Meerjarenbeleidsplan & Begroting 2013-2016
Bibliotheek Meerssen: wegwijzer voor persoonlijke ontwikkeling
Meerssen November 2012
Inhoudsopgave 1.
Voorwoord ......................................................................................................................... 3
2.
Landelijke kaders.............................................................................................................. 4
3.
Trends en verwachtingen ................................................................................................. 5
4.
Positionering OBM ........................................................................................................... 7
5.
Beleidskeuzes voor de OBM ............................................................................................. 9 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Lezen ........................................................................................................................................ 9 Educatie ................................................................................................................................. 10 Informatie: eBooks en Social media .................................................................................... 11 Culturele educatie en ontmoeting ........................................................................................ 12 Forum en debat ..................................................................................................................... 12
6.
Governance en Bedrijfsvoering ..................................................................................... 13
7.
Ombuigingsmaatregelen en bezuinigingen ................................................................... 15
8.
Begroting. ......................................................................................................................... 17
2
1. Voorwoord De bibliotheeksector staat momenteel voor grote uitdagingen. Digitalisering van informatie, opkomst van social media en de veranderende vraag van gebruikers vragen om herpositionering van het bibliotheekwerk op zowel landelijk als lokaal niveau. Gegeven deze ontwikkelingen wil het bestuur van de Openbare Bibliotheek Meerssen samen met de gemeente antwoord geven op de vraag welke rol en betekenis de bibliotheek Meerssen lokaal moet vervullen in de komende jaren. Tegelijk heeft de gemeente laten weten dat substantiële bezuinigingen onvermijdelijk zijn en in 2013 en 2014 worden opgelegd. Dit legt een extra druk op de toekomstvraag, omdat ingrijpende bezuinigingen grote invloed hebben op de keuzemogelijkheden. Het huidige meerjarenbeleidsplan loopt tot en met 2012 en wordt in het licht van voornoemde ontwikkelingen bijgesteld. Het realiseren van een Servicebibliotheek, zoals de opdracht van de gemeente Meerssen in 2004 luidde, is voltooid. De bibliotheek is een eigentijdse voorziening, die voldoet aan de actuele kwaliteitseisen. De veranderingen, die zich nu aandienen vragen opnieuw om duidelijke – fundamentele inhoudelijke keuzes, die in goed overleg tussen gemeente en bestuur gemaakt gaan worden. Landelijk wordt gesproken van een transitiefase en ook het beleid van Meerssen zal de komende periode het kenmerk hebben van de overgang naar een nieuwe vorm van bibliotheekwerk in het digitale tijdperk. Het voorliggende Meerjarenbeleidsplan & Begroting 2013-2016 heeft de intentie om de doelen te herijken en de koers opnieuw te bepalen. De bibliotheek Meerssen heeft haar missie voor de komende jaren opnieuw geformuleerd en wil een laagdrempelige bibliotheek blijven voor alle inwoners van Meerssen, waarbij de persoonlijke ontwikkeling van burgers centraal moet staan. Het bestuur hoopt dat dit plan nieuwe inspiratie geeft om langs nieuwe wegen en vol enthousiasme te werken aan het realiseren van de nieuwe toekomst van de Openbare Bibliotheek Meerssen. Het Bestuur. november 2012
3
2. Landelijke kaders Landelijk is de strategie voor bibliotheekwerk herijkt1. De basisbeginselen zijn niet fundamenteel anders en de bibliotheek blijft als taak hebben: “om alle burgers vrije toegang tot informatie, kennis en cultuur te bieden, zodat zij zich bewust, kritisch en actief kunnen bewegen in de maatschappij”. Echter de wereld verandert in snel tempo. In de landelijke strategienota wordt gesproken over de vierde informatierevolutie, die zich voltrekt. “Na het uitvinden van het schrift, het boek en de boekdrukkunst bepaalt IT en internet nu hoe de mens omgaat met informatie en kennis. De bibliotheek moet hierop inspelen en daarnaast antwoord geven op veranderend gedrag van klanten en overheidbezuinigingen”. De bibliotheek gaat zich steeds meer richten op de klant en moet een ondernemende organisatie worden. De landelijke Missie luidt: ”De bibliotheek is het knooppunt voor fysieke en digitale informatie, dat de persoonlijke ontwikkeling van burgers stimuleert en faciliteert. De bibliotheek schept essentiële voorwaarden voor een leven lang leren, onafhankelijke besluitvorming en de culturele ontwikkeling van individu en groepen en levert daarmee een cruciale bijdrage aan de kennissamenleving”. “De nieuwe strategie bouwt voort op de Agenda voor de Toekomst 2008-2012. In 2013 zijn alle bibliotheken aangesloten op de infrastructuur van bibliotheek.nl. De financiering is geregeld en er is wetgeving op komst, die de digitalisering van de bibliotheek op stelselniveau verankert bij de Rijksoverheid en in de financiering van e-content voorziet. De Collectie Nederland is ontsloten via de Nationale Bibliotheekcatalogus. Nieuwe diensten zijn beschikbaar op het gebied van leesbevordering en mediawijsheid”. De kernfuncties zijn Lezen, Leren, Informeren en daaraan ondersteunend Cultuur en Ontmoeting en Debat. “De waarde die de bibliotheek levert, zoals de klantwaarde en de maatschappelijke waarde, moeten voortdurend bepaald worden om op basis van de uitkomsten het beleid bij te stellen. Bij het uitdrukken van de waarde van de bibliotheek wordt gedacht aan de waarde voor de kenniseconomie, voor de dienstverlening aan het onderwijs, de waarde voor de alfabetisering en laaggeletterdheid, de waarde voor de ontwikkeling van de informatievaardigheid, de waarde als leespromotor en de waarde van literatuur en poëzie. Als afgeleide waarde dragen bibliotheken bij aan leefbaarheid, ontwikkelingsniveau, sociale samenhang en kennissamenleving” De hoofdlijnen voor de toekomst zijn daarmee getrokken en op lokaal niveau kan deze visie worden onderschreven en gevolgd. Het gaat nu om de vertaling van deze missie en visie naar de kaders voor de Openbare Bibliotheek Meerssen.
