MEZINÁRODNÍ ORGANIZACE PRÁCE
ROZPOČTOVÉ PŘEDPISY
Vydání z roku 20031
1
Rozpočtové předpisy byly schváleny na 29. zasedání MKP v r. 1946; aktuální vydání zahrnuje změny schválené do 91. zasedání MKP v r. 2003. 1 / 19
OBSAH I.
NÁVRH ROZPOČTU (ČLÁNKY 1 - 4)
II.
SCHVÁLENÍ ROZPOČTU (ČLÁNKY 5 - 8)
III.
VÝBĚR FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ (ČLÁNKY 9 - 12)
IV.
POUŽITÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ (ČLÁNKY 13 - 18)
V.
FOND PROVOZNÍHO KAPITÁLU (ČLÁNKY 19 - 21)
VI.
SPRÁVA FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ A JEJICH INVESTOVÁNÍ (ČLÁNEK 22)
VII. ÚČTY (ČLÁNKY 23 - 29) VIII. INTERNÍ KONTROLA (ČLÁNKY 30 - 34) IX.
EXTERNÍ AUDIT (ČLÁNKY 35 - 38)
X.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ (ČLÁNKY 39 - 42)
PŘÍLOHA: DODATEČNÉ PODMÍNKY PRO PROVÁDĚNÍ EXTERNÍHO AUDITU
2 / 19
VYSVĚTLIVKY Předpisy = Rozpočtové předpisy (vydání z r. 2003) Pravidla = Rozpočtová pravidla (vydání z r. 2001) OSN = Organizace spojených národů MOP = Mezinárodní organizace práce MÚP = Mezinárodní úřad práce členské státy = členské státy Mezinárodní organizace práce Konference = Mezinárodní konference práce USD = americký dolar CHF = švýcarský frank předcházející rozpočtové období / kalendářní rok = rozpočtové období / kalendářní rok X-1 dané(ý) rozpočtové období / kalendářní rok = rozpočtové období / kalendářní rok X nadcházející rozpočtové období / kalendářní rok = rozpočtové období / kalendářní rok X+1
3 / 19
I. NÁVRH ROZPOČTU ČLÁNEK 1 Rozpočtové období MOP je tvořeno dvěma po sobě následujícími kalendářními roky.
1.
2.
1.
2.
1. 2.
ČLÁNEK 2 Návrh programu, návrh rozpočtu obsahující odhad příjmů a výdajů a návrh rozpočtového směnného kurzu mezi USD a CHF připravuje generální ředitel pro každé rozpočtové období. Odhad výdajů je vyjadřován v USD. Odhad příjmů je vyjadřován v USD a v CHF přepočítaných dle rozpočtového směnného kursu. ČLÁNEK 3 Odhad výdajů je členěn na zvláštní části: (a) běžná činnost a výdaje; (b) nepředvídané výdaje; (c) platby do fondu provozního kapitálu; (d) ostatní výdaje, pro které byly vytvořeny rozpočtové položky. Část, na kterou odkazuje čl. 3 odst. 1 písm. a) Předpisů je členěna na položky odpovídající jednotlivým druhům činností nebo výdajů. Části, na které odkazuje čl. 3 odst. 1 písm. b), c), d) Předpisů mohou být členěny do položek. ČLÁNEK 4 Souhrnný odhad příjmů a výdajů stanovující částky nutné k pokrytí částí dle čl. 3 odst. 1 Předpisů, předchází odhadu výdajů. Odhad výdajů zahrnuje: (a) přehled částí a položek, specifikující pro každou z nich částku požadovanou a částku přidělenou na dané rozpočtové období; (b) podrobné plány, přehledy a vysvětlení ke každé položce, včetně vysvětlení významných rozdílů v částkách odhadovaných pro tutéž položku v následujících rozpočtových obdobích; (c) další plány, přehledy, vysvětlivky a přílohy považované za nutné a užitečné.
4 / 19
II. SCHVÁLENÍ ROZPOČTU ČLÁNEK 5 Návrh rozpočtu předkládá generální ředitel Správní radě včas, aby mohl být projednán na jejím prvním zasedání v roce předcházejícím danému rozpočtovému období.
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
1.
2.
3.
