Praktijkopdrachten Administratief medewerker. Kwalificatie: Bedrijfsadministratief medewerker

Praktijkopdrachten Administratief medewerker

Kwalificatie: Bedrijfsadministratief medewerker

Kwalificatiedossier Administratief medewerker 2012 - 2013

Inhoudsopgave Inleiding .............................................................................................................................................. 3 Overzicht van het kwalificatiedossier Administratief medewerker ................................................... 4 Praktijkopdracht 1.2: Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst .... 5 Praktijkopdracht 1.4: Bezoekers ontvangen..................................................................................... 10 Praktijkopdracht 2.1: Ordent en controleert boekingsstukken........................................................ 12 Praktijkopdracht 2.2: Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem .......... 15 Praktijkopdracht 2.3: Vult eenvoudige formulieren in ..................................................................... 17 Tips bij de praktijkopdrachten .......................................................................................................... 19

2

Inleiding In deze praktijkopdrachten voor de Administratief medewerker, kwalificatie Bedrijfsadministratief medewerker vind je: een overzicht van het kwalificatiedossier, de praktijkopdrachten met daarin:  de opdrachten per werkproces  de vragen De vragen geven een overzicht van wat je allemaal moet weten voordat je begint. Je praktijkopleider kan ze gebruiken om samen met jou te bespreken of je een opdracht goed hebt gedaan. de tips bij de praktijkopdrachten.

3

Overzicht van het kwalificatiedossier Administratief medewerker Bedrijfsadministratief medewerker

2

Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden 1.1 Verzorgt correspondentie 1.2 Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 1.3 Beheert een agenda en reserveringssysteem 1.4 Ontvangt bezoekers 1.5 Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden 2.1 Ordent en controleert boekingsstukken 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem 2.3 Vult eenvoudige formulieren in

Telefonist/receptionist

1

Secretarieel medewerker

Kerntaak Werkproces

x x

x

x

x x x

x x x

x

x x

x x

x x x

4

Praktijkopdracht 1.2: Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst In praktijkopdracht 1.2 leer je werken met post en goederen die de organisatie binnenkomen en uitgaan. Door de verschillende opdrachten uit te voeren, leer je ingaande en uitgaande poststukken, e-mails en faxen verwerken en goederen verzenden en in ontvangst nemen.

Opdracht 1: Inkomende post verwerken 1.

Sorteer aan de hand van de eventuele aanwezige instructies de post op vertrouwelijke en zakelijke post.

2.

Bepaal in overleg met je praktijkopleider welke post wel en welke post niet door jou geopend mag worden. Controleer of er niets in de enveloppen is achtergebleven.

3.

Bepaal wat ‘in te schrijven post’ is en ‘niet in te schrijven post’.

4.

Voorzie de post van een (op datum gecontroleerde) stempel en vul de nodige informatie in.

5.

Ga na of er gebruik wordt gemaakt van een postregistratiesysteem.

6.

Zo ja, vraag de praktijkopleider of een collega om uit te leggen hoe je moet omgaan met het postregistratiesysteem.

7.

Registreer de ingekomen post met behulp van het postregistratiesysteem.

8.

Bepaal of er poststukken gekopieerd of gescand moeten worden en voer deze handelingen uit.

9.

Distribueer de post zoals gebruikelijk is binnen de organisatie waar je werkzaam bent.

Opdracht 2: E-mail ontvangen en verwerken Tegenwoordig worden veel berichten per e-mail verstuurd. In deze opdracht ga je een aantal binnengekomen e-mailberichten verwerken: 1.

Stuur een e-mail door.

2.

Sla een e-mail op.

3.

Verwijder een e-mail.

4.

Handel een e-mail met prioriteit af.

5

Opdracht 3: Faxen ontvangen en verwerken Soms wordt ook gebruik gemaakt van de fax om berichten te versturen. 1.

Verwerk een aantal binnengekomen faxen.

2.

