BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1
Sistem informasi Akuntansi 2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p5) “The Accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as wel as other information obtained in the routine processing of accounting transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen atau MIS yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan keuangan, seperti informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin. Menurut Romney (2006, p6), “Accounting information system is the human and capital resources within an organization that responsible for the preparation of financial information and the information obtained from the collecting and processing company transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam sebuah organisasi yang 9
bertanggung jawab terhadap persiapan informasi keuangan dan informasi yang dihasilkan dari mengumpulkan dan memproses transaksi perusahaan. Jadi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan untuk membantu proses pengambilan keputusan. 2.1.1.2 Komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney (2006, p6), terdapat 6 komponen dari sistem informasi akuntansi, yaitu : 1.
People yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai macam fungsi.
2.
Procedures and instruction, baik manual maupun otomatis. Dilibatkan
dalam
pengumpulan,
pemprosesan,
dan
penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan. 3.
Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya.
4.
Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5.
Information technology infrastcture, termasuk komputer, peralatan di sekelilingnya, dan peralatan komunikasi jaringan yang
digunakan
untuk
mengumpulkan,
memproses, dan mengirimkan data dan informasi. 10
menyimpan,
2.1.1.3 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p6-p7), manfaat sistem informasi akuntansi ada lima yaitu: 1.
Producing
External
Report
(Memproduksi
Laporan
Eksternal) “Business use accounting information system to produce special reports to satisfy the information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies, and others”. Artinya Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi
untuk
memproduksi
laporan
khusus
untuk
memuaskan kebutuhan dari investor, kreditor, penagih pajak, dan agen-agen lain yang berkaitan. 2.
Support Routine Activities (Mendukung aktivitas rutin) “Managers need an accounting information system for handling routine operating acitivities during the firm’s operating cycle”. Artinya manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan.
3.
Decision Support (Mendukung Keputusan) “Information is also needed for non-routine decision support at all levels of an organization”. Artinya informasi 11
juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin pada semua tingkatan dari organisasi. 4.
Planning and Control (Perencanaan dan Pengendalian) “An Information System is required for planning and control activities as well information concering budgets and standard cost is stored by the information system, and report are designed to compare budget figures to actual amounts”. Artinya informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran dengan jumlah yang sebenarnya.
5.
Implementing Internal Control (Implementasi pengendalian internal) “Internal Control
includes the policies, procedures,
and Information system used to protect a company’s assets from loss or ambezzlement and to maintenance accurate financial data”. Artinya pengendalian internal meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem infomasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau penggelapan, dan untuk memelihara data keuangan yang akurat. Hal ini memungkinkan dibangunnya pengendalian 12
didalam sebuah sistem informasi akuntansi untuk membantu mencapai tujuan tersebut. McLeod
(2001,p16)
menyatakan
bahwa
sistem
informasi akuntansi melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan data, antara lain pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen. 1. Pengumpulan Data. Sistem pengolahan data mngumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan. 2. Manipulasi Data. Operasi manipulasi data meliputi : a. Pengklasifikasian. Elemen-elemen data teretentu dalam catatan digunakan sebagai kode b. Penyortiran. Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain c. Penghitungan. Operasi aritmatikan dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. d. Pengikhtisaran. Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis menjadi bentuk total, subtotal, ratarata dan seterusnya.
13
3. Penyimpanan Data Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan
file
dapat
diintegrasikan
secara
logis
untuk
membentuk suatu database 4. Penyiapan Data Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik didalam dan luar perusahaan, output tersebut dipicu dalam 2 cara: a. Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi b. Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. 2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Orientasi pada Object 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem Menurut Whitten (2004,p38-p39), “System analysis is the study of a business problem domain to recommend improvements and specify the business requirements and priorities for the solution.” Yang berarti bahwa analisis sistem adalah suatu pembelajaran mengenai problem domain untuk merekomendasikan peningkatan
dan
menspesifikasikan
memprioritaskan solusi.
