Ministeries van Justitie, SZW, VWS, BZK, Defensie, Financiën en VROM en de AIVD

Ministeries van Justitie, SZW, VWS, BZK, Defensie, Financiën en VROM en de AIVD

Programma van Eisen en Wensen voor de aanschaf van een Standaard Applicatie voor Document Management, Records Management en Workflow Management in het kader van de gezamenlijke aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB. EU-2004/S248-213889

Den Haag, 9 februari 2005. Definitieve versie 01.01

Versiebeheer Versie Concept 00.01 Concept 00.02 Concept 00.03 Concept 00.04

Datum 16-11-2004 18-11-2004 02-12-2004 17-12-2004

Auteur D. Snow D. Snow D. Snow D. Snow

Concept 00.05 Concept 00.06

28-12-2004 07-01-2005

D. Snow D. Snow

Definitief 01.00 Definitief 01.01

27-01-2005 09-02-2005

D. Snow D. Snow

Wijziging Werkdocument Officieel eerste conceptversie Correctie tekstuele fouten Wijzigingsvoorstellen verwerkt naar aanleiding van de 1e interdepartementale afstemming Tevens het ICT deel verder aangevuld Correctie tekstuele fouten Wijzigingsvoorstellen verwerkt naar aanleiding van de 2e interdepartementale afstemming Aanpassingen m.b.t. KO-eisen Toevoeging ‘onderhoudsplan’

2

Inhoudsopgave

1.

ALGEMEEN ............................................................................................................................................ 4 1.1 SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN ................................................................................................................ 4 1.2 BEGRIPPENLIJST.......................................................................................................................................... 5

2.

ALGEMENE EISEN EN WENSEN .................................................................................................... 11 2.1 LEVERANCIER-/PRODUCT EISEN EN WENSEN............................................................................................ 11 2.2 GEBRUIKERS EISEN EN WENSEN (PRESENTATIE EN BEDIENING) ............................................................... 12 2.3 AUTORISATIE, BEVEILIGING APPLICATIE(S) EN AUTHENTICITEIT ............................................................... 15

APPENDIX A: OPMERKINGEN BIJ ALGEMENE EISEN EN WENSEN................................................ 23 3.

FUNCTIONELE EISEN EN WENSEN .............................................................................................. 24 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

OPNAME EN WIJZIGING (DOCUMENTEN, DOSSIERS) ................................................................................... 24 WERKSTROOMSTURING ............................................................................................................................ 31 ARCHIEFBEHEER ....................................................................................................................................... 34 ZOEKEN EN NAVIGEREN ............................................................................................................................ 39 METADATA ............................................................................................................................................... 43 RAPPORTAGES .......................................................................................................................................... 44

APPENDIX B: OPMERKINGEN BIJ FUNCTIONELE EISEN EN WENSEN .......................................... 47 4.

TECHNISCHE EISEN EN WENSEN ................................................................................................. 48 4.1 4.2 4.3 4.4

INFRASTRUCTUUR EN TECHNIEK ............................................................................................................... 48 ARCHITECTUUR ........................................................................................................................................ 54 KOPPELINGEN ........................................................................................................................................... 56 BEHEER .................................................................................................................................................... 58

APPENDIX C: OPMERKINGEN BIJ TECHNISCHE EISEN EN WENSEN ............................................ 60 APPENDIX D: ANTWOORDEN OP DE VRAGEN BIJ TECHNISCHE EISEN EN WENSEN .............. 61

3

1.

Algemeen

In 2003 is er in het samenwerkingsverband InterLAB met 6 ministeries een kernmodel gerealiseerd. In dit kernmodel zijn alle eisen geformuleerd die in gezamenlijkheid belangrijk werden gevonden bij de keuze voor een documentmanagement-, recordsmanagement- en workflowmanagementapplicatie. Belangrijke doelstelling van het kernmodel was om een kader te schetsen van de functionaliteiten die in gezamenlijkheid als belangrijk werden benoemd. Ook het hierdoor creëren van marktwerking en het feit dat geen enkele leverancier op dat moment aan alle eisen kon voldoen, is een belangrijke doelstelling geweest bij de samenstelling van het kernmodel. In 2004 is in het inmiddels uitgebreide samenwerkingsverband interLAB besloten om met 7 departementen, met het kernmodel als basis, in gezamenlijkheid een programma van eisen op te stellen, waardoor in een Europese aanbesteding een DM/RM/WFM applicatie geselecteerd kan worden. Het kernmodel is hierdoor verder omgebouwd tot een programma van eisen en is uitgebreid met aanvullende eisen, wensen en vragen. Voor de geboden Applicaties gelden vanuit de deelnemende Ministeries de volgende eisen op hoofdlijnen. Nr. Omschrijving Eis/Wens 1. De geboden oplossing voldoet aan de eisen vallend onder Algemene Eisen en Wensen (zie hoofdstuk 2.) 2. De geboden oplossing voldoet aan de eisen vallend onder Functionele Eisen en Wensen (zie hoofdstuk 3.) 3. De geboden oplossing voldoet aan de eisen vallend onder Technische Eisen en Wensen (zie hoofdstuk 4.) Zoals aangegeven in het bestek gelden de Eisen genoemd in dit document als Knock-out criteria voor deze aanbesteding. Dit betekent dat het niet kunnen voldoen aan één van de Eisen leidt tot uitsluiting van verdere deelname.

1.1

Specifieke aandachtspunten

Bij het aangeven of een Eis of Wens al dan niet van toepassing is, dient u de volgende regels in acht te nemen: • Beantwoording met ‘JA’ betekent dat de functionaliteit onderdeel is van de aangeboden standaard applicatie(s) en eventueel geconfigureerd dient te worden. De functionaliteit mag niet worden geleverd d.m.v. maatwerk of een add-on. • Beantwoording met ‘Nee’ betekent dat de functionaliteit GEEN onderdeel is van de aangeboden standaard applicatie(s). Indien u de gevraagde functionaliteit op een andere wijze kunt leveren, kunt u dit aangeven in de kolom ‘opmerkingen’. U dient daarbij niet alleen een kwalitative beschrijving te geven, maar tevens een beschrijving die de selectiecommissie inzicht geeft in de omvang (tijd en geld) en zwaarte van een eventuele oplossing om de ‘JA’ situatie te kunnen bereiken. • Ook als u ’twijfelt’ of de applicatie de functionaliteit kan leveren en of u de Eis of Wens hebt begrepen, kunt u gebruik maken van kolom ‘opmerkingen’ en kunt u een beschrijving geven van geboden fuctionaliteit. BZK behoudt zich het recht voor aanvullende vragen te stellen naar aanleiding van onduidelijk ingevulde antwoorden of onduidelijk geformuleerde opmerkingen

4

1.2

Begrippenlijst

Begripsomschrijvingen die gemarkeerd zijn met (***) zijn overgenomen, dan wel herleid, uit ReMaNo. A Applicatie(s) De (verzameling van) standaardapplicatie(s) (‘commercial off the shelf’ (COTS)) voor Document Management, Records Management en Workflow Management, die wordt aangeschaft d.m.v. deze aanbesteding. Archiefdocument Een document dat is ontvangen of gemaakt en gebruikt bij de uitvoering van taken en welke conform de archiefwet voor een bepaalde tijd bewaard dient te worden. De archiefwettelijke term is (in de regel alleen in de meervoudsvorm gebruikt) ‘archiefbescheiden’. (***). Archiefvorming Alle procedures, processen en activiteiten welke er voor zorgdragen dat de archiefwaardige documenten op de juiste wijze worden aangemeld bij het archief. Archiefvoering Alle procedures, processen en activiteiten welke er voor zorgdragen dat de aangemelde documenten indien archiefwaardig op de juiste wijze worden gearchiveerd, bewaard, uitgegeven en vernietigd. Archivistisch perspectief Vanuit archivistisch perspectief is het doel het zorg dragen voor langdurige beschikbaarheid van digitale documenten nodig om een organisatorisch proces te reconstrueren (handelingen). Hiertoe dienen alle relevante documenten geregistreerd en gearchiveerd te worden. Audit trail De vastlegging van de gegevens omtrent de omgang met DI object en met als doelstelling deze omgang te reconstrueren. Archivering Verzamelterm voor het geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd door het archiefsysteem. In meer engere betekenis ook wel gebruikt voor het opnemen van documenten in een archiefsysteem. Het rapport gebruikt de term in de ruimere betekenis (***). Authenticatie Vaststellen van de echtheid (oorsponkelijkheid). Authenticiteit Kwaliteitsattribuut van een document, waardoor aangetoond kan worden dat het document is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven op het document (***).

B

5

Beheersing Het bewaken, sturen en onderhouden van een stelsel van maatregelen en procedures ten aanzien van opzet, bestaan, werking, beheer en organisatie van de archiefvorming en archiefvoering waardoor de archivaris de zekerheid krijgt dat het archief blijvend aan de vastgestelde kwaliteitseisen voldoet voortkomend uit het gebruiksdoel (inclusief wet en regelgeving). Beveiliging Alle processen, taken en maatregelen welke ervoor zorgdragen dat er geen ongeoorloofde bewerkingen op DI object en plaatsvinden. C Classificatie De feitelijke invulling en registratie van de minimale set van verplichte metagegevens Classificatiesysteem (classificatieschema) Subsysteem van het archiefsysteem. Het classificatiesysteem ordent archiefdocumenten en aggregaten in een logisch verband. De NEN-ISO 15489:2001 norm stelt dat het classificatiesysteem (aldaar genoemd classificatie) bedrijfsprocessen, handelingen en/of archiefdocumenten in categorieën systematisch identificeert overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels. In een classificatiesysteem wordt dus de relatie vastgelegd tussen de (aggregatie van) documenten en de werkprocessen waarin ze zijn ontstaan. De meeste gemeenten hanteren de Basis Archief Code als model voor hun classificatiesysteem (***). Context Het geheel van relevante entiteiten in de omgeving van archiefdocumenten. Voorbeelden van zulke entiteiten zijn: werkprocessen, actoren, medewerkers, informatiesystemen etc. De context bepaalt de betekenis die aan archiefdocumenten moet worden toegekend (***). D DI object Enkelvoudige en samengestelde documenten en -dossiers. DIS Zie Documentaire Informatie Systemen. DIV Zie Documentaire Informatievoorziening. Document Een drager van samenhangende en voor de organisatie betekenisvolle verzameling van ongestructureerde informatie, ongeacht de (fysieke) vorm. Metadata maken een integraal onderdeel uit van het document. Documentaire Informatie (DI) Alle ongestructureerde informatie vastgelegd in een informatiesysteem ten behoeve van de bedrijfsvoering, wel of niet geautomatiseerd, conform afgesproken conventies, eventueel voorzien van een uniek kenmerk. Bij het toekennen van een uniek kenmerk wordt ervan uitgegaan dat dit slechts plaats vindt bij geformaliseerde informatie. Informatie is formeel indien de informatie is geregistreerd én voorzien van een uniek kenmerk. Er is dus in de levenscyclus van een informatie-element (document) één geformaliseerde overgang van informeel naar formeel. De beperking van de toekenning van dit uniek

6

kenmerk is noodzakelijk om alle ongeformaliseerde informatie (waaronder klad, junk mail, geeltjes) uit te sluiten. Documentaire Informatie Systemen (DIS) Alle middelen, inclusief regelgeving en procedures, ten behoeve van het verzamelen, vastleggen en verwerken van DI, inclusief de voor deze systemen benodigde (onder DIS vallen geautomatiseerde systemen) opslagsystemen (alleen die opslagsystemen die onderdeel uitmaken van het DIS). Documentaire Informatie Voorziening (DIV) De ontwikkeling en instandhouding (opzet, bestaan, werking ten aanzien) van het beheer en de organisatie van de documentaire informatie, inclusief de daarbij benodigde informatiesystemen, zodanig dat deze blijvend aan de vastgestelde kwaliteitseisen voldoet. De documentaire informatie voorziening omvat alle ongestructureerde informatie, mits geformaliseerd én ten behoeve van de bedrijfsvoering. Deze informatie is onafhankelijk van vorm of medium indien deze volgens een vooraf vastgestelde conventie is vastgelegd. Mondelinge informatie, in tegenstelling tot de wetgeving (juridisch), valt niet onder de DIV. De DIV objecten, zoals tekstbestanden, foto’s, rekenbladen, afbeeldingen worden binnen dit Kernmodel aangeduid met document. Documenthuishouding De instandhouding (opzet, bestaan, werking ten aanzien) van het gebruik en beheer DI objecten, inclusief de daarbij benodigde informatie systemen (RMS, DMS en WfM), zodanig dat deze blijvend aan de vastgestelde kwaliteitseisen voldoen. Documentketen Het proces waarin documenten en dossiers vanaf creatie tot vernietiging of bewaring kunnen worden beheerst. Document Management Systeem (DMS) Een (geautomatiseerd) systeem dat de creatie, inname, versiebeheer, organisatie, opslag, raadpleging, manipulatie en gecontroleerde circulatie van documenten in digitale vorm in de dynamische fase, ondersteunt, dan wel zelf kan regelen. Documentproces Het proces van documentcreatie tot en met de vernieting inclusief archivering (zie hoofdstuk 2). Dossier Een verzameling van DI-objecten met een aan de bedrijfsvoering gebonden gemeenschappelijke relatie (zoals: rol, taak, functie, persoon, project, onderdeel, werkprocessen), Die ook wel bekend staat als (sub-)dossiers, mappen, (sub-)facetten en zaken. E Elektronische handtekeningen Het digitale equivalent van de fysieke pen-handtekening (autorisatie). F Fat-client Hiervan is sprake indien binnen een client server applicatie alle client functionaliteit op de client zelf is geïnstalleerd en draait. Deze functionaliteit wordt direct vanuit de client beschikbaar gesteld.

