(Minőségirányítási eljárás) 2. sz. verzió. A kiadás dátuma: március 12

BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA ME–01 A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE (Minőségirányítási eljárás) 2. sz. verzió A kiadás dátuma: 2004. március 12. (Érvényes visszavonásig)

FOLYAMATGAZDA:

Dr. Gáti József főtitkár

JÓVÁHAGYTA:

Dr. Rudas Imre főiskolai rektor

A kinyomtatott példány csak tájékoztató jellegű!

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS

Oldalszám:

ME – 01 A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE

1/15

TARTALOMJEGYZÉK 1. ELJÁRÁS CÉLJA ........................................................................................................ 2 2. KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK .............................................................. 2 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA ................................................................................................ 2 3.1. A döntési és érdekegyeztető mechanizmusok működtetése..................... 2 3.2. Partnerközpontúság ...................................................................................... 3 3.3. Belső kommunikáció ..................................................................................... 3 3.4. A szervezet ..................................................................................................... 5 3.4.1. A szervezet definiálása.............................................................................. 5 3.4.2. A minőségirányítás szervezet.................................................................... 5 3.5. A tervezés ....................................................................................................... 8 3.5.1. Küldetésnyilatkozat.................................................................................... 8 3.5.2. A Minőségpolitika és a minőségcélok megfogalmazása............................ 9 3.5.3. Stratégiai tervezés..................................................................................... 9 3.5.4. A minőségügyi folyamatok tervezése ...................................................... 12 3.6. Vezetőségi átvizsgálás ................................................................................ 13 3.6.1. Az átvizsgálás bemenő adatai ................................................................. 13 3.6.2. Az átvizsgálás kimenő adatai .................................................................. 14 4. SZABÁLYOZÁS HATÉKONYSÁGÁT MÉRŐ MUTATÓK ..................................................... 15


Érvényes visszavonásig!

Elérési út: F:\bmf\2004\0316\mi\ME_01_V_02.doc Folyamatgazda: Dr. Gáti József


Oldalszám:


2/15

1. ELJÁRÁS CÉLJA Olyan folyamatszabályozás létrehozása, amely a vezetőség felelősségi körén belül magába foglalja: Ö a döntési és érdekegyeztetési mechanizmusok működtetését; Ö a belső kommunikáció szabályozottságát; Ö a minőségirányítási szervezet kialakítását; Ö a stratégiai tervezést; Ö a vezetőségi átvizsgálást, Ö az intézményi célmeghatározást. Az eljárásban szabályozott szabványfejezet: Ö MSZ EN ISO 9001:2001 4. fejezete Minőségirányítási rendszer Ö MSZ EN ISO 9001:2001 5. fejezete A vezetőség felelősségi köre Ö MSZ EN ISO 9001:2001 8. fejezete Mérés, elemzés és fejlesztés Az eljárás a Főiskola. Minőségirányítási Kézikönyvével összhangban készült, és azzal együtt érvényes. Ezen szabályozással kapcsolatos fejezete: Ö 4. fejezet Minőségirányítási rendszer Ö 5. fejezet Vezetőség felelősségi köre Ö 8. fejezet Mérés, elemzés és fejlesztés 2. KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK Jogi szabályozások: Ö Felsőoktatást érintő jogszabályok listája Intézményi szabályzatok: Ö Főiskolai szabályozások listája Kapcsolódó minőségirányítási eljárások: Ö ME-02 A minőségirányítási rendszer Ö ME-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 3.1. A döntési és érdekegyeztető mechanizmusok működtetése A BMF vezetése a döntési és érdekegyeztető mechanizmusok működtetését, összhangban a jogszabályi kötelezettségekkel a Szervezeti és Működési Szabályzatban A kinyomtatott példány csak tájékoztató jellegű!




