MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR DAN MEMAHAMI ASAS-ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR DAN MEMAHAMI ASAS-ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

MAKALAH UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Pengembangan Bahan Ajar ADP yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.

Oleh Desi Anggrianto NIM 120412402995

UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN November 2014

MODUL

Desi Anggrianto

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena kehendaknya penulis telah menyelesaikan penyusunan modul “Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran” dengan lancar. Modul ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP yang diampu oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si. SMK sebagai institusi yang menyiapkan tenaga kerja, dituntut mampu untuk menghasilkan lulusan yang kompeten sesuai harapan dunia kerja. Tenaga kerja yang dibutuhkan adalah sumber daya manusia yang memiliki kompetensi pada bidang kerjanya, profesional, dan memiliki sikap kompetitif yang positif. Berdasar pada hal tersebut, modul ini didesain sesuai dengan Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar kurikulum 2013. Keberhasilan dalam menyelesaikan modul ini tidak terlepas dari bantuan Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si dan teman-teman. Oleh sebab itu layak kiranya penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam menyelesaikan modul ini. Penulis berharap modul ini dapat berguna bagi para pembaca untuk menambah wawasan khususnya dalam bidang administrasi perkantoran. Penulis juga menyadari bahwa modul ini jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dalam penyempurnaan modul ini.

Malang, 16 November 2014

Penulis

DAFTAR ISI MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN KANTOR A. Pengertian Organisasi .............................................................................. 1 B. Prinsip-Prinsip Organisasi ....................................................................... 2 C. Bentuk-Bentuk Organisasi ...................................................................... 3 D. Pengertian Pekerjaan Kantor ................................................................... 10 E. Peranan Pekerjaan Kantor ....................................................................... 11 F. Rangkuman............................................................................................... 11 G. Tugas......................................................................................................... 12 H. Tes Formatif ............................................................................................. 12 I. Lembar Kerja ........................................................................................... 12 MODUL 2 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR A. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor....................................................................... 14 B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ................................................................... 15 C. Perincian Pekerjaan Kantor ..................................................................... 18 D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan ............................................................ 20 E. Rangkuman ............................................................................................... 21 F. Tugas ......................................................................................................... 21 G. Tes Formatif ............................................................................................. 22 H. Lembar Kerja ............................................................................................ 22 MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN A. Pengertian Manajemen ............................................................................ 23 B. Asas-Asas Manajemen ............................................................................ 24 C. Kebaikan dan Kekurangan Asas-Asas Manajemen ............................... 26 D. Struktur Organisasi .................................................................................. 27 E. Rangkuman............................................................................................... 29 F. Tugas......................................................................................................... 30 G. Tes Formatif ............................................................................................. 30 H. Lembar Kerja ........................................................................................... 30 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 32 KUNCI JAWABAN TES FORMATIF .............................................................. 33

PENDAHULUAN

A. Deskripsi Pembelajaran Unit kompetensi Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran ini adalah pembelajaran tentang apa saja pekerjaan kantor dan bagaimana implementasi macam-macam azas manajemen (pelaksanaan pekerjaan kantor) dalam suatu kantor sehingga semua pekerjaan dapat berjalan efektif dan efisien. Penguasaan kompetensi ini akan dibuktikan dengan kemampuan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan kantor dan penerapan asas-asas manajemen beserta dampaknya di perkantoran. Untuk dapat melakukan hal itu, dibutuhkan pengetahuan mengenai macammacam pekerjaan kantor, pengetahuan tentang keterampilan penyusunan pekerjaan-pekerjaan kantor, pengetahuan umum tentang produk pekerjaan kantor, pengetahuan mengenai macam-macam asas kantor, kelebihan dan kekurangan dari setiap asas manajemen di kantor, pengetahuan umum tentang bentuk struktur dari setiap penerapan asas manajemen di perkantoran, pengetahuan serta keterampilan mengidentifikasi berbagai asas manajemen yang diterapkan di perkantoran Pembelajaran Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran ini meliputi tiga ranah tujuan yang harus dimiliki oleh siswa,

yaitu

kognitif (pengetahuan),

afektif (sikap),

dan

psikomotorik

(keterampilan). Dalam penerapan asas manajemen yang baik di perkantoran, selain harus memiliki pengetahuan dan keterampilan maka siswa juga harus memiliki sikap yang sopan, sabar, lemah lembut, berpikir positif pada orang lain, rendah hati, dan menyenangkan dalam proses berorganisasi.

B. Prasyarat Mempelajari Modul Dalam pembelajaran, tidak ada suatu kompetensi yang berdiri sendiri. Keterkaitan satu kompetensi dan kompetensi yang lainnya merupakan suatu ciri pembelajaran yang berkesinambungan. Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran ini tidaklah berdiri sendiri melainkan ditunjang oleh kompetensi-kompetensi sebelumnya. Kompetensikompetensi yang harus dikuasai sebelumnya adalah sebagai berikut:

1. Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran, 2. Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran. Di samping kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya seperti tersebut di atas, pengetahuan dan keterampilan yang harus dikuasai adalah sebagai berikut: 1. Macam-macam pekerjaan kantor, 2. Pengetahuan tentang keterampilan penyusunan pekerjaan-pekerjaan kantor, 3. Pengetahuan umum tentang produk pekerjaan kantor, 4. Macam-macam asas kantor, 5. Kelebihan dan kekurangan dari setiap asas manajemen di kantor, 6. Pengetahuan umum tentang bentuk struktur dari setiap penerapan asas manajemen di perkantoran, 7. Pengetahuan serta keterampilan mengidentifikasi berbagai asas manajemen yang diterapkan di perkantoran..

