Migrace organizace z Microsoft Office na 602Office 1

Migrace organizace z Microsoft Office na 602Office

1


© Software602, 2005

http://www.602.cz


2

Obsah Záměry a cíle projektu............................................................................. 4 Podobnosti a rozdíly mezi 602Office a Microsoft Office.............................................4 Rozdíly ve formátech souborů.......................................................................................5

Sdílení a konverze souborů......................................................................5 Funkční rozdíly mezi 602Office a MS Office..............................................6 Přístup k poštovním serverům..............................................................................6 Přístup k databázovým serverům..........................................................................7

Příprava migrační strategie.....................................................................7 Systémové požadavky........................................................................................7 Vytvoření inventáře existujících souborů................................................................7 Určení používaných souborů................................................................................8 Roztřídění souborů.............................................................................................8

Příprava migračního plánu.......................................................................9 Možnosti převodu dokumentů..............................................................................9 Vytvoření časového rozvrhu migrace.....................................................................9 Scénář A: Migrace celé organizace najednou...................................................................9 Scénář B: Migrace organizace jako „skupina po skupině“.................................................10

Obecné rady....................................................................................................10

Příprava souborů na převod..................................................................11 Příprava textových dokumentů...........................................................................11 Příprava tabulek...............................................................................................11 Příprava prezentací...........................................................................................11 Kontrola převedených dokumentů.......................................................................12 Poznámka o fontech..........................................................................................12

Převod šablon a uživatelských řešení....................................................12 Migrace uživatelských řešení..............................................................................12

Převod maker a skriptů.........................................................................12 Průzkum možností migrace................................................................................13 Převod existujícího skriptu.................................................................................13 Vývojářské základy 602Office.............................................................................13

Převod databází a dalších datových zdrojů............................................13 Koexistence s uživateli Microsoft Office.................................................13 Koexistenční scénáře.........................................................................................14 Scénář 1..................................................................................................................14 © Software602, 2005

http://www.602.cz


3

Scénář 2..................................................................................................................14 Scénář 3..................................................................................................................14

Který souborový formát použít...........................................................................14 Různá pracovní prostředí...................................................................................15 Pasivní sdílení dokumentů...........................................................................................15 Výměna editovatelných dokumentů..............................................................................15 Výměna dokumentů pro sběr dat..............................................................................16

Zlepšení součinnosti..........................................................................................17 Scénář řešení...................................................................................................18


http://www.602.cz


4

Záměry a cíle projektu Tato příručka je navržena jako pomoc pracovníkům IT oddělení, kteří mají právo rozhodovat ve věci přesunu organizace z prostředí Microsoft Office 95/97/2000/XP/2003 na kancelářský balík 602Office. Jako každý velký IT projekt, upgrade nebo migrace na nový systém potřebuje důkladné plánování. Je třeba následující: •

Vytvořit podnikový proces pro migraci na prostředí 602Office.

•

Zajistit podporu managementu a dostatečné finanční zajištění na nákup podnikové licence, implementaci, školení a konzultační činnost.

•

Porozumět rozdílům kancelářských balíků v souborových formátech a v programování maker.

•

Zdokumentovat současné počítačové prostředí.

•

Stanovit jasné cíle a požadavky pro plánované počítačové prostředí.

Měli byste se také zaměřit na aktuální workflow, na pružnost přijímání rozhodnutí a jak to pří padně může ovlivnit přechod na nové prostředí. Od začátku je velmi důležité jasně stanovit cíle, úkoly a načasování projektu migrace. Hlavním cí lem je samozřejmě bezpečný a efektivní převod všech nezbytných souborů a uživatelských řešení do nového prostředí. Je ovšem navíc nezbytné načrtnout hlavní rysy migrace. Toho je možné do sáhnout zodpovězením následujících otázek – ještě před vlastním vytvořením migračního plánu: •

Jaké je Vaše hodnocení současného počítačového a dokumentového prostředí?

•

Jaká je Vaše vize pro plánované počítačové a dokumentové prostředí?

•

Co je nutné udělat pro zajištění toho, aby podnikové jednotky a uživatelé dosáhli současné úrovně produktivity během implementace a po ní?

•

Máte dostatečné zdroje a experty pro podporu a školení uživatelů během implementace a po ní?

•

Jaké jsou Vaše plány pro přeškolení uživatelů a převod souborů a dat? Přeškolíte uživatele a převedete soubory během pracovních hodin, přes noc nebo o víkendech?

•

Jak se vypořádáte se soubory, makry, šablonami a řešeními na míru, která vyžadují migraci?

Zodpovězení na tyto (a další) otázky pomůže vylepšit Vaše cíle a požadavky, umožní Vám a Vaše mu týmu vytvořit efektivní a komplexní migrační plán, který bude vyhovovat potřebám organizace a uživatelům.

Podobnosti a rozdíly mezi 602Office a Microsoft Office Porozumění rozdílům mezi kancelářským balíkem 602Office a Microsoft Office Vám pomůže přede jít klíčovým problémům zahrnujícím a určujícím nejlepší migrační volbu pro existující dokumenty, šablony a podnikové aplikace. V závislosti na složitosti a hodnotě existujících souborů a uživatel ských řešení je rozsah možností řešení od archivace přes převod až po reengineering zdrojového kódu. Hlavní kroky procesu: 1. Převod dokumentů a šablon aplikací Microsoft Office na formát souborů aplikací 602Office. 2. Provedení migrace existujících skriptů a uživatelských řešení. 3. Měly by se přizpůsobit aktuální obchodní pravidla a procesy, aby bylo možné plně využít vlastností kancelářského balíku 602Office.


http://www.602.cz


5

4. Klíčové architektonické rozdíly mezi oběma kancelářskými balíky mohou ovlivnit způsob zpra covávání a ukládání informací a dat. Ale protože oba kancelářské balíky mají také mnoho společného, je možné vytvořit přechod, který bude srozumitelný většině uživatelů.

Rozdíly ve formátech souborů Největším problémem jsou pravděpodobně rozdíly ve formátech souborů. Všechny verze Microsoft Office používají patentovaný binární souborový formát, který ukládá text, vlastnosti, vestavěnou grafiku, metadata a náhledy prvků jako OLE objekty – strukturovaná data. Naproti tomu, kance lářský balík 602Office používá formát souborů založený na XML, který je čitelný jak pro uživatele, tak pro počítač, a také je otevřeně zdokumentován. Výhodou použití souborového formátu XML jako standardu je, že firemní data a informace jsou chráněna proti budoucím změnám v patentovaném binárním souborovém formátu Microsoft Offi ce. XML formát také umožňuje vývojářům pracovat s dokumenty a šablonami tak, jak to dříve ne bylo možné. Výhody otevřeného XML formátu zahrnují: •

Lepší podpora indexování a použití hypertextových odkazů pro otevřené publikování.

•

Možnost použití šablon během vytváření publikace – nejenom při zakládání souboru.

•

Umožňuje online převod obsahu a vývoj uživatelských nástrojů.

•

Zaručuje, že soubory budou vždy fungovat se všemi budoucími verzemi software.

•

Umožňuje přístupnost dat ze souborů 602Office široké škále aplikací (nejen kancelářským ba líkům).

