TARTALOM
2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.
Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf
ISBN 978-963-606-615-4
© Dr. Pétery Kristóf PhD, 2007 © Mercator Stúdió, 2007
Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-305-9489 Microsoft Office PowerPoint 2007
3
TARTALOM TARTALOM ...................................................................................... 3 ELŐSZÓ............................................................................................ 8 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI............................................. 10 Általában a PowerPointról ............................................................ 11 A program jellemző adatai ............................................................ 12 MS Office újdonságok .................................................................. 14 PowerPoint 2007 újdonságok ....................................................... 22 Az új felhasználói felület ............................................................ 22 Formátumok és menük.............................................................. 23 A PowerPoint szalagjai .............................................................. 25 Új formák ................................................................................... 28 Új nézet ..................................................................................... 29 Jogok és korlátozások ............................................................... 29 A program környezete .................................................................. 30 A billentyűzet ............................................................................. 33 Az egér ...................................................................................... 37 A PowerPoint használata.............................................................. 40 Fogalmak magyarázata ................................................................ 40 A program telepítése .................................................................... 45 Termékaktiválás ........................................................................ 48 A program indítása .................................................................... 49 A PowerPoint képernyő elemei..................................................... 55 Párbeszédpanelek és parancsok............................................... 63 A segítség..................................................................................... 66 Súgó tartalom ............................................................................ 66 TARTALOM
4 Keresés a súgóban.................................................................... 69 Elérhetőség és egyebek ............................................................ 70 A program alapszolgáltatásai ....................................................... 75 Bevezetés a bemutatók készítésébe ......................................... 76 Indulás üres bemutatóval........................................................ 77 Bemutató-létrehozás szerkesztés közben .............................. 77 Bemutató készítése sablon alapján ........................................ 78 Bemutató létrehozása létező fájlból........................................ 81 Üres bemutató létrehozása..................................................... 82 Alapanyagok mérete, tájolása ...................................................... 84 Office hibajelentő.................................................................... 85 Hibamegelőzés és helyreállítás ................................................. 86 Dokumentum-helyreállítás és biztonságosabb leállítás .......... 86 ALAPÉRTELMEZÉSEK.................................................................. 88 Megjelenítési üzemmódok ............................................................ 88 Normál nézet ............................................................................. 90 Diaminta nézet........................................................................... 94 Bemutató létrehozása Normál nézetben – gyorstalpaló .......... 100 Diaminta műveletek – gyorstalpaló.......................................... 101 Vázlat nézet............................................................................. 103 Bemutató létrehozása a vázlat ablaktáblában – gyorstalpaló .. 107 Emlékeztetőminta nézet .......................................................... 108 Jegyzetoldal és Jegyzetminta nézet ........................................ 112 Diarendező nézet .................................................................... 115 Diaképek sorrendjének megváltoztatása – gyorstalpaló.......... 121 Alapértelmezett nézet.............................................................. 124 Diaképek vetítése PowerPointban........................................... 125 A vetítés alatti menüparancsok............................................. 128 Időzített vagy kézi vezérlésű vetítés ..................................... 131 Alapértelmezett ikonparancsok................................................... 133 Gyorselérési eszköztár ............................................................ 134 Microsoft Office PowerPoint 2007