C. Petunjuk Penggunaan Modul Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikutilah petunjuk-petunjuk serta cara-cara mempelajarinya, baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator, agar pembelajaran dapat berjalan sesuai prosedur yang ada pada petunjuk penggunaan modul ini. 1. Penjelasan bagi siswa a. Pelajari secara berurutan mulai dari kegiatan belajar awal hingga akhir. b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktek

yang diperlukan sesuai

subkompetensi yang dipelajari. c. Kerjakan tes formatifnya. d. Cocokkan hasil jawaban untuk menguji sejauh mana tingkat pengusaan siswa terhadap kompetensi tersebut. e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7,00 lanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya. Apabila belum memenuhi strandar minimal yaitu 7,00 maka harus mengulangi kegiatan belajar yang masih belum dikuasai hingga memperoleh standar minimal yang ditentukan. f. Setelah berakhir mempelajari seluruh sub kompetensi maka kerjakanlah tes evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk menguji kemampuan penguasaan

siswa atas kompetensi Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami AsasAsas Manajemen Perkantoran ini secara keseluruhan. g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan baik. h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan ke fasilitator atau guru. 2. Peran fasilitator a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran. b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahapan belajar. c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta menjawab pertanyaan siswa mengenai proses pembelajaran. d. Membantu siswa utnuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lalin yang diperlukan untuk belajar. e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan. f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan. g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya. h. Melaksanakan penilaian. i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan, dan keterampilan dari suatu kompetensi yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya. j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa. k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten.

D. Tujuan Akhir Tujuan akhir dari mempelajari modul ini adalah pencapaian kompetensi siswa dalam Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran yang sesuai dengan perkembangan dunia usaha atau dunia industri saat ini. 1. Kinerja yang diharapkan Kinerja yang diharapkan setelah mempelajari kompetensi ini adalah terbentuknya kompetensi siswa dari segi pengetahuan, sikap, dan keterampilan.

dalam mengidentifkasi pekerjaan kantor dan asas-asas manajemen (pelaksanaan pekerjaan kantor) di dunia industri.

2. Kriteria keberhasilan Kriteria keberhasilan dalam penguasaan kompetensi ini dalam pencapaiannya dapat terlibat dari segi kuantitas dan kualitas. Dari segi kuantitas dilihat dari perolehan nilai kompetensi siswa melalui angka yang diperolehnya, dan dari segi kualitas dilihat dari terbentuknya kompetensi pengetahuan, sikap, dan keterampilan pada siswa. 3. Variabel dan kriteria keberhasilan Kriteria penilaian keberhasilan penguasaan siswa atas kompetensi Menguraikan Pekerjaan Kantor dan Memahami Asas-Asas Manajemen Perkantoran adalah siswa dinyatakan kompeten bila telah memperoleh batas minimal nilai 7,00 (tujuh koma nol-nol). Apaabila belum mencapai batas tersebut, siswa harus mengulang kembali. Kriteria dan variabel keberhasilannya adalah sebagai berikut: 9,00-10,00

= A, Kompetensi istimewa

8, 00-9,99

= B, Kompetensi amat baik

7,00-8,99

= C, Kompetensi baik

<7,00

= D, Belum kompeten

E. Silabus

SILABUS MATA PELAJARAN PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Satuan Pendidikan

: SMK

Kelas /Semester :X Kompetensi Inti: KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar 3.3 Memahami azas-azas manajemen perkantoran

Materi Pokok

Pembelajaran

Penilaian

Waktu

Azas-azas

Mengamati

Tugas

manajemen

Mengamati aktivitas di

Melakukan kajian

2

perkantoran

kantor atau sekolah

dokumen untuk

JP

4.3. Menggunakan azas-azas



Asas sentralisasi

tentang penggunaan

melihat azas-azas

manajemen perkantoran



Asas

asas-asas manajemen

manajemen

Desentralisasi

perkantoran.

perkantoran dalam

Asas

Amati mengapa kantor

memecahkan

Dekonsentralisasi

tersebut menerapkan

masalah manajemen

(Gabungan)

asas sentralisasi,

Portofolio

Penggunaan Azas-

desentralisasi atau

Menilai proses dan

azas manajemen

gabungan

hasil kerja peserta

perkantoran dalam

Meyakini bahwa

didik berupa

kehidupan sehari-

memimpin dan dipimpin

rangkaian proses

hari

merupakan pengamalan

sehingga terlihat

perintah Tuhan yang

kemajuan aspek

harus dilakukan secara

tertentu mulai dari

sungguh-sungguh

tahap awal sampai

untuk memecahkan masalah manajemen

Alokasi



tahap akhir dalam Menanya

manajemen perkantoran

4

X

Sumber Belajar

Kompetensi Dasar

Materi Pokok

Pembelajaran

Penilaian

Memberikan kesempatan

Tes

peserta didik

Melakukan tes untuk

menanyakan hal yang

mengetahui

berkaitan dengan asas-

pemahaman peserta

asas manajemen

didik terhadap azas-

perkantoran untuk

azas manajemen

memecahkan masalah

perkantoran untuk

manajemen

memecahkan masalah manajemen

Eksperimen/explore Memberikan contoh tentang penggunaan asas-asas manajemen perkantoran di kantor dekat lingkungan sekolah Asosiasi Mengaplikasikan sikap dan prilaku efektif dan efisien dalam aktivitas di kelas. Khususnya dalam

Alokasi Waktu

Sumber Belajar

Kompetensi Dasar

Materi Pokok

Pembelajaran

Penilaian

Alokasi Waktu

penerapan asas-asas manajemen perkantoran Komunikasi Mempresentasikan hasil observasi tentang asasasas manajemen perkantotan yang digunakan di kantor. 3.4. Menguraikan

Pekerjaan

kantor 4.4. Menyusun kantor

pekerjaan

Jenis-jenis

Mengamati

Tugas

4 X 2 JP

pekerjaan kantor

Mengamati aktivitas di

Melakukan observasi

JP



Menghimpun

bank, kantor pos, atau

untuk



Mencatat

perkantoran lain di

mengidentifikasi



Mengolah

sekitar sekolah. Siapa

jenis-jenis



Menggandakan

saja yang terlibat dalam

administrasi kantor,



Mengirim

aktivitas tersebut dan

cirri-ciri administrasi



Menyimpan

apa yang dilakukannya?