Oldalszám:


3/15

és annak függelékeiben valamint a Kollektív Szerződésben részletesen meghatározta. A döntési mechanizmusok kialakításánál a szubsziditás elvének követése az irányelv, azaz a vezetőség célja, hogy minden egyes döntés a kérdéses szinten megszülessen, és csak esetleges közvetlen vezetői összeférhetetlenség, befolyásoltság felmerülésekor kerüljön a kérdéses terület a következő döntési szintre. 3.2. Partnerközpontúság A partnerek azonosítása, a velük történő szoros együttműködés az ME-03 Partnerközpontúság a tanulmányi, kutatási és egyéb szolgáltatásokra című minőségirányítási eljárás szerint történik 3.3. Belső kommunikáció A BMF vezetése a jogszabályi követelményeknek megfelelően különböző testületek és fórumok működtetésével többirányú kommunikációt biztosít. A testületek és fórumok működését a Szervezeti és Működési Szabályzat alábbi paragrafusai szabályozzák: Ö A Főiskolai Tanács Ö A Főiskola Bizottságai, tanácsai Ö A Rektori Tanács Ö A Kari Tanács Ö Az intézet; Ö Szakmai és érdekképviseleti szervek; Ö A Főiskolai közgyűlés; Ö A főiskolai oktatók közgyűlése; Ö A Közalkalmazotti Tanács; Ö A Főiskolai Érdekegyeztető Tanács; Ö A nem oktató szervezeti egységek dolgozói közössége. A Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a Főiskolai Tanács működési rendje részletes előírásokat tartalmaz a testületek, fórumok működésére vonatkozóan. Az előírások meghatározzák a működési rendet, az ülések gyakoriságát, a határozathozatalok rendjét és azok eljuttatását az érintettek részére. A felsorolt testületek, fórumok munkájában az érintettek a szabályozás szerinti formában vesznek részt, és közvetlenül, illetve közvetetett módon (közlemény, jegyzőkönyv, nyomtatott kiadvány, stb. formájában) értesülnek az ott történtekről. A széleskörű tájékoztatás érdekében a BMF nyomtatott kiadványokkal támogatja az érintettek információkkal történő ellátottságát, ezek a következők:





Oldalszám:


4/15

Ö BMF Hírlevél; Ö BMF Közlöny; Ö HÖK kiadványok; Ö Időszakos kiadványok (pl. Évkönyvek, saját rendezésű konferenciák kiadványai); Ö TDK előadások programja, tartalmi kivonata; Ö Hivatalos kiadványok, szóróanyagok (pl. BMF Felvételi kalauz, Hallgatói információs kiadvány, stb.). A belső kapcsolattartásnak fontos részei (a személyes megbeszéléseket is beleértve) a szervezeti egységek belső értekezletei, amelyek révén az érintettek közvetlenül kapnak információkat a vezetőktől, és viszont. Az értekezletek gyakoriságát a vezetők határozzák meg, figyelembe véve a működés sajátosságait. Az értekezletekről emlékeztető készül, melyet az érintettek megkapnak illetve részükre hozzáférhető. Az elektronikus tájékoztatás eszköze az informatikai hálózat, amely révén elérhető az Internetes honlap és az Intranet. A minőségirányítási rendszer dokumentumai a helyi Intraneten keresztül állnak rendelkezésre. A főtitkár a minőségirányítási vezető közreműködésével határozza meg az egyes dokumentumok elérhetőségét, és védettségét. Az informatikai hálózat révén biztosított az elektronikus levelezés. Az informatikai hálózat működéséért az informatikai rektorhelyettes felelős, melyet a rendszergazdák munkáján keresztül valósít meg. A különböző telephelyek közötti közvetlen kapcsolat is részben elektronikus úton, illetve hagyományos módon (papíralapon: levél, fax) valósul meg. A belső kommunikációs csatornákat felhasználva történik az érintettek tájékoztatása a minőségirányítási rendszer működtetéséről: Ö a minőségpolitika, a célok és tervek teljesüléséről; Ö a követelményekről; Ö az eredményekről; Ö a minőségirányítási rendszer felügyeletéből és méréséből származó eredményekről és eltérésekről; Ö a minőségi eltérések kezelésének a dokumentumairól; Ö a minőségirányítási rendszer keretében működtetett javaslati rendszer eredményeiről; Ö az érintettek észrevételeiről.





