Inleiding Beste SIMeForm gebruiker, U kent SIM. U bent gebruiker van SIMsite. SIMsite is uw Content Management Systeem (CMS) waarmee u de publieke website(s) van uw gemeente beheerd. Met hetzelfde CMS kunt u ook uw formulieren bewerken en beheren. Net als bij het internet staat er een tabblad in het CMS, ‘SIMeForm’.
Leeswijzer Zie de inhoudsopgave voor de wijze waarop SIMeForm wordt behandeld. Wij volgen daarbij zoveel mogelijk de schermopbouw.
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 1 Leeswijzer ............................................................................................................................................ 1 SIMeForm algemeen ............................................................................................................................... 1 Tabblad SIMeForm ........................................................................................................................... 2 A Standaardfunctionaliteiten................................................................................................................. 3 B Beheer SIMeForm / formulieren......................................................................................................... 6 C Beheer SIMeForm / Elementen ........................................................................................................ 10 Ongekoppelde elementen verwijderen ..................................................................................... 11 D Beheer SIMeForm / Categorieën ...................................................................................................... 16 E Beheer SIMeForm / Blokken ............................................................................................................. 18 F Beheer SIMeForm / Gedeelde formulieren ...................................................................................... 19 G Beheer SIMeForm / Vrijgeven formulieren....................................................................................... 21 H Bewerken formulieren ...................................................................................................................... 22 H.1 Bewerk Element ..................................................................................................................... 25 H.2 Formulierintro........................................................................................................................ 26 I
Beveiligde omgeving (https://) ...................................................................................................... 27
J Statistieken ........................................................................................................................................ 28
SIMeForm algemeen Met SIMeForm maakt u zelf digitale intelligente formulieren, die u kunt plaatsen op elke gewenste pagina van uw website. Een kwaliteitsimpuls voor uw dienstverlening door uitbreiding van de interactie op uw gemeentelijke website. De mogelijkheden van digitale formulieren zijn enorm. Naast de mogelijkheid om uw aanvraagformulieren digitaal aan te bieden, kunt u ook een enquête onder uw burgers houden, een reactieformulier samenstellen of uw klachtenprocedure via het web toegankelijk maken. Daarnaast kunt u de digitale formulieren ook voor interne doeleinden gebruiken, zoals een inschrijfformulier ten behoeve van een activiteit of een cursus, het aanvragen van vakantiedagen, het indienen van declaraties of zelfs een tevredenheidonderzoek onder uw medewerkers. Belangrijk is de verwerking van de binnenkomende SIMeForm kent hier verschillende mogelijkheden voor.
informatie.
Versturen via e-mail koppeling met een Document Management Systeem (DMS) of een postregistratiesysteem
Verzending richting Midofficebroker niet versturen, alleen printen
Vooral de koppeling met een DMS of Midoffice biedt veel mogelijkheden. Door de koppeling met de mid- en backoffice bent u in staat om uw dienstverlening volledig elektronisch af te handelen. Door het gebruiksvriendelijke, Nederlandstalige content management systeem kunt u zonder technische kennis een geavanceerd formulier samenstellen. U kunt zelf de vragen aanmaken en het bijbehorende antwoordtype bepalen zoals een meerkeuze antwoord, selectielijst, invulveld voor e-mail, BSN, tekstveld, tabel, etc, ieder weer met zijn eigen mogelijke controles. De opmaak van het formulier kunt u volledig aan uw eigen huisstijl aanpassen. Dit gebeurt op basis van vormgevingstemplates, die in samenwerking met onze vormgever specifiek voor u worden opgezet.
SIMeForm kent de mogelijkheid om uw formulier te delen. Gemeenten kunnen hierdoor gebruik maken van de door u ontwikkelde formulieren en kunt u gebruik maken van andermans formulieren. U hoeft dus niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden. Formulieren die door ICTU zijn ontwikkeld zullen standaard worden meegeleverd.
Tabblad SIMeForm Wanneer u bent ingelogd komt u op de welkom-pagina van SIMsite (waar SIMeForm onderdeel van uitmaakt). De welkom-pagina is voorzien van enkele tabbladen, afhankelijk van de door u afgenomen onderdelen of de onderdelen waarvoor u geautoriseerd bent. Op het moment dat SIMeForm door de gemeente is aangeschaft, dan ziet u een extra tabblad genaamd ‘SIMeForm’.
