Model plaatsingsprocedure EUR
1. Inleiding Als onderdeel van het reorganisatieplan wordt in het formatie plan beschreven uit welke en hoeveel functies de nieuwe organisatie zal bestaan. Op basis daarvan wordt het personeelsplan opgesteld. Het personeelsplan beschrijft de in relatie tot het formatieplan te verwachten rechtspositionele gevolgen voor de individuele medewerkers. In deze handleiding wordt aangegeven hoe bij de opstelling van het personeelsplan de plaatsingsprocedure wordt ingericht, dat wil zeggen de koppeling van medewerkers aan de (nieuwe) functies. Het plaatsingsproces wordt schematisch weergegeven in de bijlage “beslisboom plaatsingen” 2. Uitgangspunten voor oud-nieuw vergelijking In het reorganisatieproces moet tijdig en voorafgaand aan de start van het plaatsingsproces een moment worden ingeruimd waarin (de werkzaamheden in) de oude organisatie komen vast te staan om vervolgens aan de hand van dat vastgelegde materiaal de vergelijking met de nieuwe functies te kunnen maken. De eerste stap fase in het plaatsingsproces is de vergelijking van de functies in de oude en de nieuwe organisatie, volgens het uitgangspunt “mens volgt werk”. Voor de vergelijking wordt uitgegaan van de binnen de EUR gehanteerde UFO systematiek voor functie indeling. De vergelijking vindt plaats op basis van de in de nieuwe organisatie vastgestelde indeling van de functies naar activiteiten en resultaatgebieden. 3. Verifiëren gegevens voor de vergelijking oud/nieuw Bij uitzondering komt het voor dat de door een medewerker uitgevoerde taken (wezenlijk) anders zijn dan die uit het voor hem vastgestelde UFO profiel. Voor zover deze situatie zich voordoet en het UFO profiel niet kan dienen voor de vergelijking van functies in de oude en de nieuwe organisatie, zal ander schriftelijk materiaal noodzakelijk zijn. In die gevallen wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van actuele taakomschrijvingen en/of verslagen van de R&O-gesprekken waaruit blijkt welke dan wel de feitelijk opgedragen werkzaamheden zijn. Gelet op het feit dat mogelijk niet alle werkzaamheden uit een functie in enig jaar aan bod hoeven komen kan het nodig zijn meer dan 1 jaar in ogenschouw te nemen om een goed beeld te krijgen van de werkzaamheden. Richtlijn is om een periode van 2 jaren als uitgangspunt te nemen. De uitkomsten van dit onderzoek worden geverifieerd bij de betrokken medewerker. Op basis van de aldus verkregen informatie wordt een Feitelijk Opgedragen Functie (FOF) vastgesteld. Deze FOF wordt vertaald naar een UFO profiel. Dit UFO profiel wordt de basis voor de vergelijking oud-nieuw.
4. Scope voor het plaatsingsproces. Uitsluitend in het geval er sprake is van een reorganisatie waarbij meerdere organisatieonderdelen zijn betrokken moet vooraf worden bepaald op welke basis het plaatsingsproces wordt uitgevoerd. Daarbij kunnen zich twee situaties voordoen. Ten eerste plaatsing vanuit de omstandigheid dat de taken binnen één organisatieonderdeel worden overgeheveld naar een ander organisatieonderdeel of in het tweede geval het besluit de taken binnen beide organisatieonderdelen op te heffen en onder te brengen in een geheel nieuwe organisatie. Indien besloten wordt om de taken binnen één organisatieonderdeel op te heffen en deels terug te laten komen binnen een ander organisatieonderdeel dan worden de medewerkers van het ontvangende organisatieonderdeel niet betrokken in het plaatsingsproces. In het tweede geval worden wel alle medewerkers voor het plaatsingsproces in overweging genomen. Deze keuze is ook relevant voor de bepaling waar de eventuele overtolligheid van medewerkers optreedt en/of opheffing van functies plaatsvindt. Bij overheveling van taken dient de overtolligheid van medewerkers en de opheffing van functies te worden bepaald binnen het organisatieonderdeel waar de taken niet langer voorkomen. De plaatsbare medewerkers gaan in principe over naar de nieuwe organisatie. De niet plaatsbare medewerkers blijven in principe achter in de oude organisatie Indien de taken binnen alle organisatieonderdelen worden opgeheven dan wordt de overtollig/opheffing van de functie bepaald binnen de nieuwe organisatie. In dit geval gaan alle medewerkers over naar de nieuwe organisatie. 