“Met de juiste informatie op pad”
Evaluatie Cicero instrument: Verbeterplan en ontwikkelplan
Dit project is mede mogelijk gemaakt door Brandweer Nederland
Project op hoofdlijnen In deze pilot pakken we een verbeterpunt op aan de hand van het Cicero instrument: verbeter- en ontwikkelplan
Inhoud eindpresentatie 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Diagnose Aanpak Resultaat Evaluatie per stap Conclusies Aanbevelingen
1. Klantvraag
Klantvraag In 2012 zijn audits door Berenschot afgenomen in het district N&M. De rapportage van Berenschot bevat 22 constateringen over wat goed gaat en wat minder goed gaat: ‘onze’ ontwikkelpunten. Eén van deze ontwikkelpunten is: ‘de operationele procedures zijn onvoldoende bekend bij vrijwilligers’. Daarop besloot het MT om dit ontwikkelpunt op te pakken m.b.v. het Cicero instrument: verbeter- ontwikkelplan
Klantambitie De klant heeft een externe medewerker gevraagd te ondersteunen bij de begeleiding van het instrument. Dit instrument bestaat totaal uit acht stappen en wordt stap voor stap doorlopen. Concrete beoogde resultaten:
• Een verbetervoorstel opstellen • Acties onder verantwoordelijkheid van het MT leggen • Het borgen van de voortgang (Borgingsmatrix en evaluaties)
2. Aanpak
Vijf stappen naar verbeteren Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Stap 5
• Bepalen complexe ontwikkelpunt • Instellen verbeterteam
• Analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt • Opstellen SMART doelstellingen • Opstellen verbeterplan en borgingsmatrix
• Bijstellen borgingsmatrix
• Uitvoeren verbeterplan • Tussentijds evalueren
• Evalueren verbeterplan op proces en effectiviteit
Aanpak stap 1: bepalen complexe ontwikkelpunten 1. Het MT heeft uit auditresultaten het onderstaand onderwerp aangemerkt als belangrijk ontwikkelpunt: Operationele procedures zijn onvoldoende bekend bij vrijwilligers. 2. Het MT besloot dit ontwikkelpunt zo breed mogelijk op te pakken.
Aanpak stap 1: instellen verbeterteam 1. Een externe adviseur is aangesteld voor de begeleiding 2. In het MT is een korte presentatie gehouden over het project Cicero en zijn mogelijkheden 3. Met het MT zijn de namen van de leden voor het verbeterteam vastgesteld 4. Een MT lid is ook lid van het verbeterteam
Aanpak stap2: analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt 1. De procesbegeleider heeft de deelnemers voor het verbeterteam uitgenodigd 2. De kick-off duurde een dagdeel en bestond uit twee delen: 1. 2.
Informatie over het Cicero-instrument Analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt via Ishikawa diagram
Vervolg stap 2: analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt
Totaal zijn er 19 oorzaken benoemd, deze zijn geprioriteerd (Risico = Ernst x Frequentie)
Vervolg stap 2: opstellen SMART-doelstellingen Totaal drie bijeenkomsten met de onderwerpen: 1. Wat is SMART (met voorbeelden) 2. Gestart met de oorzaken met hoogste prioritering: daar Doelstellingen aan gekoppeld 3. Bij een aantal oorzaken een doelstelling voor Korte Termijn en Lange Termijn Totaal zijn er zes doelstelling geformuleerd
Vervolg stap 2: Opstellen verbeterplan en borgingsmatrix Een bijeenkomst met de onderwerpen: 1. Aanvullen met punten door leden verbeterteam 2. Borgingsmatrix gepresenteerd in MT 3. MT heeft aangeven wat te doen met de actiepunten
Vervolg stap 2: Opstellen verbeterplan en borgingsmatrix Borgi ngs ma tri x Ontwi kke l punte n e n - a cti e s ui t pi l ot Ci ce ro me t a l s onde rwe rp: 'i nforma ti e voor re pre s s i e bi j ui truk'
