MICROSOFT WORD XP WERKEN MET REVISIES

MICROSOFT WORD XP WERKEN MET REVISIES

MTSO-INFO 7

KOEN PEPERMANS DIMITRI MORTELMANS 2004

Faculteit PSW – Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) Tel : +32 (03) 820.28.53 - Fax : +32 (03) 820.28.82

MTSO-INFO

Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

MICROSOFT WORD. WERKEN MET REVISIES Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 2 2 DE KLASSIEKE MANIER VAN NALEZEN: DE MARKEERSTIFT .................................................. 2 3 DE REVISIEMODUS .................................................................................................................................. 4 3.1 DE REVISIEMODUS ACTIVEREN ................................................................................................................ 4 3.2 BEPAAL DE WIJZE WAAROP JE IN REVISIEMODUS WERKT ......................................................................... 5 3.2.1 De modus “Uiteindelijk”........................................................................................................... 5 3.2.2 De modi “Oorspronkelijke” en “Uiteindelijke weergegeven opmaak” .................................... 6 3.3 BEPAAL WAT EN WIE JE OP HET SCHERM ZIET .......................................................................................... 7 3.3.1 Wat wordt getoond..................................................................................................................... 7 3.3.2 Wie wordt getoond..................................................................................................................... 7 3.4 OPMERKINGEN INVOEGEN ....................................................................................................................... 8 3.5 DE AANGEBRACHTE REVISIES VERWERKEN ............................................................................................. 8 3.5.1 Navigeren doorheen de wijzigingen .......................................................................................... 8 3.5.2 Wijzigingen accepteren of negeren............................................................................................ 8 3.6 OPTIES: DE REVISIESTIJL AANPASSEN ...................................................................................................... 9 4 WERKEN MET MEERDERE REVISOREN ........................................................................................... 9 4.1 MEERDERE REVISOREN WERKEN AAN ÉÉN DOCUMENT ............................................................................ 9 4.2 OPMERKINGEN VAN MEERDERE REVISOREN SAMENBRENGEN ............................................................... 10 4.2.1 Word herkent het brondocument ............................................................................................. 11 4.2.2 Word herkent het brondocument niet....................................................................................... 11 4.2.3 Samenvoegproblemen.............................................................................................................. 12 5 WIJZIGINGEN BEKIJKEN BUITEN DE REVISIEMODUS.............................................................. 12

© MTSO – INFO / UA - FPSW

2

1 Inleiding Teksten nalezen gebeurt in vele gevallen op papier. Wie de tekst naleest, duidt de opmerkingen onmiddellijk aan en schrijft verbeteringen er bij. In de ontwikkeling van Microsft Word is het digitaal nalezen van teksten stap voor stap ingevoerd en uitgebreid. De revisiemodus is de digitale versie van de klassieke rode of gekleurde stift die aanmerkingen maakt. Revisies in Word hebben als functie één of meerdere gebruikers de mogelijkheid te geven wijzigingen in documenten aan te brengen zonder de originele gegevens te veranderen. Deze wijzigingen of toevoegingen worden aangeduid met een bepaalde kleur en/of aanduiding. Later heeft men dan de mogelijkheid de wijzigingen in zijn geheel of stuk per stuk te accepteren of weigeren. De revisiemodus heeft heel wat voordelen als één gebruiker een tekst van een collega naleest. De echte voordelen komen pas goed aan bod als verschillende personen samen aan één tekst schrijven of samen een tekst redigeren. 2 De klassieke manier van nalezen: de markeerstift Een eenvoudige manier, los van de revisiemodus, om bemerkingen in een tekst aan te brengen is het aanduiden van elementen waar verandering nodig is. Word kent hiervoor de digitale tegenhanger van de markeerstift. Net zoals op papier, duid je met de markeerstift tekst aan met een bepaalde achtergrondkleur zodat deze dadelijk opvalt bij het openen van het document. Je kan de markeerstift activeren via een knop op de werkbalk Opmaak

