Meer ict per euro Een onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs
2 | Meer ICT per euro
Inhoud 1
Inleiding
4
2
Vraagstelling en opzet
5
3
Resultaten
8
4
Discussie
15
5
Referenties
19
Meer ICT per euro | 3
1 Inleiding Een belangrijke ambitie van Kennisnet met betrekking tot
Als eerste stap in het beschikbaar stellen van financiële
het thema ‘Probleemloos ict-gebruik’, is het ondersteunen
stuurinformatie is, in opdracht van Kennisnet, door Groenendijk
van instellingen bij het doelmatig inrichten van hun ict-
Onderwijs Administratie (http://www.groenendijk.nl) in het
functie (Kennisnet, 2012). Onder doelmatigheid wordt
laatste kwartaal van 2013 een onderzoek uitgevoerd naar de
onder andere verstaan, dat de informatievoorziening van
ict-kosten in het basisonderwijs. Het voorliggende rapport
instellingen de sturing door het bestuur en het management
schetst de vraagstelling in 2012, de opzet en de resultaten
optimaal faciliteert. Activiteiten van Kennisnet op dit
van dit onderzoek. Naast de cijfermatige uitkomsten van het
terrein betreffen benchmarkstudies in het basisonderwijs,
feitenonderzoek bevat het rapport ook de bevindingen uit een
VO en MBO met betrekking tot de kosten van ict. Kennisnet
aantal interviews met schoolbestuurders over de sturing op (de
wil instellingen onafhankelijke informatie aanbieden, zodat
kosten van) ict. Het rapport wordt afgesloten met een aantal
zij een beter inzicht krijgen in hun ict-kosten en deze
conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de resultaten
kunnen vergelijken met die van andere instellingen. Deze
van het feitenonderzoek en de interviews.
informatie stelt het bestuur en het management in staat de beschikbare financiële middelen doeltreffend, strategisch en verantwoord in te kunnen zetten. Volgens Kennisnet is dit een belangrijk aspect van het opbrengstgericht sturen in het basisonderwijs. Een nadere uitwerking van de indicator ‘begroten en budgetteren’ is te vinden in de desbetreffende publicatie (Kennisnet, 2013c).
4 | Meer ICT per euro
2 Vraagstelling en opzet Gelet op de ambitie van Kennisnet om tot bruikbare
2.1
Opzet feitenonderzoek
financiële stuurinformatie te komen (o.a. voor het uitvoeren
2.1.1 Steekproef
van benchmarkstudies), moest het onderzoek naar ict-kosten
Het feitenonderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs
in het basisonderwijs antwoord geven op de volgende
heeft plaatsgevonden door van (een steekproef van) 24
vragen:
schoolbesturen de financiële administraties te analyseren. Voor het samenstellen van deze steekproef is gebruik
1. Hoeveel wordt er in het basisonderwijs aan ict uitgegeven:
gemaakt van de (financiële) gegevens van het basisonderwijs,
per school, per leerkracht en per leerling?
die door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) worden
2. Hoe verhouden de ict-kosten zich tot de totale kosten
bijgehouden en beschikbaar worden gesteld (http://data.
in het basisonderwijs?
duo.nl/organisatie/open_onderwijsdata/databestanden/
3. Hoe is de verdeling van de ict-kosten over diverse
basisonderwijs/default.asp). Op de website van DUO worden
rubrieken, zoals software, hardware, netwerk, e.d.?
alle relevante gegevens gerapporteerd van alle bevoegde
4. In hoeverre kunnen ict-kosten (binnen de diverse
gezagen (schoolbesturen) in het basisonderwijs. In 2011
rubrieken) worden toegewezen aan het primaire
ging het in totaal om 1055 bevoegde gezagen (exclusief het
onderwijsproces en de ondersteunende processen?
speciaal onderwijs). DUO verdeelt deze bevoegde gezagen in haar rapportage in zes categorieën op basis van het aantal
Bij elke onderzoeksvraag is nagegaan in hoeverre de
scholen. Tabel 1 geeft een overzicht van deze categorieën
uitkomsten voor kleine schoolbesturen anders zijn
en de aantallen bevoegde gezagen en scholen per categorie.
dan voor middelgrote en grote schoolbesturen. Voor het beantwoorden van bovengenoemde vragen is een
In het kader van het feitenonderzoek zijn de zes categorieën
feitenonderzoek uitgevoerd. Daarnaast is een verkennend
uit Tabel 1 samengevoegd tot twee onderzoeksgroepen: (1)
onderzoek uitgevoerd naar de (financiële) sturing op het
basisonderwijs1 en basisonderwijs2 (kleine schoolbesturen)
ict-domein binnen het basisonderwijs. Hiertoe is een aantal
en (2) basisonderwijs3, basisonderwijs4, basisonderwijs5
interviews afgenomen bij schoolbestuurders. Het onderzoek
en basisonderwijs6 (middelgrote en grote schoolbesturen).