5 Kezdőlap szalag ...................................................................... 136 Beszúrás szalag ...................................................................... 142 Tervezés szalag ...................................................................... 146 Animációk szalag..................................................................... 147 Diavetítés szalag ..................................................................... 149 Korrektúra szalag .................................................................... 151 Nézet szalag............................................................................ 152 Fejlesztőeszközök szalag ........................................................ 154 Formátum szalag..................................................................... 156 Képeszközök – Formátum .................................................... 156 Rajzeszközök – Formátum ................................................... 162 Környezeti beállítások................................................................. 164 Népszerű elemek ................................................................... 164 Szövegszerkesztési beállítások............................................... 166 Mentés beállításai.................................................................... 172 Kibővített beállítások ............................................................... 173 Eszköztár testre szabása ........................................................ 178 Biztonsági beállítások .............................................................. 180 Beépülők beállításai ................................................................ 181 A beállítások egyéb lehetőségei .............................................. 182 ELŐADÁS, BEMUTATÓ, JEGYZET KÉSZÍTÉSE........................ 184 Fájlformátumok és könyvtárak.................................................... 186 Állományok és kezelésük ........................................................... 190 Bemutató létrehozása.............................................................. 192 Új létrehozása meglévő bemutatóból ...................................... 194 Meglévő bemutató megnyitása................................................ 195 Hálózati könyvtárak kezelése ............................................... 200 Állományok keresése............................................................ 202 Állomány lezárása ................................................................... 203 Bemutatók mentése................................................................. 204 Fájlmentés – gyorstalpaló..................................................... 204 TARTALOM
6 Állományok tulajdonságai ........................................................ 206 A munka befejezése ................................................................... 210 Szövegszerkesztés..................................................................... 211 Kurzormozgatás ...................................................................... 211 Szövegírás, javítás .................................................................. 212 Szövegkijelölés........................................................................ 213 Vágás és áthelyezés ............................................................... 215 Keresés a szövegben .............................................................. 218 Szövegrészek cseréje ............................................................. 219 Karaktertípusok cseréje........................................................... 219 Szerkesztőparancs visszavonása............................................ 220 A BEMUTATÓK FORMÁZÁSA .................................................... 221 Objektumok kiválasztása ............................................................ 221 Általános stílusbeállítások .......................................................... 222 Elrendezések........................................................................... 224 Háttérminták ............................................................................ 224 Egyéni háttér beállítása ........................................................... 225 Összetartozó színek alkalmazása ........................................... 229 Összetartozó fontok alkalmazása............................................ 231 A téma hatásai......................................................................... 232 Beépített alakzatok kezelése ...................................................... 233 Szövegrészek formázása ........................................................... 234 Kisbetű–nagybetű váltás.......................................................... 236 Betűtípuscsere......................................................................... 237 Bekezdés igazítások................................................................ 237 Felsorolásjelek módosítása ..................................................... 240 Objektumok igazítása ................................................................. 242 Árnyékok az objektumok körül................................................. 244 Egyéb hatások......................................................................... 245 Színek és vonaltípusok módosítása ........................................ 247 Objektumszínek, kitöltő minták és színátmenetek ................ 249 Microsoft Office PowerPoint 2007
7 Objektumok forgatása és tükrözése ........................................ 250 Keretek kezelése, elrendezések.............................................. 252 IRODALOM ................................................................................... 254
TARTALOM
8
ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A PowerPoint a Microsoft Office 2007 rendszer (Office 12) programcsomag szerves részét képező alkalmazás, amely képernyős és kirakati (előadó részvétele nélküli) bemutatók, vetítettképes előadások, és ilyenekhez tartozó segédanyagok előállítására szolgál. A PowerPoint használata során előállítjuk a bemutató diaképeit, összeállítjuk a diasort, ellátjuk a megfelelő alkalmazásokból származó objektumokkal (szükség szerint beillesztjük, vagy csatoljuk azokat), rendszerezzük a diaképeket, időzítjük a lejátszást, elmentjük a komplett bemutatót, majd a későbbiek során lejátsszuk a bemutatót, esetleg kinyomtatjuk, elektronikus hálózaton postázzuk anyagát. Az első fejezet az újdonságok áttekintése után, nagy általánosságban ismerteti a prezentációs munkát, vagyis az előadások, elképzelések látványos bemutatását szolgáló program használatát, lehetőségeit. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A harmadik – részletes – fejezet a PowerPoint prezentációk formázásával, objektumok beágyazásával és a program külső kapcsolataival foglalkozik. Ezek a részek a haladók számára készültek. E részek megértéséhez a használatot bevezető első két fejezet szinte készségszintű ismerete szükséges. Mindenképpen megéri azonban a fáradságot e fejezetek áttanulmányozása, mert a program igazán hatékony, szinte iparszerű használata az ott leírtak segítségével oldható meg. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet „forgatók” számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-Book Reader, illetve az Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfeMicrosoft Office PowerPoint 2007
