Voor meer informatie over de mandaatregeling kunt u contact opnemen met Juridische Zaken (3075)

Mandaten en ondermandaten Universitaire Bestuursdienst (“UBD”) Deze mandaatregeling is goedgekeurd en vastgesteld door het College van Bestuur op 8 juni 2015 en vervangt alle eerdere mandaatregelingen bij de UBD. Wijzingen dienen op voorstel van de Algemeen Directeur te worden goedgekeurd en vastgesteld door het College van Bestuur. N.B.: De mandaten worden op functie verleend. De namen die bij de functies vermeld staan zijn slechts ter informatie toegevoegd en kunnen gedurende de geldigheidsduur van deze regeling wijzigen. De mandaatregeling wordt jaarlijks geactualiseerd. 1 Voor meer informatie over de mandaatregeling kunt u contact opnemen met Juridische Zaken (3075). Inhoud HOOFDSTUK 1 UNIVERSITAIRE BESTUURSDIENST mandaten van het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur HOOFDSTUK 2 ALGEMENE DIRECTIE A. ondermandaten personeel en financiën afdelingen B. bijzondere mandaten mbt specifieke taken afdeling Juridische Zaken HOOFDSTUK 3 DIRECTIE VASTGOED & CAMPUS A. ondermandaten personeel directie V&C B. mandaten en ondermandaten mbt specifieke taken directie V&C C. bijzondere mandaten Veiligheidsfunctionarissen HOOFDSTUK 4 DIRECTIE ONDERWIJS & ONDERZOEK A. ondermandaten personeel en financiën directie O&O B. mandaten en ondermandaten mbt specifieke taken directie O&O HOOFDSTUK 5 DIRECTIE FINANCIËN, CONTROL & ADMINISTRATIE A. ondermandaten personeel en financiën directie FCA B. mandaten en ondermandaten mbt specifieke taken directie FCA C. bijzondere mandaten operational audit en hoofd centrale studentenadministratie HOOFDSTUK 6 DIRECTIE HUMAN RESOURCES A. ondermandaten personeel en financiën directie HR HOOFDSTUK 7 DIRECTIE COMMUNICATIE EN MARKETING A. ondermandaten personeel en financiën directie C&M HOOFDSTUK 8 DIRECTIE INFORMATION AND TECHNOLOGY SERVICES A. ondermandaten personeel en financiën directie ITS C. Bijzondere mandaten chief information security officer HOOFDSTUK 9 DIRECTIE FACILITAIR SERVICE CENTRUM A. ondermandaten personeel en financiën afdelingen B. bijzondere mandaten mbt veiligheidsfunctionarissen HOOFDSTUK 10 CENTRUM VOOR WETENSCHAP EN CULTUUR A. ondermandaten personeel en financiën CWC

1

Zie toelichting onder Mandaten op functie

1/38

TOELICHTING

2/38

HOOFDSTUK 1 UNIVERSITAIRE BESTUURSDIENST Mandaten van het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur MANDATARIS INHOUD MANDAAT Algemeen Directeur dhr. dr. J.M.M. Kessels

Plaatsvervanger: Directeur O&O dhr. drs. L.A. van de Zande Gedurende de periode van 1 juli tot 1 oktober 2015: 2e plaatsvervanger: Directeur FCA: dhr. drs. M.J.J. de Bekker 3e plaatsvervanger: Directeur FSC: dhr. drs. E.A. Verzendaal.

PERSONEEL UBD Besluiten(1) aangaande het bij de dienst geplaatste personeel. Besluiten over het aanstellen, bevorderen en ontslaan van OBP-personeel in schaal 14 of hoger worden genomen in overeenstemming met het College van Bestuur Besluiten(1) aangaande de arbeidsomstandigheden bij de dienst. Besluiten(2) aangaande het opleggen en ten uitvoer brengen van disciplinaire maatregelen aan het bij de dienst geplaatste personeel. NB: Deze bevoegdheid kan niet aan medewerkers worden doorgemandateerd. Uitzondering: besluiten aangaande de eigen persoon beslissingen op bezwaar FINANCIËN Besluiten(3) die gevolg hebben voor de financiële toestand van de universiteit, voor zover het op geld waardeerbare verplichtingen betreft die ten laste of bate komen van de dienst conform de vastgestelde begroting van de dienst. Uitzonderingen: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting ten laste of bate van de dienst hoger dan € 500.000,- (zegge vijfhonderdduizend euro); het oprichten van, deelnemen in of liquideren van aan de UU gerelateerde rechtspersonen; besluiten tot het aangaan of verstrekken van geldleningen en het doen van beleggingen; het openen of sluiten van een aan de UU gerelateerde bank- of girorekening. HUISVESTING (gebouwbeheer) Met betrekking tot besluiten(4) in het kader van het dagelijks beheer en het treffen van ordemaatregelen met betrekking tot ruimten waarvoor de Algemeen Directeur als dagelijks beheerder is aangewezen. Dit betreft in ieder geval besluiten omtrent: a. de huishoudelijke orde, met inbegrip van het vaststellen van huisregels en het treffen van ordemaatregelen; b. het gebruikersonderhoud en de technische voorzieningen; c. de algemene huishoudelijke dienstverlening.

(1) Kaders: Arbeidsvoorwaarden UU en richtlijnen in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet. Overig vastgesteld en bekendgemaakt personeels- en arbeidsomstandighedenbeleid UU. (2) Kaders: CAO NU, Regeling Orde- en disciplinaire maatregelen (3) Kaders: Vastgesteld en bekendgemaakt beleid UU. (4) Kaders: Aanwijzingen Directeur V&C, UBD.

3/38

HOOFDSTUK 2 ALGEMENE DIRECTIE A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN FINANCIËN AFDELINGEN 1e ondermandaat van Algemeen Directeur aan Hoofden afdelingen Algemene directie, aan Directeur Utrecht Summer School en aan Hoofd Instantie voor Dierenwelzijn MANDATARIS

INHOUD MANDAAT

Hoofd Juridische Zaken mw. mr. M.H.J.G. Nijssen

PERSONEEL AFDELINGEN Mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend:

Hoofd Bestuurssecretariaat mw. dr. M.L. Toebes Hoofd team Control dhr. H.A.M. Leijtens Directeur Utrecht Summer School drs. J.L. Torenbeek Hoofd Instantie voor Dierenwelzijn drs. W.A. de Leeuw

Hoofd Juridische Zaken mw. mr. M.H.J.G. Nijssen

Hoofd Bestuurssecretariaat mw. dr. M.L. Toebes

Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

FINANCIËN Ten aanzien van het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Algemeen Directeur aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,- (zegge vijfentwintigduizend euro).

