L1 LAMPIRAN 1 MG-01 (PROSES MEKANISME PENURUNAN BINUS SCORECARD) Pada saat enam bulan sebelum Renstra (Rencana Strategis) tahun bersangkutan berakhir, Rektor akan membentuk Tim Perencanaan Strategis. Setelah tim terbentuk, Tim Perencanaan Strategis akan melakukan evaluasi terhadap rencana strategis periode sebelumnya. Bila proses eveluasi selesai, Tim akan membuat Renstra dengan memperhatikan visi, misi dan evaluasi Renstra sebelumnya. Setelah membuat Renstra, Tim akan mengajukan Draft Renstra kepada Rektor. Bila Rektor menyetujui Draft Renstra yang diajukan oleh Tim, Rektor akan mengajukan Renstra tersebut ke Senat dan Yayasan. Namun bila Rektor tidak menyetujui Draft Renstra tersebut, Rektor akan mengembalikan Draft tersebut dan Tim akan kembali membuat Renstra dengan memperhatikan visi, misi, dan eveluasi Renstra sebelumnya. Setelah disetujui oleh Senat dan Yayasan, Rektor akan mengesahkan Renstra tersebut. Namun bila ternyata Senat dan Yayasan tidak menyetujui Rancangan Renstra tersebut, Rancangan tersebut akan dikembalikan kepada Tim dan Tim akan kembali membuat Renstra dangan memperhatikan visi, misi, dan evaluasi Renstra sebelumnya. Kemudian Rektor akan merancang UBiNus Score Card bersama dengan Wakil Rektor (WR) dan Dekan. Setelah UBiNus Score Card selesai dibuat, Rektor akan mengesahkan UBiNus Score Card dan mensosialisasikannya ke Pimpinan Unit (termasuk KaJur). Lalu KaJur akan membuat KPI-Unit dan KPI-unit tersebut akan diserahkan ke Rektor dan WR/Dekan untuk disetujui. Bila Rektor dan WR/Dekan menyetujui KPI-Unit tersebut, Rektor akan mengesahkan KPI-Unit tersebut. Bila Rektor tidak menyetujui KPI-Unit tersebut, maka Kajur akan kembali membuat KPI-Unit yang baru.
L2 Lalu KaJur akan membuat KPI-Personal dan meminta persetujuan Dekan/WR. Lalu KaJur akan mengirimkan KPI-Unit dan KPI-Personal yang sudah disahkan ke Talent Management (TM).
LAMPIRAN 2 MG-02 (PROSES PENYUSUNAN RENCANA KERJA DAN ANGGARAN) Proses ini dimulai dengan Kepala Unit (Ka.Unit) membuat Rencana Kerja dan Anggaran dengan memperhatikan Evaluasi Anggaran tahun sebelumnya dan KPI yang telah ditetapkan. Lalu Ka.Unit akan mempresentasikan Rencana Kerja dan Anggaran tersebut. Setelah melakukan presentasi, Ka.Unit akan melakukan revisi Rencana Kerja dan Anggaran berdasarkan masukan atas hasil presentasi. Setelah melakukan revisi Rencana Kerja dan Anggaran, Ka.Unit akan meminta persetujuan Rektor. Bila Rektor menyetujui revisi Rencana Kerja dan Anggaran tersebut, Ka.Unit akan mengajukan Rencana Kerja dan Anggaran tersebut ke Yayasan. Apabila Rektor tidak menyetujuinya, Ka.Unit akan melakukan revisi Rencana Kerja dan Anggaran berdasarkan masukan atas hasil presentasi. Bila Yayasan menyetujui Rencana Kerja dan Anggaran tersebut, Yayasan akan mengesahkan Rencana Kerja dan Anggaran tersebut pada bulan Desember. Namun bila Yayasan tidak menyetujuinya, Ka.Unit akan melakukan revisi Rencana Kerja dan Anggaran berdasarkan masukan atas hasil presentasi. Setelah pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran, setiap bulan Juni dan Desember, Ka.Unit akan melakukan evaluasi pencapaian Rencana Kerja dan penggunaan anggaran. Lalu Ka.Unit akan melaporkan hasil pencapaian tersebut ke
L3 Rektor. Kemudian pada bulan Desember, Ka.Unit akan melakukan Penilaian Kinerja berdasarkan pelaksanaan Rencana Kerja, KPI, dan Anggaran (PR-BINUS-27-XX).