Tyto schopnosti se stávají rozhodujícími v případě, že podnik přesunuje data a informace ze sítí a disků do nejrůznějších webových aplikací (jako například webový server WebDAV nebo Microsoft Exchange), stejně tak pokud uživatelé publikují dokumenty v těchto online aplikacích, což je lepší řešení než jejich distribuce formou emailové přílohy. Poznámka: Pro více informací o XML formátu kancelářského balíku 602Office navštivte stránku http://xml.openoffice.org.

Sdílení a konverze souborů Pro usnadnění sdílení souborů má 602Office vestavěné převodníky (filtry) formátů souborů, které uživatelům umožňují otevírat, upravovat, ukládat a tisknout texty, tabulky a prezentace vytvořené jako dokument nebo šablona v Microsoft Office, zatímco obsah původních souborů je zachován. Soubory je možné automaticky ukládat v binárním souborovém formátu příslušné verze Microsoft Office 95/97/2000/XP/2003 nebo ve formátu pro 602Office (a dalších). V mnoha případech je převod dokumentů a šablon z Microsoft Office stejně jednoduchý jako otevření a následné uložení souboru ve formátu 602Office. Nicméně pokročilí uživatelé často pou žívají dokumenty a šablony poněkud specifickým způsobem a často nezdokumentovaně. Vaše fir ma může mít například soubory se zdokumentovanými makry a uživatelská skriptovací řešení, která jsou vestavěna v automatizovaném, aplikačně založeném workflow. Aby se získala plná funkčnost originálního souboru a jeho částí, a také aby se ochránila zásadní firemní data a infor mace, vyžaduje převod těchto dokumentů a šablon přípravu a plánování. V některých případech může být jednodušší vytvořit nový dokument nebo šablonu v 602Office, než rekonstruovat již existující soubor. To většinou tehdy, když uživatelé používají pokročilých funkcí Microsoft Office. Filtry 602Office obecně zvládají převod jednoduchých dokumentů velmi dobře. Nicméně v případě složitějších dokumentů nejsou některé možnosti a vlastnosti formátování, které jsou implemen továny v Microsoft Office 95/97/2000/XP/2003, v 602Office podporovány nebo jsou zpracovávány odlišně. Důsledkem toho je nutnost převedené soubory v různém rozsahu manuálně upravit a přeformátovat. Rozsah úprav, které je třeba očekávat, se liší v závislosti na složitosti zdrojové struktury a formátování dokumentu. Vlastnosti dokumentu, které jsou součástí proprietárních implementací aplikací – jako jsou indexy, pole, rámce a tabulky – se nepřevedou se 100% © Software602, 2005

http://www.602.cz


6

přesností. V některých případech se mohou základní vlastnosti a nastavení (jako např. okraje stránky nebo mezery mezi odstavci) v originálním a převedeném dokumentu lišit. Naštěstí je funkcí a vlastností, které v převodu způsobují vážné problémy, pouze několik a ty neovlivní schopnost používat nebo pracovat s obsahem převedeného dokumentu. Důvody, proč se některé možnosti a vlastnosti nepřevedou správně: •

Omezení existujících převodních filtrů. V tomto případě je možné funkce a vlastnosti přizpůso bit ručně po převodu.

•

Nedostatek podpory u existujících převodních filtrů. Funkce a vlastnosti je možné přidat po převodu.

•

Nedostatek podpory kancelářského balíku 602Office. Místo toho je možné použít jiné alterna tivní řešení.

Funkční rozdíly mezi 602Office a MS Office Mezi oběma kancelářskými balíky jsou kromě rozdílů ve formátu souborů také funkční rozdíly. Na nejzákladnější úrovni jsou oba kancelářské balíky založeny na 3 architektonických vrstvách: aplikace, šablona a dokument. V každé vrstvě je poskytována jistá úroveň funkčnosti. Základem je vestavěná aplikační vrstva, která poskytuje nástroje a možnosti pro vytvoření dokumentů a šablon. Další vrstva, kterou je vrstva šablon, obsahuje různé objekty, formátování, makra a na stavení, které zjednodušují vytváření nových souborů. Šablony se mohou lišit ve složitosti – od jednoduchých dokumentových šablon, poskytujících standardní text a odpovídající rozvržení pro pravidelně používané dokumenty (např. obchodní dopis nebo fax), až po komplexní obchodní aplikace, které generují protokoly nebo faktury. Dokumenty mohou zahrnovat libovolné množství a typy objektů, formátování, maker a uživatel ských nastavení, která rozšiřují funkčnost šablony, na níž jsou založeny. Dle provedení je každý nový dokument Microsoft Office nebo 602Office založen na šabloně. Může to být v globálním roz sahu s objekty a nastaveními, která jsou přístupná pro všechny nové dokumenty, nebo to může být ke konkrétním dokumentům, kdy jsou objekty a nastavení přístupná pouze dokumentům za loženým na této šabloně. A stejně jako šablony, tak i dokumenty mohou být jednoduché nebo složité, v závislosti na použitých vlastnostech, formátování a objektech. Oba kancelářské balíky se liší v řadě vlastností, které poskytují a podporují, a také v dokumen tovém modelu. V mnoha případech mohou být tyto rozdíly příznakem úmyslných návrhových vo leb a příslušných objektových modelů. Například každý nový dokument Microsoft Office je založen na (globální) standardní šabloně, která je používána aplikací. V aplikacích 602Office jsou tyto standardní šablony vestavěny v aplikační vrstvě a nejsou přístupné jako oddělené soubory, jako je tomu v kancelářském balíku Microsoft Office. Uživatelé 602Office mají možnost specifikovat al ternativní, souborově založené standardní šablony. Na úrovni šablon a dokumentů podporují oba kancelářské balíky množství stylů, které pomáhají uživatelům uspořádat a formátovat dokumenty efektivním způsobem. Nicméně ve srovnání s Microsoft Office poskytují některé aplikace 602Office ještě více typů stylů a voleb, které přinášejí lepší možnosti pro uspořádání a formátování dokumentů. Kancelářský balík 602Office se ve standardní konfiguraci skládá z pěti základních aplikací: Writer, Calc, Impress, Draw a 602SQL.

Přístup k poštovním serverům Protože 602Office neobsahuje emailového klienta a aplikaci pro plánování, není třeba převádět existující data a složky – uživatelé si v této oblasti mohou zvolit jejich vlastní oblíbené nástroje. 602Office automaticky rozpozná během instalace standardního emailového klienta (s podporou Simple MAPI protokolu), který nemusí být nakonfigurován pro použití s 602Office. Je možné pou žít i volně dostupné aplikace Mozilla Suite, Thunderbird nebo Microsoft Outlook Express. Pro vyu


http://www.602.cz


7

žití Microsoft Exchange je nutné nainstalovat Outlook Web Access, který je součástí Microsoft Ex change od verze 5.5, a provozovat jej v browseru jako webovou aplikaci.

Přístup k databázovým serverům Většina databázových serverů podporuje mnoho různých protokolů. Pro napojení databázového klienta 602Office se mohou uživatelé připojit např. na Microsoft SQL Server použitím JDBC a ODBC driverů a generovat dotazy, manipulovat s obsahem databáze nebo vytvářet nové data bázové tabulky podobně jako s 602SQL Server, který je součástí sady 602Office. Při použití BizTalk Server 2002 poskytuje 602Office stejnou funkčnost jako Microsoft Office. Tento postup nelze aplikovat na některé speciální dokumentové technologie v Microsoft Exchange 2000 a Sha rePoint Portal Server.

