Minőségbiztosítási rendszer a Kaszimpex Kft. gyakorlatában

Budapest Gazdasági Főiskola Külkereskedelmi Főiskolai Kar Szak: Külgazdasági Tagozat: Esti Szakirány: Export-import Témafelelős tanszék: Minőségmenedzsment (TQM) Tanszék

Minőségbiztosítási rendszer a Kaszimpex Kft. gyakorlatában

Készítette: Kaszper Dániel

Budapest, 2003

TARTALOMJEGYZÉK Bevezetés 1. Történelmi visszatekintés 1.1.

1.2.

5 Minőséggel kapcsolatos fogalmak 5 1.1.1. A minőség fogalma 5 1.1.2. Folyamatos fejlődés 6 1.1.3. Minőségszabályozás, minőségirányítás, minőségbiztosítás, teljes körű minőségirányítás 6 ISO szabványos menedzsment 7 1.2.1. ISO szabványos menedzsment kialakulásának előzményei 7 1.2.2. ISO szabványos menedzsment története 9

2. Az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerint rendszer a Kaszimpex Kft. gyakorlatában 1.1.

2.2.

A Kaszimpex Kft. bemutatása 2.1.1. A Kaszimpex Kft. története és tevékenységi köre 2.1.2. A Kaszimpex Kft. minőségpolitikája 2.1.3. Egy minőségbiztosítási rendszer igényének felmerülése Az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány húsz fejezete 2.2.1. A vezetőség felelőssége 2.2.2. Minőségirányítási rendszer 2.2.3. Szerződések átvizsgálása 2.2.4. A műszaki tervezés szabályozása 2.2.5. Dokumentumok és adatok kezelése 2.2.6. Beszerzés 2.2.7. Vevő által beszállított termék kezelése 1.1.8. A termék (szolgáltatás) azonosíthatósága és nyomonkövethetősége 2.2.9. Folyamatszabályozás 2.2.10. Ellenőrzés és vizsgálat 2.2.11. Ellenőrző és mérőeszközök kezelése 2.2.12. Ellenőrzött és vizsgált állapot 2.2.13. Nem megfelelő termék kezelése 2.2.14. Helyesbítő és hibamegelőző tevékenység 2.2.15. Kezelés, tárolás, csomagolás, kiszállítás 2.2.16. Minőségügyi bizonylatok kezelése 2.2.17. Belső minőségügyi auditok 2.2.18. Oktatás, képzés 2.2.19. Vevőszolgálat 2.2.20. Statisztika

3. A rendszer bevezetése és tanúsítása a Kaszimpex Kft.-nél 1.1.

A rendszer bevezetése és tanúsítása 3.1.1. A rendszer bevezetése 3.1.1.1. Vezetőség elkötelezettsége 3.1.1.2. Minőségügyi megbízott szerepe és jelentősége 3.1.1.3. Tanácsadó szerepe és jelentősége 1.1.1.4. Mit kell egy cégnek teljesíteni a sikeres rendszerbevezetés érdekében? 3

14 14 14 15 17 19 19 21 22 24 24 25 26 27 27 28 29 29 30 31 31 32 32 33 34 34 36 36 36 36 37 39 40

3.2.

3.3.

3.1.1.5. Egy minőségügyi rendszer bevezetésének lépései 41 3.1.1.6. A rendszerbevezetés időigénye 42 3.1.2 A rendszer tanúsítása 42 A rendszer bevezetésével, tanúsításával kapcsolatos költségek és előnyök 43 1.1.1. A rendszer bevezetésének és tanúsításának költségei 44 3.2.2. A rendszer bevezetésével és tanúsításával járó előnyök 45 3.2.2.1. Szervezeten belül érvényesülő előnyök 45 3.2.2.2. A külső környezet irányában érvényesülő előnyök 46 A rendszer bevezetésével járó változások 46 1.1.1. A rendszer bevezetésével kapcsolatos ún. „vélt hátrányok” 47 3.3.2. A rendszer megismerése és elfogadása 47

4. Az ISO 9001: 2000-es szabvány szerinti minőségirányítási rendszer 4.1.

Az ISO 9000-es sorozat módosítása 4.1.1. Változtatások igényének felmerülése 1.1.2. Az ISO 9001: 2000-es szabvány követelményei 4.1.2.1. Minőségirányítási rendszer 4.1.2.2. A vezetőség felelőssége 4.1.2.3. Gazdálkodás az erőforrásokkal 4.1.2.4. A termék előállítása 4.1.2.5. Mérés, elemzés és tökéletesítés

48 49 49 50 50 50 51 51 52

Összefoglalás

53

Felhasznált irodalom

54

Mellékletek

55 Mellékletek 1: Az 1987-ben megjelenő ISO 9000-es szabvány sorozat kialakulásáig vezető út legfontosabb állomásai Mellékletek 2: A Kaszimpex Kft. szervezeti felépítése Mellékletek 3: A minőségirányítási rendszer dokumentumainak és bizonylatainak hierarchikus felépítése Mellékletek 4: A rendszerbevezetés, a tanúsítás és a két felülvizsgálati audit költségeit összesítő táblázat Mellékletek 5: Kérdőív Mellékletek 6: A minőségirányítás nyolc alapelve

4

Bevezetés A rendszerváltás óta eltelt időszakra visszatekintve Magyarországon rohamosan megnőtt azon szervezetek száma, amelyek minőségügyi rendszert vezettek be. Ez a folyamat az ezredforduló után sem változott meg, sőt emelkedő tendenciát mutat. A kezdeti időszakban a minőségügyi rendszerek bevezetése a nagy vállaltok sajátja volt, azonban mára a kisebb szervezetek számára is elérhető közelségbe került valamely minőségügyi rendszer kiépítése és tanúsítása. Az Európai Unióhoz való csatlakozás egyik fontos kritériuma, hogy a magyar gazdaság felzárkózása megtörténjen. Ennek egyik fontos eleme, hogy a gazdálkodó szervezetek nagy része rendelkezzen valamilyen szabványosított minőségügyi rendszerrel. Magyarországon az elmúlt tíz-tizenkét évben az ISO 9000-es szabványsorozat követelményeit kielégítő minőségügyi rendszerek épültek ki a legnagyobb számban, amelyek az európai gyakorlatban is általánosan elfogadottak. A minőségügyi rendszerek kiépítésének és tanúsításának elvitathatatlan előnye mellett megvannak a nehézségei is, amelyek az újfajta szemléletből valamint költség-, idő- és munkaerői igényeiből adódnak. Szakdolgozatomban az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszer jellemzőinek, kiépítésének és tanúsításának előnyeit, hátrányait, valamint költség-, idő- és munkaerő igényének kérdéseivel szeretnék foglalkozni. A téma pusztán elméleti síkon történő kidolgozásának elkerülése végett az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszer jellemzőit, a rendszer kidolgozásának folyamatát, annak problematikáját, valamint a rendszer tanúsításának kérdéseit egy nyugat magyarországi kis vállalkozás gyakorlatán keresztül szeretném bemutatni. Az általam választott Kaszimpex export – import Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. három évvel ezelőtt dolgozta ki és tanúsíttatta az MSZ EN ISO 9002: 1996-os

szabvány

szerinti

minőségbiztosítási

rendszert,

amely

rendszer

továbbfejlesztése gyanánt az év második felében bevezetésre kerül az ISO 9001: 2000es szabvány szerinti minőségirányítási rendszer. Szakdolgozatom megírásában az elérhető szakirodalomra (lásd Felhasznált irodalom), a Kaszimpex Kft. ügyvezető igazgatójával készített interjúra, a cég ügyvezető igazgatója, ügyvezetője és alkalmazottai által kitöltött kérdőívekre (lásd Mellékletek 5), valamint a Kaszimpex Kft. belső anyagaira (Kaszimpex Kft. Minőségirányítási Kézikönyve) támaszkodtam.

5

Az első fejezetben egy rövid áttekintést kívánok adni a minőséggel kapcsolatos lapvető fogalmakról, az ISO szabványos menedzsment kialakulását megelőző időszakról, valamint az ISO szabványos menedzsment fejlődéséről, kialakulásának történetéről. A második fejezetben található az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási

rendszer

követelményeinek

bemutatása

a

Kaszimpex

Kft.

gyakorlatában. Ez a fejezet a szakdolgozatom szerkezeti felépítésének arányait megbontja, ami azonban a kidolgozandó téma jellegéből adódóan elkerülhetetlen. A harmadik fejezet a minőségbiztosítási rendszer kidolgozásának, tanúsításának, a bevezetett rendszer jellemzőinek kérdéseivel foglalkozik. Ebben a fejezetben kerül kifejtésre az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszer bevezetésének követelményrendszere, a bevezetés folyamata, a tanúsítás követelményei, valamint mindezek költségei. A negyedik fejezet az ISO 9001: 2000-es szabvány szerinti minőségirányítási rendszer legfontosabb követelményeinek összegzését tartalmazza. Összegezve szakdolgozatom célja, hogy egy átfogó képet adjak a Kaszimpex Kft. minőségbiztosítási rendszerének követelményeiről, a rendszerkiépítés és tanúsítás legfontosabb kérdéseiről, valamint bemutassam a továbbfejlődés alapjául szolgáló ISO 9001:

2000-es

szabvány

szerinti

minőségirányítási

követelményeit.

6

rendszer

legfontosabb

1. fejezet Történelmi visszatekintés Szakdolgozatom első fejezetében célom, hogy a mai modern minőségirányítási rendszerekig vezető utat bemutassam, hogy egy olyan átfogó történelmi visszatekintést adjak, amelynek segítségével könnyebben értelmezhető és érthető az, amit a szakirodalom, modern minőségirányítási rendszernek nevez. A fejezet első részében a minőséggel

kapcsolatos

legfontosabb

fogalmak

tisztázására,

majd

a

minőségmenedzsment kialakulásának átfogó történelmi bemutatására kerül sor.

1.1. Minőséggel kapcsolatos fogalmak 1.1.1. A minőség fogalma A mindennapok során a minőség kifejezést sokféleképpen értelmezik, ha megkérdezzük az embereket, hogy mit jelen számukra ez a kifejezés, akkor a következő fogalmakat említenék meg a legnagyobb gyakorisággal: megfelelő paraméterek, megbízhatóság, megfelelés az előírásoknak, jogszabályoknak, jó szervízhálózat, tartósság, kényelem, udvarias kiszolgálás, kedvesség, esztétikus megjelenés, versenyképesség, pontosság, energiatakarékosság, gazdaságosság. Valójában meg kell jegyeznünk, hogy a minőség mindenkinek mást jelent, egy kicsit mindenki másként fogalmazza meg. Azonban vannak olyan elemek, amelyeket nem hagyhatunk figyelmen kívül, ezek a következők: a minőséggel kapcsolatosan nagyon nagy jelentősége van, annak, hogy a vevő mit akar; hogy mikor elégedett a vevő, hogy a követelményeknek az adott termék vagy szolgáltatás megfelel-e; hogy használatra alkalmas-e; valamint meg kell említenünk, hogy az ár önmagában nem határozza meg a minőséget. A minőség szabványos megfogalmazása (ISO 9000: 2000 szerint): a minőség annak a mértéke, hogy mennyire teljesíti a saját jellemzők összessége a követelményeket. Nem az igények és elvárások kielégítését befolyásoló jellemzők összessége jeleni a minőséget, hanem az igények és elvárások teljesítésének a mértéke.

7

1.1.2. Folyamatos fejlődés A minőség megvalósításának egyik legfontosabb eleme a folyamatos fejlesztés. Tanulnunk kell a hibáinkból és a következő alkalommal már jobban kell csinálnunk az adott dolgot. Alapvető követelménnyé, belső késztetéssé kell, hogy váljon a tevékenységünk változtatására, javítására való törekvés. A folyamatos fejlesztés alapmodellje a W. A. Shewart által bevezetett, majd W.E. Deming által használt és sokak által továbbfejlesztett PDCA ciklus. A ciklus szerint minden tevékenység lebontható négy lépésre, amelyek a következők: P (plan), D (do), C (check), és A (act). A Következő összefoglaló táblázat áttekinthetően tartalmazza a ciklus elemeit és azok rendeltetését. Ciklus lépései

A ciklus négy lépésének funkciói

P (plan) Tervezd meg!

Meghatározzuk a folyamat, vagy bármilyen tevékenység kulcsproblémáit és azt, hogy hogyan lehet őket kijavítani.

D (do) Cselekedj!

Megvalósítjuk a tervet.

C (check) Ellenőrizd!

Ellenőrizzük és elemezzük, hogy amit megterveztünk működik-e és jobb tulajdonságokat ad-e Beavatkozunk s módosítjuk a folyamatokat, majd

A (act) Avatkozz be!

alkalmazzuk a javított, fejlesztett folyamatokat. PDCA ciklus elemeit összefoglaló táblázat

Bármely tevékenység javítható, fejleszthető, ha módszeresen megtervezzük a javítást és a fejlesztést. Bármely tevékenységgel kapcsolatban alkalmazható a PDCA ciklus, ha megértjük a folyamat elvégzésének jelenlegi gyakorlatát, megtervezzük a megoldásokat és végrehajtjuk őket, elemezzük az eredményt, majd bevezetjük, és újból kezdünk minden, a következő probléma felé fordulunk. 1.1.3. Minőségszabályozás, minőségirányítás, minőségbiztosítás, teljes körű minőségirányítás Minőségszabályozás: (Quality control) eredetileg minőség-ellenőrzésnek nevezték a helytelen fordítás miatt. Az ellenőrzés azonban mást jelent, ugyanis a jellemzőket határozzuk

meg

összehasonlíthassuk

mérések, a

vizsgálatok

meghatározott 8

segítségével,

hogy

az

eredményeket

követelményekkel,

a

megfelelőség

meghatározásának céljából. A minőség szabályozás eszközök, módszerek, és tevékenységek alkalmazását jelenti, amelyek a minőségi követelmények teljesülését szolgálják. Minőségirányítás:

összehangolt

tevékenységek

egy

szervezet

irányítására

és

szabályozására a minőség szempontjából (ISO 9000: 2000). Beletartozik a szervezet minőségi célkitűzéseinek megvalósításához szükséges folyamatok tervezése és működtetéséhez és az ehhez szükséges erőforrások biztosítása. A minőségirányítás helyett gyakran minőségmenedzsmentet (quality management) használnak. Minőségbiztosítás: általában a minőségirányítási rendszeren belül alkalmazott tervezett és módszeres tevékenységet értünk alatta, melynek célja a bizalomkeltés a vezetőségben és a vevőkben a minőségi követelmények teljesítését illetően. Gyakran használják a minőségbiztosítást a hétköznapokban a minőségirányítás és a minőségügy helyett. Teljes körű minőségirányítás: a szervezet olyan irányítási koncepciója, amelynek központjában a minőség áll, és amely összes tagjának részvételén alapszik és azt célozza, hogy hosszú távon sikerrel nyerje el a vevők megelégedettségét, és hasznára szolgáljon a szervezet összes tagjának és a társadalomnak A minőségirányítás az általános irányítási funkciók minden olyan tevékenysége, amely meghatározza a minőségpolitikát, a minőségre vonatkozó célkitűzéseket és feladatköröket. Valamint megvalósítja azokat a következő eszközökkel: minőségtervezés, minőségfejlesztés, minőségbiztosítás és minőségszabályozás.

1.2. ISO szabványos menedzsment 1.2.1. ISO szabványos menedzsment kialakulásának előzményei A modern minőségügyi rendszerek a XX. században alakultak ki. Kialakulásuk nagymértékben köszönhető a hadiiparnak, ahol nagyon nagy jelentősége van a különböző szabványok alkalmazásának. A másodok világháború alatt az amerikai hadsereg tette az első kísérletet egy, az amerikai hadsereg számára elkészített, minőségügyi rendszer kialakítására. Ennek eredményeként jött létre a MIL-Q-9858 minőségügyi rendszer és a MIL-I-45208, amely meghatározta az ellenőrzési rendszer követelményeit. Ezeket a rendszereket az amerikai hadiiparban kezdték el alkalmazni.

