Middelen voor interne mobiliteit

BELGIQUE-BELGIE P.P - P.B. 4700 EUPEN 1 BC 30805

Business Interactive Media sprl - Profacility Magazine Nr 23 • Driemaandelijkse publicatie • juli - augustus - september 2009 • Nederlandstalige uitgave • 6,50 EUR • Kantoor: Eupen 1 • P304098

Efficiency in Building & Facility Management

Pro-FM

Benchmark FM: Het gedroomde werkinstrument voor de facility manager

Pro-Real Estate

Sale & Rent Back van bedrijfsgebouwen

Pro-Building

Dolce Terhulpen: Tussen ontspanning en knowledge exchange

Pro-Services

Virtueel post- en archiefbeheer

Middelen voor interne mobiliteit Dematerialisatie van werkdocumenten en aanwezigheid op het werk

®

Een publicatie van

Business Interactive Media sprl Louisalaan 475 -1050 Brussel Tel.+32(0)2 669 77 65 - Fax +32(0)2 626 37 17 [email protected] - www.bimedia.be Directeur van de uitgave: Didier VAN DEN EYNDE [email protected] Verspreiding via abonnement en gerichte mailings 9.500 ex (één editie in het Frans + één editie in het Nederlands)

REDACTIE Hoofredacteur: Patrick BARTHOLOME Redacteurs: Eduard CODDÉ, Thomas ELOY, Tim HARRUP, Stéphanie KOPLOWICZ, Alain SPILNER, Michaël VANDAMME, Philip WILLAERT. Vertaling: Simone BOGMAN, Michel BUCKINX, Axelle DEMOULIN, Annelies VERBIEST. Stuur ons uw persbericht via [email protected] (FR) [email protected] (NL).

Footprint & cost reduction:

één pot nat

V

olgens een onafhankelijke studie (*) heeft 74% van de Belgische werknemers regelmatig aandacht voor het milieu op de werkvloer. Samen met Frankrijk staat België bovenaan de lijst van de bestudeerde landen terwijl Nederland de lijst afsluit met 64%. Zo bespaart en recycleert 92% van de ondervraagden in België papier, vergeleken met 82% in Frankrijk en 83% in Nederland. “Fortissimi sunt Belgae” zou Caesar zeggen… Volgens de Belgische werknemers is spaarzaam zijn met papier de beste manier om de invloed van hun printactiviteiten op het milieu te beperken (38%).

ADVERTENTIE & MARKETING Key Account Manager: Sigrid NAUWELAERTS [email protected] Marketing: Didier VAN DEN EYNDE [email protected] Advertentie tarieven beschikbaar op www.profacility.be/advertising

PRODUCTIE MMM Business Media Productie verantwoordelijke: Sonia COUNET Layout: Stéphane ANDRY, Laurent GOOR

ABONNEMENTEN 3 magazines per jaar + de Profacility gids 1 jaar - 42 EUR - 2 jaar 68 EUR Abonneer u online op www.profacility.be/abo Betaling van uw abonnement via overschrijving op bankrekening KBC 734-0259978-27 op naam van Business Interactive Media sprl met de vermelding: abo + uw naam. Uw abonnement start zodra we uw betaling hebben ontvangen. contact: [email protected]

Profacility is Media partner van

Verantwoordelijke uitgever: Didier VAN DEN EYNDE, Louizalaan 475 -1050 Brussel © Overname van artikelen en afbeeldingen, zelfs gedeeltelijk gebeurt enkel na schriftelijke toestemming van de uitgever.

Niet slecht, maar het kan misschien ook een beetje een manier zijn om ons geweten te sussen. Want, terwijl wij op ons papierverbruik letten, zijn er volgens hetzelfde onderzoek heel wat meer Duitsers dan Belgen die hun printer uitschakelen aan het einde van hun werkdag. Net zoals er meer Fransen dan Belgen printen op beide kanten van het papier.

“We moeten onze ecologische voetafdruk verminderen.”

Nu goed, al deze inspanningen lijken onbeduidend ten aanzien van de economische én ecologische kostenverminderingen die gerealiseerd zouden kunnen worden door het bedrijf anders te organiseren. Door het gedeeltelijk te dematerialiseren. Door overbodige verplaatsingen af te schaffen. Door een interne mobiliteit te creëren die het aantal werkposten, en dus de bezette oppervlakte, verkleint. De ecologische voetafdruk ('footprint') en de financiële lasten zullen er beide baat bij hebben. Ook de levenskwaliteit en de productiviteit zullen erop vooruitgaan. Waarom dus nog langer wachten om aan telewerken, videovergaderen, desk-sharing, digitalisering, enzovoort te doen? Het zijn allemaal sleutelbegrippen die ons beroepsleven en onze planeet kunnen veranderen. Daarvoor zijn natuurlijk wel de juiste technische en organisatorische middelen nodig. In dit nummer gaan we dan ook dieper in op deze oplossingen. Daarnaast zijn ook de juiste psychologische middelen nodig. Willen en kunnen veranderen. Want was de kracht van het menselijke ras niet net zijn vermogen om zich aan te passen?

Cover: foto CISCO

Patrick Bartholomé.

(*) Pan-Europese opiniepeiling, uitgevoerd door Vanson Bourne op verzoek van HP, bij 2.000 gebruikers van informaticatechnologieën in België, Frankrijk, Nederland, Duitsland, Oostenrijk, Groot-Brittannië en Zwitserland. Profacility Magazine september 2009

3

22 september 2009

15

Pro-FM 06

Benchmarking

Pro-Real Estate 15

Het gedroomde werkinstrument voor de facility manager

08

Juridiek

16

Arbeidsongevallen: blijft de facility manager buiten schot?

10

Agenda

Conferentie FM sourcing via modellen

4

Profacility Magazine september 2009

Vastgoed Nieuws uit de sector

18

Niet te missen voor alle facility managers!

14

New building Zenith Building: een keuze voor duurzaamheid

Beheer Sale & Rent Back van bedrijfsgebouwen

20

Localisatie De plaats van tertiaire gebouwen in hun ruimtelijke context

Download de referentiedocumenten omtrent de artikels in dit nummer op www.profacility.be/references

Bekijk alle eerder verschenen artikels op www.profacility.be/biblio

Alle actualiteit vindt u op

44

08

Pro-Building 22

Workplace design

Pro-Services 44

Dolce Terhulpen: Tussen ontspanning en knowledge exchange

27

Workplace innovation

Beter beveiligde parkings

48

Case study: Philips Brussel

Uitrusting

Asset management De opportuniteiten van de crisis in de verhuissector volgens Mozer

50

Leveranciers Nieuws van dienstverleners

foto Cisco

Het recente nieuws

middelen voor interne mobiliteit

NEW

Dossier

30

Security

34 – [Document Management] Digitalisering, een middel voor interne mobiliteit 36 – [Document Management/Telecom] Onmisbare ‘follow me’-functie 39 – [Telecom] Van audioconferentie tot telepresence 42 – [Workplace outsourcing] Interview – Regus kijkt vooruit ON LINE op www.profacility.be/biblio [Telecom] Een geslaagde audio/videoconferentie (18/9/09) [Mobile workplace] De gebruiker bepaalt de evolutie van kantoren (12/03/2009) [Workplace equipment] DOSSIER INRICHTINGEN: Zijn kantoren aankleden (31/5/2007) [Document Management] Overzicht bewaren op afdrukkosten (27/03/2008) [Document Management] Van documentbeheer naar workflowbeheer (28/03/2008)

33-42 Profacility Magazine september 2009

5

Pro-FM [Benchmark]

Het gedroomde werkinst Iedereen die met facility management begaan is streeft naar kostenbesparing. Toch worden beoordelingen als ‘te duur’ of juist ‘aanvaardbaar’ nog al te vaak gevoelsmatig geuit m.b.t. de verschillende aspecten van het FM, al is het maar door het ontbreken van een vlot hanteerbare maatstaf. Daar komt eindelijk verandering in!

Door het samenbrengen van de expertises, inzichten en methoden van KaHo Sint-Lieven en IFMA kon een volstrekt neutraal en competent onderzoeksteam aan de slag.

N

u zowat drie jaar geleden werd binnen IFMA België het initiatief genomen om een werkgroep op te richten die een praktisch georiënteerd werkinstrument zou ontwikkelen voor de facility manager, waarmee deze op eenvoudige wijze de eigen resultaten zou kunnen vergelijken met andere bedrijven uit dezelfde of andere sectoren. Daarvoor is een gedetailleerde database nodig als toetssteen. Een dergelijk tool bestond al in Nederland, doch de verschillen tussen beide Beneluxlanden bleken te groot om de gedane ontwikkeling aan te passen aan de Belgische noden. De Katholieke Hogeschool Sint-Lieven Campus Waas in Sint-Niklaas kon een projectmatige aanpak plaatsen binnen wetenschappelijk onderzoek, gestimuleerd door de Vlaamse Gemeenschap. In de Scandinavische landen, Groot-Brittannië en Nederland is men al geruime tijd op heel hoog niveau bezig met onderzoek in het domein van FM. De krachten werden gebundeld en zowel KaHo Sint-Lieven als IFMA investeerden in het project. Van overheidswege vloeide 120.000 euro in het onderzoek en IFMA investeerde 60.000 euro, de grootste investering sinds haar oprichting.

Gestructureerde aanpak Door het samenbrengen van de expertises, inzichten en methoden van KaHo

Sint-Lieven en IFMA kon een t.o.v. de beoogde gebruikers volstrekt neutraal en competent onderzoeksteam aan de slag. Dit team staat onder de supervisie van een stuurgroep met vertegenwoordigers uit KaHo St Lieven en IFMA. Bovendien is de samenwerking een stimulans voor de IFMA-leden om het project te steunen en er voordeel mee te doen. In oktober 2007 ging het project officieel van start. Vooreerst werd begonnen met een grondige analyse van wat er bestond en waar de exacte noden van het facility management in België lagen. Internationaal bestaat er al heel wat cijfermateriaal rond FM, zeker in de USA, maar deze gegevens zijn weinig of niet relevant voor de Belgische markt. “Niemand wist op dat ogenblik in Vlaanderen precies te vertellen wat het kost om een vierkante meter kantoorruimte schoon te maken of van energie te voorzien, een werkplek in te richten of een eigen bedrijfsrestaurant te exploiteren,” schetst Johan Ryckx, lector FM aan de KaHo Sint-Lieven Campus Waas de uitgangssituatie. Er werd besloten de bestaande Nederlandse NEN 2748 norm als basis te hanteren, een beslissing die gestaafd wordt door het feit dat ook de EU op dezelfde norm steunt voor de uitwerking van een Europese norm. Hoewel deze norm de meest aangewezen vertrekbasis biedt, roept hij tevens een

De kernrubrieken 1) Huisvesting O.a. subrubrieken als gebouw, verzekeringen, onderhoud, verbouwingen, energie en water en de rente van vastgoed. 2) Diensten en middelen Hieronder vallen o.a. de verbruiksdiensten als bedrijfsrestaurant, drankenautomaten, de risicobeheersing, de schoonmaakoperaties, verhuizingen, documentbeheer, alle kantoorartikelen 3) ICT De volledige transmissie-infrastructuur, hardware, software en de daarbij horende ondersteuning. 4) Externe Voorzieningen Bevat o.a. de kosten voor vergaderaccommodaties en de inrichting van thuiswerkplekken. 5) Facilitair Management Hieronder ressorteert de integrale sturing van voorgaande rubrieken zoals uitgeschreven staat in het facilitair beleid; de ondersteuning van FM door secretariaatsdiensten; het oprichten van een helpdesk, enz.

6


trument FM groot aantal vragen en bedenkingen op. Voor het voeden van de beoogde database is het immers onontbeerlijk dat de gegevens zo duidelijk mogelijk zijn afgebakend en vrije interpretatie wordt uitgesloten. Anders kan men nooit tot precies vergelijkbaar cijfermateriaal komen en dat is een conditio sine qua non om een praktisch bruikbare tool te ontwikkelen. Uiteindelijk werden de 5 hoofdrubrieken met tal van subrubrieken van de NEN 2748 norm overgenomen en door de werkgroep gecompleteerd met toelichtingen en verduidelijking, samen goed voor in totaal ruim 200 vragen. Dit maakt het ook mogelijk ‘niet-financiële’-benchmarks te genereren. Denken we hierbij aan het aantal beschikbare werkplekken per gebouw, het aandeel van organisaties (eventueel per sector) die hun technisch onderhoud uitbesteden, enz… Na het opstellen van de te volgen methodiek werd deze via mensen uit de dagelijkse FM-praktijk afgetoetst om met maximale zekerheid op het doel af te gaan.

Webtool De stuurgroep opteerde voor het zelf ontwikkelen van een webtool, zodat facility managers het eigen cijfermateriaal vlot kunnen vergelijken met de in de database opgenomen gegevens van andere bedrijven, al dan niet uit dezelfde sector. Na een marktconsultatie bleek

er geen bestaand IT-product te voldoen aan de eisen gesteld door het project. Een eigen ontwikkeling zou ook maximale flexibiliteit garanderen naar o.a. de noodzakelijke tweetaligheid voor ons land. De eerste versie van de webtool doorloopt momenteel een uitgebreide testfase met de medewerking van enkele bedrijven en derdejaarsstudenten van de KaHo Sint-Lieven - Sint-Niklaas. Vervolgens wordt gestart met het verzamelen van het eerste cijfermateriaal voor het aanzwengelen van de database. Hieraan verleent een pilootgroep van drie bedrijven zijn medewerking. Deze fase wordt besloten met een grondige evaluatie. De werkgroep rekent erop uiteindelijk groen licht te kunnen geven voor de openstelling van de webtool tegen begin 2010. Wanneer de database voldoende gestoffeerd is, zullen per rubriek de gemiddelde kostprijzen berekenbaar zijn en ook gepubliceerd worden. Door de toegevoegde diepgang in vergelijking tot de oorspronkelijke NEN 2748, kan de webtool onderscheid maken tussen kostenbepalende en nietkostenbepalende data. De finale webtool biedt veel meer dan het zuiver vergelijken van kosten, maar biedt heel wat finesse door rekening te houden met factoren als ‘service level’. Zo kan een op het eerste zicht dure schoonmaakkost alsnog de beste keuze zijn, wanneer men de daaraan verbonden service level

Meerwaarde voor IFMA-leden “Als beroepsvereniging is IFMA bekommerd om haar leden voor het lidmaatschap een aantrekkelijke meerwaarde te bieden,” commentarieert IFMA-secretaris Jean Morren. Studiedagen zijn daar een voorbeeld van, maar het benchmarkingproject is ongetwijfeld het meest ambitieuze. Drie jaar geleden werd daar een zeer grote Jean Morren: “Het project wil de leden betere investering voor gedaan. “Het project inzichten geven op het facilitaire gebeuren”. wil de leden betere inzichten geven op het facilitaire gebeuren, hen de mogelijkheid bieden om hun eigen facilitaire kosten in kaart te brengen en te vergelijken met concreet vergelijkbare gegevens van collega’s”, schetst Jean Morren. “Dat laatste is erg belangrijk, omdat de kosten gerelateerd zijn aan het type gebouw en de werkomgeving alsook de aangeboden diensten. Wij zullen een tool ter beschikking stellen om gericht te vergelijken op zeer hoog niveau”.

in aanmerking neemt. De geïmplementeerde verfijning biedt de gebruikers tevens verregaande filtermogelijkheden voor het optimaal benchmarken van de eigen informatie.

