MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR

MODUL UNTUK SMK KELAS X

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR

MODUL NAMA

:…………………………………………………….

KELAS

:…………………………………………………….

NO. ABSENSI :……………………………………………………. PENERBIT : DEPRI RATNAWATI

SEMESTER I

MODUL “Menguraikan Pekerjaan Kantor”

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Pengembangan Bahan Ajar ADP yang dibina oleh Bapak Moh. Arief

Oleh:

Depri Ratnawati

(120412423484)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN November 2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena rahmat dan karunia-Nya, maka penulis dapat menyelesaikan modul dengan judul “Menguraikan Pekerjaan Kantor” dengan baik berdasarkan batas waktu yang ditentukan.

Modul ini disusun agar pembaca dapat

menguraikan pekerjaan kantor dengan baik. Modul ini membahas tentang penguraian pekerjaan kantor. Di dalamnya terdapat jenis-jenis pekerjaan kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor dan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Penulis menyadari bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan yang tidak disengaja. Oleh karena itu, diharapkan para pembaca bersedia memberi kritik dan saran sebagai motivasi dan perbaikan dalam pembuatan modul selanjutnya. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing matakuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP, Bapak Mohammad Arief yang telah membimbing serta mengarahkan dalam pembuatan modul ini sehingga modul ini dapat diselesaikan sebagaimana mestinya.

Malang, 15 November 2014

Penulis

Menguraikan Pekerjaan Kantor

1

Modul Untuk SMK Kelas X

DAFTAR ISI Halaman Judul Kata Pengantar 1 Daftar Isi 2 KI-KD 3 Peta Kedudukan Modul 4 Pendahuluan 5 Uraian Materi : A. B. C. D.

Pengertian Pekerjaan Kantor 8 Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor 12 Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor 25 Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor 30 Penugasan 37 Rangkuman Materi 38 Soal Uji Kompetensi 42 Penilaian Kognitif 49 Kunci Jawaban 49 Penilaian Psikomotor 54 Penilaian Afektif 56 Daftar Pustaka 57 Glosarium 58 Penutup 59


2


KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

Satuan Pendidikan

: SMK

Mata Pelajaran

: Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas

:X

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. 4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KOMPETENSI DASAR: Menguraikan Pekerjaan Kantor

INDIKATOR 1. Mengetahui tentang pengertian dan jenis-jenis pekerjaan kantor 2. Mengetahui tentang cirri-ciri pekerjaan kantor 3. Mengetahui tentang hasil jasa atau produk pekerjaan kantor


3


PETA KEDUDUKAN MODUL

Pekerjaan Kantor

Pengertian

Ciri-Ciri

Analisis Pekerjaan Kantor

Hasil Jasa atau Produk

Jenis-Jenis

Menurut Para Ahli

Faktor-Faktor

Peralatan Kantor

Peranan


4


PENDAHULUAN

A. Prasyarat Prasyarat mempelajari modul “Menyajikan Penguraian Pekerjaan Kantor” ini adalah : 1. Siswa telah dapat mendiskripsikan pekerjaan kantor. 2. Siswa telah dapat menguraikan pekerjaan kantor. 3. Siswa telah dapat menerapkan tahapan pekerjaan kantor.

B. Petunjuk Penggunaan Modul 1. Penjelasan Bagi Peserta didik Modul “Menguraikan Pekerjaan Kantor” ini membahas mengenai pengertian pekerjaan kantor, jenis-jenis pekerjaan kantor serta hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Lebih jelasnya modul ini akan membahas tentang bagaimana tentang mengelola pekerjaan kantor yang baik. Modul ini terdiri atas dua kegiatan belajar. Kegiatan 1 terdiri dari lembar informasi, rangkuman, dan lembar latihan. Kegitan 2 terdiri atas lembar informasi, rangkuman, lembar lembar latihan dan lembar kerja. Langkah – langkah yang perlu dilakukan untuk mempelajari modul ini adalah sebagai berikut: 1. Pelajari dengan saksama lembar informasi 2. Diskusikan dengan teman kalian hal-hal yang belum dikuasai 3. Jika masih ada kesulitan yang belum bisa dipecahkan, silahkan tanyakan kepada guru/instruktur 4. Kerjakan soal-soal atau pertanyaan pada lembar latihan 5. Tunjukkan hasilnya kepada guru/instruktur 6. Khusus pada kegiatan belajar 2 setelah mengerjakan lembar latihan lanjutkan dengan Lembar Kerja

2. Peran Guru Guru adalah faktor penentu keberhasilan proses pembelajaran yang berkualitas. Sehingga berhasil tidaknya pendidikan mencapai tujuan selalu dihubungkan dengan kiprah para guru. Oleh Menguraikan Pekerjaan Kantor

5


karena itu, usaha-usaha yang dilakukan dalam meningkatkan mutu pendidikan hendaknya dimulai dari peningkatan kualitas guru. Guru yang berkualitas diantaranya adalah mengetahui dan mengerti peran dan fungsinya dalam proses pembelajaran. Menurut Sardiman (1992), peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai Informator, Organisator, Motivator, Pengarah/Direktor, Inisiator,Transmiter, Fasilitator, Mediator, dan Evaluator. Sedangkan Pullias dan Young, Manan, Yelon dan Weinstein seperti yang dikutip oleh E. Mulyasa (2007), mengatakan bahwa peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai Pendidik, Pengajar, Pembimbing, Pelatih, Penasehat, Pembaharu (Inovator), Model dan Teladan, Pribadi, Peneliti, Pendorong Kretivitas, Pembangkit Pandangan, Pekerja Rutin, Pemindah Kemah, Pembawa Cerita, Aktor, Emansipator, Emansipator, Pengawet, dan sebagai Kulminaor. Berikut akan dibahas peran-peran guru tersebut.