Ve rs i e : 01-12-2012
Voortga ng Ontwi kke l punte n/ve rbe te rpunte n / a cti e s
Be he e rde r: I.Ba kke r Le ge nda s ta tus
ope n l oopt a fge rond
Termijn Actiehoude Statu V ervolgactie/status/borging indicatie r s (Te ) we i ni g ti jd om i n e e n oogops l a g de proce dure s i n te zi e n ti jde ns ri t (bi j ui truk). Di t ge l dt voor: za kboe kje , a a nri jroute , proce dure s .nl , be ve l voe rde r ma p, BK-AP Nr
Datum
Indiener
Bron
Ontwikkelpunt/actie
Voor 1 jul i 2013 be s chi kke n a l l e e e rs te ui trukvoe rtui ge n ove r re l e va nte a ctue l e i nforma ti e (wa a ronde r ri s i coka a rt.nl ) va n e e n obje ct me t e e n di re cte doorme l di ng na a r MkNN. Da a rna a s t zi jn de s ta nda a rd boe kje s va n de be ve l voe rde rs ge l e ve rd & de be ve l voe rde r ma p op ma a t ge ma a kt, a fge s te md op he t ve rzorgi ngs ge bi e d. 1 2
10-de c-12 10-de c-12
we rkgroe p we rkgroe p
3 4 5 6
10-de c-12 10-de c-12 10-de c-12 10-de c-12
we rkgroe p we rkgroe p we rkgroe p we rkgroe p
1 2 3
10-de c-12 10-de c-12 10-de c-12
we rkgroe p we rkgroe p we rkgroe p
De fi ni ë re n re l e va nti e a ctue l e i nforma ti e Actua l i s e ri nge n uni forme re n BK/AP
jul -13 re pre s s i e jul -13 RB of ge me e nte n Na vra ge n boe kje s be ve l voe rde rs jul -13 HVD Che ck pe r ve rzorgi ngs ge bi e d op l oka a l ni ve a u jul -13 re pre s s i e Actua l i s e re n Be ve l voe rde r ma p jul -13 re pre s s i e Be pa l e n & ma ke n we rkins tructi e s voor jul -13 HVD / ma ns cha ppe n (va nui t proce dure na a r Re gi ona a l we rkins tructi e s ). Ook be he re n e n be s chi kba a r bure a u s te l l e n Bra ndwe e r 7 10-de c-12 we rkgroe p Be noe me n proce s e i ge na re n jul -13 MT Voor 1 ja nua ri 2015 be s chi kke n a l l e e e rs te ui trukvoe rtui ge n ove r e e n s ys te e m wa a rme e onl i ne re l e va nte i nforma ti e (e n proce dure s , ri chtl i jne n e n a a nda chts punte n) va n he t obje ct ge s tructure e rd di re ct be s chi kba a r i s . Di t be tre ft ni e t a l l e e n obje cte n me t doorme l di ng na a r de me l dka me r. Aa ns cha f s ys te me n (a ppl i ca ti e , s e rve r, MDT) ja n-15 MT Di gi ta l i s e re n va n BK ja n-15 MT Be he e r va n s ys te me n e n i nhoud (te chni s ch e n ja n-15 MT functi one e l be he e rde r) 4 10-de c-12 we rkgroe p Opl e i di ng / i ntro we rke n me t di gi ta l e BK ja n-15 O& O Informa ti e we gopbre king s oms a a nwe zi g: ni e t ti jdi g be ke nd bi j ui truk Voor 1 jul i 2013 ve rwe rke n a a nge we ze n me de we rke rs ti jdi g i nforma ti e me t be tre kking tot we gopbre kinge n i n de MDT / Tomtom 1 10-de c-12 we rkgroe p Me de we ke r a a nwi jze n voor ve rwe rke n e n be he re n jul -13 MT i nfo i n MDT / na vi ga ti e s ys te e m 2 10-de c-12 we rkgroe p Aa ns cha f ha rdwa re & i ns ta l l a ti e jul -13 Te chni e k & Logi s ti e k 3 10-de c-12 we rkgroe p Ti jdi ge a fs pra ke n ma ke n me t we gbe he e rde rs jul -13 MT (e xte rne n) ove r toe koms ti ge we gopbre kinge n 4 10-de c-12 we rkgroe p Be l e i d ma ke n ove r we l ke we gopbre kinge n we l / ge e n jul -13 MT re ke ni ng me e ge houde n moe t worde n Voor 1 ja nua ri 2014 ve rwe rkt de MkNN ti jdi g re l e va nte i nforma ti e me t be tre kking tot we gopbre kinge n e n a dre s ge ge ve ns va n de me l di ng e n i