Figuur -1 Welkom-pagina
A Standaardfunctionaliteiten Er zijn bij ieder onderdeel van SIMeForm een aantal standaard functionaliteiten. Deze functionaliteiten zijn te vinden op de knoppenbalk. Hiermee kunnen acties als opslaan, een nieuw formulier aanmaken en verwijderen uitgevoerd worden. In onderstaande tabel worden alle mogelijke functionaliteiten besproken. Nieuw Opslaan
Opslaan als
Een nieuw formulier aanmaken. Opslaan van nieuw aangemaakte formulieren of doorgevoerde wijzigingen. Bestaand formulier of element onder een andere naam opslaan. Met de functie ‘Opslaan als’ is het niet nodig om steeds opnieuw een formulier of element van meet af aan te ontwikkelen.
Verwijderen
Verwijderen formulieren.
Preview
Bekijk een voorbeeld hoe een opgeslagen formulier eruit komt te zien. Je kunt de verplichte velden in de preview uitzetten. Tevens kun je bij een DigiD formulier gebruik maken van de optie met of zonder DigiD inlog bekijken.
Printen
van
bestaande
Een formulier dat is vrijgegeven printen
Formulier delen Intro
Per
Een formulier delen met andere gebruikers (gemeenten) formulier kan een introductietekst ingegeven worden.
De opbouw van het tabblad SIMeForm is als volgt opgedeeld:
Figuur -2 Tabblad SIMeForm
Menu (linkerkolom): Hieronder staan de verschillende categorieën waar de formulieren onder verdeeld zijn. Een onderdeel zou bijvoorbeeld ‘belastingen’ kunnen zijn. Onder dit hoofdonderdeel staan vervolgens de formulieren die betrekking hebben op belastingen. Op deze manier kunt u de formulieren goed ordenen. Onderaan vindt u het menu ‘Beheer SIMeForm’ (linkerkolom onderaan). Onder ‘Beheer SIMeForm’ staan de volgende zaken vermeld: 1 Formulieren: Hier worden nieuwe formulieren aangemaakt of bestaande formulieren verwerkt. Het toevoegen van vragen aan een formulier gebeurt elders. 2 Elementen: Een formulier wordt opgebouwd uit verschillende elementen (bijvoorbeeld vragen, maar ook acties of teksten). Een groot aantal standaard elementen zijn al toegevoegd aan het systeem (NAW, telefoonnummer, e-mailadres, enz). Wanneer u een extra element wilt toevoegen, dat nog niet in de lijst met standaard elementen staat, kunt u dat hier aanmaken.
3 Categorieën Uw formulieren kunnen in verschillende categorieën verdeeld worden, zodat u de formulieren eenvoudig kunt ordenen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om formulieren terug te vinden. De categorieën kunt u hier aanmaken, u kunt hier ook een formulier aan een categorie koppelen. Categorieën verschijnen als hoofdmenu in het SIMeForm menu aan de linkerkant. Gekoppelde formulieren zijn vervolgens onder dit menuonderdeel te benaderen. Zo kunt u een logische indeling maken van uw formulieren. 4 Blokken: Op een formulier staan regelmatig dezelfde elementen in dezelfde volgorde als op een ander formulier. Denk bijvoorbeeld aan NAW gegevens. Deze elementen vormen samen een blok. Onder ‘blokken’ kunt u een nieuw blok samenstellen. 5 Gedeelde formulieren: In gedeelde formulieren staan formulieren die door andere gemeenten zijn aangemaakt. Staat er een formulier bij waar u gebruik van wilt maken, kunt hier het formulier importeren. 6 Vrijgeven formulieren: Bij het aanmaken van een formulier kunt u een status meegeven. Staan er formulieren op de status ‘klaar voor publicatie’ dan kunt u deze hier vrijgeven. Dit onderdeel kunt u specifiek autoriseren. Hierdoor is het mogelijk om een formulier door bijvoorbeeld een eindredacteur te laten controleren voordat het op de website wordt gepubliceerd.
