Meer ict per euro. Een onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs

Meer ict per euro Een onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs

2 | Meer ICT per euro

Inhoud 1

Inleiding

4

2

Vraagstelling en opzet

5

3

Resultaten

8

4

Discussie

15

5

Referenties

19

Meer ICT per euro | 3

1 Inleiding Een belangrijke ambitie van Kennisnet met betrekking tot

Als eerste stap in het beschikbaar stellen van financiële

het thema ‘Probleemloos ict-gebruik’, is het ondersteunen

stuurinformatie is, in opdracht van Kennisnet, door Groenendijk

van instellingen bij het doelmatig inrichten van hun ict-

Onderwijs Administratie (http://www.groenendijk.nl) in het

functie (Kennisnet, 2012). Onder doelmatigheid wordt

laatste kwartaal van 2013 een onderzoek uitgevoerd naar de

onder andere verstaan, dat de informatievoorziening van

ict-kosten in het basisonderwijs. Het voorliggende rapport

instellingen de sturing door het bestuur en het management

schetst de vraagstelling in 2012, de opzet en de resultaten

optimaal faciliteert. Activiteiten van Kennisnet op dit

van dit onderzoek. Naast de cijfermatige uitkomsten van het

terrein betreffen benchmarkstudies in het basisonderwijs,

feitenonderzoek bevat het rapport ook de bevindingen uit een

VO en MBO met betrekking tot de kosten van ict. Kennisnet

aantal interviews met schoolbestuurders over de sturing op (de

wil instellingen onafhankelijke informatie aanbieden, zodat

kosten van) ict. Het rapport wordt afgesloten met een aantal

zij een beter inzicht krijgen in hun ict-kosten en deze

conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de resultaten

kunnen vergelijken met die van andere instellingen. Deze

van het feitenonderzoek en de interviews.

informatie stelt het bestuur en het management in staat de beschikbare financiële middelen doeltreffend, strategisch en verantwoord in te kunnen zetten. Volgens Kennisnet is dit een belangrijk aspect van het opbrengstgericht sturen in het basisonderwijs. Een nadere uitwerking van de indicator ‘begroten en budgetteren’ is te vinden in de desbetreffende publicatie (Kennisnet, 2013c).


2 Vraagstelling en opzet Gelet op de ambitie van Kennisnet om tot bruikbare

2.1

Opzet feitenonderzoek

financiële stuurinformatie te komen (o.a. voor het uitvoeren

2.1.1 Steekproef

van benchmarkstudies), moest het onderzoek naar ict-kosten

Het feitenonderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs

in het basisonderwijs antwoord geven op de volgende

heeft plaatsgevonden door van (een steekproef van) 24

vragen:

schoolbesturen de financiële administraties te analyseren. Voor het samenstellen van deze steekproef is gebruik

1. Hoeveel wordt er in het basisonderwijs aan ict uitgegeven:

gemaakt van de (financiële) gegevens van het basisonderwijs,

per school, per leerkracht en per leerling?

die door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) worden

2. Hoe verhouden de ict-kosten zich tot de totale kosten

bijgehouden en beschikbaar worden gesteld (http://data.

in het basisonderwijs?

duo.nl/organisatie/open_onderwijsdata/databestanden/

3. Hoe is de verdeling van de ict-kosten over diverse

basisonderwijs/default.asp). Op de website van DUO worden

rubrieken, zoals software, hardware, netwerk, e.d.?

alle relevante gegevens gerapporteerd van alle bevoegde

4. In hoeverre kunnen ict-kosten (binnen de diverse

gezagen (schoolbesturen) in het basisonderwijs. In 2011

rubrieken) worden toegewezen aan het primaire

ging het in totaal om 1055 bevoegde gezagen (exclusief het

onderwijsproces en de ondersteunende processen?

speciaal onderwijs). DUO verdeelt deze bevoegde gezagen in haar rapportage in zes categorieën op basis van het aantal

Bij elke onderzoeksvraag is nagegaan in hoeverre de

scholen. Tabel 1 geeft een overzicht van deze categorieën

uitkomsten voor kleine schoolbesturen anders zijn

en de aantallen bevoegde gezagen en scholen per categorie.

dan voor middelgrote en grote schoolbesturen. Voor het beantwoorden van bovengenoemde vragen is een

In het kader van het feitenonderzoek zijn de zes categorieën

feitenonderzoek uitgevoerd. Daarnaast is een verkennend

uit Tabel 1 samengevoegd tot twee onderzoeksgroepen: (1)

onderzoek uitgevoerd naar de (financiële) sturing op het

basisonderwijs1 en basisonderwijs2 (kleine schoolbesturen)

ict-domein binnen het basisonderwijs. Hiertoe is een aantal

en (2) basisonderwijs3, basisonderwijs4, basisonderwijs5

interviews afgenomen bij schoolbestuurders. Het onderzoek

en basisonderwijs6 (middelgrote en grote schoolbesturen).

