BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Penelitian
Metodologi Penelitian merupakan langkah selanjutnya untuk memecahkan masalah yang ada, dimana penelitian ini dilaksanakan dengan melakukan beberapa penelitian sehingga memudahkan para peneliti untuk menganalisa masalah yang ada. Proses penelitian memerlukan beberapa langkah yang dapat dilihat pada gambar 3.1. Analisa Business Process pada PT. SS Literature Study untuk Pemecahan Masalah
Perumusan Masalah Scope & Objective Pengumpulan Data
Kuesioner
Wawancara
Analisa SWOT Perspektif Finansial
Observasi
Analisa Implementasi ERP dengan Metode BSC pada PT. SS
Perspektif Pelanggan / Pengguna
Implementasi ERP pada Anak Perusahaan dari ADR Group of Companies
Perspektif Proses Bisnis Internal
Visi & Misi
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Hasil Evaluasi ERP pada PT. SS
Kesimpulan & Saran
Implementasi ERP pada Anak Perusahaan dari ADR Group of Companies
Implementasi ERP pada Anak Perusahaan dari ADR Group of Companies
Gambar 3.1.Kerangka Kerja Penelitian
22
23
3.1.1. Analisa Business Process pada PT Selamat Sempurna Tbk.
Disini akan dijelaskan mengenai business process yang sedang berjalan pada PT Selamat Sempurna Tbk. Proses bisnis akan dianalisa per departemen, dan nantinya baru dihubungkan antar departemen.
3.1.2. Perumusan Masalah
Dari analisa bisnis proses sebelumnya akan dilihat kelemahan-kelemahan yang ada, setelah itu baru dicari tahu masalahnya.
3.1.3. Literature Study untuk Pemecahan Masalah
Disini akan digunakan teori-teori yang telah ada di bab 2, untuk menganalisa pemecahan masalah. Teori yang digunakan dapat berupa “Balanced Scorecard” (BSC).
3.1.4. Scope & Objective
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai ruang lingkup dan tujuan dari penulisan thesis ini sehingga pada nantinya batas-batas pembahasan thesis dan tujuannya dapat menjadi lebih jelas.
24
3.1.5. Pengumpulan Data
Pada bagian ini akan ditampilkan mengenai data-data yang telah dikumpulkan, baik melalui survey wawancara langsung dengan perusahan, observasi secara langsung, maupun melalui hasil kuesioner yang telah dikumpulkan dari para karyawan PT. SS sebagai pengguna dari sistem ERP MOVEX.
3.1.6. Analisa Kinerja ERP dengan Metode BSC pada PT. Selamat Sempurna
Dari data-data yang dikumpulkan, akan dilakukan perhitungan statistik dan melakukan analisa dengan menggunakan metoda Balanced Scorecard (BSC) yang dibentuk dari penjabaran visi dan misi yang dimiliki oleh perusahaan dan menyertakan analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), yang selanjutnya dari hasil analisa tersebut akan dijabarkan menjadi 4 perspektif yang ada di dalam Balanced Scorecard yaitu perspektif finansial, perspektif pelanggan / user, perspektif proses bisnis internal dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan.
3.1.7. Hasil Evaluasi Kinerja ERP pada PT. Selamat Sempurna
Setelah dilakukan analisa dan pengukuran kinerja ERP pada PT. Selamat Sempurna maka akan diperoleh hasil evaluasi yang menggambarkan kondisi kinerja
25
ERP yang dilihat dari keempat perspektif yang ada. Kemudian hasil pengukuran yang diperoleh dapat dipergunakan sebagai tolak ukur dalam melakukan implementasi pada anak perusahaan ADR Group of Companies lainnya dalam hal implementasi ERP, sehingga mereka memiliki gambaran atas kekurangan-kekurangan yang mungkin timbul dari hasil pengukuran.
3.1.8. Kesimpulan dan Saran
Dari sini akan diambil kesimpulan mengenai analisa dan pemecahan masalah yang dihadapi dan memberikan saran-saran yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan tehadap kekurangan-kekurangan yang timbul.
