MEMILIH JENIS CONTRACT Walaupun tidak tepat benar, memilih jenis contract bisa dianalogikan dengan memilih sepatu. Ada banyak jenis sepatu tersedia di pasaran, tetapi sebelum memutuskan untuk membeli, kita harus mempertimbangkan sepatu tersebut diperlukan untuk kegiatan apa. Ada sepatu yang cocok untuk jogging, ada safety shoes untuk bekerja di proyek, ada sepatu casual untuk jalan-jalan santai, ada sepatu formal untuk menghadiri acara resmi. Apa ada satu jenis sepatu yang cocok untuk semua kegiatan ? Rasanya belum ada. Demikian juga dalam memilih jenis contract. Ada berbagai type contract yang bisa digunakan, tapi pilihan akhirnya akan tergantung pada kebutuhan dan situasi pemilik proyek. Umumnya, ada 3 target yang ingin dicapai dalam suatu proyek : 1. Biaya ekonomis ( tidak harus biaya terendah ) 2. Kualitas pekerjaan 3. Jangka waktu penyelesaian Sayangnya, ketiga target diatas tidak selalu dapat dipenuhi oleh suatu jenis contract tertentu. Karena itu, dalam memilih jenis contract, pemilik proyek perlu menentukan apa yang menjadi target utamanya. Sebagai contoh, misalkan ada investor yang bermaksud membangun hotel di 2 kota : - hotel bintang lima di Jakarta, dengan target untuk menampung peserta SEA Games yang akan diselenggarakan 2 tahun lagi, dan - hotel bintang lima di Bali, untuk memenuhi kebutuhan pariwisata yang terus meningkat. Dari contoh di atas bisa dilihat bahwa faktor waktu menjadi prioritas utama untuk proyek hotel di Jakarta. Contract type fast track, dimana pekerjaan konstruksi dimulai sebelum design-nya 100% selesai, bisa menjadi pilihan. Resikonya, setiap perubahan design akan diikuti dengan kerja ulang ( abortive & rework ) di lapangan. Sehingga tujuan biaya proyek yang ekonomis sulit dicapai. Sedangkan untuk proyek hotel di Bali, investor punya waktu lebih banyak. Pekerjaan design bisa diselesaikan 100%, baru kemudian pekerjaan konstruksi ditenderkan untuk mendapat penawaran fixed price / lump sum. Disini kualitas dan biaya lebih terkontrol, tapi jangka waktu penyelesaian proyek lebih lama. Lampiran-01 menyajikan type traditional contracts yang sesuai untuk kondisi proyek tertentu. Dalam mempersiapkan contract, apa saja yang harus diperhatikan oleh pemilik proyek ?
Menganalisa Resiko & Menentukan Pihak yang Akan Menanggung Resiko didefinisikan sebagai kemungkinan terjadinya kerugian atau kecelakaan. Dalam proyek engineering atau konstruksi, resiko umumnya diartikan sebagai kemungkinan terjadinya kerugian finansial. Untuk proyek skala besar, check-list resiko bisa berupa : - Resiko lokasi Status kepemilikan tanah, lokasi terletak di daerah gempa / banjir / angin topan, kondisi geoteknis, penemuan arkeologis, etc. - Resiko design / konstruksi Kesalahan design, masalah constructability, produktivitas tenaga kerja, kecelakaan kerja, kerusakan material / equipment selama pengiriman, schedule delay, etc. - Resiko ekonomi Inflasi, perubahan hukum perpajakan, fluktuasi harga komoditas, perubahan kurs mata uang asing, material “hilang dari pasaran” karena diserap booming konstruksi di Cina ( masih ingat kejadian ini sekitar tahun 2003-2004 ? ), etc. - Resiko politik Perubahan kebijakan pemerintah, proyek ditentang oleh masyarakat, perang, embargo, etc. - Resiko lingkungan hidup