s ui tl e e s ba a r op de ui trukvoe rtui ge n 1 10-de c-12 we rkgroe p Afs pra ke n ma ke n me t MkNN e n HVD jul -13 MT 2 10-de c-12 we rkgroe p Koppe l i ng me t s ys te me n jul -13 MT 3 20-de c-12 we rkgroe p Eve ntue e l a nde re a a ns cha f ha rdwa re & i ns ta l l a ti e jul -13 MT Onbe ke ndhe i d me t proce dure s i te e n/of proce dure s i te i s ni e t up to da te Voor 1 ja nua ri 2014 zi jn a l l e proce dure s va n de we bs i te s tructure e l ge a ctua l i s e e rd. 1 10-de c-12 we rkgroe p Actua l i s e re n proce dure s jul -13 MT 2 10-de c-12 we rkgroe p Ins te l l e n be he e r jul -13 MT 3 10-de c-12 we rkgroe p Proce s ops te l l e n voor be he e r jul -13 MT Voor 1 ja nua ri 2014 he e ft O& O i e de re be ve l voe rde r/ be trokke ne n ge ï nforme e rd ove r de proce dure s i te , e ve na l s he t ge brui k e n de i nhoud hi e rva n 1 10-de c-12 we rkgroe p O& O i nfome e rt be ve l voe rde r okt-13 MT 2 10-de c-12 we rkgroe p O& O i nforme e rt be trokke ne n okt-13 MT Extra ne t ni e t up to da te i .v.m. ge e n ve ra ntwoorde l i jke /ti jd Voor 1 jul i 2013 i s he t e xtra ne t ge vul d me t re l e va nti e i nforma ti e voor ge brui ke rs e n wordt de ze s i te be he e rd (e n i s di t be he e r ge borgd). Aa nda chts punt: vul l e n, be he re n e n borge n va n Extra ne t. Ha ns de Ha a s he e ft di t proje ct opge pa kt e n i mpl e me nte e rt di t bi nne n re pre s s i e . Communi ca ti e (i nforma ti e ) ni e t ge l i jkti jdi g e n e e ndui di g ve rs pre i d Voor 1 ma a rt 2013 worde n de pos tche fs /pl oe gche fs cons e que nt e n ge l i jkti jdi g ge ï nforme e rd door de hoofde n re pre s s i e , doorda t de hoofde n re pre s s i e a fs pra ke n ma ke n ove r communi ca ti e me thode n (bi jv. 5W2H) bi j re l e va nte onde rwe rpe n. 1 10-de c-12 we rkgroe p Afs pra ke n ma ke n tus s e n hoofde n re pre s s i e fe b-13 Hoofde n re pre s s i e Communi ca ti e me t me l dka me r onde rl i ng (dri e kol omme n s l e cht) Aa nda chts punt Communi ca ti e me t ce ntra l i s te n me l dka me r (3 provi nci e s ) Aa nda chts punt Communi ca ti e tus s e n cl us te r O& O e n cl us te r ri s i cobe he e rs i ng Voor 1 ja nua ri 2013 l i cht me de we ke r O& O me de we rke r/te a m RB i n ove r oe fe ne n i n s pe ci fi e ke obje cte n. Na he t oe fe ne n worde n kne l punte n / a a nda chts punte n opge s te l d e n ge communi ce e rd na a r de s be tre ffe nde a fde l i nge n (re pre s s i e , RB, e vt. conta ctpe rs oon obje ct) Afs pra ke n ma ke n tus s e n O& O e n re pre s s i e ja n-13 O& O Ma ke n i mpa ct docue mte n a l s di t nodi g i s ja n-13 O& O
Stap 3: Bijstellen Borgingsmatrix Na de bijeenkomst van het MT 1. Is de definitieve borgingsmatrix ter vaststelling aangeboden aan het MT
Stap 4: Maken verbeterplan - vervolgNa de bijeenkomst van het MT: 1. De actiepunthouders gebruiken het format van het Plan van Aanpak voor hun actiepunten
-vervolg stappenNa de bijeenkomst van het MT: 1. Is evaluatie gehouden in het verbeterteam 2. De actiehouders worden door het MT op de hoogte gesteld 3. Zal de voortgang van het per kwartaal worden getoetst in het MT 4. De actiepunthouders kunnen een Plan van Aanpak opstellen voor hun actiepunten. 5. Evaluatie gemaakt voor Brandweer Nederland
4. Resultaat
Resultaat Het resultaat van Cicero is gepresenteerd in het MT van 14 januari van Noord & Midden en is als bijlage toegevoegd aan deze presentatie.