heeft geen betrekking op het speciaal onderwijs. Uit een

Het aantal schoolbesturen binnen beide onderzoeksgroepen

eerste verkenning bleek, dat door grote verschillen met

is ongeveer gelijk. Voor het bepalen van de grootte van de

betrekking tot de hoogte van de bekostiging per leerling,

steekproef voor het feitenonderzoek is gebruik gemaakt

het aantal leerlingen per FTE onderwijzend personeel en

van een tool op internet (http://www.survey-onderzoek.

de vorm van onderwijs, het meenemen van het speciaal

nl/samplesize.html). Met deze tool is berekend wat de

onderwijs in het onderzoek een heel vertekend beeld van de

steekproefgrootte moet zijn bij een bepaalde verwachte

resultaten zou opleveren.

uitkomst en een maximaal acceptabele afwijking (marge) Aantal scholen per bevoegd gezag

Aantal bevoegde gezagen

Percentage van totaal

Basisonderwijs1

1

471

44,6%

Basisonderwijs2

2

59

5,6%

Basisonderwijs3

3-5

115

10,9%

Basisonderwijs4

6-10

163

15,5%

Basisonderwijs5

11-20

173

16,4%

Basisonderwijs6

20 plus

74

7,0%

1055

100%

Categorie

Totaal

Onderzoeksgroepen Klein Basisonderwijs1+ Basisonderwijs2=50% Middelgroot en groot Basisonderwijs3+ Basisonderwijs4+ Basisonderwijs5+ Basisonderwijs6 = 50%

Tabel 1: Aantal schoolbesturen en scholen per door DUO onderscheiden categorie.


Hoofd- en sub-rubrieken ict-kosten Kosten hardware en infrastructuur -

Servers, pc’s, clients, laptops en tablets Smartphones Digiborden, beeldschermen, tv’s en beamers Videorecorders/ dvd- en blu-rayspelers Printers / kopieerapparatuur / multifunctionals (incl. termijnbedragen) Apparatuur voor videoconferencing Telefooncentrale en telefoontoestellen Netwerk (telefoon, data, AV, bedraad en draadloos) Beveiliging (toegangssysteem, pasjes en inlogtokens) Niet nader toe te wijzen kosten en afschrijvingen hardware Kleine apparatuur zoals koptelefoons / headsets / muizen / toetsenborden / webcams en usb-sticks

Kosten software (applicaties, OS, DBMS, middleware en beheersoftware) -

Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties onderwijs Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties ondersteuning / algemeen Programmeren van eigen software

Kosten clouddiensten -

Abonnementskosten onderwijs Abonnementskosten ondersteuning / algemeen Incidentele kosten

Inrichtingskosten -

Verwervingskosten Installatie, aanpassingen (configuratie en modificatie), conversie en documentatie Projectmanagement Voorlichting en opleidingen

Beheerkosten -

Beheer van alle componenten onder 'hardware' Beheer van alle componenten onder 'software' en data Aanpassingen (programmatuur, configuratie) en documentatie Bijscholing en voorlichting Verbruik (o.a. gesprekskosten, papier, cartridges en lampen beamers) Abonnementen (o.a. internet, telefoon en kabel)

Kosten einde levenscyclus -

Kosten van klaarmaken voor het verwijderen en afvoeren van hardware / software

Overige personeelskosten (voor zover niet al toegerekend onder bovenstaande) -

Ict-coördinator / beheerder Scholing algemene ict-vaardigheden Inhuur derden

Overige, niet gealloceerde kosten Tabel 2: Hoofd- en sub-rubrieken ict-kosten.


tussen de gemeten en de werkelijke waarde. Als input voor

2.2

Opzet interview

de berekening van de steekproefgrootte zijn de ict-kosten

Niet alleen de aard en omvang van de ict-kosten, maar ook

per leerling (onderdeel van de eerste onderzoeksvraag)

de sturing hierop door bestuur en management zijn van

genomen. Deze kosten zijn op basis van een vooronderzoek

belang voor een succesvolle inzet van ict in het onderwijs.

binnen een middelgroot schoolbestuur op €150 gesteld. Uit

Van 8 bevoegde gezagen die aan het feitenonderzoek

de berekening bleek, dat voor een maximaal acceptabele

hebben meegedaan, is de verantwoordelijke bestuurder

afwijking van €15 (10%) er bij een populatie van 1055

geïnterviewd. Tijdens de interviews zijn de resultaten

schoolbesturen (verdeeld over de categorieën klein en

van het feitenonderzoek van de desbetreffende instelling

middelgroot / groot) een minimale steekproefomvang van

gevalideerd en is de (financiële) sturing op het ict-domein

24 instellingen benodigd was.

verkend. De volgende vragen zijn in de interviews aan de orde gekomen:

Het totale klantenbestand van Groenendijk Onderwijs

• Komt het beeld dat we aangetroffen hebben overeen met

Administratie omvat ruim 100 basisonderwijs-schoolbesturen

het beeld dat u van de kosten op ict-gebied heeft?

met voldoende spreiding qua omvang, geografische ligging

• Welke posten verrassen u?