9

A MIL-Q-9858 és a MIL-I-45208 képezte az alapját annak a szabványsorozatnak, amit az Észak Atlanti Szövetség (NATO) részére terveztek. Ezen kereteken belül jöttek létre az úgynevezett Szövetségi Minőségbiztosítási Közlemények, AQAP-1, AQAP-4 és AQAP-9. Az AQAP-1 minőségügyi rendszer kiterjedt a gyártásra, ellenőrzésre és a vizsgálatra, míg az AQAP-4 és az AQAP-9 az ellenőrzési rendszer előírásait tartalmazta és a végellenőrzésre terjedt ki. Azonban NATO tagsága ellenére az Egyesült Királyság nem fogadta el az AQAP-1, AQAP-4 és AQAP-9-ből álló sorozatot, helyettük az úgynevezett Védelmi Szabványok (DEF. STANS) kerültek bevezetésre, amelyek nagyon hasonlóak voltak az AQAP sorozathoz. Számos hasonlóság mellett a legszembetűnőbb különbség, hogy a DEF. STAN05-21 már megfogalmazott bizonyos követelményeket a tervezésre vonatkozóan is. A másik két kiadott Védelmi Szabvány a DEF. STAN05-24 és a DEF. STAN05-29 nevet viselte. A DEF. STAN05-24 és a DEF. STAN05-29 hasonlóan az AQAP-4 és AQAP-9-hez az ellenőrzési rendszer szabványai voltak. Azok a szervezetek számára, amelyek hadiipari szerződéseket kötöttek vagy beszállítói voltak a hadiipari vállalatoknak a Védelmi Minisztérium egy olyan rendszert működtetett, amelyben értékelték, nyilvántartásba vették azokat, akik megfeleltek a vonatkozó DEF. STAN követelményeknek. Amennyiben nem feletek meg az előírásoknak nem köthettek hadiipari szerződéseket, nem lehettek a hadiipari vállaltok beszállítói. Később az AQAP-t hozzáigazították a DEF. STAN-hoz és a továbbiakban a Védelmi Minisztérium ezeket alkalmazta az értékelések során, mára azonban már érvényüket vesztették. Az AQAP szabványok tartalmukban és szövegezésükben kifejezetten katonai jellegűek voltak. A széles értelemben vett iparon belül szükségessé vált egy viszonyítási alapként használható minőségügyi szabvány létrehozására. Az első kísérletek eredményeként az Egyesült Királyságban létrehozták a BS 4891 és a BS 5719 szabványokat. Ezek azonban irányelvek voltak és nem alkalmazták őket a szerződéses kapcsolatokban, majd 1979-ben létrehozták az első minőségirányítási rendszerekre vonatkozó szabványt, a BS 5750-et. A BS 5750 erősen támaszkodott az AQAP-1, AQAP-4 és az AQAP-9 szabványokra, 1., 2. és 3. részből állt. Az 1. rész a minőségügyi előírásokat tartalmazta, a 2. és a 3. rész az ellenőrzés előírásaival foglalkozott. Rengeteg magyarázó, nem kötelező jellegű megjegyzést tartalmaztak, és tartoztak hozzájuk úgynevezett szövegmagyarázatok, amelyeket 4., 5. és 6. résznek neveztek, tartalmukat tekintve értelmező szövegeket foglaltak magukba. 10

A BS 5750 szabvány első változatát nem csak a vevő és a szállító közötti szerződéses kapcsolatokban alkalmazták, hanem a Brit Szabványosítási Intézet (BSI) bevezette a harmadik fél általi regisztrációs rendszert. Ebben a rendszerben a BSI, mint független szervezet, minden tényleges vagy lehetséges vevő nevében, regisztrálták mindazon vállaltokat, amelyek megfeleltek a szabvány kiválasztott részeiben megfogalmazott követelményeknek. Az Egyesült Királyságban a BSI által kidolgozott és alkalmazott szabványokat kisebb nagyobb mértékben az egész világon átvették, azonban a Nemzetközi Szabványosítási Szervezet (ISO) egyik bizottsága, Kanada és az Egyesült Államok vezérletével egy nemzetközi minőségügyi szabvány kidolgozását kezdeményezte. Az eredmény, 1987-re egy szabványsorozat lett, amely erősen támaszkodott a BS 5750 szabványra, annak megjegyzéseire és magyarázataira. Ez a szabvány az ISO 9000 szabványsorozat nevet viselte. Az 1987-ben megjelenő ISO 9000-es szabvány sorozat kialakulásáig vezető út legfontosabb

állomásait

összefoglaló

táblázat

a mellékletek

között

található

(Mellékletek 1). 1.2.2. ISO szabványos menedzsment kialakulásának története 1987. március 15-én elfogadott ISO 9000 szabványsorozat az ISO mintegy 90 tagországának képviselőiből alakult TC 176 műszaki bizottság 10 éves munkájának eredménye. Az ISO 9000 szabványsorozatot, amelyet EN 29000: 1987 jelzéssel jelentettek meg Európában az Európai Szabványügyi Bizottság (CEN) nemzeti szabványügyi szervezetei is elfogadták. Az Európai Közösség átvette minden változtatás nélkül az ISO 9000-9004 szabványsorozatot, és európai szabványként EN 29000-29004 néven adta ki. Ez volt az első harmonizált szabványrendszer az Európai Közösségben. Magyarország is átvette az európai szabványrendszerből MSZ EN 29000-29004 számozással és változatlan tartalommal, 1992. július 1-én lépett hatályba. Az ISO 9000 szabványsorozat új kiadása 1994. július 1-én jelent meg, amely változat hazánkban 1996. július 1-től MSZ EN ISO 9000 jelzéssel használatos. A fentiekben említett szabványsorozat egy úgynevezett rendszerszabvány, ami azt jelenti, hogy nem egyetlen termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó előírásokat tartalmaz, hanem egy teljes rendszerrel – a vállalati működés egészét átszövő 11

minőségbiztosítási rendszerrel – kapcsolatos általános követelményeket rögzít. A rendszerszabvány kapcsán három nagyon fontos jellemzőt kell megemlítenünk. Az első, hogy nem kötelező érvényű, az alkalmazó önként vállalja a szabvány követelményeinek teljesítését. A második, hogy a követelményeket általánosan fogalmazza meg, az alkalmazóra bízza a teljesítés részleteinek kialakítását. Végezetül a harmadik kimondja, hogy egy piac által vezérelt szabványról van szó, amely a vevő és a szállító közötti kapcsolatot a vevő szemszögéből szabályozza. Az ISO 9000 szabványsorozat megfelelő tagja szerinti minőségbiztosítási rendszer kiépítése, egyfelől a vállalat hatékonyabb működését szolgálja, a gyakori hibák megállapítása, a hibaforrások megszüntetése, és az egyenletes minőségű termelés biztosítása mellett. Másfelől a minőségbiztosítási rendszer a vevőknek, a vevők érdekében is készül. A bevezetett, tanúsított rendszer által biztosítható, hogy a megrendelő bizalommal legyen az adott vállalattal szemben, mivel a minőségbiztosítási rendszer biztosíték arra vonatkozóan, hogy a megrendelt terméket a vevő a megfelelő, megkívánt minőségben fogja megkapni. Amióta az ISO 9000 szabványsorozat elkészült számos iparág szakmai testülete adott ki irányelveket az alkalmazás könnyebbé tételére. Ezek az irányelvek nem változtatták meg a szabvány követelményeit, azonban a felhasználó számára rávilágítottak minden egyes szabványfejezetben azokra az iparágakra vonatkozó sajátos problémákra, amelyeket figyelembe kell venni. Az ISO 9000-es család szabványai két csoportra oszthatók: tanúsításra szolgáló és irányelvként alkalmazható szabványokra. A tanúsítás céljára szolgáló szabványok közül érvényben van 2003-ig az ISO 9001 (MSZ EN ISO 9001:1996), ISO 9002 (MSZ EN ISO 9002:1996), és az ISO 9003 (MSZ EN ISO 9003:1996). Az ISO 9001 (MSZ EN ISO 9001:1996) minőségügyi rendszer a tervezés, a fejlesztés, a gyártás, a telepítés és a vevőszolgálat minőségbiztosítási modellje. Abban az esetben kell ezt a típust alkalmazni, ha a szervezet a tervezést, a saját maga által végzett fejlesztést, a gyártást, a telepítés és a vevőszolgálat során kell megfelelnie meghatározott követelményeknek. ISO 9002 (MSZ EN ISO 9002:1996) minőségügyi rendszer a gyártás, a telepítés és a vevőszolgálat minőségbiztosítási modellje. Abban az esetben kell alkalmazni, ha az adott szervezetnek a gyártás, a telepítés és a vevőszolgálat terén kell bizonyos követelményeknek megfelelnie.

12

ISO 9003 (MSZ EN ISO 9003:1996) minőségügyi rendszer a végellenőrzés és a vizsgálat minőségbiztosítás modellje. Akkor használható, ha a szervezet egyedi termékeket állít elő egyszerű és ellenőrzött tervezés alapján, amelynek a megfelelősége könnyen ellenőrizhető a végtermék ellenőrzése során. Lényeges különbség az ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 szabványok és az ISO szabványsorozat összes többi szabványa között, hogy az előbbiekben felsoroltak egy cég minőségbiztosítási rendszerének kialakításához és tanúsításához szolgáltatják a követelményeket, addig az összes többi szabvány irányelv, ami azt jelenti, hogy útmutatókat, ajánlásokat tartalmaz. Az ISO 9001 és társai nem termékekre vonatkoztak, hanem vállalatirányítási rendszerekre, a bennük megfogalmazott követelmények túl általánosnak tűntek. Ezért szükség volt még egy magyarázó szabvány kiadására: ez volt az ISO 9000, majd módosult formában az ISO 9000-1 és ISO 9000-2, amely igyekezett megmagyarázni az egész koncepciót. Erre azért volt szükség, mert egyesek azt gondolták, hogy az ISO 9001, ISO 9002 és az ISO 9003 esetében a fejlődés három különböző szintjéről van szó, vagyis először az ISO 9003 majd a többi szabvány bevezetése jön a sorban. Amint azonban azt látjuk, ez nem így működik, azt, hogy a vállalatok melyik rendszert alkalmazzák, az adott vállalat tevékenységi körének a függvénye. Az ISO 9000 megjelenése nem tudta maradéktalanul megválaszolni a felmerülő kérdéseket, ugyanis egy ISO 9001-es szabvány még mindig nagyon általános, megfoghatatlan maradt. Azt mondta ki, hogy legyen a vállalatnak minőségpolitikája, legyenek meghatározott hatáskörök, a felső vezetésnek előírta, hogy időnként végezzenek belső átvizsgálást. Azonban mindezekkel kapcsolatban nem mondta meg, hogy milyen legyen az adott vállalat minőségpolitikája, nem adott gyakorlati tanácsokat azzal kapcsolatban, hogy egy vállalat, hogyan alakítsa ki a különböző hatásköröket, vagy hogyan kellene egy belső ellenőrzést a felső vezetésnek megvalósítania. Ezért adták ki az ISO 9004-es szabványt, később ISO 9004-1 lett belőle, amely további magyarázatokkal szolgál arra vonatkozóan, hogy mire valók a minőségirányítási rendszerek és miként célszerű egy ilyen rendszert bevezetni. A 2000. évi kiadás koncepcionális változásokat tartalmaz az előzőhöz képest. A változásoknak két különböző csoportját különböztethetjük meg. Az egyik csoportba tartoznak a szerkezeti, a másikba az alapfilozófiát érintő változások. A változtatások azért váltak szükségessé, mert a korábbi húsz elemből álló modell alkalmazása rengeteg problémát okozott különösen a kisvállalkozások számára. Másik oldaláról vizsgálva a 13

kérdést az egyre növekvő és szigorodó felhasználói és vevői igények is szükségessé tették a szabványsorozat követelményeinek átgondolását, korszerűsítését. Az ISO 9000 szabványsorozat szerkezetében bekövetkező változásokat hűen tükrözi az új számozás, amit a következő táblázat foglal össze. Három fontos elemet olvashatunk ki a változásokból. A terminológiai szabvány ezután számszerűen a szabványcsalád tagja lesz, az ISO 9001, ISO 9002 és az ISO 9003 szabványok összeolvadnak egyetlen szabvánnyá, és az ISO 9004-2, -3, -4 követelményei beépülnek az ISO 9004-1 szabványba.

ISO 8402 → ISO 9000: 2000 ISO 900 → ISO 9001: 2000 ISO 9002 → ISO 9001: 2000 ISO 9003 → ISO 9001: 2000 ISO 9004-1 → ISO 9004: 2000 ISO 9004-2 → ISO 9004: 2000 ISO 9004-3 → ISO 9004: 2000 ISO 9004-4 → ISO 9004: 2000 A szabványsorozat szerkezetében bekövetkező változásokat jól tükrözi az új számozás.

A szerkezeti változások mellett lényeges változásokat az új ISO 9001: 2000-es szabvány szerinti minőségirányítási rendszer tartalmaz. Célja a vevői igények kielégítése, ezzel kapcsolatban négy fő fejezetet szükséges megemlíteni. Amelyekből az első a vezetőség felelősségének kérdésével foglalkozik, magában foglalja a szabványnak a vezetőséggel és a minőségi rendszerrel kapcsolatos követelményeit. A második fejezet az erőforrások irányításával és menedzselésével foglalkozik, amelyben a képzés, az információs rendszer, az infrastruktúra és a munkakörnyezet követelményeit tárgyalja. A harmadik fejezet a folyamatok irányításának fejezete, másként megfogalmazva a gyártási folyamatok szabályozásának fejezete, amelyben a folyamatszabályozás, szerződések átvizsgálása, a tervezés ellenőrzése, adatkezelés, szolgáltatás, beszerzés, kezelés és tárolás kerül szabályozásra többek között. A negyedik

14

fejezet foglalja magába az ellenőrzéseket, a méréseket, a vizsgálatokat és az ezzel kapcsolatos követelményeket.

15

2. fejezet MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti rendszer a Kaszimpex Kft. gyakorlatában Az első fejezetben áttekintettük azt az utat, amíg a minőségügyi rendszerek elérték a mai formájukat, amíg a mai modern rendszereket létrehozták. A történelmi áttekintés után elérkeztünk dolgozatom azon részéhez, amely már nem az egész rendszerrel, szabványcsomaggal, hanem annak egyetlen elemével foglalkozik, nevezetesen az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszerrel. Dolgozatom második fejezetében megpróbálom bemutatni az MSZ EN ISO 9002: 1996os minőségügyi rendszer legfontosabb pontjait, követelményeit, mindezt egy konkrét példán keresztül, a Kaszimpex Kft. gyakorlatában. Ennek érdekében a fejezetet két különböző részre bontom, az első részében bemutatom a céget és annak legfontosabb minőségirányítási elemeit, a másodikban pedig a Kaszimpex Kft.-re vonatkozó kötelezettségeket az ISO 9002-es szabvány szerint. A fejezet megírásában jelentős mértékben támaszkodtam a cégtől kapott belső anyagokra (Minőségirányítási Kézikönyv, a minőségbiztosítási rendszer teljes dokumentációja), valamint a cégvezetővel elkészített interjúra.

2.1. A Kaszimpex Kft. bemutatása 2.1.1. A Kaszimpex Kft. története és tevékenységi köre A Kaszimpex export - import Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. egy nagykanizsai székhelyű családi magánvállalkozás, melynek alapítási időpontja 1993.03.15. Az alapítást követően öntödei segédanyagok kereskedelmi forgalmazásával foglalkozott a cég. Ezt követően a szlovén Agis Zavore d.d. gyár által gyártott közúti jármű fékalkatrészek import kereskedelmével bővült a tevékenysége. A cég beszállítója lett több ismert magyar cégnek többek között az Ikarusz székesfehérvári gyárának, ahol termékei, mint első beépítésű szelepek kerülnek beépítésre Az Agis Zavore d.d. gyárral kialakult jó kapcsolat révén a cég alvállalkozóként előmunkált félkész termékek beszállítására is lehetőséget kapott. Továbbá a cég beszállítója lett a horvát Tvornica

16

Traktora d.o.o gyárnak és ellentételezésként forgalmazza a horvát partner által gyártott mezőgazdasági vontatókat. A Kaszimpex Kft. tevékenységi körébe tartoznak különböző öntészeti eljárással készített alkatrészek közúti járművekhez, a cég elsősorban autóbuszokhoz és tehergépkocsikhoz gyárt alvállalkozóként félkész-alkatrészeket. Valamint hidraulikus és pneumatikus félkészalkatrészek nagy- és kis kereskedelmével foglalkozik. Továbbá a cég kereskedik még öntödei segédanyagokkal, traktorokkal, traktoralkatrészekkel és öntvényekkel. Az utóbbi években a cég megkezdte a fékszelepek pótalkatrészként történő forgalmazását. Jelentősebb vevői: Autóker Gamma Kft. Gyál, Lédem Kft. Gyöngyös, Major légfék Bt. Budapest, bizonyos volánok, mint például a Zala Volán, szervizek és magánszemélyek. Amint már említettem a Kaszimpex Kft. fő tevékenysége a pneumatikus és hidraulikus fékszelepek viszonteladói, kis- és nagykereskedelme, amely szelepeket autóbuszokba és haszongépjárművekbe építenek be. Az Agis Zavore d.d. a Haldex cég licence alapján a Kaszimpex Kft. félkészre, készre gyártott fékalkatrészeket gyárt az Agis Zavore d.d. részére. 2001 májusától a cég elkezdte az Agis - Haldex fékszelepek szervízelését, javítását nagykanizsai telephelyén, Békástó út 3 szám alatt. Ugyanakkor megnyitotta haszongépjármű és autóbusz fékalkatrészek eladására specializálódott szaküzletüket. A fékszelepek be vannak vizsgáztatva (Tüv Hannover KTI által) és a Közlekedési Főfelügyelet "H" jellel látta el. Ugyanakkor első beépítésű szelepként is minősítve vannak. A Kft. célkitűzéseihez tartozik, hogy az egész ország területén megismerhessék termékeiket, elfogadtassák azokat, és egészséges piaci versenyt teremtsenek a fékszelepek forgalmazásában kizárva a monopolhelyzet kialakulását egyes gyártóforgalmazók számára. Vevői igényeinek kielégítése érdekében a technológiákat, a minőségellenőrzést az előírásoknak megfelelően működtetik. Biztosítják, hogy a vevők által kért határidőre történő szállítások megvalósuljanak a megrendelt mennyiségben, minőségben és hozzáférhető áron. 2.1.2.