Perlindungan terhadap fauna / flora langka di sekitar lokasi proyek, kontaminasi lingkungan akibat limbah, penurunan kualitas udara – air – tanah dalam jangka panjang, etc. Di phase awal proyek, semua resiko pekerjaan berada di tangan Owner. Pada waktu contract ditandatangani, sebagian resiko berpindah ke kontraktor. Jadi Owner perlu memperhatikan perbedaan mekanisme risk transfer pada berbagai jenis contract. Sebagai contoh, resiko biaya berkaitan dengan produktivitas tenaga kerja : - dalam contract lump sum : resiko ditanggung Kontraktor - dalam contract reimbursable : resiko ditanggung Owner Lampiran-02 menyajikan perbedaan risk transfer terhadap controllabe risks pada contract fixed price dan contract reimbursable. Teori konvensional dalam risk allocation menyatakan bahwa proyek yang ekonomis akan dicapai bila resiko dialokasikan kepada pihak-pihak ( Owner & Contractor ) yang paling mampu untuk mengatasi resiko tersebut. Dalam menyusun contract, Owner mengalokasi resiko pekerjaan : - Kontraktor, misalnya diminta menanggung resiko yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja ( ketersediaan resources, produktivitas kerja, resiko konstruksi, inflasi, etc. ). - Owner, misalnya akan menanggung resiko kondisi sub-soil, perubahan peraturan pemerintah, menyediakan insurance yang meng-cover pekerjaan dari awal s/d
warranty period, menyediakan insurance untuk kerugian / kerusakan terhadap pihak ketiga, dst. Peng-alokasian resiko ini akan berpengaruh terhadap pengajuan harga tender oleh para kontraktor.
Strategi Contract Dalam mempersiapkan bid package, Owner biasanya membuat engineering studies untuk menentukan parameter dasar proyek. Mulai dari identifikasi jenis fasilitas utama yang diperlukan, kapan target operasionalnya, desired project life, fasilitas-fasilitas penunjang, dan estimasi biaya awal. Dari informasi ini, didapat perkiraan ruang lingkup dan urutan pekerjaan. Setelah menganalisa resiko-resiko dan kebutuhan / prioritas proyek, Owner kemudian membuat strategi contract. Kalau Owner berpengalaman dalam mengendalikan pekerjaan design dan konstruksi, maka contract cost plus – fast track bisa jadi pilihan untuk mempersingkat schedule proyek. Kalau Owner berpengalaman dalam pengadaan barang ( procurement ), untuk pekerjaan konstruksi mereka bisa supply main equipment / materials ( free issue materials ). Sedangkan pekerjaan fabrikasi dan instalasi diserahkan lump sum ke Kontraktor. Jika pekerjaan design dan konstruksi dianggap beresiko, maka Owner bisa membuat 2 paket contract lump sum ( engineering dan kemudian konstruksi ) untuk memanfaatkan keahlian dan pengalaman Kontraktor. Pilihan lain adalah contract EPC, dimana satu perusahaan kontraktor akan menangani seluruh pekerjaan, dari design sampai dengan konstruksi dan commissioning. Keterlibatan Owner sangat minimal dalam contract jenis ini. Tentunya urusan “memindah resiko” ke Kontraktor ini akan sejalan dengan harga proyek yang harus dibayar oleh Owner. Dari sisi Kontraktor, semakin besar resiko yang harus mereka tanggung dan manage, semakin besar potensi keuntungan proyeknya. Owner perlu menentukan pilihan jenis contract yang akan digunakan sedini mungkin, karena hal ini akan berpengaruh terhadap penyusunan scope of work.