en denominatie. Uit dit klantenbestand zijn 24 instellingen

• Hoe volgt u de kosten en opbrengsten op het gebied van

geselecteerd om te komen tot een representatieve steekproef

ict binnen uw instelling?

conform de verhouding in Tabel 1: 12 schoolbesturen uit

• Hoe stuurt u op deze kosten en opbrengsten?

categorie basisonderwijs1 en basisonderwijs2 (kleine

• Is er een ict-budget? Wie is hiervoor verantwoordelijk?

instellingen) en 12 uit categorie basisonderwijs3,

• Heeft uw organisatie een ict-beleid? Wie is hiervoor

basisonderwijs4, basisonderwijs5 en basisonderwijs6

verantwoordelijk? Welke rol speelt dit beleid in de

(middelgrote en grote instellingen). Het feitenonderzoek is

besluitvorming bij aanschaf en implementatie van

uitgevoerd door voor elk schoolbestuur uit de steekproef op

ict-middelen?

journaalpostniveau, en waar nodig op factuurniveau, een analyse te maken van de kosten op het gebied van ict.

2.1.2 Hoofd- en sub-rubrieken Bij het bepalen van de hoofd- en sub-rubrieken voor het toekennen van ict-kosten is uitgegaan van een brede opvatting van ict. Dit betekent, dat ook kosten voor telecommunicatie, repro en kosten voor de implementatie van ict-middelen (opleiding en andere projectkosten) zijn beschouwd als ict-kosten. Initieel was het de bedoeling, dat het onderzoek ook betrekking zou hebben op de interne personele lasten voor rollen als ict coördinator en systeembeheerder. Tijdens de voorbereiding van het onderzoek bleek, dat deze rollen zeer divers worden ingevuld binnen de instellingen en dat de uren en kosten niet apart worden bijgehouden. In het onderzoek zijn deze kosten dan ook buiten beschouwing gelaten. Omdat onderwijsinstellingen zelf niet (of heel verschillend) administreren op het detailniveau van de geselecteerde kostenposten, zijn de desbetreffende kosten handmatig aan de verschillende hoofd- en sub-rubrieken toegekend. Tabel 2 geeft een overzicht van de rubrieken die in het feitenonderzoek zijn gehanteerd.


3 Resultaten De resultaten van het onderzoek naar de (sturing op) ict-

Uit Tabel 4 komt naar voren dat middelgrote en

kosten in het basisonderwijs bestaan uit de resultaten van

grote schoolbesturen per school meer uitgeven aan

het feitenonderzoek en de bevindingen uit de interviews.

ict dan kleine schoolbesturen. Per leerling en per leerkracht laten de gegevens een omgekeerd beeld zien.

3.1

Resultaten feitenonderzoek

De gegevens in Tabel 3 en Tabel 4 maken duidelijk dat er

Voor elk schoolbestuur uit de steekproef is op basis

grote verschillen zijn tussen individuele schoolbesturen.

van een uitvoerige analyse van de administratie een

Deze verschillen zijn als het gaat om ict-kosten per school

detailrapportage opgesteld met betrekking tot hun ict-

het grootst binnen de categorie middelgrote en grote

kosten in 2012.

schoolbesturen; als het gaat om ict-kosten per leerling en per leerkracht zijn de verschillen het grootst binnen de

De ‘ruwe data’ vormden de input voor het beantwoorden

categorie kleine schoolbesturen.

van de geformuleerde onderzoeksvragen. In het vervolg van deze paragraaf worden de belangrijkste resultaten van het feitenonderzoek toegelicht en waar nodig voorzien van een tabel of grafiek. Hierbij wordt, indien relevant, een uitsplitsing gemaakt naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. De interpretatie van de verzamelde gegevens komt in Hoofdstuk 4 aan de orde. 3.1.1 Ict-kosten in het basisonderwijs Tabel 3 geeft een overzicht van de ict-bestedingen per school, per leerling en per FTE onderwijzend personeel (OP). Bij de genoemde bedragen gaat het niet om geld dat specifiek voor een leerling, een leerkracht of een school wordt uitgegeven aan ict. Het is een indicator die inzicht geeft in de gemiddelde ict-kosten per leerling, leerkracht of school. In Tabel 4 worden de ict-kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.

Ict-kosten in euro’s

Alle bevoegde gezagen

Gemiddeld per school Spreiding (en variatiebreedte)

35.560 19.127 - 68.861 (49.734)

Gemiddeld per leerling (2011-2012) Spreiding (en variatiebreedte)

160

Gemiddeld per FTE OP (2012) Spreiding (en variatiebreedte)

3.201 1.774 - 6.275 (4.501)

99 - 312 (213)

Tabel 3: Ict-kosten per school, per leerling en per leerkracht.