1
De Bibliotheek levert waarde, Strategie 2012-2016, VOB, den Haag, juli 2012.
4
3. Trends en verwachtingen In de landelijk ontwikkelde visie op de toekomst van de bibliotheken wordt gesproken van de vierde informatierevolutie, waarbij de ontwikkeling van Informatietechnologie en internet bepalen hoe de mens omgaat met informatie en kennis. Hierbij blijft men uitgaan van de vijf kernfuncties: Lezen, Informatie, Educatie, Cultuur en Debat. De invulling, de werkwijze en de hulpmiddelen, die gebruikt worden zullen echter fundamentele veranderingen ondergaan. Hoewel de toekomst niet gedefinieerd is kunnen wel ontwikkelingen en trends worden gesignaleerd en verwachtingen worden uitgesproken. Onderstaand worden ontwikkelingen, die naar verwachting bepalende invloed krijgen, behandeld. Informatieverwerking Het gebruik van internet en social media verandert snel en heeft grote invloed op de wijze waarop gebruikers hun informatie gebruiken of informatie zoeken en verwerken. De rol tussen aanbod en gebruik (van informatie) verandert door de participatie van gebruikers bij diverse processen. Gebruikers geven ervaringen door op open platforms als Facebook en delen die ervaringen in open ‘internet communities’. Hierdoor participeren ze actief in het netwerk van vraag en aanbod, beïnvloeden ze de meningsvorming van andere gebruikers. De professionele aanbieders moeten rekening houden met deze inbreng op internet fora. Gebruikers worden gezien als participanten in de vormgeving van de diensterlening die ze afnemen. Communicatie Het doorgeven van boodschappen via telefoon, sms of e-mail past zich ook aan bij de internetontwikkelingen. Facebook en Twitter als nieuwe kanalen nemen in populariteit snel toe. Hoewel de varianten naast elkaar evolueren mag worden verwacht dat nieuwe vormen in populariteit toenemen en oude varianten gaan verdringen. Facebook en Twitter ontwikkelen zich als dominante communicatiekanalen bij vooral jongeren. Bibliotheken zullen actief moeten ingaan cq blijven participeren in dit domein om het contact te behouden met hun (toekomstige) gebruikers. Digitalisering van het lezen De komst van e-readers en eBooks dient zich aan. Momenteel zijn de onderhandelingen over de distributie en de rolverdeling nog in volle gang en worden de eerste ervaringen opgedaan. Op korte termijn zal de positie van bibliotheken ingevuld worden en zullen bibliotheken hun taken en dienstverlening hierop moeten aanpassen. Verwacht wordt dat distributie en collectievorming van eBooks meer centraal op landelijk niveau worden ingericht. Collectievorming zal opnieuw gedefinieerd moeten worden, waarbij de lokale verantwoordelijkheden betreffende aanschaf en sanering, maar ook presentatie en uitleen (digitale en fysieke distributie) opnieuw worden gedefinieerd. Fysieke bibliotheek De digitalisering van media betekent dat nagedacht moet worden over de fysieke inrichting van de ruimtes en het gebruik van deze ruimtes. Bezuinigingen betekenen dat het collectiebudget minimaal verdeeld gaat worden tussen de fysieke en digitale collecties. Dit resulteert binnen enkele jaren in kleinere boekencollecties. De ruimte zal opnieuw ingericht moeten worden. 5
Krimpende budgetten De daling van het subsidie van de gemeente betekent fundamentele keuzes voor de noodzakelijke dienstverlening in de toekomst. De bibliotheek dient een laagdrempelige voorziening te blijven voor alle inwoners. Het beschikbare budget vraagt echter om heldere speerpunten in de dienstverlening voor specifieke doelgroepen te maken. Samenwerking en verbindingen aangaan op lokaal niveau moet meerwaarde opleveren, die zich kan vertalen in betere bereikbaarheid en een breder bereik van (nieuwe) gebruikers. Bereikbaarheid 24/7 De gebruikers stellen steeds hogere eisen aan bereikbaarheid en beschikbaarheid. Openingstijden betekenen per definitie een belemmering en beperking van het gebruik van de dienstverlening. Gebruik van boekenbrievenbus en zelfbedieningsapparatuur hebben betere toegankelijkheid en bereik opgeleverd, maar zullen in de toekomst onvoldoende soelaas bieden. Gekoppeld aan digitale distributie van media zal in de toekomst fundamenteel onderzoek nodig zijn naar nieuwe vormen van toegankelijkheid en dienstverlening op maat. Netwerkvorming De landelijke visie over de positie van de bibliotheek gaat ervan uit dat de bibliotheek midden in de samenleving staat, als partner van overheid, onderwijs en andere organisaties. De bibliotheek zal meer de strategische partner voor specifieke lokale partijen worden, die meerwaarde levert. De bibliotheek wordt nog meer de ondernemende organisatie,die actief samenwerking aangaat op lokaal niveau gericht op de vormgeving van de vijf kerntaken. Technologie van bibliotheeksystemen De nieuwe generatie systemen die zich via Internet verder ontwikkelen, zullen eveneens invloed hebben op de logistiek van lokale bibliotheekorganisaties. Data zullen in de cloud opgeslagen worden en software zal via kleine standaardprogramma’s hiervan gebruik maken. De dure bibliotheekautomatiseringssystemen zullen vervangen worden door nieuwe generatie IT-systemen. Mogelijk betekent dit een standaard systeem op nationaal niveau. De bezuinigingen in bibliotheekland kunnen dit proces versnellen vanwege de te behalen kostenreductie.