Příprava migrační strategie Prvním krokem v přípravě migrační strategie je identifikace klíčových rizikových faktorů, které za hrnují: •

Rozdíly v souborovém formátu

•

Funkční rozdíly

•

Existující makra, sdílené komponenty a uživatelské aplikace

•

Existující datové zdroje, včetně databází a kontaktů

•

Software třetích stran, který je integrován v Microsoft Office

Zmírnění těchto rizik začíná stanovením rozsahu migračního projektu, který je určen potřebami Vaší organizace a dostupnými zdroji. Začněte průzkumem u zaměstnanců, aby bylo možné určit typy a množství existujících souborů, maker a řešení na míru, stejně tak jako rozsah používání souborů a zvyky ve sdílení informací mezi organizačními jednotkami jak uvnitř, tak vně organiza ce. Je potřeba také určit, které dokumenty, šablony, makra a uživatelská řešení se musí převést.

Systémové požadavky Dalším krokem je ověření, které současné počítače splňují minimální systémové požadavky pro běh kancelářského balíku 602Office: •

Microsoft Windows 98/ME/2000/XP, Windows NT (se Service Packem 6 nebo vyšším) nebo GNU Linux.

•

PC Pentium kompatibilní

•

128 MB RAM

•

300 MB dostupného místa na disku (liší se v závislosti na počtu instalovaných modulů)

•

Grafická karta s minimálním rozlišením 800x600 a 256 barvami

Pokud bude kancelářský balík 602Office spouštěn ze síťového prostředí, je také nutné prověřit propustnost a infrastrukturu sítě.

Vytvoření inventáře existujících souborů Předtím než určíte, které dokumenty a šablony je nutné převést, je potřeba znát jejich umístění a vlastníky. Dokumenty a šablony mohou být například používány několika pracovními skupinami nebo pouze individuálně; mohou být používány celou organizací nebo pouze uvnitř nějaké podni kové jednotky. Soubory mohou být uloženy centrálně na serveru nebo lokálně na klientské stanici. Zjištění umístění souborů pomůže určit nastavení převodu. Soubory, které jsou uloženy centrálně na serveru, se mohou převádět použitím dávkového zpracování. U souborů vlastněných indivi © Software602, 2005

http://www.602.cz


8

duálně a uložených na lokální stanici je potřeba požádat zaměstnance, aby je umístil na konkrétní místo na serveru, kde je poté odborníci mohou připravit na převod. Nebo se s převodem může vy pořádat sám zaměstnanec, to ale může vyžadovat dodatečné školení. Navíc je potřeba získat informace o verzích Microsoft Office, ve kterých byly tyto soubory vytvoře ny. Microsoft Office 97 přinesl hlavní změny oproti dřívějším verzím Microsoft Office, včetně změn v souborovém formátu. Současné převodní filtry 602Office byly optimalizovány pro soubory vy tvořené v Microsoft Office 97 a výše. 602Office ale také zahrnuje filtry pro soubory vytvořené v Microsoft Office 95, nicméně u souborů vytvořených v MS Office 95 (a starších) se doporučuje je nejdříve převést na formát MS Office 97 (nebo vyšší) a teprve poté je převést na formát 602Offi ce.

Určení používaných souborů Je pravděpodobné, že mnoho dokumentů, šablon a obchodních aplikací se již nepoužívá, a ty je třeba označit jako archivní nebo „historické“. Tyto „historické“ dokumenty a šablony se již delší dobu nepoužívají nebo se používat nebudou vůbec – měly by být zazálohovány na offline médium pro případné pozdější dohledání. Archivní soubory jsou stále používány pro tisk a prohlížení a ob vykle zahrnují korespondenční dopisy, faktury, časové rozvrhy, základní zprávy a právní dokumen ty. Požádejte uživatele, aby určili aktivní dokumenty stejného typu (např. základní zprávy, rozvrhy), které jsou otevírány, upravovány a ukládány pokaždé pod rozdílným názvem. Poté převeďte zá kladní verzi pro použití jako šablony. Určete soubory, které jsou sdíleny v různém kancelářském prostředí mezi organizačními jednotkami a partnery, kteří mohou používat Microsoft Office. Pro zefektivnění úsilí v plánu souborové migrace zvažte přidělení místa na serveru, kam mohou uživa telé ukládat „historické“ a archívní dokumenty pro zazálohování, stejně tak jako soubory čekající na převod. Analyzujte a sledujte soubory a obchodní aplikace, které používají nebo jsou závislé na OLE, DDE, databázových a dalších datových zdrojích, makrech a uživatelských skriptovacích řešeních. Použí vání maker nebo sdílených komponent jako ODBC nebo Data Access Components jsou největším úkolem migračního procesu. Ujistěte se, že máte postup jak identifikovat tyto soubory jménem, obchodní jednotkou nebo vlastníkem, typem aplikace, komponentou nebo použitým uživatelským řešením.

Roztřídění souborů Po vytvoření inventáře a provedení souborové analýzy pokračujte roztříděním souborů na jedno duché a složité dokumenty, šablony a obchodní aplikace. •

Jednoduché dokumenty neobsahují makra, proprietární grafiku (jako např. Microsoft WordArt), vektorovou grafiku, složité formátování nebo pokročilé prvky jako například poznámky pod ča rou, závěrečné poznámky, tabulky nebo indexy. Typicky převažují jednoduché dokumenty, kte ré je možné převést v dávkách vestavěnou převodní pomůckou 602Office nebo otevřením kaž dého souboru a jeho následným uložením ve formátu 602Office.

•

Složité dokumenty obsahují makra a sdílené komponenty; formátování odstavců, stránek; pro prietární a vektorovou grafiku; hromadné a křížové odkazy; OLE objekty; stejně tak jako rám ce, textová pole, poznámky pod čarou, závěrečné poznámky, aktivní obsah, formulářová pole, formulářové ovládací prvky, vzorce nebo tabulky. Některé z těchto prvků nemusí být jedno duché převést, protože ekvivalentní funkce ještě nebyly implementovány do převodních filtrů 602Office nebo protože funkce pracuje odlišně nebo není podporována.

•

Jednoduché šablony se skládají ze standardního textu a formátování, které slouží jako startovní bod pro nové dokumenty. Možnosti převodu jsou stejné jako u jednoduchých dokumentů.

•

Složité šablony obsahují formulářová pole a automatické funkce, jejichž převod nemusí proběh nout jednoduše a možná je bude nutné znovu vytvořit v příslušném modulu 602Office nebo je


http://www.602.cz


9

bude nutné znovu navrhnout zkušeným vývojářem v prostředí 602Office jako v případě složi tých dokumentově založených skriptovacích řešeních. Na závěr, jako pomoc pro stanovení migračních priorit a dalších konverzních voleb, určete, jak jsou používány soubory a obchodní aplikace v celé organizaci. Určete například úroveň spolupráce mezi podnikovými jednotkami v organizaci a odděleních v dalších organizacích.