Ict-kosten in euro’s

Kleine bevoegde gezagen

Middelgrote en grote bevoegde gezagen

Gemiddeld per school Spreiding (en variatiebreedte)

29.681 19.127 - 55.206 (36.079)

36.261 27.822 - 68.861 (41.039)

Gemiddeld per leerling 2011-2012 Spreiding (en variatiebreedte)

177 99 - 312 (213)

158 139 - 223 (84)

Gemiddeld per FTE op (2012) Spreiding (en variatiebreedte)

3.527 1.774 - 6.275 (4.501)

3.173 2.768 - 4.280 (1.512)

Tabel 4: Ict-kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen


18%

3.1.2

Verhouding ict-kosten ten opzichte van

16%

overige kosten

14%

In Tabel 5 wordt aangegeven hoe de ict-kosten zich verhouden tot de totale en tot de materiële kosten.

12% 10%

In Tabel 6 zijn de gegevens met betrekking tot de verhouding

8%

tussen de ict-kosten en de totale en de materiële kosten

6%

uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.

4% 2%

Uit Tabel 6 blijkt dat kleine schoolbesturen naar verhouding

0%

meer geld uitgeven aan ict dan middelgrote en grote

% van totale kosten kleine schoolbesturen

% van materiële kosten

bevoegde gezagen (zie ook Figuur 1). De gegevens in Tabel

middelgrote en grote schoolbesturen

individuele schoolbesturen. Deze verschillen zijn zowel voor

5 en Tabel 6 laten zien dat er grote verschillen zijn tussen de verhouding tot de totale kosten als voor de verhouding

Figuur 1: Ict-kosten als percentage van totale kosten en

tot de materiële kosten het grootst binnen de categorie

van materiële kosten uitgesplitst naar kleine en naar

kleine schoolbesturen.

middelgrote en grote schoolbesturen.

Ict-kosten


Percentage van de totale kosten Spreiding (en variatiebreedte)

3,2 2,2 - 5,3 (3,1)

Percentage van de materiële kosten Spreiding (en variatiebreedte)

14,4 8,8 - 23,6 (14,8)

Tabel 5: Ict-kosten als percentage van totale en van materiële kosten.

Ict-kosten



Percentage van de totale kosten Spreiding (en variatiebreedte)

3,6 2,2 - 5,3 (3,1)

3,2 2,7 - 4,4 (1,7)

Percentage van de materiële kosten Spreiding (en variatiebreedte)

15,6 8,8 - 23,6 (14,8)

14,3 10,9 - 23,3 (12,4)

Tabel 6: Ict-kosten als percentage van totale en van materiële kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.


3.1.3

Verdeling ict-kosten per hoofdrubriek

zijn (zie ook Figuur 2). Dit geldt ook voor de verschillende

Tabel 7 geeft een overzicht van de verdeling van de ict-

sub-rubrieken (zie Bijlage 3). De gegevens in Tabel 7

kosten voor de hoofdrubrieken, zoals deze ten behoeve van

en Tabel 8 laten zien dat er grote verschillen zijn tussen

het feitenonderzoek zijn vastgesteld (zie Hoofdstuk 2).

individuele schoolbesturen. Bij de meeste rubrieken zijn deze verschillen het grootst binnen de categorie kleine

In Tabel 8 is de percentuele verdeling van de ict-kosten per

schoolbesturen.

hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.

In het vervolg van deze paragraaf wordt per relevante hoofdrubriek een toelichting gegeven op de

Uit Tabel 8 komt naar voren, dat kleine instellingen

verzamelde gegevens. Gezien de grote overeenkomst in

ongeveer 3% meer uitgeven aan hardware en infrastructuur

bestedingspatroon, wordt daarbij geen onderscheid

dan middelgrote en grote instellingen. Als het gaat om

gemaakt tussen de verschillende categorieën schoolbesturen.

de verdeling van de ict-kosten met betrekking tot de

De hoofdrubrieken waar minder dan 1% van de ict-kosten

overige hoofdrubrieken zijn de verschillen tussen kleine

betrekking op heeft, blijven verder buiten beschouwing.

en grote en middelgrote schoolbesturen niet erg groot

Ict-kosten


Hardware en infrastructuur Spreiding (en variatiebreedte)

53,8 41,0 - 71,5(30,5)

Software Spreiding (en variatiebreedte)

15,6 5,3 - 34,7 (29,4)

Clouddiensten Spreiding (en variatiebreedte)

8,1 0,3 - 15,7 (15,3)

Inrichting Spreiding (en variatiebreedte)

3,1 0,0 9,7 (9,7)

Beheer Spreiding (en variatiebreedte)

18,1 8,0 - 0,5 (0,5)

Einde levenscyclus Spreiding (en variatiebreedte)

0,0 0,0 ‐ 0,5 (0,5)

Overig personeel Spreiding (en variatiebreedte)

0,5 0,0 ‐ 3,3 (3,1)

Overig, niet gealloceerd Spreiding (en variatiebreedte)

0,6 0,0 ‐ 2,2 (3,1)

Totaal

100

Tabel 7 Verdeling ict-kosten als percentage per hoofdrubriek.