. De

en je kan meerdere delen van de tekst muiscursor verandert van vorm aanduiden met een zelf te kiezen kleur. Om deze functie uit te schakelen klik je nogmaals op de knop op de werkbalk. In de werkbalk blijft de kleur staan waarin je tekst selecteert (bv. ). Als je gekleurde tekst opnieuw gewoon wil zetten, selecteer je de witte kleur in de werkbalk en ga je opnieuw met de markeerstift over de tekst. De markering is dan verdwenen. Handig kan soms zijn om hetzelfde woord (of zinsnede) in een hele tekst te markeren. Als iemand bijvoorbeeld een bepaald woord overdadig veel gebruikt, kan je de auteur op die manier er op wijzen en ook onmiddellijk de plaatsen tonen waar hij veranderingen moet aanbrengen. Om automatisch woorden aan te duiden, zet je eerst de markeerstift op een bepaalde kleur (bv. je activeert de gele kleur). Omdat het kiezen van een kleur onmiddellijk ook de markeerfunctie activeert, dien je deze eerst uit te klikken vooraleer je verder kan gaan.

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3 Ga vervolgens naar het menu Bewerken en kies Vervangen (of druk CTRL+H). Je krijgt dan het Zoek- en Vervangvenster:

Klik op de knop Meer om bijkomende details te zien:

Typ het woord dat je wil markeren zowel in het vak “Zoeken naar:” als in het vak “Vervangen door:”. Zorg ervoor dat de cursor in het vak “Vervangen door:” blijft staan. Klik dan onderaan het scherm op Opmaak en selecteer Markeerstiftmarkering:

Als je deze optie geselecteerd hebt, komt onder het vak “Vervangen door:” Markeerstiftmarkering te staan.


4 Nu ben je klaar om alles te vervangen. Word zal het betreffende woord (of zin) vervangen door hetzelfde woord maar mét Markeerstiftmarkering. Anders gezegd: alle voorkomen van het woord, komt in markeerstift te staan. 3 De revisiemodus De revisiemodus is een verder gevorderde manier om teksten digitaal van commentaren te voorzien, zonder dat de originele tekst verloren gaat. We bekijken achtereenvolgens hoe je als gebruiker de revisiemodus activeert, hoe je er in werkt en hoe de originele auteur de commentaren op zijn stuk kan behandelen. 3.1 De revisiemodus activeren Als je een tekst krijgt van een andere gebruiker, is er grote kans dat Word XP dit automatisch opmerkt en de revisiemodus automatisch aanzet. Als je wijzigingen wil bijhouden bij het nalezen is het belangrijk dat je de revisiemodus activeert voor je aan het nalezen begint. Om snel te controleren of de revisiemodus aanstaat kijk je onderaan je scherm naar de term WZG: Revisiemodus uit

Revisiemodus aan

Als WZG zwart gekleurd is staat de revisiemodus aan. In het andere geval zijn er vier manieren om de revisiemodus actief te maken. Activatiewijze 1: Dubbelklik onderaan op WZG. Activatiewijze 2: Klik in het menu Extra op Wijzigingen bijhouden Activatiewijze 3: Druk CTRL+Shift+E Activatiewijze 3: Activeer de modus op de Revisiebalk: Als de revisiemodus actief is, zie je niet alleen onderaan je scherm dat WZG zwart is geworden, ook de Revisiemodusbalk verschijnt op je scherm1. Deze balk heeft volgende onderdelen:

1

Als dit niet gebeurt, klik dan rechts naast de standaardmenubalken en kies in de lijst die verschijnt: Redigeren. De balk moet dan zichtbaar worden. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

5

Hoe moet Word tekst op het scherm weergeven ?

Spring naar de volgende wijziging

Welke revisies moet Word allemaal op het scherm weergeven ?

Voeg een opmerking in

Accepteer of negeer een wijziging

Activeer – desactiveer de revisiemodus

Activeer het aparte revisiemodusvenster.

