Microsoft Office. EXCEL - grafy. FrostFood a.s. Autor: Jaroslav Nedoma

Microsoft Office

EXCEL - grafy FrostFood a.s.

Autor: Jaroslav Nedoma

© Jaroslav Nedoma

O KURZU Microsoft Excel - grafy Vítám Vás na dnešním semináři věnovanému grafům. Publikace je věnovaná všem, kteří by se rádi naučili vytvářet nejen jednoduché, ale hlavně zajímavé grafy v Excelu a hledají nějaký šikovný materiál do začátku, který by je stručně provedl po jednotlivých krocích. Pravidlo zní, stručně, jasně a výstižně seznámit čtenáře s každou kapitolou. Úplné začátky jsou zde rozepsané podrobněji, aby úplný začátečník dostal přehled o tom, že není tak složité jednoduchý graf vytvořit. Na tento kurz je možné dále navázat dalšími kurzy, kterými jsou například kontingenční a dynamické tabulky, analytické nástroje, ověřování dat, makra a dalšími, které jsou neméně zajímavé. Vnímejte je tedy jako další příčku při cestě ve Vašem počítačovém vzdělávání.

O AUTOROVI Jaroslav Nedoma Autorem těchto skript je IT lektor Jaroslav Nedoma. Za svou praxi v oboru lektorské činnosti se setkal s řadou dotazů a nejasností z řad účastníků nejrůznějších počítačových seminářů z oblasti kancelářských aplikací. Právě hlavně z těchto dotazů a postřehů sepsal tato skripta o grafech v aplikaci MS Excel. Autor má za cíl provést čtenáře co možná nejjednodušší cestou přes úskalí tohoto programu. Rád by zjednodušil práci těm, kteří se v grafech pohybují často, ale neumí využívat všechny jejich možnosti, díky kterým si mohou práci maximálně zjednodušit. Je nutné poznamenat, že se nejedná o zcela vyčerpávající materiál, ale pouze o doprovodná skripta ke školení. Předpokládá se tedy, že po absolvování školení budete schopni tato skripta využít na 100 % bez sebemenší překážky spolu s upřesňujícími poznámkami pořízenými na semináři. Veškeré připomínky, dotazy, nápady k obsahu těchto skript směřujte přímo na autora přes následující kontakty: mob.:

+420 724 782 336

e-mail: [email protected] web:

www.lektornedoma.cz

Jaroslav Nedoma – Microsoft Excel - grafy

2

© Jaroslav Nedoma

OBSAH O KURZU .................................................................................................................................................. 2 O AUTOROVI ............................................................................................................................................ 2 ZÁKLADY TVORBY GRAFŮ ........................................................................................................................ 4 Tvorba výsečového grafu ........................................................................................................................ 4 Úprava výsečového grafu ........................................................................................................................ 5 Změna typu grafu .................................................................................................................................... 7 Úprava sloupcového grafu ...................................................................................................................... 7 Prostorové otáčení .................................................................................................................................. 9 PŘÍKLADY ZAJÍMAVÝCH GRAFŮ ............................................................................................................. 10 Postup k cíli............................................................................................................................................ 10 Graf ve tvaru tachometru ...................................................................................................................... 12 Podmíněný graf ..................................................................................................................................... 14 Srovnávací histogram ............................................................................................................................ 16 Ganttův diagram.................................................................................................................................... 17 Graf s výběrem ...................................................................................................................................... 19 TRIKY PRO PRÁCI S GRAFY ..................................................................................................................... 21 Tvorba grafu jednoduše ........................................................................................................................ 21 Propojení na buňky ............................................................................................................................... 21 Dynamické tabulky jako zdroj dat ......................................................................................................... 21 Šablona grafu......................................................................................................................................... 22 Tisk grafu bez dat v listu ........................................................................................................................ 22 Označení části grafu .............................................................................................................................. 23 Statický graf ........................................................................................................................................... 23 ZÁVĚR .................................................................................................................................................... 24


3

© Jaroslav Nedoma

ZÁKLADY TVORBY GRAFŮ Dostáváme se do oblasti Excelu, která je hojně využívána pro znázornění dat z tabulky do grafické podoby. Většinou první pohled na graf řekne více než pohled na složitou tabulku dat. Excel 2010 nabízí rozšířené možnosti oproti starším verzím. Práce s grafem se tedy nyní stává jednodušší.