14
kebutuhan
bisnis
serta
Menurut O’Brien (2005, p518) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, analisis sistem merupakan studi mendalam tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Menurut Romney (2006, p792), “System analysis is a rigorous
and
characterized
systematic by
approach
acomprehensive
to
decision
definition
of
making, available
alternatives and exhaustive analysts of marits of each alternatives as a basis for choosing the best alternatives”. Artinya analisis sistem adalah sebuah pendekatan yang teliti dan sistematis untuk pengambilan keputusan, merupakan definisi dari alternatif yang ada dan analisis yang mendalam mengenai alternatif yang pantas sebagai sebuah dasar memilih alternatif yang baik. Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemaki akhir yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. 2.1.2.2
Pengertian Perancangan Sistem Menurut Mulyadi (2001,p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternative perancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
15
Menurut Whitten (2004,p39), menyatakan bahwa,”System design is the specification of construction of a technical, computerbased solution for the business requirement identified in a system analysis.” Yang berarti bahwa perancangan sistem adalah spesifikasi kontruksi teknikal, computer-based solution untuk identifikasi kebutuhan bisnis dalam analisis sistem. Menurut O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. Menurut Romney (2006, p792), “System design is the process of preparing detailed of specification for the development of the new information system”. Artinya perancangan sistem informasi adalah proses menyiapkan spesifikasi secara rinci untuk pengembangan sistem informasi yang baru. Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang dibutuhkan oleh pemakai informasi untuk identifikasi kebutuhan bisnis dalam analisis sistem. 2.1.2.3 Pengertian Object Menurut Mathiassen (2000, p4) “object is an entity with identity, state and behavior”. yang berarti entitas adalah sesuatu yang memiliki identitas, state dan tingkah laku. 16
2.1.2.4 Pengertian Object Oriented Menurut Briton dan Doake (2001, p15), “Object oriented system is made up of such objects which collaborate to achieve the functionality required by the system”, yang berarti objek yang dibuat untuk mencapai kolaborasi fungsional yang dibutuhkan oleh sistem. 2.1.2.5 Pengertian Object Oriented Analysis and Design Menurut Mathiassen (2000, p12) “OOAD is a collection of general guidilines for carrying out analysis and design. Yang berarti
kumpulan
langkah-langkah
secara
umum
untuk
menyelesaikan analisis dan perancangan. 2.1.2.6 Pengertian Event Menurut Mathiassen (2000,p51), berpendapat bahwa, “Event is an instantaneous incident involving one or more objects.” Yang berarti bahwa event adalah sebuah kejadian yang melibatkan satu atau lebih objek. Menurut Bennett (2006,p651), “Event is an occurrence that is of significance to the information system and may be included in a state machine.” Yang berarti bahwa event adalah sebuah kejadian yang signifikan untuk sistem informasi dan mungkin termasuk dalam proses bisnis perusahaan. 17
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p4) “Event are activities that happen at a particular poin in time”, yang berarti event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Jones dan Rama (2006,p21-p22), menyatakan langkahlangkah dalam mengidentifikasi event, antara lain : 1. Kenali event pertama dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang
atau
departemen
dalam
organisasi
tersebut
bertanggung jawab atas suatu aktivitas. 2. Kesampingkan aktivitas-aktivitas yang tidak memerlukan partisipasi internal agent. 3. Kenali suatu event baru ketika terjadi perpindahan tanggung jawab dari satu internal agent ke internal agent lainnya. 4. Kenali suatu event baru ketika suatu proses berhenti dan dilanjutkan kemudian oleh internal agent yang sama. 5. Gunakan suatu nama event dan jelaskan dampak atau peranan event tersebut secara umum. Dapat disimpulkan bahwa event adalah suatu kejadian yang signifikan dalam proses bisnis perusahaan. 2.1.2.7 Pengertian Workflow Table Menurut Connoly (2005, p598), Workflow table adalah table aktivitas yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dari suatu entitas. 18
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Workflow Table is a two coloumn table that identifies the actors and actions in a process. Artinya tabel workflow adalah tabel berkolom dua yang mengidentifikasikan aktor dan kegiatan dalam sebuah proses. Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel yang berfungsi untuk menjelaskan hubungan antara actor dan aktivitas yang saling berhubungan dalam suatu proses bisnis. 2.1.2.8 Pengertian UML (Unified Modeling Language) Menurut Larman (2005, p4), UML adalah notasi untuk membuat model sistem dengan menggunakan konsep object oriented. Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,p60),”The unified modeling language (UML) is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system.” Yang berarti bahwa UML adalah sebuah software bahasa permodelan
untuk
spesifikasi,
visualisasi,
konstruksi,
dan
dokumentasi suatu sistem informasi. UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek (Whitten, 2004, p408).
19
Menurut Henderi (2005), “Unified Modelling Language adalah bahasa yang telah menjadi standar untuk visualisasi, merancang
dan
mendokumentasikan
sistem
piranti
lunak”.
http://blogkul-3in1.blogspot.com/2010/02/definisi-uml-pada-tiaptiap-pakarnya.html Jadi dapat disimpulkan bahwa UML adalah bahasa modelling berupa sekumpulan konversi/notasi-notasi yang digunakan dalam menganalisis,
mendesain,
menspesifikasi,
menvisualisasi,
mengkontruksi dan mendokumentasikan sistem informasi dengan pendekatan object oriented. 2.1.2.9 Pengertian Activity Diagram Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428) yang diterjemahkan oleh Andi, Activity Diagram merupakan sebuah diagram yang dapat menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah usecase atau logika behavior (metode) object. Menurut Jones dan Rama (2006, p87), UML Activity Diagram is a diagram that shows the sequence of activities in a process. Artinya UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang menunjukkan aktivitas dalam sebuah proses. Jadi Activity Diagram adalah salah satu jenis diagram dalam Unified Modelling Language yang menggambarkan serangkaian 20
aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan. 2.1.2.10 Pengertian Overview Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Overview Activity Diagram is a UML Activity Diagram that present a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows between these events. Artinya Overview Activity Diagram merupakan suatu UML Activity Diagram yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event utama, rangkaian dari event, dan arus informasi antara event tersebut. Menurut Jones dan Rama (2006, p73), langkah-langkah dalam membuat Overview Activity Diagram : 1.
Read the narrative and identify key events. (Baca narasi dan identifikasi event utama)
2.
Annotate the narrative to clearly show event boundaries and event names. (Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukan cakupan event dan nama event tersebut)
3.
Represent people or device participating in the business process uing swimlane. (Tampilkan kembali agen yang berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane) 21
4.
Diagram each event, and show the sequence of events in the business process. (Gambaran masing-masing event dan tunjukkan urutan-rutannya dalam proses bisnis)
5.
Draw documents created and used in the business process. Show the flow of information from events to documents and vice versa. (Gambaran dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event kedokumen dan garis penghubung putus-putus)
6.
Draw table (files) created and used in the business process. Show the flow of information from events to tables, and vice versa. (Gambar table/files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke tabel dan garis penghubung putus-putus).