C. Tujuan Akhir Setelah selesai mempelajari modul ini diharapkan: 1. Pembaca dapat memahami jenis-jenis pekerjaan kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor serta hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. 2. Pembaca dapat mengenal pekerjaan kantor. 3. Pembaca dapat mengetahui penguraian pekerjaan kantor serta dapat menerapkan dalam dunia kerja. 4. Pembaca dapat menjalankan proses pekerjaan kantor. 5. Pembaca dapat melakukan pekerjaan kantor dengan baik.


6


M MEEN NG GU URRAAIIKKAAN N PPEEKKEERRJJAAAAN N KKAAN NTTO ORR

Tujuan Kegiatan Pembelajaran : 1. 2. 3. 4.

Siswa dapat mengetahui pengertian pekerjaan kantor Siswa dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor Siswa dapat mengetahui cirri-ciri pekerjaan kantor Siswa dapat mengetahui hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

PETUNJUK BELAJAR: 1. 2. 3. 4.

Baca dan pahamilah materi di bawah ini dengan seksama Kerjakan tugas individu dan tugas kelompok yang telah tersedia Kerjakan soal uji kompetensi pada buku tugas Tugas dikumpulkan

URUAIAN MATERI

A. Pengertian Pekerjaan Kantor Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja. Menguraikan Pekerjaan Kantor

7


Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol pimpinan. Dalam bahasa Inggris, pekerjaan kantor disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (clerical work) dan pekerjaan kertas (paper work). Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis. Sedangkan disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas, baik dalam bentuk surat, nota, formulir, arsip, sertifikat, maupun dokumen-dokumen lainnya. Kertas-kertas tersebut memuat data, fakta, atau informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga agar lebih lancar melaksanakan aktivitas pokoknya. Pekerjaan kertas merupakan bagian integral dan penting dari kehidupan manusia modern. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri : a. Penerimaan b. Pencatatan, melalui regristasi, aganderen, penomoran dan sebagainya. c. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyandian, interpretasi, transformasi, menjadi diagram, grafik, statistik, tabel, ikhtisar vademekum, buku pintar, dan sebagainya. d. Penyimpangan, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya. Selain dari pengertian di

atas,

pekerjaan dapat

kantor

diambil

pengertian

dari

beberapa

ahli yaitu:

1.

George

R.

Terry,

pekerjaan

kantor

meliputi penyampaian

keterangan Gambar: Suasana Pekerjaan Kantor


lisan

secara dan

8


pembuatan

warkat-warkat

tertulis

dan

laporan-laporan sebagai

cara

untuk

meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan. 2.

Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.

Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima,

mencatat, mengolah,

memberikan keterangan, dan melindungi harta

kekayaan.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin- mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, suratsurat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak. Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-


9


daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporanlaporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak. Sasaran analisis pekerjaan kantor adalah: 1. Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal. 2. Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama. 3. Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja. 4. Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”. 5. Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja. 6. Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan. 7. Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.

Gambar : Bertemu Client Untuk Mitra Kerja


10


Dari kedua rumusan di atas, kita bisa mengetahui bahwa pekerjaan kantor bertalian dengan warkat-warkat dan bahan keterangan atau informasi, meskipun pekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat-warkat, tetapi juga ada tugas-tugas lain yang termasuk dalam istilah pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasi, peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: 1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function) Pekerjaan kantor terdiri

dari kegiatan-kegiatan

membantu pimpinan dalam

merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. 2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas- tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah: a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.


11


B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :  Typing (mengetik) = 24,6%  Calculating (menghitung) = 19,5%  Checking (memeriksa) = 12,3%  Filling (menyimpan warkat) = 10,2%  Telephoning (menelepon) = 8,8%  Duplicating (menggandakan) = 6,4%  Mailing (mengirim surat) = 5,5%  Other (lain-lain) = 12.5%

Sheddy N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008) menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai berikut : 1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :  Mengetik – Menyalin  Menghitung – Memilah-milah ( sortir )  Memeriksa – Melekatkan  Menstensil – Menandai  Membubuhkan cap/stempel – Menyampul  Menelepon – Membagi-bagi 2. Bahan baku  Abjad/huruf – Tanda baca  Angka – Tanda hitung  Garis – Tulisan

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut: 1. Mengumpulkan/menghimpun


12


Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan. Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, dll. 2. Mencatat Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai. Contoh : Membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll. 3. Mengolah Yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Contoh : membuat rekapitulasi datam membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan, dll. 4. Menggandakan Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh : memfotocopy surat, mencetak informasi, dll. 5. Mengirim Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat 6. Menyimpan Yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. Contoh : menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke computer, menyususn buku di perpustakaan. 7. Melakuan Komunikasi Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting. 8. Menghitung Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Menguraikan Pekerjaan Kantor

13


Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan 9. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Yaitu tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.  Pekerjaan Tulis Menulis Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor33 tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis- menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.  Mengetik Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan pekerjaan mengetik antara lain: a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat. b. Mempercepat pekerjaan tulis menulis. c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.


14


d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak. e. Praktis.  Menghitung Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari: a. Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya. b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin. c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya. d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.


