BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi “Accounting Information System is a subsystem of a management system (MIS)
that provides accounting and financial information as well as other information in the routine processing of accounting transactions”. (Rama dan Jones, p24, 2006). Hal ini senada dengan pendapat M cLeod (p219, 2001), “Accounting Informationn System that gathers data describing the firm’s activities, transform the data into information, and makes the information available to users both inside and outside the firm”. M enurut pendapat Baridwan (2005, p 3), “Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelola, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang relevan kepada pihak ekstern perusahaan dan pihak intern perusahaan”. Sedangkan menurut pendapat Bodnar dan Hopwood (2005, p 1), “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, untuk dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi.” Berdasarkan pengertian-pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi merupakan sekumpulan subsistem yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya, dimana kumpulan subsistem tersebut akan mengolah data-data yang ada menjadi suatu informasi yang berguna.
9
10
2.2
Komponen S istem Informasi Akuntansi M enurut pendapat Romney dan Steinbart (2003), komponen sistem informas i
akuntansi terdiri dari : 1.
People : siapa yang mengoperasikan sistem dan melakukan fungsi–fungsi yang bervariasi.
2.
Procedures : kegiatan organisasi baik secara manual ataupun secara otomatis mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data.
3.
Data perusahaan
4.
Software yang digunakan oleh perusahaan untuk memproses data.
5.
Information technology infrastructure, meliputi komputer dan jaringan komunikasi.
2.3
Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi M enurut Rama dan Jones (2006, p6), an AIS does gives five uses of accounting
information : 1.
Producing External Reports
2.
Supporting Routine Activities
3.
Decision Support
4.
Planning and Control
5.
Implementing Internal Control Berdasarkan kesimpulan kami, poin terpenting dari lima kegunaan tersebut adalah
fungsi SIA sebagai pendukung keputusan. SIA memang mampu memberikan kontrol bagi kehidupan keuangan suatu organisasi, dan juga harus dapat menyediakan laporan
11
keuangan yang memadai, dan reliable, bukan hanya untuk organisasi tersebut tapi juga bagi pihak luar atau stakeholder ataupun dewan pajak.
2.4
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akutansi Berbasis Object Oriented
2.4.1 Pengertian Analisis Sistem M enurut Widjajanto (2001, p65), “Analisis Sistem adalah proses pengujian sistem yang ada dan lingkungannya dengan tujuan untuk menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan”. Sedangkan pendapat Hartono (2005, p129), “Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan–permasalahan,
kesempatan–kesempatan,
hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikannya”. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem secara umum adalah sebuah proses identifikasi terhadap komponen-komponen sistem yang sedang berjalan yang kemudian akan dievaluasi masalah–masalah yang terjadi pada sistem yang nantinya akan diberikan usulan–usulan perbaikan terhadap sistem.
2.4.2 Pengertian Rancangan Sistem M enurut M cLeod (2001, p192) yang diterjemahkan oleh Teguh sebagai berikut : “Rancangan Sistem adalah penentuan proses data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan
12
yang digunakan”. Adapun menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p39) : “System Design is the specification or construction of a technical, computer based solution for the business requirement identified in a system analysis”. Yang diterjemahkan sebagai berikut : “Perancangan Sistem adalah spesifikasi atau perwujudan dari solusi teknis berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan di sistem analisis”. Berdasarkan pengertian–pengertian diatas, rancangan sistem merupakan suatu solusi dari permasalahan yang terjadi pada sistem yang berbasiskan komputer dan juga spesifikasi dari system hardware yang digunakan.
2.4.3 Pengertian Rich Picture M enurut M athiassen, Nielsen dan Stage (2002, p26), “A Rich Picture is an information drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation”. Berdasarkan pengertian tersebut bahwa rich picture merupakan suatu gambaran umum dari suatu situasi/proses bisnis suatu perusahaan yang digambarkan untuk memudahkan pengguna dalam memahami proses bisnis yang terjadi.