G

7

Gegevens Een weergave van feiten of instructies op een zodanige wijze dat die zowel door mensen als door computers kan worden gecommuniceerd, geïnterpreteerd of verwerkt. H Handelingen Zie Handelingenbank. Handelingenbank De locale handelingenbank is een database voor handelingen met het doel het versiebeheer en het ter beschikkingstellen van handelingen voor de documentaire informatievoorziening, respectievelijk door een cliëntversie (inhoudelijk en technisch beheer) en een webversie (raadpleegfunctie). De handelingen zijn omschrijvingen van beleid en uitvoerende taken van het ministerie gekoppeld aan een waardering voor bewaren of op termijn vernietigen van documentaire neerslag. Highlighting In een afwijkende stijl of kleur zichtbaar gemaakte onderdelen van een tekst. L Logging Het vastleggen van gegevens omtrent de toestandsverandering van de DI systemen inclusief de DI objecten en gebruiukers. M Map Zie Dossier. Metadata Gegevens over gegevens. Binnen het Kernmodel de gegevens over de DI objecten, werkprocessen en gebruikers. Metagegevens Zie Metadata. Multi-user ontwikkel omgeving Een ontwikkelomgeving waarvan meerdere gebruikers tegelijk gebruik kunnen maken. N Niet-DI-objecten Buiten DI-ojecten (ongestructureerde informatie) worden ook andere objecten vastgelegd die bestaan uit gestructureerde informatie (denk hierbij bijvoorbeeld aan personen en organisaties, zoals die worden vastgelegd in CRM-systemen). O Ordenen Proces van het archiefsysteem. Het logisch (en voor papieren documenten doorgaans ook fysiek) rangschikken volgens door het archiefsysteem gestelde regels (***). Organisatorisch perspectief

8

Vanuit organisatorisch perspectief is het doel van digitaal documentbeheer het leveren van een bijdrage aan de doelmatigheid (en doeltreffendheid) van de organisatie. Opname Proces van het archiefsysteem met als doel archiefdocumenten onder beheer van het archiefsysteem te brengen. Soms ook wel aangeduid als archiveren. Methoden van opnemen zijn registratie en opslag (***). Binnen het Kernmodel wordt hierbij ook de archiefaanmeldfunctie in begrepen. Opslag De fysieke vastlegging van een document op een drager. Overdragen Proces van het archiefsysteem. Het onder beheer brengen van archiefdocumenten bij een ander archiefsysteem. Het meest bekende voorbeeld van overdragen is het overbrengen van archiefdocumenten vanuit het dynamisch of semi-statisch archief (archiefruimte) naar statisch archief een (archiefbewaarplaats) Ook het intern overdragen (van archiefruimte naar archiefruimte of tussen archiefbewaarplaatsen onderling) wordt alszodanig aangemerkt (***). P Processtructuur Binnen de WfM is dit de vastlegging met behulp van de voor de WfM specifieke parameters van de samenhang van alle processen binnen een WfM-taak. Procesdefinitie Binnen de WfM is dit de vastlegging van een proces, eventueel in een samenstelsel van processtappen, met behulp van de voor de WfM specifieke parameters. R Records Management Beheer van archiefdocumenten primair ten behoeve van de organisatie. In Nederland wordt hiervoor wel de term Documentaire Informatievoorziening gebruikt. NEN-ISO 15489:2001 vertaalt de term als ‘informatie- en archiefmanagement (***). Records Management Applicatie Een (geautomatiseerd) archiefsysteem dat wordt gebruikt ter ondersteuning van het archiefbeheer (records management) conform de geldende wettelijke regelgeving. Een RMA houdt bij welke gegevens en capaciteit van resources, wanneer, in welke processtap, volgens welke definitie, door wie, in welke vorm en met welke hulpmiddelen worden gedefinieerd, gebruikt, gadegeslagen, beïnvloed (tot en met gesaboteerd) of vernietigd zijn. Registratie Het vastleggen van identificerende kenmerken (metadata) van archiefdocumenten. Zie ook: opnemen (***). ReMaNo Records Management Applicaties voor de Nederlandse overheid.

S

9

Stambestanden De gegevens welke de Inrichting van het ICT-systeem (waaronder de applicatie) vastleggen. (zoals vaste instellingen, autorisatie tabellen, performance parameters). Stamgegevens Gegevens die bij een bepaalde bewerking als bron worden gebruikt. Subdossier Zie Dossier. T Technologisch perspectief Vanuit technologisch perspectief is het doel van digitaal documentbeheer de integratie van technische hulpmiddelen. V Vernietigen Proces van het archiefsysteem waarbij documenten volledig worden verwijderd of gewist zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. Voor digitale documenten betekent dat het onherstelbaar wissen van gegevens, alsmede van de back-ups (***). Binnen het Kernmodel wordt tevens hieronder het begrip schonen verstaan. W Watermerk Het Watermerk is het metagegeven welke de autenciteit (oorspronkelijkheid, echtheid) van het document vastlegd. Web-client Hiervan is sprake indien binnen een client server applicatie alle client functionaliteit door middel van een browser beschikbaar wordt gesteld aan de gebruiker. Werkstroommanagement Zie Workflow Management-systeem. Wfm Het beheer van de binnen de organisatie onderscheiden werkstromen. Workflow Management-systeem Geheel van samenhangende (geautomatiseerde) hulpmiddelen voor het beheer van de binnen de organisatie onderscheiden werkstromen. Het Kernmodel hanteert de term werkstroommanagement. X XBRL Extensible Business Report Language. XML Extensible Markup Language

10

2.

Algemene Eisen en Wensen

In dit hoofdstuk zijn de algemene Eisen en Wensen opgenomen die aan de applicatie(s) worden gesteld. Per item is aangegeven of het een Eis (E) of een Wens (W) betreft. U dient aan te geven of de applicatie voldoet aan de gestelde Eis of Wens. Eventuele opmerkingen bij de verschillende Eisen en Wensen dienen ingevuld te worden met behulp van het format van appendix A. Aanvullende vragen staan per paragraaf apart vermeld en dienen eveneens met behulp van appendix A te worden beantwoord.

2.1

Leverancier-/product Eisen en Wensen

Nr.

Eis / Wens

A-1

W

A-2

E

A-3

W

A-4

W

A-5

W

A-6

E

A-7

W

De applicatie garandeert de opname en het beheer van DI objecten (zowel enkelvoudige en samengestelde documenten als dossiers).

A-8

W

Het licentiemechanisme maakt geen gebruik van fysieke middelen zoals Dongles, CD´s.

A-9

W

A-10

W

Omschrijving vereiste

Voldoet Ja Nee

Opm.

De aangeboden oplossing bestaat uit (een) (verzameling van) standaardapplicatie(s) (‘commercial off the shelf’ (COTS)) die afzonderlijk en in samenhang kunnen worden ingezet. De applicatie maakt het mogelijk dat de RMA/DMS functionaliteiten afzonderlijk en in samenhang met de Wfm functionaliteiten kunnen worden ingezet. De licentie-policy moet het mogelijk maken om zonder extra licenties, licentiekosten en/of tussenkomst van de leverancier het DMS te installeren op uitwijkservers, waarop in geval van een calamiteit de productie wordt voortgezet. Eén licentie voor alle omgevingen (bijvoorbeeld: ontwikkel, test, acceptatie, productie educatie). Dus niet vijfvoudig aanschaffen van licenties bij gebruik van meerdere omgevingen. De applicatie beschikt over functionaliteit die minimaal voldoet aan de vereiste (inter)nationale standaard ISO-15489. De leverancier garandeert de continuïteit in het gebruik van de beschikbare bestandsformaten zolang de applicatie in gebruik is bij de organisatie (functionele levensduur).

Ondersteuning moet worden geboden door een serviceorganisatie in Nederland, die het volledige ondersteuningspakket (technisch beheer) kan leveren. Ondersteuning bij installatie, gebruik, onderhoud en beheer moet worden geboden op basis van 7 x 24 uur, on site.

11

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 2.1. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix A. 2.1.1: Geef voor de applicatie aan hoeveel gecertificeerde partners er werkzaam zijn in Nederland. 2.1.2: Lever een uitgebreid onderhoudsplan op voor de applicatie en geef daarbij separaat antwoord op de volgende 2 vragen: • Op welke wijze werkt u aan de (door)ontwikkeling van de door u aangeboden applicatie? • Hoe is het releasebeleid van de door u aangeboden applicatie vormgegeven, schets de functionele ontwikkelingen van het systeem zoals die nu voorzien zijn en leg daarbij een relatie met het releasebeleid?

2.2

Gebruikers Eisen en Wensen (presentatie en bediening)

Gebruikersvriendelijkheid Eis / Wens

Nr.

A-11

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voor de gebruiker is het via één scherm mogelijk te zoeken naar een document, dossier, proces- of metagegevens en de resultaten worden ook in één scherm getoond.

User interface Nr.

Eis / Wens


A-12

W

De applicatie beschikt over een interface met look & feel van Windows die aan de wensen van de gebruiker is aan te passen.

A-13

E

Alle gebruikersfunctionaliteiten zijn ook via een standaard web interface beschikbaar.

A-14

W

Alle functioneel beheer functionaliteiten zijn ook via een standaard web interface beschikbaar.

A-15

W

De applicatie beschikt over een Nederlandstalige user interface (of is als zodanig in te stellen).

A-16

W

A-17

W

De applicatie biedt gebruikers de mogelijkheid voorkeuren voor verschillende automatisch geactiveerde scherminstellingen, zoals grootte en volgorde, zelf in te stellen. Deze instellingen blijven aan de user-account gebonden. De applicatie ondersteunt een scherm dat bestaat uit één of meerdere views, die door een geautoriseerde gebruiker zijn aan te passen (customizing van de menu’s, schermen en views).

12

Eis / Wens

Nr.

A-18

W

A-19

W

A-20

W

A-21

W

A-22

W

A-23

W

A-24

W

A-25

W

A-26

W

A-27

W

A-28

W

A-29

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteunt een scherm dat bestaat uit een view waarin een gepersonificeerde ordeningsstructuur wordt getoond, die door de gebruikers is aan te passen. Het toekennen en/of wijzigen van gebruikerstaken, aanmaken van nieuwe gebruikers en/of gebruikersgroepen door de applicatiebeheerder gebeurt via de user interface (look and feel) van de applicatie. De applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid om zelfdefinieerbare functies (zoals macro’s) achter toetscombinaties dan wel user interface-objecten in te stellen. Deze instellingen blijven aan de user-account gebonden. De applicatie neemt de resultaten van een zoekopdracht op in een ‘hit list’. Deze is na selectie te openen (na toepassing van toegangscontrole en –beveiliging) door een muisklik of toetsslag. De user interface biedt de mogelijkheid om in een dialoog de laatst ingevoerde waarden opnieuw te gebruiken bij een nieuwe aanroep van dezelfde funcionaliteit. De applicatie biedt gebruikers de mogelijkheid met ‘drag & drop’ verschillende functies aan te roepen m.b.t. DI objecten en processen. De applicatie presenteert (gegevens over) zoeken/DI objecten/routering/taken in één window. De applicatie biedt de mogelijkheid om geïntegreerd alle eigenschappen, metadata, versies, parafen, deadlines, bijlagen en relaties van een DI object of proces te presenteren. De applicatie brengt tijdens registratie van een DI object (het toekennen en/of wijzigen van metagegevens) dit object gelijktijdig in beeld. De applicatie biedt, voor zover er relevante annotaties (aantekeningen) voor een DI object bestaan, de mogelijkheid deze annotaties zichtbaar te maken (en masse dan wel van een bepaalde functionaris/rol/medewerker en/of van een bepaalde datum). De applicatie beschikt over een zoekfunctie die alle gebruikers dezelfde interface biedt, met uitzondering van specifieke zoekfunctionaliteiten die aan de betreffende gebruiker zijn toegekend. De foutmeldingen die de applicatie gebruikt zijn vooraf in te stellen en te wijzigen..

Opleiding

13

Eis / Wens

Nr.

A-30

A-31

A-32

W

W

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Er is Nederlandstalig opleidingsmateriaal in de vorm van een cursus voor het leren werken met de applicatie door gebruikers met opleidingsniveau MBO+. De cursus bevat de volgende onderdelen (niet noodzakelijk volledig): •

Inzicht verkrijgen in de applicatie(s);

•

Gebruik leren maken van de functionaliteit van de applicatie;

•

Op systematische wijze problemen zelfstandig leren op te lossen of vragen hieromtrent aan de juiste instantie voor te leggen.

Er is Nederlandstalig opleidingsmateriaal in de vorm van een Computer Based Training (CBT) voor het leren werken met de applicatie door gebruikers met opleidingsniveau MBO+. De CBT bevat de volgende onderdelen (niet noodzakelijk volledig): •


•


•

Op systematische wijze problemen zelfstandig leren op te lossen of vragen hieromtrent aan de juiste instantie voor te leggen.

Er is Nederlandstalig opleidingsmateriaal in de vorm van een boek en andere materialen voor het leren werken met de applicatie door gebruikers met opleidingsniveau MBO+. Het opleidingsmateriaal bevat de volgende onderdelen (niet noodzakelijk volledig): •


•


•

Op systematische wijze problemen zelfstandig zien op te lossen of vragen hieromtrent aan de juiste instantie voor te leggen.

Gebruikersdocumentatie en helpfunctie

14

Eis / Wens

Nr.


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie beschikt over een Nederlandstalige gebruikershandleiding die tenminste digitaal beschikbaar is.

A-33

W

A-34

W

A-35

W

A-36

W

De applicatie beschikt over een Nederlandstalige en/of Engelstalige ‘quick reference’ voor gebruikers van de applicatie.

A-37

W

Er is een Nederlands- en/of Engelstalige handleiding van de applicatie voor applicatiebeheerders.

A-38

W

Er is een Nederlands- en/of Engelstalige handleiding van de applicatie voor technisch beheerders.

A-39

W

De applicatie beschikt over een on-line Nederlandstalige helpfunctie.

De applicatie beschikt over een helpfunctie die contextafhankelijk is.

Aanpassingen aan de applicatie (functioneel en/of technisch) die door de producent/leverancier worden opgeleverd zijn tevens verwerkt in een nieuwe versie van alle bovenstaande handleidingen (voor gebruikers, applicatiebeheerders en technisch beheerders).

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 2.2. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix A. 2.2.1: Indien de applicatie niet (volledig) kan voldoen aan wens A-15, wordt u verzocht aan te geven voor welke onderdelen van de user interface de Nederlandse taal wel beschikbaar is. 2.2.2: Geef aan onder welke condities de applicatie de gebruiker niet langer dan 5 seconden laat wachten alvorens de resultaten van een enkelvoudige zoekopdracht getoond worden. 2.2.3: Geef aan onder welke condities de applicatie de gebruiker niet langer dan 10 seconden laat wachten alvorens de resultaten van een meervoudige/samengestelde zoekopdracht getoond worden. 2.2.4: Geef aan onder welke condities de applicatie de gebruiker niet langer dan 3 seconden laat wachten alvorens een willekeurig scherm gepresenteerd wordt. 2.2.5: Geef aan onder welke condities de applicatie de gebruiker niet langer dan 2 seconden laat wachten alvorens nieuw ingevoerde en/of gewijzigde metadata van een DI object of proces door de applicatie is opgenomen. 2.2.6: Geef aan onder welke condities de applicatie de gebruiker niet langer dan 5 seconden laat wachten alvorens het DI object en bijbehorende metadata is opgenomen door de applicatie. 2.2.7: Geef aan op welke wijze de applicatie fisueel gehandicapten ondersteund.

2.3

Autorisatie, beveiliging applicatie(s) en authenticiteit

15

Autorisatie (toegang en gebruik) Nr.

A-40

Eis / Wens W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Aan onderstaande onderdelen van de VirBi moet door de applicatie kunnen worden voldaan t/m Stg. Geheim. Exclusiviteitseisen Bijzondere Informatie Onderdelen: I: Ia II: 3a,b,c / 4a / 5a IV: Ib,d,e / 2 geheel / 5 geheel / 6 geheel V: geheel VI: geheel VII: geheel

A-41

W

Aan onderstaande onderdelen van de VirBi moet door de applicatie kunnen worden voldaan t/m Stg. Zeer Geheim. Exclusiviteitseisen Bijzondere Informatie Onderdelen: I: Ia II: 3a,b,c / 4a / 5a IV: Ib,d,e / 2 geheel / 5 geheel / 6 geheel V: geheel VI: geheel VII: geheel

A-42

W

A-43

W

A-44

W

A-45

W

De applicatie verleent de gebruiker autorisatie op basis van (een combinatie van): •

de naam van de gebruiker;

•

en/of de rol die hij/zij binnen de proces activiteit vervult.

De applicatie moet toegangsbeperkingen tot applicatiefuncties creëren in overeenstemming met de rol van gebruikers. De applicatie garandeert dat alle gebruikers tot (tenminste) één of meerdere gebruikersgroepen behoren, die één of meerdere bepaalde rollen binnen de applicatie vervullen. De applicatie garandeert dat alle gebruikerstaken uitsluitend via rollen aan een gebruikersgroep kunnen worden toegekend.