TVORBA VÝSEČOVÉHO GRAFU Ke tvorbě grafu nám poslouží tabulka dopravy. Pokusíme se o tvorbu dvou základních typů grafů (výsečového a sloupcového). Zjistíte, že tvorba dalších není o nic složitější. Výsečový graf bych zařadil z pohledu obtížnosti k tomu nejjednoduššímu. Neobsahuje žádné osy, takže i práce a úprava nebude nijak složitá. Při tvorbě způsobem:

grafu

postupujeme

následujícím

1. Označíme oblast dat (tabulku), ze které chceme tvořit graf. V našem případě (Obr. 1) označíme názvy všech dopravních prostředků a zároveň sloupeček dat za první město Obr. 1 Označení tabulky (Praha). 2. Podíváme se na záložku Vložení – Grafy (Obr. 4) – Výsečový – Prostorový výsečový (první ze dvou – Obr. 3). Po tomto postupu byste před sebou měli vidět graf v základním zobrazení (Obr. 2). Tento graf je ale opravdu jen základní a zjistíte, že v něm pár informací, které byste rádi viděli, chybí. Doplnili bychom například

Obr. 4 Grafy

Obr. 3 Typy výsečového grafu

Obr. 2 Výsečový graf


4

© Jaroslav Nedoma jeho název, popisky ke každé výseči ve formě procent, ale také by se nám zrovna nemusely líbit barvy, které nám Excel automaticky vygeneroval. S tím vším se budeme potýkat v následující kapitole věnované úpravám grafu.

ÚPRAVA VÝSEČOVÉHO GRAFU Pokud se nesmíříte s továrním zobrazením grafu, je na čase ukázat si, jakým způsobem dále můžeme graf vylepšovat. Možná jste si všimli, že ihned po vytvoření grafu přibyly na pásu karet další tři karty (Návrh, Rozložení a Formát). Obr. 5 Nástroje grafu Všechny tři spadají do kategorie Nástroje grafu (Obr. 5)

Název grafu Každý graf lze pojmenovat. Jak? Na druhé, nově vzniklé, kartě Rozložení (Obr. 5) je ve skupině Popisky (Obr. 6) nástroj Název grafu. Po kliknutí sem se otevře nabídka, kde je možné název nezobrazovat, umístit název nad graf nebo ho zobrazit jako překryvný. Vyberme například možnost Nad grafem. Ihned se v našem objektu grafu zobrazí název, nyní není potřeba kamkoliv klikat a ihned začít název grafu psát, po stisknutí klávesy Enter se Váš napsaný název zobrazí nad grafem. Na stejné kartě je možná změna zobrazení Legendy. To, zda má být zobrazena dole, vpravo, vlevo atd. určujete vy sami výběrem té které Obr. 6 Popisky položky z nabídky Legenda.

Popisky dat Další, co bychom chtěli v našem výsečovém grafu vidět, jsou popisky dat. K nim se dostaneme následující cestou: Nástroje grafu – Rozložení – Popisky – Popisky dat. Zde je opět několik možností, vyberme například variantu Na střed. Ihned uvidíte v každé výseči hodnotu, která představuje konkrétní hodnotu ze zdrojové tabulky, z níž jsme graf tvořili. Pokud chcete namísto těchto hodnot vidět hodnoty procentuální, je potřeba udělat následující: 1. Kliknout pravým tlačítkem na jeden ze zobrazených popisků dat v grafu. 2. Z místní nabídky vybrat Formát popisků dat. 3. V následujícím okně (Obr. 7) vyberete namísto Hodnota možnost Procento. 4. Zavřít okno. Pokud byste chtěli zobrazit na výseči jak hodnotu, Obr. 7 Formát popisků dat tak i procento současně, v kroku 3 necháte Jaroslav Nedoma – Microsoft Excel - grafy

5

© Jaroslav Nedoma zaškrtnuté Procento i Hodnota. Dále se podíváte do dolní části okna, kde je Oddělovač. Ten říká, jakým způsobem budou tato data od sebe oddělována. Z estetického důvodu a pro lepší čitelnost se často setkáváme s variantou (nový řádek), která je dostatečně přehledná právě pro více zobrazených údajů.

Barva Vše, co se týká v grafu jakékoliv barevnosti, hledejme na záložce Formát (třetí nově vzniklá při tvorbě grafu). Jak měnit barvu například jen nějaké výseče? Stačí kliknout přímo na výseč, jejíž barvu chceme měnit. Nyní se ale podívejme na to, co se stalo, zobrazilo se v objektu tolik bodů, kolik tam máme výsečí plus jedna ještě na samotném středu. Tím Vám dává Excel najevo, že jste označili celý graf a pokud byste nyní změnili barvu, změnili byste barvu celého koláče. Vy proto nyní kliknete ještě jednou na Vámi vybranou výseč. Nyní se již označí pouze ona. Zbylé body zmizí. Poté se podíváte na: Formát – Styly tvaru – Výplň tvaru (Obr. 8). Zde si vyberete z velké škály barev a odstínů, kterou Vám zde Excel připravil. Ve stejné skupině (Styly tvaru) Obr. 8 Styly tvaru můžete měnit i různé efekty. Stačí se podívat a vyzkoušet. Zajímavé je například zkosení hran v grafu místo hran ostrých, které jsou používány vždy na samém počátku. Stačí kliknout na koláč grafu, navštívit Formát – Styly tvaru – Efekty tvarů – Zkosení a vybrat si zde jednu variantu. Ihned vidíte výsledek.