6
4. Positionering OBM De kerntaken blijven onveranderd. Ook in Meerssen wil de bibliotheek de kwaliteit handhaven op een hoog niveau en blijven voldoen aan de nationale kwaliteitseisen. De beperkingen worden niet gezocht door over de volle breedte te snijden, maar door accenten toe te kennen en te kiezen voor specifieke doelgroepen. Hierdoor verschuift het karakter van de bibliotheek en zullen de activiteiten zich concentreren op die prioritaire doelgroepen. Niet alle keuzes worden nu gemaakt omdat het eindbeeld van de huidige ontwikkelingen nog niet duidelijk genoeg is. De komende jaren zullen dan ook meer het karakter van een transitie hebben, waarbij jaarlijks nadere invulling wordt gegeven aan de trend die zich manifesteert. Om dit transitieproces te sturen dienen de missie en visie van de bibliotheek herijkt te worden. Het is belangrijk antwoord te geven op de vraag welke rol de bibliotheek in Meerssen moet vervullen. De ambitie om een eigentijdse bibliotheek te zijn en de uitdaging om zo goed mogelijk te voldoen aan de behoefte van de lezers en bezoekers, staan daarbij voorop. In dit hoofdstuk gaat het in het bijzonder om de vraag welke rol willen we de komende jaren spelen nu de Servicebibliotheek is voltooid.
Missie en ambitie Het realiseren van een eigentijds centrum voor informatie en educatie om bij te dragen aan de persoonlijke ontwikkeling van inwoners van Meerssen. Hierbij zal de bibliotheek zich richten op: educatie van burgers, informatieverstrekking en advies om onafhankelijke besluitvorming te stimuleren en culturele ontwikkeling door het organiseren van activiteiten om daarmee actief contact te onderhouden met de inwoners. De strategische uitdagingen voor de bibliotheek Meerssen luiden als volgt: de bibliotheek Meerssen wil een laagdrempelige voorziening blijven voor alle inwoners, waarbij speciaal aandacht is voor jeugd van 0 tot 18 jaar en voor senioren; als knooppunt van kennis en informatie wil de bibliotheek de burgers bijstaan in hun persoonlijke ontwikkeling; de Bibliotheek biedt faciliteiten om kennis te maken met cultuur en zorgt voor een aangenaam verblijf; de bibliotheek biedt een collectie aan die afgestemd is op de vraag van gebruikers en beschikt over een eigentijds informatiecentrum; de bibliotheek biedt een platform voor ontmoeting en debat om bij te dragen aan maatschappelijke participatie en opinievorming.