16

Nr.

Eis / Wens


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie garandeert dat alle gebruikers, als lid van een gebruikersgroep die een bepaalde rol binnen de applicatie vervult, tenminste één of meer gebruikerstaken toegewezen hebben gekregen.

A-46

W

A-47

W

A-48

W

A-49

W

A-50

W

A-51

W

A-52

W

A-53

W

A-54

W

De applicatie biedt de mogelijkheid eerder toegekende autorisaties aan groepen gebruikers te muteren.

A-55

W

De applicatie biedt de mogelijkheid de autorisatie van een volledige groep gebruikers massaal (in één keer) in te stellen.

A-56

W

A-57

W

De applicatie garandeert dat alle gebruikers alleen die gebruikerstaken kunnen uitvoeren die zijn toegewezen aan de betreffende rol en gebruikersgroep waarvan zij lid zijn. De applicatie biedt de mogelijkheid om aan een gebruikersprofiel (rol) functionaliteiten toe te kennen, die bepalen tot welk(e) delen van het classificatieschema, metadata en/of DI objecten een gebruiker toegang heeft. De applicatie ondersteunt de mogelijkheid een aparte rol voor de applicatiebeheerder te definiëren. Uitsluitend vanuit deze rol kan de applicatiebeheerder gebruikers en gebruikersprofielen definiëren en gebruikers in gebruikersgroepen indelen. De applicatie moet over gelijksoortige controlefuncties beschikken voor zowel groepen van gebruikers, in de vorm van functierollen, als voor individuele gebruikers. De applicatie moet het definiëren van groepen gebruikers door de applicatiebeheerder kunnen vormgeven in relatie tot autorisaties voor processen en bestanddelen binnen het classificatieschema. De applicatie moet toestaan dat een gebruiker tot meer dan één groep van gebruikers behoort. De applicatie biedt de mogelijkheid om een gebruiker te laten bepalen welke andere gebruikers of groepen gebruikers toegang krijgen tot DI objecten en/of processen waarvoor deze gebruiker of groep(en) gebruikers verantwoordelijk is (zijn).

De applicatie mag, als een gebruiker een (full text) zoekactie verricht, in de zoekresultaten geen gegevens opnemen waartoe de gebruiker geen toegang heeft op basis van zijn/haar gebruikersrol of beveiligingscategorie. De applicatie kan de beveiligings- en toegangsbeheercomponenten weergeven die voor het geselecteerde item zijn ingesteld, alsmede de algemene rechten voor de huidige gebruiker en de toegestane taken voor het geselecteerde item.

17

Eis / Wens

Nr.

A-58

W

A-59

W

A-60

W

A-61

W

A-62

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie voorkomt dat door afscherming aan de hand van autorisaties en functies een digitaal dossier met inhoud wordt verwijderd. De applicatie maakt een uitzondering op de voorgaande eis (zie A58) in geval van vernietiging conform een vernietigingsschema. De applicatie maakt een uitzondering op bovenstaande eis (zie A-58) in geval van verwijdering door een geautoriseerde gebruiker als onderdeel van een gecontroleerde procedure, bijvoorbeeld in het kader van een wijziging in de bewaartermijn of de vernietigingsprocedure. De applicatie moet het beheer van metadata van bestanddelen en rubrieken van een classificatieschema ondersteunen. Alleen daartoe geautoriseerde gebruikers mogen na opname van een archiefdocument metadata toevoegen en/of wijzigen. De applicatie verleent aan de hand van autorisaties de gebruiker toegang tot functies met betrekking tot DI objecten.

Beveiliging Nr.

Eis / Wens

A-63

W

A-64

W

A-65

W

A-66

W

A-67

W

Omschrijving vereiste De applicatie ondersteunt een hiërarchie van beveiligingscategorieën, van onbeperkte toegang op het laagste niveau tot geen toegang op het hoogste niveau, waarin elk niveau van deze hiërarchie door een afzonderlijk kenmerk wordt vertegenwoordigd. De applicatie ondersteunt het toekennen van één of meerdere beveiligingscategorieën (met bijbehorende subcategorie) aan DI objecten, processen en metagegevens. De applicatie ondersteunt het aanpassen van de beveiligingscategorie en/of subcategorie van DI objecten, processen en metagegevens. De applicatie garandeert dat gebruikers alleen toegang hebben tot DI objecten, processen en metagegevens, indien de beveiligingscategorie en subcategorie overeenkomen met de categorie en subcategorie die is toegekend aan de desbetreffende gebruiker. De applicatie kan aan een DI object geen lagere beveiligings(sub)categorie toekennen dan aan het DI object waarvan het is afgeleid dan wel een hiërarchische relatie mee heeft.

18

Eis / Wens

Nr.

A-68

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteunt het toekennen van toegangscontrolekenmerken aan DI objecten en processen (activiteiten) ten behoeve van gebruikers die een groep vormen, zoals werkgroepen of organisatie-eenheden.

Authenticiteit Eis / Wens

Nr.

Omschrijving vereiste De applicatie is in staat om tijdens het exportproces een elektronische handtekening toe te (laten) kennen aan een digitaal DI object, zodanig dat de handtekening ook buiten de applicatie geverifieerd kan worden.

A-69

W

A-70

E

De applicatie waarborgt de authenticiteit en toegankelijkheid van de in de applicatie opgeslagen DI objecten.

A-71

W

De volgende classificatie van authenticiteitsniveaus zijn van toepassing:

A-72

W

A-73

W

•

niet vastgesteld: er worden geen additionele maatregelen genomen om de authenticiteit van documenten te garanderen;

•

juist: er wordt gebruik gemaakt van een digitale paraaf voor authenticiteit. De digitale paraaf is voor de identificatie / authenticiteit van de eigenaar / bezitter / verzender van het document en is TIJDELIJK van aard;

•

bewezen juist: er wordt gebruik gemaakt van watermerken op basis van digitale handtekeningen. Het watermerk is ter authenticiteit (echtheid) van het document en is PERMANENT.

De applicatie ondersteunt één of meerdere technologieën voor elektronische handtekeningen. De applicatie biedt de mogelijkheid een uniek elektronisch watermerk aan een document toe te kennen, waarbij de applicatie de mogelijkheid biedt om van een willekeurig document de “echtheid” van het elektronisch watermerk te bepalen.

Audit, control en logging Nr.

A-74

Eis / Wens W

Omschrijving vereiste De applicatie heeft een analysehulpmiddel voor de stamgegevens.

19

Nr.

Eis / Wens


A-75

W

De applicatie biedt de geautoriseerde gebruiker de mogelijkheid de stamgegevens te raadplegen en te analyseren.

A-76

W

De applicatie biedt de geautoriseerde gebruiker de mogelijkheid de bevoegdhedentabel(len) (gegevens) te raadplegen.

A-77

E

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie moet beschikken over een niet muteerbare audit-trail waarin automatisch registratie en opslag van gegevens plaats vindt van: •

alle handelingen (functionaliteiten) die door individuele gebruikers met betrekking tot metagegeven(s), proces(sen), DI object(en) en/of de classificatieschema(‘s) worden verricht;

•

de datum en tijd van de uitvoering van de handeling.

(N.B. ‘niet muteerbaar’ betekent dat de audit-trail op geen enkele wijze kan worden aangepast of verwijderd door ongeacht welke gebruiker. Vooropgesteld dat de gegevens onveranderd blijven, mogen ze wel worden geconverteerd/gemigreerd of gekopieerd naar andere gegevensdragers.) A-78

W

A-79

W

A-80

W

A-81

W

A-82

W

A-83

W

A-84

W

De applicatie moet de audit-trails bijhouden en opslaan zolang dat is voorgeschreven. Deze termijn is tenminste gelijk aan de bewaartermijn van de DI objecten of processen waarop zij betrekking hebben. De applicatie beschikt over een standaard voorziening waarmee alle audit-trails die door de applicatie zijn bijgehouden in leesbare vorm kunnen worden gepresenteerd op het scherm en/of uitgeprint. De applicatie moet van een specifiek DI object de proces(stap) kunnen identificeren en de bijbehorende relevante metagegevens kunnen tonen. De applicatie moet audit-trails kunnen exporteren, zonder dat de in de audit-trails opgenomen gegevens worden gemuteerd. De applicatie maakt onderscheid in gegevens en stamgegevens.

De applicatie zorgt ervoor dat alle mutaties op de stambestanden worden gelogd waaronder tenminste: datum, wie, oude waarde, nieuwe waarde. De applicatie biedt de geautoriseerde gebruiker de mogelijkheid het document-logbestand te raadplegen en te analyseren.

20

Eis / Wens

Nr.


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie moet in staat zijn (pogingen tot) inbreuk op de toegangscontrole vast te leggen (zoals pogingen van gebruikers om toegang te krijgen tot DI objecten of processen waartoe zij geen recht hebben).

A-85

W

A-86

W

De applicatie legt alle, door een gebruiker gedefinieerde, stadia van een document vast in een daartoe bestemd document-logbestand.

A-87

W

De applicatie zorgt ervoor dat gelogde gegevens onder geen enkele voorwaarde kunnen worden gewijzigd.

A-88

W

De applicatie beschikt voor het wijzigen van de registratie van logging gegevens over uiterst strikte autorisatieregels.

A-89

W

A-90

W

De applicatie zorgt ervoor dat noch de logging van de wijziging van autorisatieregels en systeemparameters, noch de logging van de wijziging van de logging-instellingen kan worden uitgeschakeld. De applicatie logt alle relevante gegevens (inclusief printen, exporteren, kopiëren e.d.) van elke activiteit, elke bij een activiteit betrokken persoon en resource en elk gegeven van een handeling binnen een activiteit.

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 2.3. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix A. 2.3.1: Leg uit op welke wijze de kenmerken, genoemd in wens A-42, in onderlinge samenhang zijn toe te passen. 2.3.2: Geef aan welke hardwarematige sleutels (digipass, smartcard, biometrische identificatie, etc.) worden ondersteund door de applicatie(s). 2.3.3: Geef aan hoe de applicatie invulling geeft aan het waarborgen van authenticiteit, in verband met genoemde onder eis A-70. 2.3.4: Geef in de toelichting aan welke technologieën, genoemd in wens A-72, worden ondersteund en in welke mate. Is er bijvoorbeeld de mogelijkheid om rekenkundige waarde en status van elektronische handtekeningen te controleren? 2.3.5: Geef aan welke van de volgende details, over het verificatieproces van een elektronische handtekening die verbonden is aan een DI object, de applicatie kan opslaan als metagegevens van het betreffende DI object: 1. het feit dat de waarde en status van de handtekening is gecontroleerd/geverifieerd; 2. de datum en tijd waarop de controle/verificatie heeft plaatsgevonden; 3. het feit dat de authenticatie (on)succesvol is verlopen; 4. de certificatiedienstverlener die de publieke sleutel beheert; 5. de certification authority waarmee de handtekening bevestigd is (contra-sign); 6. de datum en tijd waarop de geldigheid van de elektronische handtekening is bevestigd (contra-sign). 2.3.6: Geef aan welke encryptietechnologieën worden ondersteund door de applicatie(s).

21

22

Appendix A: Opmerkingen bij Algemene Eisen en Wensen In deze appendix heeft u de mogelijkheid eventuele aanvullende opmerkingen op te nemen bij de algemene Eisen en Wensen die u heeft ingevuld onder hoofdstuk 2 van deze bijlage. Indien u gebruik wilt maken van deze mogelijkheid bent u verplicht het onderstaande format te gebruiken. U bent tevens verplicht dit format te gebruiken bij het beantwoorden van de gestelde Vragen. U dient hierbij alle gegevens van de betreffende Eis, Wens of Vraag over te nemen, inclusief het door u gegeven antwoord, zoals aangegeven in het onderstaande voorbeeld. Wij verzoeken u de opmerkingen kort en bondig te verwoorden. Voorbeeld:

Nr.

Eis / Wens

A-1

W

2.1.1

V

Omschrijving Eis/Wens/Vraag

Voldoet Ja Nee

Opmerking/Antwoord

De aangeboden oplossing bestaat uit (een) (verzameling van) standaardapplicatie(s) (‘commercial off the shelf’ (COTS)) die afzonderlijk en in samenhang kunnen worden ingezet.

…….

Geef voor de applicatie aan hoeveel gecertificeerde partners er werkzaam zijn in Nederland.

…….

Te gebruiken format:

Nr.

Eis / Wens


Voldoet Ja Nee

Opmerking/Antwoord

A-

V

23

3.

Functionele Eisen en Wensen

In dit hoofdstuk zijn de functionele Eisen en Wensen opgenomen die aan de applicatie(s) worden gesteld. Per item is aangegeven of het een Eis (E) of een Wens (W) betreft. U dient aan te geven of de applicatie voldoet aan de gestelde Eis of Wens. Eventuele opmerkingen bij de verschillende Eisen en Wensen dienen ingevuld te worden met behulp van het format van appendix B. Aanvullende vragen staan per paragraaf apart vermeld en dienen eveneens met behulp van appendix B te worden beantwoord.

3.1

Opname en wijziging (documenten, dossiers)

DI objecten algemeen (opname en creatie) Nr.

Eis / Wens

F-1

W

F-2

W

F-3

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om unieke registratienummers weer te geven in ieder gewenst format.

F-4

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om op eenvoudige wijze DI objecten te verplaatsen (slepen).

F-5

W

F-6

E

F-7

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie zorgt ervoor dat bij het aanmaken van DI objecten automatisch gewenste metagegevens opgenomen/ingevuld worden (bijvoorbeeld auteur, afdeling auteur, bestandstype, etc). De applicatie biedt de mogelijkheid om zowel automatisch als handmatig een uniek registratienummer toe te kennen aan elk type DI object en op elk gewenst moment (bijvoorbeeld na scanning, creatie, opname, etc).

De applicatie kan automatisch metagegevens, zoals bijvoorbeeld overdrachtstermijn en vernietigingstermijn conform de archiefwet, instellen (volgens van te voren vastgestelde criteria) op basis van het type DI object. De applicatie slaat DI objecten eenmalig op ongeacht het aantal relaties tot andere DI objecten (bijvoorbeeld: een document is opgenomen binnen meerdere dossiers) De applicatie biedt de mogelijkheid om bij het aanmaken van DIobjecten een gewenst type op te geven.

DI objecten algemeen (registreren)

24

Nr.

Eis / Wens


F-8

W

Als een DI-object wordt gerelateerd aan een bovengeschikt DI-object moet het mogelijk zijn om hiervan metadata te overerven.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

DI objecten algemeen (behandeling) Nr.

Eis / Wens

F-9

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om relaties tussen DI objecten binnen de applicatie te leggen.

F-10

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om niet-DI-objecten (bestaande uit gestructureerde informatie) dan documenten vast te leggen.