B Beheer SIMeForm / formulieren Hier kunt u een nieuw formulier aanmaken en bestaande formulieren aanpassen. Binnen SIMeForm maakt u eerst een formulier aan, door diverse gegevens aan het formulier toe te kennen (naam, publicatiedatum, wel of geen DigiD verzendwijze, etc.). Het toevoegen van elementen (vragen) wordt op een andere plaats gedaan. Selecteer in de bovenste selectielijst een bestaand formulier wanneer u een aanpassing wilt maken op het formulier. Wilt u een nieuw formulier maken, dan kunt u de selectielijst op ‘selecteer’ laten staan of de knop ‘Nieuw’ in de knoppenbalk gebruiken. Rechts van de selectielijst wordt aangegeven of de genoemde formulieren actief zijn (vervaldatum is nog niet gepasseerd) of zijn gearchiveerd. Ook kunt u de formulieren in beide statussen opvragen (Alle).
Figuur -3 Beheer SIMeForm / formulieren
Publiceren: De publicatiedatum is de datum waarop het formulier gepubliceerd wordt, de vervaldatum bepaald wanneer het formulier naar het archief verplaatst wordt.
De status geeft aan of het formulier nog in bewerking is bij de redacteur, klaar staat voor publicatie of is vrijgegeven voor publicatie. Staat het formulier klaar voor publicatie dient deze eerst nog vrijgegeven te worden om zichtbaar te worden. Formulier: Hier vult u de titel voor het formulier in en kan het formulier aan een al bestaande categorie gekoppeld worden. De titel van het formulier verschijnt boven het formulier.
Figuur -4 Formulier instellingen
Content: Onder de korte titel geeft u een titel in. Onder deze korte titel wordt het formulier, na het opslaan, zichtbaar in het hoofdmenu aan de linkerkant en wordt ook gebruikt in de koppelbox om het formulier te kunnen koppelen aan een pagina. Deze titel verschijnt niet op het formulier. Verzendwijze: Hier wordt de verzendwijze van het formulier aangegeven. Wilt u dat het formulier na het invullen direct wordt verstuurd naar het door u aan te geven e-mailadres, dan kiest u voor de optie ‘Formulier verzenden via e- mail’. Er zal een invulscherm verschijnen waar het e-mailadres kan worden ingegeven. Hieronder kunt u aangeven hoe u de formulieren wilt ontvangen. U kunt kiezen of u de formulieren in PDF wilt ontvangen, als platte tekst in uw emailbericht of als CSV-bestand. Het verzenden als CSV-bestand kan handig zijn wanneer de antwoorden van de formulieren moeten worden verzameld in 1 overzicht. Alle antwoorden kunnen dan bijvoorbeeld naar 1 Excel bestand worden gekopieerd, waarna u de functies van Excel kunt
gebruiken om bijvoorbeeld te filteren of te sorteren.
Is het de bedoeling het formulier na het invullen af te drukken en niet te verzenden via de e-mail; kies dan voor de optie ‘formulier niet verzenden, maar laten afdrukken’. Wanneer u ook SIMkassa gebruikt verschijnt de optie ‘Formulier als aanvulling op SIMkassa producten’. Kiest u voor deze verzendwijze, dan kunt u het formulier koppelen aan een product in SIMkassa. De informatie uit het formulier wordt dan opgeslagen binnen de SIMkassa (transactieoverzicht). Vervolgens is er de mogelijkheid om het formulier niet te verzenden maar te laten eindigen met een tekst. U kunt op deze manier beslisbomen maken met SIMeForm zonder dat u in het formulier een verzendwijze kiest. U kunt op deze manier bijvoorbeeld een tekst opnemen om te verwijzen naar andere formulieren of naar andere websites.
Figuur -5 Verzendwijze
Vormgevingstemplate: U kunt uw formulieren van een door u op te geven vormgeving voorzien. Er kunnen meerdere templates aangemaakt worden. Per formulier bepaalt u hier welke vormgeving op dat specifieke formulier van toepassing is.
Figuur -6 Formulier-instellingen
Per formulier kan aangegeven worden, door middel van het aanvinken van de optie, of er van de volgende zaken gebruikt gemaakt moet worden: - DigiD activeren; dient de burger zich d.m.v. DigiD te
-
identificeren. U kunt dan een keuze maken tussen ‘Toegang met tijdelijk wachtwoord’, ‘Toegang na activeren’ of ‘Toegang na activeren en SMS authenticatie’, dat het minimale autorisatieniveau aangeeft waaraan de burger moet voldoen om zich d.m.v. DigiD te identificeren. Door DigiD te activeren kunt u tevens gebruik maken van de optie ‘Formulier maximaal een keer invullen’. Wanneer u deze optie activeert wordt bijgehouden of iemand het formulier al eens heeft ingevuld (op basis van DigiD inlog). Tevens wordt er automatisch een tekst getoond (zelf in te vullen) indien een gebruiker het formulier nogmaals wil invullen. Automatisch invullen van velden activeren (prefill); de standaard elementen van formulieren kunnen automatisch ingevuld worden.