kantor dan hasil



Melakuan

untuk meyakini bahwa

jasas atau produk

Komunikasi

bekerja merupakan

pekerjaan dalam

Sumber Belajar

Kompetensi Dasar

Materi Pokok

Pembelajaran

Penilaian



Menghitung, dan

pengamalan perintah

bentuk laporan hasil



Pekerjaan

Tuhan yang harus

observasi.

lainnya

dilakukan secara

Observasi

sungguh-sungguh

Penilaian terhadap peserta didik selama

Ciri-ciri pekerjaan kantor

Menanya

melakukan



Bersifat

Memberikan kesempatan

observasi,

Pelayanan

siswa menanyakan hal

mengerjakan tugas,

Merembes

yang berkaitan dengan

dan pada saat

Segenap

jenis-jenis dan ciri-ciri

melakuan presentasi.

Dilakukan Semua

pekerjaan adminstrasi

Produk

Pihak

kantor

Laporan tertulis

 

kelompok hasil

Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan

Eksperimen/explore

observasi

Kantor

Membuat alur prosedur

Tes Tertulis

administrasi berdasarkan

Melakukan tes untuk

hasil pengamatan di

mengetahui

bank, kantor pos, atau

pemahaman peserta

perkantoran lain di

didik terhadap Jenis-

sekitar sekolah.

jenis dan ciri-ciri

Alokasi Waktu

Sumber Belajar

Kompetensi Dasar

Materi Pokok

Pembelajaran

Penilaian pekerjaan

Asosiasi Mengaplikasikan sikap dan prilaku efektif dan efisien dalam aktivitas di kelas atau di kantor. Komunikasi Mempresentasikan hasil observasi terhadap jenis dan ciri pekerjaan kantor yang dibuat.

administrasi kantor

Alokasi Waktu

Sumber Belajar

MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR A. Pengertian Organisasi Dalam kehidupan sehari-hari, kata “Organisasi” tidak asing lagi untuk didengar. Banyak orang mengucapkan kata tersebut, akan tetapi tidak semua orang paham apa sebenarnya makna organisasi itu. Di bawah ini beberapa pengertian dari organisasi: 1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan 2. KBBI, organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. 3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization), organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. 4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive), organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. 5. J. Willian Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. 6. Kamus administrasi, organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut: 1. Sebagai wadah atau tempat untuk kerja sama Organisasi merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Tanpa adanya organisasi, kerja sama akan sulit terbentuk sebab setiap orang tidak mengetahui bagaimana cara bekerja sama untuk mencapai tujuannya. 2. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih) Suatu organisasi merupakan tempat kerja sama sekaligus proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak

Modul Pengantar Administrasi Perkantoran

1

orang, maka organisasi harus disusun lebih sempurna. Proses kerja sama yang dilakukan dalam suatu organisasi memiliki kemungkinan untuk dilaksanakan dengan lebih baik dan proses kerja sama tidak hanya berlangsung sementara melainkan berlanjut. 3. Ada tujuan bersama Dalam sebuah organisasi pastilah memiliki tujuan utama. Tujuan tersebut dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan kerja agar proses yang terlaksana masih berjalan sesuai dengan arah tercapainya tujuan. 4. Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau hubungan pihak yang satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas. Dengan demikian, kekembaran pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan.

B. Prinsip-Prinsip Organisasi Ada beberapa prinsip organisasi secara umum. Adapun beberapa prinsipprinsip tersebut ialah: 1. Prinsip Perumusan Tujuan Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga, langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan/lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut. 2. Prinsip Pembagian Kerja Dalam penata laksanaan kegiatan organisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalaian dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi. 3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya. 4. Prinsip Tingkat Pengawasan


2

Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan. Hal ini karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Oleh sebab itu, pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan 5. Prinsip Rentang Manajemen Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya

sehingga

seorang

pemimpin

dapat

melakukan

tugas

kepemimpinannya secara efektif, efisien, dan maksimal, serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal. 6. Prinsip Kesatuan Perintah Dalam menjalankan sebuah organisasi, seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita. 7. Prinsip Koordinasi Prinsip koordinasi adalah usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama

C. Bentuk-Bentuk Organisasi 1. Organisasi Garis (Oleh Henry Fayol, Paris) Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi ampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewnang atau komando.


3

Bentuk organisasi ini paling sederhana dan paling tua dan sering digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit sehingga saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi. a. Ciri-ciri 1) Jumlah karyawan sedikit, 2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi, 3) Belum terdapat spesialisasi, 4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan, 5) Struktur organisasi sederhana dan stabil, 6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil, 7) Disiplin mudah dipelihara dan dipertahankan. b. Kelebihan 1) Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik, 2) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan, 3) Disiplin mudah dipelihara dan dipertahankan, 4) Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat, 5) Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan, 6) Rasa solidaritas pegawai tinggi, 7) Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat, 8) Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakatbakat pimpinan, 9) Adanya penghematan biaya, 10) Pengawasan berjalan efektif. a. Kelemahan 1) Jumlah karyawan sedikit, 2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi, 3) Belum terdapat spesialisasi,


4

4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan, 5) Struktur organisasi sederhana dan stabil, 6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil. Contoh bagan Organisasi Lini:

2. Organisasi Garis dan Staf (Oleh Harrington Emerson) Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi dari organisasi lini, asas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pimpinan dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran, saransaran, data informasi yang dibutuhkan. Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat. a. Ciri-ciri 1) Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung, 2) Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff, 3) Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff, 4) Jumlah karyawan banyak, 5) Organisasi besar, bersifat komplek, 6) Adanya spesialisasi.