F-11

W

F-12

W

F-13

W

F-14

W

F-15

W

F-16

W

F-17

W

F-18

W


De applicatie biedt de mogelijkheid om relaties tussen documenten en niet-DI-objecten (bestaande uit gestructureerde informatie) binnen de applicatie vast te leggen. De applicatie biedt de mogelijkheid om relaties tussen niet-DIobjecten (bestaande uit gestructureerde informatie) binnen de applicatie vast te leggen. De applicatie biedt de mogelijheid om relaties tussen niet-DIobjecten (bestaande uit gestructureerde informatie) binnen de applicatie en niet-DI-objecten (bestaande uit gestructureerde informatie) buiten de applicatie vast te leggen. De applicatie is in staat de status van een DI object op grond van zelf in te richten logica automatisch dan wel handmatig te laten wijzigen (bijvoorbeeld: informeel, formeel, etc). De applicatie biedt de mogelijkheid om bij DI objecten ‘digitale geeltjes’ (met opmerkingen/commentaar) te voegen in elke behandelingsstap (overlays). De applicatie geeft, wanneer via een verwijzing gesprongen wordt naar een DI object dat inmiddels is verwijderd, een melding van dat feit (met datum verwijdering en naam van proces/persoon die dat heeft gedaan). De applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid informatie te bekijken over zijn bevoegdheden met betrekking tot de mogelijke bewerkingen van het DI-object. De applicatie biedt een exportmogelijkheid waarmee een DI-object vanuit het archief op een eenvoudige wijze gepubliceerd kan worden (naar bijvoorbeeld het intranet).

DI objecten algemeen (beheer)

25

Eis / Wens

Nr.


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de mogelijkheid om bij aanmaak van een nieuwe versie van een DI object, de metadata en koppelingen met andere DI objecten te overerven van de vorige versie van het betreffende DI object.

F-19

W

F-20

W

De applicatie moet gegevens bijhouden over de verblijfplaats van DI objecten en veranderingen daarin, zowel digitaal als fysiek.

F-21

W

De applicatie heeft een mechanisme voor DI objecten om deze offline te kunnen bewerken en later weer in te brengen.

Documenten specifiek (opname en creatie) Nr.

Eis / Wens

F-22

E

F-23

W

F-24

E

F-25

W

F-26

W

F-27

W

F-28

W

Omschrijving vereiste De applicatie biedt de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit de applicatie documenten aan te maken (directe koppeling met KA applicaties) en vice versa vanuit KA applicaties.. De applicatie biedt de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit de applicatie documenten te verzenden en te ontvangen (directe koppeling met KA applicaties). De applicatie biedt de mogelijkheid om bestaande documenten (ook email (en/of de bijlagen) en gescande documenten) van buiten de applicatie in de applicatie onder te brengen (importeren). De applicatie biedt ondersteuning bij registratie van documenten en dossiers door middel van wizzard-achtige toepassingen. De applicatie moet E-mail kunnen opnemen/importeren.

De applicatie kan samengestelde documenten (bijvoorbeeld webpagina’s of e-mail met bijlage, formulieren, tekeningen, foto’s) op een van de twee volgende manieren opnemen: •

als een enkelvoudig samengesteld document;

•

als een serie van aan elkaar gekoppelde enkelvoudige documenten, een per component van het samengestelde document.

De applicatie ondersteunt een automatische koppeling met verschillende gegevenstabellen, bijvoorbeeld relatiegegevens, documentsoorten, ordeningsplan, taxonomie en de handelingenbank.

26

Eis / Wens

Nr.

F-29

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteunt het automatisch genereren vanstandaardbrieven en composiet brieven .

Documenten specifiek (registreren) Eis / Wens

Nr.

F-30

W

F-31

W

F-32

W

F-33

W

F-34

W

F-35

W

F-36

W

F-37

W

Omschrijving vereiste De applicatie biedt de mogelijkheid automatisch relaties te leggen tussen de velden in sjablonen en de metagegevens van het document. De applicatie biedt de mogelijkheid om een document slechts een keer in te boeken en tegelijkertijd dit document aan meerdere dossiers te koppelen. De applicatie biedt de mogelijkheid om aan één uitgaand document meerdere ingekomen documenten te koppelen en hiermee het openstaande proces af te sluiten. De applicatie biedt de mogelijkheid om afhankelijk van het documenttype aan te geven of een metagegeven verplicht of optioneel is. De applicatie biedt de mogelijkheid het wel of niet verplicht registreren van een metagegeven te laten bepalen door de rol/groep van een gebruiker. De applicatie ondersteunt registratie met gecontroleerde inhoud van metadatavelden. De applicatie biedt de mogelijkheid van te voren ingevulde minimum vereiste (formele) registratie te onderscheiden van aanvullende (optioneel of later in te vullen) registratie. De applicatie ondersteunt de mogelijkheid om meerdere classificatieschema’s naast elkaar te hanteren.

Documenten specifiek (behandeling (optiek: dossiervorming)) Nr.

Eis / Wens


27

Eis / Wens

Nr.


F-38

W

De applicatie maakt het mogelijk dat een document door meerdere gebruikers gelijktijdig geraadpleegd kan worden.

F-39

W

De applicatie bewaakt en attendeert zo snel mogelijk en automatisch, parallel gebruik van documenten.

F-40

W

F-41

W

De applicatie moet een waarschuwing geven als getracht wordt eenzelfde document nogmaals op te nemen in hetzelfde dossier.

F-42

W

De applicatie biedt de mogelijkheid documenten te bewerken vanuit het product waarmee het document is gecreëerd.

F-43

W

F-44

W

F-45

W

De applicatie maakt het mogelijk om op delen van een document image ‘highlighting’ aan te brengen.

F-46

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om bijsluiters/ bijlagen tezamen met een document af te drukken.

F-47

W

F-48

W

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de mogelijkheid om in de applicatie een voorgedefinieerde set document sjablonen op te nemen of te koppelen.

De applicatie biedt de mogelijkheid documenten te raadplegen met behulp van een viewer (zonder dat de betreffende originele applicatie aanwezig is). De applicatie biedt de mogelijkheid voor ‘anderen’ om commentaar te leveren op documenten waarbij de steller(auteur) verantwoordelijk blijft voor het document.

De applicatie biedt de mogelijkheid de afwikkeling van een in behandeling genomen document te onderbreken en op een later tijdstip te hervatten. De reeds uitgevoerde handelingen en vastgelegde gegevens blijven bewaard. De applicatie is in staat de inhoud van een digitaal document te kopiëren om een nieuw en op zichzelf staand document te creëren waarbij gegarandeerd is dat het originele document intact blijft. De kopie krijgt een uniek registratienummer.

Documenten specifiek (versiebeheer) Nr.

F-49

Eis / Wens


W

De applicatie biedt de mogelijkheid om per documenttype afwijkend versiebeheer toe te passen.

28

Eis / Wens


F-50

E

De applicatie maakt de verschillen tussen de versies (historie, status) van een document zichtbaar.

F-51

W

De applicatie maakt het mogelijk het maximum aantal bij te houden versies in te stellen/te beheren.

F-52

W

De applicatie biedt de mogelijkheid oudere versies van documenten te raadplegen.

F-53

W

De applicatie maakt versies van documenten automatisch aan, maar deze kunnen ook handmatig worden afgedwongen.

F-54

W

De applicatie maakt, indien een document vanuit een ander document wordt gewijzigd, automatisch een nieuwe versie aan.

F-55

W

De applicatie houdt het goedkeuren bij van documenten op het niveau van een versie en is als zodanig zichtbaar in de historie.

F-56

E

Nr.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de mogelijkheid om aan versies van documenten (automatisch) verschillende statussen te geven. Dit houdt o.m. in dat documenten definitief gemaakt kunnen worden.

Dossiers specifiek (creatie) Eis / Wens

Nr.


F-57

E

De applicatie biedt gebruikers/beheerders de mogelijkheid om dossiers aan te maken.

F-58

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om voor een dossier een set van (zowel verplichte als optionele) metagegevens te definiëren.

F-59

W

De applicatie biedt de mogelijkheid vanuit een dossier te zien welk document daarin in behandeling is/genomen moet worden.

F-60

W

F-61

W

De applicatie moet onbeperkt dossiers in dossiers kunnen aanmaken. Daarin mag geen beperking zijn in aantal niveau’s en het aantal dossiers per niveau. De applicatie moet, als een nieuw dossier wordt aangemaakt, automatisch de relatie met het bovengeschikte dossier in de metadata vastleggen en zodanig presenteren dat op het niveau van het subdossier direct duidelijk is tot welk hoofddossier deze behoort.

Dossiers specifiek (behandeling)

29

Eis / Wens

Nr.


F-62

W

De applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid een DI-object aan meerdere dossiers te relateren.

F-63

W

De applicatie biedt de mogelijkheid de inhoud weer te geven van een dossier.

F-64

W

F-65

W

F-66

W

F-67

W

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid om door middel van filters bepaalde documenten te onderdrukken in het overzicht van documenten uit het dossier. Onderdrukte documenten blijven gewoon in het dossier aanwezig. De applicatie zorgt ervoor dat een gebruiker geen documenten kan toevoegen aan een afgesloten dossier. De applicatie zorgt ervoor dat een gebruiker met een specifieke autorisatie een afgesloten dossier kan openen. Deze actie wordt vastgelegd in de metadata en in een logbestand. De applicatie moet de datum van het sluiten van een dossier opslaan in de metadata van het dossier.

Dossiers specifiek (dossierbeheer) Eis / Wens

Nr.

F-68

W

F-69

W

F-70

W

Omschrijving vereiste De applicatie maakt het mogelijk dossiers op het niveau van gebruikers, groepen, rollen en taken in te delen of views op te maken.. De applicatie biedt de mogelijkheid een gebruiker te laten bepalen welke andere gebruikers of groepen gebruikers toegang krijgen tot dossiers. De applicatie is in staat dossiers wel en niet te relateren aan een werkproces.

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 3.1. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix B. 3.1.1: Geef, als aanvulling op wens F-8, aan op welke gegevens binnen de applicatie(s) overerving van toepassing is of kan zijn. 3.1.2: Geef, als aanvulling op wens F-26, aan hoe deze functionaliteit werkt en geef uw visie op email management.

30

3.1.3: Geef, als aanvulling op wens F-29, aan welke triggers er zijn voor de applicatie(s) om een automatische ontvangstbevestiging aan te maken. Op welke gegevens worden de automatisch gegenereerde berichten gebaseerd? 3.1.4: Geef, als aanvulling op eis F-56, aan welke verschillende statussen kunnen worden onderkend en op welke wijze (geautomatiseerd of niet) een bepaalde status aan een document kan worden toegekend.

3.2

Werkstroomsturing

Werkstroominrichting Nr.

F-71

Eis / Wens E


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteunt het aanmaken en parameteriseren van verschillende soorten processen: •

Standaard processen (behandelaar is niet zelfstandig in staat het proces te wijzigen);

•

Ad-hoc processen;

•

Standaardprocessen met ad-hoc wijzigingsmogelijkheden.

Binnen een processtap moet het mogelijk zijn om meerdere taken en handelingen als één sequentie uit te voeren, ook indien volledig geautomatiseerde handelingen binnen de applicatie daarvan deel uitmaken.

F-72

W

F-73

W

F-74

W

Routering van werkstromen kan gebeuren op basis van informatie uit externe applicaties.

F-75

W

De applicatie is in staat het totale proces te simuleren op basis van instelbare parameters.

F-76

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om een processtap aan een DI object te koppelen (=definiëren, vastleggen en uitvoeren).

F-77

W

De applicatie voorziet in versiebeheer van de metadata (registratie) van processtappen en processtructuren.

F-78

W

De applicatie kan processtappen en processtructuren herbruiken bij het ontwerp van andere processtructuren.

Het is mogelijk om een proces te laten bestaan uit uitsluitend geautomatiseerde processtappen die op de achtergrond worden uitgevoerd. Hierbij is de verwerkingscapaciteit schaalbaar.

31

Eis / Wens

Nr.

F-79

W

F-80

W

F-81

W

F-82

W

F-83

W

F-84

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de mogelijkheid om voor een processtap een DI object goed te keuren/te paraferen en/of af te keuren/te retourneren. De applicatie biedt de mogelijkheid tot parallelle en seriële uitvoering van processtappen of om deze twee mogelijkheden door elkaar te gebruiken, inclusief synchronisatie. De applicatie biedt de mogelijkheid een DI object meerdere keren dezelfde processtap en/of processtructuur te laten doorlopen. Binnen de applicatie is het mogelijk om tijdslimieten (deadlines), einddata en flexibele tijden voor de verschillende stappen van iedere stroom en voor de stroom als geheel te definiëren, en te rapporteren als tijdslimieten worden overschreden. De applicatie biedt de mogelijkheid minimale, maximale, vaste en flexibele prestatienormen voor een processtap en/of complete processtructuur in te stellen. De applicatie biedt de mogelijkheid om als ‘behandelaar’ zowel individuen als werkgroepen te ondersteunen. Het is mogelijk de beschikbaarheid per functie /rol in te stellen (denk aan afwezigheid van werknemers).

Werkstroombesturing/beheersing Nr.

Eis / Wens

F-85

W

F-86

W

Omschrijving vereiste Het is tevens mogelijk de applicatie te gebruiken voor de bewaking van de papieren stukkenstroom (voortgangscontrole, verblijfplaatsregistratie). Het doorlopen van een proces kan gebeuren door de trigger ‘het verstrijken van een datum (tijd)’. Het is mogelijk de uit te voeren processen te bepalen aan de hand van dit type trigger of de bij deze trigger behorende parameters.

F-87

W

Het doorlopen van een proces kan gebeuren door de triggers: •

een binnengekomen document of e-mail;

•

via websites en portals ingevulde formulieren en ontvangst van gestructureerde gegevensbestanden.

Het is mogelijk de uit te voeren processen te bepalen aan de hand van het type trigger of de bij die trigger behorende parameters.

32

Eis / Wens

Nr.

F-88

W

F-89

W

F-90

W

F-91

W

F-92

W

F-93

W

F-94

W

F-95

W

F-96

W

F-97

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Het is mogelijk om vanuit de applicatie andere applicaties aan te sturen voor de uitvoering van (aantal taken van) een processtap. De resultaten van deze (externe) processtap triggeren dan de voortgang van het proces binnen de applicatie. Indien een proces wordt getriggerd door een reeds lopend proces is het mogelijk de gegevens van dit proces over te dragen aan het nieuw geïnitieerde proces. De applicatie biedt de mogelijkheid een processtap voor een bepaalde tijd/periode te deactiveren. De applicatie kan per processtap een signalering (bericht) genereren voor de manager/gebruiker/beheerder. Deze signalering is met behulp van parameters geautomatiseerd of handmatig instelbaar. De applicatie kan ten behoeve van de afhandeling per processtap of processtructuur de prioriteit aangeven. De applicatie zorgt ervoor dat vastgelegde processtappen en processtructuren alleen door geautoriseerde gebruikers mogen worden gewijzigd / verwijderd, waarna de werkvoorraad geautomatiseerd dienovereenkomstig wordt aangepast. De applicatie biedt de mogelijkheid voor de werknemer om gebonden werkvoorraad in te plannen en inzichtelijk te maken aan de hand van prioriteiten. De applicatie biedt de mogelijkheid bij de vervanging van een rol door een nieuwe rol, de reeds geactiveerde en niet afgehandelde processtappen volgens de oude roltoewijzing te laten afhandelen. Nieuwe processtappen worden wel volgens de nieuwe definitie afgewikkeld. De applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid om DI objecten uit processtappen te verwijderen, terug te zetten en opnieuw toe te wijzen. De applicatie zorgt ervoor dat alle wijzigingen op een vastgelegde processtructuur worden gelogd.

Interactie met de gebruiker en/of andere applicaties Nr.