LAMPIRAN 3 MG-03 (PROSES PENYUSUNAN DOKUMEN SISTEM MUTU) Prosedur ini dimulai dengan System Controller (SC) memeriksa isi dan template dokumen sistem mutu, dan kemudian mengkategorikannya. Setelah itu memberi kode dan memeriksa kolom otorisasi. Dilanjutkan dengan mencatat dalam Daftar Induk Dokumen.
LAMPIRAN 4 MG-04 (PROSES PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA) Dalam Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data terdapat tiga sub-prosedur, yakni Penerbitan Dokumen Sistem Mutu, Perubahan Pengajuan Dokumen Sistem Mutu dan Dokumen Standar Internal. •
Penerbitan Dokumen Sistem Mutu Dimulai dengan System Controller mencatat formulir, kemudian memberikan no
/ kode dokumen system mutu (FM-BINUS-AE-FSM-01), mengesahkan serta mencatat setiap judul / nama dokumen, tanggal berlaku dan menyimpan dokumen induk sistem mutu dan dokumen yang disahkan, mendistribusikan dokumen sistem mutu serta mengecap dokumen lama yang sudah tidak berlaku dan mengarsip. •
Perubahan Pengajuan Dokumen Sistem Mutu Ka Biro mengajukan usulan dokumen baru/perubahan dokumen sistem mutu.
Enam hari kerja sejak usulan perubahan diterima, setelah itu MR/ Chief terkait/WR
L4 terkait/SC akan memeriksa usulan perubahan dokumen. Jika hasil keputusan diterima maka dilanjutkan dengan RTM sebaliknya jika hasil keputusan tidak diterima maka akan kembali ke proses pengajuan workflow dokumen mutu. Jika RTM diterima maka System Controller akan mencatat hasil pembahasan perubahan dokumen dalam Agenda Rapat. Yang nantinya jika perlu diuji coba maka akan ditentukan Masa Uji Coba dan Hasil Uji Coba itu jika akan diterapkan maka SC akan melakukan pemeriksaan template dan pengkodean dokumen sistem mutu (PR-BINUS-10-01). Kemudian mencatat setiap perubahan yang terjadi dalam sejarah revisi dan akan mencetak dokumen (FM-BINUSAE-FSM-09) yang nantinya akan ditandatangani kembali oleh Personil yang Berwenang. Jika RTM ditolak maka hasil keputusan akan diberikan kepada SC dan SC akan dilakukan pemeriksaan template dan pengkodean dokumen system mutu (PR-BINUS10-01). Kemudian mencatat setiap perubahan yang terjadi dalam sejarah revisi dan akan mencetak dokumen (FM-BINUS-AE-FSM-09) yang nantinya akan ditandatangani kembali oleh Personil yang Berwenang. •
Dokumen Standar Internal Biro/Unit memberikan cap controlled copy dan no identifikasi unit. Setelah itu
mencatat setiap jenis dan judul dokumen dalam daftar induk dokumen. Kemudian Biro akan mencatat setiap perubahan yang terjadi. Lalu mendistribusikan dokumen baru dan memberikan cap obsolete copy pada dokumen lama.
