hun resultaten. In grote lijnen komen bezoekers via 3 kanalen binnen op de site: ●

Door de URL in te toetsen in de browser of via de favorieten (Direct bezoek)

●

Door een link via een andere website (Websites)

●

Via de zoekmachines (Zoek machines)

●

Via een Campagne (Campagne)

Een goed opgezette promotie van de website zal bezoekers laten zien via de 3 bovenstaande kanalen. Het ene kanaal zal wat meer bezoekers genereren dan het andere, dat is op zich geen enkel probleem. Als echter een kanaal sterk achterblijft, dan is er iets aan de hand en moet dat verder worden onderzocht en verbeterd.

Laag aantal bezoekers via andere Websites Als er nagenoeg geen bezoekers binnenkomen via andere websites dan is er te weinig gedaan aan het opzetten van een goed linknetwerk. Dat heeft verstrekkende gevolgen, want behalve de gemiste bezoekers via dit kanaal heeft het ook een sterke invloed op de zoekmachineposities. De bezoekersstromen zullen in dat geval sterk achterblijven bij de potentiële bezoekersaantallen. Laag aantal bezoekers via Direct In dit geval lijkt het er op dat de URL (Domeinnaam) te weinig bekend is of dat er een erg lage vaste bezoekersgroep is die regelmatig de webportal bezoekt. Mogelijkheden om dit kanaal beter te benutten zijn: ●

Vermelden URL op visitekaartjes

●

Vermelden URL in advertenties

●

Kortere of meer geschikte domeinnaam kiezen en gebruiken in de communicatie (toevoegen aan de bestaande domeinnaam)

●

Proberen om bezoekers vaker terug te laten keren

Laag aantal bezoekers via de Zoekmachines Dit duidt op een (te) klein linknetwerk, een lage beoordeling door de zoekmachines of op


blad 69 van 84

(te) weinig tekstmateriaal op de webportal. Dit is een gemiste kans omdat de zoekmachines kunnen zorgen voor een continue stroom potentiële klanten. Zie hoofdstuk 12 om dit te verbeteren. Het overzicht van de zoekmachines zal in de meeste gevallen laten zien dat het overgrote deel binnenkomt via Google. Interessanter is echter om te zien op welke trefwoorden de webportal wordt gevonden. Zijn dit ook de trefwoorden waarop u wilt dat de webportal wordt gevonden? Ziet u wellicht interessante trefwoorden waarop u vaak wordt gevonden en waarvoor u nieuwe kansen ziet? Als de webportal vaak wordt gevonden op interessante termen die u niet speciaal had gepromoot, dan is er kennelijk op het internet niet zo veel over te vinden en dat biedt kansen.

13.2.5 Samenvatting belangrijkste cijfers Op de homepage worden onder de Evolutiegrafiek de belangrijkste cijfers genoemd over de opgevraagde periode. Aan de trendlijnen is tevens af te leiden of bepaalde cijfers dalen of stijgen.


blad 70 van 84

13.2.6 Zoektermen Een ander belanrijk overzicht is het overzicht van de zoektermen waarop de website wordt gevonden in de zoekmachines. Aan de hand van dit overzich kan goed worden ingeschat of de website goed scoort op de beoogde zoektermen en of de bezoekers die binnenkomen via deze zoektermen ook de juiste acties nemen op de site. De belangrijkste zoekterm voor deze site. Vanwege de toppositie van deze zoekterm in Google komen aanvragen voor optredens uit heel Nederland en België binnen.

Een toevallige toppositie. Dat gebeurt als er over een bepaald onderwerp weinig op internet is geschreven en op de betreffende website een prominent artikel over het onderwerp staat. Meestal verblijven deze bezoekers maar kort op de site.

Hoe meer acties bezoekers uitvoeren hoe beter Hoe langer de gemiddelde tijd op de site hoe beter Opties om uitgebreidere tabellen te laten zien of andere grafische weergaven.