Odtržení výseče Pro lepší znázornění či zdůraznění nějakého faktu chceme z grafu doslova „odtrhnout“ určitou část, abychom demonstrovali její zvláštnost či jedinečnost. Chceme-li například odtrhnout výseč metra od všech ostatních, stačí tuto výseč označit (jen výseč, ne celý koláč) a poté držet levé tlačítko myši a jakoby ji odtahovat od zbytku grafu. Ihned uvidíte výsledek a až se Vám bude zdát, že je odtržení v ideální vzdálenosti, levé tlačítko myši pouštíte (Obr. 9).

Obr. 9 Odtržení výseče


6

© Jaroslav Nedoma

ZMĚNA TYPU GRAFU Představme si situaci, kdy graf vytvoříte a zjistíte, že by bylo vhodnější, kdyby vypadal úplně jinak. Například místo výsečového chcete vidět graf sloupcový. Na takový graf stačí kliknout, poté navštívit Návrh – Typ (Obr. 10) – Změnit typ grafu a vybrat si jeden z následující palety možností. Výsledek je na světě (Obr. 11).

Obr. 10 Typ

V tomto případě se nám ale například nemusí líbit hodnoty u každého zobrazeného sloupce. Chtěli bychom je dát pryč a namísto nich ponechat pouze popsané osy. Stačí tedy kliknout na jeden z popisků (např. 290,23) a stisknout klávesu DELETE. Dále můžeme chtít, aby byla svislá osa popsaná celými čísly bez nutnosti dvou nul za desetinnou čárkou. Pak stačí na jakékoliv takové hodnotě stisknout pravé tlačítko myši, z místní nabídky vybrat Formát osy a vlevo vybrat kategorii Číslo. V pravé části máme poté možnost nahradit v rubrice desetinná místa dvojku nulou. Obr. 11 Změna typu grafu

ÚPRAVA SLOUPCOVÉHO GRAFU Vše, co se týká názvu grafu, barevné úpravy a popisků dat je stejné, jako u grafu výsečového. U sloupcového grafu se ale nabízí např. možnost popisu os. Chtěli bychom pro lepší orientaci popsat svislou číselnou osu určitým pojmenováním, aby každý věděl, co čísla v grafu vyjadřují. Stačí se podívat na Rozložení – Popisky – Název os – Název svislé osy – Otočený název a vepsat např. Počet cestujících v tis./den. Dále bychom mohli chtít přidat do tohoto grafu další řadu, která by představovala např. další město Brno. Jak přidat řadu do již existujícího grafu? 1. Kliknout do grafu. 2. Návrh – Data – Vybrat data (Obr. 12) 3. Klikáme na Přidat (Obr. 14) Obr. 12 Data


7

© Jaroslav Nedoma 4. Okno Upravit řady (Obr. 13) chce vědět, jaký bude název budoucí řady. Stačí tedy stisknout tlačítko s červenou šipkou a ze sešitu na pozadí vybrat buňku D2, která obsahuje text Brno a potvrdit enterem. V řádku hodnoty řad opět klikáme na červené tlačítko výběru a ukazujeme Excelu buňky D3 až D6, kde jsou hodnoty k městu Brno. Potvrdíme enterem a okénko Upravit řady potvrdíme OK.

Obr. 14 Vybrat zdroj dat

Obr. 13 Upravit řady

5. Nyní vidíte v levé části Položky legendy (řady) názvy Řady1 a Brno. Řady1 představuje město Prahu. Abychom vše viděli jednotně, klikneme na Řady1 a nahoře volíme tlačítko Upravit. Jako název řady tedy zvolíme odkaz na buňku C2 nám již známým způsobem. Nově vzniklé červené sloupečky můžeme opět upravit do podoby zkosení jako u řady Prahy, aby bylo vše jednotné. Navíc můžeme zobrazit legendu (Rozložení – Popisky – Legenda) pro rozlišení dvou barevných řad. Graf je hotový (Obr. 15). Cesta Návrh – Data (Obr. 12) nabízí ještě možnost Přepnout řádek za sloupec. Pokud vyzkoušíte tuto možnost, zjistíte, že se položky z vodorovné osy stanou legendou a položky legendy se stanou popisky dat. Takovýmto způsobem můžete prohazovat zobrazení dat.

Obr. 15 Výsledek převedeného grafu doplněného o další řadu


8

© Jaroslav Nedoma

PROSTOROVÉ OTÁČENÍ Pokud se Vám klasický graf bez perspektivy přestává líbit, můžete s tím začít něco dělat přes nástroj Prostorové otočení. Stačí kliknout pravým tlačítkem do oblasti grafu a vybrat možnost Prostorové otočení… Otevře se nastavovací dialog (Obr. 16), kde můžete odškrtnout ve spodní části okna volbu Bez perspektivy a otáčet graf nejen kolem osy X nebo Y, ale i perspektivně. Můžete vyzkoušet, jak se poté graf chová (Obr. 17) a přizpůsobit ho k obrazu svému.