heeft geen betrekking op het speciaal onderwijs. Uit een
Het aantal schoolbesturen binnen beide onderzoeksgroepen
eerste verkenning bleek, dat door grote verschillen met
is ongeveer gelijk. Voor het bepalen van de grootte van de
betrekking tot de hoogte van de bekostiging per leerling,
steekproef voor het feitenonderzoek is gebruik gemaakt
het aantal leerlingen per FTE onderwijzend personeel en
van een tool op internet (http://www.survey-onderzoek.
de vorm van onderwijs, het meenemen van het speciaal
nl/samplesize.html). Met deze tool is berekend wat de
onderwijs in het onderzoek een heel vertekend beeld van de
steekproefgrootte moet zijn bij een bepaalde verwachte
resultaten zou opleveren.
uitkomst en een maximaal acceptabele afwijking (marge) Aantal scholen per bevoegd gezag
Aantal bevoegde gezagen
Percentage van totaal
Basisonderwijs1
1
471
44,6%
Basisonderwijs2
2
59
5,6%
Basisonderwijs3
3-5
115
10,9%
Basisonderwijs4
6-10
163
15,5%
Basisonderwijs5
11-20
173
16,4%
Basisonderwijs6
20 plus
74
7,0%
1055
100%
Categorie
Totaal
Onderzoeksgroepen Klein Basisonderwijs1+ Basisonderwijs2=50% Middelgroot en groot Basisonderwijs3+ Basisonderwijs4+ Basisonderwijs5+ Basisonderwijs6 = 50%
Tabel 1: Aantal schoolbesturen en scholen per door DUO onderscheiden categorie.
Meer ICT per euro | 5
Hoofd- en sub-rubrieken ict-kosten Kosten hardware en infrastructuur -
Servers, pc’s, clients, laptops en tablets Smartphones Digiborden, beeldschermen, tv’s en beamers Videorecorders/ dvd- en blu-rayspelers Printers / kopieerapparatuur / multifunctionals (incl. termijnbedragen) Apparatuur voor videoconferencing Telefooncentrale en telefoontoestellen Netwerk (telefoon, data, AV, bedraad en draadloos) Beveiliging (toegangssysteem, pasjes en inlogtokens) Niet nader toe te wijzen kosten en afschrijvingen hardware Kleine apparatuur zoals koptelefoons / headsets / muizen / toetsenborden / webcams en usb-sticks
Kosten software (applicaties, OS, DBMS, middleware en beheersoftware) -
Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties onderwijs Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties ondersteuning / algemeen Programmeren van eigen software
Kosten clouddiensten -
Abonnementskosten onderwijs Abonnementskosten ondersteuning / algemeen Incidentele kosten
Inrichtingskosten -
Verwervingskosten Installatie, aanpassingen (configuratie en modificatie), conversie en documentatie Projectmanagement Voorlichting en opleidingen
Beheerkosten -
Beheer van alle componenten onder 'hardware' Beheer van alle componenten onder 'software' en data Aanpassingen (programmatuur, configuratie) en documentatie Bijscholing en voorlichting Verbruik (o.a. gesprekskosten, papier, cartridges en lampen beamers) Abonnementen (o.a. internet, telefoon en kabel)
Kosten einde levenscyclus -
Kosten van klaarmaken voor het verwijderen en afvoeren van hardware / software
Overige personeelskosten (voor zover niet al toegerekend onder bovenstaande) -
Ict-coördinator / beheerder Scholing algemene ict-vaardigheden Inhuur derden
Overige, niet gealloceerde kosten Tabel 2: Hoofd- en sub-rubrieken ict-kosten.
6 | Meer ICT per euro
tussen de gemeten en de werkelijke waarde. Als input voor
2.2
Opzet interview
de berekening van de steekproefgrootte zijn de ict-kosten
Niet alleen de aard en omvang van de ict-kosten, maar ook
per leerling (onderdeel van de eerste onderzoeksvraag)
de sturing hierop door bestuur en management zijn van
genomen. Deze kosten zijn op basis van een vooronderzoek
belang voor een succesvolle inzet van ict in het onderwijs.
binnen een middelgroot schoolbestuur op €150 gesteld. Uit
Van 8 bevoegde gezagen die aan het feitenonderzoek
de berekening bleek, dat voor een maximaal acceptabele
hebben meegedaan, is de verantwoordelijke bestuurder
afwijking van €15 (10%) er bij een populatie van 1055
geïnterviewd. Tijdens de interviews zijn de resultaten
schoolbesturen (verdeeld over de categorieën klein en
van het feitenonderzoek van de desbetreffende instelling
middelgroot / groot) een minimale steekproefomvang van
gevalideerd en is de (financiële) sturing op het ict-domein
24 instellingen benodigd was.
verkend. De volgende vragen zijn in de interviews aan de orde gekomen:
Het totale klantenbestand van Groenendijk Onderwijs
• Komt het beeld dat we aangetroffen hebben overeen met
Administratie omvat ruim 100 basisonderwijs-schoolbesturen
het beeld dat u van de kosten op ict-gebied heeft?
met voldoende spreiding qua omvang, geografische ligging
• Welke posten verrassen u?
en denominatie. Uit dit klantenbestand zijn 24 instellingen
• Hoe volgt u de kosten en opbrengsten op het gebied van
geselecteerd om te komen tot een representatieve steekproef
ict binnen uw instelling?
