MINDEN NAP MINDENÜTT ALAPÉRTÉKEK. ETIKAI ÉS ÜZLETI magatartási kódex

ALAPÉRTÉKEK

MINDEN NAP MINDENÜTT

ETIKAI ÉS ÜZLETI magatartási kódex

Richard Reese, CEO, üzenete Az Iron Mountain vállalatnál egyaránt nagyra értékeljük tisztességes és becsületes üzleti magatartásunk, valamint minőségi szolgáltatásunk jó hírét. Hiszünk abban, hogy a legmagasabb etikai normáknak megfelelő cselekvés nem pusztán helyes magatartás, hanem a Vállalat és ügyfeleink közti bizalmat is segít megerősíteni, és hozzájárul hosszú távú sikereinkhez. Bár a vállalatunkra vonatkozó törvények, előírások és rendeletek betartása kötelező, kötelességeink ezzel nem érnek véget. Megfogadjuk, hogy alapértékeink szerint élünk, és minden nap ezeknek megfelelően cselekszünk, működésünk során mindenütt. Végezetül, a helyes magatartás iránti elkötelezettségünk az, ami igazán lehetővé teszi, hogy beváltsuk ígéreteinket. Az Etikai és üzleti magatartási kódex segítségével könnyebben megérthető, mi tekinthető helyes és helytelen magatartásnak az Iron Mountain üzletvitelében. Biztosítja a megfelelő eszközöket ahhoz, hogy törvényes és etikus döntéseket hozzon, és megmutatja a helyes irányt, ha tanácsra van szüksége. Az igazgatótanács és ügyvezetői csapatunk nevében szeretnék köszönetet mondani alapértékeink iránti folyamatos elkötelezettségéért, valamint az Etikai és üzleti magatartási kódex tiszteletben tartására tett ígéretéért.

Tartalomjegyzék

Tartalomjegyzék Richard Reese, CEO, üzenete

1

Tartalomjegyzék

2

Áttekintés

4

>> További tanácsadás

17

>> Zaklatás

>> Családtagok és barátok kezelése

>> A munkavállalók személyes adatai

>> Politikai és egyéb személyes meggyőződés

>> Megfelelő számítógép-használat

21

>> Tisztességes verseny/trösztellenesség

>> Retorziómentesség

>> Korrupció és csalás

>> Kinek kell betartania a kódexet?

További információ

33

36

>> Szabályok és eljárások

Megfelelőségi tanúsítvány

>> Ajándékok és reprezentáció

>> Megfelelőségi segélyvonal

7 CSAPATMUNKA

>> Bennfentes kereskedelem

4 BECSÜLETESSÉG

>> A kódex megsértésének bejelentése

>> Összeférhetetlenség

Alapértékeink

7

1 BIZTONSÁG

9

>> Egészség és munkavédelem

5 SZÁMONKÉRHETŐSÉG

25

>> A vállalati tulajdon védelme >> Import- és exportszabályozás

>> Adatvédelem és -biztonság

>> Külső munkavállalás

>> Munkahelyi erőszak

>> Pontos pénzügyi nyilvántartás/nyilvános

>> Bizalmas és védett információk

2 TELJES ÜGYFÉL-ELÉGEDETTSÉG

3 ŐSZINTESÉG

jelentések >> Emberi jogok

13

>> Különleges ügyfélszolgálat >> Méltányos és etikus értékesítési gyakorlat >> Márkánk és jó hírünk védelme >> Környezet és fenntarthatóság >> Vállalati polgárság

6 CSELEKVÉSKÖZPONTÚSÁG

29

>> Diszkriminációmentesség, a sokféleség

tiszteletben tartása és foglalkoztatási esélyegyenlőség >> Állami szerződések >> A vállalati iratok kezelése

IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

www.IMComplianceHelpline.com

3

Áttekintés

Áttekintés Az Etikai és üzleti magatartási kódex és

A KÓDEX MEGSÉRTÉSÉNEK BEJELENTÉSE

alapértékeink iránymutatást nyújtanak

magatartási kódex minden tudomásukra jutott vagy gyanítható megsértését. A

az Iron Mountain vállalatnál elfogadott magatartásra nézve. Noha nincs olyan dokumentum, amely minden lehetséges

Az Iron Mountain alkalmazottainak kötelessége bejelenteni az Etikai és üzleti bejelentést a következők felé teheti meg: >> A menedzsere vagy felettese >> Felsőbb szintű vezetők (a Nyitott ajtók politikája révén) >> A helyi humánerőforrás-munkatárs

helyzetre fel tudna készíteni, a Kódex

>> A vállalat általános jogi képviselője

kellő eszközöket és erőforrásokat

>> A jogi osztály globális adatvédelmi és megfelelőségi csoportja

biztosít a megfelelő döntéshozatalhoz

>> Globális biztonsági szolgálat

olyan helyzetekben, amikor nem egyértelmű, mi a helyes válasz. TOVÁBBI TANÁCSADÁS Ha a Kódex elolvasását követően még mindig nem biztos

>> A Megfelelőségi segélyvonal Ha a Megfelelőségi segélyvonalon tesz bejelentést, kívánsága szerint teljes

év 365 napján, 24 órán át felteheti

RETORZIÓMENTESSÉG

ha megsértették az etikai kódexet.

Az Iron Mountain nem tűri retorzió alkalmazását az etikai kódex megszegését jóhiszeműen bejelentő alkalmazottakkal szemben. Bármely alkalmazott vagy vezető, aki megkísérel retorziót alkalmazni a

feletteséhez vagy a helyi humánerőforrás-munkatárshoz.

bejelentést tevő személlyel szemben – vagy másokat erre bátorít – súlyos

Ha kérdése van, vagy útmutatásra van szüksége, a Nyitott

fegyelmi eljárásra számíthat, amely akár elbocsátással is végződhet.

Megfelelőségi segélyvonalat.

KINEK KELL BETARTANIA A KÓDEXET? Az Etikai és üzleti magatartási kódex az Iron Mountain minden üzleti részlegére, jogi személyére, ellenőrzött vegyes vállalatára, kapcsolt

Világszerte számos szervezet bízza ránk létfontosságú információit.


A Megfelelőségi segélyvonalon az

névtelenségben maradhat (ahol ezt a jogszabályok lehetővé teszik).

abban, mi a teendő egy adott helyzetben, forduljon

ajtók politikája is használható alternatíva, vagy hívja a

MEGFELELŐSÉGI SEGÉLYVONAL

vállalkozására és társulására vonatkozik. Az Iron Mountain minden alkalmazottja, ügynöke, tisztviselője, valamint igazgatótanácsának minden tagja köteles betartani a kódex előírásait. Külső szolgáltatóinkra vonatkozó

etikai kérdéseit, illetve bejelentheti, A Segélyvonalat független vállalat üzemelteti, és kívánsága szerint teljes névtelenségben maradhat (ahol ezt a jogszabályok lehetővé teszik).

Telefonáljon ingyen a világ minden részére. A telefonszámok listáját lásd a hátlap belső oldalán. A bejelentést az interneten is megteheti, a következő címen: www.IMComplianceHelpline.com

szigorú minősítési eljárásunk révén olyan szállítókat, beszállítókat, alvállalkozókat és tanácsadókat választunk ki, akik az Etikai és üzleti magatartási kódexbe foglaltaknak megfelelő etikai szabályokat alkalmaznak.


5

ALAPÉRTÉKEK Az Iron Mountain dolgozóit közös alapértékek egyesítik. Legyen szó a teljes ügyfél-elégedettség elérése iránti elkötelezettségről vagy a biztonság fenntartásához szükséges állandó éberségről, elhivatott alkalmazottaink nap mint nap, mindenütt tettekre váltják alapértékeinket.

Alapértékeink

Az Iron Mountain viselkedésmód. Biztonság Teljes ügyfél-elégedettség Őszinteség Becsületesség Számonkérhetőség

Úgy védjük az ügyfelek adatait, mintha a sajátjaink volnának. Ügyfeleink elvárásainak megfelelő minőségben és időben szállítunk. Nyíltan és őszintén, konstruktív és tisztelettudó módon kommunikálunk. Mindig becsületesek vagyunk, és nem engedünk alapértékeinkből. Mindannyian személyes felelősséget vállalunk tetteinkért, kötelezettségeinkért és eredményeinkért.

Cselekvésközpontúság

Ügyelünk a felmerülő lehetőségekre és problémákra, és kellő sürgősséggel járunk el.

Csapatmunka

Csapatmunkában dolgozunk, mert így jóval többet érhetünk el, mint egyenként.


7

TUDOTT RÓLA? Az Iron Mountain vállalatot 1951-ben alapították, amikor Herman Knaust föld alatti gombafarmját Amerika első biztonságos, föld alatti irattároló központjává alakította át. Az eredetileg „Iron Mountain Atomic Storage” (Iron Mountain atombiztos raktár) nevű cég biztonságos menedéket kínált a létfontosságú információknak atomháború esetére.

Biztonság

Úgy védjük az ügyfelek adatait, mintha a sajátjaink volnának. A biztonság, adatvédelem és az információk titkossága központi szerepet tölt be vállalati kultúránkban és tevékenységünkben – jó hírünk ezen az alapértéken alapul. A gépkocsik bezárása, létesítményeink riasztóinak bekapcsolása, a bizalmas adatok titkosítása csak néhány példa arra, hogyan őrködünk a biztonság felett. A biztonság fogalma nem korlátozódik az információk fizikai védelmére – személyes egészségünk védelme és a munkavédelem is beletartozik.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a biztonság fenntartásáért: >> Biztonságos és egészséges munkakörülményeket biztosítunk magunk és munkatársaink számára >> Óvjuk létesítményeink és tartalmuk fizikai biztonságát >> Biztosítjuk az ügyfeleink megbízásából kezelt információk biztonságát >> Megakadályozzuk, hogy a bizalmas és védett vállalati adatok rossz kezekbe kerüljenek >> Betartjuk a személyes adatok védelmére vonatkozó összes hatályos törvényt és előírást >> Azonnal jelentünk minden olyan körülményt, amely hatással lehet az Iron Mountain biztonságára, illetve saját egészségünkre vagy biztonságunkra


9

BIZTONSÁG

ALAPÉRTÉK

BIZTONSÁG Mi a teendő?