4. Evaluatie
Stap 1: Bepalen van een complex ontwikkelpunt Het MT is positief betrokken bij het bepalen van een ontwikkelpunt. Gaf ook zelf aan dit zo breed mogelijk op te willen pakken Conclusie => Noodzaak: Eis voor dit instrument Aanbeveling Ontwikkelpunt zo breed mogelijk oppakken Externe (buiten MT) laten meedenken (“vreemde ogen dwingen”)
Stap 1: Instellen verbeterteam Conclusie => Alleen voor twee gemeenten (ipv vijf), te smal opgepakt. Aanbevelingen: Het MT moet duidelijke namen geven en de mensen zelf benaderen Geef het team een andere naam: verbetervoorstelteam Team moet breed in de organisatie worden gedragen (dus alle onderdelen betrekken)
Stap 2: Ishakawa diagram Conclusie: Noodzaak: Eis voor instrument Aanbevelingen: Prioritering optioneel toevoegen in het instrument, wel realiseren dat dit subjectieve prioritering is.
Stap 2: Opstellen SMART doelstellingen Conclusie: Noodzaak: Eis voor instrument => De tijd die nodig was, is nuttig besteed Aanbevelingen: Vastleggen van de oorzaken in een apart (overzichtelijk) sjabloon Behandelvolgorde aanhouden: van hoogste prio naar laagste Centraal (dus niet in tweetallen) bespreken Begeleiding is wel nodig Neem hier de tijd voor (aantal sessies)
Stap 2: Benoemen acties Conclusie: Noodzaak: Eis voor instrument Aanbevelingen:
Centraal Gaat makkelijk; logische stap, begeleiding minder nodig
Stap 2: Opstellen borgingsmatrix Conclusie: Noodzaak: Eis voor instrument, heldere stap. Aanbevelingen: door begeleiding laten doen (kan ook interne zijn)
Stap 2: Opstellen verbeterplan Conclusie: Deze in later stadium laten terugkomen Aanbevelingen:
Verbeterplan toevoegen aan stap 3: eerst het bijstellen van de borgingsmatrix, dan actiepunthouders bepalen (door het MT). Voor het verbeterplan kan de hulp van de begeleider worden ingeroepen of andere specialisten
Stap 3: Bijstellen borgingsmatrix Conclusie: Naamstellen moet anders Aanbevelingen:
Deze stap moet heten: definitief maken borgingsmatrix. Daarna kunnen ook de actiepunthouders worden geinformeerd over hun actiepunt. De actiepunthouders stellen voor de actiepunten een Verbeterplan op Hiervoor wordt de checklist van Cicero gebruikt.
Nog te gaan: stappen 4 en 5 Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Stap 5
• Bepalen complexe ontwikkelpunt • Instellen verbeterteam
• Analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt • Opstellen SMART doelstellingen • Opstellen verbeterplan en kwaliteitsmonitor
• Bijstellen borgingsmatrix
• Uitvoeren verbeterplan • Tussentijds evalueren
• Evalueren verbeterplan op proces en effectiviteit
Afspraak met het MT Na definitieve vaststelling in het MT is afgesproken: - Eens per kwartaal komt de borgingsmatrix terug op de MT agenda om de voortgang te monitoren (eventueel onder begeleiding van de kwaliteitsmedewerker)
Stap 5: Evaluatie verbeterplan op proces en effectiviteit Deze stap zal rond de zomervakantie van 2013 worden uitgevoerd.
4. Samenvatting Aanbevelingen
Aanbevelingen samenvatting Algemeen: zorg voor een aantal personen in de organisatie de procesbegeleiding kunnen doen Per stap: • Pak het ontwikkelpunt zo breed mogelijk op • Noem het verbeterteam een verbetervoorstelteam • Neem de tijd om een verbetervoorstelteam in te stellen en trek dit zo breed mogelijk • Bepaal de SMARTdoelstellingen centraal in het verbetervoorstelteam
Aanbevelingen samenvatting -2 • Zorg voor begeleiding (vooral bij opstellen doelstellingen) en ook voor uitwerking • Leg de borgingsmatrix eerst aan het MT (of gelijkwaardig) neer, daarna de actiepunthouders op de hoogte stellen • De actiepunthouders maken, indien nodig, een Verbeterplan (aan de hand van de checklist)
Conclusie Het instrument Cicero is zeer waardevol en bruikbaar voor de brandweerorganisaties met een aantal aanpassingen (zie de aanbevelingen).