-
-
Let op: prefill werkt alleen in combinatie met DigiD of met SIMkassa producten waarbij DigiD geactiveerd is. Tevens is het noodzakelijk een koppeling met een GBA / Gegevensmagazijn te hebben. Dit kan met een directe koppeling of via een Midoffice. Neem contact op met SIM voor meer informatie over de mogelijkheden van koppelingen met GBA systemen / Gegevensmagazijnen. Afschermen met gebruikersnaam en wachtwoord; formulieren kunnen worden afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Dit is een gebruikersnaam en wachtwoord die u zelf kunt aanmaken. Er kan hiervoor 1 gebruikersnaam en wachtwoorden worden gekoppeld aan 1 formulier. Alle gebruikers of werknemers die gebruik willen maken van dit formulier gebruiken dus de dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord. Autonummering activeren, in dit geval worden de vragen automatisch genummerd;
-
Versturen van automatisch antwoord; na het verzenden van het formulier krijgt de burger een automatisch antwoord. Kies voor de optie “Antwoorden niet meesturen”, “Antwoorden in de mail meesturen” en “Antwoorden in een PDF meesturen”.
C Beheer SIMeForm / Elementen Staat het element voor uw formulier niet onder de standaardelementen, dan kunnen er hier elementen worden toegevoegd door op de knop ‘nieuw’ ( ) te klikken. Hier kunt u ook bestaande elementen aanpassen.
Figuur -7 Beheer SIMeForm / Elementen
Selecteer een element: Toont een lijst van alle elementen. Door gebruik te maken van het filter rechts van de selectielijst kunt u eenvoudiger zoeken in de lijst met elementen. Het filteren is mogelijk op drie manieren: - Op trefwoord. Wanneer u karakters invoert in het invoerveld naar de selectielijst, wordt de lijst met elementen gefiltert op elementen die deze karakters bevatten. Vult u bijvoorbeeld ‘AP’ in, dan verschijnt in de lijst bijvoorbeeld het element ‘kapvergunning’ , maar ook het element ‘appartement’. – Door één van de radiobuttons te selecteren kan er bepaald worden welke elementen getoond moeten worden, namelijk alle elementen elementen die zijn gekoppeld aan een formulier of elementen die niet zijn gekoppeld aan een formulier (ongekoppeld) - In de selectielijst kunt u een formulier selecteren, zodat na het selecteren van het formulier, alle elementen van dat formulier getoond worden in de selectielijst van elementen.
10
Ongekoppelde elementen verwijderen Om vervuiling van het systeem te voorkomen is het mogelijk om ongekoppelde elementen op een gemakkelijke manier te verwijderen. Klik hiervoor op de knop boven in het scherm. Hierdoor wordt een scherm geopend waarin alle ongekoppelde elementen worden getoond. Deze kunt u via een selectievak selecteren en verwijderen. Content: Het label is de naam van het element; oftewel de vraag/opmerking die u wilt plaatsen op het formulier. Uitlijning label: Hier geeft u aan of u het label boven of voor het antwoord wilt plaatsen op het formulier. Toon element achter voorgaand element: Het nieuwe element komt direct achter het vorige element te staan. Hiermee kunt u twee vragen achter elkaar plaatsen (bijvoorbeeld straat en huisnummer) Element moet verplicht worden ingevuld: Hiermee verplicht u de burger het element (de vraag) in te vullen. Indien de burger naar de volgende pagina wil gaan, wordt gecontroleerd of de vraag is ingevoerd. Indien dit niet het geval is, krijgt de burger een waarschuwing. Echter een verplichte vraag komt automatisch een ‘*’ te staan. Tekst bewerken: In het tekstveld kan een helptekst aangegeven worden. Wanneer dit veld is ingevuld, wordt er een vraagtekenicoon achter de vraag geplaatst. Wanneer op dit icoon wordt geklikt, dan verschijnt de helptekst. Antwoordtype: Hier kan worden aangegeven welk antwoordtype bij het element moet worden getoond.
