Model procedure onderzoek en publicatie

Naam procedure: PRO.PRI.ONDERZOEK EN PUBLICATIE Versie: Concept/definitief Auteur: Versiedatum:

Model procedure onderzoek en publicatie

Proceseigenaar:

Hoofd Collectie/ hoofd Publiek

Akkoord door: Functie: Datum:

101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc

Pagina 1 van 8


1.

Doel van het proces

Een publicatie uitgeven die de inhoudelijke kennis over de collectie van het museum – of over een onderwerp dat een relatie heeft met het museum – bij een of meer specifieke doelgroepen overbrengt. De publicatie stemt overeen met de uitgangspunten zoals genoemd in het projectplan met programma van eisen.

2.

Definities

Algemeen beleidsplan Publicatie projectplan Marketing beleidsplan Promotieplan

3.

Document waarin op basis van de visie van het bestuur en de directie van het museum de missie en beleidsdoelen voor een meerjarenperiode uiteen worden gezet. Programma van eisen voor de beheersing van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie van een publicatie waar een onderzoek aan voorafgaat. Document waarin op basis van het algemeen beleid van de organisatie, de beleidsdoelen ten aanzien van de benadering van doelgroepen voor een meerjarenperiode zijn omschreven. Document waarin het doel van een promotieactie de doelgroep, het programma van eisen (inclusief tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van een promotieactie staat omschreven.

Functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Functie

Verantwoordelijkheden

Bevoegdheden

Directie/MT

Vraag formuleren Budget vaststellen Evaluatie onderzoeksproject adhv projectplan, programma van eisen, verkoopcijfers, kostenen batenanalyse Opstellen projectplan met programma van eisen Bewaken budget Bewaken voortgang van het project volgens plan Bewaken voortgang en resultaat tav vormgeving en productie van publicatie

Accorderen, besluiten tot correcties, afwijzen

Vaststellen onderzoeks- en publicatiebehoefte Bewaken inhoud van het product Beoordelen concept manuscript Beoordelen vertaling van manuscript Budget bewaken

Bijstellen en corrigeren voortgang en inhoud product

Hoofd publiek

Hoofd collectie/ redacteur


Verbetervoorstellen accorderen en prioriteren Vaststellen maatschappelijke behoefte Voorstellen tot bijstelling/verbetering van de voortgang van het project Voorstellen tot bijstelling/verbetering van het manuscript

Pagina 2 van 8


Hoofd marketing & PR

Hoofd facilitaire zaken Medewerker evenementen

4.

Opstellen en uitvoeren promotieplan Opstellen van programma van eisen voor presentatie Uitvoeren promotie-presentatie Budget bewaken Organiseren van de distributie

Voorstellen tot wijziging in programma van eisen tbv presentatie

Uitvoeren presentatie van de publicatie

Overzicht documenten

Algemeen beleidsplan Collectie beleidsplan Tentoonstellingsbeleid Marketingbeleidsplan Opdracht tot vaststellen onderzoeksbehoefte Overzicht uit te voeren publicaties Projectplan met programma van eisen Werkinstructie offerte aanvraag Offerte auteur en uitgever Opdrachtovereenkomst auteur Offerte vertaler Opdrachtovereenkomst vertaler Offerte vormgever Opdrachtovereenkomst vormgever Opdracht tot proefdruk Werkinstructie distributie Promotieplan Draaiboek voor de presentatie Evaluatieformulier Evaluatierapport Verkoopcijfers Kosten/batenanalyse


Pagina 3 van 8


5.

Stroomschema Onderzoek en Publicatie 1. Vaststellen onderzoeksbehoefte tbv publicatie & tentoonstellingen 2. Definiëren gewenst product 3. Redactie instellen 4. Oriëntatie met auteur, vormgever en uitgever 5. Opdracht voor manuscript 6. Manuscript beoordelen

7. Vertalen 8. Vormgeven 9. Produceren 10. Marketing ontwikkelen & uitvoeren 11. Publicatie beschikbaar stellen (distributie) 12. Presentatie publicatie 13. Eindevaluatie & eindcalculatie


Pagina 4 van 8


6.

Toelichting stroomschema

1. Vaststellen onderzoeksbehoefte tbv publicatie & tentoonstellingen Benodigde documenten: Algemeen beleidsplan Collectieplan Tentoonstellingsbeleid Marketingbeleidsplan Opdracht tot vaststellen onderzoeksbehoefte Activiteit: De directie geeft, aan het hoofd collectie opdracht tot het vaststellen van de onderzoeksbehoefte inzake publicatie en stelt het beschikbare budget vast. Het hoofd collectie maakt een inventarisatie van de behoefte en stelt de prioritering in onderwerpen vast. Output: Overzicht uit te voeren publicaties 2. Definiëren gewenst product Benodigde documenten: Overzicht uit te voeren publicaties Activiteit: Het hoofd collectie stelt een publicatie projectplan op, inclusief een programma van eisen. Output: Publicatie projectplan met programma van eisen 3. Redactie instellen Benodigde documenten: Publicatie projectplan met programma van eisen Activiteiten: Het hoofd publiek stelt op basis van het publicatie projectplan een deskundige redactie aan. Output: Deskundige redactie 4. Oriëntatie met auteur, vormgever en uitgever (eventueel vertaler) Benodigde documenten: Projectplan met programma van eisen Werkinstructie offerte aanvraag Activiteit: De redacteur vraagt op basis van het publicatie projectplan bij de gekozen auteur, uitgever en vormgever (en eventueel vertaler) een offerte op voor te leveren dienst.


