MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR 0

MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

0

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat serta karunia-Nya sehingga penyusunan modul yang berjudul “ pengantar adminitrasi perkantoran (Menyusun Pekerjaan Kantor)” ini dapat terselesaikan dengan baik dalam bentuk maupun isinya yang sederhana. Modul ini disusun agar pembaca khususnya peserta didik dan guru yang mengajar tingkat SMK jurusan APK dapat mempermudah dalam proses pembelajarannya khususnya dalam kurikulum terbaru yaitu kurikulum 2013, modul ini disajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber referensi. Modul ini berisikan tentang Jenis-jenis pekerjaan kantor mulai dari me Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim,Menyimpan,Melakuan Komunikasi, Menghitung, dan Pekerjaan lainnya. Serangkaian ucapan terimakasih penulis kepada Bapak Arif, selaku dosen pengampu mata kuliah “Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran. Semoga modul ini dapat bermanfaat sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca, peserta didik maupun guru dalam pendidikan yang sedang ditempuh. Modul ini tentunya juga masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya, penulis mengundang pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang membangun untuk kemajuan ilmu pengetahuan dalam mata kuliah ini.

Malang, 5 Desember 2014

PENYUSUN


1

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR

..................................................................................

1

DAFTAR ISI ...................................................................................................

2

BAB I PENDAHULUAN 1. Deskripsi Umum ............................................................................

4

2. KI – KD .........................................................................................

4

3. Materi Pembelajaran ......................................................................

5

4. Informasi Pendukung..............................................

6

5. Petunjuk Penggunaan Modul .........................................................

7

BAB II KEGIATAN 1 JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR .....................................................

9

A. Tujuan Pembelajaran .......................................................................

9

B. Uraian Materi...................................................................................

9

1. Pengertian Pekerjaan Kantor ...............................................

9

2. Tata Usaha sebagai Pekerjaan Kantor .................................

10

C. Evaluasi 1 ........................................................................................

16

D. Keteria Penilaian..............................................................................

20

KEGIATAN 2 FUNGSI, PERANAN, DAN TATA USAHA PEKERJAAN .....................

21

A. Tujuan Pembelajaran .......................................................................

21

B. Uraian Materi 2 ................................................................................

21

1. Fungsi dan Peranan Pekerjaan Kantor .......................................

21

2. Tata Usaha sebgai Pekerjaan Kantor .........................................

22

C. Evaluasi 2 ........................................................................................

24

D. Kriteria Penilaian .............................................................................

28


2

TUGAS /LANGKAH KERJA ....................................................................

29

KUNCI JAWABAN ....................................................................................

30

PENILAIAN ................................................................................................

35

GLOSARIUM .............................................................................................

39

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................

40


3


4

BAB I PENDAHULUAN

A. Definisi Modul

ini

berjudul

“PENGANTAR

ADMINITRSI

PERKANTORAN

(Menyusun Pekerjaan Kantor)”. Yang di dalamnya berisi tentang apa saja pekerjaanpekerjaan yang dilakukan di dalam kantor secara detail dan terdapat pendapat-pendapat para pakar ahli tentang pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan di dalam kantor. Pekerjaan kantor merupakan bagian yang paling inti pada sebuah kantor, dimana para karyawan-karyawan melakukan kegiatam-kegiatan yang bersifat ke adminitrasian termasuk menyusun pekerjaan kantor bisa disebut juga dengan tata usaha. Dengan mempelajari modul ini siswa menjadi lebih memahami bagaimana pekerjaan pekerjaan yang ada di dalam kantor secara lebih rinci, dan siswa selain dapat mempelajari juga di harapkan dapat mengetahui dan dapat mempraktikan secara benar apabila di minta untuk melakukan kegiatan yang merupakan bagian-bagian dari pekerjaan kantor.