Obr. 17 Graf pootočený v prostoru a perspektivně

Obr. 16 Otočení v prostoru


9

© Jaroslav Nedoma

PŘÍKLADY ZAJÍMAVÝCH GRAFŮ POSTUP K CÍLI Graf s názvem „Postup k cíli“ bude demonstrovat procentuální postup při tvorbě konkrétního projektu nebo plnění určitého úkolu. Úkol: za úkol máme demonstrovat nárůst zákazníků v procentech tzv. teploměrovým grafem. V takovém grafu je znázorněn současný stav a výše, ke které se chceme dostat (v našem případě 100 %). Půjde vlastně o zajímavý graf, neboť bude tvořen pouze z jedné buňky a to konkrétně B30 (Obr. 18), ve které se nachází údaj o stavu v %. V této buňce je použit jednoduchý vzorec „=B28/B27“, který ukazuje procentuální naplnění stavu, ke kterému se chceme dostat (100 %). Typ grafu: sloupcový. Tvorba grafu: 1. Stačí kliknout na buňku B30. 2. Vložení – Grafy – Sloupcový (např. podtyp dvojrozměrný sloupcový skupinový). 3. Označíme vodorovnou osu (pouze hodnota 1 – nedává smysl) a odstraníme jí – stačí stisknout Delete. 4. Označíme hlavní mřížku a odstraníme jí stisknutím Delete. 5. Vložíme nadpis Získávání nových zákazníků přes kartu Rozložení ve skupině Popisky. Nadpis můžeme různě formátovat, například pootočit, změnit barvu, zmenšit písmo a ve finále i přenést nad sloupec grafu. Úprav existuje více, ale je to jen formátování, proto ho zde nebudu popisovat dopodrobna. 6. Odstraníme legendu. Klikneme na ní a stiskneme opět Delete. 7. Přidáme popisek dat, abychom viděli přímo u sloupce, na kolik procent jsme se již dostali (Rozložení – Popisky – Popisky dat – např. Před zakončení). 8. Nyní klikneme pravým tlačítkem myši na sloupec (datovou řadu) a vybereme z místní nabídky volbu Formát datové řady… V levé části ponecháme Možnosti řady a v pravé nastavíme jezdec Šírka mezery na hodnotu 0 %. To proto, aby sloupec vyplnil celou šířku Obr. 18 Počty zákazníků našeho grafu. 9. Nyní klikneme pravým tlačítkem ještě na svislou osu. Z místní nabídky vybereme Formát osy… V levé části okna ponecháme Možnosti osy a v pravé části nastavíme hodnotu Jaroslav Nedoma – Microsoft Excel - grafy

10

© Jaroslav Nedoma Maximum na volbu Pevné a doplníme hodnotu 1. Jednička zde zastupuje hodnotu 100 %. Díky tomuto nastavení vidíme celou stupnici o 0 do 100 %. 10. Ve finále stačí již jen například zúžit celý graf do požadovaného tvaru teploměru, který roste a výsledek je na světě (Obr. 19).

100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 %

64 %

40 % 30 % 20 % 10 % 0%

Obr. 19 Graf ve tvaru teploměru


11

© Jaroslav Nedoma

GRAF VE TVARU TACHOMETRU Klasický výsečový graf jsme se již tvořit naučili. Naučili jsme se dokonce i další jeho úpravy. Nyní si představíme, jak výsečový graf využít jen z poloviny a zobrazit tak diagram podobný tachometru. Úkol: za úkol máme prezentovat současný stav naplnění kampaně z tabulky, kterou jsme používali v předchozím příkladu (Obr. 18). Výsledek máme prezentovat grafem ve tvaru tachometru, kde jeho pomyslná „ručička“ bude rozdělovat dvě části (splněno a nesplněno – čili zbývající část do 100 %).

Obr. 20 Rozbor dat pro graf tachometru

V původní tabulce dat vytvoříme ještě doplňující tabulku (A33:B36), do které je zapotřebí nechat spočítat, jaká část se bude prezentovat v tachometru v levé částí (jako splněná) a jaká v pravé části (jako ještě nesplněná). Počítejme s tím, že klasický výsečový graf počítá s tím, že 100 % je celek – čili celý kruh. My budeme počítat s tím, že 100 % je jen jeho polovina (avšak celý tachometr). Proto je třeba hodnoty přepočítat tak, aby 100 % bylo vlastně 50 % z celku celého původního koláče. V buňce B34 (Obr. 20) je zapsán vzorec: „=(MIN(B30;100%)/2)“. Původní hodnota se dělí dvěma. Je zde navíc ještě funkce MIN, která zajistí, že pokud stav překročí původní hranici 100 %, graf nebude dále pokračovat, ale bude brát 100 % jako opravdový konec. V buňce B35 je zapsán vzorec: „=50%-B34“. Čili zbylá část pro dopočítání pravého dílu. V buňce B36 za zapsána hodnota 50 %, která symbolizuje nevyužívanou polovinu výsečového grafu. Typ grafu: výsečový. Tvorba grafu: 1. 2. 3. 4.

