Meters maken! Rapport Commissie CAS en archiefketen

Meters maken! Rapport Commissie CAS en archiefketen

mw. mr. W. Sorgdrager dhr. drs. J.K.T. Postma Den Haag, 8 februari 2006

1

2

Inhoudsopgave 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding Opdracht en vraagstelling Werkwijze en samenstelling commissie Opbouw rapport

5 6 7 7

2

Omschrijving CAS en archiefketen

9

2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.3

De keten omschreven Centrale Archief Selectiedienst Het ontstaan van de CAS De dienstverlening van de CAS Financiering van de dienstverlening van de CAS Recente ontwikkelingen bij de CAS Randvoorwaarden baten-lastendienst Het selectieproces

9 15 15 15 16 17 18 18

3

Analyse

21

3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.4 3.5 3.6

De zorgdragers/departementen Het ministerie van BZK Het ministerie van OCW Het Nationaal Archief De CAS Relatie met BZK Imago CAS De CAS op de markt De Raad voor Cultuur en de Erfgoedinspectie De PWAA Organisatievorm en ophanging Digitalisering

21 22 22 22 23 24 24 25 25 25 26 27

4.

Conclusie en aanbevelingen

29

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6

Conclusies Het ontstaan van achterstanden Van informatievoorziening en bedrijfsvoering naar erfgoed Positionering van de CAS Noodzakelijke wijzigingen voor de CAS Andere opties Selectie Aanbevelingen De Archiefwet en de positie van BZK en OCW De selectie- en bewerkingsprocedure De organisatorische vormgeving van de CAS De relatie tussen de CAS en de andere partners in de keten De PWAA en de verhouding tussen PWAA en CAS Digitalisering

29 29 29 30 31 32 33 33 33 34 34 35 35 35

3

Bijlage 1: Literatuurlijst Bijlage 2: Lijst van gesprekspartners Bijlage 3: Organogrammen van de CAS

37 41 43

4

1.1

Inleiding

De commissie CAS en archiefketen heeft van de Directeur-generaal Management Openbare Sector van BZK en de Directeur-generaal Cultuur en Media van OCW de opdracht gekregen een onderzoek in te stellen naar de positionering van de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in de context van de inrichting van de archiefketen. De CAS is een baten-lastendienst1 ressorterend onder het ministerie van BZK. De commissie is op 14 september 2006 van start gegaan. Tot het instellen van een onderzoekscommissie is op 23 juni 2006 besloten in de ministerraad. Dit besluit is onderdeel van bredere besluitvorming over de inrichting en de verbetering van de informatiehuishouding van de rijksoverheid. In dezelfde ministerraad van 23 juni 2006 is de nota ‘Informatie op Orde’ aanvaard. Hierin presenteert het kabinet Balkenende III zijn visie op de informatiehuishouding van de rijksoverheid. Er worden drie kenmerken voor de informatiehuishouding weergegeven, te weten: interactie en openbaarheid, integrale benadering en juridische samenhang. Interactie en openbaarheid betekent dat overheidsinformatie voor iedereen toegankelijk moet zijn. Voor burgers en bedrijven is het lastig vast te stellen wie de eigenaar of beheerder is van de informatie. Binnen de overheid moeten daarom duidelijke afspraken gemaakt worden over het beheer; van het vormen tot aan het bewaren of vernietigen van die informatie. Integrale benadering wil zeggen dat het voor de gebruiker van de informatie niet uit mag maken welke organisatie de informatiehuishouding2 beheert. Hierbij wordt uitgegaan van de ketengedachte, d.w.z. dat alle organisaties in de archiefketen hun functie goed dienen te vervullen. Het gaat dan om zowel de informatiehuishouding als het informatiebeheer, zowel de papieren als de digitale informatie. Van belang daarbij is dat de drie functies die in de Archiefwet genoemd worden (bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed) uitgangspunt zijn. Deze drie uitgangspunten moeten in balans gebracht worden; indien de vorming van de informatie aan de voorkant van de keten niet goed wordt georganiseerd, kan deze verderop in de keten niet worden beheerd. De verschillende organisaties in de keten zijn op elkaar aangewezen en zijn van elkaar afhankelijk voor een goed en betrouwbaar informatiebeheer bij het rijk. Juridische samenhang wil zeggen dat er meer samenhang gebracht zal gaan worden in de wettelijke kaders voor de informatiehuishouding en het beheer. Nu gelden meerdere wetten. De Archiefwet is één van de belangrijkste wetten voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. Deze stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden en tevens extra eisen aan de bescheiden die blijvend bewaard worden. De Archiefwet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995. Dit besluit bevat op zijn beurt weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in zogenoemde ministeriële regelingen.

1

Een baten-lastendienst, ook wel agentschap genoemd, is een intern verzelfstandigd organisatie-onderdeel binnen een departement. De

ministeriële verantwoordelijkheid en het budgetrecht van de Tweede Kamer zijn volledig van toepassing op baten-lastendiensten.. In dit rapport wordt de term baten-lastendienst gebruikt. 2 De informatiehuishouding is het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en -opslag en archivering ter ondersteuning van de primaire processen (vrij naar "Het Expertise Centrum: De moderne informatiehuishouding van de digitale overheid", juni 2005).

5

Naast de Archiefwet zijn er verschillende andere wetten en regelingen die specifieke regels stellen aan het beheer of gebruik van informatie of aan bepaalde gegevensbestanden van de overheid. Het kan bijvoorbeeld gaan om openbaarheid van informatie (Wet openbaarheid van bestuur), of juist om het beschermen van gevoelige informatie (Wet bescherming persoonsgegevens of Wet politieregisters). Het kan ook gaan om specifieke regels over het beheer van bepaalde gegevensbestanden (Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 1994) . In de nota Informatie op Orde wordt een actieplan gepresenteerd. Dit actieplan wordt concreet uitgewerkt in het Programma Informatie op Orde. In de nota Informatie op Orde is het volgende over de CAS opgenomen: ‘Verder wil het kabinet de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) hervormen. De CAS werkt nu met een vaste bezetting aan de selectie en bewerking van archieven. De flexibiliteit om in te spelen op de groeiende vraag vanuit de overheidsorganisaties ontbreekt. De CAS moet de totale rijksoverheid kunnen bedienen op basis van een gedegen kostprijsberekening en producten- en dienstencatalogus. Dit vraagt om een aanpassing van de financierings- en sturingssystematiek’. Uit bovenstaande wordt duidelijk dat al besloten is tot een aanpassing van de financierings- en sturingssystematiek van de CAS. Hiertoe is in het najaar van 2006 een projectgroep ingesteld met vertegenwoordigers van de CAS, FIN en BZK. Het onderzoek naar de positionering van de CAS (in de context van de inrichting van de archiefketen) maakt geen onderdeel uit van het Programma Informatie op Orde, maar is uiteraard wel gerelateerd aan dat programma. 1.2

Opdracht en vraagstelling

De vraag naar de positionering van de CAS is mede naar voren gekomen naar aanleiding van de takenanalyse in het kader van het programma Andere Overheid. De uitkomst van de takenanalyse van BZK met betrekking tot de CAS resulteerde in de volgende opties: 1) zo doorgaan, 2) verder vermarkten of 3) onderbrengen elders. De gedachte dat het papieren archief op termijn wellicht verdwijnt, heeft de vraag naar de rol van de CAS en de reden waarom de CAS onderdeel uitmaakt van BZK op de agenda gezet. De onderzoekscommissie heeft in haar opdracht, naast bovenstaande vragen, de volgende aandachtspunten voor het advies meegekregen: • mogelijke andere modellen die denkbaar zijn voor de ‘organisatorische ophanging’ van de CAS en consequenties daarvan voor sturings – en verantwoordelijkheidsrelaties binnen de keten; • de positie van de CAS ten opzichte van de belangrijkste partners in de archiefketen: het Nationaal Archief; de ‘zorgdragers’3 van de rijksoverheid (departementen en Hoge Colleges van Staat)

3 De departementen worden ook wel zorgdragers genoemd in de archiefketen. Zij worden zo genoemd omdat zij volgens de Archiefwet verantwoordelijk zijn voor de ‘zorg’ van hun eigen archiefbescheiden.

6

• • 1.3

de positie van de CAS in relatie tot de interdepartementale samenwerking in de nieuwe Projectorganisatie Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA)4, die in 2006 is ingesteld om de achterstanden van voor 1975 weg te werken. mogelijke positionering in de markt. Werkwijze en samenstelling commissie

De commissie heeft haar advies gebaseerd op bestudering van relevante literatuur en gesprekken met vele belangrijke ketenpartners. Voor een overzicht van de bestudeerde literatuur zie bijlage 1. Voor een overzicht van de gesprekspartners van de commissie zie bijlage 2. De commissie CAS en archiefketen bestaat uit de voorzitter mw. mr. W. Sorgdrager en dhr. drs. J.K.T. Postma. Als secretaris is mw. drs. M. van der Putten opgetreden. 1.4

Opbouw rapport

In hoofdstuk 2 volgt een beknopte omschrijving van de archiefketen, de organisaties binnen de keten, de CAS en het selectieproces. In hoofdstuk 3 volgt de analyse van de commissie. De analyse wordt onderverdeeld in verschillende onderwerpen of deelaspecten; dit zijn de verschillende paragrafen. Hoofdstuk 4 betreft het advies van de commissie en is onderverdeeld in conclusies en aanbevelingen.

4 In dit rapport wordt met de afkorting ‘de PWAA’ de PWAA-organisatie in Rotterdam bedoeld. ‘Het PWAA’ heeft betrekking op het volledige Project Wegwerken Archief Achterstanden. In dit project participeren ook andere organisaties uit de archiefketen zoals bijvoorbeeld de zorgdragers en de CAS.

7

8

2.

Beschrijving CAS en archiefketen

2.1

De keten omschreven

Binnen de archiefketen werken verschillende organisaties aan een goede informatiehuishouding en archiefopbouw. De stroom van informatievorming tot archief start bij de overheidsorganisatie. De overheidsorganisatie ontwikkelt verschillende vormen van informatie en kennis, waaronder beleidsnotities, rapportages, brieven, wet- en regelgeving, etc. Het doel dat deze informatie dient, verschuift in de loop van de tijd van informatie ten behoeve van het primaire proces naar verantwoording en uiteindelijk naar cultureel erfgoed. Er worden drie fasen onderscheiden: • dynamisch archief • semi-statisch archief • statisch archief Het dynamische archief wordt ook wel werkarchief genoemd. Het betreft een archief waarvan de gebruiker de informatie veelvuldig raadpleegt. Deze informatie is van belang voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Het semi-statische archief is een tussenarchief. De informatie uit semi-statische archieven dient nog wel af en toe opgezocht te kunnen worden, maar de frequentie hiervan is veel lager dan bij het dynamische archief. Statische archieven betreffen archieven met informatie die nauwelijks geraadpleegd wordt. De informatie uit statische archieven kan echter wel van belang zijn vanuit historisch oogpunt. Deze historisch waardevolle archieven van de overheid en archieven van particulieren of bedrijven van nationaal belang worden bewaard bij het Nationaal Archief5 in Den Haag of bij de Regionale Historische Centra6 (RHC’S) verspreid over Nederland. Goed informatie- en archiefbeheer bij de rijksoverheid is belangrijk voor het beleidsproces en de beleidsvoering, voor de verantwoording en voor het zorgvuldig bewaren van informatie die om maatschappelijke, cultuurhistorische of politieke redenen van belang is. Het behartigen van het belang van informatie en archief voor het beleidsproces, de beleidsvoering en de verantwoording is een onderdeel van de ‘bedrijfsvoering’. Informatie die belangrijk is vanuit maatschappelijk, cultuurhistorisch of politiek oogpunt valt onder het begrip ‘cultureel erfgoed’. Dit betreft een onderscheid op basis van de manier waarop de informatie gebruikt wordt. Het geeft tevens een scheiding in de tijd aan. Gezien het feit dat in de Archiefwet termijnen worden gesteld aan het overbrengen aan het NA of vernietigen van archieven, wordt ook op basis van het tijdsverloop onderscheid gemaakt tussen bedrijfsvoering en erfgoed. Na een aantal jaren zal het belang van informatie voor het beleids- c.q. bedrijfsproces en voor de verantwoording afnemen en worden de archieven statisch. Dezelfde informatie kan nog wel van belang zijn als cultureel erfgoed. Uiteraard zijn lang niet alle informatie en archieven van de organisaties van de rijksoverheid van cultureel belang. Sommige archieven kunnen daarom na verloop van de tijd vernietigd worden, andere worden vanwege het erfgoedbelang zorgvuldig bewaard.

5 Het Nationaal Archief is een baten-lastendienst onder het ministerie van OCW. 6 De rijksarchieven in de verschillende provincies zijn de laatste jaren losgekoppeld van het Nationaal Archief. Deze rijksarchieven gaan samenwerkingsverbanden aan met andere regionale en streek-archieven en bijvoorbeeld musea. Deze samenwerkende organisaties vormen Regionale Historische Centra.