15


Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. Berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan : 1. Sisi Debet di bagi atas : a. Lajur tanggal b. Lajur uraian penerimaan c. Lajur jumlah uang yang diterima 2. Sisi Kredit dibagi atas : a. Lajur tanggal b. Lajur uraian pengeluaran c. Lajur jumlah 3. Menutup dan membuku kembali buku kas : a. Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan. b. Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya. c. Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet. d. Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus. e. Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.  Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).


16


Gambar: Pelaksanaan Pekerjaan Kantor

Beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut: 1. Catatan (records) Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau. Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan. 2. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti. 3. Penyimpanan produk-produknya sendiri Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.


17


4. Komunikasi intern dan ekstern Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll. Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu : 1.

Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.

2.

Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.

3.

Segala macam pekerjaan komputasi Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.

4.

Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan. Selain dari fungsi ada juga macam-macam pekerjaan kantor,yaitu : 1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis, seperti : a. Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar b. Penyimpanan surat (kearsipan) c. Pengetikan d. Pengurusan kepegawaian e. Penguruan keuangan f. Pengurusan perlengkapan g. Penggandaan h. Pembuatan laporan 2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis-menulis, seperti :


18


a. Menelepon b. Menerima tamu c. Memelihara Gedung kantor

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut: 1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal. 2. Membuat rekening. 3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik. 4. Menyimpan warkat. 5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan. 6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos. 7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat. 8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh. 9. Tugas-tugas

khusus

dengan

maksud

untuk

menyederhanakan

sistem,

menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. 10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan

Ada banyak elemen yang harus penuhi untuk menunjang performa dari perusahaan seperti

sumber

daya

manusia,

kualitas produk, mesin, peralatan kantor, sebagainya. Dari elemenelemen tersebut, hal yang paling sering dianggap remeh oleh banyak orang

adalah

peralatan

kegunaan

kanto.

dari

Sebelum

dijelaskan manfaat dari peralatan kantor

bagi

suatu

perusahaan,

seharusnya mengetahui kegunaan dari

macam-macam

peralatan

kantor yang diperlukan oleh setiap Gambar ; Proses Pekerjaan Kantor


19


perusahaan. Peralatan kantor yang biasa digunakan oleh setiap perusahaan adalah komputer, mesin fotocopy, meja kantor, kursi kantor, scanner, mesin fax, mesin penghancur kertas, mesin hitung uang, cash box, pemotong kertas, mesin tik dan sebagainya. Kualitas dari macam-macam peralatan kantor ini juga menentukan kegiatan dari para karyawan yang menggunakan peralatan kantor ini. Semakin bagus kualitas dari peralatan kantor, semakin bagus pula kinerja dari karyawan itu sendiri.. Kegunaan utama dari peralatan kantor guna menunjang performa karyawan juga akan berpengaruh pada perfoma dari perusahaan itu sendiri. Saat memiliki peralatan kantor yang mumpuni seperti komputer dengan spesifikasi yang tinggi, kursi dan meja kantor yang nyaman, dan ditunjang dengan kualitas sumber daya manusia yang baik akan menambah performa baik dari perusahaan. Itulah sebabnya mengapa sebisa mungkin kita harus melengkapi karyawan kita dengan peralatan kantor yang memadai. Melengkapi karyawan dengan peralatan kantor yang memadai juga harus dilakukan dengan pertimbangan pada keuangan perusahaan. Dari berbagai macam peralatan kantor, dapat diklasifikasikan peralatan kantor yaitu: 1. Habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb. 2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb. 3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses 4. Pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb. 5. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi 6. Baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, 7. Fax, dsb. 8. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb. Sekarang zaman sudah semakin canggih dan kebutuhan dalam kantor juga semakin meningkat. Peralatan kantor harus mengikuti zaman untuk menyelesaikan pekerjaan kantor


20


dengan cepat harus dilengkapi juga peralatan yang modern. Apa saja peralatan kantor yang tersedia di gedung perkantoran modern jaman sekarang? Berikut beberapa peralatan kantor yang sering kita jumpai di kantor-kantor, baik di kantor pemerintah maupun swasta. Peralatan kantor ini bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari di kantor. 1. Komputer Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor yang sangat jarang kita jumpai.

Gambar : Komputer

Tetapi sekarang komputer merupakan salah satu peralatan kantor utama yang wajib di miliki perkantoran modern. Semua jenis pekerjaan mulai dari pekerjaan surat-menyurat, pengolahan data semuanya dapat dikerjakan dengan computer.

2. Printer Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks, gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk printer dan nanti printer akan melakukan pencetakan sendiri.

Gambar : Printer


21


Setiap kantor membutuhkan paling tidak satu unit printer untuk mendukung pekerjaan cetak mencetak di kantor. Segala macam dokumen perlu dicetak , misalnya faktur, slip, selebaran, nota dan surat-surat lainnya. 3. Mesin Fotocopy Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum diciptakannya mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk membuat salinan dokumen.

Gambar : Mesin Fotocopy

Satu-satunya cara yang ditempuh adalah dengan menulis ulang kembali dengan tangan atau diketik ulang dengan menggunakan mesin ketik yang dilapisi kertas karbon. Cara ini tidak praktis karena membutuhkan waktu yang lama untuk menggandakannya. Apalagi jika menggandakan beberapa puluh bahkan ratusan dokumen setiap hari. Beberapa kantor melengkapi peralatan mesin fotocopy untuk memperlancar kegiatan penggandaan dokumen di kantor, dengan membeli mesin fotocopy kecil atau portable. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang mesin fotocopy sudah dikombinasi dengan printer dan scanner dalam satu unit. 4. Scanner Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer,

kemudian baru dapat diubah atau

dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.


