MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
BAB II FORMAT SOP
A. Susunan SOP Susunan SOP terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut. 1. Kepala Bagian Kepala SOP terdiri dari: a. kop naskah dinas, yang disesuaikan dengan ketentuan dalam Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara; b. nomor SOP, yang diketik dengan huruf kapital pada kolom pertama, terdiri dari tulisan SOP, tulisan NO. (akronim dari Nomor), nomor penetapan, garis miring (/), tahun, dan di bawahnya tulisan singkatan/akronim nomenklatur unit kerja; c. tulisan Standard Operating Procedure, yang diketik dengan huruf kapital dan ditebalkan serta diletakkan pada kolom kedua; d. tanggal penetapan, yang diketik dengan huruf kapital pada kolom ketiga, terdiri dari tulisan Tanggal Ditetapkan dan di bawahnya tanggal, bulan, tahun ditetapkannya SOP; e. judul SOP, yang ditulis dalam kolom tersendiri dengan huruf kapital dan ditebalkan. 2. Batang Tubuh Bagian Batang Tubuh SOP terdiri dari: a. Dasar hukum, yang berisi peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan substansi SOP yang disusun; b. Prosedur, yang menggambarkan langkah-langkah kegiatan secara rinci yang dituangkan ke dalam bentuk diagram alir (flowchart) dan uraian prosedur yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara rinci dan sistematis. Uraian prosedur dapat diletakkan di sebelah kanan, sebelah bawah, atau sebelah kiri flowchart, tergantung dari tingkat kesulitan penyusunan flowchart tersebut atau tergantung dari model/bentuk SOP yang digunakan.
3. Kaki ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 5 3. Kaki Bagian Kaki SOP terdiri dari nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat penandatangan SOP, yang ditulis rata kiri di sebelah kanan bawah.
B. Wewenang Penetapan SOP 1. SOP yang berlaku untuk seluruh satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, instansi terkait, atau masyarakat luas, dan SOP yang berkaitan dengan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden, Menteri Sekretaris Negara, dan Tamu Negara, ditetapkan oleh Menteri Sekretaris Negara melalui Peraturan Menteri Sekretaris Negara. 2. SOP yang berlaku untuk satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini tertentu di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, ditandatangani oleh pimpinan satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini masing-masing.
C. Notasi Flowchart Flowchart menggunakan simbol atau notasi tertentu yang merepresentasikan proses tertentu. Notasi dimaksud dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 6 Gambar 1 Notasi Flowchart Bentuk Notasi
Keterangan Mulai
Selesai
Persiapan
Proses
Pengambilan Keputusan (ya atau tidak, terus atau ditolak, dst)
Proses pendokumentasian (penomoran, agenda, dll)
Perpindahan aktivitas dalam satu halaman
Perpindahan aktivitas ke halaman berikutnya
Contoh ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 7 Contoh Flowchart dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2 Contoh Flowchart
Awal kegiatan
Kegiatan 1
Kegiatan 2
Kegiatan 3
Tidak Pengambilan keputusan
Ya Penomoran, pengagendaan
Kegiatan 6
Akhir kegiatan
D. Format ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 8 D. Format SOP Format SOP dapat dilihat pada Gambar 3, Gambar 4, dan Gambar 5. Gambar 3 Format SOP – Model 1
Gambar 4 ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 9 Gambar 4 Format SOP – Model 2
Gambar 5 ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 10 Gambar 5 Format SOP – Model 3
E. Contoh ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 11 E. Contoh SOP Contoh SOP dapat dilihat pada Contoh 1, Contoh 2, dan Contoh 3. Contoh 1 SOP – Model 1
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI SEKRETARIAT KEMENTERIAN Jalan Veteran No. 17-18, Jakarta 10110, Telepon (021) 3455322, Faksimile (021) 3455322, Situs: www.setneg.go.id SOP NO. 14/2011 PEREN