3.2 Bepaal de wijze waarop je in Revisiemodus werkt In Word XP heb je vier mogelijkheden om te bepalen hoe je in Revisiemodus werkt. Het hangt van de persoonlijke smaak van de gebruiker af in welke visuele modus hij werkt. Standaard staat in de werkbalk “Uiteindelijk weergegeven opmaak” geselecteerd. Dit zijn de mogelijkheden: Oorspronkelijk Uiteindelijk Oorspronkelijke weergegeven opmaak Uiteindelijke weergegeven opmaak

Word toont de tekst zonder wijzigingen, zoals de originele auteur hem bezorgde. Dit is de tekst die je zou krijgen indien je alle wijzigingen die aangebracht zijn, zou negeren. Word toont de tekst met de wijzigingen die je uitvoerde onmiddellijk verwerkt. Dit is de tekst die je zou krijgen indien je alle wijzigingen die aangebracht zijn, zou accepteren. Alles wat verwijderd wordt uit de tekst, staat doorstreept in de tekst. Alles wat nieuw bijgetypt wordt, staat in ballonnen naast de tekst. Alles wat nieuw bijgetypt wordt, staat in kleur in de tekst. Alles wat verwijderd wordt uit de tekst, staat in ballonnen naast de tekst.

De modus Oorspronkelijk, geeft tijdens het aanbrengen van wijzigingen alleen maar de originele tekst. Dit is geen handige modus om in te werken. Het kan enkel nuttig zijn om op het einde van het herwerken nog eens naar het origineel te gaan kijken. We bespreken deze optie om die reden niet verder in detail. 3.2.1 De modus “Uiteindelijk” Deze modus is een nieuwe optie in Word. Het laat de gebruiker toe om in het document te werken zonder last te hebben van de revisiemodus. De twee modi die we in de volgende paragraaf bespreken, zijn zeer visueel aanwezig op het scherm (in ballonnen en gekleurde tekst). De modus Uiteindelijk laat toe om in het document wijzigingen aan te brengen, zonder dat je merkt dat deze bijgehouden worden. Je merkt enkel onderaan het scherm aan WZG dat de wijzigingmodus aan staat.


6 Het enige nadeel aan deze modus is dat wanneer je de tekst terugbezorgt aan de originele auteur, dat die in deze modus niet merkt wàt er veranderd is. Daarom is het aan te bevelen deze modus te gebruiken tijdens het reviseren van een document. Als je klaar bent kan je best de modus “Uiteindelijke weergegeven opmaak” activeren. Zo kan je zelf snel zien wat je wijzigde én zo kan de originele auteur dit ook zien. 3.2.2 De modi opmaak”

“Oorspronkelijke”

en

“Uiteindelijke

weergegeven

In deze modi krijg je op je scherm te zien welke wijzigingen je uitvoert. Zoals eerder reeds gezegd is het verschil tussen beide modi de plaats waar weglatingen of toevoegingen getoond worden. Een voorbeeld kan dit beter verduidelijken: Originele tekst zonder wijzigingen

Wijzigingen in de modus “Oorspronkelijke weergegeven opmaak”

Wijzigingen in de modus “Uiteindelijke weergegeven opmaak”

In de modus “Oorspronkelijke …” blijft de oude tekst ongewijzigd. Alles wat verwijderd wordt, wordt in de tekst in een kleur gezet en doorstreept. Alles wat overschreven wordt (“overschreven tekst”) komt in een tekstballon naast de tekst te staan. Alles wat nieuw ingevoegd wordt in de tekst, komt ook in een tekstballon naast de tekst te staan. Deze modus is zeer onhandig om in te werken omdat diegene die de tekst naleest, nooit een zicht heeft op het verloop van de nieuwe tekst. De modus “Uiteindelijke …” baseert zich op de nieuwe tekst zoals de revisor die suggereert aan de originele auteur. Alle overschrijvingen en nieuwe toevoegingen, komen nu in de tekst te staan. Alles wat verwijderd is, staat nu in de © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