ČLÁNEK 6 Zprávu o přezkoumání návrhu rozpočtu zpracuje Správní rada včas, aby mohla být spolu s návrhem rozpočtu zaslána členským státům nejpozději dva měsíce před následujícím pravidelným zasedáním Konference. Návrh rozpočtu předkládá generální ředitel Konferenci v podobě schválené Správní radou. Konference poskytne příležitost k všeobecné diskusi o politice a programu MOP ve vztahu k návrhu rozpočtu. Konference ustanovuje Rozpočtový výbor sestávající se z jednoho zástupce vlády každého členského státu účastnícího se Konference. Návrh rozpočtu předložený generálním ředitelem postoupí Konference Rozpočtovému výboru k přezkoumání a k předložení zprávy. Generální ředitel je oprávněn zúčastnit se jednání Rozpočtového výboru v doprovodu tripartitní delegace ze Správní rady za účelem podání vysvětlení k návrhu rozpočtu. Rozhodnutí Rozpočtového výboru jsou přijímána dvoutřetinovou většinou hlasů členů přítomných na zasedání. Návrh rozpočtu předkládá Rozpočtový výbor Konferenci ke schválení v podobě jím schválené. Rozpočet schvaluje Konference protokolárním hlasováním dvoutřetinové většiny hlasů přítomných delegátů. ČLÁNEK 7 Návrhy výdajů na účely, pro které v návrhu rozpočtu předloženém členským státům nebyly vytvořeny položky, musí být k rukám generálního ředitele doručeny nejpozději jeden měsíc před datem zahájení Konference. V případě doručení návrhů výdajů později než jeden měsíc před datem zahájení nebo v průběhu zasedání Konference je postupováno následovně: (a) návrhy výdajů jsou přímo generálním ředitelem předloženy Správní radě za účelem předložení zprávy o jejich obecných rozpočtových důsledcích; (b) jednání o návrzích výdajů je přesunuto na následující zasedání Konference, nerozhodnou-li Konference nebo Rozpočtový výbor po projednání zprávy Správní rady zvláštním usnesením přijatým dvoutřetinovou většinou o tom, že návrhy výdajů budou projednány na probíhajícím zasedání Konference. Generální ředitel zapracuje návrhy výdajů dle čl. 7 odst. 1 Předpisů a odhad dalších navýšení rozpočtu jím považované za nutné, do souhrnného doplňkového rozpočtu, který je rozeslán členským státům nejpozději dva týdny před datem zahájení Konference.
ČLÁNEK 8 Zasedání Správní rady probíhá každoročně během zasedání Konference. 5 / 19
III. VÝBĚR FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ 1. 2.
3. 4.
1.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
1.
ČLÁNEK 9 Výdaje MOP nesou členské státy, a to v poměru schváleném Konferencí. Vyměřovací sazby pro výpočet výše příspěvků členských států projednává Správní rada a předkládá v tomto smyslu návrh Rozpočtovému výboru, na základě jehož zprávy přijme konečné rozhodnutí. Přehled vyměřovacích sazeb stanovených pro členské státy je přílohou rozpočtu. Vyměřené příspěvky jsou splatné v CHF. ČLÁNEK 10 Příjmy rozpočtu MOP pro dané rozpočtové období jsou hrazeny ve dvou splátkách: první polovina příspěvku je splatná k 1. lednu prvního kalendářního roku, druhá polovina příspěvku k 1. lednu druhého kalendářního roku daného rozpočtového období. Příspěvky splatné členskými státy za daný kalendářní rok jsou vypočítávány na základě stupnice schválené pro tyto účely Konferencí. Jakmile Konference schválí rozpočet a vyměří příspěvky členských států, předá generální ředitel členským státům dokumenty informující o splatnosti příspěvků na dané rozpočtové období v CHF vždy k 1. lednu daného kalendářního roku a zároveň požadující jejich úhradu do data splatnosti, nebo co nejdříve po tomto datu. Neprodleně po zasedání Konference v prvním kalendářním roce daného rozpočtového období generální ředitel upozorňuje členské státy na splatnost druhé poloviny jejich příspěvků k 1. lednu druhého kalendářního roku daného rozpočtového období, a požádá o jejich úhradu do data splatnosti, nebo co nejdříve po tomto datu. Generální ředitel činí vhodné kroky za účelem zajištění řádného placení ročních příspěvků ze strany členských států. O stavu placení příspěvků členskými státy předkládá pravidelně zprávu Správní radě. Příspěvky splatné v daném rozpočtovém období jsou účtovány jako příjem v daném rozpočtovém období, a to v USD s ohledem na směnný kurs platný pro dané rozpočtové období. Výkaz o finanční situaci MOP předkládá generální ředitel na každém zasedání Správní rady, podobný výkaz předkládá rovněž na zasedání Konference. Platby provedené členskými