9

De scheiding tussen bedrijfsvoering en cultureel erfgoed kan ook gezien worden als een scheiding tussen de verantwoordelijkheden van de twee bewindslieden en hun departementen. Het blijft echter een procesmatige scheiding, want in de praktijk is de informatie die vanuit het bedrijfsvoeringsproces wordt opgeslagen en bewaard dezelfde informatie die wellicht jaren later cultureel erfgoed kan worden. Indien er geen zorgvuldige informatiehuishouding en bedrijfsvoering is, kan ook geen cultureel erfgoed worden opgebouwd. De organisaties in de archiefketen zijn in vele opzichten van elkaar afhankelijk en dienen in ieder geval goed samen te werken. De organisaties in de archiefketen zijn: • De zorgdragers/overheidsorganisaties • Het ministerie van BZK • De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) • Het ministerie van OCW • Het Nationaal Archief (NA) • De Projectorganisatie Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)7 • De Raad voor Cultuur (RvC) • De Erfgoedinspectie (EGI) Alle bovengenoemde partijen krijgen met elkaar te maken in het gehele proces van het vormen, bewaren, selecteren, vernietigen, overdragen, beheren en behouden van documenten en archieven. De overheidsorganisaties maken documenten ten behoeve van hun primaire proces. Na twintig jaar moeten de documenten die niet voor vernietiging in aanmerking komen, worden overgebracht naar het Nationaal Archief8. Voordat de archiefstukken kunnen worden overgebracht, laten de meeste overheidsorganisaties deze bewerken en structureren door de CAS. Het Nationaal Archief geeft advies over de archiefbewerkingsplannen en over de toegangen, met het oog op de beschikbaarstelling aan het publiek. Het NA controleert of het archief in goede staat is overgebracht (dit betreft een materiële toets, o.a. ter voorkoming dat besmet materiaal9 de depots binnen komt). Het project PWAA is opgezet ten behoeve van het versneld wegwerken van de achterstanden tot en met 197510: de in dat kader in het leven geroepen PWAA-organisatie bewerkt tijdelijk een deel van de archieven voor overheidsorganisaties. De Erfgoedinspectie houdt toezicht op de archieven bij de overheidsorganisaties, de CAS en de PWAA. Wetenschappers, journalisten en andere geïnteresseerde burgers zijn de uiteindelijke afnemers van de archieven. Zij kunnen bij het Nationaal Archief en de RHC’s terecht als zij documenten willen raadplegen.

7 De Projectorganisatie Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) is tijdelijk aan de keten toegevoegd. 8 Met de invoering van de Archiefwet 1995 is de overbrengingstermijn teruggebracht van 50 naar 20 jaar. Na die 20 jaar is er nog 10 jaar de tijd om de archieven daadwerkelijk over te brengen. 9

Besmet materiaal betreft archiefbescheiden, die bijvoorbeeld besmet zijn met een schimmel. Deze schimmel kan dan de andere archieven

ook aantasten. 10 De archieven tot en met 1975 worden binnen het project PWAA versneld geselecteerd en bewerkt. De archieven uit deze periode staan centraal, omdat met de invoering van de Archiefwet 1995 de overbrengingstermijn is teruggebracht naar 20 jaar, met een mogelijkheid tot verlenging met nog eens 10 jaar. Dat betekent dat de archieven tot en met 1975 in 2005 of overgedragen moesten zijn aan het Nationaal Archief of vernietigd. De archieven van voor 1975 die in 2005 nog niet zijn overgedragen aan het NA of zijn vernietigd, vormen achterstanden en de zorgdragers voldoen voor deze archieven niet aan de bepalingen van de Archiefwet. 10 Aangezien de PWAA een tijdelijke projectorganisatie is, die niet structureel onderdeel uitmaakt van de keten, is deze organisatie in de figuur met stippellijntjes getekend.

10

In onderstaande figuur wordt de stroom van de archieven vereenvoudigd weergegeven. Erfgoedinspectie

Nationaal Archief

overheidsorganisatie

CAS overheidsorganisatie

Tijdelijk bewaren

overheidsorganisatie

Archiefvernietiging

Wetenschappers Journalisten Burgers

PWAA De PWAA is, zoals vermeld, een tijdelijke projectorganisatie in de archiefketen. Zij houdt per 31 december 2008 op te bestaan10. De selectie van de archieven door de CAS leidt tot drie stromen: • vernietigen • tijdelijk bewaren • overdragen aan het NA Het tijdelijk bewaren totdat de vernietigingstermijn is aangebroken, gebeurt door de zorgdrager. Vaak besluit de zorgdrager deze archieven bij de CAS onder te brengen. De CAS zorgt dan voor opslag en beheer. De overheidsorganisaties zijn volgens de Archiefwet verantwoordelijk voor hun eigen informatiehuishouding en een adequaat archiefbeheer en worden aangeduid met ‘zorgdragers’. Binnen de rijksoverheid zijn dat de departementen, de Hoge Colleges van Staat en de zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s). De zorgdragers11 zijn met name verantwoordelijk voor de eerste twee fasen in de archiefketen: bedrijfsvoering en verantwoording. Zij hebben tot taak (een beperkt deel van) hun eigen archieven over te dragen aan het Nationaal Archief. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor het ontwerpen en doen vaststellen van selectielijsten om te bepalen welke archieven bewaard of vernietigd moeten worden en voor de vernietiging van archieven die niet voor bewaring in aanmerking komen. Selectielijsten zijn, na publicatie in de Staatscourant, het wettelijk instrumentarium voor de bewerking van archieven. Voor de coördinatie van een zorgvuldig informatie- en archiefbeheer bij de rijksoverheid zijn twee departementen en dus twee bewindslieden verantwoordelijk. Voor de coördinatie van een goede en zorgvuldige informatiehuishouding bij de rijksoverheid is de minister van BZK op grond van het ‘Besluit Informatievoorziening in de Rijksdienst 1990’ verantwoordelijk. Daarbij gaat het om een goede documentaire overheidsinformatievoorziening en bedrijfsvoering binnen de rijksoverheid.

11 Binnen de rijksoverheid zijn dit de departementen, de Hoge Colleges van Staat en de ZBO's.

11

Dat betekent echter niet dat de minister van BZK in het algemeen aanspreekbaar is wanneer bij departementen bijvoorbeeld belangrijke stukken zijn verdwenen. De departementen zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen bedrijfsvoering en archief. De minister voor BZK ondersteunt en faciliteert de departementen bij hun archiefprocessen en harmoniseert en uniformeert de informatiehuishouding en archiefprocessen waar nodig. Het ministerie van BZK fungeert als staforganisatie voor de andere organisaties van de rijksoverheid. Het ministerie van BZK is eigenaar en opdrachtgever van de baten-lastendienst Centrale Archief Selectiedienst. BZK heeft gezamenlijk met OCW de nota ‘Informatie op Orde’ opgesteld en in juni 2006 namens het kabinet aan de Tweede Kamer gestuurd. In deze nota worden acht verschillende actielijnen geschetst om de papieren en digitale archieven van de rijksoverheid op orde te brengen alsmede een structurele verbetering van het informatie- en archiefbeheer bij de rijksoverheid tot stand te brengen. De actielijnen uit de nota worden momenteel uitgevoerd onder het programma Informatie op Orde. Centrale Archief Selectiedienst (CAS) Voordat archieven naar het Nationaal Archief overgebracht kunnen worden, moeten ze eerst bewerkt worden. Dat wil zeggen, archiefbescheiden selecteren (conform de selectielijsten) en ze in goede, geordende en toegankelijke staat brengen. De CAS voert deze werkzaamheden uit ten behoeve van de zorgdragers en vormt daarmee een schakel tussen de overheidsorganisaties en het Nationaal Archief. De CAS functioneert op het scharnierpunt van de bedrijfsvoering en erfgoed. Voor een uitgebreidere omschrijving van de organisatie CAS, zie paragraaf (par. 2.3). Het bewerken omvat onder andere12: • onderzoek naar de kwaliteit en kwantiteit van archiefbestanden • selectie op basis van bewaar- en vernietigingslijsten • het invoeren van beschrijvingen in een geautomatiseerd systeem met als resultaat een ‘toegang’ op een archiefbestand • het fysiek ordenen van de archiefbescheiden op basis van de toegang • het toegankelijk maken van op termijn te bewaren bestanden • de materiële verzorging van de archieven. Voor het cultureel erfgoed is de minister van OCW verantwoordelijk. Deze is verantwoordelijk voor de Archiefwet13 en daarmee voor een zorgvuldig beheer van archieven op rijksarchiefbewaarplaatsen. In de Archiefwet is een aantal sturende wettelijke en regelgevende bevoegdheden geregeld, zoals: • het (mede-) vaststellen van selectielijsten • het verlenen van een machtiging tot opschorting van overbrenging van archiefbescheiden • de aanwijzingsbevoegdheid en het toepassen van bestuursdwang. Het ministerie van OCW is eigenaar en opdrachtgever van de baten-lastendienst het Nationaal Archief in Den Haag. De erfgoedinspectie valt eveneens onder verantwoordelijkheid van OCW.

12 In wat aangepaste bewoordingen overgenomen uit het rapport Evaluatie-onderzoek Agentschapstatus Centrale Archiefselectiedienst, Berenschot Interim Management, Utrecht 18 juli 2001, blz. 14 e.v.. 13 De Archiefwet beschrijft de verschillende verantwoordelijkheden van overheidsorganisaties (ook wel zorgdragers genoemd) op rijksniveau (departementen en ZBO’s) en decentraal niveau (gemeenten, provincies). Dit betreft verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeheer en de organisatie van archieven van de overheid.

12

Het Nationaal Archief Het Nationaal Archief is de centrale bewaarplaats van de overgebrachte archieven van de rijksoverheid en heeft als voornaamste taak het bewaren van de nationale archieven en het beschikbaar stellen van deze archieven aan wetenschappers, journalisten en andere geïnteresseerde burgers. Het Nationaal Archief geeft ook advies over de staat waarin de archieven overgebracht moeten worden en is als deskundige bij het op- en vaststellen van de selectielijsten betrokken. Het Nationaal Archief heeft er belang bij dat de maatschappelijk, cultuurhistorisch en politiek waardevolle archieven zo snel mogelijk door zorgdragers goed, geordend en toegankelijk worden overgebracht. Naast het Nationaal Archief in Den Haag zijn er ook Regionaal Historische Centra (RHC’s). De RHC’s bewaren o.a. de archieven van die organisaties van de rijksoverheid die op decentraal niveau actief zijn en waren. De directeur van het Nationaal Archief is tegelijkertijd Algemeen Rijksarchivaris. De rijksarchivaris is verantwoordelijk voor het bewaren van de archieven in het NA en de RHC’s. De directeur van het Nationaal Archief is gemandateerd voor de uitvoering van bepaalde verantwoordelijkheden uit de Archiefwet, bijvoorbeeld voor het verlenen van een machtiging tot vervanging van originele archiefbescheiden door kopieën (ook digitaal). De Projectorganisatie Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) In 2005 is in het pSG-beraad14 besloten tot een project om de achterstanden in selectie en bewerking van de archieven bij de rijksoverheid versneld weg te werken. Dit betreft het Project Wegwerken Archief Achterstanden, waarbinnen een tijdelijke projectorganisatie op basis van het adagium ‘goed is goed genoeg’ zelf een gedeelte van de achterstanden van voor 1976 wegwerkt. Voorafgaand aan dit project is al eerder geprobeerd door een nieuwe methodiek de achterstanden bij de rijksoverheid weg te werken. Dit gebeurde in het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT), dat werd ingericht, toen de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet naar 20 jaar teruggebracht zou worden. Daardoor werd het nodig de archieven versneld te selecteren, bewerken en over te dragen. Volgens de in dat kader ontwikkelde "PIVOT-methode" worden in het bijzonder de handelingen van overheidsorganen op een bepaald beleidsterrein beschreven. Hierdoor wordt duidelijk in welke context het archiefmateriaal tot stand kwam. Deze nieuwe methodiek werd vanaf 1991 ingezet met het doel de achterstanden in 2001 weggewerkt te hebben. In 2001 werd deze termijn verschoven naar 2006. Het project PIVOT heeft zijn doel echter niet kunnen bereiken. Hiervoor kunnen de volgende redenen aangevoerd worden15: • bij PIVOT werd niet gestuurd op doorlooptijden en termijnen • onder PIVOT werden steeds nieuwe eisen voor de kwaliteit geformuleerd • de extra capaciteit van PIVOT bij de departementen werd ingezet op jongere archieven (van na 1975) • er was geen sprake van prioritering, zodat de belangrijkste archieven niet als eerste opgepakt zijn. PIVOT verschilt van het Project Wegwerken Archief Achterstanden op de volgende punten: PIVOT concentreerde zich op de ontwikkeling van een nieuwe methodiek om de werkvoorraad versneld weg te werken, het Project Wegwerken Archief Achterstanden werkt op basis van de bestaande selectiemethodiek, maar selecteert meer op hoofdlijnen, heeft extra 14 Het pSG-beraad is het geregelde overleg van alle plaatsvervangend secretarissen-generaal van de verschillende departementen. 15 De redenen voor het niet slagen van PIVOT zijn in wat aangepaste bewoordingen overgenomen uit het ‘Inderdepartementaal Plan van Aanpak Wegwerken Achterstanden overdracht archieven t/m 1975’, blz. 5.