22


Gambar : Scanner

Hasil salinannya dapat di simpan dalam bentuk digital kedalam CD atau sebagai salah satu cara pengarsipan modern. Scanner juga merupakan peralatan wajib dimiliki di kantor yang sebagai bagian yang tidak terpisahkan.

5. Mesin Laminating Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor. Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP dan sebagainya.

Gambar : Mesin Laminating

Namun terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dilapisi dengan plastik menggunakan alat ini.


23


6. Mesin Ketik Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.

Gambar : Mesin Ketik

Walaupun era kejayaan mesin ketik sudah berlalu, tapi sebagian besar kantor masih tetap menggunakan alat yang satu ini. Mesin ketik biasanya digunakan untuk mengetik berbagai jenis blangko atau kuitansi yang tidak bisa di tulis tangan, atau di ketik menggunakan komputer.

7. Modem + Jaringan Internet Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan dengan sistem berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan intenet.

Gambar : Modem


24


Informasi apa saja yang berhubungan dengan tugas-tugas di kantor dapat di cari dengan mudah melalui internet. Misalnya tentang peraturan-peraturan kepegawaian terbaru bisa diunduh lewat situs-situs resmi pemerintah.

C. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Berbagai pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.

Gambar : Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor Yang Efektif


25


Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama. Ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni : bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi dan dilakukan semua pihak 1. Bersifat Pelayanan Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan- pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut. 2. Merembes Segenap Bagian Organisasi Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri. 3. Dilakukan Semua Pihak Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran. Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha),


26


akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor . Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

Gambar: Faktor Kerja Yang Tidak Efektif

Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, selalu ada kendala baik itu kendala dalam ruangan kerja atau dari pekerjaan yang dilakukannya. Melaksanakan pekerjaan kantor harus Menguraikan Pekerjaan Kantor

27


dikerjakan seefisien mungkin agar menghasilkan pekerjaan yang maksimal dan tujuan kerja dapat tercapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu. Factor – factor yang mempengaruhi efisiensi kerja : 1. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan mata tidak mudah lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha disebabkan oleh pencahayaan yang buruk. Pada umumnya kantor – kantor di Indonesia bekerja dengan cahaya matahari. Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurna menurut keinginan orang. Lebih – lebih dalam gedung luas dan kurang jendelanya, cahaya alarm itu tidak dapat menembus sepenuhnya pada jarak lebih dari 6 hingga 7,5 dari jendela. Cahaya penerangan buatan manusia ada 4 macam: a. Cahaya langsung Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja. b. Cahaya setengah langsung Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dari plastic. c. Cahaya setengah tak langsung Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit – langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca. d. Cahaya tak langsung Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit – langit ruangan, dari situlah dipantulkan ke arah permukaan meja.


28


2.

Warna Warna yang tepat akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang

berlebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu merah, biru dan kuning. Merah adalah warna yang menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan bekerja. Biru adalah warna adem. Sebagai warna langit dan samudra, warna biru menggambarkan keluasan dan ketentraman. Sedangkan yang kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini dapat merangsang mata dan syaraf. 3.

Udara Mengenai factor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap

air pada udara itu. Suhu yang disarankan yaitu kira – kira 25,6 derajat celcius dengan kelembapan sebesar 45 %. 4.

Suara Untuk mengatasi factor suara yang sering mengurangi tingkat efisiensi kerja para

pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat – alat gaduh. Usaha – usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat – alat gaduh ialah pada langit – langit atau dinding dipakai lapisan penyerap suara. Seperti karton tebal dan permukaannya berlubang – lubang. 5.

Asas – Asas Efisiensi Perkantoran a.

Asas perencanaan (segala sesuatu perlu direncanakan)

b.

Asas penyederhanaan (usaha yang digunakan baik pikiran, tenaga, waktu, ruang maupun benda administrasi)

c.

Asas penghapusan (bidang – bidang ataupun tahapan yang kurang bermakna dapat dihilangkan)

d.

Asas penggabungan (bidang kerja yang satu tipe atau mempunyai kesamaan tugas dapat digabungkan)


29


D. Hasil Jasa Atau Produk Pekerjaan Kantor Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang terlintas di fikiran kita apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka kerjakan, ataupun tulisan apa yang sedang diketik. Bila kita memiliki pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen yang dihasilkan pekerjaan kantor. Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut: 1. Surat Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Surat

mempunyai

beberapa

kegunaan, yaitu : a. Sebagai alat komunikasi secara tertulis b. Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan c. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik d. Dapat

menjadi

nilai

historis e. Sebagai duta organisasi f. Sebagai

dasar

pengambilan

dalam

keputusan

pimpinan Hal

yang

perlu

diperhatikan

dalam membuat surat adalah : Gambar: Contoh surat


30


a. Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan b. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih c. Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele d. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. Laporan Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan yang dilakukan yaitu: a. Pencatatan b. Pengumpulan c. Pemeriksaan d. Pengetikan e. Pengolahan data Fungsi laporan: a. Sebagai

bahan

pertanggungjawaban b. Alat

menyampaikan

informasi c. Alat pengawasan d. Bahan penilaian e. Bahan

pengambilan

keputusan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan: a. Harus jelas dan cermat b. Mengandung kebenaran dan objektifitas c. Lengkap Gambar: Contoh Laporan