F-98

Eis / Wens W

Omschrijving vereiste Geïnitieerde processen zijn gelijk zichtbaar in de werkvoorraad. Afgehandelde processen worden gelijk verwijderd.

33

Eis / Wens

Nr.

F-99

W

F-100

W

F-101

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de mogelijkheid tot een visuele grafische / schematische weergave en modulering van documentrouteringen en processtappen zodanig dat inzicht verkregen wordt in de uit te voeren activiteiten en afdoeningstermijnen per stap. De applicatie moet het mogelijk maken dat binnen een processtap gegevens met andere, vooraf vastgestelde, applicaties kunnen worden uitgewisseld. De applicatie biedt de mogelijkheid, om bij het aanroepen van meerdere andere applicaties, een aanroepvolgorde aan te geven.

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 3.2. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix B. 3.2.1: Geef m.b.t. eis F-71 toelichting op de volgende punten: • Is er een beperking aan het aantal te definiëren processen? Zo ja, wat is het maximum aantal? • Kunnen de processen worden gegroepeerd? Zo ja, op basis van welke criteria? 3.2.2: Geef m.b.t. ‘het digitaal verspreiden, goedkeuren, publiceren en routeren van documenten’ aan: • op welke wijze dit wordt gerealiseerd? • hoe deze functionaliteit wordt aangeboden aan gebruikers? • hoe de gebruiker op de hoogte wordt gebracht van aan hem toegewezen taken? 3.2.3: Geef aan: • op welke manier de rolback functie instelbaar is (denk hierbij aan het deactiveren van processtappen en instellen op het niveau van actor, proces en activiteit); • en wat dit betekent voor DI objecten gekoppeld aan deze processen (denk aan statuswijzigingen). 3.2.4: Geef, m.b.t. wens F-99, toelichting op welke wijze een documentstroom en processtap (grafisch) inzichtelijk zijn te maken?

3.3

Archiefbeheer

Classificatie/archiefordening Nr.

Eis / Wens

F-102

W

F-103

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie moet een classificatieschema met een hiërarchische structuur ondersteunen, waarin het classificatieschema zijn weerslag vindt in de metadata. De applicatie moet registratie van selectiegrondslag en –termijn conform bedrijfsvoering mogelijk maken.

34

Eis / Wens

Nr.

F-104

W

F-105

W

F-106

W

F-107

W

F-108

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt voorzieningen om de complete vernietiging van groepen van dossier(s) op basis van selectiegrondslag en/of termijn mogelijk te maken. De applicatie moet, als een nieuw dossier wordt aangemaakt, automatisch gegevens over het bovengeschikte niveau van de archiefordening in de metadata vastleggen. Hierbij moet tenminste een koppeling kunnen worden gelegd met een selectielijst en een classificatieschema (ordeningsplan). De applicatie biedt de mogelijkheid veranderingen door te voeren in het classificatieschema, waarbij wordt gewaarborgd dat de wijzigingen op de metadata in de onderliggende structuur wordt doorgevoerd. De applicatie biedt de mogelijkheid om een dossier een status toe te kennen. De applicatie biedt de mogelijkheid dossiers, binnen de structuur van het classificatieschema (ordeningsplan), te kunnen verplaatsen. De archiefdocumenten die voor de verplaatsing tot een bepaald dossier behoorden, moeten ook na verplaatsing tot hetzelfde dossier blijven behoren. Deze functionaliteit is bedoeld voor bijzondere situaties zoals bij reorganisaties of om administratieve fouten te herstellen.

Opslag, bewaring, schoning en vernietiging Nr.

Eis / Wens

F-109

W

F-110

E

F-111

W

F-112

W

Omschrijving vereiste De applicatie bewaart en beheert ieder document onafhankelijk van het bestandsformaat en de structuur, zodat het op dezelfde wijze gereproduceerd en getoond kan worden als het origineel dat aan de applicatie werd aangeboden. De applicatie verandert de DI objecten die zij opslaat, niet, of staat verandering ervan niet toe. DI objecten behouden het bestandsformaat en hun inhoud, zoals dit werd gearchiveerd. De applicatie dateert automatisch een DI object wanneer het wordt gearchiveerd. De applicatie biedt de mogelijkheid de opgeslagen DI objecten van een bepaald documenttype op een batchmatige wijze te converteren naar een ander documenttype (bestandsformaat), met behoud van het originele DI object.

35

Nr.

Eis / Wens

F-113

W

F-114

W

F-115

W

F-116

W

F-117

W

F-118

W

F-119

W

F-120

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie moet voor DI objecten die uit meer dan één component bestaan de DI objecten als enkelvoudige, individuele archiefdocumenten behandelen, beheren en beschikbaar stellen, waarbij de relatie tussen de componenten wordt bewaard. De applicatie garandeert dat een DI object kan omgaan met verwijzingen, bijvoorbeeld naar andere DI objecten, waaronder fysieke DI objecten. De applicatie biedt alleen geautoriseerde gebruikers de mogelijkheid om de bewaartermijn van DI objecten te verlengen of de vernietiging ervan uit te stellen, in afwijking van de selectielijst, wegens bijzondere omstandigheden (zoals een rechtszaak of een lopend onderzoek), die het normale administratieve, juridisch en verantwoordingsbelang van DI objecten of categorieën veranderen. De applicatie biedt de mogelijkheid vernietigings/schoningstermijnen, zoals beschreven in de selectielijst, in te stellen op het niveau van: •

document;

•

dossier;

•

verzameling dossiers (archiefbestanddelen).

Aan ieder document in een bestanddeel of rubriek moet default de toegekende vernietigingstermijn(en) die bij dat bestanddeel of bij die rubriek hoort kunnen worden bepaald en toegekend. De applicatie ondersteunt het toewijzen van verwijderingsinstructies als onderdeel van een bewaar- en vernietigings/schoningsschema, welke omvat: •

het exporteren van een DI object en de inhoud ten behoeve van permanente bewaring;

•

de vernietiging/schoning van het digitale dossier en zijn inhoud.

De applicatie genereert automatisch een lijst van te schonen/vernietigen (papieren en digitale) DI objecten, waarbij op het rapport een nader te bepalen (instelbare) set van metadata van de te schonen DI objecten vermeld wordt. De applicatie moet, als DI objecten verplaatsen van de ene rubriek in het classificatieschema naar een andere, optioneel kunnen toestaan dat bijvoorbeeld selectie-en/of bewaartermijngegevens die bij de rubriek van de bestemming horen, in de plaats komen van de gegevens die aan de verplaatste DI objecten toebehoren.

36

Eis / Wens

Nr.


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Binnen de applicatie moeten DI objecten die zijn opgeslagen op gegevensdragers in zijn geheel worden vernietigd, op zodanige wijze dat zij niet weer leesbaar gemaakt kunnen worden.

F-121

W

F-122

W

F-123

W

Binnen de applicatie is het mogelijk om aan te geven wanneer een DI object voor overdracht in aanmerking komt.

F-124

W

De applicatie ondersteunt het identificeren van DI objecten die voor permanente bewaring in aanmerking komen.

F-125

W

F-126

W

F-127

W

F-128

W

F-129

W

De applicatie biedt de mogelijkheid aan een specifiek dossier een bewaar- en vernietigingsschema toe te kennen dat voorrang heeft op een bewaar- en vernietigingsschema dat op een hoger niveau in de hiërarchische structuur aan dit dossier is toegekend.

De applicatie voorziet in een (semi-)automatische attendering (via scherm- of printuitvoer) op DI objecten waarvan de vernietigingstermijn vervalt. De applicatie maakt het vernietigen van DI objecten m.u.v. metadata, waarvan de vernietigings-/schoningsdatum is bereikt, mogelijk middels het opstarten van een automatische functie aangevuld met een (optionele) handmatige bevestiging voordat daadwerkelijke vernietiging/schoning plaatsvindt. Bepaalde delen van de DI objecten moeten zodanig kunnen worden afgeschermd dat de verwijdering daarvan niet door één functionaris kan worden afgedwongen, of niet binnen een bepaalde periode kan worden gemarkeerd voor vernietiging/schoning en daadwerkelijk kan worden vernietigd/geschoond. De applicatie waarschuwt wanneer er een relatie bestaat tussen verschillende DI objecten waarvan één DI object op het punt staat te worden vernietigd/geschoond. De applicatie kan, indien moet worden overgegaan tot noodvernietiging, alle gegevens die daarvoor in aanmerking komen en metadata direct vernietigen.

Selectie Nr.

Eis / Wens


37

Eis / Wens

Nr.

F-130

W

F-131

W

F-132

W

F-133

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie kan de geldende selectielijsten opnemen en voert op basis daarvan automatisch de vereiste beheershandeling uit, zijnde: •

het exporteren van dossiers en metadata;

•

opstellen van overbrengings- export- en vernietigingsverklaringen.

De applicatie moet een selectie- en/of bewaartermijnlijst kunnen koppelen aan verschillende niveaus van het classificatieschema. De applicatie moet meer dan één selectie- en/of bewaartermijn kunnen toekennen aan verschillende niveaus van het classificatieschema. De applicatie moet de volgende selectiebeslissingen ondersteunen: •

permanente bewaring;

•

op een later moment beoordelen;

•

vernietigen/schonen;

•

overdragen.

Overdracht Nr.

F-134

Eis / Wens


W

De applicatie moet in staat zijn om een DI object over te dragen of te exporteren, zodat: •

de inhoud en structuur van het digitale DI object niet wordt veranderd;

•

alle onderdelen van een digitaal DI object (als een DI object uit meer dan een component bestaat) worden overgebracht als een geïntegreerde eenheid; bijvoorbeeld een emailbericht met de daarbij behorende attachments;

•

alle links en verwijzingen tussen het DI object en de bijbehorende metadata behouden blijven;

•

alle links en verwijzingen tussen digitale DI objecten en bestanddelen behouden blijven.

38

Eis / Wens

Nr.

F-135

W

F-136

W

F-137

W

F-138

W

F-139

W

F-140

W

F-141

W

F-142

W

F-143

W

3.4


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie voorziet in de mogelijkheid om een overdrachtsprotocol te genereren. De applicatie biedt de mogelijkheid tot het verplaatsen van DI objecten, als bulk, naar andere opslagmedia (zoals microfiche) met behoud van leesbaarheid en terugvindbaarheid. De applicatie beschikt over de mogelijkheid of een instrument voor conversie om de omzetting van voor overdracht of export gemarkeerde archiefdocumenten vorm te geven in een formeel voorgeschreven formaat. De formaten PDF, XML en TIFF worden minimaal ondersteund.. De applicatie kan de frequentie instellen, waarop overdrachts-, export- en vernietigingsverklaringen worden opgesteld. De applicatie moet een overzicht kunnen samenstellen (rapport) van eventuele fouten die tijdens het proces van overdragen, exporteren of vernietiging optreden. De applicatie ondersteunt chronologische of dossiergewijze overdracht naar het Nationaal Archief. De applicatie biedt de mogelijkheid tot het verplaatsen van documenten (inclusief metadata) naar andere (bijvoorbeeld trager/goedkoper) opslagmedia met behoud van zoekmogelijkheden via de reguliere zoekfunctie. De applicatie houdt alle elektronische dossiers (binnen de applicatie(s)) intact, ten minste totdat bevestiging van een succesvol overdrachtsproces is verkregen. De applicatie moet DI objecten (voor verschillende doeleinden) meer dan eens kunnen exporteren.

Zoeken en navigeren

Zoeken en vinden (zoeken) Nr.

F-144

Eis / Wens W

Omschrijving vereiste De applicatie moet het resultaat van een zoekopdracht standaard niet afhankelijk laten zijn van het gebruik van Upper- en Lowercase in de zoekcriteria. Het moet tevens instelbaar zijn om alleen op Uppercase en Lowercase te zoeken.

39

Nr.

Eis / Wens


F-145

W

De applicatie moet de mogelijkheid hebben om semantische zoekopdrachten af te handelen.

F-146

W

De applicatie ondersteunt het zoeken op de inhoud van DI objecten (fulltext search) en/of op metadata.

F-147

W

De applicatie ondersteunt het gebruik van booleaanse operatoren (tenminste ‘EN’, ‘OF’ en ‘NIET’).

F-148

W

De applicatie ondersteunt het gebruik van rangeoperatoren (tenminste ‘=‘, ‘>‘ ‘<’ en ‘!<‘).

F-149

W

F-150

W

F-151

W

De applicatie ondersteunt het zoeken met bovenstaande zoekfuncties in de resultaten van een eerdere zoekopdracht (getrapte selectie).

F-152

W

De applicatie ondersteunt de mogelijkheid een zoekopdracht te laten uitvoeren in een door de gebruiker te bepalen archiefdelen.

F-153

W

F-154

W

F-155

W

F-156

W

F-157

W

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteunt het zoeken met behulp van fonetiek.

De applicatie ondersteunt het gebruik van ‘wild cards’ (tenminste: zowel links als rechtse truncatie en wildcards binnen een woord en een combinatie van woorden).

De applicatie ondersteunt ten behoeve van hergebruik: •

het opslaan van de zoekvraag;

•

het kunnen aanpassen van een opgeslagen zoekvraag;

•

het opslaan van de resultaten van een zoekopdracht.

De applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid om te bepalen welke gegevens van het resultaat van de zoekopdracht worden getoond. De applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid om de sorteervolgorde van het resultaat van de zoekopdracht aan te passen. De applicatie biedt de mogelijkheid om tijdens de invoer van een zoekvraag, door het intypen van (delen van) de zoekterm, automatisch te zoeken in een lijst met waarden die reeds als waarde voor het metagegeven in de applicatie zijn opgenomen. De zoektermen worden in het getoonde zoekresultaat/opgevraagd document gehighlight. Het is mogelijk om van gehighlighte zoekterm door te springen naar de volgende gehighlighte zoekterm.

40

Eis / Wens

Nr.

F-158

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Het is voor de gebruiker mogelijk een maximale zoekduur op te geven bij het uitvoeren van een zoekvraag.

Zoeken en vinden (vinden) Eis / Wens

Nr.

F-159

W

Omschrijving vereiste De applicatie maakt gebruik van optimalisatietechnieken (bijvoorbeeld semantisch zoeken) bij het zoeken naar gegevens.

Zoeken en vinden (afleveren) Nr.

Eis / Wens

F-160

W

F-161

W

F-162

W

F-163

W

F-164

W

F-165

W

F-166

W

Omschrijving vereiste De DI objecten die in het overzicht (resultaatlijst) worden getoond, zijn aanklikbaar en na selectie te openen. De applicatie biedt de mogelijkheid om bij een gevonden DI object de gerelateerde informatie te benaderen met de daaraan gekoppelde attachments. Als er van één document meerdere versies aanwezig zijn, dan biedt de applicatie aan de gebruiker de optie om elke andere versie te benaderen. De applicatie moet het totaal aantal treffers van een zoekopdracht op het beeldscherm van de gebruiker kunnen laten zien en een overzicht van de zoekresultaten kunnen tonen (‘hitlist’). De applicatie moet, wanneer er van één document meerdere versies aanwezig zijn, de meest recente versie tonen. De applicatie beschikt over zoeken weergavefuncties die aan een gebruiker geen melding doen van het bestaan van gegevens (metadata, processen en/of inhoud van documenten), indien de gebruiker op basis van toegangsrechten en/of beveiligingsniveau geen toegang heeft tot deze gegevens. De applicatie beschikt over zoeken weergavefuncties die aan een gebruiker geen gegevens (metadata, processen en/of inhoud van documenten of delen van de ordeningsstructuur) mag tonen, indien de gebruiker op basis van toegangsrechten en/of beveiligingniveau geen toegang heeft tot deze gegevens

41

Eis / Wens

Nr.