11
Figuur -8 Antwoordtype
De volgende antwoordtype zijn beschikbaar: Tekst op een regel Dit is een standaard tekstveld. De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Breedte invoerveld (pixels/html) Standaard waarde Tekst op een meerdere regels Dit is een standaard tekstveld. De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Breedte invoerveld (pixels/html) Hoogte invoerveld (pixels/html) Maximaal aantal karakters Numeriek Dit is een standaard tekstveld dat alleen numerieke waarden kan bevatten. De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Breedte invoerveld (pixels/html) Standaardwaarde Aantal decimalen Een minimum- en een maximumwaarde
12
Datum Een veld dat alleen datumnotatie dag-maand-jaar eventueel aangevuld met tijd aanvaardt. Hier wordt een datumkiezer en een tijdskiezer aangeboden. Bij de datum kan een standaard waarde worden opgegeven. Wilt u dat de datum van vandaag automatisch ingevuld wordt, dan kunt u gebruik maken van de optie ‘Vul huidige datum standaard in’. Ook kunt opgeven in welke periode een geldige datum moet vallen. De periode kunt u zelf instellen door een minimum en maximum op te geven. Geboortedatum Is gelijk aan antwoordtype datum (zie hierboven). Wordt er geen geldige geboortedatum opgeven, dan wordt er aangegeven wat de minimale of maximale leeftijd is. E-mailadres Dit is een standaard tekstveld met een controle op de aanwezigheid van een punt en een @. De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Breedte invoerveld (pixels/html) Keuzemogelijkheid Een meerkeuzevraag. Met dit element kunt u in het formulier vervolgacties meegeven per antwoord. De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Radio button, selectbox, multiple selectbox of checkboxen Nieuwe keuzes aanmaken Alternatieve optie Keuzes verwijderen Standaardantwoord kunnen opgeven. Vervolgacties per antwoord kunnen geven Volgorde van keuzes wijzigen
13
U kunt de alternatieve optie aanvinken om de tekst van de alternatieve optie aan te geven (bijvoorbeeld anders of namelijk). Deze wordt altijd als laatste getoond.
Tabel Een vraag in de vorm van een tabel, waar de kolommen en de rijen van labels kunnen worden voorzien. De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Titel table Breedte rijlabels (pixels/html) Nieuwe kolom Nieuwe rij Bijlage De mogelijkheid om een document te laten meesturen met een formulier. De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Maximale bestandsgrootte (1-8 MB)
Bestandstype (bmp, doc, dwg, dxf, gif, jpeg, jpg, msg, ods, odt, pdf, pfx, png, tiff, txt en xls)
Burgerservicenummer Dit is een standaard tekstveld met een controle op geldigheid BSN nummer (11-proef). De volgende waarden kunnen worden opgegeven: Breedte invoerveld (pixels/html) Postcode Dit is een standaard tekstveld om een postcode in te voeren. Er wordt gecontroleerd of de invoer bestaat uit vier cijfers en twee letters. Telefoonnummer Dit is een standaard tekstveld om een telefoonnummer in te voeren. Bij het telefoonnummer mag de inhoud alleen bestaan uit cijfers, #, -, +, (, ).
14
Kaart (Google maps) Dit element toont een kaart op het formulier, waarmee een punt kan worden gemarkeerd. Het startpunt van het kaartje kan bij de instellingen worden aangegeven. Ook kan daar bepaald worden welk label boven het kaartje getoond moet worden. Figuur -9 Antwoordtype Kaart
15
D Beheer SIMeForm / Categorieën Om uw formulier overzichtelijk in te delen kunt u ze groeperen in categorieën. Hier kunt u de categorieën aanmaken of bestaande categorieën bewerken.
Figuur -10 Beheer SIMeForm / Categorieën
Naam: Hier geeft u de naam aan van de nieuwe categorie.
16
Vervolgens kunnen er formulieren gekoppeld worden aan de categorie. Het formulier kan op diverse manieren opgezocht worden. D.m.v. het ABC of via de koppelbox. De bestaande categorieën staan in de selectielijst. Heeft u de formulieren gekozen en gekoppeld, dan klikt u op opslaan om het formulier definitief te koppelen. Het linkermenu wordt automatisch ververst met de nieuwe indeling.
E Beheer SIMeForm / Blokken Er zijn elementen die regelmatig in dezelfde volgorde gesteld worden, bijvoorbeeld de NAW gegevens, dan kunt u deze samenstellen in een blok. Hier kunt u deze blokken bewerken en samenstellen.