13

bewerkingscapaciteit en stuurt op de doorlooptijden van de bewerking. De organisaties van de PWAA en PIVOT verschillen: het Project Wegwerken Archief Achterstanden heeft een eigen tijdelijke, interdepartementaal aangestuurde projectorganisatie, de PWAA. PIVOT had een projectorganisatie binnen het NA. De methode vormt nu nog een vast onderdeel van de werkwijze in de archiefketen. In 2004 werd opnieuw duidelijk dat er grote achterstanden waren in het overdragen van archieven van de rijksoverheid aan het Nationaal Archief. Slechts ca. 30% van de voorraad van de departementen t/m 1975, die volgens de Archiefwet op 1 januari 2006 overgedragen had moeten zijn, was daadwerkelijk overgedragen. De overige 70% betreft volgens een inventarisatie van KB&P16 uit 2004 ca. 74 km17. In 2003 heeft de CAS een plan gemaakt om door middel van prioritering en preselectie achterstanden in de toekomst te voorkomen. Dit plan houdt in dat de zorgdragers in samenwerking met het Nationaal Archief bepalen welke uit cultureel oogpunt belangwekkende archieven met voorrang voor bewerking worden overdragen aan de CAS. Het plan is in het pSG-beraad besproken, maar hier is toen niet voor gekozen en in 2005 werd het project PWAA in het leven geroepen.18 De PWAA is een nieuwe organisatie, die als extra capaciteit en aanjager, als hulpmotor, tijdelijk in de keten is geplaatst. De PWAA heeft drie taken meegekregen, te weten: • versnellen van het vaststellen van Basis Selectie Documenten (BSD’s) (inclusief wijzigingen doorvoeren in procedures) • monitoren van het proces van wegwerken achterstanden • bewerken van archieven om achterstanden van voor 1976 weg te werken. De PWAA heeft project-convenanten met bijna alle departementen afgesloten. Daarin zijn afspraken vastgelegd over de te volgen procedures. In de procedure om tot vastgestelde selectielijsten te komen heeft de PWAA een aantal wijzigingen doorgevoerd. In 2008 moeten de achterstanden tot en met 1975 weggewerkt zijn, waarna de organisatie ophoudt te bestaan. Overigens worden deze achterstanden niet alleen door de PWAA weggewerkt, maar ook een deel door de overheidsorganisaties zelf en een deel door de CAS. De PWAA selecteert en bewerkt ca. 20 km, de CAS ca. 20 km en de resterende kilometers worden door de departementen zelf geselecteerd en bewerkt. De Raad voor Cultuur is het wettelijke adviesorgaan van de regering voor het cultuurbeleid. De Raad geeft gevraagd en ongevraagd advies. In de praktijk geeft de Raad voornamelijk advies aan de bewindspersoon voor Cultuur. Als het gaat om archieven adviseert de Raad niet alleen over het archiefbeleid in het algemeen, maar ook over de door de bewindspersoon vast te stellen selectielijsten. Deze advisering geschiedt inmiddels meer op hoofdlijnen dan voorheen om de doorlooptijd van het vaststellen van de lijsten niet verder te doen toenemen. De Raad voor Cultuur zal medio 2007 gezamenlijk met de Raad voor het Openbaar Bestuur een algemeen advies19 uitbrengen over vervolgvragen in het kader van de kabinetsvisie Informatie op Orde.

16 Inzicht door overzicht, Rapportage in opdracht van de Stuurgroep Archiefselectie, versie 03, 22 oktober 2004, Koenen Baak en Partners. 17 Veel gesprekspartners van de commissie hebben aangegeven dat de achterstanden in de praktijk zeer waarschijnlijk groter zijn dan de door KB&P geïnventariseerde 74 km. 18 Het plan Prioritering en preselectie heeft er toe geleid dat enkele departementen inmiddels een meer bewuste afweging maken welke archieven allereerst aan de CAS worden aangeboden ter bewerking. 19 Kamerstuk 29.362, nr.101

14

De Erfgoedinspectie /sector Archieven (tot 30 januari 2006 als Rijksarchiefinspectie werkzaam) houdt toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de overheidsorganisaties. Dat houdt in dat de inspectie toetst of de kwaliteit van het archiefbeheer bij de rijksoverheid aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. De Erfgoedinspectie rapporteert aan de betreffende overheidsorganisatie en stuurt jaarlijks een verslag aan de minister van OCW. De minister informeert de Tweede Kamer hierover. 2.2

Centrale Archief Selectiedienst (CAS)

2.2.1 Het ontstaan van de CAS In 1981 is de Centrale Archief Selectiedienst (hierna CAS) opgericht met het doel de achterstand in de bewerking van de rijksarchieven van de departementen en Hoge Colleges van Staat weg te werken. De achterstand werd nog vergroot doordat de overbrengingstijd van overheidsarchieven was verkort van 50 naar 20 jaar en er bij de departementen steeds minder budget en capaciteit was voor het bewerken van archieven. Bij de beslissing omtrent de vestigingsplaats van de CAS in Winschoten heeft ook de bevordering van de werkgelegenheid in Oost-Groningen een belangrijke rol gespeeld. De CAS bewerkte de overheidsarchieven jarenlang met de klassieke bewerkingsmethoden, waarmee archieven toegankelijk werden gemaakt voordat deze overgedragen konden worden aan de Rijksarchiefdienst. Veel archieven waren niet voor verdere bewerking bestemd en konden worden vernietigd. De inhoud van het meeste werk vereiste geen specialistisch geschoolde medewerkers. De invoering in 1991 van een nieuwe bewerkingsmethodiek, ontwikkeld in het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT leidde tot een ingrijpende aanpassing van de bewerking en van de vereiste kennis en vaardigheden van de medewerkers van de CAS. In 1993 kende de CAS een ingrijpende reorganisatie in het kader van de Grote Efficiencyoperatie bij de rijksoverheid, waarbij het personeelsbestand werd ingekrompen. Tegelijkertijd moest de CAS grootschaligere en eenvoudigere archieven gaan bewerken. In 1994 is een traject ingezet tot verzelfstandiging, per 1 januari 1997 heeft de CAS de status van agentschap gekregen20. In 1998 werden de Aanwijzingen Markt en Overheid vastgesteld21. Als gevolg daarvan daarvan was het voor de CAS onmogelijk geworden om voor ZBO’s te werken. Inmiddels is duidelijk geworden dat deze Aanwijzingen te restrictief zijn geïnterpreteerd en dat de CAS formeel wel werkzaamheden mag verrichten voor ZBO’s22. Het KB is daaraan vooralsnog niet aangepast. 2.2.2 De dienstverlening van de CAS De taak en werkwijze van de CAS zijn nader geregeld in het Koninklijk Besluit van 12 december 1996: ‘in opdracht van een zorgdrager werkzaamheden verrichten in verband met archiefbewerking’.

20 De CAS werd agentschap bij een besluit van 10 juni 1996. 21 Dit betreft de vaststelling van de Aanwijzingen inzake het verrichten marktactiviteiten door organisaties binnen de rijksdienst, nr. 98M004561, die op 8 mei 1998 zijn vastgesteld. 22 Inmiddels is duidelijk dat de CAS conform de Aanwijzingen wel voor ZBO’s met eigen rechtspersoonlijkheid mag werken. De CAS kan net als andere organisaties, meedingen bij de aanbesteding en is bij een opdracht voor een ZBO BTW-plichtig.

15

De taak voor de zorgdragers van archiefbewerking vloeit voort uit de Archiefwet 1995. Deze taak luidt (artikel 3 van de Archiefwet): ‘De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden’. De taken van de CAS komen voort uit bovenstaand wettelijk voorschrift. De CAS is een baten-lastendienst van BZK. Vanaf 1 januari 2004 valt de CAS onder de verantwoordelijkheid van de Directeur-Generaal Management Openbare Sector (DGMOS). De DGMOS is integraal verantwoordelijk beheerder en is tevens integraal beleidsverantwoordelijk voor de CAS. De CAS biedt meerdere diensten23 aan: • selecteren • beschrijven • materieel verzorgen • digitaliseren • inventariseren • advisering en onderzoek • beheer en opslag 2.2.3 Financiering van de dienstverlening van de CAS De CAS biedt zijn diensten aan de zorgdragers aan. Daarvoor staat een centraal BZK-budget via de rijksbegroting ter beschikking. De departementen en Hoge Colleges van Staat hebben trekkingsrecht op de bewerkingscapaciteit van de CAS. Dit trekkingsrecht is per opdrachtgever vastgelegd in raamconvenanten en wordt nader uitgewerkt in projectconvenanten. De CAS werkt sinds 1995 met dit convenantensysteem. Met het oog op een sluitende exploitatie moet de CAS ca. 15% van zijn omzet realiseren buiten de convenanturen. In de raamconvenanten maakt de CAS werkafspraken met zijn opdrachtgevers, de zorgdragers bijv. over de te leveren prestaties en de daarvoor te maken kosten. De CAS informeert de portefeuillehouder DGMOS gedurende het jaar periodiek over de naleving van deze afspraken en legt achteraf verantwoording af. De CAS heeft sinds 1993 een vaste formatieomvang van 110 fte. Van deze 110 fte is 93,8 fte direct productief personeel en 16,2 fte indirect productief personeel. De CAS heeft al enige jaren te maken met een formatieplafond en huurt daarom extra (tijdelijk) personeel in om aan de vragen van de zorgdragers te kunnen voldoen. Dit betreft 3 fte voor opslag en beheer. Voor 2007 en 2008 zal de CAS tijdelijk 11 fte boven de formatie aannemen om het extra werk in het kader van het PWAA te kunnen verrichten. De CAS maakt een bescheiden winst. Deze winst maakt zij op basis van de extra projecten en aanvullende opdrachten die zij uitvoert en door middel van een kleine marge op de convenantopdrachten.

23 In wat aangepaste bewoordingen overgenomen uit het Strategisch Bedrijfsplan Centrale Archief Selectiedienst, 25 maart 2002.

16

2.2.4 Recente ontwikkelingen bij de CAS In 2001 heeft het bureau KB en Partners in opdracht van de CAS een onderzoek gedaan in het kader van de strategische (her) positionering van de CAS. De conclusies uit dit onderzoek waren: • Het huidige dienstenaanbod van de CAS wordt door alle betrokkenen zeer gewaardeerd. • Bij een eventuele ontwikkeling van nieuwe diensten en producten vormt analyse van de afzetmarkt een cruciale factor. • Het feit dat er bij de Rijksoverheid in het algemeen op het gebied van documentaire informatievoorziening nog steeds relatief weinig beleid is op het laten selecteren en bewerken van de verschillende archieven, vermindert de mogelijkheden van de CAS om succesvol nieuwe diensten aan te bieden. • Er lijkt voor de CAS een duidelijke rol te zijn weggelegd binnen de ICTU24. • ‘Haags relatiemanagement’ moet voor de CAS een zeer belangrijk punt van aandacht zijn. • De CAS kan een meer centrale rol spelen in de (digitale) informatievoorziening van de hele rijksoverheid. • Een nieuwe naam is een te overwegen optie De CAS heeft de conclusies uit het rapport van KB&P gebruikt om in 2002 een Strategisch Bedrijfsplan te maken. Hierin wordt geschetst hoe de CAS wil moderniseren. “De CAS25 stelt zich het doel om ‘‘een compleet (full service) dienstenpakket op het terrein van ontsluiting beheer en beschikbaarstelling van (archief-)informatie aan te bieden. Hierbij onderscheidt de CAS drie doelstellingen, nl.: De CAS is de bewerker van informatie van de rijksoverheid ongeacht dragers en systemen en ongeacht het ontwikkelingsstadium van die informatie. De CAS adviseert en ondersteunt opdrachtgevers bij het implementeren en het uitvoeren van het eigen archiefbeleid. De CAS beheert in opdracht gegevens (zowel papier als digitaal) en stelt deze beschikbaar aan of namens de opdrachtgever. Bovenstaande doelstellingen worden gerealiseerd door: • Het aangaan van sterkere samenwerkingsverbanden met partners waaronder het Nationaal Archief, de Rijksarchiefinspectie, Ministerie van OCW, de DIVA26, ICTU, Directie IOS27, archiefschool28 en partners in het bedrijfsleven op het terrein van document management.

24 De ICTU, ICT in Uitvoering, is een stichting die in 2001 door BZK en VNG is opgericht. De missie van de ICTU is: ICTU realiseert en initieert ICT-georiënteerde samenwerkingsprojecten van overheden, die daarmee vernieuwing en verbetering kunnen bereiken in hun organisatie en hun processen. Zie ook de website van de ICTU: www.ictu.nl 25 Citaat uit het Strategisch bedrijfsplan, Centrale Archief Selectiedienst, 25 maart 2002, blz. 23. 26 DIVA is de koepelorganisatie voor documentaire informatievoorziening en het archiefwezen. Zie ook www.divakoepel.nl 27 De directie Informatievoorzieningsbeleid voor de Openbare Sector (DIOS) heet inmiddels Directie Innovatie en Informatiebeleid Openbare Sector en is een directie van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De directie IIOS stimuleert een gerichte inzet van Informatieen Communicatietechnologie (ICT) waardoor de kwaliteit en service (klantgerichtheid), efficiëntie (kostenbesparing) en effectiviteit (doelgroepbereik) van de publieke dienstverlening gericht op burgers en bedrijfsleven verbetert. 28 De Archiefschool is het Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek. Het instituut werkt mee aan de opleidingen tot archivaris, die men kan volgen aan de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam. Daarnaast biedt de Archiefschool cursussen aan en na- en bijscholing. De Archiefschool verricht archivistisch onderzoek ten behoeve van het archiefveld.