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TANGGAL DITETAPKAN 15 OKTOBER 2011
PENYUSUNAN STANDAR HARGA SATUAN BARANG/JASA DI LINGKUNGAN BAGIAN ANGGARAN 007 (KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA) Dasar Hukum
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara Kerangka Prosedur
Uraian Prosedur
Persiapan teknis dan administrasi
Usulan dari unit kerja pengusul
Pengumpulan dan pengolahan data
Data pembanding lain: price list, standar harga provinsi, dll
Pembahasan draf standar harga satuan barang/jasa Penyusunan draf final buku standar harga satuan barang/jasa Tidak Setuju Persetujuan dan penandatanganan Kepmensesneg oleh Mensesneg Setuju Pembuatan Salinan Kepmensesneg
Pengajuan permohonan pencetakan buku
Pendistribusian dan pensosialisasian buku standar harga satuan barang/jasa
1. Kepala Bagian Program dan Anggaran III beserta staf melakukan persiapan teknis dan administrasi, dengan rincian kegiatan sebagai berikut: a. menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat koordinasi terkait dengan penyusunan standar harga satuan barang/jasa di lingkungan BA 007 (Kementerian Sekretariat Negara); b. menyelenggarakan rapat koordinasi dengan unit kerja yang terkait dengan pengadaan barang/jasa di lingkungan BA 007 (Kementerian Sekretariat Negara) dalam rangka penyusunan standar harga satuan barang/jasa di lingkungan BA 007 (Kementerian Sekretariat Negara); dan c. menyiapkan dan menyampaikan permintaan data usulan standar harga satuan barang/jasa dari Kepala Biro Perencanaan kepada unit kerja yang terkait dengan pengadaan barang/jasa di lingkungan BA 007 (Kementerian Sekretariat Negara). 2. Kepala Bagian Program dan Anggaran III beserta staf mengumpulkan dan mengolah data, dengan rincian kegiatan sebagai berikut: a. mengumpulkan data usulan standar harga satuan barang/jasa dari unit kerja terkait; b. memonitor usulan data standar harga yang masuk ke Biro Perencanaan; dan c. mengolah data dengan membuat analisis dan perbandingan pada jenis barang/jasa dengan spesifikasi yang sama dari masing-masing usulan sebagai bahan pembahasan draf standar harga satuan barang/jasa.
3. Kepala ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 12 3. Kepala Biro Perencanaan memimpin pembahasan draf standar harga satuan barang/jasa, dengan rincian kegiatan sebagai berikut: a. membahas data usulan standar harga satuan barang/jasa yang dikoordinasikan oleh Biro Perencanaan dengan menganalisis perbandingan harga dari masing-masing usulan dengan data pembanding lainnya seperti price list, standar harga provinsi, dan lain-lain; b. menyepakati standar harga satuan barang/jasa sebagai harga yang akan dijadikan panduan bagi seluruh unit kerja di lingkungan BA 007 (Kemsetneg) dalam pelaksanaan anggaran. 4. Kepala Bagian Program dan Anggaran III beserta staf menyusun draf final buku standar harga satuan barang/jasa, dengan rincian kegiatan sebagai berikut: a. menyempurnakan dan menyusun data hasil pembahasan sebagai draf final; b. menyusun draf buku standar harga satuan barang/jasa dengan membuat konsep isi buku yang meliputi daftar isi, kata pengantar, konsep Kepmensesneg, dan lampirannya (daftar standar harga satuan barang/jasa); c. menyusun Rancangan Kepmensesneg tentang Standar Harga Satuan Barang/Jasa di Lingkungan BA 007 (Kemsetneg), dengan data standar harga satuan barang/jasa yang telah ditetapkan dalam pembahasan pada poin a sebagai lampiran; d. menyiapkan konsep memorandum Kepala Biro Perencanaan laporan hasil pembahasan kepada Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara; dan e. menyiapkan memorandum pengantar dari Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara kepada Mensesneg tentang pengajuan Rancangan Kepmensesneg tentang Standar Harga Satuan Barang/Jasa di Lingkungan BA 007 (Kemsetneg) untuk mohon persetujuan. 5. Menteri Sekretaris Negara menandatangani Kepmensesneg.