3.2. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh hasil yang sesuai dengan yang diinginkan, sangat diperlukan data-data yang dapat mendukung analisa dan penelitian ini. Metode Pengumpulan Data dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : 1. Wawancara Wawancara dilakukan sebagai penelitian awal untuk mendapatkan data-data yang akan mendukung penelitian awal tersebut. Data yang diperoleh berupa gambaran umum mengenai perusahaan, bisnis proses, dan masalah-masalah yang ada. 2. Penelitian Pustaka
26
Penelitian pustaka dilakukan untuk mendapatkan beberapa teori yang dapat mendukung penelitian ini, antara lain “Balanced Scorecard” dan “Enterprise Resource Planning” 3. Kuesioner Kuesioner ini dilakukan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan untuk perspektif pengguna ERP sistem ini, antara lain “User Satisfaction”
3.3. Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Pengukuran ERP
Pada saat ini bagi kebanyakan perusahaan, pengimplementasian ERP merupakan suatu investasi yang sangat besar yang dapat mengubah seluruh IT secara drastis di perusahaannya. Keberhasilan implementasi ERP sering diukur dari dua hal : sistem ERP tersebut telah dikonfigurasikan dan berjalan di perusahaan, dan seluruh proyek yang setidaknya berjalan sesuai waktu dan biaya yang telah direncanakan. Hal tersebut berarti memfokuskan implementasi ERP hanya pada indikator yang sudah jelas. Namun sangat jarang sekali ditemukan analisis yang lebih terperinci atas keberhasilan implementasi ERP, contohnya seberapa besar tingkat kepuasan user (pengguna) ERP tersebut atau seberapa banyak waktu yang telah dapat dihemat dengan menggunakan ERP. Dalam mengukur kinerja suatu ERP software, terdapat dua aspek yang perlu dievaluasi yaitu : implementasi ERP software tersebut dan controlling (pengaturan) operasional dari ERP software tersebut. Untuk melakukan evaluasi terhadap kedua
27
aspek tersebut, metode Balanced Scorecard dapat diaplikasikan. Selain pengukuran finansial secara tradisional, Balanced Scorecard juga dapat menilai secara lebih luas efek dari penerapan ERP pada perusahaan, yang dilihat dari keempat prespektif yang ada : finansial, bisnis proses internal, pelanggan / pengguna, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Perlu diketahui bahwa metode ini tidak seperti metode Balanced Scorecard pada umumnya. Balanced Scorecard pada umumnya sering digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja dari perusahaan atau departemen. Karena itu metode Balanced Scorecard juga sangat layak untuk digunakan sebagai metode untuk mengevaluasi kinerja dari suatu software.
Strategi Bisnis
Strategi ERP
Implementasi ERP
Operasional ERP
Gambar 3.2.Strategi Bisnis dan Manajemen ERP
Dari gambar diatas dapat dilihat bagaimana metode ini diturunkan.. Strategi bisnis diturunkan menjadi strategi ERP. Suatu visi, strategi dan tujuan suatu perusahaan dapat ditransformasikan menjadi visi, strategi dan tujuan suatu ERP.
28
3.4. Mengukur Kinerja ERP
Perspektif Finansial
Perspektif Pelanggan / Pengguna
Strategi ERP
Perspektif Proses Bisnis Internal
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Gambar 3.3.Balanced Scorecard Implementasi ERP
Diantara keempat perspektif diatas, perspektif proses bisnis internal merupakan perspektif yang paling mungkin untuk diukur, contohnya: waktu proses sebelum dan sesudah implementasi ERP. Sementara perspektif pelanggan / pengguna serta perspektif pembelajaran dan pertumbuhan hampir selalu dilupakan oleh setiap proyek ERP. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam keempat perspektif tersebut adalah: a. Perspektif Finansial : Biaya apa saja yang mencakup implementasi ERP tersebut. b. Perspektif Proses Bisnis Internal : Apakah ERP tersebut telah meningkatkan proses bisnis internal perusahaan tersebut.
29
c. Perspektif Pelanggan/Pengguna : Apakah ERP tersebut telah secara efisien mendukung pengguna. d. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan : Apakah ERP tersebut cukup fleksibel untuk berintegrasi dengan perubahaan di masa yang akan datang.
3.5. Ukuran-Ukuran yang Spesifik Mengenai Software ERP
Ada dua cara dalam menentukan ukuran-ukuran yang spesifik mengenai empat perspektif di atas, pendekatan top-down dan bottom-up. Kedua pendekatan ini memiliki keunggulan masing-masing, sehingga sangatlah mungkin bila menggunakan kombinasi dari kedua pendekatan tersebut. Pendekatan top-down menentukan ukuran-ukuran tersebut dari tujuan-tujuan utama yang diharapkan dari implementasi ERP tersebut. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa tujuan implementasi ERP itu tercapai, dan tidak adanya sumber daya yang sia-sia. Sedangkan pendekatan bottom-up memusatkan pada bottlenecks (hambatan) pada sistem ERP yang dapat menghalangi efektivitas dan efisiensi kinerja ERP tersebut.