Jenis Contracts Ada berbagai jenis contract yang umum digunakan, beberapa diantaranya akan dibahas secara singkat berikut ini :
1. Traditional Contracts Dalam contract tradisional, pekerjaan design dan pekerjaan konstruksi dilakukan oleh perusahaan yang berbeda. Jadi Owner mengawasi pekerjaan dari beberapa perusahaan. Ada 3 principal types yang masuk kategori ini : 1.1 Lump sum contracts Dalam kontrak jenis ini, harga yang fixed disepakati untuk menyelesaikan seluruh scope pekerjaan. Umumnya tersedia Bill of Quantities yang menjabarkan lingkup pekerjaan yang di cover oleh harga lump sum. Juga tersedia schedule of rates untuk mengantisipasi variation works selama pelaksanaan proyek. 1.2 Unit Rates atau Remeasurement Contracts Dalam contract jenis ini, nilai akhir proyek dihitung berdasarkan volume pekerjaan yang terlaksana di lapangan. Bill of Quantities menyediakan fixed unit rates dan perkiraan quantity untuk berbagai jenis pekerjaan. Pada akhir proyek, quantity pekerjaan yang terlaksana akan dihitung ulang / re-measured untuk menentukan nilai akhir proyek. 1.3 Cost Plus Contracts Sering disebut sebagai fixed fee contracts, dimana Kontraktor dibayar berdasarkan biaya aktual yang dikeluarkan ditambah dengan fixed fee, yang umumnya dinyatakan dalam bentuk persentase terhadap actual cost. 2. Non Traditional Contracts 2.1 Design & Build / Turnkey / EPC Contracts Perbedaan contract ini dengan jenis contract tradisional adalah Owner menyerahkan pekerjaan design dan konstruksi kepada satu perusahaan. Owner cukup memberikan kriteria hasil akhir yang diinginkan. Keterlibatan Owner dalam proyek sangat minimal karena Kontraktor akan mengurus semuanya dari design sampai commissioning. Saat pekerjaan selesai, Owner tinggal “minta kunci untuk menghidupkan plant ( = turn key )”. Istilah design & build contracts umumnya digunakan pada proyek gedung, sedangkan istilah turnkey / EPC contracts banyak digunakan pada proyek industri atau migas. 2.2 Fast tracking Sering disebut phased construction, dimana pekerjaan konstruksi dimulai sebelum design selesai 100%. Pembayaran biasanya menggunakan sistem cost plus. Keuntungan contract jenis ini adalah waktu penyelesaian lebih singkat, kerugiannya terutama masalah perubahan design dan biaya. 2.3 Construction Management Dalam jenis contract ini, Owner menunjuk satu perusahaan sebagai Construction Manager untuk mengendalikan pelaksanaan proyek. Pekerjaan konstruksi akan
dilaksanakan oleh kontraktor lain yang punya perjanjian kerja langsung dengan Owner. Construction Manager bertugas untuk memberi saran kepada Owner mengenai strategi / prosedur tender, pemilihan kontraktor, mengawasi pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan administrasi contract. 3. Co-operative Contracting Co-operative contracting ( oleh kontraktor ) bertujuan untuk menggabungkan keahlian, kemampuan finansial serta sumber daya manusia dari beberapa perusahaan kontraktor untuk menyelesaikan suatu proyek. Ada berbagai skenario perjanjian internal antar perusahaan kontraktor tersebut : - Biaya dan potensi keuntungan / kerugian proyek ditanggung bersama, berdasarkan pada persentase yang disepakati ( 55%-45%, 60%-40%, etc. ) - Pekerjaan proyek dibagi atas beberapa bagian. Tiap Kontraktor akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan tertentu sesuai keahliannya. Biaya dan potensi keuntungan / kerugian dari tiap pekerjaan ditanggung oleh masing-masing kontraktor pelaksana. - Kombinasi dari dua skenario di atas, ada pekerjaan yang ditangani bersama dan ada pekerjaan yang menjadi tanggung jawab masing-masing kontraktor. Bentuk co-operative contracting yang banyak dikenal adalah Joint Ventures dan Consortium. 4. Concession Based Method Umumnya jenis contract ini dilakukan oleh Pemerintah yang membutuhkan dukungan pihak swasta untuk membangun proyek infrastuktur. Contoh dari contract jenis ini antara lain Build-Operate-Transfer ( BOT ) dan Production Sharing Contracts ( PSC ). Dari uraian di atas, bisa dilihat bahwa terdapat berbagai pilihan jenis contract. Dari yang tradisional sampai dengan yang telah dimodifikasi. Tidak tertutup kemungkinan akan ada modifikasi contract baru, yang dibuat untuk menyesuaikan kebutuhan industri konstruksi yang terus berkembang. Owner akan memilih jenis contract yang paling sesuai berdasarkan pertimbangan : - biaya - kualitas - waktu, dan - kesiapan Owner untuk ikut terlibat dalam pelaksanaan proyek Tulisan ini lebih banyak membahas pemilihan jenis contract dan risk transfer dari sudut pandang Owner. InsyaAllah, dilain kesempatan akan dilanjut dengan bagaimana kontraktor menganalisa dan mengantisipasi resiko pekerjaan selama proses tender.
