VROM 6067 / MAART 2006
Dit is een gezamenlijke uitgave van de ministeries van VROM, BZK, V&W, LNV, VWS, Defensie en het RIVM, RIKILT, KNMI, RIZA en de VWA.
BOT-mi Jaarplan 2006
BZK merk / 100% / zwart / Tel Design
BOT-mi Jaarplan 2006
Dit is een gezamenlijke uitgave van de ministeries van VROM, BZK, V&W, LNV, VWS en Defensie en het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu, het RIKILT-Instituut voor voedselveiligheid, Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut, Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling en de Voedsel en Waren Autoriteit.
Inhoudsopgave
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5
Inleiding Taken BOT-mi Achtergrond Doel en uitgangspunten Afbakening Ontwikkelingen 2006
3 3 3 4 4 4
2. 2.1 2.1.1. 2.1.2.
Het BOT-mi in het kort De koude en warme organisatie De koude organisatie De warme organisatie
6 6 6 7
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.4.1. 3.4.2. 3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.5.3.
Activiteiten 2006 Organisatiestructuur Communicatie binnen de BOT-mi organisatie Communicatie met veiligheidsregio’s en overige rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisaties Opleiding, Oefening en Training Algemeen Specifiek Responsproces Melding, Attendering en Alarmering Operationaliteit Evaluatie
8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10
4. 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.3.
Beheer Personeel Teamleiders Operationeel secretarissen Middelen Website Mobiele bereikbaarheidsapparatuur Financiën
11 11 11 11 11 11 11 11
5.
Kwaliteitsborging
13
6.
Voortgangsbewaking BOT-mi Jaarplan
14
Afkortingenlijst Contactgegevens
03
1. Inleiding
1.1. Taken BOT-mi Het Beleidsondersteunend Team Milieu-incidenten (BOT-mi) is ingesteld op 2 april 2002. Tijdens chemische calamiteiten adviseert het BOT-mi het lokale, regionale of nationale bevoegde gezag (veelal crisisteams) en/of regionale hulpverleningsorganisaties over de mogelijk te nemen beschermingsmaatregelen op het gebied van (aquatisch) milieu, volksgezondheid en voedselveiligheid. Het BOT-mi is een samenwerkingsverband op rijksniveau. Het team bestaat uit medewerkers van zes ministeries en daaraan verbonden deskundigeninstituten. Het betreft de volgende instituten: • Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) bestaande uit: - Milieu en Ongevallen Dienst (MOD) - Centrum voor Externe Veiligheid (CEV) - Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum (NVIC) • RIKILT Instituut voor voedselveiligheid • Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) • Rijkswaterstaat/Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer
en Afvalwaterbehandeling (RWS/RIZA) • Directoraat-Generaal Veiligheid; de Directie Crisisbeheersing (CB) van het ministerie van BZK • Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) • Bedrijfsgroep Gezondheidszorg (BG) van het ministerie van Defensie. De deskundigeninstituten brengen expertise in die van belang is bij de bestrijding van (ernstige) incidenten met chemische stoffen en de inschatting van de gevolgen van dit soort incidenten voor mens en milieu. De voorzitter van het BOT-mi is het hoofd van de Stafafdeling Crisismanagement van de VROM-Inspectie. Ook het secretariaat en de operationeel manager vallen onder verantwoordelijkheid van deze afdeling.
1.2. Achtergrond In januari 2003 is VROM het project ‘De Nieuwe BOT-mi organisatie’ gestart, dat invulling moet geven aan verdere profes-
Figuur 1: BOT-mi samenstelling
Ministeries
VROM
CM RIVM: • NVIC • MOD • CEV
BZK
Directie CB
LNV
VWA RIKILT
V &W
RIZA KNMI
VWS
RIVM: • NVIC
Defensie
BG
04
sionalisering en formalisering richting zowel de departementen, betrokken instituten als de klanten van het BOT-mi in de praktijk: crisisteams en hulpverleningsorganisaties.
