MEMO Datum Zaaknummer Registratienummer Aan Kopie aan Van Onderwerp
: : : : : : :
18 december 2014 CONCEPT Astrid van Bockhooven Martijn Schroor Nicole Zwartelé Commissie van Onderzoek
Commissie van Onderzoek
Aanleiding Astrid van Bockhooven, B&C adviseur rechtmatigheid, heeft ter voorbereiding op het gesprek met de Commissie van Onderzoek op 26 november de vraag gesteld hoe het staat met de volgende opdracht. Opdracht Invullen VBS systeem, aangevuld met het aan de raad voorleggen van de jaarlijkse toetsing van de vastgoed portefeuille (RB 2013-12-17) en de uitvoering van het raadsbesluit inzake de aanbevelingen van de RKC (RB 2014-06-26) inzake Vastgoed Management. Reactie Hieronder volgt de reactie van team Vastgoed per november 2014. Het gaat ons inziens om drie opdrachten, die ieder op een aparte pagina worden beantwoord: 1) Invullen VBS 2) Jaarlijkse toetsing van de vastgoed portefeuille (RB 2013-12-17) 3) Uitvoering van het raadsbesluit inzake de aanbevelingen van de RKC (RB 2014-0626) inzake Vastgoed Management.
Ad 1) Invullen Vastgoed Beheers Systeem Het Vastgoed Beheer Systeem is zo goed als gevuld met de contractgegevens. Het gaat in totaal om circa 400 overeenkomsten. Op dit moment wordt de laatste 5% er in gezet. Vullen alleen is niet voldoende. Er wordt ook getest. Op basis hiervan worden weer aanpassingen gedaan. Overige gegevens als nutsaansluitingnummers en GIS (kaart) koppelingen komen in de verfijningslag. Zie svp ook verder onder aanbevelingen RKC.
-2-
Ad 2) Jaarlijkse toetsing vastgoed portefeuille Het college toetst de omvang en de samenstelling van de panden in de gemeentelijke vastgoed portefeuille eind 2014. Als bijlage is het meest recente overzicht toegevoegd. Over de overige titels wordt eind 2015 gerapporteerd. De raad wordt via de nieuwsbrief geïnformeerd over actuele ontwikkelingen. Doel is om eind 2015 een managementrapportage aan te leveren en daarbij een eerste inzicht in de financiële resultaten. In de rapportage kan bijvoorbeeld worden ingegaan op het aantal en het soort titels, op het aantal en het soort contracten, op de bijbehorende relaties, op te nemen acties, op leegstand, op de te verwachten inkomsten, op de eigendomsituatie, op gemeentelijke monumenten en op het vastgoed dat op de lijst staat om te worden afgestoten. Doelstelling is om in ieder geval inzage te geven in de omvang, de samenstelling, de kosten, de opbrengsten, de verkopen, de leegstand en specifieke zaken. Door de huidige manier van administreren van vastgoedgegevens is het niet mogelijk om “met één druk op de knop” de financiële resultaten van een vastgoedtitel inzichtelijk te maken. Dit vergt op dit moment nog redelijk wat handenarbeid. Enerzijds wordt vaak gewerkt met groepen titels en niet per titel. Anderzijds worden huurinkomsten, kapitaallasten, verzekeringen, belastingen e.d. op verschillende producten / fcl’s geboekt. Aan de koppeling van de nog verspreide gegevens met het VBS wordt gewerkt maar er is ook een andere manier van administreren - op titelniveau - nodig. Dit betekent één product/ fcl per titel(soort). Intentie is om eind 2015 de financiële administratie (qua koppelingen en administreren op pandniveau) verder te hebben verfijnd en voor een groot deel van de panden op pandniveau te kunnen registreren en te kunnen rapporteren. Specifieke wensen om informatie vanuit de raad worden vanzelfsprekend meegenomen. Zie 1b) op pagina 4. .