Uitnodigend Het gebruik van de webtool voor het benchmarken van facilitaire kosten wordt zeer laagdrempelig gehouden. Zo is de gebruiker niet verplicht om alle rubrieken en subrubrieken te doorlopen. Hij of zij kan zich beperken tot één of een aantal rubrieken. Hoe meer bedrijven hun gegevens toevertrouwen aan dit platform, hoe nauwkeuriger het benchmarken van de eigen prestaties zal kunnen gebeuren. Dat betekent een onmiskenbare win/winsituatie voor alle participanten. Vanzelfsprekend blijven de aan het systeem toevertrouwde gegevens strikt anoniem. Welke informatie voor wie onder welke voorwaarden zal worden ter beschikking gesteld moet in de komende maanden door de stuurgroep nog verder worden uitgemaakt”. Op termijn verwachten de initiatiefnemers vanuit het opgezette platform statistieken te kunnen trekken die zelfs moeten toelaten tendensen af te bakenen en te analyseren. Dit aspect van de ontwikkeling zou kunnen bijdragen om vanuit IFMA de FM-opleidingen bij te sturen in functie tot de praktijk. Daarnaast kunnen de statistieken impulsen geven tot bijkomend onderzoek door de KaHo Sint-Lieven Campus Waas. In eerste instantie zal het gebruik van de webtool volledig gratis zijn voor de deelnemers. Wie zijn cijfermateriaal invoert krijgt daarvoor de door FM-collega’s aangevulde database als toetssteen ter beschikking. De inzet van de enthousiaste stuur- en werkgroep heeft het professionaliseren van het vakgebied FM als hoofddoel. Door het vergelijken van allerhande data kan men als FM-manager gericht en efficiënt kosten gaan besparen en daardoor professioneler werken. Met dank aan alle leden van de stuur- en werkgroep voor een professionelere Belgische FM-toekomst! Eduard CODDÉ I Profacility Magazine september 2009

7

Pro-FM [Intelligence FM]

FM sourcing via modellen D

e spreker besprak eveneens enkeTijdens de ‘learnshops’ op le aspecten van een grootscheeps 28 mei 2009 in het kader project dat momenteel uitgevoerd van de ‘Facility Services’- wordt bij GSK, namelijk de bouw van een administratief gebouw met een capabeurs in Tour&Taxis citeit van 1.000 mensen. Wat dit betekent op het gebied van facility planning en deelde Benoît Schmits, organisatie, werd aandachtig gevolgd door Director Office Real een publiek dat voor de helft bestond uit bestaande of potentiële dienstverleners Estate, Facilities en leveranciers! In onze volgende numManagement & Security mers komen we zeker terug op het verdere bij GlaxoSmithKline verloop van dit project. Biologicals, zijn visie op Een matrixsysteem facility management. “Our mission is to provide people with a secure physical (and virtual) workplace Van zijn lange environment and cost effective support uiteenzetting vestigen services that allow them to focus time & effort on global priorities.” Dat is de definiwe de aandacht op tie van facility management volgens enkele centrale ideeën, B. Schmits. Daarbij moet echter nog een flinke nuance toegevoegd worden, die niet zoals vooral de in de definitie opgenomen werd maar die sourcingstrategie op wel aanwezig is in de dagelijkse realiteit van de FM-dienst van GSK, zijnde deze basis van modellen. opdracht uitvoeren in een bedrijf dat een explosieve groei kent (zie kader). “Facility Management omvat twee aspecten en het is de combinatie van de twee die ervoor zorgt dat de klant tevreden is”, verduidelijk de spreker. “Aan de ene kant is er een verticale as die de begrippen dis-

Benoît Schmits, Director Office Real Estate, Facilities Management & Security bij GlaxoSmithKline Biologicals.

8


cipline, controle (KPI/SLA) en contract management dekt, en aan de andere kant is er een horizontale as die gericht is op het dagelijks beheer door de facility managers op het terrein, die aandacht hebben voor de behoeften en wensen van de eindgebruiker.” B. Schmits maakt eveneens een interessante vergelijking tussen facility management en het beheer van een schouwburg: “Een schouwburg bestaat uit een publiek, onze klanten, een te verbeteren en te onderhouden infrastructuur, een onthaaldienst als interface met het publiek en regiepersoneel dat alles in goede banen leidt en ervoor zorgt dat iedereen zijn rol in goede omstandigheden kan spelen. Maar een van de rollen van de facility manager is de vraag heroriënteren en te standaardiseren om de kosten te optimaliseren en om economische schaalvergrotingen en besparingen te realiseren. Het is niet de bedoeling om elke gebruiker te laten kiezen wat hij leuk vindt.” Dit standpunt wijst op de aansporingen tot verantwoordelijkheidsbesef van de gebruiker, die professor A. Lainé maakte tijdens zijn laatste conferentie (zie Profacility nr. 22).

Drie doelstellingen Volgens B. Schmits moet een facility manager drie doelstellingen nastreven: • kwaliteit, zoals onder meer bepaald via de SLA’s;

Explosieve groei Na diverse overnames en fusies van vergezeld geleidelijke naamveranderingen, ging GlaxoSmithKline Biologicals van 419 werknemers in 1984 naar 9750 in 2008!

• klanttevredenheid: door steeds een antwoord te geven op de vragen, hoewel dit antwoord niet per se positief hoeft te zijn. Er kan ook gereageerd worden door middel van correctieve maatregelen zodra de vastgelegde kwaliteitsnormen verlaagd zijn; • strategie: door een zo flexibel mogelijke organisatie te creëren om te voldoen aan de grote veranderlijkheid van de hedendaagse bedrijven.

Modellen voor de sourcing van diensten Voor de bepaling van de wijze van samenwerking met de externe leveranciers van facilitaire diensten stelde Benoît Schmits vervolgens een sourcingsysteem op basis van modellen voor. Hij stelde vijf modellen voor, die gerangschikt worden van A tot E en die een steeds meer geïntegreerde werking mogelijk maken: • Model A houdt in dat er een beroep gedaan wordt op 7, 8 of zelfs meer leveranciers met elk een eigen expertise.

• Volgens model B worden de uitbestede opdrachten toevertrouwd aan twee grote leveranciers die zullen instaan voor een deel van de dienstverleningen en die op hun beurt de gebieden uitbesteden, waarvoor ze zelf niet over de juiste competenties beschikken. • Model C doet een beroep op een dienstenintegrator die zelf al dan niet operationele activiteiten uitvoert maar die vooral het werk van de toeleveranciers met alle nodige expertises beheert. Het voordeel van dit model voor de klant is dat hij maar één contract met de integrator moet sluiten en bijgevolg maar één onderhandelingspartner heeft. • Model D bestaat erin dat de integrator zelf operationele activiteiten uitvoert en enkele specialistische expertises uitbesteedt, die hij zelf niet beheerst. • Volgens model E wordt een contract gesloten met een groep bedrijven die samen kunnen beantwoorden aan de behoeften van de klant. “De modellen van type A en volgende

maximaliseren de specialisatie maar bieden geen schaalvergroting of optimalisering van de kosten”, zegt B. Schmits. “De transactie zelf en vooral de verplichting om een contract te sluiten met elke partij, brengt trouwens ook kosten mee. Modellen D en E, de andere uitersten, maken het mogelijk om diensten te genereren, een hefboomeffect, globalisatie op verschillende plaatsen of in verschillende landen en standaardisering te creëren en om nieuwe technologieën in de processen in te voeren.” Benoît Schmits beveelt deze modellen aan voor grote organisaties, voor zover de integrator waarde creëert door een efficiënt beheer van zijn toeleveranciers. In dat geval zijn er echter twee nadelen: de ingewikkeldheid met als gevolg dat onderhandeling voor geen enkele van beide partijen gemakkelijk is, en de moeilijkheid om dit type van contract op te zeggen. Patrick BARTHOLOMÉ I


9

Pro-FM [Juridiek]

Alle voorzichtigheid ten spijt, kunnen (zware) arbeidsongevallen nooit helemaal uitgesloten worden. De geleden schade zal sowieso vergoed worden, daar stelt het probleem zich niet, maar in hoeverre kan de facility manager hiervoor aangesproken worden? Met deze hamvraag als uitgangspunt, richtte de IFMA een bijzondere commissie op. Wat volgt is een relaas van enkele cruciale bevindingen. Besluiten doen we met een aantal preventieve vuistregels.

Referentie • Rapport IFMA werkgroep Het eindrapport van de conclusies van de werkgroep “Juridische Verantwoordelijkheid van de facility manager bij een zwaar arbeidsongeval” wordt u aangeboden aan de prijs van 35 EUR + BTW. Contact: [email protected] Tel.+32(0)2 424 12 80

10


© Confédé construct

Blijft de facility manager b

H

et gebeurde enkele jaren geleden: een werknemer werd door de schuifdeur van een garage met een defect veiligheidssysteem geklemd en overleed ten gevolge van het ongeval. Tegen de 'facilitaire directeur' van de onderneming werd een juridische procedure opgestart. Er werd hem grote nalatigheid aangewreven, waarbij de rechter hem in eerste aanleg ook schuldig bevond. Tot ieders verbazing trouwens, want het was geweten dat de man - hij beheerde honderden gebouwen - zijn job op een professionele manier uitoefende. Uiteindelijk werd in beroep alles rechtgezet en keerde hij als een vrijgesproken man huiswaarts. Recht was geschied, alleen gingen daar wel vele jaren vol slopende procedures aan vooraf. En hoeft het gezegd dat de ervaring een vergaande weerslag had op het leven van de betrokkene? Voor het IFMA was dit voorval de onmiddellijke aanleiding om een werkgroep op te richten met dit onderwerp als kerntaak. Een tijdje geleden kregen de IFMA-leden tijdens een lezing enkele belangrijke bevindingen gepresenteerd.

Juridisch plaatje In eerste instantie moeten man en paard genoemd worden. Begrijpen hoe ver de aansprakelijkheid van de facility manager kan reiken is pas mogelijk als men zich een beeld kan vormen van de juridische context waarin hij zijn beroep

In de meeste gevallen zal de geleden schade van de slachtoffers van arbeidsongevallen door de werkgevers gedragen worden.

uitoefent. Een eerste vaststelling is dat hij bij een arbeidsongeval op zowel strafrechtelijk als burgerlijk vlak aangesproken kan worden, althans in theorie. Ruw samengevat: het strafrecht beoogt degene die een inbreuk gepleegd heeft te straffen, terwijl de burgerlijke kant van de zaak zich op de schadeloosstelling van de slachtoffers (of hun nabestaanden) richt. Wat betekent dit nu in de praktijk? We vertrekken van een klassiek te noemen voorbeeld: een facility manager is als werknemer bij een bedrijf tewerkgesteld; een van de toestellen waar hij de verantwoordelijkheid voor draagt raakt op een dergelijke manier stuk dat een andere werknemer verwondingen oploopt.

Bestraffing Voor wat de strafrechtelijke kant betreft zal de bestraffing gebeuren op basis van het Strafwetboek en enkele bijzondere wetten (het zogenaamde sociaal strafrecht). 'Onopzettelijke slagen en verwondingen' is de meest courante beschuldiging die men een facility manager in deze gevallen voor de voeten zal werpen. Indien het ook daadwerkelijk tot een strafrechtelijke veroordeling komt, zal de straf, boete en/of gevangenisstraf (eventueel voorwaardelijk), afhangen van het concrete geval. De ervaring leert echter dat het juridisch zwaartepunt van dergelijke onge-

buiten schot? "Werkgever is wie betaalt"

Een panel van deskundigen gaf een antwoord op alle mogelijke vragen van de IFMA-leden.

vallen toch eerder op burgerlijk vlak gezocht moet worden.

Schadeloosstelling In het hierboven aangehaalde voorbeeld, heeft de facility manager een werknemersstatuut. Zijn werkgever zal dan ook voor hem de burgerlijke verantwoordelijkheid dragen (in het bijzonder op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek voor de liefhebbers). In de meeste gevallen zal deze facility manager dan ook uit de kou blijven wanneer zich een ongeval voordoet. En precies door dit werknemersstatuut zal de verantwoordelijkheid voor het vergoeden van de schade bij zijn werkgever worden geplaatst. Slechts in uitzonderlijke gevallen - bij opzettelijke fout, een zware fout of een herhaaldelijke lichte fout van de facility manager - zal hij als werknemer rechtstreeks aangesproken kunnen worden voor deze vergoeding. Voor het betalen van de vergoeding aan de gewonde werknemer zal de arbeidsongevallenverzekeraar van de werkgever tussenkomen. Er bestaat trouwens een specifieke wet op de arbeidsongevallen (10 april 1971) die elke werkgever verplicht zo'n arbeidsongevallenverzekering aan te gaan. Ook hier bestaan enkele schaarse uitzonderingen. Enkel in uitzonderlijke gevallen en voor bepaalde schades (bv. indien een werkgever het geval opzettelijk

Het voorbeeld is uit het leven gegrepen. Een bedrijf doet beroep op een externe partner voor haar Facility beheer. Deze partner huurt op zijn beurt de diensten van een gespecialiseerde ruitenwasser in. Tijdens het ruiten wassen valt een van de gebruikte attributen naar beneden en een toevallige voorbijganger raakt gewond. Zoals geweten - het werd tijdens de voorstelling van de IFMA meermaals onderstreept staat de werkgever in voor de vergoeding van door het slachtoffer geleden schade. Alleen, wie is nu in deze gegeven situatie de werkgever? De vraag werd door een van de leden gesteld. Luc Van Hamme, adviseur-generaal van de FOD Werkgelegenheid, gaf een duidelijk antwoord: "degene die het loon van die ruitenwisser betaalt". Niet de firma die voor de geleverde diensten betaalt zoals sommigen zouden denken, wel degene die ervoor zorgt dat het salaris van deze ruitenwisser maandelijks betaald wordt.

veroorzaakt zou hebben of wanneer zich schade aan de goederen van de werknemer voordoet), zijn dan weer de algemene principes van het burgerlijk recht van toepassing. Wat hieruit te onthouden? Er zijn in de wet een aantal garanties ingebouwd die ervoor zorgen dat een facility manager die zich op een gedegen manier van zijn taak gekweten heeft niet persoonlijk voor de geleden schade zal moeten opdraaien.

Persoon vinden Op zijn minst zo belangrijk als de vraag welke risico's een facility manager loopt, is de persoon die 'als dusdanig' beschouwd wordt. Wanneer zich een ongeval voordoet, wordt obligaat de schuldvraag gesteld. Veel heeft te maken met de bevoegdheden waar deze of gene persoon over beschikt. Zeker in grotere bedrijven is het niet altijd een eenvoudige klus af te bakenen wie waar precies voor bevoegd is. Wie is de uiteindelijke verantwoordelijke wanneer zich een probleem met de facilities voordoet? De CEO? De 'Directeur Gebouwen'? Of simpelweg de drager van de titel facility manager? Niet de benaming telt, wel de inhoud. Wat zijn de reële bevoegdheden, en tot waar reiken ze? Het brengt ons bij wat wellicht het belangrijkste onderdeel van het verhaal is: de preventie.

Preventietips Voorkomen is beter dan genezen; alle wettelijke grendels ten spijt. Precies om die reden is het belangrijk dat een facility manager de nodige stappen zet teneinde zich in te dekken wanneer het noodlot zou toeslaan. De IFMA bundelde enkele aanbevelingen: • Een duidelijke taakomschrijving: Idealiter wordt deze schriftelijk vastgesteld. Op die manier kan bepaald worden welke de rechten en plichten van een gegeven facility manager zijn, én wat daarbuiten valt. Wijzigingen hierin moeten niet enkel tot een aanpassing van dit geschreven document leiden, ze moeten ook binnen de organisatie gecommuniceerd worden. • Genomen acties documenteren: Welke acties worden hier precies bedoeld? Het gamma is alvast heel ruim. Dit gaat van risicoanalyses, periodieke controles (zowel van onderhoudsfirma's als controleorganismen), rapporten van eigen technici, accidenten/incidenten, audits. Een samenwerking met externe partners is een geval apart. Hierbij is het fundamenteel dat deze ondernemingen duidelijk op de hoogte worden gebracht van de geldende procedures en regels. • Processen en regels: Een facility manager mag geen werken laten uitvoeren indien de werkinstructies niet duidelijk opgesteld en gecommuniProfacility Magazine september 2009

11

[Juridiek]

ceerd zijn. Wie hiervoor instaat, is een interne aangelegenheid. • Verminderen van de kans op ongevallen: Om ongevallen te vermijden, moet de facility manager de reflex hebben risicoanalyses uit te voeren, of die op zijn minst te laten uitvoeren. Een actieve medewerking van de FM in het veiligheidsbeleid van de onderneming zal zonder twijfel een meerwaarde betekenen voor de veiligheid en een vermindering van het aantal ongevallen. De samenwerking tussen Preventieadviseur en FM zijn in deze heel belangrijk. • Opleidingen: In de sensibilisering van ondernemingen en hun medewerkers voor hun verantwoordelijkheid op veiligheidsvlak, spelen opleidingen een cruciale rol. Per slot van rekening is het onontbeerlijk dat een FM over voldoende kennis en knowhow beschikt. • Benchmarking: Kijk eens over de muur! Het kan voor een FM vaak een leerrijke oefening zijn na te gaan hoe men het bij andere firma's doet. Lessen trekken uit de goede voorbeelden die men er aantreft is de boodschap. Michaël VANDAMME I

Zelfstandige facility manager Het gebeurt wel vaker dat de verantwoordelijke voor de facilities iemand is die op zelfstandige basis tewerkgesteld is. Dit zorgt voor een heel andere situatie dan hun collega's die in loonverband bedrijvig zijn. Bij afwezigheid van een formele 'werkgever', kan men deze immers niet aanspreken voor die burgerlijke schade die uit een arbeidsongeval voortvloeit. In dergelijke gevallen staat de 'zelfstandige' facility manager er alleen voor, wat wil zeggen dat hij zelf moet zorgen voldoende verzekerd te zijn. Zich indekken tegen mogelijke strafrechtelijke sancties is sowieso uitgesloten. Dat is trouwens een algemene regel en niet anders dan voor wie als werknemer aangesteld is. Maar op burgerlijk vlak zit het plaatje ingewikkelder in mekaar. Men onderscheidt twee soorten dekkingen: enerzijds de burgerlijke aansprakelijkheid (BA) Beroep en anderzijds de BA Uitbating. De BA Beroep dekt de schade aan derden die bij het uitoefenen van het beroep kan optreden. BA Uitbating zorgt echter voor een ruimere dekking die verder gaat dan de BA Beroep. De handelingen die door dit soort polis gedekt kunnen worden zijn divers: fouten, nalatigheden, maar ook diefstal of zwendel gepleegd met iemand die de verzekerde - de facility manager dus - als een verantwoordelijke beschouwde. Voor alle duidelijkheid: de diefstal of zwendel moet gepleegd worden door een andere persoon dan de verzekerde zelf. Vanzelfsprekend kan een facility manager zich niet verzekeren tegen dergelijke misdrijven die hij zelf moedwillig zou plegen. De meeste verzekeraars bieden doorgaans de mogelijkheid om een rechtsbijstandsverzekering aan te gaan. Trouwens zowel voor BA Beroep als BA Uitbating polissen. De meerwaarde hiervan kan niet miskend worden, toch formuleert de IFMA hier één belangrijke waarschuwing bij: goed nagaan of de rechtsbijstand ook wel alle mogelijke scenario's dekt. Veel te vaak gaat men hiervan uit, terwijl de veronderstelling niet met de werkelijkheid overeenstemt.