Het doel van het BOT-mi Jaarplan is om maatregelen en activiteiten van de BOT-mi organisatie voor 2006 te plannen, uit te voeren en te beheren met als resultaat een adequate operationaliteit van de BOT-mi organisatie. Het BOT-mi probeert zich daarin continue Het project ‘BOT-mi Nieuwe Organisatie’ heeft daarbij aansluiting te verbeteren door haar inzet te evalueren en de daaruit voortkogezocht bij de ontwikkelingen op regionaal niveau en de veiligmende leerpunten om te zetten in verbeteracties. heidsregio’s bezocht om de kennis en werkwijze van het BOT-mi onder de aandacht te brengen. Dit heeft geresulteerd in samenDit betekent dat er voor moet worden gezorgd dat het BOT-mi werkingsprotocollen met de regio’s. aantoonbaar is voorbereid, geoefend is, dat de (ICT) informatie (infra) structuur constant beschikbaar is, kortom dat het BOT-mi Het project ‘BOT-mi Nieuwe Organisatie is 21 september 2005 7 dagen per week en 24 uur per dag beschikbaar en inzetbaar is. afgesloten met de oplevering van het Handboek BOT-mi dat Hierbij worden de kwaliteitseisen gehanteerd, die in het handbestaat uit het Beleidsplan, het Basisplan Incidentbestrijding en boek BOT-mi zijn opgenomen. het Procedureboek, waarin naast de interne BOT-mi procedures ook de samenwerkingsafspraken met de veiligheidsregio’s opge- Tijdens een twee-daags overleg op 24 en 25 maart 2005, waar nomen zijn. alle deskundigeninstituten vertegenwoordigd waren, is het formalisatieproces besproken en zijn knelpunten en prioriteiten In december 2005 is een herzien Instellingsbesluit BOT-mi van aangegeven voor de komende 2 jaar. Deze punten, alsmede het kracht geworden. Handboek BOT-mi en het Communicatieplan, dienen als uitgangspunt voor het opstellen van dit Jaarplan. De laatste activiteiten voor het voltooien van het formaliseringsproces bestaan uit: Voor 2006 zijn de volgende prioritaire onderwerpen vastgesteld: • De samenwerkingsprotocollen met de veiligheidsregio’s bekrachtigen door ondertekening van VROM en de verantwoor- • versterken van de contacten en de samenwerking met de veidelijken van de veiligheidsregio’s. ligheidsregio’s, teneinde de dienstverlening vanuit het BOT-mi • Samenwerkingsafspraken opstellen tussen VROM en deskunaan de klant te verbeteren; • implementeren van de laatste maatregelen voor een geformadigeninstituten van de verschillende departementen. • De laatste stappen nemen om BOT-mi van een persoonsgeliseerd, persoonsonafhankelijke BOT-mi organisatie. bonden netwerk om te zetten naar een volledig persoonsonafhankelijke organisatie met 4 à 5 dienstdoende personen per kennisinstituut en per functie. 1.4. Afbakening Maatregelen ten behoeve van bovengenoemde punten zijn opgenomen in dit Jaarplan.
Dit Jaarplan bevat de geplande activiteiten voor de periode van 1 januari 2006 tot en met 31 december 2006.
1.3. Doel en uitgangspunten
1.5 Ontwikkelingen 2006
Een geconsolideerd BOT-mi biedt haar diensten aan rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisaties bij het schatten, voorkomen en beperken van schadelijke gevolgen van (dreigende) ernstige incidenten voor het milieu en de volksgezondheid.
Vanaf 2006 zal een interdepartementale stuurgroep worden opgericht om onder meer de voortgang van het BOT-mi te bewaken en betrokken te zijn om strategische beleidsontwikkeling op het gebied van crisisbeheersing te vertalen naar acties voor het BOT-mi.Het BOT-mi is een dynamische organisatie. Nieuwe samenwerkingsverbanden met andere expertnetwerken (zoals
05
het LLN-TA) en deskundigeninstituten (DCMR-LIOGS) worden aangegaan. De wijze van samenwerking zal nader worden bekeken en is mede afhankelijk van onder meer ontwikkelingen op het gebied van crisisbeheersing en rampenbestrijding. Ook de evaluatie van de BOT-mi prestaties kunnen aanleiding zijn voor het aanboren van aanvullende kennisbronnen om de taken van het BOT-mi goed uit te voeren. Op de BOT-mi netwerkdag van 23 november 2005 is een aantal leerpunten naar voren gekomen, onder meer ingebracht door de veiligheidsregio’s. Ook uit de evaluatie van de gehouden oefeningen zijn verbeterpunten naar voren gekomen. Deze leerpunten worden in 2006 vertaald naar concrete verbeteracties. Voor het beoordelen van (de gevolgen van) terroristische aanslagen met chemische middelen zullen nadere afspraken worden gemaakt met de Nationaal Coördinator Terreurbestrijding (NCTb) van het ministerie van Justitie. Bij het ministerie van VROM, de stafafdeling Crisismanagement loopt een project voor het inrichten van een geïntegreerde crisissite (ICAweb). De huidige BOT-mi website wordt onderdeel van deze nieuwe crisissite.
06
2. Het BOT-mi in het kort
In dit hoofdstuk wordt in het kort de BOT-mi organisatie beschreven.
