Modelování procesů pomocí metody BPM

VŠB – Technická univerzita Ostrava Fakulta elektrotechniky a informatiky Katedra informatiky

Modelování procesů pomocí metody BPM

2005

Jiří KIRKOS

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

Děkuji Prof. Ing. Ivovi Vondrákovi, CSc. za ochotu a vstřícnost při vedení bakalářské práce.

Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci vypracoval samostatně. Uvedl jsem všechny literární prameny a publikace, ze kterých jsem čerpal.

V Ostravě 10.5.2005 ……………..……………... Podpis

-1-

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

Abstrakt Bakalářská práce se zabývá rozborem a analýzou procesu Tvorby projektů vědy a výzkumu, procesu Transformačních a rozvojových projektů a procesu Spolupráce s praxí. Tyto procesy jsou součástí hlavních procesů probíhajících na Fakultě Elektrotechniky a informatiky na VŠB-TUO, z jejíchž materiálů a dokumentace ISO jsem vycházel. Účely jednotlivých procesů jsou popsány u každého zvlášť při jejich teoretickém rozboru. Hlavním úkolem mé práce bylo tyto procesy a jejich aktivity, které v jejich rámci probíhají, analyzovat a případně doplnit. Procesní modely byly specifikovány s využitím metody BPM (Business Process Modeling), jejíž podstata byla v mé práci také blíže vysvětlena. K tomuto úkolu jsem použil systém BPStudio a konečné vytvořené modely jsou přiloženy. Výsledkem mé práce je tedy návrh modelů a jejich detailní popis s možností simulace činnosti přímo v BPStudiu.

Klíčová slova BPM, BP Studio, Funkční model, Objektový model, Koordinační model, Simulace, Zákazník procesu, Produkt procesu, Proces, Podproces, Aktivita, Aktivní objekt, Pasivní objekt

Abstract Bachelor thesis deals with analysis of business processes from the categories Research and Development Projects and Transformation and Development Projects. These processes are components of main processes enacted by the Faculty of Electrical Engineering and Computer Science. As a source of the information ISO documents were used. The purpose of each process is described in a separate teoretical analysis that is a part of my thesis. The main goal of my work was to analyze processes, add missing concpets and model them in BPM method. The BPStudio was used for that purpose. The result of my work is the definition of process models and their detail description with the possibility to simulate their functionality in BPStudio.

Keywords BPM, BP Studio, Functional model, Object-oriented model, Coordinative model, Simulation, Client of process, Product of process, Process, Activity, Active object, Passive object

-2-

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

Obsah 1

Úvod .....................................................................................................................- 6 -

2

Popis metody Business Process Modeling (BPM)..................................................- 7 2.1 Úvod – úloha byznys modelování ..................................................................- 7 2.1.1 Co je BPM .............................................................................................- 7 2.1.2 Účel byznys modelování ........................................................................- 7 2.2 Základní pojmy v BPM..................................................................................- 7 2.2.1 Definice základních pojmů.....................................................................- 7 2.2.2 Úvod do problematiky............................................................................- 8 2.2.3 Ontologie procesního inženýrství ...........................................................- 9 2.3 Abstraktní rámec specifikace modelu........................................................... - 10 2.3.1 Postup návrhu byznys procesu ............................................................. - 10 2.4 Specifikace metody BPM............................................................................. - 11 2.4.1 Funkční model ..................................................................................... - 12 2.4.2 Objektový model.................................................................................. - 12 2.4.3 Koordinační model............................................................................... - 13 -

3

H2.1 Proces Projekty vědy a výzkumu................................................................. - 14 3.1 Zadání procesu ............................................................................................ - 14 3.2 Analýza procesu .......................................................................................... - 15 3.2.1 Slovní popis ......................................................................................... - 15 3.3 Funkční modely – analýza a popis ............................................................... - 15 3.3.1 Realizace projektu................................................................................ - 16 3.3.2 Evidence přihlášek ............................................................................... - 16 3.3.3 Příprava a zveřejnění............................................................................ - 17 3.3.4 Projednání a schválení.......................................................................... - 17 3.3.5 Evidence projektů ................................................................................ - 18 3.3.6 Přijetí přihlášky.................................................................................... - 18 3.3.7 Evidence a ověření ............................................................................... - 19 3.3.8 Oponentní řízení .................................................................................. - 19 3.4. Objektové modely – analýza a popis ............................................................ - 20 3.4.1 Realizace projektu................................................................................ - 20 3.4.2 Evidence přihlášek ............................................................................... - 20 3.4.3. Příprava a zveřejnění............................................................................ - 21 3.4.4 Projednání a schválení.......................................................................... - 21 3.4.5 Evidence projektů ................................................................................ - 22 3.4.6 Přijetí přihlášky.................................................................................... - 22 3.4.7 Evidence a ověření ............................................................................... - 23 3.4.8 Oponentní řízení .................................................................................. - 23 3.5 Koordinační modely - analýza ..................................................................... - 24 3.5.1 Realizace projektu................................................................................ - 24 3.5.2 Evidence přihlášek ............................................................................... - 25 3.5.3 Evidence projektů ................................................................................ - 26 3.6 Simulace...................................................................................................... - 27 3.6.1 Graf ..................................................................................................... - 27 -

-3-

BP 2004/2005 4

Jiří Kirkos

H2.2 Projekty transformační a rozvojové............................................................. - 28 4.1 Zadání procesu ............................................................................................ - 28 4.2 Analýza procesu .......................................................................................... - 29 4.2.1 Slovní popis ......................................................................................... - 29 4.3 Funkční modely – analýza a popis ............................................................... - 29 4.3.1 Realizace projektu................................................................................ - 30 4.3.2 Evidence přihlášek ............................................................................... - 30 4.3.3 Příprava a zveřejnění............................................................................ - 31 4.3.4 Projednání a schválení.......................................................................... - 31 4.3.5 Evidence projektů ................................................................................ - 32 4.3.6 Oponentní řízení .................................................................................. - 32 4.4 Objektové modely – analýza a popis ............................................................ - 33 4.4.1 Realizace projektu................................................................................ - 33 4.4.2 Evidence přihlášek ............................................................................... - 33 4.4.3 Příprava a zveřejnění............................................................................ - 34 4.4.4 Projednání a schválení.......................................................................... - 34 4.4.5 Evidence projektů ................................................................................ - 35 4.4.6 Oponentní řízení .................................................................................. - 35 4.5 Koordinační modely - analýza.................................................................. - 36 4.5.1 Realizace projektu................................................................................ - 36 4.5.2 Evidence přihlášek ............................................................................... - 37 4.5.3 Evidence projektů ................................................................................ - 38 4.6 Simulace...................................................................................................... - 39 4.6.1 Graf ..................................................................................................... - 39 -

5

H3.1. Spolupráce s praxí...................................................................................... - 40 5.1 Zadání procesu ............................................................................................ - 40 5.2 Analýza procesu .......................................................................................... - 41 5.2.1 Slovní popis ......................................................................................... - 41 5.3 Funkční modely – analýza a popis ............................................................... - 41 5.3.1 Realizace zakázky................................................................................ - 42 5.3.2 Nabídka ............................................................................................... - 42 5.3.3 Zpracování nabídky.............................................................................. - 43 5.3.4 Objednávka.......................................................................................... - 43 5.3.5 Vytvoření smlouvy............................................................................... - 44 5.3.6 Návrh kalkulace díla ............................................................................ - 44 5.3.7 Návrh kalkulace objednávky ................................................................ - 45 5.3.8 Evidence .............................................................................................. - 45 5.3.9 Předání................................................................................................. - 46 5.3.10 Vyúčtování .......................................................................................... - 46 5.3.11 Fakturace ............................................................................................. - 47 5.4 Objektové modely – analýza a popis ............................................................ - 47 5.4.1 Realizace zakázky................................................................................ - 47 5.4.2 Nabídka ............................................................................................... - 48 5.4.3 Zpracování nabídky.............................................................................. - 48 5.4.4 Objednávka.......................................................................................... - 49 5.4.5 Vytvoření smlouvy............................................................................... - 49 5.4.6 Návrh kalkulace díla ............................................................................ - 50 -

-4-

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.4.7 Návrh kalkulace objednávky ................................................................ - 50 5.4.8 Evidence .............................................................................................. - 51 5.4.9 Předání................................................................................................. - 51 5.4.10 Vyúčtování .......................................................................................... - 52 5.4.11 Fakturace ............................................................................................. - 52 5.5 Koordinační modely - analýza ..................................................................... - 53 5.5.1 Realizace zakázky................................................................................ - 53 5.5.2 Nabídka ............................................................................................... - 54 5.5.3 Objednávka.......................................................................................... - 55 5.5.4 Evidence .............................................................................................. - 56 5.5.5 Předání................................................................................................. - 57 5.6 Simulace...................................................................................................... - 58 5.6.1 Graf ..................................................................................................... - 58 6

Závěr................................................................................................................... - 59 -

7

Literatura............................................................................................................. - 60 -

Obsah přiloženého CD Abstract.doc Bakalarskaprace.doc Webové stránky – index.html

-5-

BP 2004/2005

1

Jiří Kirkos

Úvod

Dovolte úvodem několik informací o podstatě tvorby mé bakalářské práce, základních principech transformace procesů do diagramů metody BPM a význam této transformace. Modelované procesy Tvorby projektů vědy a výzkumu, Transformačních a rozvojových projektů a Spolupráce s praxí, které jsou zde předkládány, jsou podstatou implementace systému řízení jakosti podle ČSN EN ISO 9001 Fakulty elektrotechniky a informatiky. Procesy zde uvedené jsou jen částí všech procesů, které jsou součástí hlavních procesů systému řízení jakosti, přesto jsou tyto procesy nedílnou podstatou celého systému. Pro modelování procesů je zde využita metoda BPM (Business Process Modeling). Pomocí ní lze procesy, které byly navrhnuty ze zadání slovním popisem aktivit a aktivity diagramem UML, jenž staticky zobrazuje průběh celého procesu, transformovat do prostředí BP Studia. Metoda BPM umožňuje dynamické modelování reálných podnikových procesů, podrobné rozepsání a definování všech jednotlivých částí analyzovaného procesu, kdy lze definovat role jednotlivých objektů, jejich vztahy a asociace k ostatním objektům a mnohé další vlastnosti a chování objektů. Princip a podstata metody BPM je vysvětlena v následující kapitole. Hlavním významem transformace procesů do diagramů metody BPM prostředí BP Studia je možnost reálné simulace procesu. BP Studio umožňuje při konkrétním a exaktním nadefinování vlastností jednotlivých objektů a aktivit, u nichž je možnost určení i více scénářů průběhu pro větvení procesu, vygenerovat velmi přesné a věcné výsledky. Ty nám umožní udělat si představu o reálném průběhu procesu a popřípadě opravit nedostatky uvnitř procesu, tedy možnost snížení nákladů či zkrácení času průběhu, popřípadě vyřazení nedůležitých objektů či aktivit či naopak vložení. Celé modelování procesu tedy umožňuje nalézt nejvýhodnější a nejefektivnější řešení zadaných procesů s možnosti pohledu do všech jednotlivých částí procesů a to právě pro procesy, které mi byly zadány. Za tímto účelem jsem tedy analyzoval dané hlavní procesy a transformoval je a detailně popsal v modelech BP Studia. Pro ověření efektivního návrhu a funkčnosti průběhu procesu jsem vždy závěrem provedl testovací simulace každého procesu.

