Brieven & contracten voor uw personeel Arbeidsreglement
Bijkomende vermeldingen
Melden van afwezigheid
Nut Een werknemer die om de een of andere reden onverwacht niet aanwezig zal kunnen zijn op het werk, moet zijn werkgever verwittigen. Deze verplichting vloeit voort uit de algemene verplichtingen opgenomen in de wet.Toch is het goed om dit in het arbeidsreglement nog eens uitdrukkelijk te herhalen en de mogelijke sancties te vermelden.
Gebruik Ten eerste kunt u een bepaling opnemen die uitlegt hoe en wie men moet verwittigen in geval van onverwachte afwezigheid. Dat zorgt voor duidelijkheid en zo verkleint u ook de kans aan het kortste eind te trekken in een juridische procedure inzake het onwettig afwezig blijven van het werk. In de praktijk gebeurt het immers vaak dat werknemers ‘vrijuit gaan’ in zo’n procedure omdat ze argumenteren dat ze wel ‘iemand binnen het bedrijf’ verwittigd hebben. Het is dus een goed idee om in het arbeidsreglement op te nemen naar wie men precies moet bellen (bv. niet naar het onthaal, maar naar de chef of de bedrijfsleider zelf). Vermits de wet niet voorschrijft hoe u verwittigd moet worden, wordt er aangenomen dat de werk nemer kan kiezen hoe hij dit doet. In principe kan de werknemer zich beperken tot een sms naar uw gsm-toestel of naar dat van zijn verantwoordelijke. Net omdat de wet zo vaag blijft over de manier waarop men moet verwittigen, wordt er aangenomen dat u als werkgever het recht heeft om nadere afspraken te maken over hoe de verwittigingsplicht uitgevoerd moet worden. In het arbeidsreglement zou u kunnen opnemen dat een sms of een e-mail niet volstaat (tenzij in gevallen van overmacht) en dat er telefonisch verwittigd moet worden. Ten derde voorziet u ook het best afzonderlijke regels voor het eventueel te laat aankomen op het werk. Sancties opleggen in een dergelijk geval is niet altijd evident omdat de wet voorziet in een zgn. gewaarborgd dagloon. Dit is een regeling waarbij de werknemer toch zijn loon krijgt als de oorzaak van het te laat aankomen aan een aantal voorwaarden voldoet. Via het arbeidsreglement kunt u bepalen dat u deze voorwaarden eerst moet kunnen controleren.
82
Brieven & contracten voor uw personeel Arbeidsreglement
Beperkingen Zowel het niet opdagen als het te laat opdagen is vaak een feitenkwestie bij uitstek: is er overmacht in het spel of is het een ‘fout’ van de werknemer? U kunt dus wel regels en verplichtingen voorzien, maar men zal toch altijd nagaan of die wel haalbaar waren in de concrete situatie. Als de werknemer niet de methode gebruikt die in het arbeidsreglement vermeld staat, dan kunt u hem eventueel het loon ontzeggen voor de dagen die een (tweede) geldige melding voorafgaan.
83
AFWEZIGHEID
1. Niet opdagen Artikel 1 De werknemer mag niet afwezig zijn van het werk zonder vooraf een aanvraag in te dienen. Indien een aanvraag vooraf onmogelijk is, moet de werknemer al het mogelijke in het werk stellen om zijn werkgever zo snel mogelijk en uiterlijk vóór 10 uur ’s ochtends op de hoogte te brengen van zijn afwezigheid en moet hij uiterlijk binnen de twee werkdagen zijn afwezigheid rechtvaardigen. Deze verwittiging moet – voor zover mogelijk – door de werknemer zelf en via persoonlijk contact gebeuren, bij voorkeur telefonisch. Behoudens gevallen van overmacht is een sms, e-mail, enz. dus niet voldoende. De personen aan wie de werknemers van een bepaalde afdeling/dienst dit moeten melden, worden elk jaar bekendgemaakt via een interne nota (e-mail, enz.). Artikel 2 De werknemer die zonder toestemming of rechtvaardiging niet aanwezig is op het werk, verliest zijn recht op loon voor de niet-gepresteerde uren en stelt zich tevens bloot aan de sancties die voorzien zijn in het onderhavige reglement. Afwezigheden die niet binnen de 48 uur gemotiveerd worden, kunnen – behalve in geval van overmacht – ook beschouwd worden als een motief voor ontslag om dringende reden. 2. Te laat komen Artikel 1 Ingeval de werknemer te laat of niet aankomt op het werk wegens een oorzaak buiten zijn wil, verbindt hij zich ertoe de werkgever zo snel mogelijk en uiterlijk vóór 10 uur ’s ochtends op de hoogte te brengen van zijn oponthoud en de reden hiervan mee te delen. Deze verwittiging moet – voor zover mogelijk – door de werknemer zelf en via persoonlijk contact gebeuren, bij voorkeur telefonisch. Behoudens gevallen van overmacht is een sms, e-mail, enz. dus niet voldoende. De personen aan wie de werknemers van een bepaalde afdeling/dienst dit moeten melden, worden elk jaar bekendgemaakt via een interne nota (e-mail, enz.). Artikel 2 De werkgever beschikt over het recht om de beweringen van de werknemer aan de waarheid te toetsen. De werknemer die deze mededelingsplicht niet naleeft zonder dat er sprake is van overmacht, kan gesanctioneerd worden met het verlies van het recht op loon en/of andere sancties opgenomen in het huidige arbeidsreglement.