7
De bibliotheek wil een eigentijds informatiecentrum voor leerlingen van het Stella Maris College zijn: waar informatievoorziening aansluit op leerdoelstellingen en waar leerlingen kennismaken en in aanraking komen met cultuur. Het behouden van een goede samenwerking met het Stella Maris College om een voorziening op maat voor de doelgroep 12- tot 18 jarigen te realiseren hoort bij eerdergenoemd streven. Bestuurlijk kader De samenwerking met het Stella Maris College blijft de komende vier jaren de hoogste prioriteit hebben. Daarnaast zal ingezet blijven worden op de uitbouw van het samenwerkingsverband met de bibliotheek Gulpen (Federatie Bibliotheek Gulpen-Meerssen). De doorontwikkeling zal inhoudelijke meerwaarde opleveren en leiden tot efficiencyvoordelen. De bestaande relatie met Parkstad kan eventueel opleven als er nieuwe ontwikkelingen komen ten aanzien van het realiseren van het dienstencentrum. Inhoudelijke meerwaarde wordt vooral gezien in samenwerking met Maastricht. Dit perspectief wordt voor de lange termijn gehandhaafd. Netwerkvorming De bibliotheek is onderdeel van het landelijke bibliotheeknetwerk en in het kader van de certificering is deelname aan deze netwerken een voorwaarde. Voor de komende planperiode wordt dit beleid onverkort gehandhaafd. In de toekomst wordt deze samenwerking en onderlinge afhankelijkheid in landelijk verband belangrijker. Als we ervan uit gaan dat de verdere digitale ontwikkelingen leiden tot meer landelijke regie, dan zal Meerssen hierin volgend zijn. Dit kan leiden tot centraal gestuurde digitale collectionering en tot standaard programma’s voor specifieke dienstverlening. De innovatie met nieuwe ICT-diensten leidt naar verwachting tot hogere kosten. Binnen de begroting moet hiervoor ruimte gemaakt worden. Voor Meerssen betekent dit een extra knelpunt, omdat het subsidie in Meerssen € 11,= per inwoner lager ligt dan het landelijk gemiddelde van ca € 26,= . Op basis van de concrete ontwikkelingen zal te zijner tijd bezien moeten worden welke maatregelen op dit punt noodzakelijk zijn. Certificering Uitgangspunt blijft dat de bibliotheek Meerssen een gecertificeerde bibliotheek is. De certificering legt dwingend een minimum kader op aan bibliotheken, zoals onder andere het verzorgen van alle vijf de kerntaken, een minimaal subsidieniveau per inwoner, openingsuren en personeelsbezetting. Kwaliteit blijft een essentieel onderdeel van de aansturing van de bibliotheek om volwaardig mee te blijven doen in het landelijke en regionale bibliotheeknetwerk.
8
5. Beleidskeuzes voor de OBM Het realiseren van de missie en ambitie zoals in hoofdstuk 4 geformuleerd vraagt om voor de Openbare Bibliotheek Meerssen specifieke keuzes te maken. Niet alle taken kunnen in de volle omvang uitgevoerd blijven worden en de bezuinigingen in de komende jaren leggen extra beperkingen op. Slimme keuzes zijn nodig om de ambitie te realiseren om op kwalitatief niveau de kerntaken in te vullen. In de missie en ambitie van de OBM staan kerntaken, die in dit hoofdstuk toegelicht worden. Hierbij staat voorop dat beleidskeuzes worden gemaakt met het oog op een eigentijds informatiecentrum. De missie en ambitie stellen dit met nadruk. Uitvloeisel daarvan is onder meer dat de eBooks en social media meer prioriteit zullen krijgen (zie hierna paragraaf 5.3). De vertaalslag van de ambitie om bij te dragen aan de ontwikkeling van burgers, aan de informatieverstrekking en de culturele ontwikkeling maken we door per kerntaak heldere prioriteiten voor de komende jaren te formuleren. Vanuit de beperkte financiële kaders worden bezuinigingen doorgevoerd en zullen ombuigingen nodig zijn om te voldoen aan de veranderende doelstellingen. Per kerntaak worden onderstaand de belangrijkste ontwikkelingen en veranderingen toegelicht.
5.1Lezen Deze kerntaak blijft een belangrijk speerpunt. Digitalisering van boeken Indien het gebruik van digitale boeken en e-readers doorbreekt en leden van de bibliotheek overstappen op het gebruik van eBooks, zal de bibliotheek mee veranderen. Het aanbieden van collecties blijft onverkort belangrijk. De toekomstverwachting is dat het aantal fysieke boeken drastisch vermindert, waarvoor in plaats daarvan digitale boeken worden aangeboden. Als de toekomstige verhouding van de collectie 50% fysiek en 50% digitaal wordt, dan heeft dit op de totale bibliotheekorganisatie ingrijpende gevolgen. Gedacht moet daarbij worden aan: 1. nieuwe vorm van collectionering, omdat de digitale collectie landelijk wordt aangeschaft; 2. nieuwe vorm van sanering en beheer van collecties; 3. nieuwe rekplaatsing en inrichting van de collectieruimtes; 4. nieuwe vormen voor het presenteren van collecties, zoals retail; 5. nieuwe vorm van distributie van boeken door aanbod van digitale collecties; 6. nieuwe distributievormen gaan ontstaan, waarbij uitleen in steunpunten mogelijk in beeld komt; 7. nieuwe werkprocessen ontstaan en taakverdeling en functie van medewerkers veranderen; 8. nieuwe eisen worden gesteld aan de fysieke bibliotheekruimte, die in elk geval leidt tot een herinrichting of andere keuze voor herinrichting van huisvesting, spreiding over meerdere vestigingen. Aangenomen wordt dat eBooks niet veel goedkoper zullen zijn dan huidige boeken. Omdat een gedeelte van de bezuinigingen binnen het collectiebudget gevonden moet worden zal het collectiebeleid de komende jaren opnieuw geformuleerd moeten worden op basis van de nieuwe inzichten.
9
Leesbevordering De ervaringen leren dat accent leggen op het organiseren van activiteiten rondom leesbevordering nodig maar ook lonend is. Dit beleid blijft gehandhaafd en indien mogelijk wordt dit geïntensiveerd. Hiervoor is wel nodig dat andere partijen, waarmee wordt samengewerkt, bereid en in staat zijn dit samen met de bibliotheek op te pakken. Hierbij gaat het met name om Stella Maris College en de basisscholen. Voor de bibliotheek betekent dit ook dat meer gewerkt moet gaan worden met standaardprogramma’s en materiaal, dat landelijk wordt ontwikkeld en aangeboden. Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij de kerntaak lezen zijn: 1. adviesfunctie bij selectie door lezers; 2. leesbevordering; 3. ondersteunen ontwikkeling taalvaardigheid en leesbevordering middels programma’s samen met BO en VO (onderwijs); 4. betere toegankelijkheid collectie door presentatie volgens retail en herinrichting van de bibliotheek; 5. poëzie.