B. KI-KD 1. Kompetensi Inti KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab


5

fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

2. Kompetensi Dasar Menyusun pekerjaan kantor

C. MATERI PEMBELAJARAN Jenis-jenis pekerjaan kantor 1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Mengolah 4. Menggandakan 5. Mengirim 6. Menyimpan 7. Melakuan Komunikasi 8. Menghitung, dan Pekerjaan lainnya

D. INFORMASI PENDUKUNG a. Buku karangan Winardi, tentang Manajemen dan Pengawasan penerbit Mandar Maju b. Buku karangan The Liang Gie tentang Adminitrasi Perkantoran Modern,Edisi ke-empat penerbit Liberty c. Buku karangan Moeni tentang Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapan penerbit Pradnya Paramita d. Buku karangan Tjandra tentang Kesekretarisan, Jilid I penerbit Direktorat Pembinaan SMK


6

Melalui buku-buku tersebut siswa dapat membaca dan mempelajari lebih luas lagi tentang Menyusun pekerjaan kantor. Siswa tida dianjurkan untuk memiliki ke empat buku tersebut.

E. PETUNJUK BELAJAR 1. Untuk Peserta Didik a. Petunjuk umum  Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.  Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.  Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.  Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.  Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. 2. Untuk Pendidik a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.


7

b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll). d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari. h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan:  Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ;  Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.


8

BAB II PEMBELAJARAN

A. Tujuan Pembelajaran 1 Siswa dapat mengetahui dan memahami jenis-jenis pekerjaan kantor dan dapat menerapkan dalam sehidupan sehari-hari dengan baik dan benar.

B. Uraian Materi

1. Pengertian Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan administratif). Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah, swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

9

Service). Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor. G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut: “Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for manajerial control.” (Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan). William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut : Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, suratsurat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

2. Macam-macam Pekerjaan Kantor Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut : a.

Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

b.

Membuat rekening.

c.

Surat-menyurat, mendikte, mengetik.

d.

Menyimpan warkat.

e.

Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan.

f.

Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.

g.

Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

h.

Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.


10

i.

Tugas-tugas

khusus

dengan

maksud

untuk

menyederhanakan

sistem,

menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. j.

Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan. G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika

Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :  Typing (mengetik) = 24,6%  Calculating (menghitung) = 19,5%  Checking (memeriksa) = 12,3%  Filling (menyimpan warkat) = 10,2%  Telephoning (menelepon) = 8,8%  Duplicating (menggandakan) = 6,4%  Mailing (mengirim surat) = 5,5%  Other (lain-lain) = 12.5% Sheddy N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008) menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai berikut : 1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi : 

Mengetik – Menyalin



Menghitung – Memilah-milah ( sortir )



Memeriksa – Melekatkan



Menstensil – Menandai



Membubuhkan cap/stempel – Menyampul



Menelepon – Membagi-bagi

2. Bahan baku 

Abjad/huruf – Tanda baca



Angka – Tanda hitung



Garis – Tulisan


11

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai berikut: a. Mengumpulkan/meghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di manamana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan. b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai. c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan. e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

Pengelompokan pekerjaan kantor di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.  Pekerjaan Tulis-menulis. Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yaitu setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat


12

menambah relasi/hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.  Mengetik Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain: a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat. b. Mempercepat pekerjaan itulis menulis. c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah. d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak. e. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.  Pekerjaan Menghitung Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau


13

jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari: 1. Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya. 2. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin. 3. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya. 4. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :

Sisi Debet di bagi atas : 

lajur tanggal



lajur uraian penerimaan



lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas : 

lajur tanggal



lajur uraian pengeluaran



lajur jumlah


14

Menutup dan membuku kembali buku kas : 1. Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan. 2. Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya. 3. Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet. 4. Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus. 5. Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet. 6. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Dalam bukunya, Dr. Winardi, S.E. mengemukakan beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut: a) Catatan (records) Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau. Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan. b) Angka-angka dan perhitungan-perhitungan


15

Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti. c) Penyimpanan produk-produknya sendiri Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau. d) Komunikasi intern dan ekstern Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll.

C. EVALUASI 1 Pilihan Ganda Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang benar!

1. Mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping,

serta

mengumpulkan

berita

dan

menyusunnya, merupakan jenis pekerjaan kantor yaitu .... a. Mencatat b. Menghitung c. Mengirim d. Menyimpan e. Menghimpun

2. Berikut ini yang merupakan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah ..... a. Surat, kaset, laporan


16

b. Formulir, laporan, faktur c. Surat, formulir, kaset d. Arsip, formulir, faktur e. Surat, laporan, formulir

3. Perhatikan data di bawah ini! i.

Laporan informatif

ii.

Laporan berkala

iii.

Laporan tertulis

iv.

Laporan analisa

v.