2.4.4 Pengertian UML ( Unified Modelling Language ) M enurut Rama dan Jones (2006, p60), Unified Modeling Language (UML), “a language used for specifying, visualizing, construction, and documentation an information system”. Berdasarkan pengertian diatas UM L merupakan salah satu dari beberapa teknik yang dapat digunakan dalam mendokumentasikan proses bisnis. UM L dapat digunakan untuk memahami berbagai dokumen sistem informasi.
13
2.4.4.1 Activity Diagram M enurut Rama dan Jones (2006, p60), “the UML activity diagram plays the role of a “map” in understanding business process by showing the sequences of activities in the process”. Dari pengertian tersebut, UML activity diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan urutan kegiatan dari suatu proses bisnis suatu perusahaan, agar memudahkan user dalam memahami proses bisnis yang ada.
Klasifikasi Activity Diagram 1.
Overview Activity Diagram M enurut Rama dan Jones (2006, p61), “The overview activity diagram presents a
high level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events.” Jadi, dapat disimpulkan bahwa kunci dalam mengambarkan overview activity diagram, adalah dengan memilah dan mencari event–event dalam proses bisnis, mengolah urutan rangkaian event tersebut, kemudian memaparkan alur informasi dan data yang berlangsung di tengah–tengah event–event tersebut.
2. Detailed Activity Diagram M enurut Rama and Jones (2006,p87), Detailed Activity Diagram. “A UML activity diagram that provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview activity diagram”. Jadi, dapat disimpulkan di sini bahwa detailed activity diagram adalah penggambaran kelanjutan dari activity diagram yang ada sebelumnya. Dengan cara lebih merinci aktivitasaktivitas yang terjadi.
14
Simbol-Simbol Activity Diagram 1. Activity State
M enunjukkan hasil dari beberapa behaviour pada arus kerja (workflow). 2. Control Flow atau transistion
M enunjukkan jalannya arus kontrol dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya. 3.
Initial State
M engindentifikasi awal state ketika state diminta. 4.
Final State
M enggambarkan state telah mengakhiri aktivitasnya.
6. Swimlane
Digunakan sebagai pemisah pada activity diagram. Biasanya menunjukkan seseorang atau organisasi yang bertanggungjawab untuk suatu aktivitas yang berada dalam swimlane.
15
7.
Constraint
Digunakan dalam overview activity diagram dan detailed activity diagram untuk menggambarkan dokumen-dokuemn yang dihasilkan di dalam suatu perusahaan. 8.
Table
Digunakan untuk menggambarkan sebagai tempat penyimpanan data-data, baik transaksi rutin atau pun data permanen.
9.
Object Flow
Digunakan untuk menggambarkan hubungan antara state dengan dokumen dan hubungan antara state dengan table atau sebalik nya.
2.4.4.2 Workflow Table M enurut Rama and Jones (2006, p87), workflow table, “A two-column table that identifies the actors and actions in a process”. Dengan kata lain, workflow table ialah untuk mempermudah pemahaman menggambarkan activity diagram. Supaya illustrator dapat memahami pembagian tugas dalam rangkaian event di dalam proses bisnis tersebut.
16
2.4.4.3
UML Class Diagram
Pengertian Class M enurut M athiassen, M adsen, Nielsen dan Stage (2000, p53), Class : “A description of a collection of objects sharing structure, behavior pattern and attributes”. Biasanya setelah kita mengidentifikasikan semua objek dan event yang ada, maka kita akan
menyertakannya dalam model problem
domain.
Untuk
mempermudah
pengembangan problem domain. Untuk mempermudah pengembangan problem domain tersebut, maka kita kelompokkan beberapa objek dan event tersebut ke dalam class.
Pengertian Atribut M enurut M athiassen et al. (2000, p89), Attribute : “a descriptive property of a class or event”. M enurut pendapat Jones dan Rama (2006, p155), Attributes : “The smallest units of data that can have meaning to user. The columns in a relational database that are equivalent to fields in a file”. Jadi, dapat disimpulkan bahwa dalam pendekatan analisa object oriented, yang dimaksud atribut adalah spesifikasi dari definisi class.
Pengertian Behavior M enurut M athiassen, Nielson dan Stage (2000, p90), “in the class activity behavior simply as the unordered set of events that involve an object”. Secara lebih mudah dapat dikatakan bahwa behavior adalah event-event yang memungkinkan dilakukan oleh semua object dalam suatu class.
