1
PENG GELOLA AAN LAY YANAN TEKNOLO OGI INFO ORMASI P PERK PT KEBUNAN NUSANTARA III I (Perse ero) MEDAN N
TU UGAS AK KHIR
D Disusun Sebagai Satu Sy yarat Men nyelesaik kan dikan Pro ogram D3 Pendid
Oleh YUNI Y MA ARCELLA A SARAG GIH NIM M 110509 91065
RAM STU UDI ADMINISTRA ASI BISNIIS PROGR JUR RUSAN A ADMINIS STRASI NIAGA N POLITEKN NIK NEG GERI MED DAN
M MEDAN 2014 2
2
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kesehatan serta rahmat sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir yang sederhana ini dengan segala keterbatasannya. Tugas akhir ini disusun oleh penulis guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Politeknik Negeri Medan Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis. Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mendapatkan banyak dukungan, bantuan serta bimbingan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung.
Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan
banyak terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Kepala Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Kepala Program Studi Admnistrasi Bisnis. 5. Jumjuma, S.E., M.Si., dosen pembimbing 1. 6. Indra Siregar, S.E., Ak., M.Si , dosen pembimbing 2. 7. Dosen-dosen di Politeknik Negeri Medan, yang mengajar di Jurusan Administrasi Niaga, serta kepada seluruh staff dan karyawan. 8. Bambang Juliadi Hsb., S.Kom., kepala staff urusan inventaris jaringan. 9. Teristimewa penulis ucapkan terima kasih untuk keluarga besar Saragih, terkhususnya untuk Ayahanda S. Saragih dan Ibunda M. Sipayung, juga
i
3
untuk kakak tercinta Indah Julita Saragih, serta adik tersayang Unedo Famboan Saragih, terima kasih atas doa, curahan kasih sayang, dana dan semua yang telah saya peroleh.
Semoga Tuhan semakin melimpahkan
berkat-Nya kepada kita semua. 10. Untuk
teman-teman
organisasi
Keluarga
Mahasiswa
Katolik
Santo
Fransiskus Assisi, Pemuda Katolik Cabang Medan, Animus Dei Choir, Orang Muda Katolik Santo Paulus, yang telah memberikan dorongan serta bantuan dalam pengumpulan data. 11. Khusus buat teman terbaik penulis yang selalu memberikan motivasi dan semangatnya serta perhatiannnya kepada penulis, yaitu Evalina Natalia Purba, Jesi Permatasari Surbakti, Monica Eginta Ginting, Sri Miszaharani, Alex David Sitanggang, Johannes Pakpahan, Rika Juwita Manurung, Sentra Ginting. 12. Semua teman-teman, khususnya AB 6B yang telah 3 tahun menemani penulis dalam suka dan duka. Penulis menyadari penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis membuka diri buat setiap saran serta kritik yang bersifat membangun untuk memperbaiki dimasa yang akan datang. Akhir kata penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan kita semua.
Medan, Penulis
September 2014
Yuni M Saragih NIM 11091065
4
ABSTRAK
Teknologi informasi sangat mempengaruhi perkembangan bisnis pada era globalisasi saat ini. Manfaat teknologi informasi ini juga sebagai sarana penunjang atau pendorong dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan diterapkannya teknologi informasi pada perusahaan maka perlu diadakan pengelolaan terhadap layanan teknologi informasi tersebut. Pengelolaan ini bertujuan untuk mengatur segala sesuatu yang mendukung kinerja layanan teknologi informasi, agar perusahaan dapat mencapai tujuan organisasi dengan baik Adapun metode penelitian yang dikerjakan oleh penulis dengan cara studi pustaka dan studi lapangan. Studi pustaka terdiri dari penelitian melalui buku yang telah direferensi, sedangkan studi lapangan dengan teknik wawancara dan kuesioner. Jenis sumber data yang diperoleh penulis dengan menggunakan data primer dan data sekunder. Setelah dilakukan penelitian pengelolaan layanan teknologi informasi, PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan maka pengelolaan layanan teknologi informasi berdasarkan ruang lingkup administrasi terbagi atas tiga bagian yaitu pengelolaan anggaran yang menggunakan sistem OPEX dan CAPEX, pengelolaan sumber daya manusia yaitu dengan mengadakan pelatihan, diklat, dan diskusi bulanan, serta pengelolaan kesepakatan jasa yang dilakukan dengan pihak luar perusahaan maupun pihak yang berada di dalam perusahaan.
Kata kunci : Teknologi Informasi, Pengelolaan, Layanan Administrasi
iii
5
ABSTRACT
The information technology is very influenced the development of business in the era of globalization. The benefits of information technology is also as a means of supporting or driving in achieving company goals. With the implementation of information technology for the company we need to hold the management of information technology. The management is to regulate everything that supports the performance of information technology services, so that the company can achieve the goals of the organization. The method of observation by writer is using literature method studies and fild studies. Literature studies based on observation though a references book, while field studies by technical and questioner interview. Kind of data resources are found by writer by use primary data and secondary data. After reasearch of information technology service management, plantation PT Nusantara III (Persero), the field of information technology service management based on the scope of the administration is divided into three parts, namely the budget management system using OPEX and CAPEX, human resource management is to conduct training, and monthly discussions, as well as the management services agreements made by parties outside the company as well as those who are inside the company. Keywords: Technology Information, Management, Administration Services
6
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR .............................................................................................. i ABSTRAK ............................................................................................................ iii ABSTRACT.......................................................................................................... iv DAFTAR ISI .......................................................................................................... v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ......................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ............................................................................. 2 1.3 Tujuan Penulisan................................................................................. 3 1.4 Manfaat Penulisan............................................................................... 4 1.5 Sistematika Penulisan ......................................................................... 5 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Pengelolaan ...................................................................... 5 2.2 Pengertian Teknologi Informasi ........................................................... 5 2.3 Peranan Teknologi Informasi............................................................... 6 2.4 Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi ......................................... 8 2.4.1 Pengelolaan Anggaran Layanan Teknologi Informasi ................ 9 2.4.2 Pengelolaan Sumber Daya Manusia ........................................ 10 2.4.3 Kesepakatan Jasa Layanan Teknologi Informasi ..................... 11 BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA 3.1 Cara Pengumpulan Data .................................................................. 13 3.2 Jenis Sumber Data ........................................................................... 15 3.3 Teknis Analisis Data ......................................................................... 16 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ......................................................... 17 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan ............................................... 17 4.1.2 Visi, Misi, dan Logo ................................................................. 19 4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan.............................................. 21 4.1.4 Uraian Tugas ........................................................................... 23 4.2 Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ......................................................... 27
7
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ........................................................................................... 34 5.2 Saran ................................................................................................. 35 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 36 LAMPIRAN
8
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1.