státy, které neuhradily v plné výši své příspěvky za předcházející kalendářní rok, jsou účtovány (pokud Konference nerozhodne v konkrétních případech jinak) oproti prvnímu datu těchto nedoplatků, včetně částek dlužných v souvislosti s platbou příspěvků během bývalého období členství, nehledě na jakákoli vyjádření snahy o opak ze strany daných členských států. V případě konsolidace nedoplatků nebo dlužných částek je po členských státech požadována úhrada jejich roční splátky v plné výši před úhradou jejich aktuálního příspěvku za daný kalendářní rok. ČLÁNEK 11 Příjmy jiné než příspěvky splatné vládami, tj. příjmy z prodeje publikací a ostatní zdroje a úroky (s výjimkou případů, kdy Konference rozhodne jinak), jsou klasifikovány jako ostatní příjmy, podléhají čl. 11 odst. 2 až 9 Předpisů a jsou účtovány ve prospěch příjmového vyrovnávacího účtu. 6 / 19
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
2
Až 100 %2 příjmů z prodeje publikací včetně souvisejících honorářů a poplatků je generální ředitel dle čl. 40 Předpisů oprávněn účtovat ve prospěch publikačního revolvingového fondu. Příjmy z pronájmu budov účtuje generální ředitel ve prospěch fondu budov a ubytování, z něhož jsou finanční prostředky po předchozím schválení Správní radou používány na účely související s prostorami patřícími MOP, zejména pak za účelem pokrytí nákladů na stavby, úpravy, opravy a renovace. 60 % úroků získaných v daném kalendářním roce z dočasně přebytkových stálých rozpočtových fondů účtuje generální ředitel ve prospěch pobídkového fondu, z něhož jsou finanční prostředky každoročně rozdělovány oprávněným členským státům, které uhradily jim vyměřené příspěvky v plné výši do 31. prosince daného kalendářního roku. Podíl na úrocích je členským státům rozdělován na základě pobídkového bodového systému, který bere v úvahu data a částky příspěvků uhrazených členskými státy za daný kalendářní rok. Ážio dosažené v daném rozpočtovém období z termínovaných transakcí mezi USD a CHF v rámci systému zhodnocení CHF rozděluje generální ředitel následovně: první polovinu účtuje dle čl. 11 odst. 6 Předpisů ve prospěch pobídkového fondu, druhou polovinu účtuje dle čl. 11 odst. 7 Předpisů ve prospěch členských států. Konečného ážia je dosaženo po započítání zbytkových zisků nebo ztrát ze směn vzniklých v daném rozpočtovém období při operacích v rámci systému zhodnocení CHF. První polovina ážia, převedená do pobídkového fondu, je účtována ve prospěch členských států, které uhradily v plné výši a v termínu příspěvky jim vyměřené na oba kalendářní roky daného rozpočtového období, a to ve druhém kalendářním roce následujícího rozpočtového období, na základě poměru počtu pobídkových bodů získaných daným členským státem k celkovému počtu pobídkových bodů získaných všemi členskými státy během daného rozpočtového období v rámci systému pobídkových bodů dle čl. 11 odst. 4 Předpisů. Druhá polovina ážia je ve prospěch členských států rozdělována na základě podílu výše příspěvků vyměřených oprávněnému členskému státu k celkové výši příspěvků vyměřených všem oprávněným členským státům na dané rozpočtové období. Takto vypočítané částky jsou používány ke snížení příspěvků členských států následovně: (a) členským státům, které uhradily v plné výši a v termínu příspěvky jim vyměřené pro dané rozpočtové období, je jejich podíl na ážiu odečítán od příspěvků jim vyměřených na druhý kalendářní rok následujícího rozpočtového období; (b) ostatním členským státům je jejich podíl na ážiu přiznán až po úhradě plné výše příspěvků jim vyměřených na dané rozpočtové období. Jejich podíl na ážiu je pak odečítán od příspěvků jim vyměřených na první kalendářní rok následujícího rozpočtového období, pro které je schválen rozpočet. Generální ředitel spravuje příjmový vyrovnávací účet, v jehož prospěch nebo na jehož vrub jsou účtovány: (a) příjmy dle čl. 11 odst. 1 Předpisů; (b) úroky z fondu provozního kapitálu dle čl. 20 odst. 2 Předpisů; (c) ážio splatné v souvislosti s termínovaným nákupem USD v daném rozpočtovém období v rámci systému zhodnocení CHF, který schválila Konference na svém 76. zasedání v r. 1989 poté, co je započítán jakýkoli zbytkový zisk nebo ztráta ze směny v daném rozpočtovém období, vzniklé při operacích systému zhodnocení CHF;
Účinnost od 1. ledna 1994 (do 31. prosince 1993 činila částka 75 %). 7 / 19
9.