Pro-FM

[Agenda] Events 2e FM-congres: Ontwikkelingen, kansen en bedreigingen Op 21 en 22 oktober 2009 organiseert Ki' communications zijn tweede congres over facility Management. Deze editie heeft als thema: ‘De facility manager in een constant veranderende bedrijfsomgeving: ontwikkelingen, kansen & bedreigingen’. De onderwerpen die tijdens het congres behandeld zullen worden, werden enerzijds door Facility managers en directeurs tijdens een evaluatievergadering na het eerste congres en anderzijds door middel van een enquête bepaald. Tijdens de vergadering werden de drie hoofdthema’s besloten, namelijk ‘Kostenbeheersing en flexibiliteit’, ‘Outsourcing’ en ‘De facility manager binnen het organigram’, terwijl uit de enquête een interesse voor een duurzame visie op FM bleek. De eerste drie thema’s zullen tijdens individuele workshops behandeld worden. De sessies zullen in goede banen geleid worden door een groep ervaren moderatoren, bestaande uit facility managers en consultants. De bedoeling is om interactieve discussies te voeren, waarbij de zaal evenveel inbreng zal hebben als het panel. De sessie over ‘Duurzaamheid’ en ‘Total Cost of Ownership’ is een (tweetalige) plenaire sessie met een ervaren panel ’s Avonds wordt een zakendiner aangeboden met als eregast de heer Marc Josz, algemeen directeur van Electrabel Customer Solutions.

De easyFairs Building & Facility Management vakbeurs vindt plaats in Tour & Taxis in Brussel op 26 en 27 mei 2010. Het evenement is het resultaat van de fusie tussen de beurzen easyFairs Buildings of Belgium en easyFairs Facility Services en is gewijd aan oplossingen voor duurzame renovatie en restauratie en voor het beheer van stedelijke commerciële en residentiële gebouwen. In Hall 1 van Tour & Taxis bevinden zich alle ondernemers, technici en installateurs, exposanten die gebouwen renoveren of de bestemming ervan wijzigen na een grondige transformatie. Ook is er heel wat info te vinden over het onderhoud van gebouwen en technische installaties. In Hall 2 vinden we bedrijven die actief zijn in facilitaire dienstverlening en producten. Thema’s zijn onder andere gevelrenovatie, normen voor energieprestaties en acclimatisatie. easyFairs stelt twee centrale thema’s voor: energie en restauratie. De normen voor energieprestaties hebben een enorme impact op ‘groene’ renovatie en op het beheer van gebouwen. Restauratie wordt trouwens ook steeds vaker gelinkt aan een groter renovatieproject.

23>24/9 easyFairs HVAC Brussels 2009 Brussels Expo www.easyfairs.com/shows/detail.aspx?La ngChoice=NL&ShowID=713& 23>24/9 easyFairs ECL Brussels 2009 Brussels Expo www.easyfairs.com/shows/detail.aspx?La ngChoice=NL&ShowID=714& 24/9

FM & Overheid Provinciehuis Vlaams Brabant te Leuven www.ifma.be

8/10

IFMA - EMAB event - Janssen Pharma Janssen Pharmaceutica – Beerse www.ifma.be/nl/janssen-pharmaceutica

21/10

Facility Management Congres 2009 Château-Ferme du Sart-Ampsin (Huy) www.sputnik-web.be/kicom/fr

26/10

Orgatec 2010 Office & Facility Kölnmesse – Keulen www.orgatec.com

3/11

A+A 2009 : Safety, Security & Health at work Düsseldorf www.ergonoma.com

24/11

Facility Nights – 18de editie SportOase –Leuven www.facilitynights.com

Opleidingen 17/9

Methodes en technieken voor de meting en evaluatie van het energieverbruik Hotel Leonardo Wépion www.ef4.be/fr/newsletter/allocationquotas-co2.html

21/9

Sleutels voor het begrijpen van overheidsopdrachten: focus op de gunningsprocedure Burogest Office Park, Loyers (Namen) www.uvcw.be/formations/310.htm

24/9

Postgraduaat FM Dag 13 (3h) Verhuizen Haute Ecole de la Province de Liège, Jemeppe www.ifma.be

1/10

Sleutels voor het begrijpen van overheidsopdrachten: IAM platform en portaal overheidsopdrachten (workshop) Burogest Office Park, Loyers (Namen) www.uvcw.be/formations/310.htm

Lees meer over deze data in de online agenda op www.profacility.be/agenda.

Pro-Real Estate [New building]

Zenith Building

Duurzame keuze D

e spontane reacties van de deelZopas werd de Zenith nemers logen er niet om. De Building in de Brusselse beslissing van het IFMA om de slotactiviteit van haar werkingsjaar in de Noordwijk opgeleverd. kakelverse Zenith Building te organiBij de totstandkoming seren werd algemeen gesmaakt. De zomer was nog maar enkele dagen oud, werd niet alleen de de weergoden gunstig gestemd en het architecturale lat hoog talrijk opgekomen publiek werd op een panoramisch terras ontvangen. En cijgelegd, ook een ferliefhebbers geven we alvast dit mee: bijzondere aandacht voor de Zenith staat voor 30.274 m kantooroppervlakte, gespreid over 20 verde aspecten van diepingen. duurzaam gebruik liep als Interactie met de buurt een rode draad door het Er is het gebouw en de ligging. De project. IFMA greep Zenith Building is assymetrisch uit veralvast de gelegenheid aan schillende modules opgebouwd. Deze vinden steun op één voetstuk, waar ook om in het gebouw een de toegang tot het gebouw aangebracht activiteit te organiseren. is. Het levert een zicht op dat bezwaar2

Ook architecturaal werd de lat hoog gelegd. Vandaag plukt men dan ook de vruchten van deze inspanning.

lijk doorsnee genoemd kan worden. De beelden spreken zonder meer boekdelen. De nadruk, zo beklemtoont promotor Codic, ligt tegelijkertijd ook op duurzaamheid. Begrijp: het gebouw is voorzien om vele jaren lang aan een zo laag mogelijke kost gebruikt te worden. Een vorm van duurzaamheid vindt men ook terug in de interactie met de buurt. De Zenith is geen solitaire constructie, maar schrijft zich helemaal in het multifunctioneel project dat voor deze Gaucheretwijk uitgetekend werd. Gelegen aan het ene uiterste van de Koning Albert II laan is het gebouw het sluitstuk van de wijkontplooiing.

Bereikbaarheid als handelsmerk De ligging van de Zenith brengt ons onmiddellijk bij een eerste belangrijke troef: de bereikbaarheid. Onder het gebouw is parkeergelegenheid voorzien, maar het is vooral de nabijheid van het Noordstation die uitgespeeld wordt. Dat rekening werd gehouden met alle veiligheidsaspecten is een ander voordeel. En dan is er de benutting van de beschikbare ruimte. Codic cijferde het voor: één werkplek voor elke 10m2 beschikbare ruimte behoort tot de mogelijkheden, uiteraard afhankelijk van de keuze voor een landschapskantoor, indi-

viduele ruimtes of een tussenoplossing. Werken is echter ook een kwestie van ontspanning. Precies om het goed gevoel van gebruikers te voeden, zijn op verschillende verdiepingen terrassen voorzien. Wie kan ontkennen dat het halen van een frisse neus terwijl men van het panorama geniet geen prima motivator is? Toch wordt dit aspect van ruimtebenutting pas ten volle duidelijk wanneer men de dingen heel erg praktisch bekijkt.

Concrete case 'Geen appelen met peren vergelijken'; het is een boodschap die ontwikkelaar Codic meermaals onderstreept. De meerwaarde van een modern gebouw als de Zenith Building zal slechts ten volle duidelijk worden wanneer alle relevante parameters in rekening worden gebracht. Een praktische case moet dit in de verf zetten. Het vertrekpunt is een (fictief) bedrijf met 82 werknemers, thans gevestigd in een Grade B building. De gemiddelde oppervlakte per werkeenheid bedraagt 26 m2 (alle overige lokalen zoals vergaderruimtes of cafetaria inbegrepen), wat wil zeggen dat een totale oppervlakte van 2.132 m2 gebruikt wordt. Hieraan hangt een kostenplaatje van 490.360 € vast, of 5.980 € per werknemer. Dankzij het potentieel van de Zenith Building – men gaat er bij Codic prat op – kan deze kost met ruim één vierde verminderd worden. Hoe? Door de optimale inrichtingsmogelijkheden te benutten, kan de vereiste ruimte per werkeenheid tot 18,4 m2 herleid worden. Een dergelijke besparing draait echter om meer dan oppervlakte. Ook verlichting (maximaal gebruik maken van natuurlijk licht bijvoorbeeld) of het type verwarming spelen een rol. De resultaten zijn wat ze zijn. Extrapoleert men de jaarlijks uitgespaarde bedragen, dan krijgt men op minder dan vier jaar een besparing die overeenstemt met de jaarlijkse kantoorkost van voormeld bedrijf (490.360 €). Michaël VANDAMME I


15

Pro-Real Estate

[Actu] Geschiedenis van Brusselse kantoren Brussel telt vandaag meer dan 12 miljoen m² kantoorruimte tegenover 36.000 m² in 1945. Met het boek “Brussel, haar kantoren en bedienden”, gepubliceerd door de Directie Studies en Planning van het ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, heeft Het Overzicht van het Kantorenpark ’s, ina pag 256 van erk getracht deze evolutie Een referentiew e DVD. tiev rac inte een t me te belichten vanuit een uld aangev historische, geografische, stedenbouwkundige, architecturale, economische en maatschappelijke invalshoek. Het resultaat is een referentiewerk van 256 pagina’s, aangevuld met een interactieve DVD en geïllustreerd met orthofotoplannen en iconografische documenten, waaraan zo’n twintig auteurs meegewerkt hebben. (AD)

Solaris, eerste gebouw met groen Valideocertificaat

Solaris – Arch. Assar.

16


Foto Assar

Solaris, een gebouw van investeringsmaatschappij Fidentia Green Buildings in Brussel, is het eerste gebouw met het Valideocertificaat voor duurzaam bouwen. Solaris is uitgerust met een stormbekken, apparatuur voor het opvangen van regenwater, een geothermische warmtepomp, geocooling, superisolerende dubbele beglazing, een gecentraliseerd systeem voor technisch beheer, 800 m² fotovoltaïsche panelen, hoog-rendementsverlichting, ventilatie met warmterecuperatie, enz. Solaris biedt 13.722 m² kantoorruimte te huur aan. (AD)

4 Belgische projecten genomineerd voor de RICS Awards 2009

2

3

4

Foto S. Brison

1

Foto M. Detiffe.jpg

Foto Georges De Kinder

& Build) in de categorie 'Sustainability', ‘Les Ecuries de la Chasse Royale’ in Brussel (ASSAR) in de categorie 'Building conservation' en Regency Office/Hotel Merode in Brussel (VIZZION) in de categorie ‘Regeneration’. De resultaten worden bekendgemaakt op 16 oktober. (AD)

Foto Jean-Francois De Witte

Er zijn vier Belgische architectuurprojecten genomineerd voor de RICS Awards 2009 in Londen. Dit is opmerkelijk aangezien slechts 9 van de 371 voorgestelde projecten niet Brits zijn. De vier projecten in kwestie zijn het cultureel centrum Wolubilis in Brussel (A2RC) in de categorie 'Community Benefit', de Raad van Europa in Straatsburg (Art

1. Wolubilis – Arch. A2RC I 2. Raad van Europa – ‘Bâtiment Général’ – Arch. Art & Build I 3. Regency – Arch. Vizzion I 4. ‘Les Ecuries de la Chasse Royale’ – Arch. Assar

Dapesco bouwt eerste positieve-energiegebouw in wallonië Dapesco bouwt binnenkort het eerste positieve-energiegebouw van Wallonië. Passieve kantoren zouden op termijn meer energie produceren dan ze verbruiken. Studiebureau Dapesco is gespecialiseerd in energiebeheer voor klanten uit de industriële en dienstverlenende sector en zal zijn sociale zetel vestigen in het Fleming wetenschapspark

in Louvain-la-Neuve. Het nieuwe gebouw zal ook gebruikt worden voor demonstraties aan klanten. De constructie van 300 m2 is er volledig op gericht het energieverbruik tot een minimum te beperken dankzij zuinige verlichtingselementen en vooruitstrevende isolatie. De meeste ramen zijn naar het zuiden

gericht en de verwarming werkt hoofdzakelijk op zonne-energie. Bij die passieve elementen komen nog de richtbare zonnepanelen en een kleine windmolen om elektriciteit op te wekken. De hitte in de kamers waar de computerservers staan wordt herbruikt voor de ventilatie van het gebouw. (AD)

Blijf elke dag op de hoogte van het nieuws uit de sector op www.profacility.be/news Profacility Magazine september 2009

17

Pro-Real Estate [Beheer]

Sale & Rent Back Dat heel wat bedrijven eigenaar zijn van het door hen gebruikte vastgoed is een feitelijke vaststelling. Is het beheren van zo'n eigen vastgoedportefeuille wel een verstandige zet? En welke alternatieven bestaan er? Beide vragen lagen aan de basis van een recente "bedrijfscauserie", georganiseerd door CFO-Magazine. Aan de hand van een praktisch voorbeeld – Univeg – werden de voor- en nadelen van een Sale & Rent Back operatie er onder de loep genomen.

Verkopen aan een BEVAK creëert een aparte fiscale context waardoor de S&RB operatie er plots veel aantrekkelijker gaat uitzien.

W

aarom het beheer van het gebruikte vastgoed niet uitbesteden? De idee druist misschien in tegen wat door veel bedrijven als een toonbeeld van goed beheer beschouwd wordt, toch is het lijstje met argumenten om dit wel te doen langer dan men denkt. Om te beginnen is er de vaststelling dat dit beheren van onroerend goed doorgaans niet de kerntaak van de onderneming is. Niet alleen dreigt dit veel energie op te slorpen, door het feit dat het hier al bij al om een erg gespecialiseerde taak gaat, bestaat het risico dat dit beheer niet optimaal gebeurt.

'Klassieke' Sale & Rent Back De klassieke operatie waarmee het managen van het eigen vastgoed uit handen wordt gegeven, is een zogenaamde Sale & Rent Back, kortweg S&RB. In een notendop: na een onroerend goed verkocht te hebben, huurt men het van de koper voor eigen gebruik. Een onmiddellijk voordeel is het plotse vrijkomen van aanzienlijk wat middelen. Nogal wiedes: tegenover elke verkoop staat een verkoopprijs. Hierdoor daalt de schuldgraad en/of de marge om te investeren in wat net wél de core business is neemt zienderogen toe. Een boekhoudkundig voordeel is een verbetering van de balansratio's. En door de toegenomen middelen die in de eigen werkzaamheden herbelegd kunnen worden, komt men ook in aanmerking voor een belangrijkere notione-

18


Het klinkt misschien wat paradoxaal, maar het van de hand doen van zijn eigen vastgoed komt vaak de flexibiliteit van het beheer ten goede.

le intrestaftrek. Om hier slechts één cijfer op te kleven: een extra vermogen van één miljoen euro levert jaarlijks een bijkomende notionele intrestaftrek van om en bij de 40.000 euro op. Het klinkt misschien wat paradoxaal, maar het van de hand doen van zijn eigen vastgoed komt vaak de flexibiliteit van het beheer ten goede. Hoe vaak beschikt een bedrijf immers niet over ruimte die niet of inefficiënt gebruikt wordt? Vastgoed wordt op die manier vooral een lastgoed. Een S&RB operatie kan daar verandering in brengen. Want voortaan zal men immers moeten betalen voor hetgeen gebruikt wordt, wat een optimalisering in de hand werkt.