17
Pengertian Event M enurut M athiassen et al. (2000, p54) “events is an instaneous incident involve one or more object”. Sedangkan menurut Rama dan Jones (2006, p4) “events are activities that happen at a particular point in time”. Dengan kata lain event adalah kegiatan atau kejadian yang merupakan bagian proses dari suatu sistem.
Pengertian UML Class Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p181): “ UML class Diagram is a database that can used to the document table in an AIS. Relationship between tables and attributes of tables”. Yang diterjemahkan sebagai berikut : UM L class diagram adalah suatu database yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan table dalam sistem informasi akuntansi dan menjelaskan hubungan antar table dan perlengkapan dalam table tersebut. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa UM L class diagram adalah diagram yang digunakan untuk menunjukkan hubungan antara class yang satu dengan lain.
Hubungan dalam Class Diagram M enurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p411-416) hubungan class diagram dapat dibedakan menjadi : 1. Multiplicity Hubungan ini adalah jumlah kejadian minimum dan maksimum dari suatu object atau kelas yang terkait. 2. Agreggation Hubungan ini merupakan dimana satu class “whole” yang lebih besar berisi satu atau lebih class atau “part” atau yang lebih kecil. Aggregation memiliki hubungan
18
komposisi, yakni hubungan aggregation dimana “whole” bertanggung jawab atas pembuatan dan perusakan “bagian-bagian”. Jika “whole” rusak maka “part” juga akan rusak. 3. Generalization Sebuah teknik dimana atribut dan behavior yang umum ada beberapa tipe class object, dikelompokan atau (diabstraksi) ke dalam class nya sendiri yang disebut supertype, sebuah entitas yang berisi atribut dan behavior yang umum bagi satu atau lebih subtypes class. Atribut dan metode class object supertypes kemudian diwariskan oleh class object disebut subtypes, sebuah class object mewarisi atribut dan behavior dari sebuah class supertypes dan kemudian mengisikan atribut dan behavior unik ke dalamnya.
2.4.4.4
Use case Diagram
Pengertian Use Case M enurut M athiassen, Nielsen, Stage (2000, p119), use case : “a pattern for interaction between the system and actor in the application domain.” Dengan kata lain use case adalah penggambaran interaksi atau interface yang terjadi antara aktor dengan sistem.
Pengertian Actor M enurut M athiassen et al. (2000, p119), actor : “an abstraction of users or other system that interact with the target system.” Dengan kata lain aktor adalah subjek yang
19
berhubungan langsung dengan sistem. Dimana mereka haruslah internal agent dalam sistem, dan memiliki pola interaksi dengan sistem.
Pengertian Use Case Diagram M enurut M athiassen et al. (2000, p343), “ a use case diagram shows the relationship among actors and use cases.” Actor and use case adalah sebagai elemen utama dalam use case diagram. M ereka dihubungkan satu sama lain dengan sistem. Tiap use case menunjukan beberapa sequence yang memungkinkan dalam interaksi aktor dengan sistem.
Simbol Use Case Diagram 1.
Use Case
Digunakan untuk menggambarkan interaksi atau interface yang terjadi antara aktor dengan sistem. 2.
Actor
Simbol ini digunakan sebagai penggambaran subjek yang berhubungan langsung dengan sistem. Dimana mereka haruslah internal agent dalam sistem, dan memiliki pola interaksi dengan sistem.
20
3.
Communicates
Simbol ini digunakan untuk menghubungkan antara aktor dan use case yang saling berhubungan di dalam sistem tersebut. 4.
System Boundary
Simbol ini digunakan untuk membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri.
2.4.4.5
Rancangan Database
Pengertian Rancangan Database M enurut Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M . Slamet Wibowo (2008, p194) basis data adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Sedangkan menurut Connolly dan Begg (2002, p279) Perancangan Database adalah proses perancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan perusahaan.
Tahapan Rancangan Database M enurut Connolly dan Begg (2002, p2821-282), Rancangan Database dibagi menjadi tiga tahapan utama :
21
1.
Conceptual Database Design Proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi, tetapi bebas semua dari pertimbangan fisik.