1.
2.
(d) převody do rozpočtových příjmů schválené Konferencí; a (e) další položky, o kterých rozhodne Konference. Přebytek dle čl. 18 odst. 3 Předpisů účtuje generální ředitel ve prospěch zvláštního programového účtu, z něhož jsou finanční prostředky po předchozím schválení Správní radou používány na financování vysoce prioritních činností omezeného trvání, které by jinak nebyly zařazeny do rozpočtu schváleného Konferencí a u nichž se nepředpokládá nutnost budoucího dodatečného financování. ČLÁNEK 12 Dary potenciálně přímo nebo nepřímo představující okamžité nebo podstatné finanční závazky za členské státy mohou být akceptovány pouze na základě předchozího souhlasu Konference. Dary nepředstavující finanční závazky za členské státy mohou být akceptovány Správní radou.
8 / 19
IV. POUŽITÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ ČLÁNEK 13 Schválení rozpočtu Konferencí představuje souhlas pro generálního ředitele uskutečňovat během daného rozpočtového období výdaje na účely, na něž byly v rozpočtu utvořeny položky, avšak pouze do výše vyčleněných finančních prostředků. ČLÁNEK 14 Generální ředitel nedovolí vynaložení finančních prostředků na jakýkoliv účel v částce přesahující částku stanovenou na tento účel v rozpočtu. Za účelem předcházení nadměrným výdajům generální ředitel zajistí, aby všechny provedené platby byly účtovány na příslušnou položku v rozpočtu. O zaúčtováních a vzniklých závazcích vede generální ředitel záznamy, které kdykoliv indikují částky disponibilní v jednotlivých položkách. ČLÁNEK 15 Částky vyčleněné Konferencí bez specifikace účelu použití mohou být vynaloženy na základě předchozího projednání Správní radou (ve zvlášť naléhavých případech předsedou Správní rady) a přijetí stanoviska týkajícího se povahy a předmětu daného výdaje.
1. 2.
1.
2.
1.
2.
ČLÁNEK 16 Převody mezi položkami v téže části výdajového rozpočtu mohou být prováděny pouze na základě předchozích zvláštních usnesení Správní rady, oznámených Konferenci. Převody mezi částmi výdajového rozpočtu nesmějí být prováděny. ČLÁNEK 17 Výdaje účtované na vrub položek daného rozpočtového období zahrnují platby učiněné během a závazky nevyřízené k poslednímu dni daného rozpočtového období. Finanční prostředky nutné k pokrytí nevyřízených závazků daného rozpočtového období musí zůstat k dispozici po dobu 12 měsíců. Na konci daného rozpočtového období jsou všechny zbývající zůstatky zaúčtovány do ostatních příjmů. Závazky, které nemohly být účtovány na vrub položek v předcházejícím rozpočtovém období, mohou být (nerozhodne-li o tom generální ředitel jinak) účtovány na vrub položek v daném rozpočtovém období. Nicméně do rozpočtu pro každé rozpočtové období musí být zahrnuta položka „Neuhrazené závazky“, na jejíž vrub mohou být účtovány všechny platby podobného charakteru, jež by nebylo vhodné platit z jiné položky. Úhrada závazků splatných v souvislosti s transakcemi pokrytými rozpočtem na kterékoli rozpočtové období předcházející poslednímu rozpočtovému období jsou předmětem předchozího schválení Správní radou. ČLÁNEK 18 Převis příjmů nad výdaji (přebytek) nebo nedostatek příjmů ve vztahu k výdajům (deficit) v uzavřeném rozpočtovém období je vypočítáván odečtením rozpočtových výdajů od rozpočtových příjmů. Současně je provedeno rozpočtové zajištění pro opožděné platby příspěvků, přičemž tyto rezervy činí až 100 % příspěvků neuhrazených na konci daného rozpočtového období. Přebytek vzniklý v daném rozpočtovém období nevyčerpáním schváleného nebo 9 / 19
3.
upraveného rozpočtu, vyjádřený v CHF a vypočítaný dle rozpočtového směnného kursu platného pro dané rozpočtové období, je používán ke snížení příspěvků členských států následovně: (a) členským státům, které uhradily v plné výši a v termínu příspěvky jim vyměřené na dané rozpočtové období, je jejich podíl na přebytku odečten od příspěvků jim vyměřených na druhý kalendářní rok následujícího rozpočtového období; (b) ostatním členským státům je jejich podíl na přebytku přiznán až po úhradě plné výše příspěvků jim vyměřených na dané rozpočtové období, konkrétně je odečten od příspěvků jim vyměřených na první kalendářní rok následujícího rozpočtového období, pro které je schválen rozpočet. Přebytek vzniklý obdržením příspěvků nad výši rozpočtu schváleného Konferencí nebo následnou úpravou Správní radou, po odečtení náhrad pro fond provozního kapitálu nebo jiné půjčky, je účtován ve prospěch zvláštního programového účtu dle čl. 11 odst. 9 Předpisů.