A Kaszimpex Kft. minőségpolitikája

A cég bemutatását követően szeretném kifejteni a Kaszimpex Kft. minőségpolitikáját, amely minőségpolitikát a cég a rendszerbevezetés alatt fogalmazott meg, és amely 17

minőségpolitika szem előtt tartja, mind a múltbeli tapasztalatokat, mind az elkövetkezendő időszakra vonatkozó terveket, célkitűzéseket. A Kaszimpex Kft. vállalkozói célja, hogy hatékony gyártási és kereskedelmi eszközök, módszerek segítségével az MSZ EN ISO 9002 szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszer követelményeit kielégítően, minél magasabb szinten tudja biztosítani szolgáltatásait vevői részére. A gyártóművektől a végfelhasználókig húzódó értékesítési láncba szervesen beépülve a vevői igényeknek a lehetőségekhez mérten maximálisan eleget tudjon tenni. A Kaszimpex Kft. elsődleges célja, hogy a meglévő vevőit azok megelégedésére megtartsa, és újabbakat nyerjen meg a minőségi és gyors szolgáltatásainak segítségével. A Kaszimpex Kft. biztosítja, hogy minden dolgozója megismerje a minőségpolitikát, a minőségügyi rendszer céljait, felépítését és megvalósításának módszereit. A minőségügyi rendszeren keresztül a vezetés ösztönzi a munkatársait a hatékony és minőségi gyártás, szolgáltatás javítása érdekében a kezdeményezésre. Segíti a továbbképzésüket, hogy szakmai ismereteiket a társaság céljainak megvalósítására fordítsák. A Kaszimpex Kft. vevőinek kielégítése érdekében a technológiákat, a minőség ellenőrzési rendszert az előírásoknak megfelelően működtesse. Biztosítani kívánja, hogy a vevői által kért határidőre történő szállítások megvalósuljanak a megrendelt minőségben. Beszállítóitól elvárja a cég, hogy az általuk szállított anyagok, eszközök, berendezések, alkatrészek és szolgáltatások megfeleljenek az előírt és elvárható követelményeknek. Ezért olyan kapcsolatot kíván kiépíteni minden beszállítójával, hogy azok teljes körűen megismerjék a cég által támasztott igényeket, követelményeket és teljesíthessék is azokat. A Kft. termékeinek, szolgáltatásainak minőségi javítása érdekében beszállítóit, alvállalkozóit értékeli, és velük együttműködve biztosítja a kívánt minőséget. A Kaszimpex Kft. minőségügyi rendszerének hatékony működése teszi lehetővé, hogy megalapozottan tudjon felelősséget vállalni a cég által elvégzett munkáért.

18

2.1.3.

Egy minőségbiztosítási rendszer igényének felmerülése

Miért vált szükségessé egy minőségbiztosítási rendszer bevezetése és tanúsítása a Kaszimpex Kft.-nél? A minőségügyi rendszereket eredetileg azért hozták létre, hogy a hibamentes termelést biztosítsák, hogy az előre kitűzött minőségi szintet teljesíteni, a termelést stabilizálni tudják. A rendszer emellett a folyamatos információáramlást is biztosítja a vevők és gyártók, szolgáltatók között, aminek jelentősege abban nyilvánul meg, hogy a vevői igények beépíthetők a termelésbe, illetve a szolgáltatásokba. Felmerül a kérdés, hogy mi motivál egy szervezetet arra, hogy minőségügyi rendszert vezessen be. Véleményem szerint két alapvető indokot kell megvizsgálnunk, amennyiben ezt a kérdést meg szeretnénk válaszolni. Az egyik lehetséges válasz, hogy az adott szervezet a minőség elkötelezett híve és minden kínálkozó alkalmat, lehetőséget megragad annak érekében, hogy termékeinek, szolgáltatásainak minőségi színvonalát minél magasabb szintre tudja fejleszteni. Ezen törekvéseiben, nagyon nagy segítséget nyújthat az adott szervezet számára egy gondosan megtervezett, kellőképpel átgondolt, az adott szervezetre szabott minőségügyi rendszer, ami a hatékonyságot fokozni tudja. A kérdésre adható másik válasz, hogy a kezdeti, alapvető funkciók mellett, más funkciók is megjelentek a minőségügyi rendszerekkel kapcsolatban, amelyek kezdetben a biztonság és az egészségvédelem céljainak kielégítésére szolgáltak. Mára azonban már mindenütt elterjedtek és elvárássá váltak. A vevők megkövetelik, hogy beszállítóik, szolgáltatóik rendelkezzenek a megfelelő minőségügyi rendszerekkel, a megfelelő jogosítványokkal, amelyekkel bizonyítani, garantálni tudják, az elvárt minőséget. Ez azt jelenti, hogy az egyre fokozódó versenyben azoknak a szervezetek van nagyobb esélyük talpon maradni, amelyek az adott piaci követelményeknek a leginkább meg tudnak felelni, amibe ma már bele tartozik, hogy megfelelő minőségügyi rendszerrel rendelkezzenek. Ideális állapotról beszélhetünk, amennyiben a minőségügyi rendszert bevezetni szándékozó cég mindkét szempontot figyelembe veszi, amikor meghozza a döntést, arra vonatkozólag, hogy a rendszert bevezeti. Nem nehéz belátni, hogy a két szempont együttes alkalmazása teremti meg az ideális körülményeket, hogy a rendszer sikeresen kerüljön bevezetésre, és hatékonyan tudja a tőle elvárt hatékonyságot a szervezet számára biztosítani. 19

A Kaszimpex Kft. jellemzéséből, tevékenységi körének ismertetéséből a fejezet elején már kiderült, hogy egy alig tíz főt számláló kis vállalatról van szó, amelynek fő profilját hidraulikus és pneumatikus fékberendezések forgalmazása, szervízelése és gyártása képezi. Amennyiben megvizsgáljuk a fékberendezések magyarországi piacát, látjuk azt, hogy nagyon nagy versenyhelyzettel és szűkös kereslettel állunk szemben. Egy olyan piacon, amelyen olyan nagy számú és erejű konkurencia található, egy kisvállalatnak korlátozottak a lehetőségei. A helyzetet felismerve a Kft. vezetősége a jelentős anyagi ráfordítások ellenére egy minőségirányítási rendszer bevezetése mellett döntött. A döntés hátterében a piaci verseny, a cég lehetőségeinek és az imént említett két szempontnak az alapos mérlegelése áll. Egyetlen szervezet sem hagyhatja figyelmen kívül azt a tendenciát, miszerint a vevők körében elvárás, hogy a partnerük minőségirányítási rendszerrel rendelkezzen. Amennyiben a Kft. a jövőben is szeretne a piacon maradni termékeivel, szeretne újabb partnerekkel sikeres üzleti tevékenységet folytatni elengedhetetlen, hogy rendelkezzen a tevékenységi körének leginkább megfelelő minőségügyi rendszerrel. Egy minőségügyi rendszer bevezetése előtt a cég vezetősége, egy ilyen kis vállalkozás esetében a cég ügyvezetője, nem is gondolná, milyen mértékű hiányosságok lehetek az általa irányított szervezetnél. Ezek a hiányosságok, rendre előjönnek a rendszer bevezetésének, tanúsításának folyamatának különböző fázisaiban. Azok a változások, amelyeket a rendszer bevezetésének hatására következnek be, a szervezetre mindenképpen jótékony hatással vannak, a dokumentáció, a cég szervezeti felépítésének, a cégen belüli kapcsolatok tisztázása révén (egy olyan kis létszámú vállalat esetében mind a Kaszimpex Kft. a szervezeti felépítésből, illetve a cégen belüli kapcsolatokból

adódó

problémák

nem

jellemzőek,

inkább

a

dokumentáció

szabványosításának van nagyobb jelentősége). A külső piacon, megfelel a vásárlók elvárásainak, garanciát jelent arra vonatkozólag, hogy a cég időben, a megadott helyen, a szerződésben kikötött kondícióknak megfelelően teljesít minden körülmények között. Mindezekből következően vezette be a nagykanizsai Kaszimpex Kft. 2000. márciusában az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszert, amely a gyártás, telepítés és a vevőszolgálat területein támaszt követelményeket a Kft.-vel szemben.

20

2.2. Az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány húsz fejezete 2.2.1. A vezetőség felelőssége A Kaszimpex Kft. minőségpolitikája: általánosságban vett minőségpolitikai célkitűzése a cégnek, hogy minden megrendelőjének megelégedettségére elégítse ki az igényeket, és ezzel fokozza a cég jó hírnevét. Ezen célokat az ügyvezetés a nyilvánosan meghirdetett minőségpolitikájában hirdeti meg. A cégvezetés elkötelezte magát a kialakított minőségügyi rendszer működtetésére, fejlesztésére és ezt minden dolgozójától elvárja. Az általános célok megfogalmazása mellett, ebben a fejezetben kerül szabályozásra: a felelősség és hatáskör, az erőforrások biztosítása, a vezetőség képviselője és a vezetőségi átvizsgálás kérdése. A szervezeti ábrán (Mellékletek 2) felsorolt vezetők a saját területükön a minőségi követelmények érvényesítése érdekében teljes hatáskörrel és felelősséggel döntenek. Ezeknek a vezetőknek teljes hatáskörük van arra, hogy: - a Minőségirányítási Kézikönyvben, a kapcsolódó eljárás-utasításokban, műveleti és ellenőrzési utasításokban leírtakat a saját területükön betartsák és betartassák, - intézkedjenek a nem megfelelő minőségű dokumentum, vagy adat felhasználásának megakadályozása érdekében, - kimutassák és megszüntessék a gyártatással, kereskedelemmel kapcsolatos minőségi problémákat, - a minőségbiztosítással kapcsolatos megoldásokat kezdeményezzenek, javasoljanak, vagy megvalósítsanak az érvényes ügyrend keretében, - betartassák és ellenőrizzék a megoldások végrehajtását, - megakadályozzák a nem megfelelő minőségű termék kiszállítást Minden, a Kaszimpex Kft.-ben dolgozó munkakörének szabályozását a munkaköri leírás részletezi. A munkaköri leírás formátumát az ügyvezető igazgató határozza meg. A munkaköri leírások elkészítése és kiadása az ügyvezető igazgató felelőssége. Minden munkaköri leírás alapvetően tartalmazza: a munkakör betöltésének feltételeit, a munkakörhöz kapcsolódó szakmai és minőségügyi feladatok leírását, hatáskört, véleményezési, rendelkezési jogkört, alá- és fölé rendeltségi viszonyt, helyettesítési kapcsolatokat és a minőségbiztosítással kapcsolatos feladatokat. 21

A Kaszimpex Kft. irodai és egyéb berendezéseit, munkamódszerét, műveleti és ellenőrzési rendszerét úgy alakítja ki, személyi állományát úgy választja meg, hogy a vevőivel, megrendelőivel kötött szerződéseket minden tekintetben teljesíteni tudja. Egyes, a gyártatással és kereskedelemmel kapcsolatosan elvégzendő feladatokhoz szükséges eszközök és berendezések szükségletét az általános és specifikus műveleti, ellenőrzési utasítások tartalmazzák, amelyek minden dolgozó számára elérhetőek. A Kaszimpex Kft. célkitűzése, hogy minden területen csak szakmailag megfelelő és minőségügyi elkötelezettséggel bíró dolgozókat alkalmazzon. A felső vezetés elkötelezett a munkatársak folyamatos képzéséért, ezért a képzési igények kielégítése érdekében éves rendszerességgel oktatási tervet készít, mely a Kft-ben dolgozók éves képzési, oktatási tervét tartalmazza. A minőségügyi rendszer ellenőrzése a minőségügyi vezető (ügyvezető) feladata, aki teljes hatáskörrel rendelkezik annak megállapítására, hogy az MSZ EN ISO 9002:1996os szabvány előírt követelményei

teljesülnek-e.

Az

ügyvezető

minőségügyi

kötelességeit a munkaköri leírása tartalmazza, melyből a kiemelendő feladatai a következők: - gondoskodik a bevezetett minőségügyi rendszer folyamatos fejlesztéséről, - ellenőrzi a bevezetett minőségügyi rendszer betartását és méri hatékonyságát, - elkészíti az éves audittervet, koordinálja és végrehajtatja a cég belső minőségügyi átvizsgálásait, - elkészíti az éves minőségügyi és szakmai oktatási tervet, - minőségügyi kérdésekben kapcsolatot tart fenn külső szervekkel, intézményekkel és személyekkel. - koordinálja és elvégezteti a tanúsító és felügyeleti auditokat. A Kft. ügyvezető igazgatójának felügyeletével a rendszer folyamatos fejlesztése érdekében rendszeresen vezetőségi átvizsgálásokat kell tartani. Az átvizsgálásokat az ügyvezető igazgató rendeli el. Az átvizsgálást évente legalább egy alkalommal a tanúsítói, felügyeleti auditok előtt el kell végezni. Az átvizsgálási megbeszélést az ügyvezető igazgató hívja össze minden év utolsó negyedévében. A megbeszélésen a következőknek kell részt venniük: ügyvezető igazgató (minőségügyi vezető), ügyvezető, kereskedelmi vezető, művezető és a minőségellenőr.

22

A vezetőségi átvizsgálásról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a következő adatokat: dátum, hely, tárgysorozat, résztvevők neve, aláírása, határozatok szó szerint, felelősök megnevezése és a végrehajtási határidők megállapítása. A vezetőségi átvizsgálás alkalmával kötelezően kell döntést hozni az alábbi témákban: minőségügyi rendszer módosításáról, tovább fejlesztéséről, vevőszolgálati tevékenység fejlesztéséről, helyesbítő és hibamegelőző intézkedések szükség szerinti elrendeléséről, a következő felügyeleti auditra és a várható vevői, beszállítói auditokra való felkészülésről, a tevékenység minőségének és a rendszer hatékonyságának javításáról, új minőségügyi célok meghatározásáról. 2.2.2. Minőségirányítási rendszer Általános követelmény, hogy a cégnél minőségügyi rendszert alakítottak ki és működtetnek annak érdekében, hogy termékeik és szolgáltatásaik a vevők igényeit, követelményeit maradéktalanul kielégítsék. ebben a fejezetben található meg a minőségirányítási rendszer dokumentumainak és bizonylatainak hierarchikus felépítése, valamint a Kaszimpex Kft. minőségtervezésére vonatkozó szabályozásai. A Kaszimpex Kft. minőségügyi rendszerét úgy alakítottuk ki, hogy az biztosítsa a gazdaságos, hatékony működést, és feleljen meg a minőségpolitikának, valamint az MSZ EN ISO 9002:1996 szabványban meghatározott követelményeknek. A cég dokumentált minőségügyi rendszere az alábbiak szerint épül fel (Mellékletek 3): − a felső vezetés minőségügyi céljait és a minőség iránti elkötelezettségét a Minőségpolitika tartalmazza, − a

rendszer

alapkövetelményeit,

feladatait

és

felelősségi

viszonyait

a

Minőségirányítási Kézikönyv tartalmazza, − a minőségbiztosítási és minőségirányítási feladatok végrehajtásának folyamatát és részletezett felelősségeit Minőségügyi Eljárások tartalmazzák, − a minőségbiztosítási tevékenységek végrehajtásának módját Műveleti és Ellenőrzési Utasításokban, illetve a minőségügyi rendszerhez kapcsolódó egyéb dokumentumokban írják elő, − a minőségkövetelményeket műszaki tervek, szerződések, szabványok, előírások, utasítások, tervek, stb. formájában adjak meg a cég,

23

− az előírt minőség teljesítését és a minőségügyi rendszer működését minőségügyi bizonylatok formájában igazolják. Minőség tervezés: a Kft. a minőségügyi rendszerének követelményével és szabályozásával összhangban levő alábbi minőségtervezési tevékenységeket végzi: a követelmény- és feltételrendszer elemzése és rögzítése dokumentumokban; a termék kezelési és forgalmazási dokumentumok biztosítása; a minőségügyi technikák, módszerek (vizsgálatok, mérések, értékelések, stb.) szükség szerinti fejlesztése, alkalmazástechnikai vizsgálata; valamint meghatározott bizonylatok, feljegyzések létrehozása az egyes műveleti lépcsőkben. 2.2.3. Szerződések átvizsgálása A szabályozás célja, hogy ne engedjen ki a Kft. semmilyen olyan jellegű dokumentumot átvizsgálás nélkül, amelyben a cég egyoldalúan kötelezettséget vállalt egy termék leszállítására. Fontos követelmény, hogy az átvizsgálás bizonylatolt módon történjen a felelősség egyértelmű megállapítása érdekében. A szerződések, átvizsgálása című fejezet a következő pontokat tartalmazza: ajánlatok átvizsgálása, megrendelések felvétele, visszaigazolása, szerződések átvizsgálása, vevői megbízás útján való kereskedelem, ajánlatok és szerződések módosítása, valamint szerződések megőrzése, archiválása. Ajánlatok átvizsgálása: minden beérkező ajánlatkérést először értelmezni kell. Amennyiben érthető hogy mire kérték az ajánlatot, el kell dönteni, hogy a termék szerepel-e a cég által elkészített termék listánkon, vagy sem. Ha szerepel a listán, akkor csak a szállítási határidőt kell megadni. Ha nem listás a termék, akkor el kell dönteni, hogy a termék beszerzése, esetleg legyártatása lehetséges-e vagy sem. A beszerzési adatok alapján kell dönteni a szállíthatóságról. Ha szállítható, meg lehet adni az ajánlatot. Ennek keretében a vevő által megadott elvárások és a várható rendszeres forgalom alapján, a cégnek saját szállítási kapacitását figyelembe véve kell az árat, a teljesítési, szállítási határidőt, fizetési feltételeket meghatározni. Az árajánlat kiadása mindig írásban történik. A telefonon történő árismertetés nem minősül hivatalos árajánlatnak a cég szabályozása szerint. Megrendelések felvétele, visszaigazolása: a megrendeléseket felvételét rendelés felvételi lap segítségével végzi a cég. A rendelés, írásban történő visszaigazolásának

24

feltétele, hogy legyen raktáron a termékből, vagy ismert legyen a termék beérkezésének várható ideje. Szerződések átvizsgálása: amennyiben a cég beszállítói szerződést köt, abban az esetben az átvizsgálás nem kevésbé részletes, mint az ajánlatok előzetes vizsgálatánál. A szerződések végleges kialakításában az ügyvezető igazgató mindenképpen részt vesz. Szükség esetén jogászt is bevonnak a tevékenységbe. A

szerződések

vizsgálata

valamennyi

fázisában

műszaki

és

kereskedelmi

felülvizsgálatot foglal magába. Ennek érdekében az ajánlatok és a megbízások ellenőrzése az alábbi szempontok szerint valósul meg: a követelmények teljessége, a követelmények egyértelműsége és ellentmondás mentessége, a követelmények megvalósíthatósága és a törvényes előírásokkal való összeegyeztethetőség. A szerződések vizsgálata az alábbiakat biztosítja: a szerződés követelményeinek megfelelő és egyértelmű meghatározása, a szerződés követelményeinek teljesítése, hatósági engedélyek beszerezhetősége és a feladat meghatározása a beszállítók irányába. A vizsgálatok dokumentálása aláírással történik. Ezáltal a vizsgálati állapot minden fázisban azonosítható és a nyomon-követhetőség biztosított. Vevői megbízás útján való kereskedelem: előfordulhat, hogy a vevő megbízza a céget egy keresett, ám ritkán kapható termékkel. Ilyenkor minden esetben írásban kell felvenni a megrendelést (megbízást) és a vevővel tisztázni kell az általa elvárt minőségi, mennyiségi, műszaki paramétereket és a várható árat. A beszerzést, csak a vevő által is aláírt megrendelő lap után lehet megkezdeni. Ajánlatok és szerződések módosítása: a Kaszimpex Kft.-nél alapvető szemlélet, hogy a módosításba mindig bevonják az eredeti elkészítésben résztvevőket. A módosításoknak mindig írásban kell megtörténniük, bárki kezdeményezze is. A módosított szerződést változat jelzéssel kell ellátni az eredetivel való egyértelmű azonosítás végett. A módosítás során is minden esetben alkalmazni kell az eredeti dokumentumok (ajánlat, szerződés) átvizsgálásánál felhasznált bizonylatot, ellenőrző listát. Szerződések megőrzése, archiválása: a szerződés dokumentációit és vizsgálati feljegyzéseit az üzletkötő irattartóban őrzi és a meghatározott megőrzési határidő betartásának figyelembevételével megfelelően archiválja.