2.
Logika Database Design Proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah organisas i berdasarkan model data khusus tetapi bebas dari hal yang berkaitan dengan DBM S dan pertimbangan fisik lainnya.
3.
Physical Database Design Proses
pembuatan
gambaran
suatu
implementasi
Database pada media
penyimpanan kedua
2.4.4.6
Rancangan Formulir
Pengertian Rancangan Formulir M enurut M ulyadi (2001, p3), Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Adapun pendapat Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M .Slamet Wibowo (2008, p354), Formulir adalah dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi pengguna dengan data.Ketika formulir ditampilkan di layar komputer, data yang dimasukkan di field kosong disimpan di satu tabel data atau lebih.
Tipe Input Formulir M enurut Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M .Slamet Wibowo (2008, p323), Jenis tipe formulir input dibagi menjadi :
22
1.
Formulir Entri S atu Record (Single Record Entry Form) Digunakan untuk menampilkan, menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record satu tabel tertentu.
2.
Formulir Entri Bentuk Tabel (Tabular Entry Form) Digunakan untuk memasukan banyak record di satu tabel.
3.
Formulir Entri Multitabel (Multitable Entry Form) Digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel.
2.4.4.7
Rancangan Layar
Pengertian Rancangan Layar Layar atau Interface menurut Blitton and Doake (2003, p268), adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar. Sedangkan menurut M athiasen (2000, p151), Interface adalah fasilitas yang menyediakan sebuah model dan fungsi dari sistem untuk actor. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa Interface adalah suatu tampilan untuk memudahkan actor berhubungan dengan sistem.
Elemen Rancangan Layar M enurut Rama dan Jones yang diterjemahakan oleh M .Slamet Wibowo (2008, p335), elemen rancangan layar meliputi : 1.
Text Boxes Ruang dalam formulir yang digunakan untuk memasukan informasi yang akan ditambahkan ke dalam tabel dan digunakan untuk menampilkan informasi dari tabel.
23
2.
Labels M embantu pengguna mengerti informasi yang dibutuhkan untuk dimasukkan ke dalam formulir.
3.
Look Up Feature Umumnya ditambahkan ke text boxes yang digunakan untuk memasukan foreign key.
4.
Command Button Digunakan untuk menampilkan sebuah aktivitas.
5.
Radio Button M emungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari pilihan yang ada.
6.
Check boxes M emungkinkan pengguna untuk memilih lebih dari satu pilihan dari beberapa pilihan yang disediakan.
2.4.4.8
Rancangan Laporan
Pengertian Rancangan Laporan Secara manual menurut M ulyadi (2001, p5), Laporan adalah informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetakan komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Sedangkan secara terkomputer menurut Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M .Slamet Wibowo (2008, p295), Laporan adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu ringkasan informasi untuk masing-masing transaksi yang terjadi di perusahaan dan biasanya diperlukan bagi manajemen tingkat atas.
24
Elemen Rancangan Laporan M enurut Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M .Slamet Wibowo (2008, p267), elemen rancangan laporan dapat dibagi menjadi : 1.
Label boxes dan text boxes Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data.Dalam Microsoft Access, elemen-elemen ini ditunjukan oleh Label boxes dan text boxes.
2.
Grouping Attribute Laporan yang berkelompok, dikelompokan oleh sesuatu.
3.
Group Header Group Header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok.
4.
Group Detail Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan di dalam kelompok secara rinci dan lengkap.
5.
Group Footer Group Footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok.
2.4.4.9
Navigation Diagram M enurut M athiassen (2000, p344), “Navigation Diagram is a special kind of
statechart diagram that focuses only the overall dinamics of the user interface. The diagram shows the participating windows and the transitions between them. The Navigation Diagram is not found in UML”
25
2.5
Sistem Informasi Penjualan Kredit
2.5.1 Dokumen yang digunakan Berdasarkan buku Wilkinson (2000, p419) menulisakan, berikut ini adalah dokumen-dokumen yang secara umum terkait dengan siklus penjualan, yaitu : 1.
Customer Order Setiap permintaan pembelian yang berasal dari konsumen atau sebuah form yang disiapkan oleh karyawan penjualan.