-6-

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

2

Popis metody Business Process Modeling (BPM)

2.1

Úvod – úloha byznys modelování

2.1.1 Co je BPM Metoda Business Process Modeling (BPM) je ve své podstatě dynamickým odrazem aktivních činností reálných podnikových procesů zobrazených prostřednictvím metod a přístupů používaných ke specifikaci a analýze těchto procesů. S pomocí této metody tak lze modelovat téměř jakýkoliv organizovaný systém a exaktně specifikovat jeho chování, požadavky a nároky. Informační technologie tak získávají další význam a sehrávají tak důležitou roli nejen při návrhu a implementaci informačních systémů, ale dají se velmi dobře využít i pro návrh realizace efektivní komunikace v rámci fungující společnosti. Podstatné pro efektivní nasazení informačních systému je právě konkrétní a přesný návrh procesů a jejich aktivit v rámci daného podniku, organizace či společnosti. V důsledku těchto požadavků na konkrétnost návrhu je vznik řady metod a nástrojů pro jeho vyobrazení. Ty lze dle účelu užití rozdělit do tří kategorií: 1. BPR (Business Process Re-engineering) nástroje určené k modelování a analýze byznys procesů. Cílem je umožnit radikálně, nebo postupně procesy vylepšovat a umožnit podle nich vlastní řízení organizace či podniku. 2. ERP (Enterprise Resource Planning) systémy jako SAP, BAAN, Oracle apod. umožňující automatizovat výrobní procesy, finanční toky a řídit lidské zdroje, právě na základě explicitně popsaných procesů. Byznys modelování se tak stává počáteční fází softwarového procesu, na jehož konci je v podniku či organizaci implementovaný informační systém. 3. WFM (Workflow Management) systémy reprezentující generické softwarové nástroje pro definici, správu, realizaci a vlastní řízení podnikových procesů. BPR nástroje slouží primárně k účelům analýzy a vylepšování procesů, zatímco ERP a WFM jsou softwarové nástroje určené k jejich realizaci. Rozdíl mezi posledními dvěmi uvedenými spočívá v míře explicitního vyjádření těchto procesů a v možnostech jak je dynamicky měnit. WFM svým pojetím přímé podpory byznys procesů tak poskytují lepší možnosti než systémy ERP, které mají tyto procesy implicitně zakódovány v rámci jejich implementace.

2.1.2 Účel byznys modelování Nezávisle na výše uvedeném způsobu použití modelů lze definovat hlavní účel byznys modelování jako vytvoření korektní specifikace byznys procesů a analýzu jejich vlastností. Vzhledem k tomu, že byznys modelování a modelování byznys procesů jsou pojmy, které se běžně zaměňují a jsou svým významem považovány za shodné.

2.2

Základní pojmy v BPM

2.2.1 Definice základních pojmů Smyslem byznys modelování je vytvořit takovou abstrakci procesu, která umožňuje pochopení všech jeho aktivit, souvislostí mezi těmito aktivitami a rolemi reprezentovaných

-7-

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

schopnostmi lidí a zařízení zapojených do daného procesu. Zde tedy uvedu několik definic jednotlivých pojmů, které s v souvislosti s metodou BPM používají. Definice 1.1 (Byznys proces): Byznys proces je po částech uspořádaná množina procedur a aktivit, které společně realizují podnikatelský nebo strategický cíl, obvykle v kontextu organizační struktury definující funkce rolí a jejich vztahy. Pojmem procedura rozumíme podproces obsažený v daném procesu. Pojmem po částech uspořádaná množina pak vyjadřujeme fakt, že ne všechny aktivity a procedury lze seřadit do jediné posloupnosti. Jinými slovy řečeno, takových posloupností může být více a mohou být řazeny vedle sebe – mohou být souběžně, paralelně uskutečnitelné. Definice 1.2 (Model byznys procesu): Model byznys procesu je abstraktní reprezentace byznys procesu obvykle umožňující jeho další zpracování automatizovaným způsobem. Někdy se také hovoří o specifikaci nebo definici procesu. Tato specifikace může být neformální nebo formální. Neformální specifikace používá přirozený jazyk, případně obrázky, tabulky a ostatní nástroje umožňující pochopit popisovaný proces. Formální specifikace je technika umožňující jednoznačně specifikovat proces díky precizně definované syntaxi a sémantice použité metody. Jinými slovy vyjádřeno, jde nám o takové modely, které lze vytvářet v počítači, tam je ukládat, analyzovat a případně dále využívat v ERP či WFM systémech. Definice 1.3 (Workflow): Workflow je automatizovaný byznys proces. Byznys proces a workflow jsou zaměnitelné pojmy, protože jejich význam je totožný. Jediným rozdílem je, že workflow spravuje a řídí k tomu určený software – ERP nebo WFM systém. Je však důležité si uvědomit, že právě workflow, díky svému počítačovému zpracování, klade vysoké nároky na specifikaci procesu, na jeho přesnost a jednoznačnost. Pozn.: Workflow je pojem, který zatím v českém slovníku nemá ekvivalent na rozdíl od slova byznys, které je obsaženo v pravidlech českého pravopisu. Proto budeme v dalším textu namísto nepohodlného tok prací, který je doslovným překladem, používat původní anglický výraz. Definice 1.4 (Aktivita): Aktivita je popis činnosti, která reprezentuje jeden atomický (dále nedělitelný) krok ve vykonání procesu. Aktivita může být manuální, která nevyžaduje počítačovou podporu, nebo může být automatizována (workflow aktivita). Workflow aktivita vyžaduje kromě lidských i strojově orientované zdroje. Speciálním případem workflow aktivity je automatická aktivita, která probíhá zcela bez lidské účasti. Definice 1.5 (Instance procesu): Instancí procesu rozumíme jednotlivý případ vykonání procesu.

2.2.2 Úvod do problematiky Z výše uvedených definic tedy vyplývá, že proces lze chápat jako popis toho, jak jeho jednotlivé případy (instance) mají být vykonány. Každá instance má svůj začátek a konec a na jejím výstupu je konkrétní produkt (věc, služba apod.). Obvykle každý proces má celou řadu instancí (případů), které jsou podle takového předpisu realizovány. Systém řízení jakosti je postaven právě na tomto principu opakovatelnosti, která zaručuje stabilitu kvality vytvářeného produktu. Existují však situace, kdy proces má pouze svou jedinou instanci. V takovém případě hovoříme o tom, že tato instance má svůj vlastní projekt. Slovo projekt je tak synonymem pro slovo proces. Speciálním případem jsou také kontinuální procesy (např. výrobní linky), které nemají přesně definovaný počátek a konec. Přesto i zde je možné identifikovat periodu, kterou můžeme považovat za jednotlivý případ – instanci procesu. Definice 1.6 (Instance aktivity): Instance aktivity reprezentuje činnost prováděnou při vykonávání procesu, t.j. v rámci dané instance procesu.

-8-

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

Definice 1.7 (Role): Role je soubor vzájemně se doplňujících dovedností. Role jsou přiřazovány k jednotlivým aktivitám s cílem umožnit jejich plnění v rámci vykonání procesu. Definice 1.8 (Zdroj): Zdroj je prostředek nebo skupina prostředků nutných k vykonání aktivity. Zdroje mohou být lidské nebo strojově orientované. Z výše uvedeného mimo jiné vyplývá, že role definují chování, kompetence a zodpovědnosti jednotlivých osob nebo skupiny osob spolupracujících v týmech. Jednotlivé osoby (lidské zdroje) jsou mapovány na požadované role dle toho, jak jsou požadované kompetence slučitelné se schopnostmi těchto osob.

2.2.3 Ontologie procesního inženýrství Ontologií rozumíme systém jasně definovaných pojmů a jejich vzájemných vztahů popisující danou oblast znalostí. V našem případě tedy oblast znalostí týkající se procesního inženýrství. V minulé části jsme zavedli definice jednotlivých pojmů. Obr. 4.2.1 je sémantický grafu, který k uvedeným pojmům přiřadí i vzájemné vztahy. Cílem je popsat v rámci dané ontologie znalostní oblast týkající se metod specifikace procesů. V dalším textu budou tedy popsány základní přístupy, které lze použít pro sestavení modelů byznys procesů včetně možností jak tyto modely analyzovat a ověřit správnost jejich navržení.

Obr. 2.2.3 Ontologie procesního inženýrství

-9-

BP 2004/2005

2.3

Jiří Kirkos

Abstraktní rámec specifikace modelu

2.3.1 Postup návrhu byznys procesu Účelem modelování je vytvoření takové abstrakce procesu, která umožňuje pochopení všech jeho aktivit, souvislostí mezi těmito aktivitami a rolemi reprezentovaných schopnostmi lidí a zařízení zapojených do daného procesu. V současné době lze nalézt celou řadu metod postavených na různých technologiích, které jsou používány k sestavování modelů podnikových procesů. Tyto metody však mají společný abstraktní rámec, který vyplývá z postupu návrhu byznys procesu (obr. 4.2.1).

Obr. 2.3.1: Postup návrhu byznys procesu Nejprve je nutné identifikovat, jaké funkce daná organizace či podnik má plnit a za jakým účelem. Hledáme co je vstupem a výstupem těchto funkcí a jak jsou tyto funkce strukturovány. Následuje další krok popisující jak tyto funkce budou zajišťovat transformaci vstupů na výstupy pomocí k tomu určených aktivit a procesů. Nakonec je nutné definovat, čím konkrétně jsou v předchozích krocích definované toky dané a kdo a co bude realizovat specifikované aktivity. V podstatě tedy existují tři základní přístupy, které se využívají k modelování procesů, a které vychází ze tří základních typů použité abstrakce: 1. Funkční přístup zaměřený především na funkce, jejich strukturování, vstupy a výstupy. Funkční model definuje metoda IDEF (Integration DEFinition). 2. Přístup specifikací chování je zaměřen na řídící aspekt vykonávání procesu cestou stanovení událostí a podmínek, za kterých mohou být jednotlivé aktivity prováděny. Pro koordinaci aktivit se používá metoda EPC(Eventdriven Process Chain). 3. Strukturální přístup je zaměřen na statický aspekt procesu. Cílem je postihnout entity a zdroje vystupující v procesu včetně jejich atributů, činností (služeb) a vzájemných vazeb. Tento přístup definují především diagramy jazyka UML (Unified Modeling Language), který je v dnešní době považován za de facto standard pro modelování nejen softwarových systémů. Všechny moderní metody modelování byznys procesů používají všech těchto tří základních abstrakcí. Liší se pouze v akcentu té či oné stránky modelu.

- 10 -

BP 2004/2005

2.4

Jiří Kirkos

Specifikace metody BPM

V metodě BPM je vlastní model procesu konkrétně sestavován ze tří relativně nezávislých pohledů tvořených funkčním, objektovým a koordinačním modelem. 1. Funkční model slouží k identifikaci architektury procesu včetně jeho zákazníků a produktů. Cílem je nalezení odpovědi na otázku jaké procesy organizace potřebuje k zajištění své podnikatelské činnosti a jaká je jich struktura. 2. Objektový model identifikuje statickou strukturu obsahující všechny entity (objekty), které v rámci procesu vystupují. Z pohledu jejich aktivní účasti pak rozlišujeme mezi aktivními a pasivními objekty. Aktivní objekty jsou realizátoři procesu (lidé a zařízení jimi používané), zatímco pasivní objekty jsou procesem manipulovány, vytvářeny či spotřebovávány. Vzájemné relace dokumentují vztahy (interakce), do kterých objekty vstupují. Jestliže funkční model se snaží odpovědět na otázku jaké procesy v podniku existují, pak tento model se snaží odhalit kým a čím je proces realizován. 3. Koordinační model vychází z předchozích dvou a popisuje jak bude proces realizován cestou specifikace a koordinace aktivit reprezentujících interakce mezi objekty.