17

• • • •

Het benutten van het goede imago en versterken van de relatie met bestaande en potentiële klanten. Het versterken van de bestaande dienstverlening en het investeren in kennis (lerende organisatie) en dienstontwikkeling Professionalisering van de organisatie Groei waarbij het formatieplafond van 110 fte wordt doorbroken. ”

De CAS heeft er nu 4 jaar aan gewerkt om de doelstellingen van het Strategisch Bedrijfsplan te realiseren. In het ‘Organisatiebesluit reorganisatie CAS, afdeling archiefbewerking’ van 13 juli 2006 wordt aangegeven dat de CAS bijna alle doelen heeft gerealiseerd, behalve het ten principale loslaten van het formatieplafond. Het Strategisch Bedrijfsplan is voorlopig afgesloten met de herinrichting van het primaire proces, ingezet in 2006. Deze reorganisatie heeft tot doel om de kwaliteit en kwantiteit van het werk van de CAS te verbeteren en een meer uniforme werkwijze per project te realiseren29. Daarmee wil de CAS zijn organisatie beter aanpassen aan de vraag van zijn klanten. 2.2.5 Randvoorwaarden baten-lastendienst De CAS voldoet momenteel niet meer aan de nieuwe eisen die het ministerie van Financiën stelt aan een baten-lastendienst. Het gaat om de volgende voorwaarden: - een duidelijke scheiding tussen eigenaar en opdrachtgever bij BZK - outputsturing i.p.v. inputsturing - een kostprijsmodel met een relatie tussen kosten en producten i.p.v. convenanten op basis van het aantal bewerkingsuren In het najaar van 2006 is een projectgroep ingesteld waarin vertegenwoordigers van de CAS, FIN en BZK samenwerken om ervoor te zorgen dat de CAS per 1 januari 2008 wel aan alle voorwaarden voor een baten-lastendienst voldoet. De CAS ontwikkelt een nieuwe kostprijsmethodiek en stelt een producten- en dienstencatalogus op, zodat hij kan voldoen aan de voorwaarden van outputsturing en een kostprijsmodel met een relatie tussen kosten en producten. Daarnaast zal de financiering van de dienstverlening van de CAS gewijzigd worden, zodat de departementen geen convenant-uren om niet aangeboden krijgen, zoals tot nu toe het geval is30. 2.3

Het selectieproces

Aan het besluit van de overheidsorganisatie tot bewaren of vernietigen van archieven gaat een zorgvuldige procedure vooraf, die relatief veel tijd kost. De overheidsorganisaties moeten selectielijsten opstellen, waarbij het Nationaal Archief vanwege zijn deskundigheid wordt betrokken. Sinds 1991 worden, zoals al vermeld in paragraaf 2.1., de selectielijsten van de rijksoverheid opgesteld volgens de PIVOT-methode. Daarin is sprake van een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO), een Basisselectiedocument (BSD) en een selectielijst. Het RIO omschrijft alle handelingen van een overheidsorganisatie en is de basis voor het Basisselectiedocument (BSD). Een BSD beschrijft alle archiefstukken van alle overheidsorganisaties die op dat beleidsterrein werkzaam zijn (geweest). Uit een BSD worden per zorgdrager vervolgens weer selectielijsten vastgesteld. 29 Voor het organogram van de CAS voor en na de herinrichting van het van het primaire proces, zie bijlage 3. 30 De gelden voor de convenant-uren zijn in ca. 1993 bij de departementen gekort en afgeroomd.

18

Eerst wordt een ontwerp van een selectielijst per beleidsterrein gemaakt. Het departement dat eindverantwoordelijk is voor een specifiek beleidsterrein is de primaire zorgdrager, andere departementen die ook betrokken zijn bij dit beleidsterrein lezen mee (secundaire zorgdrager). Dit wordt voorgelegd aan deskundigen van de zorgdrager (veelal een beleidsinhoudelijk deskundige en een archief- of informatiedeskundige) en een medewerker van het Nationaal Archief. Het NA laat zich vervolgens door een historicus adviseren over de selectielijst. Het bespreken van het ontwerp door de deskundigen, de NAmedewerker en de historicus gebeurt in een zgn. driehoeksoverleg. De betrokkenen moeten daarin overeenstemming bereiken over de waardering van de archieven op een bepaald beleidsterrein. De waardering bepaalt welke archieven vernietigd of bewaard kunnen worden.

In onderstaande figuur wordt het proces van archiefselectie vereenvoudigd weergegeven.

Het formele vaststellingstraject start met het verzoek aan de minister van OCW tot het vaststellen van de selectielijst. Het NA begeleidt het vaststellingstraject. Het ontwerp en de bijbehorende stukken (w.o. verslag driehoeksverslag, historisch maatschappelijke analyse) worden ter inzage gelegd bij de betrokken partijen en voor advies aan de Raad voor Cultuur gestuurd. Het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (ING) krijgt tijdens deze fase de tijd om een advies over de selectielijsten te geven aan de Algemeen Rijksarchivaris. Op basis van de ontwerp-selectielijsten, het driehoeksverslag, de historisch maatschappelijke analyse, het advies van het ING en het advies van de Raad van Cultuur besluiten de verantwoordelijke bewindspersoon en de minister van OCW tot vaststelling. Vervolgens wordt het besluit in de Staatscourant vermeld en is het vaststellingstraject afgerond.

De PIVOT-methode is momenteel nog steeds leidend bij het tot opstellen van selectielijsten. In het PWAA zijn wel enkele wijzigingen aangebracht in de selectieprocedure. Zo is de procedure tot het vaststellen van de selectielijsten verkort van 87 weken naar 24 weken door het introduceren van uiterste termijnen voor de verschillende fasen. Bovendien wordt met de PIVOT- methode sinds het PWAA op een andere manier gewerkt, namelijk volgens het adagium ‘goed is goed genoeg’. Het ministerie van OCW zal een nieuwe aanpak voor de selectie verder uitwerken. Deze nieuwe aanpak betreft actielijn 5 uit de nota Informatie op Orde31 en houdt onder meer in dat het NA al vroeg in de keten moet aangeven op welke beleidsterreinen/onderwerpen het documenten en archieven wil ontvangen, vanwege het belang als cultureel erfgoed. De aanpak zal naar alle waarschijnlijkheid eind 2007 gereed zijn. 31 Actielijn 5 wordt omschreven op blz. 30 van de nota Informatie op Orde.

19

20

3

Analyse

In deze analyse wordt de rol, die elk van de ketenpartners vervult in de keten, kritisch bezien en dan voornamelijk vanuit de relatie die de partner met de CAS heeft. Deze rollen worden in de verschillende paragrafen van dit hoofdstuk geanalyseerd. Vervolgens wordt de CAS als organisatie belicht. 3.1.1 De zorgdragers/departementen De departementen zijn volgens de Archiefwet verantwoordelijk voor het geordend, geselecteerd en gestructureerd aanleveren van hun archieven bij het Nationaal Archief. Dat betekent dat de departementen drie taken hebben: selecteren, schonen en structureren. Vrijwel alle departementen hebben deze taken (behalve het opstellen van de selectielijsten) al jaren voornamelijk aan de CAS overgelaten en hebben op dit moment niet meer veel capaciteit en kennis in huis om deze taken zelf te kunnen vervullen32. Bij reorganisaties is in de afgelopen jaren vooral op de afdelingen die zich bezig hielden met archief en informatievoorziening bezuinigd en is het aantal fte op deze afdelingen teruggebracht. Hiermee hangt samen dat de zorgdragers de verantwoordelijkheid voor hun archieven ook niet sterk meer voelen. Op het moment dat de archieven de deur uit zijn, meestal op weg naar Winschoten (naar de CAS) voelen zij zich veelal ook niet verantwoordelijk meer. De manier waarop de financiële relatie tussen de zorgdragers en de CAS momenteel is vormgegeven, zoals beschreven in paragraaf 2.3.3, zorgt niet voor een grote betrokkenheid van de departementen bij de bewerking van archieven of de dienstverlening van de CAS. De zorgdragers kunnen hun archieven bij de CAS ‘gratis’ laten bewerken. Veel zorgdragers maakten geen bewuste keuze welke archieven zij eerder bewerkt wilden hebben, maar stuurden een aantal archieven die ’in de weg staan’ naar Winschoten, ongeacht het belang van het archief voor de organisatie of als cultureel erfgoed. De inventarisatie van de achterstanden bij de zorgdragers die de afgelopen jaren in het kader van het project PWAA hebben plaatsgevonden hebben bij enkele departementen wel geleid tot een meer bewuste beslissing tot het laten bewerken van archieven bij de CAS. Binnen de departementen is er zowel op politiek als op ambtelijk niveau slechts incidenteel aandacht voor het archief en de informatiehuishouding. Bij een crisis, krijgt het betreffende archief en mogelijk meer algemeen het gebrek aan een goede archivering of informatiehuishouding even aandacht, maar die verslapt meestal weer snel. Hierdoor, door de beperktheid van het budget voor informatiehuishouding en archivering en door het terugbrengen van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar zijn de achterstanden ontstaan. Om de in het kader van het PWAA toegenomen belangstelling van de zorgdragers ook in de toekomst vast te houden zijn in de nota Informatie op Orde en het programmaplan Informatie op Orde actielijnen aangegeven.

32 De departementen hebben in het kader van het project PWAA wel afgesproken een gedeelte van de achterstanden zelf weg te werken. Een groot gedeelte van de zelf weg te werken achterstanden komt op het conto van Defensie, de andere departementen hebben hiervoor soms raamconvenanten afgesloten met marktpartijen.

21

Veel departementen ervaren de procedures rondom het vaststellen van de selectielijsten als bureaucratisch en tijdsintensief. Men vindt dat ze teveel gebaseerd zijn op het cultuurhistorische aspect van archivering en te weinig rekening houden met de kosten van archiefopslag. De gesprekspartners bij de departementen ondersteunen de huidige opvatting uit Informatie op Orde (uitgewerkt in Actielijn 5, nieuwe aanpak voor selectie) dat het NA al vroeg in de keten moet aangeven op welke beleidsterreinen/onderwerpen zij documenten en archieven wil ontvangen. 3.1.2 Het ministerie van BZK De coördinerende taak van BZK ten aanzien van de informatiehuishouding van de rijksoverheid is niet duidelijk omschreven in bijvoorbeeld de Archiefwet. De zorgdragers, waar de commissie mee gesproken heeft, geven aan dat BZK haar coördinerende rol op het gebied van de informatiehuishouding de afgelopen jaren niet stevig heeft neergezet. Zij zijn van mening dat BZK meer als aanjager had kunnen functioneren door de achterstanden op het archiefbeheer in kaart te brengen en te monitoren. Bij de gesprekspartners van de commissie bestaat waardering voor de nota Informatie op Orde en het Programma Informatie op Orde. De taak van het monitoren van de achterstanden, die tot de verantwoordelijkheid van BZK gerekend zou kunnen worden, is nu (voor de achterstanden van voor 1976) ondergebracht bij de PWAA. Volgens de zorgdragers heeft BZK het belang van de bedrijfsvoering in de archiefketen jarenlang niet sterk behartigd. De departementen zelf zien archivering voornamelijk als van belang voor het cultureel erfgoed, ook omdat de selectieprocedures vooral vanuit cultuurhistorisch perspectief zijn ingericht. Doordat de selectieprocedures veel tijd vergen is het bewerken en structureren van de archieven veelal uitgesteld, zodat informatie slecht toegankelijk is voor de medewerkers van de organisatie of de recht- en bewijszoekende burger. Het leidt er ook toe dat overmatig grote archieven voor een langere periode opgeslagen moeten worden. 3.1.3 Het ministerie van OCW De Archiefwet is een OCW-wet. OCW is verantwoordelijk voor het cultureel erfgoed van de rijksoverheid. Veel van de OCW-taken uit de Archiefwet worden verricht door het Nationaal Archief. OCW blijkt ook vooral geïnteresseerd in het cultureel erfgoed dat uit de archieven van de departementen voortkomt en wil niet sturen op de gehele archiefketen. OCW is daartoe ook niet in staat. Voor een zorgvuldige archiefvorming en –beheer heeft OCW BZK nodig. OCW en BZK hebben deze verantwoordelijkheid ook gezamenlijk opgepakt door de nota Informatie op Orde op te stellen en nu het programma Informatie op Orde gezamenlijk uit te voeren. 3.1.4. Het Nationaal Archief De belangen van de departementen en het NA lopen niet parallel. De departementen willen van hun archieven af met zo min mogelijk bewerking (en zo min mogelijk kosten en doorlooptijd). Het NA wil hoogwaardige geselecteerde en bewerkte archieven snel binnenkrijgen.