31


d. Tegas dan konsisten e. Langsung mengenai sasaran f. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat g. Disertai dengan saran-saran h. Tepat waktu Jenis-jenis laporan: a. Laporan berdasarkan waktu  Laporan berkala: laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.  Laporan insidental: laporan yang dibuat apabila diperlukan b. Laporan berdasarkan bentuk  Laporan berbentuk surat: laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah  Laporan berbentuk naskah: laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.  Laporan berbentuk memo: laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan. c. Laporan berdasarkan penyampaian  Laporan lisan: laporan yang disampaikan secara langsung  Laporan tertulis: contoh: surat, naskah dan memo  Laporan visual: laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point) d. Laporan berdasarkan sifat  Laporan biasa: laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif  Laporan penting: laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya. e. Laporan berdasarkan isinya  Laporan informatif: laporan yang isinya hanya berisi informasi saja


32


 Laporan rekomendasi: laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut  Laporan analisa: laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam  Laporan kelayakan: laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik  Laporan pertanggungjawaban: laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut. Langkah-langkah membuat laporan a. Menentukan masalah yang akan dilaporkan b. Mengumpulkan bahan, data dan fakta c. Mengklasifikasi data d. Mengevaluasi dan mengolah data e. Membuat kerangka laporan Kerangka laporan terdiri dari: a. Pendahuluan  Maksud dan tujuan penulisan laporan  Masalah pokok yang dilaporkan  Sistematika laporan b. Batang tubuh  Data dan fakta pelaksanaan kegiatan  Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan  Masalah yang terjadi  Pembahasan masalah c. Penutup  Kesimpulan,  Saran

3. Formulir Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap. Keuntungan membuat formulir adalah: Menguraikan Pekerjaan Kantor

33


a. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan c. Adanya keseragaman d. Mengurangi kegiatan fotocopi

Gambar: Contoh Formulir

Fungsi formulir adalah : a. Mencari suatu keterangan b. Menghimpun data yang sama c. Menyampaikan informasi yang sama Menguraikan Pekerjaan Kantor

34


d. Sebagai bukti fisik e. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir a. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas b. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir c. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir d. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis e. Dibuat secara sederhana f. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup g. Harus ada judul nama formulir h. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan i.

Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

j.

Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

4. Berbagai macam dokumen tertulis Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan

dalam

pekerjaan

kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, table, grafik,

gambar,

buku

atau

makalah. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau

kegiatan

memberikan

Gambar: Contoh dokumen tertulis

informasi secara langsung.


35


5. Arsip Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi, dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan, sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.

Gambar: Contoh Arsip

Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, maka harus diiringi dengan suasana yang nyaman dan tempat yang indah, selain itu antar karyawan harus saling bertegur sapa, saling membantu dalam menyelesaikan pekerjaannya serta setiap sebulan sekali diadakan liburan bersama untuk menunjang kesetresan dalam penat saat bekerja serta menjalin tali silaturahmi.


36


PENUGASAN

TUGAS INDIVIDU

Amatilah kantor di dekat rumah mu, lalu identifikasikan pekerjaan kantornya secara efesien, setelah mengidentifikasi buatlah perbedaan dan kesimpulan dari pekerjaan kantor tiap kantor yang anda identifikasi. Tugas dikumpulkan pertemuan selanjutnya

TUGAS KELOMPOK Petunjuk Pengerjaan : 1. Bentuklah anggota kelompok yang terdiri dari 4-5 siswa 2. Lakukan observasi di suatu perusahaan atau kantor 3. Laporan berbentuk makalah 4. Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil observasi di pertemuan selanjutnya.


37


TUGAS KELOMPOK

Setelah anda melakukan observasi di salah satu kantor, coba identifikasikan jenis-jenis administrasi kantor, ciri-ciri administrasi kantor dan hasil jasa atau produk pekerjaan dalam bentuk laporan hasil observasi.

RANGKUMAN MATERI

1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan. 2. Peranan pekerjaan kantor adalah: a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 3. Beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut: a. Catatan (records) Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.


38


b. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakantindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti. c. Penyimpanan produk-produknya sendiri Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau. d. Komunikasi intern dan ekstern Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll. 4. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut: a. Mengumpulkan/menghimpun b. Mencatat c. Mengolah d. Menggandakan e. Mengirim f. Menyimpan g. Melakuan Komunikasi h. Menghitung i.

Pengelompokan Pekerjaan Kantor

5. Peralatan kantor bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari di kantor yaitu: a. Komputer Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor yang sangat jarang kita jumpai. Menguraikan Pekerjaan Kantor

39


b. Printer Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks, gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk printer dan nanti printer akan melakukan pencetakan sendiri. c. Mesin Fotocopy Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum diciptakannya mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk membuat salinan dokumen. d. Scanner Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat diubah atau dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar. e. Mesin Laminating Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor. Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP dan sebagainya. f. Mesin Ketik Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas. g. Modem + Jaringan Internet Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan dengan sistem berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan intenet.

6. Ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni : a. Bersifat melayani b. Merembes segenap bagian organisasi Menguraikan Pekerjaan Kantor

40


c. Dilakukan semua pihak 7. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut; a. Surat Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. b. Laporan Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. c. Formulir Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap. d. Berbagai macam dokumen tertulis e. Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, table, grafik, gambar, buku atau makalah. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung. f. Arsip Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.


41


SOAL UJI KOMPETENSI

A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan memberi tanda silang (x) pada jawaban yang paling tepat !

1.

Di bawah ini termasuk sumber pengertian dari pekerjaan kantor, kecuali… a. Bahasa Inggris b. Bahasa Mandarin c. George R Terry d. Willian Leffingwell e. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford

2.

Apakah fungsi dari pekerjaan kantor? a. Untuk membantu pimpinan b. Mengendalikan kegiatan organisasi c. Sebagai pusat ingatan d. Untuk mempermudah mengambil keputusan e. Melayani kegiatan operatif

3.