Příprava migračního plánu Jakmile je znám rozsah migračního projektu, můžete definovat cíle zahrnující vzhled a ovládání plánovaného prostředí, a připravit plán, který podrobně popíše migrační strategii. V závislosti na velikosti organizace, způsobu spolupráce zaměstnanců a sdílení informací a souborů můžete zvolit migraci najednou pro všechny uživatele nebo migraci ve skupinách (skupinu po skupině, jednotku po jednotce atd.). Každá volba vyžaduje plán převodu dokumentů, možnosti školení a časový roz vrh, který podrobně popisuje různé migrační milníky.

Možnosti převodu dokumentů Pro převod souborů a obchodních řešení existují tři obecné postupy: •

Individuální převod souborů – může být stejně jednoduchý jako otevření a následné uložení těchto souborů ve formátu 602Office.

•

Nový návrh souborů doporučovaná strategie pro složité dokumenty a řešení, která nemusí být jednoduché převést nebo vyžadují po převedení značné množství úprav. Je také možností pro jednoduché šablony, dokumenty nebo zprávy, které mohou být jednoduše znovu vytvořeny v 602Office, zejména v případech, kdy čas nutný k novému vytvoření souboru je stejný nebo menší než jeho převod a následné úpravy.

•

Hromadný převod pomocí dávkového zpracování.

Vytvoření časového rozvrhu migrace Čas, který je nutný k přechodu na nové pracovní prostředí, ve skutečnosti závisí na migrační stra tegii, velikosti organizace a také na tom, jak zaměstnanci spolupracují. Tento obecný migrační rá mec se může použít jako základ pro vývoj Vašeho vlastního detailního migračního plánu. Dva scénáře s obecnými termíny jsou zde ukázány jako pomoc pro přípravu Vašeho vlastního migračního rozvrhu. Pro každý scénář jsou nutné následující předpoklady, které předcházejí ofici álnímu termínu zahájení migrace: •

Rozsah migrace byl vymezen a všechny soubory byly analyzovány a roztříděny podle složitosti a rozsahu. Také byl pro každou kategorii stanoven způsob konverze.

•

Byly navrženy plány školení a podpory.

•

Byly identifikovány důležité systémy a uživatelská řešení a začal proces jejich převodu či nové ho návrhu.

Poslední položka je nezbytná, protože vzhledem ke složitosti kritických systémů a řešení může převod nebo nový návrh zabrat více času než obvyklé dokumenty a šablony.

Scénář A: Migrace celé organizace najednou Tento scénář je nejlepší pro organizace, které mají méně než 500 zaměstnanců. Možný časový rozvrh může být rozložen do bodů a úkolů: 1. Začněte s migrací. Tento milník oficiálně označuje začátek migračního procesu a zahrnuje ná sledující úkoly:


http://www.602.cz


10

•

Instalace kancelářského balíku 602Office na server a klientské stanice. 602Office může na jednom systému současně a bezproblémově fungovat s Microsoft Office.

•

Příprava firemních souborů určených pro dávkový převod.

•

Rozdělení zaměstnanců do týmů a začátek jejich školení v používání nového software a prověření převedených souborů. To jim umožní kontrolu nad správností převedených doku mentů a šablon a také je možné provádět nezbytné změny v bezprostředně převedených dokumentech. Školení by také mělo zahrnovat problémy práce ve smíšeném pracovním prostředí.

2. Začněte s převodem souborů, které náleží organizaci nebo podnikové jednotce. V této fázi již byl 602Office instalován na všechny systémy a převod důležitých dokumentů a šablon, které jsou využívány v celé organizaci nebo uvnitř pracovních skupin, může začít. 3. Začněte s kontrolou převedených souborů. Všechny důležité šablony byly převedeny a základní školení je ukončeno, uživatelé tedy mohou začít s kontrolou správnosti převedených souborů. Zaměstnanci, kteří nejsou (nebo již nejsou) zapojeni do kontroly souborů mohou začít s převodem jejich vlastních dokumentů. 4. Začněte používat kancelářský balík 602Office pro nové soubory. Všechny důležité šablony byly zkontrolovány a upraveny. Školení je dokončeno, uživatelé tedy vědí, jak vytvářet nové doku menty použitím aplikací a nástrojů sady 602Office. Používání Microsoft Office by se mělo omezit pouze na tisk a úpravu existujících dokumentů Microsoft Office. 5. Potvrďte termín odinstalace Microsoft Office. Všechny dokumenty organizace a pracovních sku pin by měly být převedeny do formátu 602Office, všechny významné systémy by měly běžet v prostředí 602Office a uživatelé by měli umět zdatně používat nástroje 602Office. 6. Odstraňte z počítačů Microsoft Office. Převod všech dokumentů a řešení by měl být dokončen a každý již začal používat kancelářský balík 602Office.

Scénář B: Migrace organizace jako „skupina po skupině“ Tento scénář je v zásadě velmi podobný scénáři A s tím rozdílem, že milníky se vztahují na úroveň pracovní skupiny, nikoliv tedy na úroveň celé organizace. Klíčovým rozdílem je určení pořadí migrace jednotlivých pracovních skupin. 1. Začněte s těmi odděleními, která jsou autonomní nebo mají jen malé požadavky na výměnu dokumentů s jinými odděleními. To omezí problémy, které souvisí s prací ve smíšeném pra covním prostředí. 2. Pokračujte s odděleními, která potřebují pouze nahlížet nebo tisknout dokumenty z jiných od dělení nebo pracovních skupin. 3. Nakonec proveďte migraci u těch oddělení, která potřebují provádět výměnu dokumentů a informací s jinými odděleními.

Obecné rady Zdroje a technická podpora celé organizace by teoreticky měly být dostupné jak při přípravě, tak při provádění projektu migrace. Zvláštní okolnosti si mohou vynutit změny v původním plánu a rozvrhu migrace. Ujistěte se, že jsou zdokumentovány všechny zkušenosti nabyté během migračního procesu – problémy, úspěchy, chyby, získané znalosti. Tyto poznámky budou neocenitelným zdrojem při podpoře zákazníků a zaměstnanců během a po procesu migrace. Poslední radou je být připraven na jednání s uživateli, kteří nejsou ani trochu nadšeni myšlenkou vzdát se jejich „starých dobrých microsoftích zvyků“. Mimo technických aspektů migračního plánování a rozmístění je nezbytné vytvořit nadšení pro projekt migrace. Pro minimalizaci frustra ce a maximalizaci produktivity během a po procesu migrace vytvořte systém uživatelské zpětné vazby a buďte připraveni adekvátně reagovat na potřeby uživatelů. © Software602, 2005

http://www.602.cz


11

Příprava souborů na převod Ve většině případů se převod textových a tabulkových dokumentů a prezentací z Microsoft Office skládá z pouhého otevření souborů a následného uložení v souborovém formátu 602Office. V zá vislosti na struktuře dokumentu a složitosti formátování však může být výsledek výrazně vylepšen vhodnou úpravou souboru před vlastním převodem.

Příprava textových dokumentů Textový obsah dokumentů z aplikace Microsoft Word se ve většině případů převede přesně, poně vadž Word i Writer rozeznávají stejnou ANSI znakovou mapu. Přesto se v některých případech může obsah ztratit – pokud se text nalézá ve formulářovém poli, jako hypertextový odkaz nebo je napojen na nepodporované sady fontů pro vytváření interních znaků, záhlaví dopisu nebo loga. 602Office také velmi dobře z dokumentů Microsoft Word importuje informace o rozvržení. Každá aplikace však definuje formátování a rozvržení rozdílně a mohou tak nastat případy, kdy části převedených dokumentů vypadají trochu jinak než zdrojový dokument. V těchto případech větši nou zvýší kvalitu převedených dokumentů požádání uživatelů o přizpůsobení formátování a rozvr žení ještě před vlastním převodem.