9 jezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. Egy fejezetre lépéshez elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. A könyv írásakor a Windows kezelésében nem profi, de mindenképpen érdeklődő felhasználókat, olvasókat tételeztünk fel. Ha valamely kérdésre nem kapna megfelelő választ, akkor javasoljuk, tekintse meg a könyv végén szereplő irodalomjegyzékben található egyéb kiadványainkat is. A leírásnál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben az Office programoktól megszokott módon különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. Könyvünkben a PowerPoint 2007 magyar nyelvű változatának összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, a Microsoft Office Online webhelynek , illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését. A könyv alapjául szolgáló programváltozat a magyar nyelvű Microsoft Office 2007 rendszer programcsomag Microsoft Office PowerPoint 2007 alkalmazása, változatszám: 2007 (12.0.4518.1014). A programfájl (POWERPNT.exe) keletkezési dátuma: 2006. október 27. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni előadásaikat, azok bemutatását hatásosan szeretnék végezni és az előadás menetét rögzítő dokumentumaikat, táblázataikat, adataik grafikus és numerikus értékelését kezelhető formában kívánják előállítani. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2007. május Köszönettel
a szerző. ELŐSZÓ
10
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Ebben a fejezetben a PowerPoint prezentációs programnak azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul; bemutatjuk a program főbb újdonságait, a felhasználói felület jelentős átalakítását; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló lemezek alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza a PowerPoint programban alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása, használatuk ismertetése követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Mintapéldát bemutató első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak nevezzük a PowerPointtal előállított, lemezen tárolt állományt – függetlenül annak végős megjelenésétől, ami lehet akár vetített előadás, akár tetszőleges médiára készülő nyomat. A dokumentum formázása a diabemutató, azaz a „végtermék” megjelenésének szabályozását jelenti (az Office többi tagjától eltérően a lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása mellett itt a dokumentum bemutatásának befoMicrosoft Office PowerPoint 2007
11 lyásolása – az egyes oldalak, képek közti átmenet és ezek ütemezése is idetartozik).
Általában a PowerPointról A Microsoft Office 2007 rendszer standard és professzionális változatának egyaránt része a Microsoft PowerPoint 12 (2007) komplett prezentációs programcsomag. A programot ugyanakkor az Office-tól függetlenül is forgalmazzák. Segítségével elképzeléseinket könnyen, gyorsan – és ami a legfontosabb, – hatásosan, látványosan mutathatjuk be. A bemutatás anyagát megjelenítő eredmény lehet képernyőn vagy kivetítőn (akár az előadó részvétele nélkül is) megjeleníthető, vetíthető prezentáció, jegyzet, vázlat – nyomtatott anyagok – vagy 35 mm-es diakép. A prezentációkat a rendszer .PPT kiterjesztésű állományokban tárolja. Az Office 2003 többi programjához hasonlóan a PowerPoint programba is beépítették a varázsló funkciót (Előadás-tervező Varázsló), amellyel az előre elkészített prezentációs stílusokból választva készíthettünk új bemutatót. A 2007-es változatban ez a lehetőség megszűnt, viszont a dokumentum létrehozása nem lett bonyolultabb, hiszen a varázslók szerepét könnyebben kezelhető sablonok vették át. A bemutató elemei a diaképek, amelyek vetítési ideje időzíthető, illetve manuálisan is szabályozható. A bemutatóba különféle objektumokat, többek között képeket, hangot, egyenleteket, Word és Excel dokumentumokat, táblázatokat is beépíthetünk. Az egyes, csak későbbiekben fontos diákat a bemutatóból elrejthetjük, ezeket csak akkor vesszük elő, ha a várhatóan feltett kérdések megválaszolásához szükségünk van rájuk. A prezentáció szöveges anyaga Word dokumentumba is elmenthető. A PowerPoint programot akkor érdemes használni, ha előadásunkat, bemutatónkat látványos képekkel színesíteni, mondanivalónkat diagramsorozatokkal alátámasztani, megjelenített vázlatunkkal segíteni akarjuk. A program a prezentáció lejátszásakor további beavatkozási lehetőségeket biztosít, amelyekkel akár fekete vagy fehér képernyő-megjelenítés mellett felfügA BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
12 geszthetjük a diasor lejátszását addig, amíg előadásunkban a megfelelő helyre érünk. A lejátszást ingyenesen tetszőleges gépre telepíthető lejátszó program is segíti. A program kezelésének megismerését és lehető legjobb elsajátítását Súgó segíti. Természetesen ugyanazok a segítségek itt is rendelkezésünkre állnak, mint a többi Office programban (tartalom és index szerinti keresés, napi tippek, eljárások leírása, „hogyan oldanám meg” segítség), amelyeket később ismertetünk. Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,A,A. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Office/Nyomtatás Nyomtatás. A parancsok írásmódja vastag betűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. Már most, elöljáróban megjegyezzük, hogy az Office 12 legfontosabb programjaiban – így a PowerPointban is – a menük szinte megszűntek, helyüket, szerepüket a szalagok vették át.