Hoe lager de Bounce-Ratio hoe beter. Dit is het percentage bezoekers dat na het bekijken van de eerste pagina weer vertrekt.


blad 71 van 84

13.2.7 Websites Een belangrijke bron van bezoekers zijn linken, bannes of advertenties op andere websites. Zeker als u betaalt voor bepaalde linken is het belangrijk dat u weet hoe vaak bezoekers via deze linken op uw website of webshop`komen en wat het resultaat van die bezoeken zijn.

Door te klikken op de websites in het overzicht krijgt u meer detailinformatie te zien over de herkomst. Zie de afbeelding hieronder.

Andere overzichten en grafische weergaves.


blad 72 van 84

13.2.8 Bezoekerslogboek Een zeer krachtige tool is het bezoekerslogboek. Daarin kan uitstekend worden bekeken hoe bezoekers over de site navigeren en welke acties ze daarbij nemen. Als er bepaalde doelstellingen zijn geformuleerd, dan wordt in dit overzicht geregistreerd als er een doelstelling is gehaald. Doelstelling gehaald: Contactformulier bezocht.

In dit bezoek is één doelstelling gehaald.

Bestanden gedownload

Op externe link geklikt

Als het belangrijk is om zo actueel mogelijk de bezoekersstromen te volgen, dan kan op het dashboard een overzicht worden geplaatst die Live de bezoekers laat zien en de acties die ze uitvoeren. Klik daartoe op de button “Voeg een widget toe...” en selecteer Live! → Bezoekers in Real-time.


blad 73 van 84

13.2.9 Bezoeker landen Op de homepage is snel te zien uit welke landen de bezoekers komen.

Klik op de kaart voor een gedetailleerder overzicht

Uit de cijfers kan afgeleid worden uit welke landen de meest interessante bezoekers komen en of hierop eventueel actie moet worden genomen.

Ook het provideroverzicht kan meer inzicht geven in de herkomst van de bezoekers.


blad 74 van 84

13.2.10 Rapporten per e-mail laten versturen Het is mogelijk om periodiek bepaalde rapporten te laten versturen, zoals bijvoorbeeld een samenvattend rapport aan het einde van de maand. Klik daartoe bovenin op de optie “Email rapporten” en geef de gewenste rapporten op.

Geef op hoe frequent het rapport verstuurd moet worden.

Geef desgewenst extra e-mailadressen op. Kies voor PDF of HTML. Dat laatste is vaak makkelijker, omdat de rapporten dan direct zijn te bekijken in de mail.

Geef de gewenste informatie op

Klik op de Updatebutton om de rapporten op te slaan.

Zodra rapporten zijn aangemaakt verschijnen ze in het overzicht


blad 75 van 84

13.3

Gebruikersinstellingen Bij de instellingen kunnen pér gebruiker een aantal voorkeuren worden opgegeven, met name over de manier en de tijdsperiode waarop het Dashboard opstart.

Onderaan de instellingen treft u een link voor het uitsluiten van uw eigen bezoeken aan uw website. Zodra u op de link klikt wordt op de betreffende computer een cookie geplaatst die er voor zorgt dat bezoekers via die computer niet worden geregistreerd in de statistieken. Door het uitsluiten van uw eigen bezoeken worden de bezoekersstatistieken zuiverder.


blad 76 van 84

13.4

Conversiemetingen Bij conversiemetingen wordt in detail gekeken naar de manier waarop bezoekers bepaalde doelstellingen halen en klanten worden. Voor bepaalde bedrijven en organisaties zullen goed opgezette conversiemetingen een grote toegevoegde waarde hebben, omdat ze heel goed het rendement in beeld brengen dat wordt behaald op de internetsite en de investeringen in promotiecampagnes. Omdat deze materie erg diep gaat en ook een uitgebreidere ondersteuning vergt, wordt deze binnenkort aangeboden in een aparte dienstverlening. Wat heeft een campage voor effect op de doelstellingen gehad?

Welke trefwoorden, linken, campagnes ed. hebben geleid tot de behaalde doelstellingen en hoe kan dit verder worden versterkt?