22

Het beeld dat de departementen en de CAS van het NA hebben, wordt nu vooral nog bepaald door veeleisend gedrag van het NA uit het verleden, maar ook door enkele soortgelijke voorbeelden uit het heden. Deze bevestigen dan weer het beeld van het NA als veeleisende organisatie en dit blijft de huidige relatie tussen de ketenpartners beïnvloeden. Nog steeds stelt het NA volgens de departementen en de CAS soms gedetailleerde, aanvullende eisen aan het werk van de CAS. Het NA probeert dit nu te voorkomen door met de CAS en de zorgdragers duidelijke afspraken aan het begin van het selectie- en bewerkingsproces te maken en deze vast te leggen in het door de CAS geïnitieerde archiefbewerkingsplan (ABP). Er zijn inmiddels ook globale afspraken33 gemaakt over de toegangen op archieven. Desondanks blijft het NA in de ogen van de departementen en de CAS een (te) hoge kwaliteitsstandaard hanteren. Daar is bij de CAS-medewerkers niet altijd begrip voor en de medewerkers van het NA hebben niet altijd begrip voor kleine fouten in het werk van de CAS. Kortom, aan een goede communicatie schort het soms. Daarbij spelen ook verschillen in cultuur en uitgangspunten van de beide organisatie en het opleidingsniveau van de medewerkers een rol. Het Nationaal Archief of eigenlijk de rijksarchivaris, heeft volgens enkele gesprekspartners van de commissie in het verleden de rol gekregen om de archiefketen te coördineren en processen te sturen. Ten tijde van het PIVOT-project heeft het NA de departementen intensief geadviseerd en geholpen bij de archivering. In de huidige praktijk houdt het NA zich, naast een actieve betrokkenheid bij de vaststelling van selectielijsten, vooral bezig met de inhoud en kwaliteit en niet zozeer met de doorlooptijd van processen. De PWAA vervult nu, op tijdelijke basis, deze rol van aanjager en coördinator. 3.2

De CAS

De CAS heeft een lastige positie in de archiefketen. De dienst verricht uitvoerend werk in opdracht van de departementen en levert een gedeelte van het resultaat van dit werk aan het Nationaal Archief. De CAS heeft zodoende te maken met twee zeer verschillende opdrachtgevers met zeer verschillende eisen. Hoewel de departementen verantwoordelijk blijven voor de archieven tot aan het moment dat deze bij het NA worden overgedragen, ervaart de CAS het als zijn verantwoordelijkheid deze archieven zorgvuldig, gestructureerd en in goede staat aan het NA te leveren en voelen de departementen slechts de verantwoordelijkheid om de archieven tijdig bij de CAS af te leveren. Doordat de CAS al jarenlang de taken op het gebied van selectie en bewerken van archieven voor de departementen verricht, is de capaciteit en expertise bij de meeste departementen voor een belangrijk deel verdwenen. Bij het goed en geordend aanleveren van archieven aan het NA hoort ook het toegankelijk maken van deze archieven voor het publiek. De problemen in de aansluiting tussen CAS en NA zitten, zoals hierboven al uiteengezet, in de extra eisen die het NA vanuit zijn perspectief aan de toegangen stelt.

33 Deze afspraken betreffen o.a. een uitleg van de eisen uit de ministeriele regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en er zijn drie kwaliteitsniveaus’s beschreven. Alle partijen moeten zich zonder aanvullende afspraken aan het standaardniveau houden. Deze afspraken zijn in april 2006 vastgesteld in het PSG-beraad.

23

Gezien zijn positie in de keten vallen de werkzaamheden van de CAS voornamelijk onder het gedeelte “bedrijfsvoering”: de aangeleverde archieven worden geselecteerd op: vernietigen, tijdelijk bewaren of bewaren “voor de eeuwigheid”. Globaal is ongeveer 15% van het aangeleverde materiaal bestemd voor het NA. In het kader van de Grote Efficiencyoperatie van 1993 zijn nogal wat hoog opgeleide medewerkers afgevloeid en werd de formatie gefixeerd op 110 fte. Dat plafond wordt nog steeds gehandhaafd; wel worden nu weer hbo-ers en academici aangetrokken, juist in verband met het gespecialiseerde werk van het maken van toegangen. De CAS heeft tot aan de oprichting van het PWAA nauwkeurig volgens de klassieke PIVOT-methodiek moeten werken en werkt nu, net zoals de PWAA, conform de nieuwe werkwijze: goed is goed genoeg. De meeste klanten zijn tevreden over de dienstverlening van en de samenwerking met de CAS. De CAS-medewerkers worden als bekwaam omschreven en zij werken zorgvuldig. De CAS levert kwalitatief hoogwaardig werk volgens de klanten van de CAS die de commissie gesproken heeft. Het Nationaal Archief is veelal tevreden met het selectiewerk van de CAS, maar is niet onverdeeld tevreden over sommige bewerkingsactiviteiten van de CAS. Anderzijds is het voor de CAS soms moeilijk om het NA als veeleisende afnemer tevreden te stellen. De commissie heeft de indruk dat dit deels te wijten is aan de niet-tijdige betrokkenheid van de NA waardoor de eisen niet op tijd bekend zijn bij degenen die de toegangen moeten maken. Het NA stelt in de ogen van veel departementen echter wel hoge eisen aan het te ontvangen materiaal. Het NA anderzijds, vindt dat de CAS in sommige gevallen onvoldoende kwaliteit in huis heeft om aan de – gerechtvaardigde- eisen te voldoen. 3.2.1 Relatie met BZK BZK is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en informatiehuishouding van de rijksoverheid en heeft als zodanig een coördinerende rol. Aangezien de CAS in hoofdzaak werkzaamheden verricht voor de zorgdragers, de departementen, valt het werk van de CAS onder de noemer “bedrijfsvoering”. Zie hiervoor paragraaf 3.2. De ophanging van de CAS aan het ministerie van BZK is dan ook een logische. De CAS voelt zich echter door BZK niet altijd gesteund en de afstand tussen BZK en de CAS is dan ook niet louter een geografische. Waarschijnlijk heeft dat te maken met de wijze waarop BZK zijn coördinerende rol ten aanzien van het aspect ‘archivering’ van de bedrijfsvoering jarenlang heeft opgevat. Hiervoor is al aangegeven dat een projectgroep zich buigt over de randvoorwaarden die de status van baten-lastendienst voor de CAS met zich meebrengt: BZK dient de rollen van eigenaar en opdrachtgever te scheiden en de financiële relatie die de CAS heeft met de departementen zal omgevormd worden, zodat de departementen de dienstverlening van de CAS niet ‘gratis’ meer krijgen, maar gaan betalen voor de opdrachten die zij aan de CAS geven. 3.2.2. Imago CAS De CAS heeft veelvuldig overleg met de ambtenaren van de verschillende departementen. De contacten die er zijn tussen de verantwoordelijken bij de departementen en de CAS gaan over de voortgang op specifieke projecten en archieven. De departementen zijn in het algemeen tevreden met de dienstverlening en communicatie door de CAS als uitvoeringsorganisatie voor archiefbewerking en opslag van archief. Toch heeft de CAS bij enkele pSG’s en

24

directeuren het imago van een stoffige, niet-efficiënte organisatie. Dat heeft wellicht te maken met het algemene beeld dat sommige PSG’s en directeuren hebben van archivering en archiefbewerking. De CAS heeft hinder ondervonden van deze negatieve beeldvorming bij de discussie over het wegwerken van de achterstanden van voor 1975. Het opzetten van een nieuwe projectorganisatie is gebeurd, in de verwachting dat deze PWAA-organisatie dynamischer, flexibel en sneller kan werken dan de CAS. Dat moet echter nog blijken. Veel gesprekspartners hebben aangegeven dat de CAS de taken van het monitoren van de achterstanden en het sturen op het wegwerken van de achterstanden niet kon uitvoeren, omdat zij hiervoor de positie niet had. Deze gesprekspartners kwalificeren de CAS als een adequate uitvoeringsorganisatie, maar geven aan dat hij geen belangrijke positie heeft en deze voor zichzelf ook niet kan creëren in de huidige bestuurlijke verhoudingen. Zowel de CAS als het NA lijden onder de beeldvorming die bij andere partners in de keten omtrent deze organisaties bestaat. 3.2.3 De CAS op de markt De CAS werkt zorgvuldig en heeft veel ervaring met het structureren en bewerken van archieven van de rijksoverheid. Omdat de CAS op dat gebied een voorsprong heeft op marktpartijen, zou de CAS volgens veel gesprekspartners van de commissie, bij opheffing van het systeem van vaste trekkingsrechten, kunnen concurreren met marktpartijen. Voor aanvullende opdrachten van de departementen concurreert de CAS ook al met de markt. Daarbij kiezen veel departementen voor de CAS, juist vanwege de expertise van de dienst en de ervaring met de betreffende overheidsorganisatie. Zij hebben een goed contact met de CAS en kunnen er dus op vertrouwen dat deze voldoende kwaliteit levert. Het inschakelen van een nieuwe marktpartij vergt vaak extra aansturing en het verschaffen van extra informatie aan de nieuwe opdrachtnemer. Het feit dat veel gesprekspartners op dit moment een voorkeur hebben voor de CAS boven de marktorganisaties betekent echter niet dat alle departementen straks, wanneer het systeem van convenant-uren wordt beëindigd, automatisch alleen gebruik zullen maken van de CAS voor de benodigde dienstverlening. De CAS zal zijn voorsprong moeten consolideren in een situatie waarin hij betaalde opdrachten van de departementen moet binnenhalen. 3.3

De Raad voor Cultuur en de Erfgoedinspectie

De adviezen van de Raad voor Cultuur (RvC) bij de selectielijsten worden lang niet altijd opgevolgd. Veel departementen laten zich niet veel gelegen liggen aan het advies van de Raad en vragen zich zelfs af waarom deze tijdrovende advisering noodzakelijk is. Na de invoering van het PWAA is de Raad meer op hoofdlijnen gaan adviseren. Een aantal departementen geeft desondanks aan dat de advisering overbodig is. De erfgoedinspectie houdt toezicht op het naleven van de Archiefwet. Hoewel de Inspectie goed onderbouwde, kritische rapporten schrijft, worden de adviezen en aanbevelingen van de Inspectie vooralsnog niet zorgvuldig opgepakt. Opmerkelijk is, dat de inspectie (vooralsnog) geen toezicht houdt op het Nationaal Archief, toch een belangrijk onderdeel van de archiefketen. 3.4

De PWAA

De PWAA is in 2005 opgericht door het pSG-beraad. Men was van mening dat een nieuwe projectorganisatie nodig was, die doortastend en effectief de achterstanden weg zou kunnen werken. Het is de commissie opgevallen dat de CAS niet is opgedragen extra capaciteit in te

25

zetten om de achterstanden in archiefbewerking weg te werken, maar dat hiervoor een nieuwe, tijdelijke, organisatie is opgezet. Er had ook voor gekozen kunnen worden het formatieplafond van de CAS op te heffen en meer bewerkingscapaciteit bij deze instelling te creëren. De indruk bestond dat de CAS onvoldoende doorzettingsmacht zou hebben voor de taken van het monitoren en het doorvoeren van innovaties. Bovendien zou de CAS gezien zijn imago en positie in de archiefketen, niet in staat zijn de procedures met betrekking tot het vaststellen van de selectielijsten te versnellen. De samenwerking tussen de CAS en de PWAA is goed, d.w.z. er zijn op zakelijke wijze afspraken gemaakt en de CAS heeft de PWAA in de aanloopperiode geholpen met kennis en kunde. De PWAA is in 2006 gestart met de bewerking en het versnellen van de processen rondom de selectielijsten. De PWAA heeft verschillende moeilijkheden bij de opstart gekend. Zo werden de archieven bijvoorbeeld niet tijdig aangeleverd door de departementen en hadden de medewerkers van de PWAA daardoor onvoldoende werk. Ook werkte de ICTinfrastructuur niet tijdig. De departementen hebben vooralsnog geen door de PWAA bewerkte archieven overgedragen aan het NA. Er is dus ook nog weinig te zeggen over de kwaliteit van het werk van de PWAA. Wel is de commissie in de gesprekken duidelijk geworden dat de departementen tevreden zijn over de contacten met de PWAA. Enkele departementen geven aan dat zij de PWAA-medewerkers wel meer moeten begeleiden informeren en introduceren, maar dit wordt in de meeste gevallen vanzelfsprekend gevonden. Men is goed te spreken over de werkwijze van de PWAA. 3.5