conform de verhouding in Tabel 1: 12 schoolbesturen uit
• Hoe stuurt u op deze kosten en opbrengsten?
categorie basisonderwijs1 en basisonderwijs2 (kleine
• Is er een ict-budget? Wie is hiervoor verantwoordelijk?
instellingen) en 12 uit categorie basisonderwijs3,
• Heeft uw organisatie een ict-beleid? Wie is hiervoor
basisonderwijs4, basisonderwijs5 en basisonderwijs6
verantwoordelijk? Welke rol speelt dit beleid in de
(middelgrote en grote instellingen). Het feitenonderzoek is
besluitvorming bij aanschaf en implementatie van
uitgevoerd door voor elk schoolbestuur uit de steekproef op
ict-middelen?
journaalpostniveau, en waar nodig op factuurniveau, een analyse te maken van de kosten op het gebied van ict.
2.1.2 Hoofd- en sub-rubrieken Bij het bepalen van de hoofd- en sub-rubrieken voor het toekennen van ict-kosten is uitgegaan van een brede opvatting van ict. Dit betekent, dat ook kosten voor telecommunicatie, repro en kosten voor de implementatie van ict-middelen (opleiding en andere projectkosten) zijn beschouwd als ict-kosten. Initieel was het de bedoeling, dat het onderzoek ook betrekking zou hebben op de interne personele lasten voor rollen als ict coördinator en systeembeheerder. Tijdens de voorbereiding van het onderzoek bleek, dat deze rollen zeer divers worden ingevuld binnen de instellingen en dat de uren en kosten niet apart worden bijgehouden. In het onderzoek zijn deze kosten dan ook buiten beschouwing gelaten. Omdat onderwijsinstellingen zelf niet (of heel verschillend) administreren op het detailniveau van de geselecteerde kostenposten, zijn de desbetreffende kosten handmatig aan de verschillende hoofd- en sub-rubrieken toegekend. Tabel 2 geeft een overzicht van de rubrieken die in het feitenonderzoek zijn gehanteerd.
Meer ICT per euro | 7
3 Resultaten De resultaten van het onderzoek naar de (sturing op) ict-
Uit Tabel 4 komt naar voren dat middelgrote en
kosten in het basisonderwijs bestaan uit de resultaten van
grote schoolbesturen per school meer uitgeven aan
het feitenonderzoek en de bevindingen uit de interviews.
ict dan kleine schoolbesturen. Per leerling en per leerkracht laten de gegevens een omgekeerd beeld zien.
3.1
Resultaten feitenonderzoek
De gegevens in Tabel 3 en Tabel 4 maken duidelijk dat er
Voor elk schoolbestuur uit de steekproef is op basis
grote verschillen zijn tussen individuele schoolbesturen.
van een uitvoerige analyse van de administratie een
Deze verschillen zijn als het gaat om ict-kosten per school
detailrapportage opgesteld met betrekking tot hun ict-
het grootst binnen de categorie middelgrote en grote
kosten in 2012.
schoolbesturen; als het gaat om ict-kosten per leerling en per leerkracht zijn de verschillen het grootst binnen de
De ‘ruwe data’ vormden de input voor het beantwoorden
categorie kleine schoolbesturen.
van de geformuleerde onderzoeksvragen. In het vervolg van deze paragraaf worden de belangrijkste resultaten van het feitenonderzoek toegelicht en waar nodig voorzien van een tabel of grafiek. Hierbij wordt, indien relevant, een uitsplitsing gemaakt naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. De interpretatie van de verzamelde gegevens komt in Hoofdstuk 4 aan de orde. 3.1.1 Ict-kosten in het basisonderwijs Tabel 3 geeft een overzicht van de ict-bestedingen per school, per leerling en per FTE onderwijzend personeel (OP). Bij de genoemde bedragen gaat het niet om geld dat specifiek voor een leerling, een leerkracht of een school wordt uitgegeven aan ict. Het is een indicator die inzicht geeft in de gemiddelde ict-kosten per leerling, leerkracht of school. In Tabel 4 worden de ict-kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.
Ict-kosten in euro’s
Alle bevoegde gezagen
Gemiddeld per school Spreiding (en variatiebreedte)
35.560 19.127 - 68.861 (49.734)
Gemiddeld per leerling (2011-2012) Spreiding (en variatiebreedte)
160
Gemiddeld per FTE OP (2012) Spreiding (en variatiebreedte)
3.201 1.774 - 6.275 (4.501)
99 - 312 (213)
Tabel 3: Ict-kosten per school, per leerling en per leerkracht.
Ict-kosten in euro’s
Kleine bevoegde gezagen
Middelgrote en grote bevoegde gezagen
Gemiddeld per school Spreiding (en variatiebreedte)
29.681 19.127 - 55.206 (36.079)
36.261 27.822 - 68.861 (41.039)
Gemiddeld per leerling 2011-2012 Spreiding (en variatiebreedte)
177 99 - 312 (213)
158 139 - 223 (84)
Gemiddeld per FTE op (2012) Spreiding (en variatiebreedte)
3.527 1.774 - 6.275 (4.501)
3.173 2.768 - 4.280 (1.512)
Tabel 4: Ict-kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen
8 | Meer ICT per euro
18%
3.1.2
Verhouding ict-kosten ten opzichte van
16%
overige kosten
14%
In Tabel 5 wordt aangegeven hoe de ict-kosten zich verhouden tot de totale en tot de materiële kosten.