-3-
Ad 3) Uitvoering raadsbesluit aanbevelingen RKC Besluit 5 juni 2014: De raad - verzoekt het college te rapporteren over de stand van zaken van de implementatie van de werkzaamheden voortvloeiende uit de Nota Vastgoed Portefeuille Management (1a) en de voortgang van de uitvoering van de overgenomen aanbevelingen van de RKC (1b) - gaat in het najaar van 2014 na of er aanvullend beleid moet worden vastgesteld voor de doelstellingen van het vastgoedbeleid en risicomanagement (2). Ad 1a) Implementatie Nota VPM De belangrijkste punten die geïmplementeerd moesten worden, waren • Werken met een VBS. Zie hiervoor ook pagina 2. Op basis van de strategische uitgangspunten is de portefeuille geanalyseerd en zijn de contracten ingevoerd in een beheersysteem. De kwetsbaarheid qua kennis, omdat deze slechts bekend is bij één persoon, is hierdoor sterk verminderd. Vastgoedgegevens zijn nu overzichtelijk en voor “iedereen” toegankelijk. De kwaliteit van het portefeuille management neemt nu snel toe. Bijvoorbeeld door de signaleringsfunctie voor facturatie en huuropzegging. • Vaststellen van een onderhoudsnorm. Hiervoor is het onderhoudsbudget (egalisatievoorziening gemeentelijke gebouwen en woningen) opgehoogd. Aan de normen wordt voldaan. Aan de norm wordt niet voldaan bij sporthal De Watertoren en bij de panden waarvan is besloten ze af te stoten. Vanwege de onzekerheid over het voortbestaan van MFA De Beeck worden bepaalde werkzaamheden uitgesteld en de wordt ook hier de norm niet gehaald. Bij het niet halen van de norm betreft het een politieke keuze om af te wijken van het gestelde in de Nota. Zie in de bijlage de tekst uit de Paragraaf Kapitaalgoederen. • Het afstoten van niet kernvastgoed: vastgoed dat niet bijdraagt aan het realiseren van beleidsdoelen wordt in principe afgestoten. Op 19 december 2013 heeft het college toegezegd de raad vooraf te informeren over vastgoed dat op de nominatie staat om verkocht te worden als dat vastgoed niet op de lijst van december 2013 stond. De lijst wordt jaarlijks aan de raad voorgelegd. Zie svp in de bijlage de stand van zaken. Ad 1b) De RKC gaf de volgende 6 aanbevelingen inzake gemeentelijk vastgoed •
Bepaal als raad SMART gedefinieerde doelstellingen van het vastgoedbeleid (maatschappelijk,strategisch en ambtelijk), de daarmee samenhangende prestaties en prestatie-indicatoren en, daarvan afgeleid, de benodigde informatiebehoefte voor beleidsvorming en uitvoering, management, sturing, controle en evaluatie. Configureer het nieuwe systeem daartoe. Reactie college destijds: Geen reactie. Wij wachten de reactie van de raad af. Reactie college november 2014: In de vastgoedrapportage kan bijvoorbeeld worden ingegaan op het aantal en het soort titels, op het aantal en het soort contracten, op de bijbehorende relaties, op te nemen acties, op leegstand, op de te verwachten inkomsten, op de eigendomsituatie, op gemeentelijke monumenten en op het vastgoed dat op de lijst staat om te worden afgestoten. Doelstelling is om in ieder geval inzage te geven in de omvang, de -4-
samenstelling, de kosten, de opbrengsten, de verkopen, de leegstand en specifieke zaken. •
Verlaag in het inkoop- en aanbestedingsbeleid de huidige grens voor het opvragen van tenminste 3 offertes (boven 50.000 euro) naar een aanzienlijk lager bedrag. Reactie college destijds: Zie onder 0.1.7. Het bedrag voor gunning onderhands is verlaagd van € 50.000,-. naar € 30.000,-. Reactie college november 2014: Wij houden ons aan het vastgestelde aanbestedingsbeleid. Het aanbestedingsbeleid is echter wel de minimumeis. In veel gevallen vragen wij meer offertes aan, dit is afhankelijk van het soort werkzaamheden.
•
Bepaal de contractueel essentiële gegevens vanuit de contracten en leg deze toegankelijk vast in het nieuwe systeem. Reactie college destijds: Zie het eerder gestelde over VBS. Reactie college november 2014: Afgerond eind 2014.
•
Creëer een integraal digitaal vastgoed dossier Reactie college destijds: Zie het eerder gestelde over VBS. Reactie college november 2014: In het VBS is sprake van een digitaal vastgoed dossier waarin veel gegevens zijn opgenomen: NAW gegevens, contractgegevens, factuurgegevens, plattegronden en belangrijke actiedata. Er kan een koppeling worden gemaakt met gegevens uit andere systemen als onderhoudskosten, belastingen, verzekeringen e.d. Er is bijvoorbeeld geen digitale koppeling met handhavingsdossiers en vergunningsaanvragen. Een dergelijke koppeling vraagt (te)veel van onze huidige ICT systemen en dus budgetten. Bovendien is de noodzaak ons inziens niet aanwezig. Het komt in deze gevallen aan op goed integraal samenwerken. Hiervoor zijn/worden werkprocessen afgesproken. Zo vragen vergunningverleners goedkeuring aan team Vastgoed bij een aanvraag op gemeentegrond niet zijnde openbare ruimte.
•
Pas de financiële administratie zodanig aan dat registratie plaats vindt op object- en op titelniveau. Reactie college destijds: Zie onder andere het eerder gestelde over VBS. Het financiële systeem Key2 is niet ingericht om dergelijke informatie te generen. Door een koppeling te maken met VBS kan deze informatie desgewenst wel worden gegeneerd. Reactie college november 2014: Hier wordt aan gewerkt. Het gaat niet alleen om een koppeling maar ook om een andere wijze van administreren. Intentie is om eind 2015 de financiële administratie verder te hebben verfijnd en voor een groot deel van de panden op pandniveau te kunnen registreren.