Directeur Utrecht Summer School drs. J.L. Torenbeek Hoofd Instantie voor Dierenwelzijn drs. W.A. de Leeuw

B. BIJZONDERE MANDATEN MBT SPECIFIEKE TAKEN ALGEMENE DIRECTIE Mandaten van het College van Bestuur aan Hoofd afdeling Juridische Zaken MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Juridische Zaken mw. mr. M.H.J.G. Nijssen

JURIDISCHE PROCEDURES 1. het vertegenwoordigen van de Universiteit Utrecht als publiekrechtelijk rechtspersoon of het college van bestuur als bestuursorgaan bij het indienen, behandelen of intrekken van bezwaarschriften, het aanhangig maken, behandelen of intrekken van (hoger) beroepprocedures en alle andere procedures

4/38

waarvoor geen verplichte procesvertegenwoordiging geldt. 2. het aanwijzen van medegemachtigden voor de vertegenwoordiging van de Universiteit Utrecht als publiekrechtelijk rechtspersoon of van het college van bestuur als bestuursorgaan in de procedures als bedoeld onder 1; 3. Het meewerken aan een bemiddelingspoging (mediation) en/of het aangaan van schikkingen tot een bedrag van ten hoogste € 35.000,= (zegge vijfendertigduizend euro) en van schikkingen met betrekking tot een niet-financieel onderwerp. 4. het aanwijzen van medewerkers van de afdeling Juridische Zaken voor het uitoefenen van de onder 1 tot en met 3 genoemde bevoegdheden.

Mandaten van het College van Bestuur aan functionarissen binnen de Instantie voor Dierenwelzijn MANDATARIS INHOUD MANDAAT Dierproefdeskundigen (functionarissen artikel 142 Wet op de Dierproeven (WOD) dhr. dr. H.J.M. Blom

De bevoegdheden bedoeld onder artikel 7 Dierproevenbesluit.5

3

dhr. drs. F.G.J. Poelma

4

Ter toelichting: tekst Dierproevenbesluit Artikel 5 Aan de in artikel 14 van de wet bedoelde verplichting kan slechts worden voldaan door het houden van toezicht op het welzijn van de proefdieren op te dragen aan een persoon die in een lidstaat van de Europese Unie of van de Europese Economische Ruimte met goed gevolg het doctoraal examen heeft afgelegd in één van de volgende studierichtingen: 1. diergeneeskunde; 2. geneeskunde; 3. biologie, afstudeerrichting medische biologie; 4. biologie, afstudeerrichting zoölogie, waarbij pathofysiologie onderdeel van het onderwijsprogramma uitmaakt. De in de vorige volzin bedoelde persoon dient bovendien een door Onze Minister aan te wijzen cursus welzijn van proefdieren te hebben gevolgd en met goed gevolg te hebben afgesloten. Artikel 6 De in artikel 5 bedoelde opdracht omvat naast het houden van toezicht op de wijze van uitvoering van de dierproeven in ieder geval het houden van toezicht op de keuze en de verwerving van de proefdieren, waaronder begrepen de fokkerij, op hun verzorging en behandeling zowel voor en tijdens als na de proef, op de eventuele verdoving en euthanasie der dieren en voorts op de registratie van de proefdieren en de proeven. Artikel 7 De in artikel 5 bedoelde opdracht gaat gepaard met de verlening van de bevoegdheid aan degene die met het toezicht is belast om: a. van ieder voor wiens handelen of nalaten de opdrachtgever als zodanig verantwoordelijk is, alle inlichtingen te verlangen alsmede inzage te verlangen van alle bescheiden en daarvan afschrift te nemen; b. te allen tijde alle plaatsen waarvoor de opdrachtgever als zodanig verantwoordelijk is, te betreden. Indien voor het betreden van een plaats in het belang van een proef voorschriften zijn gesteld, worden deze bij het betreden van die plaats in acht genomen; c. dieren en goederen waarvoor de opdrachtgever als zodanig verantwoordelijk is, aan een onderzoek ter plaatse of elders te onderwerpen of te doen onderwerpen en van goederen monsters te nemen of te doen nemen, een en ander voor zover dit voor de vervulling van de in artikel 6 omschreven taak redelijkerwijs nodig is.

2 Na de op handen zijnde wetswijziging van de Wet op de dierproeven in verband met implementatie van richtlijn 2010/63/EU wordt hier bedoeld artikel 13f lid 3 onderdeel a. 3 Vergunning op naam 4 Vergunning op naam 5 Dierproevenbesluit zoals geldend op datum vaststelling van deze mandaatregeling. Bij een eventuele wijziging van het Dierproeven besluit nav op handen zijnde wetswijziging van de Wet op de dierproeven in verband met implementatie van richtlijn 2010/63/EU zal dit mandaat indien nodig worden herzien.

5/38

6/38

HOOFDSTUK 3. DIRECTIE VASTGOED EN CAMPUS (“Directie V&C”) A. ONDERMANDATEN PERSONEEL 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Directie Vastgoed en Campus (“Directeur V&C”) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur V&C dhr. drs. G.J.D. Berendsen

1ste plaatsvervanger: Adjunct directeur Projectmanagement mw. ing. N.J. Dols 2de plaatsvervanger Adjunct directeur Programmamanagement dhr. dr. P.I. Blok

PERSONEEL DIRECTIE V&C Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij de Directie V&C geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke; Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van de Directie V&C te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel van schaal 12 en hoger waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar;

2e ondermandaat van Directeur V&C aan Adjunctdirecteuren MANDATARIS INHOUD MANDAAT Adjunct directeur Projectmanagement mw. ing. N.J. Dols

PERSONEEL TAAKGROEPEN Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur V&C is toegekend:

Adjunct directeur Programmamanagement dhr. dr. P.I. Blok

Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden;

7/38

MANDATARIS

INHOUD MANDAAT - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

2e ondermandaat van Directeur V&C aan Hoofd Taakgroep Veiligheid, Milieu en Hoofd Taakgroep Secretariaat en Hoofd Taakgroep Control MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Taakgroep Veiligheid en milieu mw. drs. A. Nieuwenhuis Hoofd Taakgroep Secretariaat mw. drs. A. Nieuwenhuis Hoofd Taakgroep Control dhr. drs. J.M. Poort

PERSONEEL TAAKGROEPEN Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur V&C is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - (structureel) thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

3e ondermandaat van Adjunct directeur Projectmanagement aan Hoofden Taakgroepen MANDATARIS INHOUD MANDAAT 1. Hoofd Taakgroep Energie dhr. ing. G.J.M. Scherrenburg

PERSONEEL TAAKGROEPEN Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur V&C aan de Adjunct directeur Projectmanagement is toegekend:

2. Hoofd Taakgroep Technisch beheer en advies dhr. ing. J. Pluijmackers

Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim.

3. Hoofd Taakgroep Projectmanagement mw. ing. N.J. Dols 4. Hoofd Taakgroep Vastgoedinformatie dhr. ing. J. Pluijmackers

Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

8/38

3e ondermandaat van Adjunctdirecteur Programmamanagement aan Hoofd Taakgroep Zakelijk vastgoed en campusbeheer MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Taakgroep Zakelijk Vastgoed- en Campusbeheer dhr. drs. R. van Rossen

PERSONEEL TAAKGROEPEN Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur V&C aan Adjunct directeur Programmamanagement is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

B. MANDATEN EN ONDERMANDATEN MBT FINANCIËN EN SPECIFIEKE TAKEN DIRECTIE V&C Mandaat van het College van Bestuur aan de Directeur V&C MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur V&C dhr. drs. G.J.D. Berendsen

1ste Plaatsvervanger: Adjunct directeur projectmanagement mw. ing. N.J. Dols 2de plaatsvervanger Adjunct directeur programmamanagement dhr. dr. P.I. Blok

FINANCIËN/ PRIVAATRECHTELIJKE RECHTSHANDELINGEN A: Voor wat betreft exploitatie: Het (besluiten tot het) verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die direct samenhangen met en voortvloeien uit de reguliere taken van de directie en waarin de door het college van bestuur vastgestelde Exploitatiebegroting (waaronder mede begrepen de door het college van bestuur goedgekeurde grondexploitatiebegroting) Vastgoed en Campus voorziet. Hieronder zijn in ieder geval begrepen: het beheren, huren en verhuren en in gebruik geven van onroerende zaken, het aangaan van financiële verplichtingen betreffende het beheer, waarmee in dit kader wordt bedoeld onderhoud van en niet-activeerbare aanpassingen aan de universitaire gebouwen, (energie)installaties en terreinen; de verzekering en schadeafwikkeling van de onroerende zaken in beheer bij V&C, inclusief inventaris en gevolgschade; wettelijke lasten; de verplichte afdracht aan de Nederlandse Emissieautoriteit van emissierechten in de registers voor CO2 en NOx.