2.1.2.11 Pengertian Detailed Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Detailed Activity Diagram is a UML Activity Diagram that provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview diagram. Artinya Detailed Activity Diagram adalah sebuah UML Activity Diagram yang menyediakan gambaran detail aktivitas antara event-event yang ditunjukkan di overview diagram.
22
Menurut Jones dan Rama (2006, p80), langkah-langkah membuat Detailed Activity Diagram : 1.
Annotate the narrative to show activities. a. Review data b. Compare document c. Record data in source documents d. Enter data into a computer system e. Record data in transaction files f. Update files g. Maintain Master file h. Send information to another agent
2.
Prepare a workflow table.
3.
Identify necessary detailed diagram.
4.
For each detailed diagram, perform steps : a. Set up Swimlane b. Add a rounded rectangle for each activity in the events c. Use continous lines to show the sequence of activities d. Set up any documents created or used by the activities in that diagram e. Document any tables created, modified, or used by the activities in the diagram in computer coloumn. f. Use dotted lines to connect activities and table.
23
g. Gunakan garis penghubung putus untuk menghubungkan aktivitas dan table. Symbol Activity Diagram Lihat lampiran 1 Simbol Activity Diagram 2.1.2.12 Pengertian Rich Picture “Rich Picture is an informal drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation.” Artinya rich picture adalah gambaran informal yang mempresentasikan ilustrator tentang sebuah situasi (Mathiassen, 2000, p26). Pengembang sistem dapat menggunakan rich picture untuk menyatakan pandangan berbeda terhadap situasi sebagai dasar untuk diskusi sistematis. Menurut Mathiassen (2000, p31) Rich Picture harus : a.
Contain a lot of information and open to interpelation. Berisi banyak informasi dan terbuka pada interpolasi.
b.
Present processes and structures in a coherent, well-balanced way. Menyajikan proses dan struktur secara koheren, dan cara yang well-balanced.
c.
Show at least one problematic area. Menggambarkan paling sedikit satu area problematic.
d.
Point at several relevant computerized systems. Berpoin apa ada beberapa sistem komputerisasi yang relevan. 24
e.
Be rich, but not chaotic. Kaya tetapi tidak chaotic.
f.
Illuminate key aspects of a situation in a way that promotes understanding at many levels. Menerangkan aspek kunci dari suatu situasi dengan cara mempromosikan pemahaman pada banyak tingkatan.
2.1.2.13 UML Class Diagram 2.1.2.13.1 Pengertian Class Diagram Menurut Mathiassen (2000,p336), “A class diagram describes a collection of classes and their structural relationship.” Yang berarti bahwa class diagram menjelaskan sekumpulan kelas dengan struktur hubungannya. Bennet (2006, p649) menyatakan bahwa, “Class diagram is a UML structure diagram that shows classes with their attributes and operations, together with the associations between classes”, yang berarti bahwa class diagram adalah sebuah UML struktur diagram yang menunjukkan
class-class
dengan
attribute
dan
operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class. Menurut Jones dan Rama (2006, p157), “UML Class Diagram can be used to document (a) tables in 25
AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes of table”. Yang berarti bahwa UML Class Diagram adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam SIA, hubungan antar tabel, dan atribut tabel. Jones dan Rama (2006, p172-173) berpendapat bahwa langkah-langkah pengembangan UML Class Diagram antara lain : 1.
Tempatkan file-file transaksi pada diagram.
2.
Tempatkan file-file master pada diagram.
3.
Tentukan hubungan antar file tersebut.
4.
Lengkapi atribut-atribut file tersebut. Dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah
UML struktur diagram yang menunjukkan class-class dengan attribute dan operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class. 2.1.2.13.2 Hubungan dalam Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p165-166), hubungan dalam class diagram sebagai berikut : 1.
One-to-one Relationship
26
Hubungan one-to-one antar entitas tidak sering terjadi seperti hubungan one-to-many, tetapi mereka terjadi dalam SIA. Contohnya antara
event
pengiriman
dan
pembayaran.
Diasumsikan sebuah invoice dibuat setiap sebuah pengiriman terjadi dan setiap invoice hanya berisi informasi untuk satu pengiriman. 2.
One-to-many Relationship Hubungan one-to-many umumnya terjadi dalam sistem akuntansi. Contohnya, hubungan antara agen dengan event-event biasanya one-tomany.
Sebuah
event
biasanya
berhubungan
dengan satu agen, tetapi seorang agen bisa terlibat dalam banyak event. 3.
Many-to-many Relationship Hubungan
many-to-many
menerangkan
dimana sebuah order dapat dilakukan untuk banyak produk dan suatu produk yang sama bisa terdapat dalam banyak order. Hubungan many-tomany dapat dikonversi ke dalam dua bentuk hubungan one-to-many dengan menambahkan “junction table”.
27
2.1.2.13.3
Pengertian Attribute Menurut Whitten (2004, p295), “Attribute is a descriptive property or characteristic of an entity.” Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah deskripsi properti atau karakteristik dari sebuah entity. Bennet
(2006,
p649)
menyatakan
bahwa,
“Attribute is an element of the data structure that, together with operations, defines a class. Describes some property instance of the class”. Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah elemen dari struktur data yang
bersamaan
dengan
operasi-operasi
untuk
mendefinisikan class. Menggambarkan beberapa contoh properti dari class. Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p155), “Attributes are the smallest units of data that can have meaning to a user. The coloumns in a relational database that are equivalent to fields in a file.” Yang berarti bahwa attribute adalah unit data terkecil yang mempunyai makna bagi user. Yaitu kolom-kolom pada relational database yang ekuivalen dengan fields dalam suatu file.