2.1 De koude en warme organisatie De organisatiestructuur van het BOT-mi bestaat uit een koude en een warme organisatie. De koude organisatie (ook wel preparatieorganisatie) is de organisatie die zorgt dat het BOT-mi tijdens een incident kan functioneren en optimaal op die taak is voorbereid. De warme BOT-mi organisatie betreft de tijdens de respons- en nazorgfase operationele organisatie zoals die is ingericht om tijdens en na een incident het bevoegd gezag en de hulpverleningsdiensten te adviseren.
van de VROM-Inspectie. Zij faciliteert en maakt afspraken met de instituten over de ondersteuning van BOT-mi en zorgt dat de afspraken contractueel worden vastgelegd. CM delegeert verantwoordelijkheden naar BOT-mi voor overleg en afspraken met regio’s over incidentprincipes en procedures. Expertgroep De Expertgroep maakt in de preparatiefase afspraken en schept randvoorwaarden zodat het BOT-mi in de diverse onderdelen van de veiligheidsketen optimaal kan functioneren. Alle BOT-mi instituten zijn afgevaardigd in de Expertgroep. Zij vervullen binnen hun eigen organisatie een coördinerende rol ten aanzien van de calamiteitenafhandeling.
Coördinatie Team Het Coördinatieteam heeft tot taak de afspraken die de Expertgroep maakt, te vertalen naar acties en deze toe te wijzen. 2.1.1. De koude organisatie De koude organisatie heeft als taak om optimaal voorbereid te Het Coördinatieteam bereidt voorstellen voor met betrekking zijn op het geven van adviezen aan het bevoegd gezag en hulpver- tot de ontwikkeling, programmering, uitvoering en borging van leningsorganisatie op die momenten dat dit van het BOT-mi wordt het BOT-mi beleid die in de Expertgroep worden besproken. Ook gevraagd. voert het Coördinatieteam, al dan niet na raadpleging van de Expertgroep, opdrachten van de Stuurgroep uit en legt daarover Om dat te realiseren omvat de koude organisatie de volgende verantwoording af. onderdelen: • Interdepartementale Stuurgroep. Werkgroepen • VROM-Inspectie / stafafdeling Crisismanagement. De werkgroepen zijn ingesteld om voorstellen en adviezen te • Expertgroep. geven aan de Expertgroep. • Coördinatieteam. • Werkgroepen. Werkgroep Communicatie De werkgroep heeft de opdracht invulling te geven aan de Interdepartementale stuurgroep borging, sturing en bewaking van de uitvoering van het Om de bestuurlijke aansturing van het BOT-mi te verstevigen is Communicatieplan BOT-mi. besloten om een interdepartementale Stuurgroep in te stellen. Deze Stuurgroep zal onder voorzitterschap van het ministerie van Werkgroep Basisplan VROM (als systeemverantwoordelijke) gaan werken en bestaat De taak van de werkgroep is om voorstellen tot wijzigingen voor uit afgevaardigden op DG-niveau van de betrokken departemenhet Handboek en het Procedureboek te behandelen en advies uit ten. De Stuurgroep moet de voortgang van het BOT-mi in het te brengen over de eventuele te wijzigen procedures. algemeen bewaken, de stand van zaken van het BOT-mi aan de beleidsplan BOT-mi toetsen en besluiten nemen over strategiWerkgroep Inhoudelijke adviesvorming sche beleidsontwikkeling van het BOT-mi. De taak van deze werkgroep is om met voorstellen te komen om het proces van inhoudelijk adviesvorming tijdens calamiteiten te VROM-Inspectie/stafafdeling Crisismanagement verbeteren. De uitvoering van de systeemverantwoordelijkheid van de Minister van VROM is belegd bij de Stafafdeling Crisismanagement (CM)
07
Werkgroep ICT-gebruikers De ICT-gebruikersgroep adviseert over de optimale toepassing van ICT-middelen om effectieve communicatie via de website te verwezenlijken. De taken zijn divers en bestaan uit o.a. inhoudelijke zaken, navigatie binnen de site, beveiliging van de site en gegevens, lay-out, inhoud en functionaliteit van de formulieren, autorisatie en aansluiting bij werkwijze en procedures van BOTmi. Werkgroep Regio-overschrijdende samenwerking De taak is het actualiseren en bijhouden van het overzicht van een netwerk van rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisaties met wie BOT-mi welke informatie op welke wijze wanneer wil/moet delen. Werkgroep Opleiding, Oefening en Training (OOT) De taak is om een OOT-plan op te stellen en toe te zien op het beheren en uitvoeren hiervan. Daarnaast zal de werkgroep enkele bijzondere thema’s coördineren zoals de ontwikkeling van een kennissyllabus en oefenmateriaal. Tevens worden evaluaties van calamiteiten en oefeningen gebruikt ter verbetering van het kennismanagement. 