Příprava tabulek Struktura formátování při převodu tabulkového dokumentu z aplikace Excel do formátu Calc obecně nepředstavuje problém. Calc velmi dobře zachovává celkovou strukturu dokumentu. Přesto musí být velké a složité dokumenty tabulkového procesoru důkladně zkontrolovány, aby bylo jisté, že pokročilé formátování a obsažená logika (vzorce, doplňky) byla správně převedena. Zejména doplňky třetích stran a doplňky aplikace Microsoft Excel by měly být vyhodnoceny před vlastním pokusem o převod, protože Calc všechny tyto doplňky nepodporuje. Mezi klíčové oblasti, které by se měly zkontrolovat, patří: •

Nastavení datových zdrojů u grafů v Microsoft Excel

•

Ochrana dokumentu heslem

•

Názvy polí ve vzorcích

•

Speciální znaky v názvech listů

•

Velikost tabulkových dokumentů

•

Nastavení zobrazení

•

Vpravo zarovnaný text

Příprava prezentací Filtry aplikace Impress se obvykle s prezentacemi Microsoft PowerPoint vypořádají bezchybně. Nicméně prezentace, které používají pokročilé uspořádání a některé efekty, se mohou poněkud odlišovat. K uchování původního formátování může pomoci: •

Odejmutí nechtěných nebo nepodporovaných stínování objektů

•

Úprava vlastností objektů

•

Předvídání ztráty vlastností dokumentu

•

Předvídání rozdílných jmen a vzhledů u objektů a přechodových efektů

•

Znovunahrání nebo rozdělení zvukového komentáře


http://www.602.cz


12

Kontrola převedených dokumentů Všechny převedené soubory by měli jejich vlastníci prověřit, aby se přesvědčili o správnosti převodu – to zahrnuje velikost znaků, okraje, tabulátory, zarážky, délky řádek a mezery, mezery mezi odstavci, tabulky, záhlaví a zápatí, listy a grafiku. Skripty a makra přijdou vhod při obnově ztracených nebo změněných vlastností formátování v procesu převodu a stejně tak při sdílení dokumentů v rozdílném pracovním prostředí.

Poznámka o fontech Fonty jsou licencované produkty, které zvyšují různorodost a přitažlivost dokumentů. Ve většině případů jsou instalované fonty buď součástí operačního systému nebo přicházejí s nějakým soft warovým produktem. Microsoft Office má vlastní sadu licencovaných fontů stejně jako 602Office. Fonty většinou způsobují problém ve chvíli, kdy nejsou nainstalovány v počítači nebo v tiskárně. V těchto případech nahradí aplikace nebo tiskárna chybějící font fontem jiným. Dobré nahrazení je těžko postřehnutelné, ale nevhodné nahrazení vytváří viditelné rozdíly ve vzhledu textu stejně tak jako ve změně uspořádání, protože každý znak v nahrazeném fontu má rozdílnou výšku nebo šířku oproti stejnému znaku v původním fontu.

Převod šablon a uživatelských řešení Šablony Microsoft Word mohou obsahovat značné množství objektů a prvků zpracovávajících text, včetně standardního textu, grafiky, formátování, záznamů automatického textu, maker a uživatel ských nastavení (například přiřazení kláves, menu, nastavení nástrojových lišt). Při převodu šab lon z aplikace Microsoft Word do formátu 602Office se setkáte se stejnými výsledky a omezeními. Bohužel, v současné době není možné převádět makra a uživatelská nastavení z aplikace Micro soft Word; ta je nutné znovu vytvořit v pracovním prostředí 602Office. Záznamy automatického textu je možné jednoduše importovat.

Migrace uživatelských řešení Mnoho organizací rozvíjí řešení na míru pro rozšíření funkčnosti kancelářského balíku Microsoft Office. Řešení na míru je možné rozdělit do dvou skupin: Dokumentově založené skripty a externí aplikace. Pro stanovení nejlepší možné cesty převodu externích aplikací je nutné určit typ aplikace (zhoto vená na zakázku nebo standardní krabicová aplikace) a také osobu nebo třetí stranu, která ji in stalovala. Identifikace vývojáře aplikace pomůže určit toho, kdo legálně vlastní zdrojový kód aplikace. Tato informace ovlivní výběr možností migrace. Obecně jsou dvě možnosti migrace externí aplikace: •

Integrace do kancelářského balíku 602Office nebo nahrazení jiným řešením. Pokud bylo na příklad existující uživatelské řešení instalováno interně, jsou zde šance, že Vaše organizace vlastní zdrojový kód. V tomto případě můžete přenést existující řešení do pracovního prostředí 602Office nezbytnou úpravou zdrojového kódu.

•

Jestliže bylo uživatelské řešení instalováno někým z vnějšku organizace, možná nevlastníte práva na zdrojový kód. Nemohouli být tato práva zajištěna, nebude nejspíše ani možné in tegrovat existující řešení a bude nezbytné ho nahradit nějakým alternativním řešením nebo zvážit úpravu současného workflow.

Převod maker a skriptů Makra a skripty jsou všudypřítomnou metodou pro vytváření dokumentově založených uživatel ských řešení pro automatizaci organizačního workflow mezi odděleními. Mnoho organizací, které


http://www.602.cz


13

jsou standardizované na prostředí Microsoft Office, využívají WordBasic, XLM (Excel Macro), nebo makra Microsoft Visual Basic, v závislosti na verzi Microsoft Office nebo použití aplikací. Tato ře šení zpravidla nemohou běžet v pracovním prostředí 602Office kvůli základním věcným rozdílům v objektovém modelu obou aplikací. Nicméně to neznamená, že se Vaše organizace musí vzdát vý hod používání maker a skriptů pro zvýšení produktivity a zefektivnění firemního workflow.

Průzkum možností migrace Před zvolením cesty migrace pro dokumentově založená řešení na míru zhodnoťte existující prostředí dokumentů a šablon. 1. Identifikujte dokumenty a šablony, které používají makra a skripty. 2. Zjistěte, jak jsou makra a skripty používány. 3. Zjistěte, kdo vlastní práva ke zdrojovým kódům těchto řešení. 4. Roztřiďte existující makra a skripty podle důležitosti.

Převod existujícího skriptu Tento scénář je nejvhodnější pro jednoduché skripty (méně než 100 řádků kódu). Vyžaduje, aby byl vývojář nebo poskytovatel řešení dobře obeznámen s programovým prostředím MSOffice a dostatečně dobře rozuměl prostředí 602Office pro nalezení nejefektivnější cesty pro uskutečnění jakékoliv úlohy. Při převodu existujícího skriptu z prostředí Visual Basic musí vývojář zanalyzovat jeho zdrojový kód uvnitř programového prostředí Microsoft Office. Cílem je stanovit a rekon struovat, které úlohy kód vykonává a jak mohou být tyto úlohy implementovány nebo emulovány použitím v 602Office API.