memeriksa
dan
6. Kepala Bagian Program dan Anggaran III beserta staf menyusun konsep Salinan Kepmensesneg tentang Standar Harga Satuan Barang/Jasa di Lingkungan BA 007 (Kemsetneg) yang ditandatangani oleh Kepala Biro Perencanaan. 7. Kepala Bagian Program dan Anggaran III beserta staf menyiapkan konsep memorandum Kepala Biro Perencanaan tentang permohonan pencetakan buku Standar Harga Satuan Barang/Jasa di Lingkungan BA 007 (Kemsetneg) kepada Kepala Biro Umum, Sekretariat Kementerian. 8. Biro Perencanaan mendistribusikan dan mensosialisasikan buku Harga Satuan Barang/Jasa di Lingkungan BA 007 (Kemsetneg) kepada seluruh unit kerja di lingkungan BA 007 (Kemsetneg). Kepala Biro Perencanaan, (tanda tangan) (nama pejabat) ..........................................................
Contoh ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 13 Contoh 2 SOP – Model 2
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI DEPUTI BIDANG DUKUNGAN KEBIJAKAN Jalan Veteran No. 17-18, Jakarta 10110, Telepon (021) 3845627, 3442327, Faksimile (021) 3813583, Situs: www.setneg.go.id SOP NO. 02/2011 DKHI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TANGGAL DITETAPKAN 15 DESEMBER 2011
ANALISIS PERMASALAHAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN HUBUNGAN INTERNASIONAL Dasar Hukum
Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara Kerangka Prosedur Penerimaan arahan dari Deputi Bidang Dukungan Kebijakan (15 menit/per berkas) Inisiatif sendiri untuk melaksanakan analisis
Pemberian arahan kepada Kabid (15 menit) Penugasan kepada Kasubbid (15 menit) Identifikasi permasalahan (1 jam) Penyiapan bahan substansi (2 jam)
Pendalaman substansi dari buku, referensi, media cetak, internet (1 hari)
Pendalaman substansi melalui koordinasi dan komunikasi lisan dengan pihak terkait di dalam dan luar negeri (1 hari)
Pendalaman substansi melalui permohonan pertimbangan dan tanggapan kepada pihak terkait di dalam negeri melalui surat (1 hari)
Pendalaman substansi melalui rapat koordinasi dengan pihak terkait di dalam negeri (1 hari)
Pendalaman substansi melalui pemantauan, baik di dalam negeri (1-3 hari) maupun luar negeri (1-5 hari)
Pendalaman substansi melalui seminar/FGD (1 hari)
Pelaksanaan analisis dan penyiapan laporan (1 hari)
Pemeriksaan dan penandatanganan memorandum/ laporan hasil analisis oleh Asisten Deputi (1 jam) Diteruskan kepada pihak terkait (1 hari)
Pemeriksaan dan penandatanganan memorandum/ laporan hasil analisis oleh Deputi (1 jam)
File, untuk diketahui (UDK), monitor
Pemeriksaan hasil analisis oleh Mensesneg Penyampaian hasil analisis kepada Presiden
Uraian ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 14 Uraian Prosedur 1.
Proses persiapan analisis berdasarkan arahan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan dan inisiatif sendiri: a. Berdasarkan arahan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan 1) Sekretaris Asisten Deputi menerima dan mengagendakan arahan Deputi serta menyampaikan kepada Asisten Deputi (15 menit). 2) Asisten Deputi memberikan arahan kepada Kepala Bidang untuk melaksanakan analisis (15 menit). 3) Kepala Bidang menugaskan Kepala Subbidang untuk mengidentifikasi permasalahan dan menyiapkan bahan analisis (15 menit). 4) Kepala Subbidang beserta staf mengidentifikasi permasalahan (1 jam). b. Berdasarkan inisiatif sendiri 1) Inisiatif untuk melaksanakan analisis terhadap permasalahan dan pelaksanaan kebijakan hubungan internasional dapat berasal dari Asisten Deputi/Kepala Bidang/Kepala Subbidang/Analis. Usulan inisiatif dibahas oleh pejabat/pegawai yang terkait di lingkungan Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Hubungan Internasional (2 jam). 2) Kepala Subbidang beserta staf melaksanakan identifikasi permasalahan (1 jam).