Vennootschapsbelasting halveren Het plaatje is pas volledig als ook de nadelen in overweging genomen worden. Door de verkoop verdwijnt dit vastgoed ook effectief uit het vermogen van de onderneming. Het valoriseren ervan, ook al gebeurt dit aan een aantrekkelijke marktprijs, is nu eenmaal een eenmalige operatie. Ook de emotionele betekenis ervan kan een rol spelen, zeker bij familiebedrijven. En het moet gezegd dat een dergelijke operatie niet kosteloos is. Toch kan door het eerbiedigen van een aantal best practices dit kostenplaatje aanzienlijk gemilderd worden. Door de verkoop van het bedrijfsvastgoed genereert men een aanzienlijke meerinkomst voor de onderneming. En dat is een ontwikkeling waar ook de

Met de expertise van het magazine

Jean-Paul Van de Velde, Chief Legal Council bij Univeg: “Onze Sale & Rent Back operatie moest onze ontwikkelingen blijvend maken.”

fiscus een bijzondere belangstelling voor heeft. Bij een 'gewone' S&RB operatie wordt dan ook een belasting van 34% op de gerealiseerde meerwaarde geheven. Toegepast op de case study van Univeg zou dit volgend resultaat opleveren. De meerwaarde, die overeen komt met het verschil tussen de marktwaarde (29,4 miljoen euro) en de boekwaarde van het onroerend goed (4,9 miljoen euro), zou 24,5 miljoen euro bedragen. In die veronderstelling zou de onderneming voor het jaar van de verkoop een extra vennootschapsbelasting van 8,33 miljoen euro moeten ophoesten. Geen prettig vooruitzicht, maar er bestaat echter een manier om het financiële impact te verminderen. En dat is precies ook het pad dat Univeg bewandeld heeft.

Ruilen voor aandelen Essentieel hierbij is de partner aan wie men zijn vastgoed verkoopt. In het geval van Univeg was dit WDP die het statuut van BEVAK bezit (zie 'BEVAK in een notendop'). Verkopen aan een BEVAK creëert een aparte fiscale context waardoor de S&RB operatie er plots veel aantrekkelijker gaat uitzien. Anders dan bij een gewone S&RB wordt de vennootschapsbelasting van 34% op de gerealiseerde meerwaarde vervangen door een "exit-taks" van 17%, een halvering dus! Registratierechten (10%) zijn evenmin verschuldigd. Verkopen aan een BEVAK is ook geen verkoop in de strikte betekenis van het woord. Het vastgoed waar men afstand van doet wordt in de BEVAK ingebracht, en in ruil worden aandelen uitgekeerd. Hoe lang deze portefeuille van aandelen in het bezit van de inbrenger – in casu Univeg – moet blijven is niet wettelijk bepaald. Anders gezegd: men kan deze erg snel terug te koop aanbieden. Er bestaan evenmin verplichtingen over de prijs van zo'n aandeel. Hier speelt het marktmechanisme, waardoor koersstijgingen of -dalingen na afloop van de operatie de winst of verlies van de verkoper zullen bepalen. Michaël VANDAMME I Profacility Magazine september 2009

19

Pro-Real Estate [Localisatie]

Tertiaire gebouwen in hu In de bouwsector wordt energie maar al te vaak beschouwd als een kwestie van speciale technieken. Daarnaast moet echter ook rekening gehouden worden met de inplanting en architectuur van het gebouw, de integratie ervan in de wijken en de geografische ligging. In dit artikel gaan we dieper in op deze drie niveaus:

Belangrijk: zich vestigen in de buurt van openbaar vervoer!

geografisch niveau: 1. Op de locatie kiezen

Door de uitbreiding van de tertiaire sector in Wallonië wordt de behoefte aan kantoorruimten alsmaar groter. Zo zijn de oppervlakten voor winkels, kantoren en diensten tussen 2001 en 2006 met maar liefst 7,5% gestegen terwijl de toename van de terreinen voor openbare diensten en gemeenschapsvoorzieningen dan weer bescheiden bleef (+ 0,6%). Vandaag bestaat de grootste uitdaging op geografisch niveau er dus in om te voldoen aan deze toenemende behoefte. De keuze van de locatie hangt echter grotendeels af van de criteria op het gebied van bereikbaarheid en grondbelasting. Het aanbod van nieuwe terreinen concentreert zich vooral in zones met economische activiteit of in voorstedelijke gebieden. Maar dat heeft een prijs, vooral voor energie. Als voorbeeld wijzen we erop dat ongeveer 56% van de energiefactuur van een tertiair gebouw rechtstreeks toe te schrijven is aan de kosten voor transport van zowel personen als goederen (Bron: Bilan énergétique de la Région wallonne 2006: Bilan de consommation des transports – DGO4, 2008). Een locatie vinden waar deze kosten beperkt kunnen worden, is een eerste stap in een verantwoordelijke aanpak. Enkele grondregels: • Zich vestigen in de buurt van een

structurerend aanbod van openbare vervoermiddelen (zie kader ‘Bereikbaarheidskaarten’). • Het hergebruik van braakliggende en verlaten percelen stimuleren en een functionele mix garanderen (zie kader ‘BedZED’). De rol van de overheid is essentieel voor de aanmoediging van projecten die aan deze voorwaarden voldoen.

Het voorbeeld van BedZED Het ecologisch dorp BedZED (Beddington Zero Energy Development) bestaat uit 82 woningen en 2.300 m² kantoor- en handelsruimten en is gelegen in het Engelse district Sutton, ten zuiden van Londen. Door zijn architecturale en stedenbouwkundige opbouw heeft het een zeer hoge bevolkingsdichtheid terwijl een maximale constructiehoogte van 3 verdiepingen gerespecteerd werd. De dichtheid van het centrum van de wijk, waar 500 mensen per hectare wonen en werken, werd verkregen door de architecturale integratie van de woonruimten: naar het zuiden gerichte gevels voor een maximale blootstelling aan de zon en terrassen tegen de naar het noorden gerichte kantoren om de neiging tot overmatig verwarmen te verminderen en de ruimten koel te houden. BedZED1 past eveneens vernieuwende technieken en systemen toe voor energiebeheersing (superisolatie, driedubbele beglazing, huishoudelijke toestellen met zeer hoge energieprestaties, enz) en maakt gebruik van hernieuwbare energie (zonne-energie, warmtekrachtkoppeling).

wijkniveau: 2. Op de functionele mix bevorderen

Referentie • Bereikbaarheidskaarten De Waalse permanente conferentie van de ontwikkeling van het grondgebied (CPDT) heeft bereikbaarheidskaarten uitgewerkt die kunnen helpen met de beslissing van de locatie. Ze geven de plaatsen aan die het best toegankelijk zijn met andere vervoersmiddelen dan de auto, en dit voor heel Wallonië, uitgedrukt in ‘verwachte modale deel’ per trein, bus of traag middel. U kunt deze kaarten raadplegen op het Portail Cartographique de la Région Wallonne. Website: http://cartocit1.wallonie.be/cpdt.

Beschikbaar op www.profacility.be/references

20


Op wijkniveau zal een gebouw met verschillende activiteiten (residentiële en handelsactiviteiten, diensten) aangeboden worden om de uitwisselings- en contactmogelijkheden te vergroten (zie 'Praktische handleiding voor de duurzame bouw en renovatie van kleine gebouwen – Gelegenheid bieden voor sociaal verkeer’, BIM, februari 2007). Het principe van de functionele mix biedt immers meerdere voordelen zowel op sociaal en economisch vlak als op milieugebied. Enkele voorbeelden: • Betere energie-efficiëntie aangezien de verbruiksprofielen van de verschillende

Met de expertise van het magazine « Le Réactif »

n ruimtelijke context activiteiten gunstige voorwaarden voor performante technologieën meebrengen (bv.: warmtekrachtkoppeling). • Optimalisering van het leven van de bewoners van het gebouw zodra ze er wonen en werken, met een vermindering van de behoeften op het gebied van woon-werkverkeer. • Het leefbaar maken van het openbaar vervoer door een betere verdeling van vraag en aanbod (woonomstandigheden, diensten, winkels,...). • Vermindering van de parkeerbehoeften doordat de parkeerterreinen afwisselend bezet worden door bewoners en werknemers.

gebouwniveau: 3. Op de gebouwschil en de interne organisatie analyseren Wanneer een gebouw ontworpen wordt, kunnen verschillende maatregelen leiden tot een lager energieverbruik:

• Optimalisering van het gebouwvolume. De bedoeling is om de beste middenweg te vinden tussen een grote compactheid om het warmteverlies te beperken, en een lage compactheid om de natuurlijke verlichting en verkoeling te bevorderen. Deze middenweg hangt af van de bouwcontext: vorm en grootte van het terrein, bebouwde omgeving, omringend landschap,… • De natuurlijke verlichting en het beheer van de zonnewarmte. Door meer natuurlijk licht binnen te laten, kan de warmteproductie door lampen beperkt worden. Lampen kunnen bovendien koeling verbruiken indien het gebouw van airconditioning voorzien is. Door een geschikte plaatsing kan de zonnewarmte verhoogd of verminderd worden naargelang van de behoeften. • Het benutten van de koele buitenlucht. Door een gecontroleerde permeabiliteit van de gebouwschil (d.m.v. roosters, vensters,…) kan men gratis gebruik maken

van de frisse buitenlucht om het gebouw te verkoelen wanneer het oververhit is. Voorbeelden: het gebouw weghalen van de openbare weg, ligging van het gebouw ten aanzien van een bepaalde overlast,… Elk van de vele aspecten met betrekking tot het ontwerp van een tertiair gebouw is dus even belangrijk. Het is natuurlijk raadzaam om tijdens de uitwerking van het project stil te staan bij de technische aspecten (isolatie, type verwarming,…), maar vooral om rekening te houden met de ligging, functionaliteit en inplanting van het gebouw. Gauthier KEUTGEN, Bertrand IPPERSIEL en Delphine ROSSOMME, (ICEDD asbl, Tertiaire facilitator van het Waalse Gewest) I Dit artikel is een vertaling van een artikel uit het tijdschrift “Le REactif” nr. 59 (maart 2009) en werd opnieuw gepubliceerd met de goedkeuring van de redactie, van de auteurs en van de Service Public de Wallonie. 1. Site : www.bedzed.org.uk of www.zedfactory.com


21

Pro-Building [Workplace Design]

Tussen ontspanning en

22


n knowledge exchange De oude IBM-site in Terhulpen is aan zijn tweede levensadem toe. Vastgoedgroep Banimmo, de nieuwe eigenaar, weet daarbij zakelijkheid en recreatie op een intelligente manier met elkaar te verweven. Hotel, auditoria, vergaderzalen en een luxueuze spa te midden van weelderig groen masseren lichaam en geest. Toeristen en zakenlui vinden de weg naar zwembad en vergaderzaal.

W

ie de site inrijdt, waant zich op een kasteeldomein. Golvende grasvelden gelardeerd met bomen, en een zachte bochtige weg die ophoudt aan de voormalige gebouwen van de Amerikaanse IT-gigant IBM. De eerste indruk imponeert. De architectuur is kwaliteitsvol en stamt uit de tijd toen het brutalisme hoogtij vierde. Of de krachtige schoonheid en combinatie van baksteen en beton.

Aantrekkelijke hotellobby De patio van Cinq Mondes: zakenlui en recreanten komen er tot rust.

De kleurrijke en informeel opgevatte vergaderruimtes.

Het nagelaten visitekaartje van IBM is ongetwijfeld een troef die de vastgoedgroep Banimmo intelligent weet uit te spelen. Dat moet ook wel in tijden van recessie. De site - ze heeft een oppervlakte van 72 hectare - is een oase van stilte, rust en groen. De mogelijkheden ervan liggen voor het grijpen. In totaal staan hier maar liefst 14 gebouwen. Dolce Terhulpen heeft alles om te schitteren. Voor de aankoop en de volledige renovatie van de site werd door Banimmo (2005) zo’n 50 miljoen euro op tafel gelegd. Aanvankelijk werd gedacht om hier kantoren en woningen te realiseren. Bestuurslid en manager Thierry Kislanski van Banimmo: “Maar men moest rekening houden met de opgelegde administratieve regels waar-

Algemeen zicht op de site van Dolce Terhulpen. Profacility Magazine september 2009

23

[Workplace Design] aan deze geklasseerde site onderhevig is. Het moest een vormingscentrum blijven met hotelfaciliteiten. Dolce, dat de site kende, was geïnteresseerd om een nieuw conferentiecentrum met hotelfaciliteiten uit de grond te stampen. Daarvoor was deze Canadese hotelgroep op zoek naar een ontwikkelaar en de nodige middelen. Dat heeft Banimmo ertoe aangezet om de site te kopen en de exploitatie ervan toe te vertrouwen aan Dolce na renovatie en herstructurering van het ensemble.”

Warme charme Het is een feit dat Dolce Terhulpen zichzelf mag omschrijven als een toplocatie in het kwadraat, de uitgelezen plek om seminaries of bedrijfsbijeenkomsten te organiseren. De faciliteiten zijn er quasi ongeëvenaard. Banimmo heeft de zaken goed doordacht door niet alleen te mikken op de gemakkelijkste weg, maar om te kiezen voor een nieuwe aanspreekbare formule. En dat kan alleen door te kiezen voor uitstekende partners. Partners die iets te melden hebben zoals de Dolce-groep en de spa-inrichtig Cinq Mondes.

Uitvergrote chip De plattegrond van de IBM-site doet denken aan een uitvergrote chip. IBM had hier een van zijn vormingscentra gevestigd. Vandaar de vele faciliteiten die vandaag goeddeels nog bestaan. “We hebben gekozen voor het oorspronkelijke concept” zegt Kislanski. Alleen de stijl is minder formeel en minder 'sec' dan vroeger. Hedendaagse lifestyle maakt hier grote sier. Noem het 'de ambiance', het gevoel van een prettige omgeving. Waar je ook kijkt, overal komt de natuur van het Zoniënwoud op je af. En dat gegeven is zo straf en sterk, de natuur heeft werkelijk alles en iedereen in haar greep.

Christian Lundwall Het hotel met 264 kamers werd aangekleed door het architectenbureau Atelier d'Architecture de Genval (AAG) en de Zweedse interieurarchitect Christian Lundwall. Thierry Kislanski: “Het hotel en de aanpalende spa is één concept waarbij de synergie van verschillende partijen een belangrijke rol heeft gespeeld. Het geheel moest samenhangend blijven en daarvoor moesten de verschillende partijen zoals Exode en Western Design, Lundvall alsook AAG gezamenlijk optreden om die eenheid in lijnvoering te handhaven.”

Zachte kleuren tekenen de patio van Cinq Mondes tot een oord van oosterse meditatie.

24


Coachingsgesprek Voor de inrichting van de site deed Banimmo onder meer beroep op de expertise van het bureau Exode. Heel opmerkelijk zijn de kantoren van het bankbedrijf Swift, eveneens op deze site, die dit bureau inrichtte. Het was niet zo vanzelfsprekend door de structuur van het gebouw en de vorm. Christophe Erkens en zijn team schrapten wat overbodig was en creëerden op die manier een zeer bruikbare kantoorruimte. Swift opende voor Exode de weg naar het project van de 'breakout rooms' eveneens op deze site en vlakbij de kantoren van Swift. Rond een cluster van vergaderruimtes organiseerde Exode een informele loungeruimte. Een ruimte die vraagt om een open uitwisseling van ideeën. Ook zeer goed geschikt voor een coaching- of sollicitatiegesprek, of een kleine besloten bespreking. “Een opdracht die Erkens en zijn team uitstekend hebben volbracht”, laat ontwikkelaar Thierry Kislanski van Banimmo zich spontaan ontvallen.

Levendige kleuren De problematiek van de 'breakout rooms' was heel specifiek. Exode zou van een sombere kelderverdieping een uitnodigende ruimte maken. Architect Renaud Bonaventura

De vergaderruimtes van de 'breakout rooms' zijn sereen opgevat. Licht en kleur zetten een opgewekte toon.

Technische fiche van Exode volgde het project op de voet: “Kelderruimtes zijn gestigmatiseerde ruimtes, ze worden niet bepaald geassocieerd met licht, kleur en transparantie. Dat is precies wat we hier hebben geïntroduceerd. We hebben licht en felle kleuren geïntroduceerd. Zowel vloeren als plafonds en techniek hebben we volledig vernieuwd en aangepast aan hedendaagse technologieën. Er kwam zelfs een antibacterieel tapijt.” Wat spreekt zijn de eclatante kleuren, gaande van grasgroen tot diep paars. Ze evoceren een vrolijke en gemoedelijke stemming die je nauwelijks verwacht in een kelderverdieping. Mooi is ook dat de kleuren sterk contrasteren met de wanden, die een imitatie zijn van cortenstaal. Knap zijn de geïntegreerde multimediaschermen. Ze verschuilen zich achter donker glas en lichten alleen op bij gebruik. Schermen blijven nu eenmaal storende, lelijke dingen, lijkt de boodschap hier te klinken.