9/38

MANDATARIS

INHOUD MANDAAT Uitzondering: besluiten en overeenkomsten met een op geld waardeerbare verplichting ten laste of bate van de directie hoger dan € 500.000,= B: Voor wat betreft voorzieningen met betrekking tot asbest en betonrot: de directeur is gemachtigd om verplichtingen aan te gaan: 1: bij calamiteiten: tot een maximum van € 250K per gebeurtenis; 2: in overige gevallen: binnen specifiek door het college van bestuur verleende projectmandaten. C: Voor wat betreft investeringen: Bij vastgoedinvesteringen binnen de kaders van het vastgoedprogramma van de Universiteit Utrecht is de directeur gemachtigd om per project (en voor wat betreft punt 5. hieronder: per object) verplichtingen aan te gaan: 1. binnen specifiek door het college van bestuur verleende projectmandaten; 2. voor wijzigingen in het project van programmatische aard die leiden tot een overschrijding van het betreffende projectbudget met een maximum van (i) € 250K of, indien dit een lager bedrag is (ii) 5% van het betreffende projectbudget; 3. projecten in de initiatieffase tot een maximum van € 100K per project; 4. onderhoud aan universitaire gebouwen, (energie)installaties en terreinen binnen de vastgestelde investeringsbegroting voor onderhoud, die onderdeel uitmaakt van bovengenoemde Exploitatiebegroting Vastgoed en Campus; 5. functionele wijzigingen in gebouwen, terreinen en installaties tot een maximum van € 250K per object per jaar. Uitzonderingen op de onder A, B en C genoemde mandaten: a. het oprichten van, deelnemen in of liquideren van aan de UU gerelateerde rechtspersonen; b. besluiten tot het aangaan of verstrekken van geldleningen en het doen van beleggingen; c. het openen of sluiten van een aan de UU gerelateerde bank- of girorekening; d. het verkrijgen, vervreemden en bezwaren van onroerende zaken; VERGUNNINGAANVRAGEN/PUBLIEKRECHTELIJKE RECHTSHANDELINGEN Het namens de Universiteit Utrecht aanvragen van vergunningen in het kader van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), waaronder begrepen het indienen van aanvullende gegevens, bedenkingen, bezwaar en beroep. NB: deze bevoegdheid kan niet aan medewerkers worden doorgemandateerd. Besluiten op grond van wetgeving, waarvan de uitvoering tot de reguliere taak van de directie behoort. Hieronder valt, onder andere: het uitoefenen van het wegbeheerderschap inzake universitaire wegen, paden en terreinen als bedoeld in de wegenverkeerswet en het Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer (BABW);

10/38

MANDATARIS

INHOUD MANDAAT de uitoefening van de bevoegdheden krachtens de Wet milieubeheer en de Wet verontreiniging oppervlaktewateren. de uitoefening van de bevoegdheden krachtens de Arbeidsomstandighedenwet het in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet geven van richtlijnen en aanwijzingen aan de mandatarissen m.b.t. de uitoefening van de bevoegdheden ten aanzien van het beheer van gebouwen en de zorg voor arbeidsomstandigheden HUISVESTING Het geven van aanwijzingen aan mandatarissen gebouwbeheer in het kader van het dagelijks beheer van de betrokken ruimten, met inachtneming van de aanwijzingen van de Arbodeskundige.

1e Ondermandaat van Directeur V&C aan Adjunct directeuren V&C MANDATARIS INHOUD MANDAAT Adjunct directeur Projectmanagement mw. ing. N.J. Dols Adjunct directeur Programmamanagement dhr. dr. P.I. Blok

FINANCIËN/ PRIVAATRECHTELIJKE RECHTSHANDELINGEN Het mandaat Financiën/privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals dat door het College van Bestuur aan de Directeur V&C is toegekend, gelimiteerd tot het drempelbedrag dat volgens de Europese aanbestedingsregels geldt voor werken, leveringen en diensten decentrale overheid (€ 200.000 (zegge tweehonderdduizend euro) excl. BTW).

Adjunct directeur Projectmanagement mw. ing. N.J. Dols

VERGUNNINGEN / TOEZICHT Het verrichten van transacties in de registers CO2- en NOX-emissies bij de Nederlandse Emissieautoriteit.

Adjunct directeur Programmamanagement dhr. dr. P.I. Blok

VERGUNNINGEN / TOEZICHT Het uitoefenen van het wegbeheerderschap inzake universitaire wegen, paden en terreinen als bedoeld in de wegenverkeerswet en het Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer (BABW).

1e Ondermandaat van Directeur V&C aan Hoofd Taakgroep Veiligheid en Milieu MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Taakgroep Veiligheid en Milieu mw. drs. A. Nieuwenhuis

FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur V&C aan de Taakgroep Veiligheid en Milieu zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,- (zegge vijfentwintigduizend euro).

2e Ondermandaat van Adjunct directeur Projectmanagement aan Hoofden Taakgroepen MANDATARIS INHOUD MANDAAT

11/38

MANDATARIS Hoofd Taakgroep Energie dhr. ing. G.J.M. Scherrenburg Hoofd Taakgroep Technisch beheer en advies dhr. ing. J. Pluijmackers

INHOUD MANDAAT FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Adjunct directeur Projectmanagement aan de Taakgroepen zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,- (zegge vijfentwintigduizend euro).

Hoofd Taakgroep Projectmanagement mw. ing. N.J. Dols Hoofd Taakgroep Vastgoedinformatie dhr. ing. J. Pluijmackers Hoofd Taakgroep Energie dhr. ing. G.J.M. Scherrenburg

VERGUNNINGEN / TOEZICHT Het verrichten van transacties in de registers CO2- en NOX-emissies bij de Nederlandse Emissieautoriteit.

Plaatsvervanger: Controller drs. S.P.C.M. van Rijt

3e Ondermandaat van Hoofd Taakgroep Projectmanagement aan Teamcoördinator 6 Onderhoud Teamcoördinator Onderhoud mw. E.J.P. Hubers

FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de het hoofd Hoofd Taakgroep Projectmanagement aan de Teamcoordinator Onderhoud zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,- (zegge vijfentwintigduizend euro).