12% 10%
In Tabel 6 zijn de gegevens met betrekking tot de verhouding
8%
tussen de ict-kosten en de totale en de materiële kosten
6%
uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.
4% 2%
Uit Tabel 6 blijkt dat kleine schoolbesturen naar verhouding
0%
meer geld uitgeven aan ict dan middelgrote en grote
% van totale kosten kleine schoolbesturen
% van materiële kosten
bevoegde gezagen (zie ook Figuur 1). De gegevens in Tabel
middelgrote en grote schoolbesturen
individuele schoolbesturen. Deze verschillen zijn zowel voor
5 en Tabel 6 laten zien dat er grote verschillen zijn tussen de verhouding tot de totale kosten als voor de verhouding
Figuur 1: Ict-kosten als percentage van totale kosten en
tot de materiële kosten het grootst binnen de categorie
van materiële kosten uitgesplitst naar kleine en naar
kleine schoolbesturen.
middelgrote en grote schoolbesturen.
Ict-kosten
Alle bevoegde gezagen
Percentage van de totale kosten Spreiding (en variatiebreedte)
3,2 2,2 - 5,3 (3,1)
Percentage van de materiële kosten Spreiding (en variatiebreedte)
14,4 8,8 - 23,6 (14,8)
Tabel 5: Ict-kosten als percentage van totale en van materiële kosten.
Ict-kosten
Kleine bevoegde gezagen
Middelgrote en grote bevoegde gezagen
Percentage van de totale kosten Spreiding (en variatiebreedte)
3,6 2,2 - 5,3 (3,1)
3,2 2,7 - 4,4 (1,7)
Percentage van de materiële kosten Spreiding (en variatiebreedte)
15,6 8,8 - 23,6 (14,8)
14,3 10,9 - 23,3 (12,4)
Tabel 6: Ict-kosten als percentage van totale en van materiële kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.
Meer ICT per euro | 9
3.1.3
Verdeling ict-kosten per hoofdrubriek
zijn (zie ook Figuur 2). Dit geldt ook voor de verschillende
Tabel 7 geeft een overzicht van de verdeling van de ict-
sub-rubrieken (zie Bijlage 3). De gegevens in Tabel 7
kosten voor de hoofdrubrieken, zoals deze ten behoeve van
en Tabel 8 laten zien dat er grote verschillen zijn tussen
het feitenonderzoek zijn vastgesteld (zie Hoofdstuk 2).
individuele schoolbesturen. Bij de meeste rubrieken zijn deze verschillen het grootst binnen de categorie kleine
In Tabel 8 is de percentuele verdeling van de ict-kosten per
schoolbesturen.
hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.
In het vervolg van deze paragraaf wordt per relevante hoofdrubriek een toelichting gegeven op de
Uit Tabel 8 komt naar voren, dat kleine instellingen
verzamelde gegevens. Gezien de grote overeenkomst in
ongeveer 3% meer uitgeven aan hardware en infrastructuur
bestedingspatroon, wordt daarbij geen onderscheid
dan middelgrote en grote instellingen. Als het gaat om
gemaakt tussen de verschillende categorieën schoolbesturen.
de verdeling van de ict-kosten met betrekking tot de
De hoofdrubrieken waar minder dan 1% van de ict-kosten
overige hoofdrubrieken zijn de verschillen tussen kleine
betrekking op heeft, blijven verder buiten beschouwing.
en grote en middelgrote schoolbesturen niet erg groot
Ict-kosten
Alle bevoegde gezagen
Hardware en infrastructuur Spreiding (en variatiebreedte)
53,8 41,0 - 71,5(30,5)
Software Spreiding (en variatiebreedte)
15,6 5,3 - 34,7 (29,4)
Clouddiensten Spreiding (en variatiebreedte)
8,1 0,3 - 15,7 (15,3)
Inrichting Spreiding (en variatiebreedte)
3,1 0,0 9,7 (9,7)
Beheer Spreiding (en variatiebreedte)
18,1 8,0 - 0,5 (0,5)
Einde levenscyclus Spreiding (en variatiebreedte)
0,0 0,0 ‐ 0,5 (0,5)
Overig personeel Spreiding (en variatiebreedte)
0,5 0,0 ‐ 3,3 (3,1)
Overig, niet gealloceerd Spreiding (en variatiebreedte)
0,6 0,0 ‐ 2,2 (3,1)
Totaal
100
Tabel 7 Verdeling ict-kosten als percentage per hoofdrubriek.