Ict-kosten



Hardware en infrastructuur Spreiding (en variatiebreedte)

56,8 41,0 ‐ 71,5 (30,5)

53,5 45,0 ‐ 66,4 (21,3)

Software Spreiding (en variatiebreedte)

14,6 5,3 ‐ 34,7 (29,4)

15,7 10,6 ‐ 21,0 (10,4)

Clouddiensten Spreiding (en variatiebreedte)

7,5 3,5 ‐ 15,7 (12,1)

8,2 0,3 ‐ 13,3 (13,0)

Inrichting Spreiding (en variatiebreedte)

1,7 0,0 ‐ 8,5 (8,5)

3,2 0,2 ‐ 9,7 (9,4)

Beheer Spreiding (en variatiebreedte)

18,3 8,0 ‐ 39,9 (31,9)

17,9 11,2 ‐ 25,9 (3,1)

Einde levenscyclus Spreiding (en variatiebreedte)

0,0 0,0 ‐ 0,0 (0,0)

0,0 0,0 ‐ 0,5 (0,5)

Overig personeel Spreiding (en variatiebreedte)

0,4 0,0 ‐ 3,3 (3,3)

0,5 0,0 ‐ 1,1 (1,0)

Overig, niet gealloceerd Spreiding (en variatiebreedte)

0,4 0,0 ‐ 2,0 (2,0)

0,6 0,0 ‐ 2,2 (2,2)

Totaal

100

100

Tabel 8: Verdeling ict-kosten als percentage per hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.

60%

kleine schoolbesturen

50%

middelgrote en grote schoolbesturen

40% 30% 20% 10% 0%

Ha

rd w ar e

en

So ft w ar e

Cl

ri ch

dd

ti

ie n

st e

n

in

fr as tr uc tu

Be h

In

ou

ng

ee r

Ei

nd

e

le ve n

Ov er ig e sc yc lu

s

ur

pe rs o

Ov er ig e, ne

el

ni et

ge al lo

ce er d

Figuur 2: Verdeling ict-kosten per hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.


Kosten hardware en Infrastructuur

schoolbesturen software voornamelijk aanschaffen ten

Tabel 9 geeft een overzicht van de percentuele verdeling van

behoeve van het onderwijs en in mindere mate ten behoeve

de kosten voor hardware en infrastructuur per sub-rubriek.

van de ondersteuning. In Paragraaf 3.1.4 wordt hier nader op ingegaan.

Bijna 54% van de ict-kosten valt in deze hoofdrubriek. Schoolbesturen maken relatief hoge kosten voor printers,

Kosten clouddiensten

kopieerapparaten en multifunctionals (37%). In Hoofdstuk 4

Tabel 11 geeft een overzicht van de verdeling van de kosten

wordt op deze kostenpost nader ingegaan.

voor clouddiensten per sub-rubriek.

Kosten software

Iets meer dan 8% van de ict-middelen wordt besteed

Tabel 10 geeft een overzicht van de verdeling van de kosten

aan clouddiensten. Uit Tabel 11 komt naar voren, dat

voor software per sub-rubriek.

schoolbesturen clouddiensten vooral afnemen en inzetten ten behoeve van de ondersteuning en in veel mindere mate

Bijna 16% van de ict-kosten heeft betrekking op de aanschaf

voor het onderwijs. In Paragraaf 3.1.4 wordt hier nader op

en het onderhoud van software. Uit Tabel 10 blijkt, dat

ingegaan.

Hardware en infrastructuur

% van de hoofdrubriek

Servers, pc’s, (thin) clients, laptops en tablets

27

Smartphones

0

Digiborden, beeldschermen, tv’s en beamers

27

Videorecorders/ dvd‐ en blu‐rayspelers

0

Printers /kopieerapparatuur /multifunctionals (incl. termijnbedragen)

37

Apparatuur voor videoconfencing

0

Telefooncentrale en telefoontoestellen

0

Netwerk (telefoon, data, AV, bedraad en draadloos)

5

Beveiliging (toegangssysteem, pasjes en inlogtokens)

0

Niet nader toe te wijzen kosten en afschrijvingen hardware

2

Kleine apparatuur zoals headsets, muizen, usb-‐sticks, etc.

2

Totaal

100

Tabel 9: Percentuele verdeling kosten Hardware en Infrastructuur per sub-rubriek.

Software (applicaties, OS, DBMS, middleware en beheersoftware)


Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties

65

Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties ondersteuning

35

Programmeren van eigen software

0

Totaal

100

Tabel 10: Verdeling kosten Software per sub-rubriek.


Clouddiensten


Abonnementskosten onderwijs

25

Abonnementskosten ondersteuning / algemeen

74

Incidentele kosten

1

Totaal

100

Tabel 11: Verdeling kosten Clouddiensten per sub-rubriek.

Inrichting


Verwervingskosten

1

Installatie, configuratie en modificatie, conversie en documentatie

87

Projectmanagement

0

Voorlichting en opleidingen

12

Totaal

100

Tabel 12: Verdeling kosten Inrichting per sub-rubriek.