2e Ondermandaat van Adjunct directeur Programmamanagement aan Hoofd Taakgroep Zakelijk vastgoed en campusbeheer MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Taakgroep Zakelijk vastgoed en campusbeheer dhr. drs. R. van Rossen

FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Adjunct directeur V&C Programmamanagement aan de Taakgroep zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,- (zegge vijfentwintigduizend euro). VERGUNNINGEN / TOEZICHT Het uitoefenen van het wegbeheerderschap inzake universitaire wegen, paden en terreinen als bedoeld in de wegenverkeerswet en het Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer (BABW); het verrichten van transacties in de registers CO2- en NOX-emissies bij de Nederlandse Emissieautoriteit.

6

Dit derde ondermandaat wordt verleend aangezien op het moment van mandaatverlening de functie Hoofd Taakgroep Projectmanagement en Team Coördinator Onderhoud door dezelfde persoon worden vervuld. Wanneer deze functies weer door verschillende personen worden vervuld kan dit derde ondermandaat worden ingetrokken.

12/38

1e Ondermandaat van Directeur V&C aan Hoofd Taakgroep Veiligheid en Milieu en Hoofd Taakgroep Zakelijk vastgoed MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Taakgroep Veiligheid en Milieu VERGUNNINGEN / TOEZICHT mw. drs. A. Nieuwenhuis de uitoefening van de bevoegdheden krachtens de Wet milieubeheer en de Wet verontreiniging oppervlaktewateren. de uitoefening van de bevoegdheden krachtens de Arbeidsomstandighedenwet het in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet geven van richtlijnen en aanwijzingen aan de mandatarissen m.b.t. de uitoefening van de bevoegdheden ten aanzien van het beheer van gebouwen en de zorg voor arbeidsomstandigheden.

13/38

C. BIJZONDERE MANDATEN VEILIGHEIDSFUNCTIONARISSEN Bijzonder mandaat van het College van Bestuur aan Veiligheidsfunctionarissen MANDATARIS INHOUD MANDAAT Algemeen Coördinerend Stralingsdeskundige 7 dhr. ing. C.S. Vos

-

de uitoefening van de bevoegdheden uit hoofde van de complexvergunning krachtens de Kernenergiewet.

-

het namens de publiekrechtelijke rechtspersoon Universiteit Utrecht ondertekenen en indienen van aanvragen voor (wijziging van) vergunningen en erkenningen in het kader van de Wet milieugevaarlijke stoffen, waaronder in ieder geval zijn begrepen aanvragen ten behoeve van (wijziging van) vergunningen ingeperkt gebruik (IG), , introductie in het milieu (IM) en erkenningen van organismen (EVO). de uitoefening van de bevoegdheden uit hoofde van de vergunningen, ontheffingen en toestemmingen krachtens: o het Besluit genetisch gemodificeerde organismen o de Verordening (EG) nr. 1774/2002 tot vaststelling van gezondheidsvoorschriften inzake niet voor menselijke consumptie bestemde dierlijke bijproducten

Plaatsvervanger: Stralingsdeskundige 8 mw. M. D. Wienia

Coördinator Biologische veiligheid dhr. dr. P.T. Odinot Plaatsvervanger: Coördinator Biologische- en brandveiligheid dhr. ing. B.J.L.J. Joosten

-

7 8

Vergunning op naam Vergunning op naam

14/38

HOOFDSTUK 4. DIRECTIE ONDERWIJS EN ONDERZOEK (“Directie O&O”) A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN FINANCIËN 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Directie Onderwijs en Onderzoek (“Directeur O&O”) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur O&O dhr. drs. L.A. van de Zande

Plaatsvervanger: Programmaleider onderzoek mw. dr. E.I. Stiekema

PERSONEEL DIRECTIE O&O Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij de Directie O&O geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke; Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van de Directie O&O te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel van schaal 12 en hoger waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar; FINANCIËN Het mandaat Financiën zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: ten aanzien van financiën die door de Algemeen Directeur op grond van de vastgestelde begroting van de dienst zijn toegewezen aan de directie O&O; -

Uitzondering: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting hoger dan € 250.000,- (zegge tweehondervijftigduizend euro)

2e ondermandaat van Directeur O&O aan Hoofd afdeling MANDATARIS INHOUD MANDAAT Programmaleider onderzoek mw. dr. E.I. Stiekema Programmaleider onderwijs mw. dr. W.M. de Lange Hoofd afdeling Studentzaken en international office mw. drs. A.S. van der Weiden

PERSONEEL AFDELINGEN Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur O&O is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling;

15/38

MANDATARIS Hoofd afdeling Studentbegeleiding dhr. mr. A. van Vliet Hoofd afdeling Secretariaat mw. R. Peree

INHOUD MANDAAT verlof en verzuim. Uitzonderingen: beslissingen op bezwaar besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur O&O aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

B. MANDATEN EN ONDERMANDATEN MBT SPECIFIEKE TAKEN ONDERWIJS & ONDERZOEK Mandaat van het College van Bestuur aan de Directeur O&O MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur O&O dhr. drs. L.A. van de Zande

BESLUITEN O.G.V. WET OP HET HOGER ONDERWIJS EN WETENSCHAPPELIjK ONDERZOEK (WHW) besluiten omtrent het verlenen van vrijstelling van de vooropleidingseis voor een universitaire opleiding (artikel 7.28 WHW) met betrekking tot de bezitters van een buitenlandse vooropleiding; besluiten omtrent vrjistelling op grond van toelatingsonderzoek (colloquium doctum, 7.29 WHW); besluiten omtrent voorzieningen voor de financiële ondersteuning van een student, als bedoeld in artikel 7.51 WHW (profileringsfonds).

16/38

HOOFDSTUK 5. DIRECTIE FINANCIËN, CONTROL & ADMINISTRATIE (“Directie”) A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN FINANCIËN 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Directie Financiën, Control & Administratie (“Directeur FCA”) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur FCA dhr. drs. M.J.J. de Bekker Plaatsvervanger Directeur Administratief Servicecentrum dhr. R.P. Plattèl

PERSONEEL DIRECTIE FCA Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij de Directie FCA geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke; Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van de Directie FCA te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel van schaal 12 en hoger waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar; FINANCIËN Het mandaat Financiën zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: ten aanzien van financiën die door de Algemeen Directeur op grond van de vastgestelde begroting van de dienst zijn toegewezen aan de directie FCA; -

Uitzondering: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting hoger dan € 250.000,- (zegge tweehondervijftigduizend euro)

2e ondermandaat van Directeur FCA aan Hoofd afdeling / Directeur Administratief Servicecentrum (ASC) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Financieel beleid dhr. drs. M.J.J. de Bekker(a.i.)

Hoofd afdeling Processen, systemen en audit dhr. drs. L.H. Schreuders

PERSONEEL AFDELING Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur FCA is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet;

17/38

MANDATARIS

INHOUD MANDAAT beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur FCA aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

Directeur Administratief Servicecentrum dhr. R.P. Plattèl

PERSONEEL ASC Het mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur FCA is toegekend: aangaande het bij het ASC geplaatste personeel tot en met schaal 9. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur FCA aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €50.000,= (zegge vijftigduizend euro)

3e ondermandaat van Directeur Administratief Servicecentrum (ASC) aan hoofden afdelingen MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Salarisadministratie Dhr. M.A. Tenthof van Noorden Hoofd Team Uitgaande Geldstromen, Frontoffice en Post, Scanning & Archief. dhr. M.J. van der Kleij BA Hoofd Team Inkomende Geldstromen Vacature Hoofd Team Grootboekadministratie en Team Beheer Administratie & Projecten Dhr. P. Bordeaux, MSc. Hoofd Centrale Studentenadministratie Mw. H. Giebelstein-Aursland

PERSONEEL AFDELING Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur FCA aan de Directeur ASC is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten.