25

2.2.4. A műszaki tervezés szabályozása A Kaszimpex Kft. ezen minőségi elemet nem szabályozza. (Megjegyzés: A műszaki tervezés nem követelmény az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszerekben.) 2.2.5. Dokumentumok és adatok kezelése A minőségügyi szabályozó dokumentumok törzspéldányai és érvényes nyilvántartott példányai nyomtatott formában, míg az átdolgozás alatti munka példányok egy része számítógépes információs példányként, más része nyomtatott formában állnak a cég rendelkezésére.

A

Kft.

dokumentumai

lehetnek

általános

minőségügyi

és

megbízásfüggők. Általános

dokumentumok:

minőségirányítási

rendszerdokumentumok,

műszaki

alkatrész katalógusok, technológiák, műveleti leírások, szabványok, engedélyezett beszállítók jegyzéke. Megbízásfüggő dokumentumok: megbízással kapcsolatos dokumentációk, ajánlatok, megbízás visszaigazolások, szerződések vevői specifikációi, szállítási dokumentumok, darabjegyzék. Az ötödik fejezet a dokumentumok és adatok jóváhagyását és kiadását, a dokumentumok és adatok változtatását, valamint a cég ezzel kapcsolatos felelősségét tárgyalja. Dokumentumok és adatok jóváhagyása és kiadása: a dokumentumokra és adatokra vonatkozó szabályozások alkalmazásával biztosítja a Kaszimpex Kft., hogy: − a dokumentumok és adatok csak ellenőrzést és jóváhagyást követően kerülhessenek kiadásra, − törzsnyilvántartással azonosíthassa a cég

a dokumentumok és adatok érvényes

változatát, − a dokumentumok és adatok álljanak rendelkezésre mindenütt, ahol a minőségügyi rendszer hatékony működése szempontjából lényeges műveleteket végeznek, − az érvénytelenné vált és/vagy elavult dokumentumok és adatok használatát visszavonással vagy az érvénytelenség jelzésével kizárják, − a hivatalos vagy tudásmegőrzési céllal megőrzött dokumentumok és adatok azonosítva legyenek.

26

Dokumentumok és adatok változtatása: a dokumentumokban és az adatokban szükség esetén (például: vevői igény, minőségjavítás, jogszabályváltozás, szervezetfejlesztés, termékváltoztatás stb.) módosításokat hajt végre a cég. A dokumentumok és az adatok megváltoztatásának folyamatában gondoskodniuk kell arról, hogy − a változtatásokat lehetőleg ugyanazok vizsgálják át és hagyják jóvá, akik az eredeti átvizsgálást és jóváhagyást végezték, − az átvizsgálást/jóváhagyást végző személyek rendelkezzenek a szükséges háttérinformációkkal, − a változtatásokat egyértelműen azonosíthassák, − ha a gyakorlatban célszerű, akkor a változtatás jellegét meg kel adni, − a megváltozott dokumentumot és/vagy adatot minden felhasználási területhez el kell juttatni, − a dokumentumok átadásáról, cseréjéről igazoló bizonylatot kell készíteni. A dokumentumokra és az adatokra vonatkozó követelmények betartásáért, a követelmények teljesülésének rendszeres ellenőrzéséért a minőségügyi vezető a felelős. 2.2.6. Beszerzés A kereskedelmi tevékenységhez szükséges eladásra szánt termékek (áruk) csak rendszeresen minősített beszállítóktól érkezhetnek be. A Kft. csak eredeti gyári, vagy annak minősülő utángyártott alkatrészeket forgalmaz. A termelő tevékenységhez szükséges anyagok, eszközök csak elfogadott, minősített beszállítótól kerülhetnek beszerzésre. Ismert és elfogadott beszállítótól történő beszerzés a korábban megkötött szállítási szerződések és a szokásjog alapján történik. Az áruszerkezet meghatározása az ügyvezető igazgató feladata. Új beszállító felkutatása alapvetően a jelentkező piaci igények és új vevői elvárások alapján történik. A Kaszimpex Kft. szabályozza, hogy új beszállítótól beszerezni csak az elvégzett előminősítő vizsgálat és az első minták, azok specifikációinak megvizsgálása után lehet. Az új beszállítókat is fel kell venni az elfogadott beszállítók listájára, amennyiben megfelelt a minőségi, ár és szállítási feltételeknek.

27

Az egyes beszállítások értékelése után meghatározott időszakonként a cégnek partnereit minősíteni e kell. A minősítés eredményeképpen a cég partnerének az értékelési skáláján, szinten marad, vagy előre, hátra lép, esetleg kiesik a cég beszállítói listáiról. A külkereskedelmi beszerzéseket első minta vizsgálat és helyszíni tárgyalás, beszállítói audit előzi meg. A külföldi beszállítókat kiterjedt vizsgálat után választják ki, és kötik meg a szerződést velük. A beszerzés csak akkor valósulhat meg, ha a beszerzéshez szükséges dokumentumok teljesek és engedélyezésük megtörtént. A dokumentumok engedélyezése előtt ellenőrizni kell azok teljességét, valamint egyértelműségét. Amennyiben az adatok nem a termékkatalógus alapján, rendelésszámmal lettek megadva, akkor az ellenőrzés különösen az alábbiakra vonatkozik: a megjelölés egyértelműsége, a szállító meghatározása, a minőségi követelmények, beleértve a vizsgálati bizonyítványok szükségességét, csomagolásra vonatkozó követelmények, szállíthatósági, rakodási követelmények. A beszerzett termékek vonatkozásában a vevői igényeknek való megfelelés dokumentumok, gyártóműi termékspecifikációk, műbizonylatok által valósul meg. Ha a szerződés, megbízás úgy rendelkezik, akkor a beszerzett termék igazolását a vevő is elvégezheti. A cég saját célú használatára történő beszerzések általában irodaszerek (berendezések), számítógépek, szoftverek, szellemi szolgáltatások lehetnek. Beszerzésük, beszállításuk előtti vizsgálata minden esetben egyedileg történik 2.2.7. Vevő által beszállított termék kezelése A vevő általi beszállítás nem jellemző a cég gyakorlatában, de előfordulása esetén a megrendelő által szállított termék kezelése, tárolása, felhasználása minden körülmények között az ő igényei, valamint a fokozott állagmegóvás szempontjai alapján történik. Amennyiben a vevő így kéri a Kaszimpex Kft. a vevő által beszállított anyagot is felhasznál, megmunkál. Ilyen esetekben a vevő gondoskodik az adott anyag helyszínre való szállításáról. A mennyiségi átvételt az átvevő személy (ügyvezető, minőségügyi vezető) végzi. A megmunkálás helyszínén a vevő által beszállított részegységek elkülönítve és “Vevő által beszállított termék“ felirattal ellátva kerülnek tárolásra felhasználásukig.

28

2.2.8. A termék (szolgáltatás) azonosíthatósága és nyomon-követhetősége Általános követelmény, hogy a cég folyamatai során keletkező bizonylatok, dokumentumok, termékek és információk egyértelműen egymáshoz legyenek rendelve. Az egymáshoz rendelt adatokat, dokumentumokat és termékeket pedig nyomon kell követni többek között annak érdekében, hogy az ajánlat kiadásához kapacitás adattal szolgáljanak, vagy a helyesbítő tevékenységnél a hiba okok vizsgálatát segítsék. Azonosíthatóság érdekében a termékeket az alábbi azonosítók jelzik: megrendelő neve, termék megnevezése, termék rajzszáma, kódja, kereskedelmi áruk esetében a cikkszám, rajzszám vagy gyári azonosító kód. Nyomon-követhetőség szempontjából, telefonon történő megrendelés esetén a rendelés felvételére jogosult kitölti a rendszeresített űrlapot. A levélben, faxon érkezett megrendeléseket nyilvántartásba veszi a cég. A megrendeléseket tartalmazó bizonylatokat lefűzi, és előírt ideig megőrzi. A rendelést cikkszám, vagy megnevezés azonosító, továbbá a vevő neve, címe, egyéb azonosítója alapján teljesítik. A félkész és késztermékek nyilvántartása darabszám, megnevezés, rajzszám és a vevő neve alapján történik. Az ajánlatokat és a nyitott megrendeléseket nyilvántartja a Kft. A teljesített vevői megrendeléseket dokumentáltan zárják le. 2.2.9. Folyamatszabályozás Elérendő cél, hogy a gyártási és kereskedelmi folyamatok körülményeinek szabályozásával a termékek és a szolgáltatott teljesítmény egyre inkább feleljen meg a vevők elvárásainak. Fontos továbbá, hogy a munkatevékenység körülményei méltók legyenek egy nemzetközileg tanúsított céghez. A gyártási folyamat a megrendelés elfogadásától, vagy a megbízási szerződés megkötésétől indul. A gyártást megelőzi fejlesztés, beszerzés, a kísérleti modell legyártása és vevői elfogadása. A cég listás termék gyártása során a beszerzett alkatrészeket és az alvállalkozók által legyártott alkatrészeket szereli össze technológiai utasítások szerint. Az utasítás tartalmazza az adott művelethez tartozó ellenőrzéseket is. A gyártás során az alkatrészekből félkész termékek, majd a tesztek után kész termékek lesznek. A gyártás egész folyamatát a gyártásvezető irányítja. A kereskedelmi tevékenységért felelős kereskedelmi munkatárs a vevők felkutatását, a reklámozási tevékenységet, az árajánlatok és szerződések előkészítését végzi. A kereskedelmi tevékenységnek része a vevőkkel folytatandó tárgyalások lebonyolítása és a közbeszerzési tenderek elkészítése. 29

A gyártóeszközök karbantartása alapja a határidőre való, minőségi teljesítésnek. A gyártóeszközök napi karbantartása megkövetelt tevékenység. A karbantartási stratégiát promt javítás jellemzi. A termelés folyamatosságát tartalékgéppel, valamint pótműszak elrendelésével biztosítja a cég. Ebben a részben tesz megjegyzést, köti ki a Kft. azt, hogy a munkahelyi rend alapfeltétel a minőségirányítási rendszer működtetéséhez. 2.2.10. Ellenőrzés és vizsgálat Ez a fejezet azt rögzíti, hogyan történik az idegenáru átvételtől, gyártási folyamaton át a kiszállításig az ellenőrzés és mérés. A szabályozás célja, hogy egyértelműen szabályozza az ellenőrizendő tevékenységeket, módszereket és felelősségeket. A kereskedelmi, raktározási tevékenység ellenőrzési módszereit szabályozza a termék beérkezésétől a vevőnek történő átadásig. Idegenáru ellenőrzés esetén a beszerzett alapanyagot, félkész terméket, árut, addig nem veszi a cég raktárba, amíg nem ellenőrizik vagy más módon nem győződnek meg a rá vonatkozó követelményeknek és előírásoknak való megfelelőségéről. A megfelelőség megállapítása mindig a cég előírásai valamint a vevők előírásai szerint történnek. A Kaszimpex Kft. a beszállítóitól megköveteli a beszállított termékek esetén a műbizonylatolást.

Utángyártott alkatrészek esetén amennyiben releváns a „H”

minősítési engedélyek rendelkezésre bocsátását. Beérkező idegenáru lehet feldolgozott anyag, alvállalkozó által gyártott félkész termék, vagy kereskedelmi áruként vásárolt termék. Gyártásközi ellenőrzés esetén a sorozatban gyártott alkatrészekre ellenőrzési és mérési utasítást kell kidolgozni. Egyszerű alkatrészek esetén az ellenőrzések a vevő által adott, vagy saját készítésű technológiai rajz alapján történnek. Indokolt esetben ellenőrzéskor, mérési, technológiai utasítást kell figyelembe venni. A mérések és ellenőrzések gyakorisága illetve a minden darabos ellenőrzés biztosítja, hogy ne kerülhessen ki hibás termék a gyártásból eladásra. Tárolás alatti ellenőrzéssel kapcsolatban azt kell ellenőrizni, hogy a termék állapota megfelelő-e és amennyiben szavatossági határidővel ellátott, a használhatósága nem járt-e le. Folyamatosan ellenőrizni kell az anyagmozgatás és a tárolás körülményeinek megfelelőségét is. Végellenőrzést annak érdekében kell végrehajtani, hogy teljes körűen igazolni tudja a cég, hogy a gyártott és forgalmazott termékek megfelelnek a rá vonatkoztatott minden 30

előírt követelménynek, szabályozás szerinti végellenőrzést (kiszállítás, eladás előtti vizsgálatot) végez a cég termékein. Addig nem bocsátanak ki árut, amíg az összes előírt ellenőrzési tevékenységet el nem végezték és a termék nem felel meg az előírt követelményeknek, és nem állnak rendelkezésre az ezeket bizonyító dokumentumok, bizonylatok, feljegyzések. Az átadás a gyártói bizonylatok, vagy a szerződésben előírt dokumentumoknak az átvevő részére történő átadásával kezdődik meg. Az átvevő (a vevő vagy a vevő megbízottja) meggyőződik a felajánlott termék komplettségéről, és a gyártói bizonylatok helyességéről. Az ellenőrzések bizonylataiból megállapítható az ellenőrzést végző neve, és az hogy a termék megfelel-e a minőségi követelményeknek. Az ellenőrzés bizonylatai archiválásra kerülnek. A végellenőrzést az áru kiszállításakor és átadása alkalmával végzi a cég.

2.2.11. Ellenőrző és mérőeszközök kezelése Az ide vonatkozó szabályozás célja, hogy a cégnél végzett gyártási tevékenység ellenőrzéséhez felhasznált mérőeszközök használatát, nyilvántartását és ellenőrzését a Kft. szabályozza. Mérőeszközök szabályozásával kapcsolatban el kell mondani, hogy a mérőeszközöket úgy használják, hogy a mérési bizonytalanság ismert legyen. Az ellenőrzéseknek meghatározzák a terjedelmét, gyakoriságát, és feljegyzéseket készítenek az ellenőrzés bizonyítékaként. A Kaszimpex Kft.-nél zajló munkafolyamatok jellegéből adódóan nagy jelentősége van a merőeszközök kalibrálásának. A Kft. alkalmazottai egyrészt meghatározott időnként ellenőrzik a mérőeszközök pontosságát, másrészt szerződést kötöttek az Agis Zavore d.d. szlovén partnerükkel, aki minden évben elvégzi a mérőeszközök éves kalibrálását. 2.2.12. Ellenőrzött és vizsgált állapot A szabályozás célja, annak rögzítése, hogyan ismerhető fel és miképpen kerül jelölésre az ellenőrzött és vizsgált állapotot a termék gyártásának, forgalmazásának, tárolásának minden fázisában, valamint a dokumentációk és bizonylatok esetén. A termékgyártási folyamatot végigkísérő „gyártmánykísérő lap” valamint a kiszállítás előtti ellenőrzéseket bizonylatoló „termék kibocsátó lap” működtetése biztosítja és bizonyítja, hogy a termékek ellenőrzöttsége folyamatosan megvalósul. Az ellenőrzés,