Beheer


Beheer van alle componenten onder ‘hardware’

24

Beheer van alle componenten onder ‘software’ en data

13

Aanpassingen (programmatuur, configuratie) en documentatie

1

Bijscholing en voorlichting

0

Verbruik (o.a. gesprekskosten, papier, cartridges en lampen beamers)

28

Abonnementen (o.a. internet, telefoon en kabel)

34

Totaal

100

Tabel 13: Verdeling kosten Beheer per sub-rubriek. Kosten inrichting

Kosten beheer

Tabel 12 geeft een overzicht van de verdeling van de

Tabel 13 geeft een overzicht van de verdeling van de

inrichtingskosten per sub-rubriek.

beheerskosten per sub-rubriek.

De kosten voor inrichting vormen slechts 3% van de totale

Aan beheer wordt jaarlijks iets meer dan 18% van de

ict-lasten van schoolbesturen Deze 3% wordt voor het

totale ict-kosten besteed. De sub-rubrieken abonnementen

grootste gedeelte besteed aan installatiewerkzaamheden.

(34%) en verbruik (28%) zijn de grootste kostenposten in

Een klein stukje gaat naar voorlichting en opleiding.

deze hoofdrubriek. Het feit dat hardware een veel grotere kostenpost is dan software, zie je terug in de verdeling van de beheerskosten (respectievelijk 24% en 13%).


3.1.4

Verdeling ict-kosten over primair en

1. Op het ict-domein is in de regel sprake van

ondersteunend proces

budgetsturing. Per school wordt een budget voor ict-

De vraag is in hoeverre ict-kosten binnen de onderscheiden

kosten afgesproken. Een school mag gedurende het jaar

hoofd- en sub-rubrieken kunnen worden toegewezen aan

uitgaven doen binnen het budget. Er ligt doorgaans geen

het primaire onderwijsproces en aan de ondersteunende

actueel ict-beleid of -plan ten grondslag aan deze

processen? Tijdens de uitvoering van het feitenonderzoek

uitgaven. De focus ligt op beheersing van ict-kosten en

bleek, dat deze informatie niet of nauwelijks uit de

minder op de opbrengsten ervan.

administratie gehaald kon worden. Aan de geanalyseerde

2. Ict-projecten worden niet systematisch gevolgd en

journaalposten en facturen kon niet worden afgelezen op

financieel geadministreerd. Er wordt zelden een

welke functie of afdeling deze betrekking hadden. Ook de

business case of andere justificatie opgesteld

inventaris en vaste activa bleken niet per functie of afdeling

voorafgaand aan de aanschaf van ict-middelen. Er is dan

bijgehouden te worden. De kosten binnen de hoofdrubrieken

ook nauwelijks sprake van sturing op opbrengsten.

software en clouddiensten bleken als enige onderscheiden

3. Er is weinig aandacht voor de invoering van ict-

te kunnen worden naar onderwijs en ondersteuning (zie

middelen. De inspanning die gepaard gaat met

Tabel 10 en Tabel 11). Uit Bijlage 3 valt af te lezen, dat

het invoeren van ict wordt niet bijgehouden (niet

van de kosten voor software € 441.533 wordt besteed aan

geadministreerd).

onderwijs en € 235.764 aan ondersteuning; van de kosten

4. Er wordt nauwelijks geld besteed aan het vergroten van

voor clouddiensten gaat € 88.564 naar het onderwijs en

ict-competenties van medewerkers. Wat uit het school

€ 262.861 naar ondersteuning. In totaal wordt door de

budget voor ict scholing wordt gehaald is centraal niet

instellingen uit de steekproef € 1.032.477 besteed aan

inzichtelijk.

software en clouddiensten. Van dit bedrag wordt circa 51%

5. Er is geen sturing op de ontwikkeling van ict-

(€ 530.079) besteed aan onderwijs en 49% (€ 502.380) aan

competenties bij onderwijzend of ondersteunend

ondersteuning.

personeel. Ontwikkeling op dit gebied is afhankelijk

3.2

bestuur en management.

van individueel initiatief en gebeurt buiten het zicht van

Bevindingen uit de interviews

In totaal zijn acht schoolbestuurders geïnterviewd.

6. Er is geen sprake van standaardisatie van ict-middelen.

Deze interviews zijn gebruikt om de resultaten van het

De lijst met activa bevat in de regel een grote

feitenonderzoek van de desbetreffende instelling te

diversiteit aan hardwarecomponenten (merken, modellen,

valideren en om een eerste globaal idee te krijgen van de

configuraties). Doordat de verantwoordelijkheid voor de

(financiële) sturing op het ict-domein. De interviews gaven

besteding van ict middelen bij de scholen ligt, is er

geen aanleiding tot het aanpassen van de verzamelde

weinig bovenschoolse synergie.

gegevens. Verder kwam het volgende beeld naar voren:


4 Discussie In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de betekenis van de resultaten van het feitenonderzoek en de interviews. Ook worden de opzet en uitvoering van het onderzoek geëvalueerd.