EGÉSZSÉG ÉS MUNKAVÉDELEM

MUNKAHELYI ERŐSZAK

A munkavédelem a biztonságos és szabálykövető munkakörnyezettel kezdődik.

Biztonságos, egymást tiszteletben tartó és udvarias munkahelyi környezetet

FORGATÓKÖNYV: megsérült egy doboz, és kiestek belőle az ügyfél iratai. Mi a teendőm?

Az egészségügyi és munkavédelmi problémák minimalizálása és kiküszöbölése

biztosítunk: nem tűrjük a fenyegető, ellenséges, sértő vagy erőszakos viselkedést.

érdekében mindig betartjuk és folyamatosan fejlesztjük a munkafolyamatokra

Az ilyen magatartást azonnal jelentse felettesének. Ha úgy érzi, Ön vagy

A. Megvizsgálom a kiesett dokumentumokat, nem sérült-e az adatbiztonság.

van, akár az ügyfél telephelyén, mindig kövesse a vállalati előírásokat és

B. Új dobozba helyezem az anyagokat, visszateszem a polcra, és folytatom a rendes tevékenységem. C Értesítem a felettesem a történtekről, mert lehet, hogy jegyzőkönyvet kell felvenni az eseményről. D. Az adatbiztonság sérülésének elkerülése érdekében megsemmisítem a dokumentumokat. A C válasz a helyes. Noha fontos összeszedni a kiesett dokumentumokat, a felettesét is értesíteni kell. Bizonyos esetekben szerződéses kötelezettséget vállaltunk arra, hogy tudatjuk ügyfeleinkkel, ha esetleg sérült az adatbiztonság – ami azt jelenti, hogy jegyzőkönyvet kell felvenni az eseményről.

vonatkozó előírásainkat. Akár irodában, akár terepen dolgozik, akár úton szabványokat, valamint tartsa be az összes vonatkozó egészség-, munka- és

munkatársa közvetlen veszélyben van, hívja a helyi rendvédelmi szerveket, majd jelentse be felettesének.

környezetvédelmi jogszabályt.

BIZALMAS ÉS VÉDETT INFORMÁCIÓK

Ha bármilyen esemény történik, kötelessége azonnal bejelenteni. A bejelentést

A versenytársak számára a vállalattal kapcsolatos minden információ értékes

követően számíthat arra, hogy a vezetőség gyorsan és hatékonyan orvosolja

lehet. Ennélfogva rendkívül fontos bizalmas és védett vállalati adataink

a helyzetet. Ha mégis úgy véli, hogy nem tették meg a megfelelő lépéseket, a

védelme. Ezek közé tartoznak a szerződések, ügyfél- és árlisták, stratégiai

felsőbb szintű vezetéshez fordulhat az ügyben, illetve jelentheti a Megfelelőségi

dokumentumok, üzleti titkok, szellemi tulajdon, valamint minden egyéb

segélyvonalon.

információ, melynek révén a versenytársak megismerhetik, hogyan éri el piaci sikereit az Iron Mountain.

ADATVÉDELEM ÉS BIZTONSÁG Célunk a világ legmagasabb szintű adatkezelési szolgáltatásainak biztosítása. Ez mind az ügyfelek, mind az alkalmazottak adatainak védelme és biztonsága tekintetében állandó figyelmet igényel.

Mindig legyen elővigyázatos, ha az irodán kívül beszél az üzleti ügyekről. Különösen gondosan járjon el nyilvános helyeken, például repülőtéren, vonaton, vendéglőben, étteremben vagy szállodában. Létesítményeinken belül ügyeljen arra, hogy a látogatók megfelelő kíséretet kapjanak, és ne jussanak

Néhány dolog, amellyel segítheti az Iron Mountain adatvédelmi és -biztonsági

be illetéktelenek elől elzárt területekre. Beszállítók alkalmazása esetén mindig

folyamatait:

győződjön meg arról, hogy elég megbízhatóak ahhoz, hogy hozzáférést

——Csak akkor tekintse meg az ügyfelek adatait, ha arra a munkájához

kaphassanak létesítményeinkhez és bizalmas adatainkhoz.

szüksége van. ——Csökkentse minimálisra a személyes adatok gyűjtését, megőrzését és kiadását. ——Ne tároljon bizalmas adatokat eltávolítható adathordozókon (pl. CD vagy

MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: a propánüzemű targoncák beltéri használata esetén időnként érzékelhető a kipufogógáz. Úgy gondolom, azért, mert zárva vannak az ajtók és ablakok, és nem vagyok benne biztos, hogy ez biztonságos. Szóljak valakinek? VÁLASZ: igen. Lehetséges ugyan, hogy minden rendben, de előfordulhat az is, hogy a targoncák zárt helyiségben történő üzemeltetése levegőminőségi problémát okoz. Jelentse a helyzetet, így a vállalat kivizsgálhatja, és eldöntheti, mi a teendő.

USB-adattároló). ——Csak titkosított formában továbbítson adatokat az interneten. ——Távmunka esetén győződjön meg arról, hogy számítógépe biztonsági szoftverei mindig naprakészek. Bővebb információért tanulmányozza helyi adatvédelmi és -biztonsági előírásainkat.

10


KÉRDÉS: olyan dokumentumokat találtam a fénymásoló-helyiségben, amelyek nem az enyémek. Mi a teendőm? VÁLASZ: amennyire a helyzet lehetővé teszi, próbáljon meg nem beleolvasni. Ha ismeri vagy ismerni véli a tulajdonost, adja át neki a dokumentumokat, vagy tudassa az illetővel, hol találhatók. Ha a tulajdonos nem található, vagy kiléte nem egyértelmű, forduljon feletteséhez. Végső megoldásként, az információk védelme és biztonsága érdekében biztonságos adatmegsemmisítőbe helyezheti a dokumentumokat.


KÉRDÉS: egy ismeretlen megkért, hogy tartsam nyitva neki az ajtót. Nem visel Iron Mountain személyi kitűzőt. Ez probléma lehet? VÁLASZ: igen. Az Iron Mountain létesítményeibe bejutó (vagy bejutni próbáló) illetéktelenek személyeket fel kell tartóztatni, mivel veszélyt jelentenek a biztonságra nézve. Udvariasan kérje meg az illetőt, hogy mutassa meg Iron Mountain dolgozói azonosítóját vagy látogatókártyáját. Ha nem rendelkezik ilyennel, kísérje a recepcióhoz, ahol megkaphatja a kártyát.

11

Teljes ügyfélelégedettség Ügyfeleink elvárásainak megfelelő minőségben és időben szállítunk. Az Iron Mountain vállalatnál minden erőnkkel arra törekszünk, hogy a maga nemében legjobb, tisztelettudó, készséges és megbízható szolgáltatásunkkal megfeleljünk ügyfeleink elvárásainak, illetve meghaladjuk azokat. Elkötelezettségünk nem csupán nyilvántartó, adattároló központjainkban és irodaépületeinkben érvényesül – a környezetre és a helyi közösségekre is vonatkozik, ahol élünk és dolgozunk.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a teljes ügyfélelégedettségért: >> Nyíltan és őszintén kommunikálunk ügyfeleinkkel >> Megfelelünk ügyfeleink elvárásainak, mert azt szállítjuk, amit ígértünk >> Időben pontos információkkal látjuk el ügyfeleinket >> Tiszteletben tartjuk jelenlegi és potenciális ügyfeleinket és beszállítóinkat azzal, hogy méltányos és etikus módon végezzük az értékesítést >> Tájékoztatjuk ügyfeleinket szolgáltatásaink értékéről (nem csupán az áráról) >> Pozitív képet mutatunk vállalatunkról a nyilvánosság felé, ezzel támogatjuk az Iron Mountain márkanevét és jó hírét

TUDOTT RÓLA?

Az Iron Mountain film- és hangarchívum segítségével a szórakoztatóipar megóvja és megőrzi a pótolhatatlan mesterműveket. Több ezer

>> Jó vállalati polgárként etikus üzleti gyakorlatot folytatunk, és hozzájárulunk a helyi közösségekhez >> Védjük a környezetet, és keressük azokat a lehetőségeket, amelyekkel javíthatjuk üzletvitelünk fenntarthatóságát

felbecsülhetetlen értékű kulturális kincset tárolunk, beleértve az összes nagy filmstúdió számtalan filmjének eredeti negatívjait és a zenetörténet több hírneves művészének eredeti felvételeit.


13

TELJES ÜGYFÉL-ELÉGEDETTSÉG Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: szokásos szállítási útja közben rájön, hogy felcserélt két szállítmányt. Dr. Miller dobozait Dr. Katznak kézbesítette, és viszont. Ha visszafordul, hogy helyrehozza a problémát, azzal felrúgja a menetrendet. Mi a teendő? A. Ne aggódjon miatta. Dr. Miller és Dr. Katz biztosan rájönnek a tévedésre, és megoldják a dolgot. B. Menjen vissza mindkét irodába, és tegyen meg minden Öntől telhetőt, hogy saját kezűleg hozza helyre a hibát. Remélhetőleg meg tudja oldani anélkül, hogy értesítenie kellene felettesét. C. Azonnal forduljon a feletteséhez. Magyarázza el, mi történt, és kérdezze meg, mit tegyen. D. Ne tegyen most semmit. Folytassa az utat, és a műszak végén értesítse felettesét. A C válasz a helyes. Előfordulhatnak olyan téves szállítási események, amelyek nem csupán kényelmetlenséget jelentenek ügyfeleink számára, vagy a menetrendet borítják fel. Például a dokumentumok olyan érzékeny személyes információt tartalmazhatnak, amelyet kizárólag a címzett láthat. A vezetőség megfelelő képzettséggel rendelkezik ahhoz, hogy segítséget nyújtson az ilyen jellegű helyzetek megoldásában és hatásainak minimalizálásában. Azonnal forduljon a feletteséhez.

