Metadata
mogelijkheden, ambities en praktijk
Symposium Rijkswaterstaat “Een DIM-visie voor de toekomst” i.s.m.
Het Papieren Tijger Netwerk
Vincent Teerling
Metadata voor meerdere doeleinden • Metadata worden gebruikt om: – – –
Objecten en onderdelen te beschrijven (decompositie); Documentaire informatie te verrijken (bedrijsvoering & -verantwoording); Informatie over systeemgrenzen toegankelijk te maken (interoperabiliteit).
Rijkswaterstaat 5
Situatie bij RWS • • • •
Primair proces (aanleg, beheer en onderhoud) bijzonder complex; Vereist grip op informatie; Vereist een state-of-art inrichting van secundaire processen / systemen; RWS gebruikt hiervoor (nog) meerdere DMS- en RMA-systemen.
Verkenning Verkenning
Planstudie Planstudie
Realisatie Realisatie
Beheer Beheer
Rijkswaterstaat 6
Onderhoud Onderhoud
Sloop Sloop
Situatie bij RWS • Metadata-gebruik in de praktijk: – – – –
Alle DMS, RMA en proces-systemen verrijken documenten met metadata; Veel verschillende metadasets; Sets verschillen onderling sterk; Sets zijn vaak relatief oud.
Rijkswaterstaat
Situatie bij RWS • Problemen in de huidige situatie: – Gebrek aan volledigheid;
Geen van de sets brengt de volledige ontstaanscontext van informatie in kaart. Dit werpt barrières op ten aanzien van authenticiteit en integriteit; En dus de bruikbaarheid van digitale documenten als archiefstuk.
– Gebrek aan interoperabiliteit;
De onderlinge verschillen maken uitwisseling van informatie tussen systemen moeilijk. Conversie en migratie van data is kostbaar en tijdintensief.
Rijkswaterstaat
Situatie bij RWS • Oplossing voor deze problemen: – Ontwikkeling internationale standaard metadata voor records; – Verplicht stellen dat metadatasets voor recordmanagement binnen overheidsorganisaties hier aan voldoen.
Creatie Creatie
Vernietiging Vernietiging
Gebruik Gebruik
Bewaring Bewaring
Rijkswaterstaat
NEN-ISO 23081 Mandaat Mandaat
Regelen
BedrijfsBedrijfsactiviteiten activiteiten
Definieert bevoegdheden van
Verantwoorden uitvoering van
Geïntegreerd in voeren uit
Records Records Management Management activiteiten activiteiten
Documenteer, Beheer, Stel beschikbaar
voeren uit
Mensen Mensen (Actoren) (Actoren)
Is gedocumenteerd in
Creëren
Records Records Gebruikt door
Rijkswaterstaat
Vertaling naar de praktijk: wie is aan zet? Richtlijn Richtlijn metagegevens metagegevens overheidsinformatie overheidsinformatie
Toepassingsprofiel Toepassingsprofiel Rijk Rijk
(gezamenlijke (gezamenlijke afspraken afspraken over over verplichtingen) verplichtingen)
Toepassingsprofiel Toepassingsprofiel Ministerie Ministerie
(Toepassingsprofiel (Toepassingsprofiel Rijk Rijk vertaald vertaald naar naar eigen eigen situatie) situatie)
Toepassingsprofiel Toepassingsprofiel RWS RWS
(Bij (Bij gebrek gebrek aan aan Toepassingsprofiel Toepassingsprofiel Ministerie) Ministerie)
Van theorie naar praktijk...
Verhouding theorie vs. praktijk • Eerste versie Toepassingsmodel RWS: – – –
134 elementen, waarvan 100 belangrijk; Ongeveer 86 kunnen worden gevuld zonder input gebruiker; Uitbreiden RWS-specifieke metadata.
• Eerste toepassing in pilot DIM-Visie – – – –
Sterk gereduceerde set (±35 elementen); Veel handmatige invoer; Geen RWS-specifieke metadata; Geen koppelingen met andere systemen;
Rijkswaterstaat
15
Rijkswaterstaat Archiefregeling 2009
3 augustus 2010
Metadata-missie geslaagd? • Ervaringen: – – – –
16
Omgeving niet ideaal ingericht (pilot gebaseerd op oude technologie); Sharepoint filosofie documentbeheer ≠ dynamiek Toepassingsmodel; Communicatie over functionele eisen vs. technische mogelijkheden soms lastig; Koppelingen me andere systemen zijn noodzakelijk.
Rijkswaterstaat Archiefregeling 2009
3 augustus 2010
Verdere stappen… • Aanpassing t.b.v. volgende release DIM-Visie – – –
67 elementen; Ongeveer 42 kunnen worden gevuld zonder input gebuiker; RWS-specifieke metadata opgenomen
Rijkswaterstaat
Verdere stappen… • Toepassing nieuwe technologie: – –
SP2013 gaat op andere wijze met metadata om dan voorgangers; Proof Of Concept moet eisen en wensen organisatie borgen;
• Uitdagingen: – – –
Adhoc toegankelijkheid van informatie vs. duurzame bewaring; Technische discussies vs. functionele afstemming; Culturele acceptatie;
Rijkswaterstaat
Metadatamodel voor wie? Primair proces
PS PS
PS PS
DMS DMS
Corporate Dienst
RMA
Rijkswaterstaat
EOD
DMS
Stukken BV (niet archief)
Tekeningen (Meridian)
DMS project
Schoning Niet archiefwaardige documenten
Archief stukken
DMS SAP, Havik, HB etc.
20
(Elektronisch Overdrachts Dossier)
Archief stukken
Archief RWS (TRIM)
DMS lijnafdeling
Rijkswaterstaat Archiefregeling 2009
3 augustus 2010
Vragen?
21
Rijkswaterstaat Archiefregeling 2009
3 augustus 2010