F-167

W

F-168

W

F-169

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie laat bij het resultaat van een zoekactie de volgende informatie zien, die kan worden samengesteld (welke gegevens wel of niet worden getoond) en gesorteerd door de gebruiker : •

een overzicht van de gevonden DI objecten aan de hand van de metagegevens van de DI objecten;

•

en/of het betreffende document(en) of proces(en);

•

en/of opgave van het aantal gevonden DI objecten en/of processen (hits);

•

en/of een overzicht van de mate waarin de gevonden DI objecten en/of processen aansluiten op de vraag (relevance ranking in %);

•

en/of de eerste 10 regels van het gevonden document;

•

en/of de 5 regels onder en boven de regel in het document waar de zoekterm staat.

De applicatie ondersteunt de mogelijkheid waarbij de gebruiker kan instellen hoeveel treffers maximaal gepresenteerd worden, waarbij rekening gehouden wordt met de relevantie. De applicatie ondersteunt de mogelijkheid waarbij de gebruiker kan bepalen welke metadata van het zoekresultaat worden gepresenteerd en in welke volgorde (rangschikking) zij worden gepresenteerd en/of geprint.

Zoeken en vinden (attenderen) Nr.

Eis / Wens


F-170

W

De applicatie ondersteunt het opslaan van een zoekprofiel, zowel automatisch als door tussenkomst van de gebruiker.

F-171

W

De applicatie ondersteunt het activeren van een zoekprofiel vanuit een proces.

F-172

W

De applicatie ondersteunt het gebruik van een zoekprofiel door meerdere gebruikers.

42

Eis / Wens

Nr.

F-173

W

F-174

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie garandeert dat de gebruiker automatisch door de applicatie op de hoogte wordt gesteld van de resultaten van de voor hem/haar geldende zoekprofielen (notification service) op een door de gebruiker in te stellen moment of regelmaat. De applicatie biedt de mogelijkheid om relaties (folder, dossiers, of andere relaties) altijd in twee richtingen te doorlopen.

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 3.4. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix B. 3.4.1: Geef, m.b.t. wens F-143, aan of het exporteren van gegevens aan een maximum is gebonden. 3.4.2: Geef, m.b.t. wens F-146, een uitleg van de exacte werking van deze functionaliteit. 3.4.3: Geef, m.b.t. wens F-147, een uitleg van de exacte werking van deze functionaliteit. 3.4.4: Geef, m.b.t. wens F-150, een uitleg van de exacte werking van deze functionaliteit. 3.4.5: Geef, m.b.t. wens F-159, een uitleg van de exacte werking van deze functionaliteit.

3.5

Nr.

Metadata Eis / Wens

F-175

W

F-176

W

F-177

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteund de standaard zoals neergelegd in het handboek NL-metadata (set Nederlandse metadata DC+). De applicatie vangt, wanneer een e-mailbericht wordt gearchiveerd als DI object, de onderstaande zenden ontvangstgegevens (voorzover beschikbaar vanuit de e-mailapplicatie), op en slaat dit automatisch op als onderdeel van de context- en metadata: •

de e-mailnaam en het e-mailadres van de afzender in het veld opsteller of afzender;

•

de e-mailnaam en het e-mailadres van alle andere geadresseerden (of distributielijsten) in het veld geadresseerde of ontvanger;

•

de e-mailnaam en het e-mailadres van alle andere ontvangers (of distributielijsten) in het veld medeontvangers.

De applicatie kan een onderscheid maken in verschillende typen DI objecten met, per type, een eigen set van metagegevens die aangepast moeten kunnen worden.

43

Eis / Wens

Nr.


F-178

W

De applicatie legt geen beperkingen op aan het aantal op te nemen metadata voor ieder type DI object.

F-179

W

De applicatie ondersteunt het gebruik van metagegevens op DI objecten werkprocesniveau.

F-180

W

De applicatie moet ten minste twee soorten naamgevingen kunnen bieden voor DI objecten: •

een uniek gestructureerde numerieke of alfanumerieke referentiecode voor ieder DI object;

•

een (ongestructureerde of semi-gestructureerde) naamgeving in de vorm van een titel of beknopte beschrijving voor ieder DI object.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Het moet mogelijk zijn om beide vormen van naamgeving afzonderlijk of samen toe te passen. Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 3.5. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix B. 3.5.1: Geef, als aanvulling op wens F-176, aan wat uw visie is op de (door) ontwikkeling van deze functionaliteit.

3.6

Nr.

Rapportages Eis / Wens

F-181

W

F-182

W

F-183

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatiebeheerder heeft de mogelijkheid om verschillende soorten (standaard)rapportages aan verschillende gebruikersgroepen ter beschikking te stelllen. De applicatie ondersteunt de mogelijkheid om overzichten te genereren van de in de applicatie opgenomen bestanden op een zodanige wijze dat zij geheel of een gedeelte van het classificatieschema weergeven om een actueel, logisch samenhangend overzicht van de beheerde digitale bestanden te verstrekken. De applicatie ondersteunt zowel het automatisch als handmatig opstarten van (standaard) rapportages.

44

Nr.

Eis / Wens

F-184

W

F-185

W

F-186

W

F-187

W

F-188

W

F-189

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de mogelijkheid een overzicht te tonen en af te drukken van alle gedefinieerde processen. De applicatie moet alle inrichtings parameters in leesbare vorm kunnen tonen en afdrukken (afzonderlijk, nader te bepalen (deel) verzameling en/of alle). De applicatie biedt de mogelijkheid standaard rapportages (qua zoekvraag en weergave) te definiëren. De applicatie biedt de mogelijkheid standaard rapportages op een door de gebruiker(s) in te stellen tijdstip en/of regelmaat uit te voeren. De applicatie bevat een standaard voorziening voor het willekeurig samenstellen van rapportages op basis van zoekresultaten (queries). De applicatie bevat een standaard voorziening voor het willekeurig samenstellen van (management-) rapportages (query by example), waarbij de queries in SQL worden vastgelegd. De applicatie heeft de mogelijkheid periodiek vooraf gedefinieerde rapportages te maken t.b.v. verschillende soorten gebruikers (bv. gebruiker, beheerder en management). De (management)informatie die met de applicatie wordt gegenereerd kan qua samenstelling en presentatie(volgorde) worden aangepast en vervolgens worden getoond, geprint in leesbare vorm en/of geëxporteerd worden naar een andere applicatie (bijvoorbeeld met behulp van .csv of .txt naar MsExcel of MsAccess). De gebruiker van de applicatie moet een leesbare lijst kunnen afdrukken van de tot een (archief)bestanddeel behorende documenten en dossiers. Deze lijst bevat door de gebruiker te definiëren metadata van elk document (bv. titel, auteur en creatiedatum).

F-190

W

F-191

W

F-192

W

De applicatie kan de toegang van gebruikers tot bepaalde rapportages beperken.

F-193

W

De applicatie ondersteunt zowel het automatisch als handmatig opstarten van rapportages.

De applicatie biedt de mogelijkheid standaard presentaties te definiëren, zowel in vorm als in te presenteren metagegevens, die voor geautoriseerde gebruikers beschikbaar worden gesteld.

45

Nr.

Eis / Wens

F-194

W

F-195

W

F-196

W

F-197

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteunt het ten behoeve van prestatieanalyses toekennen van normtijden aan een procedure en/of een processtap. De applicatie biedt de mogelijkheid een overzicht te tonen en leesbaar af te drukken van alle DI objecten waaraan een gespecificeerd bewaar- en vernietigingsschema is toegewezen. De applicatie biedt de mogelijkheid een overzicht te tonen en leesbaar af te drukken van bewaar- en vernietigingsschema(‘s) die van toepassing zijn op alle DI objecten, vanaf een bepaald punt in de hiërarchie van de digitale archiefindeling. De applicatie beschikt over een standaard voorziening voor het weergeven van niet afdrukbare gegevens (bijvoorbeeld audio, video etc.) of is aan een dergelijke voorziening te koppelen.

46

Appendix B: Opmerkingen bij Functionele Eisen en Wensen In deze appendix heeft u de mogelijkheid eventuele aanvullende opmerkingen op te nemen bij de functionele Eisen en Wensen die u heeft ingevuld onder hoofdstuk 3 van deze bijlage. Indien u gebruik wilt maken van deze mogelijkheid bent u verplicht het onderstaande format te gebruiken. U bent tevens verplicht dit format te gebruiken bij het beantwoorden van de gestelde Vragen. U dient hierbij alle gegevens van de betreffende Eis, Wens of Vraag over te nemen, inclusief het door u gegeven antwoord, zoals aangegeven in het onderstaande voorbeeld. Wij verzoeken u de opmerkingen kort en bondig te verwoorden. Voorbeeld:

Nr.

Eis / Wens

F-1

W

3.1.1

V


Voldoet Ja Nee

Opmerking/Antwoord

De applicatie zorgt ervoor dat bij het aanmaken van DI objecten automatisch gewenste metagegevens opgenomen/ingevuld worden (bijvoorbeeld auteur, afdeling auteur, bestandstype, etc).

…….

Geef, als aanvulling op wens F-8, aan op welke gegevens binnen de applicatie(s) overerving van toepassing is of kan zijn.

…….


Nr.

Eis / Wens


Voldoet Ja Nee

Opmerking/Antwoord

F-

V

47

4.

Technische Eisen en Wensen

In dit hoofdstuk zijn de technische Eisen en Wensen opgenomen ten aanzien van de applicatie. Per item is aangegeven of het een Eis (E) of een Wens (W) betreft. U dient aan te geven of de applicatie voldoet aan de gestelde Eis of Wens. Eventuele opmerkingen bij de verschillende Eisen en Wensen dienen ingevuld te worden middels het format van appendix C. Aanvullende vragen staan per onderwerp apart vermeld en dienen middels appendix D te worden beantwoord.

4.1

Infrastructuur en techniek

Nr.

Eis / Wens

T-1

W

Geïnstalleerde programmatuur is in zijn geheel te verwijderen met standaard systeemopties hiervoor.

T-2

W

De folders voor installatie moeten vrij instelbaar zijn tijdens installatie.

T-3

W

Netwerk gerelateerde data zoals DNS namen, IP adressen of folder namen mogen niet in applicatie code voorkomen.

T-4

W

Wachtwoorden in code of leesbare vorm zijn niet toegestaan. Wachtwoorden dienen encrypted te worden opgeslagen.

T-5

W

De applicatie moet volledig functioneel kunnen werken via een terminal sessie zonder internet toegang.

T-6

W

T-7

W

Web-based applicaties behoren gebruik te maken van standaarden zoals goedgekeurd door de W3C associatie.

T-8

W

De applicatie biedt ondersteuning aan een multi-user ontwikkelomgeving.

T-9

W

De applicatie maakt het mogelijk het gebruik van Java applets zowel aan als uit te schakelen.

T-10

W

De applicatie maakt het mogelijk het gebruik van Active X zowel aan als uit te schakelen.

T-11

E

Het is mogelijk de applicatie te draaien op het besturingssysteem IBM AIX, versie 5.3 of hoger.


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie moet volledig functioneel kunnen werken bij een schermresolutie van 800x600 pixels tot 1280x1024 pixels en met een kleurdiepte van 8 bits tot 32 bits.

48

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 4.1. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix D. 4.1.1: Geef, m.b.t. wens T-9, aan wat er aan functionaliteiten uitvallen bij het niet gebruik maken van Java applets. 4.1.2: Geef, m.b.t. wens T-10, aan wat er aan functionaliteiten uitvallen bij het niet toestaan van Active X. 4.1.3: Beschrijf de hulpmiddelen die samen met de applicatie geleverd worden. Bijvoorbeeld een 'Integrated Developer Environment', modellering hulpmiddelen voor workflow, data model, etc. 4.1.4: Beschrijf het proces en de werkzaamheden om de inrichting (data model, functionaliteit, userinterface, workflow, etc.) over te dragen van test naar productie en de hulpmiddelen die hier voor beschikbaar zijn. 4.1.5: Geef aan op welke wijze de applicatie functioneel aangepast kan worden en welke hulpmiddelen (programmeertalen) daarbij te gebruiken zijn? Kunt u voor deze hulpmiddelen aangeven of deze direct (native) of via een tussenlaag (wrapper) met de applicatie verbonden of geïntegreerd kunnen worden? 4.1.6: Beschrijf de inspanning en hulpmiddelen die nodig zijn voor het toevoegen en/of aanpassen van de volgende onderdelen van de systeeminrichting: • DI object type; • Attribuut (kenmerk); • Schoningslijsten bij kenmerken; • Lifecycle; • Workflow; • Notificatieregel; • Dialoogscherm; • Presentatiescherm (b.v. kolom toevoegen); • Menu wijzigingen. 4.1.7: Welke ontwikkeltalen worden door de applicatie(s) ondersteund (.Net, JSP, ASP, Java, J2EE, etc.)? 4.1.8: In hoeverre staat de applicatie het gebruik van de toevoeging van scripts toe en kan gegarandeerd worden dat deze scripts worden meegenomen bij een update of upgrade van de applicatie? 4.1.9: Geef aan in hoeverre de applicatie(s) kan (kunnen) samenwerken met de volgende infrastructuur elementen. Geef daarbij het bereik van de versies aan en mogelijke conflicten die kunnen ontstaan bij gezamenlijk toepassen van genoemde elementen:

Server software specificaties: Besturingssysteem server Besturingssysteem

MS Windows 2000 en 2003

• •

Windows 2000 32 bits Enterprise SP3 / SP4 2003 32 bits Enterprise

49

Besturingssysteem

(PRIMEPOWER) SUN Solaris

Besturingssysteem

Linux

Besturingssystem

Novell Netware

Operating Environment 8, 9 en 10 Versie 6

Database Management System Relational DBMS

Oracle 9i

Versie 9.2. Enterprise of hoger • Versie 7 • Versie 2000 SP3 • Versie 2.70 (geïntegreerd in Windows 2000) • Versie 2.80 (geïntegreerd in Windows 2003) Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd)

Relational DBMS

SQL-server

Data access

MDAC

Data access

MS Jet Engine

Data access

MS Management Console

Data access

MS OLE DB

Data access

MS Windows Installer

Data access

MS Windows Management Instrumentation (WMI)

Data access

MS W2K3 Support Tools

Versie 1.0

Data access

Group Policy Management Console (GPMC)

Versie 2.0

Data access

SNMP

conform N28 & N29

• •

Versie 5.0 SP3 Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd) Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd)

• •

Versie 1.0 Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd) Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd)

Enterprise Application Integration Autorisatie

Active Directory

Middleware

IBM MQSeries (Websphere MQ)

Middleware

BizzTalk

Application server

Oracle application server

Contentmanagement

Tridion

Zoek machine

Autonomy

Zoek machine

Verity K2

Zoek machine

RetrievalWare

Zoek machine

Oracle Utra Search

Zoek machine

Convera

Zoek machine

Fulcrom Fast Search

MS Windows 2003 Versie 2002

Versie 6.4 of hoger

Mailomgeving Mailsysteem

Novell Groupwise

Versie 6.5.2

Mailsysteem

MS Exchange

Windows 2003

Mailsysteem

Oracle e-mail (Collaboration Suite)