5

b. Kebaikan 1) Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun, 2) Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli, 3) Terdapatnya pembagian tugas yang jelas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli, 4) Dapat mewujudkan “The right man in the right place”, 5) Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki, 6) Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci, 7) Bakat pegawai dapat berkembang sesuai spesialisasinya. c. Kelemahan 1) Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat, 2) Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal, 3) Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting, 4) Pimpinan lini mengabaikan advis staf, 5) Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang, 6) Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar, 7) Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini, 8) Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.


6

Contoh bagan Organisasi Garis dan Staff:

3. Organisasi Fungsional (Frederick W. Taylor) Organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh. a. Ciri-ciri 1) Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan, 2) Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan, 3) Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis, 4) Target-target jelas dan pasti, 5) Pengawasan ketat, 6) Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi. b. Kelebihan 1) Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal, 2) Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing, 3) Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan, 4) Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib, 5) Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi, 6) Pembidangan tugas menjadi jelas. c. Kelemahan 1) Pekerjaan seringkali sangat membosankan,


7

2) Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja, 3) Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan. Contoh bagan Organisasi Fungsional:

4. Organisasi Lini dan Fungsional Organisasi lini dan fungsional merupakan suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan. a. Ciri-ciri 1) Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan, 2) Terdapat spesialisasi yang maksimal, 3) Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja. b. Kelebihan 1) Solodaritas tinggi, 2) Disiplin tinggi, 3) Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal,


8

4) Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan. c. Kelemahan 1) Kurang fleksibel, 2) Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang, 3) Spesiaisasi memberikan kejenuhan. Contoh bagan Organissi Lini dan Fungsional

5. Organisasi Lini, Fungsional, dan Staf Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbenuk lini dan fungsional. Organisasi ini memiliki ciri-ciri: a. Organisasi besar dan kadang sangat rumit, b. Jumlah karyawan banyak, c. Memiliki tiga unsur pokok karyawan: 1) Karyawan dengan tugas pokok (line personal), 2) Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal), 3) Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group). 6. Organisasi Komite Organisasi komite merupakan organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari:  Executive committee (pimpinan komite), yaitu para anggotanya memiliki wewenang lini,  Staff committe, yaitu orang-orang yang hanya memiliki wewenang staf.


9

a. Ciri-ciri 1) Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif, 2) Adanya hak, wewenang, dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan, 3) Asas musyawarah sangat ditonjolkan, 4) Organisasinya besar & struktur tidak sederhana, 5) Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga. b. Kelebihan 1) Pelaksanaan pembuatan keputusan berlangsung dengan baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan, 2) Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil, 3) Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin. c. Kelemahan 1) Proses pembuatan keputusan sangat lambat, 2) Biaya operasional rutin sangat tinggi, 3) Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

D. Pengertian Pekerjaan Kantor (Office Work) Pada hakikatnya pengertian pekerjaan kantor sama dengan pengertian tata usaha, yaitu suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, seperti di bawah ini : 1. Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkatwarkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh


10

daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenisjenis nota yang tertulis atau tercetak. 2. Menurut Drs. Soebroto, pekerjaan kantor adalah setiap macam pekerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tulisan serta pembuatan warkat-warkat, penggunaan dan pemeliharaan warkat-warkat.

E. Peranan Pekerjaan Kantor (Office Work) Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan berasal dari kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian di atas, pekerjaan kantor memiliki beberapa peranan yang peneting bagi suatu organisasi. Peranan tersebut antara lain: 1. Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan masyarakat, 2. Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan, 3. Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi, 4. Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi, 5. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Rangkuman  Organisasi merupakan suatu wadah yang beranggotakan dua orang atau lebih yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.  Prinsip-prinsip organisasi ada tujuh, yaitu: (1) prinsip perumusan tujuan; (2) prinsip pembagian kerja; (3) prinsip pendelegasian kekuasaan; (4) prinsip tingkat pengawasan; (5) prinsip rentang manajemen; (6) prinsip kesatuan perintah; (7) prinsip koordinasi.


11

 Bentuk-bentuk organisasi ada enam, yaitu: (1) organisasi garis; (2) organisasi garis dan staf; (3) organisasi fungsional; (4) organisasi lini dan fungsional; (5) organisasi lini, fungsional, dan staf; (6) organisasi komite.  Tata Usaha adalah suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.  Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tugas 1. Buatlah kelompok, masing-masing terdiri dari 5 orang. 2. Lakukan observasi atau kunjungan ke 2 perusahaan terdekat. 3. Lakukan wawancara terkait bentuk organisasi yang digunakan beserta pelaksanaannya. 4. Presentasikan hasil wawancara dengan powerpoint yang menarik di kelas.

Tes Formatif 1. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi? 2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi? 3. Jelaskan perbedaan organisasi lini dan organisasi fungsional? 4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha? 5. Sebutkan peranan penting dari pekerjaan kantor?

Lembar Kerja Tugas: Gunakan data pada tugas 1 untuk mengisi form di bawah ini. CATATAN BANTUAN OBSERVASI BENTUK ORGANISASI No

Nama Perusahaan

Bentuk organisasi

Teori

Lapangan

Kesimpulan

1. 2.


12

Alat dan bahan:  Catatan bantuan observasi,  Kertas HVS A4 80 gram,  ATK,  Komputer. Langkah kerja:  Buatlah catatan hasil observasi ke dalam bentuk laporan,  Buatlah format bantuan observasi pada mesin komputer,  Masukkan data-data hasil observasi,  Berilah kesimpulan atas catatan bantuan observasi,  Setelah selesai, periksa kembali data-data tersebut,  Printout hasil ketikan,  Kumpulkan dan serahkan kepada guru pembimbing (fasilitator).