Figuur -11 Beheer SIMeForm / Blokken
F Beheer SIMeForm / Gedeelde formulieren Gebruikers van SIMeForm hebben de mogelijkheid om eigen gemaakte formulieren te delen en formulieren die door anderen zijn gemaakt binnen te halen. In dit onderdeel staan de formulieren die andere gemeenten reeds aangemaakt hebben. Wanneer een gebruiker een formulier heeft gedeeld, wordt er een kopie van het formulier gemaakt en centraal opgeslagen. Dit formulier verschijnt dan automatisch in de lijst van gedeelde formulieren. Het gedeelde formulier is te bekijken via het afdrukvoorbeeld. Na het delen van een formulier, kunt u een formulier nog wijzigen of aanpassen. Deze wijziging of aanpassing wordt niet automatisch opgeslagen in het gedeelde formulier. Wilt u de nieuwe versie ook delen, dan kunt u dit doen door het formulier nogmaals te delen door middel van de knop ‘Formulier delen’ ( ). Onder ‘Gedeelde formulieren’ vindt u alle formulieren die door andere SIMeForm gebruikers (gemeenten) gedeeld worden. In de lijst worden de eigen gedeelde formulieren niet getoond.
Figuur -12 Beheer SIMeForm / Gedeelde formulieren
De nieuwe formulieren staan in het geel aangegeven. Klik op een formulier dat u wilt importeren, verplaats het naar rechts en druk vervolgens op opslaan. Heeft u geen categorie gekozen dan zal er in het
hoofdmenu een onderdeel verschijnen ‘zonder categorie’. U kunt formulier vervolgens handmatig plaatsen onder de gewenste categorie.
het
G Beheer SIMeForm / Vrijgeven formulieren Wordt het formulier aangemaakt en opgeslagen in de status ‘klaar voor publicatie’ dan moet het formulier nog vrijgegeven worden. Deze formulieren staan onder dit menuonderdeel, zodat ze eenvoudig vrijgegeven kunnen worden.
Figuur -13 Beheer SIMeForm / Vrijgeven formulieren
H Bewerken formulieren Selecteer een formulier in de linkermenu om de elementen bij het formulier te bewerken.
Figuur -14 Beheer SIMeForm / Bewerken formulieren
In dit scherm kunnen elementen worden gekoppeld aan het formulier. In de linkerlijst verschijnen de optionele elementen (afhankelijk van de gekozen optie boven de koppelbox (standaard elementen, elementen, blokken, overig). Door de elementen in de rechterlijst te plaatsen (knop ‘pijltje rechts’) worden de elementen aan het formulier gekoppeld. Het element wordt boven het geselecteerde element in de rechterbox geplaatst. Op die manier kunt u het element direct op de juiste plaatst positioneren. Middels het zoekscherm en het ABC kunt u elementen zoeken die betrekking hebben op het desbetreffende formulier. Standaardelementen: Hierin staan standaard elementen die veelvuldig op verschillende formulieren terug komen. Deze zijn voor u reeds aangemaakt. SIMeForm gebruikers (gemeenten) wordt aangeraden zoveel mogelijk gebruik te maken van standaard elementen. Ook de semantiek (betekenis) van de elementen is vastgelegd, waardoor
de elementen al vooraf gevuld (prefill) kunnen worden met gegevens die al bekend zijn (gegevensmagazijn, SIMkluis, etc) Elementen: Hierin staan de door u aangemaakte elementen. Elk element kan aan meerdere formulieren worden gekoppeld. Blokken: Hierin staan blokken met elementen.
Figuur -15 Beheer SIMeForm / Bewerken formulieren
Overig: Pagina einde: Dit kan gebruikt worden om een formulier over meerder pagina’s te verdelen. De plaats van dit elementen tussen de andere elementen bepaald op welk punt het formulier een paginaeinde inbouwt. Actie: Een actie wordt geplaatst onder het element waar de actie betrekking op heeft. Er zijn twee soorten acties: 1) Ga naar; Wanneer de gebruiker op dit punt beland, kunt u aangeven dat hij direct naar een andere punt kan springen (verderop in het formulier). 2) Actie op basis van voorgaande vraag; Deze actie verschijnt alleen na een meerkeuze vraag. Op basis van het antwoord op die vraag, wordt bepaald naar welk volgend element wordt gesprongen. Het is hiermee mogelijk om te verwijzen naar een tekstveld van het type ‘einde formulier’. Hiermee zorgt u ervoor dat het formulier niet verder ingevuld kan worden en niet verzonden kan worden.