10 / 19
V. FOND PROVOZNÍHO KAPITÁLU 1.
2.
1.
2.
1.
2.
3.
ČLÁNEK 19 Fond provozního kapitálu je používán na následující účely: (a) financování rozpočtových výdajů do doby obdržení příspěvků nebo jiných příjmů, (b) poskytnutí záloh v případě nepředvídaných nebo naléhavých událostí, a to ve výjimečných případech a po předchozím schválení Správní radou, Fond provozního kapitálu je veden v CHF. Jeho stanovenou nominální hodnotu určuje Konference. ČLÁNEK 20 Fond provozního kapitálu je spravován jako oddělený účet. Na zasedání Konference, které následuje po uzavření daného rozpočtového období, je předložena zpráva o stavu fondu provozního kapitálu po provedení externího auditu. Úroky z fondu provozního kapitálu jsou účtovány ve prospěch příjmového vyrovnávacího účtu. ČLÁNEK 21 (a) Finanční prostředky fondu provozního kapitálu mohou být po předchozím schválení Správní radou používány na financování rozpočtových výdajů v jakémkoli rozpočtovém období do doby obdržení příspěvků nebo jiných příjmů, anebo na financování výdajů vzniklých při financování nepředvídaných nebo naléhavých událostí. Tyto finanční prostředky jsou do fondu provozního kapitálu vraceny v průběhu téhož rozpočtového období, jakmile je k dispozici příjem z příspěvků nebo jiný příjem. (b) Smlouvy o půjčkách nebo zálohách na částky nezbytné do doby obdržení příspěvků je generální ředitel oprávněn uzavřít v případě dočasné nemožnosti financování rozpočtových výdajů dle čl. 21 odst. 1 písm. a) Předpisů z fondu provozního kapitálu. Půjčené částky jsou vraceny obratem z následně obdržených příspěvků nebo jiných příjmů. O půjčkách je předkládána zpráva Správní radě na zasedání následujícím po uzavření smlouvy o půjčce nebo záloze. Nelze-li částky účtované na vrub fondu provozního kapitálu nebo zapůjčené k financování výdajů vrátit během daného rozpočtového období, pak (a) do výše odečtené z fondu provozního kapitálu nebo zapůjčené k financování rozpočtových výdajů do doby obdržení příspěvků nebo jiných příjmů, jsou vráceny z nedoplatků příspěvků obdržených v následujícím rozpočtovém období nebo rozpočtových obdobích; (b) do výše odečtené z fondu provozního kapitálu nebo zapůjčené po předchozím schválení Správní radou k financování výdajů vzniklých v souvislosti s nepředvídatelnými nebo naléhavými událostmi, jsou do fondu provozního kapitálu, věřiteli nebo věřitelům vraceny v druhém kalendářním roce následujícího rozpočtového období tak, že k příspěvkům vyměřeným členským státům na daný kalendářní rok je dodatečně vyměřena částka v CHF, která se rovná částce zapůjčené nebo vyzvednuté, a to za předpokladu, že dočasné přebytky budou využity v míře možné ke snížení částky neuhrazených půjček nebo záloh. Vzniknou-li před nebo v průběhu zasedání Konference v prvním roce rozpočtového období nepředvídatelné nebo naléhavé události takového rozsahu, že by dle názoru
11 / 19
generálního ředitele mohlo dojít k vyčerpání finančních prostředků fondu provozního kapitálu před koncem daného rozpočtového období, navrhne Správní radě, aby Konferenci doporučila částku odhadnutou jakožto nutnou k financování nepředvídatelných nebo naléhavých událostí v druhém kalendářním roce daného rozpočtového období rozpočítat mezi členské státy jako dodatečné navýšení vyměřených příspěvků na daný kalendářní rok. Konference na svém zasedání v prvním kalendářním roce rozpočtového období přijme opatření, která považuje za nutná s ohledem na související doporučení Správní rady.