KÜLÖNLEGES ÜGYFÉLSZOLGÁLAT

meggyőződése a vállalatot képviseli. Ez a személyesen, telefonon, papíron vagy az interneten (többek között közösségi oldalakon, blogokon, fórumokon vagy üzenőfalakon) kifejtett nézetekre is vonatkozik. Ha megkeresik a sajtótól, ne nyilatkozzon, hanem irányítsa az illetőt a vállalat kommunikációs részlegéhez.

——Minden problémánál eljutunk a megoldásig

A nyilvánosság számára hozzáférhető dokumentumok létrehozásakor mindig ügyeljen arra, hogy minden embléma, szín és betűtípus megfeleljen a márka és marketing stíluselőírásainak.

Az Iron Mountain alkalmazottai büszkék lehetnek arra, hogy mindig ügyfeleink és munkatársaink megelégedettségére teljesítjük szolgáltatási kötelezettségeinket. Ezt a következőkkel érjük el: ——Az elvárásoknak megfelelő gyakorisággal pontos helyzetjelentéseket adunk ——Azonnal reagálunk a telefonhívásokra és e-mail üzenetekre ——Időben és felkészülten érkezünk a találkozókra és megbeszélésekre

MÉLTÁNYOS ÉS ETIKUS ÉRTÉKESÍTÉSI GYAKORLAT

A megbízások elnyerésének legjobb módja, hogy az értékesítési eljárás során a potenciális ügyfelek teljes elégedettségét érjük el. Az értékesítéssel kapcsolatos minden tevékenységünk során méltányosan és tisztességesen járunk el. Aktívan kerüljük a következőket: ——Termékeink és szolgáltatásaink valótlan színben történő feltüntetése és készleten felüli értékesítése ——A versenytársak rossz hírének keltése ——Pontatlan jogi vagy műszaki kijelentések ——Jogi tanácsadás ——Szerzői jogok megsértése, logók vagy egyéb szellemi tulajdon illetéktelen használata ——Bizalmas információ megszerzésének kísérlete a lehetséges ügyfelekről vagy versenytársakról ——Az ügyfelek szükségleteinél nagyobb mértékű értékesítés ——Kizárólagossági szerződés kicsikarása az ügyfelektől árengedmények vagy más szívességek segítségével ——A kivitelezési határidők túlvállalása ——Szerződések kellő jogosítvány nélküli aláírása

MÁRKÁNK ÉS JÓ HÍRÜNK VÉDELME

Az Iron Mountain márka nem pusztán a teherautóinkon és dobozainkon lévő embléma – az a benyomás is hozzátartozik, amelyet nevünk hallatán, furgonjaink láttán vagy az alkalmazottainkkal történő beszélgetés során kelt. Márkanevünk és jó hírünk védelme kulcsfontosságú a kiváló szolgáltatásnyújtáshoz, és Mountain-dolgozókként az Iron Mountain név képviselőiként és védelmezőiként kell tekintenünk magunkra.

Bővebb információért forduljon a vállalat kommunikációs, marketing vagy szellemi tulajdonnal foglalkozó jogi osztályához, illetve hívja a Megfelelőségi segélyvonalat.

KÖRNYEZET ÉS FENNTARTHATÓSÁG

MI VAN AKKOR, HA?

A TEREPEN: biztonságosan, a hatályos törvények, jogszabályok és vállalati előírások betartásával szabaduljon meg a veszélyes hulladékoktól és anyagoktól. Lehetőség szerint gyűjtse szelektíven a hulladékokat, és ne feledje kikapcsolni a nem használt berendezéseket és világítást.

KÉRDÉS: olvastam egy cikket az interneten, amelyben egyik versenytársunk igazgatója azt állította, hogy szolgáltatásuk jobb az Iron Mountain szolgáltatásánál. A weboldalon hozzá lehet szólni a cikkhez. Tudom, hogy a mi szolgáltatásunk jobb; hozzászólhatok?

Elkötelezettek vagyunk a környezettudatos üzletvitel iránt. Néhány eszköz, melyekkel munkája közben elősegítheti, hogy az Iron Mountain elérje környezetvédelmi céljait:

AZ IRODÁBAN: csak akkor nyomtasson, ha szükséges, és mindig tegye a papírhulladékot az iratmegsemmisítőbe. Az Iron Mountain biztonságos adatmegsemmisítője újrahasznosítja a feldolgozott papír nagy részét, így ha a papírhulladékot biztonságos adatmegsemmisítő dobozba helyezi, nem csupán az adatvédelmet és -biztonságot biztosítja, hanem a környezetvédelmet is segíti. A nyomtatópatronokat, tonerkazettákat és egyéb irodai fogyóeszközöket környezettudatos módon, a hatályos törvények, jogszabályok és vállalati előírások betartásával dobja ki.

VÁLLALATI POLGÁRSÁG

Támogatjuk és bátorítjuk a jó vállalati polgárságot. Ez azt jelenti, hogy odafigyelünk arra, milyen hatással vannak tetteink és döntéseink alkalmazottainkra, a családjukra, közösségünkre, a társadalomra és a környezetre. Olyan teljesítményt kívánunk elérni, amely meghaladja a törvényileg előírt szintet, és túlmutat azon. Ezt alapértékeink iránti elkötelezettségünk, az etikus üzleti magatartásra fektetett hangsúly, valamint a globális üzleti tevékenységünkre felállított szigorú normák is alátámasztják. A munkahelyen kívül pozitív szerepet vállalunk lakó- és munkahelyünk közösségének életében is: önkéntes munkával, szponzori tevékenységgel és más jótékony célú kezdeményezésekkel, például az Iron Mountain Alapítvánnyal.

A nyilvánosság előtt mindig pozitív képet kell festenünk a vállalatról. Nem szabad azonban megfeledkezni arról, hogy csak néhány kijelölt alkalmazott jogosult hivatalosan nyilatkozni az Iron Mountain nevében. Mindenki másnak kerülnie kell az olyan helyzeteket, ahol úgy tűnhet, személyes véleménye vagy

14



TELJES ÜGYFÉLELÉGEDETTSÉG

ALAPÉRTÉK

VÁLASZ: igen. Ügyeljen azonban arra, hogy ha úgy dönt, online fórumon, közösségi oldalon, blogban stb. kifejti a véleményét az Iron Mountain cégről, egyértelműen közölnie kell, hogy nézetei nem a vállalat hivatalos álláspontját képviselik. További útmutatásért forduljon a vállalat kommunikációs osztályához, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonalat.

KÉRDÉS: az egyik barátom hozzáfér egy versenytársunk árlistájához, és felajánlotta, hogy megosztja velem. Tudom, hogy sok ügyfelet nyerhetnénk vele. Elfogadhatom? VÁLASZ: nem. A versenytárs árlistájának elfogadása etikátlan magatartás lenne, és ellentmondana az alapértékeink képviselte elveknek. Ezenkívül törvénytelen is lehet. Utasítsa vissza a barátja ajánlatát, és hívja fel a felettese figyelmét az ügyre.

15

TUDOTT RÓLA? Az Iron Mountain 1996-ban lett nyilvánosan működő részvénytársaság, amikor bevezették a NASDAQ tőzsdére. 1999-ben a társaságot átvezették a New York-i Értéktőzsdére, ahol „IRM” szimbólummal jegyzik. Tőzsdére kerülése óta az Iron Mountain árbevétele 139 millió dollárról több mint 3 milliárd dollárra nőtt, és 2009-ben bekerült a tekintélyes S&P 500 indexbe.

Őszinteség

Nyíltan és őszintén, konstruktív és tisztelettudó módon kommunikálunk. Az őszinte kommunikáció lehetővé teszi, hogy hatékonyan és időben kezeljük a problémákat. Ugyanakkor azt is biztosítja, hogy a körülmények teljes körű ismeretében hozzuk meg üzleti döntéseinket. Nem csupán a munkatársakkal, hanem üzleti partnereinkkel: ügyfeleinkkel, beszállítóinkkal és befektetőinkkel folytatott őszinte kommunikációt is értékeljük.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük az őszinteségért: >> A problémákat azonnal, késlekedés nélküli nyilvánosságra hozzuk vagy jelentjük >> Őszinte és konstruktív visszajelzést adunk a munkatársaink felé >> Nem vonunk le következtetéseket a munkahelyi vitákban addig, amíg minden tényt meg nem ismerünk >> A problémák alapos ismeretét tükröző üzleti tanácsokat adunk >> Nyilvánosságra hozzuk azokat a személyes kapcsolatokat, amelyek részrehajlás vagy kivételezés látszatát kelthetnék >> A belső pénzügyi információkat bizalmasan kezeljük, és nem használjuk fel befektetésekhez >> Tiszteletben tartjuk munkatársainkat azzal, hogy nem intézzük személyes ügyeinket a munkahelyen


17

ŐSZINTESÉG

ALAPÉRTÉK

ŐSZINTESÉG Mi a teendő?

BENNFENTES KERESKEDELEM

POLITIKAI ÉS EGYÉB SZEMÉLYES MEGGYŐZŐDÉS

Egyes Mountain-dolgozók munkájuk részeként bizalmas belső pénzügyi

A vállalatról folytatott nyílt és őszinte kommunikációt teljes mértékben

FORGATÓKÖNYV: a folyosón elkapott beszélgetésből megtudja, hogy a vállalat profitkilátásai jelentősen megváltoznak a legközelebbi pénzügyi beszámolók megjelenésekor. Mi a teendő?

információkhoz jutnak az Iron Mountain vállalatról és a velünk üzleti

bátorítjuk. Ugyanakkor a vállalati eszközök és erőforrások (beleértve az időnket

kapcsolatban álló cégekről. Ezen információk nagy része a kormányzati

is) nem használhatók fel személyes meggyőződésünk terjesztésére – legyen

rendelkezéseknek megfelelően kiadható, de egyes adatok semmilyen

az politikai, vallási vagy szociális jellegű.

körülmények között nem kerülhetnek nyilvánosságra.

