Media Sosial: Membangun Komunikasi Internal yang Konstruktif dalam Perusahaan

Media Sosial: Membangun Komunikasi Internal yang Konstruktif dalam Perusahaan Paula T. Anggarina dan Yugih Setyanto Universitas Tarumanagara [email protected] dan [email protected]

Abstrak

Keberhasilan komunikasi suatu perusahaan sangat ditentukan bagaimana perusahaan tersebut membangun komunikasi internal. Komunikasi internal menjadi landasan bagi sebuah organisasi dalam bergerak dan berkembang menuju tujuan organisasi yang diinginkan. Kuncinya adalah bagaimana manajemen mengelola komunikasi internal dengan baik. Saluran komunikasi harus bersifat dua arah dan melibatkan partisipasi karyawan. Perkembangan teknologi dewasa ini mengakibatkan dalam membangin komunikasi internal pun semakin kompleks. Contoh nyata adalah faktor mudahnya karyawan dalam berinteraksi melalui media sosial yang dapat menjadi wadah diskusi-diskusi dan pertukaran gagasan bagi antar karyawan di dalam dan rekan sesama karyawan di perusahaan yang berbeda. Selain itu karyawan dapat mudah mengakses berbagai referensi dan literatur melalui internet terkait isu-isu ketanagakerjaan maupun manajemen yang bisa dijadikan alasan untuk melakukan tuntutan terhadap perusahaan. Tidak heran saat ini karyawan memiliki sikap lebih negatif pada perusahaan tempatnya bekerja bahkan bisa berujung pada sifat destruktif yang menimbulkan kerugian pada perusahaan. Makalah ini memberikan pandangan bagaimana media sosial dapat membantu membangun komunikasi internal yang konstruktif dari hasil pengamatan dan literatur yang terkait dengan komunikasi internal dan media sosial.

Kata kunci: komunikasi internal, konstruktif, media sosial

Social Media: to build Internal Communications Constructively in the Company

Paula T. Anggarina dan Yugih Setyanto Universitas Tarumanagara [email protected] dan [email protected]

Abstract

Communication success of a company is determined how the company is to build internal communications. Internal communication becomes the foundation for an organization in moving and evolving towards the desired goals of the organization. The key is how management manages the internal communication with the well. Channels of communication must be two-way and involves the participation of employees. This resulted in the development of mature technologies in building internal communications are increasingly complex. Obvious example is the ease factor employees to interact through social media can be a forum discussion and exchange of ideas for between employees inside and fellow employees in different companies. In addition employees can easily access a variety of references and literature through the internet-related issues of labor and management that can be used as a reason to proceed against the company. No wonder today's employees have more negative stance on the company he worked for could even lead to the destructive nature that cause harm to the company. The paper provides insight into how social media can help build a constructive internal communication of the results of observations and literature related to internal communication and social media. Keywords : Internal communication, constructive , social media

Pendahuluan Dunia bisnis yang berkembang saat ini sangat dipengarui berbagai faktor. Dua faktor utama yang paling memberi tantangan dalam era golbalisasi sekarang adalah dapat dilihat dari faktor eksternal dan internal. Entitas bisnis harus memberi perhatian besar terhadap dinamika perkembangan dua

faktor ini agar dapat beroperasi dengan baik.

