Leeswijzer voor bedrijven
Medewerker evenementenorganisatie
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De dossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen.
Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie.
Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Medewerker evenementenorganisatie.
Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma’s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Commercieel.
Medewerker evenementenorganisatie
Mbo-kwalificaties in de sector Commercieel Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
- n.v.t.
- n.v.t.
• Commercieel medewerker
• (Junior) accountmanager (ECABO en KCH)
binnendienst (ECABO en KCH)
• Commercieel medewerker
• Marketing medewerker
buitendienst (KCH)
• Contactcenter medewerker
• Assistent communicatiemedewerker • Medewerker evenementenorganisatie • Contactcenter teamleider
Medewerker evenementenorganisatie Beroepsbeschrijving De Medewerker evenementenorganisatie werkt voornamelijk bij organisaties die zich bezig houden met de organisatie van evenementen zoals concerten, festivals, tournees, congressen en beurzen. Hij stelt een marketingplan op of lost een communicatievraagstuk op. Hij stelt een projectplan op of helpt hierbij, ontwikkelt bijvoorbeeld promotiemateriaal en voert operationele werkzaamheden uit rondom de organisatie van evenementen. De Medewerker evenementenorganisatie bereidt het evenement voor vanachter zijn bureau. Hij stelt bijvoorbeeld een draaiboek op en
bespreekt dit met de relevante personen en overlegt met de opdrachtgever en faciliterende organisaties. Hij heeft intensief contact met cateringbedrijven, beveiligers, technici en artiesten. Tijdens de voorbereiding van het evenement bewaakt hij de uitvoering van het draaiboek en bedenkt oplossingen bij eventuele organisatorische knelpunten. Op de dag van het evenement is hij ‘op de werkvloer’ aanwezig om daar allerlei hand- en spandiensten te verrichten. Hij werkt vaak buiten kantoortijden.
Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken.
Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen.
Kerntaak
Werkproces
1. Assisteert bij het opstellen van beleids- en instrumentplannen ten behoeve van het strategisch beleid
1.1
Zoekt informatie op voor een operationeel plan
1.2
Analyseert informatie voor een operationeel plan
1.3
Doet voorstellen voor een operationeel plan
1.4
Werkt (een deel van) een operationeel plan uit
1.5
Becommentarieert (een deel van) een operationeel plan
3.1
Brengt een marketing- en/of communicatievraagstuk in kaart
3.2
Bedenkt een oplossing
3.3
Stelt een projectplan op
3.4
Voert een projectplan uit
3.5
Evalueert het projectplan en het behaalde resultaat
3.6
Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal
4.1
Overlegt met de opdrachtgever
4.2
Maakt een draaiboek voor het evenement en licht dit toe
4.3
Verzorgt het vervoer van materialen en personen
4.4
Richt ruimtes in en installeert materialen
4.5
Draagt zorg voor de dagelijkse voorzieningen
4.6
Voert ondersteunende werkzaamheden op het gebied van personeelszaken uit
3. Zet marketing- en/of communicatieactiviteiten op en voert ze uit
4. Organiseert evenementen
4.7
Organiseert de beveiliging van locaties
4.8
Assisteert tijdens het evenement
Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Medewerker marketing en communicatie op de site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak
Werkproces
4.
4.1
Organiseert evenementen
Overlegt met opdrachtgever
Bram werkt als Medewerker evenementenorganisatie bij de VVV Friesland (een samenwerkingsverband van de plaatselijke VVV’s) en is betrokken bij de organisatie van de Frieslandweek.
De VVV zal zelf sponsors zoeken, maar heeft ook behoefte aan suggesties. Verder willen ze graag een draaiboek voor zo’n programma. Er wordt een verslag gemaakt de bespreking en nagedacht over de sponsoring .
Het doel is de Friese én niet-Friese jeugd warm te maken voor de watersport om ook in de toekomst het toerisme in de provincie op peil te houden. Vanmorgen gaat Bram mee naar Franeker om daar met een medewerker van de VVV te praten over het jeugdprogramma tijdens de Frieslandweek. De VVV Franeker wil ondersteuning bij de concrete invulling en uitvoering van het programma. Franeker wil een avondprogramma voor de jeugd tussen 14 en 18 jaar. Een aandachtspunt is de afstemming tussen de programma’s van de verschillende steden en dorpen.
Bram stelt een draaiboek op waarin hij op hoofdlijnen de activiteiten, benodigde tijd en de kosten vermeldt.
Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de ‘Medewerker evenementenorganisatie. Denk aan: Office support evenementenbureau, Organisatorisch medewerker en Beursorganisator.
Voorbeelden van personeelsadvertenties
Wij zijn op zoek naar een Medewerker evenementenorganisatie Functieomschrijving De afdeling E-Theaterarrangementen is onderdeel van E-Theaterproducties en verzorgt exclusieve arrangementen en evenementen voor de zakelijke markt rondom eigen theaterproducties en shows en aangekochte producties. Op deze afdeling is per direct behoefte aan een medewerker evenementenorganisatie voor de organisatie van de verkochte arrangementen/ evenementen en voor de promotie van ons aanbod.
Functie-eisen: • Mbo-opleiding Medewerker evenementenorganisatie • Twee jaar werkervaring • Uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift Goede beheersing van de Engelse en Duitse taal • Affiniteit met de gastvrijheidindustrie en relatie• marketing • Creatief, flexibel en nauwkeurig • Iemand die zowel in teamverband als zelfstandig kan werken • Iemand die zich thuis voelt in een ambitieuze organisatie.
Wij zijn op zoek naar Junior Beurso rganisator M/V Functieomschrijving Wij zoeken stressbestendige, zelfstand ige en representatieve collega’s voor 38 uur per week. De Junior Beursorganisator werkt nau w samen met diverse afdelingen en werkt zove el mogelijk zelfstandig aan een (nog nader te bep alen) beurs. Hij/zij rapporteert rechtstreeks aan de Sales Manager. Deze Sales Manager bege leidt je tot zelfstandig Beursorganisator. Doel van de functie is het acquireren en organiseren van diverse beurzen als ook het waarborgen van alle services die wij bieden aan de (potentiële) exposanten. Uiteindelijk ben je verantwoordelijk voor de commerciële resultate n van een (nog nader te bepalen) beurs. Je concentreer t je voornamelijk op acq uisitie en relatiebeheer. Het accent binnen de functie ligt
daarbij op (telefonische) acquisitie, je benadert (potentiële) exposanten voor deelnam e aan onze beurzen. Daarnaast onderhoud je de bestaande relaties en zo bouw je je eigen netw erk op. Wij zijn een sfeervolle, collegiale en platte organisatie en bieden een salaris conform de HorecaCAO. Functie-eisen: Ben je de kandidaat die wij zoeken in de leeftijd tussen de 25-40 jaar, werk je graag zelfstandig, maar ook in teamverband? Heb je een echte winnaarsmentaliteit met een commer ciële instelling, minimaal 2 jaar commerciële erva ring, een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, geen 9 tot 5 mentaliteit en heb je erva ring met Microsoft Office? Solliciteer dan nu.
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: • Tips voor de praktijkopleider • Trainingen voor praktijkopleiders • Sectorale arbeidsmarktinformatie • Informatie over competentiegericht onderwijs • Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs
ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66
[email protected] www.ecabo.nl 2011/01