Laporan rekomendasi

Yang termasuk laporan berdasarkan isinya adalah ...... a. i, ii, iii b. i, iv, v c. iii, iv, v d. ii, iii, v e. i, iii, v

4. Berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna adalah perkejaan…. a. Mengirim b. Menggandakan c. Menghitung d. Mengolah e. Mencatat

5. Kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman disebut pekerjaan… a. Menghitung b. Komunikasi c. Mengirim d. Mencatat


17

e. Menyimpan

6. Berikut ini yang merupakan ciri pekerjaan kantor yaitu.... a. Bersifat pelayanan b. Sebagai duta organisasi c. Sebagai alat bukti otentik d. Mencatat data pembayaran e. Mencatat pesanan pelanggan

7. Pekerjaan calculating berdasarkan penelitian yang dilakukan George R. Terry dalam prosentase adalah.... a. 24,6 % b. 19,5 % c. 10,2 % d. 8,8 % e. 5,5 %

8. Clerical work disebut juga.... a. Pekerjaan tulis b. manajemen c. organisasi d. pekerjaan kertas e. pekerjaan adminitratif

9. Kegiatan berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satu kegiatan komunikasi tersebut adalah.... a. Risograf b. Fotokopi c. Diving MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

18

d. Filling e. Duta organisasi

10. Berikut ini yang merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah.... a. Surat b. Data c. Mengolah d. Menyimpan e. catatan

Essay 1. Jelaskan pengertian dari istilah Pekerjaan Kantor menurut The Liang Gie, G.R. Terry, dan William Leffingwell dan Edwin Robinson ! ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. 2. Sebutkan pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, sebanyak 5 buah.! ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. 3. Sebutkan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis, sebanyak 3 buah.! ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….


19

4. Sebutkan macam kegiatan yang menyangkut pekerjaan kantor Menurut Dr. Winardi, S.E. ! ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. 5. Apa yang dimaksud dengan Transaksi ? jelaskan! ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….

Nilai

Paraf

D. Kriteria Penilaian 𝑇𝑖𝑛𝑔𝑘𝑎𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑢𝑎𝑠𝑎𝑎𝑛 =

𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑖𝑙𝑖ℎ𝑎𝑛 𝑔𝑎𝑛𝑑𝑎 + 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑒𝑠𝑠𝑎𝑦 2

Cocokanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Pilihan Ganda yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban Anda yang benar. Tiap nomor diberi skor 10 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Untuk soal uraian tiap nomor diberi skor 20 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Modul 1.


20

A. Tujuan Pembelajaran Agar siswa mampu memahami fungsi, peranan dan tata usaha Pekerjaan Kantor B. Uraian Materi 2 1. Fungsi dan Peranan Pekerjaan Kantor Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan mempunyai kata dasar “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu: 1) Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. 2) Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan publik).


21

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata Usaha sebagai Pekerjaan Kantor Baik pengertian pekerjaan kantor maupun fungsi kantor dapat dinyatakan dengan istilah ”tata usaha”. Menurut The Liang Gie, tata usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Tata usaha terdiri dari 6 pola perbuatan, yaitu :  Menghimpun

: mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang

tadinya belum ada atau berserakan

menjadi siap untuk digunakan bilamana

diperlukan.  Mencatat

:

membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-

keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim, dan disimpan.  Mengolah

:

mengerjakan

keterangan-keterangan

dengan

maksud

menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.  Mengganda

:

memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak

jumlah yang diperlukan.  Mengirim

:

menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak

ke pihak lain.


22

 Menyimpan

:

menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang

aman. Keenam aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu, melainkan dapat berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Selanjutnya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja (operations) yang lebih terperinci. Berbagai pelaksanaan kerja yang merupakan perincian tata usaha menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (Office Administration, 1982) dibedakan menjadi 8 operations, yaitu: a. Menulis (membuat warkat asli) b. Membaca c. Menyalin (menempel, memperbanyak, melubangi kartu) d. Menghitung e. Membandingkan (mengecek) f. Memilah (menggolongkan, menyatukan) g. Menyimpan dan menyusun indeks h. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi tersebut terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha merupakan kontak diantara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan tata usaha umumnya terwujud dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau warkat lainnya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara suatu organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta dengan badan dan perseorangan dalam masyarakat.