Oldalszám:


5/15

3.4. A szervezet 3.4.1. A szervezet definiálása A Főiskola szervezeti felépítését a Budapesti Műszaki Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata és az SZMSZ 1. számú mellékletét képező: a BMF Szervezeti felépítés című dokumentum tartalmazza. A szervezet a hatályos Felsőoktatási törvény rendelkezései alapján lett kialakítva. 3.4.2. A minőségirányítás szervezet 3.4.2.1. A főiskolai minőségirányítási szervezet felépítése

A Főiskola minőségirányítási rendszerének fenntartása a rektor, szakmai hatékonyságának biztosítása a minőségirányítási vezető feladata. A minőségirányítási vezetőt a rektor bízza meg, feladatait és hatáskörét a Minőségirányítási eljárások rögzítik. 3.4.2.2. A szervezeti egységek funkcionális kapcsolódása és feladatköre A minőségirányítási vezető munkáját, a minőségirányítási rendszerkoordinátor, valamint az ő vezetésével dolgozó, Főiskolai Minőségirányítási Tanács támogatja, melynek tagjait a főiskolai dolgozók köréből a Főiskolai Tanács határozata alapján a rektor nevezi ki. A Hallgatói Önkormányzat e bizottságba - a Főiskolai Tanács egyetértésével - képviselőt delegálhat. A minőségirányítási vezető feladata és hatásköre: Ö a minőségirányítási rendszer eljárásokkal szabályozott működésének teljes körű felügyelete, az azokban meghatározott feladatok folyamatos ellátása (az ME-02 A minőségirányítási rendszer című eljárás szerint), Ö a minőségügyi dokumentációk rendszeres ellenőrzése (az ME-02 A minőségirányítási rendszer című eljárás szerint),





Oldalszám:


6/15

Ö a minőségirányítási rendszerkoordinátor munkájának irányítása, Ö a minőségirányítási megbízottak munkájának irányítása, Ö a főiskola minőségképességének értékelése, a vezetőség időszakos tájékoztatása, Ö belső auditok ütemezése, szervezése, a végrehajtás biztosítása, értékelése és javító, helyesbítő intézkedések végrehajtatása, ellenőrzése, Ö a tanúsító szervezet által végzett auditok előkészítése, közreműködés a tanúsító által végzett auditokon, az értékelések feldolgozása, Ö a vezetőség által indított fejlesztési, hibafeltáró intézkedések irányítása, végrehajtása rektori vagy kari főigazgatói elrendelés alapján, Ö az Intézményfejlesztési Terv véleményezése, fejlesztési irányok megnevezésével. Hatásköre alá tartozik a főiskolán működtetett minőségirányítási rendszer teljes körű felügyelete, fenntartása. A minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos javító intézkedések kezdeményezése, végrehajtása. A minőségirányítási vezető rendelkezik mindazon hatáskörrel, amely szükséges ahhoz, hogy a minőségirányítási szabvány szerint megkövetelt és a Minőségpolitikai elvárásoknak megfelelő minőségirányítási rendszer működjön. A főiskolai Minőségirányítási Tanács Éves ütemterv szerint dolgozik, működésével kapcsolatban jóváhagyott Működési szabályzattal rendelkezik. A Működési szabályzatot Minőségirányítási Tanács készíti és a minőségirányítási vezető terjeszti elő a rektornak jóváhagyásra. A főiskolai Minőségirányítási Tanács munkájáról a Főiskolai Tanácsnak évente beszámol, és a törvényi előírásnak megfelelően 3 évente a Főiskolai Tanács értékeli tevékenységét. A főiskolai Minőségirányítási Tanács maximum 10 állandó tagból áll. Abban az esetben, ha a karokról delegált tagok bármelyike több funkciót ellátva vesz részt a bizottság munkájában, az adott kar főigazgatója javaslatot tehet egy oktató tanácsi tagságára. A főiskolai Minőségirányítási Tanács intézményi felügyeletét a rektor látja el. A főiskolai Minőségirányítási Tanács feladata: Ö a Minőségügyi Stratégia előkészítése, Ö a minőségirányítási vezető javaslata alapján az Éves Minőségügyi Terv előkészítése, Ö Intézményfejlesztési stratégia (Oktatásfejlesztési, a Humánpolitikai és a Tudományos Kutatás-fejlesztési PR Stratégia) véleményezése, Ö az éves vezetőségi átvizsgáláshoz dokumentáció előkészítése (a karok minőségirányítási rendszerének működését jellemző mutatók, dokumentumok, jelentések összerendezése, hiánypótlások kérése a karoktól).