Vývojářské základy 602Office Kancelářský balík 602Office poskytuje mocnou sadu vlastností, funkcí a pomůcek pro vytváření a správu funkcí, které jsou dostupné vývojářům ve formě znovu použitelných programových kompo nent (nebo objektů). Vývojáři mohou ovládat a začleňovat téměř všechny tyto komponenty do ře šení na míru použitím programovacího jazyka maker 602Office Basic, jazyka Java a C++.

Převod databází a dalších datových zdrojů Kancelářský balík 602Office obsahuje vlastní plnohodnotný databázový systém 602SQL. Navíc má schopnost sloučit se s množstvím typů databází, s rozhraním pro Adabas, JDBC, ODBC, ADO a s tabulkovými datovými zdroji. Rozhraní ADO, které se používá pro spojení s Microsoft Access, je dostupné pouze pro systémy běžící na platformě Microsoft Windows a vyžaduje speciální konfigu raci. S pomocí těchto rozhraní je možné číst a zapisovat přímo v databázových tabulkách. Převod databázových tabulek a dotazů z aplikace Microsoft Access do 602SQL je možný, nicméně ostatní prvky databázové aplikace musí být vytvořeny nově.

Koexistence s uživateli Microsoft Office Koexistence je důležitým hlediskem pro plánování migrace. V některých etapách před, během nebo po migraci z prostředí Microsoft Office do prostředí 602Office se stane nezbytností podpo rovat hladkou výměnu dokumentů mezi uživatelskými skupinami, které používají rozdílné kance lářské balíky. Následující příkladové scénáře znázorňují potřebu identifikovat správnou koexis tenční strategii. Poznámka: Tato část popisuje koexistenční strategie na vyšší úrovni. Omezení převodních filtrů může způsobit ztrátu informací nebo jejich odlišné zobrazení po převodu. Obousměrné převody (z formátu 602Office do formátu Microsoft Office a následně zpět) velmi pravděpodobně způsobí


http://www.602.cz


14

změny v původním dokumentu. Je proto užitečné být si vědom toho, které funkce filtry 602Office podporují. Dokumenty a šablony, které jsou používány celou organizací, by se měly formátovat funkcemi, které převodní filtry podporují.

Koexistenční scénáře Ve srovnání s jednostrannou migrací z prostředí Microsoft Office do prostředí 602Office představu je soužití zcela novou úroveň komplexnosti. Abychom porozuměli jemnostem při průběžné výmě ně dokumentů, je užitečné si popsat několik vhodných scénářů. Následující scénáře zdůrazňují důležitost koexistenční strategie pro úspěšné zvládnutí problémů v odlišných pracovních prostředích aplikací. Zatímco aktuální migrační plánování se zaměřuje na jednorázový převod a adaptaci workflow procesů pro využití balíku 602Office, koexistence se za bývá doplňkovými problémy, jako jsou hromadné nebo obousměrné převody dokumentů mezi roz dílnými formáty a způsobem sdílení informací za hranicemi oddělení nebo organizace.

Scénář 1 Organizace se rozhodla vydělat na úspoře nákladů, což nabízí kancelářský balík 602Office, a na plánovala přesun veškeré pracovní síly skládající se z 20 000 zaměstnanců z prostředí MS Office. Navzdory velikosti tohoto projektu jsou dostupné pouze velice omezené zdroje na podporu převo du dokumentů, školení uživatelů a na nový návrh existujících aplikací závislých na Microsoft Offi ce. Proto projektový manažer počítal s fázovým přechodem na 602Office v individuálních pra covních skupinách v horizontu 6 měsíců. Během této přeměny musí skupiny, které již přešly na nové prostředí, stále spolupracovat se skupinami, které ještě přechod neuskutečnily. Projektový manažer musí zabezpečit, navzdory současnému používání obou kancelářských balíků, aby každo denní činnost byla co nejméně narušena. Z důvodu existence dvou hlavních souborových formátů je nejdůležitější, aby měl každý nějaký návod jak, kdy a ve kterém formátu by měly být doku menty vytvářeny a sdíleny.

Scénář 2 Středně velká organizace úspěšně zavedla pro všechny zaměstnance kancelářský balík 602Office, nicméně mnoho zákazníků a partnerů této organizace stále používá Microsoft Office. Někteří za městnanci (jako například prodejci) jsou v častém kontaktu se zákazníky a musí tedy být schopni výměny dokumentů (například smluv) přímo s jejich pracovišti. V mnoha případech není vždy možné dopředu vědět, zda má zákazník kancelářský balík 602Office k dispozici.

Scénář 3 Velká finanční instituce se rozhodla nahradit Microsoft Office kancelářským balíkem 602Office a to u 50% svých zaměstnanců. Zatímco interní finanční personál (který intenzívně používá MS Office makra, rozsáhlé tabulky a pokročilé funkce) bude pokračovat v používání Microsoft Office, ostatní podnikové jednotky a zákaznická oddělení přejdou na kancelářský balík 602Office. Výměna doku mentů uvnitř instituce se musí velice pečlivě zvládnout a naplánovat tak, aby dva kancelářské ba líky a jejich odpovídající souborové formáty negativně neovlivnily produktivitu zaměstnanců.

Který souborový formát použít Kdykoliv probíhá výměna dokumentů mezi skupinami používajícími různé kancelářské balíky, je hlavním cílem umožnit informace v dokumentech prohlížet, upravovat a pracovat s nimi i za hranicemi samotných aplikací. Faktem je, že mezi formáty souborů kancelářských balíků 602Office a Microsoft Office se pravděpodobně nikdy nedosáhne 100% slučitelnosti, a to i přes neustálé vylepšování převodních filtrů. Nejlepším řešením je patrně standardizace a exkluzivní používání pouze nejčastějšího standardu z obou kancelářských balíků. V případě souborových formátů by to byl formát Microsoft Office.


http://www.602.cz


15

Nicméně velkou výhodou kancelářského balíku 602Office je jeho schopnost přejít od uzavřeného, proprietárního formátu (na rozdíl od Microsoft Office). Jakékoliv nové vytváření dokumentů ve for mátu Microsoft Office by odporovalo jedné z hlavních výhod migrace.

Různá pracovní prostředí Protože je svět kancelářských aplikací do značné míry stále ovládán verzemi Microsoft Office, je nezbytné vypořádat se s výměnou dokumentů mezi uživateli Microsoft Office a 602Office. Takový typ spolupůsobení je možné rozdělit do dvou hlavních kategorií.