2.1.2. De warme organisatie De warme organisatie heeft als taak om inzet te leveren tijdens een incident of calamiteit. Het team is 7 dagen per week en 24 uur per dag voor die taak beschikbaar en bereikbaar. De teamleider vervult tijdens een incident de leidinggevende en coördinerende rol en wordt tijdens een incident ondersteund en geassisteerd door de operationeel secretaris. Alarmering van het BOT-mi vindt plaats door de operationeel secretaris in opdracht van de teamleider die deel uitmaakt van een pool van teamleiders die op basis van een rooster beschikbaar is. De teamleider activeert de warme BOT-mi organisatie en stelt het team samen met leden van dié deskundigeninstituten die hij nodig heeft voor de behandeling van de betreffende calamiteit. Hij draagt zorg voor de totstandkoming, coördinatie en afstemming van de adviezen en verzorgt de communicatie van de adviezen met het bevoegd gezag of de hulpverleningsorganisaties. Het is de operationeel secretaris (in opdracht van de teamleider) die het BOT-mi weer deactiveert wanneer de inzet van het team niet meer nodig is. Op basis van de inzet van het BOT-mi van de afgelopen jaren is het BOT-mi betrokken bij gemiddeld ca. 30 incidenten per jaar.
08
3. Activiteiten 2006
In dit hoofdstuk zijn de geplande activiteiten voor 2006 beschreven.
voor te bereiden en te bespreken. • een BOT-mi ALL-dag voor alle BOT-mi leden wordt georganiseerd om kennis, ervaringen en informatie uit te wisselen en te delen.
3.1. Organisatiestructuur Met betrekking tot de organisatiestructuur willen we het volgende realiseren in 2006: • Het instellen van de Interdepartementale stuurgroep. • Samenwerking en informatie-uitwisseling met andere crisisbeheersingsorganisaties over calamiteiten is van belang voor de positionering van het BOT-mi binnen de nationale crisisbeheersingstructuur. In 2005 zijn contacten gelegd met Rijkswaterstaat Directie Noordzee, DCMR/LIOGS en LOCC. Het belang van samenwerking wordt door ook deze organisaties aangegeven. De wijze van participatie van deze organisaties aan BOT-mi wordt in 2006 uitgewerkt en gerealiseerd. • Samenwerkingsverplichtingen met de afzonderlijke BOT-mi instituten worden door middel van een convenant bekrachtigd. • Om Expertgroepleden te betrekken bij de dagelijkse gang van zaken van het BOT-mi wordt deelname van een Expertgroeplid aan het CT ingesteld. Tevens wordt inzicht vanuit de instituten aan zaken die in het CT behandeld worden zeer waardevol geacht. Het Expertgroeplid zal een jaar deze taak op zich nemen. Na een jaar wordt deze plaats vervuld door een ander Expertgroeplid. • Een volwaardig team van 5 operationeel secretarissen en 5 teamleiders, die via een piketdienst zijn ingeroosterd.
3.2. Communicatie binnen de BOT-mi organisatie Voor het beheren en borgen van de organisatie is informatie-uitwisseling van essentieel belang. Informatie-uitwisseling binnen de organisatie vindt plaats door middel van de gekozen overlegstructuur. • Door de Stuurgroep, Expertgroep en het Coördinatieteam vindt periodiek overleg plaats. • De werkgroepen overleggen onregelmatig op initiatief van de voorzitter van de werkgroep, afhankelijk van de te behandelen onderwerpen. • Een BOT-mi 2-daagse voor leden van de Expertgroep, wordt georganiseerd om strategische en tactische onderwerpen
Het borgen van de afspraken die gemaakt worden tijdens deze overleggen vindt plaats door het vastleggen van de wijzigingen van procedures in het BOT-mi handboek.
3.3. C ommunicatie met veiligheidsregio’s en overige rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisaties Het BOT-mi richt zich in 2006 met name op de versterking van de samenwerking met veiligheidsregio’s en overige rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisaties. Hiervoor zijn de volgende acties gepland in 2006. • Een netwerkdag organiseren voor de veiligheidsregio’s, waar ook andere relevante organisaties die met BOT-mi te maken hebben worden uitgenodigd. • Alle veiligheidsregio’s worden minimaal 1 keer bezocht door het BOT-mi. • Het verzorgen van presentaties in de veiligheidsregio’s en andere relevante organisaties • Verzorgen van informatiestands op relevante beursen en/of workshops. • Het inrichten van een informatiedesk, telefoonnummer en E-mail-adres waar crisisbeheersingsorganisaties terecht kunnen voor vragen en informatie over BOT-mi. • Het opzetten en inrichten van een vrij toegankelijke website met informatie over BOT-mi. • Het opstellen van een jaarverslag, waarin de resultaten van de BOT-mi organisatie worden verantwoord. • Ontwikkelen van presentatiemateriaal over BOT-mi ter informatie aan belangstellenden en plaatsing op de vrij toegankelijke website. • Het BOT-mi is actief betrokken bij de AGS en GAGS-opleiding door een inhoudelijke en financiële bijdrage te leveren.