Browser Browser Build

MS Internet Explorer

• •

Versie 6.0 met SP1 (geïntegreerd in Windows 2000) Versie 6.0 met SP1 (geïntegreerd in Windows 2003)

50

Browser Build

•

MS .NET Framework

•

Versie 1.1 (geïntegreerd in Windows 2000) Versie 1.1 (geïntegreerd in Windows 2003)

Antivirus Sophos Sweep Minimum Pull Service

Meest recente versie

McAfee TrendMicro IMSS


Configuratie Management

MS System Management Server (SMS Client)

Monitoring

BMC Patrol Agent

Monitoring

HP-openview + LMS

• Versie 2.0 SP4 • Versie 2003 BMC Patrol Agent & Knowledge Modules Netwerk Node manager + SPI’s + Ciscoworks

Beheer

Monitoring

Tivoli

Security, workload en eventmanagement Distributie, configuratiemanagement Beheer

Unicenter NSM

Versie 3.0

Altiris MS Operations Manager 2000 agent

SP1

Backup Exec Agent

Backup Exec 9.0

Backup

Galaxy backup agent

Backup & recovery

Veritas Net Backup Enterprise Server CommVault galaxy

Net Backup versie 5.0

Werkstation software specificaties: Besturingssysteem client Besturingssystem

Microsoft Windows XP (Multilingual)

SP1 en SP2

Besturingssystem

Citrix Metaframe

XP FR3 op Windows 2000 en 2003

Besturingssysteem

Linux

Database Management System Data access

Oracle

Data access

MDAC (Data Access)

Data access

RAS Client

• • • • • •

Versie 8i Client Versie 9i Client Versie 2.70 Versie 2.80 Windows 2000 (geïntegreerd Windows 2000) Windows XP (geïntegreerd Windows XP)

51

Data access

SNMP

Data access

MS Jetengine

Data access

Microsoft Management Console (MMC)

Data access

Windows Management Instrumentation (WMI)

Data access

Windows Installer voor MSI

•

Windows 2000 (geïntegreerd Windows 2000) • Windows XP (geïntegreerd Windows XP) • Versie 4.0 (geïntegreerd Windows 2000) • Versie 4.0 (geïntegreerd Windows XP) • Versie 2.0 (geïntegreerd Windows 2000) • Versie 2.0 (geïntegreerd Windows XP) • Windows 2000 SP4 • Versie 5.1.2600 (geïntegreerd Windows XP) Versie 2.0.2600 (geïntegreerd Windows 2000 en XP)

Kantoorautomatisering Digidoc

WorkExpeditor Extensions

Versie 1.0

Office

SP3

Tekstverwerking

MS Office 2000 – Word, Excel, Outlook, Access, Powerpoint, Office-tools, Office Publisher MS Office XP – Word, Excel, Outlook, Access, Powerpoint, Office-tools, Office Publisher, Infopath MS Office 2003 – Word, Excel, Outlook, Access, Powerpoint, Office-tools, Office Publisher, Infopath Open office

E-mail

Novell Groupwise

Database algemeen

FileMaker Pro

Versie 5.5

Internet Browser


• •

Document browsing

Acrobat Reader

Office

Office

Mui (EN, NL), SP2

Mui (EN, NL)

Versie 1.1 NL

Anti RSI software

Workpace

NL 6.0 SP1 Multilangual, Versie 6.0.2800.1106 (geïntegreerd Windows XP) XP SP2 • Versie 5.01 • Versie 6.00 EN • Versie 6.00 NL • Versie 6.01 Versie 3.0 pro, build 9

Bestandscompressie

MS Windows XP

(geïntegreerd Windows XP)

Bestandscompressie

WinZip

Versie 9

AutoCad

Versie 12, 14, 2000, 2002, 2004, 2005

Middleware Intel Codecs

Intel Video 5.1

Macromedia Flash Player

Versie 7.0

Macromedia Shockwave Player

• • • •

MS DirectX

Versie 8.0 (Plugin IE 6.0) Versie 8.5.1 (Plugin IE 6.0) Versie 6 Versie 9.0B

52

MS Media player

• •

.NET Framework

• • • •

Terminal based Citrix ICA Client computing Terminal based MS Windows terminal server computing Borland database engine Borland database engine

Versie 6.4 Versie 9.0.0.2980 (geïntegreerd Office XP) Versie 1.0 Versie 1.1 Versie 6.31.1051 Versie 7.00

Versie 5.01

Oracle Java Initiator

Versie 1.3.1.9

Crystal Reports Runtime

Versie 6, 7, 8 en 9

Oracle 8i en 9i Client

Versie 9.2.0.2

MS SQL client

•

Database Relationeel

•

Standaard Windows 2000 SP3 Versie 1.0

Antivirus Sophos minimum Pull service

Nieuwste beschikbare versie

McAfee

Versie 4.5.1 SP1

Symantec Antivirus 8.1


TrendMicro


Software Distributie

MS System Management Server (SMS)

• •

Software Distributie

Active Directory policies met msipakketjes


ZEN

Diskbeheer workstation

Diskeeper Workstation

Beheer

RES Powerfuse

Distributie applicaties

Softricity Softgrid

Beheer Client Versie 2003 Client Versie 2.0 SP4

Versie 7.0.410

Beveiliging Laptop encryptie

Vsoft

Laptop encryptie

Safequard

Versie 4.1 sr 218

53

4.2

Architectuur

Schaalbaarheid Eis / Wens

Nr.

T-12

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Kleinschalige toepassing. Het moet d.m.v. replicatie technieken mogelijk zijn om op een laptop of stand alone computer offline te werken en later te synchroniseren met een centraal systeem.

T-13

W

Kleinschalige toepassing. Het moet d.m.v. replicatie technieken mogelijk zijn om op een stand alone computer (PDA) offline te werken en later te synchroniseren met een centraal systeem.

T-14

W

Iedere applicatie bestaat uit één voor de gebruiker functionele omgeving, ongeacht de achterliggende technische invulling.

T-15

W

Het is mogelijk zowel de fat client als de web client naast elkaar te gebruiken.

T-16

E

Het is mogelijk om audio- en videobestanden in diverse gangbare formaten op te nemen via de applicatie in de database.

T-17

W

Het is voor de beheerder mogelijk een standaard maximale zoekduur op te nemen bij het uitvoeren van een zoekvraag.

T-18

W

T-19

W

T-20

W

Het is mogelijk een zoekvraag tijdens de uitvoering te annuleren.

Het is mogelijk bepaalde zoekvragen te blokkeren aan de hand van ‘search rules’ (bijvoorbeeld het blokkeren van zoekvragen die met een * beginnen). De applicatie mag de uitbreiding van het aantal gebruikers niet in de weg staan voor wat betreft effectiviteit en operabiliteit.

Technische standaarden Nr.

Eis / Wens

T-21

E

T-22

E

Omschrijving vereiste De applicatie moet DI objecten kunnen beheren (waaronder opslaan, bewerken, tonen) in een format gebaseerd op de extensible markup language (XML) standaard (zoals XML, XBRL). Indien de applicatie gebruikt maakt van een RDBMS, dan moet deze gebaseerd zijn op SQL standaard ISO/IEC 9075.

54

Eis / Wens

Nr.

T-23

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie maakt netwerkcommunicatie mogelijk op basis van TCP/IP.

Performance en beschikbaarheid Eis / Wens

Nr.

T-24

W

Omschrijving vereiste De applicatie mag ten opzichte van performance en beschikbaarheid geen beperkingen opleggen aan het aantal DI objecten binnen een DI object, noch aan het aantal binnen de applicatie op te nemen DI objecten.

Beheersing Eis / Wens

Nr.

Omschrijving vereiste De applicatie zorgt ervoor dat stamgegevens automatisch (onafhankelijk) en niet door tussenkomst van de gebruiker worden vastgelegd.

T-25

W

T-26

W

T-27

W

De applicatie biedt de mogelijkheid van een willekeurig DI object het digitaal watermerk te berekenen.

T-28

W

De applicatie biedt de mogelijkheid om aan de hand van het digitale watermerk de ‘echtheid’ van het DI object te berekenen.

T-29

W

De applicatie moet verschillende digitale watermerk-technologieën kunnen verwerken (interpreteren en metadata extraheren).

De applicatie kan, ter verificatie, van een document het watermerk berekenen en op juistheid vergelijken met het opgeslagen watermerk.

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 4.2. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix D. 4.2.1: Beschrijf de systeem componenten, geadviseerde architectuur en configuratie van het systeem. Laat hier duidelijk naar voren komen welke technieken en protocollen gebruikt worden. 4.2.2: Grootschalige toepassing: Beschrijf de configuratie en sizing parameters voor grootschalige implementaties. Een gebruikersgroep van tienduizend gebruikers met een archief van twintig miljoen documenten. 4.2.3: Geef, m.b.t. eis T-21, aan welke formats worden ondersteund die gebaseerd zijn op de extensible markup language (XML) standaard.

55

4.2.4: De applicatie heeft een open architectuur, gebaseerd op open en defacto standaarden, zodat koppelingen mogelijk zijn met andere Informatievoorziening systemen (zoals DIS, financiële, en personeelsinformatiesystemen, Wfm en zoekengines). Geef aan op welke van de volgende standaarden de architectuur is gebaseerd: • XPDL (XML Process Definition Language): import en export van workflow definitie van of naar XPDL. • Wf-XML 2.0/ASAP (XML based protocol for run-time integration of process engines) • XMI (XML Metadata Interchange) • XML-RPC • ODMA • WebServices o WebDAV o SOAP (Simple Object Access Protocol) o UDDI (Universal Description, Discovery and Integration) o WSDL (Web Services Description Language) • Microsoft .NET • SSL (Secure Sockets Layer) • LDAP (Light weight Directory Access Protocol) • ISO-8859-1 (Unicode) multibyte strings • MQ Series • API Server-kant: o C-API o COM-API o DBMI-API • API Client-kant: o C-API o COM-API o JAVA-API 4.2.5: Geef aan met welke (WEB) portals de applicatie(s) kan (kunnen) worden geïntegreerd.

4.3

Koppelingen

Koppelingen algemeen Nr.

Eis / Wens

T-30

W

T-31

W

T-32

W

T-33

E


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie integreert met op LDAP gebaseerde Directory Services.

De applicatie ondersteunt het principe van single sign-on.

De applicatie biedt de mogelijkheid om te koppelen met een systeem service ter autorisatie van een gebruiker voor een specifieke aktie op een specifiek object. De applicatie heeft een Archivelink gecertificeerde koppeling met SAP.

56

Koppeling met Content Management Eis / Wens

Nr.

T-34

W

T-35

W

T-36

W

T-37

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie ondersteunt de mogelijkheid om documenten onder het beheer van de applicatie (te kopiëren en) te publiceren Er is één versie van het definitieve document. De applicatie verbindt de metadata van een DI object met het betreffende DI object op dusdanige wijze dat deze, wanneer nodig, getoond kunnen worden en met het record mee getransporteerd worden, wanneer een kopie wordt gemaakt en verzonden naar een andere locatie. In de visie van InterLAB is er slechts één versie van het definitieve document dat op verschillende manieren ingezien kan worden. Publicatie naar intranet of departementaal-web vereisen in deze optiek geen aparte versie of brondocument. Vanuit het uitgangspunt een “open en/of gestandaardiseerde koppelingsmogelijkheid” heeft een XML-interface de voorkeur om de documenten naar intra- en internet te ontsluiten/publiceren. De interface is real-time, één richting vanuit de applicatie naar het content management systeem. De gegevens die verstuurd worden zijn naast het document zelf ook metadata, zoals onderwerp en type document.

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 4.3. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix D. 4.3.1: Geef aan met welke van de genoemde KA applicaties metadata kan worden uitgewisseld. Noem hierbij de mogelijke versienummers van deze KA applicaties en de eventuele beperkingen (zoals het maximaal aantal uit te wisselen velden). 4.3.2: Geef aan of de applicatie beschikt over een adaptor om te koppelen met: • IBM MQ-series; • BEA; • Oracle; • SAP; • Peoplesoft; • Siebel; • Webshere; • MS Sharepoint. Geef direct referenties aan waar de adapter(s) succesvol is (zijn) geïmplementeerd. 4.3.3: Geef een beschrijving van de wijze waarop het principe van single sign-on binnen de applicatie(s) technisch is gerealiseerd. 4.3.4: Geef aan met welke Scan-, View/Annotatie-, Plotting- en Printoplossing de applicatie(s) kan (kunnen) worden gekoppeld.

57

4.3.5: Geef, m.b.t. wens T-36, aan of het mogelijk is om bepaalde (privacygevoelige) gegevens uit documenten te verwijderen, alvorens deze worden gepubliceerd. Indien ja, leg uit op welke wijze dit wordt gerealiseerd. 4.3.6: Geef aan met welke content management systemen de applicatie(s) kan (kunnen) worden gekoppeld.

4.4

Nr.

Beheer Eis / Wens

T-38

W

T-39

W

T-40

W

T-41

W

T-42

W

T-43

W

T-44

W

T-45

W

T-46

W

T-47

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie beschikt over hulpmiddelen om het functioneel, applicatie- en technisch beheer op doelmatige wijze te ondersteunen. Bij het installeren van nieuwe releases en/of service packs wordt de overname van actuele instellingen en data gegarandeerd. De applicatie stelt de technisch beheerder in staat de werking van de applicatie te monitoren op performance, aanwezigheid van problemen. De applicatie maakt het mogelijk om offline back ups aan te maken.

De applicatie maakt het mogelijk om on-line back ups te maken.

Mechanismen voor toekenning van rechten op en toegang tot de applicatie moeten kunnen worden gepropageerd naar beheertools en andere omgevingen (centraal rechtenbeheer). De applicatie beschikt over een lagenstructuur in het beheer. Er kunnen per beheerder (of groep van beheerders) specifieke autorisaties worden toegekend. De applicatie stelt de functionele beheerder in staat om de (oorspronkelijk ingestelde) (zoek)veld(en), veld-lengtes en scheidingstekens te kunnen instellen en aanpassen. De applicatie biedt de applicatiebeheerder de mogelijkheid om gebruik te maken van ‘drag & drop’ functionaliteit bij de customizing van de menu’s, schermen en views van de applicatie. De applicatie ondersteunt, naast automatische migratie, manuele migratie van en naar diverse opslagmedia.

58

Eis / Wens

Nr.

T-48

W

T-49

W


Voldoet Ja Nee

Opm.

De applicatie biedt de mogelijkheid om individuele DI objecten met bijbehorende metadata terug te halen door middel van een automatische back up- en herstelfunctie. De applicatie biedt de mogelijkheid van het instellen van reguliere (geautomatiseerde) taken op bepaalde intervallen of tijden. Deze taken kunnen o.a. bestaan uit indexeringen, rapportages, etc.

Aanvullende vragen, naar aanleiding van de Eisen en Wensen uit paragraaf 4.4. Deze vragen dienen uitsluitend beantwoord te worden door gebruik te maken van het format genoemd in appendix D. 4.4.1: Geef, m.b.t. wens T-38, een omschrijving van de hulpmiddelen. 4.4.2: Geef, m.b.t. wens T-48, aan hoe in dit verband de applicatie(s) omgaat (omgaan) met de workflowhistorie. Geef tevens een beschrijving van de procedure.