Model koordinace aktivit

Podnikový Proces Funkční model Objektový model

Obr. 2.4: Základní aspekty metody BPM

- 11 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

2.4.1 Funkční model Hlavním účelem funkčního modelu je identifikace architektury (kostry) podnikového procesu, jeho zákazníků a produktů. Z hlediska existence vztahů mezi procesy metoda BPM zavádí dvě základní relace – obsažení a spolupráce. První z nich slouží k identifikací podprocesů, kterým je v určitém okamžiku předáváno řízení, zatímco druhá relace identifikuje možnost souběžné existence a realizace dvou a více procesů (obr. 4.4.2). Stručně = architektura procesu včetně jeho zákazníků a produktů (CO?)

Obr. 2.4.1: Příklad zobrazení procesů nákupu auta ve funkčním modelu

2.4.2 Objektový model Objektový model identifikuje statickou strukturu všech objektů (aktivních a pasivních) nutných pro realizaci procesu. Objektový model je sestavován pro každý proces definovaný ve funkčním modelu zvláště. Pro uvedený příklad by měli být specifikovány objektové modely pro procesy Prodej auta, Zajištění financování a Dodání auta. Elementy, vztahy i násobnosti znázorňované těmito modely mají stejný význam jako v případě jazyka UML diagram tříd (obr. 4.4.3). Stručně = aktivní a pasivní objekty procesu včetně specifikace jejich atributů, služeb a vzájemných propojení (KÝM a ČÍM?)

Obr. 2.4.2: Příklad zobrazení procesu Prodej auta v Objektovém modelu

- 12 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

2.4.3 Koordinační model Koordinační model vyjadřuje jak bude proces realizován. Koordinační model specifikuje interakce mezi objekty a definuje způsob jejich synchronizace. Podstatou mechanismu koordinace je splnění podmínky, že aktivita může být spuštěna pouze za podmínky připravenosti všech požadovaných objektů na vstupu do aktivity. Aktivita definuje alternativní scénáře svého průběhu, přičemž každý ze scénářů má určen své náklady a predikovaný čas realizace. Na základě architektury procesu identifikované funkčním modelem jsou atomické aktivity koordinačního modelu doprovázeny ikonami podprocesů umožňujících vnořování do dalších, podrobnějších koordinačních diagramů (obr. 4.4.4). Stručně = specifikace aktivit a modelování jejich koordinace (JAK?)

Obr. 2.4.3: Příklad zobrazení procesu prodej auta v koordinačním modelu Tímto způsobem definovaný proces využívající formálních, na matematické teorii Petriho sítí založených, přístupů umožňuje provádět analýzy a simulace. Cílem je ověřit korektnost takto specifikovaných procesů. Kromě uvedených metod existuje celá řada jiných zaměřená na problematiku byznys modelování. Mezi ty nejdůležitější patří právě i zmiňovaná metoda funkčního přístupu IDEF (Integrated DEFinition vyvinutá pro U.S. Air Force a dostupná na adrese http://www.idef.com) a metoda profesora Scheera nazvaná ARIS (Architecture).

- 13 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3

H2.1 Proces Projekty vědy a výzkumu

3.1

Zadání procesu

Garant procesu: Proděkan pro vědu, výzkum a zahraniční styky Účel: Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu H2.1 Projekty vědy a výzkumu na Fakultě elektrotechniky a informatiky, VŠB-TU v Ostravě. Vymezení platnosti: Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty elektrotechniky a informatiky, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem.

Zákazník:

zadavatel projektu vědy a výzkumu

Klíčové vstupy:

Vyhlášení úkolů vědy a výzkumu

Klíčové výstupy:

Realizace výsledků vědy a výzkumu

Zdroje:

Infrastruktura, Pracovníci pro vědu a výzkum

Regulátory:

Legislativa, Propozice soutěže

Měřitelná kritéria: Počet přijatých projektů Finanční přínos Publikační činnost se vztahem k VV

Cíle: min.50% rozpočtu fakulty

- 14 -

BP 2004/2005

3.2

Jiří Kirkos

Analýza procesu

3.2.1 Slovní popis Účelem procesu H2.1 Projekty vědy a výzkumu je Realizace projektu, jenž zadává ke zpracování potenciální Klient a zpracovává jej potenciální Řešitel. Na tvorbu a veškerou organizaci a koordinaci celého průběhu procesu dohlíží a zodpovídá Oddělení vědy a zahraničních styků, které řídí ze svého postavení Proděkan pro vědu a výzkum. Oddělení vědy a zahraničních styků od klienta přebírá zadání projektu, ze kterého vytvoří propozice pro vlastní tvorbu projektu. Ty jsou poté předány ke zveřejnění Správci Informačního Systému, aby je dal k dispozici na webové stránky fakulty FEI. Odtud si je potenciální řešitel může stáhnout a případně se na daný projekt, resp. jeho realizaci, přihlásit. Prvním krokem potenciálního řešitele je tedy nutnost vyplnit a nechat si zaevidovat na Oddělení vědy a zahraničních styků přihlášku, která muže za jistých okolností podléhat schválení Vědeckou radou. Pokud se takové okolnosti vyskytnou, je třeba aby přihláška byla k dispozici pro projednání Vědeckou radou, která ji může schválit ale samozřejmě i zamítnout. V případě zamítnutí ji musí řešitel zpracovat znovu a opět předložit radě ke schválení. V případě úspěšného schválení radou musí ještě přihlášku podat Řešitelské katedře a až po jejím přijetí může začít řešit daný projekt. Realizovaný projekt se musí dále zaevidovat na Oddělení vědy a zahraničních styků, které poté připraví na jednání Kolegia děkana podklady o řešených projektech. Výsledek jednání kolegia děkana je zaznamenán v zápisu z tohoto jednání. Dále je třeba projekt zaevidovat do evidence RIV, což má opět za úkol Oddělení vědy a zahraničních styků. Vyhotovený projekt je ke konci nutné obhájit řešitelem v oponentním řízení, které je organizováno v rámci katedry. Výsledek oponentního řízení je pak správcem IS zveřejněn na webových stránkách fakulty FEI. Obhájený projekt je nyní již výsledným projektem a řešitel jej nyní prezentuje samotnému klientovi a poté mu jej odevzdá.

3.3

Funkční modely – analýza a popis

Hlavním účelem funkčního modelu je identifikace architektury podnikového procesu. Ve funkčním modelu procesu H2.1 Projekty vědy a výzkumu jsou zobrazeny a popsány všechny vstupující a vystupující objekty procesu, tedy jeho zákazníci a produkty, a vlastník procesu. Dále jsou zde zavedeny dvě základní relace – obsažení a spolupráce, kdy při mé transformaci procesů do diagramů funkčních modelů jsme užil pouze relaci obsažení. Všechny tyty vnořené podprocesy, kterým se v určité fázi předává řízení pro vykonání určitých specifických činností charakteristických pro právě onen podproces, jsou společně se svými vlastnostmi vstupující a vystupujícími objekty a vlastníky popsány níže.

- 15 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.3.1 Realizace projektu Proces Realizace projektu je hlavním procesem tvorby celého projektu. Na jeho vstupu je Zadání projektu předložené potenciálním Klientem ke zpracování a jeho budoucí potenciální Řešitel. Funkci vlastníka procesu zastává Oddělení vědy a zahraničních styků, které řídí a koordinuje celý proces. Po obdržení zadání od klienta Oddělení pro vědu a zahraniční styky vytvoří propozice pro tvorbu projektu řešiteli, který jej v rámci procesu zpracovává. Toto zpracování je dále rozfázováno v rámci obsažených podprocesů Evidence přihlášek a Evidence projektů. Výsledkem procesu je uspokojený Klient a jemu předaný Výsledný projekt. Vlastník procesu

Aktivní zákazník procesu

Proces Aktivní produkt procesu

Pasivní zákazník procesu Relace obsažení

Pasivní produkt procesu

Obsažené podprocesy

Obr. 3.3.1: Realizace projektu

3.3.2 Evidence přihlášek Proces Evidence přihlášek je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Zobrazuje a popisuje veškeré činnosti týkající se vytvoření, schválení a podání přihlášky, která je nezbytnou podmínkou pro nastartování vlastní tvorby zadaného projektu. Vstupem do procesu je Klient, který poskytuje vlastní Zadání projektu a vlastníkem celého procesu je Oddělení vědy a zahraničních styků, které koordinuje celý průběh procesu. Celý proces je dále dělen do dvou podprocesů Příprava a zveřejnění a Projednání a schválení, jejichž účel je rozebrán níže. Výsledkem procesu je Schválená přihláška.

Obr. 3.3.2: Evidence přihlášek

- 16 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.3.3 Příprava a zveřejnění Proces Příprava a zveřejnění je obsažen v procesu Evidence přihlášek a zobrazuje a popisuje činnosti zaměřující se na zpracování původního zadání od klienta Oddělením vědy a zahraničních styků. Na vstupu procesu je právě Oddělení pro vědu a výzkum, Klient zadávající projekt společně s vlastním Zadáním projektu a Správce IS, který veškeré údaje po odsouhlasení Proděkanem pro vědu a výzkum zveřejňuje na webových stránkách fakulty. Proděkan je zároveň i vlastníkem celého procesu. Výstupem jsou vypracované Propozice a Web FEI, na kterém jsou zveřejněny.

Obr. 3.3.3: Příprava a zveřejnění

3.3.4 Projednání a schválení Proces Projednání a schválení je součástí procesu Evidence přihlášek a zobrazuje a popisuje hlavní aktivity zabývající se projednáním vyplněné přihlášky, která je závislá na rozhodnutí Vědecké rady. Do procesu vstupuje Řešitel, jím podávaná Závislá přihláška a Vědecká rada, která se přihláškou zabývá. Vlastníkem je Oddělení vědy a zahraničních styků. Výsledným produktem procesu je Schválená přihláška, neboť Zamítnutá přihláška je řešiteli vždy vrácena k přepracování.

Obr. 3.3.4: Projednání a schválení

- 17 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.3.5 Evidence projektů Proces Evidence projektů je součástí hlavního procesu Realizace projektu. V této části je rozepsána činnost týkající se samotné tvorby projektu. Na vstupu se zde vyskytuje Řešitel projektu, který poskytuje přihlášku nyní již schválenou Vědeckou radou nebo přihlášku, která vůbec nepodléhala nutnosti schválení radou, a dále ona Schválená přihláška, která se podává na Oddělení vědy a zahraničních styků. Na základě této přihlášky si řešitel zaeviduje realizovaný projekt a po jeho vytvoření jej musí obhájit v oponentním řízení. Všechny tyto činnosti jsou další součástí obsažených podprocesů Přijetí přihlášky, Evidence a ověření a Oponentní řízení. Výstupem procesu je konečný výsledný projekt.

