Meetings & Leisure
Aan de Expert Sessie Meetings & Leisure namen deel: Lee Bijvank – Goforth Associate Regional VP Helms-Briscoe Erik Kroon Directeur/eigenaar SOS Events/bedrijfsfeest.nl Joost Lighthart General Manager Hof van Saksen Jaap Vermeer Evenementenservice Provincie Drenthe Jaap Westerhuijs Directeur Groningen Congres Bureau en Nico Meyer CongresWereld (discussieleider)
Leisure-activiteiten staan steevast op de agenda van menig meeting. Wat is de toegevoegde waarde van deze activiteiten? Uiteenlopende deskundigen uit de branche deelden tijdens de Expert Sessie Meeting & Leisure in vakantieresort Hof van Saksen hun ervaringen en probeerden een antwoord te vinden op deze vraag. Wat zijn Leisure activiteiten eigenlijk? Leisure- of vrijetijdsactiviteiten is eigenlijk een paraplubegrip, zeker wanneer we het in relatie tot meetings bekijken. Het valt onder te verdelen in diverse groepen, zoals sportieve activiteiten, culturele activiteiten, bedrijfsbezoeken, goede doelen en bijvoorbeeld theatersportactiviteiten. Vaak wordt er een combinatie van activiteiten aangeboden als compleet event of komen we één of meerdere vormen tegen als onderdeel van een bijeenkomst. Daarbij zijn er veel temporele varianten: een activiteit kan een uurtje duren als onderbreking van de meeting, maar kan ook een halve of hele dag in beslag nemen. Vast onderdeel van elke meeting Eigenlijk bevat elke meeting wel een of meerdere leisure-activiteiten. Je kunt elke maaltijd al min-ofmeer als ontspanning bestempelen, evenals de netwerkborrel. In het kader van deze sessie worden alle activiteiten bedoeld die in het programma van een congres of meeting opgenomen zijn, maar die geen inhoudelijk of regulier catering-onderdeel van de bijeenkomst uitmaken. Waarom leisure? Het opnemen van leisure-activiteiten in je programma is volgens de aanwezigen altijd al toegepast. De laatste jaren zie je echter een toename van activiteiten in het programma. De motivatie voor dergelijke programma’s is divers. Netwerken en saamhorigheid creëren zijn belangrijke redenen om een programma of activiteit op te nemen in de totale meeting. Starten met een sociale activiteit kan ook versterkend werken om deelnemers, die elkaar nog niet kennen, op een ontspannen manier met elkaar kennis te laten maken. Een effect dat de rest van de meeting zeker ten goede zal komen.
De tijd is overigens voorbij dat we de hele dag alleen maar willen luisteren naar sprekers. Enerzijds willen we actief participeren in de meetings waaraan we deelnemen en anderzijds is uit onderzoek meermaals vast komen te staan dat de tijd die mensen écht geconcentreerd kunnen luisteren (en opnemen wat er gezegd wordt) vele malen korter is dan de programma’s en sessie die vaak geprogrammeerd worden. Resultaten van verschillende onderzoeken variëren van 20 tot 50 minuten. Daarmee is gelijk een andere belangrijke motivatie gegeven voor een onderbreking van de meeting.
Verandering van ruimte (en wat je in die ruimte doet) heeft effect op de manier van communiceren tussen de meeting deelnemers. Immers, in een afgebakende ruimte ga je op een andere manier met elkaar om dan bijvoorbeeld in de buitenlucht. ‘Binnen praat je over zaken, buiten informeer je naar de kinderen,’ aldus een van de deelnemers. Het verplaatsen naar een andere omgeving kan ook leiden tot inspirerende gedachten en kan de hoofden even leeg maken. Een leisure-activiteit kan ook opgezet worden om bijvoorbeeld vaardigheden bij de deelnemers op een speelse manier te bevorderen. In plaats van te luisteren naar een spreker over communicatie, kan je met bijvoorbeeld theatersport op een zeer effectieve manier mensen communicatie-aspecten bespreken en oefenen.
Meetings & Leisure
Eén van de bekendste is het bevorderen van de teamgeest, door een activiteit te organiseren die samenwerken van de aanwezigen vereist en bevordert, een zgn. teambuilding. Binnen of buiten, sport en spel, soms zijn zelfs hele meetings of events gewijd aan teambuilding. Teambuilding Teambuilding is eigenlijk ook weer zo’n paraplubegrip: er zit een wereld aan waarden, normen en doelstellingen achter verborgen. Het uiteindelijke doel van teambuilding is het verbeteren van het functioneren van een groep. Teambuilding laat zich niet uitsluitend van bovenaf opleggen. Het gevoel wordt soms door externe, niet controleer-bare, omstandigheden gecreëerd. Een forse wolkbreuk kan ervoor zorgen dat alle deelnemers – ongeacht rang of stand - een nat pak halen. Dat gevoel zorgt voor saamhorig- heid in een team. Saamhorigheid is ook enigszins te sturen. In menig bedrijf heerst onbegrip over elkaars functie en verantwoordelijkheid. Door gezamenlijk een teambuildingsactiviteit te ondernemen, leren mensen elkaar beter kennen. Dit leidt uiteindelijk tot meer begrip van elkaars situatie en een betere samenwerking. Hierbij geldt een grens qua capaciteit. Tot 200 mensen is in een buitenruimte nog stuurbaar, daarboven is de groep te groot om daadwerkelijk nog onderling contact te kunnen maken. Een aantal aspecten buildingactiviteiten:
is
belangrijk
bij
team-
Gezamenlijkheid: iedereen moet aan de activiteit meedoen. Gelijke monniken, gelijke kappen. Dat geldt vooral voor het management. Een manager die met de auto vooruit rijdt terwijl de rest moet lopen, wekt wrevel.
Doelstelling: wat is de doelstelling van de activiteit? Is de activiteit bedoeld om de samenwerking te verstevigen of is het bedoeld om uit een conflictsituatie te komen? Een gespecialiseerde trainer of begeleider kan hierbij van nut zijn.
Doelstellingen ‘teambuilding’
Er is een scala aan doelstellingen die nagestreefd kunnen worden:
een nieuw team ontwikkelen; een bestaand team nieuw leven inblazen; de interne relaties verbeteren; het verbeteren van de interne communicatie; een cultuurverandering laten doordringen; de teamspirit bevorderen; de inspraak van de medewerkers vergroten; de participatie in besluitvorming bevorderen; het verbeteren van de werksfeer.
Prikkel: voegt de activiteit voldoende prikkels toe? Voor de zoveelste keer aan een dropping meedoen, is niet echt uitdagend. Een dropping in de nacht kan een toegevoegde waarde hebben. Competitie: ieder mens heeft een competitieelement in zich. Activiteiten met een competitieelement in zich, hebben dan ook de voorkeur. Informatie: goede informatie over de ophanden zijn de activiteit is van belang. Het biedt de deelnemers de mogelijkheid zich voor te bereiden. Niet alleen mentaal, maar ook praktisch qua kleding bijvoorbeeld. Quadrijden met hoge hakken aan is en blijft lastig.
Aantonen van waarde
Valkuilen
Een heikel punt is volgens de aanwezigen de effectiviteit, en dan met name hoe die inzichtelijk te maken. Vaak wordt nagelaten dit aan te tonen of is niet duidelijk hoe dit te doen.
Een leisure-activiteit organiseren bij een meeting is geen sinecure. Dat de deelnemers aan tafel veel ervaring hebben, wordt al snel duidelijk als naar de valkuilen bij het opnemen van een leisure-activiteit in een meeting gevraagd wordt. Soms door proefondervindelijk de plank mis geschoten te hebben, maar veelal door het veelvuldig doen en goed luisteren naar de (interne) klant, worden diverse adviezen besproken:
Er zouden niet zoveel teambuilding activiteiten georganiseerd worden, of andere leisure-activiteiten op het programma staan, als er geen geloof was in de waarde ervan. Maar geloof is wat de laatste jaren plaats gemaakt heeft voor feiten en steeds vaker willen opdrachtgevers aantoonbaar gemaakt hebben wat de investering oplevert. Een enquête onder de deelnemers kan veel informatie opleveren, maar vraag ze dan niet alleen wat ze van het evenement vonden. Vraag ze vooral in hoeverre aan hun verwachtingen voldaan is, wat ze ervan geleerd hebben en vooral wat ze met de opgedane kennis of de ervaringen gaan doen. Het vooraf definiëren van heldere doelstellingen en resultaten van de bijeenkomst is eigenlijk voorwaarde om effecten inzichtelijk te kunnen maken. Is het doel geweest om de deelnemers een hechter team te laten vormen, waardoor de verkoop omhoog gaat, zorg dan dat op gerichte momenten gemeten wordt wat die verkoop is, welke stijging er is sinds de meeting en in hoeverre die toegerekend kan worden aan die specifieke activiteit of bijeenkomst? Belangrijkste is om bij de start al helder te hebben waarom de activiteit georganiseerd wordt en onderdeel uitmaakt van specifiek dit programma. En bepaal ook waaruit het succes straks zal blijken.
Doelstelling: Ga niet zomaar iets plannen zonder dat heel scherp is wat de doelstelling is. Om een relevante activiteit in te kunnen bouwen in de meeting, moet zeer helder zijn op welke wijze het waarde toe kan voegen.
Accommodatiekeuze: We hebben een mooie accommodatie gevonden, laten we nu het programma er bij samenstellen. Te vaak blijkt de locatie al gekozen, voordat er verder ook nog maar iets voorbereid is. Dat kan je in lastige situaties brengen. Niet elke groep ‘past’ in een vijfsterrenhotel, het ontbreken van een bar kan een domper op de sfeer zijn en een hotel gelegen aan een drukke snelweg is verre van ideaal voor de bedoelde heisessie. Kies pas een locatie als duidelijk is met welke doelgroep je wat wil bereiken. Eigen voorkeur: Van belang zijn de voorkeuren van de groep in zijn totaliteit. De activiteit moet betrekking hebben op het totale gezelschap: het mag geen ‘speeltje van de baas’ zijn.
Meetings & Leisure
Relevantie: We hebben dat laatst ook gedaan, het is zo’n leuke activiteit. De activiteiten moeten niet om de activiteit gekozen worden, maar om de effectiviteit. Sport- en spel is heel nuttig voor ontspanning en het versterken van de onderlinge band, maar kan ook té competitief ingezet worden en dan juist mensen tegenover elkaar plaatsen. En een museumbezoek wordt pas echt relevant als er een link te maken is met de deelnemers en de reden waarom ze bij elkaar zijn (bijvoorbeeld geldmuseum en omzetgroei, spoorwegmuseum als symbolische koppeling met logistieke meeting doelen). Relevante activiteiten zullen de impact van de bijeenkomst vergroten. Fysieke inspanning: Niet iedereen is fysiek even goed ontwikkeld. Een activiteit die te veel fysieke inspanning vraagt, kan er voor zorgen dat er van de meeting niet veel meer terechtkomt. Zorg dat de activiteit aansluit bij de wensen van jong en oud. Mountainbiken met 70 plussers is gedoemd te mislukken en op muurbloempjes zit je ook niet te wachten. Zorg dat iedereen een bijdrage kan leveren. Eén geheel: Pas de activiteit aan aan de doelstelling van de meeting zodat het lijkt alsof het een programma is in plaats van een dag vol met losse onderdelen. Maak het programma niet te vol, daardoor verliest de meeting aan kracht. In herhaling vallen: Niets is zo erg als voor het zoveelste jaar weer dezelfde activiteit doen. Hoe leuk die ook vorige keer nog was, zorg voor variatie en vernieuwing. Probeer ook te achterhalen wat individuele deelnemers elders al eerder gedaan hebben, om te vernemen welke soort activiteiten wel en niet in goede aarde vallen. Uitloopactiviteit: Plan nooit een uitloopactiviteit na een meeting. Veel mensen gaan dan rap op huis aan en dat is zonde van de investering.
Behoefte: Breng de behoefte aan een activiteit in kaart. Hoe sterk is de behoefte om mee te doen aan een activiteit? Desinteresse zorgt in dit geval voor demotivatie. Organiseer geen activiteit omdat het nu eenmaal gebruikelijk is. Doseer: Een te vol programma of een te krappe planning tussen onderdelen, kan averechts werken en ervoor zorgen dat de totale meeting aan kracht verliest. Less is more, is het devies van de deelnemers aan de discussie. (Onaangename) verrassing: Natuurlijk kan het bijdragen om de deelnemers niet vooraf precies te vertellen wat ze gaan doen. Maar bedenk wel dat niemand graag under/overdressed is of voor verrassingen komt te staan. Communiceer daarom vooraf wel duidelijk wat het kledingvoorschrift is en wat verwachtingen ten aanzien van deelname zijn.
Veiligheid
Tips voor kortdurende leisure activiteiten De deelnemers noemden enkele van de meest succesvolle en enthousiast ontvangen kortdurende activiteiten die ze zelf georganiseerd en/of bijgewoond hebben. Dat leverde de volgende fraaie tip-lijst op:
Architectuur stadswandeling Workshop/clinic percussie/djembe Jeu de Boules Bowlen Klootschieten Footgolf Lokale culturele activiteiten/ stadswandeling Speeddating als onderdeel van een netwerkactiviteit Bosgolf Quadrijden E-steppen (elektronisch steppen) Proeverij met lokale producten Lokaal maatschappelijk project (school, buurthuis, zorginstelling etc.) Down under (teambuilding onder de grond waarbij teamleden via nachtcamera’s de collega’s aansturen die in het donker zitten)
In Europa onder belichte aspecten bij teambuildingsactiviteiten zijn veiligheid en verzekering. Werkgevers dragen volgens de Nederlandse wetgeving de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de werknemers. Voor alle activiteiten is er een standaard evenementenverzekering. De overkoepelende organisatie voor de aanbodkant van leisureactiviteiten is VEBON. Serieuze aanbieders zijn bij deze organisatie aangesloten. Schroom niet om een aanbieder gedetailleerd te vragen naar aansprakelijkheidskwesties, want voorkomen is nog altijd beter dan genezen. Risico’s zijn af te vangen door simpelweg vragen te stellen!
Meetings & Leisure
Trends volgens de experts: Zowel aan de aanbod- als de vraagzijde van de meetingmarkt signaleren de deelnemers tot slot nog een aantal trends mbt. leisure-activiteiten:
Activiteiten moeten zonder uitzondering relevant zijn voor een meeting en aansluiten bij de doelstelling Ook al is de meest beroerde fase van de economische crisis voorbij, toch wordt er nog scherp gelet op de prijs. Er is weinig geld voor extra’s. Er is een breed en diep marktaanbod. Naast een scala aan nieuwe en originele leisure-activiteiten, is er volop keuze in bestaande activiteiten waar nieuw leven in is geblazen. Duurzaam is in opkomst. Niet alleen ‘groen’ is daarbij belangrijk, steeds meer bedrijven zoeken en vinden een onderstreping van hun visie in maatschappelijke betrokkenheid en activiteiten die meerwaarde voor de maatschappij opleveren.
De Expert Sessie Meetings & Leisure is een initiatief van Hof van Saksen en CongresWereld Deelnemers: Lee Bijvank – Goforth, Erik Kroon, Joost Lighthart, Jaap Vermeer, Jaap Westerhuijs en Nico Meyer (discussieleider) Tekst: Mathilde Lentjes - Custom Report
©CongresWereld/Hof van Saksen