59

Appendix C: Opmerkingen bij Technische Eisen en Wensen In deze appendix heeft u de mogelijkheid eventuele aanvullende opmerkingen op te nemen bij de technische Eisen en Wensen die u heeft ingevuld onder hoofdstuk 4 van deze bijlage. Indien u gebruik wilt maken van deze mogelijkheid bent u verplicht het onderstaande format te gebruiken. U dient hierbij alle gegevens van de betreffende Eis of Wens over te nemen, inclusief het door u gegeven antwoord, zoals aangegeven in het onderstaande voorbeeld. Wij verzoeken u de opmerkingen kort en bondig te verwoorden. Voorbeeld:

Nr.

T-1

Eis / Wens

W


Voldoet Ja Nee

Opmerking/Antwoord

…….

Geïnstalleerde programmatuur is in zijn geheel te verwijderen met standaard systeemopties hiervoor.


Nr.

Eis / Wens


Voldoet Ja Nee

Opmerking/Antwoord

T-1

T-1

60

Appendix D: Antwoorden op de vragen bij Technische Eisen en Wensen In deze appendix wordt voor alle vragen een format gegeven voor de beantwoording. Het nummer van de vraag komt overeen met het nummer van de vraag zoals gesteld in het deel ‘Technische Eisen en wensen’. U wordt verzocht deze appendix inclusief gestelde vraag, zoals hieronder aangegeven, in te zenden. 4.1.1: Geef, m.b.t. wens T-9, aan wat er aan functionaliteiten uitvallen bij het niet gebruik maken van Java applets. Nr.

Antwoord

4.1.1 4.1.2: Geef, m.b.t. wens T-10, aan wat er aan functionaliteiten uitvallen bij het niet toestaan van Active X. Nr.

Antwoord

4.1.2 4.1.3: Beschrijf de hulpmiddelen die samen met de applicatie geleverd worden. Bijvoorbeeld een 'Integrated Developer Environment', modellering hulpmiddelen voor workflow, data model, etc. Nr.

4.1.3

Omschrijving

Antwoord

Integrated Developer Environment Modellering hulpmiddelen voor workflow Data model … …

4.1.4: Beschrijf het proces en de werkzaamheden om de inrichting (data model, functionaliteit, userinterface, workflow, etc.) over te dragen van test naar productie en de hulpmiddelen die hier voor beschikbaar zijn.

61

Nr.

4.1.4

Antwoord

Omschrijving

Proces Werkzaamheden Hulpmiddelen

4.1.5: Geef aan op welke wijze de applicatie functioneel aangepast kan worden en welke hulpmiddelen (programmeertalen) daarbij te gebruiken zijn? Kunt u voor deze hulpmiddelen aangeven of deze direct (native) of via een tussenlaag (wrapper) met de applicatie verbonden of geïntegreerd kunnen worden?

Nr.

4.1.5

Hulpmiddel

Native of Wrapper?

Antwoord

….

4.1.6: Beschrijf de inspanning en hulpmiddelen die nodig zijn voor het toevoegen en/of aanpassen van de volgende onderdelen van de systeeminrichting: Nr.

4.1.6

Omschrijving

Antwoord

DI object type; Attribuut (kenmerk) Schoningslijsten bij kenmerken Lifecycle Workflow Notificatieregel Dialoogscherm Presentatiescherm (b.v. kolom toevoegen) Menu wijzigingen

4.1.7: Welke ontwikkeltalen worden door de applicatie(s) ondersteund (.Net, JSP, ASP, Java, J2EE, etc.)?

62

Nr.

Antwoord

4.1.7

4.1.8: In hoeverre staat de applicatie het gebruik van de toevoeging van scripts toe en kan gegarandeerd worden dat deze scripts worden meegenomen bij een update of upgrade van de applicatie? Nr.

Antwoord

4.1.8

4.1.9: Geef aan in hoeverre de applicatie(s) kan (kunnen) samenwerken met de volgende infrastructuur elementen. Geef daarbij het bereik van de versies aan en mogelijke conflicten die kunnen ontstaan bij gezamenlijk toepassen van genoemde elementen: Server software specificaties:

Antwoord

Besturingssysteem server Besturingssysteem

MS Windows 2000 en 2003

• •

Besturingssysteem Besturingssysteem

(PRIMEPOWER) Solaris Linux

Besturingssystem

Novell Netware

Windows 2000 32 bits Enterprise SP3 / SP4 2003 32 bits Enterprise

SUN Operating Environment 8, 9 en 10 Versie 6

Database Management System Relational DBMS

Oracle 9i

Relational DBMS

SQL-server

Data access

MDAC

Data access

MS Jet Engine

Data access

MS Management Console

Data access

MS OLE DB

Data access

MS Windows Installer

Data access

MS Windows Management Instrumentation (WMI)

Antwoord Versie 9.2. Enterprise of hoger • Versie 7 Versie 2000 SP3 • Versie 2.70 (geïntegreerd in Windows 2000) Versie 2.80 (geïntegreerd in Windows 2003) Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd) • Versie 5.0 SP3 Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd) Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd) • Versie 1.0 Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd) Versie 5.2.3790 (32 bits versie, geïntegreerd)

63

Data access

MS W2K3 Support Tools

Versie 1.0

Data access

Group Policy Management Console (GPMC) SNMP

Versie 2.0

Data access

conform N28 & N29

Enterprise Application Integration

Antwoord

Autorisatie

Active Directory

MS Windows 2003

Middleware Middleware

IBM MQSeries (Websphere MQ) BizzTalk

Versie 2002

Application server

Oracle application server

Contentmanagement

Tridion

Zoek machine

Autonomy

Zoek machine

Verity K2

Zoek machine

RetrievalWare

Zoek machine

Oracle Utra Search

Zoek machine

Convera

Zoek machine

Fulcrom Fast Search

Versie 6.4 of hoger

Mailomgeving

Antwoord

Mailsysteem

Novell Groupwise

Versie 6.5.2

Mailsysteem

MS Exchange

Windows 2003

Mailsysteem

Oracle e-mail (Collaboration Suite)

Browser

Antwoord

Browser Build


Browser Build

MS .NET Framework

•

Versie 6.0 met SP1 (geïntegreerd in Windows 2000) Versie 6.0 met SP1 (geïntegreerd in Windows 2003) • Versie 1.1 (geïntegreerd in Windows 2000) Versie 1.1 (geïntegreerd in Windows 2003)

Antivirus

Antwoord Sophos Sweep Minimum Pull Service McAfee


TrendMicro IMSS


Beheer Configuratie Management

Antwoord MS System Management Server (SMS Client)

• Versie 2.0 SP4 Versie 2003

64

Monitoring

BMC Patrol Agent

Monitoring

HP-openview + LMS

Monitoring

Tivoli

Security, workload en eventmanagement Distributie, configuratiemanagement Beheer

Unicenter NSM

BMC Patrol Agent & Knowledge Modules Netwerk Node manager + SPI’s + Ciscoworks Versie 3.0

Altiris MS Operations Manager 2000 agent

SP1

Backup

Antwoord Backup Exec Agent

Backup Exec 9.0

Galaxy backup agent

Backup & recovery

Veritas Net Backup Enterprise Server CommVault galaxy

Net Backup versie 5.0

Werkstation software specificaties: Besturingssysteem client

Antwoord

Besturingssystem

Microsoft Windows XP (Multilingual)

SP1 en SP2

Besturingssystem

Citrix Metaframe

XP FR3 op Windows 2000 en 2003

Besturingssysteem

Linux

Database Management System

Antwoord

Data access

Oracle

• Versie 8i Client Versie 9i Client

Data access

MDAC (Data Access)

Data access

RAS Client

Data access

SNMP

Data access

MS Jetengine

Data access

Microsoft Management Console (MMC)

Data access

Windows Management Instrumentation (WMI)

• Versie 2.70 Versie 2.80 • Windows 2000 (geïntegreerd Windows 2000) Windows XP (geïntegreerd Windows XP) • Windows 2000 (geïntegreerd Windows 2000) Windows XP (geïntegreerd Windows XP) • Versie 4.0 (geïntegreerd Windows 2000) Versie 4.0 (geïntegreerd Windows XP) • Versie 2.0 (geïntegreerd Windows 2000) Versie 2.0 (geïntegreerd Windows XP) • Windows 2000 SP4 Versie 5.1.2600 (geïntegreerd Windows XP)

65

Data access

Windows Installer voor MSI

Versie 2.0.2600 (geïntegreerd Windows 2000 en XP)

Kantoorautomatisering

Antwoord

Digidoc

WorkExpeditor Extensions

Versie 1.0

Office

SP3

Tekstverwerking

MS Office 2000 – Word, Excel, Outlook, Access, Powerpoint, Office-tools, Office Publisher MS Office XP – Word, Excel, Outlook, Access, Powerpoint, Office-tools, Office Publisher, Infopath MS Office 2003 – Word, Excel, Outlook, Access, Powerpoint, Office-tools, Office Publisher, Infopath Open office

E-mail

Novell Groupwise

Database algemeen

FileMaker Pro

Versie 5.5

Internet Browser


Document browsing

Acrobat Reader

Anti RSI software

Workpace

• NL 6.0 SP1 Multilangual, Versie 6.0.2800.1106 (geïntegreerd Windows XP) XP SP2 • Versie 5.01 • Versie 6.00 EN • Versie 6.00 NL Versie 6.01 Versie 3.0 pro, build 9

Bestandscompressie

MS Windows XP

(geïntegreerd Windows XP)

Bestandscompressie

WinZip

Versie 9

AutoCad

Versie 12, 14, 2000, 2002, 2004, 2005

Office

Office

Mui (EN, NL), SP2

Mui (EN, NL)

Versie 1.1 NL

Middleware

Antwoord Intel Codecs

Intel Video 5.1

Macromedia Flash Player

Versie 7.0

Macromedia Shockwave Player

• Versie 8.0 (Plugin IE 6.0) Versie 8.5.1 (Plugin IE 6.0)

MS DirectX

• Versie 6 Versie 9.0B • Versie 6.4 Versie 9.0.0.2980 (geïntegreerd Office XP) • Versie 1.0 Versie 1.1 • Versie 6.31.1051 Versie 7.00

MS Media player

.NET Framework Terminal based computing

Citrix ICA Client

Terminal based computing

MS Windows terminal server

Borland database engine

Borland database engine

Versie 5.01

66

Oracle Java Initiator

Versie 1.3.1.9

Crystal Reports Runtime

Versie 6, 7, 8 en 9

Database Relationeel

Antwoord Oracle 8i en 9i Client

Versie 9.2.0.2

MS SQL client

•

Standaard Windows 2000 SP3 Versie 1.0

Antivirus

Antwoord Sophos minimum Pull service


McAfee

Versie 4.5.1 SP1

Symantec Antivirus 8.1


TrendMicro


Beheer

Antwoord


MS System Management • Client Versie 2003 Server (SMS) Client Versie 2.0 SP4 Active Directory policies met msi-pakketjes ZEN

Diskbeheer workstation

Diskeeper Workstation

Beheer

RES Powerfuse

Distributie applicaties

Softricity Softgrid

Software Distributie Software Distributie

Versie 7.0.410

Beveiliging

Antwoord

Laptop encryptie

Vsoft

Laptop encryptie

Safequard

Versie 4.1 sr 218

4.2.1: Beschrijf de systeem componenten, geadviseerde architectuur en configuratie van het systeem. Laat hier duidelijk naar voren komen welke technieken en protocollen gebruikt worden. Nr.

Antwoord

4.2.1

4.2.2: Grootschalige toepassing: Beschrijf de configuratie en sizing parameters voor grootschalige implementaties. Een gebruikersgroep van tienduizend gebruikers met een archief van twintig miljoen documenten. Nr.

Antwoord

67

Nr.

Antwoord

4.2.2

4.2.3: Geef, m.b.t. Eis T-21, aan welke formats worden ondersteund die gebaseerd zijn op de extensible markup language (XML) standaard. Nr.

Antwoord

4.2.3

4.2.4: De applicatie heeft een open architectuur, gebaseerd op open en defacto standaarden, zodat koppelingen mogelijk zijn met andere Informatievoorziening systemen (zoals DIS, financiële, en personeelsinformatiesystemen, Wfm en zoekengines). Geef aan op welke van de volgende standaarden de architectuur is gebaseerd: Nr.

4.2.4

Omschrijving

Voldoet Ja Nee

Opmerking

XPDL (XML Process Definition Language): import en export van workflow definitie van of naar XPDL. Wf-XML 2.0/ASAP (XML based protocol for run-time integration of process engines). XMI (XML Metadata Interchange). XML-RPC.

ODMA

WebServices

WebDAV

SOAP

UDDI

WSDL

68

Nr.

Omschrijving

Voldoet Ja Nee

Opmerking

Microsoft .NET.

SSL

LDAP

ISO-8859-1 (Unicode) multibyte strings. MQ Series

API Serverkant:

C-API

COM-API

DBMI-API

API Clientkant:

C-API

COM-API

JAVA-API

4.2.5: Geef aan met welke (WEB) portals de applicatie(s) kan (kunnen) worden geïntegreerd. Nr.

Antwoord

4.2.5

4.3.1: Geef aan met welke van de genoemde KA applicaties metadata kan worden uitgewisseld. Noem hierbij de mogelijke versienummers van deze KA applicaties en de eventuele beperkingen (zoals het maximaal aantal uit te wisselen velden). Nr.

KA applicatie

Versienummer

Beperkingen

69

Nr.

KA applicatie

Versienummer

Beperkingen

4.3.1

4.3.2: Geef aan of de applicatie beschikt over een adaptor om te koppelen met de onderstaande systemen. Geef direct referenties aan waar de adapter(s) succesvol is (zijn) geïmplementeerd.

Nr.

4.3.2

Systeem

Ja

Nee

Referenties (Naam bedrijf, naam referentiepersoon, telefoonnummer)

IBM MQ-series

BEA

Oracle

SAP

Peoplesoft

Siebel

Webshere

MS Sharepoint

4.3.3: Geef een beschrijving van de wijze waarop het principe van single sign-on binnen de applicatie(s) technisch is gerealiseerd. Nr.

Antwoord

4.3.3 4.3.4: Geef aan met welke Scan-, View/Annotatie-, Plotting- en Printoplossing de applicatie(s) kan (kunnen) worden gekoppeld. Nr.

Omschrijving

Antwoord

70

Nr.

4.3.4

Antwoord

Omschrijving

Scan-oplossing(en) View/Annotatie-oplossing(en) Plotting-oplossing(en) Print-oplossing(en)

4.3.5: Geef, m.b.t. wens T-36, aan of het mogelijk is om bepaalde (privacygevoelige) gegevens uit documenten te verwijderen, alvorens deze worden gepubliceerd. Indien ja, leg uit op welke wijze dit wordt gerealiseerd. Nr.

Antwoord

4.3.5

4.3.6: Geef aan met welke content management systemen de applicatie(s) kan (kunnen) worden gekoppeld. Nr.

Antwoord

4.3.6

4.4.1: Geef, m.b.t. wens T-38, een omschrijving van de hulpmiddelen. Nr.

Hulpmiddel

Omschrijving

4.4.1

4.4.2: Geef, m.b.t. wens T-48, aan hoe in dit verband de applicatie(s) omgaat (omgaan) met de workflowhistorie. Geef tevens een beschrijving van de procedure.

71

Nr.

4.4.2

Omschrijving

Antwoord

Workflowhistorie Procedure

72

Ministeries van Justitie, SZW, VWS, BZK, Defensie, Financiën en VROM en de AIVD

Recommend Documents