L5 LAMPIRAN 5 MG-05 (PROSES PENYUSUNAN DOKUMEN SISTEM MUTU) Proses ini dimulai dengan System Controller (SC) dan Penanggung Jawab Pengarsipan di unit kerja mengidentifikasi dan mendata semua identitas dari penerapan sistem mutu di BiNus dan unit pendukung meliputi informasi sebagai berikut: •
Nama catatan mutu
•
Kode identifikasi
•
Penanggung jawab pengarsipan
•
Lama penyimpanan
•
Lokasi
•
Metode pengarsipan,
yang menghasilkan dokumen Daftar Catatan Mutu (FM-BINUS-AE-FSM-26). Kemudian Personil yang sesuai dengan tabel personil penyusun dokumen sistem mutu menyusun Daftar Catatan Mutu sesuai tabel personil penyusun dokumen sistem mutu. Setelah itu akan dilakukan persetujuan dan pengesahan oleh Personil dalam tabel penyusun Dokumen Catatan Mutu, apabila dokumen Daftar Catatan Mutu disetujui maka SC akan mengarsip Daftar Catatan Mutu yang asli dan menyerahkan satu copy Catatan Mutu yang telah diberi cap controlled copy ke unit. Bila ternyata dokumen Daftar Catatan Mutu tidak disetujui, maka Personil yang sesuai dengan tabel personil penyusun dokumen sistem mutu akan kembali menyusun Daftar Catatan Mutu. Kemudian, Penanggung Jawab Pengarsipan akan melakukan pengarsipan Daftar Catatan Mutu dan sesudah itu diperiksa kebenaran dan kelengkapannya, termasuk arsiparsip pendukungnya (lampiran). Kemudian Penanggung Jawab Pengarsipan akan
L6 memberikan identifikasi kepada tiap Catatan Mutu pada map/odner/boxfile/lemari tempat pengarsipan catatan mutu yang bersangkutan untuk memudahkan pencarian. Lalu setelah diberikan identifikasi, Penanggung Jawab Pengarsipan akan menyimpan Catatan Mutu untuk waktu tertentu. •
Prosedur Peminjaman Catatan Mutu Bila Personil lain membutuhkan Catatan Mutu, maka Penanggung Jawab
Pengarsipan akan memberikan ijin kepada Personil bersangkutan lewat Formulir Peminjaman Dokumen/Arsip dan akan memberikan Catatan Mutu yang diperlukan tersebut. Sesudah digunakan, Personil yang bersangkutan akan mengembalikan dokumen yang dipinjam. •
Prosedur Pemusnahan Dokumen Bila ternyata masa penyimpanan yeng telah ditentukan telah melewati batas,
maka Penanggung Jawab Pengarsipan akan memusnahkan Catatan Mutu yang telah melewati masa penyimpanan setelah mendapatkan persetujuan dari SC dengan cara mengisi berita acara Catatan Mutu yang dimusnahkan. Lalu Penanggung Jawab Pengarsipan akan mengarsip Berita Acara Pemusnahan Dokumen (FM-BINUS-AEFSM-81).
L7 LAMPIRAN 6 MG-06 (PROSES AUDIT MUTU INTERNAL) Proses Audit Mutu Internal dapat dilakukan dengan Pelaksanaan AMI dan Evalusi Auditor. •
Pelaksanaan AMI Management Representatif(MR) akan menyusun rencana tahunan AMI. Setelah
itu menyusun jadwal pelaksanaan AMI yang menghasilkan dokumen FM-BINUS-AEFSM-21 dan jadwal pelaksanaan AMI akan diserahkan ke bagian System Controller (SC). Kemudian SC menentukan auditor-auditor internal yang dilanjutkan dengan meminta persetujuan dari MR. Apabila MR menyetujui daftar nama auditor-auditor yang telah di tentukan oleh SC maka SC akan mengumumkan dan mendistribusikan jadwal AMI melalui Lotus Notes ke semua bagian yang terkait. Apabila MR tidak menyetujuinya maka SC akan menyusun ulang daftar nama auditor-auditor internal. Auditor yang terpilih akan mulai menyiapkan daftar pertanyaan berdasarkan temuan audit mutu yang lalu dan beserta dokumen sistem mutu yang terkait. Pada saat yang bersamaan SC akan mengkoordinasi rapat pembukaan AMI dan setelah itu MR akan melaksanakan AMI. Hasil pemeriksaan Auditor akan ditulis ke dalam temuan auditor dan juga akan melakukan pencatatan hasil audit tersebut ke Lotus Notes. Setelah itu Auditor akan memberikan laporan temuan audit kepada Auditee. Lalu Auditee akan memeriksa laporan temuan audit dan memperbaikinya kemudian akan menyerahkan kembali kepada Auditor. Laporan temuan audit yang dikembalikan Auditee akan diperiksa kembali, apakah sesuai atau tidak. Apabila tidak sesuai maka SC akan melaporkannya kepada Wakil Rektor/ Dekan/ Chief. Tetapi apabila sesuai maka SC akan membuat regristrasi
L8 AMI, dilanjutkan dengan MR melaporkan hasil AMI tersebut ke RTM sehingga menghasilkan Notulen Rapat.