Samen bouwen bouwen aan aan veiligheid veiligheid Samen
EIND EIND
BIJLAGEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Borgingsmatrix gevuld Borgingsmatrix leeg Sjabloon voor invullen oorzaken gevuld Sjabloon voor invullen oorzaken leeg Presentatie Cicero voor start voor MT (-) Presentatie Cicero voor start verbeterteam Oplegger voor MT voor vaststellen borgingsmatrix 8. Presentatie aan MT voor vaststellen actiepunten 9. Oplegger voor MT na vaststellen borgingsmatrix
Samen bouwen bouwen aan aan veiligheid veiligheid Samen
EIND EIND
“Hoe krijgen we de juiste informatie op de juiste plaats op de juiste tijd bij de juiste mensen?” Een pilot in het verbeteren van informatievoorziening voor de repressie BIJLAGE 8: Presenatie aan MT voor vaststellen actiepunten
Waarom? • Verbeterpunt vanuit auditronde:operationele procedures zijn onvoldoende bekend bij vrijwilligers • Mogelijkheid externe begeleiding door subsidie van Brandweer Nederland (Cicero)
Vijf stappen naar verbeteren Stap 1
Stap 2
• Bepalen complexe ontwikkelpunt • Instellen verbeterteam
• Analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt • Opstellen SMART doelstellingen • Opstellen verbeterplan en borgingsmatrix
Hier staan we nu
Stap 3
Stap 4
Stap 5
• Bijstellen borgingsmatrix
Hier staan we na de presentatie • Uitvoeren verbeterplan • Tussentijds evalueren
• Evalueren verbeterplan op proces en effectiviteit
Stap 1: ->Bepalen ontwikkelpunt ->Instellen verbeterteam • Het onderwerp: informatievoorziening voor repressie. • Het verbeterteam: Arend Barkhof Korline Mooibroek Richard de Jong Jan Rademaker Marcel Buikema Kees Schoon Begeleiding: Ineke Vroling en Ivette Bakker.
• Vijf bijeenkomsten
Stap 2: Analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt Analyse aan de hand van het Ishikawadiagram: Methode
Mens
Niet de juiste informatie op de juiste plek op de juiste tijd
Materiaal
Materieel Oorzaken
Gevolg
Resultaten analyse • Totaal 18 oorzaken: • Procedures/werkwijzen: 10 oorzaken • Communicatie: 4 oorzaken • Materiaal: 4 oorzaken
De oorzaken zijn ook gerangschikt op Risico (Risico = Ernst x Frequentie (max. 5x5=25)
Stap 2: Opstellen doelstellingen • Oorzaken omzetten in aandachtspunten, aandachtspunten omzetten naar SMARTdoelstellingen (zes stuks) • Voor drie aandachtspunten is zowel een korte als lange termijnsdoelstelling opgesteld
• Voor twee aandachtspunten konden geen doelstellingen geformuleerd worden
Stap 2: Opstellen verbeterplan en borgingsmatrix Het verbeter plan en de borgingsmatrix worden aangepast aan de besluiten die vandaag vallen en kunnen dan worden vastgesteld.
Stap 2: Opstellen borgingsmatrix Borgings ma trix Ontwikkelpunten en - a cties uit pilot Cicero met a ls onderwerp: 'informa tie voor repres s ie bij uitruk'
Vers ie: 01-12-2012
Voortga ng Ontwikkelpunten/ve rbeterpunten / a cties
Be heerder: I.Ba kker Legenda s ta tus
open loopt a fgerond
Termijn Actiehoude Statu Nr Datum Indiener Bron Ontwikkelpunt/actie Vervolgactie/status/borging indicatie r s (Te) weinig tijd om in een oogops la g de procedures in te zien tijdens rit (bij uitruk). Dit geldt voor: za kboekje, a a nrijroute, procedures .nl, beve lvoerder ma p, BK-AP Voor 1 juli 2013 bes chikken a lle eers te uitrukvoertuigen ove r releva nte a ctuele informa tie (wa a ronder ris icoka a rt.nl) va n een object met een directe doormelding na a r MkNN. Da a rna a s t zijn de s ta nda a rd boekjes va n de beve lvoerders geleve rd & de beve lvoerder ma p op ma a t gema a kt, a fges temd op het ve rzorgings gebied. 1 2
10-dec-12 10-dec-12
werkgroep werkgroep
3 4 5 6
10-dec-12 10-dec-12 10-dec-12 10-dec-12
werkgroep werkgroep werkgroep werkgroep
1 2 3
10-dec-12 10-dec-12 10-dec-12
werkgroep werkgroep werkgroep
Definiëren releva ntie a ctuele informa tie Actua lis eringen uniformeren BK/AP
jul-13 jul-13
Na vra gen boekjes beve lvoerders jul-13 Check per ve rzorgings gebied op loka a l nive a u jul-13 Actua lis eren Be ve lvoerder ma p jul-13 Be pa len & ma ken werkins tructies voor jul-13 ma ns cha ppen (va nuit procedure na a r werkins tructies ). Ook beheren en bes chikba a r s tellen 7 10-dec-12 werkgroep Be noemen proces eigena ren jul-13 Voor 1 ja nua ri 2015 bes chikken a lle eers te uitrukvoertuigen ove r een s ys teem wa a rmee online releva nte informa tie (en ges tructureerd direct bes chikba a r is . Dit betreft niet a lleen objecten met doormelding na a r de meldka mer.