31

vizsgálat alatt lévő termék zárolt állapotban marad mindaddig, amíg az ellenőrzöttség pozitív eredménnyel le nem zárul. A termékek ellenőrzött és vizsgált állapotának megjelölése a teljes gyártmány előállítási folyamat és a vevőszolgálati kezelés során megoldott, és a vonatkozó, mindenkor érvényes minőségügyi eljárás-utasítás szerinti színekkel történik. Az eljárás biztosítja, hogy csak ellenőrzött állapotra utaló jelzéssel ellátott termékek kiszállítása és feldolgozása valósulhasson meg. Az értékesítésnél az ellenőrzött és vizsgált állapot a kísérő dokumentációban található. A termékek ellenőrzött és vizsgált állapotának megjelölése a teljes termék forgalmazási folyamat és a vevőszolgálati kezelés során megoldott, és a vonatkozó, mindenkor érvényes minőségügyi eljárás-utasítás szerint történik. A cég a termékhez sorszámozott „Műbizonylat”-ot ad ki, melynek másolatát dokumentáltan köteles megőrizni. A fentiekben vázolt eljárás, folyamat bizonyítja, hogy csak ellenőrzött állapotú termék kiszállítása valósulhat meg. 2.2.13. Nem megfelelő termék kezelése A fejezetben szabályozásra kerülő pontok célja, hogy a Kaszimpex Kft. elkerülje a nem megfelelő anyag, termék átvételét valamint kiszállítását. A fejezetben szabályozásra kerülő pontok a következők: zárolás, selejtezés, javítás és jelölés, bizonylatolás. A Kaszimpex Kft. minden olyan bejövő, vagy kiszállításra váró anyagot, terméket zárol, amely nem felel meg az általa, vagy a vevői által meghatározott követelményeknek. Zárolás alatt tartják mindaddig a terméket, amíg arról a megjelölt felelős személy nem dönt. A zárolás művelete elkülönítésből és megkülönböztető jelzés használatából áll. A zárolást állapotjelző címkén kell bizonylatolni. A cég leselejtez minden olyan anyagot, terméket, amelyet nem tudnak a követelményeket kielégítő állapotba hozni, illetve hozatni. Selejtezés alatt az anyag, alkatrész visszaszállítását is kell érteni a beszállító felé. A javítható és garanciális alkatrészeket elkülönítve, jelölve tárolja a Kft. A garanciális javításokat a gyártóval, illetve a beszállítóval egyeztetve bonyolítják le. Az előforduló garanciális javítások folyamatait már szerződés szinten is rögzíteni kell. A nem megfelelő állapotok jelölésére sárga (zárolt), kék (javítható) és piros (selejt) színeket használnak. A szín jelöléssel párhuzamosan az állapot okát is bizonylatolni kell. 32

2.2.14. Helyesbítő és hibamegelőző tevékenység A fejezet célja, annak megfogalmazása, hogy mire terjed ki a Kaszimpex Kft. helyesbítő és hibamegelőző tevékenysége. A helyesbítő és hibamegelőző tevékenységét a Kft. évente két alkalommal felső vezetői átvizsgáláson értékeli. Minden helyesbítő vagy megelőző tevékenység, amelyet a tényleges vagy lehetséges nem

megfelelőségek

kiküszöbölésére

végrehajtani

szükséges,

a

problémák

súlyosságával és a fellépő kockázattal arányban kell lennie. A helyesbítő tevékenységekre vonatkozó eljárás-utasítások a következő pontokat tartalmazzák: a vevők panaszairól és a termékek nem megfelelőségéről készült jegyzőkönyvek hatékony kezelését; a termékkel, a folyamattal és a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos nem megfelelőségek okainak kivizsgálását és a vizsgálatok eredményének feljegyzését; a nem megfelelőség okainak megszüntetéséhez szükséges helyesbítő tevékenység meghatározását; ellenőrzések alkalmazását annak biztosítására, hogy a helyesbítő tevékenységet hatékonyan végrehajtották. A Kaszimpex Kft. által meghatározott megelőző tevékenységekre vonatkozó eljárásutasítások tartalmazzák: a megfelelő információforrások igénybevételét annak érdekében, hogy lehetséges legyen észlelni, elemezni és kiküszöbölni a nem megfelelőség lehetséges okait; a szükséges lépések meghatározását bármely probléma esetében,

amely

kezdeményezését

megelőző és

tevékenységet

ellenőrzések

igényel;

végrehajtását

a

megelőző megelőző

tevékenység tevékenységek

hatékonyságának biztosítására; a felsővezetői átvizsgálás számára a megfelelő információk biztosítását a végrehajtott tevékenységekről. 2.2.15. Kezelés, tárolás, csomagolás, kiszállítás Ez a fejezet azt írja le, hogy hogyan történik az anyagok és termékek minőségének megőrzése a kezelés, a tárolás, a csomagolás és a kiszállítás során. A félkész és kész termékeket, anyagokat a gyártás minden fázisában úgy kell kezelni, hogy megakadályozzuk azok károsodását és minőségének romlását. A kereskedelmi termékeket, anyagokat szintén úgy szükséges kezelni, hogy azok károsodása, minőségének romlása ne következzen be. A Kaszimpex Kft. megfelelő tároló területeket és tároló dobozokat biztosít annak érdekében, hogy megakadályozza az anyag és a termék károsodását, minőségének

33

romlását a felhasználás, a feldolgozás vagy a kiszállítás előtt. A termékek raktári be- és kivételezését szabályozzák. A terméket a tárolás során azonosítja a cég, ahol szükséges, feltüntetik a minőség megőrzési időt és biztosítják a készletek forgását. A minőségromlásra hajlamos termékeket felhasználhatóság lejárat dátummal jelezik, és rendszeres időközönként ellenőrzik. Megfelelő tároló területeket és tároló konténereket, kalodákat, dobozokat biztosítsanak annak érdekében, hogy az anyag és a termék károsodása, minőségének romlása a kiszállítás előtt ne következzen be. A termékek csomagolására vonatkozó szükséges előírásokat munkautasítások tartalmazzák. A termékek csomagolását és jelölését ellenőrizni kell, hogy a termékek az előírt követelményeknek megfeleljenek, védve legyenek a károsodással szemben, és azonosíthatók legyenek mindaddig, ameddig a Kaszimpex Kft. felelőssége tart. A termékek csomagolására vonatkozó szükséges előírások, csomagolási utasítások megfogalmazását szerződésben megköveteli a Kft. vezetősége. A végellenőrzés után gondoskodni kell a termékek minőségének megóvásáról a kiszállításig, és amennyiben a szerződés előírja, a gondoskodás kiterjed a vevőnek történő kiszállításra is. 2.2.16. Minőségügyi bizonylatok kezelése Ebben a fejezetben kerül rögzítése az, hogy hogyan történik a minőségbiztosítási rendszerben használt feljegyzések azonosítása, összegyűjtése, rendezése, tárolása, megőrzése és selejtezése. Ezzel kívánja a Kaszimpex Kft. biztosítani, hogy igazolni tudja minden körülmények között az előírt követelményeknek való megfelelőséget, és a minőségirányítási rendszer hatékony működését. 2.2.17. Belső minőségügyi auditok Ez a fejezet azt rögzíti, hogyan történik a minőségirányítási rendszer összes alkotóelemének rendszeres felülvizsgálata, amelynek során ellenőrizni kell, hogy a rendszer az elfogadott minőségügyi eljárás-utasítások szerint működik-e, meg kell állapítani és dokumentálni kel az előírtaktól való eltéréseket, és ahol szükséges helyesbítő tevékenységet kell kezdeményezni. A tervszerűen alkalmazott auditoknak két különböző típusát különböztetjük meg, az egyik az úgynevezett rendszeraudit, a másik pedig az úgynevezett eljárásaudit. A következő részben mindkét típus jellemzőit számba vesszük.

34

Rendszeraudit, a Kaszimpex Kft. MSZ EN ISO 9002:1996-os rendszere által érintett tevékenységi körére vonatkozóan kerül elvégzésre. Erre az audit típusra a következő esetekben kerül sor: az éves audit tervben meghatározott legalább egy alkalommal; a cég szervezeti struktúráját érintő jelentős változtatások bevezetése után; Tanúsítási eljárás / felügyeleti audit, kiegészítő audit előtt, a helyesbítés alapjaként; az ügyvezető igazgató eseti elrendelése alapján. Eljárásaudit, egy-egy minőségügyi szabványelemhez

kapcsolódó tevékenységű

területek tevékenységének vizsgálata. Erre az audit típusra a következő esetekben kerül sor: az éves audit tervben meghatározott ütemterv szerint; a cég szervezeti struktúráját érintő jelentős változtatások bevezetése után, az érintett területeken a szabványelem, illetve vonatkozó minőségügyi eljárás-utasítások alkalmazásának ellenőrzésére; tanúsítási eljárás / tanúsítás megújítási eljárás előtt, hibajavítás alapjaként; a cég ügyvezetőjének eseti elrendelése alapján. A felülvizsgálatok során a Kaszimpex Kft. értékeli: a vizsgált folyamatra vonatkozó dokumentumokat, a kereskedelmi tevékenység gyakorlatát, a feljegyzéseket és ezen elemek összhangját. A felülvizsgálatokat az érvényes Minőségirányítási Kézikönyv, a minőségügyi eljárás-utasítások, kezelési utasítások alapján kell a cégnek elvégeznie. A felülvizsgálatokat minőségügyileg megfelelően képzett személyek végzik, akik nem felelősek a felülvizsgált területért és függetlenek a felülvizsgált terület vezetésétől. A belső auditokat külső szakértő, vagy tanácsadó cég bevonásával is elvégeztetheti a Kft. azon esetekben, ha idő vagy kapacitáshiány lépne fel. A felülvizsgálat tapasztalatairól és a tapasztalt eltérésekről, nem megfelelőségekről audit jelentést kell készíteni. Az auditok eredményeit egyes felülvizsgált területekért, folyamatokért felelős vezető személyek áttekintik ezek megállapításai alapján, meghozzák, jóváhagyatják, majd bevezetik azokat a hibajavító, helyesbítő tevékenységeket, amelyek a felülvizsgálat során feltárt hiányosságok kijavításához szükségesek. Azokat a folyamatokat, ahol hiányosságokat tapasztalnak, újra felülvizsgálják, hogy biztosítsák a helyesbítő tevékenység hatékony végrehajtását. A belső felülvizsgálati jelentéseket a cég ügyvezetője felhasználja, amikor áttekinti a minőségbiztosítási rendszer működését. 2.2.18. Oktatás, képzés A fejezet célja, annak biztosítása, hogy a Kaszimpex Kft megfelelően képzett és gyakorlott munkatársak alkalmazásával teljesíti a vevőknek, a szerződésekben, megrendelésekben rögzített módon forgalmazott termékek minőségét. 35

A céghez való belépéskor minden munkatárs tájékoztatást kap a működtetett minőségbiztosítási rendszerről. A képzést a minőségügyi vezető tartja meg és bizonylatolja az oktatási jegyzőkönyvben. A minőségügyi vezető ismerteti a cég tevékenységét, minőségügyi dokumentumait és részletesen ismerteteti az illető munkájának ellátásához felhasználandó eljárás-utasításokat, kézikönyv fejezeteket, továbbá az alkalmazandó űrlapokat, bizonylatokat. A munkaköri feladatok alapján meghatározzák, melyek azok a beosztások, amelyek betöltéséhez olyan ismeretanyag szükséges, amely alapvetően szükséges a szerződött minőségű termékek forgalmazásához. Ezek a követelményeket a munkakörökhöz vannak rögzítve. A cég vezetését minden évben a minőségügyi vezető, vagy felkért külső szakértő képzi a legfrissebb minőségirányítási ismeretekre, az eltelt idő alatt megváltozott követelményekre. 2.2.19. Vevőszolgálat Ebben a fejezetben kerülnek szabályozásra a vevői kapcsolattartás, reklamáció kezelése és a garanciális ügyintézés. Minden, garanciális időben bejelentett vevői reklamációra reagál a Kaszimpex Kft. A vevő által visszáruzott problémás terméket, árut megvizsgál, majd dönt a reklamáció jogosságáról a cég. Ha a vevő jogosan reklamált a terméket, árut a lehető legrövidebb idő alatt kicserélik. Amennyiben egy terméket a vásárlók sorozatosan reklamálnak, abban az esetben a hiba okainak feltárása után, a cég beszállítóit figyelmezteti, végső esetben új beszállítókat keres. A Kaszimpex Kft. számára nagy jelentőséggel bír a kapcsolatápolás a vevőkkel. 2.2.20. Statisztika Ebben a fejezetben általános követelményként megfogalmazott, elérendő cél, hogy a cég olyan statisztikai eljárásokat működtessen, amelyek segítik a többi minőségügyi tevékenység végzését, adatokat szolgáltatva a megelőző tevékenységhez, vevői megelégedettség méréséhez, elemzéséhez. Ebben a fejezetben az alapkövetelmények mellet a garanciális statisztika valamint a selejtanalízis kerül szabályozásra. Garanciális statisztika: a garanciális reklamációk, problémák alapján készül negyedéves összesítéssel. Vevői reklamáció vizsgálata, elemzése található benne. Selejtanalízis: a tevékenység kiterjed a hibafajták és gyakoriságuk gyűjtésére, rendszerezésére. A rendszeresen nagy gyakorisággal előforduló hibák és okainak feltárására és ezek alapján a helyesbítő tevékenység meghatározására. Ezen statisztikák elkészítése, elemzése 36

fontos információkkal látja el a cég vezetőségét, segít a helyes döntések meghozatalában, és ezzel a folyamatos minőségi szint tartásában.

37

3. fejezet Az rendszer bevezetése és tanúsítása a Kaszimpex Kft-nél A harmadik fejezetben a rendszer gyakorlatiasabb oldalával szeretnék foglalkozni, az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszer bevezetésének folyamatával, a tanúsítás kérdéseivel, valamint a már működő rendszer kérdéseivel. A szakdolgozatom vonatkozásában az a kedvező helyzet állt elő, hogy az elemzés szempontjából, egy teljes ciklust lehet vizsgálni, mert a Kaszimpex Kft. minőségügyi rendszerét az elkövetkezendő hónapokban tovább kell fejleszteni, mivel a cég minőségbiztosítási rendszere ebben a formában megszűnik létezni. Tehát a bevezetés és a továbbfejlesztés közötti időszakot, lehet egy teljes ciklusnak tekinteni. A fejezet első részében megvizsgálom a bevezetés különböző fázisait, valamint néhány gyakorlati jellegű kérdést, a második szakaszban a tanúsítás kérdéseivel foglalkozom, majd végezetül a már működés közben megfigyelt rendszer előnyeit és hátrányait vizsgálom, mindezt a Kaszimpex Kft. gyakorlatára kivetítve.

3.1. A rendszer bevezetése és tanúsítása 3.1.1.

A rendszer bevezetése

Az alfejezetben nem célom, hogy minden részletében elemezzem az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti rendszer bevezetésének minden egyes fázisát, csak a legfontosabb kérdésekkel szeretnék foglalkozni, amelyek a következők: vezetőség elkötelezettsége, minőségügyi megbízott szerepe, tanácsadó szerepe, a bevezetés folyamatának lépései, a sikeres rendszerbevezetés kritériumai és egy minőségügyi rendszer bevezetésének időigénye. 3.1.1.1. Vezetőség elkötelezettsége A vezetőség elkötelezettségének hangsúlyozására a dolgozatomban számos alkalommal sor kerül. Véleményem szerint minden innen indul ki és ide vezethető vissza. Amennyiben egy a minőség iránt elkötelezett vezetői gárdával állunk szemben, az egyik alapvető követelményét a sikeres rendszerbevezetésének már teljesítettük is. Az elkötelezett vezető a kulcs, hogy a szervezet többi tagja is a rendszer mellé álljon. A szervezet alkalmazottjai azt látják, hogy vezetőjük, akit tisztelnek, akitől függnek, 38

mindent megtesz a siker érdekében, akkor nagy valószínűséggel ők is az ügy mellé állnak. A vezetői elkötelezettség hiányában a szervezetnek jóval szerényebbek az esélyei egy működőképes, jól funkcionáló rendszer bevezetésére. Hogyan is várhatnánk el a szervezet dolgozóitól, hogy a vezetők semleges hozzáállása mellett, egy elsőre erőltetettnek és túlbonyolítottnak tűnő rendszer mellé álljanak teljes mellszélességgel, amely még ráadásul jelentősen megnöveli feladataik számát is. Úgy gondolom, hogy egy rendszer bevezetését, akkor érdemes elkezdeni, ha hiszünk abban, hogy ezzel a cég érdekeit szolgáljuk, ha ezt egy befektetésnek tekintjük és nem azért kezdünk bele, mert egyfajta divatnak tartjuk, amit követni kell. 3.1.1.2. Minőségügyi megbízott szerepe és jelentősége Egy minőségügyi rendszer bevezetésének első feladata, hogy a cég a felső vezetésből kijelölje a minőségügyi megbízottat, akinek elsődleges feladata a rendszerfejlesztési munkák irányítása, koordinálása. A minőségügyi megbízottnak a minőség iránt elkötelezett személynek kell lennie, jelentős szerepe van a rendszer sikeres bevezetésében és működésében, valamint a későbbiek során annak tovább fejlesztésében. Egy cég minőségügyi megbízottja feladatkörét alapvetően három formában töltheti be. A cég egy dolgozóját nevezik ki, aki saját munkája mellett látja el a minőségüggyel kapcsolatos feladatokat is. Erre a konstrukcióra általában olyan kis cégek esetében kerül sor, mint például a Kaszimpex Kft. A kisebb cégek általában nem engedhetik meg maguknak, hogy egy embert alkalmazzanak csak a minőségüggyel kapcsolatos feladatok ellátására, ezenfelül, a szabvány kiköti, hogy a minőségügyi megbízottnak a felső vezetésből kell kikerülnie. Ez a megoldás nem mondható ideálisnak. Egyfelől, ritkán megoldható, hogy a minőségügyi megbízott eredeti munkáját valaki átvegye. Így akinek a minőségügyi megbízotti feladatok jutnak, az úgy érezheti, hogy túl van terhelve, és fenn áll annak a veszélye, hogy a napi teendői mellet a minőségüggyel kapcsolatos kérdéseket elhanyagolja. Másfelől fenn áll annak a veszélye is, hogy nem tud

hatékony

segítséget

nyújtani

a

minőségügyi

tanácsadónak

a

rendszer

kidolgozásában. Aminek eredményeként a rendszer bevezetés folyamata hosszabb időt vesz igénybe, aminek költségtényezői sem elhanyagolhatóak. A cég egyik önálló feladatkörrel rendelkező alkalmazottjának kinevezésénél hatékonyabb megoldás főállású minőségügyi megbízott alkalmazása. Ehhez azonban nagyobb létszámú, költségvetésű cégnek kell lennie. Ez a lehetőség azon cégek számára 39

előnyös, amelyek esetében olyan szerteágazó a cég tevékenységi köre, hogy az ezzel kapcsolatos minőségügyi teendőket egy alkalmazott csak főállásban tudja ellátni. Ez a megoldás mindenképen hatékonyabb, mert ezzel a megoldással a cég nyer egy olyan alkalmazottat, aki teljes munkaidőben, teljes erőbedobással tud a cég minőségügyi kérdéseire koncentrálni, és nem kötik le más jellegű, nem minőségüggyel kapcsolatos feladatok. Abban az esetben, ha a cég méretei elérik a több száz főt, vagy tevékenységi körének szerteágazó volta, sokrétűsége ezt megköveteli, akkor a minőségügyi megbízottat egy úgynevezett minőségügyi tanács tagjaként kell alkalmazni. Olyan nagy cégekre jellemző ez a megoldás, ahol egy termék fejlesztése, gyártása, szervizelése, javítása, értékesítése egy helyen található. Ebben az esetben az egyes területekért felelős alkalmazottakkal szoros kapcsolatot, együttműködést követel meg a minőségügyi megbízottól, akinek fő feladata az ellenőrzés és a koordinálás, a folyamatok egy kézben való koncentrálása. Amint az kiderül a fentiekből, egy cég nagyságától, alkalmazottainak számától, tevékenységi körének szerteágazó voltától függ, hogy az adott cég milyen konstrukciót alkalmaz. A Kaszimpex Kft. esetében, amint azt már korábban említettem egy kis vállalkozásról van szó, amelynek tevékenységi köre, alkalmazottainak létszáma, és lehetőségeinek mértéke nem teszik lehetővé egy főállású minőségügyi megbízott, vagy egy minőségügyi tanács alkalmazását. A Kaszimpex Kft. esetében a legfontosabb minőségüggyel kapcsolatos kérdésekkel a Kft. ügyvezető igazgatója foglalkozik, aminek vannak előnyei és hátrányi is. Az előnyök között említeném meg, hogy fő döntéshozóként azonnali döntéseket hozhat, amiket nem kell senkinek indokolnia, az információk nem másodkézből érkeznek meg hozzá, mindig és mindenkor naprakész a cég minőségügyi problémáival kapcsolatban, és nem elhanyagolható elkötelezettségének és példamutatásának jelentősége sem. A hátrányok között kell megemlíteni, hogy a cég szerteágazó tevékenységi köre által támasztott feladatok mellett esetleg nem tud annyi időt szentelni a rendszer fejlesztésének, mint emennyit az adott esetben megkövetelne. Ezzel kapcsolatban meg kell jegyezni, hogy ebben és az ehhez hasonló helyzetben lévő kis vállalatok esetében nagyobb szerep jut az úgynevezett minőségügyi tanácsadónak, akire általában a dokumentáció elkészítésének feladata, legalább is annak nagy része hárul.