10 | Meer ICT per euro
Ict-kosten
Kleine bevoegde gezagen
Middelgrote en grote bevoegde gezagen
Hardware en infrastructuur Spreiding (en variatiebreedte)
56,8 41,0 ‐ 71,5 (30,5)
53,5 45,0 ‐ 66,4 (21,3)
Software Spreiding (en variatiebreedte)
14,6 5,3 ‐ 34,7 (29,4)
15,7 10,6 ‐ 21,0 (10,4)
Clouddiensten Spreiding (en variatiebreedte)
7,5 3,5 ‐ 15,7 (12,1)
8,2 0,3 ‐ 13,3 (13,0)
Inrichting Spreiding (en variatiebreedte)
1,7 0,0 ‐ 8,5 (8,5)
3,2 0,2 ‐ 9,7 (9,4)
Beheer Spreiding (en variatiebreedte)
18,3 8,0 ‐ 39,9 (31,9)
17,9 11,2 ‐ 25,9 (3,1)
Einde levenscyclus Spreiding (en variatiebreedte)
0,0 0,0 ‐ 0,0 (0,0)
0,0 0,0 ‐ 0,5 (0,5)
Overig personeel Spreiding (en variatiebreedte)
0,4 0,0 ‐ 3,3 (3,3)
0,5 0,0 ‐ 1,1 (1,0)
Overig, niet gealloceerd Spreiding (en variatiebreedte)
0,4 0,0 ‐ 2,0 (2,0)
0,6 0,0 ‐ 2,2 (2,2)
Totaal
100
100
Tabel 8: Verdeling ict-kosten als percentage per hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.
60%
kleine schoolbesturen
50%
middelgrote en grote schoolbesturen
40% 30% 20% 10% 0%
Ha
rd w ar e
en
So ft w ar e
Cl
ri ch
dd
ti
ie n
st e
n
in
fr as tr uc tu
Be h
In
ou
ng
ee r
Ei
nd
e
le ve n
Ov er ig e sc yc lu
s
ur
pe rs o
Ov er ig e, ne
el
ni et
ge al lo
ce er d
Figuur 2: Verdeling ict-kosten per hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.
Meer ICT per euro | 11
Kosten hardware en Infrastructuur
schoolbesturen software voornamelijk aanschaffen ten
Tabel 9 geeft een overzicht van de percentuele verdeling van
behoeve van het onderwijs en in mindere mate ten behoeve
de kosten voor hardware en infrastructuur per sub-rubriek.
van de ondersteuning. In Paragraaf 3.1.4 wordt hier nader op ingegaan.
Bijna 54% van de ict-kosten valt in deze hoofdrubriek. Schoolbesturen maken relatief hoge kosten voor printers,
Kosten clouddiensten
kopieerapparaten en multifunctionals (37%). In Hoofdstuk 4
Tabel 11 geeft een overzicht van de verdeling van de kosten
wordt op deze kostenpost nader ingegaan.
voor clouddiensten per sub-rubriek.
Kosten software
Iets meer dan 8% van de ict-middelen wordt besteed
Tabel 10 geeft een overzicht van de verdeling van de kosten
aan clouddiensten. Uit Tabel 11 komt naar voren, dat
voor software per sub-rubriek.
schoolbesturen clouddiensten vooral afnemen en inzetten ten behoeve van de ondersteuning en in veel mindere mate
Bijna 16% van de ict-kosten heeft betrekking op de aanschaf
voor het onderwijs. In Paragraaf 3.1.4 wordt hier nader op
en het onderhoud van software. Uit Tabel 10 blijkt, dat
ingegaan.
Hardware en infrastructuur
% van de hoofdrubriek
Servers, pc’s, (thin) clients, laptops en tablets
27
Smartphones
0
Digiborden, beeldschermen, tv’s en beamers
27
Videorecorders/ dvd‐ en blu‐rayspelers
0
Printers /kopieerapparatuur /multifunctionals (incl. termijnbedragen)
37
Apparatuur voor videoconfencing
0
Telefooncentrale en telefoontoestellen
0
Netwerk (telefoon, data, AV, bedraad en draadloos)
5
Beveiliging (toegangssysteem, pasjes en inlogtokens)
0
Niet nader toe te wijzen kosten en afschrijvingen hardware
2
Kleine apparatuur zoals headsets, muizen, usb-‐sticks, etc.
2
Totaal
100
Tabel 9: Percentuele verdeling kosten Hardware en Infrastructuur per sub-rubriek.
Software (applicaties, OS, DBMS, middleware en beheersoftware)
% van de hoofdrubriek
Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties
65
Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties ondersteuning
35
Programmeren van eigen software
0
Totaal
100
Tabel 10: Verdeling kosten Software per sub-rubriek.
12 | Meer ICT per euro
Clouddiensten
% van de hoofdrubriek
Abonnementskosten onderwijs
25
Abonnementskosten ondersteuning / algemeen
74
Incidentele kosten
1
Totaal
100
Tabel 11: Verdeling kosten Clouddiensten per sub-rubriek.
Inrichting
% van de hoofdrubriek
Verwervingskosten
1
Installatie, configuratie en modificatie, conversie en documentatie
87
Projectmanagement
0
Voorlichting en opleidingen
12
Totaal
100
Tabel 12: Verdeling kosten Inrichting per sub-rubriek.