Oldalszám:


7/15

Egyéb feladatok: A végrehajtásban, eljárásokban bekövetkezett változások véleményezése, javaslat a minőségügyi szabályozás dokumentációs anyagának módosítására a minőségirányítási vezetőnek. Ha mindez egyéb szabályzók, dokumentumok felülvizsgálatát is megkívánja, akkor a minőségirányítási vezetőnek javaslattal él a főtitkár felé. A Minőségirányítási Rendszer Koordinátor munkáját közvetlenül a Minőségirányítási Vezető irányítja. A minőségirányítási rendszere operatív feladatainak ellátásán keresztül kiemelten foglalkozik a következő feladatok ellátásával: Ö a minőségirányítási rendszer informatikai támogatása, Ö rendszeres minőségügyi külső és belső kommunikáció szervezése és lebonyolítása, Ö a csoportmunkák koordinálása, Ö a rendszeres értékelésben való aktív részvétel, elemző munka, Ö a minőségirányítással kapcsolatos pályázatok nyomonkövetése és operatív támogatása, Ö a belső szabályozások harmóniájára vonatkozó folyamatos figyelés, nyomonkövetés és erről folyamatos beszámolás a Minőségirányítási Vezetőnek. A kari minőségirányítási megbízottak munkáját, az ő vezetésükkel dolgozó, kari minőségirányítási bizottság támogatja, melynek tagjait a kari dolgozók köréből a Kari Tanács határozata alapján a kari főigazgató bízza meg, feladataikat a Minőségügyi eljárások rögzítik. A Hallgatói Önkormányzat e bizottságba - a Kari Tanács egyetértésével - képviselőt delegálhat. A kari minőségirányítási megbízottakat a kari főigazgató bízza meg, feladatuk: Ö A főiskolai Minőségirányítási Tanács határozatainak kari szintű értelmezése és lebontása, a feladatok nyomonkövetése és a megvalósítás támogatása. Ö Tevékenységével a főiskola minőségirányítási rendszerével összhangban kell eljárni, melyről a minőségirányítási vezetőnek számol be rendszeresen. Ö A kari folyamatok ismeretében a főiskolai Minőségirányítási Tanács munkájában való részvétel. A kari Minőségirányítási Bizottság a munkájáról a főiskolai Minőségirányítási Tanácsnak rendszeresen, a Kari Tanácsnak pedig évente beszámol. A kari Minőségirányítási Bizottság feladata a minőségirányítási rendszer működtetésével kapcsolatos operatív feladatok ellátása, úgymint: Ö az éves tervek kari szintű előkészítése, véleményezése,





Oldalszám:


8/15

Ö a minőségügyi mutatókhoz szükséges adatok összegyűjtése, értékelése, Ö javaslattétel javító intézkedésekre, Ö adatszolgáltatás, Ö a belső auditok megszervezésében való közreműködés, Ö a felügyeleti és tanúsító auditokon való közreműködés, Ö a dolgozók szempontjából fontos érdekek képviselete a minőségügyi döntésekben, Ö fejlesztések, eltérések javításának nyomonkövetése, és megbízás szerinti végrehajtatása. A Minőségellenőrzési Bizottság a Főiskolai Tanács javaslattevő testülete, elnökét és tagjait az oktatók és kutatók köréből a Főiskolai Tanács három évre választja. A Hallgatói Önkormányzat e bizottságba - a Főiskolai Tanács egyetértésével - képviselőt delegálhat. A Minőségellenőrzési Bizottság létszáma 10 fő, karonként 1-1 oktató és hallgató. Tagjait a Kari Tanácsok és a Kari Hallgatói Önkormányzatok jelölik. A bizottság elnökét annak tagjai maguk közül választják meg. A Minőségellenőrzési Bizottság feladatai: A bizottság évente rendszeresen értékeli a képesítési követelmények érvényesülését, az intézményi hatáskörben indított szakirányú továbbképzési szakok és az akkreditált felsőfokú iskolai rendszerű szakképzések minőségét, a személyi és tárgyi feltételek fennállását, összegzi az oktatási és kutatási tevékenység eredményeit, és éves jelentését - intézkedési javaslataival együtt - az Főiskolai Tanács elé terjeszti. A Minőségellenőrzési Bizottság felmérése alapján készült főiskolai tanácsi jelentést a Minőségirányítási Tanács véleményezésre megkapja. A Minőségellenőrzési Bizottság munkáját az érvényes MAB és OM rendelkezések, valamint a Főiskola stratégiai célkitűzései szempontjából végzi. Évente legalább egy alkalommal a Minőségellenőrzési Bizottság és a Minőségirányítási Tanács vezetője egyeztetést folytat, melyben felülvizsgálja az aktuális MAB-os, OM-es elvárások és az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány elvárásainak megvalósulását. Eltérések esetén a Minőségirányítási Tanács feladata a hatékony, és az elvárásokkal összhangban lévő rendszerelemek kialakítása. 3.5. A tervezés 3.5.1. Küldetésnyilatkozat A Főiskola Alapnyilatkozatában megfogalmazott Küldetésnyilatkozat az intézmény hosszú távú, az aktuális intézményvezetéstől független oktatási, kutatás-fejlesztési illetve szolgáltatási tudományos feladatait rögzíti. A Küldetésnyilatkozatban a fejlesz-





Oldalszám:


9/15

tési elképzelések megvalósulásával kialakuló szervezeti rendszer és annak működése jelenik meg kb. 10 éves távlatban. Az intézmény Küldetésnyilatkozatának megfogalmazása a rektor feladata, elfogadása a Főiskolai Tanács hatásköre. 3.5.2. A Minőségpolitika és a minőségcélok megfogalmazása A felső vezetés a Főiskola Minőségpolitikájában fogalmazza meg a képzéssel, a kutatással, a szolgáltatással és a szervezettel kapcsolatos középtávú (4 év időtartamot átfogó) célkitűzéseit, amelyet minden évben felülvizsgál: Ö a célkitűzések megvalósulása, Ö a megvalósítás eszközeinek hatékonysága, valamint Ö a Minőségpolitikának a Főiskola valamennyi szintjén történő ismertsége szempontjából. A Minőségpolitika tervezetének Ö előkészítése a Főiskolai Minőségirányítási Tanács javaslatai alapján a minőségirányítási vezető; Ö megfogalmazása és jóváhagyása a rektor feladata. A Minőségpolitikában megfogalmazott célkitűzéseket a Főiskola vezetése minőségügyi mutatók célértékeire konkretizálja (ME-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés című eljárás szerint), a célértékeket évente felülvizsgálja. 3.5.3. Stratégiai tervezés A stratégiatervezés folyamatának lépései: Ö Helyzetelemzés; Ö Stratégiai célok megfogalmazása; Ö Párhuzamos stratégiai célok kidolgozása; Ö A párhuzamos stratégiai célok értékelése; Ö Döntés, a megfelelő cél meghatározásáról; Ö A stratégiák megvalósítása-fejlesztési programok; Ö A fejlesztési programok megvalósítása; Ö A megvalósítás ellenőrzése és visszacsatolás. 3.5.3.1. Helyzetelemzés A stratégiai tervezés előkészítő lépése a helyzetelemzés. Valamennyi tervezésnél meg kell határozni az előkészítésért felelős személyt (főiskolai tanácsi tervezés esetén, az illetékes bizottság, vezetői döntések esetén a Rektori Tanács)





Oldalszám:


10/15

A helyzetelemzés két területe: Ö Külső környezet elemzése; Ö Belső erőforrások és képességek vizsgálata. A külső környezet elemei: Ö Általános környezet: általános gazdasági helyzet, a jogi szabályozás, a társadalmi kultúra, a technológiai fejlődés iránya; Ö Kompetitív környezet: a felsőfokú oktatási intézmények közötti versenyt meghatározó tényezők úgy, mint az Oktatási Minisztérium, a MAB és a többi partner igényei, a többi oktatási intézmény, mint potenciális versenytárs, a társadalmi hatások, Ö EU követelmények. A belső erőforrások és képességek számba vétele: Ö pénzügyi, tárgyi, emberi, szervezeti, szakmai, innovációs erőforrások és az intézményi hírnév vizsgálata, Ö erős és gyenge pontok meghatározása, Ö a BMF által kínált oktatási kínálat elemzése, Ö az intézményi kultúra és a motivációs rendszer vizsgálata. 3.5.3.2. Stratégiai célok A stratégiai célok kifejezik a BMF vezetésének szándékait, meghatározva, mit kell elérni hosszú távon. A feladatok meghatározzák, mit kell tenni bizonyos időtartam alatt, hogy a kitűzött célok elérhetők legyenek. A stratégiai célkitűzések meghatározásánál a folyamatosan rendelkezésre álló, az OM és a MAB számára készített célmeghatározás formai kereteit használjuk. Az OM ajánlása szerinti stratégiai területek: Ö képzésfejlesztés, Ö kutatás-fejlesztés, Ö szolgáltatások fejlesztése, Ö szervezetfejlesztés. A stratégiai célok kitűzésének folyamata: Ö A főiskolai célok stratégiai prioritásait a rektor határozza meg, a helyzetelemzés, az OM és a MAB elvárásai alapján. E prioritásokat ismerteti a Főiskolai Tanács ülésén, és jóváhagyatja azokat. Ezek után a célok megfogalmazása a stratégiai döntés ügyében járatos legmagasabb beosztású főiskolai vezető felelőssége.





Oldalszám:


11/15

Ö Az önálló gazdálkodó egységek vezetői – bevonva munkatársaikat - a rektor által meghatározott célokat lebontják saját szervezetük valamennyi szintjére. Ennek napirenden tartásáért a főtitkár a felelős, nyomonkövetése jegyzőkönyvekben és az Intézményfejlesztési Tervben valósul meg. Ö A minőségirányítási vezető koordinálásával a szervezeti egységek vezetői folyamatos konzultációt folytatnak egymással a célkitűzések összhangjának megteremtése céljából. Minden stratégiai célkitűzés megvalósítási modelljét előre ki kell dolgozni, felelőseit szervezeti egységenként hozzárendelni. Az Intézményfejlesztési tervet az Oktatási Minisztérium által kiadott Kézikönyv a Felsőoktatási Intézmények Fejlesztési Tervéhez című dokumentum alapján kell elkészíteni. Felelős az intézményfejlesztési rektorhelyettes. Az Intézményfejlesztési terv tartalma: Ö átfogó intézményi önértékelés, Ö Küldetésnyilatkozat (hosszú távú célkitűzések), Ö Minőségpolitika (középtávú célkitűzések), Ö stratégiai tervek, Ö a stratégia tervekre építhető fejlesztési programok, a programok megvalósulásához kapcsolódó beruházási tervek (Cselekvési terv), Ö a programok megvalósulását nyomonkövető ellenőrzési-értékelési tervek. 3.5.3.3. Párhuzamos stratégiai célok kidolgozása Amennyiben a helyzetelemzésből vagy a Főiskola érdekeiből következően egy adott cél párhuzamos megvalósításának több útja is elképzelhető, célszerű alternatívák kidolgozása. Az alternatívák kidolgozásának szükségességét a szervezeti egységek vezetői döntik el, szükség esetén a rektorral és a főtitkárral együttműködve. 3.5.3.4. A párhuzamos stratégiai célok értékelése A párhuzamos célok értékelése a célkitűzés szintjétől függően általában csoportmunkában történik az érintett vezetők közreműködésével. Az értékelés főbb szempontjai: Ö elérhető előnyök, várható veszélyek, Ö a belső fogadókészség. 3.5.3.5. Döntés a megfelelő cél meghatározásáról A stratégia elfogadásának szempontjai: Ö a stratégia ne tartalmazzon egymást kölcsönösen kizáró célokat;





Oldalszám:


12/15

Ö a stratégia vegye figyelembe a környezeti változásokat; Ö mennyiben biztosít előnyöket más intézményekkel szemben; Ö a megvalósíthatóság mennyire épít az egyéni és szervezeti képességekre, a problémamegoldó képességre. A stratégia döntés előtti átvizsgálása a rektor hatásköre, a stratégia elfogadása és hatályba léptetése a Főiskolai Tanács hatásköre. 3.5.3.6. A stratégiák megvalósítása-fejlesztési programok A fejlesztési programok évenként készülnek, a felelősök a pontos tartalom, a rész- és véghatáridők, az igénybe vehető erőforrások meghatározásával. Ezt Főiskolai szinten, a rektor-helyettesek, a gazdasági főigazgató, a főtitkár felügyeleti területein a Főiskolai Tanács hagyja jóvá. Kari szinten a főigazgató, a főigazgató-helyettes illetve a Kari Tanács megküldi a Főiskolai Tanácsnak jóváhagyás céljából. 3.5.3.7. A fejlesztési programok megvalósítása A fejlesztési programok tervezete szerint a felelősök gondoskodnak a tevékenységek megvalósításáról, nyomonkövetéséről, és meghatározott mértékig felelősek az erőforrások felhasználásáért. Szükség esetén módosításokat kezdeményezhetnek, mely a módosítások szintjétől függően egy magasabb beosztású vezető által, vagy ha a célok egészét érinti, a cél meghatározója által kerülhet elfogadásra. 3.5.3.8. A megvalósítás ellenőrzése, visszacsatolás A fejlesztési programok nyomonkövetése során a felelősök intézkednek a korrekciók megtételére vonatkozóan. A stratégiai célkitűzések megvalósulásának szervezett körülmények között történő felül-vizsgálata vezetőségi átvizsgálás keretében a Főiskolai Tanács által évente történik. Az ülésen a felelősök beszámolnak az addigi tevékenységről, a beszámolót a Főiskolai Tanács megvitatja, majd meghozza a szükséges intézkedéseket a további teendőkkel kapcsolatban. Az ülésről a Főiskolai Tanács Ügyrendje szerint feljegyzés készül. 3.5.4. A minőségügyi folyamatok tervezése 3.5.4.1. A minőségügyi stratégia kialakítása A Minőségügyi stratégia előkészítése a főiskolai Minőségirányítási Tanács feladata. A Minőségügyi stratégia tervezetét a Főiskolai Tanács hagyja jóvá. A stratégia elkészítésének idejét a rektor határozza meg, a Főiskola többi stratégiai tervéhez igazodva.





Oldalszám:


13/15

3.5.4.2. A minőségügyi terv kidolgozása A Minőségügyi stratégia célkitűzéseinek figyelembe vételével, annak lebontásaként kell meghatározni az Éves Minőségügyi tervet. Ehhez a minőségirányítási vezető javaslata alapján a főiskolai karok, illetve a központi szervezeti egységek szintjén kell meghatározni az adott évre kitűzött operatív tevékenységeket. 3.5.4.3. A tervezés megvalósulásának értékelése A főiskolai Minőségirányítási Tanács a kari Minőségirányítási Bizottságok jelentése alapján minden évben felülvizsgálja a minőségirányítási rendszert, értékelve a rendszer működésének hatékonyságát és mérlegelve a szolgáltatási folyamat fejlesztési lehetőségeit (emberei erőforrás, eszközök, stb.). Az értekezlet főbb témái: Ö Az előző évben megfogalmazott minőségi célok (Minőségügyi terv, Auditterv, Minőségmutatók) megvalósulásának értékelése. Ö A belső és külső auditok tapasztalatai, a feltárt nemmegfelelőségekre hozott helyesbítő és megelőző intézkedések értékelése. Ö A háromkörös mérésből származó adatok értékelése. Ö Az érvényben lévő kari és főiskolai szabályozások felülvizsgálata és összehangolása Ö A minőségügyi mutatók célértékeinek felülvizsgálata. Ö Az új minőségi célok és éves tervek elkészítése. A minőségirányítási szervezet éves munkájáról és az Éves Minőségügyi terv megvalósulásáról a minőségirányítási vezető a vezetőségi felülvizsgálaton számol be. Az éves értékelések alapján a főiskolai Minőségirányítási Tanács felülvizsgálja az érvényes Minőségügyi stratégiát. Szükség esetén módosításokat határoznak meg, melynek tervezetét a minőségirányítási vezető előterjeszti a Főiskolai Tanács felé jóváhagyásra. 3.6. Vezetőségi átvizsgálás 3.6.1. Az átvizsgálás bemenő adatai A minőségirányítási vezető, a MAB éves jelentés, a belső auditorok tapasztalatai, az önértékelés eredményei és az adatszerűen értékelhető eredmények alapján beszámolót készít, amely a vezetőségi átvizsgálás bemenő adatát képezi. Az átvizsgálás további bemenő dokumentumai: Ö a minőségpolitika, Ö a fejlesztési programok célkitűzéseinek előzetes értékelése,