7 tekstballonnen. Deze modus is de standaardmodus en is handiger voor de revisor, maar ook voor de originele auteur. Die kan in de kantlijn zien wat hij zelf schreef en hoe de nieuwe suggestie in de totale tekst zou voorkomen. Merk tot slot ook op dat je in de rechtse kantlijn een rechte lijn ziet op die plaatsen waar in de tekst wijzigingen aangebracht zijn. Dat kan handig zijn, om te zien waar wijzigingen aangebracht zijn, zeker als de wijzigingen miniem zijn (bv. een overbodige letter of spatie die verwijderd werd). 3.3 Bepaal wat en wie je op het scherm ziet In de werkbalk Revisies staat naast de schermmodi een drop-downmenu Weergeven. In dit menu kan de gebruiker bepalen wat Word in Revisiemodus allemaal moet tonen. Zeker wanneer de wijzigingen uitgebreid zijn, kan dit menu een overload aan informatie op het scherm reduceren. 3.3.1 Wat wordt getoond Er zijn drie typen wijzigingen die Word kan bijhouden en die al dan niet getoond kunnen worden: Opmerkingen, Invoegingen en Wijzigingen en Opmaak. Opmerkingen Over opmerkingen hebben we het later in deze tekst nog. De optie Opmerkingen maakt het mogelijk om opmerkingen die de revisor heeft ingevoegd, niet op het scherm te tonen. Invoegen en Verwijderen Hier kan je pure tekstwijzigingen verbergen. Word toont dan niet langer welke wijzigingen in de tekst aangebracht werden. Opmaak Niet alleen tekstwijzigingen maar ook wijzigingen aan lay-out worden door Word bijgehouden. Tekst en lay-out worden echter afzonderlijk geregistreerd. Lay-outwijzigingen kunnen in sommige gevallen enorm oplopen. Zeker als nieuwe teksten in het document bijgevoegd worden. In die gevallen kan het raadzaam zijn om alle lay-outwijzigingen even te verbergen om je te concentreren op inhoudelijke wijzigingen. 3.3.2 Wie wordt getoond De revisiemodus laat toe om documenten naar verschillende revisoren door te sturen die allemaal hun opmerkingen in de tekst aanbrengen. De voorwaarde is wel dat die niet op dezelfde PC gebeurt omdat Word dan de nieuwe revisor niet zal herkennen. Elke nieuwe revisor krijgt een aparte kleur van tekstballon en intekstwijziging. Zo kan de originele auteur de verschillende opmerkingen van de verschillende auteurs onderscheiden. Als hij echter de suggesties van één bepaalde revisor apart wil bekijken of afdrukken, kan je in het submenu


8 Wijzigingen/Revisors de bemerkingen van bepaalde revisoren verbergen door het vinkje naast hun naam uit te schakelen. 3.4 Opmerkingen invoegen Als je een tekst naleest, wil je niet steeds eigenhandig wijzigingen aanbrengen aan de tekst van de originele auteur. In plaats van onmiddellijk de tekst te wijzigen kan je opmerkingen aan de tekst toevoegen. Deze komen dan in tekstballonnen naast de tekst te staan. Je voegt een opmerking in door in de werkbalk op te klikken. De tekstballon heeft nu een gekleurde achtergrond gekregen en bevat de opmerking die je bij die passage wilde maken.