Berikut ini yang kemudian termasuk dalam lingkup tata usaha : a. Korespondensi

(mengetik,

menyiapkan

konsep

surat

sampai

selesai

ditandatangani). b. Kearsipan (menyimpan warkat pada tempat yang aman).


23

c. Penyetensilan (menggandakan warkat memakai lembaran sheet dan mesin stensil). d. Ekspedisi (mengirim surat-surat).

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut: -

Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

-

Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

-

Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu. Sebaliknya, ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu. Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga berkaitan dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control. Akhirnya tata usaha mempunyai peranan melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Dimana hal tersebut juga merupakan peranan dari pekerjaan kantor.

C. EVALUASI 2 Soal Pilihan Ganda 1. Kegiatan

menghimpun,

mencatat,

mengolah,

menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari .............


24

a. Tata usaha b. Humas c. Manajemen d. Perbekalan e. Komunikasi

2. Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam bagian tata usaha meliputi .... a. Memelihara, mencatat b. Menghimpun, memelihara c. Menghimpun, mencatat d. Mencatat, menyingkirkan e. Mengadakan, mencatat 3. Berikut ini adalah fungsi kerja kantor, kecuali….. a. Mengatur informasi b. Merekam dan menyimpan data c. Menerima informasi d. Memberikan informasi e. Menolak tamu

4. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan merupakan bagian dari .... a. Manajemen b. Pengawasan c. Pengorganisasi d. Pengarahan e. Pengamanan

5. Tugas

tata

usaha

sangat

beragam

seperti

menghimpun,

mencatat,

mengolah menggandakan, mengirim, dan menyimpan tujuan di adakannya kegiatan mengolah adalah...


25

a. Untuk dicatat dan disusun kemmbali dalam bentuk tulisan b. Untuk digandakan sesuai dengan kebutuhan c. Untuk mrnyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna d. Untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan pada pihak yang memerlukan e. Untuk menyimpan informasi dengan aman

6. Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang berguna dalam usaha kerja sama merupakan pengertian dari.... a. tata usaha b. hubungan masyarakat c. material d. kepegawaian e. manajemen

7. Yang bukan merupakan ciri-ciri administrasi (tata usaha) adalah .... a.

dilakukan semua pihak

b. banyak kegiatan manual, visual, dan tulis c. merembes kemana-mana d. adanya pembagian tugas e. bersifat pelayanan 8. Kegiatan menaruh atau meletakkan dengan berbagai cara dengan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman dinamakan .... a. mencatat b. menggandakan c. menyimpan d. mengumpulkan e. mengindeks 9. Berikut ini yang merupakan pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan antara lain .... a. tata keuangan b. menerima telepon MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

26

c. menerima tamu d. memelihara gedung e. pelayanan keamanan 10. Lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagaian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap disebut… a. Formulir b. Surat c. E-mail d. Data e. Laporan

Soal Essay 1. Menurut The Liang Gie terdapat beberapa pola perbuatan dari Tata Usaha, antara lain : b. Menghimpun c. Mencatat d. Menyimpan Jelaskan dari 3 kegiatan Tata Usaha tersebut di atas ! …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 2. Jelaskan

peranan

dan

fungsi

pekerjaan

kantor

dalam

kegiatan

suatu

Organiasasi/Perusahaan! …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 3. Sebutkan ruang lingkup Tata Usaha yang kamu ketahui ! MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

27

…………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 4. Sebutkan pelaksanaan kerja yang merupakan perincian tata usaha menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (Office Administration, 1982) ! …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 5. Jelaskan yang di maksud dengan hubungan Tata Usaha ! …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. Nilai :

Paraf:

D. Kriteria Penilaian 𝑇𝑖𝑛𝑔𝑘𝑎𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑢𝑎𝑠𝑎𝑎𝑛 =

𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑖𝑙𝑖ℎ𝑎𝑛 𝑔𝑎𝑛𝑑𝑎 + 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑒𝑠𝑠𝑎𝑦 2

Cocokanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Pilihan Ganda yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban Anda yang benar. Tiap nomor diberi skor 10 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Untuk soal uraian tiap nomor diberi skor 20 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Modul 1.