3.4. Opleiding, Oefening en Training In Juli 2005 is het beleid en jaarlijks programma voor Opleiding, Oefening en Training opgesteld en vastgelegd in een procedure
09
van het BOT-mi Handboek. Aan de hand van dit beleid is het programma voor 2006 vastgesteld. 3.4.1. Algemeen • Alle BOT-mi leden dienen minimaal aan één oefening deel te nemen. • DDA’s VROM/CM, teamleiders en operationeel secretarissen dienen minimaal deel te nemen aan 2 oefeningen. • Onderdeel van het inwerkingstraject voor nieuwe teamleiders is dat zij een bezoek brengen aan alle deelnemende BOT-mi instituten voor kennismaking met de afzonderlijke organisaties. • Tijdens iedere Expertgroep-vergadering verzorgt één instituut een presentatie met een door henzelf te bepalen onderwerp. Zodoende verzorgt ieder instituut één presentatie per jaar. • Het ontwikkeling van een zelfstudiemodule voor nieuwe BOTmi leden. • Het maken van een kennissyllabus met informatie van alle BOT-mi organisaties. • Het opstellen van een checklist met minimum eisen aan opleiding voor nieuwe leden voordat zij als BOT-mi lid ingezet kunnen worden. 3.4.2. Specifiek De volgende opleidingstrainingen en oefeningen zijn voor 2006 gepland. • Een algemene module over crisisbeheersing wordt aangeboden aan de BOT-mi leden • De teamleiders, operationeel secretarissen en DDA’s ondergaan een Troefening (combinatie van training en oefening). • Er worden 12 alarmeringsoefeningen, ook buiten kantoortijden, gehouden van januari tot december 2006. • BOT-mi neemt deel aan de NOREX-oefening 2006. • BOT-mi neemt deel aan 4 oefeningen georganiseerd door de veiligheidsregio’s. • BOT-mi organiseert 1 specifieke oefening voor de warme BOT-mi leden.
3.5. Responsproces Op basis van evaluaties van calamiteiten en oefeningen vinden continu verbeteringen plaats van het proces teneinde van een
calamiteit (respons). Omdat de ICT-infrastructuur een essentieel onderdeel is van het primaire responsproces wordt er naar gestreefd deze te optimaliseren. 3.5.1. Melding, Attendering en Alarmering • Voor de attendering wordt de Email berichtgeving met SMSattendering uitgebreid. Dit wordt opgenomen in ICAweb. • De alarmeringsprocedure verloopt goed en wordt in de huidige vorm overgenomen in ICAweb. 3.5.2. Operationaliteit Informatie bij de start van het incident Vaak blijkt dat er onvoldoende informatie beschikbaar is bij de start van een incident. Het is van belang om het incident beter uit te vragen. • De uitvraag wordt centraal belegd bij de DDA die hiervoor moet worden opgeleid en getraind. • Als hulpmiddel voor de uitvraging wordt een specifieke SITRAP ontwikkeld. Kwaliteit adviesvorming Regelmatig is het onvoldoende duidelijk wat de vraagsteller van BOT-mi wil weten tijdens een calamiteit. Een duidelijke vraag aan het BOT-mi bij incidenten wordt niet gesteld. De Werkgroep Inhoudelijke Adviesvorming gaat hiervoor kwaliteitscriteria en scenario’s ontwikkelen onder meer aan de hand van • een inventarisatie van de type vragen en adviezen uit plaats gevonden incidenten. • evaluaties van oefeningen en incidenten. • het organiseren van workshops met BOT-mi deelnemers en vertegenwoordigers uit de veiligheidsregio’s en andere belanghebbenden. Onderdelen van deze kwaliteitscriteria zijn onder meer tijdigheid, volledigheid en integreerbaarheid van deeladviezen. Behouden van overzicht en status van een incident Informatie over het verloop van een incident is vaak niet up to date of ontbreekt geheel. Voorgesteld is om met regelmatige frequentie sitraps te plaatsen met de laatste stand van zaken. Deze informatie moet komen van de regio. • Standaardsitraps ontwikkelen voor ICAweb om sitraps van de regio in te kunnen lezen.
