Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2 Hoofdstuk 1
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken De Fysio Prestatie Monitor (FPM) is een online meetinstrument van Qualizorg dat de kwaliteit van fysiotherapeutische zorg in kaart brengt, en vergelijkt met het gemiddelde van andere praktijken. Via een online monitor is te zien hoe uw patiënten uw praktijk beoordelen op bijvoorbeeld bereikbaarheid, accommodatie, de therapeut, en het effect van de behandeling. Ook is te zien hoe elke therapeut presteert ten opzichte van andere therapeuten, en worden alle scores vergeleken met het branche gemiddelde. Intramed biedt de mogelijkheid om efficiënt deel te nemen aan de FPM. Bij deelname van uw praktijk zal elke uitbehandelde patiënt automatisch per e-mail (of schriftelijk, als contractueel afgesproken), een uitnodiging ontvangen om de FPM-vragenlijst in te vullen. Als de vragenlijst volledig is ingevuld, zijn de resultaten direct zichtbaar via de online monitor. Op deze wijze kunt u continu de kwaliteit van de door u verleende zorg in de gaten houden. Meer informatie vindt u op de website http://www.fysiomonitor.nl . Ook voor inhoudelijke vragen kunt u met Fysio Prestatie Monitor contact opnemen . Instellingen vooraf Voordat u aan Qualizorg door kunt geven naar welke patiënten er een vragenlijst gestuurd kan worden, moet u een aantal instellingen doen. -
-
De online dienst toevoegen; Module "CQ-Index" activeren in de systeemgegevens en de online dienst instellen; Synchronisatiemethode instellen; Patiëntgegevens aanvullen / controleren; er kunnen alleen vragenlijsten naar patiënten gestuurd worden als u het e-mailadres invult op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens. Ook moet op tabblad "3. Bijzonderheden" worden ingesteld dat de patiënt toestemming heeft gegeven (bij het veld "Toestemming voor CQ-Index"); Verwijzing afsluiten; er wordt pas een vragenlijst gestuurd wanneer de behandeling van een patiënt is beëindigd. Door de verwijzing af te sluiten geeft u aan dat de behandeling is beëindigd.
Online dienst toevoegen Allereerst moet u een online dienst instellen. 1.
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]; het scherm "Online diensten" wordt geopend.
1
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
2.
Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Online dienst" wordt geopend.
3.
Vul de velden in.
;
Veld
Omschrijving
Dienstnr:
Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u de online dienst opslaat. U kunt hier ook zelf een nummer invullen.
Type:
Klik in het veld daarachter op de knop
en klik op "Fysio Prestatie
Monitor". Hierna komen de volgende velden beschikbaar.
Naam:
Typ bijvoorbeeld "Fysio Prestatie Monitor" in.
URL:
Klik in het veld daarachter op de knop
en klik op de URL van
Qualizorg. Gebruikersnaam: Typ de gebruikersnaam en de toegangscode in die u van Qualizorg / Toegangscode: gekregen hebt.
4.
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten.
-
Module activeren en online dienst kiezen
Vervolgens moet u de module "CQ-Index " activeren. 1. 2.
2
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. Klik op tabblad "7. Modules".
;
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
3.
Vink het vak voor "CQ-Index" aan.
4.
De rubriek "Instellingen voor CQ-Index" wordt getoond.
5.
Klik op de knop
6.
Klik in het scherm "Selecteren Online dienst" op de zojuist toegevoegde online dienst en klik op de knop "OK"; de naam van de gekozen online dienst wordt getoond.
7.
Klik op de pijlknop
achter het veld "Online dienst CQ-Index".
achter het veld "Afname methode:" en kies of u de CQ-index altijd
"Online" of "Schriftelijk" wilt versturen. Als u kiest voor "Beide", kunt u bij elke patiënt apart aangeven hoe de vragenlijst verstuurd moet worden.
3
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
8.
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; als u een online dienst kiest, waarbij geen gebruikersnaam en toegangscode zijn ingevuld, krijgt u hiervan een melding en kunt u deze alsnog invullen.
Wanneer er niets wordt ingevuld, kan er alleen geëxporteerd worden als csv-bestand.