5.2Educatie De samenwerking met de basisscholen heeft de hoogste prioriteit. De positieve ervaringen van de afgelopen jaren vragen om een krachtige doorontwikkeling. De behoefte aan ondersteuning bij leesbevordering in de eerste levensjaren is onverkort essentieel. De samenwerking met basisscholen in Meerssen is zonder meer positief en verwacht wordt dat intensivering van inspanningen leidt tot structurele verbeteringen op het gebied van lezen op langere termijn. Om te kunnen voldoen aan de wens tot actieve leesbevordering zal meer gewerkt gaan worden met standaardprogramma’s; die landelijk worden aangeboden. Voorshands zal de functie educatie gehandhaafd blijven op het huidige niveau en daar waar budgetten dit toelaten verder worden ontwikkeld. Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij de kerntaak educatie zijn: 1. boekstart voor de doelgroep 0-4 jarigen; 2. nieuw is het intensiveren van advisering en begeleiden van scholen; 3. meer accent op laaggeletterdheid en preventie; 4. werken met doorgaande leerlijn en leeslijn; 5. meer aandacht geven aan leesplezier en leesattitude; 6. programma’s modulair opzetten voor 0-12 jaar (via basisscholen). De samenwerking met het Stella Maris College is eveneens speerpunt van beleid. De doelgroep 12-18 jaar zal door intensieve samenwerking met de school worden ingevuld. Specifieke aandachtsgebieden dienen dan ook jaarlijks afgestemd te worden met de directie van het Stella Maris College om te voorzien in actuele vragen en behoeften. Hierbij gaat het om de complementaire functie op de mediatheektaken, die ook door de bibliotheek worden verzorgd. Door de samenwerking met de bibliotheek Gulpen zullen de inhoudelijk te ontwikkelen taken in gezamenlijkheid worden opgezet.
10
Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij deze kerntaak zijn: 1. mediawijsheid programma’s aanbieden; 2. het ontwikkelen van de rol Mediacoach; 3. advisering bij selectie en keuzes media / literatuur; 4. het opzetten van specifieke activiteiten voor de doelgroep (leesvaardigheid, instructie nieuwe media).
5.3Informatie: eBooks en Social media De ontwikkelingen op Internet hebben reeds een belangrijke verschuiving veroorzaakt op de wijze waarop raadpleging en gebruik van informatie plaatsvindt. Hierdoor is het niet langer zinvol om een complete collectie informatieve boeken te handhaven. Omdat de toekomst moet uitwijzen hoe de behoefte van gebruikers aan informatieve media wordt, zal deze collectie toegesneden moeten worden op regelmatig gebruikte collecties. De rest kan afgebouwd worden. Tegelijk neemt de behoefte aan ondersteuning bij het zoeken en vinden van betrouwbare informatie sterk toe. In de landelijke visie wordt ervan uitgegaan dat de adviesfunctie van de bibliotheek meer accent en prioriteit krijgt in de komende jaren. De snelle veranderingen door de komst van eReaders betekenen een nieuwe hulpvraag bij gebruikers. Het leidt onder andere tot een vraag naar vaardigheidstrainingen en hulp en service bij gebruik van deze nieuwe mediadragers. Bibliotheken hebben een belangrijk rol bij het ondersteunen van gebruikers bij de komst van nieuwe hulpmiddelen. Naast de komst van het eBook is een tweede digitale trend van grote invloed op het functioneren van organisaties en dus ook van de bibliotheek. De komst van facebook en Twitter betekenen, dat de communicatie en interactie van de consument sterk verandert. We spreken van de invloed van social media, waarbij consumenten direct reageren op gebeurtenissen en diensten of op organisaties en personen. Dit gebeurt zowel op individuele basis, maar meer nog in digitale communities. Deze vorm van contact versnelt de communicatie tussen groepen en organisaties. Door de snelle en directe terugkoppeling over de ontvangen dienstverlening en de ervaringen met de geleverde diensten oefenen consumenten direct invloed uit op beeldvorming en meningsvorming. Consumenten raken actiever betrokken bij de vraag en aanbod van diensten en de beoordeling van de kwaliteit van de diensten. Bibliotheken doen er goed aan actief te participeren in deze fora om kennis en ervaring op te doen voor de advisering aan bibliotheekbezoekers en over het gebruik en nut van social media. Participatie is noodzakelijk om aansluiting te houden bij de trend, die voornamelijk zal doorzetten bij jongeren en die toekomstige behoeften aan informatie uitwisseling sterk zal beïnvloeden. Actief participeren in social media vraagt verdere scholing en ervaringstraining van de medewerkers. Het begin is gemaakt en alle medewerkers hebben de beginselen geleerd via de training 23 dingen. Naar de toekomst toe moeten de functies en taken van de medewerkers hierop worden aangepast. De kennis en ervaring, die wordt opgedaan dient bovendien ingezet te worden voor het ontwikkelen en aanbieden van programma’s voor mediawijsheid. Dit proces is gestart en zal de komende jaren moeten worden doorontwikkeld. In het aanbod dient jaarlijks een programma gericht op dit onderdeel gemaakt te worden. 11
Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij de kerntaak informatie zijn: 1. extra ondersteuning voor informatievaardigheid en -verwerking; 2. aanbieden van nieuwe technologie om ervaring op te doen (een mediabar in de plaats van het interneteiland); 3. trainingen “wegwijs maken” nieuwe media; 4. het intensiveren van de informatieadviesfunctie; 5. definiëren van enkele speerpuntcollecties (vrijetijd, hobby, etc.). De forse inkrimping van de informatieve fysieke collectie dient samen te gaan met beschikbaarheid van digitale content. Hiervoor zal een plan gemaakt moeten worden. Vervolgens zal een nieuw inrichtingsplan nodig zijn voor het gebruik van de informatieve afdeling voor het aanbieden van de mogelijkheid te experimenteren met nieuwe media en om trainingen te geven. De bekostiging zal gerelateerd moeten worden aan de vervangingsinvesteringen voor de inrichting.