repres s ie RB of gemeenten HVD repres s ie repres s ie HVD / Re giona a l burea u Bra ndweer MT procedures , richtlijnen en a a nda chts punten) va n het object
Aa ns cha f s ys temen (a pplica tie, s erve r, MDT) ja n-15 MT Digita lis eren va n BK ja n-15 MT Be heer va n s ys temen en inhoud (technis ch en ja n-15 MT functioneel beheerder) 4 10-dec-12 werkgroep Opleiding / intro werken met digita le BK ja n-15 O&O Informa tie wegopbreking s oms a a nwezig: niet tijdig bekend bij uitruk Voor 1 juli 2013 ve rwerken a a ngewezen medewerkers tijdig informa tie met betrekking tot wegopbrekingen in de MDT / Tomtom 1 10-dec-12 werkgroep Medeweker a a nwijzen voor ve rwerken en beheren jul-13 MT info in MDT / na viga ties ys teem 2 10-dec-12 werkgroep Aa ns cha f ha rdwa re & ins ta lla tie jul-13 Techniek & Logis tiek 3 10-dec-12 werkgroep Tijdige a fs pra ken ma ken met wegbeheerders jul-13 MT (externen) ove r toekoms tige wegopbrekingen 4 10-dec-12 werkgroep Be leid ma ken ove r welke wegopbrekingen wel / geen jul-13 MT rekening mee gehouden moet worden Voor 1 ja nua ri 2014 ve rwerkt de MkNN tijdig releva nte informa tie met betrekking tot wegopbrekingen en a dres gegeve ns va n de melding en is uitlees ba a r op de uitrukvoertuigen 1 10-dec-12 werkgroep Afs pra ken ma ken met MkNN en HVD jul-13 MT 2 10-dec-12 werkgroep Koppeling met s ys temen jul-13 MT 3 20-dec-12 werkgroep Eve ntueel a ndere a a ns cha f ha rdwa re & ins ta lla tie jul-13 MT Onbekendheid met procedures ite en/of procedures ite is niet up to da te Voor 1 ja nua ri 2014 zijn a lle procedures va n de webs ite s tructureel gea ctua lis eerd. 1 10-dec-12 werkgroep Actua lis eren procedures jul-13 MT 2 10-dec-12 werkgroep Ins tellen beheer jul-13 MT 3 10-dec-12 werkgroep Proces ops tellen voor beheer jul-13 MT Voor 1 ja nua ri 2014 heeft O&O iedere beve lvoerder/ betrokkenen geïnformeerd ove r de procedures ite, eve na ls het gebruik en de inhoud hierva n 1 10-dec-12 werkgroep O&O infomeert beve lvoerder okt-13 MT 2 10-dec-12 werkgroep O&O informeert betrokkenen okt-13 MT Extra net niet up to da te i.v.m. geen ve ra ntwoordelijke/tijd Voor 1 juli 2013 is het extra net gevuld met releva ntie informa tie voor gebruikers en wordt deze s ite beheerd (en is dit beheer geborgd). Aa nda chts punt: vullen, beheren en borgen va n Extra net. Ha ns de Ha a s heeft dit project opgepa kt en implementeert dit binnen repres s ie. Communica tie (informa tie) niet gelijktijdig en eenduidig ve rs preid Voor 1 ma a rt 2013 worden de pos tchefs /ploegchefs cons equent en gelijktijdig geïnformeerd door de hoofden repres s ie, doorda t de hoofden repres s ie a fs pra ken ma ken ove r communica tiemethoden (bijv. 5W2H) bij releva nte onderwerpen. 1 10-dec-12 werkgroep Afs pra ken ma ken tus s en hoofden repres s ie feb-13 Hoofden repres s ie Communica tie met meldka mer onderling (drie kolommen s lecht) Aa nda chts punt Communica tie met centra lis ten meldka mer (3 provincies ) Aa nda chts punt Communica tie tus s en clus ter O&O en clus ter ris icobeheers ing Voor 1 ja nua ri 2013 licht medeweker O&O medewerker/tea m RB in ove r oefenen in s pecifieke objecten. Na het oefenen worden knelpunten / a a nda chts punten opges teld en gecommuniceerd na a r des betreffende a fdelingen (repres s ie, RB, evt. conta ctpers oon object) Afs pra ken ma ken tus s en O&O en repres s ie ja n-13 O&O Ma ken impa ct docuemten a ls dit nodig is ja n-13 O&O