Het lokale en het mondiale Bijzonder grote aantrekkingskracht gaat uit van de Spa Cinq Mondes naar een idee van Jean-Louis Poiroux. Je kan er een keuze maken uit verschillende rituelen zoals het Koninklijke Ritueel, een twee uur durende verwennerij die begint met een onderdompeling in een Japans bad van cederhout gevuld met rozenblaadjes. Dolce Terhulpen mag dan wel een internationaal en mondiaal aureool bezitten, de spa mikt evengoed op bezoekers uit de omgeving. “40% van de bezoekers zijn recreanten, 60% zijn zakenlui”, weet manager Florence Schaeffer. “Dit zijn voorlopige cijfers die nog kunnen verschuiven want we zijn nog maar een half jaartje open.” Een ding staat vast: in Dolce Terhulpen weten het lokale en het mondiale zich perfect met elkaar te verzoenen.

Architect – Studiebureau – Vormgevers • Atelier d’Architecture de Genval (AAG) • Exode: www.exode.be • Christian Lundwall: interieurarchitect (Noorwegen) • Western Design (Parijs) • Marcq & Roba: Ing speciale technieken • VK Group: Ing stabiliteit • LICHT01: lichtstudie (Duitsland) • Feuring: Meubels & uitrusting voor hotels (Duitsland) • D2S: Studiebureau akoestiek

Aannemer (hoofd) • Besix: hoofdaannemer renovatie 2005 – 2007 • Boucher: wegen buitenaanleg • Asphalis: Dakwerken • Druart: HVAC • Sogira: Afwerking (wanden, tegels, schrijn-werk, schilderwerken,…) 2008-2009 • ACA: Elektriciteit • Zumtobel: Verlichting • Thyssenkrupp: lift • Tyco: Branddetectie / veiligheid • Beutz: Schrijnwerk op maat (Duitsland)

Tekst: Philip WILLAERT - Foto’s: Yvan GLAVIE I

De kantoren van Swift: een open en knap ruimtelijk concept.

Hotel Dolce Terhulpen Dolce-hotels zijn een uniek concept van de Texaan Andy Dolce. Momenteel zijn er wereldwijd 27 Dolce-hotels, waarvan zes in Europa. De voorwaarden zijn niet min: voldoende ruimte en groen en op maximaal 45 minuten rijden van een luchthaven. Dolce Terhulpen is strategisch gelegen vlakbij het centrum van Brussel en Brussels Airport (op 15 km), maar ver van het lawaai dankzij de omliggende 72 hectare bossen. Het hotel is de ideale plek om vergaderingen, conferenties of evenementen te organiseren. Dit 4-sterren ”Hotel, Resort & Conference” beschikt over 4000 m² voor vergaderingen, 264 kamers en suites met zicht op het bos, 2 restaurants, 2 bars, banketzalen, een wellnesscentrum inclusief zwembad, sauna, hammam en fitnesszaal. Mountainbikeverhuur en tal van teambuildingactiviteiten. De 264 kamers van het Dolce La Hulpe Brussels hebben een licht interieur en zijn voorzien van satelliettelevisie, draadloos internet en een minibar.


25

Pro-Building [Workplace Innovation]

Case study:

Philips Brussel Ruim vijf jaar geleden ging Philips op haar Brusselse site met een ingrijpend project van start. Er werd drastisch gesnoeid in de kantooroppervlakte en ook de inrichting werd helemaal herzien. Inmiddels is deze nieuwe werkomgeving een realiteit, raakte ze ook stevig ingeburgerd en werden de kinderziekten weggewerkt. Het maakt de tijd rijp voor een terugblik.

De regel werd dat iedereen in een open ruimte terecht kwam, ongeacht het niveau binnen de onderneming.

D

e manier waarop vandaag de inrichting van een werkplek benaderd wordt, is anders dan voorheen. Er wordt grondig over nagedacht, waarbij zowel economische als praktische factoren een rol spelen. Een tijdje geleden plaatsten we enkele aandachtspunten van de zogenaamde Workplace Innovation onder de loep (zie PFY, nr. 22). Maar the proof of the pudding is in the eating. Anders gezegd: op welke manier sloegen ze bij Philips de brug naar de praktijk?

Gewijzigde sector Enkele jaren geleden werd de hele inrichting van de site herzien. Facility Manager Jan Pauwels schetst bij wijze van inleiding de precieze omstandigheden waarin dit gebeurde. "Twee trends waren hierbij cruciaal", legt hij uit. "Om te beginnen werd binnen het bedrijf een

Een moderne multinational "Workplace innovation kan niet los worden gezien van de wil om een kostenbesparing te realiseren", onderstreept Jos Duchamps. "Het antwoord op de vraag hoe dit te bewerkstelligen is op papier niet ingewikkeld. Haal het aantal m2 naar omlaag en optimaliseer het gebruik van deze kleinere ruimte. Dit leidt dan ook rechtstreeks naar het concept van de open space." "Het kan inderdaad niet ontkend worden dat dit kostenverhaal ook bij ons een rol speelde", merkt Jan Pauwels op. "Toch zou ik dit graag opentrekken. Schuiven met oppervlaktes zoals wij deden, is ergens kenschetsend voor een 21ste eeuwse multinationale onderneming. Deze is constant in beweging, in verschillende richtingen trouwens. Dit opvangen en anticiperen op het gebied van vastgoed is dan ook noodzakelijk."

vergaande herstructurering doorgevoerd. Vroeger verliep de organisatie van Philips in grote mate volgens de landsgrenzen, maar enkele jaren geleden kwam het zwaartepunt meer op een supranationaal niveau te liggen. In ons geval betekende dit dat heel wat diensten die voorheen nationaal waren in een Benelux structuur werden ondergebracht. Hierdoor nam de behoefte aan ruimte in Brussel aanzienlijk af. Daarnaast, en dat is de tweede trend waarover ik het had, is onze business ook sterk veranderd. Je telt vandaag minder verkooppunten, dat is een zuivere vaststelling. Door de komst van het internet, kwam er ook een tool bij die deze afname in de hand werkt. Mensen zijn ook mobieler bij het uitoefenen van hun job en er is de opgang van het thuiswerk. Dit alles vormt het nieuwe plaatje waar wij mee geconfronteerd werden." "We konden grosso modo twee dingen doen met onze omvangrijke site", vervolgt Jan Pauwels. "Het niet-gebruikte deel laten leegstaan en ons troosten met de gedachte dat het patrimonium is dat per slot van rekening niet verloren gaat voor het bedrijf. Of je kan pro-actief tewerk gaan en besluiten deze m2 optimaal te valoriseren. Wij kozen voor het tweede. Van de 24.000 m2 waarover we beschikken, gebruiken we zelf nauwelijks 14.000 m2. De overige delen verhuren we. Overigens op een vrij succesvolle manier, mag ik wel zeggen. Profacility Magazine september 2009

27

[Workplace Innovation]

Jan Pauwels: "Heel wat nationale diensten van Philips kwamen in de loop der jaren in een Benelux structuur terecht."

Bijstand bij bochtenwerk "Workplace Innovation is voor ons niet enkel een verhaal van lengte en breedte", zegt Jan Pauwels. "Er werd ook in de diepte gewerkt; ik verklaar me nader. Iemand die exact dezelfde functie uitoefent in een context van individuele kantoren, en hetzelfde blijft doen in een open space, wel, dat is niet zonder gevaren. De vergelijking is snel gemaakt, wat van de aanpassing wel eens een harde noot om kraken kan maken. Een manier om hierop in te spelen is sleutelen aan zijn takenpakket. Door zijn functie anders in te kleden, eventueel door hem dingen toe te vertrouwen waardoor hij wat meer tijd buiten de bedrijfsgebouwen doorbrengt, kan dit opgevangen worden. Het hele proces dat we hier doorlopen hebben heeft veel veranderd. Het vergde een aanpassing van iedereen, op alle niveaus trouwens. Onze mensen hebben een bocht moeten maken, als ik het zo mag uitdrukken. Aan het takenpakket sleutelen, zoals ik net zei, is vaak een geschikte methode om hen de kans te geven die bocht ook daadwerkelijk te nemen."

Vandaag halen we een bezettingspercentage van 90 à 95%. Gezien de nabijheid van het Zuidstation is de NMBS tot onze veruit belangrijkste huurder uitgegroeid. Bovendien plukten we de vruchten van de hausse die de kantoormarkt de afgelopen jaren kenmerkte."

Internationale trend De context was er. Waar werden nu de zwaartepunten gelegd? "In de eerste plaats op de open space", benadrukt Jan Pauwels. "Enkel wanneer het niet anders kon, voorzagen we in individuele kantoren. Maar de regel werd dat iedereen in een open ruimte terecht kwam, ongeacht het niveau binnen de onderneming. Dit uitgangspunt maakte van ons heus geen revolutionairen. Integendeel, we schreven ons hiermee volledig in de internationale trend inzake kantoorinrichting. Dat heel wat van onze mensen precies op een internationaal niveau werken, zorgde er trouwens voor dat ze met deze tendens vertrouwd waren, maar dit is vooral een zaak van het aanvaardbaar maken van de inplanting waarover ik straks meer zal vertellen. Parallel met de keuze voor open space, probeerden we de werkplaatsen zo mobiel mogelijk te maken. In de praktijk wil dit zeggen dat je van overal met je laptop kan inloggen, er een printmogelijkheid bestaat voor alle plekken, edm. Wanneer ik mobiel zeg, bedoel ik niet enkel mobiliteit op de werkvloer. Je moet dit beslist ruimer zien. We hebben bij Philips een bedrijfsfilosofie waarin het groepsgevoel en de overlegcultuur een belangrijke plaats innemen. Werken staat hier met andere woorden synoniem voor samenwerken. Dit is een opvatting die haarfijn aansluit bij zo'n open werkplek. Deze structuur werkt onderling contact en communicatie in de hand. Individuele zaken, en daar zijn

28


het lezen en/of verwerken van mails toch wel typevoorbeelden van geworden, kan je vaak beter van thuis uit doen. Dit is niet alleen aangenamer, het komt ook de efficiëntie ten goede. U zal merken dat zich op die manier een scheiding aftekent tussen individuele taken die je van overal kan doen en het werk op kantoor, waar dan weer de nadruk ligt op nauw en rechtstreeks overleg met de collega's. Ook dat versta ik onder mobiel werken."

Gezellige open ruimte "Open space is een efficiënte manier om het vereiste aantal m2 drastisch te beperken", voegt Jos Duchamps van PROCOS er aan toe. Om deze operatie uit te tekenen en tot een goed einde te brengen, nam Philips PROCOS onder de arm. Jos Duchamps en zijn team werden met deze taak belast. "Deels gebeurt dit door de inrichting van de ruimte die haaks staat op een structuur met individuele kantoren. Maar dit gaat ook gepaard - althans toch in het geval van Philips - met een vermindering van het aantal toegewezen werkplekken. In ons ontwerp hielden we rekening met een ratio van 1,3, wat betekent dat voor elke dertien medewerkers tien werkplekken voorzien worden. Gezien de aard van het werk en de regelmatige afwezigheid van heel wat medewerkers levert dit geen enkel probleem op. Bij de field engineers is die ratio zelfs 2 geworden, of anders gezegd: er zijn er twee keer zoveel mensen op deze dienst als er stoelen zijn. Die lijn werd doorgetrokken naar de vergaderruimtes. De ervaring leert dat de bezettingsgraad van sommige vergaderzalen meestal erg laag is. Bij Philips in Brussel bedroeg dit voor een aantal zalen nauwelijks 20%. Door ook hier het aanbod aan vergaderfaciliteiten, met inbegrip van informele ver-

gaderzones, beter af te stemmen op de vraag slaagde Philips erin dit gebruik tot 50% à 60% op te drijven." "Begrijp me niet verkeerd", waarschuwt Facility verantwoordelijke Pauwels. "Efficiëntie, kostenbesparing, kortom het harde economische verhaal is hier van belang. Maar een aanpassing van de werkruimte mag niet ten koste gaan van kwaliteit en gezelligheid. Toestaan dat dit wel gebeurt, komt neer op het slecht omgaan met je menselijk kapitaal. Wat je op het ene vlak zou winnen, verlies je dan weer op het andere. Op die manier wordt je project een maat voor niets, en dat kan toch niet de bedoeling zijn (glimlacht)".

Correct communiceren De omvang van het project van Philips op haar Brusselse site kan bezwaarlijk onderschat worden. De impact op de manier waarop de honderden werknemers hun dagtaak zijn gaan uitoefenen was navenant. Dit verkocht krijgen kan toch geen sinecure zijn? "Communicatie, communicatie en nog eens communicatie", luidt het resolute antwoord van Jan Pauwels. "De grootste vergissing die je kan maken, is je mensen voor dom te houden. Uiteraard zijn ze dat niet! Uitleggen wat je van plan bent en vooral zorgen dat er logica inzit, daar draait het om. Door de dingen van boven uit op te leggen – of nog maar die indruk te wekken – zou je je eigen project op de helling zetten. Correct communiceren betekent ook dat je op een juiste manier én dito tijdstippen communiceert. Na een periode van stilzwijgen met een karrenvracht aan informatie overladen is funest. Nee, netjes doseren is de boodschap. Uitleggen wat je doet, waarom je het doet, en dit in alle stadia van het project." Michaël VANDAMME I

Pro-Building

[Inrichting] Steelcase lanceert Share It voor intelligent en milieuvriendelijk opbergen Steelcase lanceert Share It, een intelligent opbergsysteem in de vorm van een complete oplossing met sloten, persoonlijke ruimtes, gezamenlijke ruimtes en geïntegreerde ruimtes (touch down meeting points). Met Share It kan de ruimte modulair ingedeeld worden en kan het kantoor gestructureerd worden. De planningsmogelijkheden zijn zo goed als oneindig. Het Share It gamma bestaat voor 17% uit recycleerbaar materiaal en bevat geen giftige stoffen. De fabriek waar het gamma gemaakt wordt heeft het ISO 14001 en EMAS II certificaat en Share It is qua gewicht voor 97% recycleerbaar. (AD) Share It bestaat voor 17% uit recycleerbaar materiaal.

30


Kärcher levert waterfonteintjes aan Sint-Elisabethziekenhuis Turnhout De WPF 100 S dispensers zijn uitgerust met een Hy-protect filter voor het verdelen van zuiver drinkwater en voldoen aan de HACCP normen.

Het pas gerenoveerde Sint-Elisabethziekenhuis in Turnhout heeft Kärcher gevraagd voor de levering, de installatie en het onderhoud van 20 “Water Dispensers” waterfonteintjes. Voor het onderhoud doet Kärcher beroep op een gespecialiseerd bedrijf. De WPF 100 S dispensers zijn uitgerust met een Hy-protect filter voor het verdelen van puur en zuiver drinkwater en voldoen aan de strikte internationale HACCP normen en de normen voor hygiëne. De fonteintjes staan op een sokkel zodat ze eender waar in het ziekenhuis geïnstalleerd kunnen worden. (AD)

Het nieuwe I755 DECT toestel van NEC, veilig en robuust Met de introductie van een nieuw I755 DECT toestel breidt NEC Philips Unified Solutions haar Business Mobility portfolio uit met een robuust high-end draadloos toestel dat geschikt is voor omstandigheden die hoge eisen stellen aan degelijkheid en bestendigheid. Het I755 toestel voldoet aan alle DECT normen voor spraakkwaliteit en veiligheid en biedt een rijke functionaliteit en een groot gebruikersgemak. Sectoren als gezondheidszorg, industrie en logistiek zullen zeker hun voordeel halen uit het feit dat dit apparaat schok-, water- en stofbestendig is.

Samas zet activiteiten voort onder de naam ASPA Kantoorinrichter Samas Benelux heeft aangekondigd haar bedrijfsactiviteiten voort te zetten onder de naam ASPA. De eigen producten van Samas worden voortaan ook verkocht onder de merknaam ASPA. Het nieuwe ASPA staat voor Authentiek, Samenwerkend, Passievol en Aansprekend. Het bedrijf blijft actief in de Benelux met een direct, eigen verkoopkanaal en een regionaal dekkend netwerk van Business Partners en dealers.