5.4 Culturele educatie en ontmoeting De invulling van de culturele taak heeft in Meerssen invulling gekregen door intensieve samenwerking met het Stella Maris College en de gemeente. Door structurele verbanden te creëren, zoals Stella Academia en de Geulgalerie, kan een goed aanbod worden verzorgd. Dit zal ook de komende jaren prioriteit krijgen. Ingezet wordt daarbij op eventuele extra inbreng van partijen, waardoor meer synergie verkregen kan worden. Op eigen kracht kan dit programma niet gecontinueerd worden. Door de organisatie van lezingen en begeleiding van leesclubs vindt een succesvolle invulling plaats. De ontmoetingsfunctie in de bibliotheek is naar de toekomst een belangrijk speerpunt. Bij de toekomstige besluitvorming over de herinrichting en vervanging van meubilair dient extra aandacht voor deze functie te zijn. De leestafelfunctie, het aanbod aan tijdschriften en de aankleding dienen gericht te worden op een langer verblijf van de bezoekers in de bibliotheek. Gemakkelijke bankjes en koffievoorzieningen horen daarbij. Het intensief gebruik door leerlingen maakt dit extra belangrijk. Ook hiervoor geldt, dat de bekostiging gerelateerd zal moeten worden aan de vervangingsinvesteringen voor de inrichting. Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij de kerntaak culturele ontmoeting zijn: 1. herinrichting begane grond en leestafelfunctie; 2. structureel programma voor Stella Academia; 3. structureel programma voor GeulGalerie; 4. organiseren van activiteiten, zoals lezingen en leesclubs; 5. accenten aanbrengen voor geregisseerde en spontane ontmoetingen.
5.5Forum en debat De kerntaak Forum heeft invulling gekregen door samenwerking met RTME. Dit vraagt om nadere evaluatie en uitwerking van een formule voor de komende jaren. Deze kerntaak krijgt als gevolg van het krimpend budget minder prioriteit. Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij de kerntaak culturele ontmoeting zijn: 1. ontwikkelen van aanpak voor debatfunctie; 2. presentatie materialen over actuele thema’s. 12
6. Governance en Bedrijfsvoering De netwerkvorming van de bibliotheek blijft primair gericht op de samenwerking met het Stella Maris College en met lokale organisaties zoals basisscholen, Heemkundevereniging, RTME, kinderopvang en peuterscholen. De primaire netwerkvorming is gericht op het aanbod van diensten en de afstemming van vraag en aanbod. Op secundair niveau wordt de samenwerking met de bibliotheek Gulpen doorontwikkeld. De Bibliotheek Federatie Gulpen-Meerssen draagt bij aan de verbetering en coördinatie van de dienstverlening aan het voortgezet onderwijs en aan de efficiency door de verdeling van backoffice taken. Participatie in regionale en landelijke bibliotheeknetwerken blijft onveranderd belangrijk. De bibliotheek dient te voldoen aan de kwaliteitseisen, die landelijk zijn afgesproken. Hiertoe zal permanent aandacht worden gegeven aan de interne communicatie en werkwijze, alsmede aan procedures en afspraken. De kwaliteitszorg maakt nu deel uit van de normale bedrijfsvoering en heeft geleid tot een positief resultaat bij de tweede certificering in april 2012. In de bestuursvergadering zal meer structureel en planmatig aandacht aan kwaliteit worden gegeven. Vanuit de zorg voor goede culturele governance blijft de samenwerking met de gemeente en periodiek overleg over het te voeren beleid en de uitvoering van beleid (op basis van Meerjarenbeleidsafspraken en -begrotingen) onverkort belangrijk. Een meer horizontaal functionerend bestuur is een betere invulling van het bestuurlijke idee van governance. De bezuiniging brengt mee dat ingekrompen moet