Let wel op: in de modus “Uiteindelijk” krijg je ook opmerkingen niet te zien. Als je in deze modus een opmerking toevoegt, verandert Word automatisch de modus naar “Uiteindelijke weergegeven opmaak”. 3.5 De aangebrachte revisies verwerken Wanneer het document nagekeken en herwerkt is, zal de revisor zijn commentaren naar de auteur doormailen. Belangrijk daarbij si dat de auteur de schermmodus te zien krijgt, die de revisor actief had op het moment dat hij het document het laatst opsloeg. Voor de revisoren is het dus aan te raden om de modus “Uiteindelijk” te wijzigen in “Uiteindelijke weergegeven opmaak”. Deze modus is het best te volgen door de originele auteur. 3.5.1 Navigeren doorheen de wijzigingen De auteur die een document met wijzigingen terugkrijgt, kan op scherm de meeste wijzigingen duidelijk zien. Om stap voor stap de wijzigingen door te nemen, voorziet Word twee pijlen op de Revisiewerkbalk. Daarmee kan je navigeren doorheen de wijzigingen en opmerkingen, zonder er een te missen. 3.5.2 Wijzigingen accepteren of negeren Het uitgangspunt van de revisiemodus is dat een auteur een tekst laat nalezen dor een revisor en dat deze tekst nadien opnieuw bij de originele auteur terechtkomt. Die bekijkt de gesuggereerde wijzigingen en gaat er al dan niet mee akkoord. Het einddoel moet een nieuwe tekst zijn waar alle wijzigingen uit verdwenen zijn. Op de Revisiewerkbalk zijn twee knoppen voorzien om wijzigingen te accepteren of te negeren

. Bij accepteren wordt de nieuwe tekst definitief in het


9 document geplaatst en wordt de oude tekst verwijderd. Bij negeren wordt de oude tekst teruggeplaatst en verdwijnt de revisie. Gewoon op de knoppen klikken, accepteert of negeert één wijziging. Je kan echter ook op de pijltjes naast de knoppen klikken om meer acceptatie- of negeer-opties te krijgen. 3.6 Opties: de revisiestijl aanpassen In het drop-downmenu Wijzigen staat ook een keuze Opties. Hiermee kan je de vormgeving van de in-tekstwijzigingen en de tekstballonnen aanpassen.

De gebruiker kan de verschillende onderdelen van de Revisiemodus hier naar eigen smaak wijzigen. 4 Werken met meerdere revisoren De revisiemodus bewijst zijn kracht zoals gezegd wanneer meerdere revisoren één document nalezen en de auteur de commentaren van al deze revisoren wil verzamelen. Er zijn daarbij twee mogelijkheden. Ofwel krijgt de eerste revisor het document, leest dat, becommentarieert dat en stuurt het door naar de tweede revisor. Die krijgt het document met de opmerkingen van de eerste revisor mee in het document, voegt de eigen opmerkingen toe en stuurt het eventueel opnieuw door. In het andere geval krijgen de revisoren mekaars opmerkingen niet te zien en werken ze onafhankelijk op kopieën van hetzelfde brondocument. 4.1 Meerdere revisoren werken aan één document Wanneer de verschillende revisoren in één document hun commentaren schrijven, is het werk voor de originele auteur beperkt. Van de laatste auteur krijgt hij immers één document met daarin alle commentaren. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

10

De wijzigingen en opmerkingen worden zowel in de tekst als in de tekstballonnen in een andere kleur weergegeven. In het voorbeeld hier heeft de ene revisor de kleur groen, de andere rood. De auteur van het document kan zien welke opmerking van wie komt door de muis even stil te houden boven een opmerking:

Er verschijnt een extra venstertje met daarin de naam van de revisor en de datum en het uur dat deze wijziging of opmerking gemaakt werd. 4.2 Opmerkingen van meerdere revisoren samenbrengen Als meerdere revisoren op kopieën van het brondocument werken, krijgt de originele auteur van elke revisor een apart document. In die documenten staan dan de verschillende opmerkingen en wijzigingen. Eerste revisor

Tweede revisor

De originele auteur kan deze opmerkingen apart lezen en verwerken. Het nadeel is dat accepteren van opmerkingen nu geen zin heeft omdat de kopie gewijzigd


11 wordt en niet het origineel. Daarom is het beter om de opmerkingen samen te voegen in het originele brondocument. Hier zijn twee mogelijkheden. 4.2.1 Word herkent het brondocument Word XP kan in veel gevallen een gereviseerd document koppelen aan het brondocument op de harde schijf van de originele auteur. Bij het openen van het revisiedocument, vraagt het programma dan onmiddellijk om de revisies samen te voegen met het brondocument.