28
Dapat disimpulkan bahwa attribute adalah unit data terkecil yang menggambarkan beberapa contoh properti dari class. 2.1.2.13.4 Pengertian Behavior Menurut Whitten (2004, p432), “Behavior is the set of things that an object can do and that correspond to functions that act on the object’s data.” Yang berarti bahwa behavior adalah kumpulan sesuatu yang dapat dilakukan oleh object dan sesuai dengan fungsi yang dilakukan data object. 2.1.2.14 Pengertian Usecase Diagram Menurut Larman (2005, p4), UML adalah notasi untuk membuat model sistem dengan menggunakan konsep object oriented. Menurut Jones dan Rama (2006, p288), “Usecase Diagram is a list of usecase that occur in an application and that indicate the actor responsible for each usecase”. Artinya Usecase Diagram adalah daftar dari usecase yang ada dalam aplikasi dan menggambarkan tanggung jawab aktor untuk setiap usecase.
29
Jadi dapat disimpulkan bahwa UML Usecase Diagram adalah salah satu diagram dalam UML yang terdiri dari actor, dan
usecase yang menunjukkan
tanggung jawab actor untuk setiap usecase serta interaksi aktor dengan sistem. 2.1.2.15 Pengertian Navigation Diagram Menurut Mathiassen (2000, p344) “Navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamics of the user interface”. Yang berarti navigation diagram adalah suatu jenis diagram statechart khusus yang fokusnya pada dinamika keseluruhan dari user interface. Navigation diagram menggambarkan keterlibatan windows dan transisi antara windows tersebut. 2.1.2.16 Pengertian Actor Menurut Bennett (2006, p648), “Actor is an external entity of any form that interacts with the system. Actorsnmay be physical devices, humans or information systems.” Yang berarti bahwa actor adalah sebuah eksternal entity dari form-form yang berinteraksi dengan sistem. Actor bisa merupakan alat fisik, manusia atau sistem informasi. 30
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,p267), “An actor can be a person, a computer, or event another system, but we will focus on human actors.” Yang berarti bahwa actor bisa berupa orang, computer atau event sistem lainnya. Dapat disimpulkan bahwa actor adalah orang yang berinteraksi dengan sistem. 2.1.2.17 Rancangan Database 2.1.2.17.1 Pengertian Rancangan Database Menurut McLeod (2001,p181), “Database is the collection of all computer-based resourcesof the organization and a database management system is the software application that stores the structures of the database, reliationship among data in the database, as well as forms and report pertaining to the database.” Yang berarti bahwa database adalah kumpulan seluruh sumber daya berbasis computer milik organisasi. Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p518) yang diterjemahkan oleh Andi, database adalah kumpulan record yang serupa. 31
Menurut Jones dan Rama (2006, p156), “Database is comprehensive collection of related data”. Yang berarti database adalah kumpulan dari data yang luas dan saling terhubung. Jadi database adalah proses pembuatan suatu kumpulan file yang saling terkait yang berguna untuk perusahaan untuk mencapai operasi dan tujuan. 2.1.2.17.2 Tahapan Rancangan Database McLeod menyatakan proses menciptakan database mencakup 3 langkah utama, antara lain : 1. Menentukan
kebutuhan
data.
Ada
dua
pendekatan dasar : a. Pendekatan
berorientasi
proses
juga
disebut pendekatan berorientasi masalah dan model proses (process modeling), langkah-langkahnya sebagai berikut: -
Mendefinisikan masalah
-
Mendefinisikan yang
keputusan
diperlukan
memecahkan masalah.
32
untuk
-
Mendefinisikan
informasi
yang diperlukan untuk setiap keputusan. -
Menentukan yang
pemprosesan
diperlukan
menghasilkan
untuk informasi
yang ditentukan. -
Menetapkan
data
diperlukan
yang oleh
pemprosesan. b. Pendekatan model perusahaan, langkahlangkahnya sebagai berikut : -
Membuat
model
data
perusahaan. -
Mengembangkan database.
Lihat lampiran 2 pendekatan model perusahaan 2. Menjelaskan data sistem manajemen database menggunakan istilah-istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang mereka miliki. Setelah elemen-elemen data yang diperlukan
ditentukan,
dalam bentuk kamus data.
33
mereka
dijelaskan
a. Sistem kamus data, dapat berupa kertas atau file computer. Jika berupa file, sistem kamus data (Data Dictionary System DDS) diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya
serta
mempersiapkan
untuk digunakan. b. Data
Description
Setelah
kamus
Language data
(DDL).
diciptakan,
penjelasannya harus dimasukkan dalam DBMS.
DBMS
Description
menyertakan
Languge
Data
(DDL)
yang
digunakan untuk menjelaskan data. c. Skema biasanya menentukan attribute atau karakteristik data seperti : -
Nama data field
-
Alias
(nama
lain
yang
digunakan untuk data field yang sama). -
Jenis data (angka, abjad, dan lain-lain).
-
Jumlah posisi.
-
Jumlah
posisi,
decimal
(hanya untuk data angka).
34
-
Berbagai aturan integritas data.
d. Subskema digunakan untuk subset dari keseluruhan deskripsi yang berhubungan dengan pemakai tertentu. 3. Memasukkan
data.
Setelah
skema
dan
subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam database, hal ini dapat dilakukan dengan cara : a. Mengetik data langsung ke DBMS b. Membaca data dari pita atau piringan c. Men-scan data secara optis. Menurut Rob dan Coronel (2004, p326), tahapan rancangan database adalah : a.
Database initial study. - Menganalisa situasi perusahaan. - Mendefinisikan masalah. - Mendefinisikan obyektif.
b.