28

TUGAS/LANGKAH KERJA

Berdasarkan dengan materi yang di pelajari pada bab mengidentifikasi surat dan Dicantumkan salah satu jenis pekerjaan kantor adalah mencatat salah satu contohnya adalah mencatat surat. Untuk tugasuntuk dikumpulkan dan termasuk tugas individu sebagai berikut : carilah definisi surat, fungsi surat dan jenis-jenis surat serta bagian-bagian surat, kemudian buat contoh surat untuk surat resmi dan surat niaga (masing-masing 1 contoh surat).

LANGKAH KERJA

1. Carilah terlebih dahulu definisi surat, fungsi surat dan jenis-jenis surat serta bagian bagian-bagian surat 2. Cantumkan sumber referensi dari yang kamu dapatkan 3. Buatlah contoh surat resmi dan surat niaga 4. Harus lengkap bagian-bagian surat dan disertai tanda tangan pihak yang bersangkutan 5. Perusahaan/lembaga apapun bebas 6. Semua tugas tersebut diatas ditulis tangan dan rapi pada kertas HVS ukuran A4 7. Memakai bolpoint hitam 8. Disertai margin dengan format T = 3 cm, B = 3 cm, L = 3 cm,R = 3 cm

Semoga Sukses !!!


29

KUNCI JAWABAN Soal Pilihan Ganda Avaluasi 1

1. E 2. E 3. B 4. D 5. E 6. A 7. B 8. E 9. C 10. B

Soal Essay 1.

Pengertian kantor : a. Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor. b. G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut: c. “Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for manajerial control.” d. (Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk


30

meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan). e. William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut : Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. 2. Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis  Menulis warkat  Menulis surat rahasia (Stenografi)  Menulis buku agenda  Mencatat laporan sementara  Mencatat kas kecil 3. Pekerjaan yang tidak berhubungan dengan tulis-menulis 

Melayani tamu



Menggandakan surat



Menyimpan surat



Bertemu dengan kolega

4. Menurut Dr. Winardi SE. 

Catatan (records)

Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau. Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan. 

Angka-angka dan perhitungan-perhitungan

Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup


31

tindakan-tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti. 

Penyimpanan produk-produknya sendiri

Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau. 

Komunikasi intern dan ekstern

Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll. 5. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.

EVALUASI II Pilihan Ganda 1. A 2. C 3. E 4. A 5. C 6. A 7. B 8. C 9. C


32

10. D

Essay 1. Menurut The Liang Gie  Menghimpun

: mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang

tadinya belum ada atau berserakan menjadi siap untuk digunakan bilamana diperlukan.  Mencatat

:

membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-

keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim, dan disimpan.  Menyimpan

:

menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang

aman. 2. A. Pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu: 1) Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. 2) Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan publik).

i. peranan pekerjaan kantor adalah : b. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. d. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.


33

3. Yang termasuk dalam lingkup tata usaha : a. Korespondensi

(mengetik,

menyiapkan

konsep

surat

sampai

selesai

ditandatangani). b. Kearsipan (menyimpan warkat pada tempat yang aman). c. Penyetensilan (menggandakan warkat memakai lembaran sheet dan mesin stensil). d. Ekspedisi (mengirim surat-surat).

i. Perincian tata usaha menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (Office Administration, 1982) dibedakan menjadi 8 operations, yaitu: 4. Menulis (membuat warkat asli) 5. Membaca 6. Menyalin (menempel, memperbanyak, melubangi kartu) 7. Menghitung 8. Membandingkan (mengecek) 9. Memilah (menggolongkan, menyatukan) 10. Menyimpan dan menyusun indeks 11. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)

5.

Hubungan tata usaha merupakan kontak diantara segenap satuan organisasi satu

sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan tata usaha umumnya terwujud dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau warkat lainnya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara suatu organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta dengan badan dan perseorangan dalam masyarakat.


34

H.

PENILAIAN Format Penilaian Evaluasi Kognitif (Tes Tulis)

No.

1.

Rincian Tugas Kinerja

Skor

(RTK)

Maksimum

Menyiapkan perlengkapan dan

Skor Asesmen Oleh Siswa Sendiri

Oleh Guru

25

peralatan yang akan digunakan untuk mengerjakan latihan (alat tulis dan buku tulis). 2.

Menjawab setiap pertanyaan

40

yang diberikan dengan baik dan benar berdasarkan kemampuannya sendiri. 3.