Semoga bermanfaat.
Abu Dhabi, March 2006 Kristiawan Quantity Surveyor Reference : - Gordon Smith : Construction Contracts – Drafting to Avoid Disputes - Mark Tiggeman : Contracts and Their Preparation - Jamal F. Bahar : Contracts Strategy – Managing the Pre-Award Phase
LAMPIRAN-1
MATCH WORK WITH TYPE OF CONTRACT FACTOR
FIXED PRICE CONTRACT
UNIT PRICE CONTRACT
Well defined, but variation in quantity
COST REIMBURSABLE
Scope
Well defined 100% drawings
Not defined
Critical schedule
Not preferred, Most profitable Maximize profit at expense of schedule
Preferred, Higher cost but can direct work to critical items
Complex interfaces
Not preferred
Acceptable
Preferred
Large quantities of same type of work, but quantity will vary
Not feasible, Price can not be given for imprecise quantity
Preferred
Not preferred, Unless incentive or target contract
LAMPIRAN-2 : COST IMPACT OF CONTROLLABLE RISKS Cost Accountability No 1.
2.
3.
4.
5.
Risks
Fixed Price
Reimbursable
C O/E
O O/E
O C
O O
Scope a. Initial scope definition b. Changes in scope
O/E O/E
O/E O/E
Indirect Cost a. Staff b. Consumables c. Support crafts d. Materials management
C C C C
O O O O
O/E O/E
O/E O/E
C
O/E
O/E C C C C
O/E O O O O
C
O
C C
O O
O C
O C
S
S
Labour Productivity a. Management of work force b. Timing & quality of engineering date and equipment c. Quality assurance d. Quality control
Quality Construction a. Complexity of design b. Completeness of engineering drawings c. Construction procedures and methods d. Construction schedule e. Experience of craftsmen f. Training of craftsmen g. Supervisory personnel h. Construction equipment and tools i. Quality control procedures Safety a. Training b. Contractor’s minimum standards c. Owner’s mandatory standards d. Regulatory standards ( OSHA, etc. ) e. Industrial hygiene
Cost Impact to Owner Fixed Price
Reimbursable
Low
High
High
Low
Low
High
Medium
Medium
Medium
Medium
6.
7.
8.
Schedule a. Manufacturers promised deliveries b. Owner-supplied material c. Contractor-supplied material d. Manpower resource e. Manpower productivity f. Scheduling techniques g. Schedule duration h. Extended overtime or shift work. Labor Relations a. Jurisdictional disputes b. Illegal strikes and walk offs c. Contract expiration strikes d. Jurisdictional disputes between contractors Project Management a. Adequate design drawings b. Timely procurement and delivery of materials / equipment. c. Limitation of number of changes and revision to drawings / specifications d. Quality of fabrication of materials and equipment.
Legend : C - Contractor O - Owner E - Engineer S - Shared
C
O
C C C C C O O
O O O O O O O
C C C C
O O O O
O/E O/E
O/E O/E
O/E
O/E
O/E
O/E
High
High
Low
Low
Low
Low