4.1

Ict-kosten in het basisonderwijs

Jaarlijks wordt per school gemiddeld € 35.560 uitgegeven aan ict, per leerling gemiddeld € 160 en per leerkracht 3.201. Middelgrote en grote schoolbesturen geven gemiddeld € 6.580 meer uit per school dan kleine schoolbesturen. Per leerling en per leerkracht geven kleine schoolbesturen meer uit aan ict: € 19 meer leerling en € 354 per leerkracht. Ict-kosten vormen jaarlijks 3,2% van de totale kosten en 14,4% van de materiële kosten van schoolbesturen in het basisonderwijs. De ict-kosten zijn bij kleine instellingen 3,6% van de totale kosten en 15,6% van de materiële kosten; bij middelgrote en grote instellingen gaat het om respectievelijk 3,2% en 14,3%. Een mogelijke verklaring voor de verschillen tussen de twee categorieën schoolbesturen zou het gemiddeld aantal leerlingen per leerkracht en/of per school kunnen zijn. In Tabel 14 wordt hiervan een overzicht gegeven. Uit Tabel 14 komt naar voren dat het gemiddeld aantal leerlingen (vooral per school) bij middelgrote en grote schoolbesturen aanzienlijk hoger is dan bij kleine schoolbesturen. Het lijkt er op, dat een grotere schaalgrootte voordelen biedt als het gaat om de hoogte van de ict-kosten en de verhouding ten opzichte van de totale en materiële kosten. Gemiddeld aantal leerlingen




Per FTE OP

20,1

19,9

20,1

Per school

223

168

229

Tabel 14: Gemiddeld aantal leerlingen per leerkracht en per school uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.


4.2

Verdeling van ict-kosten

trajecten begeleid door eigen personeel (dat niet apart

De jaarlijkse ict-kosten van schoolbesturen hebben vooral

wordt geadministreerd).

betrekking op hardware en infrastructuur (54%), beheer (18%), software (16%), clouddiensten (8%) en inrichting

Naast de verdeling over de verschillende hoofdrubrieken,

(3%). De verschillen tussen kleine en middelgrote en grote

is in het onderzoek ook gekeken naar de verdeling van de

schoolbesturen zijn, als het gaat om de verdeling van de ict-

ict-kosten over het primaire proces en de ondersteunende

kosten over de genoemde hoofdrubrieken, vrij klein. Alleen

processen. De kosten binnen de hoofdrubrieken software

bij de kosten voor de (grootste) hoofdrubriek hardware

en clouddiensten bleken als enige onderscheiden te

en infrastructuur is er sprake van een duidelijk verschil:

kunnen worden naar onderwijs en ondersteuning. In

kleine instellingen geven hieraan 3% meer uit. Op basis

Paragraaf 3.1.4 is vastgesteld, dat van de desbetreffende

van de beschikbare onderzoeksgegevens kan dit verschil

bedragen 51% wordt besteed aan onderwijs en 49% aan

niet worden verklaard. Wellicht dat middelgrote en grote

ondersteuning. Deze uitkomst van het onderzoek moet

instellingen vanwege hun grotere schaal voordeliger kunnen

worden beschouwd als een eerste indicatie en niet als een

inkopen. Als er wordt ingezoomd op de kosten binnen de

hard en betrouwbaar gegeven, aangezien de hoofdrubrieken

verschillende hoofdrubrieken dan valt een aantal zaken op:

software en clouddiensten slechts 24% van alle ict-kosten vertegenwoordigen.

• Binnen de hoofdrubriek hardware en infrastructuur valt op, dat er relatief veel aan print- en kopieerapparatuur

4.3

Sturing en administratie

wordt uitgegeven. Uit Bijlage 3 blijkt, dat het gaat om

Uit de analyse van de administraties van de onderzochte

circa 20% van de totale ict-bestedingen. Daarnaast

instellingen en uit de interviews komt naar voren dat sturing

wordt binnen de hoofdrubriek ‘beheer’ ongeveer

en registratie met betrekking tot ict-kosten gefragmenteerd

4% uitgegeven aan papier, cartridges en toners.

plaatsvindt. Er zijn maar weinig grootboekrekeningen

Het lijkt er dus op, dat instellingen in het basisonderwijs

die ict-kosten apart zichtbaar maken. Dit betekent, dat

24% van hun ict-budget besteden aan het reproduceren

in de financiële rapportages ten behoeve van bestuur en

van analoge informatie of aan het analoog maken van

management de ict-kosten versnipperd zijn en niet worden

digitale informatie.

uitgesplitst naar relevante hoofd- en sub-rubrieken. Een

• Uit het overzicht van de ict-kosten per hoofdrubriek valt

effectieve inhoudelijke en financiële sturing lijkt dan ook

op, dat schoolbesturen twee keer zoveel aan software

niet mogelijk op basis van de huidige informatievoorziening

(ca. 16%) als aan clouddiensten (ca. 8%) besteden. De

binnen het ict-domein. Het gerichter en consistenter

meeste applicaties worden klaarblijkelijk nog steeds in

administreren van ict-kosten door schoolbesturen en

de vorm van ‘traditionele’ software aangeschaft. In

administratiekantoren is dus noodzakelijk, mede gelet

haar Jaarplan 2014 geeft Kennisnet aan, dat de

op de gewenste vergelijkbaarheid van instellingen

combinatie ‘cloud computing’ met ‘mobile devices’ steeds

(benchmarkstudies).