Apakah peranan dari pekerjaan kantor? a. Bantuan bagi pimpinan dan pelayanan bagi masyarakat b. Mengembangkan organisasi c. Memberikan pengetahuan kepada karyawan d. Mempermudah mengambil keputusan e. Melayani pimpinan

4.

Di bawah termasuk jenis-jenis pekerjaan kantor, kecuali… a. Mengumpulkan b. Mencatat c. Mengolah d. Menyampaikan e. Mengirim

5.

Apa contoh dari mengumpulkan? a. Membuat notula


42


b. Mencatat kegiatan c. Membuat surat d. Membuat rekapitulasi e. Mengumpulkan data 6.

Apa contoh dari mencatat? a. Mencari informasi b. Membuat notula c. Membuat kliping d. Membuat laporan keuangan e. Mengumpulkan data

7.

Apakah contoh dari menggandakan? a. Mengirim file b. Faksimili c. Memfotocopy surat d. Menyimpan surat e. Mengirim surat

8.

Apakah contoh dari menyimpan? a. Mencetak informasi b. Mengirim file c. Menyimpan surat d. Memfotocopy surat e. Membuat laporan keuangan

9.

Apakah contoh dari melakukan komunikasi? a. Menyimpan data b. Mengirim email c. Mengirim faksimili d. Mengumpulkan informasi e. Correspondence

10. Sebenarnya apa dari dasar pekerjaan kantor? Kecuali…. a. Tata kerja b. Prosedur kerja c. System kerja d. Tulis menulis e. Bertelepon Menguraikan Pekerjaan Kantor

43


11. Tantri Fitriana bekerja sebagai staf kantor pada sebuah perusahaan swasta. Pada suatu hari ia diminta oleh pimpinan perusahaan untuk menggandakan sebuah dokumen dalam jumlah banyak secara cepat yang hasilnya sama seperti aslinya, maka ia bisa menggandakan dokumen tersebut dengan menggunakan…. a. Mesin tik b. Mesin fotocopy c. Mesin stensil d. Risograph e. Printer 12. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu atau pelanggan, yaitu…. a. Kontak mata secara langsung b. Tatapan mata bersahabat c. Tatapan mata kosong d. Tatapan mata disertai senyuman e. Tatapan mata berbinar 13. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi adalah…. a. Menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan b. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan c. Mempercepat perkembangan organisasi d. Memberikan pelayanan terhadap staf e. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif 14. Apakah nama peralatan kantor di bawah ini?

a. Printer b. Scanner Menguraikan Pekerjaan Kantor

44


c. Mesin fotocopy d. Komputer e. Mesin laminating 15. Apakah nama peralatan kantor di bawah ini?

a. Mesin laminating b. Komputer c. Scanner d. Printer e. Mesin fotocopy 16. Apakah cirri-ciri pekerjaan kantor? a. Menghimpun b. Menyimpan c. Menggandakan d. Merembes segenap bagian organisasi e. Menghitung 17. Di bawah ini termasuk macam dari factor cahaya, kecuali a. Cahaya langsung b. Cahaya setengah langsung c. Cahaya setengah tak langsung d. Cahaya tak langsung e. Cahaya berwarna 18. Di bawah ini yang bukan termasuk macam dari factor azas adalah a. Azas perencanaan b. Azas penulisan c. Azas penyederhanaan d. Azas penghapusan e. Azas penggabungan Menguraikan Pekerjaan Kantor

45


19. Apakah hasil produk dokumen? a. Surat b. Stop map c. Akta d. Surat perjanjian e. Sertifikat 20. Di bawah ini yang bukan termasuk jenis-jenis laporan adalah a. Laporan berdasarkan waktu b. Laporan berdasarkan bentuk c. Laporan berdasarkan kegiatan d. Laporan berdasarkan penyampaian e. Laporan berdasarkan sifat 21. Laporan berdasarkan sifat Apakah tujuan dari pekerjaan mengetik? a. Memperlambat pekerjaan tulis menulis b. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat c. Tersedianya arsip warkat yang berantakan d. Lebih menjeli e. Berkas atau warkat menjadi berantakan 22. Apakah kegunaan utama dari peralatan kantor? a. Guna menunjang performa karyawan b. Menentukan kegiatan karyawan c. Menambah performa baik dari perusahaan d. Sebagai pertimbangan dalam bekerja e. Penyeimbang perlengkapan kantor 23. Manakah yang bukan contoh dari barang habis pakai? a. Kertas, amplop dan penggaris b. Tinta, intercom dan klip c. Kertas, tinta dan amplop d. Computer, gunting dan stensil e. Stepler, karbon dan gunting 24. Di bawah ini yang bukan terasuk kegiatan yang terdapat pada laporan adalah a. Pencatatan b. Pengumpulan c. Pemeriksaan Menguraikan Pekerjaan Kantor

46


d. Pengetikan e. Penggandaan 25. Apakah contoh dari laporan tertulis? a. Surat b. Laporan kegiatan kepanitiaan c. Power point d. Notula e. rekaman

B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang tepat ! 1. Apakah yang dimksud dengan pekerjaan kantor? Jawab:………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………..... 2. Apa sajakah peran dari pekerjaan kantor? Jawab:………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………............. 3. Sebutkan jenis-jenis dari pekerjaan kantor! Jawab:………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 4. Sebut dan jelaskan macam-macam dari pekerjaan kantor! Jawab:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….... 5. Sebutkan dan jelaskan cirri-ciri dari pekerjaan kantor! Jawab:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….... 6. Sebutkan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor! Jawab:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….... 7. Mengapa kantor menyediakan peralatan kantor? Jawab:………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………