Pagina 5 van 8


Output: Offerte auteur Offerte uitgever Offerte vormgever Offerte vertaler 5. Opdracht voor manuscript Benodigde documenten: Projectplan met programma van eisen Offerte auteur en uitgever Activiteit: Het hoofd collectie en hoofd publiek stellen een opdrachtovereenkomst met de auteur en uitgever op, waarin de kaders voor het uitvoeren van research en het schrijven van de publicatie staan vermeld. Output: Opdrachtovereenkomst auteur en uitgever 6. Manuscript beoordelen Benodigde documenten: Projectplan met pve Concept manuscript Opdrachtovereenkomst auteur Werkinstructie redigeren Activiteit De redactie redigeert het aangeleverde manuscript en doet zo nodig voorstellen tot wijzigingen. Het hoofd collectie en hoofd publiek beoordelen het aangeleverde manuscript met wijzigingsvoorstellen. De directie wordt door het hoofd publiek geïnformeerd over de voortgang van het project. De directie accordeert het manuscript. Het hoofd publiek geeft opdracht aan de auteur tot wijzigingen en/of gaat akkoord met het manuscript. Tevens bewaakt hij/zij het in het projectplan opgenomen tijdpad. Output: Definitief manuscript Akkoord voor publicatie/Wijzigingsopdracht Voortgangsrapport 7. Vertalen Benodigde documenten: Projectplan met pve Akkoord publicatie Definitief manuscript Offerte vertaler Opdrachtovereenkomst vertaler


Pagina 6 van 8


Activiteit: Het hoofd collectie en/of de redacteur geven aan een vertaler opdracht tot vertaling van het manuscript. Zij accorderen het vertaalde manuscript of geven opdracht tot het aanbrengen van wijzigingen. Tevens bewaken zij het in het projectplan opgenomen tijdpad. Output: Vertaald manuscript 8. Vormgeving Benodigde documenten: Projectplan met pve Akkoord publicatie Definitief manuscript Offerte vormgever Opdrachtovereenkomst vormgever Opdracht tot proefdruk Activiteit: Het hoofd publiek beoordeelt de vormgeving van het manuscript en geeft zo nodig aanwijzingen tot correcties. Het hoofd publiek geeft de drukker opdracht tot het produceren van de publicatie. Hij beoordeelt en accordeert de aangeleverde proefdrukken. Output: Vormgegeven manuscript Goedgekeurde proefdrukken 9. Produceren Benodigde documenten: Projectplan met pve Akkoordverklaring proefdruk Activiteit: De drukker/uitgever produceert de publicatie conform de goedgekeurde proefdrukken. Output: Gerealiseerde publicatie 10. Marketing ontwikkelen & uitvoeren Benodigde documenten: Projectplan met pve Publicatie Marketing beleidsplan Activiteit: Het hoofd marketing stelt een promotieplan op, inclusief een eventueel te houden evenement, voor de presentatie van de publicatie aan de pers en de stakeholders. De directie accordeert het promotieplan. Output: Promotieplan


Pagina 7 van 8


11. Publicatie beschikbaar stellen (distributie) Benodigde documenten: Lijst met afnemers Werkinstructie distributie Activiteit: Het hoofd facilitaire zaken zorgt voor de distributie van de publicatie. Output: Publicatie verkrijgbaar 12. Presentatie publicatie Benodigde documenten: Promotieplan Publicatie Draaiboek voor de presentatie Activiteit: Het hoofd facilitaire zaken laat de presentatie uitvoeren door de medewerker evenementen. Output: Publicatie verkrijgbaar Publiciteit 13. Inhoudelijke eindevaluatie & eindcalculatie Benodigde documenten: Projectplan met pve Evaluatieformulier Evaluatierapport Verkoopcijfers Kosten/batenanalyse Activiteit: De directie en MT beoordelen aan de hand van het publicatie projectplan, het evaluatierapport, verkoopcijfers en kosten/batenanalyse de resultaten van de publicatie. Ze accorderen de verbetervoorstellen zoals die in het evaluatierapport zijn opgenomen en stellen de prioritering van de uitvoering hiervan vast. Output: Collectie informatie Publieksbereik Inhoudelijk eindverslag Eindcalculatie Overzicht verbeterpunten


Pagina 8 van 8

Model procedure onderzoek en publicatie

Recommend Documents