Označíme buňky B34:B36. Vložení – Grafy – Výsečový (podtyp prostorový výsečový). Smažeme legendu. Klikneme do bílé oblasti grafu pravým tlačítkem myši a vybereme volbu Prostorové otočení... Nastavíme otočení kolem osy X o 270°. Otočení kolem osy Y je na Vás, např. 60°. 5. Nyní označíme spodní výseč grafu zabírající 50 % celku a přejdeme na Formát – Styly obrazců – Výplň obrazce, kde vybereme volbu Bez výplně. Tím máme pouze náš tachometr. 6. Abychom vyplnili prázdné místo v dolní polovině přidáme nadpis (překryvný) a následně ho přesuneme do prázdného místa. Nadpis může obsahovat například „Splněno“ a pod něj Jaroslav Nedoma – Microsoft Excel - grafy

12

© Jaroslav Nedoma můžeme přidat textové pole (Vložení – Ilustrace – Obrazce – Textové pole a držením levého tlačítka myši ho namalovat pod náš nadpis). Právě vytvořené textové pole označíme a klikneme do řádku vzorců. Nyní napíšeme rovná se „=“ a klikneme do buňky B30, která obsahuje údaj o splněných procentech. Nyní jen potvrdíme Enter. Aktuální hodnota se tak bude vždy přenášet do našeho grafu. Nyní již stačí pouze naformátovat (větší písmo, jiná barva, zarovnání, …). 7. Pomocí textového pole je možné také popsat výchozí a cílovou hodnotu, tedy 0 % a 100 %. Pomocí Popisků dat by to nebylo možné, neboť vzpomeňme si na to, že před sebou vidíme pouze 50 % původního grafu (Obr. 21).

100 %

0%

Splněno 56 %

Obr. 21 Graf ve tvaru tachometru


13

© Jaroslav Nedoma

PODMÍNĚNÝ GRAF Pod pojmem „podmíněný graf“ si představme takový graf, který mění barvu prvku na základě hodnoty, která ho vystihuje. Tato definice je možná složitá na představu, ale v praxi to bude naprosto jednoduše pochopitelné. Úkol: za úkol máme vytvořit sloupcový graf, jehož sloupce budou měnit barvu podle jeho hodnoty. Hodnoty budou rozčleněny do 4 pásem dle tabulky níže (do 0, od 1 do 33, od 34 do 66 a od 67 do 100) - Obr. 22. Pokud tedy v budoucnu hodnotu změníme, automaticky se zařadí do jiného číselného pásma a sloupec nejen, že změní svou velikost, ale také barvu.

Obr. 22 Rozdělení dat dle jednotlivých kategorií

Ve zdrojové tabulce jsem původní data konkrétních měsíců (B7:B18) roztříděny do jednotlivých sloupců (C až F) na základě jejich hodnoty. Každý sloupec má nastavenou hranici hodnot. Pokud do této hranice hodnota spadá, je do něj zařazena. Abychom nemuseli postupovat manuálně, můžeme využít funkci KDYŽ. Konkrétní postup bude probrán na školení. Díky několika kategoriím tak můžeme přistoupit ke tvorbě grafu, který nebude složen pouze z jedné, ale rovnou ze čtyř datových řad. Typ grafu: sloupcový. Tvorba grafu: 1. Na samém začátku vytvoříme jednoduchý graf s jednou datovou řadou. Označíme tedy jak měsíce, tak sloupeček data, ve kterém jsou jednotlivé hodnoty (celkově oblast A7:B18). 2. Vložení – Grafy – Sloupcový (podtyp dvojrozměrný sloupcový skupinový). 3. Popisky vodorovné osy (měsíce) posuneme úplně pod graf: klikneme na jeden z měsíců pravým tlačítkem myši a vybereme Formát osy… Následně ponecháme vlevé části okna Možnosti osy a v pravé části změníme volbu Popisky osy na hodnotu Nízko. 4. Nyní změníme oblasti vstupních dat pro hodnoty, abychom nahradili naší jedinou datovou řadu čtyřmi novými. Návrh – Data Vybrat data. a. V levé části okna klikneme na název řady Data a stiskneme tlačítko Odebrat.


14

© Jaroslav Nedoma b. Nyní klikneme na tlačítko Přidat. Jako název řady můžeme využít rozsah z buňky C6 a jako hodnoty řady použijeme rozsah buněk C7:C18 zastupující první kategorii. Potvrdíme OK. c. Krok b opakujeme ještě třikrát pro další tři sloupce čísel. d. V pravé části okna zvolíme tlačítko Upravit a označíme data spadající na vodorovnou osu, tedy měsíce – označíme tedy buňky A7:A18. e. Okno potvrdíme OK. 5. Nyní máme již pěknou legendu a každá kategorie má jinou barvu. Nyní je třeba ještě rozšířit sloupce a překrýt jednotlivé řady, neboť v žádném měsíci se nebudou vyskytovat dva či více sloupců, ale jen jeden jediný, proto mu uděláme prostor. 6. Klikneme pravým tlačítkem na jakýkoliv sloupec. Vybereme Formát datové řady… V levé části okna ponecháme Možnosti řady a v pravé části nastavíme jezdec Překrytí řad na 100 % a Šířku mezery např. na 50 %. 7. Název grafu změníme na Podmíněný graf. Nyní zkuste ve zdrojové tabulce v oblasti původních dat B7:B18 přepisovat jednotlivé hodnoty. Automaticky se budou v grafu nejen zvětšovat a zmenšovat sloupce, ale také měnit jejich barva dle číselné kategorie, do které právě spadají (k tomu je však zapotřebí využívat v oblasti C7:F18 funkce, které Vaše data do sloupců automaticky zařazují – vše vyzkoušíme na samotném školení). 100 80 60 40