10
Uitbrengen van advies naar de regio’s Om zo snel mogelijk het samengestelde advies aan de regio door te geven is besloten dat meer dan voorheen gebruik gemaakt gaat worden van telefonische advisering. Adviezen worden altijd later schriftelijk bevestigd. • Er wordt onderzocht of uitbreiding van de logging met telefoongesprekken mogelijk is. • Bevoegdheden met betrekking tot de reikwijdte van de advisering worden gedefinieerd en vastgelegd in het Basisplan Incidentbestrijding of het Procedureboek. 3.5.3. Evaluatie Incidenten waarbij BOT-mi operationeel verklaard is worden na afloop geëvalueerd. Uit de overzichten van incidenten waar BOTmi bij betrokken is geweest volgt dat het aantal incidenten per jaar sterk wisselt. De oorzaak van deze wisseling in aantallen is niet onderzocht. Naast de uitvoering van evaluaties is het operationeel Ervaringsprogramma (OPER) in 2005 bij BOT-mi geïntroduceerd. Het doel van het OPER programma is om het BOT-mi te laten leren van de eigen ervaringen en van de ervaring van die van anderen. Het OPER bestaat uit een intern rapportagesysteem, aangeboden op de website aan BOT-mi leden, waar zij, indien gewenst, anoniem kunnen rapporteren over alle gebeurtenissen die de effectiviteit van het BOT-mi aantasten in de warme situatie. Deze formulieren worden onderzocht en verbeterpunten voor de organisatie kunnen hieruit volgen. Het gebruik van het OPER-formulier wordt in 2006 verder gestimuleerd. Uit evaluaties is als mogelijk knelpunt naar voren gekomen dat informatie doorgegeven wordt tijdens calamiteiten later gebruikt kan worden voor handhavingsactiviteiten. Geplande activiteiten zijn: • In 2006 worden alle incidenten waar het BOT-mi operationeel is geweest, geëvalueerd. • Op basis van de analyses van afgelopen jaren zal een prognose en eventuele groeiverwachting worden gemaakt voor de komende jaren. • Onderzoek naar dilemma advies versus handhaving en toezicht.
11
4. Beheer
4.1. Personeel 4.1.1. Teamleiders Het huidige aantal teamleiders is drie. Dit is niet voldoende om een continue bereikbaarheid te garanderen. In 2006 worden twee extra teamleiders aangesteld en opgeleid. De nieuwe teamleiders worden aangesteld volgens de procedure “Selectieprocedure en Competentieprofiel teamleiders warme BOT-mi organisatie”. In 2006 zal BOT-mi beschikken over 5 dienstdoende teamleiders. 4.1.2. Operationeel secretarissen Op dit moment heeft BOT-mi de beschikking over 3 operationeel secretarissen. Volgens de procedure “Selectieprocedure en competentieprofiel operationeel secretaris warme BOT-mi Organisatie” worden met spoed 2 nieuwe operationeel secretarissen aangetrokken. Begin 2006 volgen de operationeel secretarissen samen met de teamleiders een opleiding- en trainingsprogramma.
4.2. Middelen 4.2.1. Website • Voor een effectievere informatiedeling en adviesvorming tijdens calamiteiten is een GIS-module ontwikkeld. Deze GIS-module wordt geintegreerd in de huidige website en opgenomen in het BOT-mi Procedureboek. • Om te komen van een concept-advies tot een definitief advies tijdens calamiteiten is het gebruik van een teleconferentie erg effectief. Deze functionaliteit zal aan de Integrale Crisis Advieswebsite worden toegevoegd. • Informatie-uitwisseling met de veiligheidsregio’s kan sneller en effectiever gebeuren door fax en Email functionaliteit aan de website toe te voegen. Deze uitbreiding wordt gerealiseerd bij het opleveren van ICAweb. • Attendering vindt nu plaats door het verzenden van een Email, die alleen de leden bereikt die achter hun computer zitten. Voor een betere bereikbaarheid wordt de attendering uitgebreid met het verzenden van een SMS. Dit zal gerealiseerd worden bij het opleveren van ICAweb. 4.2.2. Mobiele bereikbaarheidsapparatuur De BOT-mi leden beschikken over een mobiele telefoon met GPRS, een semafoon en een Ipaq om een goede bereikbaarheid te garanderen. Deze apparatuur is hen ter beschikking gesteld door de
afdeling Crisismanagement in 2002. In 2005 is een enquête gehouden onder de gebruikers om inzicht te krijgen in het gebruik en geschiktheid van de apparatuur. Aan de hand van de resultaten van de enquête wordt in 2006 bepaald of en zo ja of vervanging van deze apparatuur noodzakelijk is.