Pasivní sdílení dokumentů Zde je šablona nebo dokument distribuován uživatelům se záměrem publikace informací – není tedy vyžadována zpětná vazba. To zahrnuje publikaci firemních informací, jako například nové strategie k zaměstnancům nebo distribuci standardních smluvních podmínek zákazníkům a partnerům. Protože není vyžadována zpětná vazba pro autora dokumentů a obousměrné převody nejsou nutné, je nejjednodušší distribuovat dokument v nejběžnějším formátu, což je PDF. Tento formát se vyskytuje ve formě pouze pro čtení díky širokému přijetí a jednoduchosti vytváření. Ne musí být vhodný pro komplikované dokumenty jako jsou například velmi rozsáhlé tabulky ob sahující výpočty, ale mnoho standardních formulářů, dopisů a šablon jsou ideálními kandidáty pro PDF formát. Aplikace nutná pro prohlížení (Adobe Acrobat Reader) je snadno dostupná, široce rozšířená a zdarma. Navíc má tento formát ve srovnání s plně funkčními kancelářskými balíky jen malé požadavky na systémové zdroje. V samostatných uživatelských skupinách, kde je rozšířen pouze Microsoft Office, je nejlepší volbou pokračovat v používání odpovídajícího binárního formátu a, aby bylo možné dokumenty prohlížet uživatelům 602Office, spoléhat se na importní filtry. Podobně mohou uživatelé dokumenty zpřístupnit ve formátu Microsoft Office použitím exportních filtrů. Otevřený souborový formát XML není možné používat na přímou výměnu informací s uživateli Microsoft Office. Pokud nemá příjemce dokumentu balík 602Office a nemusí provádět žádné úpravy, měla by být použita nejflexibilnější, otevřená alternativa. Tou se jeví být formát PDF, jehož hlavní výhody jsou: •

Velice přesné zobrazení dokumentů.

•

Přenositelnost do dalších prostředí na stejných i rozdílných platformách.

•

Jednoduchost prohlížení odpovídajících dokumentů uvnitř rozšířených prohlížečů.

PDF je velmi oblíbený a široce podporovaný formát. Umožňuje uložit fonty z autorovy pracovní stanice, velmi přesné zobrazení na nejrůznějších platformách a dokonce na stejné platformě, kde nejsou nutné fonty instalovány. 602Office umožňuje přímý export dokumentů do PDF formátu. To je silný důvod vyhnout se použití souborových formátů Microsoft Office. Nicméně importní a exportní filtry kancelářského balíku 602Office umožňují prohlížení a vytváření dokumentů ve for mátu MS Office. Toto pochopitelně dovoluje používat aplikaci k vytváření nebo čtení jedno stranných dokumentů zbývajícím uživatelům Microsoft Office. Při exportu do souborového formátu Microsoft Office je doporučeno prověřit úspěšnost této operace prohlédnutím výsledku použitím volně dostupného prohlížeče dokumentů Microsoft Office. Tento způsob má omezenou funkčnost, ale nízké náklady, jednoduché nasazení a triviální údržbu, a to jej činí výhodným. Alternativně může být udržována plná verze Microsoft Office na centrálním počítači. Převedené soubory se na něj mohou pro kontrolu správnosti převodu ručně nahrát. To znamená, že v případě nedosta tečného výsledku je před další distribucí souboru možná jeho úprava.

Výměna editovatelných dokumentů Situace se zkomplikuje, pokud jsou dokumenty distribuovány se záměrem umožnit příjemcům otevírat a upravovat informace, eventuálně s cílem poskytnutí zpětné vazby autorovi nebo předání


http://www.602.cz


16

upravených dokumentů třetím stranám. Společným jmenovatelem mezi skupinami, které používa jí Microsoft Office a 602Office, je binární souborový formát Microsoftu. Poznámka: Adobe Acrobat také samozřejmě poskytuje možnost úpravy PDF dokumentů. To však vyžaduje ekvivalent kancelářského balíku (nejen volně dostupný prohlížeč) a Adobe Acrobat je placeným produktem firmy Adobe.

Není jednoduché najít obecně aplikovatelný návod pro vypořádání se s těmito případy. Situace se ještě více zkomplikuje v situacích, kdy není vždy možné dopředu vědět, zda příjemce používá kancelářský balík 602Office nebo Microsoft Office. To bude často případ dokumentů, které opouští hranice firmy, když jsou posílány partnerům a zákazníkům. Pro zpětnou vazbu není možné očekávat, že příjemce bude pro tyto účely disponovat kancelář ským balíkem 602Office. Proto slepé posílání dokumentů ve standardním 602Office formátu XML je riskantní. Vyžaduje to malou úvahu. V prvním kroku, v závislosti na procentuálním počtu uživatelů kancelářského balíku 602Office v organizaci, může být chytrým tahem prohlásit souborový formát 602Office za standardní formát. Síla standardizace je často podceňována, ale standardizování jednoho souborového formátu při nese jednodušší výměnu, sledování a podporu dokumentů a jejich infrastruktury. Zbývající uživa telé Microsoft Office budou muset pro výměnu editovatelných dokumentů pracovat s kancelář ským balíkem 602Office. Pro tento účel je vhodná paralelní instalace kancelářského balíku 602Of fice na každém počítači nebo sdílená instalace pracovního prostředí 602Office na platformě pra covní skupiny. Zbýváli pouze několik uživatelů Microsoft Office, je to vhodné řešení. Pokud je známo, jaké kancelářské balíky používají příjemci vně firmy, měla by být použita vhodná strategie pro použití formátu 602Office pro výměnu informací s nimi. Ideální by bylo, kdyby pří jemci měli dostupný balík 602Office nebo byli ochotni jej nainstalovat. Převod do formátu Micro soft Office „na přání“ může pokrýt zbývající skupinu příjemců. Na druhou stranu, pokud má firma pouze malé procentuální množství uživatelů 602Office nebo pokud nelze identifikovat kancelářskou aplikaci používanou příjemci, je možné využívat exportní filtry 602Office pro převod souborů do formátu Microsoft Office. To předpokládá, že je na počíta čích příjemce dostupný Microsoft Office. Statisticky je to pravděpodobnější než nalezení uživatele 602Office, stále větší množství firem však hledá alternativy k proprietárnímu binárnímu soubo rovému formátu. Proto by chybějící kancelářský balík 602Office neměl nezbytně znamenat, že pří jemce upřednostňuje pro přenášení editovatelných dokumentů používání kancelářského balíku Microsoft Office. Informaci, který formát je používán příjemcem, lze snadno zjistit. V případech, kdy toto není možné, je dobrou myšlenkou distribuovat dvojí nebo vícenásobné kopie dokumentů pro sdílení. Minimálně pro každou distribuci souboru Microsoft Office zahrnout též kopii originálního 602Office formátu XML. To všechno má daleko větší smysl, pokud je souborový formát 602Office uznávaný jako standard pro výměnu uvnitř organizace nebo skupiny odesílatele. Pokud nic jiného, tak se alespoň souborový formát 602Office stane viditelným pro příjemce a možná uvede do pohybu in stalaci kancelářského balíku 602Office. Příjemci se správně zobrazí původní dokument bez rizik ztrát z převodu. Tímto způsobem se v budoucnu stanou výměny dokumentů méně obtížné pro odesílatele. Přinejhorším může přijímací strana pro provedení nezbytných úprav použít soubor ve formátu Microsoft Office.

Výměna dokumentů pro sběr dat V případě, že dochází k výměně editovatelných dokumentů za účelem sběru dat, je možné využít řešení, které nabízí 602XML. Jedná se o technologii pro elektronický sběr dat ve formátu XML. Hlavní výhody oproti použití běžných nástrojů pro sběr dat jsou: •

Sbíraná data jsou v XML formátu, a tak mohou být vícenásobně využita v různých systémech či procesech.


http://www.602.cz


17

•

Nástroj 602XML Filler pro vyplňování elektronických formulářů je dostupný zdarma a může být instalován na neomezeném počtu stanic (pouze Windows).

•

Vyplňování formulářů probíhá v off-line režimu s jednorázovým odesláním po připojení.