13

MODUL 2 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR A. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor Ciri merupakan tanda khas yang membedakan sesuatu dengan yang lain. Pekerjaan kantor memiliki empat ciri-ciri utama. Ciri-ciri tersebut ialah sebagai berikut: 1. Bersifat pelayanan Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan (contoh: bagian produksi atau penjualan). Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut. 2. Bersifat terbuka dan luas/Merembes Segenap Hal ini dikarenakan pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif organisasi. Organisasi ialah tempat bekerja banyak orang, dan setiap dari mereka memiliki pekerjaan yang berbeda tetapi memiliki tujuan yang sama yaitu mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Sehingga setiap pekerjaan yang dilakukan haruslah terbuka agar pimpinan dapat mengontrol dan mengevaluasi segala bentuk pekerjaan kantor. Selain itu, pekerjaan yang begitu kompleks dan terdiri dari berbagai macam pekerjaan dan kebutuhan sehingga pekerjaan kantor bersifat luas meliputi segala aktivitas dalam suatu perusahaan. 3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Sebagai akibat perembesan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi


14

tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor . Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. 4. Banyak mempergunakan alat-alat tulis Hampir semua pekerjaan kantor berhubungan dengan data-data tertulis seperti laporan, surat, formulir, pembukuan yang pelaksanaannya mempergunakan alatalat tulis. Meskipun zaman telah maju dan teknologi semakin canggih tetapi tetap pekerjaan-pekerjaan manual dalam perusahaan tetap dilaksanakan mengingat pentingnya hal tersebut.

B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor dapat dikelompokkan menjadi empat bidang kegiatan, yaitu: 1. Komunikasi a. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communicatio” yang artinya “sama makna”. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan. b. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia: 1) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak. 2) Perhubungan. Dari beberapa pengertian dapat dapat disimpulkan bahwa komunikasi sebagai pekerjaan kantor merupakan kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan maupun mererima dalam hal pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan perusahaan.


15

2. Registrasi (pencatatan) Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak intern maupun pihak ekstern sehingga informasi yang dibutuhkan perusahaan tersedia secara cepat dan tepat. Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor

tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun

bergambar,

sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual

(hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas. 3. Kalkulasi/ komputasi (penghitungan) Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai dari yang sederhana sampai dengan menggunakan bantuan komputer. Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan setiap kegiatan yang pasti juga membutuhkan biaya. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang membutuhkan pengeluaran rutin,untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)


16

sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, dan lain sebagainya. Beberapa contoh pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari: a. Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya. b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesinmesin. c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya. d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. 4. Filling (penyimpanan arsip) a. Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. b. Dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali dan benang. Hal ini karena pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. c. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dr waktu yg lampau, disimpan dl media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.


17

Kearsipan adalah kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan). Dalam pekerjaan kantor kearsipan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan penyimpanan produk-produk kantor agar dapat dipergunakan apabila dibutuhkan. Adapun tujuan dari penyelenggaraan filling dalam suatu kantor adalah: a. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia, b. Mendukung tercapainya tujuan kearsipan, c. Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan, d. Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihakpihak yang berhubungan dengan kearsipan.

C. Perincian Pekerjaan Kantor Suatu perusahaan pasti memiliki beberapa karyawan dan bahkan banyak. Meskipun begitu, tetap saja mereka direkrut karyawan ialah untuk bekerja. Jika secara garis besar pekerjaan kantor dibagi menjadi empat bidang pekerjaan, maka secara lebih rinci pekerjaan kantor terdiri dari:  Menghimpun Kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menghimpun diantaranya: a. Mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran keuangan, b. Mengumpulkan surat-surat yang baru masuk dengan rapi, c. Mengumpulkan hasil presensi karyawan.  Mencatat Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, serta memiliki arti. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk mencatat diantaranya: a. Mencatat segala transaksi berdasarkan bukti pengeluaran yang ada, b. Mencatat alur surat masuk dan surat keluar, c. Merekap hasil presensi karyawan.


18

 Mengolah Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna dan lebih jelas untuk digunakan. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk mengolah diantaranya: a. Membuat laporan keuangan, b. Memproses surat masuk dan keluar sesuai kebutuhan, c. Membuat laporan kepegawaian.  Menggandakan Kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menggandakan diantaranya: a. Foto copy surat, laporan, formulir, b. Menscan surat, gambar, data.  Mengirim Kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan berbagai cara. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk mengirim diantaranya: a. Mengirim surat, b. Menyampaikan laporan.  Menyimpan Meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menyimpan diantaranya: a. Mengarsip surat, laporan, presensi, b. Mengarsip cd, dvd, hard disk, c. Menyimpan bukti pembayaran, bukti transfer.  Melakukan komunikasi Kegiatan melakukan pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lain baik langsung maupun tidak langsung. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk melakukan komunikasi diantaranya: a. Berbicara secara langsung, b. Berpidato, c. Memberi sambutan, d. Rapat,


19

e. Bertelepon.  Menghitung Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka dan pekerjaan lainnya. Contoh pekerjaan kantor yang termasuk menghitung diantaranya: a. Menghitung pengeluaran dan pengeluran uang, b. Menghitung jumlah pengiriman barang, c. Menghitung inventaris kantor.

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Dalam suatu perusahaan produsen, ada unit yang menjalankan peran penting dan merupakan ciri khas dari perusahaan tersebut. Unit tersebut ialah unit produksi, unit ini difungsikan untuk memproduksi melalui berbagai aktivitas atau bentuk pekerjaan teknis. Sama halnya dengan unit produksi dari suatu perusahan produsen, pekerjaan-pekerjaan kantor juga menghasilkan berbagai produk atau hasil. Tujuan utama adanya suatu pekerjaan dan tindakan ialah hasil baik berupa hasil jasa maupun hasil produk. Ada beberapa hasil dari pekerjaan kantor ialah sebagai berikur: 1. Surat Kertas yang berisi informasi yang ditujukan kepada pihak lain sebagai upaya dalam menjaga kelangsungan aktivitas perusahaan. 2. Laporan segala sesuatu yg dilaporkan atau pemberian bahan atau keterangan secara objektif dan berdasarkan kenyataan di bidang personal, material, keuangan, dan tata kantor. 3. Formulir Lembar isian yang digunakan sebagai lembar pengisian informasi atas suatu kebutuhan tertentu dalam perusahaan. 4. Berbagai macam dokumen tertulis Berbagai macam dokumen tertulis yang berisi informasi penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.