18/38

MANDATARIS

INHOUD MANDAAT - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

B. MANDATEN EN ONDERMANDATEN MBT SPECIFIEKE TAKEN FINANCIËN, CONTROL EN ADMINISTRATIE Mandaat van het College van Bestuur aan de Directeur FCA MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur FCA dhr. drs. M.J.J. de Bekker

BELEGGINGS- EN FINANCIERINGSSTATUUT Het conform het Beleggings- en financieringsstatuut Universiteit Utrecht verrichten van rechtshandelingen ten behoeve van: geldmarkttransacties kapitaalmarkttransacties hedge-transacties in geldkapitaalmarkt verstrekken van leningen zekerheidsstellingen deelnemingen openen en sluiten van bankrekeningen; aanvragen en innemen van creditcards en betaalpassen; het verstrekken van voorschotten. INCASSOPROCEDURES Het (laten) voeren van incassoprocedures, na overleg met betrokken onderdeel van de universiteit .

1e Ondermandaat van Directeur FCA aan Directeur Administratief Servicecentrum (ASC) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur Administratief Servicecentrum dhr. R.P. Plattèl

Het (laten) voeren van incassoprocedures, na overleg met betrokken onderdeel van de universiteit .

C. BIJZONDERE MANDATEN OPERATIONAL AUDIT EN HOOFD CENTRALE STUDENTENADMINISTRATIE Bijzondere mandaten van het College van Bestuur MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd afdeling Processen, Systemen en Audit dhr. drs. L.H. Schreuders

OPERATIONAL AUDIT STATUUT Het uitoefenen van bevoegdheden binnen de kaders van het Operational Audit Statuut (bijgevoegd bij en onderdeel van deze mandaatregeling als Bijlage): Toegang tot documenten en personen binnen de UU, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van een verstrekte auditopdracht; Verkrijgen van assistentie van het personeel van de UU, of indien nodig gespecialiseerde ondersteuning, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van een verstrekte auditopdracht;

Hoofd Centrale Studentenadministratie (CSA)

PROCEDUREREGELS INSCHRIJVING Het nemen van besluiten omtrent inschrijving conform de

19/38

Mw. H. Aursland

Procedureregels Inschrijving van de Universiteit Utrecht (gebaseerd op artikel 7.33 WHW)

20/38

HOOFDSTUK 6. HUMAN RESOURCES (“Directie HR”) A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN FINANCIËN 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Directie Human Resources (“Directeur HR”) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur HR mw. drs. A.M. Huizenga Plaatsvervanger nog niet bekend

PERSONEEL DIRECTIE HR Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij de Directie HR geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke; Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van de Directie HR te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel van schaal 12 en hoger waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar; FINANCIËN Het mandaat Financiën zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: ten aanzien van financiën die door de Algemeen Directeur op grond van de vastgestelde begroting van de dienst zijn toegewezen aan de directie HR; -

Uitzondering: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting hoger dan € 250.000,- (zegge tweehondervijftigduizend euro)

2e ondermandaat van Directeur HR aan Hoofd/Coördinator onderdeel MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd HR-beleid en expertise vacature Hoofd afdeling HR-management advies Dhr. R.H.P. van Griensven Hoofd afdeling registratie en administratie processen mw. J.E. van Mourick

PERSONEEL ONDERDEEL Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur HR is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim.

21/38

MANDATARIS

INHOUD MANDAAT Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving. FINANCIËN Mandaat Financiën zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur HR is toegekend: Ten aanzien van het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur HR aan de afdeling/het programma zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

Programmamanager ontwikkeling topkader dhr. drs. A.H.J. Halma

FINANCIËN Mandaat Financiën zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur HR is toegekend: Ten aanzien van het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur HR aan de afdeling/het programma zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

22/38

HOOFDSTUK 7. DIRECTIE COMMUNICATIE & MARKETING (“Directie C&M”)

A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN FINANCIËN 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Directie Communicatie & Marketing (“Directeur C&M”) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur C&M dhr. drs. C.T. Jansen

Plaatsvervanger: Hoofd Communicatie drs. L.P.M. Koks

PERSONEEL DIRECTIE C&M Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij de Directie C&M geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke; Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van de Directie C&M te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar; FINANCIËN Het mandaat Financiën zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: ten aanzien van financiën die door de Algemeen Directeur op grond van de vastgestelde begroting van de dienst zijn toegewezen aan de directie C&M; -

Uitzondering: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting hoger dan € 250.000,- (zegge tweehondervijftigduizend euro)

2e ondermandaat van Directeur C&M aan Hoofden afdelingen MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur Universiteitsfonds / Directeur Alumnibureau dhr. drs. M.T. Vervaat mw. Drs. I. van Oosten a.i.9 Hoofd Communicatie dhr. drs. L.P.M. Koks

9

PERSONEEL AFDELING Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur C&M is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van

Voor de periode van 1 november 2014 tot en met 31 maart 2015

23/38

MANDATARIS Hoofd Marketing mw. drs. N.H. Haverkamp

INHOUD MANDAAT personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur C&M aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

24/38

HOOFDSTUK 8. DIRECTIE INFORMATION AND TECHNOLOGY SERVICES (“Directie ITS”) A. ONDERMANDATEN ALGEMEEN BEHEER (personeel, financiën tbv beheer directie) 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Directie Information and Technology Services (“ITS”) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur ITS mw. ir. C.W.M. Besselink Plaatsvervanger Adjunct-directeur dhr. ing. R.A. den Houting

PERSONEEL DIRECTIE ITS Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij de Directie ITS geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke; Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van de Directie ITS te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel van schaal 12 en hoger waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar; FINANCIËN Het mandaat Financiën zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend ten aanzien van financiën die door de Algemeen Directeur op grond van de vastgestelde begroting van de dienst zijn toegewezen aan de directie ITS. Uitzondering: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting hoger dan € 250.000,- (zegge tweehondervijftigduizend euro) Voor wat betreft investeringen: Hiernaast is de directeur ITS bij IT-investeringen binnen de kaders van het IT investeringsbudget van de Universiteit Utrecht (vastgesteld door het college van bestuur in de begroting van de Universiteit Utrecht) gemachtigd om per project verplichtingen aan te gaan: 1. binnen specifiek door het college van bestuur of de Algemeen Directeur verleende project (onder) mandaten; 2. voor wijzigingen in het project van programmatische aard(thema) die leiden tot een overschrijding van het betreffende projectbudget met een maximum van (i) € 250K of, indien dit een lager bedrag is (ii) 10% van het betreffende projectbudget; 3. projecten in de initiatieffase tot een maximum van

25/38

€ 150K per project

2e ondermandaat van Directeur ITS aan de Adjunct Directeur ITS MANDATARIS INHOUD MANDAAT Adjunct-directeur dhr. ing. R.A. den Houting

PERSONEEL AFDELING Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur ITS is toegekend: aangaande het bij het de directie ITS geplaatste personeel tot en met schaal 10.

FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur ITS aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €50.000,= (zegge vijftigduizend euro)

3e ondermandaat van de Adjunct Directeur ITS aan hoofden afdelingen MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd afdeling Bedrijfsbureau dhr.drs. Ing. F.H.M. Peek Hoofd afdeling Support dhr.N.A. Poppes a.i. Hoofd afdeling Infrastructuur en Exploitatie dhr. drs. H.P.J. Schut Hoofd afdeling Basisdiensten dhr. dr. ir. P.M.J. Scheeren Hoofd afdeling Systeem integratie, Mobiel en Web dhr. H.P. Idzes a.i. Hoofd afdeling Administratieve Systemen dhr. C. de Waard a.i. Hoofd afdeling Onderzoek systemen en Data management mevr. C.A.R. Hilhorst Hoofd afdeling Onderwijssystemen mevr. dr. P.D. de Wit a.i.

PERSONEEL AFDELING Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur ITS aan de Adjunct Directeur ITS is toegekend: ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur ITS aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

26/38

4e ondermandaat van afdelingshoofden aan teamleiders MANDATARIS INHOUD MANDAAT Teamleider Support mw. M.A.A. Schepers Teamleider Infrastructuur en Exploitatie dhr. S. Datema

PERSONEEL AFDELING Mandaat Personeel zoals dat door de Adjunct Directeur ITS aan de afdelingshoofden is toegekend: ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

B. BIJZONDERE MANDATEN CORPORATE INFORMATION SECURITY OFFICER (CISO) Bijzonder mandaat van het College van Bestuur aan Corporate information security officer MANDATARIS INHOUD MANDAAT Corporate information security officer dhr. W.J.R.M. Ritzen

Toezicht op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid van de Universiteit Utrecht

27/38

HOOFDSTUK 9. DIRECTIE FACILITAIR SERVICE CENTRUM (“FSC”) A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN FINANCIËN 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Facilitair Service Centrum (“FSC”) MANDATARIS

INHOUD MANDAAT

Directeur FSC dhr. drs. E.A. Verzendaal

PERSONEEL FSC Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij het FSC geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke;

Plaatsvervanger: dhr. W. Huijgens

Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van het FSC te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel van schaal 12 en hoger waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar; FINANCIËN Het mandaat Financiën zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: ten aanzien van financiën die door de Algemeen Directeur op grond van de vastgestelde begroting van de dienst zijn toegewezen aan het FSC; -

Uitzondering: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting hoger dan € 250.000,- (zegge tweehonderdvijftigduizend euro)

28/38

2e ondermandaat van Directeur FSC aan managers en controller MANDATARIS Manager Facilitair (“FM”) dhr. W. Huijgens

INHOUD MANDAAT Management

Manager Onderhoud vacature Manager Operationele Services (“OS”) mw. L.M. Broere – Doornkamp MSc Manager IAC dhr. ir. E.J. Faase Manager Bedrijfsbureau dhr. M.J.M. van Kinderen Manager KRM dhr. H.W. Strikwerda

Manager FM dhr. W. Huijgens Manager Onderhoud vacature

PERSONEEL AFDELINGEN Mandaat Personeel zoals dat door de AD aan de Directeur FSC is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van: personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: beslissingen op bezwaar besluiten ten aanzien van: de eigen persoon; buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); structureel thuiswerken; in- en uitleen van personeel; keuzemodel arbeidsvoorwaarden; toekennen studiefaciliteiten; besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving.

FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur FSC aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van € 25.000 (zegge vijfentwintigduizend euro)

Manager OS mw. L.M. Broere – Doornkamp MSc Manager IAC dhr. ir. E.J. Faase Manager Bedrijfsbureau dhr. M.J.M. van Kinderen

FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur FSC aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van € 5.000 (zegge vijfduizend euro)

Manager KRM dhr. H.W. Strikwerda

29/38

3e ondermandaat van manager FM aan Lokaal facility managers/parkmanager, van manager Onderhoud aan teamleiders Onderhoud en van manager OS aan Hoofden afdelingen OS MANDATARIS

INHOUD MANDAAT

FM Lokaal facility manager Regio Oost dhr. M.L.J. de Wilde

PERSONEEL AFDELINGEN Mandaat Personeel zoals dat door de Directeur FSC aan de manager FM is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van:  personele inzet;  beoordeling taakinvulling;  verlof en verzuim;  buitengewoon verlof conform UU Regeling Buitengewoon Verlof.

Lokaal facility manager Regio Centrumgebied mw. J.H.L. Noordhof Lokaal facility manager Regio West dhr. J.S. Petrusma Lokaal facility manager Regio Binnenstad mw. J.M. Ligteringen Parkmanager openbare ruimten dhr. J. Verwoerd Onderhoud Teamleider Onderhoud Regio Oost dhr. M.H.C.M. Thien Teamleider Onderhoud Regio Centrumgebied dhr. H. van de Kraats Teamleider Onderhoud Regio West dhr. H.J. Hellwich

Uitzonderingen:  beslissingen op bezwaar  besluiten ten aanzien van: o de eigen persoon; o buitengewoon verlof anders dan als bedoeld in UU Regeling Buitengewoon Verlof, waaronder in ieder geval begrepen – zonder limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof; o structureel thuiswerken; o in- en uitleen van personeel; o keuzemodel arbeidsvoorwaarden (inzet of kopen van verlof); o toekennen studiefaciliteiten. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur FSC aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van € 500 (zegge vijfhonderd euro)

Teamleider Onderhoud Regio Binnenstad dhr. W.J. van Schaik OS Afdelingshoofd Reststoffenbeheer dhr. ing. F.P. Kooiman Afdelingshoofd Logistiek dhr. W. Gjaltema Afdelingshoofd Security dhr. L.J.A. van Kuijk

30/38

4e ondermandaat van Lokaal facility manager aan Teamleiders FM en van Hoofd afdeling OS aan Teamleiders OS MANDATARIS

INHOUD MANDAAT

Teamleiders FM Teamleider meld- & uitgiftepunt Regio Oost dhr. A.W. van Helmondt

PERSONEEL AFDELINGEN Mandaat Personeel zoals dat door de manager FM aan de Lokaal facility manager is toegekend ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van:  personele inzet;  beoordeling taakinvulling;  verlof en verzuim;  buitengewoon verlof conform UU Regeling Buitengewoon Verlof.