A közösségünkben és a politikai életben való aktív részvétel méltánylandó. A

Az Iron Mountain vállalaton belül megszerzett bennfentes információ alapján

munkahelyen azonban nem helyénvaló kampányt folytatni, adományt gyűjteni,

A. Vegyen részvényeket az információ alapján. Mivel csak véletlenül jutott az információhoz, nem a munkahelyi tevékenysége során, nem alkalmazhatók a bennfentes kereskedelem szabályai.

kereskedni törvénysértő, és a vállalat előírásaiba ütközik. Ez a családtagoknak

ügynöki tevékenységet folytatni, szóróanyagokat osztani, illetve politikai, vallási

és barátoknak adott tippekre vagy javaslatokra is vonatkozik, akik ezzel a

vagy szociális kérdésekben agitálni.

tudással felvértezve kereskednének. Bízunk abban, hogy az ilyen adatokhoz

A munkahelyen kívül tegye meg a megfelelő lépéseket annak érdekében,

B. Saját maga ne tegyen semmit, de elmondhatja a testvérének. Ő szeret részvényekkel kereskedni, és jól jön neki az információ. C.Mondja el munkatársainak. Ugyan Ön nem kereskedhet, mivel közvetlenül jutott az információhoz, ők viszont igen. D. Ne tegyen semmit. Ne kössön ügyleteket addig, míg az információ nyilvánosságra nem kerül, és a vállalati előírások lehetővé nem teszik. Ne mondja el másoknak a hallottakat. A D válasz a helyes. Belső információja van a vállalatról, amely alapján nem kereskedhet, és másoknak sem adhat kereskedési tippeket. Az ilyen tevékenység törvénysértő és a vállalati előírásokba ütköző. Nem számít, hogy a munkája során szerezte-e az információt – az a döntő, hogy olyan információja van, ami nem került nyilvánosságra.

18

hozzáférő alkalmazottaink bizalmasan kezelik azokat.

hogy személyes meggyőződése ne legyen összetéveszthető a vállalatéval.

Az értékpapír-felügyelet aktívan ellenőrzi az összes értékpapírügyletet, és

Ha például egyházi, szociális vagy politikai célra ad adományt, azt személyes

mindenki ellen feljelentést tesz, aki bennfentes információk alapján kereskedik.

minőségében, ne az Iron Mountain alkalmazottaként tegye. Utóbbi esetben azt

Ha nem biztos abban, hogy befektethet-e, kérjen segítséget a jogi osztálytól

a téves képzetet keltheti, hogy az Iron Mountain támogatja ezeket a célokat,

vagy a Megfelelőségi segélyvonalon. Ha tudomására jut, hogy valaki

vagy „befolyást próbál vásárolni”. Ez súlyosan csorbíthatná márkánk értékét és

bennfentes információkkal élt vissza, jelentse be a Megfelelőségi segélyvonalon.

jó hírünket.

CSALÁDTAGOK ÉS BARÁTOK KEZELÉSE Noha bátorítjuk a baráti kapcsolatok kialakítását a munkatársak között, elsősorban mindig a vállalat iránti lojalitást kell előtérbe helyeznünk. Próbálja elkerülni az olyan helyzeteket, ahol személyes vagy családi kapcsolat befolyásolhatja üzleti döntéseit, vagy hatással lehet termelékenységére.

Ha úgy érzi, hogy az Iron Mountain valamelyik alkalmazottja a vállalati erőforrásokat használja személyes meggyőződése terjesztésére, vagy a munkahelyen kívül azt a benyomást kelti, hogy az Iron Mountain a személyes célját támogatja, jelentse a helyzetet a humánerőforrás-osztály felé vagy a Megfelelőségi segélyvonalon.

Senki nem lehet olyan pozícióban, amelyben családtagja, közeli barátja vagy partnere munkájára, karrierjére hatással lehet, vagy e személyek közvetlenül

MI VAN AKKOR, HA?

KÉRDÉS: a nővérem be szeretne kerülni a helyi iskolaszék vezetőségébe, és segítek neki a kampányban. Használhatom az Iron Mountain fénymásolóit és nyomtatóit egy közelgő kampányesemény szórólapjainak kinyomtatásához? VÁLASZ: nem. Ez a vállalati erőforrások nem megfelelő felhasználását jelentené. A vállalati nyomtató, fénymásoló, telefon vagy e-mail nem használható személyes politikai célok támogatására. Ez azt a megtévesztő látszatot keltené, hogy az Iron Mountain támogatja a jelöltet, vagy véleményt formál a kampányról.

neki tartoznak jelentési kötelezettséggel. Még ha úgy is véli, hogy egy bizonyos kapcsolat teljesen helyénvaló, ne feledje, hogy a kivételezés vagy részrehajlás

KÉRDÉS: felszabadult egy pozíció a részlegénél, és szeretné, ha egy közeli barátja kapná meg az állást. Nem igazán rendelkezik az álláshirdetésben követelményként megjelölt tapasztalattal, de az Ön vállalati kapcsolataival úgy véli, segíthet neki. Van ebben valami kivetnivaló?

látszata is negatív hatással lehet a munkatársak moráljára, és rossz fényt vethet a vállalat egészére. Ha úgy véli, hogy egyes alkalmazottak között nem helyénvaló viszony áll fenn, tájékoztassa a vezetőséget vagy a humánerőforrás-osztályt, illetve jelentse be a Megfelelőségi segélyvonalon.

VÁLASZ: valószínűleg. Az Iron Mountain a foglalkoztatási döntéseket az egyéni tehetség és képzettség alapján hozza. Noha helyénvaló (és ajánlott) alkalmas jelölteket ajánlani szervezetünk számára, az alkalmazásról szóló döntés befolyásolására tett kísérlet a személyes kapcsolat miatt összeférhetetlenséghez vezethet.



KÉRDÉS: a cég, amelynél dolgozom, az Iron Mountain tulajdonába került. A tulajdonosváltás előtt a sógorom fuvarozócégével végeztettünk bizonyos szolgáltatásokat. Remek munkát végez, jó áron. Továbbra is együttműködhetünk vele? VÁLASZ: beszélje meg menedzserével. Ez olyan helyzet, amelyben a személyes kapcsolat befolyásolhatja objektív döntéshozói képességét. Ilyen esetben előfordulhat, hogy a sógorát választja akkor is, ha más cég ugyanazt a szolgáltatást kevesebb pénzért is elvégzi. A tisztességes eljárás érdekében lehet, hogy nem vehet részt a döntéshozatali folyamatban.

19

Becsületesség Mindig becsületesek vagyunk, és nem engedünk alapértékeinkből. Az alapértékeink által megtestesített elveket minden üzleti döntésünk meghozatalánál aktívan alkalmazzuk. Munkatársaink, ügyfeleink és más üzleti partnereink számíthatnak arra, hogy szavainknak megfelelően cselekszünk, és megtartjuk ígéreteinket. A bizalom, tisztelet és tisztesség révén nem csupán saját jó hírünket erősítjük, hanem az Iron Mountain vállalatét is.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a becsületességért: >> Arra törekszünk, hogy akkor is helyesen cselekedjünk, ha nem egyértelmű a helyzet >> Őszinték vagyunk ügyfeleinkkel és munkatársainkkal >> Mindig tisztességes piaci versenyt folytatunk >> Soha nem kínálunk fel vagy fogadunk el kenőpénzt >> Elkerüljük az Iron Mountain és személyes kapcsolataink vagy vállalaton kívüli tevékenységünk közti érdekütközést >> Csak a vállalati előírásoknak megfelelően kínálunk fel vagy fogadunk el ajándékot és meghívást

TUDOTT RÓLA?

Az Iron Mountain legnagyobb föld alatti létesítménye 67 méter mélyen található Pennsylvania hegyei alatt. Az ötször három kilométeres létesítmény 32 kilométernyi

>> Pontos pénzügyi nyilvántartást vezetünk >> Minden olyan helyzetet bejelentünk, amelyben véleményünk szerint megsértik az Etikai és üzleti magatartási kódexet

útvonallal és több mint 150 000 négyzetméter hasznos területtel rendelkezik. A közel 2700 főnyi dolgozó védelmét többrétegű biztonsági rendszer és az Iron Mountain két tűzoltóautóval felszerelt, OSHAtanúsítással rendelkező tűzoltóbrigádja biztosítja.


21

BECSÜLETESSÉG MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: a múlt héten egy szakmai vásáron arról beszélgettem a versenytársaink értékesítési képviselőivel, mennyire lecsökkentek a haszonrések az ágazatban. Ma reggel azt olvasom az újságban, hogy pont ezek a versenytársak emelik az áraikat. Valami rosszat tettem? KÉRDÉS: lehetséges. Legyen nagyon elővigyázatos, ha a versenytársakkal az üzleti ügyekről beszélget. A fenti tevékenység árrögzítési megállapodásnak tűnhet, még ha nem is történt formális egyezség. Ha olyan helyzetbe kerül, hogy a versenytársakkal az árak vagy más érzékeny üzleti kérdések kerülnek szóba, azonnal fejezze be a beszélgetést, vagy hagyja el a helyszínt, még ha udvariatlannak tűnik is. Ezután forduljon a feletteséhez további útmutatásért, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonalat.