2.
Sales Order Form resmi berangkap yang disiapkan dari dokumen customer order.
3.
Order acknowledgment Biasanya sebuah copy dari sales order dikirimkan kepada konsumen untuk mengetahui apakah barang yang dikirim sudah diterima.
4.
Picking List Setiap copy dari sales order atau dokumen terpisah yang dikirimkan ke gudan g untuk digunakan dalam pengambilan barang pesanan konsumen dari dalam penyimpanan.
5.
Packing Slip Copy dari sales order atau picking list yang disertakan dengan barang ketika baran g tersebut dikemas dan dikirim.
6.
Billing of ladding Dokumen pengiriman yang diserahkan kepada agen pengiriman sebagai acuan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan.
26
7.
Shiping notice Sebuah copy dari sales order atau dokumen pengiriman terpisah yang berguna sebagai bukti bahwa barang telah dikirim.
8.
Sales invoice Dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan yang menunjukan jumlah nilai penjualan.
9.
Remittance advice Dokumen yang menunjukan jumlah nilai yang diterima dari konsumen.
10. Deposit slip Dokumen yang menyertai penyetoran kas ke bank 11. Credit memo Dokumen yang mengijinkan kredit kepada konsumen untuk penjualan kredit 12. Credit application Formulir yang disediakan ketika konsumen baru mengajukan kredit, menunjukan data rinci terkait dengan kondisi keuangan dan tingkat pendapatan pengaplikasian 13. Delinquent notice Peringatan yang dikirimkan kepada konsumen yang kreditnya sudah melebih jatuh tempo. 14. Write – off notice Dokumen yang diarsipkan oleh manajer kredit ketika terdapat kemungkinan tidak tertagih suatu piutang. 15. Cash register receipt Formulir yang digunakan oleh pedagang untuk menunjukan jumlah uang yang diterima
27
16. Sales Invoice Register Berisi daftar seluruh tagihan penjualan, diurutkan berdasarkan nomor dokumen sales invoice. 17. Shipping Register Berisi daftar seluruh pengiriman, diurutkan berdasarkan tanggal pengiriman. 18. Cash receipt Journal Berisi daftar jumlah yang diterima, diurutkan berdasarkan kronologis. 19. Credit Memo Register Berisi daftar seluruh retur penjualan, diurutkan berdasarkan nomor credit memo.
2.5.2 Fungsi yang Terkait M enurut pendapat Rama dan Jones (2008, p165-166) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M . Slamet Wibowo menuliskan, unit yang terkait dalam sistem penjualan adalah : •
Agen Eksternal Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank.
•
Agen Internal Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis. SIA sering kali menelusuri informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses bisnis.
28
2.5.3 Prosedur Penjualan Kredit M enurut Rama dan Jones (2006,p23), siklus pendapatan dari organisasi yang berbeda data saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini: 1.
Merespons permintaan informasi dari pelanggan Permintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan. Di beberapa industri (misalnya, komputer dan piranti lunak), produk-produknya bersifat kompleks. Tenaga penjualan memainkan peran penting dalam membantu para pelanggan untuk memahami suatu produk perusahaan dan memilih produk yang sesuai untuknya.
2.
Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang Contoh dari perjanjian mencakup didalamnya pesanan pelanggan untuk roduk dan jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang dan jasa di masa depan. Karyawan kunci dalam fungsi ini adalah staf pencatat pesanan dan tenaga penjualan.
3.
Menyediakan jasa dan mengirim barang ke pelanggan Fungsi ini sangat penting dalam proses pendapata. Untuk jasa, karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa. Untuk barang, staf gudang dan pengiriman memainkan peran yang aktif.
4.
Menagih pelanggan Dalam hal ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.
29
5.
Melakukan penagihan uang Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, uang tunai ditagih dari pelanggan.
6.
Menyetorkan uang kas ke bank Pihak-pihak yang terlibat disini adalah kasir dan bank.
7.
Menyusun laporan Beraneka jenis laporan mungkin dibuat untuk siklus pendapatan. Contohnya mencakup daftar pesanan, daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.