A program jellemző adatai A bemutató-készítő program környezetének, a felhasznált számítógépi, perifériális erőforrások és szoftverelemek ismertetését megelőzően néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely a jelentős memóriaigényt is indokolja: A munkakörnyezet jellemzői Eredeti szalagok száma A Kezdőlap szalagról elérhető parancsok Microsoft Office PowerPoint 2007
8 99
13
A Beszúrás szalagról elérhető parancsok A Tervezés szalagról elérhető parancsok Az Animációk szalagról elérhető parancsok A Diavetítés szalagról elérhető parancsok A Korrektúra szalagról elérhető parancsok A Nézet szalagról elérhető parancsok A Fejlesztőeszközök szalagról elérhető parancsok Szalagról nem elérhető PowerPoint parancs Egyidejűleg nyitott bemutatók száma
46 46 14 14 19 30 21 112 a memóriától függ
A bemutatók jellemzői Diaképek maximális száma bemutatón belül
a memóriától függ
Diagramkezelés jellemzői Diagramok száma a dián Fő diagramtípusok száma SmartArt diagramtípusok száma (újdonság) Sorozatok száma legfeljebb
Adatpontok maximális száma sorozatonként Adatpontok maximális száma diagramonként
a memóriától függ 11 (altípus 73) 80 255 (a memória és a diagram típusa szab határt – például kördiagramon csak egyetlen adatsort ábrázolhatunk) 4000 (a memória és a diagram típusa szab határt) 32000 (a memória és a diagram típusa szab határt)
Általános programjellemzők Beépített alakzatok száma
166 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
14
Beépített animálási sémák száma Effektustípusok száma Diaképek közötti áttűnés típusok száma Beépített hanghatások száma Előregyártott tervezősablonok száma Nagyíthatóság szerkesztés közben Parancsvisszavonások maximális száma
33 25 58 19 68 (korábban 47) 10-400 % a memóriától függ
MS Office újdonságok A következőkben a PowerPoint 2007 újdonságai előtt tekintsük át melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával – a témához igen szűkre szabott keretek között – próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok „közkeletűbb” felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage programról annyit lehet tudni, hogy más néven, sokkal erősebb fejlesztői környezettel viszik tovább a termékvonalat. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML Microsoft Office PowerPoint 2007
15 (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább „pilótavizsga” szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy „fél” darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
16 De nézzünk most már meg egy két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen „hagyományos” eszköztár testre szabásakor – gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office menü lenyitásakor a menü alján (A PowerPoint beállításai) – találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk.
A Kezdőlap szalagot a szerkesztés-formázás parancsai töltik ki Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíMicrosoft Office PowerPoint 2007
17 luspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges – a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú – párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat.
Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
18 megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon.
Több új diagramtípus is megjelent Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk.
Microsoft Office PowerPoint 2007
19
Sávdiagram a cellán belül Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit – ha tetszik – a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei. A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
20 vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra.
Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyforMicrosoft Office PowerPoint 2007
21 mán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában „nem ütik” egymást. Sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe.
Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált.
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
22
PowerPoint 2007 újdonságok A táblázatkezelőhöz és szövegszerkesztőhöz hasonlóan a PowerPoint felhasználói felületét is teljesen átdolgozták, így most is elmondhatjuk, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Az újdonságok túlnyomó többsége szintén feltűnt már a Word és Excel 2007 programokban.
Az új felhasználói felület Szinte az összes újdonság kimerül az új felhasználói felületben.
A PowerPoint felhasználói felülete A felület tetszetős, könnyen „kézreállnak” a vezérlőelemek és – tekintettel arra, hogy az Excelnél jóval egyszerűbb programról van szó – ezt hamar megszokja, kezelésüket elsajátítja a gyakorlatlan felMicrosoft Office PowerPoint 2007
23 használó is. A felület legfontosabb jellegzetessége, hogy a menük itt is szinte teljesen megszűntek (csak a bal felső sarok Office gombjából gördíthető le a hagyományos Fájl menünek megfelelő menü), helyüket a szalagok vették át. A munkafeladat és felhasználási gyakorlat alapján összeválogatott funkciókat tartalmazó szalagok között a lapfülekre kattintva válthatunk. Az ábrán látszik még egy különlegessége ennek a felületnek: ha lenyomjuk az Alt billentyűt, akkor az egyes lapfülek és más vezérlőelemek mellett megjelennek azok a gyorsbillentyűk, amelyeket az Alt billentyűvel együtt lenyomva gyorsabban adhatjuk ki a megfelelő parancsot. Például az Alt+E billentyűkombináció a Beszúrás szalagot, az Alt+F billentyűkombináció az Office gombmenüt hozza előtérbe.