Permasalahan pada perusahaan memang tidak bisa dilihat sepihak namun harus dianalisa dengan berbagai indikator. Untuk faktor eskternal tidak sepenuhnya dapat dikelola oleh perusahaan karena menyangkut berbagai pihak dimana perusahaan punya keterbatasan wewenang untuk mengaturnya. Sedangkan masalah yang biasa mengemuka dari faktor internal biasanya terkait dengan bagaimana manajemen mengelola perusahaannya termasuk bagaimana berkomunikasi dengan karyawannya. Tentu ada banyak faktor yang bisa menjadi solusi serta indikator yang menyebabkan adanya ketidakpuasan dari internal perusahaan khususnya karyawan. Dari banyak faktor tersebut ada satu permasalahan yang menjadi fokus pembahasan yaitu komunikasi. Sejak dulu sudah dibicarakan dan dipelajari arti penting komunikasi dalam perusahaan dalam membangun suasana yang konstruktif. Suasana yang konstruktif menjadi modal bagi perusahaan dalam beroperasi bahkan dapat mengembangkan bisnisnya menjadi lebih besar. Banyak perusahaan yang karena dirongrong masalah internal terutama faktor hubungan dengan karyawannya menjadi mengalami penurunan kinerja. Belum lagi bila dikaitkan dengan reputasi yang akan runtuh bila permasalahan muncul dari dalam perusahaan itu sendiri. Komunikasi dianggap sebagai memegang peran vital dalam alur pesan yang mengalir dari atasan ke bawahan dan antar sesama karyawan. Ada yang menganggap seperti fungsi darah dalam tubuh manusia. Sumbatan yang terjadi pada pembuluh darah yang mengakibatkan tidak lancarnya peredaran dapat menimbulkan gangguan kesehatan bagi seseorang.

Bahkan bisa menyebakan kematian.

Begitu pula dalam perusahaan.

Komunikasi yang tidak lancar akibat hal-hal yang menyumbat alur komunikasi yang terjadi juga dapat menimbulkan gangguan pada perusahaan.

Salah satunya adalah

ketidakpuasan dalam bekerja. Akibat terburuk adalah demontrasi dan pemogokan yang sangat merugikan perusahaan. Seperti disampaikan Fitzpatrick dan Vlaskov (2014.6)

Failures communication make a great all-purpose excuse when employee reject management attempts to cut wages, double hours, and make life generally miserable. Perkembangan teknologi melahirkan bentuk komunikasi melalui media sosial yang mempengaruhi cara karyawan berkomunikasi. Media sosial tak terlepas dari kemajuan teknologi informasi yang begitu cepat. Perkembangan teknologi juga membawa dampak pada iklim dan suasana dalam perusahaan. Ada sembilan kekuatan yang paling signifikan dalam melahirkan perubahan dalam tempat kerja seperti yang disampaikan Marquardi dan Reynolds (1994:5) yaitu; economic and marketing forces; environmental and ecological pressure; information technology; knowledge era; new job skills and employee expectations; organization structures and size; societal turbulance; total quality management movement and; workforce diversity and mobility. Dari sembilan hal tersebut, teknologi informasi sebagai basis dari media sosial memiliki kekuatan dalam mengubah suatu tempat kerja. Makalah ini akan berfokus pada penggambaran penggunaan media sosial -yang saat ini dimiliki hampir seluruh pesonil dalam perusahaan- dapat menjadi media berkomunikasi yang mendukung komunikasi yang konstruktif. Tentu juga akan membahas ekses negatif yang juga dapat terjadi dari media sosial itu sendiri bagi perusahaan.

Landasan Teori Penjelasan komunikasi internal menurut Fitzpatrick dan Vlaskov (2014.7): “Internal (or employee) communication is concerned with sharing information, building understanding, creating excitement and commitment and, ideally, achieving a desirable result” Komunikasi internal di sini biasa juga disebut komunikasi karyawan yang berhubungan dengan

terjadinya

pertukaran

informasi,

membangun

pengertian,

menciptakan

kesenangan dan komitmen serta idealnya dapat mencapai hasil yang diinginkan. Makalah ini membahas komunikasi yang terjadi dalam perusahaan yaitu komunikasi yang terjadi diantara karyawan.

Pengertian media sosial David Meerman Scott (2014) dalam buku The New Rules of Marketing and PR menuliskan: “Social media provides the way people share ideas, content, thoughts, and relationships online. Social media differ from so called “mainstream media” in that anyone can create, comments on, and add to social media content. Social media can take the form of text, audio, video, maps and communities”. Sementara itu definisi yang lebih teknis disampaikan Kaplan and Heinlen dalam Acar (2014.61) “Social media as “ a group of internet-based applications that build on the ideological and technological foundations of web 2.0 and allow the creation and exchange of generated content” Dalam dua pemahaman di atas terkait dengan artikel ini adalah dimana media sosial menjadi tempat untuk berbagi ide, pemikiran dan hubungan secara online serta memberi kesempatan untuk terciptanya pertukaran pesan. Media sosial biasanya digunakan dalam bentuk komunikasi informal. Pesan-pesan yang terjadi dapat menyangkut berbagai hal dengan berbagai bentuk dan variasi penyampaian. Sementara itu, konstruktif dimaknai sebagai constructing or tending to construct; helping to improve; promoting further development or advancement (opposed to destructive): (http://dictionary.reference.com/browse/constructive).