•
Informeer de raad periodiek over de voortgang van het behalen van de door de raad SMART gedefinieerde doelstellingen. Neem die informatie ten minste SMART op in de programmabegroting en de jaarrekening. Bepaal de evaluatiemomenten en -5-
evalueer op basis van de geconcretiseerde, in het op te stellen beheerplan opgenomen indicatoren. Reactie college destijds: Geen reactie, wij wachten de reactie van de gemeenteraad af. Reactie college november 2014: Zie 1b) SMART gedefinieerde doelstellingen. Ad 2) Aanvullend beleid voor de doelstellingen van vastgoedbeleid en risicomanagement Wordt hier bedoeld aanvullend beleid voor de doelstellingen van vastgoedbeleid en/of voor de doelstellingen van vastgoedbeleid in relatie tot risicomanagement? Separaat ten aanzien van doelstellingen vastgoedbeleid: zie jaarlijkse toetsing en 1b). Ten aanzien van vastgoedbeleid én risicomanagement is aanvullend beleid ons inziens niet nodig. Risico’s opbrengsten Aan de opbrengstenkant (circa 1,5 miljoen euro) zit het risico vooral in leegstand en wanbetalers: in minder dan begrote of geen huurinkomsten. In Naris is hier onder risico 289 en 364 rekening mee gehouden. Risico’s kosten • Qua onderhoudskosten zijn er nauwelijks risico’s te verwachten. Op basis van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) zijn de kosten, bij een gelijkblijvend gebruik, zeer goed in te schatten. • Bij een wijziging van het gebruik, zoals bijvoorbeeld bij Hoeve Overslot waar paracommercieel gebruik wordt toegestaan, zijn niet begrote aanpassingen nodig op het gebied van veiligheid en sanitair. • Een andere uitzondering betreft de panden waar op basis van een MJOP wordt begroot (De Watertoren en af te stoten panden). Hier loopt de gemeente het risico dat er meer aan onderhoud moet worden besteed dan is begroot. De onderhoudskosten van de af te stoten panden zijn voor 2014 voor een deel mee begroot. Voor daarna zijn deze kosten niet meer begroot ervan uitgaande dat de panden dan verkocht zijn. De onderhoudskosten voor af te stoten vastgoedobjecten zullen bijgeraamd moeten worden wanneer wij de objecten niet afstoten. Dit risico is onder nummer 362 opgenomen in Naris.
-6-
Acties 2015 -
-
-
Volgend jaar wordt de informatie in het VBS verder aangevuld en verfijnd. We matchen de aanslag die de gemeente ontvangt inzake de onroerende zaakbelasting eigenaren met onze eigen informatie. Hierdoor wordt gecheckt in hoeverre er wellicht sprake is van (on)volledigheid. Er wordt gestart met het berekenen van kostprijzen per titel(soort). Zo kunnen de financiële resultaten van de portefeuille beter inzichtelijk worden gemaakt. Ook voor de Wet markt en overheid, waarin het minimaal berekenen van de kostprijs als gedragsregel is opgenomen, is dit zinvol. Aan het eind van het jaar volgt er een informatiebijeenkomst met de raad. Deze wordt nog in 2014 vastgelegd. En er volgt in het 3e kwartaal van 2015 een bestuurlijk voorstel voor een vastgoedrapportage
NB: Buch In Buch verband is “vastgoed” een separaat deelproject. In het project zijn de vier organisaties beschreven en vergeleken qua portefeuille, organisatie, personeel, budgetten, etc. Daaruit blijkt dat de gemeente Bergen met één team vastgoed binnen de organisatie en met een geautomatiseerd vastgoed beheer systeem binnen de Buch koploper is. We doen in Buch verband nader onderzoek naar bijvoorbeeld het standaardiseren van contracten, het uniformeren van bedrijfsprocessen en samenwerking op het gebied van technisch beheer. Verder wordt er al regelmatig kennis uitgewisseld. Zo vindt op het gebied van de Wet markt en overheid en het berekenen van kostprijzen intensief overleg plaats. Samenvatting Met alle aanbevelingen is aan de slag gegaan. Een deel is afgerond, de overige worden voortgezet in 2015. Aan het eind van volgend jaar wordt er schriftelijk en mondeling gerapporteerd. Doelstelling is inzage te geven in onder andere de omvang van de gemeentelijke vastgoedportefeuille, de samenstelling, de kosten, de opbrengsten, de verkopen, de leegstand en specifieke relevante zaken. Als de raad vooraf nog speciale wensen heeft ten aanzien van deze rapportage, vernemen we dit graag.
-7-