Database design. - Membuat desain konseptual. - Membuat desain logika. - Membuat desain fisik. 35
c.
Implementation and loading. - Install DBMS. - Mengubah data.
d.
Testing and Evaluation. - Tes database. - Evaluasi database dan program.
e.
Operation. - Menggambarkan arus informasi yang ada.
f.
Maintenance and Evaluation. - Mengenali pertukaran yang terjadi. - Membuat
perlengkapan
untuk
membuat
database yang baru. 2.1.2.18 Rancangan Formulir 2.1.2.18.1 Pengertian Formulir Menurut Mulyadi (2001,p3), formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Menurut Jones dan Rama (2006, p288), “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data”. Yang berarti dokumen yang terformat, terdiri dari bagian kosong dan akan diisi oleh penggunanya. 36
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa formulir adalah dokumen yang digunakan untuk mengisi dan merekam data dari suatu transaksi dalam suatu format tertentu. 2.1.2.18.2 Tipe Input Formulir Jones dan Rama (2006, p262-264), Menyertakan tipe input formulir terdiri dari : 1.
Single-record entry form. Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan, menghapus atau memodifikasi data pada record tunggal dalam suatu tabel.
2.
Tabular entry form. Sebuah formulir yang menampilkan tabel untuk menambahkan beberapa record dalam suatu tabel.
3.
Multi-table
entry.
Sebuah
formulir
yang
digunakan untuk memasukan atau memodifikasi record
dalam
dua
atau
lebih
file
yang
berhubungan. Biasanya sebuah main form dan sub form.
37
2.1.2.18.3 Elemen Rancangan Formulir Jones dan Rama (2006, p271-272) menyatakan bahwa elemen-elemen penting dalam formulir terdiri dari : 1.
Text boxes. Seringkali ditempatkan pada suatu formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel.
2.
Labels. Digunakan untuk membantu user dalam memahami informasi apa yang diperlukan untuk dimasukkan.
3.
Look up feature. Sebuah daftar menu tarik atas pilihan yang sesuai saat memasukkan data dalam suatu field kosong tertentu pada sebuah formulir.
4.
Command menampilkan
buttons. suatu
Digunakan tindakan.
untuk Terkadang
merupakan push button (tombol tekan), karena suatu tindakan akan dilakukan jika dipilih oleh user. 5.
Radio buttons. Merupakan suatu antar muka grafis dalam bentuk sebuah tombol yang terdapat dalam
38
suatu
formulir
elektronik
yang
memungkinkan user untuk memilih satu dari beberapa set pilihan. 6.
Check boxes. Merupakan suatu antar muka grafis atau sebuah kotak pada suatu formulir yang mengindikasikan apakah opsi tertentu telah terpilih.
2.1.2.19 Rancangan Layar 2.1.2.19.1 Pengertian Layar Menurut Bennett (2006,p653), ”Interface is part of the boundary between two interacting systems across which they communicate; the set of all signatures for the public operations of a class, package or component.” Yang berarti bahwa interface adalah bagian dari batasan antara dua sistem yang berinteraksi berseberangan yang saling berkomunikasi. Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p648)
yang
diterjemahkan
oleh
Andi,
interface
merupakan sebuah objek yang menyediakan peralatan dimana pengguna dapat mengantar muka dengan sistem tersebut. Contohnya adalah sebuah window, dialogue box, atau screen.
39
Jadi interface adalah suatu tampilan yang dibuat untuk meminimalisasi kesalahan input data serta menyediakan function dan model sistem yang berguna untuk actor. 2.1.2.19.2 Elemen Rancangan Layar Menurut Mathiassen (2000, p158), elemen-elemen yang terdapat dalam layar adalah : 1.
Screen layout. Berisi menu selection, karakter set, tulisan, warna, gambar, dan presentasi yang berisi urutan elemen.
2.
Input and output. Berisi tampilan keyboard, control cursor, spesial alat lain, tanggapan dari waktu dan frekuensi update layar.
3.
Action sequences. Berisi manipulasi langsung, click, perpindahan syntax dan urutan perintah suatu fungsi.
4.
Training.
Berisi
bantuan
secara
pembelajaraan dan user manual.
40
langsung,
2.1.2.20 Rancangan Laporan 2.1.2.20.1 Pengertian Laporan Menurut Connoly (2005,p237), laporan adalah tipe special dari continous form yang didesain khusus untuk dicetak. Menurut Jones dan Rama (2006, p201), “A report is a formatted and organized presentation of data.” Yang berarti bahwa laporan adalah suatu format dan kumpulan penyajian suatu data. Jadi laporan adalah dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yang telah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi. 2.1.2.20.2 Tipe Laporan Menurut Connolly (2005, p238), laporan adalah tipe special dari continous form yg didesain khusus untuk dicetak. Jones dan Rama (2006, p220-225) menyatakan bahwa tipe laporan terdiri dari :
41
1.
Simple List is a list of sales transactions. Artinya Simple List adalah suatu daftar dari transaksi penjualan.
2.
Grouped Detail Report is a list of sales transactions that are grouped by the type of product sold, with subtotal for each product type. Artinya Grouped Detail Report adalah suatu daftar
dari
transaksi
penjualan
yang
dikelompokkan berdasarkan tipe produk yang dijual dengan subtotal untuk masing-masing produknya. 3.
Summary Report would give only summary sales figures such as total sales for each product, without listing individual sales transactions. Artinya
summary
report
bisa
memberikan
gambaran penjualan seperti total penjualan untuk tiap
produk,
tanpa
mendaftarkan
transaksi
penjualan individu. 4.