•
Evaluasi Auditor Prosedur ini dapat dimulai dengan dua proses yang berbeda. Proses pertama,
System Controller Staff akan menyerahkan Lembar Evaluasi Auditor kepada Auditor dan Auditor akan memberikan kepada unit terkait. Dan apabila dimulai dari proses kedua, System Controller Officer akan menyerahkan Lembar Evaluasi Auditor secara langsung kepada unit yang terkait. Setelah unit terkait menerima Lembar Evaluasi Auditor maka unit terkait akan mengisinya dan mengembalikan kepada System Controller Officer. Kemudian oleh System Controller Officer akan memasukkan data evaluasi auditor ke komputer. Setelah itu data evaluasi akan diberikan kepada SC dan SC akan melakukan pengolahan dan analisa data evaluasi auditor. Lalu SC membawa hasil evaluasi auditor ke RTM.
LAMPIRAN 7 MG-07 (PROSES TINJAUAN MANAJEMEN) Proses tinjauan manajemen dilakukan lewat Rapat Pimpinan dan Rapat Tinjauan manajemen. •
Rapat Pimpinan Prosedur ini dimulai dengan Management Representative (MR) yang melakukan
penyusunan rencana tahunan Rapat Tinjauan Manajemen yang menghasilkan dokumen Rencana Kerja QMC. Lalu Sekretaris Rektor akan mempersiapkan Agenda Rapat Pimpinan dan meminta persetujuan Rektor. Bila Agenda Rapat Pimpinan disetujui oleh
L9 Rektor, maka Sekretaris Rektor akan mengirimkan undangan ke semua peserta Rapat Pimpinan lewat email. Namun apabila Agenda Rapat Pimpinan tidak disetujui oleh Rektor, maka Sekretaris Rektor akan membuat Agenda Rapat Pimpinan yang baru. Lalu bila datang saat yang telah direncanakan, Rektor akan memimpin pelaksaan Rapat Pimpinan. Sementara itu, MR akan mencatat semua hasil keputusan dari Rapat Pimpinan ke dalam Notulen Rapat (FM-BINUS-AE-FSM-04). Setelah itu, MR akan mengirimkan Notulen Rapat tersebut ke semua peserta Rapat Pimpinan. •
Rapat Tinjauan Manajemen Prosedur ini dimulai dengan Management Representative (MR) yang melakukan
penyusunan rencana tahunan Rapat Tinjauan Manajemen yang menghasilkan dokumen Rencana Kerja QMC. Lalu dilanjutkan dengan SC yang menyiapkan agenda rapat pokok pembahasan RTM (Rapat Tinjauan Manajemen), berupa: •
Tindak lanjut RTM sebelumnya
•
Hasil Audit Mutu Internal dan tindak lanjutnya
•
Peninjauan sasaran mutu
•
Waktu pelaksanaan RTM berikutnya
•
Hal-hal lain yang dianggap penting,
yang nantinya akan menghasilkan Agenda Rapat (FM-BINUS-AE-FSM-03). Bila Agenda Rapat tersebut disetujui oleh MR, maka MR akan melakukan penyusunan jadwal pelaksanaan RTM dan agenda. Namun apabila Agenda Rapat tersebut tidak disetujui oleh MR, maka SC akan kembali menyiapkan Agenda Rapat yang baru lalu kembali meminta persetujuan MR.