Wat gaan we nu doen? 1. Borgingsmatrix punt voor punt doornemen 2. Per doelstelling bepalen of het MT dit als aandachtspunt herkent 3. Per doelstelling bepalen of het MT dit deze doelstelling wil realiseren 4. Per doelstelling kijken of de juiste acties staan benoemd 5. Het actiepunt beleggen bij het juiste gremia (door Ivette en Ineke)
1 Informatie: 25 punten Nr
Datum
Indiener
(korte termijn)
Ontwikkelpunt/actie
Termijn
Actiehouder
(Te) weinig tijd om in een oogopslag de procedures in te zien tijdens rit (bij uitruk). Dit geldt voor: zakboekje, aanrijroute, procedures.nl, bevelvoerder map, BK-AP Voor 1 juli 2013 beschikken alle eerste uitrukvoertuigen over relevante actuele informatie (waaronder risicokaart.nl) van een object met een directe doormelding naar MkNN. Daarnaast zijn de standaard boekjes van de bevelvoerders geleverd & de bevelvoerder map op maat gemaakt, afgestemd op het verzorgingsgebied. 1 10-dec-12 werkgroep Definiëren relevantie actuele informatie jul-13 repressie 2
10-dec-12
werkgroep Actualiseringen uniformeren BK/AP
jul-13
RB of gemeenten
3
10-dec-12
werkgroep Navragen boekjes bevelvoerders
jul-13
HVD
4
10-dec-12
werkgroep Check per verzorgingsgebied op lokaal niveau
jul-13
repressie
5
10-dec-12
werkgroep Actualiseren Bevelvoerder map
jul-13
repressie
6
10-dec-12
jul-13 HVD / Regionaal bureau Brandweer
7
10-dec-12
werkgroep Bepalen & maken werkinstructies voor manschappen (vanuit procedure naar werkinstructies). Ook beheren en beschikbaar stellen werkgroep Benoemen proceseigenaren
jul-13
MT
1 Informatie: 25 punten Nr
Datum
Indiener
(lange termijn)
Ontwikkelpunt/actie
Termijn
Actiehouder
(Te) weinig tijd om in een oogopslag de procedures in te zien tijdens rit (bij uitruk). Dit geldt voor: zakboekje, aanrijroute, procedures.nl, bevelvoerder map, BBK-AP Voor 1 januari 2015 beschikken alle eerste uitrukvoertuigen over een systeem waarmee online relevante informatie (en procedures, richtlijnen en aandachtspunten) van het object gestructureerd direct beschikbaar is. Dit betreft niet alleen objecten met doormelding naar de meldkamer. 1
10-dec-12
werkgroep
2 3
10-dec-12 10-dec-12
werkgroep werkgroep
Aanschaf systemen (applicatie, server, MDT) Digitaliseren van BBK Beheer van systemen en inhoud (technisch en functioneel beheerder) georganiseerd
jan-15
MT
jan-15 jan-15
MT MT
4
10-dec-12
werkgroep
Opleiding / intro werken met digitale BBK jan-15
O&O
2 Wegopbreking: 25 punten Nr
Datum
Indiener
Ontwikkelpunt/actie
(korte termijn)
Termijn
Actiehouder
Informatie wegopbreking soms aanwezig: niet tijdig bekend bij uitruk Voor 1 juli 2013 verwerken aangewezen medewerkers tijdig informatie met betrekking tot wegopbrekingen in de MDT / Tomtom 1 10-dec-12 werkgroep Medeweker aanwijzen voor verwerken jul-13 MT en beheren info in MDT / navigatiesysteem 2 10-dec-12 werkgroep Aanschaf hardware & installatie jul-13 Techniek & Logistiek 3 10-dec-12 werkgroep Tijdige afspraken maken met jul-13 MT wegbeheerders (externen) over toekomstige wegopbrekingen 4 10-dec-12 werkgroep Beleid maken over welke jul-13 MT wegopbrekingen wel / geen rekening mee gehouden moet worden
2 Wegopbreking: 25 punten Nr
Datum
Indiener
Ontwikkelpunt/actie
(langere termijn)
Termijn
Actiehouder