Sementara itu dalam bahasa

Indonesia kontruktif mempunyai makna kiasan bersifat membina, memperbaiki, membangun.

(http://www.artikata.web.id/konstruktif.html).

Dari

dua penjelasan

konstruktif tersebut bermakna membangun situasi yang positif dalam perusahaan. Tidak dapat dipungkiri bahwa media sosial dapat memberi efek positif dan negatif. Namun pembahasan dalam makalah ini lebih banyak mengulas komunikasi yang dapat memberi dukungan positif terhadap operasional perusahaan.

Pembahasan Perusahaan yang memiliki kompleksitas dan keberagaman karyawan juga akan berakibat pada makin banyaknya permasalahan yang akan muncul. Permasalahan internal yang menjadi titik perhatian menajamen adalah hubungan dengan internalnya.

Reputasi

perusahaan dimulai dari bagaimana perusahaan membangun hubungan yang baik dengan khalayak internalnya. Khalayal internal dalam hal ini adalah karyawan. Kemampuan perusahaan dalam membangun komunikasi menjadi sangat penting agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Dalam membangun komunikasi di dalam perusahaan setidaknya dipengaruhi dua hal. Hal pertama adalah faktor internal yaitu permasalahan yang disebabkan karena dari dalam perusahaan itu sendiri. Kemudian juga dapat dianalisis kemungkinan adanya faktor luar (eksternal) yang memberi impact ke dalam. Kedua faktor utama ini memberi dinamika hubungan komunikasi internal. Faktor dari dalam tentu saja sangat berkaitan dengan bagaimana perusahaan membangun komunikasi yang baik.

Komunikasi dalam sebuah organisasi adalah proses

menghubungkan satu entitas dengan entitas lain.

Komunikasi sebagai interaksi

menciptakan suatu struktur hubungan individual maupun kelompok.

Prinsipnya,

komunikasi menjadi faktor yang mampu menghubungkan berbagai pihak yang ada dalam perusahaan (Susanto, LSPR Jurnal, vol.IV). Dari penjelasan tersebut dapat dijelaskan bahwa

pentingnya komunikasi dalam meghubungkan berbagai elemen dan individu

dalam perusahaan.

Indikator komunikasi yang baik adalah adanya saluran-saluran

komunikasi yang dapat menjadi “jalan” bagi terjadi pertukaran pesan antara pimpinan dan karyawan. Banyak yang menanyakan mengapa masalah masih saja terjadi padahal perusahaan sudah menyediakan saluran komunikasi yang dianggapnya sudah baik. Anggapan ini boleh saja benar, namun patut diingat bahwa saluran komunikasi semata tidaklah cukup bilamana tidak ada respon. Proses komunikasi yang seharusnya terjadi adalah adanya alur pesan yang mengalir dua arah. Respon yang diberikan oleh karyawan harus menjadi input yang perlu ditanggapi. Tentu tidak berarti harus disetujui sepenuhnya. Oleh sebab itu perlu adanya dialog yang

rutin terjadi. Dialog untuk memberi pemahaman kepada setiap jenjang dalam perusahaan mengenai kondisi perusahaan dan sebagainnya.

Cara seperti ini juga bagian untuk

memberi kesempatan keterlibatan (partisipan) karyawan dalam kebijakan-kebijakan yang kemudian menjadi keputusan yang akan diambil manajemen. Kegiatan-kegiatan dialog yang sifatnya formal maupu informal harus dilakukan sebagai upaya meminimalkan aksi-aksi negatif yang kemungkinan dapat dilakukan karyawan.