L10 Kemudian SC akan membuat surat dan daftar undangan RTM (jajaran manajemen UBiNus dan personil lain / pihak terkait dengan masalah yang akan dibahas), yang akan menghasilkan surat dan daftar undangan RTM. Bila surat dan daftar undangan tersebut disetujui oleh MR, maka SC akan mengirimkan surat undangan ke para undangan. Namun apabila surat dan daftar undangan RTM tersebut tidak disetujui oleh MR, maka SC akan memperbaiki surat dan daftar undangan tersebut lalu kembali meminta persetujuan MR. Bila saat yang direncanakan telah datang, maka Rektor akan memimpin pelaksanaan RTM dan membahas semua agenda rapat. Sementara itu, SC akan mencatat semua keputusan / ketetapan yang timbul dari pembahasan rapat, yng menghasilkan Notulen Rapat (FM-BINUS-AE-FSM-04). Lalu tujuh hari setelah diselenggarakannya RTM, SC akan mengirimkan Notulen RTM kepada semua undangan. Sesuai dengan waktu yang telah disepakati dalam notulen, Personil yang bersangkutan akan melaporkan perkembangan tindak lanjut kepada MR. Lalu SC akan menyimpan semua catatan yang berhubungan dengan RTM dan tindak lanjutnya.
LAMPIRAN 8 MG-08 (PROSES PENANGANAN KELUHAN DAN KETIDAKSESUAIAN) Proses ini dapat dimulai dengan dua proses yang berbeda. Proses pertama dimulai saat penanggungjawab penyelenggaraan, penanggungjawab pemeriksaan, dan pelapor menemukan ketidaksesuaian terhadap perkuliahan dan penelitian. Lalu dari hasil temuan dianalisa, apakah membutuhkan perbaikan atau tidak. Apabila membutuhkan perbaikan maka penanggungjawab pemeriksaan akan mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan dan langkah-langkah perbaikan. Setelah itu akan akan diberikan kepada SC
L11 catatan mengenai ketidaksesuaian tersebut. Dan apabila tidak membutuhkan perbaikan maka penanggungjawab penyelenggaraan dan penanggungjawab pemeriksaan akan memberitahukan bahwa keputusan diterima apa adanya kepada SC dan akan dilanjutkan dengan proses dimana SC akan memberitahukan hasil penanganan ketidaksesuaian kepada pelapor. Kemudian Management Representatif(MR) akan mengisi formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan(PTPP) pd aplikasi Q&A. Dilanjutkan dengan Manager membentuk tim review. Tim review yang dibentuk tersebut akan mereview ketidaksesuaian dan memberi tanggapan atas hasil review ke formulir PTPP. Setelah itu tim review akan menentukan personil penanggungjawab penanganan ketidaksesuaian dan batas waktu penanganannya. Lalu personil yang bertanggungjawab melakukan tindak lanjut ketidaksesuaian atas dasar formulir PTPP. Penanggungjawab pemeriksaan bersama-sama dengan SC akan memverifikasi penanganan ketidaksesuaian dengan menggunakan kriteria inspeksi dan pengujian semula. Kemudian SC dan Manager akan mencatat setiap tahap penanganan ketidak sesuaian. Setelah itu SC memberitahukan hasil penanganan kepada pelapor. Apakah ketidaksesuaian teratasi atau tidak. Apabila teratasi maka formulir PTPP akan diarsip, tetapi jika tidak teratasi maka SC dan Manager akan melakukan pengulangan prosedur dari MR mengisi formulir PTPP pada aplikasi Q&A. Sedangkan proses kedua dimulai saat pelanggan atau sub kontraktor memberi keluhan atau masukan kepada unit terkait. Keluhan atau masukan tersebut di tampung dahulu oleh unit terkait. Setelah itu unit terkait akan melaporkan keluhan, dan apakah keluhan akan dilaporkan melalui QMC atau tidak. Jika melalui QMC maka SC akan melanjutkan proses pencatatan keluhan atau masukan ke dalam aplikasi Q&A, lalu
L12 mengirimkannya ke manager unit terkait. Tetapi jika tidak melalui QMC maka akan ditinjau kembali apakah keluhan atau masukan itu memerlukan tindak lanjut atau tidak. Apabila tidak diperlukan tindak lanjut maka penanggungjawab penyelenggaraan dan penanggungjawab pemeriksaan akan memberitahukan bahwa keputusan diterima apa adanya kepada SC dan akan dilanjutkan dengan proses dimana SC akan memberitahukan hasil penanganan ketidaksesuaian kepada pelapor. Tetapi apabila diperlukan tindak lanjut maka QMC dan unit terkait yang akan menindaklanjuti keluhan atau masukan tersebut. Setelah menindaklanjuti keluhan atau masukan tersebut, QMC dan unit terkait akan memberikan jawaban kepada pelanggan atau sub kontraktor berupa dokumen tertulis atau dalam aplikasi Q&A. Lalu dari jawaban yang diberikan QMC dan unit terkait, apakah perlu ada tindakan perbaikan dan pencegahan atau tidak. Apabila perlu maka akan dilanjutkan proses dimana MR akan mengisi formulir PTPP pada aplikasi Q&A. tetapi bila tidak perlu maka QMC dan unit terkait akan mengarsip keluhan atau masukan tersebut.