4.3. Financiën Financiering BOT-mi Voor de uitvoering van de activiteiten van het BOT-mi zijn financiële middelen nodig, die onderscheiden kunnen worden in: • initiële en beheerskosten van de koude BOT-mi organisatie. • kosten die gerelateerd zijn aan de feitelijke operationele inzet van het BOT-mi. Uitgangspunten voor de kostenverdeling voor het BOT-mi zijn de volgende: • initiële kosten en de beheerskosten van het BOT-mi die te maken hebben met het inrichten en het onderhouden van de koude organisatie van het BOT-mi komen ten laste van het ministerie van VROM als de systeemverantwoordelijke voor het BOT-mi. • Beheerskosten die gemaakt worden door de deelnemende instituten en organisaties, komen ten laste van het departement aan wie het betreffende instituut of organisatie is verbonden. • Operationele kosten die door de deelnemende partijen gemaakt worden bij een incident worden door de deelnemende partijen gedragen. Concreet betekent dit dat de departementen aan wie de betreffende deskundigeninstituten zijn gerelateerd, de kosten dragen van de inzet van dat betreffende instituut, dan wel dat het betreffende instituut de kosten aan het betreffende departement doorberekent (salariskosten, bereikbaarheidsvergoedingen, reiskosten en dergelijke). Voor het uitvoeren van een aantal BOT-mi activiteiten is het noodzakelijk dat hiervoor externe expertise wordt ingehuurd. Ondersteuning nodig is. De volgende financiële middelen zijn begroot. Deze kosten worden gefinancieerd door VROM. Uitgangspunten kostenbegroting BOT-mi instituten/organisaties Bij de berekening van de kosten, is uitgegaan van de capaciteitsinzet, die gemiddeld door een BOT-mi instituut op jaarbasis worden gemaakt.
12
Tabel 1. Kostenbegroting BOT-mi VROM 2006 Kosten VROM
tijdsinzet in mensdagen
Initiële en beheerskosten VROM (inzet systeemverantwoordelijkheid) Inhuur externe expertise tbv ondersteuning koude BOT-mi organisatie (uitwerking zie tabel 2)
Kosten in €
360
205.000
-
200.000
Ontwikkelingskosten Kosten website (onderdeel BOT-mi) Totale kosten per jaar
50.000 -
200.000 655.000
Expertgroepleden Overleg/bijeenkomsten (expertgroep, BOT-mi 2 daagse, beurzen etc): 10 dagen. Werkgroepen Gemiddelde inzet voor de deelname aan een werkgroep is: 6 dagen. Uitgaande dat een expertgroeplid betrokken is bij gemiddeld twee werkgroepen is de totale bijdrage aan de werkgroepen per kennisinstituut 12 dagen. Opleiding, oefening en training Inzet oefeningen/opleidingen (gemiddeld) BOT-mi leden: 8 dagen. Operationele inzet BOT-mi bij incidenten Uitgaande van gemiddeld 30 incidenten op jaarbasis bij een gemiddelde inzet van 4 uur per incident (inclusief nazorg/ evaluatie) bedraagt de inzet per kennisinstituut 15 mensdagen.