Formátumok és menük Az Office gombból legördíthető Mentés Másként almenüben menthetünk a PowerPoint 97-2003 mellett PDF vagy XPS formátumba is.
Az Office gombból legördíthető menü A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
24 A korábbi Eszközök (Tools) menüt itt szintén megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható A PowerPoint beállításai gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A párbeszédpanel itt is teljesen új megjelenésű, a beállítási lehetőségek ugyanakkor nagyjából azok, amelyeket korábban megszokhattunk. A makróprogramozás lehetőségei alapállapotban itt sem jelennek meg a szalagok között, ha nem kapcsoljuk be a Népszerű elemek lapon a Fejlesztőeszközök lap megjelenítése a szalagon jelölőnégyzetet. Ennek köszönhetően jelenik meg a Fejlesztőeszközök szalag, amely a makrókhoz szükséges parancsokat tartalmazza. Ez a kapcsoló érvényes az Office többi programjára is, ha valamelyikben bekapcsoljuk a jelölőnégyzetet, akkor a többi programban is megjelenik a Fejlesztőeszközök szalag. Ez még akkor is így működik, ha a programok éppen futnak.
A PowerPoint működési beállításainak részlete Microsoft Office PowerPoint 2007
25 Itt szintén a Források lapon találunk meg olyan fontos szolgáltatásokat, mint az ellenőrző funkciókat, vagy az aktualizálások keresését az Interneten, illetve az Office (egyébként a Start menüből is indítható) diagnosztikai rendszerének futtatását, az Office aktiválását, valamint a Microsoft Online szolgáltatásainak felkeresését.
A PowerPoint szalagjai A Kezdőlap szalag a prezentáció létrehozásának, formázásának legfontosabb parancsait tartalmazza. Itt a korábban megismert parancsok mellett jelentősebb újdonságokat is találunk.
A Kezdőlap szalag A szalagon minden, a diaképek beillesztésével, a bekezdések formázásával, a szövegírással, javítással, szerkesztéssel kapcsolatos utasítást megtalálunk. A részletes beállítási lehetőségek (vagyis a Formátum menü parancsai) itt sem látszanak, ezeket most csak a megfelelő paramétercsoport (például Betűtípus, Bekezdése) alján látható kis ikonra kattintva hozhatjuk elő. Így az Office vágólapját tartalmazó munkaablak megjelenítéséhez a mutatót mozgassuk a Vágólap paramétercsoport jobb alsó sarka fölé, majd kattintsunk az egér bal gombjával. Ha a mutatót csak a jel fülé mozgatjuk, akkor egy rövid leírás mellett látjuk a munkaablak képét, ami segít a parancs kiválasztásában. Ugyanilyen segítség jelenik meg, ha a felhasználói felület másik vezérlőeleme fölé mozgatjuk a kurzort. A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
26 Általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség, a legfontosabb műveletek mindenképpen a szalagra kerültek. Új dia beszúrásához kattintsunk az Új dia gombra, majd a megjelenő listából válasszunk elrendezést az új dia tartalma számára. Ha ezen az elrendezésen később módosítani szeretnénk, akkor az Elrendezés gombra kell kattintanunk. Ekkor egy hasonló menü nyílik ki, amelyen új elrendezést adhatunk a már esetleg rögzített tartalomnak. A korábbi tartalom általában nem vész el, csak új helyre kerül. A diaképek tartalmazhatnak különböző táblázat, diagram, kép, ClipArt ábra, SmartArt grafika vagy film objektumokat. Az ilyen tartalmak későbbi beillesztéséhez a legegyszerűbb, ha már az elrendezés választásakor a Tartalomrész típusú diaminták közül választunk, mert ilyenkor a diaképbe bekerül egy ikoncsoport, amelynek egyes elemeire kattintva a kívánt objektum betölthető. Az alapvető formázások itt is az Office többi programjához hasonló módon hajthatók végre. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé Microsoft Office PowerPoint 2007
Új dia beszúrása
27 mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt szövegrészen vagy a dia teljes szövegtartalmán. Például, ha a WordArt-stílusok listát legördítjük, akkor a mintaformák fölé mozgatott kurzorral azonnal élőképen jeleníthetjük meg a hatást a dia aktuális szövegdobozának teljes szövegén (Alkalmazás az alakzat teljes szövegére) vagy csak a kiválasztott szövegen (Alkalmazás a kijelölt szövegre). Ezzel a módszerrel könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetsző formát, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk.