Zorg dat de faxen bij de juiste persoon terechtkomen.

Opdracht 4: Goederen in ontvangst nemen 1.

Je gaat binnengekomen goederen in ontvangst nemen. Soms worden producten (per koerier) gebracht, zoals producten voor het magazijn, de reproafdeling of de catering.

2.

Controleer aan de hand van de bestelbon, vrachtbrief en paklijst of de juiste goederen zijn aangekomen. Controleer of het aantal producten klopt.

3.

Controleer, voor zover dat mogelijk is, of de kwaliteit van de goederen in orde is. Zijn er afwijkingen?

4.

Registreer de binnengekomen goederen.

5.

Zorg dat de goederen binnen het bedrijf op de juiste plaats terecht komen.

Opdracht 5: Uitgaande post verzorgen 1.

Verzamel alle uitgaande post en sorteer op interne en externe post.

2.

Sorteer de ‘in te schrijven’ en ‘niet in te schrijven post’. Schrijf de in te schrijven post in.

3.

Adresseer de post. Zoek de ontbrekende postcodes op in het postcodeboek of op internet.

4.

Zorg dat je adressenbestand is bijgehouden. Voer eventuele adreswijzigingen door in het adressenbestand.

5.

Sorteer de poststukken op verzendwijze (bijvoorbeeld aangetekend, per expresse).

6.

Zorg ervoor dat je de documenten zo in de envelop doet dat op de plek waar het poststempel of de postzegel komt geen nietjes of paperclips zitten.

7.

Gebruik een brievenweger om het juiste gewicht te bepalen en maak gebruik van tarievenboekjes.

8.

Stel de frankeermachine correct in en frankeer de post.

9.

Verzend de post.

6

Opdracht 6: Goederen verzenden 1.

Bepaal met welke koeriersdienst je goederen gaat verzenden.

2.

Maak een pakket verzendklaar.

3.

Vul zonodig formulieren in.

4.

Schakel de koerier in zodat het pakket kan worden verzonden.

Opdracht 7: E-mail ontvangen en versturen 1.

Open en lees binnengekomen e-mail berichten.

2.

Maak e- mail verzendklaar. Verwerk de e-mail volgens de richtlijnen van de organisatie.

3.

Controleer het e-mailbericht voor het wordt verstuurd op:        

correct taalgebruik volledigheid fouten juist e-mailadres juiste CC-adressen ingevulde onderwerp regel juiste ingevoegde bestand correcte opmaak.

4.

Verzend de e-mail.

5.

Archiveer de e-mail volgens opdracht of de bedrijfsrichtlijnen.

6.

Verwijder zo nodig de e-mail.

7

Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider.

1.

Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega’s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om?

2.

Welke gegevens worden geregistreerd bij inkomende post?

3.

Er zijn verschillende manieren om post te sorteren. Welke instructies zijn er voor jouw werkomgeving? Hoe pas je deze instructies toe?

4.

Wat is het verschil tussen zakelijke, vertrouwelijke en persoonlijke post?

5.

Mag je in de organisatie waar je werkt vertrouwelijke en persoonlijke post openen?

6.

Wie neemt in de organisatie waar je werkt de aangetekende poststukken aan?

7.

Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, hoe moet je dat doen?

8.

Van welke koeriersdienst(en) wordt vaak gebruik gemaakt om pakketten te verzenden?

9.

Welke formulieren worden gebruikt bij het ontvangen en verzenden van pakketten?

10. Stel: je gaat een nieuwe e-mail sturen. Welke gegevens moet je altijd invullen? 11. Zijn er bedrijfsregels voor het verwerken van post? Zo ja, geef een voorbeeld. 12. Op basis van welke informatie wordt de inkomende post gesorteerd? 13. Van welke hulpmiddelen wordt gebruik gemaakt bij het verwerken van inkomende post? 14. Komt er post binnen in een moderne vreemde taal? Zo ja, in welke taal? 15. Hoe wordt de uitgaande post via de computer verwerkt? (Denk aan inschrijven, elektronisch archief, enz.)