Tabel 2. Kostenbegroting BOT-mi VROM, externe inhuur 2006
Tabel 3. Kostenbegroting BOT-mi instituten/organisaties 2006
activiteit
Kosten BOT-mi instituten/ organisaties
kosten in €
organiseren BOT-mi 2 daagse
17.500
organiseren BOT-mi all dag
17.500
organiseren netwerkdag
25.000
opstellen jaarverslag
25.000
organiseren workshop inhoudelijke adviesvorming
15.000
opleiding, oefening en training
25.000
externe evaluaties oefeningen/calamiteiten
20.000
organiseren stands op beurzen etc
40.000
ontwikkelen communicatiemiddelen
15.000
Totaal externe kosten
tijdsinzet in mensdagen
kosten in €
Inzet koude BOT-mi organisatie (beheerskosten): inzet expertgroep
10
9.500
inzet werkgroep
12
11.400
inzet opleiding/oefeningen
8
7.600
operationele inzet warme BOT-mi organisatie
15
14.250
Totale kosten per jaar per instituut/organisatie
45
42.750
200.000
(gemiddeld dagtarief is gesteld op € 950)
13
5. Kwaliteitsborging
Voor een continue verbetering van de BOT-mi organisatie is de wens geuit om de BOT-mi organisatie zo op te zetten dat het BOT-mi over enkele jaren gereed is voor een ISO-certificering. De maatregelen en actiepunten voor 2006 zijn in dat kader bepaald. De volgende activiteiten zijn gepland om een continue verbetering in 2006 te bewerkstelligen: • Het beleidsplan beschrijft het strategische niveau van de organisatie. Evaluatie van het beleidsplan vindt plaats op een periodieke basis van 5 jaar en zal in 2010 uitgevoerd worden. Mocht eerder blijken dat essentiële veranderingen plaats vinden of dat er serieuze tekortkomingen zijn, dan zal eerder een herziene versie opgesteld worden. • Het Basisplan Incidentbestrijding als onderdeel van het BOTmi handboek wordt eens in de 2 jaar geheel doorgenomen en op veranderingen gescreend. Dit zal plaats vinden in 2007. Als er zich significante wijzigingen voordoen in de samenstelling van BOT-mi of samenwerking met andere organisaties die invloed hebben op de organisatie en werkwijze van het BOT-mi zal het Basisplan eerder worden aangepast. • Het Procedureboek met gedetailleerde beschrijvingen van BOT-mi procedures, werkwijzen, formulieren en samenwerkingsprotocollen is continu aan veranderingen onderhevig. Wijzigingen worden uitgevoerd door de operationeel manager. Nieuwe versies van procedures worden geaccordeerd door de leden van de werkgroep Basisplan en op de website geplaatst. Procedures waar geen veranderingen in optreden het komende jaar worden jaarlijks nagelopen op mogelijke verbeteringen. • Jaarlijks wordt het functioneren van het BOT-mi geëvalueerd door de operationeel manager. Als sturingsmiddel worden de prestatie-indicatoren gebruikt vermeld in de daarvoor beschikbare procedure. In de managementreview is uitgewerkt hoe de resultaten gebruikt worden. • In 2006 wordt een managementreview uitgevoerd om alle aspecten en resultaten van het preparatieproces te beoordelen. De resultaten die hierin naar voren komen worden gebruikt voor het opstellen van het Jaarplan 2007. • In 2006 zijn geen interne audits gepland. Er wordt gewerkt volgens het nieuwe Handboek en Procedureboek. In 2007 wordt voor het eerst een auditplan voor de BOT-mi organisatie opgesteld
14
6. Voortgangsbewaking BOT-mi Jaarplan
De voortgang van de activiteiten vermeld in dit Jaarplan worden als vast agendapunt behandeld in het Expertgroepoverleg. Aansturing zal plaatsvinden door de stafafdeling Crisismanagement in overleg met het Coördinatieteam. Deze resultaten worden ook opgenomen in de jaarlijkse managementreview.
15
Lijst van afkortingen
BG Bedrijfsgroep Gezondsheidszorg BOT-mi Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties CBRN Chemisch, Biologisch, Radiologisch en Nucleair CEV Centrum voor Externe Veiligheid CM Crisismanagement DDA Dienstdoend ambtenaar GAGS Geneeskundig Adviseurs Gevaarlijke Stoffen GIS Geografisch Informatie Systeem Icaweb Integraal crisisadvies website ICT Informatie Communicatie Technologie KNMI Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut LIOGS Landelijk Informatiepunt Ongevalsbestrijding Gevaarlijke Stoffen LLN-TA Landelijk Laboratorium Netwerk Terreur Aanslagen LNV Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit LOCC Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum MOD Milieu Ongevallen Dienst NOREX North Sea Disaster Exercise NCTb Nationaal Coördinator Terreurbestrijding NVIC Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum OPER Operationeel Ervaringsprogramma RIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu RIZA Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling ROT Regionaal Operationeel Team RWS Rijkswaterstaat SITRAP Situatierapport V&W Ministerie van Verkeer en Waterstaat VI VROM-Inspectie VROM Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer VWA Voedsel en Waren Autoriteit VWS Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
16
Contactgegevens
Voor verdere informatie over het BOT-mi kunt u contact opnemen met: Ministerie van VROM Stafafdeling Crisismanagement Tel: 070 - 3394602 Fax: 070 - 3394589 Adres: VROM-Inspectie Stafafdeling Crisismanagement / ipc 550 Rijnstraat 8 Postbus 16191 2500 BD DEN HAAG Alarmering van milieu-incidenten kan geschieden via het meldpunt VROM: Tel: 070 - 3832425 (24 uur per dag bereikbaar)
VROM 6067 / MAART 2006
Dit is een gezamenlijke uitgave van de ministeries van VROM, BZK, V&W, LNV, VWS, Defensie en het RIVM, RIKILT, KNMI, RIZA en de VWA.
BOT-mi Jaarplan 2006
BZK merk / 100% / zwart / Tel Design