Az üzleti partnereinkkel, sőt versenytársainkkal szemben is elkötelezetten

Egymás megajándékozása az ügyfelekkel a kölcsönös nagyrabecsülés

képviseljük alapértékeinket. Aktívan kerüljük azokat a helyzeteket, amelyek a

kifejezésének elfogadott módja. Soha nem szabad azonban az üzleti döntések

tisztességtelen vagy megtévesztő magatartásnak akár csak a látszatát is kelthetik.

befolyásolása érdekében ajándékot vagy meghívást adni – ott sem, ahol

A következő információk versenytársakkal történő megosztása az a

ez a bevett üzleti gyakorlat vagy helyi szokás. Mindig tanulmányozza az

vagy az ügyfélbázist: ——Ár- és árengedménylisták

ajándékokra és reprezentációra vonatkozó helyi előírásokat , mielőtt bármilyen értéket kínál fel vagy fogad el, beleértve az ajándékokat, szívességeket, szórakoztató eseményekre szóló jegyeket, utazási meghívást stb. Néhány kérdés, amelyet célszerű feltennie magának ajándékozás vagy

——Ügyféllisták

ajándék elfogadása előtt:

——Üzleti stratégiák

——Nagyobb-e az ajándék, mint az ajándékokra és reprezentációra vonatkozó

——Marketingtervek Törvényellenes megegyezni a versenytársakkal az árakról és a kínált szolgáltatások köréről.

helyi előírások megengedi? ——Az ajándékot állami tisztviselő adja vagy kapja? ——Fel lehet-e fogni az ajándékot vesztegetésként vagy kenőpénzként?

KORRUPCIÓ ÉS CSALÁS Az Iron Mountain szigorúan tiltja bárminemű vesztegetés, kenőpénz vagy lefizetés alkalmazását. Ezeket akkor is korrupt, semmilyen esetben sem megengedhető gyakorlatnak tartjuk, ha a helyi kultúrában az üzletkötés elfogadott és mindennapos része a pénz vagy értéktárgyak felajánlása. Inkább vesztünk el egy üzletet, mintsem hogy vesztegetéssel nyerjük el. A korrupció tilalma nem csupán az Iron Mountain vállalatra és alkalmazottaira vonatkozik – elvárjuk, hogy ügynökeink, beszállítóink és közös vállalat esetén telhetőt meg kell tennünk annak érdekében, hogy biztosan ne ajánljanak fel kenőpénzt érdekünkben vagy nevünkben.

——Kellemetlen lenne az ajándék nyilvánosságra kerülése az Iron Mountain vállalatra nézve? Ha bármely kérdésre „igen” a válasz, az ajándék nem megfelelő. Néha nehéz eldönteni, hogy egy ajándék elfogadható-e. Ha adott helyzetben nem biztos a dolgában, beszélje meg felettesével, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonala.

ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Ha rokoni, baráti viszony vagy más személyes kapcsolat akadályozza abban, hogy tisztességes és méltányos üzleti döntéseket hozzon az Iron Mountain Mountain-dolgozó tetteitől és becsületességétől függ, még a látszatát is el kell

elkerülésében, ha mindig részletes költségelszámolást nyújt be, és

kerülni az ilyen összeférhetetlenségnek.

nyilvántartásában teljes körűen és pontosan ismertet minden utazási, reprezentációs költséget és pénzügyi tranzakciót.

Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: három hónap elteltével felfedezi, hogy az új alkalmazott (aki eddig kiválóan végezte a feladatát) hamisan állította jelentkezésében, hogy főiskolai diplomával rendelkezik. Mint közvetlen menedzsere, mi a teendője? A. Mielőtt bárkinek is beszélne erről, mérlegelje az illető teljesítményét, szolgálati ideje hosszát, valamint potenciális hosszú távú előnyeit a vállalat számára. B. Javasolja elbocsátását a hazugság miatt. C. Vitassa meg az ügyet a humánerőforrás-osztállyal, és állapítsák meg, mi a legjobb megoldás. D. Tartsa titokban a felfedezést, mivel elégedett az alkalmazottal. Nem egyszerű helyzet, de a legjobb válasz a C. Ha bonyolult etikai dilemma merül fel az alkalmazottak felvételével kapcsolatban, a humánerőforrás-osztályhoz kell fordulni.

nevében, összeférhetetlenség állhat fenn. Mivel vállalatunk jó híre az összes

Azzal segítheti az Iron Mountain vállalatot a csalás és korrupció vádjának

Néha elkerülhetetlen a látszólagos összeférhetetlenség – például ha csak egy bizonyos szolgáltatót választhatunk, és történetesen jó viszonyban vagyunk vele. Ilyen helyzetben alapvető fontosságú nyilvánosságra hozni a körülményeket, mivel előfordulhat, hogy felsőbb vezető vagy a vállalat

KÉRDÉS: nem. Az állami tisztviselőknek üzleti döntés befolyásolása céljából adott ajándékok vagy érdekükben tett szívességek vesztegetésnek minősülnek, és súlyos jogi és üzleti következményekkel járhatnak. A helyzet kezelésével kapcsolatban a Megfelelőségi segélyvonalon vagy a jogi osztálytól kérhet tanácsot.

22

KÉRDÉS: nem. Nem helyénvaló a beszállítóktól értéktárgyakat kérni vagy elfogadni, mivel olyan előnye származna belőlük az alkalmazottaknak, amely befolyásolhatná későbbi üzleti döntéseiket (vagy a befolyásolás látszatát keltené).

AJÁNDÉKOK ÉS REPREZENTÁCIÓ

tulajdonostársaink is betartsák ezeket a szigorú normákat. Minden tőlünk KÉRDÉS: egy helyi állami tisztviselő azt mondta Önnek, hogy a hivatala szívesen kerülne üzleti kapcsolatba az Iron Mountain vállalattal. Ugyanakkor azt is közölte, hogy vannak bizonyos „akadályok”, amelyek elháríthatók, ha a vállalat hozzájárul egy park létesítéséhez vagy egyéb közösségi beruházásokhoz. Nem lenne drága, amit kér. Beleegyezhet?

KÉRDÉS: a részlegünknek elég szűkös a költségvetése, mégis szeretnénk valami apróságot a karácsonyi partira. Egyik beszállítónk felajánlotta, hogy hozzájárul szuvenírekkel a partihoz. Ez elfogadható?

TISZTESSÉGES VERSENY/TRÖSZTELLENESSÉG

benyomást kelthetné, hogy az Iron Mountain befolyásolni próbálja a versenyt

BECSÜLETESSÉG

ALAPÉRTÉK

általános jogi képviselője jóváhagyására van szükség. Ha esetleges összeférhetetlenség miatt nem biztos abban, hogy az adott üzleti viszony helyénvaló, a Megfelelőségi segélyvonalon vagy a vállalat általános jogi képviselőjétől kaphat segítséget.



23

TUDOTT RÓLA? Az Iron Mountain 2000-ben indította el iratmegsemmisítő üzletágát: az Iron Mountain biztonságos adatmegsemmisítést. Az ügyfelek számára a megfelelőségi követelmények környezetvédelmi értékek feladása nélküli teljesítésének lehetőségét biztosító biztonságos adatmegsemmisítés újrahasznosítja a feldolgozott anyagokat, így évente hétmillió fát és tizenhárom millió köbméter vizet kímél meg.

Számonkérhetőség Mindannyian személyes felelősséget vállalunk tetteinkért, kötelezettségeinkért és eredményeinkért. Nagyratörő célokat tűzünk ki, és keményen dolgozunk, hogy elérjük őket. Felelős dolgozókként tisztában vagyunk azzal, hogy tetteink és tehetetlenségünk egyaránt beszél rólunk. Továbbmegyünk annál, hogy mindössze a törvények, előírások és rendeletek minimális követelményeit tartsuk be.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a számonkérhetőségért: >> Mindig etikusan járunk el, és másokat is segítünk ebben >> Nem csak saját, hanem vállalatunk érdekeinek is leginkább megfelelő döntéseket hozunk >> Felhívjuk a feletteseink figyelmét a kötelességmulasztásokra, és szükség esetén jelentjük a helytelen magatartást >> Az Iron Mountain vállalatot előnyben részesítjük a külső munkákkal szemben, így biztosítjuk, hogy eleget teszünk munkahelyi kötelezettségeinknek >> Személyes szerepet játszunk az Iron Mountain fizikai és szellemi tulajdonának megőrzésében >> Együttműködünk beszállítóinkkal abban, hogy ugyanolyan magas szintű szabványok szerint legyenek számonkérhetőek, mint mi >> Teljes körű, pontos és precíz pénzügyi nyilvántartást vezetünk >> Megtesszük a szükséges lépéseket ahhoz, hogy üzleti partnereink világszerte támogassák az alapvető emberi jogokat


25

SZÁMONKÉRHETŐSÉG

ALAPÉRTÉK

SZÁMONKÉRHETŐSÉG Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: Ön vezető, aki az egyik alkalmazottja által a marketingbrosúrához írt szöveget nézi át. A szöveg igazán remekbeszabott, jól kidolgozott ötleteket tartalmaz, melyeket az alkalmazott a magáénak vall. A szöveg azonban Önt egy néhány hónapja olvasott újságcikkre emlékezteti. Amikor megkeresi a cikket, kiderül, hogy az alkalmazott szóról szóra onnan másolta az ötleteket. Mi a teendő? A. Ne tegyen semmit. Nem valószínű, hogy bárkinek feltűnne. B. Kérdezzen rá a dologra az alkalmazottól, és kérje meg, hogy írja újra a szöveget. Ne engedje, hogy a jelenlegi szöveggel jelenjen meg a brosúra. C. Jelentse az ügyet felettesének, és kérje a tanácsát. D. Jelentse a történteket a humánerőforrás-osztály felé vagy a Megfelelőségi segélyvonalon, és várjon a további teendőkre. Nem egyszerű helyzet, de a legjobb válasz a B és C ötvözése. Vezetőként bizonyos jogokkal és felelősséggel rendelkezik alkalmazottai etikus és becsületes magatartásával kapcsolatban. Noha egyértelműen ki kell fejtenie alkalmazottjának, hogy az ilyen jellegű másolás teljes mértékben elfogadhatatlan, a szabályszegés olyan komolynak minősül, hogy további szankciókat vonhat maga után. A szerzői jogok megsértése nem csupán a vállalati előírásokba ütközik – emellett törvénysértő is, és komoly kárt okozhat a vállalatnak.