Obr. 3.3.5: Evidence projektů

3.3.6 Přijetí přihlášky Proces Přijetí přihlášky je obsažen v procesu Evidence projektů a zobrazuje všechny činnosti, které jsou zapotřebí pro správnou evidenci řešeného projektu. Na vstupu je zde Řešitel projektu a Schválená přihláška. Vlastníkem celého procesu je Řešitelská katedra, na které je projekt evidován. Produktem procesu je Přijatá přihláška.

Obr. 3.3.6: Přijetí přihlášky

- 18 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.3.7 Evidence a ověření Proces Evidence a ověření je součástí procesu Evidence projektů a je mu předáváno řízení ve fázi, kdy je již přihláška a projekt přijat, řešitel jej zpracovává ale je třeba jej ještě zaevidovat na Oddělení vědy a zahraničních styků, nechat ověřit Kolegiem děkana a zaevidovat do celostátní databáze RIV. Do procesu tedy vstupují Kolegium děkana a Přijatá přihláška a vlastníkem procesu je Oddělení vědy a zahraničních styků. Výstupním produktem procesu je Zápis ověření projektu z jednání kolegia, Záznam v databázi RIV a samotný Ověřený projekt.

Obr. 3.3.7: Evidence a ověření

3.3.8 Oponentní řízení Proces Oponentní řízení je obsažen v procesu Evidence projektů a zobrazuje a popisuje všechny činnosti související s obhájením výsledného ověřeného projektu řešitelem v oponentním řízení, které organizuje Oddělení vědy a zahraničních styků. Vstupujícím zákazníkem procesu je tedy Řešitel, Ověřený projekt, Správce IS. Vlastníkem celého procesu je Oddělení vědy a zahraničních styků a vystupujícími produkty Web FEI a Výsledný projekt.


- 19 -

BP 2004/2005

3.4.

Jiří Kirkos

Objektové modely – analýza a popis

Objektový model identifikuje statickou strukturu všech objektů (aktivních a pasivních) nutných pro realizaci procesu. Objektovými modely procesu H2.1 Projekty vědy a výzkumu jsou tedy zobrazeny a popsány všechny objekty hrající svou úlohu v rámci procesu společně s určením těchto rolí a popsáním vztahů k okolním objektům procesu.

3.4.1 Realizace projektu V procesu Realizace projektu, tedy hlavním řídícím procesu celého podnikového procesu, se vyskytují čtyři aktivní objekty, které spolu vzájemně komunikují až na objekt Proděkan pro vědu a výzkum, který zde hraje roli řídící ve vztahu k Oddělení vědy a zahraničních styků. Mimo to, že spolu aktivní objekty komunikují, jsou společně provázány vazbami k pasivním objektům, kdy Klient poskytuje Zadání, které pak zpracovává Oddělení vědy a zahraničních styků a realizuje Řešitel. Ten poté Výsledný projekt předává Klientovi.

Aktivní objekty

Aktivní objekty

Relace asociace Pasivní objekty


3.4.2 Evidence přihlášek Aktivní objekty, které hrají hlavní roli v procesu Evidence přihlášek obsaženém v procesu Realizace projektu, jsou Klient, který poskytuje vlastní Zadaní projektu ke zpracování, Oddělení vědy a zahraničních styků, které po skončení procesu vydává Schválenou přihlášku, neboť Zamítnutá přihlášku je vždy řešiteli vrácena k dopracování, a Proděkan pro vědu a výzkum řídící Oddělení vědy a zahraničních styků.

Relace specializace Obr. 3.4.2: Evidence přihlášek

- 20 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.4.3. Příprava a zveřejnění V procesu Příprava a zveřejnění, který je součástí procesu Evidence přihlášek, zaujímají hlavní role pro správný průběh celého procesu aktivní objekty Klient poskytující Zadání ke zpracování, Oddělení vědy a zahraničních styků zpracovávající předložené zadání a vydávající na jejich základě vytvořené Propozice a Správce IS, který tyto propozice následně zveřejňuje a na Webových stránkách fakulty FEI, které spravuje.


3.4.4 Projednání a schválení Aktivními objekty v procesu Projednání a schválení, který je součástí procesu Evidence přihlášek, jsou Řešitel navrhující vyplněnou přihlášku závislou na projednání Vědeckou radou k posouzení radě, Vědecká rada vydávající rozhodnutí, kterým je buďto Schválená nebo Zamítnutá přihláška a Oddělení vědy a zahraničních styků, které komunikuje s oběma stranami a koordinuje veškerou činnost.

Obr. 3.4.4 Projednání a schválení

- 21 -

Relace specializace

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.4.5 Evidence projektů Proces Evidence projektů je součástí hlavního procesu Realizace projektu a důležitými aktivními objekty pro jeho funkčnost jsou Řešitel, který připraví pro zkontrolování Schválenou přihlášku a následně realizuje Ověřený projekt a Oddělení vědy a zahraničních styků, které komunikuje s řešitelem, kontroluje jeho přihlášku a eviduje a ověřuje jím řešený projekt. Pasivní objekt Schválená přihláška ve své podstatě vyplývající ze zadání specifikuje řešený Ověřený projekt, který se následně po úspěšném obhájení v oponentním řízení stává Výsledným projektem.


3.4.6 Přijetí přihlášky Proces Přijetí přihlášky je obsažen v procesu Evidence projektů a vyskytují se zde aktivní objekty Řešitel komunikující s Oddělením vědy a zahraničních styků a Řešitelskou katedrou, který připraví Schválenou přihlášku, Oddělením vědy a zahraničních následně tuto přihlášku kontroluje podává ji již jako Podanou přihlášku Klientovi, který ji přebírá, a Řešitelská katedra evidující podanou přihlášku.

Obr. 3.4.6: Přijetí přihlášky

- 22 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.4.7 Evidence a ověření Aktivními objekty v procesu Evidence a ověření, který je obsažen v procesu Evidence projektů je Oddělení vědy a zahraničních styků a Kolegium. Oddělení vědy a zahraničních styků eviduje Přijatou přihlášku a evidovaný projekt a zapisuje projekt do celostátní evidence RIV – viz. Pasivní objekt Záznam v RIVu. Kolegium ověřuje Evidovaný projekt a schvaluje jej jako Ověřený projekt. Z této činnost se vykazuje záznam Zápis ověření.

Obr. 3.4.7: Evidence a ověření

3.4.8 Oponentní řízení Proces Oponentní řízení je součástí procesu Evidence projektu a aktivními objekty v něm obsaženy jsou Řešitel poskytující Ověřený projekt k oponentnímu řízení, dále Oddělení vědy a zahraničních styků, které organizuje celé řízení, Oponentní rada hrající zde hlavní roli, neboť posuzuje projekt řešitele a případně jej schvaluje jako Výsledný projekt a vydává Zápis ze svého řízení. Tyto dva pasivní objekty jsou poté k dispozici Správci IS, který je zveřejňuje na Webových stránkách fakulty FEI.

Obr. 3.4.8: Oponentní řízení

- 23 -

BP 2004/2005

3.5

Jiří Kirkos

Koordinační modely - analýza

Koordinační model vyjadřuje jak bude proces realizován, specifikuje interakce mezi objekty a definuje způsob jejich synchronizace. Podstatou mechanismu koordinace je splnění podmínky, že aktivita může být spuštěna pouze za podmínky připravenosti všech požadovaných objektů na vstupu do aktivity. Aktivita definuje alternativní scénáře svého průběhu, přičemž každý ze scénářů má určen své náklady a predikovaný čas realizace. Na základě architektury procesu identifikované funkčním modelem jsou atomické aktivity koordinačního modelu doprovázeny ikonami podprocesů umožňujících vnořování do dalších, podrobnějších koordinačních diagramů. U všech procesů jsou tedy uvedeny jejich vstupující i vystupující aktivní i pasivní objekty, obsažené procesy i aktivity. Podrobná specifikace vlastností objektů a popis aktivit a procesů je uveden v samotných vytvořených modelech BP Studia.

3.5.1 Realizace projektu Proces Realizace projektu je hlavním procesem celého podnikového procesu H2.1 Projekty vědy a výzkumu. Je rozdělen do dvou podprocesů Evidence přihlášek a Evidence projektů, které obsahují vnořené aktivity. Jedinou aktivitou v rámci tohoto procesu je Prezentace výsledného projektu, po které je projekt předán klientovi. Na vstupu se objevují všechny objekty nezbytné pro správný průběh celého procesu: Kolegium, Klient, Oddělení vědy a zahraničních styků, Vědecká rada, Řešitel, Správce IS, Řešitelská katedra a pasivní objekt Zadání. Výsledkem celého procesu je spokojený Klient a Výsledný projekt.

Podproces

Objekty vstupující do aktivity

Vazba, kdy je vstupující objekt odpovědný za danou aktivitu

Aktivita


- 24 -

Výsledné produkty procesu

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.5.2 Evidence přihlášek Proces Evidence přihlášek je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Aktivní objekty, které vstupují do aktivit jak už do aktivity Zpracování přihlášky nebo i ostatních, které jsou součástí podprocesů Příprava a zveřejnění nebo Projednání a schválení, jsou Klient, Řešitel, Oddělení vědy a zahraničních styků, Vědecká rada a Správce IS. Společně s těmito aktivními objekty vstupuje do procesu pasivní objekt Zadání, ze kterého vycházejí ostatní pasivní objekty procházející celým procesem. Na výstupu procesu je výsledně Schválená přihláška a aktivní objekty, které se účastní dalších procesů a aktivit obsažených v hlavním procesu Realizace projektu. Těmito vystupujícími aktivními objekty jsou Klient, Řešitel, Oddělení vědy a zahraničních styků a Správce IS. Aktivity obsažené v podprocesu Příprava a zveřejnění jsou Příprava a sběr a Zveřejnění. Následně po nich se provede Zpracování přihlášky v rámci procesu Evidence přihlášek a poté aktivity, které jsou součástí podprocesu Projednání a schválení: Evidence přihlášek, Projednání závislosti, kde se rozhoduje dle zvoleného scénáře, jestli je přihláška závislá na aktivitě Schvalování, která se v případě závislosti následně provede. Pokud ne vrátí se řízení zpět procesu Evidence přihlášek a následně hlavnímu procesu realizace projektu. V aktivitě Schvalování se dále dle určeného scénáře rozhoduje, zda se provede aktivita Přepracování přihlášky, nebo se řízení předá zpět procesu Evidence přihlášek a následně zpět hlavnímu procesu Realizace projektu. Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.


- 25 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

3.5.3 Evidence projektů Proces Evidence projektů je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Celý proces je dále dělen na tři podprocesy Přijetí přihlášky, Evidence a ověření a Oponentní řízení. Aktivními objekty, které jsou nezbytné pro vykonání všech aktivit v rámci podprocesů, jsou Klient, Řešitel, Oddělení vědy a zahraničních styků, Řešitelská katedra, Správce IS a Kolegium děkana. Společně s nimi vstupuje do procesu pasivní objekt Schválená přihláška, ze které se poté odvozují veškeré další pasivní objekty zúčastněné v podprocesech a aktivitách. Na výstupu se objevují aktivní objekty Řešitel a Oddělení vědy a zahraničních styků a pasivní objekt Výsledný projekt. V rámci vnořených procesů, kterým se postupně předává řízení, jsou v podprocesu Přijetí přihlášky aktivity Podání přihlášky a přijetí projektu, v podprocesu Evidence a ověření aktivity Evidence projektu, Ověření projektu a Evidence v RIVu, a v podprocesu Oponentní řízení aktivity Organizace oponentního řízení, Oponentní řízení a Zveřejnění výsledku. Po provedení všech aktivit se řízení předá zpět hlavnímu procesu Realizace projektu. Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.