12 / 19
VI. SPRÁVA A INVESTOVÁNÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ 1. 2.
3. 4.
ČLÁNEK 22 Banku nebo banky, které budou spravovat finanční prostředky MOP, určuje generální ředitel. Finanční prostředky, které nejsou okamžitě potřebné, je generální ředitel oprávněn investovat. Investování finančních prostředků do investičních fondů, rezerv nebo na zvláštní účty podléhá předpisům příslušného orgánu. Informaci o aktuálních investicích zařadí generální ředitel alespoň jednou ročně do finančních výkazů předkládaných Správní radě. Příjmy z investic jsou připisovány ve prospěch fondu nebo účtu, ze kterého byly investované finanční prostředky použity, nestanoví-li předpisy, pravidla nebo usnesení týkající se daného fondu nebo účtu jinak.
13 / 19
VII. ÚČTY ČLÁNEK 23 Generální ředitel spravuje účty jím považované za nutné a připravuje finanční výkazy pro každé rozpočtové období, indikující: (a) příjmy a výdaje všech účtů; (b) stav položek, včetně: (i) původních rozpočtových položek; (ii) doplňkových položek; (iii) položek upravených převody; (iv) položky jiné než ty schválené Konferencí; a (v) částky účtované na vrub položek nebo jiných účtů; (c) stav aktiv a pasiv na konci rozpočtového období. Generální ředitel poskytne všechny další informace, které mohou být nezbytné pro určení aktuální finanční situace MOP. ČLÁNEK 24 Kromě finančních výkazů pro dané rozpočtové období informuje generální ředitel Správní radu o stavu účtů na konci každého uplynulého kalendářního roku. ČLÁNEK 25 Oddělené účty jsou vedeny pro všechny investiční fondy, rezervy nebo zvláštní účty. ČLÁNEK 26 Finanční výkazy jsou předkládány v USD. Účetní záznamy mohou být vedeny v měně nebo měnách generálním ředitelem považovaným za vhodné. Podrobnosti o příspěvcích stanovených, obdržených nebo neuhrazených jsou předkládány v CHF. ČLÁNEK 27 Finanční výkazy jsou předkládány externímu auditorovi nejpozději do 31. března kalendářního roku následujícího po konci daného rozpočtového období.
1.
2.
ČLÁNEK 28 Finanční výkazy za každé rozpočtové období včetně zprávy externího auditora předkládá generální ředitel Správní radě nejpozději do 1. května kalendářního roku následujícího po uzavření daného rozpočtového období. Dokumenty dle čl. 28 odst. 1 Předpisů předkládá Správní rada dle čl. 38 Předpisů Konferenci k projednání na jejím následujícím zasedání.
ČLÁNEK 29 Finanční výkazy jsou schvalovány Konferencí.
14 / 19
VIII. INTERNÍ KONTROLA ČLÁNEK 30 Generální ředitel: (a) stanovuje podrobná finanční pravidla a postupy za účelem zajištění: (i) efektivní finanční správy a hospodaření; a (ii) efektivní správy fyzických aktiv MOP; (b) zajišťuje provádění všech plateb na základě relevantních dokumentů dokládajících poskytnutí služby nebo převzetí zboží a provedení platby předem, s výjimkou případů, kdy jsou ve smlouvě výslovně stanoveny zálohy nebo splátky vyžadované v běžné obchodní praxi nebo v případě zájmu MOP; (c) jmenuje úředníky oprávněné k příjímání finančních prostředků, přebírání závazků nebo povinností a provádění plateb jménem MOP; (d) provádí interní finanční kontrolu a interní audit za účelem účinného průběžného přezkoumání a/nebo revize finančních transakcí, pokud jde o: (i) pravidelnost přijímání, správu a vynakládání finančních prostředků a dalších zdrojů MOP; (ii) soulad závazků nebo povinností a výdajů s položkami nebo ostatními finančními ustanoveními schválenými Konferencí, nebo s účely, pravidly a opatřeními vztahujícím se k příslušnému fondu; (iii) hospodárné využití finančních prostředků MOP. ČLÁNEK 31 Závazky nebo povinnosti mohou vznikat a platby mohou být prováděny pouze na základě předchozího písemného schválení generálním ředitelem. ČLÁNEK 32 Generální ředitel je oprávněn provádět mimořádná plnění, která považuje za nezbytná v zájmu MOP. Výkazy o těchto plněních předkládá spolu s finančními výkazy. ČLÁNEK 33 Generální ředitel je oprávněn po kompletním prošetření schválit odepsání ztrát hotovosti, zásob, zařízení a dalších aktiv jiných než neuhrazených příspěvků. Výkazy o těchto ztrátách předkládá externímu auditorovi spolu s finančními výkazy. ČLÁNEK 34 Generální ředitel stanoví pravidla pro zadávání veřejných zakázek na služby, dodávky a stavební práce.