Wat is het resultaat van een Google Adwords campagne?


blad 77 van 84

14. Mail 14.1

Uitlezen E-mailaccounts In het webhostingspakket is er de beschikking over POP3 e-mailaccounts. Hiermee kunnen wij voor u een reeks e-mailadressen aanmaken die u rechtstreeks kunt uitlezen met uw emailprogramma. Wij kunnen voor u extra accounts aanmaken om uw e-mailverkeer goed te structureren. Bijvoorbeeld persoonsgebonden of afdelings e-mailadressen of een scheiding in zakelijk en privé. In ieder geval staat het een stuk professioneler om een e-mailadres aan uw relaties te communiceren zoals [email protected] in plaats van een hotmailadres of een adres bij uw internetprovider. Als u hiervan gebruik wilt maken, dan ontvangt u van ons de juiste gegevens om dit in het e-mailprogramma in te stellen. Die zien er over het algemeen als volgt uit: ●

Type mailbox: pop3

●

Inkomende e-mailserver: mail.uwdomeinnaam.nl

●

Uitgaande e-mailserver: Is afhankelijk van uw internetprovider. Deze kan worden overgenomen uit een ander e-mailaccount.

●

Gebruikersnaam: ......

●

Wachtwoord: .......

De meest gebruikte e-mailpakketten zijn Outlook en Outlook Express, maar er zijn ook uitstekende alternatieven, zoals Gmail. Let er bij het instellen van het e-mailaccount op dat de e-mails in de pop3 e-mailbox (op de webserver) direct na het inlezen worden verwijderd of na maximaal een aantal dagen. Als dit niet goed staat ingesteld, dan loopt de pop3-box vol met het risico dat op een bepaald moment geen mail meer binnen kan komen.

14.2

Forwarding (doorsturen) In sommige situaties heeft de klant al een bestaand e-mailadres en wordt alle e-mail die binnenkomt op de mailboxen (op de domeinnaam) geforward. Als de mail is geforward (doorgestuurd) naar een bestaand e-mailadres, dan betekent dat dat alle mail die verzonden wordt aan @uw-domeinnaam.nl automatisch binnenkomt in uw bestaande mailbox, bij het binnenhalen van de mail op de gebruikelijke manier.

14.3

Webmail Als optie kunt u beschikken over webmail, hetgeen betekent dat u wereldwijd uw e-mail kunt opvragen en ook wereldwijd kunt versturen. U kunt uw e-mail via webmail opvragen zolang de mail zich bevindt in de mailbox. De mailbox is leeg indien de mail automatisch wordt geforward naar een andere mailbox of indien de mailbox reeds is uitgelezen via uw mailverwerkingsprogramma op uw computer. U kunt via webmail uw mail via www.uwdomeinnaam.nl/webmail Inloggen kunt u met dezelfde toegangsgegevens (Gebruikersnaam en wachtwoord) als welke u gebruikt om uw mail op te halen via uw emailpakket.

14.4

Professioneel e-mailgebruik Als eigenaar/beheerder van een webportal en bijhorende domeinnaam bent u in staat om op vele manieren met uw doelgroep te communiceren. Via e-mail is één van de mogelijkheden. Stel uw e-mailaccounts zodanig in dat de verstuurde mail professioneel overkomt bij uw relaties.Dat wil zeggen: correcte afzender, correct retour emailadres, digitale handtekening met contactgegevens etc. Laat u informeren door de leverancier van uw e-mailprogramma en/of netwerk over de mogelijkheden. Ook wat betreft het overzichtelijk structureren en beheren van uw e-mailverkeer.