worden op personeel. Door de vacature van 10 uur ondersteuning niet te vervangen kan een belangrijk deel van de bezuiniging gerealiseerd worden. Dit brengt een verandering mee in de taakverdeling en in de beschikbare capaciteit. Hierdoor zal besloten moeten worden om de openingstijd met twee uur per week te verminderen. Dit is een oplossing om op korte termijn aan de financiële taakstelling te kunnen voldoen. Op langere termijn dient naar alternatieve mogelijkheden gekeken te worden. Door dit te koppelen aan de heroriëntatie op de bibliotheektaken (door de digitalisering) komen mogelijk andere scenario’s in beeld. Varianten waarmee wordt geëxperimenteerd zijn onder andere de onbemande bibliotheek, digitale uitleenpunten, steunpunten in kleine kernen. Door nadere analyse van deze varianten komen mogelijk andere oplossingen in beeld voor de bezuiniging op personeel. Omdat de vermindering van openingsuren ook van invloed is op de samenwerking met het Stella Maris College dient ook onderzoek gedaan te worden naar mogelijke gezamenlijke oplossingen. Door eventuele inzet van toezichthouders van het Stella Maris College bij de bibliotheek kan synergie ontstaan zonder meerkosten. Eventuele aanpassingen in de ruimtelijke indeling kan tegemoet komen aan de fysieke beperkingen, die nu worden ervaren. Opleiding en scholing zullen extra aandacht vragen door de veranderingen in de taakstelling en de digitalisering. Ook de positionering van de bibliotheek in lokale netwerken en het opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden zal andere competenties vragen van medewerkers. Hiervoor zal het huidige scholingsbudget beschikbaar moeten blijven. Verder zullen meer managementtaken door het Hoofd bibliotheek uitgevoerd kunnen gaan worden. De benodigde scholing wordt daarvoor gevolgd. Afbouw van directietaken draagt bij aan de bezuinigingen.
13
Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij de Governance zijn: 1. doorontwikkeling personele unie Stella Maris College en Bibliotheek Meerssen; 2. doorontwikkeling Bibliotheek Federatie Gulpen - Meerssen. Accenten die de bibliotheek de komende vier jaren wil leggen bij de bedrijfsvoering zijn: 1. kwaliteitsbewaking structureel aandacht geven (certificering); 2. nieuw schema openingstijden voor 22 uur per week maken; 3. nieuwe taakverdeling maken en scholingsplan uitvoeren; 4. afstemming zoeken met Stella Maris over dienstverleningsmodel en openingstijden.; 5. nieuw concept ontwikkelen voor bibliotheek 2014 inclusief voorstellen voor onbemande uitleen / -steunpunten; 6. afbouwen directietaken; 7. efficiencymaatregelen nemen door kritisch om te gaan met externe offertetrajecten.
14
7. Ombuigingsmaatregelen en bezuinigingen Bij de eerdere verkenningen voor de begroting 2010 -2014 is aangegeven dat de bibliotheek voor ingrijpende keuzes staat. De kostenstijgingen door externe ontwikkelingen als pensioenpremie en energiekosten, maar ook balanscorrecties door tegenvallers in voorgaande jaren vragen om correcties in de begroting. Het nieuwe huurcontract heeft ook tot gevolg dat een inhaalslag gemaakt moet worden voor reserveringen voor toekomstig onderhoud en recentelijk is door de gemeente bepaald dat in 2013 en 2014 jaarlijks 5% gekort wordt op het subsidie. De jaarlijkse indexering zal wel gehandhaafd blijven, omdat de bibliotheek met structurele kostenstijgingen (zoals bijvoorbeeld loonkosten) te maken heeft. Dit betekent dat structureel in de komende jaren een bedrag van ca € 30.000,= moet worden bezuinigd. Een ombuiging van budgetten is eveneens noodzakelijk om de scherpe keuzes voor nieuw beleid te realiseren.