2.
Kepala Subbidang beserta staf menyiapkan bahan berupa dokumen/referensi yang terkait dengan permasalahan yang akan dianalisis (2 jam).
3.
Kepala Bidang/Kepala Subbidang/Analis melakukan pendalaman masalah melalui beberapa cara sebagai berikut: a. mendalami substansi dari buku, referensi, media cetak, internet (1 hari); b. mendalami substansi melalui koordinasi dan komunikasi lisan dengan pihak terkait baik dalam maupun luar negeri (1 hari); c. mendalami substansi melalui permohonan saran pertimbangan dan tanggapan kepada pihak terkait melalui surat yang ditandatangani oleh Deputi (proses penyiapan dan penyampaian surat dilakukan dalam waktu 1 hari, sedangkan penerimaan tanggapan dan pertimbangan dari pihak terkait tergantung proses intern di instansi yang bersangkutan); d. mendalami substansi melalui rapat koordinasi baik yang diselenggarakan oleh pihak terkait maupun yang diselenggarakan oleh Deputi (proses penyiapan undangan dan konfirmasi kedatangan dilakukan dalam waktu 1 hari, dan pelaksanaan rapat koordinasi menyesuaikan jadwal rapat pimpinan yang telah tersusun); e. mendalami substansi melalui pemantauan baik di dalam negeri (1-3 hari) maupun di luar negeri (1-5 hari); atau f. mendalami substansi melalui seminar atau FGD baik yang diselenggarakan oleh pihak terkait maupun yang diselenggarakan oleh Asisten Deputi (1 hari).
4.
Pelaksanaan analisis dan penyiapan laporan a. Analis melaksanakan analisis dan menyusun draf laporan permasalahan dan pelaksanaan kebijakan di bidang hubungan internasional (3 jam). b. Kepala Subbidang memeriksa hasil analisis beserta draf laporan (2 jam). c. Kepala Bidang memeriksa hasil analisis beserta draf laporan, serta menyampaikannya kepada Asisten Deputi (1 jam).
5.
Asisten Deputi memeriksa hasil analisis dan menyampaikannya kepada Deputi (1 jam).
6.
Deputi memeriksa dan menandatangani memorandum/hasil analisis, serta menyampaikannya kepada Menteri Sekretaris Negara (1 jam). Apabila Deputi memberikan arahan agar hasil analisis tidak perlu disampaikan/diteruskan kepada Menteri Sekretaris Negara, maka hasil analisis tersebut cukup di-file/dipantau/dipelajari atau diteruskan kepada pihak terkait melalui surat Deputi, dengan proses penyiapan surat Deputi kepada pihak terkait (1 hari).
7.
Menteri Sekretaris Negara memeriksa hasil analisis dan apabila diperlukan disampaikan kepada Presiden. Apabila Menteri Sekretaris Negara memberikan arahan agar hasil analisis tidak perlu disampaikan kepada Presiden, maka hasil analisis tersebut cukup di-file/dipantau/dipelajari atau diteruskan kepada pihak terkait melalui surat Menteri Sekretaris Negara/Deputi, dengan proses penyiapan surat Deputi/Menteri Sekretaris Negara kepada pihak terkait (1 hari).
8. Apabila ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 15 -
8.
Apabila Presiden memberikan arahan agar hasil analisis permasalahan disampaikan/diteruskan kepada pihak terkait (melalui surat Menteri Sekretaris Negara), maka dilakukan kembali proses penyiapan surat Menteri Sekretaris Negara kepada pihak terkait (1 hari).