blad 78 van 84

14.5

Spambestrijding

14.5.1 Algemeen SPAM is een groot en toenemend wereldwijd probleem dat niet zo maar door providers aan/uit is te zetten. Het is dus belangrijk om het bestaan van het SPAM-probleem te accepteren, er bewust mee om te gaan en zodanige maatregelen te treffen dat overlast tot een minimum wordt beperkt. Die maatregelen kunnen wel of niet geboden worden in de dienstverlening van de serviceproviders, maar ook kunnen veel maatregelen zelf door de klanten worden genomen. Vanaf de verzender tot aan de ontvanger zijn er veel tussenstations en technisch gezien kan op verschillende niveaus SPAM-filtering worden toegepast. Geen enkele SPAM-filtering toepassen is niet prettig, want dan loopt het mailprogramma vol met ongewenste SPAM. Te veel filtering toepassen is ook niet prettig, want dat geeft het risico dat goedbedoelde mail als SPAM wordt aangemerkt. Dat veroorzaakt weer miscommunicatie met relaties en ook dat heeft ongewenste effecten. Over het algemeen gaat het bij SPAM-filtering om het zoeken van een goed evenwicht tussen het percentage van de mail dat terecht als SPAM wordt aangemerkt en het deel dat onterecht als SPAM wordt aangemerkt. In het gehele proces van versturen tot ontvangen kunnen er dus meerdere filters actief zijn en de kans dat er af en toe een goedbedoelde mail niet aankomt wordt dus groter, naarmate het SPAM-probleem toeneemt.

14.5.2 SPAM-filter via de webserver van De Pree e-Consult Wij kunnen via onze webserver een belangrijk deel van de SPAM voor u tegenhouden. Dit werkt via het systeem Spamassassin. Hierbij wordt de e-mail op diverse punten gecontroleerd en ontvang daarvoor strafpunten. Bij te veel strafpunten wordt een e-mail als SPAM gekenmerkt. Standaard stellen we de SPAM-filtering in op gemiddelde waardes, waarbij een groot deel van de SPAM wordt tegengehouden en het risico dat goede e-mail wordt tegengehouden Nihil is. De SPAM wordt door ons direct verwijderd. Bij problemen met de e-mail en/of in onderling overleg kunnen wij de SPAM-filtering voor u finetunen.


blad 79 van 84

15. Helpdesk Nadat de webportal online is gezet, start de servicefase. Vanaf dat moment ligt het beheer van de webportal in handen van de opdrachtgever en kan deze een beroep doen op onze helpdesk om daarbij te worden ondersteund.

15.1

Verschillende beheerniveaus Op de webportals die wij aanbieden wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende beheerniveaus. Dat staat beschreven op blz. 11 van deze handleiding. Voor het actueel houden van alle informatie is de zogenaamde “Moderator” de spin in het web. Deze taak wordt door de klant uitgevoerd. Op een hoger autorisatieniveau is de zogenaamde “Admin” actief om complexere beheertaken uit te voeren. Daarnaast kennen we nog het beheer van de webhosting en alles wat daarbij hoort zoals backups, e-mailaccounts en SPAMafhandeling.

15.2

Webhosting en Helpdesk door De Pree e-Consult Een belangrijk onderdeel van de webportals is de webhosting en helpdesk. Deze dienstverlening verzekert onze klanten van een actief beheer en ondersteuning op de webportal. Doordat we alle gegevens in beheer hebben, zelf de webhosting en de domeinnamen leveren én via de geautomatiseerde helpdesk ondersteuning bieden kunnen we efficiënt werken en deze all-in dienstverlening (in vergelijking met branchegenoten) scherp aanbieden. Kijk op onze website voor de verschillende abonnementsvormen en tarieven. Daarvoor dient u in te loggen met de toegangsgegevens die u van ons heeft ontvangen.

15.3

Redactionele ondersteuning In principe is onze basisdienstverlening er op gericht dat opdrachtgevers de redactie en het beheer - met ondersteuning vanuit onze helpdesk - volledig zelf kunnen uitvoeren. Klanten die hiervoor niet de tijd of de mensen hebben of dit uit efficiencyoverwegingen niet zelf willen uitvoeren, kunnen delen van het beheer of zelfs het volledige beheer uitbesteden aan De Pree-Consult. In dat geval mailt de opdrachtgever teksten en foto's ed. naar ons door en verwerken wij deze informatie in het systeem. Wij doen dit op uurbasis. Alle meldingen worden gericht aan [email protected] en worden verwerkt via ons helpdesksysteem. Pér redactionele ticket wordt door ons de tijd in het systeem bijgehouden in minuten. Als een redactionele handeling ons 7 minuten tijd kost, dan wordt door ons 7 minuten geschreven op deze ticket. De redactionele ondersteuning wordt éénmaal per jaar verrekend op de factuur van de webhosting/helpdesk. Als bijlage wordt een overzicht van alle tickets bijgevoegd mét daarbij de tijd die er door ons aan is besteed. Bij grotere hoeveelheden redactionele arbeid maken we afspraken om de redactionele ondersteuning frequenter te verrekenen, zoals éénmaal per kwartaal.