Organisatievorm en ophanging

De Commissie heeft de vraag meegekregen hoe de organisatorische ophanging van de CAS het beste vorm gegeven kan worden. Deze vraag kan onderverdeeld worden in twee delen. De eerste vraag luidt, welke organisatievorm de CAS het beste past, de volgende hoe de CAS in deze organisatievorm het beste in de keten geplaatst kan worden en onder verantwoordelijkheid van welk departement de CAS moet vallen. Voor de eerste vraag zijn drie organisatievormen denkbaar: • de huidige organisatievorm (baten-lastendienst) • verdere verzelfstandiging tot ZBO • privatisering In de huidige organisatievorm is de minister (van BZK) volledig verantwoordelijk voor de baten-lastendienst CAS. Bij een verzelfstandiging tot ZBO bepaalt de instellingswet de inhoud van de – beperktere - ministeriële verantwoordelijkheid. In het geval van privatisering verdwijnt de ministeriele verantwoordelijkheid volledig. Een verdere verzelfstandiging van de CAS naar een ZBO is niet noodzakelijk om de autonomie van de CAS op het punt van de bedrijfsvoering verder te vergroten. Het formatieplafond is een randvoorwaarde die de huidige eigenaar BZK stelt, het alleen mogen werken voor departementen is in het Koninklijk Besluit over de instelling van het agentschap van de CAS destijds vastgelegd als gevolg van een te strikte interpretatie van de aanwijzingen in het kader van 'Markt en overheid'. De tweede vraag is hoe de CAS het beste in de keten geplaatst kan worden en onder verantwoordelijkheid van welk departement de CAS moet vallen. Vrijwel alle taken die de CAS verricht; het selecteren, bewerken, schonen, materieel verzorgen, opslaan en beheren betreffen taken in het kader van de bedrijfsvoering. Ook het in

26

toegankelijke staat brengen behoort tot de verantwoordelijkheid van de departementen en wordt tot de informatiehuishouding gerekend. Voor een klein gedeelte maakt de CAS in opdracht van het Nationaal Archief gespecialiseerde toegangen ten behoeve van de beschikbaarstelling van het archiefmateriaal aan het publiek. Dat betekent dat het overgrote deel van de activiteiten die de CAS verricht, gericht zijn op de bedrijfsvoering. Het ministerie van BZK is (coördinerend) verantwoordelijk voor de bedrijfvoering en informatiehuishouding bij de rijksoverheid. 3.6

Digitalisering

In de gesprekken die de commissie heeft gevoerd kwam regelmatig de zorg om de archivering in de toekomst naar voren, wanneer het papieren archief geheel of gedeeltelijk vervangen zal zijn door digitale documenten. Het probleem is dan niet meer zozeer de opslag, maar des te meer het toegankelijk maken van digitale archieven. Volgens sommigen wordt dat probleem overschat, omdat er immers goede zoekfuncties zijn en waar die er niet zijn zouden die ontwikkeld kunnen worden. Anderen echter wijzen erop dat er wel degelijk volgens vaste systemen moet worden opgeslagen. Deze systemen zijn er nu nauwelijks; in elk geval zal lang niet elke medewerker zich ervan bewust zijn dat de documenten die worden aangemaakt ook in een archief teruggevonden moeten kunnen worden. Hoewel deze problematiek niet tot de taakopdracht van de commissie behoort, wil zij erop wijzen dat het zaak is zo snel mogelijk met een adequate planning van de archivering in de digitale omgeving vorm te geven. Het is anders niet denkbeeldig dat er over een aantal jaren een nog veel groter archiefprobleem is ontstaan dan thans het geval is. De term “digitalisering” wordt ook gebruikt voor een ander proces, te weten het digitaliseren van papieren documenten. De CAS rekent dit wel tot zijn taak, de hierboven beschreven vorm van digitale archivering nog niet.

27

28

4.

Conclusie en aanbevelingen

4.1

Conclusies

4.1.1 Het ontstaan van achterstanden Doordat het een wet van OCW is, heeft de Archiefwet zeer sterk de signatuur van een erfgoedwet. OCW en BZK zijn echter gezamenlijk verantwoordelijk voor het goed functioneren van de keten, elk vanuit de eigen invalshoek. Het ministerie van BZK heeft een coördinerende rol ten aanzien van de informatievoorziening en de bedrijfsvoering van de rijksoverheid. Daaronder valt de zorg voor de archivering. OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de erfgoedaspecten. BZK en OCW hebben in de praktijk weinig aandacht voor elkaars rollen. BZK heeft, in de perceptie van de gesprekspartners in het verleden ook weinig aandacht voor zijn eigen rol gehad. Ook bij de zorgdragers zijn de aandacht en belangstelling voor de archieven in het algemeen niet groot. De huidige achterstanden zijn mede hierdoor ontstaan. De omvang van de achterstanden werd in 1995, als gevolg van de verkorting van de termijnen, zo groot dat speciale maatregelen werden getroffen. In 2004 bleek dat desondanks de achterstanden niet op de afgesproken tijd weggewerkt zouden zijn. Politieke aandacht hiervoor leidde tot de inrichting door het pSG-beraad van het Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) en de oprichting van de projectorganisatie met dezelfde naam. De normen voor selectie en toegankelijk maken werden vereenvoudigd (“goed is goed genoeg”), er werden prioriteiten gesteld voor de bewerking van bepaalde archieven. De PWAA beschikt ook over bewerkingscapaciteit (waarvoor nogal wat fte’s kunnen worden aangetrokken) en doet daarmee hetzelfde als de CAS. Enerzijds is de PWAA daarmee als het ware ‘in het voordeel’ omdat men niet te maken heeft met de historisch gegroeide wijze van werken, anderzijds heeft de organisatie het nadeel dat nieuwe medewerkers moeten worden opgeleid. Deze noodgreep van de instelling van een afzonderlijke projectorganisatie is als incidentele oplossing begrijpelijk, maar moet niet als structurele situatie blijven bestaan. Bovendien lijkt het voor de in kwalitatief opzicht goed bekend staande CAS een zekere depreciatie. Gebonden aan een formatieplafond, aan afgesproken (opgelegde) procedures voor selectie en bewerking en aan het bewerken zonder mogelijkheid van prioritering, was men ook niet in staat om sneller te werken. Bovendien is door de ‘gratis’ trekkingsrechten voor de zorgdragers geen optimale prikkel aanwezig om eisen te stellen aan de CAS. De commissie betwijfelt of de CAS, ook als hij een nieuwe, dynamische organisatie was geweest, met deze randvoorwaarden sneller en efficiënter had kunnen werken. 4.1.2 Van informatievoorziening en bedrijfsvoering naar erfgoed In de loop van de archiefketen veranderen de doelen van het archiveren: van informatievoorziening en bedrijfsvoering naar cultureel erfgoed. De CAS is gepositioneerd aan het einde van de bedrijfsvoering en verzorgt de overgang naar cultureel erfgoed. Daarmee voert de CAS de taak uit die aan de departementen, de zorgdragers, is opgedragen: het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren, alsmede zorgdragen voor vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De Archiefwet is een wet van het ministerie van OCW, waarmee ‘archief’ al snel wordt gezien als erfgoed, terwijl dat aspect in wezen slechts een heel klein deel van het overheidsarchief betreft.

29

4.1.3 Positionering van de CAS De positionering van de CAS, als sluitstuk van het aspect ‘bedrijfsvoering’ in de archiefketen, binnen het ministerie van BZK is een logische. Het feit dat misschien het maken van toegangen volgens extra eisen van het Nationaal Archief gerekend kan worden tot het aspect ‘erfgoed’, maakt dat niet anders. Doordat de departementen al meer dan twee decennia hun archieven voor selectie en bewerking hebben kunnen overdragen aan de CAS, beschikken zij veelal niet meer in voldoende mate over de vereiste expertise en capaciteit voor deze taak. Hiermee is de CAS een structurele schakel in de archiefketen geworden. De samenwerking met de andere partners in de archiefketen is overwegend goed. De zorgdragers zijn over het algemeen tevreden. Problemen in de samenwerking met het Nationaal Archief ontstaan met name omtrent de gespecialiseerde toegangen die de CAS maakt voor het NA. Deze problemen kunnen opgelost worden door: • Duidelijkere afspraken over de op te leveren resultaten, d.w.z. de eisen die het NA stelt aan de gespecialiseerde toegangen (optie1) dan wel door • het maken van de gespecialiseerde toegangen wordt in de toekomst verzorgd door het NA i.p.v. door de CAS (optie 2). Met het huidige beleid waarbij een kwaliteitsstandaard voor de toegankelijkheid wordt afgesproken, is een eerste stap gezet om duidelijkheid te creëren m.b.t. de resultaten van het werk van de CAS. Indien het NA een verdere verdieping wenst bovenop de standaardtoegangen, zal het NA hierover met de CAS aanvullende afspraken kunnen maken. Deze afspraken dienen per project vastgelegd en bewaakt te worden. De kosten van de door het NA gewenste aanvullingen op de standaardtoegang komen dan voor rekening van het NA. Voor zover de middelen hiervoor thans aan de CAS zijn toebedeeld, zou daarin een herschikking moeten plaatsvinden. Een andere optie is, dat het maken van de door het NA noodzakelijk geachte gespecialiseerde toegangen door het NA zelf gebeurt. Dat betekent dat de CAS de standaardtoegang levert en dat het NA de extra aanvullingen die zij daarop wenst, zelf tot stand brengt. De commissie is van mening dat met het maken van duidelijker afspraken bovenop de al bestaande afspraken over de toegangen op archieven de samenwerking tussen de CAS en het NA zou moeten verbeteren. Sommige gesprekspartners wijzen erop dat al jarenlang wordt gewerkt aan een verbetering van deze samenwerking, maar dat dat kennelijk onvoldoende resultaat heeft. Hoewel de commissie van oordeel is dat door veranderingen in de organisatorische verhoudingen een gebrek aan samenwerking meestal niet wordt opgelost, acht zij het zinvol dat in elk geval de wenselijkheid van de optie van het maken van gespecialiseerde toegangen door het NA zelf nader wordt onderzocht. Met de oprichting van de projectorganisatie PWAA is de belangstelling voor de archieven weer (tijdelijk) levend geworden. De PWAA presenteert zich als een dynamische organisatie die op een rationele en efficiënte wijze de archieven gaat aanpakken. Of daarmee qua snelheid en effectiviteit een significant beter resultaat wordt bereikt dan met de CAS, is nog niet zeker. Ook de CAS heeft tijd nodig om zich de nieuwe, eenvoudiger, werkwijze eigen te maken en hem moet deze tijd ook gegund worden. Voor de langere termijn lijkt het bestaan van een afzonderlijke projectorganisatie PWAA naast de CAS niet gerechtvaardigd.

30

Het imago van de CAS is, wellicht doordat men geen vernieuwing of modernisering heeft doorgevoerd (of kunnen doorvoeren), weinig dynamisch. De CAS heeft de opgave om hier iets aan te doen. Het is een optische kwestie, maar ook de naam “Centrale Archief Selectiedienst” draagt niet bij aan een beeld van deze tijd. 4.1.4 Noodzakelijke wijzigingen voor de CAS Voordat de vraag naar noodzakelijke wijzigingen bij de CAS kan worden beantwoord, dient nagegaan te worden aan welke voorwaarden de CAS moet voldoen. In de eerste plaats moet kwalitatief hoogstaand werk geleverd worden op het gebied van bewerking, selectie en toegankelijk maken van archieven. Bij het uitoefenen van die taak moet ingespeeld kunnen worden op de vraag, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. De CAS biedt nu al andere diensten aan dan alleen deze kerntaak, te weten: opslag en beheer van zowel (semi-)statische als dynamische archieven en bijvoorbeeld digitalisering van papieren documenten. Dit is in de loop van de tijd zo gegroeid. Als de CAS ook de mogelijkheid wordt geboden een breed scala van diensten aan te bieden en daar voor wat betreft zijn personeelsbestand flexibel mee kan omgaan, kan hij een moderne, dynamische organisatie worden. De CAS zou, in samenwerking met de zorgdragers en het NA, zich ook kunnen bezighouden met preselectie en prioritering en eventueel advisering omtrent archivering. Indien de CAS voldoet aan alle voorwaarden die verbonden zijn aan een baten-lastendienst, zijn er geen beletselen om aan het bovenstaande te voldoen. Voorwaarde is wel dat het formatieplafond wordt losgelaten. Dit plafond is geen voorwaarde die volgt uit de huidige organisatievorm, maar het gevolg van een organisatorische beslissing van meer dan tien jaar geleden. Ook in een tijd waarin gestreefd wordt naar vermindering van het aantal ambtenaren moet echter de realiteit onder ogen worden gezien: als voor deze uitvoeringstaak capaciteit nodig is, moet die – eventueel op tijdelijke basis - aangetrokken kunnen worden. De departementen beschikken op dit moment over een aantal convenant-uren bij de CAS, in de wandeling ook wel als ‘trekkingsrechten’ aangeduid. Het is in hun belang dat die uren zo effectief mogelijk worden besteed en toch lijkt het erop dat veel zorgdragers allang tevreden zijn als zij weer een deel van hun archief ter bewerking aan de CAS kunnen overdragen. Wanneer men echter voor de bewerking moet gaan betalen, zal de prikkel om de CAS te dwingen tot efficiency misschien groter zijn, omdat de departementen een opdracht dan eerder onder concurrentie zullen plaatsen dan onder het huidige systeem. Ook zal er dan druk zijn om de relatie met het Nationaal Archief te verzakelijken: als niet tijdig bekend is welke eisen aan de toegangen worden gesteld, kan het NA later niet komen met aanvullende wensen. De CAS moet dan leren “nee” te verkopen. De commissie is – kortom - van mening dat de al in gang gezette voorbereidende activiteiten om de financieringsstructuur van de CAS te wijzigen, krachtig moeten worden doorgezet. Tot nu toe verricht de CAS zijn diensten alleen ten behoeve van de departementen. Naar alle waarschijnlijkheid is daar de komende jaren nog een grote werkvoorraad over de periode 1976-2006, die in opdracht aan de CAS gegund zou kunnen worden. Daarnaast bestaan er goede redenen om de CAS ook te laten werken voor ZBO’s34, en wellicht ook voor andere overheidsorganisaties, zoals gemeenten en provincies. Wel zou uitbreiding naar gemeenten en