8

16. In welke gevallen wordt, in de organisatie waar je werkt, gebruik gemaakt van speciale diensten als:  aantekenen?  rembours?  antwoordnummer? 17. Met welk e-mail programma wordt gewerkt? 18. Wat doe je als een e-mail met hoge prioriteit moet worden verzonden? 19. Is er in jullie organisatie een frankeermachine? Zo ja, laat je uitleggen hoe het apparaat werkt. 20. Welke mogelijkheden zijn er om een poststuk met spoed te verzenden? 21. Waar kun je de kosten voor spoedzendingen vinden? 22. Welke regels zijn er in het bedrijf voor het verwerken van uitgaande post?

9

Praktijkopdracht 1.4: Bezoekers ontvangen In praktijkopdracht 1.4 ga je bezoekers ontvangen, van informatie voorzien en begeleiden naar de juiste persoon, kamer of zaal. Het is belangrijk dat je goed luistert naar de bezoeker, hem of haar duidelijke informatie verstrekt en altijd klantvriendelijk blijft. Je gaat ook bezoekers die weggaan, afmelden en uitgeleiden.

Opdracht 1: Bezoekers ontvangen 1.

Assisteer een collega bij het ontvangen van bezoekers.

2.

Zoek uit wat je moet doen als er bezoekers komen. Zorg ervoor dat de ontvangstruimte representatief is.

3.

Vaak moet je bezoekers inschrijven, een pasje geven, de collega voor wie de bezoeker komt waarschuwen en de bezoeker wijzen naar hoe hij/zij naar de juiste kamer of zaal kan lopen.

4.

Nadat je eerst een collega hebt geassisteerd bij het ontvangen van bezoekers, ga je zelf een aantal bezoekers ontvangen.

Opdracht 2: Bezoekers uitschrijven 1.

Assisteer een collega bij het omgaan met bezoekers die weggaan. Vaak moet je bezoekers uitschrijven en het pasje innemen.

2.

Nadat je eerst een collega hebt geassisteerd bij het uitschrijven van bezoekers, ga je zelf een aantal bezoekers uitschrijven.

Opdracht 3: Anderstalige bezoekers ontvangen 1.

Assisteer een collega bij het ontvangen van Engels sprekende bezoekers.

2.

Probeer er achter te komen wat je moet doen als er bezoekers komen.

3.

Vaak moet je bezoekers inschrijven, een pasje geven, de collega voor wie de bezoeker komt, waarschuwen en de bezoeker wijzen naar hoe hij/zij naar de juiste kamer of zaal kan lopen. Let goed op hoe je een bezoeker in het Engels netjes en vriendelijk aanspreekt.

10

4.

Nadat je eerst een collega hebt geassisteerd bij het ontvangen van Engels sprekende bezoekers, ga je zelf een aantal Engels sprekende bezoekers ontvangen.

5.

Houd rekening met eventuele cultuurverschillen. NB. Het kan hier ook gaan om een bezoeker die een andere moderne vreemde taal spreekt.


1.


2.

Welke talen worden over het algemeen gebruikt als er buitenlandse bezoekers komen?

3.

Wat wordt verstaan onder het correct ontvangen van een bezoeker?

4.

Bestaat er een protocol voor het ontvangen van bezoekers? Zo ja, hoe pas je dat toe?

5.

Is er een standaard procedure voor het in- en uitschrijven van bezoekers? Zo ja, geef een omschrijving.

11

Praktijkopdracht 2.1: Ordent en controleert boekingsstukken In praktijkopdracht 2.1 leer je werken aan de debiteuren-, en de crediteurenadministratie en de boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer.

Opdracht 1: Het werk aan het inkoopboek ondersteunen 1.

Verzamel en orden de te boeken inkoopfacturen.