47


8. Apakah yang dimaksud dengan scanner dan apa perbedaan scanner dengan mesin fotocopy? Jawab:………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….................... 9. Hal-hal apa saja yang diperlukan dalam membuat surat? Jawab:………………………………………………………………………………… ……..................................................................................................................... 10. Apakah hal-hal yang diperlukan dalam membuat laporan? Jawab:………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 11. Apakah yang termasuk dari laporan berdasarkan isinya? Jawab:……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………. 12. Apakah yang dimaksud dari formulir? Jawab:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….... 13. Sebutkan keuntungan dari formulir! Jawab:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….... 14. Apakah yang dimaksud dengan arsip? Jelaskan! Jawab:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….... 15. Sebutkan apa saja dokumen tertulis dari hasil jasa atau produk pekerjaan kantor? Jawab:………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………….


48


PENILAIAN KOGNITIF

LEMBAR PENILAIAN

Standar keberhasilan : Siswa memperoleh ≥ 75% dari skor

Skor Total

HASIL

LULUS

TIDAK

TINDAK LANJUT

Perbaikan

Pengayaan

LULUS

KUNCI JAWABAN

A. Jawaban pilihan ganda. 1. B. Bahasa Mandarin 2. C. Sebagai pusat ingatan 3. A. Bantuan bagi pimpinan dari pelayanan bagi masyarakat 1. D. Menyampaikan 2. E. Mengumpulkan data 3. B. Membuat notula 4. C. Memfotocopy surat 5. C. Menyimpan surat Menguraikan Pekerjaan Kantor

49


6. E. Correspondence 7. E. Bertelepon 8. D. Risograph 9. C. Tatapan mata kosong 10. D. Memberikan pelayanan terhadap staf 11. B. Scanner 12. A. Mesin laminating 13. D. Merembes segenap bagian organisasi 14. E. Cahaya berwarna 15. B. Azas penulisan 16. A. Surat 17. C. Laporan berdasarkan kegiatan 18. B. Penulisan 19. A. Surat 20. D. Laporan berdasarkan kegiatan 21. B. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat 22. A. Guna menunjang performa karyawan 23. C. Kertas, tinta dan amplop 24. E. Penggandaan 25. A. Surat B. Jawaban essay 1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan. 2. Peran pekerjaan kantor adalah: a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan 3. Jenis-jenis pekerjaan kantor: a. Mengumpulkan/menghimpun b. Mencatat Menguraikan Pekerjaan Kantor

50


c. Mengolah d. Menggandakan e. Mengirim f. Menyimpan g. Melakuan Komunikasi h. Menghitung i.

Pengelompokan Pekerjaan Kantor

4. Macam-macam pekerjaan kantor a. Catatan (records) Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau. b. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakantindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti. c. Penyimpanan produk-produknya sendiri Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau. d. Komunikasi intern dan ekstern Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll. 5. Cirri-ciri pekerjaan kantor: a. Bersifat Pelayanan


51


Pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. b. Merembes Segenap Bagian Organisasi Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri. c. Dilakukan Semua Pihak Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. 6. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor: a. Surat b. Laporan c. Formulir d. Berbagai macam dokumen tertulis e. Arsip 7. Karena untuk memperjuangkan pekerjaannya agar cepat terselesaikan dengan peralatan yang modern dan mendukung pekerjaan karyawan. 8. Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat diubah atau dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar. Menguraikan Pekerjaan Kantor

52


9. Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat adalah : a. Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan b. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih c. Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele d. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar 10. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan: a. Harus jelas dan cermat b. Mengandung kebenaran dan objektifitas c. Lengkap d. Tegas dan konsisten e. Langsung mengenai sasaran f. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat g. Disertai dengan saran-saran h. Tepat waktu 11. Laporan berdasarkan isinya 

Laporan informatif: laporan yang isinya hanya berisi informasi saja



Laporan rekomendasi: laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut



Laporan analisa: laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam



Laporan kelayakan: laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik



Laporan pertanggungjawaban: laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

12. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap. 13. Keuntungan membuat formulir adalah: a. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan c. Adanya keseragaman d. Mengurangi kegiatan foto kopi Menguraikan Pekerjaan Kantor

53


14. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama 15. Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, table, grafik, gambar, buku atau makalah. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung.

PENILAIAN PSIKOMOTORIK

Unsur

Sangat Baik (4) Berpedapat Langsung pada intinya, jawaban mudah dipahami dan tidak berteletele atau singkat. Komposisi Subjek dinyatakan dengan sangat jelas. Terdapat respon yang sangat baik ketika sehingga materi cepat selesai.


Baik (3)

Cukup (2)

Kurang Relevan (1)

Langsung pada intinya, jawaban berbelit-belit sulit untuk dipahami.

Pendapat yang disampaikan menyimpang dari materi yang disampaikan dan jawaban sulit dipahami.

Pendapat yang disampaikan tidak sesuai dengan materi yang telah dipelajari.

Subjek jelas, komposisi gambar dan tulisan baik, perpaduan suara seimbang, dan cukup variatif.

Subjek jelas, komposisi gambar dan tulisan cukup baik tetapi terjadi pengulangan dan kurang variatif. .

Tidak ada subjek jelas, komposisi gambar dan tulisan kurang baik, dan tidak seimbang. Belum ada fokus yang jelas mengenai pekerjaan kantor.

Skor

54


Unsur

Visual

Sangat Baik (4) Menunjukkan orisinalitas, komposisinya efektif, menciptakan respons emosional atau intelektual yang kuat, artistik yang ditimbulkan sangat baik .