Obr. 3.5.3: Evidence projektu

- 26 -

BP 2004/2005

3.6

Jiří Kirkos

Simulace

Hlavním důvodem proč modelujeme podnikové procesy pomocí BPM a BP Studia je, abychom našli a dosáhli nejefektivnějšího řešení daného procesu. V případě, že máme celý proces správně namodelován, nejúčinnějším nástrojem pro ověření jeho funkčnosti je simulovat jej od počátečních vstupujících – aktivních a pasivních objektů a sledovat jeho průběh až ke konečnému produktu procesu. Pro tento případ pracujeme již jen a pouze v Koordinačním modelu, kde v režimu Simulačním nabijeme právě vstupující objekty a poté simulujeme průběh celým procesem, či můžeme postupně krokovat a sledovat průchod jednotlivými části hlavního procesu, podprocesů a především aktivit, kde lze v případě více scénářů dané aktivity tyto scénáře měnit. Po skončení simulace nám jsou k dispozici výsledky běhu procesu, mezi kterými se přepínáme na spodní liště. Výsledky se generují z vlastních scénářů aktivit, tedy především z délky trvání aktivity a z nákladů na ni. Dále jsou k dispozici náklady na jednotlivé pasivní a aktivní objekty a jejich využití v procesu. Celkové výsledky jsou pak uvedeny v záložce RESULTS a graf průběhu v záložce GRAF. Spuštění simulace

Krokování simulace Vynulování výsledků

Nabití objektů: Před spuštěním samotné simulace je nutné nabít všechny vstupující objekty

Nabitý objekt připravený pro spuštění simulace

Aktivita s aktivním scénářem 1

3.6.1 Graf

Obr. 3.6: Simulace

- 27 -

Časy trvání jednotlivých aktivit

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4

H2.2 Projekty transformační a rozvojové

4.1

Zadání procesu

Garant procesu: Proděkan pro rozvoj Účel: Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu H2.2 Projekty transformační a rozvojové na Fakultě elektrotechniky a informatiky, VŠB-TU v Ostravě. Vymezení platnosti: Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty elektrotechniky a informatiky, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Zákazník:

fakulta

Klíčové vstupy:

Požadavky na transformaci a rozvoj infrastruktury fakulty, Dlouhodobý záměr fakulty


Realizované požadavky na transformaci a rozvoj infrastruktury fakulty

Zdroje:

Infrastruktura, Zaměstnanci fakulty

Regulátory:

Legislativa, Propozice vyhlášených programů

Měřitelná kritéria: Finanční přínos

Cíle: 5 procent ročního rozpočtu fakulty

- 28 -

BP 2004/2005

4.2

Jiří Kirkos

Analýza procesu

4.2.1 Slovní popis Účelem procesu H2.2 Projekty transformační a rozvojové je Realizace projektu, jenž zadává ke zpracování Vyhlašovatel a zpracovává jej potenciální Řešitel. Na tvorbu a veškerou organizaci a koordinaci celého průběhu procesu dohlíží a zodpovídá Proděkan pro rozvoj. Ten od vyhlašovatele přebírá zadání projektu, na jehož základě vytvoří propozice pro vlastní tvorbu projektu a navrhne strategii zapojení fakulty do těchto programů. Propozice a strategie jsou poté předány Správci Informačního Systému, aby je zveřejnil na webových stránkách fakulty FEI. Tam jsou poté k dispozici potenciálnímu řešiteli, který má možnost se na daný projekt přihlásit a vypracovat jej. Nejdříve však musí vyplnit přihlášku a odevzdat ji proděkanovi pro rozvoj. Ten ji pak postoupí vyhlašovateli projektu, který v souladu s propozicemi vyhlášeného programu podpory transformačních a rozvojových projektů zajistí posouzení došlých přihlášek. Výsledkem je buďto schválená nebo zamítnutá přihláška, která je vrácena řešiteli k přepracování. V případě schválení řešitel informuje proděkana pro rozvoj o přijetí projektu a proděkan pro rozvoj projekt zaeviduje ve své evidenci. Následně řešitel v souladu s podanou přihláškou projektu realizuje jeho řešení. Po dokončení své práce proděkan pro rozvoj zorganizuje podle pokynů vyhlašovatele v rámci katedry oponentní řízení, kde musí řešitel hotový projekt obhájit před oponentní radou. Proděkan pro rozvoj zároveň eviduje záznamy z oponentního řízení. Výsledky oponentních řízení řešených transformačních a rozvojových projektů jsou pak správcem IS zveřejněny na webových stránkách fakulty FEI. Obhájený projekt je nyní již výsledným projektem a řešitel jej nyní prezentuje samotnému klientovi a poté mu jej odevzdá.

4.3


Hlavním účelem funkčního modelu je identifikace architektury podnikového procesu. Ve funkčním modelu procesu H2.2 Projekty transformační a rozvojové jsou zobrazeny a popsány všechny vstupující a vystupující objekty procesu, tedy jeho zákazníci a produkty, a vlastník procesu. Dále jsou zde zavedeny dvě základní relace – obsažení a spolupráce, kdy při mé transformaci procesů do diagramů funkčních modelů jsme užil pouze relaci obsažení. Všechny tyty vnořené podprocesy, kterým se v určité fázi předává řízení pro vykonání určitých specifických činností charakteristických pro právě onen podproces, jsou společně se svými vlastnostmi vstupující a vystupujícími objekty a vlastníky popsány níže.

- 29 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4.3.1 Realizace projektu Proces Realizace projektu je hlavním procesem tvorby celého projektu. Na jeho vstupu je Zadání projektu předložené potenciálním Vyhlašovatelem ke zpracování a jeho budoucí potenciální Řešitel. Funkci vlastníka procesu zastává Proděkan pro rozvoj, který řídí a koordinuje celý proces. Po obdržení zadání od klienta Proděkan pro rozvoj vytvoří propozice pro tvorbu projektu a strategii zapojení fakulty do programů pro potenciálního řešitele, který následně má následně projekt za úkol zpracovat. Jednotlivé kroky vytvoření projektu od podání přihlášky až po odevzdání výsledného projektu je rozděleno do dvou obsažených podprocesů Evidence přihlášek a Evidence projektů. Výsledkem procesu je uspokojený Vyhlašovatel a jemu předaný Výsledný projekt. Vlastník procesu Aktivní zákazníci Aktivní procesu produkt procesu Pasivní zákazník procesu Pasivní produkt procesu Relace obsažení

Obsažený podproces Obr. 4.3.1: Realizace projektu

4.3.2 Evidence přihlášek Proces Evidence přihlášek je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Zobrazuje a popisuje veškeré činnosti týkající se vytvoření propozic a strategie, přípravy, posouzení a podání přihlášky, která je nezbytnou podmínkou pro započetí vlastní tvorby zadaného projektu. Vstupem do procesu je Vyhlašovatel, který poskytuje vlastní Zadání projektu a vlastníkem celého procesu je Proděkan pro rozvoj, které koordinuje celý průběh procesu. Celý proces je dále dělen do dvou podprocesů Příprava a zveřejnění a Projednání a schválení, které jsou popsány níže. Výsledkem procesu je Přijatá přihláška.


- 30 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4.3.3 Příprava a zveřejnění Proces Příprava a zveřejnění je obsažen v procesu Evidence přihlášek a zobrazuje a popisuje činnosti zaměřující se na zpracování původního zadání od klienta Proděkanem pro rozvoj. Na vstupu procesu je Proděkan pro rozvoj, Klient zadávající projekt společně s vlastním Zadáním projektu a Správce IS, který veškeré údaje po odsouhlasení Proděkanem pro rozvoj zveřejňuje na webových stránkách fakulty FEI. Proděkan je zároveň i vlastníkem celého procesu. Výstupem jsou vypracované Propozice a Strategie a Web FEI, na kterém jsou zveřejněny.


4.3.4 Projednání a schválení Proces Projednání a schválení je součástí procesu Evidence přihlášek a zobrazuje a popisuje hlavní aktivity zabývající přípravou přihlášky a její následné podání a posouzení její správnosti vyhlašovatelem projektu. Ten ji může buďto schválit nebo vrátit řešiteli k dopracování. Do procesu vstupují Propozice a Strategie vypracované Proděkanem pro rozvoj, Řešitel, který na jejich základě přihlášku zpracovává a Vyhlašovatel, který schvaluje přihlášku. Vlastníkem Proděkan pro rozvoj. Výsledným produktem procesu je Přijatá přihláška.

Obr. 4.3.4: Projednání a schválení

- 31 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4.3.5 Evidence projektů Proces Evidence projektů je součástí hlavního procesu Realizace projektu. V této části je rozepsána činnost týkající se samotné tvorby projektu. Na vstupu se zde vyskytuje Řešitel projektu, který poskytuje Přijatou přihlášku. Na základě této přihlášky si řešitel zaeviduje realizovaný projekt a po jeho vytvoření jej musí obhájit v oponentním řízení, jehož aktivity jsou podrobněji rozebrány v obsaženém podprocesu Oponentní řízení. Výstupem procesu je konečný výsledný projekt.


4.3.6 Oponentní řízení Proces Oponentní řízení je obsažen v procesu Evidence projektů a zobrazuje a popisuje všechny činnosti související s obhájením výsledného ověřeného projektu řešitelem v oponentním řízení, které organizuje Proděkan pro rozvoj. Vstupujícím zákazníkem procesu je tedy Řešitel, Řešený projekt, Vyhlašovatel a Správce IS. Vlastníkem celého procesu je Proděkan pro rozvoj a vystupujícími produkty Web FEI a Výsledný projekt.


- 32 -

BP 2004/2005

4.4

Jiří Kirkos


Objektový model identifikuje statickou strukturu všech objektů (aktivních a pasivních) nutných pro realizaci procesu. Objektovými modely procesu H2.2 Projekty transformační a rozvojové jsou tedy zobrazeny a popsány všechny objekty hrající svou úlohu v rámci procesu společně s určením těchto rolí a popsáním vztahů k okolním objektům procesu.

4.4.1 Realizace projektu V procesu Realizace projektu, tedy hlavním řídícím procesu celého podnikového procesu, se vyskytují tři aktivní objekty – Vyhlašovatel, který poskytuje Zadání celého projektu, na konci procesu přebírá výsledný projekt a následně komunikuje s potenciálním Řešitelem a Proděkanem pro rozvoj, který zadání přebírá a na jeho základě vytváří propozice pro tvorbu projektu a strategii zapojení fakulty do vyhlášených programů. Třetí aktivní objekt na základě těchto dispozic realizuje výsledný projekt, který na konci předává Vyhlašovateli.

Aktivní objekty

Pasivní objekty

Relace asociace


4.4.2 Evidence přihlášek Aktivní objekty, které hrají hlavní roli v procesu Evidence přihlášek obsaženém v procesu Realizace projektu, jsou Vyhlašovatel, který poskytuje vlastní Zadaní projektu ke zpracování a Proděkan pro rozvoj, který po skončení procesu vydává Přijatou přihlášku. Oba objekty spolu vzájemně komunikují.