5. Uitkomsten van de oud/nieuw vergelijking De uitkomsten van de oud/nieuw-vergelijking kunnen zijn: a. Gelijk in kwaliteit en kwantiteit (functievolgers) Indien functies zich in kwaliteit en kwantiteit in de oude organisatie en de nieuwe organisatie gelijkelijk voordoen, betekent dit dat de reorganisatie geen invloed heeft gehad op de betreffende functies. Immers de functies komen in de nieuwe organisatie ongewijzigd terug in inhoud en in aantal, zodat iedere medewerker die in de oude organisatie op een dergelijke functie was geplaatst, ook in de nieuwe organisatie geplaatst kan worden. De betrokken medewerkers hebben, conform het uitgangspunt “mens volgt werk”, recht om in de nieuwe organisatie geplaatst te worden. Wel kan zich een situatie voordoen dat het dienstbelang het noodzakelijk maakt aan een medewerker een andere (passende) functie op te dragen (art. 1.10 CAO-NU). In een dergelijk geval krijgt de medewerker schriftelijk een voorgenomen besluit waarin wordt opgenomen dat betrokkene weliswaar functievolger is, maar desondanks niet op die functie wordt geplaatst omdat hij om een bepaalde reden in een andere passende functie wordt geplaatst.
b. Gelijk in kwaliteit en ongelijk in kwantiteit (overtolligheid van personeel) Indien functies qua inhoud van de werkzaamheden en qua eisen die aan de vervulling van die werkzaamheden kunnen worden gesteld, ongewijzigd blijven maar in een minder aantal in de nieuwe organisatie terugkeren, is er sprake van overtolligheid van personeel. Indien overtolligheid wordt vastgesteld worden medewerkers in beginsel geplaatst op grond van hun arbeidsverleden (anciënniteit) binnen de instelling. In principe gaat lang daarbij voor kort. Art. 9.9 onder c van de CAO-NU bepaalt dat van plaatsingsvolgorde kan worden afgeweken. Indien de werkgever dit voornemens is, wordt hiervan met redenen omkleed melding gemaakt aan het Lokaal Overleg EUROPA. Overtollige medewerkers komen in aanmerking voor functies die door de reorganisatie eventueel nieuw in de organisatie ontstaan. Indien plaatsing in een nieuwe functie niet mogelijk blijkt ontstaat een ontslagdreiging en wordt de betrokken medewerker herplaatsingskandidaat. c. Ongelijk in kwaliteit (opheffing van de functie) Als uit de oud/nieuw-vergelijking blijkt dat de functie in de nieuwe organisatie niet meer voor komt dan is sprake van opheffing van de functie. De opheffing van de functie kan zich voordoen in twee gedaanten, respectievelijk het vervallen van de werkzaamheden en het uiteenvallen van het samenstel van werkzaamheden. In het laatste geval zijn de werkzaamheden over meerdere nieuwe functies verspreid. Medewerkers van wie de functie is opgeheven komen in aanmerking voor functies die eventueel door de reorganisatie nieuw in de organisatie ontstaan. Indien plaatsing in een nieuwe functie niet mogelijk blijkt ontstaat een ontslagdreiging en wordt de betrokken medewerker herplaatsingskandidaat. d. Nieuwe functies Indien als gevolg van de reorganisatie functies worden ingesteld die in de oude organisatie niet voorkwamen, is er sprake van nieuwe functies. Een nieuwe functie moet indien mogelijk bezet worden door een niet direct geplaatste medewerker. Hierbij mag geen onderscheid worden gemaakt naar leeftijd of anciënniteit. Het enige criterium voor de plaatsing op een nieuwe functie is ‘passendheid’. Voor het begrip 'passendheid' wordt aangesloten bij de bestaande jurisprudentie, de CAO-NU en het sociaalbeleidskader EUR. Een functie wordt als passend beschouwd wanneer:
de werkzaamheden naar verwachting binnen 12 maanden naar behoren kunnen worden vervuld; de taakomvang ten minste 80% van de oude functie is;
de waardering als uitgangspunt niet meer dan één doch in uitzonderingsgevallen ten hoogste twee schalen verschilt met de feitelijke honorering in de oude functie.