2.

Controleer de inkoopfacturen en geef eventuele bijzonderheden door aan je leidinggevende.

3.

Vergelijk de inkoopfacturen met eventuele onderliggende documenten.

4.

Voer eenvoudige berekeningen uit.

5.

Berg de inkoopfacturen en de andere gebruikte documenten op volgens de archiveringsprocedure van je organisatie.

Opdracht 2: Het werk aan het verkoopboek ondersteunen 1.

Verzamel en orden de te boeken verkoopfacturen.

2.

Controleer de verkoopfacturen en geef eventuele bijzonderheden door aan je leidinggevende.

3.

Vergelijk de verkoopfacturen met eventuele onderliggende documenten.

4.


5.

Berg de verkoopfacturen en de andere gebruikte documenten op volgens de archiveringsprocedure van je organisatie.

Opdracht 3: Het werk aan de bankboeken ondersteunen 1.

Verzamel en orden de te boeken bankmutaties.

2.

Controleer de bankmutaties en geef eventuele bijzonderheden door aan je leidinggevende. Vergelijk de bankmutaties met eventuele onderliggende documenten.

3.


4.

Berg de bankmutaties en de andere gebruikte documenten op volgens de archiveringsprocedure van je organisatie.

12


1.


2.

Welke onderdelen van de factuur moeten worden gecontroleerd? Bij wie moet je afwijkingen melden?

3.

Waar kun je de gegevens over de bestelling (m.n. over aantallen/prijs) en de ontvangst vinden? Aan wie moet je afwijkingen melden, zodat er actie ondernomen kan worden?

4.

Worden er verschillende btw-tarieven door leveranciers gehanteerd? Zo ja, geef voorbeelden van producten/diensten met een verschillend btw-tarief.

5.

Hoe worden de documenten in de organisatie gearchiveerd?

6.

Hoe lang en waarom moeten deze stukken bewaard blijven?

7.

Hoe worden betaalopdrachten verzonden of betalingen verricht (bijv. op papier, diskette, tape of wordt er gebruik gemaakt van telebanking)?

8.

Hoe vaak (eens per week, eens per maand) worden binnen de organisatie waar je werkt de verkoopfacturen en bankmutaties geboekt? Waarom niet vaker en waarom niet minder vaak?

9.

Als je de verkoopfacturen en bankmutaties hebt verzameld, hoe weet je dan dat er geen verkoopfacturen ontbreken?

10. Als je de verkoopfacturen hebt verzameld, dan moet je ze ordenen. Op basis van welk criterium orden je de verkoopfacturen en waarom zo? 11. Wanneer je moet controleren of de verkoopfacturen correct zijn, wat moet je dan precies controleren? 12. Welke bijkomende kosten kunnen aan de klant in rekening worden gebracht? En welke kortingen kunnen aan de klant worden verleend? 13. Welke onderliggende stukken heb je nodig voor de controle van de verschillende bankmutaties?

13

14. Worden pinbetalingen tot de bankmutaties gerekend? Verklaar je antwoord. 15. Welke actie moet je ondernemen als blijkt dat een debiteur niet het juiste bedrag betaald heeft?

14

Praktijkopdracht 2.2: Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem In praktijkopdracht 2.2 leer je administratieve gegevens in te voeren in een geautomatiseerd systeem. In deze praktijkopdracht kan het om verschillende gegevens gaan, zoals NAW-gegevens, uren, kilometers en voorraden.

Opdracht 1: Bekend worden met het geautomatiseerd systeem 1.

Vraag aan je praktijkopleider welk geautomatiseerd systeem je nodig hebt voor het invoeren van de administratieve gegevens.

2.

Overleg met je praktijkopleider wat je moet weten en kunnen om dit geautomatiseerd systeem te kunnen gebruiken voor het invoeren van de administratieve gegevens.

3.

Overleg ook hoe je je deze kennis en kunde eigen kunt maken.