Memberikan jawaban dengan

35

rinci dan jelas. Skor Total

100


35

Format Penilaian Kinerja Psikomotor A = Sangat Baik (76-100) C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50)

No. 1

2

3

B = Memuaskan (51-75) D = Memerlukan Perbaikan (0-25)

Aspek

Hasil Penilaian

PERSIAPAN MATERI : a. Mempelajari materi yang akan di diajarkan oleh guru. b. Menyiapkan pertanyaan apabila ada yang belum dipahami dari yang dipelajari kepada guru atau teman yang mengerti PELAKSANAAN a. Keaktifan dalam mengeluarkan pendapat dan bertanya di dalam kelas. b. Kemampuan mengerjakan menjawab pertanyaan dari soal-soal latihan dengan baik dan benar. c. Kemampuan untuk menjawab pertanyaan yang di tanyakan oleh guru menyangkut pelajaran yang dipelajari. PENYAJIAN TUGAS a. Kemampuan untuk mengerjakan tugas dengan baik dan benar b. Kerapian tulisan dan pekerjaan siswa Skor Maksimum

175

Nilai = Skor Perolehan× 100 175 Skor Asesmen No.

Rincian Tugas Kinerja

Skor

Oleh

(RTK)

Maksimum

Siswa

Oleh Guru

Sendiri 1.

Mengumpulkan tugas tepat

35

waktu atau waktu sesuai yang diperintahkan . 2.

Mengerjakan tugas sesuai

35

dengan perintah seperti mengatur margin sesuai


36

dengan peraturan, ditulis tangan dan memakai bolpoin hitam 3.

Isi dan Kerapian dengan baik

30

dan benar Skor Total

100

Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik (Afektif) Petunjuk: Untuk setiap perilaku keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan sosial menggunakan skala berikut ini: A = Sangat Baik (76-100) C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) Nama Peserta Didik Nomor Absen Materi saat diobservasi Tanggal Observasi

B = Memuaskan (51-75) D = Memerlukan Perbaikan (0-25)

: : : Mengoperasikan Cara Kerja Dengan Microsoft Word :

Sikap No.

Kriteria

Hasil Pengamatan Ya

1.

Jujur

2.

Disiplin

3.

Tanggung jawab

Tidak

1. Mengerjakan tugas dengan kemampuannya sendiri. 2. Membantu teman dengan memberikan contoh atau bukti. 1. Mengerjakan tugas sesuai waktu yang ditetapkan. 2. Mengumpulkan hasil pekerjaan tepat waktu. 1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh guru. 2. Menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas dan sesuiai dengan perintah.


37

4.

Keaktifan di kelas

5.

Peduli

6.

Ketelitian

7.

Berkomunikasi

8.

Rasa ingin tahu

1. Bertanya kepada guru atau pun teman lainnya yang mengerti. 2. Mau mengeluarkan pendapat sesuai dengan pelajaran yang dipelajari dikelas 1. Membantu teman yang sedang kesulitan dalam mengerjakan tugas,terutama tugas yang berhubungan dengan langkah kerja. 2. Memperhatikan materi yang sedang dijelaskan oleh guru. 1. Menyelesaikan pekerjaan dengan rapi dan benar. 2. Memperhatikan dan memperbaiki setiap kesalahan dari hasil kerjanya. 1. Mampu memberikan penjelasan kepada temannya yang tidak paham. 2. Mampu menjawab setiap pertanyaan yang diberikan. 1. Mau mempelajari materi dari berbagai sumber yang ada. 2. Mau bertanya kepada guru mengenai hal yang kurang jelas. Skor maksimum

400

Catatan: Nilai = Skor perolehan x 100% 400 Malang, Siswa,

2014

Guru,


38

GLOSARIUM

A

P

Actual

Public Service

C

O

Clerical Work

Office Administration

F

R

Factual

Records

L

S

Lembaran Sheet

Staff Function

M

W

Mesin Stensil

Warkat


39

DAFTAR PUSTAKA Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar Maju Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty Moenir, A.S. 1983. Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapannya. Jakarta: Pradnya Paramita Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_858/title_aplikasi-manajemenperkantoran-e/Diakses pada tanggal 12 maret 2010, pukul 21.09 WIB http://www.slideshare.net/royhan_benasetya.../Diakses pada tanggal 15 Maret 2010, pukul


40

MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR 0

Recommend Documents