84
Brieven & contracten voor uw personeel Arbeidsreglement
Melden en bewijzen van arbeidsongeschiktheid
Nut De werknemer is wettelijk verplicht om zijn werkgever onmiddellijk te verwittigen in geval van arbeids ongeschiktheid. Het voorleggen van een geneeskundig getuigschrift ter rechtvaardiging van de arbeids ongeschiktheid is wettelijk niet verplicht. Deze verplichting ontstaat maar indien er een bepaling opgenomen werd in het arbeidsreglement of in een collectieve arbeidsovereenkomst of indien de werk gever erom verzoekt.
Gebruik Een eerste goed idee is de verplichtingen inzake de pure mededeling dat men afwezig zal zijn goed te onderscheiden van die van een doktersattest binnen te brengen. Leg m.a.w. op om zo vlug mogelijk te informeren op een informele manier, bv. via de telefoon, maar wel met strakke richtlijnen (bv. vóór 10 uur). In dit geval volstaat het dus niet om twee dagen later een doktersattest binnen te brengen. Dat attest is dan enkel van dienst in een andere context: het kunnen checken of de arbeidsongeschikt heid wel een medisch motief heeft. In principe moet u in elk afzonderlijk geval uitdrukkelijk om een doktersattest vragen. Door de verplichting in het arbeidsreglement op te nemen, vermijdt u dat. De werknemer moet het nu immers automatisch doen. Profiteer van de gelegenheid om te concretiseren hoe men het attest kan overmaken, binnen welke termijn, in welke taal het attest opgesteld moet zijn, welke vermeldingen het moet bevatten, enz. U heeft als werkgever ook steeds het recht om een arbeidsongeschikte werknemer te laten controleren door een zgn. controlegeneesheer. Het is zelfs niet nodig om dat in uw arbeidsreglement te zetten, maar als u het wel doet, kunt u het een en ander duidelijk regelen, bv. de verplichting opleggen dat de werknemer naar de praktijk van de arts moet en niet omgekeerd (dit is efficiënter en goedkoper), dat de werknemer altijd een eventuele tijdelijke verblijfplaats moet laten weten (voor het geval u toch de controle naar hem moet sturen), eisen dat men een bericht achterlaat op de voordeur als men even weg is (bv. naar de apotheek voor medicatie), enz. Als u dit allemaal duidelijk voorziet en de werknemer zich er niet aan houdt, dan staat u veel sterker in uw schoenen om direct te sanctioneren (lees: geen gewaarborgd loon meer te betalen) als de controlearts zich tevergeefs aangeboden heeft.
85
Brieven & contracten voor uw personeel Arbeidsreglement
Als de arbeidsongeschiktheid van de werknemer te wijten is aan een fout van een derde (bv. een verkeers ongeval waarbij de andere ‘in fout’ is), dan kunt u van die derde het gewaarborgd loon terugvorderen. Dat vloeit voort uit de wet, maar het is aangewezen om in het arbeidsreglement te bepalen dat de werknemer u de nodige informatie moet verschaffen om dit recht te kunnen uitoefenen. Ten slotte kunt u ook regels voorzien over de verplichtingen in hoofde van de werknemer ingeval de arbeidsongeschiktheid verlengd wordt, hij hervalt in zijn ziekte en hij het werk zal hervatten.
Beperkingen De wet voorziet zoals gezegd reeds de verplichting in hoofde van de werknemer om zijn arbeids ongeschiktheid te melden en te rechtvaardigen. In het arbeidsreglement kunt u deze verplichtingen wel verder concretiseren, maar u mag ze niet verzwaren, zoals dat heet. In dat geval zal uw clausule immers ongeldig zijn. De grens tussen deze twee is niet altijd even duidelijk en zeker. Tevens is het naar uw personeel toe ook niet altijd goed om te zware verplichtingen te willen opleggen. U beschikt wellicht immers ook nog graag over een zekere vrijheid van beoordeling. In het bijbehorende model hebben we getracht om een zeker evenwicht te behouden.
86
ARBEIDSONGESCHIKTHEID
1. Melden van de afwezigheid Artikel 1 In geval van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval moet de werknemer behoudens in geval van overmacht zijn werkgever onmiddellijk – uiterlijk vóór 10 uur van de eerste arbeidsdag in het bedrijf – verwittigen, zo nodig telefonisch. De personen aan wie de werknemers van een bepaalde afdeling/dienst dit moeten melden, worden elk jaar bekendgemaakt via een interne nota (e-mail, enz.). Artikel 2 Elke afwezigheid zonder verwittiging wordt behoudens in geval van overmacht als een ongerechtvaardigde afwezigheid beschouwd. 2. Overmaken van een medisch attest Artikel 1 Naast de verplichting om de werkgever te informeren over de arbeidsongeschiktheid, is de werknemer ook verplicht om zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen een doktersattest over te maken aan de werkgever waarmee hij de arbeidsongeschiktheid kan rechtvaardigen. Deze verplichting is van toepassing ongeacht de duur van de arbeidsongeschiktheid. Artikel 2 Het doktersattest moet overgemaakt worden aan de werkgever. Ingevolge de wet is de werknemer vrij in de manier waarop hij dit attest overmaakt. Wanneer hij het opstuurt met de post, zal de poststempel in aanmerking genomen worden voor het controleren van de termijn van twee werkdagen. Wanneer de werknemer het attest faxt of e-mailt, behoudt de werkgever zich het recht voor om te eisen dat de werknemer ter bevestiging achteraf ook nog het originele attest overmaakt. Indien het medisch attest opgesteld is in een vreemde taal (dit is een andere taal dan het Frans, het Nederlands, het Engels of het Duits), moet de werknemer tevens zorgen voor een vertaling van het medisch attest naar een van de zonet opgesomde talen en die bezorgen aan de werkgever uiterlijk op het moment van de werkhervatting.
87