7.1
Ombuigingen
De realisatie van voorliggende beleidskeuzes en de invoering van nieuwe producten en diensten vragen om een ombuiging van budgetten. a. Collectie Als we ervan uitgaan dat er geen extra subsidie beschikbaar komt voor de aanschaf van digitale media dan zal beschikbare collectie budget stap voor stap omgebogen worden van aanschaf van fysieke media naar digitale media. Aangenomen is dat dit op termijn 50% zou kunnen zijn. b. Activiteitenbudget Het extra accent op educatie betekent dat er middelen omgebogen moeten worden om met name de samenwerking met basisscholen te intensiveren. Het budget van Boek 1 Boek wordt daarvoor gebruikt. Verder worden extra gelden ingezet voor diverse activiteiten voor culturele educatie, publieksinformatie en ontmoeting. c. Inrichting De digitalisering vraagt aanpassing van de inrichting van de bibliotheek. De nieuwe inzichten omtrent presentatie van collecties en het gebruiksvriendelijker maken van de bibliotheek onderstreept de noodzaak tot aanpassing van de inrichting. Door gebruik te maken van het beschikbare budget voor vervanging van de inrichting is hiervoor geen extra subsidie nodig. De kosten moeten wel beperkt blijven tot de beschikbare bedragen. De ombuigingen die worden doorgevoerd betreffen op hoofdlijnen: Begroot 2013 Ombuigingen Collectie boeken Educatie Basisscholen Laageletterdheid Ontmoeting Leescafé Publieks informatie Totaal
B1B
Ombuiging
28.000
eBooks 14.000
3.000
3.000 1.000 1.000 1.000 20.000
15
7.2
Bezuinigingen
Bij het onderzoek naar bezuinigingen is gekeken naar de mogelijkheden om: - inkomsten te verhogen; - efficiencymaatregelen in de bedrijfsvoering te nemen; - inhoudelijk te snijden in de diensten; - ruimte te vinden voor noodzakelijke deelname aan landelijke ICT-vernieuwing. Verhogen van inkomsten. Het gemeentelijke subsidie vormt de belangrijkste inkomstenbron voor bibliotheekwerk. Voor een bibliotheek is eigen inkomstenverhoging derhalve een marginale zaak. Verhogen van contributie zal onderzocht worden, maar hierbij moet gedacht worden aan maximaal € 2.000 extra inkomsten op jaarbasis, ervan uitgaande dat het ledenaantal niet zal dalen. De oplossingen moeten vooral komen van kostenreductie. De meeste kosten voor een bibliotheek liggen vast in personeelskosten en collectiebudget. Bij het maken van fundamentele keuzes voor de langere termijn ontkomt een bibliotheek niet aan maatregelen in de personele sfeer en ingrepen in het collectiebudget. Efficiencymaatregelen Door structureel te kijken naar kostenbesparing op uitbesteed werk en het kritisch vergelijken van offertes, kan worden bezuinigd. Verder worden directiekosten verminderd door managementtaken over te hevelen naar het Hoofd Bibliotheek. De afdracht van leengeld voor verlengingen staat ter discussie en mogelijk komt dit leengeld te vervallen. Hierdoor kan een incidentele meevaller ontstaan, waarmee een buffer kan worden gevormd om tegenvallers in de begroting op te vangen. Gedurende de periode tot 2016 zal jaarlijks het eigen vermogen aangevuld moeten worden tot het gewenste niveau van € 15.000,=. Inhoudelijke keuzes. Tenslotte moet ook in het inhoudelijke dienstenpakket geschrapt worden. Het inkrimpen van personeel met 10 uur betekent, dat de bibliotheek twee uur per week minder open kan zijn. De bezuiniging op de aanschaf van collecties is eveneens niet te voorkomen en wordt voorshands voornamelijk gezocht in het informatieve deel. Het eBook-project wordt uitgesmeerd over een langere periode en het budget, dat hiervoor jaarlijks ingezet wordt, zal ongeveer halveren. Debat wordt beperkt tot basisafspraken (met RTME). De bezuinigingen die worden doorgevoerd betreffen op hoofdlijnen: Begroot 2013 Bezuinigingsmaatregelen Personeel Schoonmaak Leenrecht Collectie Debat Directie Advieskosten Totaal
173.350 12.500 15.000 38.000 2.000 12.000 4.000
Ingreep
11.000 2.000 4.000 4.000 1.000 8.000 2.000 32.000
16
8. Begroting. De begroting 2013-2016 is aangepast op basis van de inzichten in de kostenontwikkeling en de verwachte kostenontwikkeling in de komende jaren. De herziene begroting is sluitend gemaakt door ingrijpende korte termijn maatregelen te nemen, maar ook door de eerste stappen te zetten naar meer structurele ombuigingen. Voor de korte termijn worden daarbij de basisdiensten zo veel mogelijk ontzien.
17
Exploitatiebegroting Meerssen 2013-1016 Begroting 2012 € 40 41 42 43 44 45 46 47 48
80 82 85 88 89
Begroting 2013 €
Begroting 2014 €
Begroting 2015 €
Begroting 2016 €
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en Media Specifieke Kosten Overige Kosten
11.600 54.573 190.700 14.900 1.500 32.430 66.630 21.400 902
11.500 51.057 180.550 15.600 1.500 32.400 63.600 20.300 1.310
11.800 52.057 175.500 15.200 1.500 35.430 58.900 19.800 1.058
11.900 52.609 176.100 16.200 1.500 38.800 58.200 21.300 1.213
12.000 52.959 179.300 16.300 1.600 39.100 60.700 22.800 1.659
Totaal kosten
394.635
377.817
371.245
377.822
386.418
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidie gemeente Subsidie Stelselgelden overige inkomsten Totaal opbrengsten
42.200 4.600 6.000 318.144 23.000 2.491 396.435
44.400 4.300 6.200 308.281 23.000 386.181
44.550 4.850 6.485 298.725 22.500 377.110
45.700 4.600 6.185 304.699 22.502 383.686
45.700 4.600 6.185 310.793 22.504 389.782
1.800
8.364
5.864
5.864
3.364
Bestemmingsreserve investering huisvesting Herstel eigen vermogen
-3.364
-3.364
-3.364
-3.364
-3.364
0
-5.000
-2.500
-2.500
0
Saldo
-1.564
0
0
0
0
Bestemmingsreserve huisvesting inhaalslag 20042011
-23.547
0
0
0
0
Saldo ten laste EV
-25.111
0
0
0
0
Resultaat regulier
* de stelselgelden worden via het gemeentefonds uitbetaald index is vastgesteld op 2% per jaar.
18
