Mediaruil •
•
•
•
Mediaruil: niet alle mediaruilen zijn 100% in ruil. Meestal is er toch een stuk betalend. Moeten we hiermee rekening houden in het globale campagnebudget van 250k? Inderdaad Hebben jullie al een lopend partnership met een PR agentschap of zijn er mogelijks al andere engagementen aangegaan die van belang zijn bij de invulling van de campagne? Nee In punt 3 van de "TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN” spreekt u over mediaruil. Hebben jullie langlopende contracten met mediapartners die we kunnen gebruiken? Indien ja, wat houden die in? Welke media gebruiken jullie het meeste? Waar hebben jullie goede ruilonderhandelingen mee? Er zijn geen langlopende contracten. We hebben in het verleden echter goed samengewerkt met ondermeer De Standaard, Le Soir, VRT, RTBF, Knack, Le Vif, MIVB, STIB. Een aantal van deze media hebben zelf al contact opgenomen m.b.t. de opening.
•
In het luik ‘Technische voorschriften’ wordt vermeld dat het KMMA instaat voor de onderhandeling van de mediadeals. Dit betekent dat het budget voor deze mediadeals geen deel uitmaakt van het budget voor deze opdracht ? Het KMMA staat inderdaad in voor het onderhandelen van de mediadeals. Deze zullen pas gefinaliseerd worden in overleg met het gekozen bureau. Maar het budget dat vermeld wordt in het bestek is het totaal beschikbare budget. Mediaruils zijn nooit helemaal gratis. Er moet dus rekening mee gehouden worden dat een deel van het budget naar media zal gaan.
•
Kunt u ons een overzicht bezorgen van de beschikbare mediaruil? Zijn er nog andere externe mediamiddelen die kunnen worden ingezet (bvb via andere types van partnerships)? Partnerships moeten nog onderhandeld worden. Er zijn inderdaad ander types denkbaar Kunt u ons een overzicht bezorgen van de mediakanalen die het KMMA zelf te beschikking heeft en hun bereik? (interne kanalen naar medewerkers, externe kanalen naar het publiek) Het is de bedoeling om de meeste mediakanalen te herbekijken. Wat in principe wel blijft zijn - website - digitale nieuwsbrief (20.000 ) - social media kanalen (facebook (4500 volgers), youtube en twitter (1200 volgers)+ in principe 1 jaar voor de opening snapchat en instagram) - intranet - intern blad Museumnews
•
Communicatieteam •
Welk profiel heeft het communicatieteam?
•
Wat is de interne mankracht die beschikbaar is voor de social media/digitale activiteiten van het KMMA? Wat is de expertise/het profiel van de personen die dit beheren? Hoe zit de tijdsbesteding van deze personen op dit moment in elkaar, in relatie tot de digitale activiteiten (bvb : 30 % tijd voor het beheer van de website, 30 % voor de social media activiteiten) Momenteel telt het communicatieteam 5 medewerkers 1 wetenschapscommunicator 1 social media (66%) 1 sponsoring en events 2 personen zijn samen verantwoordelijk voor public relations, pers en niet-digitale promotie De website wordt up to date gehouden door verschillende medewerkers van de dienst
Renovatieproject •
•
•
•
We vinden heel wat inhoudelijke informatie op jullie website. Zijn er opvallende zaken in de nieuwe verhaallijn van het museum? Zijn er elementen die van groter belang zijn of die jullie meer benadrukt willen zien? In het vernieuwde museum primeert het verhaal over de objecten. Er zal bovendien meer aandacht zijn voor hedendaags Afrika, ook met o.a. aandacht voor hedendaagse kunst. Anders dan in het oude museum wordt in het vernieuwde museum veel meer benadrukt hoe het verleden het heden beïnvloedt. Typerend voor de nieuwe invalshoek van het museum is bijvoorbeeld de ‘diasporazaal’, een digitale onderzoeksruimte over de invloed van de Afrikaanse diaspora in België en in de wereld. Deze zaal wordt ingericht samen met leden van de diaspora. Zijn er bepaalde bijzonder belevingselementen toegevoegd? Voornamelijk de vier hoekzalen zijn ingevuld als actieve zones met als thema’s creativiteit, muziek, wetenschappelijk onderzoek (biologie) en representatie van ‘de ander’. Daarnaast zijn ook de regenwoudzaal en de diasporazaal een belevingsruimte. Zijn er door de extra ruimte nieuwe bijzondere collecties die in het museum komen? Er worden inderdaad ook ‘nieuwe collecties getoond zoals Populaire schilderkunst uit Congo. In het vernieuwde museum zullen we in een ‘Collectiezaal’ afwisselend eigen collecties in de kijker zetten (vb alle Pende maskers, of de collectie vlinders, de collectie oude kaarten, ….). In verband met gunningscriterium 2 : is er meer informatie beschikbaar over de prioritaire strategische doelstellingen (kort vermeld in punt 7) ? Is het met andere woorden mogelijk om meer informatie (ook visueel) te krijgen over de renovatie van het gebouw en vooral de nieuwe inhoudelijke aanpak (museografie/scenografie, collectie, programma voor de specifieke doelgroepen, tentoonstellingsprogramma, educatieve en andere activiteiten,…)? Zie document ‘Renovatieproject’
•
Je ne sais pas si les travaux de rénovation ont déjà débuté au Musée mais afin de mieux nous imprégner et de mieux identifier votre nouveau positionnement serait-il possible d’avoir une vue sur les plans d’architecture soit meme de visiter le musée en état? De werken zijn van start gegaan in 2013 en eind dit jaar zullen de bouwwerken opgeleverd worden. Er is geen werfbezoek voorzien voor de inschrijvers, wel voor het bedrijf dat de opdracht toegewezen krijgt.