15.4

Helpdesksysteem Ons helpdesksysteem is de basis van onze service en maakt het mogelijk dat we efficient kunnen werken. Het gebruik van dit systeem heeft zowel voor onze klanten als voor onszelf grote voordelen. Voor het stellen van een vraag of het melden van een probleem kan in ons helpdesksysteem een zogenaamde “ticket” worden aangemaakt die vervolgens door ons wordt afgehandeld. Afhankelijk van de situatie kunnen tickets telefonisch worden toegelicht/nagevraagd of afspraken worden gemaakt.

15.4.1 Voordelen voor de klant Vanaf iedere computer met internetaansluiting is een ticket aan te maken, dus locatieonafhankelijk. Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 80 van 84

Op ieder moment van de dag kan een ticket worden aangemaakt, dus tijdsonafhankelijk. Op ieder moment kan de voortgang van de ticketafhandeling worden gecontroleerd. Op onze website kan een overzicht worden opgevraagd van alle openstaande tickets en de status. Zodra wij actie op de ticket nemen, bijvoorbeeld door een ticket in behandeling te nemen of informatie toe te voegen, wordt de klant automatisch via de mail geïnformeerd. Aldoende blijft men altijd op de hoogte van de afhandeling. De klant kan eerdere tickets in het archief terugzoeken. De oplossingen voor bepaalde problemen blijven dus altijd online beschikbaar.

15.4.2 Een ticket invoeren in ons Helpdesksysteem U kunt op twee manier tickets invoeren in ons helpdesksysteem, namelijk rechtstreeks in het systeem zelf via www.depree.nl/helpdesk of via een e-mail aan [email protected] Aanmaken ticket via een e-mail Bij het aanmaken van een ticket via de e-mail wordt de e-mail automatisch verwerkt in ons helpdesksysteem. Ga als volgt te werk: 1. Stel een e-mail op aan [email protected] 2. Het onderwerp van de e-mail is tevens het onderwerp van de ticket, houd deze kort en duidelijk zodat voor iedereen helder is waarover de ticket gaat. 3. Beschrijf in de e-mail het probleem of de vraag. Geef een duidelijke omschrijving van het probleem. Hoe duidelijker de omschrijving, hoe sneller wij het probleem kunnen oplossen. 4. Behandel slechts één probleem per ticket. Als u meerdere meldingen wilt maken van verschillende problemen, maak dan meerdere tickets aan. 5. Per verstuurde e-mail ontvangt u automatisch van het systeem een e-mail retour met daarin het ticketnummer. Daarmee kunt u op ons systeem inloggen en al uw tickets inzien. Aanmaken ticket rechtstreeks in het helpdesksysteem 1. Ga naar www.depree.nl/helpdesk en klik op de button “Maak nieuwe ticket aan” 2. Vul de gevraagde gegevens in let daarbij op bovengenoemde aandachtspunten. 3. Klik op de button “Maak ticket aan”.

15.4.3 Een ticket inzien In de mailtjes die het helpdesksysteem naar de melder verstuurt staat altijd een link waarmee klanten kunnen inloggen in het systeem. Klik op deze link en vraag vervolgens de status van de ticket op

Klik hierop om de status van alle tickets te bekijken.


blad 81 van 84

Klik op de ticket-ID of op het onderwerp om de ticket in te zien.

Hier kunnen alle reeds gesloten tickets worden bekeken.

Voeg desgewenst nieuwe informatie in

Voeg eventueel een bijlage toe

15.4.4 Tickets sluiten Alleen wij kunnen de tickets sluiten en doen dat zodra we weten dat een ticket is afgehandeld. Alle gesloten tickets blijven in het systeem staan en kunnen ten alle tijden worden geraadpleegd. Ook kunnen ze worden heropend als daar aanleiding voor is. Tickets worden automatisch heropend als een nieuw bericht wordt toegevoegd.