20

5. Arsip Dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu yg lampau, disimpan di media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Rangkuman  Secara garis besar pekerjaan kantor terdiri dari empat bidang yaitu komunikasi, registrasi, kalkulasi, dan filling.  Pekerjaan kantor meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung.  Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor diataranya: surat, laporan, formulir, berbagai macam dokumen tertulis, arsip.

Tugas 1. Pilihlah tiga perusahaan pemerintah atau swasta di daerahmu dan sebutkan lima macam pekerjaan di perusahaan tersebut (ketiga perusahan) yang termasuk dalam masing-masing pekerjaan kantor dibawah ini. a. Menghimpun b. Mencatat c. Mengolah d. Menggandakan e. Mengirim f. Menyimpan g. Melakukan komunikasi h. Menghitung 2. Jelaskan mengapa kelima macam pekerjaan tersebut dapat dikategorikan ke dalam pekerjaan kantor tersebut.


21

Tes Formatif 1. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri dari pekerjaan kantor? 2. Secara garis besar, ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor? Sebutkan dan jelaskan! 3. Sebutkan dan jelaskan perincian pekerjaan kantor? 4. Jelaskan perbedaan antara pekerjaan menghimpun dan mencatat? 5. Berilah beberapa contoh produk pekerjaan kantor?

Lembar Kerja Tugas: Buatlah surat kepada PT SINAR JAYA kepada PT TRANS yang isinya mengundang dalam acara konferensi pers klarifikasi bahan berbahaya pada makanan. Surat dalam bentuk semi block style. Perhatikan syarat bahasa surat, ejaan, tanda baca yang baik dan benar. Alat dan bahan:  Kertas HVS A4 80 gram,  Amplop,  ATK. Langkah kerja:  Membuat konsep surat undangan,  Mengetik di komputer dengan program MS. Word,  Mencetak hasil ketikan beserta amplop’  Lipat surat dengan lipatan akordion dan dimasukkan ke dalam amplop’  Kumpulkan surat tersebut ke guru pembimbing (fasilitator).


22

MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN A. Pengertian Manajemen Management berasal dari kata to manage yang berarti mengatur. Dalam hal mengatur akan timbul masalah, proses, dan pertanyaan tentang apa yang diatur, siapa yang mengatur, mengapa harus di atur, dan apa tujuan pengaturan tersebut. Manajemen juga menganalisa, menetapkan tujuan/sasaran, serta menentukan tugastugas dan kewajiban-kewajiban secara baik, efektif, dan efisien. Beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, seperti di bawah ini : 1. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu (penulis). 2. Menurut G.R. Terry dalam bukunya “Principles of Management”. Manajemen merupakan suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya

manusia dan sumber-sumber

lainnya. 3. Lawrence A. Appley dalam bukunya “Leadership On The Job”. Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain. 4. Peter F. Drucker dalam bukunya “Management, Tasks, Responsibility and Practise”. Manajemen harus memberikan arah – jurusan kepada lembaga yang dikelolanya. Ia harus memikirkan secara tuntas misi lembaga itu, menetapkan sasaran-sasarannya dan mengorganisasi sumber daya untuk tujuan-tujuan yang telah digariskan oleh lembaga. Sesungguhnya manajemen bertanggung jawab terhadap pengarahan VISI serta sumber-sumber daya kejurusan hasil-hasil yang paling besar dan efisien. Selain definisi-definisi di atas, masih banyak definisi dari pakar-pakar manajemen lainnya. Ada beberapa kesimpulan dari definisi-definisi di atas adalah sebagai berikut: 1. Manajemen adalah perpaduan antara ilmu pengetahuan dan seni.


23

2. Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. 3. Manajemen mempunyai tujuan tertentu, berhasil tidaknya tujuan itu tergantung pada kemampuan mempergunakan segala potensi yang ada. 4. Manajemen hanya dapat diterapkan pada sekelompok manusia yang bekerjasama secara formal serta mempunyai tujuan yang sama pula. 5. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. 6. Dalam manajemen, kepemimpinan merupakan faktor yang sangat dominan. 7. Manajemen merupakan system kerjasama yang koperatif dan rasional. 8. Manajemen didasarkan pada pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab yang teratur.

B. Asas-Asas Manajemen Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan kerja atau unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketaausahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus diorganisir dengan baik, yaitu dibagi-bagi, disusun dalam kerangka-kerangka hubungannya satu sama lain. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor haruslah menggunakan asas yang jelas. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, asas adalah dasar (sesuatu yang menjadi tumpuan berpikir atau berpendapat). Asas manajemen dalam perkantoran adalah asas yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Adapun dalam pelaksanan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas tersebut adalah: 1. Asas Sentralisasi (pemusatan) Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip, dan lain-lain.


24

Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, kesekretariat, dan sebuatan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari satu buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain: bagian surat-menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan lainlain. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika ada penyimpanan arsip maka secara sentral semua pekerjan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip. 2. Asas Desentralisasi (pemencaran) Dalam pelaksanaan asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Contoh penerapan asas ini misalkan unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan barang saja, namun di unit ini juga melaksaakan fungsi pekerjaa perkantoran misalnya pekerjaan korespondensi, pengetikan dan memperbanyak warkat, mengarsipkan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masingmasing bagian memiliki arsip sendiri pula. 3. Asas Campuran Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Sebuah organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakukan secara tepat. Terkadang sebuah pekerjaan membutuhkan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkombinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut


25

manajer kantor. Seorang manajer seharusnya mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha. Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akan tetapi dengan jangka waktu yang lama.