A VÁLLALATI TULAJDON VÉDELME

Felelősek vagyunk ügyfeleink ránk bízott adatainak védelméért és biztonságos visszajuttatásáért. A vállalat eszközeinek megfelelő védelme biztosítja, hogy állandó jelleggel teljesíthessük ezeket a kötelezettségeket. FIZIKAI ESZKÖZÖK: ügyelni kell a vállalat tulajdonában álló eszközök (számítógépek, járművek és egyéb berendezések) biztonságára. Ezek a munkavégzésen kívül más célra nem használhatók. Azonnal jelentsen minden olyan problémát, amely hatással lehet fizikai eszközeink biztonságára – még az olyan kisebb súlyú eseteket is, mint egy kézi leolvasó elvesztése vagy egy ajtóriasztó működési hibája. Ennek elmulasztása veszélyeztetheti biztonságunkat és ügyfeleinkkel szemben vállalt kötelezettségeink teljesítését. SZELLEMI TULAJDON: az Iron Mountain jelentős mennyiségű bizalmas adatot és szellemi tulajdont hoz létre és birtokol. Ide tartoznak többek között a szabadalmak, védjegyek, szerzői jogok, pénzügyi és üzleti folyamataink részletei, valamint az alkalmazottaink által munkájuk során alkotott termékek és találmányok. Felelős Mountain-dolgozóként a következőképpen segíthet megóvni ezeket az eszközöket: ——Mielőtt bizalmas adatokat küld a vállalaton kívülre, meggyőződik arról, hogy a titoktartási szerződések rendben vannak-e ——Megfelelő engedély nélkül soha nem hozza nyilvánosságra a vállalat üzleti titkait ——A szellemi tulajdonnal történő minden visszaélést azonnal bejelent a jogi osztályon

IMPORT- ÉS EXPORTSZABÁLYOZÁS

Az Egyesült Államok kormányzata (és világszerte számos más kormányzat) nemzetbiztonsági okokból szabályozza a titkosítószoftverek és más érzékeny technológiai adatok behozatalát és kivitelét. Az Egyesült Államok embargóvagy szankciólistáján szereplő országokkal vagy személyekkel folytatott bármilyen jellegű marketing-, értékesítési vagy szolgáltatási tevékenység az Iron Mountain előírásaiba ütközik. Mielőtt műszaki adatokat vagy termékeket továbbít az ország területén kívülre, győződjön meg arról, hogy a szükséges kiviteli ellenőrzés megtörtént, és feltétlenül tartsa be az összes vonatkozó megfelelőségi és dokumentációs követelményt. Mivel a behozatal vagy kivitel törvényességének vagy megfelelőségének meghatározása nem egyszerű, forduljon tanácsért a jogi osztály globális adatvédelmi és megfelelőségi csoportjához.

KÜLSŐ MUNKAVÁLLALÁS

Büszkék vagyunk arra, hogy jól végezzünk munkánkat, és munkahelyi kötelezettségeink számonkérhetők rajtunk. Ha több mint egy munkáltatónk van, az hátrányosan befolyásolhatja objektív üzleti döntéshozói képességünket vagy termelékenységünket. Ez különösen akkor igaz, ha az Iron Mountain szállítójánál vagy versenytársánál van másodállásunk. A külső munkavállalás nem csak a hagyományos értelemben vett másodállásra vonatkozik – éppúgy érvényes az Iron Mountain vállalatnál töltött munkanap során végezhető szakmai tanácsadási szolgáltatásokra. Ide tartozik például a munka közben saját szoftverfejlesztési projekthez történő programkódírás vagy barátoknak elkészített adóbevallás is. Tartsa szem előtt, hogy előírásaink tiltják a vállalati erőforrások (beleértve a munkaidő) nem Iron Mountain érdekében történő felhasználását. Ha másodállást kíván vállalni az Iron Mountain vállalaton kívül, beszélje meg felettesével, és bizonyosodjon meg arról, hogy nem okoz összeférhetetlenséget, illetve nincs hatással az Iron Mountain munkavállalójaként fennálló kötelességei teljesítésére.

PONTOS PÉNZÜGYI NYILVÁNTARTÁS/NYILVÁNOS JELENTÉSEK

Nyilvánosan jegyzett társaságként kötelességünk meghatározott pénzügyi adatokat nyilvánosságra hozni. A pontos nyilvántartás és az átlátható pénzügyi jelentések biztosítják legjobban, hogy folyamatosan elszámoltathatók legyünk részvényeseinkkel szemben, és növeljük hitelességünket a piacon. Az Iron Mountain elkötelezett az iránt, hogy teljes körű, tisztességes, precíz, pontos és érthető pénzügyi jelentésekkel lássa el a részvényeseket és a felügyeleti szerveket. Ezt a következőkkel érjük el: ——A tranzakciókat pontosan és teljes mértékben tükröző könyvelést és nyilvántartást tartunk fenn ——A könyvvitelre és nyilvántartásra vonatkozó minden hatályos törvénynek, előírásnak és rendeletnek megfelelünk ——A csalás vagy egyéb pénzügyi visszaélés gyanúja esetén bejelentést teszünk a belső ellenőrzési osztály, az igazgatótanács audit bizottsága felé vagy a Megfelelőségi segélyvonalon

EMBERI JOGOK

Az emberi jogok értékét azzal demonstráljuk, hogy a világon mindenütt tiszteletben tartjuk alkalmazottaink és üzleti partnereink emberi méltóságát. Megfelelő munkakörülményeket, fizetést és munkaidőt biztosítunk minden munkatársunknak, és nem veszünk igénybe gyermek- vagy kényszermunkát. Erősen úgy érezzük, hogy üzleti partnereinknek (beszállítóknak, alvállalkozóknak, tanácsadóknak, szállítóknak, ügynököknek, partnereknek, vegyes vállalatoknak stb.) működési helyüktől függetlenül támogatnia és pártfogolnia kell ezeket az elveket.

26



MI VAN AKKOR, HA?

KÉRDÉS: azt hallottam, hogy az egyik sofőr az Iron Mountain kártyájával tankolja fel saját gépkocsiját. Nem szeretnék senkit bajba keverni, ha nem vagyok benne 100 százalékosan biztos, de felvethetem valahol névtelenül a gyanúmat? VÁLASZ: igen, a Megfelelőségi segélyvonalon névtelen bejelentést tehet. A Megfelelőségi segélyvonal telefonon vagy e-mailen is elérhető, anyanyelven használható, és a névtelenség biztosítása érdekében külső szolgáltató kezeli. (Ügyeljen arra, hogy a névtelen bejelentés egyes országokban illegális, de az Iron Mountain ilyen esetekben is bizalmasan kezeli kilétét, és szigorúan tiltja a jóhiszemű bejelentések elleni retorziókat.)

KÉRDÉS: bizalmas kormányzati dokumentumokat tároló létesítményünk egyik dolgozója nem tudott ma dolgozni jönni. Ideiglenesen helyettesíthetem mással? VÁLASZ: lehetséges. Egyes létesítményekben a kormányzati rendelkezések és szerződéses előírások arra köteleznek, hogy a belépést kizárólag az alapos átvilágításon és biztonsági ellenőrzésen átesett alkalmazottakra korlátozzuk. Bár nem kizárt, hogy talál valakit, akivel betöltheti a helyet, meg kell győződnie arról, hogy az illető minden vonatkozó jogi és szerződéses feltételnek megfelel.

27

Cselekvésközpontúság Ügyelünk a felmerülő lehetőségekre és problémákra, és kellő sürgősséggel járunk el. Azon dolgozunk, hogy megelőzzük a problémákat, és pozitív, proaktív módon oldjuk meg őket. Magunkhoz ragadjuk a kezdeményezést, és megoldást keresünk a problémákra. Akkor sem dőlünk hátra, ha rendben mennek a dolgok, hanem felmérjük a jövőbeni igényeket, és elvégezzük a szükséges fejlesztéseket.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a cselekvésközpontúságért: >> A szükséges eszközökkel, erőforrásokkal és támogatással biztosítjuk munkatársaink sikerét >> Magunkhoz ragadjuk a kezdeményezést az olyan feladatoknál, amelyeknél nem egyértelmű, kihez tartozik >> A problémák kezelésekor egyértelműen meghatározzuk az utólagos teendőket és határidőket

TUDOTT RÓLA?

>> Időben meghozzuk a szükséges döntéseket, különösen ha mások további munkája függ a döntésünktől

Az Iron Mountain 3500 különlegesen kialakított,

>> Ügyfeleink igényeinek megfelelő szolgáltatások nyújtásával és későbbi igényeik előzetes felmérésével segítjük őket problémáik megoldásában

egyedi kamionból és furgonból álló flottával

>> Az adott ügyfél igényeinek legmegfelelőbb módon kezeljük az adatokat

rendelkezik. Ezek a legmodernebb biztonsági funkciók

sorával,

például

rádiófrekvenciás

riasztóval, automatikusan záródó ajtókkal és indításgátlóval felszerelt gépkocsik valóságos

>> A belső iratokat az iratmegőrzési ütemterveknek és irányelveknek megfelelően, aktívan kezeljük >> Tehetség alapján, diszkriminációmentesen vesszük fel az alkalmazottakat >> Az állami ügyfeleket az állami szerződésekre vonatkozó szigorú normáinknak megfelelően kezeljük

gördülő trezorok.


