Milieu, marktonderzoek en NEN-EN-ISO 14001 Introductie
September 2010
Inleiding In toenemende mate vragen opdrachtgevers aan marktonderzoekbureaus, met name bij aanbestedingen, hoe zij omgaan met het aspect ‘milieu’. In sommige gevallen wordt zelfs specifiek gevraagd of een marktonderzoekbureau beschikt over ISO 14001, een norm die betrekking heeft op milieumanagementsystemen. De vraag is in dit verband welke relatie bestaat tussen het uitvoeren van marktonderzoek en de eventuele noodzaak om te beschikken over ISO 14001.Als die relatie er is, doet zich vervolgens de vraag voor hoe marktonderzoekbureaus hiermee moeten omgaan. Er doen zich hierbij drie positieve factoren voor: -De milieuproblematiek rond marktonderzoek is beperkt en overzichtelijk -Deze problematiek geldt in vrijwel gelijke mate voor alle marktonderzoekbureaus: individuele bureaus hoeven op dit gebied dus niet meer het wiel uit te vinden -Een groot aantal marktonderzoekbureaus beschikt reeds over ISO normeringen (ISO 20252 en/of ISO 26362 en/of ISO 9001): zij hebben ervaring met het implementeren van kwaliteitssystemen binnen hun organisatie In dit document wordt de relatie milieu en marktonderzoek verder verkend, er wordt een uitleg gegeven van ISO 14001 en hoe certificering van ISO 14001 bij een marktonderzoekbureau kan plaatsvinden. De KCC heeft daarbij gezocht naar een zo tijds- en kostenefficiënt mogelijke aanpak: ISO 14001 is een belangrijke ondersteunende norm als het gaat om de maatschappelijke verantwoordelijkheid van een onderneming maar het is geen doel op zichzelf. De mankracht die een gemiddeld marktonderzoekbureau in het behalen van een dergelijke norm kan steken zal per definitie beperkt zijn, ook gelet op de beperkte werking van milieuaspecten bij het uitvoeren van marktonderzoek. Voor meer informatie over de inhoud van dit document kunt u contact opnemen met de KCC. Milieu, marktonderzoek en opdrachtgevers Het milieu speelt de laatste decennia een steeds belangrijkere rol bij de activiteiten die overheden en ondernemingen uitvoeren. Enerzijds gaat het daarbij om ‘duurzaamheid’: door grondstoffen ongelimiteerd te verbruiken kunnen later problemen voor de generaties na ons ontstaan. Anderzijds gaat het om zaken als
2
vervuiling en broeikaseffecten: milieueffecten die een direct gevaar kunnen betekenen voor het welzijn van de huidige bevolking. De meest recente trend is dat ‘milieu’ een onderdeel wordt van het zogenaamd ‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen’(MVO), waarbij ook het niet door het milieu beïnvloede welzijn van de mens een rol speelt: gelijke kansen voor werknemers, vermijden van kinderarbeid, etc. In dit document gaat het uitsluitend over de milieuproblematiek, dus niet over MVO, al moet de kans niet uitgesloten worden geacht dat de marktonderzoekbranche daar binnen enkele jaren alsnog nadrukkelijker mee te maken zal krijgen. Overheid, bedrijven en milieu Het is met name de overheid die op het vlak van het milieu allerlei maatregelen neemt en wetten en verordeningen uitvaardigt. Dit zijn dwingende eisen waaraan bedrijven moeten voldoen. Ze hebben overigens vooral betrekking op bedrijven die fysiek iets produceren en op de agrarische sector terwijl bedrijven met voornamelijk een ‘kantoorfunctie’ er veel minder mee te maken hebben. Tegelijkertijd wil de overheid graag dat bedrijven, ook zonder dat het wettelijk afgedwongen wordt, milieubewust(er) gaan opereren, een streven dat in toenemende mate ook vanuit vele