- 33 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4.4.3 Příprava a zveřejnění V procesu Příprava a zveřejnění, který je součástí procesu Evidence přihlášek, zaujímají hlavní role pro správnou funkčnost celého procesu aktivní objekty Vyhlašovatel poskytující Zadání ke zpracování, Proděkan pro rozvoj zpracovávající předložené zadání a vydávající na jejich základě vytvořené Propozice a Strategii a Správce IS, který tyto propozice a strategii následně zveřejňuje a na Webových stránkách fakulty FEI, které spravuje. Vzájemně spolu aktivní objekty komunikují.


4.4.4 Projednání a schválení Aktivními objekty v procesu Projednání a schválení, který je součástí procesu Evidence přihlášek, jsou Řešitel navrhující vyplněnou, kterou dále musí předložit ke schválení vyhlašovateli projektu, Vyhlašovatel vydávající rozhodnutí, kterým je buďto Schválená nebo Zamítnutá přihláška vrácená řešiteli k přepracování a Proděkan pro rozvoj, který komunikuje s oběma stranami a koordinuje veškerou činnost.

Relace specializace Obr. 4.4.4 Projednání a schválení

- 34 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4.4.5 Evidence projektů Proces Evidence projektů je součástí hlavního procesu Realizace projektu a figurují zde aktivní objekty Řešitel, který připraví na zkontrolování Přijatou přihlášku a následně realizuje Řešený projekt a Proděkan pro rozvoj, který komunikuje s řešitelem, kontroluje jeho přihlášku a eviduje jím řešený projekt. Pasivní objekt Přijatá přihláška ve své podstatě vyplývající ze zadání specifikuje Řešený projekt, který se následně po úspěšném obhájení v oponentním řízení stává Výsledným projektem.


4.4.6 Oponentní řízení Proces Oponentní řízení je součástí procesu Evidence projektu a aktivními objekty v něm obsaženy jsou Řešitel poskytující Řešený projekt k posouzení v oponentním řízení, dále Proděkan pro rozvoj, který podle pokynů vyhlašovatele organizuje celé řízení, Oponentní rada hrající zde hlavní roli, neboť posuzuje projekt řešitele a případně jej schvaluje jako Výsledný projekt a vydává Zápis ze svého řízení. Tyto dva pasivní objekty jsou poté k dispozici Správci IS, který je zveřejňuje na Webových stránkách fakulty FEI.


- 35 -

BP 2004/2005

4.5

Jiří Kirkos



4.5.1 Realizace projektu Proces Realizace projektu je hlavním procesem celého podnikového procesu H2.2 Projekty transformační a rozvojové. Je rozdělen do dvou podprocesů Evidence přihlášek a Evidence projektů, které obsahují vnořené aktivity. Jedinou aktivitou v rámci tohoto procesu je Prezentace výsledného projektu, po které je projekt předán vyhlašovateli. Na vstupu se objevují všechny objekty nezbytné pro správný průběh celého procesu: Řešitel, Vyhlašovatel, Proděkan pro rozvoj, Správce IS a pasivní objekt Zadání. Výsledkem celého procesu je spokojený Vyhlašovatel a Výsledný projekt.

Objekty vstupující do aktivity

Aktivita


Výsledné produkty procesu Obr. 4.5.1: Realizace projektu

- 36 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4.5.2 Evidence přihlášek Proces Evidence přihlášek je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Aktivní objekty, které vstupují do aktivit jak už do aktivity Vyhlášení programu nebo i ostatních, které jsou součástí podprocesů Příprava a zveřejnění nebo Projednání a schválení, jsou Vyhlašovatel, Řešitel, Proděkan pro rozvoj a Správce IS. Společně s těmito aktivními objekty vstupuje do procesu pasivní objekt Zadání, ze kterého vycházejí ostatní pasivní objekty procházející celým procesem. Na výstupu procesu je výsledně Přijatá přihláška a aktivní objekty, které se účastní dalších procesů a aktivit obsažených v hlavním procesu Realizace projektu. Těmito vystupujícími aktivními objekty jsou Vyhlašovatel, Řešitel, Proděkan pro rozvoj a Správce IS. První aktivitou v celém procesu je Vyhlášení programu. Následně je předáno řízení podprocesu Příprava a zveřejnění s aktivitami Příprava, Návrh strategie a Zveřejnění. Následně po provedení se řízení předá zpět procesu Evidence přihlášek, který je poté okamžitě předá druhému podprocesu Projednání a schválení s aktivitami Příprava přihlášky, Podání přihlášky, Posouzení přihlášky, kde se dále podle zvoleného scénáře určí, zda se provede aktivita Přepracování přihlášky nebo ne. Po provedení všech aktivit se řízení předá zpět procesu Evidence přihlášek a následně zpět hlavnímu procesu Realizace projektu. Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.


- 37 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

4.5.3 Evidence projektů Proces Evidence projektů je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Celý proces dále obsahuje jeden vnořený podproces Oponentní řízení. Aktivními objekty, které jsou nezbytné pro vykonání všech aktivit v rámci podprocesů, jsou Vyhlašovatel, Řešitel, Proděkan pro rozvoj a Správce IS. Společně s nimi vstupuje do procesu pasivní objekt Přijatá přihláška, ze které se poté odvozují veškeré další pasivní objekty zúčastněné v podprocesu a aktivitách. Na výstupu se objevují aktivní objekty Řešitel a Proděkan pro rozvoj a pasivní objekt Výsledný projekt. Při předání řízení procesu Evidence projektů se nejdříve provede aktivita Evidence projektu a následně aktivita Řešení projektu. Poté je řízení předáno vnořenému podprocesu Oponentní řízení. V rámci tohoto podprocesu se provedou aktivity Organizace oponentního řízení, Oponentní řízení a Zveřejnění výsledku. Po provedení všech aktivit se řízení předá zpět procesu Evidence projektů a následně zpět hlavnímu procesu Realizace projektu. Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.

Obr. 4.5.3: Evidence projektu

- 38 -

BP 2004/2005

4.6

Jiří Kirkos

Simulace


Krokování simulace Vynulování výsledků


Úspěšně provedený proces

Úspěšně provedený proces


Obr. 4.6: Simulace

4.6.1 Graf

- 39 -

Časy trvání aktivit

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5

H3.1. Spolupráce s praxí

5.1

Zadání procesu

Garant procesu: Proděkan pro rozvoj Účel: Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu H3.1 Spolupráce s praxí na Fakultě elektrotechniky a informatiky, VŠB-TU v Ostravě. Vymezení platnosti: Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty elektrotechniky a informatiky, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Zákazník:

Zákazník z praxe

Klíčové vstupy:

nabídka kapacit pracovišť FEI, poptávka ze strany zákazníků z praxe


splněná poptávka ze strany zákazníků z praxe

Zdroje:

Infrastruktura, Zaměstnanci a studenti fakulty

Regulátory:

Legislativa, Směrnice pro HČ

Měřitelná kritéria: Finanční prostředky získané z HČ

Cíle: 10 procent objemu rozpočtu fakulty

- 40 -

BP 2004/2005

5.2

Jiří Kirkos

Analýza procesu

5.2.1 Slovní popis Účelem procesu H3.1 Spolupráce s praxí je Realizace zakázky. Potenciální řešitel sleduje situaci na trhu a hledá možnosti uplatnění své odbornosti. V okamžiku, kdy najde potenciální zakázku, nabídne Klientovi své služby, tedy vytvoří mu nabídku svých služeb a vytvoří mu návrh možného zpracování klientovy zakázky. Nabídka může být v písemné podobě případně je možné za nabídku považovat i výsledek ústního jednání s potenciálním klientem. Před zpracováním nabídky přezkoumává potenciální řešitel požadavky specifikované klientem včetně požadavku na činnosti při dodání a po dodání, požadavky, které klient neuvedl, zákonné požadavky a požadavky předpisů týkajících se produktu a doplňující požadavky stanovené fakultou v souladu s články 7.2.1 normy ČSN EN ISO 9001.Tuto nabídku poté klient posoudí z hlediska ceny, termínu a navrhovaného technického řešení. Pokud ji zamítne, vrátí ji a potenciální řešitel dopracovává nabídku podle jeho pokynů. V opačném případě na nabídku vystaví objednávku. Pokud je její cena vyšší než 10000,- je nutné podepsat smlouvu o dílo. Je-li její cena nižší než 10000,- není třeba a eviduje se pouze objednávka. Následně potenciální řešitel zpracuje návrh kalkulace ceny díla a rozdělení mezd. Vedoucí pracovník útvaru podpisem na návrhu kalkulace ceny a rozdělení mezd dokumentuje, že přezkoumal požadavky týkající se produktu a že jeho útvar je schopen plnit stanovené požadavky v souladu s článkem 7.2.2 normy ČSN EN ISO 9001. Na závěr smlouvu ještě podepíše Proděkan pro rozvoj a u zakázek nad 10 000 Kč i smlouvu o dílo, čímž přijímá závazek splnit požadavky specifikované klientem. Následně se sjednaná zakázka zaeviduje na ekonomickém oddělení a řešitel ji realizuje. V rámci této aktivity realizuje řešitel činnosti předepsané článkem 7.3. normy ČSN EN ISO 9001: přezkoumání - ve vhodných etapách posuzuje schopnost výsledků návrhu a vývoje plnit požadavky a identifikuje všechny problémy, ověřování v rámci komunikace s klientem řešitel průběžně ověřuje shodu s jím specifikovanými požadavky. Po dokončení zakázky, kdy formu ukončení je určena klientem požadavky specifikovanými v objednávce nebo ve smlouvě o dílo, předloží výsledný projekt řešitel klientovi, který validuje výsledek návrhu a vývoje. V případě nutnosti dopracuje řešitel projekt. Pokud klient přijal řešení projektu a akceptoval tak výsledek celé zakázky následuje vyúčtování nákladů, kdy řešitel zpracuje kalkulaci vynaložených nákladů na řešení projektu. Pověřený pracovník provede kontrolu vyúčtovaných nákladů a Děkan provede schválení finálního vyúčtování projektu. Následně ekonomické oddělení provede na základě předané kalkulace vyfakturování nákladů a pošle fakturu klientovi. Po uhrazení je příchozí platba evidována v IS. Proces je ukončen v okamžiku, kdy ekonomické oddělení zajistí výplatu mezd pracovníkům zúčastněným na řešení projektu.

5.3


Hlavním účelem funkčního modelu je identifikace architektury podnikového procesu. Ve funkčním modelu procesu H3.1 Spolupráce s praxí a výzkumu jsou zobrazeny a popsány všechny vstupující a vystupující objekty procesu, tedy jeho zákazníci a produkty, a vlastník procesu. Dále jsou zde zavedeny dvě základní relace – obsažení a spolupráce, kdy při mé transformaci procesů do diagramů funkčních modelů jsme užil pouze relaci obsažení. Všechny tyty vnořené podprocesy, kterým se v určité fázi předává řízení pro vykonání určitých specifických činností charakteristických pro právě onen podproces, jsou společně se svými vlastnostmi vstupující a vystupujícími objekty a vlastníky popsány níže.