Kepala Biro Pengelolaan Istana, (tanda tangan) (nama pejabat) ..................................................
Contoh ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 16 Contoh 3 SOP – Model 3
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI SEKRETARIAT WAKIL PRESIDEN Jalan Veteran No. 17-18, Jakarta 10110, Telepon (021) 38413849, Faksimile (021) 3810104, Situs: www.wapresri.go.id SOP NO. 01/2011
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
TUPEG
TANGGAL DITETAPKAN 15 OKTOBER 2011
PENANGANAN PERSURATAN DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT WAKIL PRESIDEN Dasar Hukum
Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia
Uraian Prosedur
Staf Subbagian Adm. Persuratan
Kasubbag Adm. Persuratan
Kabag TU
Karo TU dan Kepegawaian
Penanganan Surat Masuk (per berkas) 1.
Staf Subbagian Administrasi Persuratan menerima dan memilah surat, dengan rincian kegiatan sebagai berikut: a. memeriksa alamat; b. membubuhkan cap/tanda terima; c. menyortir.
2.
Staf Subbagian Administrasi Persuratan membuka sampul surat dan melampirkan lembar disposisi.
3.
Staf Subbagian Administrasi Persuratan memberi nomor agenda, mencatat pada Buku Agenda dan mencatat hal surat pada lembar disposisi serta menyampaikannya kepada Kepala Subbagian Administrasi Persuratan.
4.
Kepala Subbagian Administrasi Persuratan meneliti kelengkapan/lampiran dan melakukan pemeriksaan hal/pokok surat. Apabila dianggap cukup diteliti oleh Kepala Subbagian Administrasi Persuratan, maka surat dapat langsung disampaikan kepada satuan organisasi/pejabat yang bersangkutan.
Penerimaan dan pemilahan surat
Pembukaan sampul surat
Pengagendaan surat
Pengarahan surat
5. Kepala ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 17 -
5.
Kepala Bagian Tata Usaha melakukan penapisan/pemeriksaan terhadap surat yang membutuhkan pertimbangan substansi surat.
Penapisan lanjut berdasarkan substansi
Apabila dianggap cukup periksa oleh Kepala Bagian Tata Usaha, maka surat dapat langsung disampaikan kepada satuan organisasi/pejabat yang bersangkutan. 6.
Kepala Biro Tata Usaha dan Kepegawaian melakukan penapisan/ pemeriksaan akhir terhadap surat yang membutuhkan analisis yang lebih komprehensif terhadap substansi isi.
7.
Staf Subbagian Administrasi Persuratan menyampaikan surat kepada Staf TU satuan organisasi yang bersangkutan dan kepada Staf TU Sekretaris Wakil Presiden untuk surat yang ditujukan kepada Sekretaris Wakil Presiden.
Penapisan akhir
Penyampaian
Penanganan Surat Keluar (per berkas) 1.
Staf Subbagian Administrasi Persuratan menerima berkas surat yang akan dikirim keluar.
2.
Staf Subbagian Administrasi Persuratan: 1) meneliti redaksional dan kelengkapan berkas surat/ memorandum keluar dari pimpinan unit pelayanan; 2) membubuhkan nomor surat; 3) membubuhkan cap pada surat; 4) menggandakan dan melakukan pengarsipan; 5) menyiapkan amplop, penomoran amplop, dan pengecapan amplop surat.
3.
Staf Subbagian Administrasi Persuratan menyampaikan surat kepada Caraka untuk dikirim sesuai tujuan atau dikirim melalui jasa pos atau ekspedisi lainnya serta melakukan pengarsipan tanda terima.
Penerimaan surat
Penelitian, pengagendaan, pemberian nomor, dan cap cinas
Pengiriman
Kepala Biro Tata Usaha dan Kepegawaian, (tanda tangan) (nama pejabat) ..................................................
BAB III ...