4.

Plan met je praktijkopleider wanneer je je in het gebruik van het geautomatiseerd systeem zult oefenen. Spreek ook af op welke datum je het programma voldoende zult beheersen om de administratieve gegevens in te kunnen voeren.

5.

Bespreek met je praktijkopleider welke handelingen in het geautomatiseerd systeem je zelfstandig mag doen en welke je pas mag doen als je praktijkopleider zijn goedkeuring heeft gegeven.

Opdracht 2: Administratieve gegevens invoeren in het verkoopboek 1. Verzamel en orden de te boeken verkoopfacturen. 2. Verzeker je ervan dat de verkoopfacturen gecontroleerd zijn en kunnen worden ingevoerd in de boekhouding. Voer de verkoopfacturen in in de boekhouding. 3. Druk een invoerverslag af. 4. Controleer eerst zelf of je de gevraagde gegevens goed hebt ingevoerd. 5. Verbeter de door jou gemaakte fouten en druk nogmaals een invoerverslag af. 6. Wanneer je er van overtuigd bent dat er geen fouten meer in het invoerverslag zitten, geef je dit aan je praktijkopleider ter controle. 7. Berg de verkoopfacturen op zoals dat in de organisatie waar je werkt gebruikelijk is.

15

Opdracht 3: Administratieve gegevens invoeren in het inkoopboek 1. Verzamel en orden de te boeken inkoopfacturen. 2. Verzeker je ervan dat de inkoopfacturen gecontroleerd zijn en kunnen worden ingevoerd in de boekhouding. Voer de inkoopfacturen in in de boekhouding. 3. Druk een invoerverslag af. 4. Controleer eerst zelf of je de gevraagde gegevens goed hebt ingevoerd. 5. Verbeter de door jou gemaakte fouten en druk nogmaals een invoerverslag af. Wanneer je er van overtuigd bent dat er geen fouten meer in het invoerverslag zitten, geef je dit aan je praktijkopleider ter controle.


1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega’s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Welk geautomatiseerd systeem heb je nodig voor het invoeren van de administratieve gegevens? 3. Op welk geautomatiseerd systeem waarmee je al hebt gewerkt lijkt dit systeem het meest? 4. Welke verschillen vallen je op met het geautomatiseerd systeem waarmee je al hebt gewerkt? 5. Waarom is het belangrijk om foutloos te werken? 6. Waarom moet je praktijkopleider de invoer nog controleren terwijl jezelf alle fouten er al hebt uitgehaald en de invoer foutloos en volledig is?

16

Praktijkopdracht 2.3: Vult eenvoudige formulieren in In praktijkopdracht 2.3 leer je hoe je eenvoudige formulieren invult. Het kan gaan om bijvoorbeeld een ziekmeldingformulier, een telefoonmemo of een rappelformulier.

Opdracht 1: Eenvoudige formulieren invullen 1.

Zoek uit wat de gebruikelijke manier is om formulieren in te vullen.

2.

Zorg dat je de juiste gegevens hebt om in te vullen of gebruik een voorbeeld.

3.

Vul de formulieren in.

4.

Herhaal de opdracht voor verschillende formulieren. Neem bijvoorbeeld een ziekmeldingformulier, een telefoonmemo, een rappelformulier of een onkostenformulier.

Opdracht 2: Kantoormiddelen en cateringproducten controleren 1.

Controleer regelmatig de aanwezige kantoormiddelen en cateringproducten.

2.

Als je signaleert dat er een tekort in de voorraad dreigt te ontstaan, meld dit dan aan de verantwoordelijke persoon in het bedrijf.


1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega’s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Hoe moet je de gegevens invullen op een formulier? 3. Kun je eventueel gebruik maken van voorbeelden? Zo ja, waar vind je die?