De online dienst kan niet verwijderd worden zolang deze hier gekozen is.
-
Medewerker
Op tabblad "3. Instellingen" van een medewerker kunt u de frequentie instellen, waarmee CQ-Index gegevens gesynchroniseerd kunnen worden. 1. 2.
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]. Klik op tabblad "3. Instellingen".
Alleen medewerkers uit de groep "1. Systeembeheer/praktijkhouder" zien de rubriek "Instellingen voor CQ-Index".
4
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
3.
4.
Kies de frequentie waarmee u de gegevens wilt versturen.
De eerste optie ("Nooit automatisch") kiest u, als u niet wil dat CQ-Index-gegevens automatisch verstuurd worden. U kunt de gegevens dan online versturen via de wizard (zie het onderdeel "Gegevens versturen"). U kunt gewaarschuwd worden als er patiënten zijn die toestemming gegeven hebben om mee te doen met de CQ-Index, maar waarbij de gegevens nog niet compleet zijn. Als u zich aanmeldt in Intramed, wordt gecontroleerd of er patiënten zijn die meedoen met de CQ-Index index, maar waarvan de gegevens nog niet verstuurd kunnen worden. De volgende controles worden uitgevoerd: -
zijn de patiëntgegevens compleet; is de verwijzing afgesloten; is het veld "Reden einde zorg:" ingevuld.
Klik op de pijlknop
achter het veld en kies voor "Ja" als u deze controle automatisch wilt
laten uitvoeren; het veld "Aantal dagen na laatste behandeling:" is nu beschikbaar.
5
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
5.
Als de gegevens niet compleet zijn én de laatste behandeling is langer geleden dan het aantal dagen dat u bij het veld "Aantal dagen na laatste behandeling:" invult, wordt een melding gegeven bij het aanmelden in Intramed. Typ het aantal dagen in. De melding ziet er als volgt uit:
Als u op een patiënt klikt, kunt u via de knoppen "Patiëntkaart openen" of "Verwijzing openen" de gegevens direct aanvullen of wijzigen. Als de gegevens compleet zijn, is de knop "Verzenden" beschikbaar. Als u op die knop klikt, kunt de gegevens versturen via de wizard "Patiëntgegevens versturen tbv CQ-Index". De medewerker moet natuurlijk wel toegang tot internet hebben.
-
Patiënt Eerst moet u ervoor zorgen, dat bij uw patiënten op tabblad "1. Algemeen" een emailadres is ingevuld, anders zullen geen gegevens worden verstuurd. Wanneer na het toestemming geven voor deelnemen aan de CQ-Index de patiëntgegevens opgeslagen worden, wordt altijd al een waarschuwing gegeven bij een niet-ingevuld e-mailadres.
Wel zullen (als dit afgesproken is) papieren vragenlijsten verstuurd worden naar de betreffende patiënt.
6
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
Daarna legt u vast, dat een patiënt toestemming voor CQ-index gegeven heeft. Dit doet u op tabblad "3 Bijzonderheden".
als er toestemming is gegeven, en in de systeemgegevens is ingesteld dat de CQvragenlijst "Beide" (per e-mail of post) verstuurd kan worden, is het veld "Afname methode:" beschikbaar.
Kies via de pijlknop -
of u de vragenlijst voor deze patiënt "Online" of
"Schriftelijk" verstuurd moet worden. Verwijzing afsluiten
Er worden alleen gegevens verstuurd als wordt voldaan aan een aantal voorwaarden. Één daarvan is dat de klacht (die meerdere verwijzingen kan omvatten) van de betreffende patiënt is afgesloten (zie "Extra informatie" voor alle voorwaarden). In het volgende voorbeeld wordt de verwijzing afgesloten via de patiëntgegevens. U kunt de verwijzing ook afsluiten via menu [Bestand], [Verwijzingen]. Dubbelklik dan op de betreffende verwijzing; het scherm "Verwijzing" wordt geopend. 1. 2. 3.
Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patiënten wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patiënt..." wordt geopend. Klik op tabblad "4. Verwijzingen".
7
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
4.
Dubbelklik op de betreffende verwijzing; het scherm "Verwijzing" wordt geopend.
5.