Kesesuaian Gambar Berkualitas tinggi, fokus sangat efektif, dapat dimengerti dan mengandung unsur artistik. Rubrik Pekerjaan Kantor


Baik (3)

Cukup (2)

Kurang Relevan (1)

Menggunaan komposisi yang efektif, menciptakan respons emosional atau intelektual. Terdapat unsur artistik yang baik.

Menunjukkan usaha penggunaan komposisi yang cukup baik, memberi pesan emosional yang cukup.

Tidak memperhatikan komposisi, tidak menimbulkan kesan emosional atau intelektual

Gambar fokus, diperjelas dengan teknik yang baik. Objek yang diacu jelas dan tidak membingungkan.

Gambar sedikit tidak fokus dan mengganggu, objek yang diacu masih membingungka n

Gambar tidak fokus, objek yang diacu tidak jelas.

Skor

55


PENILAIAN AFEKTIF

Unsur

Sangat Baik (4) Kehadiran Jika tingkat kehadiran siswa tinggi antara 85100%.

Baik (3)

Cukup (2)

Kurang (1)

Kehadiran siswa baik, dengan tingkat kehadiran antara 75-85%.

Kehadiran siswa cukup baik, dengan tingkat kehadiran 6575%.

Kehadiran siswa kurang baik, dengan tingkat kehadiran dibawah 65 % dan tanpa ada alasan yang jelas.

Tanggung Siswa selalu mengerjakan Jawab tugas yang diberikan guru dengan baik.

Siswa mengerjakan tugas yang diberikan pada siswa

Siswa jarang mengerjakan tugas yang diberikan oleh guru.

Siswa tidak pernah mengerjakan tugas yang diberikan oleh guru.

Keaktifan Siswa bertanya dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, mengungkapkan pertanyaan dan tanggapan mengenai materi dengan bahasa yang sopan.

Siswa mengungkapkan pertanyaan dan tanggapan mengenai materi dengan bahasa yang sopan.

Siswa mengungkapkan pertanyaan dan tanggapan dengan bahasa yang kurang sopan.

Siswa mengungkapkan pertanyaan dan tanggapan dengan bahasa kurang sopan, jika guru memberi jawaban siswa tidak memperhatikannya.


Skor

56


DAFTAR PUSTAKA

Eko, Putro W. 1999. Pengetahuan Mesin-mesin Kantor. Yogyakarta : Adicita Karya Nusa. Manajemen dan Administrasi.2011.Pekerjaan Kantor dan Peralatan Kantor, (Online), (http://perkantoran-leo-administrasi.com), diakses pada 15 November 2014) The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat. Yogyakarta: Liberty.

Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju.


57


GLOSARIUM

Harfiah Arti kata sebagaimana aslinya atau asalnya Warkat Suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat orang dalam rangka untuk membantu ingatan. Supervisor Seseorang yang diberikan tugas dalam sebuah perhimpunan perusahaan sebagaimana ia mempunyai kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya. Correnpondence Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan dan dapat atas nama perseorangan. Pekerjaan administrative Pekerjaan yang membutuhkan kemampuan analisadan tanggung jawab pegawai dalam penerapan prinsip dan konsep pengetahuan yang dapat diterapkan pada bidang pekerjaan administrative.


Performa per-for-ma 1. Melakukan; hal menyelenggarakan; 2 hal memainkan (dl seni drama, music, dan seni tari); 3. penampilan Interior kantor Semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Pekerjaan operasional Pekerjaan yang dikerjakan sesuai batasan pengertian yang dijadikan pedoman untuk melakukan suatu kegiatan. Pekerjaan operatif Pekerjaan yang dicapai tujuan dari suatu organisasi, misalnya bagian produksi atau penjualan. Efisiensi kerja Perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.

58


Kegiatan belajar dalam modul telah terselesaikan. Sesuai dengan tujuan pembelajaran yang telah dirumuskan diawal, materi yang telah disampaikan mampu membuat peserta didik memahami hal-hal mengenai pekerjaan kantor. Disamping itu, pembelajaran dengan menggunakan modul ini peserta didik akan mengingat mengenai hal yang disampaikan karena tahapan-tahapan yang disajikan sangat jelas dan mendetail. Bahkan sedikit demi sedikit peserta didik dibimbing dalam mengenal pekerjaan kantor yang akhirnya mereka mampu menyusun pekerjaan kantor yang ada di lingkungan sekitarnya. Terdapat beberapa hal penting dalam modul ini, diantaranya: 1. Pekerjaan kantor sangat dibutuhkan dalam proses pencapaian suatu tujuan perusahaan 2. Pekerjaan kantor menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan satu dengan pekerjaan yang lainnya dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi yang dibatasi. 3. Pembentukan pekerjaan kantor dalam suatu perusahaan dapat dibentuk berdasarkan pertimbangan jenis-jenisnya, cirri-ciri pekerjaan kantor, hasil jasa atau produk yang dihasilkan, dan lingkungan pada organisasi yang berdiri Dengan keberhasilan dalam menguasai modul ini, penyusun berharap bahwa peserta didik akan lebih termotivasi kembali untuk mengetahui lebih detail mengenai pekerjaan kantor. Peserta didik beserta pembimbingnya disarankan tetap mencari referensi lain baik referensi dari internet, bahan ajar yang lain maupun buku-buku yang masih berkaitan dengan materi pengantar administrasi perkantoran khususnya pekerjaan kantor.


59


MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR

Recommend Documents