Komunikasi formal

maupun informal adalah bentuk komunikasi yang terjadi dalam organisasi seperti disampaikan De Vito dalam Masmuh (2008) bahwa komunikasi organisasi merupakan proses penerimaan dan pengiriman berbagai pesan baik formal maupun informal. Faktor lain yang dapat memberi pengaruh pada dinamika komunikasi internal adalah terjadinya diskusi-diskusi di dunia maya akibat dari perkembangan teknologi. Perkembangan teknologi terutama dalam bidang teknologi informasi memberi perubahan pekerjaan-pekerjaan dalam manajemen.

Managemen work is more flexible because

information technology can better sense change in the external environment and stay in touch with the organization members’ ideas and reactions to the environment (Marquardt and Reynolds, 1994:4) Karyawan dapat saling berinteraksi dengan sejawat di berbagai tempat.

Dalam sejarah

perkembangan komunikasi internal, dulu perusahaan menggunakan media konvensional seperti bulletin sebagai alat berkomunikasi dengan karyawan. Namun media tersebut sering dijadikan alat propaganda perusahaan. Terlebih media tersebut biasanya dibuat tanpa keterlibatan dari karyawan sehingga bersifat one-way communication. Karyawan tidak menjadi bagian utama dari komunikasi yang ada. Saat ini seiring perkembangan teknologi terutama lahirnya media sosial membuat perubahan dalam berkomunikasi dalam perusahaan. Penggunaan media sosial bukan saja sebagai sebuah trend yang menjadi simbol kekinian namun juga sebagai sebuah media interaksi antar karyawan. Hal terjadi karena beberapa kelebihan dari media sosial. Antony Mayfield dari organisasi iCrossing dalam Salvatore Simarmata (2014) menjelaskan bahwa, media sosial lebih tepat dipahami sebagai a group of new kinds of online media, yang memiliki karakteristik berikut:

1. Participation: social media encourages contributions and feedback from everyone who is interested. It blurs the line between media and audience. 1. Openness: most social media services are open to feedback and participation. They encourage voting, comments and the sharing of information. There are rarely any barriers to accessing and making use of content– password- protected content is frowned on. 2. Conversation: whereas traditional media is about “broadcast” (content transmitted or distributed to an audience) social media is better seen as a two-way conversation. 3. Community: social media allows communities to form quickly and communicate effectively. Communities share common interests, such as a love of photography, a political issue or a favourite TV show. 5. Connectedness: Most kinds of social media thrive on their connectedness, making use of links to other site, resources And people (http://www.academia.edu/8855553/Media_Baru_Ruang_Publik_Baru_dan_Transforma si_Komunikasi_Politik_di_Indonesia) Dari penjelasan di atas setidaknya dapat dilihat tiga karakter dalam media sosial yang dapat membangun komunikasi konstruktif dalam perusahaan. Dalam karakter partisipasi memberi kesempatan lebih luas bagi karyawan dalam mengikuti diskusi-diskusi informal yang terkait perusahaan. Partisipasi karyawan tentu dapat menumbuhkan komunikasi dua arah namun di sisi lain juga bila tidak terkendali dapat menyuburkan isu-isu negatif yang berakibat pada komunikasi yang destruktif.

Sama halnya dengan Openess

(keterbukaan) yang diartikan dapat mendorong pembuatan keputusan, memberi komentar, diskusi dan berbagi informasi. Sedangkan conversation adalah karakter media sosial dimana karyawan dapat melakukan komunikasi dua arah. Karakter-karakter ini dapat membantu membangun komunikasi yang membangun, mengurangi sumbatansumbatan komunikasi yang dapat melahirkan ketidakpuasan serta menumbuhkan tingkat partisipan karyawan. Dalam tulisan di Vocus White Paper berjudul Optimizing Your Public Relations With Social Media disebutkan bahwa salah satu kelebihan dari media sosial adalah sifatnya yang interaktif. Interactive diartikan bahwa melalui media sosial sebuah organisasi dapat berkomunikasi dan menerima feedback sesegera mungkin dari para pengguna. Kecepatan menerima respon juga dapat membuat dialog lebih konstruktif. Dilanjutkan

dalam tulisan tersebut bahwa melalui media sosial, mendorong proses dialog antara pengguna media sosial dan organisasi, dimana pengguna media sosial dapat dengan mudah memberi komentar pada blog perusahaan Namun tentu saja karakter yang dimiliki media sosial bilamana tidak dikelola secara bijak justru dapat mempercepat penyebaran rumor atau isu negatif.