Mobiel bellen aan tarief vaste lijn Dimension Data lanceert een nieuwe oplossing voor mobiele telefonie binnen bedrijven. Hiermee kunnen mobiele telefoons aangesloten worden op de telefooncentrale zodat gebruikers mobiel bellen aan hetzelfde tarief als dat van hun bureautelefoon. Dat zorgt uiteraard voor besparingen, maar er zijn ook andere voordelen. Zo zijn gebruikers makkelijker bereikbaar omdat ze slechts één telefoonnummer hebben, dat van het bedrijf. Daarbij kunnen ze ook zelf beslissen wanneer ze beschikbaar zijn voor zakelijke telefoontjes. Dankzij de oplossing heeft de gebruiker vanaf zijn gsm toegang tot alle functies die zijn gewone telefoon ook heeft en tot de systemen van instant messaging/aanwezigheid voor bedrijven die daar al gebruik van maken. De oplossing kan toegepast worden op het merendeel van de dual-mode telefoons (wifi-gsm’s): Nokia E/N Series, Windows Mobile, Blackberry en binnenkort ook de IPhone. Wel vereist is een telefooncentrale van het type IP. Een wifi-netwerk is niet noodzakelijk maar wel aan te raden. (AD)

Blijf elke dag op de hoogte van het nieuws uit de sector op www.profacility.be/news


31

Dossier middelen voor interne mobiliteit

Is dematerialisatie een utopie? Inhoud 34

[Document Management] Digitalisering, een middel voor interne mobiliteit

36

[Document Management/Telecom] Onmisbare ‘follow me’-functie

39

[Telecom] Van teleconferencing naar telepresence

42

[Workplace outsourcing] Interview – Regus kijkt vooruit

Bibliotheek op www.profacility.be/Biblio Raadpleeg onze online Bibliotheek voor andere artikels rond dit thema De artikels zijn chronologisch gerangschikt

De beelden die deze woorden oproepen zijn heel wat radicaler dan het eigenlijke idee erachter. Bedrijven zijn immers meer en meer geneigd om hun documenten te digitaliseren en hun werkplekken virtueel te maken. Niet alleen door telewerken, gemeenschappelijke werkplekken of gehuurde, mobiele kantoren over de hele wereld maar ook door het vervangen van verplaatsingen door audioconferenties, teleconferenties en telepresence. Toch zijn de geleverde goederen en diensten daarom niet minder reëel of concreet. De technische hulpmiddelen die deze technologische hoogstandjes mogelijk maken zijn niet minder aanwezig. Het papierloos kantoor blijft een mythe en informatica zonder hardware is totaal onmogelijk. Een

kantoor zonder harddisk is ondenkbaar en erg onzeker als die harddisk niet gesplitst en fysiek beschermd wordt. In zijn allegorie van de grot beweerde Plato al dat we zijn als vastgeketende gevangenen die als enige realiteit de schaduwen en silhouetten zien van wezens die buiten hun gezichtsveld verblijven. Gelukkig is ons lot in de dagelijkse praktijk van het bedrijf benijdenswaardiger: wij hebben een reële toegang tot de realiteit. En we weten dat papier of elektron, aanwezigheid of schijn, het bezitten of alleen gebruiken van een gebouw allemaal middelen zijn voor het bereiken van eenzelfde doel: de zaken steeds professioneler en efficiënter maken. Dit dossier toont u enkele concrete aspecten daarvan.

Online [Telecom] Een geslaagde audio/videoconferentie (18/9/09) [Mobile workplace] De gebruiker bepaalt de evolutie van kantoren (12/03/2009) [Workplace equipment] DOSSIER INRICHTINGEN: Zijn kantoren aankleden (31/5/2007) [Document Management] Overzicht bewaren op afdrukkosten (27/03/2008) [Document Management] Van documentbeheer naar workflowbeheer (28/03/2008)


33

foto Cisco System 1000

NEW

Digitalisering, een middel voor In deze tijd van flexibiliteit, mobiliteit en rationalisering kennen flexibele werkplekken en telewerken een groeiend succes, waarbij het ene bedrijf al wat creatiever is dan het andere in de uitwerking van de technische voorwaarden voor deze (r)evolutie van de werkmethoden. Een van deze alsmaar populairdere tools is het digitaal beheer van documenten en post.

RFID-labels worden stilaan onvermijdelijk op het gebied van de digitale archivering van documenten.

e oorzaken van het fenomeen zijn divers: mobiliteitsproblemen, onvoldoende flexibiliteit of de afstemming van het privéleven op het beroepsleven. Toch is het een feit: telewerken is een realiteit geworden. In België werkt meer dan 10% van de werknemers thuis. De omvang van het fenomeen is zo groot dat de federale regering in mei 2006 maar liefst 22 maatregelen goedkeurde om het wettelijk kader van telewerken aan te passen aan de overheidsdiensten. Op hun beurt voeren privébedrijven nieuwe tools in zodat hun mobiele werknemers – gewoonlijk commercieel-technische medewerkers en consultants – in optimale omstandigheden thuis, bij de klant en in het bedrijf kunnen werken. Een van deze alsmaar populairdere tools is het digitaal beheer van documenten en post. Digitalisering heeft, naast een grotere flexibiliteit voor de mobiele werknemers, gevolgen voor het volledig beheer van de gebouwen (bv. kleinere oppervlakte die gehuurd moet worden) en kan leiden tot een rationeler gebruik van papier. eXbo, een dochteronderneming van De Post, biedt voortaan een virtuele versie van de vroegere postgebouwen.

D

kreeg: “Het principe van Digital Delivery, dat een antwoord biedt op een nieuwe realiteit in de arbeidswereld, is eenvoudig: elke bedrijfsmedewerker ontvangt een digitale versie van zijn papieren post, rechtstreeks op het scherm van zijn computer.” Het komt er dus eigenlijk op neer dat Digital Delivery alle post verzamelt en naar een beveiligd verwerkingscentrum stuurt. Daar wordt de post gedigitaliseerd en op elektronische wijze naar de geadresseerden gestuurd. Voor Thierry Benoît heeft deze dienst, die momenteel onderworpen wordt aan een proefproject in de afdeling Customer Service van De Post, drie grote voordelen. “Ten eerste kan op die manier de gearchiveerde post gemakkelijker opgespoord worden en niet langer verloren raken. Ten tweede bevordert dit systeem de mobiliteit van de werknemers: de digitale post komt terecht in de inbox van de geadresseerde, waar hij zich ook bevindt. Hij hoeft alleen maar een internetverbinding te hebben en in te loggen op zijn e-mail account. Ten derde kan door de voorbehandeling van de post – die om 9u bij de geadresseerde arriveert – tijd bespaard worden.”

De Post, anno 2009

De eigenlijke verzending van virtuele post

Thierry Benoît, Operations Manager bij eXbo, legt ons de werking uit van de nieuwe dienst voor het virtueel beheer van de post, die de naam Digital Delivery

34


Terwijl de Digital Delivery-dienst voor de digitale ontvangst van post zich nog in een proefstadium bevindt, heeft De Post


interne mobiliteit Merak kan de post van zijn klanten digitaliseren en op magnetische of optische dragers opslaan.

Foto IMEC

De Post is niet de enige die digitale postdiensten aanbiedt. Ook Merak, gespecialiseerd in het digitaal beheer en archiveren van documenten, heeft een oplossing. PR-verantwoordelijke André Rooms legt ons de werking ervan uit: “Elke morgen gaan we naar de klant om zijn post op te halen. We voeren de brieven naar één van onze centra waar ze gedigitaliseerd worden. Vervolgens worden ze ter beschikking van de klant gesteld op een magnetische of optische drager (cd-rom of dvd) of op een van onze servers opgeslagen.” Op die manier kan elke medewerker van de klant zijn post raadplegen, op de server van zijn bedrijf of op een speciale server van Merak, waar hij zich ook bevindt.

al enkele honderden klanten voor zijn Click & Post-dienst. Daarbij wordt de post niet alleen naar de computer van de klant gestuurd, maar kan de klant ook elektronische documenten naar De Post sturen, die vervolgens afgedrukt worden en met de traditionele post verstuurd worden. “Concreet bezorgt de klant ons een Word-, Excel- of PDF-document dat wij op papier afdrukken, dat eventueel verschaft wordt door de klant zelf”, legt Thierry Benoît uit. “Wij doen de brief in een omslag en versturen hem. We kunnen de brieven overigens volgens verschillende tarieven versturen: Prior, non-Prior, internationaal en zelfs per aangetekende. Boven 500 eenheden geniet de klant een voorkeurstarief.” Dit systeem biedt zeker heel wat voordelen op het gebied van interne mobiliteit. Enerzijds voor de medewerkers die in het buitenland hun Belgische post kunnen ontvangen, en anderzijds voor de Belgische bedrijven met internationale vestigingen, die op die manier hun post in één en hetzelfde land kunnen centraliseren. Deze twee virtuele diensten van De Post hebben uiteraard een prijskaartje voor de bedrijven. In beide gevallen factureert de dienstverlener een forfait voor de lancering van de dienst en een tarief per verwerkt document. Maar de tijd en energie die op die manier gewonnen worden, wegen zeker op tegen de investering.

foto Merak

Merak als digitale postbode

RFID, de labels van de toekomst Ze hebben hun nut al bewezen op transport- en logistiek gebied en staan nu ook op het punt om universele tools voor digitaal beheer te worden: de RFID-labels (Radio Frequency Identification) hebben hun intrede gedaan in de archiveringswereld. Deze radiolabels bestaan uit een antenne, gekoppeld aan een elektronische chip, waardoor ze kunnen beantwoorden aan radioverzoeken die uitgezonden worden via een radiotoestel. Zo kunnen gegevens op afstand opgeslagen en gelezen worden. Ernst & Young zal dit labelsysteem binnenkort in gebruik nemen voor zijn archiefbeheer. Op elk dossier zal een RFID-tag met constante uitzending gekleefd worden, waardoor de dossiers nog sneller opgespoord kunnen worden dankzij een eenvoudige signaaldetector.

Virtuele post, vertrouwelijkheid en wettelijkheid Maar hoe zit het eigenlijk met het vertrouwelijk karakter van deze digitale verzendingen en ontvangsten? Thierry Benoît stelt ons meteen gerust en verduidelijkt dat eXbo uiteraard vertrouwelijkheidsclausules ondertekend heeft. Het is trouwens het klantbedrijf Digital Delivery dat op dit gebied het eindwoord heeft. Zo kan het beslissen dat bepaalde poststukken (bv. vertrouwelijke brieven of brieven voor de CEO) niet gedigitaliseerd worden maar met de traditionele post verstuurd worden naar de geadresseerde. In België heeft een e-mailbericht immers niet dezelfde juridische waarde dan een ondergetekende brief. Daarom is het essentieel om de traditionele post te archiveren, zodat deze vlot teruggevonden kan worden. Voortaan gaat men echter nog een stapje verder in de virtualisering van post. Dankzij de elektronische handtekening en de elektronische aangetekende brief kan een e-mailbericht dezelfde juridische waarborgen bieden als een papieren brief.

moderne en efficiënte oplossing gevonden om de toegang tot de dossiers eenvoudiger te maken voor zijn medewerkers. “Voor alles wat Central Filing – onze archieven van het lopende jaar en het voorgaande jaar – betreft, hebben we gekozen voor een digitaal dossierbeheer”, zegt Ghislain Vanfraechem, Facility Director bij E&Y. “Als een van onze medewerkers een dossier wil raadplegen, kan Iron Moutain het binnen de 4 uur na de aanvraag bezorgen. Voor de oudste dossiers, die in Grimbergen, op de hoofdzetel van Iron Moutain, bewaard worden, moet men 8 uur rekenen. Wat een zeer redelijke termijn blijft.” Dit digitaal identificatiesysteem bestaat er eigenlijk in dat een barcode op het dossier en een andere op de bewaarplaats aangebracht wordt. Dankzij dit systeem kunnen dossiers snel opgespoord worden en kunnen de medewerkers heel wat tijd besparen, als je weet dat dit bedrijf met meer dan 140.000 recente dossiers moet jongleren. Stéphanie KOPLOWICZ I

Vereenvoudigde archivering bij Ernst & Young Archieven vormen vaak een probleem op het gebied van het rationeel beheer van documenten. Ernst & Young heeft een Profacility Magazine september 2009

35


Onmisbare ‘follow me’-functie Een flexibele werkplek mag uiteraard niet gepaard gaan met spoorloze werknemers of met het in allerijl afdrukken van documenten op de eerste de beste vrije printer. Interne mobiliteit en teleworking vereisen dan ook een specifieke organisatie en aangepaste tools.

Gegevensbeveiliging: een absolute voorwaarde voor follow me printing.

foto ThinPr int

36


I

n dat kader zijn er nieuwe oplossingen op de markt, die aangepast zijn aan de werkstroom van de bedrijven. Zo worden desktops steeds meer vervangen door krachtige centrale printen kopieertoestellen die verhoudingsgewijs goedkoper zijn per blad. Ze kunnen doorgaans 60 tot 90 pagina's per minuut en tot 150.000 pagina’s per maand afdrukken. Bovendien is er in de voorraadbak plaats voor maar liefst 5 tot 10.000 lege vellen, waardoor ze zonder tussenpozen grote printopdrachten kunnen uitvoeren. Wat de lader betreft, kan de gebruiker meer dan 200 originele documenten tegelijk kopiëren of inscannen. Sommige oplossingen bieden ook de mogelijkheid om af te drukken op een toegankelijke printer waar ook ter wereld, dus niet alleen in het eigen gebouw. Maar om het plaatje volledig te maken, moeten we natuurlijk ook de aspecten ‘beveiliging’ en ‘kostenvermindering’ bespreken. Beveiliging: een ‘follow me printing’systeem moet de gebruiker beveiligen tegen de risico's van ongeoorloofd kopiëren. De gegevens worden versleuteld, de gebruiker identificeert zich met een pincode of USB-sleutel en de gegevens worden na het afdrukken vernietigd, zonder dat de werkstroom daarbij onderbroken wordt. Kosten: statistisch gezien geeft elk bedrijf 1,8% van zijn omzet aan kopiëren en afdrukken uit. 66% van de printopdrachten is tot één pagina beperkt terwijl bijna 20% van de opdrachten 2 tot 3 pagina’s omvat. Elke werknemer zou 10.000 pagina’s per jaar afdrukken. Marge genoeg dus om aanzienlijke kostenbesparingen door te voeren! Technische functies, zoals het ‘Afdrukvoorbeeld’ en het recto verso printen/kopiëren, kunnen dan ook de voorverwarmingstijd, het tonerverbruik en het elektriciteitsverbruik van de printers in gebruik of in stand-by helpen verminderen.

Telefonisch printerbeheer Aangezien het telefoonnetwerk ook georganiseerd is volgens het follow meprincipe, was het logisch dat beide technologieën aan elkaar gekoppeld werden. Zo lanceerde ThinPrint, een Duitse fabrikant van centrale printoplossingen, onlangs in samenwerking met OEM SEH, OKI en RICOH het systeem CeBIT voor een betere follow-up van de printopdrachten. Wat deze oplossing zo bijzonder maakt, is dat de gebruiker op het scherm van zijn draagbare telefoon kiest of wijzigt welke printer welke printopdracht moet uitvoeren.

Aspect telefonie Voortaan kunnen GSM’s geïntegreerd worden in de telefooncentrale van het bedrijf en kunnen de werknemers dus gesprekken voeren op hun gsm tegen het tarief van vaste telefonie. Een belangrijke fabrikant van dit systeem is Dimension Data. Er worden kosten bespaard door de tariferingen van de GSM-operatoren te omzeilen, die een voordelige prijs aanbieden voor gesprekken tussen collega’s maar dit ‘geschenk’ recupereren door de buitenlandse oproepen extra hoog aan te rekenen. Dankzij deze oplossing zijn de oproepen naar alle nummers van het bedrijf gratis en kan voor de buitenlandse gesprekken de goedkoopste operator gekozen worden. Andere voordelen: iedereen is bereikbaar via één nummer, namelijk het toestelnummer in het bedrijf, terwijl het GSM-nummer privé blijft. Bovendien kunnen de gebruikers beslissen wanneer ze beroepshalve bereikbaar zijn, naargelang van het tijdstip en hun locatie. Ten slotte hebben ze toegang tot dezelfde functionaliteiten als de kantoortelefoon. Technische voorwaarde: dual-mode gsm’s (wifi-GSM), een IPtelefooncentrale en optioneel een wifinetwerk, zodat de gsm automatisch van het ene netwerk naar het andere kan overschakelen. In het buitenland vermijdt de wifi-functie de roamingkosten. Patrick BARTHOLOMÉ I


Van teleconferencing naar telepresence Sinds de komst van de ISDN-technologie is videoconferencing niet langer een experimentele curiositeit. Sindsdien hebben andere netwerken de kwaliteit verbeterd en de kosten verminderd. Er ontbrak alleen nog maar een sociaal-economische reden om echt ingeworteld te raken in de bedrijfswereld. Zou de financiële en energiecrisis deze trigger kunnen zijn?

foto Tandberg

De schaal 1:1 is een van de sleutels om de reële aanwezigheid te simuleren.

D

ankzij de beroemde SoundStation, die niet meer weg te denken is in vergaderzalen, is teleconferencing niet langer een inspanning maar een plezier. Ook videoconferencing is bijna banaal en vooral zeer toegankelijk geworden dankzij het internet en gratis diensten zoals Skype, MSN en Gmail. Tegenwoordig spreken we van een ‘verhoogde realiteit’ (‘augmented reality’) en de virtuele aanwezigheid van de niet-aanwezige personen met technologieën zoals telepresence of de holografische 3D-projectie in real time. Deze laatste technologie bevindt zich nog in een experimentele fase maar lang zal dat niet meer duren. De toekomst van visioconferencing hangt wellicht eveneens samen met mobiele telefonie. De capaciteiten van de netwerken van de derde generatie en de beschikbaarheid van toestellen met multimediafuncties, zoals de Blackberry en de iPod, maken mobiele visioconferencing in goede omstandigheden mogelijk. De internationale markt van de visioconferencing steeg trouwens van bijna 500 miljoen dollar in 2002 naar bijna 1.400 miljoen dollar in 2008. De vier grote spelers zijn Tandberg (Noorwegen), Polycom (USA), Sony en Aethra. Volgens het Franse Genesys Conferencing zou webconferencing met maar liefst 20% per jaar moeten toenemen.