Als een actie niet compleet is verschijnt er een * achter de actie die u heeft toegevoegd. Kenmerk: Een kenmerk is een element dat de burger niet ziet, maar onderwater wel wordt meegegeven. Hiermee kunt u informatie over het formulier automatisch meegeven, hetgeen handig kan zijn wanneer het formulier bijvoorbeeld in een DMS geplaatst moet worden. Elk kenmerk kan je een tekst en een label meegeven. Tekst: Hiermee kunt u een tekstblok toevoegen. Er zijn drie verschillende typen tekst, de koptekst, de tussentekst en de einde formulier tekst. De eerste twee hebben alleen een verschillende opmaak. De einde formulier tekst kunt u gebruiken om hetformulier af te sluiten. Wanneer u een actie laat verwijzen naar een‘einde formulier’ tekst, dan wordt er geen verzend-knop getoond en kan het formulier niet verder ingevuld worden. Bij het aanmaken van de koptekst, tussentekst of einde formulier tekst is het mogelijk deze teksten niet te laten verschijnen op de print van het formulier. Hiervoor vinkt u de optie ‘Verberg dit element in formulieroverzicht en printversie’ aan. Validatie: Een externe validatie kunt u inzetten om informatie van een element te beoordelen en vergelijken. De volgende opties zijn mogelijk (let op: een aantal opties verschijnen alleen wanneer u een koppeling heeft met een andere applicatie). o Vergelijk 2 velden met elkaar o Is de bezoeker een inwoner (alleen mogelijk met een koppeling SIMeForm - Midoffice Centric) o Controleer op lopende zaken met hetzelfde zaaktype o Controleer op belastingplicht o Controleer op reeds afgegeven machtiging o Controleer op een geregistreerd partnerschap o Controleer op ingeschreven personen o Controleer op ingeschreven honden Op de volgende wijze voegt u een externe validatie toe.
U selecteert de radiobutton ‘Overig’. Daar vindt u in de linkerkolom alle bijzondere elementen die u aan een formulier kunt toevoegen. U kiest ‘externe validatie’ en
verplaatst het element met een pijltje naar de rechterkolom.
U plaatst de ‘externe validatie’ onder het element waarop de validatie van toepassing is. Zodra de validatie op de juiste plek staat, kunt u met dubbelklikken in het onderstaande menu terecht komen.
In dit menu kunt u aangeven welke validatie past bij het betreffende element. Na selecteren van de juiste validatie, slaat u op met de knop ‘opslaan’ linksboven.
H.1 Bewerk Element Heeft u in de rechterkolom een element geselecteerd, dan is dit element middels de knop te bewerken. Bij het formulier kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de uitlijnen anders moet worden, er een extra controle moet plaatsvinden, de helptekst moet worden aangepast, etc. Ook kunt u hier de voorwaarden voor een actie invoeren. (naar welk element moet worden gesprongen).
Figuur -16 Beheer SIMeForm / Bewerk element
H.2 Formulierintro In de knoppenbalk wordt de knop formulier intro zichtbaar. Als u hier op klikt kunt u de introtekst en de trefwoorden van het geselecteerde formulier aanpassen.
I Beveiligde omgeving (https://) Wanneer u beschikt over een beveiligde omgeving (bijvoorbeeld wanneer u DigiD heeft afgenomen), dan zullen de formulieren automatisch worden geopend op deze beveiligde omgeving. Op die manier worden alle gegevens die zijn ingevuld op het formulier versleuteld verzonden. U kunt dit controleren door in het URL van het formulier te kijken. Hier moet dan https:// staan in plaats van http://.
J Statistieken De statistieken van SIMeForm zijn vanaf nu ook te raadplegen in het CMS binnen het pakket SIMstat. In het linkermenu van SIMstat staat een extra optie ‘SIMeForm’. Hier kunt u de statistieken bekijken van de formulieren. Zo is te zien op welke momenten de formulieren worden geraadpleegd (per uur, dag, maand, etc). Welke formulieren worden geraadpleegd en hoe vaak en ook door welke systemen (browsers, besturingssystemen, etc). Kortom, ideale managementinformatie om uw digitale dienstverlening nog beter op uw inwoners af te stemmen.