Vul de velden "Status:" en "Reden einde zorg:" in. Veld
Omschrijving
Status:
Hier wordt standaard "Onder behandeling" ingevuld; u kunt dit wijzigen. Klik op de pijlknop
Reden einde zorg:
achter het veld, en klik op "Afgesloten".
Dit veld is alleen beschikbaar als u bij "Status" voor "Afgesloten" heeft gekozen. Bovendien moet in de codelijst op tabblad "2. Instellingen" het veld "Gebruik 'reden einde zorg':" op "Ja" staan. Fysiotherapeuten zijn verplicht om dit veld in te vullen.
Klik op de pijlknop
achter het veld, en kies de reden waarom
de verwijzing wordt afgesloten.
6.
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten.
8
;
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2 Overzicht Voordat u de gegevens gaat versturen, kunt u een overzicht maken van alle patiënten waarvan de gegevens klaar staan om naar Qualizorg gestuurd te worden. 1.
Ga naar menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQ-Index], OF klik op de pijlknop achter het icoon "CQ-Index"
2.
in de tekstbalk.
Klik op de optie "Gereed voor verzending";
het scherm "CQ-Index gereed voor verzending" wordt geopend.
3.
Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. U ziet welke patiëntgegevens gereed staan voor verzending naar Qualizorg.
4.
Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op
.
Gegevens versturen Automatisch online versturen Hiervoor is beschreven wat u bij een medewerker moet instellen om gegevens automatisch te versturen.
9
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
Daarna zullen vanuit Intramed op het aangegeven tijdstip patiëntgegevens automatisch aangeleverd worden aan Qualizorg. Het gaat daarbij alleen om die patiënten, waarbij zowel de behandeling als de patiëntgegevens zelf aan de gestelde criteria voldoen (zie "Extra informatie"). Het versturen gebeurt op de achtergrond. U hoeft zelf dus geen handelingen te doen om de gegevens te versturen. Online versturen, maar niet automatisch Als u bij de medewerkergegevens heeft ingesteld dat de gegevens nooit automatisch verstuurd worden, kunt u op een zelfgekozen moment de gegevens online versturen naar Qualizorg. 1.
Ga naar menu [Extra], [CQ-Index gegevens exporteren] OF klik op het icoon
in de werkbalk;
de wizard "Patiëntgegevens versturen tbv CQ-Index" wordt geopend.
2.
10
Kies of u alleen gegevens van uw eigen patiënten, of die van alle medewerkers wilt verzenden door op het rondje voor de betreffende keuze te klikken.
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
Als gegevens worden afgewezen, kunt u het vak vóór "Patiënten uit eerdere export opnieuw exporteren" aanvinken. Het veld "Datum uitgevoerde export:" beschikbaar.
Kies de datum van de eerder uitgevoerde export die u wilt herhalen. Als u op de knop "Volgende" klik kunt u de patiënten selecteren waarbij u de vragenlijst opnieuw wilt versturen. 3.
Klik op de knop "Volgende".
Op dit tabblad staan alle patiënten die opgenomen worden in het exportbestand. Als sommige patiënten niet voorkomen in de lijst, voldoen de betreffende patiënten niet aan de voorwaarden (zie "Extra informatie").
Als u één keer op de naam van de patiënt klikt, en vervolgens klikt op de knop "Patiëntkaart openen" of "Verwijzing openen", kunt u de patiëntgegevens en/of de verwijzing bekijken en/of wijzigen. 4.
Vink zo nodig het vak voor bepaalde patiënten uit; deze patiënten gaan niet mee in de export.
11
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
5.
Klik op de knop "Volgende".
6.
Op dit tabblad ziet u van hoeveel patiënten gegevens verstuurd gaan worden. Klik op de knop "Voltooien"; de gegevens zijn verstuurd. Als u gegevens voor de CQ-Index verzendt, kunnen er fouten optreden. De knop "Foutmeldingen..." is dan beschikbaar.
Klik op de knop "Foutmeldingen..." om de meldingen te zien.
Via de knop "Bewaren" kunt u alle meldingen bewaren als tekstdocument.