29

CSELEKVÉSKÖZPONTÚSÁG

ALAPÉRTÉK

CSELEKVÉSKÖZPONTÚSÁG Mi a teendő? KÉRDÉS: nemrégiben egy nő jelentkezett az egyik álláshirdetésünkre. Kiváló képzettséggel rendelkezik, de a munka azt kívánná, hogy késő éjjel dolgozzon a város kevésbé biztonságos részén. Adjam inkább egy férfinak az állást? VÁLASZ: nem. Csak a jelölt képzettségét kell figyelembe vennie az állás szempontjából; a nemi, etnikai, vallási hovatartozás és a törvényi védelem alá eső egyéb személyes tulajdonságok nem lehet szempont. Minden alkalmazottunk biztonságával egyaránt törődünk, ha ezt a jelöltet a nemi hovatartozása miatt másképp kezelné, az diszkrimináció lenne.

DISZKRIMINÁCIÓMENTESSÉG, A SOKFÉLESÉG TISZTELETBEN TARTÁSA ÉS FOGLALKOZTATÁSI ESÉLYEGYENLŐSÉG

A VÁLLALATI IRATOK KEZELÉSE A vállalati iratokat következetes és megbízható módon kell kezelni annak érdekében, hogy szükség esetén azonnal előkereshetők legyenek. Ezzel

Az Iron Mountain nem lenne folyamatos sikeres számos elhivatott

nem csupán a belső követelményeknek teszünk eleget, hanem a káros

alkalmazottunk elkötelezettsége nélkül. Munkaerőnk sokfélesége a piacaink

jogkövetkezményeket, a hatósági vizsgálatokat, valamint márkanevünk és jó

sokféleségét tükrözi. Erre kifejezetten büszkék vagyunk, és hiszünk abban,

hírünk értékvesztését is megelőzzük.

hogy közvetlenül hozzájárul ahhoz, hogy meg tudunk felelni nemzetközi

A következő lépésekkel biztosíthatja a vállalati iratok helyes kezelését:

ügyfélbázisunk szerteágazó igényeinek. Aktívan azon munkálkodunk, hogy megelőzzük és meggátoljuk a diszkriminatív magatartást. A dolgozók keresésére, alkalmazására, továbbképzésére, előléptetésére vagy elbocsátására vonatkozó döntéseink kizárólag az egyéni érdemeken alapulnak, soha nem vesszük figyelembe az etnikai, nemi, vallási hovatartozást, szexuális preferenciát, szexuális irányultságot vagy bármely más védett szempontot. A hátrányos megkülönböztetés:

——Mindaddig őrizze meg az iratokat, ameddig a helyi iratmegőrzési ütemterv szerint szükséges. ——Biztonságos és védett környezetben őrizze az iratokat. ——Ha a megőrzési ütemterv szerint elérkezett az ideje, biztonságos módon semmisítse meg az iratokat. Bővebb információért forduljon a helyi iratkoordinátorhoz, a jogi osztály globális adatvédelmi és megfelelőségi csoportjához, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonalat.

——A bizalmatlanság és tiszteletlenség érzetét kelti ——Megakadályozza, hogy magunkhoz vonzzuk és megtartsuk a legképzettebb munkavállalókat ——Kárt tesz márkanevünknek és jó hírünknek

KÉRDÉS: egy helyi beszállítóval folytatott tárgyalás során az értékesítési képviselője elmondta, hogy a testvére vezető állami tisztviselő. Úgy gondolom, arra céloz, hogy ha az ő cégét választjuk ki a feladatra, ráveheti a testvérét, hogy állami szerződéseket kössön az Iron Mountain céggel. Mi a teendőm? VÁLASZ: az állami szerződésekre szigorú szabályok vonatkoznak. Ha állami tisztviselő rokonával lép üzleti kapcsolatba, úgy tűnhet, mintha megpróbálná befolyásolni az állami döntéseket, vagy etikátlan módon próbálna üzleti lehetőségekhez jutni. Mielőtt döntést hozna, kérjen tanácsot a Megfelelőségi segélyvonalon vagy a jogi osztálytól.

30

——Elriasztja meglévő és potenciális ügyfeleinket ——Káros jogkövetkezményekkel járhat Ha hátrányos megkülönböztetést tapasztal az Iron Mountain vállalatnál, jelentse a helyi humánerőforrás-munkatársnak vagy a Megfelelőségi segélyvonalon.

ÁLLAMI SZERZŐDÉSEK Világszerte számos kormányzat bízza az Iron Mountain vállalatra létfontosságú iratait. Habár minden ügyfelünkkel szemben a legnagyobb fokú tisztességgel és becsületességgel járunk el, a kormányzati megbízások

KÉRDÉS: Ügyfélfelelős vagyok, és az összes ügyfelem iratait egy iratszekrényben tartom. Ahogy átnéztem az iratokat, észrevettem, hogy sokan közülük már nem az ügyfeleink. Megsemmisíthetem az irataikat? VÁLASZ: nem. Az ügyfelek iratait még akkor is meg kell őrizni a helyi iratmegőrzési ütemterv szerint meghatározott ideig, ha már nem az Iron Mountain ügyfelei.A megfelelő megőrzési idő meghatározásához szükséges bővebb információt a belső iratkezelési weboldalon talál, vagy forduljon a helyi iratkoordinátorhoz. A jogi osztály globális adatvédelmi és megfelelőségi csoportjától is kérhet segítséget.

gyakran további, jogszabályokból vagy szerződéses kötelezettségekből eredő, megkülönböztetett felelősséggel járnak.

KÉRDÉS: az a gyanúm, hogy egy Mountain-munkatársam kábítószeres vagy alkoholos befolyásoltság alatt végzi a munkáját. Mi a teendőm? VÁLASZ: az egészséges, biztonságos és hatékony munkakörnyezet fenntartása érdekében az Iron Mountain szigorú előírásokat alkalmaz az illegális alkohol- és kábítószer-fogyasztás ellen. Ha azt gyanítja, hogy munkatársa munka közben befolyásoltság alatt áll, jelentse a felettesének vagy a vezetőség más tagjának. Ez a viselkedés nem csupán az adott alkalmazottra, hanem munkatársaira, sőt ügyfeleinkre nézve is veszélyt jelent. Ha kényelmetlennek érzi, hogy felettesének jelentse az ügyet, a Megfelelőségi segélyvonalat is használhatja, és névtelenségben maradhat (ahol ezt a törvény lehetővé teszi). Az Iron Mountain elkötelezetten védi alkalmazottai egészségét és jólétét. A drog- vagy alkoholfogyasztási problémák kezeléséhez számos forrás áll rendelkezésre. Bővebb információért lásd az Alkalmazotti kézikönyv drog- vagy alkoholfogyasztással foglalkozó részét.

Annak érdekében, hogy vállalatunk biztosan megfeleljen az állami szerződésekre vonatkozó minden hatályos jogszabálynak, rendelkezésnek és vállalati előírásnak, feltétlenül ismerje meg az állami szerződésekkel kapcsolatos helyi irányelveket, vagy forduljon a jogi osztályhoz.


MI VAN AKKOR, HA?


31

Csapatmunka Csapatmunkában dolgozunk, mert így jóval többet érhetünk el, mint egyenként.

A Mountain-dolgozók közös munkájukkal nyújtanak értéket, állandóságot és nyugalmat ügyfeleinknek az értékesítési folyamat kezdetétől a szolgáltatási kötelezettségeinknek megfelelő szállításig.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a csapatmunkáért: >> Összhangban dolgozunk a vállalat egészére érvényes célkitűzések eléréséért >> Koordinációt végzünk a tevékenységi körök és üzletágak között annak érdekében, hogy elkerüljük a felesleges párhuzamos munkavégzést >> Ha bonyolult problémába ütközünk, tanácsot kérünk feletteseinktől >> Segítünk új munkatársainknak a sikeres munkához szükséges képességek elsajátításában

TUDOTT RÓLA?

>> Keresztirányú képzést biztosítunk alkalmazottainknak, így szükség esetén segíteni tudnak munkatársaiknak

Az Iron Mountain Underground nevű létesítménye történelmi jelentőségű fényképek és negatívok hatalmas gyűjteményének ad otthont. A legértékesebb darabokat

>> Zaklatásmentes munkahely biztosításával támogatjuk munkatársainkat >> A magánszféra tiszteletben tartásával biztosítjuk az alkalmazottaink közti bizalmat >> A vállalati számítógépeket csak üzleti célokra használjuk, személyes haszonszerzésre vagy szórakoztatásra nem

állandó mínusz négy fokos hőmérsékletet és 35 százalékos relatív páratartalmat biztosító környezetben tárolják – így várható élettartamuk a 2000 évet is meghaladja.


33

CSAPATMUNKA

ALAPÉRTÉK

CSAPATMUNKA Mi a teendő?

ZAKLATÁS

MEGFELELŐ SZÁMÍTÓGÉP-HASZNÁLAT

Minden munkavállalónak joga van támogatást nyújtó, professzionális,

Noha a számítógépek és információs rendszerek javíthatják a termelékeny-

KÉRDÉS: mindig megkérdezem munkatársnőmet, ne segítsek-e felemelni a nehéz dobozokat. Attól tartok, nem elég erős, és nem szeretném, ha baja esne, de mindig elutasítja a segítségem. Valamit rosszul csinálok?

zaklatásmentes környezetben dolgozni. A csapatmunka azt is jelenti, hogy

séget és megkönnyíthetik a csapattagok közti kommunikációt, nem megfelelő

tiszteletben tartjuk a munkatársaink személyiségét és egyéniségét, és soha

használatuk az erőforrások pazarlásához és biztonsági résekhez vezethet,

nem viselkedünk ellenséges, fenyegető vagy bántó módon a másikkal

valamint csorbíthatja márkánk értékét és jó hírünket.