geledingen in de maatschappij ondersteund wordt inclusief medewerkers van ondernemingen. Naarmate bedrijven, door eigen beleid en door de milieumaatregelen van de overheid, bewuster omgaan met het onderwerp ‘milieu’ (waarbij de vraag centraal staat welke milieueffecten het bedrijf door haar activiteiten veroorzaakt en hoe zij die effecten kan verbeteren), komt ook de vraag naar voren hoe toeleveranciers van een bedrijf omgaan met het milieu. Als een bedrijf haar zaken wat betreft het milieu op orde heeft, zal het ook van haar toeleveranciers verlangen dat die hun milieuzaken op orde hebben. In eerste instantie speelt dat voor toeleveranciers van wie het werk veel milieueffecten oplevert (transportondernemingen, afvalverwerkers, etc.) maar in toenemende mate vragen bedrijven aan ál hun toeleveranciers hoe zij omgaan met het milieu, al zijn de milieueffecten van een individuele toeleverancier (zoals bijvoorbeeld een marktonderzoekbureau) nog zo miniem. Het is met name de overheid die het voortouw neemt bij het beoordelen van toeleveranciers op hun milieubeleid, maar inmiddels volgen ook allerlei niet-overheidsbedrijven dit beleid. Beleid of prestaties?
3
Interessant is dat het hierbij vooral gaat om milieubeleid en niet om milieuprestaties. Kwantificeerbare milieuprestaties worden immers veelal door wet- en regelgeving afgedwongen. Van toeleveranciers mag verwacht worden dat zij de wet- en regelgeving volgen en daarmee voldoen aan de vereiste milieuprestaties voor zover die omschreven en gekwantificeerd zijn in wetten en regels. Wat opdrachtgevende overheden en bedrijven daarnaast willen weten van hun toeleveranciers is het antwoord op de vraag hoe de toeleverancier ten algemene omgaat met het onderwerp ‘milieu’. Een bevredigend antwoord op die vraag helpt een opdrachtgevende organisatie weer bij haar beleid: men kan dan immers naar buiten toe stellen dat het milieu een rol speelt bij alles wat men als organisatie doet, ook voor wat betreft uitbestede werkzaamheden. NB-Een consequentie hiervan is dat marktonderzoekbureaus die aan milieubeleid doen, ook van hun toeleveranciers zullen moeten verlangen dat die enigerlei vorm van milieubeleid hanteren. ‘Milieu’ hanteerbaar maken met behulp van ISO 14001 De grote vraag is bij dit alles hoever je moet gaan bij het milieubeleid. Een minimaal uitgangspunt bij milieubeleid is dat je je als bedrijf houdt aan de milieuwet- en regelgeving. Als je dat doet, moet je dan daarnaast nog meer doen? De algemene opinie is dat je dat in ieder geval moet onderzoeken, want als je meer kunt doen aan het beperken van de milieueffecten die de bedrijfsactiviteiten opleveren, waarom zou je dat dan niet doen? Ook al omdat het vaak kostenbesparingen op kan leveren. Wat moet je doen, hoe moet je het doen en hoe ver moet je gaan: het risico is levensgroot dat hierbij een volstrekt onoverzichtelijke situatie ontstaat waarbij iedere partij haar eigen definities en normen gaat aangeven. Om dat te vermijden is ISO 14001 ‘Milieumanagementsystemen’ ontwikkeld. Het is een Europese ISOnorm waarvan de eerste versie al in 1996 werd aangenomen. In 2004 volgde een gereviseerde tekst die nu nog steeds van kracht is. Deze norm geeft heldere richtlijnen hoe je als organisatie (overheid of bedrijf) kunt aantonen dat je daadwerkelijk een milieubeleid hebt ontwikkeld en ook uitvoert. Belangrijk is dat de norm geen specifieke criteria geeft voor milieuprestaties, met andere woorden, de norm schrijft niet voor wat je precies moet doen op milieugebied of welke cijfermatige resultaten op het gebied van het milieu geboekt dienen te worden. Met de norm kun je wel aantonen dat je een beleid hebt ontwikkeld dat is gericht op het verbeteren van je huidige milieuprestaties, al zijn die nog zo bescheiden. Het werken met de norm laat zien dat in het bedrijf aantoonbaar sprake is van milieubewustzijn. Marktonderzoekbureaus die aan hun opdrachtgevers kunnen melden dat zij over ISO 14001 beschikken hebben daarmee ondubbelzinnig en