2.5.4 Catatan Akuntansi / Sistem File Secara manual, menurut M ulyadi (2001, p218-219), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah Jurnal Penjualan, Kartu Piutang, Kartu Persediaan, Kartu Gudang, Jurnal Umum. Sedangkan sistem akuntansi terkomputerisasi menurut Rama dan Jones (2008, p195) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M . Slamet Wibowo, sistem file terdiri dari: "file transaksi (transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan transaksi. Adapun contoh transaction file, antara lain: •
Tr_Purchase_Order
•
Tr_Invoice
•
Tr_Sales_Order File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang
berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian. Adapun contoh master file, antara lain: •
Ms_Customer
30
•
Ms_Supplier
•
Ms_Employee
•
Ms_Inventory ".
2.5.5 Unsur Pengendalian Internal M enurut Rama dan Jones (2006,p134), Laporan COSO mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal. 1.
Lingkungan pengendalian M engacu pada factor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan memengaruhi kesadaran karyawannya terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen.juga meliputi cara manajemen memberikan wewenang dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan karyawannya, serta perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi.
2.
Penentuan risiko Identifikasi dan analisi risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.
3.
Aktivitas pengendalian Kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktivitas pengendalian meliputi hal-hal berikut:
31
1.
Penelaahan kinerja merupakan aktivitas-aktivitas yang mencakup analisis kinerja, misalnya, melalui perbandingan hasil aktual dengan anggaran, proyeksi standar, dan data periode lalu.
2.
Pemisahan tugas mencakup pembebanan tanggung jawab
untuk otorisasi
transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan asset kepada karyawan yang berbeda-beda. 3.
Pengendalian aplikasi diterapkan masing-masing alikasi SIA (misalnya, entri pesanan dan utang usaha).
4.
Pengendalian umum adalah pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi. Sebagai contoh, pengendalian yang membatasi akses ke computer, piranti lunak, dan data perusahaan. Pengendalian umum juga mencakup pengendalian atas proses pengembangan dan pemeliharaan piranti lunak aplikasi.
4.
Informasi dan komunikasi System informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur(otomatis dan manual) dan record yang di buat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.
5.
Pengawasan M anajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisai berfungsi sebagaimana yang dimaksud.
32
2.5.6 Laporan yang Terkait dengan Sistem Penjualan Laporan dari sistem penjualan dibutuhkan untuk menganalisis operasional perusahaan dan membantu keputusan perencanaan dan pengendalian perusahaan. Laporan tersebut dijabarkan oleh Wilkinson et al. (2001, p436-442) sebagai berikut: Laporan operasional, terdiri dari : 1.
Monthly Statement Berisi daftar transaksi penjulan untuk setiap pelanggan. Laporan ini dibuat berdasarkan informasi piutang dagang, tagihan penjualan, dan penerimaan kas dari pelanggan.
2.
Open Orders Report Berisi pesanan jumlah penjualan yang belum dikirimkan seluruhnya dan ditagih.
Laporan manajerial periodik, terdiri dari : 1.
Account receivable aging schedule Laporan yang dibuat berdasarkan informasi yang dipakai untuk membuat monthly statement, dan berisi data mengenai saldo piutang setiap pelanggan.
2.
Report on critical factors Berisi informasi mengenai kinerja perusahaan, seperti rata-rata jumlah pemesanan pelanggan dan presentase pengiriman barang tepat waktu.
3.
Sales analysis Berisi kinerja keuangan relatif untuk setiap salesperson, daerah penjualan produk, lini produk, dan pelanggan.
4.
Cash-flow statements Berisi sumber penerimaan kas, penggunaan kas untuk operational, dan pengunaan khusus lainnya selama periode akuntansi. Informasi dalam laporan ini digunakan
33
sebagai untuk membuat dasar untuk membuat perencanaan kas (cash forecasting) dan penganggaran (budgeting).
2.6
Retur Penjualan M enurut M ulyadi (2001, p226), transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan
menerima pengembalian barang dari pelanggan. Penggembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan retur penjualan adalah : 1.
Fungsi Penjualan Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengambilan barang yang telah dibeli oleh pembeli.
2.
Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan.
4.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