belangrijker gaat worden voor het onderwijs (Kennisnet, 2013). Deze technologische trend zal ongetwijfeld leiden

Het verbeteren van de registratie van ict-kosten moet

tot een verschuiving van ict-kosten richting

bij voorkeur worden gerelateerd aan het ict-beleid van

clouddiensten.

instellingen. Dit is namelijk het primaire aanknopingspunt

• Slechts 3% van de totale ict-kosten wordt besteed

voor de (financiële) sturing en verantwoording door bestuur

aan inrichting. Het grootste deel van deze 3% gaat op aan

en management. De resultaten van bestaande initiatieven

installatie- en configuratiewerkzaamheden (87%) en aan

van Kennisnet, zoals het kostenmodel dat is ontwikkeld

voorlichting en opleiding (12%). Aan projectmanagement

in het kader van het project Kansen bij krimp (Kennisnet,

wordt helemaal niets uitgegeven, althans het is

2013d), kunnen hierbij uitstekend worden benut.

in ieder geval niet zichtbaar in de financiële administratie. Uit de beschikbare onderzoeksgegevens

4.4

kan niet worden afgeleid wat de reden hiervoor

Het onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs

is. Mogelijk zijn de implementatietrajecten in

bestond uit een feitenonderzoek en een aantal (bestuurlijke)

het

is

interviews. Vanwege van te voren afgesproken kaders,

projectmanagement niet nodig en/of worden deze

in termen van beschikbare doorlooptijd en budget,

basisonderwijs


weinig

complex

en

Opzet en uitvoering van het onderzoek

is ten behoeve van het feitenonderzoek een relatief kleine steekproef samengesteld van 12 kleine en 12 middelgrote en grote schoolbesturen. Deze schoolbesturen omvatten in totaal 122 scholen, 27.175 leerlingen en 1.355 FTE leerkrachten (zie Bijlage 3). Door de omvang van de steekproef kan er 10% onnauwkeurigheid in de resultaten kan zitten. In combinatie met de soms vrij grote variatiebreedte in de verzamelde gegevens, zorgt dit er voor dat de gemiddelde scores met enige voorzichtigheid moeten worden geïnterpreteerd. Niettemin geven de onderzoeksresultaten een goed eerste beeld geven van de ict-kosten in het basisonderwijs. Dit wordt bevestigd door het feit, dat alle geïnterviewde onderwijsbestuurders het financiële beeld van hun eigen instelling als valide hebben aangeduid. De resultaten van het feitenonderzoek betreffen de stand van zaken in 2012. Het gaat dus om een momentopname. Om een goed beeld te krijgen van hoe de financiële kant van het ict-domein zich verder ontwikkelt, verdient het aanbeveling om het onderzoek naar ict-kosten in het basisonderwijs periodiek uit te voeren. Om de mogelijkheden tot benchmarking te vergroten, is uitbreiding van het onderzoek naar andere onderwijssectoren gewenst. Inmiddels heeft Kennisnet de voorbereidingen gestart voor het uitvoeren van een vergelijkbaar onderzoek in het VO. Vanuit het perspectief van het Vier in balansmodel (Kennisnet, 2013a) is de scope van onderzoek naar ictkosten smal. Het betreft slechts één van de voorwaardelijke aspecten voor een succesvolle toepassing van ict in het onderwijs. Een mogelijk aanknopingspunt voor verdere kennisontwikkeling ligt bijvoorbeeld in het onderzoeken van de relatie tussen ict-kosten en (onderwijskundige) opbrengsten en arbeidsproductiviteit.


5 Referenties • Dienst Uitvoering Onderwijs, Financiële gegevens basisonderwijs: http://data.duo.nl/organisatie/open_onderwijsdata/databestanden/basisonderwijs/default.asp. • Kennisnet (2012), Kennisnet Meerjarenplan 2013-2017. • Kennisnet (2013a), Vier in balans monitor. • Kennisnet (2013b), Laat ict werken voor het onderwijs. Kennisnet Jaarplan 2014. • Kennisnet (2013c), Opbrengstgericht sturen in het basisonderwijs. • Kennisnet (2013d), Kansen bij krimp. Waarom ict uitkomst kan bieden bij teruglopende leerlingaantallen. • Steekproefpagina: http://jelkeb.home.xs4all.nl/steekproeven/samplesize.html#Gemiddelde.



Stichting Kennisnet Paletsingel 32 2718 NT Zoetermeer Postbus 778 2700 AT Zoetermeer T 079 329 68 28 F 079 321 23 22 I kennisnet.nl

Kennisnet. Laat ict werken voor het onderwijs.

Meer ict per euro. Een onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs

Recommend Documents