VOLGNUMMER
DATUM
TEAM
72 - 2011
10 mei 2011
Ondernemen
CORRESPONDENTIENUMMER
BIJLAGEN
RAADSCOMMISSIE
2011-20929
6
Economische zaken
ONDERWERP RAADSVOORSTEL
STELLER
Evaluatie en kaderstelling evenementenbeleid 2011-2014
Dassen/350 4981
[email protected]
AAN DE GEMEENTERAAD,
1.
Samenvatting
Evenementen horen bij een stad waarin wordt gewerkt, gewoond en gerecreëerd. Zij zijn een belangrijke vorm van vrijetijdsbesteding voor vele doelgroepen. Via evenementen werkt de gemeente ook aan haar beleid, zoals op gebied van cultuur en sport, jongerenparticipatie en economie, werkgelegenheid en imagoversterking. Keerzijde van evenementen is dat zij leiden tot een druk op de leefbaarheid in het centrum van de stad, daar waar meer functies elkaar ontmoeten (horeca, winkelstad, bezoekstad).
Tijdens de Commissie ESZ van 12 april jl. heeft de Commissie een aantal richtinggevende uitspraken gedaan over de mogelijke aanscherpingen van beleid. Het College van B&W heeft als lijn opgepakt dat: het vigerende beleid (sturen op imago, beleid en leefbaarheid) onverkort van toepassing blijft, de definitie van welke evenementen worden meegeteld conform vigerend beleid gehandhaafd blijft, dat de commissie in meerderheid van mening is dat de 50 dagen gehandhaafd zouden moeten worden, met de genoemde kanttekening dat spreiding naar een nieuwe of andere bestaande evenementenlocatie daarvoor mogelijk moet zijn, de rol van de gemeente ontwikkelend is (overlegmodel) voor de grotere meerjarige evenementen, wel altijd leidend naar een formele toets van de vergunning op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening, voor de relatief weinig impact hebbende kleinere evenementen deregulering aan de orde is, waardoor de drempel voor de organisatie van met name buurtevenementen verlaagd wordt, en de gemeente vooral moet sturen op de omgevingseffecten van evenementen. Het College heeft verkend of een nieuw evenemententerrein in de Belvedère een alternatief is om het centrum en vooral het Vrijthof te ontlasten. Zowel vanuit hoogte van de kosten, de tijdelijkheid van de oplossing als het beperkte aantal evenementen dat in aanmerking zou komen voor verplaatsing, stelt het College voor dat terrein niet te ontwikkelen. Ook is verkend welke evenementen over andere locaties gespreid zouden kunnen worden. Dat is in de praktijk niet mogelijk gebleken door de beschikbare oppervlakte van locaties, andere functies, het draagvlak van de ondergrond en/of omdat het ten koste zou gaan van de beoogde synergie van het evenement en de aard van de locatie. Indien de 50 dagen gehandhaafd blijven, zou vanuit de criteria van het vigerend beleid (voorrang voor imagoversterkende, dan beleidsversterkende en dan de overige evenementen) de Servaaskermis van het Vrijthof af moeten. Omdat er geen andere geschikte locatie is, zou dat betekenen dat er geen kermis meer is in het centrum van de stad. Het College acht die keuze niet gewenst.
PAGINA
1 van 26
Raadsvoorstel
In 2008 is de nota ‘naar een nieuw evenementenbeleid’ door uw Raad goedgekeurd. Daarbij is afgesproken het beleid te evalueren. De nu voorliggende nota geeft de uitkomsten van de evaluatie en beschrijft nieuwe ontwikkelingen die relevant zijn voor het beleid en de uitvoering. Op basis hiervan worden voorstellen gedaan voor een aangescherpte uitvoering van het evenementenbeleid 2011-2014. Het gaat over evenementen in de openbare ruimte.
VOLGNUMMER
72 - 2011
De ervaren belasting van een locatie heeft ook te maken met de tijd voor op- en afbouw. Voorgesteld wordt om met externe expertise en de organisatoren concreet te maken of en waar hier winst te behalen valt. Dat geldt ook voor het verder verbeteren van de inpassing van evenementen op hun locatie en het aanpakken van de belangrijkste specifieke hinderpunten. Doel is het minimaliseren van de omgevingseffecten van evenementen. Het College stelt - gegeven ook dat bredere perspectief - daarom voor om het dagenmaximum op het Vrijthof te verruimen naar netto 60 dagen. Dat betekent dat de huidige situatie (57) als uitgangspunt geldt en drie dagen innovatieruimte ontstaat voor unieke kansen die bijdragen aan het imago en het beleid van de stad (stadsvisie). Op de andere locaties blijft het dagenmaximum ongewijzigd. Wat betreft de sturing van de gemeente wordt een knip voorgesteld tussen de grotere (meerjarige) evenementen en de vele kleinschalige weinig impact hebbende (buurt)evenementen. Met eerstgenoemde wordt een intensief traject ingegaan om tijdig tot goede afspraken te komen voor het evenement en voor de leefbaarheid en spin-off voor het beleid. Voor de tweede groep wordt deregulering voorgestaan. De Algemene Plaatselijke Verordening is en blijft ‘aan de achterkant’ de formele basis voor het verlenen van vergunningen. Voorgesteld wordt tot slot dat de gemeente zelf geen evenementen organiseert of acquireert. Zij speelt in op de dynamiek van derden en op het minimaliseren van de (ervaren) omgevingseffecten van evenementen. Voor de uitvoering zijn meerjarig financiële middelen benodigd. Hiervoor worden voorstellen gedaan via de kaderbrief 2011.
2.
3.
Kennis te nemen van de evaluatie van het evenementenbeleid. Het kader en de actielijnen voor het evenementenbeleid 2011-2014 vast te stellen (zie hiervoor ook de voorstellen in hoofdstuk 11) In 2014 het beleid wederom te evalueren. Hiervoor wordt ook verwezen naar hoofdstuk 11 (voorstel).
3.
Aanleiding
Bij behandeling van de raadsnota ‘naar een nieuw evenementenbeleid’ in 2008 is met uw Raad afgesproken eind 2010 te evalueren. De vertraging is gelegen in de prioriteit die is gegeven aan de doorontwikkeling van Magisch Maastricht.
4.
Relatie met bestaand beleid
Het beleid is vastgelegd in drie raadsnota’s. In 2007 heeft Uw raad de kadernota ‘naar een nieuw evenementenbeleid’ vastgesteld. Evenementen zijn benoemd als instrument van beleid. Kern is de keuze om voorrang (ruimte, faciliteiten, subsidie) te verlenen aan in de eerste plaats imagoversterkende evenementen, daarna de beleidsversterkende en dan voor de overige evenementen. In 2008 is dat kader uitgewerkt in de raadsnota ‘het nieuwe evenementenbeleid Maastricht uitgewerkt, regie op vernieuwing, kwaliteit en leefbaarheid’. Hierin is uiteengezet hoe wordt gewerkt aan (de balans tussen) imago, beleid en leefbaarheid van en in de stad. In 2009 is via de nota ‘evenementen en sturen op reputatie via de Algemene Plaatselijke Verordening’ het sturen op imago nader uitgewerkt. Het Bestuursakkoord 2010–2014 ‘Investeren in Vertrouwen’ geeft aan dat ‘het huidige evenementenbeleid langs de lat wordt gelegd’. Specifiek wordt getoetst op de criteria leefbaarheid en economie/stadsbelang’.
PAGINA
2 van 26
Raadsvoorstel
1. 2.
Beslispunten
VOLGNUMMER
72 - 2011
5.
Gewenst beleid en mogelijke opties
In dit hoofdstuk wordt de evaluatie gegeven van het vigerende beleid, worden nieuwe ontwikkelingen beschreven, en de consequenties voor beleid en actielijnen. Daarna wordt ingezoomd op 2 vraagstukken die hieruit voortvloeien, te weten: hoe om te gaan met de dagenbelasting van een locatie, op welke wijze de gemeente sturing geeft aan het evenementenbeleid. 5.1
Evaluatie van het vigerende beleid
De evaluatie is gestoeld op 2 pijlers: ‐ een analyse van de gezette stappen, bereikte resultaten en geconstateerde kansen en knelpunten, ‐ de gesprekken die zijn gevoerd met de organisatoren van evenementen, ondernemersverenigingen en brancheorganisaties en belangengroepen van inwoners van de binnenstad. U treft de uitgebreide analyse/evaluatie en de gespreksverslagen aan als bijlage 2-6. Het beleid is nog steeds actueel. De noodzaak voor evenementenbeleid is onverkort aanwezig. Regie wordt gevoerd op het vergroten van en zorgen voor balans tussen: Imago
Leefbaarheid/wonen
De vigerende actielijnen zijn eveneens nog actueel, te weten sturen op: 1. het verminderen van de belasting van locaties, 2. het verbeteren van de inpassing op de locaties, 3. de versterking van de interne en externe organisatie, 4. het vergroten van het draagvlak voor evenementen als deel van een leefbare stad. In de uitvoering van de actielijnen blijkt aanscherping nodig. Deze wordt gegeven in hoofdstuk 5.3. Naast de evaluatie kunnen immers ook nieuwe en/of manifest geworden ontwikkelingen aanleiding zijn het beleid of de uitwerking bij te stellen.