34 Door een te strikte interpretatie van de Aanwijzingen inzake verrichten marktactiviteiten door organisaties binnen de rijksdienst (nr. 98M004561) uit 1998 is deze beperking aangebracht

31

provincies onder andere (markt-) voorwaarden moeten gebeuren en dus extra eisen stellen aan het relatiemanagement van de CAS. 4.1.5 Andere opties Aan de commissie is gevraagd andere organisatorische opties voor de CAS te onderzoeken. De commissie heeft in dat kader gekeken naar het verder extern verzelfstandigen van de CAS tot ZBO of het volledig privatiseren van de CAS. Externe verzelfstandiging tot ZBO Momenteel is de CAS een baten-lastendienst. Uit deze organisatievorm vloeien geen beperkingen voor de bedrijfsvoering voort die er niet zouden zijn, wanneer voor de ZBOvorm zou worden gekozen. Zo kan het formatieplafond ook nu al worden losgelaten. Evenmin ziet de commissie redenen waarom het voor het functioneren van de CAS van belang zou kunnen zijn de ministeriële verantwoordelijkheid te beperken en vervolgens een wettelijk toezichts- en sturingsinstrumentarium op te stellen. Het kiezen voor een dergelijke beperking van de ministeriële verantwoordelijkheid is overigens in laatste instantie een politieke beslissing, waar de commissie niet in wil treden. Privatisering De commissie is gevraagd ook een volledige privatisering van de CAS in de overwegingen te betrekken. Hierboven is al aangegeven dat de commissie van mening is dat de zorg voor de overheidsarchieven bij uitstek een verantwoordelijkheid is van de overheid. Gezien het vertrouwelijke en politieke karakter van sommige overheidsarchieven is het laten bewerken door de CAS de voor de hand liggende oplossing voor de bewerking van die archieven. Toch zouden ook de politiek gevoelige en vertrouwelijke archieven bewerkt kunnen worden door een geprivatiseerde CAS of door een ander bedrijf, indien aan een aantal waarborgen en aanvullende afspraken wordt voldaan. Zo dient dit bedrijf de geheimhouding voldoende te kunnen garanderen en moet het voldoende gescreende medewerkers in dienst hebben35. In de huidige praktijk maken de departementen incidenteel ook gebruik van de diensten van bedrijven voor de archiefbewerking of voor opslag en beheer van archieven. Een argument ten gunste van privatisering betreft het efficiënter opereren van een organisatie. Deze efficiencyverbetering kan echter ook bereikt worden door de CAS te moderniseren en te laten concurreren op de markt. Daarom ondersteunt de commissie de overgang van een convenantenstelsel met trekkingsrechten naar reguliere contracten op basis van een gedegen kostprijsberekening. Deze gewijzigde financiering leidt tot een meer bewuste keuze van de departementen voor een archiefbewerkingsorganisatie. De CAS moet dan meer onder concurrentie-omstandigheden opereren en dat prikkelt tot een verhoogde efficiency. In de discussie kan, net als bij de externe verzelfstandiging tot een ZBO, het argument meespelen dat een volledige privatisering met zich meebrengt dat het aantal ambtenaren dat onder BZK valt met 110 fte wordt verminderd. Voor de diensten van een geprivatiseerde CAS moet echter wel degelijk worden betaald. Dit alles afwegende ziet de commissie geen doorslaggevende redenen om te kiezen voor een privatisering van de CAS. Uiteraard is ook dit in laatste instantie een politieke beslissing.

35

In het rapport ‘Uitbesteding van archiefwettelijke werkzaamheden ‘ van prof. Mr. I.E.C. van der Vlies wordt nader aangeduid welke

waarborgen en aanvullende afspraken nodig zijn indien vertrouwelijke overheidsarchieven worden bewerkt door archiefbewerkingsbedrijven.

32

4.1.6 Selectie De commissie heeft er kennis van genomen dat met de oprichting van het project PWAA de procedure voor het opstellen van selectielijsten speciale aandacht heeft gekregen en naar aanleiding van Informatie op Orde ook nog verder gaat krijgen. Het Nationaal Archief zal eerder in de procedure worden betrokken opdat tijdig duidelijk wordt welke archieven van bijzonder belang zijn en daarom zo snel mogelijk moeten worden overgebracht naar het NA. De commissie wil erop wijzen dat dit daarom van groot belang is. Als deze procedure goed verloopt, zal dat een gunstige invloed hebben op de kwaliteit van de schakel CAS-NA. 4.2

Aanbevelingen

4.2.1 De Archiefwet en de positie van BZK en OCW 1. De Archiefwet heeft, doordat het een wet is van OCW, te veel de signatuur van een erfgoedwet. Bovendien leidt deze signatuur tot een te terughoudende attitude van andere overheidsorganisaties. Bij een wijziging van deze wet ware te overwegen naast het kiezen van een andere naam (bv. Informatiewet), de verantwoordelijkheden van in de eerste plaats het ministerie van BZK, maar ook van de zorgdragers zwaarder aan te zetten. OCW en BZK zullen gezamenlijk de Archiefwet onder de loep moeten nemen. 2. OCW en BZK zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het goed functioneren van de archiefketen, zij het dat de verantwoordelijkheid van BZK specifiek ligt op het gedeelte dat gerekend wordt tot de overheidsinformatievoorziening en van OCW op het erfgoed. Het vormen van archieven is een keten waarin de doelen langzamerhand verschuiven; de schakels van de keten grijpen in elkaar en onvolkomenheden in één fase kunnen leiden tot onherstelbare lacunes in een volgende. BZK en OCW kunnen zich daarom niet terugtrekken op louter het eigen terrein. De bij het opstellen van de nota Informatie op orde en bij het programma Informatie op Orde gerealiseerde samenwerking dient te worden gecontinueerd en uitgebouwd, ook op het operationele vlak. 3. De onder OCW vallende Erfgoedinspectie (sector archieven) houdt, ondanks het feit dat zij onderdeel is van de ‘Erfgoed’Inspectie, toezicht op de gehele keten. De commissie ondersteunt de Erfgoedinspectie in haar brede blik op de archiefketen. Ook het Nationaal Archief zou onder het toezicht van de Inspectie moeten vallen. De Erfgoedinspectie is straks de externe controleur van de organisaties in de keten, de interne controle bij de zorgdragers wordt gestalte gegeven door de auditdienst (zie punt 5). 4. Ook zonder wijziging van de wet dient BZK zijn coördinerende rol steviger neer te zetten. Bij het tot stand komen van de nota en het programma Informatie op Orde is daarmee al een begin gemaakt. BZK dient zijn verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij de CAS duidelijker, intensiever en op positieve wijze gestalte te geven. 5. Vanwege het belang van een goede en tijdige uitvoering van de archieftaak moeten de auditdiensten hun controlerende activiteiten ook op dit onderwerp richten, zoals ook al in de nota Informatie op orde is voorgesteld. De auditdiensten dienen de interne controle op de archieven bij de zorgdragers zelf in te vullen.

33

4.2.2 De selectie- en bewerkingsprocedure 1. De selectieprocedure neemt te veel tijd in beslag. Sedert de inrichting van het project PWAA wordt gewerkt aan het verkorten van de procedure voor het vaststellen van selectielijsten, een actievere betrokkenheid van het Nationaal Archief en scherpere prioriteitstelling ten aanzien van de bewerking van de archieven. Deze aandacht moet niet slechts van korte duur zijn en moet uiteindelijk resulteren in een efficiënte procedure waarmee ook de CAS resultaten kan behalen. 2. Het voornemen van het Nationaal Archief om al vroeg in het selectieproces op basis van een historisch maatschappelijke analyse aan de zorgdragers aan te geven welke archieven zonder meer van belang zijn voor het cultureel erfgoed, verdient ondersteuning. 3. Het Nationaal Archief moet tijdig en actief laten weten welke eisen aan de toegangen tot welke archieven worden gesteld. 4.2.3 De organisatorische vormgeving van de CAS 1. Het werk van de CAS moet in de eerste plaats gezien worden als het sluitstuk van het element ‘bedrijfsvoering’ in de archiefketen. Gezien de coördinerende verantwoordelijkheid van het ministerie van BZK voor de bedrijfsvoering en de informatiehuishouding van de overheid is handhaving van de CAS onder de verantwoordelijkheid van BZK logisch. 2. De positionering van de CAS als volwaardige baten-lastendienst, die voldoet aan de eisen die daaraan gesteld worden, verdient de voorkeur. Er zijn geen doorslaggevende redenen om de CAS extern te verzelfstandigen tot ZBO of om de CAS te privatiseren. 3. De CAS moet flexibeler kunnen inspelen op de vraag van de ‘overheidsmarkt’, zowel betreffende de soorten aan te bieden diensten als in de breedte van de overheid (in de eerste plaats moet ook voor ZBO’s gewerkt kunnen worden, maar wellicht ook voor andere overheden). 4. Het formatieplafond van 110 fte moet worden losgelaten; de CAS moet de mogelijkheid hebben flexibel met zijn personeelsbestand om te gaan. 5. De CAS dient te werken aan verdere dynamisering en verzakelijking opdat hij concurrerend kan werken ten opzichte van private marktpartijen. Het leveren van extra kwaliteit is de opdracht, die de CAS aan zichzelf moet blijven stellen. 6. De CAS moet werken aan verbetering van zijn imago; flexibiliteit, dynamisering en het werken met de nieuwe PWAA-normen kan daarbij helpen. Verandering van de naam is te overwegen, bijvoorbeeld "Het Nederlands Archiefcentrum (NAC)".

34

4.2.4 De relatie tussen de CAS en de andere partners in de keten 1. Indien een departement of een andere zorgdrager archieven wil laten selecteren en bewerken door de CAS of andere diensten door de CAS wil laten verrichten, dienen daarvoor convenanten te worden gesloten waarin ook de financiële aspecten worden geregeld. De commissie ondersteunt de ingezette wijziging van de financiering van de dienstverlening van de CAS. Er moet geen sprake meer zijn van ‘trekkingsrechten’, maar van een normale financiële sturingsrelatie. 2. Er dient een nauwe samenwerking te zijn tussen de zorgdragers en de CAS in de gevallen waarin wordt besloten de selectie en bewerking van de archieven door de CAS te laten verrichten. 3. Investeren in samenwerking tussen CAS en NA is een noodzaak. Indien de CAS de gespecialiseerde toegangen tot stand brengt, moet vanaf de start van de bewerking duidelijk zijn aan welke eisen de toegangen moeten voldoen. Indien het NA extra eisen stelt aan gespecialiseerde toegangen, dient daarvoor een afzonderlijk convenant te worden gesloten, waarin ook de financiële aspecten worden geregeld. Op korte termijn dient ook de concrete optie te worden bezien dat het NA de gespecialiseerde toegangen zelf tot stand gaat brengen. Ook dan is het nog steeds noodzakelijk dat er duidelijke afspraken zijn tussen de CAS en het NA over het resultaat van de werkzaamheden van de CAS. Op basis van het onderzoek naar de voor- en nadelen van beide opties moet snel een keuze te worden gemaakt. 4. In de archiefketen spelen beelden die de partners van elkaar hebben een grote rol. Deze beelden zijn veelal gebaseerd op ervaringen uit het verleden en niet op de huidige praktijk, maar zijn desondanks hardnekkig. Deze beelden kunnen een optimale samenwerking in de weg staan en kunnen alleen weggenomen worden door een meer intensieve communicatie tussen de ketenpartners. 4.2.5 De PWAA en de verhouding tussen PWAA en CAS 1. Het project PWAA is als tijdelijk project neergezet en de projectorganisatie PWAA dient dan ook op het afgesproken moment beëindigd te worden. Er moet naar gestreefd worden de CAS zo snel mogelijk in staat te stellen de werkzaamheden van de PWAA over te nemen, waarbij de CAS ook de gelegenheid krijgt een flexibele en dynamische organisatie te worden. 2. Het project PWAA voorziet in een monitor van de gehele archiefketen. Dit aspect moet behouden blijven, bij voorkeur als aparte entiteit binnen het ministerie van BZK, met betrokkenheid van het pSG-beraad. 4.2.6 Digitalisering In het algemeen wordt aanbevolen de aandacht voor de archiefketen zo veel mogelijk levend te houden; dit is des te meer van belang in het zicht van het digitale tijdperk. Hoewel het niet tot de taakopdracht van de commissie behoort, wil zij uitdrukkelijk signaleren, dat er voor de toekomst de uitdaging ligt te voorkomen, dat ten aanzien van de digitale archivering soortgelijke problemen ontstaan als nu met de papieren archieven het geval is.