Kijk echter goed uit dat het document dat Word suggereert, wel degelijk het originele document is. Is dat het geval, klik dan op Ja. Word opent dan niét het document van de revisor maar voegt diens wijzigingen onmiddellijk toe aan het brondocument. In plaats van de kopie wordt ook in één keer het originele document (mét revisie-indicaties) geopend. Revisiedocument 2.doc

Revisiedocument 2a.doc

(Brondocument)

(Komende van de revisor)

Na automatische samenvoeging wordt “Revisiedocument 2.doc” het volgende:

Heb je meerdere revisoren dan sla je het brondocument op en sluit het. Open het tweede revisordocument. Herkent Word dit opnieuw als een revisie van het brondocument, dan klik je opnieuw Ja en kan het samenvoegen gebeuren. 4.2.2 Word herkent het brondocument niet Niet in alle gevallen wordt het brondocument automatisch herkend. De originele auteur kan in dat geval de samenvoeging handmatig doen. Zorg dat het document van de revisor in Word geopend is. Kies dan in het menu Extra voor “Documenten vergelijken en samenvoegen”. Word opent een venster © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

12 waarin je het brondocument zoekt. Duidt het document aan en klik op OK. Word zal beide documenten samenvoegen. Beangrijk nu is wel dat het document dat je in tweede instantie opent (aanduidt) het document is dat na de samenvoeging geopend blijft. Om die reden is het belangrijk te starten met het revisordocument en daar het bronddocument aan toe te voegen. Heb je meerdere revisoren samen te voegen dan sla je het gewijzigde brondocument op en sluit het. Open het tweede revisordocument en start het samenvoegen opnieuw. 4.2.3 Samenvoegproblemen Soms kan Word de opmerkingen niet ondubbelzinnig samenvoegen. Het programma zal in die gevallen een waarschuwing geven en vragen welk document de voorrang moet krijgen:

5 Wijzigingen bekijken buiten de revisiemodus Soms kan het voorkomen dat je twee versies van een document hebt, waarvan je wil weten in welke mate ze van elkaar verschillen. Zo kan het zijn dat een auteur een eerste versie geschreven heeft waar je als revisor op papier commentaar op leverde. De auteur herwerkte de tekst en stuurde dan de nieuwe versie op. Beide versies verschillen maar je weet niet in welke mate aan je opmerkingen tegemoet gekomen is. Word laat toe om beide documenten te vergelijken en de verschillen aan te geven tussen beide versies. Het eindproduct is dan een document waar de wijzigingen in dezelfde stijl als de revisiemodus zijn aangegeven.


13 We geven een voorbeeld: Revisiedocument 3.doc

Revisiedocument 3a.doc

(Brondocument)

(Nieuwe versie van het brondocument)

De nieuwe versie (3a) bevat een nieuwe paragraaf onderaan en heeft in de eerste zin een stuk tekst vervangen. Deze wijzigingen zouden na het vergelijken zichtbaar moeten worden. We willen dat in document “Revisiedocument 3a.doc” revisiemarkeringen komen alsof die tekst gewijzigd was mét de revisiemodus aan. Om dat te bekomen, starten we met het originele document geopend. Klik in het menu Extra op “Documenten vergelijken en samenvoegen”. Word opent een dialoogvenster waarin je het nieuwe document kan aanklikken. Klik onderaan op Samenvoegen en Word vergelijkt beide documenten en toont de wijzigingen in het nieuwe document. Daarbij zal Word automatisch het nieuwe bestand openen. Het document “Revisiedocument 3a.doc” bevat nu revisiemarkeringen die aangeven waar het nieuwe document gewijzigd is:

Je kan nu snel de verschillende wijzigingen in het nieuwe document nagaan, zonder een minutieuze tekstvergelijking te moeten uitvoeren. De ervaring leert echter wel dat het automatisch vergelijken van twee documenten minder goed verloopt als het grote documenten betreft en zeker niet als grote hoofdstukken in dergelijke documenten van plaats veranderd zijn.


MICROSOFT WORD XP WERKEN MET REVISIES

Recommend Documents