40

3.1.1.3. Tanácsadó szerepe és jelentősége A minőségügyi megbízott mellett a másik nagyon jelentős résztvevője egy minőségügyi rendszer bevezetésének az úgynevezett minőségügyi tanácsadó. A minőségügyi tanácsadót, mint külső tanácsadót alkalmazzák a minőségügyi rendszer bevezetését célként kitűző szervezetek. A minőségügyi tanácsadó jelentős segítségére van a cégnek a minőségbiztosítási, szervezési módszerek és technikák gyakorlati ismeretével, más vállaltoknál nyert tapasztalataival. Ezenfelül a dokumentáció elkészítéséhez nyújthat hardver- és szoftvertámogatást. Segítségével a rendszerbevezetés időigénye jelentősen csökkenhet, azonban figyelembe kell venni, hogy az ő feladata a segítségnyújtás és nem a tényleges munka nagy részének elvégzése. Abban az esetben, ha a tanácsadóra bízzuk az egész munkafolyamat elvégzését, előállhat az a helyzet, hogy a bevezetett rendszer nem kellő képen illeszkedik a cégünk struktúrájához, ami a későbbiekben nem megkönnyíti, átláthatóbbá és könnyen kezelhetővé, hanem nehézkessé, rugalmatlanná és terhessé teszi a jelentős anyagi ráfordítások árán nyert, bevezetett rendszert. A minőségügyi tanácsadó tevékenységét két fő csoportba oszthatjuk, az első estben a tanácsadó ténylegesen csak támogatást ad és a dokumentáció fizikai létrehozásában nem vesz részt, a második esetben a tanácsadó a dokumentáció egy részét esetleg az egészet elkészíti a cég számára. Az első esetben a dokumentációt a cég maga dolgozza ki, aminek jelentősége abban nyilvánul meg, hogy a cég alkalmazottjai megszenvednek az eredményért, ezáltal jobban a magukénak érzik a bevezetendő rendszert. Kevésbé fogadják ellenségesen, mindenki tisztában van azzal, hogy mit várhat, remélhet a rendszertől, milyen változásokat fog hozni a munkájában, mindennapi tevékenységében. A kidolgozott rendszer sokkal inkább illeszkedik a cég struktúrájához, nem egy olyan rendszer kerül bevezetésre, ami az adott szervezetnél csak nehézkesen kezelhető. Később kevesebb módosítást kell majd alkalmazni, mert a munkafolyamat közben előbukkanó hibákat, problémákat azonnal lehet orvosolni. A dolgozók kevésbé érzik a rendszert

erőszakosnak,

a

mindennapi

munkájukra

elkerülhetetlen rossznak. A bevezetés, a

vonatkozó

rendszerkidolgozás

szükséges e

és

módszerének

hátrányaként kell megemlíteni, hogy a cég dolgozóira a rendszerkidolgozás során jelentős teher nehezedik, sok új feladatot kell végrehajtaniuk, különben is meglévő faladataik mellett. Ezenfelül meg kell jegyezni, hogy a rendszerbevezetés időigénye is jelentősen megnő. Abban az esetbe, ha a cég a minőségügyi tanácsadóra bízza a rendszerbevezetés nagy részének, illetve az egész folyamatnak az elvégzését, a cégvezetésnek jóval egyszerűbb 41

dolga van. Ennek veszélyeire egy korábbi részben már felhívtam a figyelmet. Amennyiben egy cég mégis ezt az utat választja, figyelni kell, hogy olyan minőségügyi tanácsadóval dolgozzanak, aki alaposan ismeri a céget, annak tevékenységi körét, lehetőségei és korlátjait, valamint hangsúlyt kell fektetni a rendszeres konzultációra, információáramlásra a tanácsadó és a minőségügyi megbízott, illetve a cégvezetés között. A Kaszimpex Kft. esetében a második variáció mellett döntött a cég ügyvezető igazgatója és a cég minőségügyi tanácsadója. A kitöltött kérdőív és a személyes beszélgetések során a cégvezető hangsúlyozta a folyamatos kapcsolattartás, tájékoztatás, kommunikáció jelentőségét. Tehát a dokumentációt ebben az esetben a tanácsadó készítette el szorosan együttműködve az ügyvezető igazgatóval. A választást a következők

indokolták:

kellő

tapasztalat

hiánya

a

cégvezetés

részéről

a

minőségbiztosítás területén; az alkalmazottak kis létszáma, ami nem tette lehetővé, hogy egy személyt külön erre a feladatra kijelöljenek, és munkaerőt vonjanak el a cég elvégzendő napi feladataitól; valamint a minőségügyi tanácsadójának személye, aki a cég tevékenységi körével kapcsolatban széleskörű és alapos ismeretekkel rendelkezik. 3.1.1.4. Mit kell egy cégnek teljesíteni a sikeres rendszerbevezetés érdekében? Az első és legfontosabb, hogy meg kel hozni a döntést a minőségirányítási rendszer bevezetésévek kapcsolatban. Ezek után végig kell járni a rendszerbevezetés folyamatának lépéseit, amelyek a következők: a célok meghatározása, ismertetése és a folyamat elindítása; a minőségügyi vezető vagy megbízott kiválasztása, majd a kulcspozíciót betöltő dolgozók fejlesztése, képzése; helyzetértékelés, amiben nagy jelentősége van egy külső tanácsadónak; a jelenlegi helyzet felmérésén túllépve, a jövőre vonatkozó, elérendő célok megfogalmazása; a rendszer megtervezése; a rendszer kiépítése és bevezetése; tanúsítás. A sikeres rendszerbevezetés és tanúsítás egyik nagyon fontos eleme a rendszer működés közbeni tesztelése. Érdemes a bevezetés után egy bizonyos idő intervallumot hagyni a tanúsítás előtt, hogy a rendszert élesben lehessen tesztelni. Ezen intervallum alatt előjöhetnek olyan problémák, amelyekre eredetileg nem is gondolt a cégvezetés, minőségügyi megbízott és még a minőségügyi tanácsadó sem. Ezzel a három vagy négy hónapos úgynevezett „próbaidővel” megnőnek a cég esélyei a zökkenőmentes és biztos sikert hozó tanúsításra.

42

3.1.1.5. Egy minőségügyi rendszer bevezetésének lépései Az előző részben felsoroltam egy minőségirányítási rendszer bevezetésének lépéseit, ebben a részben szeretnék az egyes pontokkal külön-külön foglalkozni, és néhány gondolatatot megjegyezni velük kapcsolatban. Az első lépés, amint azt már korábban is említettem a döntés meghozatal, annak ismertetése és a folyamat elindítása. A Kaszimpex Kft. esetében a döntést, hogy a cég egy minőségirányítási rendszert vezessen be hosszas mérlegelés és tájékozódás előzött meg. A cégvezető gondosan tanulmányozta, hogy mi szól a bevezetés mellett és mi az, ami ellen szól, majd ajánlatokat kért és mindezek után hozta meg a döntését a rendszer bevezetését illetően. Második lépésként a cég ügyvezető igazgatója a Poliqua Minőségfejlesztési és Vállaltvezetési Tanácsadó Iroda által szervezett belső minőségügyi auditor tanfolyamon vett részt. Következő lépésként a Kaszimpex Kft. szerződést kötött egy külső minőségügyi tanácsadóval, akinek segítségére és szakértelmére támaszkodva a Kft. egy helyzetfelmérést, önértékelést végzett, amelynek során kitért a következő pontokra: a cég szervezeti kultúrája; érdekelt felek követelményeinek kielégítése; a Kft. irányítási, fejlesztési, döntési, működési és fejlesztési folyamataira; a dokumentumok és adatok kezelésére; az előállítási folyamatokra; erőforrásokra; információáramlás folyamataira; valamint az ellenőrzési és visszacsatolási folyamatokra. Negyedik lépésként a helyzet felmérése után a vezetőség és a tanácsadó közösen maghatározták, hogy mik a Kaszimpex Kft. célkitűzései, hová akarnak a folyamat végére eljutni, valamint a Kft. megfogalmazta minőségpolitikáját. Ötödik

lépésként

a

kulcsfolyamatok

meghatározása,

valamint

a

folyamatok

kölcsönhatásainak megfogalmazása következett. Majd következett a hatodik és egyben a leginkább időigényes fázis, a rendszerkiépítés és bevezetés fázisa. Ebben a fázisban a következő kérdések vártak megoldásra: felelősségek és hatáskörök meghatározása; a dolgozók minőségirányítással kapcsolatos megismertetése, a minőségirányítási rendszer bevezetésében felelős személyek továbbképzése, a Kaszimpex Kft. esetében az ügyvezető igazgató mellett még két további személy részesült ilyen típusú oktatásban; folyamatleírások kidolgozása, a dokumentáció elkészítése. Ezek után következett a rendszer működtetése, és annak működés közbeni tesztelése a további hibák, elégtelenségek kiszűrése érdekében. Ezen fázis keretein belül többszöri 43

belső auditra került sor a rendszer megfelelőségének és hatásosságának ellenőrzésére, valamint a szükséges módosítások elvégzése végett. Utolsó lépésként következett a tanúsítás, amit a Tüv Hannover – KTI Budapest Kft., mint független tanúsító szervezet végzett. A tanúsítás eredményeként a Kaszimpex Kft. megszerezte az MSZ EN ISI 9002: 1996-os szabvány szerinti tanúsítást, ami a gyártás, a telepítés és a vevőszolgálat minőségbiztosítási modellje. 3.1.1.6. A rendszerbevezetés időigénye A bevezetés időigényével kapcsolatban a szakirodalom szerint 1-1,5 évet vesz igénybe a bevezetés és a tanúsítás együttvéve. Azonban be kell látni, hogy ez mindig az adott vállalttól függ, hasonlóan a későbbiekben tárgyalandó költségtényezőkhöz. Nagyon sok összetevőt kell figyelembe venni, többek között, hogy mekkora vállaltról van szó, milyen széles, szerteágazó tevékenységi körrel rendelkezik az adott szervezet, a felkészülés szakaszában milyen mértékig vesz részt a minőségügyi tanácsadó, mert belátható módon az ő részvétele jelentősen csökkenti az időigényeket. A Kaszimpex Kft. esetében a bevezetés és a tanúsítás nagyon gyorsan lezajlott, alig több mint fél évre volt szükség hozzá. Ennek okait főként három jelentős tényezőben kell keresni. Az első, az ügyvezető igazgató nyilatkozata szerint, a rendszer bevezetése előtt is hasonló szabályok szerint zajlottak a munkafolyamatok és azoknak a feladatoknak, folyamatoknak, szabályozásoknak a száma, amit a rendszerbevezetés hozott magával nagyon kicsi. A második, hogy a cég méreteit és tevékenységi körét tekintve egy kis vállalkozásról kell beszélnünk. A harmadik, a rendszer bevezetéssel járó dokumentációt, nem a cég alkalmazottai készítették el, hanem a minőségügyi tanácsadó, szorosan együttműködve az ügyvezető igazgatóval, aki jelentős szakmai ismeretekkel és gyakorlattal rendelkezik a minőségügyi rendszerek bevezetésének területén. 3.1.2.

A rendszer tanúsítása

Minőségbiztosítási rendszer tanúsításán (certification) a rendszerszabványban rögzített követelményeknek való megfelelőség igazolását értjük. A minőségbiztosítási rendszerek tanúsításának három különböző változatát különböztetjük meg: „első fél” általi tanúsítást, „második fél” általi tanúsítást és az úgynevezett „harmadik fél” általi tanúsítást.

44

Az „első fél” általi tanúsítás során maga a szállító nyilatkozik saját minőségbiztosítási rendszeréről, és azt a vevő elfogadja. A „második fél” által végzett tanúsítás esetében a vevő vagy megbízottja vizsgálja felül a szállító minőségbiztosítási rendszerét és megfelelősége esetén tanúsítást ad. A „harmadik fél” általi tanúsítás során egy független, erre feljogosított, akkreditált tanúsító testület vizsgálja felül az adott szervezetet, hogy az, milyen mértékben felel meg az alkalmazható szabvány követelményeinek. Megfelelőség esetén a tanúsító testület tanúsítványt ad ki, amely igazolja, hogy az érdekelt szervezet az alkalmazott szabvány valamilyen követelményét teljesíti. A tanúsítást a vevők világszerte elfogadják. A tanúsítvány rendszerint három évig érvényes, amit bizonyos időnként a tanúsító szervezet felülvizsgál (évente egyszer), és ha a szervezet már nem felel meg a követelményeknek, akkor elveszítheti a tanúsítványt. Azonban az, hogy már megszerzett tanúsítványt egy cég elveszítsen, a legritkább esetben fordul elő, ilyen esetekben a tanúsítást végző cégek módosító intézkedések elvégzését szorgalmazzák. Ezzel kívánják biztosítani a rendszerek folyamatos fejlesztését, karbantartását.

3.2. A rendszer bevezetésével, tanúsításával kapcsolatos költségek és előnyök „A minőséggel nem törődni hosszú távon igen drága mulatság, viszont rövid távon minőségbiztosítási rendszert építeni legalább annyira drága.” (Dr. Barta Tamás, Tóth Tihamér)

Egy cég számos alkalommal kerül olyan helyzetbe, hogy mérlegelnie kell, hogy egy adott eszközt megvásárol vagy sem, egy új technológiát bevezet vagy sem, a fejlesztésre áldoz vagy sem. Ezeket a döntések minden vállalat estében alaposan meg kell fontolni, alaposan át kell gondolni, különösen egy kis vállalat esetében, ahol egy rossz befektetés, egy meg nem térülő befektetés nagyon érzékenyen érintheti az adott szervezetet. A Kaszimpex Kft. esetében is alaposan át kellett gondolni a cégvezetésnek, hogy egy közel kétmillió forintos befektetést az akkori körülmények közepette megengedhet-e magának a cég? A befektetett összeggel arányban vannak-e a bevezetendő rendszer nyújtotta előnyök? Alapos mérlegelés, tájékozódás és ajánlatkéréseket követően a cég vezetése úgy döntött, hogy vállalja a költségeket és a jövőre vonatkozó hosszú távú befektetésnek tekintette az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti rendszer bevezetését. A dolgozatom következő néhány oldalán megpróbálom bemutatni, hogy 45

milyen költségekkel, ráfordításokkal és milyen előnyökkel jár egy minőségbiztosítási rendszer bevezetése. 3.2.1. A rendszer bevezetésének és tanúsításának költségei A költségek, ráfordítások kapcsán meg kell különböztetnünk a rendszer működtetésével, valamint a rendszer bevetésével, tanúsításával és az éves felülvizsgálatokkal kapcsolatosan felmerülő költségeket, ráfordításokat. A rendszer működtetésével kapcsolatban felmerülnek, olyan költségek, amelyek könnyedén kimutathatóak, számlákkal alátámaszthatóak és olyan költségek is, amelyek nem vagy csak nagyon nehezen. Az első kategóriába tartoznak például a különböző nyomtatványok elkészíttetése, vagy a műszerek éves kalibráltatása, amely költségek éves szinten a Kaszimpex Kft. esetében elérik a több százezer forintot. A második kategóriába tartoznak azok a költségek, amelyek a növekvő munka- és időigénnyel kapcsolatosan merülnek fel. A rendszerbevezetés, tanúsítás és az éves felülvizsgálatok költségigénye könnyen kimutathatóak a rendszert bevezető és a tanúsítást végző cégek által kiállított számlákból

kiolvashatóak.