Single Entity Report such as invoice, would provide details about only one event. Artinya single entity report seperti invoice yang berisi detail tentang suatu laporan pembelian, laporan retur barang.
42
2.1.2.20.3 Elemen Rancangan Laporan Jones dan Rama (2006, p214-215), menyatakan layout laporan terdiri dari : 1.
Report
header.
Menampilkan
informasi
keseluruhan laporan, seperti nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan dan jumlah halaman. 2.
Page
header.
Digunakan
untuk
membuat
spesifikasi informasi yang berada di bagian atas setiap halaman. 3.
Group header. Digunakan untuk menampilkan informasi yang bersifat umum tiap kelompok.
4.
Group detail. Berisi daftar transaksi yang berkaitan dengan kelompok.
5.
Group
footer.
Bisa
digunakan
untuk
menyediakan informasi yang berguna dalam kelompok laporan. 6.
Page footer. Berada di bagian bawah setiap halaman dan biasanya termasuk halaman laporan.
43
2.1.3 Metode System Development Life Cycle (SDLC) 2.1.3.1 Pengertian System Development Life Cycle (SDLC) Menurut McLeod (2004, p162) “system development life cycle (SDLC) is an application of the systems approach to the development
of
an
information
system.”
Artinya
system
development life cycle (SDLC) adalah sebuah aplikasi dari pendekatan sistem untuk pengembangan sistem informasi. System Development Life Cycle (SDLC) didefinisikan oleh Departemen Kehakiman Amerika Serikat sebagai sebuah proses pengembangan software yang digunakan oleh sistem analis, untuk mengembangkan sebuah sistem informasi. http://www.lab-komputer.co.cc/2008/08/apa-itu-sdlc.html Jadi dapat disimpulkan bahwa System Development Life Cycle (SDLC) adalah sebuah aplikasi yang berisi proses pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem informasi untuk pengembangan sistem informasi. 2.1.3.2 Model-model dalam SDLC SDLC adalah metodologi umum dalam siklus pengembangan sistem, dan merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama dengan atau memperbaiki sistem yang sudah ada. 44
SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut : 1.
Identifikasi dan seleksi proyek perencanaan.
2.
Perencanaan proyek
3.
Analisis
4.
Desain
5.
Implementasi
6.
Pemeliharaan Dalam perkembangannya SDLC dilengkapi oleh berbagai
tekhnik pengembangan sistem, yaitu : 1. Prototyping Prototyping adalah proses pembuatan model sederhana untuk software final yang mengijinkan pengguna memiliki gambaran dasar tentang program serta melakukan pengujian awal. Jenis-jenis tekhnik prototyping adalah :
Trowaway Prototyping
Evolutionary Prototyping
Incremental Prototyping
45
Keuntungan menggunakan teknik prototyping : 1.
Mengurangi waktu dan biaya.
2.
Meningkatkan keterlibatan pengguna.
3.
Mengurangi kesalahpahaman dan kesalahan interpretasi dengan pengguna.
Kelemahan menggunakan teknik prototyping : 1.
Analisis kurang
2.
Biaya untuk membuat prototyping cukup tinggi.
2. Waterfall
Keuntungan menggunakan teknik waterfall : 1.
Proses menjadi teratur
2.
Estimasi proses menjadi lebih baik
3.
Jadwal menjadi lebih menentu.
Kelemahan menggunakan teknik waterfall : 1.
Sifatnya kaku, sehingga susah melakukan perubahan di tengah proses
46
2.
Membutuhkan daftar kebutuhan yang lengkap di awal, tetapi jarang terjadi konsumen bisa memberikan kebutuhan secara lengkap.
3. Spiral Teknik
spiral
mencoba
menggabungkan
model
prototyping dan waterfall. Biasa digunakan untuk proyek besar yang mahal dan rumit. Digunakan oleh militer Amerika untuk mengembangkan program Future Combat System. Keuntungan menggunakan teknik spiral : 1.
Pengguna dan developer dapat memahami dengan baik software yang dibangun karena progres dapat diamati dengan baik.
2.
Estimasi menjadi lebih realistis seiring berjalannya proyek karena masalah ditemukan sesegera mungkin.
3.
Lebih mampu menangani perubahan yang sering terjadi pada software development.
4.
Software engineers bisa bekerja lebih cepat pada proyek.
47
Kelemahan menggunakan teknik spiral : 1.
Membutuhkan waktu yang lama.
2.
Membutuhkan dana yang besar.
3.
Membutuhkan planning jangka panjang yang baik agar program bisa selesai dengan baik.
4. V Model Teknik V model sering disebut sebagai pengembangan dari teknik waterfall. V untuk verifikasi dan validasi dan merupakan model standar yang banyak dipakai di negara-negara Eropa seperti standar untuk proyek pertahanan dan administrasi federal di Jerman. Keuntungan menggunakan teknik V model : 1.
Merupakan model pengembangan terstruktur.
2.
Setiap fase dapat diimplementasikan dengan dokumentasi yang detail dari fase sebelumnya.
3.
Aktivitas pengujian dapat dimulai di awal proyek, sehingga mengurangi waktu proyek.
48
Kelemahan menggunakan teknik V model : Dokumentasi harus cukup detail agar fase selanjutnya dapat berjalan dengan baik. 5. Formal Method Teknik formal method adalah teknik yang mengandalkan perhitungan matematika dalam setiap prosesnya. Hanya digunakan pada sistem yang sangat memperhatikan keamanan atau keselamatan dari pengguna. Contoh penggunaan teknik ini adalah aerospace engineering. Keuntungan menggunakan tekhnik formal method : Meminimalkan resiko dengan adanya perhitungan komputasi. Kelemahan menggunakan teknik formal : 1.
Biaya tinggi
2.
Kompleks
3.
Tidak umum untuk proyek software pada umunya.
49
6. Extreme Programming Merupakan
bagian
dari
metode
agile
software
development. Keuntungan menggunakan teknik extreme programming: 1.
Menjalin komunikasi yang baik dengan klien.
2.
Meningkatkan komunikasi dan sifat saling menghargai antar developer.
Kelemahan menggunakan teknik extreme programming: 1.
Developer harus selalu siap dengan perubahan karena perubahan selalu diterima.
2.
Tidak bisa membuat kode yang detail di awal (prinsip simplicity dan juga anjuran untuk melakukan apa yang diperlukan hari itu juga). (McLeod & Schell, 2004; Willy Sudiarto Raharjo; Martin, 1991)
http:/kelassisteminformasi.blogspot.com/2009/10/sdlc‐system‐ development‐life‐cycle.html
50
2.2
Teori Khusus 2.2.1 Pembelian 2.2.1.1 Pengertian Pembelian Menurut Gelinas dan Dull (2005, p420), yang diterjemahkan oleh penulis, proses pembelian adalah sebuah struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian (control) yang didesain untuk mencapai fungsi-fungsi utama sebagai berikut: 1.
Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari departemen pembelian dan departemen penerimaan.
2.
Mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dari orangorang yang mengatur departemen pembelian dan penerimaan.
3.
Membantu dalam penyiapan laporan internal dan eksternal.
2.2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2001, p299), sistem akuntansi pembelian digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sebagai proses perolehan kebutuhan yang sesuai, pada waktu dibutuhkan, untuk harga terendah yang mungkin, dari sumber yang terpercaya.
51
2.2.1.3 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Pembelian Menurut pendapat Wilkinson et al.(2000, p470), yang diterjemahkan oleh penulis, fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah: 1. Inventory Management / Logistics Dalam perusahaan dagang, tujuan dari fungsi ini adalah untuk mengatur persediaan barang dagang yang diperoleh perusahaan untuk dijual kembali. Dalam perusahaan pabrik, aktivitas yang termasuk ke dalam inventory management dapat dikombinasikan dengan aktivitas produksi agar memperluas fungsi logistic. Selain bertanggung jawab atas perencanaan, inventory management juga mencakup pembelian, penerimaan, dan penyimpanan. Pembelian secara utama berfokus pada pemilihan supplier yang paling tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemesanan barang dan jasa. Pemilihan supplier didasarkan pada faktorfaktor seperti harga unit untuk barang atau jasa yang ditawarkan, syarat dan tanggal pengiriman yang dijanjikan, dan juga kehandalan dari supplier. Bersama dengan pengendalian persediaan (yang berada di bawah fungsi akuntansi), bagian pembelian akan menjamin kuantitas barang yang akan diterima. 52
Bagian penerimaan memiliki tanggung jawab hanya menerima barang yang dipesan, melakukan verifikasi kuantitas dan kondisinya, dan memindahkan barang ke gudang. Bagian penyimpanan memiliki tanggung jawab untuk menjaga barang dari pencurian, kehilangan, dan perusakan serta menyiapkannya dengan tepat waktu, ketika terdapat permintaan atas barang tersebut. 2. Finance / Accounting Tujuan dari pengaturan keuangan dan akuntansi (financial and accounting management) berhubungan dengan penbiayaan, data, informasi, perencanaan dan pengendalian sumber dayasumber daya. Dalam hubungannya dengan siklus pembelian, tujuan ini terbatas terhadap perencanaan dan pengendalian kas perusahaan, mengatur data yang berkaitan dengan pembelian dan akun supplier, pengendalian persediaan, dan informasi yang berkaitan dengan kas, pembelian, dan supplier. 2.2.1.4 Prosedur
Yang
Membentuk
Sistem
Informasi
Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2001,p301) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
53
1.
Prosedur Permintaan Pembelian Dalam
prosedur
ini
fungsi
gudang
mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat
permintaan
pembelian
kepada
fungsi
pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2.
Prosedur
Permintaan,
Penawaran
Harga,
dan
Penelitian Pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat pemintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem informasi pembelian dapat dibagi sebagai berikut :
54
a.
Sistem
akuntansi
pembelian
dengan
pembelian
dengan
pengadaan langsung b.
Sistem
akuntansi
penunjukkan langsung c.
Sistem akuntansi pembelian dengan lelang
3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
55
5. Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan
menyelenggarakan
mengarsipkan
dokumen
pencatatan sumber
hutang
sebagai
atau
pencatatan
hutang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit
dari
transaksi
pembelian
untuk
kepentingan
pembuatan laporan manajemen. 2.2.1.5 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian Menurut Wilkinson et al.(2000, p472), Dokumendokumen yang terkait dalam sistem pengeluaran adalah: 1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian) Form yang digunakan dalam proses pembelian untuk mengotorisasi pemesanan terhadap barang dan jasa. 2. Purchase Order (Pemesanan Pembelian) Form yang resmi dan dibuat secara rangkap, yang berasal dari permintaan pembelian. 56
3. Receiving Order (Penerimaan Pesanan) Dokumen yang mencatat penerimaan barang. 4. Supplier’s (Vendor’s) Invoice Dokumen tagihan yang berasal dari supplier yang menyediakan barang atau jasa. 5. Disbursement Voucher Dokumen
di
mengakumulasikan
dalam
sistem
invoice
dari
voucher supplier
yang untuk
pembayaran. 6. Disbursement Check Dokumen terakhir dalam siklus pembelian yang menyediakan pembayaran kepada supplier atas suatu barang atau jasa. 7. Debit Memorandum Dokumen yang mengotorisasi pengembalian atau retur pembelian. 8. New Supplier (Vendor) Form Form yang dipakai digunakan dalam pemilihan supplier baru, menunjukan data mengenai harga, tipe 57
barang atau jasa yang disediakan, pengalaman, posisi kredit dan referensi. 9. Request For Proposal (or Quotation) Form yang digunakan dalam prosedur penawaran yang bersaing, menunjukan barang atau jasa yang diperlukan
dan
persaingan
harga,
jangka
waktu
pembayaran dan lain sebagainya. 2.2.1.6 Sistem Pengendalian Intern 2.2.1.6.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001;p163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian
dan
keandalan
data
akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi
sistem
pengendalian
intern
tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut.