Teamleider gebouwzorg Regio Oost dhr. A.H. Lenting Teamleider gebouwzorg Regio Centrumgebied mw. M. Bloemink Teamleider gebouwzorg Regio Centrumgebied Dhr. F.J. Verissimo Teamleider AV ondersteuning Regio Centrumgebied dhr. T.G.J. Hijman Teamleider meldpunt Regio Centrumgebied mw. M.M. Green-van Meeuwen Teamleider gebouwzorg Regio West dhr. R.A. van Vliet Teamleider gebouwzorg Regio West dhr. N.G.H. Willers

Uitzonderingen:  beslissingen op bezwaar  besluiten ten aanzien van: o de eigen persoon; o buitengewoon verlof anders dan als bedoeld in UU Regeling Buitengewoon Verlof, waaronder in ieder geval begrepen – zonder limitatief te willen zijn - ouderschapsverlof; o structureel thuiswerken; o in- en uitleen van personeel; o keuzemodel arbeidsvoorwaarden (inzet of kopen van verlof); o toekennen studiefaciliteiten. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur FSC aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van € 500 (zegge vijfhonderd euro)

Teamleider uitgiftepunt Regio West mw. A.J. Wouters - Ernens Teamleider gebouwzorg Regio Binnenstad dhr. B. Firet Teamleider gebouwzorg Regio Binnenstad dhr. P.H. van der Lugt Teamleiders OS Teamleider Logistiek dhr. A.R. van den Berg Teamleider Security dhr. A. Engels jr. Teamleider Security dhr. M. van Milligen Teamleider Security dhr. R.P.A. Mulder Teamleider Security dhr. I. Schenk

31/38

MANDATARIS

INHOUD MANDAAT

B. BIJZONDERE MANDATEN Bijzonder mandaat van het College van Bestuur aan Veiligheidsfunctionarissen MANDATARIS INHOUD MANDAAT Stralingsdeskundige De uitoefening van bevoegdheden uit hoofde van de dhr. ing. F.P. Kooiman complexvergunning krachtens de Kernenergiewet

32/38

HOOFDSTUK 10. CENTRUM VOOR WETENSCHAP EN CULTUUR (“CWC”) A. ONDERMANDATEN PERSONEEL EN FINANCIËN 1e Ondermandaat van de Algemeen Directeur aan de Directeur Centrum voor Wetenschap en Cultuur (“Directeur CWC”) MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur CWC mw. drs. M.J.M. Mourits

PERSONEEL CWC Het mandaat Personeel zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: aangaande het bij het CWC geplaatste personeel tot en met schaal 12; ten aanzien van contractvorming op gebied van inleen van UU-personeel, detacheringsovereenkomsten, gastvrijheidsovereenkomsten, re-integratie, de inzet van uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiairs, studentassistenten, UW-ers en dergelijke; Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar; - besluiten aangaande de eigen persoon; - besluiten ten aanzien van aanstelling en bezoldiging van personeel die de vastgestelde personele begroting van het CWC te boven gaan; - besluiten ten aanzien van aanstelling van personeel van schaal 12 en hoger waarbij aanspraak op werkloosheidsuitkering van meer dan 1 jaarsalaris zou ontstaan; - besluiten ten aanzien van disciplinaire maatregelen en dienstopdrachten; - afwijken van keuzemoment in het keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - uitbetalen van verlofuren; - toekennen van gratificaties arbeidsprestaties van > € 1500,-; - toelages op bezoldiging voor langer dan 1 jaar; FINANCIËN Het mandaat Financiën zoals dat door het College van Bestuur aan de Algemeen Directeur is toegekend: ten aanzien van financiën die door de Algemeen Directeur op grond van de vastgestelde begroting van de dienst zijn toegewezen aan het CWC; -

Uitzondering: besluiten met een op geld waardeerbare verplichting hoger dan € 250.000,- (zegge tweehondervijftigduizend euro)

2e ondermandaat van Directeur CWC aan Directeur Universiteitsmuseum en aan hoofden onderdelen MANDATARIS INHOUD MANDAAT Directeur Universiteitsmuseum mw. drs. M.J.M. Mourits

PERSONEEL ONDERDEEL Mandaat Personeel zoals dat door de Algemeen Directeur aan de Directeur CWC is toegekend:

Hoofd Parnassos Cultuurcentrum mw. M. van Merrienboer

Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling;

Hoofd Studium Generale mw. dr. ir. M.M.C.G. Peters

33/38

MANDATARIS Hoofd bedrijfsvoering Academiegebouw mw. drs. M.J.M. Mourits

INHOUD MANDAAT verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur CWC aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

3e ondermandaat van Directeur Universiteitsmuseum aan hoofden afdelingen10 MANDATARIS INHOUD MANDAAT Hoofd Bedrijfsvoering mw. M. Dierckx Hoofd Presentatie en Publieksactiviteiten Dhr. P.R. Voogt

PERSONEEL ONDERDEEL Mandaat Personeel zoals dat door Directeur CWC aan de Directeur Universiteitsmuseum is toegekend: Ten aanzien van besluiten in het kader van de dagelijkse leiding en aansturing van de eigen afdeling/unit en organisatie van de werkzaamheden van de afdeling. Het betreft besluiten in het kader van personele inzet; beoordeling taakinvulling; verlof en verzuim. Uitzonderingen: - beslissingen op bezwaar - besluiten ten aanzien van: - de eigen persoon; - buitengewoon verlof (art. 4.18 CAO NU); - structureel thuiswerken; - in- en uitleen van personeel; - keuzemodel arbeidsvoorwaarden; - toekennen studiefaciliteiten. - besluiten buiten reguliere toepassing van bestaande regelgeving. FINANCIËN Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen m.b.t. de middelen die door de Directeur CWC aan de afdeling zijn toegewezen, tot een bedrag van €25.000,= (zegge vijfentwintigduizend euro)

10

Dit derde ondermandaat wordt verleend aangezien op het moment van mandaatverlening de functie Directeur Universiteitsmuseum en de functie Directeur CWC door dezelfde persoon worden vervuld. Wanneer deze functies weer door verschillende personen worden vervuld kan dit derde ondermandaat worden ingetrokken.

34/38

TOELICHTING Algemeen Dit register geeft limitatief aan wie binnen de dienst (beslissings)mandaathouder kunnen zijn. Plaatsvervanging  Een plaatsvervanger heeft geen zelfstandig mandaat, maar treedt op bij afwezigheid van de mandaathouder (zoals in het normale spraakgebruik);  Een (onder)mandaathouder hoeft strikt genomen geen plaatsvervanger te hebben. Indien hij geen plaatsvervanger heeft oefent degene, die hem de bevoegdheid heeft verleend, de bevoegdheid zelf uit. Uitzondering hierop vormen de Algemeen Directeur en de Directeuren van de directies. Mandaten op functie / ad interim invulling door externen Zoals aan het begin van deze mandaatregeling al opgemerkt worden de mandaten op functie verleend. De namen die bij de functies vermeld staan zijn slechts ter informatie toegevoegd en kunnen gedurende de geldigheidsduur van deze regeling wijzigen. De mandaatregeling wordt jaarlijks geactualiseerd. Echter, in het geval een functie op interim basis door een persoon wordt vervuld die niet bij de Universiteit Utrecht is aangesteld, worden bij plaatsing van de betreffende persoon op de betreffende functie afspraken gemaakt over de bevoegdheden en mandaten die aan de betreffende persoon verleend zullen worden. In deze gevallen zal de mandaatregeling “ad interim ingevuld door persoon niet aangesteld bij de Universiteit Utrecht” vermelden in plaats van de naam van de betreffende persoon. Limitering mandaten Personeel en Financiën personele bevoegdheden: De bevoegdheden met betrekking tot het aanstellen, bevorderen en ontslaan (m.u.v. disciplinair ontslag) zijn voorbehouden aan: Algemeen Directeur vanaf schaal 13 (va schaal 14 overleg CvB) Directeuren van directies tot en met schaal 12 Hoofden ASC en ICT-Servicecentrum: tot en met schaal 9 resp. schaal 10 financiële bevoegdheden: Het financieel mandaat is beperkt tot de vastgestelde begroting van de eenheid. Dit betekent, dat uitgaven en inkomsten die niet in een begroting zijn voorzien altijd goedgekeurd dienen te worden door de mandaatgever. Binnen de vastgestelde begroting van de eenheid gelden voorts in beginsel de volgende limieten: Algemeen Directeur € 500.000,= Directeuren van de directies € 250.000,= uitz. : dir. V&C: € 500.000,= adjunctdir. V&C: €200.000,= Afdelingshoofden € 25.000,= uitz. : ASC en ICT-Sevicecentrum : € 50.000,= De bedragen in deze mandaatregeling betreffen bedragen inclusief BTW, tenzij expliciet anders is aangegeven. Overige uitgangspunten bij de mandaatregeling UBD: het betreft structurele mandatering van reguliere, routinematige handelingen. Bijzondere, eenmalige of projectgerelateerde mandaten worden hier niet in geregeld (CvB kan hiervoor ad hoc mandaat verlenen); een mandaat als bedoeld in deze regeling houdt tevens in een volmacht om de UU te vertegenwoordigen; mandaten en ondermandaten worden op functie verleend, de namen zijn alleen ter verduidelijking genoemd. Dit betekent dat de mandaatregeling niet bij iedere personeelswijziging hoeft te worden aangepast: degene die benoemd is in een functie heeft automatisch de bevoegdheden die in deze mandaatregeling zijn opgenomen. De mandaatregeling wordt de lijst eenmaal per jaar geactualiseerd. Bij die gelegenheid worden de nieuwe namen vermeld; in beginsel volgen de (onder)mandaten de hiërarchische lijn. Uitzonderingen hierop zijn: specifieke taken van de afdeling V&C, JZ, O&O, FCA