Teleconference of televergadering? Een teleconference kenmerkt zich door de gelijktijdige en bidirectionele communicatie tussen personen op twee of meerdere locaties. Het begrip ‘conference’ is bijgevolg niet helemaal gepast omdat het suggereert dat de toehoorders passief blijven. ‘Televergadering’ zou dus correcter zijn. De keuze van de onderneming tussen een serviceformule en de aankoop van interne apparatuur hangt vooral af van de frequentie van de vergaderingen met medewerkers op verschillende locaties. Een andere doorslaggevende factor is de strategische inhoud van deze vergaderingen in het algemeen: gaat het om eenvoudige werkvergaderingen tussen medewerkers of om een vergadering van de raad van beheer of van het comité van een proefproject? Er zijn verschillende soorten van teleconferences: • Point-to-point: één locatie wordt met een andere in contact gebracht, waarbij zich op elke locatie meerdere personen bevinden. • Multipoint: minstens drie locaties worden met elkaar in contact gebracht. Deze situatie vereist het gebruik van een server voor teleconferencing, die dit multipoint kan beheren. • Broadcast: communicatie tussen één point en een multipoint, waarbij een bevoorrechte locatie een bericht verspreidt naar andere locaties die eventueel kunnen interageren. Er zijn ook drie grote categorieën van installaties: • Studio’s: ze bestaan uit televisuele apparatuur die door technisch personeel bediend moet worden. Gezien hun prijskaartje van soms meer dan 150.000 euro zijn deze installaties vooral geschikt voor grootscheepse transacties met grote klanten. Ze kunnen ook gehuurd worden. • Visioconferencemeubels: hierbij gaat het om eenheden van wisselende grootte, die permanent geïnstalleerd Profacility Magazine september 2009

39

Dossier middelen voor interne mobiliteit Dankzij de SoundStation, die in vergaderzalen niet meer weg te denken is, zit teleconferencing in de lift.

foto Pol ycom

Met basic apparatuur kunnen bedrijven tegen een betaalbare prijs hun eerste stappen zetten in de wereld van de videoconferencing (QDX 6000 van Polycom).

com oly oP fot

worden in vergaderzalen of in mobiele meubels. Ze zijn uitgerust met al het nodige beelden geluidsmateriaal: camera’s, microfoons, televisie, codec, enz. Deze installaties met een prijs tussen 5.000 en 10.000 euro zijn geschikt voor groepen tot 20 personen. • Kits voor individuele visioconferencing op PC: deze tools, waarvan de prijs tegenwoordig minder dan 1.000 euro bedraagt, zijn ingebouwd in microcomputers en zijn geschikt voor individueel gebruik rond de werkposten van de met elkaar verbonden personen. • Gratis online systemen: ze zijn leuk maar niet echt geschikt voor professioneel gebruik gezien de traagheid en technische gebreken (bevroren beeld, afwijking beeld/geluid,…) van deze systemen. Met deze installaties kan men niet alleen de gesprekspartner zien maar ook onmiddellijk bestanden uitwisselen, samen een presentatie of tabel bespreken, beurtelings samenwerken op hetzelfde bestand in een informaticatoepassing zoals Excel of Word, of samen aantekeningen maken op een smartboard. De eerste drie vermelde systemen vereisen een aansluiting met een (zeer) hoog debiet tussen minstens 3Mbit en 20 Mbit. Ze zijn verkrijgbaar met alsmaar kwaliteitsvollere uitrustingen: overheadprojectors, grote LCD- of plasmaschermen, hoge definitie video, hifi-geluidssystemen en een goed bestudeerde omgeving (verlichting, akoestiek,…).

Technische aspecten Het real time-aspect maakt de interactiviteit mogelijk maar creëert ook de meeste technologische problemen aangezien het visioconferencesysteem onmiddellijk een groot aantal gegevens moet kunnen

40


behandelen. Deze uitwisseling moet zich kunnen baseren op gemeenschappelijke technische protocollen voor codering (gegevenscompressie) en overdracht: • Netwerk: de eerste toepassingen van visioconferencing maakten gebruik van ISDN-lijnen. Om financiële redenen wordt tegenwoordig de voorkeur gegeven aan internetdragers: ADSL of speciale lijn. • Normen voor visioconferencing: het gaat hierbij om protocollen en standaarden die de fabrikanten en operatoren moeten naleven om samen te kunnen functioneren. • Om documenten te kunnen delen, is een tweede videostroom nodig met gewoonlijk een grotere resolutie. Sinds 2005 lijken de fabrikanten van terminals en infrastructuur (Polycom, LifeSize, Tandberg, Radvision, Sony,…) zich te organiseren voor de standaardisatie van de gebruikte protocollen, waaronder het protocol H239 (om een dubbele stroom te kunnen verzenden) dat stilaan algemeen wordt.

Optimale kijkkwaliteit Met al die instant communicatiemiddelen die het internet ons biedt, zouden we kunnen denken dat we nu wel alles hebben wat we nodig hebben. Toch is het voor een efficiënte samenwerking belangrijk dat de kwaliteit van de uitwisseling, en vooral de luisterkwaliteit, optimaal is om ‘op dezelfde golflengte’ te kunnen zitten. Daarom hebben we een ervaring nodig die gelijkwaardig is met een echte vergadering. Teleconferencing kan deze ervaring bieden, in tegenstelling tot conference calls en webconferencing. Met het begrip ‘telepresence’ gaan sommige fabrikanten nog een stapje verder in enkele essentiële details. Zoals Cisco en vooral het Belgische bedrijf Teleportel,

dat samen met Sony en een Duitse meubelfabrikant verrassend realistische vergaderzaal- en loketsystemen aanbiedt. Daarbij gaat het nog niet om hologrammen, waarmee we de persoon zowel van voren als van opzij kunnen zien, maar om een verbetering van het aanwezigheidsgevoel. Om dit te bereiken, wordt onder meer het beeld op ware grootte (schaal 1:1) weergegeven, zodat de niet-aanwezige personen zich visueel op hetzelfde niveau bevinden als de aanwezige personen. Verder is er ook nog de kijkkwaliteit. Als we willen dat onze gesprekspartner de indruk heeft dat we hem in de ogen kijken, moet de spreker met de klassieke systemen naar de camera kijken en dus wegkijken van de persoon tot wie hij zich richt. Omgekeerd, als de spreker op het scherm in de ogen kijkt van wie luistert, zal deze laatste de indruk hebben dat de spreker naar een punt boven zijn hoofd kijkt. Dit lijken maar details maar ze zijn vaak bepalend voor de kwaliteit van het contact en beantwoorden aan allerlei onbewuste behoeften en mechanismen in de menselijke communicatie. Het zou dus jammer zijn om het voordeel van deze technologie te mislopen omdat ze op een laatste detail stoot, namelijk de kijkkwaliteit. Cisco tracht deze kwaliteit te optimaliseren door de camera op het scherm te plaatsen, bijna op dezelfde hoogte als de ogen van de personen die naar het scherm kijken. Teleportel doet beter door de camera onzichtbaar te maken, waardoor de gesprekspartners elkaar automatisch in de ogen gaan kijken. Dankzij de kwaliteit van het stereogeluid kan de gesprekspartner in de ruimte gesitueerd worden. Technologieën voor stemdetectie en het automatisch uitrichten op het gezicht maken de illusie compleet. Patrick BARTHOLOMÉ I


Regus kijkt vooruit Tijden veranderen en Regus dus ook. CEO voor de Benelux, Eduard Schaepman, legt uit hoe het product Regus geëvolueerd is om aan een nieuw soort vraag te beantwoorden.

Oprichter Mark Dixon waarschuwde voor de crisis.

Laten we beginnen met een aantal cijfers. Over hoeveel centra beschikt Regus? Eduard Schaepman: In November zullen we 51 vestigingen hebben in de Benelux, waarvan 10 in België. We zijn gestart met een nieuwe golf van openingen en hebben in de afgelopen 3 jaar respectievelijk 4, 8 en 16 nieuwe centra geopend. In totaal beschikken we over meer dan 1000 centra in 450 steden in 75 landen. Dat aantal willen we verdrievoudigd zien over 2 of 3 jaar, en we willen dan over zo’n 100 centra in de Benelux beschikken. België is trouwens onze beste markt wat bezetting betreft, 95%. Brussel is natuurlijk erg populair – we hebben 9 ambassades en verschillende Europese instellingen in onze centra.

Duidelijk verschil in vraag “Sinds de recessie is er een duidelijk verschil in vraag. In de Benelux is de vraag maand na maand met 30% toegenomen, en ze groeit nog steeds. Ook zijn er meer aanvragen voor kortere periodes en kleinere ruimtes. Het gemiddelde is 2 werkplekken, vroeger waren er dat 5. Die vragen komen van kleine bedrijven die liever niet van thuis uit werken en die een volledig dienstenaanbod nodig hebben. Er is ook meer vraag van plaatselijke overheden die hun budgetten bevriezen maar toch nood hebben aan meer ruimte.”

42


Had u de economische crisis voorzien? Eduard Schaepman: Ja. Mark Dixon reist de wereld rond voor Regus en heeft ons een aantal jaar geleden al gewaarschuwd dat we voorbereid moesten zijn op een nieuw soort vraag wereldwijd. Hoe zijn jullie daarop ingegaan? Eduard Schaepman: We moesten rekening houden met een toename van het aantal mensen dat van thuis uit werkt en met meer verkeersproblemen, dus namen we onze ‘meeting rooms’ als basis. We beseften dat bedrijven wilden besparen op fulltime medewerkers en dat meer mensen van thuis uit zouden moeten werken om kosten voor ruimte te besparen. Daardoor zou er vraag zijn naar een nieuw soort dienstverlening. We bieden dus nu een service aan waarbij onze receptionisten zorgen voor post, email en telefoon of voor een deel daarvan. De klanten kunnen gebruik maken van een ‘virtual office’.

Als ze een vergadering willen beleggen reserveren wij een vergaderzaal en zorgen we ervoor dat hun logo zichtbaar is zolang ze er zijn. U heeft ook een kaartsysteem waarbij klanten gebruik kunnen maken van meer dan één locatie. Hoe werkt dat? Eduard Schaepman: Bedrijven kunnen kiezen welk niveau van dienstverlening ze nodig hebben. Alleen België, in de hele Benelux of zelfs wereldwijd… De meest uitgebreide kaart, de ‘Platinum Plus’, geeft toegang tot alle diensten in alle centra over de hele wereld. Ideaal dus voor multinationals die zaken doen over de hele wereld. Er zijn 18 verschillende niveaus, alle voorzieningen zijn mogelijk. De kosten voor zo’n kaart bedragen ongeveer 25% van de kosten voor een werkstation voor één werknemer (computers, secretariaatsdiensten, bureauaccessoires, meubilair, …) dus de dienst is erg gewild bij bedrijven die kosten willen besparen. Vertel eens wat meer over het ‘Netspace’ concept. Eduard Schaepman: Dat wordt vooral gebruikt door banken en verzekeringsmaatschappijen. We creëren een compleet kantoor en zorgen voor het personeel en het dagelijks beheer. Op die manier kan een bedrijf zich concentreren op zijn kernbezigheid en hoeft het zich geen zorgen te maken over het eigenlijke runnen van het kantoor. Het verschil tussen deze dienst en onze normale centra is dat de naam ‘Regus’ nergens zichtbaar is, alleen de naam van de klant. Voor de buitenwereld lijkt het dus een ‘normaal’ kantoor van het bedrijf in kwestie. Tim HARRUP I

Pro-Services [Security]

Beter beveiligde parkings De parkeerruimte is de toegangspoort van het bedrijf, zowel voor het personeel als voor de bezoekers. Heel vaak zorgt die voor een eerste indruk van het bedrijf. En nochtans is het een plaats die niet graag gezien is. Fleet Managers en Facility Managers geven toe dat het een risicogebied is, maar dat er met enkele goede ideeën gemakkelijk degelijke oplossingen gevonden kunnen worden.

E

en parking is een weinig bezochte, soms slecht verlichte ruimte. Het is belangrijk om haar imago te verbeteren, niet alleen om iedereen een goed gevoel te bezorgen in het bedrijf, maar ook om de kosten ten gevolge van ongevallen, diefstal en vandalisme te beperken.

Degelijk ontworpen parkeerruimte Parkeerplaatsen worden ideaal al bij het opstellen van de plannen voorzien. Ze moeten aan de beste criteria beantwoorden voor een royale, natuurlijke en continue verlichting, want via ons zicht en gehoor is dat een voordeel voor een spontane bewaking. Te vermijden zijn donkere zones (compenseer die door bijkomende verlichting), scheidingswanden en ondoorzichtige voorwerpen (voorzie openingen voor het zicht en het geluid), schuilhoeken onder trappen en doodlopende steegjes. Ideaal zijn dan weer grote open ruimten met hoge plafonds. De plaatsen moeten breed genoeg zijn om manoeuvres te beperken. Idem voor de bewegingsruimte voor wagens en voet-

44


gangers. Aan gevaarlijke kruispunten moet je een rijrichting invoeren waarbij je apart moet denken aan ieder type gebruiker van de parking. Nathalie Mistiaen, Facility Service Specialist, nam deel aan het ontwerp van de nieuwe gebouwen van Mobistar in Evere: “We voorzagen aparte ingangen en toegangswegen voor personeelsvoertuigen, leveranciers, fietsers en motoren. De risico’s zijn veel kleiner wanneer al die verschillende gebruikers van de parking elkaar niet moeten kruisen.”

Verlichting en zichtbaarheid Een goede verlichting is zowel overdag als ’s nachts een grote troef. Ze moet uniform zijn en vermijden dat donkere zones voorkomen, zoals hierboven al vermeld, maar ook zones die bestuurders verblinden. Om die bijzonder gevaarlijke situaties te vermijden kan men de verlichting boven de wagens plaatsen in plaats van boven de gangen, of dwarsbalken gebruiken die direct zonlicht tegenhouden. Over het algemeen moet je een plotse overgang in lichtintensiteit vermijden, want dat kan bestuurders bij zwak licht

s Niet verblindende verlichting, heldere tinten, vrij zicht, netheid, betrekkelijk hoge plafonds... De indruk van veiligheid is ook een kwestie van waarneming en psychologie.

Denk ook eens aan de fietsers De fiets is het groen verplaatsingsmiddel bij uitstek. Een goed onthaal van de fietsers is een troef voor het bedrijf: op de plaats van één auto kan je immers zes fietsen parkeren. De keuze van die plaats is echt belangrijk: bij voorkeur gelijkvloers ter hoogte van de straat, dicht bij de ingang van de gebouwen, beschermd tegen weer en wind en tegen de doorrijdende auto’s. Om diefstal en vandalisme te voorkomen, kiest men best een drukke plek, beter nog een gesloten plaats. En om de fietsers in alle seizoenen goed te onthalen, zijn een kleedkamer en een douche zeker aan te bevelen.

Op de parking van Mobistar gaat veel aandacht naar de markering op de grond en de verlichting.

tijdelijk verblinden. Om de zichtbaarheid in een ondergrondse parking te verbeteren, kan je eenvoudig kiezen voor een zachte betonkleur of de muren en het plafond in een heldere kleur schilderen. Tot slot kunnen ook spiegels zeer nuttig werk leveren om dode hoeken en een slechte zichtbaarheid te beperken.

Signalisatie en wegmarkeringen Wegmarkeringen bevorderen de doorstroming van wagens. De bewegwijzering van de uitgang en toegang tot gebouwen, van de zone die voorbehouden is voor fietsers, motoren en bezoekers, voor de directie of personen met een handicap, zorgt voor een veilig en vlot verkeer. Zo heeft Overtoom een compleet bewegwijzeringspakket voor haar parkeerzones uitgewerkt voor haar Facility en Fleet Managers. Verder is het zeer nuttig om de bestuurders aan het algemeen verkeersreglement te herinneren zodra ze de parking binnenrijden. Op die manier worden ze op hun verantwoordelijkheid gewezen. Maar om de veiligheid van iedereen te waarborgen, kunnen we toch maar best

de snelheid van de voertuigen zoveel mogelijk beperken. Een snelheidsremmer bij de ingang doet in dat opzicht al wonderen. Om ongevallen in de parking te vermijden, is het vaak ook al voldoende om op de gevaren te wijzen door borden te plaatsen (scherpe bocht, smalle doorgang, …). “Omdat we onze parkeerplaatsen delen met andere bedrijven, hebben we duidelijk aangeduid welke plaatsen voor wie waren voorbehouden. Daarmee waren die “samenlevingsproblemen” van de baan”, aldus Pascale Metens, Facility Service Coordinator bij Lloydspharma. Terug naar de wegstrepen: het gebeurt steeds vaker dat de looprichting van voetgangers op de grond wordt aangeduid via strepen of zebrapaden. Idem voor fietsers trouwens. Soms worden ze zelfs fysiek afgeschermd door vangrails. Dat versterkt het veiligheidsgevoel van de zwakke weggebruikers ten opzichte van automobilisten.