Oldalszám:


14/15

Ö az előző vezetőségi átvizsgálás alkalmával hozott intézkedések nyomonkövetési dokumentumai, Ö a külső auditok megállapításai; Ö a helyesbítő és megelőző intézkedések feljegyzései, Ö a folyamatok eredményességét, valamint az oktatási tevékenység megfelelőségét értékelő mutatószámok, Ö a hallgatói és dolgozói megelégedettségre vonatkozó vizsgálatok tapasztalatai; Ö minőségmutatók a működés feltételeire vonatkozóan, Ö az önálló gazdasági egységek értékelései, Ö egyéb lényeges minőségügyi feljegyzések. Az átvizsgálás alapja a kitűzött célok elérésének hatékonysága, szükség szerinti módosítások, lehetőség szerint adatok alapján, lehetőséget teremtve az értékelés és a fejlesztések jobbítására. Az összehasonlítás dokumentálása során a rektor tételesen az egyes fejlesztési programokhoz megfogalmazza elvárásait, melyeket a megvalósult fejlesztések alapján egyenként értékel. Az értékelés kimenete fokozatokban jelentkezik, úgymint: Ö TT: fölösleges túlteljesítés (erőforrás pazarlás), Ö T: teljesítés, az elvárási szintnek megfelelő, vagy annál magasabb színvonalon, Ö H: indokolt fejlesztési terület külső okok miatti halasztása, mely alulteljesítésben jelentkezik, Ö FC: idejét múlt, fölösleges, vagy módosítandó célkitűzés, melynek átalakítása, vagy megszüntetése indokolt, Ö MH: olyan cél, melynek objektív megítélése megfelelő mérés hiányában korrektül nem lehetséges. Vitatható értékeléseknél a vezetés joga pótlólagos előkészítést, adatforrásokat, helyszíni szemléket bevonni a felülvizsgálatba. 3.6.2. Az átvizsgálás kimenő adatai A vezetőségi átvizsgálásról jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza a vezetés értékelését, valamint a felülvizsgálatkor meghatározott, és végrehajtandó helyesbítő és megelőző intézkedéseket, a következő szempontok szerint: Ö az általánosítható problémák és erősségek a fejlesztési program megvalósítására vonatkozóan (a Minőségirányítási Tanács feladata),





Oldalszám:


15/15

Ö vezetői nyilatkozat a minőségirányítási szabvánnyal való kompatibilitással kapcsolatosan (rektor feladata), Ö feljegyzés a következő fejlesztési programokra vonatkozóan (minőségirányítási vezető feladata), Ö az erőforrás szükségletek meghatározása (gazdasági főigazgató, minőségirányítási vezető feladata). A vezetőségi átvizsgálás megállapításait, a hozott intézkedéseket a főtitkár hozza nyilvánosságra a belső kommunikációs csatornákon keresztül. A vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyvét a minőségirányítási vezető 6 évig őrzi meg. 4. SZABÁLYOZÁS HATÉKONYSÁGÁT MÉRŐ MUTATÓK A szabályozás hatékonyságát mérő mutatókat a Minőségügyi mutatók listája című dokumentum tartalmazza.




(Minőségirányítási eljárás) 2. sz. verzió. A kiadás dátuma: március 12

Recommend Documents