Beheer
% van de hoofdrubriek
Beheer van alle componenten onder ‘hardware’
24
Beheer van alle componenten onder ‘software’ en data
13
Aanpassingen (programmatuur, configuratie) en documentatie
1
Bijscholing en voorlichting
0
Verbruik (o.a. gesprekskosten, papier, cartridges en lampen beamers)
28
Abonnementen (o.a. internet, telefoon en kabel)
34
Totaal
100
Tabel 13: Verdeling kosten Beheer per sub-rubriek. Kosten inrichting
Kosten beheer
Tabel 12 geeft een overzicht van de verdeling van de
Tabel 13 geeft een overzicht van de verdeling van de
inrichtingskosten per sub-rubriek.
beheerskosten per sub-rubriek.
De kosten voor inrichting vormen slechts 3% van de totale
Aan beheer wordt jaarlijks iets meer dan 18% van de
ict-lasten van schoolbesturen Deze 3% wordt voor het
totale ict-kosten besteed. De sub-rubrieken abonnementen
grootste gedeelte besteed aan installatiewerkzaamheden.
(34%) en verbruik (28%) zijn de grootste kostenposten in
Een klein stukje gaat naar voorlichting en opleiding.
deze hoofdrubriek. Het feit dat hardware een veel grotere kostenpost is dan software, zie je terug in de verdeling van de beheerskosten (respectievelijk 24% en 13%).
Meer ICT per euro | 13
3.1.4
Verdeling ict-kosten over primair en
1. Op het ict-domein is in de regel sprake van
ondersteunend proces
budgetsturing. Per school wordt een budget voor ict-
De vraag is in hoeverre ict-kosten binnen de onderscheiden
kosten afgesproken. Een school mag gedurende het jaar
hoofd- en sub-rubrieken kunnen worden toegewezen aan
uitgaven doen binnen het budget. Er ligt doorgaans geen
het primaire onderwijsproces en aan de ondersteunende
actueel ict-beleid of -plan ten grondslag aan deze
processen? Tijdens de uitvoering van het feitenonderzoek
uitgaven. De focus ligt op beheersing van ict-kosten en
bleek, dat deze informatie niet of nauwelijks uit de
minder op de opbrengsten ervan.
administratie gehaald kon worden. Aan de geanalyseerde
2. Ict-projecten worden niet systematisch gevolgd en
journaalposten en facturen kon niet worden afgelezen op
financieel geadministreerd. Er wordt zelden een
welke functie of afdeling deze betrekking hadden. Ook de
business case of andere justificatie opgesteld
inventaris en vaste activa bleken niet per functie of afdeling
voorafgaand aan de aanschaf van ict-middelen. Er is dan
bijgehouden te worden. De kosten binnen de hoofdrubrieken
ook nauwelijks sprake van sturing op opbrengsten.
software en clouddiensten bleken als enige onderscheiden
3. Er is weinig aandacht voor de invoering van ict-
te kunnen worden naar onderwijs en ondersteuning (zie
middelen. De inspanning die gepaard gaat met
Tabel 10 en Tabel 11). Uit Bijlage 3 valt af te lezen, dat
het invoeren van ict wordt niet bijgehouden (niet
van de kosten voor software € 441.533 wordt besteed aan
geadministreerd).
onderwijs en € 235.764 aan ondersteuning; van de kosten
4. Er wordt nauwelijks geld besteed aan het vergroten van
voor clouddiensten gaat € 88.564 naar het onderwijs en
ict-competenties van medewerkers. Wat uit het school
€ 262.861 naar ondersteuning. In totaal wordt door de
budget voor ict scholing wordt gehaald is centraal niet
instellingen uit de steekproef € 1.032.477 besteed aan
inzichtelijk.
software en clouddiensten. Van dit bedrag wordt circa 51%
5. Er is geen sturing op de ontwikkeling van ict-
(€ 530.079) besteed aan onderwijs en 49% (€ 502.380) aan
competenties bij onderwijzend of ondersteunend
ondersteuning.
personeel. Ontwikkeling op dit gebied is afhankelijk
3.2
bestuur en management.
van individueel initiatief en gebeurt buiten het zicht van
Bevindingen uit de interviews
In totaal zijn acht schoolbestuurders geïnterviewd.
6. Er is geen sprake van standaardisatie van ict-middelen.
Deze interviews zijn gebruikt om de resultaten van het
De lijst met activa bevat in de regel een grote
feitenonderzoek van de desbetreffende instelling te
diversiteit aan hardwarecomponenten (merken, modellen,
valideren en om een eerste globaal idee te krijgen van de
configuraties). Doordat de verantwoordelijkheid voor de
(financiële) sturing op het ict-domein. De interviews gaven
besteding van ict middelen bij de scholen ligt, is er
geen aanleiding tot het aanpassen van de verzamelde
weinig bovenschoolse synergie.
gegevens. Verder kwam het volgende beeld naar voren:
14 | Meer ICT per euro
4 Discussie In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de betekenis van de resultaten van het feitenonderzoek en de interviews. Ook worden de opzet en uitvoering van het onderzoek geëvalueerd.
