MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA
BAB V PELAKSANAAN, MONITORING, DAN EVALUASI SOP
A. Pelaksanaan SOP Langkah-langkah yang harus dilakukan pelaksanaan SOP adalah sebagai berikut.
untuk
menjamin
keberhasilan
1. Perencanaan Pelaksanaan SOP Rencana pelaksanaan SOP dapat disusun oleh Tim Penyusun SOP bersama dengan unit kerja/unit kerja lini terkait. Keterlibatan Tim dalam penyusunan rencana pelaksanaan SOP akan sangat membantu upaya proses pelaksanaan, antara lain: a. apa yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan SOP; b. bagaimana urutan pelaksanaan SOP; c. kondisi yang dibutuhkan. 2. Pemberitahuan (Notification) Hal-hal yang harus dilakukan adalah: a. memastikan bahwa semua pejabat/pegawai mengetahui adanya SOP baru atau perubahan dalam SOP; b. meningkatkan kepatuhan dan akuntabilitas pejabat/pegawai dalam melaksanakan SOP; c. menerima masukan dan saran yang konstruktif. Pemberitahuan SOP dapat dilakukan: a. secara formal, tertulis, dan terdokumentasi; b. melalui media pemberitahuan berupa surat, pengumuman, internet, intranet, dan sosialisasi. 3. Distribusi dan Aksesibilitas SOP yang telah ditetapkan dapat didistribusikan melalui buku, diunggah di situs Kementerian Sekretariat Negara (sehingga semua pejabat/pegawai dapat mengaksesnya dengan mudah), atau digandakan dan disebarluaskan di lingkungan satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini masing-masing.
Distribusi ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 35 Distribusi dan aksesibilitas SOP bertujuan untuk: a. memudahkan pejabat/pegawai dalam mengakses SOP; b. menghindari adanya upaya perubahan secara tidak sah perlu adanya master copy SOP yang disimpan oleh: - unit kerja yang secara fungsional bertanggung jawab dalam penyusunan sistem dan prosedur kerja (untuk SOP tingkat Kementerian Sekretariat Negara); - pimpinan satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini masing-masing (untuk satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini masing-masing); c. untuk meningkatkan komitmen dan tanggung jawab pihak terkait (perlu dibuat daftar penerima distribusi SOP). 4. Sosialisasi Sebelum SOP dilaksanakan perlu adanya sosialiasi, sehingga perlu dibentuk Tim yang bertugas memberikan sosialisasi SOP secara terus menerus sesuai dengan perkembangan SOP. Anggota Tim sebaiknya terdiri dari pejabat/pegawai yang terlibat sejak awal dan memiliki pengetahuan dalam penyusunan SOP. Pada tingkat Kementerian, Tim dapat dikoordinasikan oleh unit kerja yang secara fungsional bertanggung jawab dalam penyusunan sistem dan prosedur kerja. Sedangkan pada tingkat satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini, Tim tersebut dapat bersifat formal dengan Keputusan pimpinan satuan organisasi masing-masing atau bersifat informal melalui penugasan dari pimpinan satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini masingmasing.