Als de functie voor meerdere medewerkers ‘passend’ is zal de keuze worden bepaald op grond van een samenstel van factoren, hierbij wordt onder meer rekening houden met:
de vraag of er nog andere passende en geschikte functies beschikbaar zijn voor de medewerker; de bekwaamheid van de medewerker; anciënniteit; de samenstelling van het personeelsbestand van het organisatieonderdeel (manvrouw verhouding, zorg voor evenwichtige leeftijdsopbouw, etc.); de eventueel door de medewerkers aangegeven belangstelling; de ambities, wensen, persoonlijke omstandigheden en ontwikkelingsmogelijkheden van de medewerkers.
Medewerkers die niet kunnen worden geplaatst in een nieuwe functie worden met ontslag bedreigd en krijgen de status van de herplaatsingskandidaat. De rechten en plichten van de herplaatsingskandidaat zijn geregeld in de CAO-NU en het sociaal beleidskader EUR. 6. Vacatures Indien na afronding van de plaatsingsprocedure binnen de nieuwe organisatie vacatures resteren worden deze door middel van belangstellingsregistratie opengesteld voor alle medewerkers die binnen de reorganiserende onderdelen werkzaam zijn, ongeacht de status (vast of tijdelijk) van hun dienstverband. Na afronding van deze procedure worden eventueel nog niet vervulde vacatures, buiten het kader van de reorganisatie vrij gegeven voor (externe) werving. 7. Plaatsingsadviescommissie (PAC) De beheerder die belast is met de uitvoering van de reorganisatie stelt een adviescommissie in die wordt belast met het opstellen van een concept plaatsingsplan. De beheerder geeft daarbij aan of de commissie haar activiteiten dient te richten op het voltallige dan wel een deel van het bij de reorganisatie betrokken personeel. De commissie wordt zodanig samengesteld dat wordt voldaan aan de eisen van onafhankelijkheid en deskundigheid. In verband met de onafhankelijkheid wordt het voorzitterschap bij voorkeur vervuld door een niet direct bij de reorganisatie betrokken persoon. Aan de commissie wordt een secretaris toegevoegd vanuit het SSC HR & Finance. De voorzitter neemt alle leden van de commissie gehoord hebbende een besluit ten aanzien van het per persoon uit te brengen plaatsingsadvies. Het advies wordt per persoon onderbouwd. Indien er binnen de commissie afwijkende meningen zijn, dan worden deze indien het betreffende commissielid daarom verzoekt, aan het advies toegevoegd. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. De leden van de commissie en de secretaris zijn verplicht tot strikte geheimhouding van alle informatie waarvan zij in dit kader kennis nemen. 8. Vaststellen concept personeelsplan en horen medewerkers.
De beheerder stelt, overwogen het van de PAC ontvangen plaatsingsadvies, een concept personeelsplan op. Afwijkingen van het plaatsingsadvies worden in voorkomende gevallen deugdelijk gemotiveerd. Na opstelling van het concept personeelsplan ontvangt de medewerker schriftelijk bericht over de uitkomsten van de plaatsingsprocedure in casu de daarin voor hem voorziene individuele gevolgen. De medewerker wordt overeenkomstig artikel 4:8 van de Algemene Wet Bestuursrecht* in de gelegenheid gesteld bedenkingen te uiten bij het ten aanzien van hem kenbaar gemaakte voornemen (zienswijzeprocedure). De eventueel ingebrachte bedenkingen worden meegewogen bij de definitieve besluitvorming. Het horen van de medewerker over de bedenkingen vindt plaats door de PAC Na het (definitieve) advies van de PAC met betrekking tot de eventueel ingebrachte bedenkingen, stelt de Beheerder het personeelsplan vast. Het College van Bestuur informeert het EUROPA over het geanonimiseerde personeelsplan en bereikt, indien noodzakelijk, overeenstemming over de inhoud van het sociaal plan en/of een afwijkende ontslagvolgorde. Hierna stelt het College van Bestuur het personeelsplan definitief vast. De medewerker ontvangt het op hem van toepassing zijnde besluit van de beheerder.
*Artikel 4:8 algemene wet bestuursrecht: 1. Voordat een bestuursorgaan een beschikking geeft waartegen een belanghebbende die de beschikking niet heeft aangevraagd naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt het die belanghebbende in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen, indien: a. de beschikking zou steunen op gegevens over feiten en belangen die de belanghebbende betreffen; en b. die gegevens niet door de belanghebbende zelf ter zake zijn verstrekt. 2. Het eerste lid geldt niet indien de belanghebbende niet heeft voldaan aan een wettelijke verplichting gegevens te verstrekken.
januari 2012