Dolgozatomban

ezekkel

a

költségekkel

szeretnék

részletesebben foglalkozni. A tanúsítást megelőző költségek a rendszer bevezetésének költségei, a tanácsadónak vagy tanácsadó cégnek kifizetett összegeket foglalják magukban. Az sorrendben következő, felmerülő költségek a tanúsítás költségei, ezt a tanúsítást végző cég számláza ki. Majd következnek a tanúsítást követően felmerülő költségek, amelyek a felülvizsgálati ellenőrzések, auditok kapcsán merülnek fel, és a folyamatos ellenőrzést, karbantartást és továbbfejlesztést biztosítják. A tanácsadónak, tanácsadó szervezetnek fizetett díj és a tanúsító szervezetnek fizetett díj mértékét több összetevő figyelembe vételével lehet megállapítani, a fizetendő díj mértéke függ az adott szervezet nagyságától, felépítésétől, tevékenységi körétől. A tanácsadónak átutalt összeg függ attól, hogy a dokumentáció elkészítésének folyamatából mekkora részt vállalt. A tanúsító szervezetnek átutalt díj fejében a tanúsító szervezet megbízottja felülvizsgálja a rendszert és kiállítja a tanúsítványt, ami három évig érvényes, és magában foglalhatja az évenként esedékes felülvizsgálati díjat is. Külön költségként számolja el a felülvizsgáló a szállás és utazási költségeket a felülvizsgálat idejére. Amint azt már a korábbi fejezetek során említettem a nagykanizsai Kaszimpex exportimport Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. 2000. év elején vezettette be az MSZ EN ISO 46

9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszert. A rendszer bevezetésével kapcsolatosan a Kft.-ét terhelő költségeket három fő csoportba lehet osztani, az elsőbe tartoznak a tanácsadó cégnek kifizetett költségek, a másodikba a tanúsítást végző cégnek kifizetett költségek, és a harmadik csoportba tartoznak az évenként esedékes rendszer felügyeleti díjjak. A rendszer bevezetés előtti felkészülési szakasz alatt a Kaszimpex Kft. a Poliqua Minőségfejlesztési és Vállalatvezetési Tanácsadó Iroda Bt.-vel kötött szerződést, amely szerződésben a tanácsadó cég vállalta a Kaszimpex Kft. felkészítését a tanúsításra, az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti rendszer bevezetésére, a munka elvégzésének költségvonzatai a szemléltető táblázat adatai közül kiolvashatóak. A felkészülési, rendszer bevezetési szakaszt követően a Kaszimpex Kft. a budapesti székhelyű Tüv Hannover – KTI Kft.-vel kötött szerződést, amely szerződésben a tanúsító vállalat vállalta a rendszer tanúsítását és az évenként esedékes felügyeleti auditok elvégzését. A Tüv Hannover – KTI Kft.-nek kifizettet összeg nem foglalta magában a rendszerlejártáig esedékes felügyeleti auditok költségeit, ezt mindig az aktuális felügyeleti audit után számlázza ki a Tüv Hannover – KTI Kft. A költségek harmadik csoportjába tartoznak a már említett, tanúsítást követő, évente esedékes felülvizsgálati díjjak, amelyekre a tanúsítás óta eltelt időszakban kétszer került sor, a felülvizsgálati auditok időpontjai valamint költségvonzatai a szemléltető táblázatból kiolvashatóak (Mellékletek 4). 3.2.2. A rendszer bevezetésével és tanúsításával járó előnyök Egy szervezetnél bevezetett minőségbiztosítási rendszer előnyeinek kapcsán két különböző csoportot különböztethetünk meg, az egyik csoportba tartoznak azok az előnyök, amelyek az adott szervezeten belül érvényesülnek, a másik csoportba tartoznak azok az előnyök, amelyek a partnerek, a külvilág, az üzleti környezet felé irányulnak. 3.2.2.1. Szervezeten belül érvényesülő előnyök Egy jól átgondolt, megtervezet, az adott szervezetre szabott minőségbiztosítási rendszer az adott szervezeten belül elsődlegesen rendet teremt a belső folyamatokban. Szabályozza, dokumentálja mindazon elemeket, amelyek kapcsolatban vannak a minőségi termeléssel. Az irányítás, a működés javul, hosszú távon csökkennek a költségek, szabályozottabb lesz a termelés, hatékonyabb irányítás és munkavégzés valósítható meg, jobb és pontosabb vezetői információkhoz lehet jutni, biztonságosabbá 47

válnak a munkakörülmények, javul a vállalat szervezettsége, nő a munkatársak megelégedettsége, kimutatható a jobb gazdasági eredmény, az erőforrás gazdálkodás hatékonysága nő. A bevezetés szakaszában, gyakran előjönnek olyan problémák, amelyekre az adott szervezet vezetősége nem is gondolt, ezek a problémák leggyakrabban a cég szervezeti felépítésével és dokumentációs rendszerével kapcsolatosak. A problémák felszínre kerülése a cég szerkezeti, dokumentációs rendszerének letisztulását hozza magával. Az eredmény egy világos és átlátható szervezeti struktúra, hierarchia, valamint átlátható, világos dokumentációs rendszer, amely hosszú távon pozitív irányban befolyásolja a szervezet működését, hatékonyságát, valamint versenyképességét. Végezetül a legfontosabb

belső

környezetet

érintő

változás,

a

rendszer

bevezetésének,

alkalmazásának egyik legfontosabb eleme, hogy kialakul a továbbfejlesztés, a folyamatos fejlesztés igénye és szokása. 3.2.2.2. A külső környezet irányában érvényesülő előnyök A bevezetetett, működtetett rendszernek a belső környezetre gyakorolt hatásai mellett beszélhetünk olyan hatásokról is, amelyeket a külvilág, a külső környezet irányában fejt ki. Mindenek előtt meg kell említenünk, hogy minden olyan hatás, amely ebben az irányban fejti ki hatását, közvetlen vagy közvetett módon a belső környezeti változások hatására jön létre. A „belső rend”, hatására nő a versenyképesség, nő a versenyelőny a piacon, nő a vállalat termékei iránti bizalom, kereslet, nőnek a vállalat kilátásai, a vevői megelégedettség nő, széles beszállítói, és a partneri körre gyakorolt ösztönző hatás.

3.3. A rendszer bevezetésével járó változások A szakdolgozatom soron következő részében azokkal a kérdésekkel szeretnék foglalkozni, amelyek az általam vizsgált kis vállalat és az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti rendszer bevezetésével kapcsolatban merültek fel a bevezetés, majd a tanúsítás és az azt követő időszakban. Szeretnék kitérni azokra a kérdésekre, amelyek pozitív irányban befolyásolták a cég mindennapi életét, valamint azokra az általam „vélt hátrányoknak” nevezett pontokra, amelyekkel a cégnek főként a bevezetés időszakában kellett megküzdenie. Ebben a részben a cégvezetővel készített interjúra, valamint az általa, és a Kft. összes alkalmazottja által kitöltött, a mellékletek között megtalálható, kérdőívre támaszkodom (Mellékletek 5).

48

3.3.1.

A rendszer bevezetésével kapcsolatos ún. „vélt hátrányok”

Egy új rendszer bevezetésének természetesen nem csak előnyei, hanem hátrányi is lehetnek, ezek a hátrányok az esetek többségében vélt hátrányok. Vélt hátrányok alatt azt értem, hogy a cég valamely alkalmazottja hátrányként fog fel, egy olyan újonnan bevezettet változtatást, amely őt a napi munkavégzésében hátrányosan érinti, azonban a szóban forgó változtatás a cég számára nem hátrányként, hanem előnyként jelenik meg. Egy nagyon egyszerű példával élve a dokumentációs rendszert érintő változások számos alkalommal megnövelik azoknak a feladatoknak a számát, amelyeket a cég alkalmazottjainak el kell végezniük, a már eddig is rájuk háruló feladatok mellet. A cég alkalmazottjai, amíg nem látják be, vagy nem rendelkeznek saját tapasztalatokkal a rendszer előnyeinek tekintetében, addig hátrányként fogják fel azokat, és csak annyit észlelnek, látnak, hogy a már eddig is meglévő feladataik mellé újabbak elvégzésének kötelezettsége hárul rájuk. A Kaszimpex Kft.-nek is meg kellett tapasztalni, hogy a cég alkalmazottjai a kezdeti időszakban kétkedve fogadták az új rendszer bevezetését. A hozzáállásukra leginkább jellemző gondolat, hogy minek bevezetni és túlbonyolítani olyan munkafolyamatokat, minek bevezetni olyan plusz feladatokat, amelyek csak növelik az alkalmazottakra háruló feladatok számát, és amelyek nélkül eddig is tökéletesen működött a vállalat, akadálytalanul zajlott a termelés, történtek a szállítások. 3.3.2. A rendszer megismerése és elfogadása A kezdeti időszakon túllépve, a rendszerrel működés közben megismerkedő dolgozói gárda belátta, hogy a plusz feladatok, új folyamatok, módszerek bevezetése, alkalmazása amellett, hogy megnöveli a rájuk háruló feladatok számát, meg is könnyítheti a munkavégzés folyamatát. A rendszer sikeres bevezetésében és meghonosításában a Kaszimpex Kft.-nél jelentős szerepet játszott az ügyvezető igazgató és az ügyvezető elkötelezettsége és példamutatása az új rendszerrel kapcsolatban. Jelentős szerepet játszott a dolgozók véleményének alakulásában az a tény, hogy a Kaszimpex Kft.-nél a minőségügyi megbízotti teendőket a cég ügyvezető igazgatója látja el. Annak a ténynek az előnyeit és hátrányait, hogy az ügyvetető igazgató egyben a cég minőségügyi megbízottja már egy korábbi fejezetben kifejtettem

49

4. fejezet Az ISO 9001: 2000-es szabvány szerinti minőségirányítási rendszer Amint arra már korábban is utaltam a 2000-ben bevezetett MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszert a Kaszimpex Kft. ez év második felében továbbfejleszti és ennek keretein belül, bevezeti és tanúsíttatja az ISO 9001: 2000-es szabvány szerinti minőségirányítási rendszert. A felkészítés már az év elején elkezdődött. Arra a kérésemre, hogy mik azok a változások, amire a Kaszimpex Kft. a hangsúlyt helyezi, a cégvezető a következőd pontokat sorolta fel: egyes dolgokat egyszerűsítünk, magukat a folyamatokat még inkább átláthatóbbá, a folyamatok kísérését még inkább egyértelművé, egyszerűbbé, könnyebben követhetővé tesszük. Ebből a mondatából kitűnik az, hogy a cég a rendszer-továbbfejlesztésére való felkészüléskor, arra törekszik, hogy az elmúlt három év tapasztalatait felhasználva a cég belső rendjét minél magasabb szintre fejlessze, ahol mindennek megvan a maga helye és ideje, a termékét a munkafolyamatok bármely szakaszában követni lehessen, a dokumentáció minél pontosabb, átláthatóbb és könnyebben kezelhető legyen. Az ISO 9001: 2000-es szabvány szerinti minőségirányítási rendszer bevezetése és tanúsítása biztosítani tudja a cég számára azokat a lehetőségeket, amelyek szükségesek a továbbfejlődéshez. A negyedik fejezetben az a célom, hogy egy átfogó képet adjak, arról, hogy miért kellett az ISO 9000-es sorozatot megváltoztatni, milyen változásokon ment keresztül a rendszer, valamint arról, hogy milyen követelményrendszernek kell megfelelniük azoknak a cégeknek, akik bevezetik és tanúsítják ezt a szabványt. Szakdolgozatom témájából és terjedelméből kifolyólag az ISO 9001: 2000-es szabvány ismertetése nem éri el azt a mélységet és alaposságot, amit az ISO 9002: 1996-os szabvány ismertetése.

50

4.1. Az ISO 9000-es sorozat 2000-es módosítása 4.1.1. A változás igényének felmerülése A szabványokat ötévente szükséges felülvizsgálni, hogy meg lehessen állapítani, szükséges-e azokon módosításokat végrehajtani. Az ISO 9000-es sorozat sem lehetett ez alól kivétel, mert az 1994-es felülvizsgálat alkalmával csak néhány kisebb jelentőségű módosításra került sor, így a sorozat szabványai tartalmilag az 1987-es szabvány logikáját őrizték meg. Az alapgondolat megtartása mellett az alkalmazási területek bővülése folytán más követelmények bevezetésére is szükség volt, hogy a szabványok szövegezése ne korlátozza az alkalmazást, hogy a követelményeket könnyel lehessen értelmezni azokra a területekre, amelyekre értelmező szabványok készültek, például a szolgáltatásokra. Az új szabványok esetében nagy hangsúlyt fektettek a közérthetőségre és a más nyelvekre történő lefordítás elősegítésére. A szabványokat ma már nemcsak ipari vállaltok, hanem szolgáltató, pénzügyi, kormányzati, egészségügyi, oktatási és más szervezetek is alkalmazzák, ennek eredményeként a „vállalat” szó helyett a „szervezet” szót alkalmazzák. Az ISO 90001, ISO 9002 és az ISO 9003 szabványokból a gyakorlatban az ISO 9003-as szabványt alig használták, ami felvetette a kérdést, hogy érdemes-e továbbra is megtartani. A három különböző követelményszabvány eredetileg azt a célt szolgálta, hogy ezekre a szerződésekben könnyen lehessen hivatkozni. A kezdeti időszakban a rendszerek bevezetését szerződésekben kötötték ki, és az ellenőrzést az a szervezet végezte, aki megkövetelte a rendszer bevezetését. Azonban a későbbiekben a rendszerek független tanúsítása vált általánossá, és ilyenkor a rendszer terjedelmének körülírásához kevésbé volt szükség több szabványra. Ez vezetett ahhoz a felismeréshez, hogy csak az ISO 9001-et kell megtartani. Az ISO 9002 esetében, amikor is a szervezetek nem maguk tervezik termékeiket, tervezéssel nem foglalkoznak, a szervezet új ISO 9001 szerinti tanúsítványt kap, és ezt a körülményt a rendszer tanúsítványában feltüntetik. Mivel az ISO 9001, -2 és -3-at egy követelményszabvány váltja, értelmét veszti a három szabvány közül való választásról szóló ISO 9000-1 és ISO 900-2 szabvány megtartása. Így lehetőség nyílik arra, hogy az ezekben szereplő néhány általános tudnivalót a minőségirányítás terminológiájáról kiadott ISO 8402-es szabvánnyal egyesítsék, és ezt

51

adják ki ISO 9000 jelzéssel. Az ISO 9000 nemcsak fogalom meghatározásokat tartalmaz, hanem leírja a minőségirányítás alapelveit is (Mellékletek 6). Az alapelvek egy része eddig is érvényesült, de néhány közülük új gondolatokat tartalmaz, ilyen például az emberek bevonása és a folyamatos tökéletesítés iránti igény, ami már a teljes körű minőségirányítás (TQM) filozófiája felé mutat. 4.1.2. ISO 9001: 2000-es szabvány követelményei Az ISO 9001-es szabvány bevezető fejezeteit (Bevezetés, Alkalmazási terület, Rendelkező hivatkozások, Szakkifejezések és meghatározások) követő érdemi rész a követelményeket a következő fő fejezetekre bontva tárgyalja: minőségirányítási rendszer; a vezetőség felelősségi köre; gazdálkodás az erőforrásokkal; a termék előállítása; valamint mérés, elemzés és tökéletesítés. A következő részben szeretném ezek legfontosabb követelményeit bemutatni. 4.1.2.1. Minőségirányítási rendszer Ebben a fejezetben találhatók meg a rendszer bevezetéséhez szükséges teendők. Amelyek legfontosabb pontjai a következőképpen foglalhatók össze: meg kell határozni a folyamatokat, ezek sorrendjét és kölcsönhatásait; ki kell választani a szabályozás kritériumait és módszereit; biztosítani kell a szabályozáshoz szükséges információkat, a szükséges mérésekről, elemzésekről és a rendszer folyamatos tökéletesítéséhez szükséges tevékenységek alkalmazásáról. Mindezek megvalósításához szükség van megfelelő dokumentációra, itt hívja fel a figyelmet a szabvány arra, hogy a dokumentáció mértéke függ az adott szervezet nagyságától és típusától. 4.1.2.2. A vezetőség felelőssége A vezetőség legyen elkötelezet a minőségirányítási rendszer fejlesztése iránt. Ennek megfelelően alakítsa ki a szervezet minőségpolitikáját és a konkrét minőségcélokat, mindezek megvalósításához biztosítsa az erőforrásokat, valamint kísérje figyelemmel a rendszert a rendszeres vezetőségi felülvizsgálatokon keresztül. A vevői igényeket fel kell mérni, át kell alakítani követelményekké, és gondoskodni kell a vevői megelégedettségről. A vezetőség felelősségi köre és az erőforrások biztosítják a bemenetet a termék előállításához, majd a mérés, az elemzés és a tökéletesítés egyrészt alapul szolgál a rendszer folyamatos tökéletesítéséhez, másrészt visszajelzést biztosít a vezetők felé. 52