C. Kelebihan dan Kekurangan Asas-Asas Manajemen 1. Asas Sentralisasi Asas sentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor, diantaranya adalah:  Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya,  Mesin-mensin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya,  Keseragaman dapat dicapai,  Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan,  Biaya pekerjaan kantor dapat dihemat,  Adanya fleksibilitas dalam organisasi,  Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip,  Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap,  Mudah melakukan pengawasan,  Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor. Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas sentralisasi ini, tetapi masih ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain:  Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disedisediakan oleh unit tata usaha,  Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit,  Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi,  Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat,


26

 Lambat dalam pelaksanaan tugas. 2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor, diantaranya adalah:  Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masingmasing,  Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan,  Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu,  Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas desentralisasi ini, tetapi masih ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain: a. Pekerjaan akan terlalu bebas, b. Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi, c. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip, d. Adanya pemborosan biaya, e. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja, f. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor. 3. Asas Campuran Asas campuran merupakan asas penggabungan asas sentralisasi dan desentralisasi dengan tujuan mengambil keutungan dari masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian akan memperroleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Asas ini bertujuan meminimalisir kelemahan dan memaksimalkan kelebihan dari kedua asas tersebut.

D. Struktur Organisasi Dalam organisasi, asas yang dipilih untuk melaksanakan pekerjaan kantor akan mempengaruhi alur pekerjaan dan ruang lingkup pekerjaan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pemilihan asas didasarkan pada kebutuhan dan besar kecilnya perusahaan. Selain itu, asas juga akan mempengaruhi struktur organisasi dan jumlah unit dalam suatu perusahaan. Di bawah ini merupakan contoh struktur organisasi dengan masing-masing asas pelaksanaan pekerjaan kantor. Dalam


27

struktur kali ini menggunakan satu contoh pekerjaan kantor yang akan dikelola secara sentralisasi, desentralisasi, dan campuran yaitu kearsipan. 1. Asas Sentralisasi Direktur Sekretariat

Man. Arsip

Manajer Produksi

Ass. Man

Ass. Man

Man. Umum

Manajer Pemasaran

Ass. Man

Manajer Keuangan

Ass. Man

Ass. Man

Man. Humas

Manajer Kepegawaia n

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

2. Asas Desentralisasi Direktur

Sekretariat

Man. Arsip

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Man. Humas

Manajer Keuangan

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Manajer Kepegawaia n TUP

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man


Ass. Man

28

3. Asas Campuran Direktur Sekretariat

Man. Arsip

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Man. Umum

Manajer Keuangan

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Man. Humas


TUP

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Rangkuman  Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya  Asas pelaksanaan pekerjaan kantor ialah asas yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.  Asas pelaksanaan pekerjaan kantor dibagi menjadi tiga yaitu asas sentralisasi (terpusat), asas desentralisasi (pemencaran), asas gabungan (campuran asas sentralisasi dan asas desentralisasi).


29

Tugas 1. Identifikasilah perusahaan apa saja yang menggunakan asas: a. Sentralisasi b. Desentralisasi c. Gabungan 2. Berdasarkan pengamatan dan informasi yang kamu peroleh, sebutkan alasan perusahaan tersebut menggunakan asas diatas. Jelaskan!

Tes Formatif 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dan asas pelaksanaan pekerjaan kantor? 2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor? 3. Sebutkan kelebihan dan kekurangan dari macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor? 4. Sebutkan satu contoh penerapan dari sistem desentralisasi? 5. Gambarlah struktur yang mencerminkan ketiga asas pelaksanaan pekerjaan kantor!

Lembar Kerja Tugas: Gunakan data pada tugas 1 untuk mengisi form di bawah ini. CATATAN BANTUAN IDENTIFIKASI ASAS MANAJEMEN No

Nama Perusahaan

Besar/Kecil Asas Perusahaan Manajemen

Ciri Utama

Kesimpulan

1. 2. 3. Alat dan bahan:  Catatan bantuan observasi,  Kertas HVS A4 80 gram,  ATK,  Komputer. Langkah kerja:


30

 Buatlah catatan hasil identifikasi ke dalam bentuk laporan,  Buatlah format bantuan identifikasi pada mesin komputer,  Masukkan data-data hasil identifikasi,  Berilah kesimpulan atas catatan bantuan idenfikasi,  Setelah selesai, periksa kembali data-data tersebut,  Printout hasil ketikan,  Kumpulkan dan serahkan kepada guru pembimbing (fasilitator).


31

DAFTAR PUSTAKA Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga. The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta : Liberty. Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar Maju.


32

KUNCI JAWABAN TUGAS FORMATIF MODUL 1 1. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi?  Prinsip Perumusan Tujuan Sebelum suatu organisasi membuat tujuan dibentuknya organisasi tersebut adalah untuk menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut. 

Prinsip Pembagian Kerja Pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.



Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.



Prinsip Tingkat Pengawasan Pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal.



Prinsip Rentang Manajemen Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya

sehingga

seorang

pemimpin

dapat

melakukan

tugas

kepemimpinannya secara efektif, efisien, dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal. 

Prinsip Kesatuan Perintah Dalam menjalankan sebuah organisasi, seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.



Prinsip Koordinasi Prinsip koordinasi adalah usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.


33

Koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama 2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi? Bentuk-bentuk organisasi ada enam, yaitu:  organisasi garis Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan.  organisasi garis dan staf Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi adri organisasi lini, asas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pimpinan dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran, saransaran, data informasi yang dibutuhkan.  organisasi fungsional Organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.  organisasi lini dan fungsional Organisasi lini dan fungsional merupakan suatau bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.  organisasi lini, fungsional, dan staf Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbenuk lini dan fungsional. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group).  organisasi komite Organisasi komite meruapakan organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif.