<=0

20

1-33 34-66

0

67-100 -20 -40

Obr. 23 Graf s podmíněnými barevnými sloupci


15

© Jaroslav Nedoma

SROVNÁVACÍ HISTOGRAM Histogram je využíván ke znázornění četnosti určitého prvku v několika kategoriích. Graficky se jedná o sloupcový nebo pruhový graf. Úkol: za úkol máme graficky znázornit rozdíly mezi muži a ženami v různých věkových skupinách při používání určitého produktu (Obr. 24). Typ grafu: pruhový – skupinový. Tvorba grafu: 1. Označíme oblast dat A6:C14. 2. Vložení – Grafy – Pruhový (podtyp skupinový pruhový). Obr. 24 Zdrojová tabulka pro histogram 3. Abychom v grafu nezobrazovali záporné hodnoty na vodorovné ose, klikneme na vodorovnou osu a vybereme Formát osy… V levé části zvolíme Číslo a v pravé části zadáme Kód formátu: 0 %;0 %;0 %. Klikneme na tlačítko Přidat a dialog zavřeme. 4. Nyní klikneme pravým tlačítkem myši na svislou osu, vybereme Formát osy… V levé části ponecháme Možnosti osy a v pravé části změníme Popisky osy na volbu Nízko. 5. Klikneme pravým tlačítkem na jakýkoliv pruh. Vybereme Formát datové řady… V levé části okna ponecháme Možnosti řady a v pravé části nastavíme jezdec Překrytí řad na 100 % a Šířku mezery např. na 0 %, abychom měli pravý histogram (Obr. 25). 6. Další formátování je již jen na Vás.

70 61 - 70 51 - 60 41 - 50

Ženy

31 - 40

Muži

21 - 30 11 - 20 0 - 10 40%

30%

20%

10%

0%

10%

20%

30%

Obr. 25 Histogram


16

© Jaroslav Nedoma

GANTTŮV DIAGRAM Ganttův diagram je nezbytnou součástí plánování projektů. Jeho myšlenka je jednoduchá a přesto účinná. Jasně vystihuje, která část projektu předchází jiné a která část již měla být dávno hotová. Úkol: za úkol máme vytvořit Ganttův diagram, který bude znázorňovat projekt složený z jednotlivých dílčích částí a to v čase (Obr. 26).

Obr. 26 Dílčí části projektu s délkou trvání

Sloupec Začátek poukazuje na počáteční datum, kdy započnou práce na dílčí části projektu. Sloupec Trvání říká, jak dlouho (ve dnech) bude tato dílčí část projektu trvat. Typ grafu: pruhový – skládaný. Tvorba grafu: 1. 2. 3. 4.

Označíme oblast dat A5:C17. Vložení – Grafy – Pruhový (podtyp skládaný pruhový). Smažeme legendu. Modré řady, které nemají v grafu opodstatnění, naformátujeme s průhlednou výplní, aby nebyly vidět. Klikneme tedy na jeden modrý pruh. Formát – Styly obrazců – Výplň obrazce – Bez výplně. 5. Nyní je zapotřebí ještě obrátit pořadí dílčích úkolů projektu. Když se totiž na jednotlivé úkoly v grafu podíváte, jsou přesně obráceně. Klikneme pravým tlačítkem na jakýkoliv dílčí úkol na svislé ose a vybereme Formát osy… V levé části okna ponecháme Možnosti osy a v pravé části zaškrtneme volbu Kategorie v obráceném pořadí. Nyní by sice byly kategorie správně, ale vodorovná osa se přesunula na horní část grafu. Proto je třeba v našem okně zaškrtnout ještě v části Vodorovná osa protíná volbu v maximální kategorii. Nyní již okno můžeme uzavřít, jsou to všechny úpravy, které jsme v něm potřebovali provést. 6. Nyní ještě zpřehledníme výčet jednotlivých popisků na vodorovné ose. Označíme jakýkoliv datum na vodorovné ose a na kartě Domů ve skupině Zarovnání klikneme na nástroj Jaroslav Nedoma – Microsoft Excel - grafy

17

© Jaroslav Nedoma se symbolikou ab a šipkou pootočenou o 45°. Zde si vybereme z nabízených hodnot např. volbu proti směru hodinových ručiček. Další úpravy si představíme přímo na školení a nebude jich málo. Plánovací schůzka Vývoj dotazníku Tisk a odeslání dotazníku Příjem odpovědi Vkládání dat Analýza dat Tvorba sestavy Rozesílání hrubé sestavy Připomínkové řízení Konečná sestava Odesílání představenstvu Schůze představenstva

Obr. 27 Ganttův plánovací diagram


18

© Jaroslav Nedoma

GRAF S VÝBĚREM Graf s výběrem bude zastupovat jednoduchou možnost, jak z obsáhlé tabulky graficky získat jen to, co právě chcete vidět. Úkol: úkolem bude z tabulky shrnující celý rok (Obr. 28) graficky znázornit pouze konkrétní měsíc, který si vybereme z výběrového menu.