B. Monitoring dan Evaluasi SOP Pelaksanaan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi, sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai dengan kebutuhan. 1. Persiapan Monitoring dan Evaluasi Agar monitoring dan evaluasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu dibentuk Tim Monitoring dan Evaluasi SOP. a. Anggota ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 36 a. Anggota Tim 1) Tim Monitoring dan Evaluasi SOP Tingkat Kementerian SOP yang berlaku untuk seluruh satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, instansi terkait, atau masyarakat luas, dan SOP yang berkaitan dengan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden, Menteri Sekretaris Negara, dan Tamu Negara dimonitor dan dievaluasi oleh sebuah Tim yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia. Tim terdiri dari perwakilan satuan organisasi/unit kerja terkait di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Pembentukan Tim tersebut dikoordinasikan oleh unit kerja yang secara fungsional bertanggung jawab dalam penyusunan sistem dan prosedur kerja. 2) Tim Monitoring dan Evaluasi SOP Tingkat Satuan Organisasi/Unit Kerja/Unit Kerja Lini SOP yang berlaku di satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini tertentu di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dimonitor dan dievaluasi oleh Tim yang bersifat intern di satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini tersebut. Pembentukan Tim tersebut dapat bersifat formal dengan Keputusan pimpinan satuan organisasi masing-masing atau berupa informal melalui penugasan dari pimpinan satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini masing-masing. Monitoring dan evaluasi SOP yang bersifat intern dapat dikoordinasikan dengan unit kerja yang secara fungsional bertanggung jawab dalam penyusunan sistem dan prosedur kerja. b. Tugas Tim 1) Melakukan identifikasi dan review 2) Melakukan survei ke unit kerja/unit kerja lini yang melaksanakan SOP 3) Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan unit kerja/unit kerja lini terkait 4) Mengumpulkan data terkait SOP 5) Melakukan analisis prosedur dalam SOP 6) Memonitor dan mengevaluasi 7) Menyajikan hasil monitoring dan evaluasi 8) Menyusun rekomendasi berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi
c. Tanggung ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 37 c. Tanggung Jawab Tim Tim bertanggung jawab atas pelaksanaan monitoring dan evaluasi SOP, serta melaporkan kinerjanya kepada pejabat yang memberikan tugas. 2. Monitoring a. Tujuan Monitoring Tujuan dilaksanakannya monitoring terhadap pelaksanaan SOP adalah: 1) untuk mengetahui pelaksanaan seluruh tahapan dalam SOP; 2) mengidentifikasi permasalahan dalam praktek pelaksanaan SOP; dan 3) merumuskan cara pemecahan masalah dalam praktek pelaksanaan SOP. b. Perencanaan Monitoring Untuk mendukung pencapaian tujuan proses monitoring perlu disusun perencanaan monitoring dengan memperhatikan peran setiap pejabat/pegawai terkait dengan pelaksanaan SOP. c. Instrumen Monitoring SOP dapat digunakan sebagai instrumen monitoring tentang sejauh mana kinerja penerapannya berpengaruh terhadap perbaikan kinerja unit kerja/unit kerja lini berdasarkan prinsip-prinsip pelaksanaan SOP. d. Metode Monitoring 1) Observasi Metode observasi dilakukan oleh Tim Monitoring dan Evaluasi guna memantau pelaksanaan SOP oleh pejabat/pegawai terkait dengan SOP. Tujuan observasi adalah untuk mengetahui: a) sejauhmana praktek penerapan prosedur sesuai dengan SOP; b) faktor penghambat penerapan SOP; c) locus terjadinya masalah, baik pada SOP maupun kemampuan pejabat/pegawai yang tidak memadai; d) apabila SOP dapat diterapkan, maka: (1) apakah setiap SOP dapat berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan? (2) apakah SOP dapat menghasilkan keluaran yang tepat? (3) masalah apa yang dihadapi pejabat/pegawai dalam praktek pelaksanaan SOP? e) apa tindakan pimpinan/pejabat agar SOP dapat berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan? f) sejauhmana ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 38 f)
sejauhmana tindakan pimpinan/pejabat dapat mempercepat atau memperlambat pelaksanaan SOP?
2) Wawancara Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan wawancara langsung dengan pimpinan/pejabat/pegawai unit kerja/unit kerja lini terkait dengan SOP, yang bermanfaat untuk memperoleh informasi mengenai kinerja masingmasing. 3) Pertemuan dan Diskusi Kelompok Kerja Diskusi antar pejabat/pegawai pada unit kerja/unit kerja lini akan menjadi sarana yang efektif dalam rangka pemecahan masalah yang ditemukan dalam melaksanakan SOP. 4) Pengarahan Pengarahan dalam pelaksanaan dilakukan untuk menjamin proses penerapan SOP berjalan sesuai dengan tujuan.