Daftar Pertanyaan Wawancara
LAMPIRAN 2.
Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
LAMPIRAN 3.
Formulir Penyediaan Barang
LAMPIRAN 4.
Formulir Kerusakan Barang
LAMPIRAN 5.
Formulir Layanan Perangkat Lunak Berlisensi
LAMPIRAN 6.
Penawaran Kerjasama Pelatihan Citra Indonesia
LAMPIRAN 7.
Surat Perjanjian Kerjasama pihak PTPN III (Persero) Medan dengan Karyawan bagian teknologi informasi
LAMPIRAN 8.
Surat Perjanjian Kerjasama Jasa Konsultan
LAMPIRAN 10.
Lembar Asistensi Penyusunan Tugas Akhir
1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi (TI) semakin pesat, hal ini dapat kita lihat dari kemudahan kita dalam mengakses segala hal dengan mudah, mengerjakan sesuatu dengan cepat, dan menambah kuantitas serta kualitas pekerjaan.
Secara tidak langsung teknologi informasi sudah menjadi bagian
dalam kehidupan manusia dalam beraktifitas sehari-hari. Pemanfaatan teknologi informasi ini juga sebagai sarana penunjang atau pendorong bagi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan, dukungannya dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.
Hal ini
berarti bahwa suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dengan menggunakan berbagai bentuk layanan teknologi informasi yang ada dan berkembang saat ini. Pemanfaatan layanan teknologi informasi dapat dilakukan secara efektif jika sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan tersebut menggunakan layanan teknologi informasi
dengan baik. Penggunaan layanan
teknologi informasi yang efektif dapat meningkatkan kinerja, dan dengan adanya teknologi informasi dapat membantu menciptakan pilihan-pilihan starategi bagi sebuah bisnis. Dengan diterapkannya layanan teknologi informasi ini pada sebuah perusahaan, maka diperlukan pengelolaan agar layanan teknologi informasi yang ada disetiap perusahaan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, serta umur teknologi informasi tersebut dapat bertahan lama. Pengelolaan ini juga bertujuan
1
2
untuk mengatur segala sesuatu yang mendukung kinerja layanan teknologi informasi tersebut agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan baik. Terkait dengan kewajiban penulisan tugas akhir berdasarkan pada hasil praktik kerja lapangan pada semester kelima serta pada Program Studi Admistrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan, maka penulis mengangkat masalah Pengelolaan Layanan
Teknologi
Informasi
sebagai
bahan
kajian.
Hal
itulah
yang
melatarbelakangi penulisan tugas akhir ini dengan judul : “Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan oleh penulis, maka yang menjadi rumusan masalah tugas akhir ini adalah bagaimanakah pengelolaan layanan teknologi informasi berdasarkan ruang lingkup administrasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui pengelolaan layanan teknologi informasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero).
1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat yang diharapkan dari penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Untuk menambah wawasan berfikir penulis bagaimana pengelolaan layanan teknologi informasi yang baik. 2. Sebagai daftar pustaka bagi pihak yang ingin mempelajari dan mengetahui
3
pentingnya teknologi informasi khususnya dalam bidang bisnis. 3.
Sebagai bahan reverensi kepada perusahaan, apabila terdapat teori-teori tentang pengelolaan layanan teknlologi informasi yang belum diterapkan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
1.5 Sistematika Penulisan Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membaginya dalam beberapa sub bab. Secara garis besar gambaran dari laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : BAB 1
Pendahuluan
Pada bab ini berisikan latar belakang, perumusan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir dan sistematika penulisan. BAB 2 Tinjauan Pustaka Pada bab ini berisikan teori-teori dasar yang mendukung pentingnya teknologi informasi untuk suatu perusahaan, serta bagaimana pengelolaan layanan teknologi informasi yang baik. BAB 3 Metode Penelitian Pada bab ini berisikan cara pengumpulan data, jenis sumber data, serta teknik analisa data yang akan dibahas selanjutnya. Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah metode penelitian lapangan dengan melakukan wawancara dan observasi serta menggunakan metode penelitian kepustakaan. BAB 4 Hasil dan Pembahasan Pada bab ini berisikan gambaran umum PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, membahas permasalahan teori dengan pratik yang
4
ada di lapangan serta, menganalisis pengelolaan layanan teknologi informasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. BAB 5 Simpulan dan Saran Pada bab ini diuraikan tentang simpulan dari hal-hal penting dan bermanfaat yang telah dirangkum pada bab-bab sebelumnya. Dari hasil simpulan tersebut dapat diperoleh berbagai saran yang mungkin berguna bagi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dan semua pihak.