Administratieve bepalingen •
In de week van 13 juni mogen we hopelijk onze voorstellen presenteren aan de betrokken personen binnen het KMMA. Om ons ook hierop voor te bereiden, zouden we graag de samenstelling van de groep kennen. Is dit mogelijk? De procedure voorziet niet in een presentatie, de beoordeling gebeurt enkel op basis van het ingediende dossier
•
Zijn deze twee criteria doorslaggevend voor het al dan niet aanvaarden van een offertevoorstel? - Selectiecriteria financiële draagkracht: …minimale omzet afgelopen 2 boekjaren… 500.000 euro - Selectiecriteria technische bekwaamheid: … referenties: minstens 2 campagnes Ja
Bezoekersprofiel/doelgroepen •
In het eerste gedeelte "ALGEMENE BEPALINGEN” spreken jullie o.a. over het aantal bezoekers. Jullie doelstelling is om na de opening 250.000 bezoekers per jaar te verwelkomen in het museum. Komt dit overeen met het aantal bezoekers dat jullie voor de renovatie hadden? Hebben jullie de cijfers van de laatste jaren en beschikken jullie over een database? Kunnen we die krijgen?
•
We veronderstellen dat het aantal bezoekers door de jaren heen geëvolueerd heeft. Hoe plaatste het KMMA zich tegenover de andere musea in Brussel en omgeving (benchmarks qua bezoekers)? Het KMMA ontving de laatste jaren voor de sluiting ongeveer 150.000 bezoekers per jaar. Daarmee is het één van de weinige musea gelegen buiten een centrumstad die meer dan 100.000 bezoekers per jaar ontvangen. Het museum was een uitgesproken familiemuseum, met een hoofdzakelijk Belgische publiek
•
In punt 7 beschrijven jullie de doelgroepen die jullie willen bereiken. Hebben jullie een segmentatie van jullie bezoekers? Zijn hierbij nieuwe doelgroepen die het KMMA dankzij de renovatie wil of kan bereiken? Jongeren van allochtone afkomst zijn zeker een nieuwe en belangrijke doelgroep voor ons. Wij willen hen ondermeer te bereiken door hen meer te betrekken bij de museumwerking
•
We begrijpen dat het jullie ambitie is om op wereldvlak hét kenniscentrum te zijn over Afrika. In hoeverre moet de campagne ook al in het buitenland impact genereren? Of blijft het in de eerste fase bij de door jullie gedefinieerde 'Belgische' doelgroepen. Het museum moet zich inderdaad veel meer internationaal positioneren.
Huisstijl/website •
Op p7 spreekt u over de nieuwe huisstijl die momenteel in creatie is. Het is natuurlijk belangrijk dat ons concept in lijn ligt met jullie nieuwe huisstijl. Is deze al volledig of gedeeltelijk beschikbaar?
•
In het bestek wordt vermeld dat er gewerkt wordt aan een nieuwe huisstijl voor het museum. Gaat het om een volledig nieuwe branding of enkel een nieuwe visuele identiteit ? Is het mogelijk om rond de nieuwe huisstijl reeds wat basisinformatie te ontvangen ?
•
Kunnen wij het graphical identity boek van de KMMA bezorgd krijgen?
•
Pourriez-vous également me donner plus d’infos quant à l’identité du Musée. Ses valeurs? Son positionnement? Son ADN… De nieuwe huisstijl is nog in de onderzoeksfase. Bureaus die willen indienen kunnen tot uiterlijk 1 juni 2016 via
[email protected] vragen een zicht te krijgen op de voorlopige versie. Deze informatie zal enkel doorgestuurd worden mits het ondertekenen van een clausule die het geïnteresseerde bedrijf er toe bindt deze informatie op geen enkele wijze te verspreiden.