A minőségpolitikának ki kell térnie a rendszer folyamatos tökéletesítésére, keretet kell adnia a konkrét minőségi célok kijelöléséhez. A minőségpolitikát közzé kell tenni, és tartalmát folyamatosan korszerűsíteni. A minőségcélokat le kell bontani a szervezet minden részlege számára. A célok eléréséhez szükséges erőforrásokat biztosítani kell. A minőségirányítási rendszerhez számos szervezeti intézkedés tartozik, amelyeket a következőképpen lehet összefoglalni: meg kell határozni az egyes munkatársak munkakörét és hatáskörét; ki kell jelölni egy minőségügyi megbízottat; külön figyelmet érdemel a vállalt egyes részlegeinek egymással tartott kapcsolata a rendszer hatásos működésének érdekében. A vezetőségnek időszakonként el kell végeznie a rendszer felülvizsgálatát, amelynek során ki kell értékelni a rendszer működését, a célok teljesülését, figyelembe kell venni a vevői visszajelzéseket és a tapasztalt hiányosságokat, aminek nagy jelentőse van a rendszer folyamatos fejlesztésének szempontjából. 4.1.2.3. Gazdálkodás az erőforrásokkal Az erőforrások biztosítása felöleli az emberi erőforrások biztosítását és gondoskodást a személyzet képzéséről, tudatosságáról és kellő felkészültségéről. Ehhez biztosítani kell a szükséges feltételeket, a munkahelyet, annak berendezéseit, valamint a megfelelő munkakörnyezetet. 4.1.2.4. A termék előállítása Ide tartozik a folyamatok tervezése, amelynek a következő részeit különböztetjük meg: minőségi célok kitűzése, folyamatok és a dokumentáció kialakítása, erőforrások és feltételrendszer megteremtése, valamint az ellenőrzések végzése és fejlesztések készítése. Kellő figyelmet kell fordítani a vevői követelmények megállapítására, az elvárásokra, valamint a jogszabályok előírásaira. Meg kell vizsgálni, hogy a szervezet képes-e a követelményeknek megfelelni. Gondoskodni kell a megfelelőm kapcsolatról a vevőkkel. A műszaki tervezéssel kapcsolatos tennivalók a következők: ki kell jelölni a tervezési munka egyes szakaszait; meg kell állapítani, hogy hol milyen ellenőrzést kell elvégezni; meg kell határozni, hogy kinek mi a feladata és a hatásköre; ügyelni kell, hogy minden részleg megkapja a szükséges bemenő adatokat; dokumentálni kell a kimenő adatokat; a munkát az előre kijelölt szakaszokban meg kell vizsgálni; a munka végeztével az 53

eredményt igazolni, érvényesíteni kell; valamint változások esetében azokat dokumentálni kell. A termék előállításának következő szakasza a beszerzés. Ennek keretében a következő feladatokat kell elvégezni: ki kell választani a megfelelő beszállítókat; rögzíteni kell a követelményeket; beszerzett termék igazolásának módját meg kell állapítani. A gyártás vagy szolgáltatás szakaszában a következőkre kell ügyelni: eljárási utasítások, berendezések, műszerek álljanak rendelkezésre; folyamatok ellenőrzése, kiszállítás csak engedély alapján; termék azonosíthatósága, nyomon-követhetősége; vevő tulajdonát képező tárgyak valamint bizalmas információk megőrzése; termék állagának megőrzése. 4.1.2.5. Mérés, elemzés és tökéletesítés A mérést, elemzést és a tökéletesítést meg kell tervezni. Gyűjteni kell az információkat a vevői megelégedettségről. Időközönként belső auditokat kell végezni annak ellenőrzésére, hogy a rendszer megfelel-e a szabvány követelményeinek és a vállalat igényeinek. Az auditokat meg kell tervezni, eljárási utasítás alapján kell lefolytatni. A vezetőségnek meg kell tennie a feltárt hiányosságok elkerüléséhez szükséges lépéseket, amit szintén dokumentálni kell. Az egyes folyamatok megfelelőségét mérni kell, és az eredményeket figyelemmel kell kísérni. A termék megfelelőségét az előállítási folyamat megfelelő szakaszaiban mérni kell, és megfelelő módon dokumentálni, csak megfelelő terméket lehet továbbítani. A nem megfelelő terméket meg kell jelölni, mindezt dokumentálni kell, ezzel kapcsolatban is eljárási utasításokat kell készíteni. Adatokat kell gyűjteni a rendszer hatásosságának meghatározására a vevői megelégedettségről, a követelmények teljesüléséről, a folyamatok és a termékek jellemzőiről, valamint a beszállítókról. A rendszer folyamatos tökéletesítését meg kell tervezni, ehhez minden rendelkezésre álló információt fel kell használni. Az eltérésekkel kapcsolatosan fel kell lépni, és azok okait ki kell küszöbölni. A helyesbítő tevékenységre eljárási utasítást kell készíteni, amelynek ki kell térnie az eredmények elemzésére is. A lehetséges hibák elkerülésére megelőző intézkedéseket kell előírni, erre is eljárási utasítást kell készíteni, aminek szintén gondoskodni kell az eredmények elemzéséről.

54

Összefoglalás Az Európai Unió egységes belső piacának kialakulása, a fokozódó piaci verseny arra készteti a magyar vállalatokat is, hogy alakítsák ki a minőségügyi rendszerüket. A vállalatok teljesítményüket és versenyképességüket egy minőségügyi rendszer bevezetésével tudják még inkább fokozni. A Kaszimpex Kft. vezetősége is belátta, hogy egy minőségirányítási rendszer bevezetése elengedhetetlen a cég sikeres jövőbeni működésének biztosítása érdekében, ezért 2000-ben kiépítették és tanúsíttatták az MSZ EN ISO 9002: 1996-os szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszert. A rendszer eredménye képen a Kft. belső rendje növekedett, a munkafolyamatok letisztultak, átláthatóak és bármely fázisban visszakereshetőek lettek. A dokumentációs rendszer is átláthatóbb, könnyebben kezelhetővé vált. Mindezen változások a Kaszimpex Kft. vevőinek és beszállítóinak legnagyobb megelégedettségére történt. Mivel az ISO 9000-es szabványcsomagot átdolgozták és továbbfejlesztették, valamint a Kaszimpex Kft.-nél is eltelt három év az ISO 9002: 1996-os rendszer kiépítése, bevezetése és tanúsítása óta, elérkezett az idő, amikor a Kaszimpex Kft.-nek is váltani, egy új, továbbfejlesztett, a cég érdekeit hatékonyabban szolgáló rendszert kell bevezetnie, az ISO 9001:2000-es szabvány szerinti minőségirányítási rendszert. Az új rendszer még átláthatóbbá, követhetőbbé teszi a Kaszimpex Kft. munkafolyamatait, és dokumentációs rendszerét, valamint nagyobb odafigyelést igényel a vezetőség részéről. A cég számára további fejlődési lehetőséget jelente egy külön csak a minőségüggyel foglalkozó alkalmazott munkába állítása, aki napi nyolc órában csak a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos kérdésekkel foglalkozik, aki folyamatosan a rendszer továbbfejlesztésének szentelhetné önmagát. A szakdolgozatomhoz kapcsolódó szakirodalom, a Kaszimpex Kft.-té belső anyagainak áttanulmányozása, a kérdőívek kiértékelése, valamint a cégvezetővel folytatott személyes beszélgetések tükrében, azt gondolom, hogy bármely szervezet, amely szeretne a piac követelményeinek megfelelni, nem becsülheti le a minőségügyi rendszerek jelentőségét. A Kaszimpex Kft.-té gyakorlatából is egyértelműen kiderül, hogy a cég életében pozitív változások sora következett be a rendszer bevezetésének nyomán.

55

FELHASZNÁLT IRODALOM BÁLINT JULIANNA: Minőség tanuljuk, tanítsuk és valósítsuk meg, Terc Kft., Budapest, 2001 DR. BARTA TAMÁS és TÓTH TIHAMÉR: Minőség-menedzsment, Szókratész Külgazdasági Akadémia, Budapest, 2001 FÖLDESI TAMÁS: Minőségről, tanúsításról, Saldo pénzügyi tanácsadó és informatikai Rt., Budapest, 2000 MOLNÁRNÉ STADLER KATALIN: Minőségügyi alapismeretek, Külkereskedelmi Főiskola, Budapest, 1999 MSZ EN ISO 9001: 1996 Minőségügyi rendszerek. A tervezés, a fejlesztés, a gyártás és a vevőszolgálat minőségbiztosítási modellje. MSZ EN ISO 9002: 1996 Minőségügyi rendszerek. A gyártás, a telepítés és a vevőszolgálat minőségbiztosítási modellje. MSZ EN ISO 9004-2: 1993 Minőségirányítási és minőségügyi rendszerelemek. A szolgáltatás irányelvei. SZENTKERESZTY SZILVIA: Az ISO 9002 szerinti minőségügyi rendszer bevezetésének problémái és főbb lépései egy szállítmányozó cégnél (szakdolgozat), Külkereskedelmi Főiskola, Budapest, 1997 TIMÁR IMRE: ISO 9001-es minőségmenedzsment rendszer kialakítása az értékelemzés szemléletével (szakdolgozat), Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem, MBA szakirányú továbbképzés, Budapest, 2000

56

MELLÉKLETEK 1 Az 1987-ben megjelenő ISO 9000-es szabvány sorozat kialakulásáig vezető út legfontosabb állomásait összefoglaló táblázat MIL-Q-9858

Amerikai hadiiparban használatos

Minőségügyi rendszer

szabványok MIL-I-45208

Ellenőrzési rendszer követelményeit tartalmazta

AQAP-1

A NATO részére tervezték őket,

Minőségügyi rendszer

Szövetségi Minőségbiztosítási AQAP-4

Ellenőrzési rendszer követelményeit

Közlemények néven jelentek meg

AQAP-9

tartalmazták

és kifejezetten katonai jellegűek voltak.

DEF. STAN05-21

Minőségügyi rendszer, bizonyos

Védelmi Szabványok (DEF.

követelményeket már a tervezés

STANS) néven hozták őket létre az

vonatkozásában is tartalmazott

Egyesült Királyságban, azon vállalatok számára, akik beszállítói voltak a hadiiparnak.

DEF. STAN05-24

Ellenőrzési rendszer követelményeit

DEF. STAN05-29

tartalmazták

BS 4891

Irányelvek, szerződéses kapcsolatokban nem

Az Egyesült Királyságban jelentek

BS 5719

használták őket

meg

BS 5750

1. 2.

rész: Minőségirányítási rendszer

Az első minőségirányítási rendszer,

előírásait tartalmazta

1979-ben jelent meg.

és a 3. rész az ellenőrzés előírásait tartalmazta

ISO 9000 szabvány

1987-ben jelent meg EN 29000: 1987 jelzéssel. Európai Közösség átvette minden

sorozat

változtatás nélkül az ISO 9000-9004 szabványsorozatot, és európai szabványként EN ISO 29000-29004 néven adta ki.

57

MELLÉKLETEK 2 A KASZIMPEX Kft. szervezeti felépítése Ügyvezető igazgató

Minőségügyi megbízott

Pénzügy, számlázás, adminisztráció, vámügy

Beszerzés

Művezetés, Raktár

Kereskedelem, eladás

Minőségellenőrzés Termelés

Ügyvezető igazgató:

Kaszper László

Minőségügyi megbízott:

Kaszper László

Pénzügy, adminisztráció, vámügy: Kaszper Lászlóné (ügyvezető) Művezető:

Szokol Gyöngyi

Raktáros:

Szokol Gyöngyi

Beszerzés:

Kaszper László

Kereskedelem:

Kaszper László

Minőség ellenőrzés:

Szarka Gyula, Kiss László

58

MELLÉKLETEK 3 A minőségirányítási rendszer dokumentumainak és bizonylatainak hierarchikus felépítése

Minőségpolitika A vezetés minőséggel kapcsolatos általános szándéka és irányvonala Minőségirányítási Kézikönyv A megközelítést és a felelősségeket határozza meg a fontosabb elvárásokkal és feladatokkal Minőségbiztosítási Eljárások Minőségbiztosítási feladatok végrehajtási folyamatának részletes szabályozása, Meghatározza kinek, mit, mikor kell cselekednie Munka Utasítások, Műveleti Utasítások Termékek, eszközök kezelési utasításai A minőségbiztosítási tevékenységek végrehajtási módszereinek szabályozása. Megválaszolja hogyan kell cselekedni. Nyilvántartások és Bizonylatok Minőségügyi követelmények, minőségügyi tervek, teljesítésigazolások, stb. írott formái (pl.: minőségi bizonyítvány, vizsgálati jegyzőkönyvek, nyilvántartások, szállítólevél, számla stb.)

59

MELLÉKLETEK 4 A rendszerbevezetés, a tanúsítás és a két felülvizsgálati audit költségeit összesítő táblázat Fizetett összeg

Kifizetések címzettje

Kifizetések jogcíme

Teljesítés időpontja

POLIQUA Minőségfejlesztési és 230.000.-Ft

Vállalatvezetési Tanácsadó Iroda Bt.,

Rendszerbevezetés (ISO 9002)

2000.04.12

Budapest Minőségbiztosítás, ami a következő részköltségeket 829.078.-Ft

TÜV Hannover - KTI

tartalmazza:

Kft., Budapest

-Tanúsító audit

2000.05.15

- TÜV CERT jel - Közlekedési költség 1. sz. felügyeleti audit, ami a következő 307.088.-Ft

TÜV Hannover - KTI

részköltségeket

Kft., Budapest

tartalmazza:

2001.06.07.

- 1FA díj - Regisztrációs díj 2. sz. felügyeleti audit, ami a következő részköltségeket 354.753.-Ft

TÜV Hannover - KTI

tartalmazza: - 2FA díj - Regisztrációs díj - Gépkocsi költség

Összesen: 1.720.919.-Ft

60

2002.06.06

MELLÉKLETEK 5 Kérdőív Útmutató a kérdőív kitöltéséhez: amennyiben a kérdés ad választási lehetőségeket, kérem a kérdés betűjelét bekarikázni, amennyiben nem rövid válaszokat szíveskedjenek adni. 1.

Név: ______________________________________________________________________________

2.

Neme: a.

3.

4.

férfi,

b.

nő

a.

–20

c.

40-50

b.

20-30

d.

50-

Kora:

Végzettsége: a.

általános,

c.

főiskola,

b.

középiskola,

d.

egyetem

5.

Beosztása a cégnél: __________________________________________________________________

6.

Minőségügyi rendszer a cégnél: ________________________________________________________

7.

Ki a cég minőségügyi megbízottja? _____________________________________________________

8.

A cég minőségügyi megbízottja:

9.

a.

teljes munkaidőben

b.

vagy a már meglévő feladatai mellet látja el a minőségüggyel kapcsolatos teendőket?

Mikor vezették be az adott rendszert? ___________________________________________________________________________________

10. Mennyi időt vett igénybe a felkészülés? a.

Fél év,

c.

másfél év,

b.

egy év,

d.

két év vagy annál hosszabb idő?

11. A cég minőségügyi tanácsadója mekkora részt vállalt a dokumentáció elkészítéséből magára? a.

Elkészítette az egész dokumentációt;

b.

annak csak egy részét, közösen a cég minőségügyi megbízottjával;

c.

vagy tanácsaival, tapasztalataival, szakmai tudásával segítette a cég alkalmazottait, akik elkészítették?

12. Mennyivel nőtt meg az önre háruló feladatok száma a rendszer bevezetésének időszaka alatt majd a tanúsítást követően? a.

Elhanyagolható mértékben,

b.

jelentősen,

c.

minden időmet leköt

13. Hány fő foglalkozott a rendszer kiépítésével a tanúsítás előtt? Kik azok? ___________________________________________________________________________________

61

___________________________________________________________________________________ _________________________________________ 14. Mikor tanúsíttatta az adott rendszert a cég? _____________________________________________ 15. Melyik cég tanúsította az adott rendszert? ___________________________________________________________________________________ 16. Milyen gyakran vizsgálják felül a már bevezetett rendszert? _______________________________ 17. A cég alkalmazottainak körében milyen volt a rendszer fogadtatása? a.

Ellenérzésekkel,

c.

érdeklődve,

b.

fenntartásokkal,

d.

lelkesen fogadták?

18. A rendszer bevezetése után hogyan viszonyultak az újfajta szemlélethez? a.

Plusz feladatként fogták fel, aminek gyakorlati hasznot nem tulajdonítottak;

b.

Belátták, hogy a több munka hosszú távon megkönnyíti a munkavégzést számukra

c.

Egyéb: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

19. Mennyi időt fordít a cég a rendszer továbbfejlesztésére? ___________________________________________________________________________________ 20. Milyen változásokra lenne szükség a cég hatékonyságának növelése szempontjából?______________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 21. Melyek azok a feladatok, amelyeket feleslegesnek tart? ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ _________________________________________ Köszönöm szíves közreműködésüket Kaszper Dániel

62

MELLÉKLETEK 6 A minőségirányítás nyolc alapelve Vevőközpontú szervezet A szervezetek vevőiktől függenek, ezért ismerniük kell jelen és jövő vevői szükségleteit, teljesíteniük kell a vevők követelményeit, és igyekezniük kell felülmúlni a vevők elvárásait. Vezetés A vezetők gondoskodnak a célok, az irányok és a szervezet belső környezetének egységéről. Olyan környezetet hoznak létre, amelyben az emberek teljes mértékig be vannak vonva a szervezet céljainak elérésébe Az emberek bevonása A szervezet lényegét minden szinten az emberek jelentik, és az ő teljes mértékű bevonásuk teszi lehetővé képességeik kihasználását a szervezet javára. Folyamatok szerinti megközelítés A kívánt eredményt hatékonyabban lehet elérni, ha az ezzel kapcsolatos erőforrásokat és tevékenységeket folyamatként irányítjuk. Rendszerszemlélet az irányításban Az egymással összefüggő folyamatok rendszerének azonosítása, megértése és irányítása adott cél eléréséhez hozzájárul a szervezet hatásosságához és hatékonyságához. Folyamatos tökéletesítés A folyamatos tökéletesítés a szervezet állandó célja. Tényeken alapuló döntéshozatal A hatékony döntések az adatok és egyéb információ logikai és intuitív elemzésén alapulnak. Kölcsönösen előnyös kapcsolatok a beszállítókkal A szervezet és beszállítói közötti kölcsönösen előnyös kapcsolat fokozza mindkét szervezet értékteremtő képességét

63

64