L13 LAMPIRAN 9 MG-09 (PROSES PENGUKURAN JENJANG D3 DAN S1) Proses ini bisa dilakukan dengan dua cara Pengukuran Sasaran Mutu dan Pengukuran Lain yang Menggunakan Teknik Statistik. Dalam proses Pengukuran Sasaran Mutu, terdapat suatu Proses Yudisium yang melibatkan lulusan bekerja dan lulusan tepat waktu, dan di luar Proses Yudisium melibatkan IKAD, lulusan enterpreneur, dan prestasi unggulan. Berikut ini adalah ilustrasi dari Proses Pengukuran Jenjang D3 dan S1. Pengukuran Sasaran Mutu a) Proses Yudisium − Lulusan Bekerja Minimal 3 bulan sebelum wisuda, Alumni Relation Manager akan memeriksa kuesioner pekerjaan lulusan dan mengusulkan kuesioner revisi (jika ada). Apabila WR III setuju maka ARM akan memberikan kuesioner pekerjaan lulusan kepada Alumni Relation & Operation Manager minimal 2 bulan sebelum wisuda. Lalu Sub Biro Layanan Keuangan dan Student Service akan memberikan kuesioner kepada Wisudawan. Maksimal 1 minggu setelah pendaftaran wisuda ditutup, Ketua Panitia Wisuda dan OM akan memberikan hasil Kuesioner Pekerjaan Lulusan yang telah diisi. Kemudian Alumni Relation Manager akan melakukan pengolahan kuesioner wisudawan, 1 minggu setelah kuesioner terkumpul seluruhnya dan akan melaporkan data lulusan yang telah atau sedang bekerja ke CFQ maksimal 2 minggu setelah dimulainya semester baru.
L14 − Lulusan Tepat Waktu Ka BLOTI akan menyampaikan laporan data kelulusan mahasiswa, 1 minggu setelah rapat Yudisium lalu QD akan melakukan pengolahan/ pengukuran. Selanjutnya QD/MR melakukan analisa dan pembuatan laporan (IK-BINUS-CFQ-13) sedangkan MR akan melaporkan hasil laporan dan analisa pada RTM terdekat. SC akan mencatat semua hasil analisa dan tindak lanjut dari pelaporan dalam RTM (sebagai bahan masukan untuk menentukan langkah pengembangan strategi dan sasaran perusahaan untuk jangka tertentu) b) IKAD QD akan melakukan pengolahan/ pengukuran. Selanjutnya QD/MR melakukan analisa dan pembuatan laporan (IK-BINUS-CFQ-13) sedangkan MR akan melaporkan hasil laporan dan analisa pada RTM terdekat. SC akan mencatat semua hasil analisa dan tindak lanjut dari pelaporan dalam RTM (sebagai bahan masukan untuk menentukan langkah pengembangan strategi dan sasaran perusahaan untuk jangka tertentu). c) Lulusan Entepreneur Min 2 bulan sebelum pembagian, ARM akan mengambil data Alumni pada wisuda 2 tahun sebelumnya. Kemudian memeriksa kuesioner Lulusan Entrepreneur dan mengusulkan revisi (jika ada) minimal 1 bulan sebelum pembagian. Apabila disetujui WR III maka ARM akan menyebarkan kuesioner kepada Alumni dengan media yang telah disepakati. Setelah itu ARM akan menerima feed back dari kuesioner Pra Alumni. Dilanjutkan dengan melakukan pengolahan kuesioner Wisudawan, 1 minggu setelah kuesioner terkumpul. ARM akan melaporkan data lulusan menjadi Entepreneur ke CFQ maksimal 2 minggu setelah data selesai. Selanjutnya QD/MR melakukan analisa dan pembuatan laporan (IK-BINUS-CFQ-13) sedangkan MR akan melaporkan hasil laporan