35

Beleidsmedewerkers en managers binnen de departementen moeten zelf verantwoordelijk gehouden worden voor hun toekomstige digitale documentenbeheer, maar moeten hierin goed ondersteund worden door een voldoende toegeruste informatie- en archiefafdeling. Deze afdeling moet de verschillende directies en afdelingen ook controleren op het werken met het digitale documentmanagementsysteem. BZK, OCW, en PSG-beraad dienen zich op de coördinerende en stimulerende taak ten aanzien van digitale archieven te beraden en moeten snel tot conclusies komen over de taakverdeling daarbij.

36

Bijlage 1: Literatuurlijst M.b.t. opdracht onderzoek CAS en archiefketen • Brief OCW/DCE aan dhr. Postma (DCE/06/30696). Onderwerp: Onderzoeksvraag positionering CAS. Incl. bijlage 1: beschrijving van de huidige archiefketen en bijlage 2: Informatie op orde. • Verslag opdrachtgesprek 14 september 2006 met DGCM, DGMOS, Postma, Sorgdrager. M.b.t. de CAS • Projectconvenant CAS – BZK m.b.t. de bewerking van de commissies uit het archiefbestand van het directoraat-generaal Management en Personeelsbeleid 19501995, projectnummer 2001.013. • een memo n.a.v. de takenanalyse bij de CAS • een Brief van de stas BZK over agentschap CAS • een memo over de herpositionering van de CAS • een memo over een nieuw sturingsmodel voor de CAS • een raamconvenant BZK-CAS • Het rapport Evaluatieonderzoek agentschapstatus CAS van Berenschot, 18 juli 2001. • een memo met een reactie op het rapport Berenschot • Jaarstukken CAS 2005, 27 januari 2006. • Besluit agentschap CAS van 12-12-1996, staatsblad 1997 (7) • Brief BZK van 10 mei 1996 aan TK over de instelling van het agentschap CAS. • Statuten CAS. Advies nr. 440, d.d. 21 juni 1995 (RCB/II-95-244) inzake de eventuele samenvoeging/samenwerking Centrale Archief Selectiedienst en Rijksarchiefdienst, Raad voor het Cultuurbeheer. • Advies Curatorium over de toekomst van de centrale Archiefselectiedienst/het interdepartementaal tekstverwekingscentrum Winschoten (CAS/ITW), 16 november 1994. • Advies nr. 440, d.d. 21 juni 1995 (RCB/II-95-244) inzake de eventuele samenvoeging/samenwerking Centrale Archief Selectiedienst en Rijksarchiefdienst, Raad voor het Cultuurbeheer. • Stakeholdersonderzoek 2006 DGMOS/CAS Cultuurprogramma Leo, 11 april 2006, Ministerie van BZK. • Strategisch Bedrijfsplan Centrale Archief Selectiedienst, 25 maart 2002. • Rapportage in het kader van het onderzoek naar de strategische (her)positionering van de CAS, KB en Partners, 30 mei 2001. • Handboek administratieve organisatie, versie 20-12-2001. • Informatiebeveiligingsplan Centrale Archief Selectiedienst, 1 november 2004. • Concept-Archiefbewerkingsplan, versie 14 oktober 2004. • Rijksbegroting BZK 2005, MvT B4. De artikelen. TK-nummer, 29800 hoofdstuk VII, nr. 2. • Jaarplan CAS 2005, februari 2005. • Memo van de CAS aan het Kernteam Archiefbeheer over rijksbrede bestandsopname, 2 juni 2006. • Rapport Berenschot Benchmark Overhead ZBO’s en agentschappen (Centrale Archief Selectiedienst), juni 2004. • Rapport Berenschot Interim Management over Bewerkingstijd Archief Centrale Archief Selectie Dienst, 9 juli 2002. • Organisatiebesluit reorganisatie CAS afdeling archiefbewerking, 13 juli 2006.

37

M.b.t. de PWAA • Brief OCW van 8 juli 2005 (DCE/05/23620), Selectie van archieven, Onderwerp: aankondiging aanpak wegwerken achterstanden. • Interdepartementaal Plan van Aanpak Wegwerken achterstanden overdracht archieven t/m 1975. Definitieve versie bij brief OCW/DCE/05/23620 aan TK, 6 juli 2005, Onderwerp: omschrijving werkwijze en samenwerking m.b.t. wegwerken archiefachterstanden. • Voorstel inrichting projectorganisatie Wegwerken archiefachterstanden tot en met 1975. Onderwerp: inrichting PWA en werkwijze • Kwaliteitsborging tijdens het selectieproces; verkorting van de selectieprocedure. Stuk van de PWAA, geen datum. • Convenant PO (PWA) met het NA. Onderwerp: vastleggen afspraken PO (PWA) en het NA m.n. afspraken over BSD’s. • Convenant PO (PWA) met de CAS, incl. notitie werkverdeling en financiële verdeling. Onderwerp: vastleggen afspraken PO (PWA) en de CAS. • Kwartaalrapportages 2006; 1e kwartaalrapportage, 2e kwartaalrapportage, concept-3e kwartaalrapportage. Onderwerp: beschrijving stand van zaken van PWA. Algemene stukken archivering rijksoverheid • Themabijeenkomsten november 2005 – maart 2006. Visievormingsproces informatieen archiefbeheer, selectie en digitalisering bij de rijksoverheid, OCW en BZK. Onderwerp: verslaglegging van de 2005 en 2006 gehouden bijeenkomsten over archivering in den brede met stakeholders. • Brief van DCE aan de TK – Cultureel Erfgoed Agenda 2001. onderwerp: inrichting RHC’s wordt hier o.a. in omschreven. • Interactief archief, maart 2002, OCW. Onderwerp: Publicatie van OCW over het archiefbestel in Nederland, de ontwikkelingen en hoe de verschillende archieven goed kunnen inspelen op de ontwikkelingen in de toekomst. • Archieven in de etalage, OCW, maart 2002. Onderwerp: de herziening van het gehele archiefbestel • Beheer en archivering van digitale bestanden, Algemene Rekenkamer 1998, TK nr. 25 970, nr. 2. Onderwerp: in dit rapport wordt nagegaan in hoeverre de aanbevelingen van de Rekenkamer van 1999 m.b.t. beheer en archivering van digitale bestanden door de departementen zijn opgevolgd. • Een dementerende overheid; de risico’s van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie bij de centrale overheid, Rijksarchiefinspectie, 27 januari 2005. Onderwerp: onderzoek naar de mate waarin de rijksoverheid klaar is voor digitale archivering incl. aanbevelingen. • De handelingen gewaardeerd, Evaluatie van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT), IOO BV, juni 2000. • Informatie op orde - Kabinetsvisie op vindbare en toegankelijke overheidsinformatie, september 2006. • Concept-programmaplan Informatie op Orde, programmaplan voor de uitwerking van de kabinetsvisie in 2006-2011.

38

Rapporten • Naar een publieksgericht archiefbestel; Kenmerken, doelbereik, consequenties, IOO BV, november 2003. Onderwerp: marketing en pr van archieven • Uitbesteding van archiefwettelijke werkzaamheden, in opdracht van het NA, mr. J.R. Lautenbach, prof, mr. I.C. van der Vlies, februari 2006. Onderwerp: onderzoek naar de mogelijkheid van uitbesteding van archiefwettelijke werkzaamheden. • Inzicht door overzicht, Rapportage in opdracht van de Stuurgroep Archiefselectie, versie 03, 22 oktober 2004, Koenen Baak en Partners. Overige • Departementale takenanalyse, Veiligheid, vrijheid en vernieuwd vertrouwen, september 2005, Ministerie van BZK. • Kabinetsstandpunt van 26 mei 2005, over het rapport ‘Een herkenbare staat: investeren in de overheid.’ (Rapport Kohnstamm), TK nr. 25268, nr. 20 . Onderwerp: ZBO’s • Verslag van een AO op 22 juni 2005, over het rapport ‘Een herkenbare staat: investeren in de overheid’, TK nr. 26 268, nr. 22. Onderwerp: ZBO’s. • Modernisering van de overheid; Brief minister van BZK aan de TK van 20-09-2005, TK nr. 29 362, nr. 50. Onderwerp: andere overheid. Eén actiepunt is relevant nl.:“Heroverweging van de Archiefwet en in het bijzonder de taken en positionering van de Centrale Archief- en Selectiedienst; eind 2005 komen de minister voor BVK en de staatssecretaris van OCW met een gezamenlijke visie op de digitalisering van de bedrijfsprocessen en de inrichting van de keten van archiefvorming,’-selectie, bewerking en- beheer. Daarbij zijn de aanpassing van de Archiefwet en de positie van de CAS aan de orde.”

39

40

Bijlage 2: Lijst van gesprekspartners Gesprekspartners: Mw.

Abels – hoofd Afdeling Selectie en Acquisitie van het Nationaal Archief

Dhr.

Andersen – senior coördinerend beleidsmedewerker afdeling Informatie, Directie POI Rijk van BZK

Dhr.

Baljé – Raad voor Cultuur

Mw.

Baving – senior beleidsmedewerker directie Cultureel Erfgoed van OCW

Dhr.

Beks – adviseur Informatievoorziening van Justitie

Mw.

Benali – beleidsmedewerker afdeling Informatie, Directie POI Rijk van BZK

Dhr.

Bernaards – controller DGMOS van het ministerie van BZK

Dhr.

Bersee – directeur Cultureel Erfgoed van het ministerie van OCW

Dhr.

De Bruin – beleidsmedewerker DIV, afdeling Beleid en Ontwikkeling, Directie Facilitaire Zaken van SZW

Dhr.

Dijkhuijs – Raad voor Cultuur en voormalig kwartiermaker PWAA

Mw.

Drenth – HR-manager CAS

Dhr.

Freichmann – medewerker backoffice van de Directie Informatiebeleid en Facilitaire Zaken van LNV

Dhr.

Gaastra – directeur POI Rijk

Mw.

Gout – PSG van het ministerie van Defensie

Dhr.

Hendrikse – hoofd beleidsstaf Nationaal Archief

Dhr.

Hoffstädt – adviseur IA/Informatie

Dhr.

Hornung – hoofd Kennis en Informatiecentrum van BZK

Dhr.

Keverling Buisman – Raad voor Cultuur

Dhr.

Koning – productiemanager CAS

Dhr.

Kramer – hoofdinspecteur Archieven van de Erfgoedinspectie

Dhr.

Kuipers - DGMOS

Dhr.

Lamboo – medewerker D&I–instrumenten, Directie Bedrijfsvoering en Communicatie van Financiën

Mw.

Laqueur – directeur Informatievoorziening van het ministerie van VWS

Mw.

Netiv – directeur Regionaal Archief Leiden

Mw.

Oolders-De Waard – secretaris OR CAS

Mw.

Pater – projectleider uitvoering PWAA

Dhr.

Postma – teamleider DIV, Directie Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering van SZW

Dhr.

Prak – voorzitter OR CAS

Dhr.

Tiemann – medewerker DGMOS van het ministerie van BZK

Dhr.

Tromp – medewerker backoffice van de Directie Informatiebeleid en Facilitaire Zaken van LNV

Dhr.

Van Boven – directeur NA en rijksarchivaris

Dhr.

Van den Berg – medewerker D&I-instrumenten, Directie Bedrijfsvoering en Communicatie van Financiën

Dhr.

Van den Broek – directeur CAS

Dhr.

Van der Kooij – directeur PWAA

Mw.

Van Kranendonk – DGCM van het ministerie van OCW

Dhr.

Van Veen – afdelingshoofd Informatievoorziening van het ministerie van VWS

Mw.

Velthuijs – inspecteur Archieven van de Erfgoedinspectie

Dhr.

Vermeij - PSG van het ministerie van EZ

Dhr.

Verweij – financieel manager CAS

Mw.

Windhorst – Raad voor Cultuur

41

42

Bijlage 3: Organogrammen CAS Organisatie van de productieafdeling voor de reorganisatie Productie Manager

Cluster 1

Cluster 2

Cluster 3

Cluster 4

Clustermanager Projectleider A Analist A Locatieanalist

Clustermanager Projectleider A Projectleider B Analist A Analist/Beschrijver

Clustermanager Projectleider A Projectleider B Analist A Analist/Beschrijver

Clustermanager Projectleider A Projectleider B Selecteur Medewerker opslag en beheer

43

Organogram van de productieafdeling na de reorganisatie

Productie Manager - Hoger management 1 fte; schaal 13

Bedrijfsbureau - Medewerker Archieforganisatie 1 fte; schaal 11 3 fte; schaal 10 1 fte; schaal 9 1f h l8

Projectmanagement -

Midden management 2 fte; schaal 10

Opslag en Beheer Archiefbewerking Medewerker Archiefbewerking Medewerker Archiefbewerking 1 fte; schaal 8 10 fte; schaal 8 3 fte; schaal 7 35 fte; schaal 6 Medewerker Algemene Medewerker Algemene Archiefbewerking Archiefbewerking

44