De toegang beperken Net als bij vele andere bedrijven heeft ook bij Mobistar niet iedereen toegang

tot de parking. “Je hebt een badge nodig om binnen en buiten te geraken”, zegt Nathalie Mestiaen. “Onderaan hebben we een luik geplaatst dat automatisch dichtgaat. Bezoekers zonder badge melden zich aan bij de deurtelefoon, die permanent met de veiligheidsdienst is verbonden. Zwangere vrouwen of mensen met een fysieke handicap krijgen een tijdelijke toelating om bevoorrechte plaatsen vlakbij de liften te gebruiken.”

Veiligheid voor iedereen Het onderwerp is veeleer een taboe, maar agressie blijkt toch een realiteit te zijn, zelfs binnen de bedrijven. “Een van onze werknemers werd aangevallen op weg naar zijn auto in de bedrijfsparking”, getuigt een Fleet Manager. “Sommige werknemers vragen ons zelfs om hen door de veiligheidsmensen te laten begeleiden als hun wagen op de openbare weg geparkeerd staat”, aldus een andere verantwoordelijke. De wachtrondes van veiligheidsploegen zijn ’s nachts frequenter, verlichting en afsluitingen schrikken gedeeltelijk af, maar door de vele draagbare pc’s, ingebouwde gps-en en Profacility Magazine september 2009

45

[Security]

Lichte oplossingen voor vergrendeling van de plaatsen die toegankelijk zijn van op de publieke ruimte.

Fietsen: de aanlegnormen

“Een gewone markering heeft alle problemen van ‘samenleving’ op de parking opgelost,” aldus Pascale Metens, Facility Service Coordinator van Lloydspharma.

De voetgangers en de zwakke punten beschermen: een preventiereflex. (doc. Overtoom)

gsm’s blijven onze auto’s een favoriet doelwit voor dieven. In gesloten parkings is het dan ook beter om mensen die de gebouwen buiten de normale kantooruren verlaten, prioritair te behandelen. In diezelfde geest zijn poorten, hekken en luiken die automatisch openen, veel doeltreffender om de toegang af te schermen dan slagbomen, omdat die ook de toegang voor voetgangers versperren.

Bescherming van zwakke punten Tot slot zijn er altijd gevoelige punten (smalle doorgangen, slecht geplaatste zuilen, uitstekende leidingen, hoeken van gebouwen … ), ongeacht de indeling van de parking. De Facility Manager wil lie-

46


Deze cijfers komen van de CORAC (Conférence suisse des responsables en aménagements cyclables) Toestand Noden voor fietsplaatsen Personeel algemeen 1 per 4 werknemers of 1 per 125 m2 Station of stopplaats 10-60 per 100 pendelaars Winkelcentrum 1 per 50 - 100 m2 verkoopoppervlakte Fitnessparkoers 20 per installatie Scholen (alle soorten) 5-8 per 10 leerlingen van 9 jaar en ouder Universiteiten 1 per 6 studenten Administratie open voor publiek 2 per loket Huurgebouw 1 per kamer Openluchtzwembad 1 per 2 personen op spitsuren Vrijetijdscentrum 1 per 2 gelijktijdige gebruikers Overdekt zwembad 3 per 10 gelijktijdige gebruikers Sportzaal 4 per 10 plaatsen in kleedkamer Jeugdcentrum 1 per 2 gelijktijdige gebruikers Bioscoop 2 per 5 zitplaatsen Concertzaal 1 per 20 zitplaatsen Winkels 2 per 100 m2 verkoopoppervlakte Bibliotheek 3 per 10 gelijktijdige gebruikers Disco/dancing 4 per 10 gelijktijdige klanten Voetgangers-/winkelzone 20 om de 50-100 m Museum, tentoonstelling 1 per 100 m2 tentoonstellingsoppervlakte Restaurant 2 per 10 plaatsen Stadion 10 per 100 plaatsen Theater 1 per 10 zitplaatsen Vergaderzaal 2 per 5 zitplaatsen Kerk 1 per 20 zitplaatsen

ver geen beschadigde leidingen herstellen en de Fleet Manager houdt het koetswerk van zijn vloot ook liever intact. Het is dus beter om preventieve maatregelen te nemen en signalisatie te plaatsen om gevaarlijke hoeken en punten aan te duiden, vooral daar waar leveranciers moe-

ten manoeuvreren. Een beetje rubber en tweekleurige kleefband doen vaak wonderen om ongevallen te vermijden. Voorkomen is immers nog altijd beter dan genezen … Thomas ELOY I

Referentie I

Crime Prevention Through Environmental Design in Parking Facilities (1996) “Veiligheid van personen in parkings – de rol van architectuur en uitrusting in de preventie van delinquentie.” Onderzoekswerk door Mary S. Smith, consultant en directrice van het studiebureau van een Amerikaans bedrijf dat gespecialiseerd is in de uitwerking van parkeergebouwen.

Beschikbaar op profacility.be/references

Pro-Services [Asset management]

Opportuniteiten van de c Naast zijn basisactiviteiten houdt het verhuisbedrijf Mozer zich tegenwoordig steeds meer bezig met de logistieke kant van verhuizingen. Zo kunnen klanten voortaan ook voor het opslagbeheer van hun materiaal bij Mozer terecht. Een dubbele activiteit die momenteel ‘in’ is en waarvoor de nieuwe vestiging in Brucargo instaat.

G

ezien de economische context is kostenvermindering voor vele bedrijven een ware obsessie geworden. Analyses leiden vaak tot een vermindering van de benutte oppervlakten en de uitbesteding van alles wat niet tot de core business van het bedrijf behoort, zoals het beheer van het meubilair of van het overtollig ITmateriaal. Met zijn nieuwe vestiging van 5.200 m² in Brucargo West wil het bedrijf Mozer zijn intrede doen op deze nieuwe logistieke en opslagmarkt: “Voortaan kunnen bedrijven bij ons terecht voor de tijdelijke opslag van meubilair of ander materiaal. Elk stuk dat bij ons binnenkomt, wordt zorgvuldig geïnventariseerd in het Warehouse Management System (WMS) waarmee we alle goederen, onderdelen, bureaus, stoelen en dossiers die ons toevertrouwd worden op elk ogenblik kunnen lokaliseren", verduidelijkt Dimitri Mozer, gedelegeerd bestuurder van de Mozer Groep. Deze nieuwe dienstverlening lijkt tegemoet te komen aan de huidige behoeften, nu vele bedrijven, in afwachting van betere dagen, voor bescheidenere open spaces kiezen, waardoor heel wat meubilair en voorzieningen echter – tijdelijk – overbodig worden. In het nieuwe Brusselse pand van de verhuisspecialist zorgen teams voor de opslag, inventarisatie en indeling. Alvorens het meubilair dat hun toevertrouwd werd aan de eigenaar teruggeven wordt, kunnen zij het op verzoek van de

“Onze activiteiten zullen steeds meer evolueren naar opslagbeheer en logistiek met een toegevoegde waarde.” klant ook monteren. “Wij hebben constant werk. Hiervoor zijn er altijd al meer aanvragen geweest", verduidelijkt de gedelegeerde bestuurder. "Bovendien beschikken we over een nieuw informaticasysteem om het werk beter te kunnen organiseren en een gepaste reporting te kunnen bieden aan de klant. Met dit systeem kan eveneens het beheer van de in- en uitstromen geoptimaliseerd worden en is een nauwkeurigere track-and-trace mogelijk.”

48


De diversificatie van het beroep zal ervoor zorgen dat verhuizen op zich in de toekomst niet meer de belangrijkste opdracht is.

Opslagbeheer in de ruime zin van het woord Het begrip opslagbeheer kan soms verrassende vormen aannemen bij de verhuisspecialist. Zo bewaart het bedrijf archieven voor zijn klanten volgens dezelfde plaatsbesparingsmethode als de eigenaar. Verder neemt het bedrijf ook de ontvangst, opslag en installatie van drankautomaten voor een groot frisdrankmerk op zich. Daarbij gaat het materiaal nooit door de gebouwen van dit merk dat enkel het leverorder initieert. Hetzelfde geldt voor medisch, handling- en laboratoriummateriaal.

Bureaus schoonmaken en sleutels kopiëren “Op termijn zullen onze activiteiten waarschijnlijk steeds meer evolueren naar opslagbeheer en logistiek met een toegevoegde waarde. Vervoer- en verhuisdiensten zullen niet meer volstaan en we zullen dus ook andere diensten moeten aanbieden. Voor sommige klanten kopiëren we bijvoorbeeld sleutels en zorgen we ervoor dat elke kast en elk bureau over de nodige sleutels beschikt

crisis volgens Mozer Te huur: bureaus en prullenmanden In afwachting van de levering van het nieuwe meubilair, in geval van een overplaatsing van het personeel of in een tijdelijk pand kan een onderneming een tekort aan kantoorbenodigdheden ondervinden. Al meer dan 20 jaar biedt het Antwerpse bedrijf Alvero een oplossing voor dit probleem door het nodige meubilair te verhuren, gaande van prullenmanden en kantinestoelen tot kapstokken en volledige vergaderzalen. Deze dienstverlening kan ook interessant zijn voor bedrijven die geen grote investeringen willen doen in kantoorbenodigdheden en bijgevolg liever opteren voor vaste maandelijkse afbetalingen gedurende een bepaalde periode. Al het meubilair dat door dit bedrijf verhuurd wordt, voldoet aan de NEN-normen.

Exit management

D. Mozer: “Door de diversificatie van het beroep zullen verhuisspecialisten binnenkort veel meer diensten aanbieden dan de verhuizing zonder meer.”

wanneer deze verhuisd werden, en dat we tijdens de normale activiteiten een kopie kunnen bezorgen wanneer de klant een sleutel gebroken of verloren heeft. We hebben een speciale machine daarvoor.” Deze toegevoegde waarde wordt ook aangeboden door de reiniging van het verhuisde meubilair zodat de klant het al enkele minuten na plaatsing in gebruik kan nemen, maar ook door de coördinatie van de verschillende diensten die bij de klant betrokken zijn bij de verhuizing. “Wanneer een medewerker van dienst verandert, zorgen we ervoor dat de IT-bekabeling op zijn werkplek operationeel is, gaan we na of er al dan niet een telefoontoestel geïnstalleerd moet worden, informeren we naar de aansluitingen en eventuele badges zodat de nieuwkomer toegang heeft tot het gebouw... het behoort allemaal tot ons dienstenpakket!"

Diversificatie van het beroep Door de diversificatie van het beroep zullen verhuisspecialisten binnenkort

Als een bedrijf dat een gebouw verlaat, overtollig meubilair kan opslaan bij een verhuizer, kan het ook een beroep doen op een Exit Manager. Zo reikt Wellinghoff & Associates een globale oplossing aan voor alle problemen die het oude pand meebrengt: overname van het meubilair om het opnieuw te verkopen, reiniging en herstelling van de achtergelaten ruimten en van de verwarmings- en airconditioningsystemen,... Op die manier kan de onderneming zich concentreren op het nieuwe pand terwijl de exit manager het hergebruik van het oude pand optimaliseert door het financieel verlies voor deze ruimten, waaraan weinig aandacht besteed wordt tijdens het algemeen verhuisproces, maximaal te beperken.

veel meer diensten aanbieden dan verhuizingen zonder meer. Geleidelijk aan worden deze bedrijven immers onderhandelingspartners vanaf het ontwerp van een nieuw gebouw. Hoe eerder de aandachtspunten met betrekking tot eventuele verhuizingen opgenomen worden in het proces, des te efficiënter deze verhuizingen zullen zijn. “Dat is toch veel functioneler dan raamwerken te moeten demonteren om het meubilair of materieel naar buiten te krijgen. Want dat gebeurt dus wel degelijk!”, grinnikt Dimitri Mozer.

Internationale knowhow Waarde toevoegen aan de verhuizing, en meer bepaald aan het vervoer van breekbare of hoogtechnologische goederen, is ook de idee-fixe van de Europese groep Teneso. Mozer maakt sinds kort deel uit van deze groep en treedt op als exclusieve vertegenwoordiger voor België, net als de andere partners in Duitsland, Frankrijk, Italië, Groot-Brittannië,... Alle betrokken bedrijven werken met dezelfde standaarden en hebben een zeker aantal

internationale klanten gemeen. “We zullen kunnen ingaan op aanbestedingen en tenders op Europees niveau en zelfs hoger, niet alleen door de in- en uitstromen te verwerken maar ook door een hoge toegevoegde waarde te bieden... We zullen ons niet beperken tot het vervoer van punt a naar b maar zullen ook goederen kunnen opslaan, beheren, leveren, installeren en onderhouden, indien nodig met de hulp van onze partners in het buitenland." Verhuisbedrijven worden dagelijks geconfronteerd met de alsmaar complexere, directere en gevarieerdere verwachtingen van de bedrijven die een beroep doen op hun diensten, en moeten dus reactief zijn om geen kansen te missen, waarvan sommige nauw in verband staan met de huidige crisis. Werken op nieuwe markten in een weinig inspirerende algemene situatie is een opportuniteit die je moet kunnen grijpen… Alain SPILNER I


49

Pro-Services

[Leveranciers] Gerco Rietveld stelt een nieuw inkoopconcept voor

Fabricom GTI wordt Fabricom en Axima Services wordt Cofely Services Fabricom GTI, technisch dienstverlener voor de GDF SUEZ Energie Services groep, werkt sinds 1 juli onder de naam Fabricom om zo de merken te harmoniseren en te vereenvoudigen. Axima Services, een onderneming van de GDF Suez Energy groep gespecialiseerd in energiebeheer, technisch beheer op lange termijn en facility management in België, heet sinds 15 juni Cofely Services. De nieuwe naam kadert in een harmonisatieproject en de creatie van een nieuw, sterk merk. (AD)

Het VBO en Sabam sluiten een overeenkomst over muziekgebruik op de werkvloer Sabam, de vereniging die de auteursrechten van muzikanten beschermt, en het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO) hebben een akkoord bereikt over muziekgebruik in bedrijven. Voortaan zullen bedrijven auteursrechten moeten betalen voor de muziek die gespeeld wordt in kantoren, werkplaatsen, refters en andere eetruimten, alsook tijdens bedrijfsfeesten voor zover de toegang hiertoe beperkt blijft tot het personeel. Voor de organisaties die lid zijn van het VBO, en de bedrijven die lid zijn van deze organisaties, geldt een voorkeurstarief dat 30 tot 45% lager is dan de gebruikelijke tarieven van Sabam. Het systeem werkt op basis van een aangifteformulier dat Sabam naar de bedrijven zal sturen in de loop van het eerste semester 2009. « Inkoop, een nieuw paradigma »

Gerco Rietveld, consultant bij Significant en lid van het directiecomité van Future Purchasing Reasearch Foundation, bracht onlangs een nieuw boek uit met als titel ‘Inkoop, een nieuw paradigma’. Volgens Rietveld moeten bedrijven (kern)leveranciers integreren in hun businessstrategie. De prestaties van de leveranciers maken immers integraal deel uit van de organisatie van het bedrijf. Op die manier moeten de bedrijven in crisisperiode niet meer systematisch lagere prijzen vragen aan hun leveranciers. (MB)

Het gebruik van flexibele werkplekken optimaliseren Met de Hotelling-software van Planon kunnen flexibele werkplekken beter benut worden en kunnen op die manier de gebruikte ruimte, het aantal verplaatsingen, het energieverbruik en de kosten beperkt worden. Voor reserveringen zijn dankzij de volledige integratie met Microsoft Outlook de vergaderzalen, de videoconferentiediensten en de gedeelde faciliteiten beter toegankelijk. De nieuwe mobiele oplossingen voor professionele dienstverlening ondersteunen het just-in-time onderhoud. (AD)

Release 2009 voor de Hotelling-software van Planon.

Athlon biedt nu ook vouwfietsen in leasecontract aan Athlon Car Lease vult zijn dienstenaanbod voor bedrijven aan, om zich verder te profileren als een echte mobiliteitspartner. Na de lancering van de treinformule Railease, waarbij een bedrijfswagen gecombineerd wordt met een treinabonnement, biedt het leasingbedrijf zijn klanten voortaan de mogelijkheid aan om een vouwfiets op te nemen in hun leasecontract. Blijf elke dag op de hoogte van het nieuws uit de sector op www.profacility.be/news

50


Middelen voor interne mobiliteit

Recommend Documents