5.2
Ontwikkelingen en consequenties
5.2.1
Ontwikkelingen
In de afgelopen jaren hebben zich meerdere ontwikkelingen voorgedaan. Deze worden kort geschetst, waarna consequenties worden aangegeven. Belang van evenementen Evenementen zijn een steeds belangrijkere vorm van vrijetijdsbesteding. In de afgelopen jaren zijn aantal en schaal van evenementen daarom toegenomen. Dat heeft een positief effect: meer bijdrage aan vrijetijdsbesteding in een leefbare stad, imago, economische spin-off. Dat heeft ook een negatief effect: druk op
PAGINA
3 van 26
Raadsvoorstel
Spin‐off beleid
VOLGNUMMER
72 - 2011
leefbaarheid bezien vanuit meer druk op het centrum van de stad, in samenspel met andere activiteiten zoals winkelen en horeca. Evenementen hebben een steeds grotere potentie voor economische spin-off (dagbezoek, verblijf). Zij zorgen ook voor 4-seizoenswerkgelegenheid. In 2005 spreken we over 40.000 hotelovernachtingen gekoppeld aan evenementen, 65 miljoen aan bestedingen, die leiden tot ca 980 banen. Met de groei van de evenementen (zoals het groter aantal concerten van André Rieu) wordt aangenomen dat dit nu hoger zijn. Invloed van wet- en regelgeving De complexiteit van de organisatie van evenementen is toegenomen als gevolg van wet- en regelgeving, zoals op gebied van veiligheid, ARBO, …. De sterke invloed van incidenten zoals Duisburg en strand Zuid-Holland is hierin merkbaar, maar ook de afgenomen maatschappelijke acceptatie van risico’s van activiteiten (ten opzichte van welke risico bij een organisator dan wel bezoeker kan worden neergelegd. De nieuwe regionale samenwerking rondom evenementen en veiligheid (de Veiligheidsregio) leidt ook tot de noodzaak van verdere en vroegtijdigere afstemming. Inhoudelijke kaders van evenementen De overheid stelt meer eisen, zoals een maximale duur, zichtlijnen, aanpak hinder) en/of vraagt aan de organisator om inhoudelijk bij te dragen aan beleid, zoals het inschakelen van verenigingsleven, jongeren participatie, …
Autonome/maatschappelijke ontwikkelingen Bepaalde evenementen hebben geen eigenaar, zoals de spontaan gegroeide vrijmarkt bij Koninginnedag (stadspark) en carnaval. Het vraagt wel om faciltering in de zin van zorgen voor een veilig evenement, het voorkomen en opruimen van afval e.a.. Een voorbeeld van hoe via gedragsbeïnvloeding wordt ingezet op het voorkomen van afval, of alcoholmisbruik is ‘een propele carnaval’. 5.2.2
Consequenties
Bovenstaande ontwikkelingen leiden tot een complexere organisatie voor veel op vrijwilligers gestoelde organisaties. Zij leiden ook tot hogere kosten en/of minder inkomsten en zetten daarmee de financiële haalbaarheid van evenementen onder druk. Dat brengt ook de bijdrage van het betreffende evenement aan de gemeentelijke beleidsdoelen in gevaar. Uitgangspunt is dat de verantwoordelijkheid voor een individueel evenement bij de organisatoren ligt. Dat is geen verantwoordelijkheid van de gemeente. De gemeente stuurt op het beleid in algemene zin. Er zijn 4 wegen waar een overheid een rol kan spelen om deze kloof tussen eisen en haalbaarheid te overbruggen: 1. De publieke kaders waarbinnen een organisator kan ondernemen, kunnen worden verruimd; 2. De overheid kan individuele evenementen overstijgende ontwikkelingen die tot hogere kosten leiden verkennen en beïnvloeden, voor zover die binnen haar invloedssfeer liggen; 3. De overheid geeft subsidie indien het een voor de stad belangrijk evenement is; 4. Het free rider probleem oplossen via belastingheffing dan wel andere publiek - private acties. Verruiming van kaders betekent dat beleidsdoelen minder of niet gerealiseerd worden. Soms is het ook strijdig met (vigerend) beleid, zoals een langere duur. Deze weg wordt daarom niet voorgesteld. Zoals beschreven bij de ontwikkelingen leiden wet- en regelgeving tot een steeds grotere belasting van een evenement. Voorgesteld wordt dat de gemeente nagaat met partners waar zij door out of the box te denken tot nieuwe vormen van samenwerking kan komen, die dat mede oplossen, zoals op gebied van veiligheid. PAGINA
4 van 26
Raadsvoorstel
Free rider probleem Initiatiefnemers van evenementen investeren en nemen risico. Bij een aantal voor de stad belangrijke evenementen, zoals Magisch Maastricht, vallen de inkomsten vooral bij derden neer (horeca, detailhandel, hotels,…). Deze partijen nemen vaak geen mede verantwoordelijkheid in organisatorische dan wel financiële zin (sponsoring).
VOLGNUMMER
72 - 2011
Subsidiëren van evenementen kan een beleidsmatige keuze zijn. Evenementen zijn één van de instrumenten om beleidsdoelen te realiseren (economische spin-off, cultuurparticipatie, jongerenparticipatie, sportstimulering, …). Hier kan al dan niet tijdelijke (aanjaag)ondersteuning aan gekoppeld worden. Het free rider probleem kan effectief worden opgelost door doelbelastingen in te voeren. Dat is strijdig met het bestuursakkoord. Deze weg wordt daarom niet voorgesteld. Voorgesteld wordt om samen met het Centrummanagement via overleg het probleem bespreekbaar te maken bij de voortrekkers van het bedrijfsleven en ondernemersverenigingen. Deze individueel evenementoverstijgende rol kan leiden tot meer financiering van evenementen door de markt zoals sponsoring.
5.3
Aanscherpingen van de uitvoering van het beleid
Op basis van de evaluatie en de nieuwe en manifest geworden ontwikkelingen worden de volgende aanscherpingen van de bestaande actielijnen voorgesteld: Belasting van locatie: a. netto belasting: een besluit over het handhaven of uitbreiden van de netto dagenbelasting b. bruto belasting: sterker inzetten op verkorting door inschakeling van externe expertise om de tijd te verkorten en het monitoren van de ontwikkeling c. spreiding: verder uitwerken van de spelregels van de locaties
2.
Inpassing van evenementen op de locatie: a. inschakeling van externe ruimtelijke expertise om de organisator hiermee te helpen, b. sterker sturen op het ‘nee, tenzij’ uitgangspunt voor het afhekken van een evenement.
3.
Versterking van de interne en externe organisatie van het evenementenbeleid: a. ontwikkelingsgericht werken versneld implementeren in de gemeentelijke organisatie, b. periodieke tijdige afstemming met de grotere meerjarige evenementen, c. deregulering van het vergunningenproces voor de kleinere evenementen, d. verdiepen van de draaiboeken per locatie wat kan en wat niet kan, e. oprichting van een platform van organisatoren van evenementen, met als doel feedback krijgen op het beleid, het inbrengen van gemeentelijke beleidsdoelen en meer samenwerking, f. versterken van de integraliteit van de advisering van de Programma Raad Evenementen richting College (over de Jaarprogrammering Evenementen), door deze uit te breiden met VVV, Centrummanagement en Buurtkader Binnenstad.
4.
Het zorgen voor draagvlak onder evenementen als deel van een leefbare stad: a. uitvoering geven aan de communicatiestrategie op de niveaus van beleid, Jaarprogramma en individuele evenementen, b. implementatie van de uitkomsten van het geluidscontouren onderzoek, c. versterking samenwerking NS, VEOLIA en Maastricht Bereikbaar, d. versterking van de afstemming met stadsbeheer (reiniging voor/tijdens/na evenementen).
Gelet op de ontwikkelingen wordt voorgesteld om hieraan nieuw toe te voegen: 5.
Het verkennen op welke wijze de gemeente samen met externe partners de spanning kan verminderen tussen wet- en regelgeving en inhoudelijk voorwaarden met de (financiële) haalbaarheid van evenementen.
Voor de uitvoering van deze aanscherpingen zal het College een concreet plan van aanpak opstellen. De vragen die nu kaderstellend aan de orde worden gesteld zijn: 1. Handhaven of bijstellen van het dagencriterium (50 dagen netto belasting); 2. De rol die de gemeente neemt.
PAGINA
5 van 26
Raadsvoorstel
1.
VOLGNUMMER
72 - 2011
5.4 Inzoomend op de dagenbelasting Uit de evaluatie blijkt dat voor alle locaties aan de 50 dagen eis is voldaan, met uitzondering van het Vrijthof. De ontwikkeling van de netto belasting van het Vrijthof in de periode 2008 – 2011 is als volgt: Netto dagen* 68 63 58 57
Jaar 2008 2009 2010 2011
* Conform vigerend beleid zijn niet meegeteld de centrumbrede evenementen (zoals Parcours en Carnaval) de evenementen die minder dan 50% van een locatie gebruiken (Nederlandse Dansdagen) als maatschappelijke kleine evenementen (zoals Wereld Hart Dag)
Hieruit blijkt dat de dagenbelasting weliswaar gedaald is, maar de 50 dagen niet zijn behaald. Een gegeven is voorts dat binnen het huidige beleid op het Vrijthof geen ruimte is voor innovatie – nieuwe onderscheidende en imagoversterkende kansen.
Daarnaast is een belangrijke vraag 4. Of er innovatieruimte wenselijk is om in te kunnen spelen op kansen. 5.4.1
Haalbaarheid nieuwe evenemententerrein
Het College heeft verkend of een nieuw in te richten evenemententerrein in de Belvedère een alternatief is. Binnen de compacte stad die Maastricht is, is de ruimte naast de huidige parkeerplaats Sphinx onderzocht, alsmede het ombouwen van die parkeerplaats zelf voor gebruik voor evenementen.In bijlage 1a treft u een memo aan die ingaat op de analyse die is verricht. De kosten blijken hoog (€ 1.2 mln. voor (minimaal noodzakelijke verharding, stroom/verlichting, toegang). Sprake is ook van tijdelijkheid in verband met de voorgestane ontwikkelingen. Daarbij is het alleen een oplossing voor evenementen die ook op die locatie passen qua karakter. Voor het Vrijthof zou het kunnen gaan om de kermis. Andere evenementen gedijen juist in combinatie met het cultuurhistorische decor van het Vrijthof. Voor de Markt zou het kunnen gaan om het met hekken omgeven Dancetour. Omdat ook rondom de Sphinx locatie mensen (gaan) wonen, is dit verplaatsing van de geluidsbelasting. Andere evenementenlocaties in de Belvedère komen niet in aanmerking, afgezien van de kosten, vooral omdat zij te ver afliggen van het centrum. Voor evenementen die geen binding hebben met het cultuurhistorische centrum komen al andere locaties in aanmerking, zoals de Geusselt. Vanuit de kosten in tijden van bezuinigingen, de tijdelijkheid van de oplossing en het beperkte aantal evenementen dat in aanmerking komt voor verplaatsing (het beperkte effect), ziet het College de optie van een nieuw evenemententerrein als niet haalbaar en niet wenselijk.
PAGINA
6 van 26
Raadsvoorstel
De vraag is of het beleid onveranderd blijft dan wel aanpassing van het dagencriterium onvermijdbaar is. Zoals blijkt uit de richtinggevende bespreking in de raadscommissie ESZ van 12 april jl. zijn drie belangrijke vragen: 1. Of een nieuw evenemententerrein haalbaar is; 2. Of spreiding van evenementen over bestaande locaties haalbaar is; 3. Welke keuzes aan de orde zijn om de 50 dagen te bereiken;
VOLGNUMMER
72 - 2011
5.4.2
Haalbaarheid spreiding over bestaande locaties
Op basis van het beleid in 2008 verkend welke evenementen over andere locaties gespreid zouden kunnen worden. Dat is in de praktijk niet mogelijk gebleken. U treft de analyse aan in bijlage 1b. De belangrijkste bevindingen zijn: ‐ Het Vrijthof is verreweg het grootste plein. Verplaatsen van evenementen die deze oppervlakte nodig hebben is dan niet mogelijk. ‐ Diverse locaties hebben een beperkt draagkracht van de ondergrond. Daarvoor is in het verleden gekozen om andere redenen dan het belang van evenementen. Zo ligt onder Plein 1992, Kesselskade en de Griend een parkeergarage. Het reuzenrad van de kermis kan bij voorbeeld alleen op één specifieke plaats staan op het Vrijthof. Griend en Stadspark kennen een zachte ondergrond van gras. ‐ Diverse pleinen kennen andere belangrijke functies. De Markt is ongeschikt voor langer durende evenementen door de aanwezigheid van de beide weekmarkten. OLV Plein en Kesselskade hebben bij voorbeeld een terrassenfunctie. Daarnaast is gekeken naar de wenselijkheid en het nut van een eventuele verplaatsing: ‐ Bepaalde evenementen passen op een locatie. Zo is sprake van sterke synergie tussen de concerten van André Rieu en het decor. ‐ Bepaalde evenementen zouden technisch verplaats kunnen worden, zoals Jeu de Boules, maar de bijdrage aan het verminderen van de ervaren hinder is gering en ook hier geldt dat het zuidelijke karakter past op die locatie.
5.4.3 Verkorten of verbieden van bestaande evenementen op het Vrijthof Uitgaande van de vigerende maximaal 50 dagen netto per locatie, zou vanuit de criteria van het in 2007 vastgestelde beleid (voorrang voor imagoversterkende, dan beleidsversterkende en dan de overige evenementen) de Servaaskermis van het Vrijthof af moeten. Deze is nu niet imago- en beleidsversterkend. Omdat er geen andere locatie is, zou dat betekenen dat er geen kermis meer is in het centrum van de stad. De Servaaskermis kan in principe verkort worden van 10 dagen tot 5 dagen (zoals ook in andere niet kermissteden het geval is). Dat heeft echter consequenties voor kwaliteit en gemeentelijke financiën. Uw Raad heeft bij de behandeling van de kermissennota (29 maart 2011) gesteld: “De kermissen worden thans t/m 2012 in eigen beheer door de gemeente georganiseerd met een optie tot verlenging met twee jaar (t/m 2014).” “Voor de Servaaskermis heeft de gemeente als doelstellingen het organiseren van een kwalitatieve en betaalbare kermis met een diversiteit aan attracties voor een breed publiek. Deze kermis dient daarbij toe te groeien naar een beleidsversterkend evenement voor de stad.” “De gemeente is met de organisatie van de Servaaskermis op de goede weg. Dit blijkt ook aan de toename van de pachtinkomsten. De wijze van organisatie in 2009 en 2010 draagt positief bij aan de realisatie van de doelstellingen voor de Servaaskermis: een kwalitatieve en betaalbare kermis met een diversiteit aan attracties voor een breed publiek. De Servaaskermis groeit toe naar een kermis met een sterke reputatie, bekend en populair onder zowel bezoekers als de kermisexploitanten, vergelijkbaar met de periode van voor de private uitbesteding.”
Verkorten zal mogelijk leiden tot vermindering van kwaliteit en diversiteit en tot vermindering van inkomsten voor de gemeente. Het College acht verbieden en verkorten niet gewenst, rekening houdend met de traditie van de Servaaskermis, de verwachte teruggang van de kwaliteit en diversiteit van het aanbod alsmede het gegeven dat zowel de najaarskermis als de wijkkermissen niet meer bestaan.
PAGINA
7 van 26
Raadsvoorstel
Het College ziet voor de bestaande evenementen op het Vrijthof vanwege (het samenlopen van) deze constateringen geen verplaatsingsmogelijkheden. Voor nieuwe evenementen wordt wel op voorhand aangegeven dat het Vrijthof niet beschikbaar is.
VOLGNUMMER
72 - 2011
Andere evenementen op het Vrijthof zijn verder vanwege de inhoudelijke synergie met het decor van het plein of technische zaken als oppervlakte en draagvlak niet te verplaatsen. Verkorten is ook geen optie vanuit het doel dat met het evenement wordt bereikt en/of het evenement dan geen doorgang zal vinden. U treft de afweging van het College aan in bijlage 1c. 5.4.4
Wenselijkheid van innovatieruimte
In de praktijk blijkt dat zich geregeld imagoversterkende kansen voordoen die qua benodigde oppervlakte en/of aard van het evenement bij het Vrijthof passen. Een actueel voorbeeld is WK Wielrennen 2012. Ook de invulling van de weg naar culturele hoofdstad van Europa 2018 kan leiden tot een vraag naar het Vrijthof, ook met het oog op de functionele relatie met bij voorbeeld het Theater aan het Vrijthof. Mogelijk dat ook het 25 jarig jubileum van TEFAF leidt tot een concrete vraag. Op voorhand is dat vaak niet aan te geven. 5.4.5
Voorgestelde oplossing
Uit bovenstaande analyse concludeert het College dat de 50 dagen voor het Vrijthof niet haalbaar zijn. Het College is voorts van mening dat er een bestuurlijke afweging gemaakt moet kunnen worden om unieke kansen te grijpen, rekening houdend met acceptabele omgevingseffecten van evenementen, zoals inpassing, tijdstip, aanpak concrete hinder, …
Het College stelt - gegeven ook geschetste brede perspectief - daarom voor om het dagenmaximum op het Vrijthof te verruimen naar netto 60 dagen. Dat betekent dat de huidige situatie (57) als uitgangspunt geldt en drie dagen (innovatie)ruimte ontstaat voor zich voordoende kansen die bijdragen aan het imago en het beleid van de stad (stadsvisie). Ruimte bieden voor nieuwe passende initiatieven heeft hierbij voorrang. Op de andere locaties blijft het dagenmaximum ongewijzigd.
5.5 Inzoomend op de sturing door de gemeente Uitgangspunt is dat evenementen bij een leefbare stad horen, een stad waarin moet kunnen worden gewoond, gewerkt en gerecreëerd. Er wordt beleidsmatig gestuurd op het vergroten van c.q. de balans tussen het imago van de stad, beleid en leefbaarheid. De wijze waarop kan op meerdere manieren gebeuren. 1. Procesmatig : toetsen of ontwikkelen, 2. Inhoudelijk : sturen op inhoud, locatie en/of omgevingseffecten. 5.5.1
Procesmatige sturing
Het eerste sturingsvraagstuk betreft een toetsende rolinvulling of een ontwikkelende. In 2008 is al besloten om ontwikkelingsgericht te gaan werken. Het College stelt voor knip te maken tussen de meerjarige grotere evenementen die ook de meeste impact op de stad hebben en de vele kleinere vaak in de buurten plaatsvindende evenementen. Voor de grotere wordt voorgesteld periodiek en tijdig ‘aan de voorkant’ te overleggen over de plannen, kaders, evaluatie en bijstelling van de plannen voor een volgende editie. Zo verloopt de vergunningsprocedure ‘aan de achterkant’ soepeler en worden verrassingen (onverwachte kosten e.a.) voorkomen. Via een dergelijke cyclus kan pragmatisch en effectief aan beleidsdoelen gewerkt worden. Zo kan ook bezien worden waar synergie kansen liggen, zoals in samenwerking met de VVV en ondernemers (verankering in de stad, maximaliseren van
PAGINA
8 van 26
Raadsvoorstel
De belasting van een locatie heeft ook te maken met de tijd voor op- en afbouw. In 2010 bedroeg de tijd voor de op- en afbouw van de conform beleid meegetelde evenementen op het Vrijthof bij voorbeeld 56 dagen. Voorgesteld wordt om met externe expertise en de organisatoren concreet te bezien of en waar hier winst te behalen valt. Dat geldt ook voor het verder verbeteren van de inpassing van evenementen op hun locatie, alsmede het aanpakken van de belangrijkste specifieke hinderpunten. Doel is het minimaliseren van de omgevingseffecten van evenementen.
VOLGNUMMER
72 - 2011
de spin-off). Voor de kleinere wordt deregulering voorgestaan. Bezien wordt hoe de procedures vergemakkelijkt kunnen worden (melden in plaats van een vergunningsspoor bij voorbeeld) en voor die kleinere evenementen die wel een vergunning nodig hebben, een versnelde lichtere procedure. Daarmee wordt zowel de drempel voor het organiseren van evenementen verlaagd alsmede de druk op de ambtelijke organisatie verminderd. Die kan dan meer ingezet worden voor de grotere evenementen. 5.5.2 Inhoudelijke sturing Het tweede sturingsvraagstuk betreft de keuze actief te sturen op inhoud, op locatie en/of op omgevingseffecten van evenementen. Uitgaande van een kaderstellende rol van de gemeente organiseert of acquireert zij zelf geen evenementen. Zij speelt in op de dynamiek in het veld c.q. de initiatieven van derden, bespreekt de synergiekansen, jaagt mogelijk aan met subsidie. Indien een evenement een plaats vraagt op een locatie wordt tijdig overleg gevoerd over waar het zou kunnen. Daarbij wordt gekeken naar samenloop met andere evenementen, druk in de tijd e.a.. Het Jaarprogramma Evenementen is de spil hierin. Hierover adviseert de Programma Raad Evenementen op een integrale wijze het College van B&W. Het College stelt deze conform afspraak met de Raad vast in december van het voorgaande jaar.
Voorgesteld wordt om actief te sturen op het minimaliseren van de ervaren en daadwerkelijke omgevingseffecten van evenementen. Dat betekent dat gestuurd wordt op: ‐ inpassing op de locatie, ‐ communicatie (acceptatie en draagvlak), ‐ minimaliseren van de daadwerkelijke hinder. Als formele achtervang geldt in alle gevallen het formele proces van vergunningverlening op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening. Voor de kleinere te dereguleren evenementen worden aan de voorkant heldere spelregels opgesteld. Via de regierol en een passende organisatie wordt de discussie gevoerd over het geconstateerde free rider probleem, om ernaar te streven dat ook de markt zijn verantwoordelijkheid meer neemt. Tot slot is er sprake van evenementen die geen eigenaar hebben, zoals een Vrijmarkt en Carnaval. Voorgesteld wordt dergelijke maatschappelijke initiatieven mogelijk te maken en te faciliteren (toezicht, reiniging, verkeersregelaars).
6.
Personeel
De voorgestane ontwikkelingsgerichte en deregulerende werkwijze wordt in werking gezet via inzet van tijdelijke interne projectleiderscapaciteit.
7.
Informatie en automatisering
N.v.t.
PAGINA
9 van 26
Raadsvoorstel
Op deze wijze wordt via een overlegmodel gestuurd op inhoud en de locatie, zonder op voorhand ver uitgewerkte criteria te moeten bepalen, deze vast te leggen in een nieuwe verordening en toetsend af te wachten welk initiatief zich meldt. Zo wordt ook rekening gehouden met het sterk verschillend karakter van evenementen en het maatwerk die vaak nodig is.
VOLGNUMMER
72 - 2011
8.
Aanbestedingen
N.v.t.
9.
IBOR beheersparagraaf
Zoals beschreven onder het hoofdstuk ontwikkelingen doen zich evenementen voor die geen eigenaar hebben, maar wel het houden van toezicht, reguleren van verkeer, opruimen van afval e.a. noodzakelijk is. Voor een aantal maatschappelijke evenementen zoals Dodenherdenking en Bevrijdingsdag was dat al geregeld (IBOR nota). Dat doet zich additioneel nu voor bij de Vrijmarkt tijdens Koninginnedag in het Stadspark, maar ook voor de communicatie over carnaval (propele carnaval).
10.
Financiën
In de kaderbrief 2011 zal uw Raad een voorstel worden gedaan ter integrale afweging. Het gaat om extra budget ter hoogte van: ‐ 2012 € 190.000 ‐ 2013 e.v. € 122.000 11.
Voorstel
1.
Het doel van het evenementenbeleid te handhaven, te weten het versterken van (de balans tussen) imago, beleid en leefbaarheid.
2.
Als actielijnen vast te stellen a. Belasting van locatie; b. Inpassing van evenementen op de locatie; c. Versterking van de interne en externe organisatie van het evenementenbeleid; d. Het zorgen voor draagvlak voor evenementen als deel van een leefbare stad; e. Het overbruggen van de kloof tussen eisen gesteld aan een evenement en financiële haalbaarheid.
3.
De netto dagenbelasting voor het Vrijthof op 60 vast te stellen, waarbinnen 3 dagen flexibele (innovatie)ruimte voor zich voordoende kansen.
4.
Sturing vanuit de gemeente te baseren op ontwikkelingsgericht werken voor de grotere (meerjarige) evenementen, deregulering voor de kleinere evenementen en op het minimaliseren van de ervaren en daadwerkelijke omgevingseffecten van evenementen.
5.
Bij de kaderbrief 2011 de voor de uitvoering van het beleid benodigde middelen integraal af te wegen.
PAGINA
10 van 26
Raadsvoorstel
Evenementen hebben een grote potentie voor economische spin-off (dagbezoek, verblijf), en het zorgen voor 4seizoenswerkgelegenheid. In 2005 spreken we over 40.000 hotelovernachtingen gekoppeld aan evenementen, 65 miljoen aan bestedingen, die leiden tot ca 980 banen. Dat vergt in bepaalde gevallen aanjaagbudget, om een initiatief te versterken en tegelijkertijd te verankeren in de stad bij de ondernemers. Ontwikkelingsgericht werken impliceert partnership. Dat kan alleen effectief invulling krijgen als er meerjarig samengewerkt kan worden. Daarom is meerjarig budget nodig om het beleid uitvoering te geven. Voor de uitvoering van het evenementenbeleid (communicatie, aanpak hinder, (voorbeeld)projecten aanjagen om gemeentelijk beleid in evenementen te verankeren, grijpen van ontwikkelkansen zoals WK Wielrennen en TEFAF 25 jaar en de facilitering van autonome evenementen) is eveneens budget noodzakelijk. Het bestaande budget is hiervoor ontoereikend. Dat budget bedraagt € 44.000 en is grotendeels bestemd voor de internationale evenementen JIM en TEFAF.
VOLGNUMMER
72 - 2011
12.
Vervolg / Planning
Ieder jaar ontvangt de Raadscommissie voor ESZ ter informatie het Jaarprogramma Evenementen. In 2014 zal het beleid wederom door uw Raad worden geëvalueerd
Burgemeester en Wethouders van Maastricht, De Secretaris,
De Burgemeester,
Drs. J.D. Nauta.
O. Hoes.
Raadsvoorstel
PAGINA
11 van 26
BIJLAGE
I VOLGNUMMER
72 - 2011
DE RAAD DER GEMEENTE MAASTRICHT, gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders d.d. 10 mei 2011 ,team Ondernemen , no. 2011-20929 gehoord de commissie Economische zaken
BESLUIT:
1.
2.
Het doel van het evenementenbeleid te handhaven, te weten het versterken van (de balans tussen) imago, beleid en leefbaarheid. Als actielijnen vast te stellen a. Belasting van locatie; b. Inpassing van evenementen op de locatie; c. Versterking van de interne en externe organisatie van het evenementenbeleid; d. Het zorgen voor draagvlak voor evenementen als deel van een leefbare stad; e. Het overbruggen van de kloof tussen eisen gesteld aan een evenement en financiële haalbaarheid. De netto dagenbelasting voor het Vrijthof op 60 vast te stellen, waarbinnen 3 dagen flexibele (innovatie)ruimte voor zich voordoende kansen.
4.
Sturing vanuit de gemeente te baseren op ontwikkelingsgericht werken voor de grotere (meerjarige) evenementen, deregulering voor de kleinere evenementen en op het minimaliseren van de ervaren en daadwerkelijke omgevingseffecten van evenementen.
5.
Bij de kaderbrief 2011 de voor de uitvoering van het beleid benodigde middelen integraal af te wegen.
Aldus besloten door de raad der gemeente Maastricht in zijn openbare vergadering van 31 mei 20111. De Griffier,
De Voorzitter,
PAGINA
12 van 26
Raadsbesluit
3.
BIJLAGE
1a VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 1a
Haalbaarheid nieuw evenemententerrein
Het College heeft een tweetal alternatieve locaties voor een nieuw in te richten evenemententerreinen ter grootte van het Vrijthof laten onderzoeken: 1. Gebruiken van de bestaande parkeerplaats achter de Sphinx 2. Inrichten van de ruimte naast het bestaande parkeerterrein achter de Sphinx
De resultaten van het onderzoek Bestaande parkeerterrein De beschikbaarheid van het ingerichte parkeerterrein Sphinx kent drie beperkingen: ‐ af te kopen abonnementhouders ‐ aan de Belvedère te vergoeden niet te gebruiken betaalde parkeerplaatsen ‐ de verharding van de parkeerplaats is niet ingericht op zware belastingen. Het betreft 110 abonnementhouders waar een alternatief voor geregeld moet worden, voor ieder evenement dat gebruik maakt van die ruimte (de kosten zijn voor rekening van de gemeente). De kosten van het tweede spoor bedragen € 15.000 per week gemiddeld (=inkomsten uit parkeerplaatsen). Het betekent een verlies van 550 parkeerplaatsen voor het centrum gedurende de tijd van opbouw tot en met afbouw van het evenement.
Indien de kermis bij voorbeeld verplaatst moet worden, is er geen andere keuze dan de ondergrond te versterken. Het reuzenrad vereist dat bij voorbeeld, maar ook andere attracties met een hoge puntbelasting c.q. de vrachtwagens die e.a. moeten afleveren – hijskranen voor de opbouw. Geheel nieuw in te richten ruimte naast het parkeerterrein Om te bekijken of het nog onontgonnen terrein naast de parkeerplaats geschikt te maken valt is een quicksan i.c. globale haalbaarheidsstudie verricht. Belangrijke kaders/vragen zijn: ‐ is het terrein nog beschikbaar gelet op recente ontwikkelingen (concentratie bouwinvest op Sphinx, Quartier des Arts etc) ? Hoe lang is het beschikbaar ? ‐ welke infrastructuur is nodig/beschikbaar en wat zijn de kosten (met als casus de verplaatsing van de kermis van het Vrijthof) ? ‐ wat is de behoefte bij organisatoren (wil men naar die locatie, wat betekent het voor het evenement ? ) De uitkomsten zijn: Het terrein zal een tijdelijk karakter hebben gezien de ontwikkelingen rondom project Belvedere. Op dit moment is niet hard te zeggen hoe kort of lang ‘tijdelijk’ is. De kosten van een maximale uitvoering, uitgaande van de casus ‘kermis’ bedragen ca. € 1.2 mln. Bij evenementen met een minder zware belasting (alleen podia, minder elektriciteit) kunnen de kosten omlaag, omdat dan geen zware funderingen nodig is voor bijvoorbeeld een reuzenrad (zoals nu wel aangebracht op het Vrijthof). In dat geval is ingeschat dat de kosten ca. € 750.000 bedragen. De kermis is dan niet mogelijk. Niet alleen de kosten zijn van belang. Belangrijk is ook of organisatoren willen verplaatsen naar een ander terrein en/of de gemeente daar een dwang op moet uitoefenen. Risico is dat een organisator stopt, dat de kwaliteit van het evenement minder wordt als gevolg van het ontbreken van de synergie met het historische decor en/of dat het bezoek minder zal zijn (en de begroting van een evenement onder druk komt te staan).
PAGINA
13 van 26
Raadsbijlage
De huidige verharding is niet bedoeld en geschikt voor zwaar (vracht)verkeer. Dat betekent dat na ieder evenement mogelijk herstelwerkzaamheden nodig zijn (kosten voor de gemeente, hoogte is niet bekend), tenzij de ondergrond wordt op voorhand versterkt/vernieuwd (kosten voor de gemeente, zie indicatief bij ‘nieuw in te richten’).
BIJLAGE
1a VOLGNUMMER
72 - 2011
Beleidsmatig kan het onwenselijk zijn om een evenement los te maken van zijn natuurlijke omgeving, indien beide elkaar versterken. Voor de kermis kan de gemeente zelf bepalen of zij deze wil verplaatsen. Risico is hier dat het ten koste gaan van de kwaliteit van de attracties, de diversiteit en de begrote inkomsten voor de gemeente (pachtopbrengsten).
Raadsbijlage
PAGINA
14 van 26
BIJLAGE
1b VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 1b
Haalbaarheid spreiding van evenementen over bestaande locaties
In de eerste plaats volgt een presentatie van de belangrijkste kenmerken van de pleinen. Deze bepalen als eerste de haalbaarheid van het verplaatsen van evenementen Oppervlakte in m²
Draagvlak
Belangrijkste andere functies
Vrijthof
9.000
Parkeergarage
Markt
4.600
Plein 1992
5.600
Parkeergarage
Griend
10.000
Kesselskade
2.600 tunneldek, 1.700 onderkade
Parkeergarage Kwetsbaar gras Tunneldek
Kerkdiensten Kiosk - optredens 2 vaste markten op woensdag/vrijdag. Busbaan Trouwfunctie stadhuis Terrassen noordzijde Direct aangelegen woonfunctie (klankkast) Skatebaan
OLV plein (Noord + zuid pleintje) OLV wal
900
-
6.200
Kwetsbaar gras
Terrassen Vrije doorgang naar en op onderkade Terrassen Kerkdiensten
In de vastgestelde locatiematrix (beleidsregels behorende bij ‘evenementen en sturen op de reputatie van de stad) worden meer beperkingen van iedere locatie gegeven. Een voorbeeld is dat op het vrijthof voor het plaatsen van tentconstructies e.a. niet gepind kan worden. Uit bovenstaande analyse blijkt dat er onoverkomelijk grote beperkingen zijn om via spreiding de druk op het Vrijthof c.q. het centrum te verlagen: ruimtelijke (beschikbare oppervlakte), technische (ondergrond), functionele (strijdigheid andere functie), Daarnaast kunnen er inhoudelijke redenen zijn die het niet wenselijk maken om evenementen te verplaatsen. Die worden hieronder kort toegelicht.
PAGINA
15 van 26
Raadsbijlage
Locatie
BIJLAGE
1c VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 1c
Haalbaarheid 50 dagen, gegeven de uitkomst van bijlagen a en b.
Daarnaast is beleidsdoel om te streven naar synergie tussen het evenement en de locatie (past het erbij, maakt het gebruik van het decor). Dat stelt ook zijn beperkingen bij het verplaatsen van een evenement dan wel het verkorten ervan. Hieronder staan voor het Vrijthof de huidige geplande evenementen, met daaraan toegevoegd welke afweging hier van toepassing is. Gepresenteerd zijn de evenementen die nu cf. vigerend beleid worden meegeteld. BELASTING NETTO
Magisch Maastricht uitloop 2010 + 2011
32
Servaaskermis
10
André Rieu
8
Jeu de Boules Toernooi
2
Preuvenemint
4
11de van de 11de
1
Afweging nut/noodzaak locatie en duur evenement Imago- en beleidsversterkend. Duur is minimaal met oog op de €-haalbaarheid en samenwerking andere steden Gebruik makend van het decor voegt het waarde toe. Oppervlakte is noodzakelijk voor concept en financiële haalbaarheid Niet imago- en beleidsversterkend. Geen relatie met locatie/decor. Duur kan in theorie korter (naar 5). Een kortere Servaaskermis kan verlies aan kwaliteit, diversiteit en inkomsten betekenen voor de gemeente. Imago- en beleidsversterkend. Relatie decor. Oppervlakte is noodzakelijk voor concept en financiële haalbaarheid. Duur kan in theorie verminderd worden, maar gaat ten koste van imago en bestedingen in de stad (hotels, horeca) Imago versterkend Relatie decor Duur kan niet minder Geen hinder Imago- en beleidsversterkend Relatie decor Oppervlakte is benodigd Duur kan niet minder Imago- en beleidsversterkend Oppervlakte is benodigd. Duur kan niet minder.
Geconcludeerd kan worden dat verkorten van evenementen per saldo geen haalbare optie is; verbieden gaat eveneens ten koste van imago- en beleidsversterking dan wel levert geen winst op in termen van leefbaarheid.
PAGINA
16 van 26
Raadsbijlage
EVENEMENT
BIJLAGE
2 VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 2
Evaluatie uitvoering beleid
Hieronder wordt specifieker ingegaan op de uitwerking van de actielijnen. Actie
Stand van zaken
Aandachtspunt
Deels is dit al uitgewerkt in de nota van 2008
-
Raadsnota 2007 Voorrang voor imagoversterkende evenementen, dan beleidsversterkende en dan de overige bij het beschikbaar stellen van subsidies, ruimte en in facilitering door de gemeente (financieel, promotioneel).
Specifiek is het Jaarprogramma Evenementen opgezet als middel om te kiezen tussen evenementen. De Programma Raad Evenementen is opgezet om het College hierin integraal te adviseren.
Raadsnota 2008 Versterken imago stad
Inpassing evenement
Ontwikkelingsgericht werken. Sturen aan de voorkant, door tijdig het gesprek aan te gaan met organisatoren over hoe het specifieke evenement meer kan bijdragen aan de uitstraling van de stad en de locatie. Organisatoren worden aangesproken op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
Uitwerking van de festivalstructuur – ontwikkeling kaders.
Imago is verankerd in de APV als weigeringgrond. Op basis hiervan zijn beleidsregels opgesteld en , inclusief een locatiematrix die aangeeft op welke locaties welke spelregels gelden. Hekwerken Preuvenemint zijn van passende afbeeldingen voorzien.
Het beleid is opgezet. De doorvertaling in de werkwijze van de gemeente is nog niet afgerond.
Extra impuls geven
Met organisatoren wordt gesproken over zichtlijnen en integreren van het decor. In ontwikkeling.
Doorzetten
Ontwikkeling nieuw centrumbreed kerstconcept (Magisch Maastricht).
Verder herijken op basis van de monitoring en evaluatie.
Voor duurzaamheid is een platform opgericht van enkele grote evenementen.
Het platform verbreden naar andere thema’s zoals bereikbaarheid, maar ook samenwerking in de aanpak en leren van elkaar.
In de vergunningvoorwaarden zijn eisen gesteld ten aanzien van hoe om te gaan met de fietstulpen, communicatie naar omwonenden e.a. . Het Tijdens TEFAF Festival is 2 jaar gesubsidieerd. De culturele programmering tijdens de kerst is aangejaagd (als onderdeel van Magisch Maastricht).
Als gevolg van de bezuiniging op citybranding kan het Tijdens Tefaf festival niet meer mee aangejaagd worden in 2011 e.v. Tijdens kerst zal e.a. worden meegenomen en afgewogen in de doorgroei van het evenement PAGINA
17 van 26
Raadsbijlage
Raadsnota ‘sturen op het imago van de stad via de APV’ opgesteld en goedgekeurd (2009).
BIJLAGE
2 VOLGNUMMER
72 - 2011
Subsidie als instrument.
Diverse bijzondere evenementen zijn mee aangejaagd, zoals Magisch Maastricht, het WK Wielrennen, Davis Cup, Antiquarenbeurs, TEFAF in de stad
Magisch Maastricht. Knelpunt is dat de structurele middelen beperkt zijn en het bouwen van allianties ieder jaar afhankelijk is van het wel of niet kiezen voor intensiveringen.
Spin-off voor beleid en stad Versterking van de samenwerking intern en extern.
Bezien of per plein bepaalde beleidsversterkende evenementen kunnen plaatsvinden.
Subsidies.
Oprichting programmateam evenementen (intern)
Doorzetten.
Programmaraad evenementen is structureel gemaakt.
(integraal) uitbreiden en naast de advisering van het College over het Jaarprogramma Evenementen ook evaluatie van beleid als tweede hoofdtaak benoemen. Doorzetten op basis van initiatieven uit ‘de markt’.
Het Marktcomité heeft het initiatief genomen als thema kunst en antiek te ontwikkelen.
Diverse evenementen en culturele festivals zijn mee aangejaagd, die kansen bieden voor ondernemers om te verdienen.
Op basis van monitoring en evaluatie verdere doorgroei bepalen. Doorzetten en actief stimuleren dat ondernemers tijdig in contact worden gebracht met de diverse organisatoren.
Leefbaarheid Maximale belasting per plein van 50 dagen netto nagaan op consequenties (als vasthouden 50).
Vervallen laten najaarskermis op het Vrijthof.
Hieronder wordt apart ingegaan op de evaluatie en herijking van het criterium ’50 dagen netto’.
Maximalisering van de duur van het kerstevenement op het vrijthof op 4 ½ week netto.
Doorzetten.
Evaluatie kermissen in algemene zin (locatie, duur, spreiding).
In de raad cf. toezegging. Spreiding is niet haalbaar.
Geen commerciële productpresentaties meer op het Vrijthof.
Doorzetten.
Verplaatsing finale streetsoccer van het Vrijthof naar een andere locatie (geen synergie)
Streven naar vermindering van de
Nagegaan met de Sjeng Kraft Kompenei in hoeverre rouleren van het evenement over Vrijthof en Markt haalbaar is. In de gesprekken met organisatoren
In 2010 eenmalig op Vrijhof. Vanaf 2011 op andere locatie;
Niet haalbaar gebleken.
Doorzetten, extra impuls geven
PAGINA
18 van 26
Raadsbijlage
Het concept van Magisch Maastricht gaat uit van aanvullende thema’s, gekoppeld aan locaties. Binnen Magisch Maastricht is met meerdere ondernemersgroepen gewerkt aan verdere samenwerking binnen het concept, om te komen tot een spreiding van de spin-off.
BIJLAGE
2 VOLGNUMMER
72 - 2011
tijd voor op- en afbouw van evenementen.
is de op- en afbouwtijd punt van aandacht.
Streven naar spreiding van evenementen over de stad.
Voor bestaande evenementen is gekeken naar de technische en functionele randvoorwaarden van andere pleinen en de bezetting. Met iedere nieuwe initiatiefnemer wordt ‘aan de voorkant’ de locatie besproken. Waar mogelijk wordt het initiatief naar een locaties gebracht die ook kan en minder druk op het centrum legt. Voorbeeld is Maastricht Life (‘Tiesto) naar de Griend. Ontwikkeling in de Belvedère van een evenementenlocatie.
Communicatie
Facilitering door gemeente van evenementen op gebied van voorkomen van hinder.
Verkenning loopt.
Er is een communicatiestrategie opgesteld, die stuurt op het uitleggen waarom evenementen in een leefbare stad thuishoren, die tijdig aan het begin van het jaar aangeeft welke evenementen wanneer en waar plaatsvinden (via de jaarprogrammering) en die individuele organisatoren het kader geeft op welke wijze gecommuniceerd moet worden naar de omwonenden over de (details van) het individuele evenement.
Gedeeltelijk opgestart. Extra impuls geven.
Opzetten monitoring systeem evenementen Evenementen maken deel uit van de topdrukteaanpak.
Ook voor bruto dagen zal dit gedaan moeten worden. Doorzetten.
Rondom grote publiekstrekkende evenementen zoals Magisch Maastricht en de 11devande11de worden aparte afspraken gemaakt met NS en VEOLIA. VVV Maastricht werkt samen met Maastricht Bereikbaar bij het promoten van (de manier van bereiken) van het evenement. De gemeente heeft ‘een propele carnaval’ ontwikkeld. Die aanpak is doorvertaald naar de 11devande11de.
Aandachtspunt. Geen structureel budget beschikbaar. Kosten zijn ieder jaar lastig te dekken.
De gemeente heeft vastgelegd dat op kosten van de gemeente mee gefaciliteerd worden Bevrijdingsdag, Koninginnedag, Dodenherdenking en de Ridderronde (IBOR Nota).
Doorzetten Extra impuls voor propele carnaval en Vrijmarkt K-dag Stadspark
Aanvullend is ingezet op het
Aandachtspunt. PAGINA
19 van 26
Raadsbijlage
Verkennen hoe openbaar vervoer meer benut kan worden om de ervaren druk van evenementen te verminderen, samen met de organisatoren.
Niet haalbaar. Tegen spreiding werkende factoren zijn: ‐ Week en dagmarkten (rechten op grond van marktverordening) ‐ Oppervlakte (m2) ‐ Ondergrond (hard/gras) ‐ Wil de organisator het conceptueel (is men dan nog deel van de stad)
BIJLAGE
2 VOLGNUMMER
72 - 2011
Specifieke maatregelen aanpak hinder (top 3): ‐ geluidscontouren onderzoek ‐ aanpak zwerfvuil via het aanpassing van de bestaande veegregimes gemeente ‐ bereikbaarheid
voorkomen van wildplassen en zwerfvuil van de 11devande11de (plaatsen toiletwagens, versneld opruimen).
Geen structureel budget beschikbaar. Kosten zijn ieder jaar lastig te dekken.
Tijdens topdruktedagen (incl. de benoemde evenementen) zet de gemeente verkeersregelaars in.
Doorzetten
Nog geen invulling Op basis jaarprogramma is e.a. besproken
Invullen Doorzetten en implementeren in 2011
Deels onderdeel topdrukteaanpak
Doorzetten
Raadsbijlage
PAGINA
20 van 26
BIJLAGE
3 VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 3
Afstemming organisatoren, 8 februari 2011
Vertegenwoordigd: Sjeng Kraft Kompenei, ‘t Struyskommitee, Maastricht Viert, Magisch Maastricht, Ridderronde en Rieu Productie en gemeente Maastricht (OBM en VTH).
Vooraf: Ten behoeve van de evaluatie en herijking van het evenementenbeleid is met diverse partijen gesproken. De mening van die partijen is verwoord in aparte verslagen, zoals onderstaand. In de evenementennota wordt een integraal voorstel geformuleerd voor het College en de Raad.
2.
Het gaat niet (altijd) om subsidie, maar om het meedenken in hoe een organisator zijn tijd aan organiseren/ondernemen/voor het goede doel kan besteden in plaats van aan randverschijnselen, het oplossen van onnodige onduidelijkheden e.a. Juist die randzaken zijn frustrerend en nemen de energie weg voor de vrijwilligersorganisaties die het vaak zijn. Die frustratie ontstaat dan ook binnen de gemeente. Elkaar helpen het leven makkelijker te maken. Het idee van een platform van organisatoren dat feedback geeft aan de gemeente (maken we het waar, wat gaat er nog niet goed), dat de gemeente kan benutten om beleid te bediscussiëren (v.b. bereikbaarheid, duurzaamheid, samenwerking met horeca, …, maar ook waar organisatoren elkaar kunnen helpen, wordt gedragen.
3.
Zorg met de organisatoren a. Voor een goede communicatie naar de omwonenden. Heldere en tijdige brieven. Leg uit waarom iets is. Faciliteer hierin door middel van adresbestanden. b. Voor een evaluatie waarin ook de ondernemers aan een evenementenlocatie en de omwonenden (via de buurtkaders) tijdig weten wat er aan staat te komen, wat dat voor hen betekent, hun mening kunnen geven, mee kunnen denken en kunnen aangeven naderhand hoe zaken beter kunnen gaan. Het is informeren en communiceren. Het gaat niet om formele inspraak of het eisen van het kunnen geven van instemming .
4.
Faciliteer waar mogelijk als gemeente op die onderwerpen waar de gemeente een rol in heeft en die de organisator raken in zijn bedrijfsvoering, zoals de veiligheidsniveaus (en kosten), stroom, verkeersgeleiding.
PAGINA
21 van 26
Raadsbijlage
De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1. Wees als gemeente proactief aan de voorkant. Een organisator heeft behoefte aan heldere kaders vooraf. Dat bespaart veel tijd en energie (dan pas aan de achterkant telkens discussie voeren). a. Zorg voor de grotere en complexere evenementen voor een doorlopend proces van planvorming (kader), uitvoering, evaluatie en bijgestelde planvorming. b. Doe dat tijdig. Ook met het oog op de afstemming met de politie/regio. c. Neem als gemeente de verantwoordelijkheid om te zorgen dat dit proces doorloopt. Zorg voor een ambtelijke en bestuurlijke spil/coördinatie. Zorg voor die evaluatie, 2-3 weken na afloop van het evenement, met integrale partijen. d. Kijk als gemeente in overleg met de organisator welke zaken wanneer gemeld/bekend moeten zijn en waar flexibiliteit geboden kan worden naar de organisator. En wat dus later nog afgesproken/vastgelegd kan worden. e. Zorg voor een eenduidig aanspreekpunt binnen de gemeente (account). f. Wees helder vooraf over wat gevraagd wordt, zodat e.a. tijdig kan worden geregeld en tijdig de kosten zijn bekend dan wel men er nog over in discussie kan gaan c.q. kan aangeven dat het ook anders kan. g. Zorg voor het samen met de organisator opbouwen van ervaring, vast te leggen in draaiboeken. h. Wees ook helder in wat een bepaalde locatie betekent, hoe het zit met de stroom, busbanen, fietstulpen, ondergrond, wie welke rol hierin heeft en voor wie eventuele kosten zijn.
BIJLAGE
3 VOLGNUMMER
72 - 2011
Daar waar (verantwoord) op kosten bespaard kunnen worden, moet ook de gemeente zich daarvoor inzetten. 5.
Zorg voor een politiek statement over de status en facilitering van evenementen. Als je een rol pakt, dan zet die ook door. Maak als gemeente je rol ook waar. Nu valt het te vaak stil, vindt er toch geen of pas laat een evaluatie plaats, waardoor de organisator – die na een editie al weer snel door moet pakken – een probleem heeft.
6.
Ga niet te stringent met ‘de 50 dagen’ om. Leefbaarheid is niet alleen hinder voor een beperkt aantal omwonenden. Het gaat er ook om dat evenementen bij een stad horen en dat veel mensen het mooi vinden.
Raadsbijlage
PAGINA
22 van 26
BIJLAGE
4 VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 4
Afstemming belangengroepen omwonenden/-werkenden, 9 februari 2011
Vertegenwoordigd: Kerkgenootschap Servaas en St. Jan, Vrijthof Binnenste Buiten, Vrienden Binnenstad Maastricht Gemeente Maastricht Vooraf: Ten behoeve van de evaluatie en herijking van het evenementenbeleid is met diverse partijen gesproken. De mening van die partijen is verwoord in aparte verslagen, zoals onderstaand. In de evenementennota wordt een integraal voorstel geformuleerd voor het College en de Raad. De hoofdlijnen zijn: 1. De uitgangspunten van het beleid worden nog steeds onderschreven. Wel wordt voorgesteld om economie (dat als korte termijn wordt gezien) volgend te laten zijn op het gekozen profiel (Kennis- Cultuur- en Woonstad) (imago) en leefbaarheid (dat meer waarde heeft voor de langere termijn). Het Stadsprofiel (= imago) van de stad op langere termijn moet altijd prevaleren. Voor alle activiteiten in de binnenstad moet consequent gelden : Van omzet gestuurd naar kwaliteit gestuurd. Over wat kwaliteit is, daar moet verder over doorgepraat worden. Voorlopig geldt: alleen het beste, passend in het stadsprofiel, is goed genoeg voor de binnenstad, de rest stap voor stap vervangen door nieuwe, passende, evenementen.
3.
Definieer de aard van het evenement ten opzichte van de locatie beter a. Stadsbrede evenementen zijn ook van invloed op pleinen en het daaraan gekoppelde maximum aantal dagen. Tel deze ook mee voor ‘de 50 dagen’. b. Kleinere evenementen op pleinen waar het gebruik toch over het hele plein verspreid wordt.
4.
50 dagen is 50 dagen en niet meer. Elk evenement moet meetellen in deze regeling. Dus ook de stadsbrede evenementen en evenementen die een locatie (minder dan) de helft gebruiken.
5.
Ga uit van ‘nee, tenzij’ in plaats van ‘ja, mits ‘bij het toekennen van ruimte op de pleinen. a. Veel selectiever toekennen. 50 is geen te behalen minimum, maar een maximum. b. Een leeg plein heeft een belangrijke imagowaarde. c. Op die plek is alleen het allerbeste goed genoeg, en anders niet. d. Ook de direct omwonenden en andere belanghebbenden hebben geïnvesteerd in hun panden en verdienen daar hun inkomen. Wonen vertegenwoordigt een belangrijke economische waarde (als men vertrekt, is er ook een probleem). Dat belang wordt te weinig onderkend. e. Ga na of de Belvedère ruimte biedt voor evenementen, die gepaard gaan met industriële open afbouw en die te sterk het karakter van het plein ontnemen.
6.
Als toch selectief evenementen worden toegestaan: a. Gemeente is regisseur. Deze moet zich baseren op het stadsprofiel, neergelegd in de stadsvisie. b. Respect voor de omgeving. Wisselwerking met decor (deel van het evenement). Laat iemand met verstand van inrichting meekijken/adviseren. c. Gebruik een commissie, zoals de WMC, die plannen en plattegronden beoordeelt. Zodat de het achtergrond decor gerespecteerd blijft en er duidelijke zichtlijnen blijven. Denk ook aan bewoners en ondernemers aan de zuid- en westzijde van het Vrijthof. d. Toets de inrichting op een plein alsof het een bouwvergunning vereist. e. Gebruik de buitenzijde van een locatie als natuurlijke grens in plaats van hekken. Hekken horen niet op het Vrijthof. Er mag geen enclave op gepositioneerd worden (stand alone). Er zijn ook andere oplossingen.
PAGINA
23 van 26
Raadsbijlage
2.
BIJLAGE
4 VOLGNUMMER
72 - 2011
7.
Controle af- en opbouwtijden. Wanneer start een evenement en wanneer eindigt dit formeel. Soms start de vergunning op maandag, maar ligt er Vrijdag al materiaal op het Vrijthof.
8.
Leefbaarheid wordt volgens belanghebbenden niet meegeteld in overweging bij het toestaan van een evenement.
9.
Houdt ook rekening met de kerkdiensten e.a. activiteiten in beide kerken. Zowel in termen van geluid als bereikbaarheid. Genoemd wordt ook hinder van wildplassen en graffity.
10. Geef de kiosk een functie, respecteer die functie, of maak een andere keuze als deze niet als beeldbepalend wordt gezien. (=weg). 11. Communicatie moet beter en nauwkeuriger. a. Gemeente moet hier de eindverantwoordelijkheid hebben, niet de organisator. b. Stel een checklist op voor de infoverstrekking door de organisator. Zorg voor één aanspreekpunt tijdens een evenement. Een loket waar belanghebbenden terecht kunnen met vragen, opmerkingen en/of klachten. c. Duidelijk communiceren wat, waar en wanneer niet toegankelijk is en wat de eventuele parkeeralternatieven zijn. Zorg voor een gerichte communicatie, ook naar bewoners en neringdoenden, na vaststelling van het Jaarprogramma Evenementen door het College.
PAGINA
24 van 26
Raadsbijlage
12. Overlast van de horeca in het Centrum. Er is veel (geluids)overlast in algemene zin in het centrum, ook gekoppeld aan de winkel- en vooral aan de horecafunctie. Te veel activiteiten in de horeca, nauwelijks nog een ‘gewoon’ weekend, zeer hoge vergunde volumes met veel geluidsoverlast tot gevolg. Onvoldoende controle en handhaving met frequente overtredingen tot gevolg. Dit is de belangrijkste aantasting van de woonfunctie van het centrum. Het belang van die woonfunctie voor de binnenstad, wordt onvoldoende onderkend.
BIJLAGE
5 VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 5
Afstemming detailhandel/horeca, 9 februari 2011
Vertegenwoordigd: Ondernemersinitiatief Wijck, Koninklijk Horeca Nederland, Vereniging Ondernemers Centrum Gemeente Maastricht
Vooraf: Ten behoeve van de evaluatie en herijking van het evenementenbeleid is met diverse partijen gesproken. De mening van die partijen is verwoord in aparte verslagen, zoals onderstaand. In de evenementennota wordt een integraal voorstel geformuleerd voor het College en de Raad. De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1. De uitgangspunten van het huidige beleid worden nog steeds onderschreven. Iedereen betrekken bij de stad. Op dit moment wordt er een hele groep inwoners vergeten. De studenten vallen op dit moment buiten de boot, terwijl dit ongeveer 25% van je inwoners is. Juist hier is aansluiting noodzakelijk.
3.
Bepaalde groep mensen woont in de binnenstad en de meeste mensen accepteren dat er regelmatig iets te doen is en dit toch enige overlast kan zorgen. Wonen in het centrum is een keuze. Met voordelen en met nadelen (zoals ook elders). Bewoners via Wonen boven winkels hebben geen klachten. Probleem is dat veel wordt beweerd zonder dat de feiten bekend zijn.
4.
De stad moeten durven te vernieuwen om jonge inwoners en pas afgestudeerden hier te houden. Maastricht krijgt (heeft al) het imago van een seniorenstad. Meer dynamiek is nodig. a. Inzetten op nieuwe activiteiten en deze beter sturen om samen tot een resultaat te komen. b. Omdenken; in plaats van zeggen het kan niet, kijken naar hoe het wel mogelijk zou moeten zijn (=mindset, attitude). c. Zoeken en actief oppakken van nieuwe initiatieven, ook evenementen zijn 1 van de instrumenten om jongeren te bereiken en te binden aan de stad. d. Kwaliteit is een lastig begrip, de invulling verschilt per doelgroep. Uitgaan van ja, mits in plaats van nee, tenzij. e. Biedt de ruimte om iets te laten organiseren (reactief). Kijk of je ook proactief voor specifieke doelgroepen (zoals studenten) initiatieven kunt stimuleren.
5.
Zorgen voor één aanspreekpunt wanneer partijen iets willen organiseren. Zorgen dat organisaties niet van de ene naar de andere kant gestuurd worden. Proberen te creëren van een account.
6.
Communicatie rondom evenementen dient te verbeteren maar dan in de richting van wat willen we en wat zijn mogelijkheden. Waar zijn we op zoek naar?
7.
Wat goed is zo laten en behouden en daarnaast inzetten op vernieuwing.
8.
50 dagen regeling moet als leidraad dienen en niet als een middel. Wees flexibel met de locaties. Probeer nieuwe initiatieven anders ook te sturen naar andere locaties zoals bijvoorbeeld een Griend. Stem dat vooraf af met omwonenden (communicatiestrategie).
PAGINA
25 van 26
Raadsbijlage
2.
BIJLAGE
6 VOLGNUMMER
72 - 2011
Bijlage 6
Programma Raad Evenementen, 18 januari 2011
Aanwezig: VVV Maastricht (de heer M. Knols) Centrummanagement (de heer P. ten Haaf) Politie Zuid Limburg (de heer J. de Koning) Buurtkader Binnenstad (de heer F. Van Ekert) Gemeente (de heren G. van Schijndel en H. Dassen) De Programmaraad heeft de volgende beleidsmatige aandachtspunten. Deze worden meegenomen in de afweging voor het te herijken evenementenbeleid (april Raad): 1. Ook evenementen in gebouwen (zoals MECC, Platte Zaal en Landbouwbelang, maar ook Theater zoals de culturele festivals ) zijn relevant voor de afweging, zoals voor de inzet van de politie, maar ook om te bezien waar (qua onderlinge hinder en imago) strijdigheden zitten tussen evenementen op 1 moment in de stad. Aanbevolen wordt dat mee te nemen in het jaarprogramma Evenementen. Focus qua aandacht op de grotere gevoelige evenementen in de stad. Met gevoelig wordt bedoeld strijdigheden in beleid, imago en leefbaarheid (veiligheid en hinder). Voor andere vergunningen zou een meer regulier (gedereguleerd) spoor doorlopen kunnen worden.
3.
De consequentie accepteren dat – als voor een programma wordt gekozen – andere evenementen dus geen voorrang hebben. Voor die moet ad hoc worden bezien moeten of zij ruimtelijk, of met politie inzet gefaciliteerd kunnen worden, dan wel het geen doorgang kan vinden of verplaats moet worden naar een ander tijdstip.
4.
Om beter de voorrang te kunnen bepalen, adviseert de Programmaraad verder te werken aan een set van (beleids)criteria die enerzijds richting geven aan de afweging, maar anderzijds niet zover gaan dat zij alleen star kwantitatief toegepast kunnen worden. Daarbij wordt gedacht aan de doorvertaling van de stadsvisie, beleidsnota’s, maar ook regels voor de belasting van specifieke locaties in de tijd. De Programmaraad wil zich daarbij richten op de langere termijn, kijkend naar de waarden van de stad. Dat betekent dat er niet alleen keuzes nodig zijn als evenementen op een locatie of tijdstip onderling strijdig zijn, maar ook waar de stad naar haar oordeel (advies) behoefte aan heeft. Ook zelf kijken naar wat gestimuleerd kan worden, zoals voor studenten/jeugd als doelgroep. Aandachtspunt is de verhouding tussen de tijd voor op- en afbouw en de netto tijd van het evenement (staat het in verhouding). Ook wordt in overweging gegeven dat de bruto tijd nog belangrijker kan zijn dan de netto tijd (in relatie tot de 50 dagen). Ook adviseert de Programmaraad te kijken naar de (on)mogelijkheden van de Parkeerplaats Sphinx (geschikt (te maken) ondergrond, eigenaar, faciliteiten aanwezig).
5.
De Programmaraad adviseert verder te kijken naar de toetsingsgrondslagen. Waarop wordt een initiatief beoordeeld door wie. Wat zijn naast de APV de sturingsmechanismen (evenementenverordening, bestemmingsplan, …).
PAGINA
26 van 26
Raadsbijlage
2.