VÁLASZ: a csapattársaknak szükség esetén felajánlott segítség helyénvaló, de csak akkor, ha nem azért kezeli másként munkatársát, mert nő. Ha felvették a munkára, biztosan megfelel a munkakörrel járó – fizikai és egyéb – követelményeknek. Ha továbbra is folyton felajánlja a segítségét, az zaklató magatartásnak minősülhet, és előfordulhat, hogy a vállalati szabályzatba vagy törvénybe ütközik.

szemben. Mindig gondolja át, mit tesz, és ne hagyja figyelmen kívül, hogy a másik azt is zaklatásnak érezheti, amit Ön viccnek szánt. Irányelveink a zaklató viselkedés minden formáját tiltják. Ez lehet: SZÓBELI: a másik személy faji, etnikai, nemzetiségi, vallási, nemi hovatartozása, szexuális preferenciája vagy irányultsága stb. alapján tett sértő megjegyzés; fenyegetés; kiabálás és káromkodás; obszcén megjegyzések; illetve nem helyénvaló, bántó vagy szexuális tartalmú e-mail küldése FIZIKAI: nem kívánt érintés vagy szexuális jellegű közeledés; távozás fizikai megakadályozása; munkahelyi erőszak vagy megfélemlítés; valamint felelőtlen vezetés vagy gépkezelés VIZUÁLIS: sértő matricák a vállalati gépkocsikon, illetve nem helyénvaló vagy szexuális tartalmú fényképek, poszterek vagy karikatúrák közszemlére tétele Ha zaklatás áldozata vagy tanúja, kötelessége jelenteni. Forduljon

34

KÉRDÉS: a dolgozók egy csoportja rendszeresen beleköt az egyik munkatársamba, és illetlen megjegyzéseket tesznek a háta mögött. Szeretném jelenteni a magatartásukat, de attól félek, ellenem fordulnak. Mi a teendőm?

feletteséhez, a helyi humánerőforrás-munkatárshoz, vagy hívja a

VÁLASZ: azonnal jelentse a zaklató viselkedést. A csapat nem működik hatékonyan, ha nem biztosítja a professzionális és támogatást nyújtó munkakörnyezetet. Ebben Önnek is aktív szerepet kell vállalnia. Ha jelenti a zaklatást, a vállalat kivizsgálja az esetet, (szükség esetén) megbünteti a résztvevőket, és nem engedi, hogy retorziót alkalmazzanak Önnel szemben. Ha biztonságosabbnak érzi névtelenségben maradni, (ahol ezt a törvény lehetővé teszi) a Megfelelőségi segélyvonalon is bejelentést tehet.

Mountain-dolgozókként a következőket tesszük ezek tiszteletben tartásáért:

A vállalati számítógépes rendszerek használata során: ——Ne látogasson meg illetlen weboldalakat ——Ne nyisson meg gyanús e-mail mellékleteket ——Ne ossza meg másokkal belépési azonosítóját vagy jelszavát ——Ne küldjön kéretlen leveleket, levélszemetet, láncleveleket, illetve zaklató vagy sértő tartalmú üzeneteket ——Ne tegye közzé az Iron Mountain vagy ügyfelei adatait külső weboldalakon, üzenőfalakon, blogokban vagy közösségi oldalakon ——Ne használja mértéktelenül az internetet nem munkahelyi célokra ——Ne töltsön le és telepítsen olyan szoftvereket, amelyek megsértik az Iron Mountain biztonsági előírásait vagy mások törvényes jogait Bővebb információért tanulmányozza helyi adatvédelmi és -biztonsági előírásainkat.

Megfelelőségi segélyvonalat.

A MUNKAVÁLLALÓK SZEMÉLYES ADATAI Az ügyfelek adatainak tiszteletben tartása a munkatársainkról gyűjtött személyes adatokra is kiterjed.

——Tudatjuk munkatársainkkal, miért van szükségünk személyes adataikra, és hogyan fogjuk felhasználni azokat ——Csak akkor gyűjtünk személyes adatokat, ha erre üzleti okokból szükség van ——Nem beszéljük meg munkatársaink személyes adatait ——Csak arra a célra használjuk a személyes adatokat, amelyre gyűjtöttük ——Megtesszük a megfelelő intézkedéseket a ránk bízott adatok védelme

KÉRDÉS: a felettesem arra kért, hogy ma a normál munkaidőm regisztráljam a nyilvántartásban, bár túlórázom. Azt mondta, majd ő kézzel hozzáadja a túlórákat a jövő heti munkaidőmhöz. Ez elfogadható? VÁLASZ: nem. Nem helyénvaló egyik fizetési időszakból a másikba átcsoportosítani a munkaórákat, mivel ez a fizetés vagy túlóradíj pontatlan kifizetését eredményezheti. A ledolgozott munkaórákat pontosan kell vezetni a munkaidőnyilvántartásban, és nem helyezhetők át más napokra vagy időszakokra. Ilyen helyzetben forduljon a humánerőforrás-osztályhoz, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonalat.

MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: egyik munkatársunk későn jött be, és korán távozott. Az emberek elkezdtek kérdezősködni. Láttam egy űrlapon a főnököm íróasztalán, amely szerint a munkatársunk súlyos betegség miatt betegszabadságra megy. Elmondhatom a többi dolgozónak, hogy megértsék, mi a helyzet? VÁLASZ: nem. A munkavállalók magánjellegű információit – beleértve az egészségügyi adatokat is – abszolút bizalmasan kell kezelni. A felettesének nem lett volna szabad olyan helyen hagyni az űrlapot, ahol Ön láthatja, Önnek pedig nem kellett volna elolvasnia. Ne mondja el másoknak a látottakat.

érdekében



35

TOVÁBBI

INFORMÁCIÓ

Megfelelőségi segélyvonal

Szabályok és eljárások Az Etikai és üzleti magatartási kódex olyan etikai kérdésekkel kapcsolatban nyújt útmutatást, amelyekkel az Iron Mountain alkalmazottjaként szembesülhet. A kódex elolvasásán kívül célszerű tanulmányoznia az esetleg bővebb információt tartalmazó vállalati irányelveket és eljárásokat. Az adott irányelv legfrissebb, helyi változatához felettesétől, menedzserétől, a helyi humánerőforrás-munkatárstól, a jogi osztály globális adatvédelmi és megfelelőségi csoportjától vagy a Megfelelőségi segélyvonalon keresztül juthat hozzá.

Egyes ritka esetekben felmentést kaphat az Etikai és üzleti magatartási kódex előírásai alól. Ilyen felmentést a vállalat általános jogi képviselőjétől kaphat. Az Egyesült Államok kormányzata előírja, hogy az igazgatótanács tagjainak vagy az Iron Mountain vezetősége bizonyos tagjainak adott felmentést be kell jelenteni az amerikai értékpapír- és tőzsdefelügyeletnek.

Megfelelőségi segélyvonal

A Megfelelőségi segélyvonalon az év 365 napján, 24 órán át felteheti etikai kérdéseit, illetve bejelentheti, ha megsértették az etikai kódexet. A Segélyvonalat független vállalat üzemelteti, és kívánsága szerint teljes névtelenségben maradhat (ahol ezt a jogszabályok lehetővé teszik).

Telefonáljon ingyen a világ minden részére. A telefonszámok listáját lásd az oldal jobb oldalán. R-beszélgetést is kezdeményezhet: +1.503.726.2426 A bejelentést az interneten is megteheti, a következő címen:


Argentína

0.800.555.0906

Argentína

0.800.444.8084

Ausztrália

1.800.339276

Ausztria

0800.291870

Belgium

0800.77004

Brazília

0800.8911667

Kanada

866.668.3837

Chile

1230.020.5771

Kína

10.800.712.1239

Kína

10.800.120.1239

Ciprus*

+1.503.726.2426

Csehország

800.142.550

Dánia

80.882809

Franciaország

0800.902500

Németország

0800.1016582

Gibraltár*

+1.503.726.2426

Görögország

00800.12.6576

Magyarország

06.800.17199

India

000.800.100.1071

Indonézia

001.803.011.3570

Indonézia

007.803.011.0160

Írország

1.800615403

Olaszország

800.786907

Japán

0066.33.11.2505

Japán

00531.121520

Luxemburg

800.2.1157

Malajzia

1.800.80.8641

Mauritius*

+1.503.726.2426

Mexikó

001.8008407907

Mexikó

001.866.737.6850

Hollandia

0800.0226174

Új-Zéland

0800.447737

Norvégia

800.15654

Peru

0800.52116

Lengyelország

0.0.800.1211571

Románia*

+1.503.726.2426

Oroszország

8.10.8002.6053011

Szingapúr

800.1204201

Szlovákia

0800.001.544

Spanyolország

900.991498

Srí Lanka*

+1.503.726.2426

Svájc

0800.562907

Tajvan

00801.13.7956

Törökország*

+1.503.726.2426

Ukrajna*

+1.503.726.2426

Nagy-Britannia

0800.032.8483

Egyesült Államok

866.668.3837

Egyesült Államok

+1.503.726.2426

*R-beszélgetés

36


745 Atlantic Avenue Boston, Massachusetts 02111, USA (800) 899-IRON ironmountain.com

HU-ENT-BR-121109-002

© 2011 Iron Mountain Incorporated. Minden jog fenntartva! Az Iron Mountain és az illusztrált hegy az Iron Mountain Incorporated bejegyzett védjegye. Minden más védjegy az adott birtokos tulajdona.

Magatartási kódex

Megfelelőségi tanúsítvány Elismerem, hogy elolvastam és értelmeztem az Iron Mountain etikai és üzleti magatartási kódexét.

DÁTUM

NÉV (NYOMTATOTT BETŰVEL)

ALÁÍRÁS

DIVÍZIÓ/ÁGAZAT

MUNKAHELY

CSAK A HR-RÉSZLEG SZÁMÁRA HR-MUNKATÁRS

ALKALMAZOTT AZONOSÍTÓJA

HU-ENT-BR-121109-001

© 2010 Iron Mountain Incorporated. Minden jog fenntartva! Az Iron Mountain és a hegy alakja az Iron Mountain Incorporated védjegye vagy az Amerikai Egyesült Államokban és más országokban bejegyzett védjegye.

MINDEN NAP MINDENÜTT ALAPÉRTÉKEK. ETIKAI ÉS ÜZLETI magatartási kódex

Recommend Documents