34

3. Jelaskan perbedaan organisasi lini dan organisasi fungsional? Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan. Sedangkan organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguhsungguh. 4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha? Tata Usaha adalah suatu aktifitas atau rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyusun, mengirim dan meyimpan berbagai keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. 5. Sebutkan peranan penting dari pekerjaan kantor?  Menyediakan keterangan untuk pimpinan, karyawan, anggota organisasi dan masyarakat,  Membantu pimpinan dalam membuat keputusan dan kebijaksanaan,  Membantu pelaksanaan pekerjaan seluruh bagian organisasi,  Membantu melancarkan kemajuan dan perkembangan organisasi,  Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

TUGAS FORMATIF MODUL 2 1. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri dari pekerjaan kantor?  Bersifat pelayanan Pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.  Bersifat terbuka dan luas/Merembes Segenap Setiap pekerjaan yang dilakukan haruslah terbuka agar pimpinan dapat mengontrol dan mengevaluasi segala bentuk pekerjaan kantor. Selain itu, pekerjaan yang begitu kompleks dan terdiri dari berbagai macam pekerjaan dan kebutuhan sehingga pekerjaan kantor bersifat luas meliputi segala aktivitas dalam suatu perusahaan.


35

 Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Sebagai akibat perembesan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut dan pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.  Banyak mempergunakan alat-alat tulis Hampir semua pekerjaan kantor berhubunngan dengan data-data tertulis seperti laporan, surat, formulir, pembukuan yang pelaksanaannya mempergunakan alat-alat tulis. 2. Secara garis besar, ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor? Sebutkan dan jelaskan!  Komunikasi Kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan maupun menerima dalam hal pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan perusahaan.  Registrasi Melakukan kegiatan pencatatan semua informasi atau keterangan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan baik dari pihak intern maupun pihak ekstern sehingga informasi yang dibutuhkan perusahaan tersedia secara cepat dan tepat.  Kalkulasi Mengerjakan penghitungan angka-angka dengan bantuan berbagai alat mulai dari yang sederhana sampai dengan menggunakan bantuan komputer.  Filling kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan). 3. Sebutkan dan jelaskan perincian pekerjaan kantor?  Menghimpun Kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan.


36

 Mencatat Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, serta memiliki arti.  Mengolah Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna dan lebih jelas untuk digunakan  Menggandakan Kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai alat dan cara sebanyak jumlah yang diperlukan.  Mengirim Kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan berbagai cara.  Menyimpan Meletakkan infomasi dengan berbagai cara dan alat ditempat yang aman.  Melakukan komunikasi Kegiatan melakukan pengiriman idea tau gagasan kepada pihak lain baik langsung maupun tidak langsung.  Menghitung Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka dan pekerjaan lainnya. 4. Jelaskan perbedaan antara pekerjaan menghimpun dan mencatat? Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan segala informasi yang belum ada atau yang masih berserakan, sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan. Sedangkan mencatat kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisantulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, serta memiliki arti. 5. Berilah beberapa contoh produk pekerjaan kantor? Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor diataranya: surat, laporan, formulir, berbagai macam dokumen tertulis, arsip.


37

TUGAS FORMATIF MODUL 3 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dan asas pelaksanaan pekerjaan kantor?  Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif dalam usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya  Asas pelaksanaan pekerjaan kantor ialah asas yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. 2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor?  Asas Sentralisasi (pemusatan) Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama).  Asas Desentralisasi (pemencaran) Dalam pelaksanaan asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri.  Asas Campuran Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Sebuah organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakukan secara tepat 3. Sebutkan kelebihan dan kekurangan dari macam-macam asas pelaksanaan pekerjaan kantor? a. Asas Sentralisasi Asas sentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor, diantaranya adalah: 

Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya,



Mesin-mensin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya,



Keseragaman dapat dicapai,



Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan,



Biaya pekerjaan kantor dapat dihemat,


38



Adanya fleksibilitas dalam organisasi,



Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip,



Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap,



Mudah melakukan pengawasan,



Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.

Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas sentralisasi ini, tetapi masih ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain: 

Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disedisediakan oleh unit tata usaha,



Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit,



Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi,



Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat,



Lambat dalam pelaksanaan tugas.

b. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi memiliki beberapa kebaikan dalam pelaksanaan pekerjaa kantor, diantaranya adalah: 

Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masingmasing,



Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan,



Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu,



Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

Selain terdapat kebaikan dalam penerapan asas desentralisasi ini, tetapi masih ada beberapa kekurangan atau kelemahan dalam pelaksanaannya. Antara lain: 

Pekerjaan akan terlalu bebas,



Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi,



Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip,



Adanya pemborosan biaya,



Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja,



Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.


39

c. Asas Campuran Asas campuran merupakan asas penggabungan asas sentralisasi dan desentralisasi dengan tujuan mengambil keutungan dari masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian akan memperroleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Asas ini bertujuan meminimalisir kelemahan dan memaksimalkan kelebihan dari kedua asas tersebut. 4. Sebutkan satu contoh penerapan dari sistem desentralisasi? Contoh penerapan asas ini misalkan unit pemasaram melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan barang saja, namun di unit ini juga melaksaakan fungsi pekerjaa perkantoran misalnya pekerjaan korespondensi, pengetikan, memperbanyak warkat, mengarsipkan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan masingmasing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian memiliki arsip sendiri pula. 5. Gambarlah struktur yang mencerminkan ketiga asas pelaksanaan pekerjaan kantor!

1. Asas Sentralisasi Direktur Sekretariat

Man. Arsip

Manajer Produksi

Ass. Man

Ass. Man

Manajer Pemasaran

Ass. Man

Man. Umum

Manajer Keuangan

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Man. Humas

Manajer Kepegawaia n

Ass. Man

Ass. Man


40

2. Asas Desentralisasi Direktur Sekretariat

Man. Arsip

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Man. Humas

Manajer Keuangan

TUP

Ass. Man

Ass. Man


TUP

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

3. Asas Campuran Direktur

Sekretariat

Man. Arsip

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Man. Umum

Manajer Keuangan

TUP

Ass. Man

Ass. Man

Man. Humas


TUP

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man

Ass. Man


41

MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR DAN MEMAHAMI ASAS-ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

Recommend Documents