3.5.1. Perspektif Finansial
Secara finansial sistem ERP merupakan suatu investasi besar yang memerlukan pengeluaran serta keuntungan yang besar pula. Namun hal ini tidaklah
30
mudah bila dihitung secara kuantitatif. Dalam perspektif finansial ini dapat dilihat perbedaan antara pengeluaran sesungguhnya dengan pengeluaran yang direncanakan. Tujuan
Ukuran (Measures) Biaya
Sumber
Maintenance
Jenis
Kesesuaian dengan budget
Perangkat Keras
Perangkat Lunak
Konsultasi
Gambar 3.4.Perspektif Finansial
3.5.2. Perspektif Pelanggan / Pengguna
Pelanggan dari sistem ERP adalah pengguna (user) yang secara langsung berhubungan dengan sistem ini dan secara tidak langsung adalah partner bisnis eksternal seperti supplier, subcontractor, dan customer. Namun rasanya lebih cocok untuk memusatkan perhatian kepada pengguna (user) karena efek dari sistem ERP ini secara langsung dapat dirasakan oleh mereka. Dengan pendekatan top-down dalam menentukan ukuran-ukuran yang tepat dalam perspektif pelanggan adalah sistem ini mampu mencakupi seluruh fungsional
31
bisnis proses dari perusahaan. Sedangkan pendekatan bottom-up melihat bottlenecks atau hambatan-hambatan yang terjadi pada sistem ini.
Tujuan
Memenuhi seluruh kebutuhan bisnis proses
Pengurangan bottlenecks (hambatan)
Ukuran
% tipe proses yang terpenuhi % transaksi bisnis yang terpenuhi % transaksi yang transaksi yang dinilai baik
% transaksi yang tidak selesai sesuai jadwal % transaksi bisnis yang gagal karena terhambatnya waktu % proses bisnis yang terhambat karena system down
Gambar 3.5.Perspektif Pelanggan / Pengguna
3.5.3. Perspektif Proses Bisnis Internal
Perspektif proses internal memusatkan kepada kondisi internal dalam mewujudkan kepuasan user seperti yang diperlihatkan diatas. Kondisi ini dapat dikelompokkan ke dalam proses-proses yang diperlukan untuk menjalankan sistem ini. Ukuran yang penting dalam perspektif proses internal adalah banyak dan jenis keluhan dari user, response time, dan banyaknya transaksi.
32
Tujuan
Mengurangi masalah-masalah operasi Pengurangan bottlenecks (hambatan) pada operasional
Ukuran Jumlah masalah pada saat customer order Jumlah masalah pada saat purchase order Jumlah masalah pada warehouse Jumlah masalah pada laporan-laporan yang dihasilkan Rata-rata waktu proses pada saat customer order Rata-rata jumlah transaksi per bulan Maksimum jumlah transaksi per bulan
Gambar 3.6.Perspektif Proses Bisnis Internal – Operasional ERP
Namun user dari sistem ini tidak hanya pengguna biasa, namun juga termasuk development team. Oleh karena itu harus dilihat juga perspektif dari development sistem. Berapa lama waktu untuk meng-upgrade sistem, dan bagaimana tingkat kesukarannya.
Tujuan
Meningkatkan kemampuan sistem Pengurangan bottlenecks (hambatan) pada developer / programmer
Ukuran
Waktu rata-rata untuk mengupgrade system Berapa banyak modul baru yang dikembangkan
Berapa banyak developer yang berhenti sejak upgrade Banyaknya modul yang dicover oleh seorang developer Banyaknya modul yang dicover oleh 2 orang developer
Gambar 3.7.Perspektif Proses Bisnis Internal – Pandangan Development
33
3.5.4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan lebih memperhatikan bagaimana perusahaan itu mampu secara efektif menggunakan fungsi-fungsi yang ada di sistem ERP tersebut begitu juga cara meningkatkan dan terus mengembangkan sistem ini menjadi lebih baik. Ukuran yang penting adalah tingkat pelatihan akan sistem yang dapat dilihat dari banyaknya pelatihan dan waktu yang dihabiskan untuk pelatihan. Ukuran penting lainnya adalah ketergantungan terhadap konsultan dari luar. Pada umumnya implementasi ERP selalu menggunakan bantuan dari konsultan luar, namun perusahaan pada umumnya juga memerlukan sistem yang fleksibel dan mampu ditingkatkan kapan saja, sehingga mereka biasanya juga melakukan pengembangan secara internal.
Tujuan
Ukuran
Ketidaktergantungan terhadap konsultan
Pemilihan vendor yang baik
Berapa kali penggunaan konsultan dalam waktu 2 tahun Berapa kali penggunaan konsultan tahun sebelumnya Berapa banyak modul yang dibantu oleh konsultan
Berapa kali upgrade dalam 2 tahun Berapa banyak customer baru Berapa banya fungsi-fungsi baru
Gambar 3.8.Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