4
zonder verdere discussie duidelijk gemaakt dat zij aantoonbaar dat doen wat op milieugebied van een organisatie als een marktonderzoekbureau verwacht mag worden. In Nederland hebben naar schatting 6.000 bedrijven en overheidsinstanties hun milieubeleid geborgd met behulp van ISO 14001. Dit aantal is nog steeds groeiende. Een diepgaande analyse van de KCC heeft duidelijk gemaakt dat ISO 14001 zonder al te veel moeite gehanteerd kan worden door marktonderzoekbureaus, met name als zij al over een of meer andere ISO-normen beschikken. In de volgende paragrafen wordt aangegeven op welke wijze dit mogelijk is. Activiteiten van de KCC De rol van de KCC bij ISO 14001 is enerzijds tamelijk ingrijpend, anderzijds vrij beperkt: -De KCC heeft een ‘KCC ISO 14001 Werkdocument voor marktonderzoekbureaus’ opgesteld en geeft hierin richtlijnen voor het opstellen van het milieubeleidsplan. Marktonderzoekbureaus kunnen deze richtlijnen volgen maar dat is niet per definitie vereist -De KCC zal continu de algemene (landelijke) wet- en regelgeving laten monitoren door adviesbureau Eppa, dat ook ten behoeve van de MOA de voor de branche toepasselijke wet- en regelgeving continu inventariseert. Het zal hierbij alleen gaan om wet- en regelgeving die betrekking heeft op milieuaspecten die samenhangen met de activiteiten van marktonderzoekbureaus. De resultaten daarvan worden periodiek ter beschikking gesteld aan de ISO 14001 marktonderzoekbureaus -De KCC bevestigt de eigenverklaringen van ISO 14001 marktonderzoekbureaus. Dit is geen verplichting, maar een vermelding op de MOA-website van ISO 14001 marktonderzoekbureaus is alleen mogelijk als de KCC de eigenverklaring van de betreffende bureaus bevestigd heeft, of als bureaus zich volledig door een externe certificeringsinstelling hebben laten certificeren voor ISO 14001. Deze bevestiging is eens per drie jaar nodig Qua kosten zal een eenmalig bedrag van € 375,- (prijspeil 2010, excl. BTW) berekend worden voor de door de KCC opgestelde aanwijzingen voor het milieubeleidsplan, het hiervoor genoemde ‘KCC ISO 14001 Werkdocument voor
5
marktonderzoekbureaus’. Aan bureaus die op basis van dit document kiezen voor het invoeren van ISO 14001 en het door de KCC eens per drie jaar laten bevestigen van de eigenverklaring wordt jaarlijks een bedrag van € 150,(prijspeil 2010, excl. BTW) in rekening gebracht. In dit bedrag is ook het periodiek monitoren van milieuwet- en regelgeving begrepen voor zover die op marktonderzoekbureaus betrekking kan heeft. Daarmee komen de externe kosten van invoering van ISO 14001 per bureau op een bescheiden bedrag van € 275.—per jaar voor een periode van drie jaar. Indien een bureau ook haar onroerend goed (incl. eventuele parkeergarages) of haar specifieke productiefaciliteiten (keukens, huisdrukkerijen) ook onder ISO 14001 wil brengen, kan, samen met de KCC, een externe adviseur of externe certificeringsinstelling geselecteerd worden die ervaring heeft op die gebieden.
6