17

4. Hoe kom je aan de in te vullen gegevens? 5. Wat doe je met het ingevulde formulier?

18

Tips bij de praktijkopdrachten

Tips bij praktijkopdrachten 1.2 -

Het is belangrijk dat het inschrijven van de uitgaande poststukken goed en correct gebeurt.

-

Informeer naar de sluitingstijden van de postkamer en het postkantoor.

-

Informeer tot wanneer expresse stukken naar het postkantoor gebracht kunnen worden.

-

Houd de verschillende soorten post goed uit elkaar.

-

Fax- en e-mailberichten horen ook bij de inkomende post en moeten soms ook worden geregistreerd.

-

Vaak haalt de postdienst de post op bij de bedrijven. Het kan ook zijn dat de post naar het postkantoor gebracht moet worden. Ga dan eens mee naar het postkantoor en let daar goed op waar men de verschillende soorten post afgeeft. Let goed op bij bijvoorbeeld aangetekende post en expresse stukken.

-

Neem de tijd om het tarievenboekje van de postdienst door te nemen. Je kunt dit ook op internet bekijken.

-

Verwerk spoedbestellingen altijd het eerst.

-

Plaats geen nietjes of paperclips aan de frankeerzijde en zorg dat het adres goed leesbaar is in een vensterenvelop.

-

Controleer altijd of de datum op de frankeermachine correct is.

-

Als je onzeker bent of de goederen wel voor jouw organisatie zijn bestemd, neem ze dan niet aan, maar neem eerst contact op met je collega of je praktijkopleider

-

Vraag aan je collega of je praktijkopleider hoe het systeem van goederen inschrijven werkt.

Tips bij praktijkopdracht 1.4 -

Houd rekening met eventuele cultuurverschillen bij het ontvangen van anderstalige bezoekers.


Het is van belang foutloos te werken. Zorg er daarom voor, voor zover je het kunt beïnvloeden, dat je zo geconcentreerd mogelijk kunt werken.

19

-

Bij deze opdracht kan het voorkomen dat je lang in dezelfde houding zit. Loop eens een rondje om je bureau of ga koffie halen (vergeet je collega’s niet) zodra je je een beetje stijf gaat voelen. Hierdoor kun je het werk langer volhouden.

-

Onderzoek welk archiefsysteem in de organisatie wordt gebruikt, en waar en volgens welk criterium de documenten die je gebruikt worden bewaard.

-

Laat je door je praktijkopleider uitleggen hoe de documenten die je gebruikt gearchiveerd worden.


Het is belangrijk dat je bekend raakt met het geautomatiseerd systeem waarmee je gaat werken. Doe daarom de eerste opdracht het eerst.

-

Bij het uitvoeren van de opdrachten moet altijd gebruik gemaakt worden van de geldende procedures binnen de organisatie. Zijn er geen procedures, informeer dan naar de geldende richtlijn of de gewoonte.

-

Het is van belang foutloos te werken. Zorg er daarom voor, voor zover je het kunt beïnvloeden, dat je zo geconcentreerd mogelijk kunt werken.

-

Bij deze opdracht kan het voorkomen dat je lang in dezelfde houding zit. Loop eens een rondje om je bureau of ga koffie halen (vergeet je collega’s niet) zodra je je een beetje stijf gaat voelen. Hierdoor kun je het werk langer volhouden.

-

Onderzoek welk archiefsysteem in de organisatie wordt gebruikt, en waar en volgens welk criterium de documenten die je gebruikt worden bewaard.

-

Laat je door je praktijkopleider uitleggen hoe de documenten die je gebruikt gearchiveerd worden.


Houd in de gaten dat de ingevulde formulieren zo snel mogelijk terechtkomen bij de juiste persoon. Het kan dringend zijn.

-

Het is erg belangrijk dat je nauwkeurig werkt en alle gegevens precies invult.

20

Praktijkopdrachten Administratief medewerker. Kwalificatie: Bedrijfsadministratief medewerker

Recommend Documents