WordArt stílusok alkalmazása A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek megjelenítéséhez a vezérlőelem csoport címe (például WordArt-stílusok) melletti kis szimbólumra kell kattintani. A párbeszédpanelen végzett beállítások már kevésbé interaktívak – amit itt beállítunk, annak eredményét csak a jóváhagyás, vagyis a párbeszédpanel formai elemére kattintás után hajtja végre a program, bár nem kell bezárni a párbeszédpanelt, tehát ha nincs tetszésünkre az eredmény, választhatunk újra. A Beszúrás szalagról elérhető elemekkel bármely diát bővíthetünk, függetlenül attól, hogy eredetileg milyen elrendezést, és abban milyen tartalmat választottunk a dia számára. Ezek az elemek (alakzat, dia, táblázat, kép, ClipArt ábra, fotóalbum, SmartArt ábra, diagA BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
28 ram, szövegdoboz, fejléc, lábléc, WordArt cím, dátum és idő, szimbólum, film, hang és egyéb objektum) tökéletesen megegyeznek a korábbiakkal, kivétel ez alól a SmartArt ábra. Ez egy üzleti folyamatok, kapcsolatok, hierarchia szemléltetésére kiváló eszköz, melyet már korábban bemutattunk. A Tervezés szalagra kerültek a témák (melyek összehangolt háttér, karakter és hatás stílusok alkalmazását biztosítják), a háttérbeállítások, valamint az objektumok igazítása. Érdekes újdonság viszont, hogy a diakép szokásos fekvő elrendezését álló helyzetre is változtathatjuk. Ezt valószínűleg azok használják ki, akiknek 90 fokban elforgatható LCD monitoruk van, illetve „igazi” (filmes) diaképet világítanak le, amelyet vetítőn mutatnak be. Az Animációk szalagon találunk meg minden olyan eszközt, amely a képváltások beállításához, hanghatáshoz, illetve a bemutató automatikus lejátszásának ütemezéséhez szükséges. A Diavetítés szalagra helyezték a bemutató lejátszásának parancsait, illetve a diavetítés testre szabásának, valamint a hangalámondásnak vezérlőit. A Korrektúra szalagon találjuk a nyelvi ellenőrző és korrektúra utasításait. A Nézet szalag a szerkesztés közbeni megjelenítés eszköze. Itt választhatjuk ki a szerkesztett elemnek megfelelő nézetet, illetve választhatjuk a diaminta, jegyzetminta és emlékeztető-minta szerkesztését is. A Fejlesztőeszközök szalag a haladó felhasználók és profik eszköze. Itt érhetjük el a Visual Basic szerkesztőt és az ActiveX vezérlőket is. Makrókat csak a VB szerkesztőben hozhatunk létre, de futtatásuk egy egyszerű gombbal is megoldható.
Új formák Mint látjuk szolgáltatás és parancsszinten nem sok újdonságot rejt az új bemutató-szerkesztő. Annál több újdonsággal szolgálnak a sablonok és más formázási minták. Az új bemutató sablonok sokkal tetszetősebbek a korábbiaknál, az egyedi formázás is több lehetőséget biztosít. Ennek igazolásául vessünk egy pillantást a WordArt Microsoft Office PowerPoint 2007
29 objektumok részletes formázását támogató párbeszédpanelre. Itt rengeteg olyan újdonsággal találkozunk, amelynek nyomát sem láttuk a korábbi változatokban.
WordArt objektum formázása
Új nézet Kétmonitoros rendszeren aknázhatjuk ki az Előadói nézet használata előnyeit (a parancsot A PowerPoint beállításai párbeszédpanel Testreszabás lapjáról vehetjük fel a gyorselérési eszköztárba). Ekkor az előadó az előadását jegyzetekkel támogató nézetet lát, míg a hallgatóság a kész diákat figyelheti meg.
Jogok és korlátozások Különösen munkacsoportos környezetben használhatók az Office gombból megjeleníthető Előkészítés almenü parancsai, amellyel a dokumentum ismert tulajdonságait (adatlapját) tölthetjük ki a kereséshez szükséges információkkal, valamint ellenőrizhetjük a dokumentumot (Dokumentum vizsgálata), illetve kezelhetjük a digitális A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI