Meetsystemen van het Steunpunt Toerisme en Recreatie

Meetsystemen van het Steunpunt Toerisme en Recreatie Overdracht van de meetsystemen en stand van zaken

Louise Derre

Auteur: Louise Derre

Commissarissen: Yves Goris Steven Laporte Bart Neuts Een STeR-onderzoek heeft een ondersteunend commissariaat. Het gaat om STeR-onderzoekers of personen nauw met het STeR verbonden die dit onderzoek mee hebben gedragen.

Meetsystemen van het Steunpunt Toerisme en Recreatie Overdracht van de meetsystemen en stand van zaken

mei 2011 ISSN 1379-2504-27 – Toerisme Research Paper nr. 27

Verantwoordelijke uitgever: Marc Vanlangendonck Steunpunt Buitenlands Beleid, Toerisme en Recreatie Spoor Toerisme en Recreatie – K.U.Leuven Celestijnenlaan 200 E, B – 3001 Heverlee (Leuven) Tel +32 (0)16 32 24 49

Deze paper kwam tot stand met de steun van de Vlaamse Gemeenschap: Programma Steunpunten voor Beleidsrelevant Onderzoek. In deze tekst komt de mening van de auteur naar voor en niet die van de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het gebruik dat kan worden gemaakt van de meegedeelde gegevens. This paper has been realized with the support of the Flemish Community: Program for Policy Research Centres. The text contains the views of the author and not the views of the Flemish Community. The Flemish Community cannot be held accountable for the potential use of the communicated views and data.

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave ...................................................................................................................................... 4 Overzicht figuren ................................................................................................................................... 6 Ten geleide ............................................................................................................................................ 7 1.

Taken gerelateerd aan de meetsystemen ........................................................................................ 8 1.1

Inleiding ............................................................................................................................................. 8

1.2

Schetsing meetsystemen ................................................................................................................... 8

1.3

Algemeen: STeR-applicatie ................................................................................................................ 9

1.3.1.

Inleiding ..................................................................................................................................... 9

1.3.2.

Coördinerende taken van het STeR ........................................................................................... 9

1.3.3.

ICT taken van het STeR ............................................................................................................ 10

1.4

Aanbod logies .................................................................................................................................. 11

1.4.1.

Inleiding ................................................................................................................................... 11

1.4.2.

Coördinerende taken van het STeR ......................................................................................... 12

1.4.3.

Outputmatige taken van het STeR .......................................................................................... 13

1.5

De hotelbarometer .......................................................................................................................... 15

1.5.1.

Inleiding ................................................................................................................................... 15

1.5.2.


1.5.3.


1.5.4.


1.6

De campingbarometer..................................................................................................................... 18

1.6.1.

Inleiding ................................................................................................................................... 18

1.6.2.


1.6.3.


1.6.4.


1.7

Het attractieaanbod en attractiebarometer ................................................................................... 20

1.7.1.

Inleiding ................................................................................................................................... 20

1.7.2.


1.7.3.


1.7.4.


1.8

Samenvatting workload meetsystemen .......................................................................................... 25

1.8.1.

Coördinatie en output ............................................................................................................. 25

1.8.2.

ICT ............................................................................................................................................ 27

Meetsystemen van het Steunpunt Toerisme en Recreatie

4

2.

Overdracht van de meetsystemen ................................................................................................. 28 2.1

Timing van de overdracht ................................................................................................................ 28

2.2

Voorbereiding van de overdracht ................................................................................................... 28

2.2.1.

Inleiding ................................................................................................................................... 28

2.2.2.

Taken voor het STeR ................................................................................................................ 28

2.2.3.

Taken voor Toerisme Vlaanderen............................................................................................ 30

2.3 3.

Officiële overdracht en opvolging ................................................................................................... 31

Stand van zaken maart 2011 ......................................................................................................... 32 3.1

Inleiding ........................................................................................................................................... 32

3.2

Aanbod logies .................................................................................................................................. 32

3.3

Hotelbarometer ............................................................................................................................... 33

3.4

Campingbarometer ......................................................................................................................... 34

3.5

Attractieaanbod en attractiebarometer.......................................................................................... 35

Bijlage ................................................................................................................................................. 36


5

OVERZICHT FIGUREN Tabel 1: organisaties verantwoordelijk voor gegevensverzameling (situatie mei 2011) .................................. 8 Tabel 2: timing en workload coördinerende taken – STeR applicatie ............................................................. 10 Tabel 3: timing en workload ICT taken – STeR applicatie................................................................................ 11 Tabel 4: timing en workload coördinerende taken – aanbod logies ............................................................... 13 Tabel 5: timing en workload outputmatige taken – aanbod logies ................................................................ 14 Tabel 6: timing en workload ICT taken – aanbod logies.................................................................................. 15 Tabel 7: timing en workload coördinerende taken – hotelbarometer ........................................................... 16 Tabel 8: timing en workload outputmatige taken – hotelbarometer ............................................................. 17 Tabel 9: timing en workload ICT taken – hotelbarometer .............................................................................. 18 Tabel 10: timing en workload coördinerende taken – campingbarometer .................................................... 19 Tabel 11: timing en workload outputmatige taken – campingbarometer ...................................................... 19 Tabel 12: timing en workload ICT taken – campingbarometer ....................................................................... 20 Tabel 13: timing en workload coördinerende taken – attracties .................................................................... 22 Tabel 14: timing en workload outputmatige taken – attracties...................................................................... 24 Tabel 15: timing en workload ICT taken – attracties ....................................................................................... 24 Tabel 16: meetsystemen STeR – workload coördinatie en output ................................................................. 26 Tabel 17: meetsystemen STeR – workload ICT ............................................................................................... 27


6

TEN GELEIDE In het meerjarenplan van het Steunpunt Buitenlands Beleid, Toerisme en Recreatie – Spoor Toerisme en Recreatie (STeR) wordt bepaald dat het STeR er dient voor te zorgen dat de dataverzameling en de meetsystemen op termijn onafhankelijk van het STeR kunnen functioneren. In 2009 werd daarom gestart met het serveronafhankelijk maken van de systemen, alsook het automatiseren van bepaalde processen. Tijdens de Stuurgroep van het STeR op 10 november 2010 werd bepaald dat de dataverzameling en de meetsystemen van het STeR in 2011 dienen te worden overgedragen aan Toerisme Vlaanderen. Een eerste overleg tussen het Departement Internationaal Vlaanderen, Toerisme Vlaanderen en het STeR vond plaats op 14 december 2010. Daarna publiceerde het STeR TRP 21: Meetsystemen van het STeR – stand van zaken anno december 2010. Begin maart 2011 vond er overleg plaats tussen de ICT’ers van het STeR en Toerisme Vlaanderen. Dit om de technische overdracht in grote lijnen te bespreken. Op basis van dit gesprek maakte het STeR een overzicht van alle taken die gerelateerd zijn aan de meetsystemen, Bij dit takenoverzicht werd tevens een inschatting gemaakt van de ‘workload’. Deze laatste bleek moeilijk te bepalen gezien de vele partners die betrokken zijn bij de verschillende bevragingen en het feit dat bepaalde zaken niet binnen de controle van het STeR liggen. Het takenoverzicht en de gerelateerde workload werden besproken op 4 mei 2011 tijdens een overleg tussen het STeR, het Departement Internationaal Vlaanderen en Toerisme Vlaanderen. Op dit overleg werden afspraken gemaakt over de nog te ondernemen taken en stappen van het STeR en Toerisme Vlaanderen voordat de eigenlijke overdracht plaats vindt. Hoofdstuk één geeft een overzicht van alle taken, zowel ICT-matig, coördinerend als outputmatig, die binnen het STeR worden uitgevoerd met betrekking tot de meetsystemen en die Toerisme Vlaanderen na de overdracht dus dienen over te nemen. In hoofdstuk twee worden de timing en de te ondernemen stappen voor en na de eigenlijke overdracht toegelicht. In hoofdstuk drie wordt een beknopte oplijsting gemaakt van alle gerealiseerde taken door het STeR wat betreft de meetsystemen in de periode januari-maart 2011. De auteur dankt hierbij alle collega’s van de dataverzameling, databeheer en data-interpretatie. Uiteraard is zij steeds bereid om deze stand van zaken toe te lichten; vanuit welk perspectief dan ook.

Louise Derre Leuven, 10 mei 2010


7

1. TAKEN GERELATEERD AAN DE MEETSYSTEMEN 1.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de ‘workload’ besproken die verbonden is aan het onderhouden van de meetsystemen, het coördineren van de verschillende bevragingen en het opmaken van de output. Dit overzicht geeft een inschatting van het toekomstig takenpakket dat Toerisme Vlaanderen, na de overdracht van de meetsystemen, op zich dient te nemen om de verderzetting van de huidige werking te waarborgen. De weergegeven workload is echter ook afhankelijk van andere factoren. Dit betreft voornamelijk de (wijze van) aanlevering van de gegevens door de PTO’s of andere organisaties. Er wordt een overzicht gegeven van alle basistaken gerelateerd aan de meetsystemen, inclusief de timing en de workload die eraan verbonden zijn. Indien het niet mogelijk is om een exact aantal uren toe te wijzen aan een taak, werd gebruik gemaakt van een gemiddelde of een schatting. Dit hoofdstuk licht de basistaken toe die noodzakelijk zijn voor de functionering van de meetsystemen, het verloop van de bevragingen en het genereren van de output. Gedurende de afgelopen jaren werden vele andere taken uitgevoerd, ter verbetering van de meetsystemen en ter voorbereiding van de overdracht, zoals het ontwikkelen of aanpassen van feedbackmodules, ontwikkeling Control Center, ontwikkeling imports en de integratie van het systeem PRESYS in de campingbarometer. Op het einde van dit hoofdstuk wordt een globaal overzicht gegeven van de workload opgedeeld naar coördinerende en outputmatige taken, en ICT-taken.

1.2 Schetsing meetsystemen Het STeR werkt voor de meeste bevragingen samen met de Provinciale Toeristische Organisaties (PTO’s). Daarnaast is het STeR wat betreft de logies ook afhankelijk van de bevraging die wordt uitgevoerd door Toerisme Vlaanderen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de organisaties die verantwoordelijk zijn voor de gegevensverzameling van alle gegevens waarrond het STeR werkt. Iedere aparte bevraging, gezien vanuit het standpunt van de gebruiker, krijgt een nummer toegekend. In dit hoofdstuk wordt hier naar verwezen.

AANBOD

VRAAG

Hotels

TDB + WIN + KL 

STeR + KL 

Campings

TDB + WIN + KL 

STeR 

CJT

TDB + CJT 

Bloso

Bloso 

Overige logies

TDB + WIN + KL 

Attracties

STeR + WIN 

STeR 

Tabel 1: organisaties verantwoordelijk voor gegevensverzameling (situatie mei 2011)


8

1.3 Algemeen: STeR-applicatie 1.3.1.

Inleiding

De applicatie van het STeR omvat verschillende elementen: Front-end (gebruikers), o

de hotelbarometer,

o

de campingbarometer,

o

het attractieaanbod,

o

de attractiebarometer,

Back-end (coördinatie en ICT), o

databanken,

o

Control Center met import, export, logbestand en backup&recovery modules,

o

servers, Brussel (steunpunttoerisme.be – toerisme statistieken.be),

o

secured cron Jobs – schedules tasks,

o

daily onsite backup (Brussel),

o

daily offsite backup dedicated per user_id (Londen).

De taken verbonden aan bovenstaande deelelementen worden verder in dit hoofdstuk toegelicht. In dit onderdeel wordt een overzicht gemaakt van taken verbonden aan de applicatie in haar geheel.

1.3.2.

Coördinerende taken van het STeR

1.3.2.a Overzicht De onderzoeker is het aanspreekpunt naar derden toe wat betreft de meetsystemen. Indien er zich problemen voordoen worden deze, al dan niet via de PTO’s, gemeld aan de onderzoeker. Deze analyseert de kwesties en beslist welke stappen er, indien nodig, moeten worden ondernomen. Indien het probleem ICT gerelateerd is, wordt de ICT’er op de hoogte gebracht. Wanneer het probleem is opgelost, brengt de onderzoeker de betrokken partij(en) hiervan op de hoogte. Naast de coördinerende taken die dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks terugkeren, zijn er in het verleden nog andere taken verricht. Deze kwamen bovenop de gewoonlijke workload die in dit rapport wordt beschreven. Enkele voorbeelden hiervan zijn: presentatie of toelichting over meetsystemen op bv. studiedag, steekproefuitbreiding plannen en coördineren (bv. campingbarometer), aanpassing van de applicatie op vraag van de gebruikers (PTO’s, uitbaters,…), verbetering van de applicatie (bv. nieuwe feedback, aanpassing invulformulier,…)


9

andere nieuwe initiatieven.

1.3.2.b Timing en workload

taakomschrijving

periode

uren

aanspreek – en contactfunctie, coördinatie problemen en ICT taken

doorlopend – wekelijks

8u per week

data-aanvragen van derden


0,5u per week

voorbereiding, voorzitten en verslag Werkgroep Dataprocessing

maandelijks

9u per maand

Tabel 2: timing en workload coördinerende taken – STeR applicatie

1.3.3.

ICT taken van het STeR

1.3.3.a Overzicht Wanneer de onderzoeker een probleem rapporteert aan de ICT’er/projectleider, analyseert deze laatste de kwestie. Hij koppelt terug naar de onderzoeker over de mogelijkheden tot oplossing en de tijdsinvestering die deze vergen. Op basis van deze informatie beslist de onderzoeker hoe en wanneer het probleem wordt aangepakt. Kleinere bugs of problemen worden zo snel mogelijk aangepakt door de ICT’er/projectleider. Grotere bugs of problemen worden gerapporteerd in Mantis (online bugopvolgingssysteem) en aangepakt door de programmeur in opdracht van de projectleider. Na het afronden van het werk omtrent een item, wordt er een summier rapport over de bug opgemaakt in Mantis. In het volgende onderdeel worden de timing en de workload betreffende de algemene ICT-taken kort besproken.

1.3.3.b Timing en workload In Tabel 3 wordt de timing en de workload wat betreft algemene ICT taken toegelicht. Er dient te worden bemerkt dat de workload gedurende het jaar fluctueert. Zo is er een piek tijdens de eerste drie maanden van het jaar. In onderstaande tabel, en de andere tabellen met betrekking tot de ICT timing en workload, wordt daarom een gemiddelde weergegeven.


10

taakomschrijving

periode

uren

onderhoud online applicaties, databases


7u per week

overleg met onderzoeker over lopende zaken, bugs of problemen, nieuwe initiatieven


2u per week

communicatiemomenten tussen ICT’er/projectleider en programmeur


4u per week

oplossing bugs en/of problemen


10u per week

Tabel 3: timing en workload ICT taken – STeR applicatie

De relatief hoge inschatting voor onderhoud en oplossing van problemen is te wijten aan verschillende factoren. Ten eerste omvat de STeR applicatie verschillende deelapplicaties. Deze hebben elk een eigen specifieke structuur, afhankelijk van de gegevens die worden verzameld en de output. Ten tweede dragen elk van deze applicaties een ontwikkelingsgeschiedenis met zich mee, wat het oplossen van problemen of ontwikkelen van nieuwe elementen kan bemoeilijken. Ten derde is het STeR erg afhankelijk van andere partijen, met name de PTO’s en Toerisme Vlaanderen, voor het correct en tijdig verloop van alle taken. Vooral uitzonderingen op de gewone input, die verloopt via de front-end van de website, namelijk het importeren van bestanden in de database kan voor een grote extra werklast zorgen indien en geen correcte of volledige bestanden worden aangeleverd. In bijlage is ter illustratie een lijst toegevoegd met voorbeelden van problemen/bugs die gedurende 2010 en 2011 zijn behandeld.

1.4 Aanbod logies 1.4.1.

Inleiding

Sinds 2009 bevraagt Toerisme Vlaanderen het logiesaanbod in Vlaanderen, in samenwerking met de PTO’s (zie Tabel 1: aanduiding met ). Deze statistische bevraging heeft Toerisme Vlaanderen toegevoegd aan haar bestaande ToerismeDatabank. Via deze online applicatie worden er, bijvoorbeeld over logies, commerciële en statistische gegevens verzameld en ontsloten. De jaarlijkse bevraging van het logiesaanbod vindt plaats vanaf de zomer van het referentiejaar. Toerisme Provincie Antwerpen, Toerisme OostVlaanderen en Toerisme Vlaams-Brabant bevragen het logiesaanbod exhaustief via de bevragingswizard in de ToerismeDatabank. Toerisme Limburg en Westtoer hanteren een ander systeem. Toerisme Limburg verzamelt de gegevens over Limburg via het Kennislabo. Westtoer verzamelt de logiesgegevens over WestVlaanderen via de WIN-databank. Nadat de bevragingen van Toerisme Limburg en Westtoer zijn afgelopen, gelijktijdig met de andere PTO’s, bezorgen zij Toerisme Vlaanderen de nodige gegevens in Excel. Toerisme Vlaanderen maakt een export van de gegevens uit de ToerismeDatabank en voegt hierbij de gegevens over Limburg en West-Vlaanderen toe, om een bestand te bekomen met de logiesaanbod gegevens over heel Vlaanderen.


11

Aan bovenstaand bestand dienen nog gegevens over jeugdlogies te worden toegevoegd. Toerisme Vlaanderen ontvangt deze via het Centrum voor Jeugdtoerisme (CJT). Toerisme Vlaanderen heeft in het voorjaar van 2011 gewerkt aan een automatische koppeling tussen jeugdverblijven.be en de ToerismeDatabank. Vanaf de bevraging over het jaar 2011 is er een automatische koppeling en worden de statistiekgegevens opgenomen in de ToerismeDatabank. Wat betreft de jeugdlogies gegevens over 2010, hebben het STeR en Toerisme Vlaanderen afgesproken, tijdens het overleg op 4 mei, dat deze laatste de gegevens over jeugdlogies zal invoegen bij het basisbestand van de provincies om tot het basisbestand over 2010 te komen. Na een validatie van de aanbodgegevens, bezorgt Toerisme Vlaanderen de gegevens aan het STeR. Het STeR heeft deze gegevens nodig voor: het opmaken van nieuwe statistieken (tabellen) over het logiesaanbod, het updaten van de STeR databank. Op basis van het aangeleverde bestand, kan het STeR geüpdate tabellen genereren over het logiesaanbod in Vlaanderen. Het STeR maakt een eerste versie op van deze tabellen en verstuurt deze naar Toerisme Vlaanderen en de PTO’s. De PTO’s kunnen vervolgens de tabellen nazien voor hun eigen provincie. Indien er door de PTO een fout wordt gedetecteerd in de gegevens, onderzoeken zij waar deze aan te wijten is. De PTO’s bezorgen vervolgens de correcte data op recordniveau aan het STeR. Na deze fase maakt het STeR de definitieve tabellen op over het logiesaanbod. Daarnaast importeert het STeR de aanbodgegevens over hotels en campings in de STeR-databank. Dit is nodig om de hotel- en campingbarometer up-to-date te houden en de correcte werking ervan te waarborgen. Toerisme Vlaanderen heeft in de ToerismeDatabank een exportmodule ontwikkeld die het STeR toelaat om maandelijks de hotelbarometer te kunnen updaten. Deze exportmodule van Toerisme Vlaanderen en de importmodule van het STeR zijn hiervoor ontwikkeld. In de loop van 2011 zal de eerste test van deze update plaatsvinden.

1.4.2.


1.4.2.a Overzicht Sinds Toerisme Vlaanderen de aanbodbevraging in 2009 heeft overgenomen, heeft het STeR wat betreft deze bevraging geen coördinerende functie meer t.o.v. de PTO’s of het CJT. De onderzoeker binnen het STeR verzorgt nog de volgende taken: communicatie met Toerisme Vlaanderen over de (wijze en timing van) aanlevering van het logiesaanbod bestand aan het STeR, het versturen van de eerste versie van de tabellen, opvolging van eventuele fouten en aanpassing van fouten op basis van aangeleverde gegevens van de PTO’s, bijwonen van de Werkgroep Logies bij Toerisme Vlaanderen (maandelijks), aansturen en coördineren van de gerelateerde ICT taken.


12


taakomschrijving

periode

uren

coördinatie ICT taken

zie 1.2.2.b

communicatie met Toerisme Vlaanderen i.v.m. logiesaanbod bestand

maart-mei

0,5u per week

opvolging en aanpassing van fouten in het referentiebestand

juni

14u per week

deelname Werkgroep Logies

maandelijks

3u per maand

Tabel 4: timing en workload coördinerende taken – aanbod logies

1.4.3.

Outputmatige taken van het STeR

1.4.3.a Overzicht Het STeR verwerkt de aangeleverde aanbodgegevens van Toerisme Vlaanderen tot tabellen die in rapportvorm worden gepubliceerd. Sinds eind 2010 werkt het STeR aan de ontwikkeling van deze tabellen via Excel en Visual Basic. Eerst werden de gegevens van het logiesaanbod geanalyseerd met het oog op rapportering. Op basis hiervan werden de data geselecteerd en geordend om enkel de relevante informatie te behouden. De volgende stap omvatte het automatiseren van de output. Dit gebeurde door het opmaken van codes in Visual Basic en het ontwikkelen en operationeel maken van macro’s in Excel. De verschillende stappen die de onderzoeker dient te ondernemen om tot een rapport te komen zijn: Verwerking export, o

nazicht export op de aanwezigheid van de noodzakelijke velden voor rapportering. (basisvoorwaarde voor de rapportering),

o

controle uniformiteit van de namen van de noodzakelijke velden. Indien nodig aanpassen,

o

controle van de volgorde van de noodzakelijke velden. Indien nodig volgorde aanpassen,

o

controle uniformiteit van de notatie binnen de records. Indien nodig aanpassen, 

voor het omzetten van de numerieke weergave van de toeristische regio’s naar hun namen werd een afzonderlijke macro in Visual Basic aangemaakt die deze omzetting automatiseert),

o

aanmaak tabblad met nieuwe gegevens in het werkdocument (Excel-werkmap met macro’s), 

benoemen van het nieuwe tabblad volgens het jaar van de toegevoegde gegevens,


13

o

plakken van de gegevens in het betreffende tabblad van het werkdocument na voltooiing van de stappen a) tot d),

Gebruik macro’s. Om Visual Basic macro’s in MS Excel te gebruiken dient de optie ‘alle macro’s inschakelen’ te worden gekozen, o

uitvoeren van alle macro’s, 

Eén macro per tabel,



Er zijn drie tabelvormen: uitbatingen, logieseenheden en capaciteit,



Dit geeft drie tabellen per toeristische regio, provincie en het Vlaams Gewest,



Elke macro maakt een bijkomend tabblad aan in het werkdocument, met de juiste hoofding en vormgeving voor het eindrapport,

Elk op deze manier bekomen tabblad kan vervolgens als PDF worden geëxporteerd en aan het finale rapport worden toegevoegd, In Word worden het voorblad, inhoudsopgave, reader en tussenbladen opgemaakt en geprint naar PDF, Alle PDF prints worden samengevoegd tot één rapport.


taakomschrijving

periode

uren

opmaken eerste versie tabellen en rapport logiesaanbod

jaarlijks

12u per jaar

opmaken definitieve versie tabellen en rapport logiesaanbod

jaarlijks

12u per jaar

aanpassingen aan macro’s bij aanpassingen aan de rapporteringvorm

jaarlijks

10u per jaar

Tabel 5: timing en workload outputmatige taken – aanbod logies

De bovenvermelde timing en workload qua opmaak van de tabellen en rapport over het logiesaanbod zijn afhankelijk van de aanlevering van de gegevens van Toerisme Vlaanderen. Wanneer een volledig en correct bestand wordt aangeleverd kan de vermelde timing worden aangehouden. Indien een bestand met een foutieve structuur of inhoudelijke fouten wordt aangeleverd zorgt dit onvermijdelijk voor vertraging. Uit het verleden blijkt dat er bij de opmaak van de tabellen vaak nog fouten worden gedetecteerd. Om deze fouten op te lossen wordt er vanaf 2011 (data 2010) een eerste versie opgemaakt die ter controle naar de PTO’s wordt gestuurd. Na eventuele aanpassingen wordt er vervolgens een definitieve versie opgesteld.


14

1.4.3.c Overzicht Op het vlak van ICT verzorgt het STeR de volgende basistaken met betrekking tot het logiesaanbod: importeren aanbodvariabelen in databank De tijdsinvestering voor bovenstaande taak is eerder beperkt. Er dient echter te worden bemerkt dat dit enkel het geval is wanneer het STeR een correct bestand ontvangt van Toerisme Vlaanderen in de afgesproken structuur. Indien niet het geval is, door bv. een foutieve structuur of inhoud, mislukt de import en dient de IT’er te debuggen of variabelen in het gebruikte programma aan te passen.

1.4.3.d Timing en workload

taakomschrijving

periode

uren

onderhoud database logiesaanbod

zie 1.2.3.b

import jaarlijks logiesaanbod

jaarlijks

2u per jaar

import update vergunningen en erkenningen logiesaanbod

maandelijks

2u per maand

Tabel 6: timing en workload ICT taken – aanbod logies

1.5 De hotelbarometer 1.5.1.

Inleiding

Toerisme Provincie Antwerpen, Toerisme Oost-Vlaanderen, Toerisme Vlaams-Brabant en Westtoer sporen hotels in hun provincie aan om maandelijks hun bezettingsgraden in te geven via de online applicatie van het STeR (zie Tabel 1: aanduiding met ). Toerisme Limburg verzamelt bezettingsgegevens over hotels in Limburg via het Kennislabo. Zij leveren in het begin van een maand via Excel de gegevens over de vorige maand aan het STeR. Vijf weken na het einde van een referentiemaand maakt het STeR tabellen op over de bezettingsgraad in Vlaamse hotels. Deze statistieken zijn de raadplegen via www.toerismestatistieken.be. Hotels die deelnemen aan de hotelbarometer, krijgen toegang tot een maandelijkse feedback.

1.5.2.


1.5.2.a Overzicht De onderzoeker voert onderstaande coördinerende taken uit: aanspreekpunt voor PTO’s en hotels, coördineren van problemen en ICT taken,


15

communicatie over en ontvangen van export van Toerisme Limburg (maandelijks).


taakomschrijving

periode

aanspreek – en contactfunctie, coördineren problemen en ICT taken

Zie 1.2.2.b

communicatie over en ontvangst van bestand Toerisme Limburg

maandelijks

uren

1u per maand

Tabel 7: timing en workload coördinerende taken – hotelbarometer

1.5.3.


1.5.3.a Overzicht Wat betreft de output van de hotelbarometer worden de volgende taken uitgevoerd door de onderzoeker: Opmaken van de maandelijkse statistieken, o

na het ontvangen en uploaden van de bezettingsgraden van provincie Limburg, wordt een export gemaakt van de databank (vijf weken na het einde van de referentiemaand),

o

deze export wordt samen met het logiesaanbod gekopieerd naar een Excel file,

o

in aparte tabbladen worden alle noodzakelijke tabellen en grafieken automatisch berekend,

o

deze tabbladen worden geprint naar een pdf-output,

o

in Word worden het voorblad, inhoudsopgave, reader en tussenbladen opgemaakt en geprint naar PDF,

o

alle PDF prints worden samengevoegd tot één rapport.

Opmaken van de jaarlijkse statistieken, o

vijf weken na het afsluiten van een referentiejaar, wordt er een nieuwe export gemaakt van de databank met hotelbezettingsgraden,

o

deze export wordt gekopieerd naar een Excel file,

o

in aparte tabbladen worden alle noodzakelijke tabellen en grafieken automatisch berekend,

o

deze tabbladen worden geprint naar een pdf-output,

o


o

alle PDF prints worden samengevoegd tot één rapport dat de maandelijkse rapporten van het betreffende jaar vervangt.


16

Jaarlijks opmaken van nieuwe Excel file en pdf-output, o

aan het begin van een nieuw jaar wordt er een nieuwe Excel file gecreëerd voor de berekening van de nieuwe maandelijkse cijfers,

o

hierin worden de definitieve cijfers van het voorgaande jaar opgeslagen om vergelijkingen mogelijk te maken.


taakomschrijving

periode

uren

opmaken van de maandelijkse statistieken

maandelijks

7u per maand

opmaken van de jaarlijkse statistieken

één maal per jaar

7u per jaar

jaarlijks opmaken van nieuw Excel bestand en pdf-output

één maal per jaar

7u per jaar

Tabel 8: timing en workload outputmatige taken – hotelbarometer

1.5.4.


1.5.4.a Overzicht De ICT’er verzorgt de volgende basistaken wat betreft de hotelbarometer: importeren van het bestand van Toerisme Limburg (maandelijks), o

eventueel is een additionele jaarlijks import nodig indien Toerisme Limburg na het einde van het referentiejaar over geüpdate cijfers beschikt en deze aanbiedt,

uploaden van nieuwe rapporten op www.toerismestatistieken.be (maandelijks), versturen RSS boodschap bij aanpassingen op www.toerismestatistieken.be (meestal maandelijks), onderhoud

en

aanpassingen

aan

hotelbarometer

applicatie

(doorlopend)

inclusief

de

feedbackmodules.


taakomschrijving

periode

onderhoud hotelbarometer applicatie

zie 1.2.3.b


uren

17

oplossen bugs of problemen

zie 1.2.3.b

import maandelijkse gegevens Toerisme Limburg

maandelijks

3u per maand

import jaarlijkse gegevens Toerisme Limburg

jaarlijks

3u per jaar

nazicht op geldigheid gegevens door queries (bij import jaarlijkse gegevens)

jaarlijks

3u per jaar

uploaden nieuwe rapporten, versturen RSS feed en klein onderhoud www.toerismestatistieken.be

maandelijks

2u per maand

Tabel 9: timing en workload ICT taken – hotelbarometer

Er dient te worden vermeld dat de timing en workload van import taken, zoals deze in bovenstaande tabel, afhankelijk zijn van de tijdige en correcte aanlevering van de nodige gegevens. De import van de aangeleverde gegevens, een uitzondering op de reguliere werkwijze door partners die met een eigen systeem werken, is in het verleden vaak fout gelopen wegens de aanlevering van foute of onvolledige gegevens, of een bestand met een foutieve structuur. Daarom zijn er voor deze import enkele automatische controles ingebouwd die het detecteren van fouten versnellen. Echter, niet alle fouten kunnen via een automatische controle worden opgespoord, waardoor foute gegevens vaak leiden tot een verhoogde ICT werklast.

1.6 De campingbarometer 1.6.1.

Inleiding

De campingbarometer wordt gevoed door boekingsgegevens van campings die werken met de boekingssystemen AICN en Presys (zie Tabel 1: aanduiding met ). Momenteel worden er gegevens ontvangen van 11 campings. In de loop van maart en april 2011 nemen de PTO’s contact op met campings uit hun provincie die werken met Presys. Het doel is om de steekproef van de campingbarometer uit te breiden. In totaal zijn er 28 campings die kunnen worden toegevoegd aan de campingbarometer. Het gaat om vier campings in Antwerpen, één camping in Limburg, twee campings in Oost-Vlaanderen en eenentwintig campings in West-Vlaanderen. Campings die deelnemen aan de campingbarometer krijgen toegang tot een online feedback;

1.6.2.


1.6.2.a Overzicht De onderzoeker houdt zich bezig met onderstaande taken betreffende de campingbarometer: aanspreekpunt voor PTO’s en campinguitbaters,


18

contact onderhouden met AICN en CATC (Presys), contact onderhouden met de koepelorganisaties van de campings en andere stakeholders, coördineren van eventuele problemen, coördineren van de ICT taken.


taakomschrijving

periode

aanspreek – en contactfunctie, coördineren problemen en ICT taken

Zie 1.2.2.b

contact onderhouden met stakeholders zoals AICN, CATC, koepelorganisaties

doorlopend

uren

1u per maand

Tabel 10: timing en workload coördinerende taken – campingbarometer

1.6.3.


1.6.3.a Overzicht Momenteel zijn er nog geen statistieken beschikbaar over de gegevens uit de campingbarometer. Na de uitbreiding van de steekproef worden door het STeR statistieken ontwikkeld over de vraag in Vlaamse campings.


taakomschrijving

Periode

uren

opmaken jaarlijkse tabellen

jaarlijks

7u per jaar


één maal per jaar

7u per jaar

Tabel 11: timing en workload outputmatige taken – campingbarometer

1.6.4.


1.6.4.a Overzicht De IT’er voert de volgende basistaken uit met betrekking tot de campingbarometer: controleren campinglog.


19


taakomschrijving

Periode

onderhoud campingbarometerapplicatie

zie 1.2.3.b


zie 1.2.3.b

controle campinglog

maandelijks

uren

1u per maand

Tabel 12: timing en workload ICT taken – campingbarometer

1.7 Het attractieaanbod en attractiebarometer 1.7.1.

Inleiding

De attractieapplicatie van het STeR bestaat uit twee bevragingen: een aanbod- en een vraagluik (zie Tabel 1: aanduiding met ). Omdat deze applicatie naar de gebruiker toe als één geheel wordt gepresenteerd, worden beide luiken samen besproken. Het attractieaanbod wordt jaarlijks bevraagd in het begin van het jaar volgend op het referentiejaar. Deze bevraging loopt tussen januari en begin maart. Toerisme Provincie Antwerpen, Toerisme Limburg, Toerisme Oost-Vlaanderen en Toerisme Vlaams-Brabant nemen contact op met de attractieuitbaters en sporen hen aan om hun aanbodgegevens in of aan te vullen via de online applicatie van het STeR. Westtoer bevraagt deze gegevens via een eigen systeem en levert een Excel bestand met de nodige gegevens aan. Tijdens de jaarlijkse bevraging worden ook de jaarlijkse bezoekersaantallen van de attracties in Vlaanderen bevraagd. Attracties kunnen deze aantallen op twee manieren doorgeven. Er kan één jaarcijfer worden ingevuld. Daarnaast kunnen attracties die maandelijks hun bezoekersaantallen invullen via de attractiebarometer, een overzichtstabel raadplegen en zo hun gegevens aanvullen en/of corrigeren. De PTO’s sporen de attracties uit hun provincie doorheen het jaar aan om hun bezoekersaantallen op maandbasis door te geven. Attracties die deelnemen aan de maandelijkse attractiebarometer krijgen toegang tot individuele feedback over hun attractie. Wanneer een attractie voldoet aan de criteria gehanteerd door het STeR (zie ook rapporten over attracties op www.toerismestatistieken.be), hebben zij tevens toegang tot een feedback waarmee ze hun eigen attractie kunnen vergelijken met andere attracties in Vlaanderen.

1.7.2.


1.7.2.a Overzicht De onderzoeker onderneemt onderstaande coördinerende taken betreffende de attractieapplicatie:


20

aanspreekpunt voor PTO’s en attracties, planning en voorbereiding van de jaarlijkse bevraging, o

overleg met ICT’er over volgende bevraging en eventuele verbeterpunten,

o

uitleg aan PTO’s over eventuele aanpassingen,

o

vastleggen timing en deadline van de bevraging,

coördineren van de jaarlijkse bevraging, o

coördinatie en opvolging gedurende de bevraging,

o

aanspreekpunt bij (ICT-)problemen,

verwerking en validatie van de jaarlijkse bevraging, o

export maken van de aanbod en vraagvariabelen uit de database,

o

verwerken variabelen, 

validatie aanbodgegevens, basisvariabelen

(zoals

thematisch

type,

museaal

type,

locatie,

contactpersoon), criteria van het STeR, terugkoppeling naar de PTO’s in geval van foute gegevens, 

validatie vraaggegevens, verwerking via pivot tables in Excel, controles op sommen, controles op missing values, aanmaken variabelen betreffende de invulling, terugkoppeling naar de PTO’s in geval van foute gegevens



hercodering aanbod en vraaggegevens, lege velden worden gehercodeerd, o

6 (66, 666, 6666,…) → attractie niet geïnventariseerd in dit jaar

o

7 (77, 777, 7777,…) → geen mening/niet gekend,

o

8 (88, 888, 8888,…) → geen antwoord,

o

9 (99, 999, 9999,…) → niet van toepassing,

coördineren van de ICT taken, o

ontvangen foutmeldingen,

o

doorgeven aan en overleg met ICT’er,

o

opvolgen communicatie.


21


taakomschrijving

periode

aanspreek – en contactfunctie

zie 1.2.2.b

planning en voorbereiding jaarlijkse bevraging

november-december

4u per maand

coördineren jaarlijkse bevraging

januari-maart

14u per maand

coördineren van problemen en ICT taken

verwerking en validatie jaarlijkse bevraging

uren

doorlopend : zie 1.2.2.b januari-maart

14u per maand

april (2 weken)

76u

Tabel 13: timing en workload coördinerende taken – attracties

De workload wat betreft de validatie werd ingeschat op basis van de taken die worden verricht door de onderzoeker, plus de normale tijd die nodig is voor communicatie met PTO’s in verband met foutieve gegevens.

1.7.3.


1.7.3.a Overzicht De onderzoeker is verantwoordelijk voor het opstellen van referentiebestanden en twee rapporten gebaseerd op de verzamelde gegevens: opmaken van referentiebestanden, o

o

het algemene referentiebestand bestaat uit, 

aanbodgegevens (2003 – heden),



vraaggegevens op jaarbasis (2000 – heden),



vraaggegevens op maandbasis (2003 – heden),

jaarlijks bezorgt het STeR de PTO’s een geüpdate referentiebestand over hun provincie,

jaarlijks rapport over het aanbod en jaartotalen in Vlaamse attracties over de afgelopen vijf jaar, o

aan het begin van een nieuw jaar wordt er een nieuwe Excel file gecreëerd voor de berekening van de nieuwe jaarlijkse cijfers,

o

na validatie van de aanbodgegevens wordt een export gemaakt uit het referentiebestand van alle attracties die tijdens de afgelopen vijf jaar werden geïnventariseerd,


22



Deze export vormt de basis van de statistieken,

o

in Excel worden pivottables opgemaakt op basis van het basisbestand (= de export),

o

in aparte tabbladen worden de resultaten van de pivottables in tabel- en grafiekvorm weergegeven,

o

deze tabbladen worden geprint naar PDF,

o


o

alle PDF prints worden samengevoegd tot één rapport,

jaarlijks rapport over de maandelijkse bezoekersaantallen in Vlaamse attracties over de afgelopen twee jaar, o

aan het begin van een nieuw jaar wordt er een nieuwe Excel file gecreëerd voor de berekening van de nieuwe maandelijkse cijfers,

o

uit het referentiebestand wordt een export gemaakt met daarin een steekproef aan attracties. Deze moeten voldoen aan onderstaande eisen, 

de attractie moet de afgelopen twee jaar geïnventariseerd zijn,



de attractie moet in het referentiejaar voldoen aan de criteria van het STeR,



de attractie moet gedurende de afgelopen twee jaar de attractiebarometer voor elke maand hebben ingevuld,

o

in Excel worden pivottables opgemaakt op basis van het basisbestand (= de export),

o

in aparte tabbladen worden de resultaten van de pivottables in tabel- en grafiekvorm weergegeven,

o

deze tabbladen worden geprint naar PDF,

o


o

alle PDF prints worden samengevoegd tot één rapport.


taakomschrijving

periode

uren

opmaken referentiebestanden

Mei (1 dag)

7u per jaar

opmaken tabellen over aanbod en jaartotalen

Mei (1 - 2 weken)

57u per jaar


23

opmaken tabellen over maandelijkse bezoekersaantallen

Mei (1 - 2weken)

57u per jaar

Tabel 14: timing en workload outputmatige taken – attracties

Het STeR onderzoekt voor de overdracht of de opmaak van de tabellen over het aanbod en de jaartotalen, en de maandelijkse bezoekersaantallen nog verder kan worden geautomatiseerd in Excel. Met een dergelijke eenmalige tijdsinvestering zou de workload met betrekking tot deze taak in de toekomst verminderen. Indien de algemene workload van het STeR dit toelaat, wordt de nieuwe opmaak voor de overdracht opgeleverd.

1.7.4.


1.7.4.a Overzicht De ICT’er voert onderstaande taken uit wat betreft de attractieapplicatie: onderhouden attractieapplicatie, probleemoplossing en eventuele aanpassingen aan de attractieapplicatie, afsluiten jaarlijkse bevraging.


taakomschrijving

periode

onderhoud attractieapplicatie

zie 1.2.3.b


zie 1.2.3.b

afsluiten jaarlijkse bevraging incl. import gegevens West-Vlaanderen

jaarlijks

uren

12u per jaar

Tabel 15: timing en workload ICT taken – attracties

Er dient te worden vermeld dat de timing en workload van import taken, zoals deze vermeld in bovenstaande tabel, afhankelijk zijn van de tijdige en correcte aanlevering van de nodige gegevens.


24

1.8 Samenvatting workload meetsystemen In dit onderdeel worden alle werkuren verbonden aan de diverse taken samengeteld om te komen tot twee totalen. Tabel 16 geeft weer hoeveel uren worden besteed aan coördinatie en output. Tabel 17 geeft een overzicht van alle ICT gerelateerde werkuren. Onderstaande tabellen geven de workload weer wanneer gegevens tijdig en correct worden aangeleverd en wanneer hieraan wordt gewerkt door een personeelslid dat volledig op de hoogte is van de inhoud van de taken. Gezien Toerisme Vlaanderen nieuw personeel dient aan te nemen voor deze taken, dient er tevens ook voldoende tijd te worden voorzien voor de inwerking van de nieuwe personeelsleden.

1.8.1.

Coördinatie en output

omschrijving

uren op jaarbasis

ALGEMEEN aanspreek – en contactfunctie, coördinatie problemen en ICT taken

416u

data-aanvragen van derden

26u

voorbereiding, voorzitten en verslag Werkgroep Dataprocessing

108u

AANBOD LOGIES communicatie i.v.m. logiesaanbod bestand

2u

opvolging en aanpassing van fouten in het referentiebestand

56u

deelname Werkgroep Logies

36u

opmaken eerste versie tabellen en rapport logiesaanbod

12u

opmaken definitieve versie tabellen en rapport logiesaanbod

12u

aanpassingen aan macro’s bij aanpassingen aan de rapporteringvorm

10u

HOTELBAROMETER communicatie over en ontvangst van bestand Toerisme Limburg

12u

opmaken van de maandelijkse statistieken

84u


25

opmaken van de jaarlijkse statistieken

7u


7u

CAMPINGBAROMETER contact onderhouden met stakeholders zoals AICN, CATC, koepelorganisaties,…

12u

opmaken jaarlijkse tabellen

7u


7u

ATTRACTIEAANBOD EN ATTRACTIEBAROMETER planning en voorbereiding jaarlijkse bevraging

8u

coördineren jaarlijkse bevraging

42u

coördineren van problemen en ICT taken

42u

verwerking en validatie jaarlijkse bevraging

76u

opmaken referentiebestanden

7u

opmaken tabellen over aanbod en jaartotalen

57u

opmaken tabellen over maandelijkse bezoekersaantallen

57u

TOTAAL

1 105u

Tabel 16: meetsystemen STeR – workload coördinatie en output


26

1.8.2.

ICT

omschrijving

uren op jaarbasis

ALGEMEEN onderhoud online applicaties, databases

364u

overleg met onderzoeker over lopende zaken, bugs of problemen, nieuwe initiatieven

104u

communicatiemomenten tussen IT’er/projectleider en programmeur

208u

oplossing bugs en/of problemen

520u

AANBOD LOGIES import jaarlijks logiesaanbod

2u

import update vergunningen en erkenningen logiesaanbod

24u

HOTELBAROMETER import maandelijkse gegevens Toerisme Limburg

36u

import jaarlijkse gegevens Toerisme Limburg

3u

nazicht op geldigheid gegevens door queries (bij import jaarlijkse gegevens)

3u

uploaden nieuwe rapporten, versturen RSS feed en klein onderhoud www.toerismestatistieken.be

24u

CAMPINGBAROMETER controle campinglog

12u

ATTRACTIEAANBOD EN ATTRACTIEBAROMETER Afsluiten jaarlijkse bevraging incl. import gegevens West-Vlaanderen

12u

TOTAAL

1 312u

Tabel 17: meetsystemen STeR – workload ICT


27

2. OVERDRACHT VAN DE MEETSYSTEMEN 2.1 Timing van de overdracht In TRP21 werd gesteld dat de overdracht van de meetsystemen op een gefaseerde wijze zou verlopen tussen maart en mei 2011. Uit een later overleg tussen de technici van het STeR en Toerisme Vlaanderen, bleek echter dat een gefaseerde overdracht niet de ideale werkwijze is, gezien verschillende deelapplicaties en databanken van het STeR aan elkaar gelinkt zijn wat betreft gegevensopvraging. In onderling overleg werd daarom beslist om de overdracht van de deelapplicaties samen te laten gebeuren. Uit het overleg op 4 mei 2011 bleek, na het overlopen van de taken gerelateerd aan de meetsystemen, dat zowel Toerisme Vlaanderen als het STeR nog taken dienen te af te werken voor de overdracht kan plaats vinden. Gezien het grote belang van deze overdracht werd besloten om een redelijke voorbereidingsperiode in acht te nemen. Op basis van deze afspraken zal de officiële overdracht plaatsvinden op 1 oktober 2011.

2.2 Voorbereiding van de overdracht 2.2.1.

Inleiding

In dit onderdeel wordt een overzicht gegeven van alle taken die nog dienen te worden afgewerkt voor de officiële overdracht van de meetsystemen op 1 oktober 2011.

2.2.2.

Taken voor het STeR

a.

Overdracht algemeen

Het STeR bezorgt Toerisme Vlaanderen voor de eigenlijke overdracht de volgende informatie: Informatie over contracten en samenwerkingsverbanden wat betreft de meetsystemen – juni, Informatie over de gehanteerde programma’s en systemen (ICT) – juni, Handleiding hotelbarometer output – augustus, Handleiding campingbarometer output – augustus, Overzicht taken attracties – augustus, Handleiding attracties output – augustus.

b.

Aanbod logies

Het STeR levert in mei de tabellen over het logiesaanbod 2005-2009 op. Daarbij wordt tevens het referentiebestand over 2009 aan Toerisme Vlaanderen bezorgd. In het voorjaar ontvangt het STeR het referentiebestand over 2010 van Toerisme Vlaanderen. Op basis van deze gegevens worden de tabellen over 2010 opgemaakt. Omwille van de overschakeling naar het nieuwe logiesdecreet, dient de structuur van de tabellen, gehanteerd voor 2009, nog te worden aangepast. Toerisme Vlaanderen bezorgt het STeR


28

hiervoor nog informatie. De tabellen over 2010 worden doorgestuurd naar Toerisme Vlaanderen en de PTO’s. Deze laatste kunnen hierdoor de tabellen controleren op fouten. Indien nodig, sturen de PTO’s het STeR gecorrigeerde gegevens door. Na de aanpassing van de gegevens maakt het STeR de definitieve tabellen op. Concreet werkt STeR nog de volgende taken af wat betreft het logiesaanbod: Oplevering logiesaanbod 2009 tabellen – mei, Oplevering logiesaanbod 2009 bestand – mei, Oplevering logiesaanbod 2010 tabellen – juli, o

Ontwikkeling nieuwe structuur tabellen op basis van nieuw logiesdecreet,

o

Versturen tabellen naar PTO’s,

o

Communicatie in verband met fouten,

o

Aanpassing bestand op basis van input PTO’s,

Oplevering logiesaanbod 2010 bestand – juli.

c.

Hotelbarometer

De hotelbarometer is klaar voor de overdracht, additionele taken zijn niet nodig.

d.

Campingbarometer

Momenteel wordt de steekproef van de campingbarometer uitgebreid. Daarbij nemen de PTO’s contact op met campings die gebruik maken van het systeem Presys. STeR plant om voor de zomer een zicht te hebben op alle nieuwe deelnemers aan de campingbarometer. Daarna monitort het STeR de werking van de campingbarometer om zeker te zijn dat de gegevens van de nieuwe camping correct aankomen in de database. Na de uitbreiding van de campingbarometer worden statistieken ontwikkeld over de vraag in Vlaamse Campings.

Concreet werkt STeR nog de volgende taken af wat betreft de campingbarometer: Uitbreiding steekproef campingbarometer – juni, Controle uitbreiding campingbarometer – doorlopend tot overdracht, Oplevering campingbarometer tabellen – augustus.

e.

Attractieaanbod en attractiebarometer

De bevraging van het attractieaanbod en het aantal bezoekers over 2010 is afgerond. Het STeR valideert de gegevens en maakt een referentiebestand op. Daarna worden tabellen opgemaakt over het aanbod en de jaartotalen, en de attractiebarometer. Het STeR onderzoekt of de opmaak van deze tabellen verder kan worden geautomatiseerd in Excel voor de overdracht plaats vindt. Indien het niet mogelijk is om de output


29

verder te automatiseren, wordt dezelfde methode als in de voorgaande jaren gehanteerd om de tabellen op te maken. De tabellenrapporten worden sowieso voor de eigenlijk overdracht opgeleverd. Concreet werkt STeR nog de volgende taken af wat betreft de attractiebarometer: Oplevering referentiebestand 2003-2010 – juni, Oplevering tabellen aanbod en jaartotalen 2006-2010 – augustus (bij herwerking opmaak, anders juni), Oplevering tabellen attractiebarometer 2009-2010 – augustus (bij herwerking opmaak, anders juni).

f.

www.toerismestatistieken.be

De website www.toerismestatistieken.be is klaar voor de overdracht, additionele taken van het STeR zijn niet nodig.

2.2.3.

Taken voor Toerisme Vlaanderen

a.

Technische kwesties

De meetsystemen van STeR draaien momenteel op een onafhankelijke server. Toerisme Vlaanderen dient na te gaan op welke server de meetsystemen zullen draaien na de overdracht. Dit moet tevens worden nagegaan voor de back-up servers en www.toerismestatistieken.be. Toerisme Vlaanderen dient tevens over de nodige programma’s te beschikken om de output van de bevragingen te kunnen opstellen. Concreet werkt Toerisme Vlaanderen nog de volgende taken af wat betreft technische kwesties: Bepalen serverlocatie database, back-ups, www.toerismestatistieken.be, Programma’s voor output in huis hebben: minstens Excel 2007, SPSS, Visual Basic.

b.

Personeel

Toerisme Vlaanderen dient te voorzien in voldoende personeel om de taken omtrent de meetsystemen uit te voeren op zo’n wijze dat de continuïteit van de huidige werking wordt gegarandeerd. Zowel wat betreft coördinatie als ICT is er voldoende personeel nodig. Gezien de ICT ondersteuning van Toerisme Vlaanderen niet langer in-house wordt verzorgd, maar via de Managementondersteunende Diensten (MOD), is het voorzien van ICT ondersteuning voor de meetsystemen een belangrijk werkpunt. Wat betreft de ICTbezetting dient Toerisme Vlaanderen ook na te gaan welke procedures er moeten worden gevolgd om personeel aan te werven of om deze taak uit te besteden. Daarnaast moet er voldoende tijd worden voorzien voor de inwerking van de personeelsleden in de materie.

Concreet werkt Toerisme Vlaanderen nog de volgende taken af wat betreft personeel: Analyse, op basis van voorliggende TRP, nodige personeelsbezetting – opstart mei,


30

Analyse van procedures voor personeelsaanwerving, meerbepaald op het vlak van ICT – opstart mei, Aanwerving personeel voor coördinatie – opstart mei, aanwerving 1 juli, Aanwerving personeel voor ICT taken – aanwerving midden september, Ondersteuning en voorzien van inwerktijd van nieuwe personeelsleden.

2.3 Officiële overdracht en opvolging De maanden voor 1 oktober zal Toerisme Vlaanderen het verloop van de werking van de meetsystemen opvolgen. Vanaf 1 oktober 2011 zullen de meetsystemen volledig operationeel zijn binnen Toerisme Vlaanderen. De coördinatie van de meetsystemen, alsook de ICT gerelateerde taken worden vanaf dan uitgevoerd binnen Toerisme Vlaanderen. Na de overdracht is het STeR nog drie maanden beschikbaar tot het einde van haar looptijd om indien nodig Toerisme Vlaanderen bijkomend advies of informatie te geven over de meetsystemen.


31

3. STAND VAN ZAKEN MAART 2011 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de taken toegelicht die tijdens de periode januari-maart zijn verricht wat betreft de meetsystemen. Enkele complexe taken worden voorzien van duiding.

3.2 Aanbod logies januari-maart o

analyse gegevens logiesaanbod m.b.t. rapportage,

o

selectie en ordening data wat betreft relevante informatie over,

o



uitbatingen,



logieseenheden,



capaciteit,

afstemmen bevragingen van verschillende jaargangen om te komen tot uniforme eindrapportering,

o

automatiseren rapportering logiesaanbod, 

opstellen code in Visual Basic die de rapportering automatiseert voor het aantal uitbatingen, logieseenheden en capaciteit over de relevante periode,



operationeel maken macro’s in Excel ten behoeve van rapportering,

o

interne testronde 1,

o

rapportering van afzonderlijke resultaten volgens toeristische regio’s, provincies en Vlaams Gewest,

o

ter beschikking stellen van tussentijdse tabellen op maat, volgens vraag in PDF formaat (data-aanvragen van externen),

o

interne testronde 2.

maart o

taken omtrent de import logiesaanbod 2009 in database STeR, 

Overleg met Toerisme Vlaanderen over aanlevering logiesaanbod variabelen voor import in database STeR,



Om de correcte werking van de hotel- en campingbarometer en hotelbarometer statistieken te garanderen moet de database van het STeR wat betreft het aanbod in hotels en campings minimaal jaarlijks worden geüpdatet. Hiervoor levert Toerisme Vlaanderen het STeR een gevalideerd Excel bestand aan. Tijdens 2010 heeft het STeR, in samenspraak met Toerisme Vlaanderen, nog aanpassingen gemaakt in


32

het bestand over 2009 dat werd aangeleverd door Toerisme Vlaanderen, om fouten hierin op te lossen. Wegens omstandigheden beschikte het STeR tevens niet over een bestand met alle variabelen die noodzakelijk zijn voor de import.. Om dit euvel te verhelpen hebben verschillende onderzoekers van het STeR op basis van de bestanden die ter beschikking waren een importbestand opgesteld. Deze wordt heden door de IT’er nagekeken voor er wordt overgegaan tot de eigenlijke import.

3.3 Hotelbarometer januari o

aanpassing lay-out menuscherm,

o

aanpassing export voor PTO’s, 

de export is aangepast zodat de export van provincies met grensoverschrijdende toeristische regio’s (Antwerpen, Oost- en West-Vlaanderen) de gegevens van de hele grensoverschrijdende toeristische regio bevat.

februari o

opmaken Trendbarometer hotels rapport over 2010, 

Op 16 februari leverde Toerisme Limburg cijfers aan over het hele jaar 2010 en de maand januari 2011. Sinds juli 2010 had Toerisme Limburg geen voldoende correcte cijfers aangeleverd, waardoor de provincie Limburg in het najaar niet werd opgenomen in de Trendbarometer Hotel rapporten over 2010. Na het ontvangen van de ontbrekende gegevens maakte het STeR het rapport op over het jaar 2010. In maart bleek dat de bezettingscijfers van de rapporten van het STeR niet gelijk waren aan deze van Toerisme Limburg. Dit was te wijten aan het feit dat het STeR de databank met de aanbodgegevens over logies nog niet had kunnen updaten, waardoor enkele hotels uit Limburg niet werden opgenomen in de steekproef voor de rapportering. Zodra het nieuwe logiesaanbod beschikbaar is, zal de Trendbarometer hotels over 2010 eenmalig worden geüpdatet.

maart o

overleg oplossen kwestie ‘aantal beschikbare kamers’, 

In maart liet TPA weten dat een hotel zijn capaciteit wenste aan te passen in de hotelbarometer, daar deze niet overeenkwam met de huidige situatie. In eerste instantie leek dit te komen door het feit dat de databank van het STeR nog niet was geüpdatet met de gegevens van Toerisme Vlaanderen. Uit overleg bleek echter dat, gezien Toerisme Vlaanderen de statistische capaciteit van logies enkel voor ijkpunt 1 juli bevraagt, de update van Toerisme Vlaanderen ook niet altijd overeenkomt met de huidige situatie in hotels. Dit kan in de hotelbarometer applicatie worden opgelost. In het maandelijkse invulformulier kunnen hotels het aantal beschikbare kamers aanpassen. Deze aanpassing wordt in de database bewaard zodat dit cijfer


33

de volgende maand ook wordt meegenomen. Op deze manier kunnen deelnemers aan de hotelbarometer altijd juiste cijfers doorgeven en beschikken ze over een correcte feedback. o

controle import gegevens Toerisme Limburg, 

Toerisme Limburg levert de bezettingsgraden van Limburgse hotels aan in Excel. De ICT’er zet deze om naar een .csv bestand. Vervolgens wordt deze geïmporteerd in de database. Voor deze import zijn er door de ICT’er controles ingebouwd. Omwille van verschillende redenen, zoals het verschillen van de Excel versie tussen Toerisme Limburg en het STeR of de inhoud van een cel in het Excel bestand die is meegekopieerd maar niet zichtbaar is, kunnen er zich fouten voordoen tijdens de import. Aan de hand van de geprogrammeerde controles kunnen deze snel door de ICT’er worden opgespoord en aangepakt.

3.4 Campingbarometer januari o

overleg met de PTO’s over de uitbreiding van de steekproef van de campingbarometer,

o

intern overleg probleem overbelasting databank door continue gegevensstroom van vier campings, 

Sinds eind 2010 werden er door vier campings te veel gegevens doorgestuurd naar de databank van het STeR. Als een camping gegevens verstuurt naar het STeR en de gegevens worden bewaard in de databank, verstuurt deze een ‘done’ commando naar de camping. Deze vier campings registreerden dit commando niet en bleven om de 20 seconden gegevens doorsturen. Dit zorgde voor een overbelasting van de STeR-databank. Uit intern onderzoek bleek dat de fout niet werd veroorzaakt door de STeR-applicatie . Er werd contact opgenomen met de contactpersoon van AICN, het boekingssysteem van deze campings, om het probleem op te lossen. AICN detecteerde de oorzaken van het probleem bij de verschillende campings – een nieuwe SMTP server, een routing probleem en een corrupte DLL – ,en loste deze op.

februari o

o

het STeR maakt documenten op voor de uitbreiding van de steekproef, 

handleiding voor de PTO’s,



introductiebrief voor de campinguitbater,



handleiding voor de campinguitbater,

overleg met PTO’s over de uitbreiding van de steekproef van de campingbarometer met campings die werken met het PRESYS boekingssysteem.

maart


34

o

STeR stuurt de definitieve documenten naar de PTO’s,

o

De PTO’s kunnen van start gaan met het aanspreken van de campinguitbaters, 

Er werd afgesproken dat de PTO’s voor de start van de Paasvakantie contact opnemen met de campinguitbaters die werken met het systeem Presys. De PTO’s rapporteren terug naar het STeR in verband met de stand van zaken van bereidheid tot deelname van de campings,

o

Overleg tussen STeR en koepelorganisaties Kempen Campings en Recread.

3.5 Attractieaanbod en attractiebarometer januari o

start van de jaarlijkse bevraging,

o

coördinatie van de bevraging, eventuele problemen of praktische vragen, 

o

oplossing problemen met inloggen,

finaliseren feedback attractiebarometer.

februari o

o

coördinatie van de bevraging, eventuele problemen of praktische vragen, 

oplossing problemen met inloggen,



oplossing probleem status formulier attractiegegevens,



oplossing foutmeldingen bij bewaren van aanbodformulier,

finaliseren feedback attractiebarometer.

maart o

oplevering feedback attractiebarometer,

o

17 maart – afsluiting bevraging,

o

import aanbodgegevens West-Vlaanderen.


35

BIJLAGE titel

korte omschrijving ALGEMEEN

Inlogproblemen

Uitbaters hebben vaak een probleem om in te loggen. Vaak gaat dit om een verloren paswoord. In 2010 en 2011 hadden sommige uitbaters problemen met inloggen ondanks het feit dat zij over een correcte login en paswoord beschikten. Na uitvoerig onderzoek bleek dat dit vaak wordt veroorzaakt door de instellingen van de internetbrowser die door de uitbater wordt gehanteerd. Het leegmaken van de cache van de browser kan dit probleem verhelpen.

Aanpassen authentification module

De 'authentification' module was niet meer gewijzigd sinds de beginjaren van het systeem. Problemen zoals het niet meer kunnen inloggen na een vervallen sessie (session_expired) bij verschillende internetbrowsers, lagen aan de basis van de behoefte van de implementatie van een nieuwe en recente AUTH module.

Update MySQL

Bij het overzetten van het systeem van de server van KULeuven naar de server van RUBBERDUCK.BE bleek het noodzakelijk om enkele zaken te herschrijven die niet meer 'backwards compatible' waren doordat de data van een mySQL 4 (KULeuven) naar mySQL5 (RUBBERDUCK.BE) technologie overgezet werd. Alle taken hieromtrent zijn uitgevoerd binnen 'Milestone 3: overzetten van de databank'

Aanpassen exportmodule

Het STeR voorziet verschillende exports die door de PTO’s kunnen worden gedownload ter ondersteuning van hun werking. Hoe langer een bevraging loopt, hoe groter de export wordt. In sommige gevallen wordt kan een export dan niet meer worden geopend via Excel. In dit geval moet de exportmodule worden, aangepast.

Varia aanpassingen aan lay-out, invulformulieren,…

De verschillende deelapplicaties werden opgestart tijdens de het vorige Steunpunt Toerisme en Recreatie. Bij de opstart en daarna werd bepaald hoe de inhoud en de layout van deze applicaties er zouden uitzien. Deze inhoud en lay-out is echter nooit ‘af’. Vanuit praktische of andere overwegingen wordt er vaak aan het STeR gevraagd om aanpassingen te maken. Een eenmalige aanpassing vergt een beperkte tijdsinvestering. In het verleden is het echter vaak voorgevallen dat er na verloop van tijd wordt teruggekomen op een beslissing die eerder werd gemaakt, waardoor nieuwe aanpassingen nodig zijn. Dit zorgt voor een grotere ICT werklast en moet worden vermeden.


36

HOTELBAROMETER Indien het bestand dat wordt aangeleverd voor de import niet correct is, mislukt deze import. Fouten waardoor een import mislukt kunnen groot, bv. foute volgorde van kolommen, of klein zijn, bv. een punt i.p.v. een komma. Er werden verschillende controles ontwikkeld om fouten in dit importbestand snel te kunnen detecteren. Het is echter niet mogelijk om alle fouten op een geautomatiseerde wijze op te sporen.

Fout in de import – gegevens Toerisme Limburg

CAMPINGBAROMETER

Onderzoek naar probleem overbelasting van de database

Zoals eerder vermeld in Hoofdstuk 3, werd de databank van het STeR al meermaals overbelast door te veel input van bepaalde campings. Uit onderzoek bleek dat de problemen die aan de basis liggen van deze overbelasting volledig te wijten zijn aan de campings zelf. Deze problemen kunnen echter niet altijd meteen door AICN, CATC of de campings worden aangepakt. Het STeR onderzoekt of er een aanpassing kan worden gemaakt aan de campingbarometer applicatie om de databank in de toekomst te ‘beschermen’ tegen dit probleem. ATTRACTIES

Mogelijk maken aanpassing bezoekersaantallen door STeR na afsluiten bevraging

Soms kunnen of willen attracties hun bezoekersaantallen nog niet doorgeven tijdens de jaarlijkse bevraging. Een voorbeeld is een attractie die eerst zelf wil communiceren over haar bezoekerscijfers vooraleer deze door te geven aan het STeR. Vroeger kon er in dit geval enkel een aanpassing worden gemaakt aan het bezoekersaantal via de database. Er werd mogelijk gemaakt dat een STeRmedewerker, met de STeR log-in, dit cijfer via de applicatie kan worden ingevoerd, zodat dit niet door een ICT’er dient te worden gedaan.


37

In de reeks ‘TOERISME RESEARCH PAPERS’ verschenen:

Toerisme Research paper – nr. 26 ‘Drempels en stimuli van het fietstoerisme als motor voor regionale ontwikkeling in Vlaanderen’, 2011, p.43, ISSN ISSN 1379-2504-26 Toerisme Research paper – nr. 25 ‘Evolutie van de toeristische vraagindex voor Vlaanderen: 2010’, 2011, p.19, ISSN ISSN 1379-2504-25 Toerisme Research paper – nr. 24 ‘User Generated Content, Een verkennend onderzoeknaar het belang, de kennis en het gebruik in de Vlaamse toeristische sector’, 2011, p.37, ISSN ISSN 1379-2504-24 Toerisme Research Paper – nr. 23 ‘Tweedeverblijfstoerisme aan de Vlaamse Kust, onderzoeksnota: analyse van twee methodologieën’, 2011, p.23, ISSN 1379-2504-23 Toerisme Research Paper – nr. 22 ‘Methodologische ontwikkeling van een toeristische vraagindex’, 2010, p.31, ISSN 1379-2504-22 Toerisme Research Paper – nr. 21 ‘Meetsystemen van het Steunpunt Toerisme en Recreatie, stand van zaken anno december 2010’, 2010, 23p., ISSN 1379-2504-21 Toerisme Research Paper – nr. 20 ‘Cultural tourism storytelling in Flanders, The story behind the stories’, 2010, 83p., ISSN 1379-2504-20 Toerisme Research Paper – nr. 19 ‘Vakantieparticipatie bij maatschappelijk kwetsbare groepen. Een prospectie naar de horizon van de toeristische markt.’, 2010, 67p., ISSN 1379-2504-19 Toerisme Research Paper – nr. 18 ‘Expat Tourism in Flanders. Onderzoek naar het toeristisch imago van Vlaanderen bij expats en hun toeristisch potentieel’, 2009, 68p., ISSN 1379-2504-18. Toerisme Research Paper – nr.17 ‘Toeristische basisdata in Vlaanderen binnen een internationale context: benchmarkingstudie’, 2009, 62p., ISSN 1379-2504-17. Toerisme Research Paper – nr. 16 ‘Beschouwingen bij de opmaak van een toeristisch actieplan voor de Vlaamse Kunststeden. Theoretisch kader, resultaten, procesanalyse’,2008, 61p., ISSN 1379-2504-16. Toerisme Research Paper – nr. 15 ‘Ruimte voor toeristisch-recreatief medegebruik’. Kritische succesfactoren voor het Vlaamse beleid, 2007, 81 p., ISSN 1379-2504-15. Toerisme Research Paper – nr. 14 ‘Te gast in Vlaanderen’. Logiesaanbod 2002-2006, 2007, 166 p., ISSN 13792504-14. Toerisme Research Paper – nr. 13 ‘Te gast in Vlaanderen’. Logiesaanbod 2002-2005, 2007, 164 p., ISSN 13792504-13.


38

Toerisme Research Paper – nr. 12 ‘Functieverweving en medegebruik vanuit toeristisch-recreatief perspectief’, 2006, 114 p., ISSN 1379-2504-12. Toerisme Research Paper – nr. 11 ‘Op weg naar de ideale feesten?’ Evaluatie van de Gentse Feesten 2005 door de reca-sector, 2005, 18 p., ISSN 1379-2504-11. Toerisme Research Paper – nr. 10 ‘De toeristische werkgelegenheid’. Gecorrigeerde werkgelegenheid in de toeristische kernsectoren, 2005, 17 p., ISSN 1379-2504-10. Toerisme Research Paper – nr. 9 ‘Betekenis van attracties in Vlaanderen’. Een gevarieerde sociale activiteit met een belangrijke economische impact, 2004, 119 p., ISSN 1379-2504-9. Toerisme Research Paper – nr. 8 ‘Draaiboek voor een evenementenmonitor’. Stad Gent, 2004, 98 p., ISSN 1379-2504-8. Toerisme Research Paper – nr. 7 ‘Toeristische attracties in Vlaanderen’. Het aanbod 2003 doorgelicht, 2004, 57 p., ISSN 1379-2504-7. Toerisme Research Papers – nr. 6 ‘De dagbezoeker in Gent, motieven, activiteiten en looppatronen, bestedingen en beleving’, 2004, 89 p., ISSN 1379-2504-6. Toerisme Research Papers – nr. 5 ‘Te gast in Vlaanderen’. Het logiesaanbod per 1 juli 2002, 2003, 135 p., ISSN 1397-2504-5. Toerisme Research Papers – nr. 4 ‘Studie van de Gentse Feesten’. Effectenmeting als beleidsinstrument, 2003, 103 p., ISSN 1379-2504-4 en ISBN 90-77329-01-4. Toerisme Research Papers – nr. 3 ‘Zakentoerisme in de Antwerpse Kempen’. Een verkenning van ontwikkelingskansen en –voorwaarden voor de markt van residentiële meetings, 2003, 24 p., ISSN 13792504-3. Toerisme Research Papers – nr. 2 ‘De toeristische definitie van attracties’. Basis voor de inventarisatie van aanbod en vraag in Vlaanderen, 2003, 17 p., ISSN 1379-2504-2. Toerisme Research Papers – nr. 1 ‘Toeristische entiteiten als beleidsinstrument’, 2003, 46 p., ISSN 13792504-1.

Online-publicaties en bestellingen via www.steunpunttoerisme.be


39

Meetsystemen van het Steunpunt Toerisme en Recreatie

Recommend Documents