•
Wanneer zal de nieuwe website er zijn? In welke mate verschilt die van de huidige website? Er werd gevraagd om een gebruiksvriendelijke navigatiestructuur van de museumwebsite te ontwikkelen , zowel voor de desktop site als voor de mobile site voor een "open source" Content Management System (Drupal 7), evenals het design van de grafische layout (responsive design + any surfer label). De website zal het virtuele equivalent van het museum zijn. Hier zullen in de toekomst studenten en wetenschappers van overal ter wereld onze collecties en onderzoeksresultaten kunnen consulteren en aanvullen. Afhankelijk van de goedkeuringen zal de website klaar zijn tussen 1 jaar voor de opening en de opening.
Communicatiefases •
U spreekt over een eerste communicatiefase in 2016. Vanuit welke redenering is gekozen voor een communicatie dit jaar, zodanig dat wij hiermee rekening kunnen houden? Is de media voor deze eerste fase eveneens in ruil met jullie partners zoals voor 2017? Zijn er misschien al afspraken gemaakt?
•
Wat wordt precies bedoeld met een globaal concept + eerste communicatiefase : gaat het louter om een creatief concept + uitdenken van een bijhorend marketing- en
communicatieplan of hoort hierbij ook de concrete uitvoering (en betaling) van de media, marketing en communicatie acties? •
Het is nog niet helemaal duidelijk over wat er dan in 2016 gecommuniceerd moet worden? Over de openingsevenementen van najaar 2017? Of over de vorderende werken as such à la Kai Mook en de olifantenbuik die steeds dikker wordt? Dus eerder een continue opbouw naar een hoogtepunt? We willen de communicatie starten 1 jaar voor de heropening van het museum, dus in oktober 2016. Op dat moment komen een aantal van onze grote objecten zoals olifant en giraf terug naar Tervuren. Dit zal inderdaad ook gebeuren i.s.m. mediapartners. Hier zijn wel al verkennende gesprekken (zie hoger punt mediaruil), maar in principe zullen formele deals pas worden afgesloten na gunning van deze opdracht en in samenspraak met het gekozen bedrijf. De bedoeling is dus dat in deel 1 van de opdracht het globale concept uitgetekend wordt + de concrete uitvoering van een eerste communicatiefase tussen oktober en december 2016.
Openingsevent •
In het luik ‘Technische voorschriften’ wordt vermeld dat het KMMA de openingsevenementen organiseert. De inschrijver heeft als opdracht advies te geven bij de concrete uitwerking. Betekent dit dat er al een openingsprogramma opgemaakt is ? Indien daar al plannen voor zijn, is het mogelijk daar meer informatie over te krijgen ? De plannen zijn er nog niet. De bedoeling is dat het openingsevenement(en) past in de globale openingscampagne, vandaar dat wij advies vragen. Maar de concrete uitwerking/organisatie gebeurt intern.
Budget •
Is het maximum beschikbare bedrag voor gedeelte 2 het totaalbedrag voor de uitwerking én volledige productie en realisatie van de openingsevenementen ? De realisatie van het openingsevent is niet inbegrepen in dit bedrag, enkel het verlenen van advies over het concept er van.
•
Bestaat de kans dat er geen budget wordt toegekend voor de openingscampagne? Er werd voor de heropening van het museum een businessplan gemaakt, waarin het budget voor de openingscampagne werd opgenomen. Wij zijn op schema met dit businessplan waarbij het voorziene budget van de overheid beschikbaar is en er nog sponsoringsmiddelen moeten gevonden worden tussen nu en de heropening van het museum. > Le volet 1 (budget max de 45.000€) comprend le développement du concept créatif global de la campagne, le budget détaillé et le plan d’action. Il comprend également la première phase de réalisation. -De quoi s’agit-il exactement? Zie hoger: we wensen een start van de campagne 1 jaar voor de heropening -En quoi la 1ère phase se distingue-t-elle de la 2ème phase, mis à part chronologiquement?
•
•
Het tweede deel van het budget is pas beschikbaar januari 2017 maar uiteraard gaat het om 1 campagne -Je suppose que l’achat d’art est compris? Ex: shooting etc… Ja -La production print est-elle comprise? Ex: production de flyers, affiches, leaflets etc… ja > Le volet 2 (budget max de 250.000€) comprend la réalisation globale du concept créatif de la campagne d’ouverture. -L’achat média n’est pas compris, juste? Il doit provenir de partenariats directs avec les médias, négociées par vous. Vous confirmez? Zie hoger punt mediaruil: ook mediaruil is nooit volledig gratis. Een deel van het budget zal dus naar media gaan. • •
> En toute logique, je suppose que le 2 volets sont à remettre pour le 6 juin? ja 45.000 voor eerste fase (concept+teasingcampaign). Dit is excl media? Dit is excl productiekosten? 45.000 is het beschikbare budget voor 2016, alles inbegrepen