4.1
Ict-kosten in het basisonderwijs
Jaarlijks wordt per school gemiddeld € 35.560 uitgegeven aan ict, per leerling gemiddeld € 160 en per leerkracht 3.201. Middelgrote en grote schoolbesturen geven gemiddeld € 6.580 meer uit per school dan kleine schoolbesturen. Per leerling en per leerkracht geven kleine schoolbesturen meer uit aan ict: € 19 meer leerling en € 354 per leerkracht. Ict-kosten vormen jaarlijks 3,2% van de totale kosten en 14,4% van de materiële kosten van schoolbesturen in het basisonderwijs. De ict-kosten zijn bij kleine instellingen 3,6% van de totale kosten en 15,6% van de materiële kosten; bij middelgrote en grote instellingen gaat het om respectievelijk 3,2% en 14,3%. Een mogelijke verklaring voor de verschillen tussen de twee categorieën schoolbesturen zou het gemiddeld aantal leerlingen per leerkracht en/of per school kunnen zijn. In Tabel 14 wordt hiervan een overzicht gegeven. Uit Tabel 14 komt naar voren dat het gemiddeld aantal leerlingen (vooral per school) bij middelgrote en grote schoolbesturen aanzienlijk hoger is dan bij kleine schoolbesturen. Het lijkt er op, dat een grotere schaalgrootte voordelen biedt als het gaat om de hoogte van de ict-kosten en de verhouding ten opzichte van de totale en materiële kosten. Gemiddeld aantal leerlingen
Alle bevoegde gezagen
Kleine bevoegde gezagen
Middelgrote en grote bevoegde gezagen
Per FTE OP
20,1
19,9
20,1
Per school
223
168
229
Tabel 14: Gemiddeld aantal leerlingen per leerkracht en per school uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen.
Meer ICT per euro | 15
4.2
Verdeling van ict-kosten
trajecten begeleid door eigen personeel (dat niet apart
De jaarlijkse ict-kosten van schoolbesturen hebben vooral
wordt geadministreerd).
betrekking op hardware en infrastructuur (54%), beheer (18%), software (16%), clouddiensten (8%) en inrichting
Naast de verdeling over de verschillende hoofdrubrieken,
(3%). De verschillen tussen kleine en middelgrote en grote
is in het onderzoek ook gekeken naar de verdeling van de
schoolbesturen zijn, als het gaat om de verdeling van de ict-
ict-kosten over het primaire proces en de ondersteunende
kosten over de genoemde hoofdrubrieken, vrij klein. Alleen
processen. De kosten binnen de hoofdrubrieken software
bij de kosten voor de (grootste) hoofdrubriek hardware
en clouddiensten bleken als enige onderscheiden te
en infrastructuur is er sprake van een duidelijk verschil:
kunnen worden naar onderwijs en ondersteuning. In
kleine instellingen geven hieraan 3% meer uit. Op basis
Paragraaf 3.1.4 is vastgesteld, dat van de desbetreffende
van de beschikbare onderzoeksgegevens kan dit verschil
bedragen 51% wordt besteed aan onderwijs en 49% aan
niet worden verklaard. Wellicht dat middelgrote en grote
ondersteuning. Deze uitkomst van het onderzoek moet
instellingen vanwege hun grotere schaal voordeliger kunnen
worden beschouwd als een eerste indicatie en niet als een
inkopen. Als er wordt ingezoomd op de kosten binnen de
hard en betrouwbaar gegeven, aangezien de hoofdrubrieken
verschillende hoofdrubrieken dan valt een aantal zaken op:
software en clouddiensten slechts 24% van alle ict-kosten vertegenwoordigen.
• Binnen de hoofdrubriek hardware en infrastructuur valt op, dat er relatief veel aan print- en kopieerapparatuur
4.3
Sturing en administratie
wordt uitgegeven. Uit Bijlage 3 blijkt, dat het gaat om
Uit de analyse van de administraties van de onderzochte
circa 20% van de totale ict-bestedingen. Daarnaast
instellingen en uit de interviews komt naar voren dat sturing
wordt binnen de hoofdrubriek ‘beheer’ ongeveer
en registratie met betrekking tot ict-kosten gefragmenteerd
4% uitgegeven aan papier, cartridges en toners.
plaatsvindt. Er zijn maar weinig grootboekrekeningen
Het lijkt er dus op, dat instellingen in het basisonderwijs
die ict-kosten apart zichtbaar maken. Dit betekent, dat
24% van hun ict-budget besteden aan het reproduceren
in de financiële rapportages ten behoeve van bestuur en
van analoge informatie of aan het analoog maken van
management de ict-kosten versnipperd zijn en niet worden
digitale informatie.
uitgesplitst naar relevante hoofd- en sub-rubrieken. Een
• Uit het overzicht van de ict-kosten per hoofdrubriek valt
effectieve inhoudelijke en financiële sturing lijkt dan ook
op, dat schoolbesturen twee keer zoveel aan software
niet mogelijk op basis van de huidige informatievoorziening
(ca. 16%) als aan clouddiensten (ca. 8%) besteden. De
binnen het ict-domein. Het gerichter en consistenter
meeste applicaties worden klaarblijkelijk nog steeds in
administreren van ict-kosten door schoolbesturen en
de vorm van ‘traditionele’ software aangeschaft. In
administratiekantoren is dus noodzakelijk, mede gelet
haar Jaarplan 2014 geeft Kennisnet aan, dat de
op de gewenste vergelijkbaarheid van instellingen
combinatie ‘cloud computing’ met ‘mobile devices’ steeds
(benchmarkstudies).