15.4.5 Responstijden Onze norm voor de responstijd (voor het reageren) op tickets in onze helpdesk is maximaal 2 werkdagen. Dat betekent dat u binnen 2 werkdagen van ons een reactie behoort te ontvangen.

15.4.6 Afhandeltijden De afhandeltijd van tickets is sterk afhankelijk van de melding. De meeste tickets kunnen we direct afhandelen, maar voor sommige problemen is niet direct een oplossing beschikbaar. De ervaring leert echter dat op termijn oplossingen beschikbaar komen voor Handleiding voor moderators versie 3.1 Build: 11 © 2011 De Pree e-Consult

blad 82 van 84

vrijwel alle meldingen. Dat komt doordat de portalsoftware steeds verder wordt ontwikkeld, wij zelf voortdurend zoeken naar nieuwe mogelijkheden en oplossingen ook door klanten zelf worden gevonden. De openstaande tickets blijven via ons helpdesksysteem bij ons in beeld en blijven daardoor onze aandacht behouden. Zodra wij aanvullende informatie hebben zullen wij dat direct melden.

15.4.7 Automatische mailtjes en reacties Zodra wij in ons helpdesksysteem reacties bij een ticket plaatsen, worden deze reacties automatisch naar de melder gemaild. Als er voor de melder aanleiding is om op deze informatie te reageren of informatie toe te voegen aan de ticket, dan kan dat op twee manieren. Via een reply op de mail of door op de link in de mail te klikken en in het systeem zelf reacties toe te voegen. Bij een reply per mail wordt de reactie automatisch toegevoegd aan de ticket.


blad 83 van 84

Bijlage I Versiebeheer Versie 1.0 2.0

2.2

2.4

3.0

3.1

Datum

Aanpassingen

13 april 2005 Eerste versie, verspreid onder alle klanten met een webportal type Geeklog. 6 september 2006 Vernieuwde versie, verspreid onder alle klanten met een webportal type Geeklog. Deze vernieuwde versie is uitgebreid met diverse extra beheerfuncties en informatie. Het betreft de volgende aanpassingen/aanvullingen:

●

Blokkenmanager

●

Static Pages

●

Beoordelen van inzendingen van bezoekers

●

Het nieuwe statistiekenprogramma PHPMyvisites

●

SPAM-afhandeling

●

Filmpjes op de site

●

Kleine aanpassingen aan de software

●

Diverse tips

●

Handleiding dubbelzijdig uitgevoerd

14 februari 2007 Aanvulling met informatie over het beheer van de webportals type Xoops, verspreid onder de eerste klanten met dit type webportal. Dit betroft een tijdelijke versie. 6 februari 2008 Uitbreiding van de handleiding met diverse onderdelen:

●

Toevoeging van een groot aantal Xoops-modules

●

Diverse kleinere aanpassingen in het hoofdstuk Xoops-portals

●

Paragraaf over Xoops invoerschermen met aandacht voor de autorisaties en de commentaarmogelijkheden

●

Paragraaf over het zoeken van geregistreerde gebruikers

17 mei 2011 Algehele update van de hele handleiding.

●

Ondersteuning op Geeklog uit de handleiding gehaald en ondergebracht in een aparte handleiding

●

Ondersteuning op de Xoops-portals sterk uitgebreid, met name door het toevoegen van een groot aantal veel gebruikte modules

●

Bezoekersstatistieken PHPMyvisites vervangen door Piwik

●

Toelichting op het fotobewerkingsprogramma PhotoFiltre

●

Veel onderdelen herschreven vanwege veranderde procedures of systemen, zoals de werking van ons helpdesksysteem

21 juni 2011 Uitgebreidere toelichting op de Piwik-bezoekersstatistieken en daarna verspreid onder alle klanten met een contentmanagementsysteem en/of webshop.


blad 84 van 84

Moderators Versie 3.1

Recommend Documents