•

Správnost a úplnost sbíraných dat je kontrolována již v průběhu vyplňování a ne až po ode slání.

•

Formuláře i sbíraná data vykazují vysokou míru zabezpečení díky využití elektronického podpi su.

•

Šablony formulářů poskytují funkčnost automatické aktualizace.

•

Vedle odeslání formulářů a XML dat na web či e-mailem je možné formuláře tisknout na papír i převádět do PDF, a tedy archivovat běžným způsobem.

Jednou vyplněné informace mohou být díky XML architektuře využity ve více systémech – jedním z takových systémů může být i databázový server 602SQL v síťové verzi, který je zdarma součástí multilicence 602Office. Server 602SQL lze efektivně a jednoduše nasadit jako hlavní databázový systém či datový mezisklad pro sběr XML dat od uživatelů vybavených bezplatnou aplikací 602XML Filler. Sbíraná data v něm mohou být uchovávána, analyzována nebo jakkoliv jinak dále zpracovávána. Více informací o řešení 602XML naleznete na stránce http://www.602.cz/produkty/602xml.

Zlepšení součinnosti Následující návrhy jsou zaměřeny na zlepšení součinnosti: 1. Uživatelé, kteří těsně spolupracují, pravděpodobně pracují ve stejné skupině a nejspíše použí vají stejný kancelářský balík. Pokud tomu tak není, možná by stálo za to zadat podmínku roz místění kancelářského balíku 602Office a to dokonce i za hranice organizace. Náklady na něko lik dalších licencí 602Office převyšuje produktivita při používání jednotného kancelářského ba líku. Dokonce i jedna kopie instalovaná a dostupná partnerské firmě může výrazně zjednodušit výměnu dokumentů a pomůže vyvarovat se problémům při převodech. 2. Alternativní volbou je zavést dvě hlavní fáze pro práci na dokumentu. To je obzvláště užitečné v případě, kdy více autorů pracuje na stejném dokumentu. První fáze je možné dosáhnout se sdíleným dokumentem – ve smíšeném prostředí je možný standard v souborovém formátu Microsoft Office. Ještě jednodušší a vhodnější by bylo použití HTML nebo čistého ASCII textu pro obsah souboru. Během druhé fáze vytvoří určený vydavatel finální dokument ve zveřejni telném formátu za použití PDF nebo HTML. Nebo mohou být vytvořeny dvě verze dokumentu: jedna pro uživatele kancelářského balíku 602Office a druhá pro uživatele Microsoft Office. Samozřejmě i zde není převod úplně zabezpe čen, nicméně tento přístup pomáhá vyvarovat se potenciálním obousměrným ztrátám během editačních fází. 3. Třetí možností je požádat autory, kteří používají stejný nástroj, o umožnění přispění do hlavní ho dokumentu v souborovém formátu jejich kancelářského balíku. Kopie dokumentu může být poté převedena a distribuována příslušné skupině autorů, kteří používají jiný kancelářský ná stroj. Závěrečná úprava je provedena určeným vydavatelem. Jako alternativní cesty pro posky tování zpětné vazby lze také vyzkoušet emailové zprávy, telefonní konverzace nebo také zápis do fyzické kopie. Cílem by mělo být použití formátu 602Office kdekoliv při vytváření nových dokumentů. Software602 poskytuje licence 602Office založené na základě počtu uživatelů, proto nemusí být pořízení kancelářského balíku 602Office na všechny uživatelské pracovní stanice pro organizaci nákladově efektivní nebo praktické. Každopádně rozmístění produktu na strategické pracovní stanice může pomoci zredukovat koexistenční problémy. I ve zbývajících skupinách, které použí vají Microsoft Office, může 602Office docílit součinnosti a napomoci k převzetí otevřeného soubo


http://www.602.cz


18

rového formátu XML. Navíc paralelní rozmístění 602Office spolu s Microsoft Office může zvýšit produktivitu, která přesáhne náklady na několik přídavných licencí. Následující příklad demonstruje problematiku koexistence, která byla řešena v úvodních scéná řích.

Scénář řešení Velká výrobní firma – s pomocí vlastního interního IT oddělení – dokončila migraci u 90% za městnanců. Uvnitř firmy zbývá několik „ostrůvků“ používajících Microsoft Office, stejně tak mnoho externích partnerů (dodavatelé, zákazníci atd.) pokračuje v používání Microsoft Office. Firma stanovila dva oficiálně podporované formáty pro všechny dokumenty a komunikaci: XML formát 602Office a PDF. Interní komunikace probíhá hladce – většina uživatelů si vyměňuje dokumenty v souborovém formátu 602Office. Skupiny, kde nebyl Microsoft Office nahrazen (což je především fi nanční oddělení), jsou vysoce samostatné, tj. tito uživatelé si vyměňují dokumenty většinou pou ze mezi sebou. Pro zjištění, kdo který dokumentový formát používá, byl v hlavním firemním adresáři u každého zaměstnance zaveden příslušný příznak. Stejně tak, jako je možné vyhledávat v termínech, loka litách nebo telefonních číslech spolupracovníků, je možné zjistit, který kancelářský balík příjemce upřednostňuje, a poté tedy zvolit příslušný formát pro výměnu dokumentů. Tento příznak byl na staven IT oddělením, které uskutečnilo projekt migrace. Kdykoliv dojde na komunikaci uživatelů kancelářského balíku 602Office s balíkem Microsoft Office, dokument se převede do PDF. Firma vlastní pro převod dokumentů MSOffice do formátu PDF li cenci na 602PRINT Pack, ačkoliv volně dostupné alternativy (jako například Ghostscript) by byly také řešením. Pokud je nutná editovatelnost, putuje dokument v XML formátu 602Office a spoléhá se na jeho importní a exportní filtry při vytváření nezbytných převodů. Jakmile jsou všechny pří spěvky dokončeny, je finální dokument převeden zpět do PDF. V každé skupině, která používá Microsoft Office, je jeden vyhrazený počítač s instalovaným balíkem 602Office, který se používá pro provedení převodů. Podobně jsou dostupné i jednotlivé instalace Microsoft Office na vy braných počítačích na všech pracovištích a slouží uživatelům 602Office pro ověření úspěšnosti jejich převodů. Externí komunikace probíhá nejčastěji jednosměrně a ve formě pouze pro čtení, proto je upřednostňovaným formátem PDF. Pokud je nutná editovatelnost a ASCII text není pro tento účel dostatečný, jsou distribuovány společně oba formáty souborů – formát Microsoft Office je vytvo řen exportními filtry 602Office. Podobně, pokud se přijímají externí dokumenty ve formátu Micro soft Office, použije se importních filtrů 602Office. Problémům s převody se věnuje oddělení technické podpory, které pro tyto účely založilo IT oddě lení. Uživatelé mohou tomuto oddělení zaslat dokumenty, které produkují problematické nebo chybné převody. Oddělení podpory se snaží o přeformátování originálního souboru a zajišťuje lepší výsledky převodu. Pokud se nenajde řešení do 24 hodin, autor by měl dokument znovu vytvořit v požadovaném formátu použitím odpovídajícího nástroje. Alternativně to provede smluvní vydava tel a náklady jsou naúčtovány oddělení žadatele.


http://www.602.cz

Migrace organizace z Microsoft Office na 602Office 1

Recommend Documents