Untuk melakukan monitoring dapat digunakan Tabel 1 berikut. Tabel 1 Monitoring Pelaksanaan SOP No.
Unit Kerja/ Unit Kerja Lini
Judul SOP
Penilaian Terhadap Pelaksanaan
Catatan Hasil Penilaian
Tindakan yang Harus Diambil
Paraf Penilai
1
2
3
4
5
6
7
1.
Berjalan dengan baik Tidak berjalan dengan baik
2.
Berjalan dengan baik Tidak berjalan dengan baik
3.
Berjalan dengan baik Tidak berjalan dengan baik
Cara ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 39 Cara pengisian: Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3
: : :
Kolom 4
:
Kolom 5
:
Kolom 6
:
Diisi dengan unit kerja/unit kerja lini Diisi SOP yang dimonitor proses penerapanya - Jika ternyata hasil penilaian berjalan dengan baik, maka diberikan tanda “x” pada kotak yang tersedia dengan label “Berjalan dengan baik” - Jika ternyata hasil penilaian menunjukkan bahwa penerapan SOP tidak dapat berjalan dengan baik, maka diberikan tanda “x” pada kotak dengan label “Tidak berjalan dengan baik” Diisi dengan catatan hasil penilaian, terutama hasil penilaian “Tidak berjalan dengan baik”. Catatan berisi alasan mengapa prosedur tidak dapat berjalan dengan baik, hal-hal mana yang dianggap tidak berjalan dengan baik, apa kemungkinan penyebabnya Diisi dengan tindakan-tindakan yang harus diambil agar SOP dapat diterapkan dengan baik, misalnya: perlu adanya penyempurnaan, pelatihan bagi pegawai, perbaikan sarana yang tidak memadai, dan sebagainya Diisi dengan paraf petugas yang melakukan penilaian
3. Evaluasi Evaluasi SOP dilakukan oleh Tim Monitoring dan Evaluasi terhadap tahapan analisis atas prosedur yang dibakukan dalam SOP. a. Tujuan Evaluasi SOP bertujuan meninjau kembali tingkat keakuratan yang telah disusun dan diterapkan dalam pelaksanaan SOP, sehingga SOP dapat berjalan secara efektif dan efisien. b. Sasaran Sasaran evaluasi SOP adalah substansi dan/atau redaksional SOP yang dikaitkan dengan kebijakan pemerintah, perubahan organisasi, dan lingkungan operasional, serta terkait dengan proses penerapan SOP. c. Mekanisme Evaluasi 1) Penentuan SOP yang Akan Dievaluasi SOP yang dievaluasi adalah SOP yang telah disusun dan ditetapkan minimal 2 tahun sebelum pelaksanaan evaluasi dan telah dilaksanakan 1 tahun sebelum evaluasi.
2) Survei ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 40 2) Survei Pelaksanaan SOP Survei tersebut dilakukan dengan menggunakan kuesioner, yang respondennya adalah pejabat/pegawai terkait di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. 3) Tabulasi Hasil Survei Tabulasi digunakan untuk menginventarisasi dan memberikan penilaian secara kuantitatif terhadap seluruh jawaban dari responden dan dijadikan sebagai bahan untuk analisis. 4) Analisis dan Penyusunan Rekomendasi a) Analisis Analisis dilakukan dengan cara memberikan penilaian kualitatif terhadap masing-masing pencapaian variabel penilaian pelaksanaan SOP. Hasil analisis dijadikan sebagai bahan untuk pemberian rekomendasi kepada masing-masing unit kerja/unit kerja lini. b) Penyusunan Rekomendasi Rekomendasi digunakan sebagai bahan masukan untuk peningkatan kinerja masing-masing unit kerja/unit kerja lini dalam mengimplementasikan SOP. d. Instrumen Instrumen yang digunakan dalam menyelenggarakan evaluasi pelaksanaan SOP di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara disusun oleh Tim Monitoring dan Evaluasi, yang dikoordinasikan oleh unit kerja yang memiliki tanggung jawab dalam penyusunan sistem dan prosedur kerja.
BAB VI ...