12
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2 Extra informatie Voorwaarden Er worden alleen gegevens van patiënten verstuurd, als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: -
de module "CQ-Index" is geactiveerd in de systeemgegevens; de online dienst is ingesteld met de juiste gebruikersnaam en het wachtwoord; als de vragenlijsten per e-mail worden verzonden, moet bij de patiënt op tabblad "1. Algemeen" van de patiëntgegevens het e-mailadres zijn ingevuld. Als de vragenlijsten per post worden verzonden moeten de NAW-gegevens zijn ingevuld; bij de patiënt moet op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens het veld "Toestemming voor CQ-Index:" op "Ja" staan; de verwijzing heeft status "Afgesloten". Een chronische klacht kan meerdere (vervolg)verwijzingen hebben. Bij een chronische klacht met meer dan 22 behandelingen hoeft alleen de eerste verwijzing (met de eerste 12 behandelingen) afgesloten zijn; in de verwijzing moet moet het veld "Reden einde zorg:" ingevuld zijn met de waarde "Uitbehandeld (behandeldoel bereikt)". Bij een chronische klacht met meer dan 22 behandelingen hoeft dit veld niet ingevuld te worden; er moeten minstens 2 geboekte afspraken gekoppeld zijn aan de afgesloten verwijzing; de datum van de laatste behandeling is niet langer dan 60 dagen geleden; er is niet eerder een vragenlijst naar de patiënt gestuurd bij de betreffende klacht; de patiënt is in de afgelopen 12 maanden niet benaderd voor deelname aan een CQ-Indexmeting.
-
-
-
Als bij een chronische klacht minder dan 22 behandelingen zijn gegeven én de patiënt is uitbehandeld, moeten alle gekoppelde verwijzingen afgesloten zijn met als reden einde zorg "Uitbehandeld (behandeldoel bereikt)". Verstuurde gegevens De volgende gegevens wordt aangeleverd: Van
Gegevens:
Uw praktijk
De naam en de AGB-code.
De patiënt
-
Geboortedatum;
-
Geslacht;
-
Voorvoegsel geslachtsnaam;
-
Geslachtsnaam;
-
E-mailadres;
13
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2
Van
Gegevens: -
Adres, postcode, woonplaats (Alleen als er geen e-mailadres bekend is);
-
Aantal behandelingen;
-
Datum eerste behandeling;
-
Datum laatste behandeling;
-
Chronisch Ja / Nee.
De behandelaar die bij de patiënt is ingesteld
AGB (ZVL).
De verzekeraar die bij de patiënt is ingesteld
UZOVI van de basis-verzekeraar.
Overige rapportages Via menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQ-Index], OF de pijlknop achter het icoon
in
de werkbalk kunt u nog 2 overzichten maken.
U kunt een overzicht maken van alle patiënten waarvan gegevens zijn verzonden naar Qualizorg (optie "Verzonden gegevens"). U kunt ook een overzicht maken van alle patiënten die toestemming hebben gegeven voor deelname aan de CQ-Index (optie "Deelnemende patiënten"). Voor meer informatie: 1. 2.
14
Open het rapport. Druk op de knop "F1" OF ga naar menu [Help], [Help]; de bijbehorende help over het rapport wordt getoond.
Fysio Prestatie Monitor instellen en gebruiken v2 Melding onvolledige gegevens CQ-index Het scherm "Controleer de gegevens" wordt getoond bij het opstarten van Intramed als patiënten mee willen doen met de CQ-Index, maar de gegevens nog niet compleet zijn. Ook moet de laatste behandeling van deze patiënt(en) langer geleden zijn dan het aantal dagen dat is ingesteld bij het veld "Aantal dagen na laatste behandeling:" op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens.
Als u op een patiënt klikt, kunt u via de knoppen "Patiëntkaart openen" of "Verwijzing openen" de gegevens direct aanvullen of wijzigen. Als de gegevens compleet zijn, is de knop "Verzenden" beschikbaar. Als u op die knop klikt, kunt de gegevens versturen via de wizard "Patiëntgegevens versturen tbv CQ-Index". Extra informatie De volgende controles worden uitgevoerd: -
zijn de patiëntgegevens compleet; is de verwijzing afgesloten; is het veld "Reden einde zorg:" ingevuld.
15