15 / 19
IX. EXTERNÍ AUDIT 1.
2. 3.
1.
2. 3. 4.
1. 2.
1.
2.
ČLÁNEK 35 Externí auditor, kterým je generální auditor (nebo úředník s rovnocennou funkcí) členského státu nebo jiná vysoce kompetentní osoba, je jmenován způsobem a na období, o kterém rozhoduje Správní rada. Externí auditor může být zbaven funkce v průběhu svého funkčního období pouze na základě předchozího odvolání Správní radou. Správní rada je v případě potřeby oprávněna jmenovat zástupce externího auditora, který bude externímu auditorovi pomáhat, nebo ho zastoupí. ČLÁNEK 36 Externí audit je prováděn dle obecně akceptovaných standardů pro audity a dle zvláštních pokynů Správní rady a dodatečných podmínek pro provádění externího auditu uvedených v příloze Předpisů. Externí auditor je oprávněn kontrolovat efektivitu finančních postupů, účetního systému, interní finanční kontroly a obecně i řízení a správy MOP. Externí auditor je naprosto nezávislý a plně odpovědný za provádění externího auditu. Správní rada je oprávněna externího auditora požádat o provedení specifického auditu a zpracování zvláštní zprávy o jeho výsledcích. ČLÁNEK 37 Generální ředitel poskytne externímu auditorovi vybavení potřebné k provedení externího auditu. Za účelem provedení místního nebo zvláštního šetření nebo zefektivnění nákladů na externí audit je externí auditor oprávněn využít služby národních generálních auditorů (nebo úředníků s rovnocennou funkcí), veřejných komerčních auditorů s dobrou pověstí, nebo jiných osob nebo firem dle jeho názoru technicky kvalifikovaných. ČLÁNEK 38 Externí auditor zpracuje zprávu o auditu finančních výkazů a dokumentů dokládajících stav finančních účtů za každé rozpočtové období. Zpráva zahrnuje informace auditorem považované za nutné s ohledem na čl. 36 odst. 2 Předpisů a na dodatečné podmínky pro provádění externího auditu. Zpráva externího auditora je předkládána Správní radě spolu s auditovanými finančními výkazy. Správní rada je přezkoumá a poté předá Konferenci s komentářem, který považuje za vhodný.
16 / 19
X. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ ČLÁNEK 39 Generální ředitel je oprávněn delegovat na ostatní úředníky Kanceláře pravomoci, které považuje za nutné pro účinné provádění Předpisů. ČLÁNEK 40 Pravidla zpracovaná generálním ředitelem za účelem provádění Předpisů jsou předkládána Správní radě ke schválení. ČLÁNEK 41 Předpisy mohou být měněny pouze v případech, kdy Konference jedná na radu výboru dle čl. 6 odst. 4 Předpisů. V případě prokázání naléhavě potřeby změny nebo dodatku je Správní rada oprávněna schválit a provést dočasně tuto změnu nebo dodatek s tím, že o tom neprodleně informuje Konferenci a požádá o její konečné rozhodnutí. ČLÁNEK 42 Předpisy vstupují v účinnost 28. září 1946.
17 / 19
PŘÍLOHA Dodatečné podmínky pro provádění externího auditu 1.
2.
3.
4.
5.