Dengan
demikian
pengertian
pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik 58
dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer. 2.2.1.6.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Internal Sistem Pembelian Aliran
kerja
dalam
pembelian
harus
dikontrol dan diawasi agar resiko kecurangan dapat dihindari. Menurut Jones dan Rama (2006,p105), unsur pengendalian internal pada sistem pembelian meliputi : a)
Pengendalian lingkungan menunjuk pada kumpulan factor-faktor luar organisasi dan yang
mempengaruhi
kesadaran
karyawannya. b)
Penilaian resiko adalah identifikasi dan analisis resiko-resiko yang turut campur tangan dengan pemenuhan pengendalian intern.
c)
Pengendalian aktivitas adalah kebijakankebijakan dan prosedur-prosedur yang dikembangkan organisasi untuk menunjuk resiko. 59
1)
Tinjauan kinerja adalah aktivitasaktivitas yang melibatkan analisis atas kinerja meliputi perbandingan antara
hasil
actual
anggaran,
dengan
perkiraan-perkiraan,
standar-standar
dan
data-data
periode sebelumnya. 2)
Pemisahan
tugas
penugasan
tanggung
otorisasi
transaksi,
melibatkan jawab
pelaksanaan
transaksi dan pencatatan transaksi. 3)
Pengendalian aplikasi diterapkan untuk setiap individu aplikasi SIA.
4)
Pengendalian
umum
pengendalian
lebih
berhubungan
dengan
adalah
luas
yang
beberapa
aplikasi. d)
Komunikasi
dan
informasi.
Sistem
informasi perusahaan adalah kumpulan prosedur-prosedur (otomatis dan manual) dan catatan-catatan yang disediakan untuk memulai,
mencatat,
memproses
dan
melaporkan event-event dalam tahapan proses-proses suatu entitas. 60
e)
Monitoring. Manajemen harus memonitor pengendalian intern untuk meyakinkan bahwa fungsinya berjalan dengan baik.
Menurut Mulyadi (2001, p164-p171), unsur pokok sistem pengendalian intern adalah : 1) Stuktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a.
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan
dari
fungsi
akuntansi.
Fungsi
operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
61
b.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2) Sistem
wewenang
memberikan
dan
prosedur
perlindungan
yang
pencatatan cukup
yang
terhadap
kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Dalam melaksanakan transaksi pembelian, sistem wewenang diatur sebagai berikut : a.
Kepala fungsi gudang: berwenang mengajukan permintaan pembelian dengan surat permintaan pembelian
yang
ditujukan
kepada
fungsi
pembelian. b.
Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan otorisasi pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian.
c.
Kepala
fungsi
penerimaan:
berwenang
memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan. d.
Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.
62
Prosedur pencatatan transaksi pembelian diatur sebagai berikut: Fungsi akuntansi melakukan pencatatan terjadinya kewajiban (hutang) kepada pemasok atas dasar bukti kas keluar yang didukung oleh dokumen-dokumen: surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok yang dihasilkan melalui sistem otorisasi tersebut diatas. 3) Praktik yang sehat dalam melakukan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b.
Pemeriksaan
mendadak
(surprised
audit)
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
63
c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d.
Perputaran jabatan (Job Rotation) yang diadakan secara rutin.
e.
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f.
Secara
periodic
diadakan
pencocokan
fisik
kekayaan dengan catatannya. 4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya , berbagai cara berikut ini dapat ditempuh : a.
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
b.
Pengembangan
pendidikan
karyawan
selama
menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. Menurut Mulyadi (2001, p163-p164), tujuan sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu : 1) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
yang
merupakan
bagian
dari
system
pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode 64
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 2) Pengendalian
intern
administrative
administrative
control),meliputi
metode
ukuran-ukuran
dan
struktur yang
(internal organisasi,
dikorrdinasikan
terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. 2.2.1.7
Pengertian Jurnal Menurut Mulyadi (2001, p101), Jurnal merupakan catatan
akuntansi
digunakan
untuk
permanen mencatat
yang
pertama,
transaksi
yang
keuangan
perusahaan. Menurut Mulyadi (2001, p107), Jenis jurnal yang terdapat dalam sistem pembelian : 1.
Jurnal Pembelian Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Contoh Jurnal Atas Transaksi Pembelian Kredit Jurnal atas transaksi pembelian kredit adalah : Pembelian
xxx Hutang
65
xx
2.
Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. Contoh Jurnal Atas Transaksi Pengeluaran Kas Jurnal atas transaksi pengeluaran kas adalah : Hutang
xxx Kas
66
xxx