L15 dan analisa pada RTM terdekat. SC akan mencatat semua hasil analisa dan tindak lanjut dari pelaporan dalam RTM (sebagai bahan masukan untuk menentukan langkah pengembangan strategi dan sasaran perusahaan untuk jangka tertentu). d) Prestasi Unggulan Setiap bulan, QD akan meminta data prestasi unggulan kepada setiap KaJur kemudian QD akan mendapatkan data prestasi dari setiap jurusan. Setelah itu QD akan membuat rekapitulasi data prestasi unggulan setiap bulan. Lalu QD akan membuat rekap tahunan prestasi unggulan. Dilanjutkan dengan QD akan melakukan pengolahan/ pengukuran. Selanjutnya QD/MR melakukan analisa dan pembuatan laporan (IKBINUS-CFQ-13) sedangkan MR akan melaporkan hasil laporan dan analisa pada RTM terdekat. SC akan mencatat semua hasil analisa dan tindak lanjut dari pelaporan dalam RTM (sebagai bahan masukan untuk menentukan langkah pengembangan strategi dan sasaran perusahaan untuk jangka tertentu). Pengukuran Lain yang Menggunakan Teknik Statistik Management Representatif (MR) akan menentukan hal-hal atau proses yang perlu dianalisa dalam RTM. Bila disetujui Dekan/ WR/ Chief/ Rektor, maka MR akan mendiskusikan metode yang ingin dipakai untuk menganalisa hal-hal atau proses yang perlu dianalisa tersebut. Selanjutnya QD/MR melakukan analisa dan pembuatan laporan (IK-BINUS-CFQ-13) sedangkan MR akan melaporkan hasil laporan dan analisa pada RTM terdekat. SC akan mencatat semua hasil analisa dan tindak lanjut dari pelaporan dalam RTM (sebagai bahan masukan untuk menentukan langkah pengembangan strategi dan sasaran perusahaan untuk jangka tertentu).
L16 LAMPIRAN 10 MG-10 (PROSES EVALUASI BADAN SERTIFIKASI) Management Representatif (MR) melakukan review BS ISO 9000:2000 dan dilihat apakah hasil review baik atau tidak. Apabila hasilnya baik maka akan dilihat lagi apakah tahun berjalan merupakan masa renewal kedua atau tidak. Jika ya, maka MR akan membuat jadwal rapat dan membentuk Tim Evaluator. Tetapi apabila tidak, maka akan dilakukan penolakan evaluasi. Lalu apabila hasil review tidak baik maka MR akan membuat jadwal rapat dan membentuk Tim Evaluator. Setelah MR membuat jadwal dan membentuk tim evaluator, MR akan membuat undangan rapat via email. Proses selanjutnya, MR menghubungi tim marketing Badan Sertifikasi (BS) yang reputable, serta memberikan undangan dan meminta proposal penawaran. Kemudian BS mengirim proposal penawaran sebanyak 3 rangkap. Lalu MR akan mempelajari proposal penawaran tersebut dan memberi catatan , serta menyerahkan copy-an proposal beserta catatan itu kepada Tim Evaluator. Oleh Tim Evaluator dilakukan penyelenggaraan presentasi dari BS. Setelah itu Tim Evaluator melakukan rapat evaluasi tertutup. Dan akhirnya Tim Evaluator akan menyerahkan ke Yayasan berupa rekomendasi berdasarkan hasil presentasi, proposal, dan hasil evaluasi. Setelah itu MR dan Yayasan akan melakukan diskusi final mengenai BS yang terpilih dan menghasilkan rekap hasil evaluasi. Dan tugas MR selanjutnya menginformasikan mengenai hasil evaluasi kepada BS. Hasil evaluasi tersebut berupa apakah BS itu terpilih atau tidak. Apabila BS tersebut terpilih maka Yayasan akan menindaklanjuti dengan kontrak kerja bersama BS yang terpilih. Tetapi apabila BS tersebut tidak terpilih maka MR akan menyampaikan ucapan terima kasih serta memberikan berkas hasil evaluasi.