Obr. 28 Tabulka s pomocným řádkem pro výběr

Do buňky A21 je zapotřebí vytvořit rozevírací seznam s obsahem všech názvů pro měsíce.     

Klikneme do buňky A21 a na kartě Data ve skupině Datové nástroje zvolíme nástroj Ověření dat. V části povolit zvolíme Seznam. V části Zdroj označíme na pozadí buňky obsahující názvy měsíců, tedy A6:A17. Okno potvrdíme tlačítkem OK. Nyní je již v buňce A21 výběrový seznam hotový.

Do buňky B21 napíšeme funkci, která bude na základě výběru v buňce A21 vyhledávat hodnotu ze zdrojové tabulky. 

 

Klikneme do buňky B21 a zapíšeme vyhledávací funkci: „=SVYHLEDAT($A21;$A$6:$F$17;POZVYHLEDAT(B$20;$A$5:$F$5;0);NEPRAVDA)“. Předmětem tohoto školení není rozebírat jednotlivé funkce, na školení zjistíte, proč je zrovna takováto funkce zapotřebí. Zápis potvrdíme Enter. Tento vzorec již jen stačí zkopírovat do dalších buněk C21:F21.

Celý proces lze vytvořit i jinak na základě objektového prvku, ale tento postup bude ukázán na samotném školení.


19

© Jaroslav Nedoma Typ grafu: sloupcový. Tvorba grafu: 1. Označíme buňky A20:F21. 2. Vložení – Grafy – Sloupcový (podtyp např. válcový skupinový). 3. Smažeme legendu, neboť název je v nadpisu grafu. Nyní vyzkoušejte v buňce B21 vybrat jiný měsíc z našeho výběrového seznamu (např. Červenec). Graf se ihned změní (Obr. 29). No není to pěkné? Uznejte sami.

Červenec 100 80 60 40 20 0 Jan

Pavel

Simona

Klára

Zuzana

Obr. 29 Graf s výběrem měsíce července


20

© Jaroslav Nedoma

TRIKY PRO PRÁCI S GRAFY V této kapitole si ukážeme některé kroky, které zrychlují práci při samotné tvorbě grafu i jeho úpravách.

TVORBA GRAFU JEDNODUŠE Nemáte moc času a neradi hledáte různé nástroje, které se týkají tvorby grafu? Pokud Váš šéf potřebuje graf do minuty, nezbývá vám nic jiného, než se držet následujícího postupu: 1. Označíte zdroj dat, ze kterých chcete graf vytvořit. 2. Stisknete klávesovou zkratku Alt + F1. Dvě klávesy a graf je na světě. No řekněte, není to jednoduché? Excel zkrátka vytvořil základní graf avšak bez dalších úprav. Účelem však bylo vytvořit graf během mrknutí oka a to se povedlo.

PROPOJENÍ NA BUŇKY V grafech je zajímavou možností provázat například název grafu či jeho os na konkrétní buňky v tabulce. Pokud tedy změníte název pro tabulku v samotné tabulce, nemusíte stejnou změnu provádět i u nadpisu grafu. Proč? Protože se změna provede automaticky. Jak toho docílit? 1. 2. 3. 4.

Kliknete na název grafu. Přemístíte kurzor do řádku vzorců a začnete psát znak rovná se „=“. Nyní kliknete do buňky, která obsahuje nebo bude obsahovat název. Stisknete Enter.

Graf je již není propojený na zvolenou buňku a tak již nemusíte název měnit přímo v poli pro název grafu, ale stačí změnu provést v samotné buňce.

DYNAMICKÉ TABULKY JAKO ZDROJ DAT Dynamické tabulky jsou podrobně probírány v jiných kurzech. Zde ale nastíníme, jak je možné využít takové dynamické tabulky při tvorbě samotných grafů. Běžně graf vytváříte tak, že označíte tabulku, kterou chcete graficky znázornit a pokračujete při samotné tvorbě grafu. Pokud ale v tabulce přibyde nový záznam, musíte zdroj dat pro graf „roztáhnout“ o tento jeden záznam navíc. Pokud budete používat dynamické tabulky, žádnou změnu v oblasti dat provádět nemusíte. Jak toho docílit? 1. Klikněte do vaší klasické tabulky. 2. Na kartě Vložení ve skupině Tabulky zvolte nástroj Tabulka (nebo místo tohoto celého postupu stiskněte klávesovou zkratku CTRL + T). 3. Potvrdíte výběr zdroje dat pro dynamickou tabulku tlačítkem OK. 4. Nyní máte dynamickou tabulku – stačí do ní kamkoliv kliknout a začít vytvářet graf.