- 41 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.3.1 Realizace zakázky Proces Realizace zakázky je hlavním procesem tvorby celého projektu. Na jeho vstupu je Potenciální zakázka předložená potenciálním Klientem ke zpracování a jeho budoucí potenciální Řešitel. Funkci vlastníka procesu zastává Proděkan pro rozvoj, které řídí a koordinuje celý proces. Výsledným produktem celého procesu je Zaplacená zakázka, Spokojený klient a Vyplacený řešitel. Celé zpracování projektu, resp. realizace zakázky je postupně rozfázováno do čtyř podprocesů obsažených v hlavním procesu. Těmi jsou Nabídka, Objednávka, Evidence, Předání. Aktivní zákazníci procesu

Aktivní produkty procesu

Pasivní zákazník procesu

Pasivní produkt procesu

Relace obsažení Obsažený podproces Obr. 5.3.1: Realizace projektu

5.3.2 Nabídka Proces Nabídka je součástí hlavního procesu Realizace zakázky. Zobrazuje a popisuje veškeré činnosti týkající se vytvoření nabídky služeb potenciálního řešitele, vyhledání potenciální zakázky na trhu, navrhnutí zpracování této zakázky a případné vystavení objednávky na ni. Vstupem do procesu je Klient, který poskytuje Potenciální zakázku a vlastníkem celého procesu je Řešitel, které koordinuje celý průběh procesu. Proces obsahuje jeden vnořený podproces Zpracování nabídky, který se zabývá samotným navrhnutím nabídky zpracování potenciální zakázky a schválením či zamítnutím tohoto návrhu. Výsledkem procesu je Vystavená objednávka na nalezenou zakázku.

Vlastník procesu

Proces

Obr. 5.3.2: Nabídka

- 42 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.3.3 Zpracování nabídky Proces Zpracování nabídky je obsažen v procesu Nabídka a zobrazuje a popisuje činnosti zaměřující se na návrhu zpracování potenciální nalezené zakázky řešitelem a posouzení této nabídky osloveným klientem, popř. ještě její dopracování. Na vstupu procesu je potenciální Klient a Nabídka zpracování jeho zakázky navržená řešitelem. Vlastníkem procesu je Řešitel, který koordinuje veškerou činnost a na němž závisí výsledný produkt procesu. Tím je klientem schválená Úplná nabídka.

Obr. 5.3.3: Zpracování nabídky

5.3.4 Objednávka Proces Objednávka je součástí hlavního procesu Realizace zakázky a zobrazuje a popisuje hlavní aktivity zabývající se případným vytvořením smlouvy, pokud je cena zakázky vyšší než 10000,-, a navrhnutím kalkulace tohoto díla. Pokud je cena nižší než 10000,- jedná se pouze o objednávku. Tyto činnosti jsou dále rozepsány v podporcesech Vytvoření smlouvy, Návrh kalkulace díla a Návrh kalkulace objednávky. Do procesu vstupuje Klient a Vystavená objednávka, resp. zakázka. Vlastníkem je Řešitel, který s občasnými zásahy ze strany pověřeného pracovníka či děkana koordinuje celý průběh procesu. Výsledným produktem procesu je Podepsaná smlouva.

Obr. 5.3.4: Objednávka

- 43 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.3.5 Vytvoření smlouvy Proces Vytvoření smlouvy je součástí procesu Objednávka. V této části je rozepsána činnost týkající vytvoření smlouvy u zakázky, jejíž cena je vyšší než 10000,-. Na vstupu zde vystupuje Klient, který posuzuje smlouvu navrženou řešitelem a případně ji vrací k dopracování. Vlastníkem procesu je Řešitel, který smlouvy navrhuje. Výsledným produktem procesu je Smlouva o dílo.

Obr. 5.3.5: Vytvoření smlouvy

5.3.6 Návrh kalkulace díla Proces Návrh kalkulace díla je obsažen v procesu Objednávka a zobrazuje všechny činnosti, které se týkají vytvoření návrhu kalkulace zakázky, jejíž předběžná cena je vyšší než 10000,-. Na vstupu je Vystavená objednávka a Klient účastnící se podepsání smlouvy, Pověřený pracovník, jenž kontroluje navrženou kalkulaci a Děkan podepisující smlouvu za fakultu. Vlastníkem celého procesu je Řešitel, který celou kalkulaci navrhuje. Produktem procesu je pak Podepsaná smlouva.

Obr. 5.3.6: Návrh kalkulace díla

- 44 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.3.7 Návrh kalkulace objednávky Proces Návrh kalkulace objednávky je obsažen v procesu Objednávka a zobrazuje aktivity týkající se vytvoření návrhu kalkulace zakázky, jejíž předběžná cena je nižší než 10000,-. Na vstupu je Vystavená objednávka a Klient účastnící se podepsání smlouvy a Pověřený pracovník, jenž kontroluje navrženou kalkulaci. a Proděkan pro rozvoj podepisující smlouvu za fakultu. Vlastníkem celého procesu je Řešitel, který celou kalkulaci navrhuje. Produktem procesu je pak Podepsaná smlouva.

Obr. 5.3.7: Návrh kalkulace objednávky

5.3.8 Evidence Proces Evidence je součástí hlavního procesu Realizace zakázky a zobrazuje a popisuje všechny činnosti související se zaevidování zakázky na ekonomickém oddělení, vlastní tvorba projektu a konečná validace výsledku klientem, či případné dopracování a nakonec akceptování výsledku řešení projektu. Vstupujícím zákazníkem procesu je Klient a Ekonomické oddělení a Podepsaná smlouva, na jejímž základě je možno projekt realizovat. Vlastníkem celého procesu je Řešitel a vystupujícími produkty konečná Akceptovaná zakázka.

Obr. 5.3.8: Evidence

- 45 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.3.9 Předání Proces Předání je součástí hlavního procesu Realizace zakázky a je mu předáváno řízení ve fázi, kdy je již zakázka akceptována klientem a provádí se konečné vyúčtování nákladů a fakturace a zaplacení zakázky. Tyto aktivity jsou prováděny v rámci dvou vnořených podprocesů Vyúčtování a Fakturace. Do procesu tedy vstupují Klient a Akceptovaná zakázka a vlastníkem procesu je Řešitel. Výstupním produktem procesu je poté výsledná Zaplacená zakázka.

Obr. 5.3.9: Předání

5.3.10

Vyúčtování

Proces Evidence je obsažen procesu Předání a zobrazuje a popisuje všechny činnosti související s návrhem konečného vyúčtování všech nákladů na tvorbu projektu, jeho zkontrolování pověřeným pracovníkem a jeho schválením proděkanem pro rozvoj. Vstupujícím zákazníkem procesu je tedy Pověřený pracovník, proděkan pro rozvoj a Akceptovaná zakázka. Vlastníkem celého procesu je Řešitel a vystupujícími produkty Schválené vyúčtování.

Obr. 5.3.10: Vyúčtování

- 46 -

BP 2004/2005

5.3.11

Jiří Kirkos

Fakturace

Proces Fakturace je součástí procesu Předání a zobrazuje a popisuje aktivity, kdy je schválené vyúčtování podáno ekonomickému oddělení, které na jeho základě vytvoří fakturu a pošle ji klientovi, jenž ji následně zaplatí. Vstupujícím zákazníkem procesu je Klient a vlastníkem celého procesu je Ekonomické oddělení. Vystupujícím produktem je Zaplacená zakázka.

Obr. 5.3.11: Fakturace

5.4


Objektový model identifikuje statickou strukturu všech objektů (aktivních a pasivních) nutných pro realizaci procesu. Objektovými modely procesu H3.1 Spolupráce s praxí jsou tedy zobrazeny a popsány všechny objekty hrající svou úlohu v rámci procesu společně s určením těchto rolí a popsáním vztahů k okolním objektům procesu.

5.4.1 Realizace zakázky V procesu Realizace zakázky, tedy hlavním řídícím procesu celého podnikového procesu, se vyskytují tři aktivní objekty potenciální Klient, potenciální Řešitel, a Proděkan pro rozvoj. Tyto objekty spolu vzájemně komunikují a mimo toto jsou společně provázány vazbami k pasivním objektům, kterými jsou Potenciální zakázka a Zaplacená zakázka. Klient zadává potenciální zakázku ke zpracování řešitelem a proděkan pro rozvoj dohlíží na hladký průběh celého procesu buďto přímo, nebo prostřednictvím pověřených pracovníků. Aktivní objekty

Relace asociace

Pasivní objekty Obr. 5.4.1: Realizace zakázky

- 47 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.4.2 Nabídka Aktivní objekty, které hrají hlavní roli v procesu Nabídka obsaženém v procesu Realizace zakázky, jsou Klient, který zadává Potenciální zakázku ke zpracování a Řešitel, který má za úkol danou zakázku realizovat a v tomto procesu vytváří pro klienta Vystavenou objednávku, kterou musí klient schválit. Všechny důležité kroky řešitel s klientem vzájemně konzultují.


5.4.3 Zpracování nabídky V procesu Zpracování nabídky, který je součástí procesu Nabídka, zaujímají hlavní role pro správný průběh celého procesu aktivní objekty Klient nabízející své služby pro zpracování klientovi zakázky v Nabídce a Klient, který přebírá tuto nabídku a zvažuje, zda-li odpovídá jeho požadavkům. Řešitel v nabídce vytváří i návrh řešení klientovi zakázky a vytváří mu tak Úplnou nabídku, kterou klient následně po rozhodnutí schvaluje.

Obr.5.4.3: Příprava a zveřejnění

- 48 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.4.4 Objednávka Hlavními aktivními objekty v procesu Objednávka, který je součástí hlavního procesu Realizace zakázky, jsou Řešitel, který na základě Vystavené objednávky na zakázku navrhuje kalkulaci díla a v konečné fázi poté vytváří a podepisuje společně s Klientem Podepsanou smlouvu.

Obr. 5.4.4 Objednávka

5.4.5 Vytvoření smlouvy Proces Vytvoření smlouvy je součástí procesu Objednávka a důležitými aktivními objekty pro jeho funkčnost jsou Řešitel, který přebírá klientem Vystavenou objednávku na zakázku a následně vytváří Smlouvu o dílo, kdy se v tomto případě jedná o zakázku s cenou vyšší než 1000,a Klient, který konzultuje jednotlivé kroky s řešitelem následně posuzuje jím navrhnutou smlouvu. Tu může dle vlastního uvážení vrátit k dopracování řešiteli

Obr. 5.4.5: Vytvoření smlouvy

- 49 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.4.6 Návrh kalkulace díla Proces Návrh kalkulace díla je obsažen v procesu Objednávka a vyskytují se zde aktivní objekty Řešitel komunikující s Pověřeným pracovníkem, který dohlíží na jeho činnost, dále pak Klient, který vystavuje Vystavenou objednávku a podepisuje konečnou Podepsanou smlouvu, Proděkan pro rozvoj, který zodpovídá za správný průběh jednotlivých kroků a Děkan, jenž výslednou Podepsanou smlouvu podepisuje za fakultu, čímž fakulta přejímá závazek splnit požadavky specifikované zákazníkem.

Obr. 5.4.6: Návrh kalkulace díla

5.4.7 Návrh kalkulace objednávky Aktivními objekty v procesu Návrh kalkulace objednávky, který je obsažen v procesu Objednávka je Řešitel, který komunikuje s Pověřeným pracovníkem dohlížejícím na jeho činnost, Klient, který vystavuje Vystavenou objednávku a podepisuje konečnou Podepsanou smlouvu a Proděkan pro rozvoj, který zodpovídá za správný průběh jednotlivých kroků podepisuje výslednou Podepsanou smlouvu za fakultu, čímž fakulta přejímá závazek splnit požadavky specifikované zákazníkem.

Obr. 5.4.7: Návrh kalkulace objednávky

- 50 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.4.8 Evidence Proces Evidence je součástí hlavního procesu Realizace zakázky a aktivními objekty v něm obsaženy jsou Řešitel, který na základě Podepsané smlouvy všemi zúčastněnými stranami eviduje projekt na Ekonomickém oddělení a následně vypracovává zadaný úkol. Po ukončení tvorby projektu, což je provedeno v souladu se podmínkami uvedenými ve smlouvě či na základě konzultace s klientem ukončí projekt v daném termínu a seznámí s výsledky své práce klienta. Ten je posoudí a následně nuď vrátí k přepracování, nebo akceptuje jako nyní již Akceptovanou zakázku.

Obr. 5.4.8: Evidence

5.4.9 Předání Proces Předání je součástí hlavního procesu Realizace zakázky a aktivními objekty v něm obsaženy jsou Řešitel předávající Akceptovanou zakázku v rámci vnořených podprocesů Ekonomickému oddělení, které na základě vyúčtování a smlouvy vytváří fakturu pro Klienta. Po uhrazení řešitel předává klientovi výslednou Zaplacenou zakázku.


- 51 -

BP 2004/2005

5.4.10

Jiří Kirkos

Vyúčtování

Proces Vyúčtování je součástí procesu Předání a aktivními objekty v něm obsaženy jsou Řešitel, který vyúčtovává Akceptovanou zakázku a na základě smlouvy a vynaložených nákladech na tvorbu projektu vytváří Zkontrolované vyúčtování, které kontroluje Pověřený pracovník a následně zadává vyúčtování ke schválení Děkanovi jako již Schválené vyúčtování.

Obr. 5.4.10: Vyúčtování

5.4.11

Fakturace

Proces Fakturace je součástí procesu Předání a aktivními objekty v něm obsaženy jsou Ekonomické oddělení, jenž provede na základě předané kalkulace vyfakturování nákladů a pošle fakturu zákazníkovi, který tuto fakturu zaplatí a po provedení je příchozí platba evidována v IS. Následně po uhrazení dané částky přebírá výslednou Zaplacenou zakázku.

Obr. 5.4.11: Fakturace

- 52 -

BP 2004/2005

5.5

Jiří Kirkos



5.5.1 Realizace zakázky Proces Realizace zakázky je hlavním procesem celého podnikového procesu H3.1 Spolupráce s praxí. Je rozdělen do čtyř podprocesů Nabídka, Objednávka, Evidence a Předání, které obsahují vnořené aktivity. Jedinou aktivitou v rámci tohoto procesu je Výplata mzdy jako závěrečná aktivita po skončení celého procesu realizace zakázky, po které je projekt předán Klientovi. Na vstupu se objevují všechny objekty nezbytné pro správný průběh celého procesu. Výsledkem celého procesu je spokojený Klient i Řešitel. Objekty vstupující do procesu

Objekty vystupující z procesu


- 53 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.5.2 Nabídka Proces Nabídka je součástí hlavního procesu Realizace zakázky. Celý proces dále obsahuje jeden vnořený podproces Zpracování nabídky. Aktivními objekty, které jsou nezbytné pro vykonání všech aktivit v rámci podprocesů, jsou Řešitel a Klient. Společně s nimi vstupuje do procesu pasivní objekt Potenciální zakázka, ze které se poté odvozují veškeré další pasivní objekty zúčastněné v podprocesu a aktivitách. Na výstupu se objevují aktivní objekty Řešitel a Klient a pasivní objekt Vystavená objednávka. Při předání řízení procesu Nabídka se nejdříve provede aktivita Marketing a následně je řízení předáno vnořenému podprocesu Zpracování nabídky. V rámci tohoto podprocesu se provedou aktivity Zpracování nabídky, Posouzení nabídky a Dopracování nabídky. Po provedení všech aktivit se řízení předá zpět procesu Nabídka a následně se provede aktivita Vystavení objednávky. Poté je řízení předáno zpět hlavnímu procesu Realizace projektu. Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.


Proces Aktivita


- 54 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.5.3 Objednávka Proces Objednávka je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Celý proces dále obsahuje tři vnořené podprocesy Vytvoření smlouvy, Návrh kalkulace díla a Návrh kalkulace objednávky. Aktivními objekty, které jsou nezbytné pro vykonání všech aktivit v rámci podprocesů, jsou Řešitel, Klient, Děkan, Pověřený pracovník a Proděkan pro rozvoj. Společně s nimi vstupuje do procesu pasivní objekt Vystavená objednávka, ze které se poté odvozují veškeré další pasivní objekty zúčastněné v podprocesu a aktivitách. Na výstupu se objevují aktivní objekty Řešitel, Klient, Pověřený pracovník a pasivní objekt Podepsaná smlouva. Při předání řízení procesu Objednávka se nejdříve provede aktivita Posouzení ceny, kde se rozhodne podle vybraného scénáře, zda se bude tvořit dílo nebo objednávka. Po rozhodnutí, že jde o dílo, je řízení předáno vnořenému podprocesu Vytvoření smlouvy. V rámci tohoto podprocesu se provedou aktivity Návrh smlouvy o dílo, Posouzení smlouvy o dílo a následně aktivita Úprava smlouvy o dílo. Po provedení všech aktivit se řízení předá zpět procesu Objednávka a okamžitě nato podprocesu Návrh kalkulace díla. V rámci tohoto podprocesu se provedou aktivity Návrh kalkulace, Kontrola kalkulace, podpis kalkulace a smlouvy a Podpis smlouvy o dílo. Poté je řízení předáno zpět procesu Objednávka a následně hlavnímu procesu Realizace projektu. Pokud se v aktivitě Posouzení ceny rozhodne, že se jedná o objednávku, předá se řízení podprocesu Návrh kalkulace objednávky s aktivitami Návrh kalkulace, Kontrola kalkulace a Podpis kalkulace a smlouvy. Poté je řízení opět předáno zpět procesu Objednávka a následně hlavnímu procesu Realizace projektu Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.

Obr. 5.5.3: Objednávka

- 55 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.5.4 Evidence Proces Evidence součástí hlavního procesu Realizace projektu. Aktivními objekty, které jsou nezbytné pro vykonání všech aktivit v rámci podprocesů, jsou Klient, Ekonomické oddělení a Řešitel. Společně s nimi vstupuje do procesu pasivní objekt Podepsaná smlouva, ze které se poté odvozují veškeré další pasivní objekty zúčastněné v podprocesu a aktivitách. Na výstupu se objevují aktivní objekty Řešitel a Klient a pasivní objekt Akceptovaná zakázka. Při předání řízení procesu Evidence hlavním procesem se nejdříve provedou postupně všechny aktivity, které jsou v něm obsaženy. Těmi jsou Zaevidování zakázky, Řešení projektu, Ukončení a validace, kde se podle definovaného scénáře rozhodne zda pokračovat aktivitou Dopracování a po vykonání se vrátit do aktivity Ukončení a validace nebo pokračovat aktivitou Akceptování. Po provedení všech aktivit se řízení předá zpět hlavnímu procesu Realizace projektu. Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.

Obr.:5.5.4: Evidence

- 56 -

BP 2004/2005

Jiří Kirkos

5.5.5 Předání Proces Předání je součástí hlavního procesu Realizace projektu. Celý proces je dále obsahuje dva vnořené podprocesy Vyúčtování a Fakturace. Aktivními objekty, které jsou nezbytné pro vykonání všech aktivit v rámci podprocesů, jsou Řešitel, Děkan, Pověřený pracovník, Ekonomické oddělení a Klient. Společně s nimi vstupuje do procesu pasivní objekt Akceptovaná zakázka, ze které se poté odvozují veškeré další pasivní objekty zúčastněné v podprocesu a aktivitách. Na výstupu se objevují aktivní objekt Ekonomické oddělení a pasivní objekt Zaplacená zakázka. Při předání řízení procesu Předání se hned předá řízení podprocesu Vyúčtování, v jehož rámci se provedou aktivity Vyúčtování nákladů, Kontrola vyúčtování a Schválení vyúčtování. Po provedení těchto aktivit se řízení předá zpět procesu Předání a následně opět podprocesu Fakturace. Zde se provedou aktivity Fakturace a Zaplacení a řízení se předá zpět procesu Předání a potom zpět hlavnímu procesu Realizace projektu. Podrobný popis všech objektů, podprocesů, aktivit a jejich scénářů je obsažen v samotných objektech modelu BP Studia.


- 57 -

BP 2004/2005

5.6

Jiří Kirkos

Simulace


Krokování simulace Vynulování


Úspěšně provedená aktivita


5.6.1 Graf

Obr. 5.5.5: Simulace

- 58 -

Časy trvání aktivit

BP 2004/2005

6

Jiří Kirkos

Závěr

Modelování reálných podnikových procesů pomocí metody BPM přisuzuje informačním technologiím další význam z hlediska dynamicky navrženého informačního systému, který se následně stává implementovaným funkčním systémem. Dá se říci, že modelování procesu pomocí BPM by mělo být již nyní základem pro tvorbu a návrh jakéhokoliv plánovaného systému, neboť umožňuje nejen přesnou specifikaci jednotlivých fázi průběhu procesu, ale také konečnou vlastní simulaci celého procesu. Vzhledem k nákladům vynaloženým na realizaci daného projektu obvyklým způsobem, kdy se případné vzniklé komplikace řeší až v reálné podobě celého systému, či při tvorbě systému, což přináší další a další komplikace a náklady na celý projekt, je návrh procesu pomocí metody BPM nejlevnějším, nejvýhodnějším a snad i nejlevnějším způsobem řešení podnikového procesu. Výsledným přínosem celé této práce jsou tedy dynamicky navrhnuté do BPM transformované procesy Tvorby projektů vědy a výzkumu, Transformačních a rozvojových projektů a Spolupráce s praxí, které jsou součástí Hlavních procesů a podstatou implementace systému řízení jakosti podle ČSN EN ISO 9001 Fakulty elektrotechniky a informatiky. Tyto procesy byly mnou dále doplněny a upraveny tak, aby bylo docíleno nejefektivnějšího řešení a nevyskytovaly se v jejich průbězích žádné komplikace. Návrh procesů je proveden v BP Studiu pro všechny modely metody BPM: funkční, objektové a koordinační, kde jsou taktéž uvedeny specifikace vztahující se k daným modelům. Spolu s tímto návrhem je zde i možnost simulace průběhu procesu, kde lze ověřit správný návrh procesu a případné nedostatky odstranit. Analyzované a popsané procesy v této práci jsou již efektivně navržené a simultánně ověřené procesy, do nichž lze již pouze vložit reálné hodnoty a nastavit scénáře pro průběh. Výsledné orientační výsledky jsou uvedeny u každého procesu na závěr pro představu. Díky mému návrhu zadaných procesů se usnadní představa o reálně fungujících procesech pro vlastní implementaci hlavních procesů systému řízení jakosti. Součástí mé práce je také vytvoření webových stránek s veškerou dokumentací k zadaným procesů a možností otevření prostředí BP Studia, kde lze modelované procesy simulovat a předvést tak jejich efektivní navržení.

- 59 -

BP 2004/2005

7

Jiří Kirkos

Literatura

[1] VONDRÁK, I., BPR s.r.o. (2000): Business Process Studio – Příručka pro uživatele [2] VONDRÁK, I., (2004): Metody Byznys modelování 1. Vydání: VŠB-TUO FEI [3] VONDRÁK, I., (2002): Úvod do softwarového inženýrství 1. Vydání: VŠB-TUO FEI

- 60 -

Modelování procesů pomocí metody BPM

Recommend Documents