Externí auditor provádí audit účtů MOP (včetně všech investičních fondů a zvláštních účtů), který považuje za nutný k tomu, aby zajistil, že (a) finanční doklady jsou v souladu s účetními knihami a záznamy MOP; (b) finanční transakce popsané v dokladech jsou v souladu s pravidly a pokyny, rozpočtovými ustanoveními a dalšími platnými předpisy; (c) cenné papíry a finanční prostředky na účtech nebo v hotovosti jsou verifikovány certifikátem obdrženým přímo od depozitářů MOP nebo aktuálním součtem; (d) interní kontrola včetně interního auditu je adekvátní vzhledem k rozsahu jejích kompetencí; (e) pro zaznamenávání všech aktiv, pasiv, přebytků a deficitů jsou používány uspokojivé postupy. Externí auditor je výhradní osobou, která posuzuje celkové nebo částečné přijetí certifikací a zastoupení generálním ředitelem, a je oprávněn přistoupit k jím zvolenému podrobnému šetření a verifikaci všech finančních záznamů včetně záznamů týkajících se dodávek a zařízení. Externí auditor má spolu se svým týmem volný přístup v kteroukoli běžnou dobu ke všem účetním knihám, záznamům a další dokumentaci, kterou považuje za nutnou pro provedení auditu. Informace klasifikované jako důvěrné jsou poskytovány na požádání. Externí auditor a jeho tým respektují důvěrnou povahu poskytnutých klasifikovaných informací a nevyužijí je jinak než v přímé souvislosti s prováděním auditu. Externí auditor není oprávněn zamítnout položky v účtech, nicméně upozorní generálního ředitele na vhodné postupy v souvislosti s transakcemi, o jejichž legálnosti nebo správnosti pochybuje. Námitky auditora k transakcím, uplatněné během šetření účtů, jsou neprodleně sděleny generálnímu řediteli. Externí auditor zpracovává k finančním výkazům MOP stanovisko, které zahrnuje následující základní části: (a) identifikaci auditovaných finančních výkazů; (b) odkaz na odpovědnost managementu subjektu a odpovědnost auditora; (c) odkaz na aplikované auditorské standardy; (d) popis provedené práce; (e) stanovisko k finančním výkazům ohledně toho, zda: pravdivě vypovídají o finanční situaci na konci rozpočtového období a o výsledcích operací provedených v daném rozpočtovém období; byly připraveny v souladu s platnou účetní politikou; a byla účetní politika aplikována konzistentně s předcházejícím rozpočtovým obdobím; (f) stanovisko k souladu transakcí s rozpočtovými předpisy a legislativou; (g) datum stanoviska; (h) jméno a pozici externího auditora; (i) v případě potřeby odkaz na zprávu externího auditora o finančních výkazech.
18 / 19
6.
1.
2.
3. 7.
Zpráva externího auditora pro Správní radu o finančních operacích provedených v daném rozpočtovém období obsahuje následující informace: (a) druh a rozsah šetření; (b) skutečnosti ovlivňující úplnost nebo přesnost účtů, včetně (i) informací nezbytných pro správnou interpretaci účtů; (ii) částek nezanesených do účtů, byť měly být obdrženy; (iii) částky nezaznamenané nebo reflektované ve finančních výkazech, byť pro ně existuje právní nebo podmíněná povinnost; (iv) výdaje řádně nezdůvodněné; (v) informace o správnosti vedení účetních knih; (vi) věcné odchylky od obecně akceptovaných účetních zásad při interpretaci finančních výkazů; (c) ostatní skutečnosti, o kterých by měly být Správní rada a Konference informovány, např.: (i) případy podvodů nebo předpokládaných podvodů; (ii) nehospodárné nebo nesprávné vynaložení finančních prostředků nebo jiných aktiv MOP (nehledě na správně vedené účetnictví u těchto transakcí); (iii) výdaje potenciálně představující další rozsáhlá vydání pro MOP; (iv) vady v celkovém systému podrobných předpisů řídících kontrolu příjmů a výdajů nebo dodávek a zařízení; (v) výdaje neshodné se záměry Správní rady nebo Konference poté, co byla poskytnuta sleva pro plně schválené převody v rámci rozpočtu; (vi) výdaje nad rámec položek, které byly změněny plně schválenými převody v rámci rozpočtu; (vii) výdaje neshodné se záměry orgánu, který je řídí; (d) přesnost záznamů o dodávkách a zařízeních zpracovaných při inventuře a přezkoumání záznamů; (e) transakce započítané v předcházejícím rozpočtovém období, o kterých byly obdrženy další informace; transakce v následujícím rozpočtovém období, o kterých by Správní rada a Konference měly mít včasné informace. Externí auditor je oprávněn Správní radě nebo generálnímu řediteli předkládat dle jeho soudu relevantní připomínky k výsledkům auditu a k finanční zprávě generálního ředitele. V případě omezení oblasti působnosti nebo nemožnosti získání dostatečných důkazů upozorní externí auditor na tuto skutečnost a ve zprávě o auditu zdůvodní své připomínky a objasní důsledky popsané finanční situace a finančních transakcí. Externí auditor je oprávněn do zprávy o auditu zahrnout kritiku teprve poté, až poskytne generálnímu řediteli dostatečnou příležitost k vysvětlení zjištěných skutečností. Externí auditor do zprávy o auditu neuvádí skutečnosti dle jeho soudu irelevantní nebo nemající věcný charakter.
19 / 19