Informatie wegopbreking soms aanwezig: niet tijdig bekend bij uitruk Voor 1 januari 2014 verwerkt de MkNN tijdig relevante informatie met betrekking tot wegopbrekingen en adresgegevens van de melding en is uitleesbaar op de uitrukvoertuigen 1 10-dec-12 werkgroep Afspraken maken met MkNN en HVD jan-14 MT 2 3
10-dec-12 20-dec-12
werkgroep Koppeling met systemen jan-14 werkgroep Eventueel andere aanschaf hardware & v.a. julinstallatie 14
MT MT
3 Communicatie: 25 punten
Nr
Datum
Indiener
Ontwikkelpunt/actie
Termijn
Actiehouder
Communicatie (informatie) niet gelijktijdig en eenduidig verspreid Voor 1 maart 2013 worden de postchefs/ploegchefs consequent en gelijktijdig geïnformeerd door de hoofden repressie, doordat de hoofden repressie afspraken maken over communicatiemethoden (bijv. 5W2H) bij relevante onderwerpen. 1 10-dec-12 werkgroep Afspraken maken tussen hoofden feb-13 Hoofden repressie repressie
4 Proceduresite: 15 punten
Nr
Datum
Indiener
Ontwikkelpunt/actie
(korte termijn)
Termijn
Onbekendheid met proceduresite en/of proceduresite is niet up to date Voor 1 januari 2014 zijn alle procedures van de website structureel geactualiseerd. 1 10-dec-12 werkgroep Actualiseren procedures jul-13 2 10-dec-12 werkgroep Instellen beheer jul-13 3 10-dec-12 werkgroep Proces opstellen voor beheer jul-13
Actiehouder
MT MT MT
4 Proceduresite: 15 punten
Nr
Datum
Indiener
Ontwikkelpunt/actie
(langere termijn)
Termijn
Actiehouder
Onbekendheid met proceduresite en/of proceduresite is niet up to date Voor 1 januari 2014 heeft O&O iedere bevelvoerder/ betrokkenen geïnformeerd over de proceduresite, evenals het gebruik en de inhoud hiervan 1 10-dec-12 werkgroep O&O informeert bevelvoerder okt-13 MT
2
10-dec-12
werkgroep
O&O informeert betrokkenen
okt-13
MT
5 Meldkamer: 15 punten
Communicatie met meldkamer onderling (drie kolommen slecht) Aandachtspunt Communicatie met centralisten meldkamer (3 provincies) Aandachtspunt
6 O&O en RB: 9 punten
Nr
Datum
Indiener
Ontwikkelpunt/actie
Termijn
Actiehouder
Communicatie tussen cluster O&O en cluster risicobeheersing Voor 1 januari 2013 licht medeweker O&O medewerker/team RB in over oefenen in specifieke objecten. Na het oefenen worden knelpunten / aandachtspunten opgesteld en gecommuniceerd naar desbetreffende afdelingen (repressie, RB, evt. contactpersoon object) 1 10-dec-2012 werkgroep Afspraken maken tussen O&O en jan-13 O&O repressie 2 10-dec-2012 werkgroep Maken impact documenten als dit nodig jan-13 O&O is
7 Extranet: 5 punten
Extranet niet up to date i.v.m. geen verantwoordelijke/tijd Voor 1 juli 2013 is het extranet gevuld met relevantie informatie voor gebruikers en wordt deze site beheerd (en is dit beheer geborgd). Aandachtspunt: vullen, beheren en borgen van Extranet. Hans de Haas heeft dit project opgepakt en implementeert dit binnen repressie.
Ter info: Vijf stappen van Cicero Stap 1
Stap 2
• Bepalen complexe ontwikkelpunt • Instellen verbeterteam
• Analyseren en diagnosticeren ontwikkelpunt • Opstellen SMART doelstellingen • Opstellen verbeterplan en borgingsmatrix
Hier staan we nu
Stap 3
Stap 4
• Bijstellen borgingsmatrix
Dit wordt aangepast • Uitvoeren verbeterplan • Tussentijds evalueren
Ivette zorgt voor communicatie / voortgang
Ivette blijft begeleiden
Stap 5
• Evalueren verbeterplan op proces en effectiviteit
MT: Juli – december 2013
Samen bouwen bouwen aan aan veiligheid veiligheid Samen
EIND EIND
Borgingmatrix definitief + oplegger • Bijlage in Word en in Excel