35/38

-

bijzondere mandaten rechtstreeks aan medewerkers (ogv wetten of regelingen UU) in deze gevallen verleent het college van bestuur rechtstreeks mandaat aan de leidinggevende van de directie of aan een individuele medewerker; het is de ondermandaathouder toegestaan om praktische redenen een zgn. ondertekenings- of afdoeningsmandaat te verlenen. Dit houdt in dat de ondermandaathouder inhoudelijk akkoord is met (een serie) besluiten of overeenkomsten, maar de verdere afhandeling overlaat aan een medewerker (denk aan bestellingen van potloden door een secretariaat etc.). De ondermandaathouder houdt een registratie bij van degenen aan wie hij/zij (regulier) ondertekeningsmandaat heeft verstrekt. Bij ondertekeningsmandaat luidt de ondertekening als volgt: “namens het college van bestuur, overeenkomstig het besluit van de <mandaathouder>”;

Beheer mandaatregeling UBD De Algemeen Directeur legt jaarlijks in september een geactualiseerde versie van de mandaatregeling ter vaststelling voor aan het College van Bestuur.

36/38

BIJLAGE

Operational Audit Statuut Universiteit Utrecht Bijlage bij en onderdeel van mandaatregeling UBD De afdeling Operational Audit (OA) verschaft het College van Bestuur (CvB) in opdracht van de voorzitter van het CvB op onafhankelijke en op objectieve wijze zekerheid over de kwaliteit van de informatieverzorging en adviseert over de (financiële) bedrijfsvoering van de Universiteit Utrecht (UU). Rapportages hierover worden naar de auditcommissie (Auditcommissie) van de Raad van Toezicht (RvT) gestuurd. OA draagt bij aan de doelrealisatie van de UU door het systematisch evalueren en verbeteren van de effectiviteit van het interne controle- en beheersingssysteem en het risicomanagement. Samenstelling OA OA bestaat uit een hoofd operational audit en operational auditors.

Reikwijdte van de werkzaamheden OA zal per opdracht van de voorzitter van het CvB op het gebied van het interne controleen beheersingssysteem en het risicomanagement bepalen of:  De relevante risico's met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële en management informatie en de naleving van beleid en richtlijnen van de UU zijn geïdentificeerd en worden beheerst;  De relevante financiële en management informatie volledig, juist en tijdig is;  De medewerkers handelen in overeenstemming met het beleid en de richtlijnen van de UU, evenals de relevante wetgeving.

Onafhankelijkheid Het onafhankelijk functioneren van OA is als volgt geborgd:  Het jaarlijkse audit werkplan (Jaarplan OA) wordt goedgekeurd door het CvB;  Een audit wordt in opdracht van de voorzitter van het CvB uitgevoerd;  Het hoofd operational audit is ten aanzien van de inhoud van de werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan het CvB.

Rapportering Het hoofd operational audit rapporteert minimaal tweemaal per jaar aan het CvB en de Auditcommissie op het gebied van:  De toereikendheid van het interne controle- en beheersingssysteem en het risicomanagement van de UU;  Issues gerelateerd aan het interne controle- en beheersingssysteem en het risicomanagement van de UU;  De status en de resultaten van het Jaarplan OA;  De resultaten van andere interne controle en beheersingswerkzaamheden binnen de UU, m.n. de control self assessments, de externe audit (de interim audit en de balanscontrole), audit op externe projecten;  De voortgang van de invoering van de aanbevelingen, zoals uitgebracht aan het CvB door de externe accountant en OA.

Verantwoordelijkheid / taken Het hoofd operational audit is verantwoordelijk voor:  Het opstellen van een Jaarplan OA op basis van een analyse van de relevante risico's, evenals door het management onderkende risico's.  De uitvoering van het goedgekeurde Jaarplan OA.

37/38



Het coördineren van interne controle en beheersingswerkzaamheden binnen de UU, m.n. de control self assessments, de externe audit (de interim audit en de balanscontrole) en de audit op onderzoeksprojecten in opdracht van derden;  Het in opdracht van de voorzitter CvB ondersteunen bij fraude onderzoeken, m.n. wat betreft het feiten onderzoek;  Het beoordelen van de reikwijdte van de werkzaamheden van de externe auditor wat betreft de balans tussen bereikte audit dekkingsgraad en de gemaakte kosten. Het hoofd operational audit is niet verantwoordelijk voor de uitvoering van het primaire proces van de UU; het hoofd heeft een adviserende rol richting het CvB en een informerende rol richting de Auditcommissie.

Machtiging / bevoegdheden Het hoofd operational audit wordt per opdracht van de voorzitter van het CvB gemachtigd en krijgt de bevoegdheden (waaronder toegang tot relevante documentatie) die de voorzitter van het CvB nodig acht voor het uitvoeren van de betreffende opdracht. Een dergelijke machtiging zal ten minste omvatten:  

Toegang tot de relevante documenten en personen binnen de UU; Verkrijgen van assistentie van relevant personeel van de UU, of indien nodig gespecialiseerde ondersteuning.

Het hoofd operational audit is niet gemachtigd tot en zal zich onthouden van:  Het verrichten van uitvoerende werkzaamheden voor wat betreft het primaire proces en / of het verrichten van werkzaamheden die gevolgen hebben voor de financiële positie van de UU.  Het boeken van transacties in de boekhouding;  Het geven van aanwijzingen aan het personeel van de UU met betrekking tot het primaire proces, planning en control cyclus en financiële transacties.

*****

38/38