Selain itu terpaan

informasi yang mudah diakses karyawan memberi berbagai referensi yang mudah mempengaruhi opini karyawan terhadap tempatnya bekerja.

Penyebaran informasi

melalui media sosial begitu cepat, baik itu eskternal perusahaan maupun dari internal ke luar perusahaan. Seperti disampaikan Brown, Philiph and Young, Wright and Hinson dalam Ruck (2015): The emerged of web 2.0 and social media generated changes that have transformed the way we know communicate externally. The emerged of web 2.0 and social media generated changes that have transformed the way we know communicate externally. Diskusi-diskusi melalui sosial media sangat marak terjadi bahkan dapat mendorong perubahan. Secara organisasi, media sosial dapat mengaburkan sekat-sekat struktural.

Pimpinan dan bawahan menjadi tidak jelas posisinya mengakibatkan

komunikasi pun dapat dilakukan secara langsung tanpa melalui halangan birokrasi.

Simpulan dan Saran Perusahaan harus mengelola komunikasi internal dengan memberi ruang-ruang yang lebih bervariasi kepada karyawan untuk dapat berkomunikasi secara dua arah. Selain itu perusahaan pun harus mengakomodir perkembangan teknologi dimana media sosial dapat memberi pengaruh pada perubahan cara berkomunikasi dalam perusahaan. Perusahaan harus mengambil manfaat dari media sosial dan menjadikannya sebagai media berkomunikasi yang memberi kontribusi pada keberhasilan manajemen dalam membangun komunikasi yang konstruktif dengan karyawan.

Daftar Pustaka Acar, Adam (2014), Culture and Social Media: An Elementary Textbook, Cambridge Scholar Publishing Liam FitzPatrick, Klavs Valskov (2014), Internal Communications: A Manual for Practitioners, Kogan Page Lipzschultz, Jeremy Harris (2015), Social Media Communication, Concepts, Practices, Data, Law and Ethics, Routledge Masmuh, Abdulah (2008), Komunikasi Organisasi dalam Praktik dan Teori, UMM Marquardt, Michael J. & Reynolds, Angus Organization, Irwin Professional

(1994),

The Global Learning

Ruck, Kevin.Ed (2015), Exploring Internal Communication: Towards Informed Employee Voice, Gower Scott, David Meerman (2010), New Rule of Marketing and PR: How to Use Social Media, Blogs, News Releases, Online Video, and Viral Marketing to Reach Buyers Directly, Wiley Sweeney, Susan & Craig, Randall (2011), Social Media for Business, Maximum Press Sumber Lain LSPR Jurnal, vol.IV, 2010 http://www.academia.edu/8855553/Media_Baru_Ruang_Publik_Baru_dan_Transformas i_Komunikasi_Politik_di_Indonesia http://dictionary.reference.com/browse/constructive http://www.artikata.web.id/konstruktif.html

Biografi Singkat

Paula T. Anggarina S.E.,M.M. adalah dosen tetap di Fakultas Ekonomi Universitas Tarumanagara (Untar). Pernah menjadi Sekretaris Program studi S1 Manajemen FE Untar dan Saat ini menjabat Kepala Humas Untar. Yugih Setyanto. S.Sos.,M.Si adalah dosen tetap Fakultas ilmu komunikasi Universitas Tarumanagara (Untar) dan Staf Humas Untar Bidang Eksternal. Pernah menjadi staf Departemen Humas Pupuk Kaltim (2003-2011) dan Biro Humas Departemen Pertahanan (1999-2003).