21

© Jaroslav Nedoma 5. Graf je vytvořen. Oproti ostatním se liší tím, že se bude automaticky rozšiřovat, pokud do vaší tabulky přidáte nový záznam na dalším řádku. Vyzkoušejte si to a dáte mi zapravdu, že se jedná o perfektní nástroj.

ŠABLONA GRAFU Pokud vytváříte hodně často podobné grafy po grafické stránce, určitě Vás nebaví ladit stále stejné nastavení. Jednoduše vytvořte jen jeden jediný graf a uložte ho jako šablonu a na další graf tuto šablonu pouze použijte. Jak vytvořit šablonu: 1. Vytvořte a naformátujte první graf dle vašich představ. 2. Vytvořte šablonu jednoduše přes pás karet. V oblasti Nástroje grafu na kartě Návrh ve skupině Typ zvolte nástroj Uložit jako šablonu. 3. Zvolte název a pak už jen Uložit. Při tvorbě dalšího grafu již postupujete následovně: 1. Na kartě Vložit ve skupině Grafy, zvolíte nástroj Další grafy a následně Všechny typy grafů... 2. V zobrazeném okně zvolíte vlevo Šablony. 3. Nyní již vidíte svou vytvořenou šablonu, na kterou stačí kliknout a potvrdit OK. Váš druhý graf tak bude typově stejný jako ten první a to bez jediné úpravy. Díky této operaci si do budoucna ušetříte spoustu času. Grafy již nebudete manuálně formátovat stále dokola.

TISK GRAFU BEZ DAT V LISTU Dostali jste se do situace, kdy chcete vytisknout pouze samotný graf, ale již ne obsah listu, na kterém je graf umístěný? Nemusíte kvůli tomu list kopírovat na nový prázdný list, ale stačí postupovat jednodušeji díky následujícím krokům: 1. Označte graf (kliknutím na něj). 2. Zvolte Soubor – Tisk a v sekci Nastavení zvolte Vytisknout vybraný graf. 3. Tisk. Pokud máte opačný problém, tedy rádi byste vytiskli pouze obsah listu bez grafu, pak je zapotřebí postupovat následovně: 1. Na graf klikněte pravým tlačítkem myši. 2. Z místní nabídky vyberte Formát oblasti grafu. 3. V zobrazeném okně vyberte vlevo možnost Vlastnosti a v pravé části je zapotřebí zrušit volbu Tisk objektu. Následně zavřete toto okno. 4. Zvolte Soubor – Tisk.


22

© Jaroslav Nedoma

OZNAČENÍ ČÁSTI GRAFU Při větším množství prvků v grafu se jeho části označují dost obtížně. Pokud již ztrácíte nervy neustálým označováním řady grafu či jeho osy, stačí graf pouze označit a postupovat následovně: 1. V oblasti Nástroje grafu na kartě Rozložení ve skupině Aktuální výběr zvolte z roletky část grafu, se kterou chcete pracovat. 2. Vybraná část je nyní označena a je možné s ní začít pracovat.

STATICKÝ GRAF V základním režimu Excel stále aktualizuje graf dle zadání ve zdrojových buňkách. Pokud tedy přepíšete konkrétní hodnotu, graf se okamžitě změní. Může nastat situace, kdy chcete graf ponechat takový, jaký je nyní a dále měnit data v tabulce nezávisle na tomto grafu. jak postupovat: 1. 2. 3. 4. 5.

Kliknete na jakoukoliv řadu grafu. V řádku vzorců se zapíše vzorec SADA, který reprezentuje zdroj dat pro graf. Kliknete do řádku vzorců do vzorce SADA(). Stisknete klávesu F9. Vzorec změnil odkazy na buňky na hodnoty a tím se stal graf statický.

Nyní můžete zkoušet měnit data v tabulce a zjistíte, že se graf již opravdu nemění. Druhou možností je graf zkopírovat a vložit ho jako obrázek, ale tím ztratíte možnost formátovat jeho jednotlivé prvky.


23

© Jaroslav Nedoma

ZÁVĚR Dostali jsme se až na samotný závěr publikace. Veškeré další podrobnosti můžete sledovat na www.lektornedoma.cz v PREMIUM sekci, kde se budou objevovat stále nové podklady k problematice MS Office. Přístup do PREMIUM sekce získáte po vyplnění referenčního dotazníku na adrese http://lektornedoma.cz/dotaznik. Děkuji za jeho vyplnění. Díky Vašim podmětům mohu zlepšovat kvalitu mých seminářů.


24

POZNÁMKY

Microsoft Office. EXCEL - grafy. FrostFood a.s. Autor: Jaroslav Nedoma

Recommend Documents