belangrijker gaat worden voor het onderwijs (Kennisnet, 2013). Deze technologische trend zal ongetwijfeld leiden
Het verbeteren van de registratie van ict-kosten moet
tot een verschuiving van ict-kosten richting
bij voorkeur worden gerelateerd aan het ict-beleid van
clouddiensten.
instellingen. Dit is namelijk het primaire aanknopingspunt
• Slechts 3% van de totale ict-kosten wordt besteed
voor de (financiële) sturing en verantwoording door bestuur
aan inrichting. Het grootste deel van deze 3% gaat op aan
en management. De resultaten van bestaande initiatieven
installatie- en configuratiewerkzaamheden (87%) en aan
van Kennisnet, zoals het kostenmodel dat is ontwikkeld
voorlichting en opleiding (12%). Aan projectmanagement
in het kader van het project Kansen bij krimp (Kennisnet,
wordt helemaal niets uitgegeven, althans het is
2013d), kunnen hierbij uitstekend worden benut.
in ieder geval niet zichtbaar in de financiële administratie. Uit de beschikbare onderzoeksgegevens
4.4
kan niet worden afgeleid wat de reden hiervoor
Het onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs
is. Mogelijk zijn de implementatietrajecten in
bestond uit een feitenonderzoek en een aantal (bestuurlijke)
het
is
interviews. Vanwege van te voren afgesproken kaders,
projectmanagement niet nodig en/of worden deze
in termen van beschikbare doorlooptijd en budget,
basisonderwijs
16 | Meer ICT per euro
weinig
complex
en
Opzet en uitvoering van het onderzoek
is ten behoeve van het feitenonderzoek een relatief kleine steekproef samengesteld van 12 kleine en 12 middelgrote en grote schoolbesturen. Deze schoolbesturen omvatten in totaal 122 scholen, 27.175 leerlingen en 1.355 FTE leerkrachten (zie Bijlage 3). Door de omvang van de steekproef kan er 10% onnauwkeurigheid in de resultaten kan zitten. In combinatie met de soms vrij grote variatiebreedte in de verzamelde gegevens, zorgt dit er voor dat de gemiddelde scores met enige voorzichtigheid moeten worden geïnterpreteerd. Niettemin geven de onderzoeksresultaten een goed eerste beeld geven van de ict-kosten in het basisonderwijs. Dit wordt bevestigd door het feit, dat alle geïnterviewde onderwijsbestuurders het financiële beeld van hun eigen instelling als valide hebben aangeduid. De resultaten van het feitenonderzoek betreffen de stand van zaken in 2012. Het gaat dus om een momentopname. Om een goed beeld te krijgen van hoe de financiële kant van het ict-domein zich verder ontwikkelt, verdient het aanbeveling om het onderzoek naar ict-kosten in het basisonderwijs periodiek uit te voeren. Om de mogelijkheden tot benchmarking te vergroten, is uitbreiding van het onderzoek naar andere onderwijssectoren gewenst. Inmiddels heeft Kennisnet de voorbereidingen gestart voor het uitvoeren van een vergelijkbaar onderzoek in het VO. Vanuit het perspectief van het Vier in balansmodel (Kennisnet, 2013a) is de scope van onderzoek naar ictkosten smal. Het betreft slechts één van de voorwaardelijke aspecten voor een succesvolle toepassing van ict in het onderwijs. Een mogelijk aanknopingspunt voor verdere kennisontwikkeling ligt bijvoorbeeld in het onderzoeken van de relatie tussen ict-kosten en (onderwijskundige) opbrengsten en arbeidsproductiviteit.
Meer ICT per euro | 17
5 Referenties • Dienst Uitvoering Onderwijs, Financiële gegevens basisonderwijs: http://data.duo.nl/organisatie/open_onderwijsdata/databestanden/basisonderwijs/default.asp. • Kennisnet (2012), Kennisnet Meerjarenplan 2013-2017. • Kennisnet (2013a), Vier in balans monitor. • Kennisnet (2013b), Laat ict werken voor het onderwijs. Kennisnet Jaarplan 2014. • Kennisnet (2013c), Opbrengstgericht sturen in het basisonderwijs. • Kennisnet (2013d), Kansen bij krimp. Waarom ict uitkomst kan bieden bij teruglopende leerlingaantallen. • Steekproefpagina: http://jelkeb.home.xs4all.nl/steekproeven/samplesize.html#Gemiddelde.
18 | Meer ICT per euro
Meer ICT per euro | 19
Stichting Kennisnet Paletsingel 32 2718 NT Zoetermeer Postbus 778 2700 AT Zoetermeer T 079 329 68 28 F 079 321 23 22 I kennisnet.nl
Kennisnet. Laat ict werken voor het onderwijs.